Postbus AA WORMER

.OOSTZAAN

rking tLissen Oostzaan en Woimertand Een OVER-gemeenti lijke sami Teriwerki [ «fc^^

• WORML

^^a -

13 MEI 2015 Gemeente Oosb:aan Datum 11 mei 2015 Uw BSN Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer 15-004405 Behandeld door S. Plooijer Onderwerp

Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan Postbus 20 1530AA WORMER

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014

Geacht raadslid, Hierbij sturen wij u de jaarstukken 2014 van OVER-gemeenten. Deze jaarstukken zijn op 4 mei 2015 door het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten vastgesteld. De accountantsverklaring ten aanzien van deze jaarstukken is integraal in de jaarstukken opgenomen. De jaarrekening laat een positief resultaat zien van € 176.745,—. De bestemming van dit positieve resultaat vindt plaats door enerzijds € 99.154,-- direct toe te voegen aan de twee reserves van OVER-gemeenten en anderzijds het resterende bedrag van € 77.591,-- terug te laten vloeien aan de deelnemende gemeenten. Dit betekent dat de gemeente Oostzaan € 31.036,-- zal ontvangen, zijnde een verlaging van de bijdrage over 2014. Door de toevoeging van € 99.154 aan de twee reserves binnen OVER-gemeenten wordt het maximaal realiseerbare van 2,5% als stand van de reserves op grond van de gemeenschappelijke regeling bereikt. Voor een uitgebreide toelichting verwijzen wij u naar de jaarstukken zelf.

Met vriendelijke groet, het bestuur van OVER-qemeenteti

R. Meerhof voorzitter Bijlage(n): Jaarstukken 2014 incl. verklaring accountant

OVER-gemeenten • Postbus 20 1530 AA Wormer • 075 - 651 21 00 www.over-gemeenten.nl • [email protected]

Jaarstukken 2014 OVE R-gemeenten

OOSTZAAN

OVER GEMEENTEN

» WORMERLAND


INLEIDING Geachte leden van het Algemeen Bestuur, Hierbij bieden wij u bij de jaarstukken 2014 aan Met deze jaarstukken leggen wij verantwoording af over wat OVER-gemeenten het afgelopen jaar heeft gedaan om haar doelstellingen, vastgesteld in de begroting 2014, te behalen Ook geeft dit jaarverslag een inzicht in de baten en lasten die met het behalen van de doelstelling gepaard zijn gegaan. De jaarstukken zijn onderverdeeld m het jaarverslag, waar de verantwoording per programma en de paragrafen zijn uiteengezet en de jaarrekening, waarin de financiële verantwoording over het jaar 2014 is opgenomen. De Jaarrekening sluit af met een positief incidenteel resultaat van € 176.745,--. De voornaamste oorzaken van dit incidentele voordeel zijn. a. € 176 000, voordeel op het gebied van personele lasten; b. € 9 000,- voordeel i v m lagere uitgaven inzake communicatieactiviteiten; c. € 3.000,- nadeel voor kosten inzake de ICT, d. € 5 000,- nadeel op kantoorkosten WIJ hebben het voornemen om een bedrag van € 34 108,- van dit positieve resultaat te doteren aan de bestemmingsreserve sociaal personeelsbeleid om zo verdere uitvoering te geven aan het strategisch personeelsbeleid dat m 2014 is ingezet Met deze dotatie komt de stand van de reserve uit op € 100 000,-. Daarnaast hebben wij het voornemen om € 65 046,- van het positieve resultaat te doteren aan de algemene reserve zodat deze reserve uitkomt op € 154 257,- In totaliteit komt het totale bedrag aan reserves binnen OVER-gemeenten uit op 2,5% van de uitgaven, conform hetgeen is afgesproken m de Gemeenschappelijke Regeling. Dit betekent dat € 77.591,- terug vloeit naar de deelnemers, te weten € 31 036,- naar de gemeente Oostzaan en € 46.555,- naar de gemeente Wormerland Hoogachtend, Het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten


INHOUDSOPGAVEN

INLEIDING

,.

2

INHOUDSOPGAVEN

3

OVER-GEMEENTEN

5

Missie

5

Visie

5

Kernwaarden

5

JAARVERSLAG 2014

7

Wat is er gereaiiseerd in 2014 Dienstverlening Bedrijfsvoering Professionalisering Goed werkgeverschap

7 7 9 9 11

Wat lieeft het gekost?

13

Verschilienanaiyse Personeeisiasten

14 14

Onvoorzien en incidentele baten en lasten

16

PARAGRAFEN

17

Paragraaf Weerstandvermogen

17

Paragraaf Bedrijfsvoering Onderzoek reductie kantoorruimte Maatregelen ICT Informatiebeveiliging: Zaakgericht werken Procesherontwerp met behulp van de leanmethodiek Dienstverlening op afspraak Decentralisaties Ontwikkeling financiële administratie Verbijzonderde Interne Controle (VIC) Risicomanagement Kwaliteitsmanagement Personele ontwikkelingen: Persoonlijk Arbeidsvoorwaardenbudget (PAB) Inzetbaarheid medewerkers

17 17 18 19 20 20 21 21 21 22 22 22 23 23 23

Paragraaf Verbonden partijen

24

Paragraaf Financiering

24

Paragraaf Rectitmatigheid Begrotingsrechtmatigheid Interne controle

25 25 25

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 JAARREKENING 2014 OVER-GEMEENTEN

26

Inleiding Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Materiële vaste activa met economisch nut Vorderingen en overlopende activa Liquide middelen en overlopende posten Vlottende passiva

26 26 27 27 27 27

Programmarekening 2014.... Toelichting op de programmarekening 2014

28 28

Baians per 31 december 2014 Toelichting balans Activa

29 30

ScttaMstbankieren Vaste passiva Niet uit de balans blijkende verplichtingen Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) verantwoording Bezoldiging topfunctionarissen OVER-gemeenten

31 31 33 33 34

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant

35

Jaarstukken OVER gemeenten 2014

OVER-GEMEENTEN #

• •

•

Missie "Wij ondersteunen gemeentebesturen om innovatief en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en producten te leveren aan inwoners, bedrijven en instellingen. Gemeenten zijn op deze manier in staat hun doelen te verwezenlijken." 9~ 'ONS CONCEPT

Visie In 2020 zijn wij: •

Een vraaggestuurde dienstverlener

•

Een toegangspoort tot de overheid

•

Een aantrekkelijke werkgever

•

Een innovatieve, 'anders' denkende organisatie

•

Een aantrekkelijke partner

Kernwaarden plezierig en passievol werkgeverschap

Innovatie en flexibiliteit Praktisch en pragmatisch (KISS = niet moeilijker maken dan het is) Betrouwbaar, (een partner waarop je kunt bouwen) Samen

Ambitie Klantgerichte dienstverlening: Wij bieden dienstverlening op maat. De diversiteit in behoeften van klanten staat centraal. Wij kennen onze klanten en werken mee aan oplossingen. Wij doen dit door de

iirsjtucfttnrpt

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 vraag achter de vraag te achterhalen en op een eenvoudige en snelle manier klanten te helpen •

Bedrijfsvoering: Wij beheersen onze processen en optimaliseren deze doorlopend. Hierbij bewaken we de balans tussen structureren en ruimte om te innoveren, infograficOVER Wij doen dit met informatie die ons in staat stelt om overzicht '^°"'^^P te houden, belangen af te wegen en beslissingen zorgvuldig te nemen

•

Professionaliteit; Wij werken op een manier die ons in staat stelt om waar te maken wat wij zeggen. Dit betekent dat wij allen onze rol pakken om het gewenste resultaat te bereiken. Wij doen dit door het waarderen van vakmanschap. Wij handelen met passie binnen de speelruimte die we hebben. Wij weten wie we nodig hebben om samen onze doelstellingen te realiseren

•

Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt: Wij zijn een innovatieve organisatie die medewerkers inspireert om het beste van zichzelf te laten zien. Medewerkers voelen vertrouwen en dragen met trots bij aan het succes van de organisatie. Wij doen dit door medewerkers de vrijheid te geven om het werk zelf te organiseren en verwachten dat zij verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Plezier in het werk, kennis delen en ontdekken staan voorop

6


e

JAARVERSLAG 2014

Wat is er gerealiseerd in 2014 Deze rapportage is ingedeeld op basis van de vier speerpunten van OVER-gemeenten en in de vorm van een stoplichtenmodei weergegeven, met de volgende definities: GROEN: gerealiseerd ORANJE: wijkt af van planning en/of is gedeeltelijk gerealiseerd ROOD: niet gerealiseerd In het geval van oranje of rood is een toelichting bijgevoegd. Dienstverlening Actie

Beoogd resultaat

Zaakgericht werken

Efficiënte en tijdige afhandeling van (aan)vragen waarbij de burger inzicht heeft in de status van de afhandeling van zijn aanvraag. Het vergroten van de kwaliteit van de dienstverlening en verkorten van doorlooptijden. Hiermee zijn processen efficiënter en klantgerichter ingericht. Medewerkers zijn bij verschillende loketten inzetbaar, eenvoudige producten en de informatievoorziening worden zoveel mogelijk naar de Ie lijn overgebracht en zoveel mogelijk 'klaar terwijl u wacht' producten. De wachttijden voor klanten verminderen en medewerkers zijn beter in te roosteren.

Procesherontwerp met behulp van de leanmethodiek

Ontwikkeling klantcontactcentrum (KCC)

Dienstverlening op afspraak

Gerea- Toelichting Ifseerd afwijkingen

voor de gemeente Wormerland zijn in het najaar maatwerkafspraken gemaakt over vrije inloop bij de balies van

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Actie

Beoogd resultaat

Gerea- Toelichting liseerd afwijkingen Burgerzaken vanaf het jaar 2015.

Basisregistratie Grootschaiige Topografie (BGT)

Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik van gegevens mogelijk. Door de gegevens In de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben.

Basisregistratie Personen

De gemeenten Oostzaan en Wormerland dienen per 1 juli 2015 aangesloten te zijn op de BRP.

Klantgerichte dienstverlening en uitbreiding digitale producten

Verbeterde informatievoorziening en vindbaarheid van producten op gemeentelijke websites. Uitbreiden van het digitaal aan te vragen producten. Een klantgerichte en vernieuwende gemeentewinkeiformule.

Voorbereiding uitvoering Decentralisaties

Voorbereidingen om de op de gemeente afkomende taken in het kader van de drie decentralisaties adequaat te kunnen uitvoeren.

8

De implementatie van de BGT (Basisregistratie Topografie) en de BRO (Basisregistratie Ondergronden) wordt in samenwerking met de gemeente Zaanstad gedaan. De feitelijke implementatie start vanaf 2015. Het Rijk heeft besloten de Operatie BRP uit te stellen. Gemeenten kunnen pas eind 2016 beginnen met aansluiten op de nieuwe BRP. Vernieuwing van de gemeentelijke websites vindt in de eerste helft van 2015 plaats. De uitwerking van de gemeentewinkelformule is mede afhankelijk van de beslissing van het college van Wormerland hoe om wordt gegaan met de huisvesting van de gemeentewinkel. Dit huisvestingsvraagstuk is integraal onderdeel van het huisvestingsproject.


Bedrijfsvoering Actie

Beoogd resultaat

P&C cyclus

Opleveren P&C-documenten

Nieuw raadsprogramma

Nieuwe programma-indeling met nieuwe ambities en prestatie-indicatoren. Uitwerken van de behoefte, inhoud en vorm van een basiscursus financiën voor nieuwe raadsleden Uitvoering van interne controles op basis van het interne controle plan. Managementrapportages worden conform de uitgangspuntennotitie uitgevoerd. Digitale verwerking van facturen. Verstrekken van ICThulpmiddelen aan nieuwe raadsleden en bieden van ondersteuning.

Basiscursus financiën

Interne controle Managementinformatie Digitalisering facturen Verstrekken ICTmiddelen nieuwe raadsleden

De systeem technische inrichting van het portaal 'Mens Centraal'.Met 'Mens Centraal' ontstaat een effectief, efficiënt en integraal klantbeeld. Digitale samenwerking Aanpassingen aan de inrichting van de ICT in de organisatie om digitale samenwerking te bewerkstelligen.

Gerea- Toelichting iiseerd afwijkingen

Mens Centraal

Aanbesteden accountant

De uitwerking is aangehouden in afwachting van de ICT visie. Deze visie is eind 2014 in concept opgesteld.

In samenwerking met de presidiums komen tot de aanbesteding van de accountantsdiensten voor 2014 en volgende jaren.

Professionalisering Actie

Beoogd resultaat

Slim Samenwerken in Zaanstreek-Waterland

Het actief onderzoeken of en op welke wijze taken die uit het onderzoek van

Gerea- Toelichting Iiseerd afwijkingen


Pre mediation vervolg

Controi

Kwaliteitsmanagement

Onderzoek 213a

Beoogd resultaat Berenschot naar voren komen als 'quick wins' (zaakgericht werken, basisregistratie Adressen en Gebouwen en ingenieursdiensten) door Zaanstad kunnen worden uitgevoerd, Verleggen van de focus naar de voorkant van het proces. We starten met de Wmo en Sociale Zaken. Jaarlijks verbeterplan op basis van de managementletter. Het verbeterplan wordt voorgelegd aan het Dagelijks Bestuur. Uitbreiden en monitoren van het kwaliteitshandvest. De kwaliteitsregisseur geeft medewerkers en management feedback over behaalde resultaten en verleidt hen om met verbetervoorstellen te komen. Tijdige uitvoering onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid gemeenten.

Dienstverlening aan raden

Normen voor het tijdig afhandelen van vragen en gedane toezeggingen aan de gemeenteraden. De normen worden gemonitord.

Programmatisch werken

Minimaal 1 thema programmatisch uitgewerkt.

10

Gerea- Toelichting liseerd afwijkingen

De aangepaste verordening 213a is in december 2014 behandeld door de gemeenteraad van Oostzaan. Ook voor Wormerland wordt een aangepaste verordening voorbereid, evenals de opzet voor het eerste onderzoek.


Beoogd resultaat

Relatie bestuur OVERgemeenten

Oppakken aanbevelingen uit de evaluatie van OVERgemeenten 2013 op. Ten aanzien van een aantal onderwerpen vragen we voor behandeling in de beide gemeenteraden advies van de gezamenlijke raadswerkgroep.


Goed werkgeverschap Actie

Beoogd resultaat

Resultaatgericht werken

Organisatiebrede digitalisering van de administratieve afhandeling van de gesprekkencydus. Evalueren van de gesprekkencyciüs. Evalutie van het OVERgemeenten competentiewoordenboek. Competenties zijn in lijn met de organisatieontwikkeling van OVER-gemeenten. Onderzoek naar de mogelijkheden voor de reductie van kantoorruimte. Het scenario 'Rabobank' voor het bestuur en de publieksdienstverlening van Wormerland wordt als eerste uitgewerkt.

Evaluatie competenties

Onderzoek reductie kantoorruimte

Great place to work

E-HRM Strategische personeelsplanning

Inzicht in tevredenheid van medewerkers. Uitgangspunt is om op basis van de resultaten samen te bouwen aan tevredenheid van medewerkers. Ingebruikname module mutaties & declaraties. Integratie activiteiten in het kader van strategische personeelsplanning in reguliere bedrijfsvoering.

11


In het vierde kwartaal van 2014 is door het bestuur de aangepaste opdrachtformulering voor het onderzoek vastgesteld en is een concept plan van aanpak en planning opgesteld.


Beoogd resultaat

Inzetbaarheid medewerkers

Verhogen inzetbaarheid van medewerkers door onder meer het beperken van het ziekteverzuim. Daarnaast werken we aan de vitaliteit van medewerkers. We organiseren een workshop verzuimaanpak. Medewerkers nemen verantwoordelijkheid voor de eigen resultaten. We werken rnetres u I taatafspraken. Stapsgewijs uitbreiden persoonlijk arbeidsvoorwaarden budget.

Onze manier van Werken Persoonlijk arbeidsvoorwaardenbudget

Kennis delen

We stimuleren medewerkers om nieuwe inzichten en vaardigheden te ontwikkelen op het gebied van het delen van kennis en samenwerken. Door het pro-actief delen van kennis komen de medewerkers veelvuldig in contact met andere organisaties en kunnen zij leren van de ervaringen bij deze organisaties.

12

Gerea- Toelichting iiseerd afwijkingen

We hebben er vooralsnog voor gekozen om het huidige persoonlijke arbeidsvoorwaarden! budget te continueren jen in 2015 te ! onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om het budget uit te breiden.


Wat heeft het gekost? Kosten post

Rekening 2013

Primaire Begroting 2014

Begroting na

wijzigingen 2014

Rekening 2014

Verschil begroting rekening

8.451.988,-

8,404.795,-

8.343.224,-

8.241.479,-

101.745,-

583 Automatisering

770.903,-

858.050,-

901.128,-

905.763,-

-4.635,-

584 Kantoorkosten

152.598,-

149.905,-

149.905,-

154.762,-

-4.857,-

585 Huisvestingslasten

810.838,-

867.509,-

867.509,-

867.509,-

5.216,-

10.200,-

10.200,-

781,-

9.419,-

10.251.543,-

10.290.459,-

10.271.966,-

10.170.294,-

101.672,-

163.914,-

33.100,-

65.100,-

138.959,-

73.859,-

10.091,-

0

0

1.213,-

1.213,-

10.257.359,-

10.206.866,-

10.206.867,-

1,-

581 Personeelslasten

586 Communicatie 589 Werkorganisatie totaal 980 Mutaties in reserves Totaal lasten

581 Personeelslasten

583 Automatisering 585 IHulsvestingsiasten 589 Werkorganisatie totaal 980 Mutaties in reserves Totaal baten Saldo progrannma

60.000,-

1.413,10.142.258,-

0

44.108,10.361.784,-

10.290.459,-

-110.241,-

(bedragen in euro's)

13

10.271.966,-

10.347.039,-

75.073,-

-176.745,-

-176.745,-


Verschillenanalyse Het netto voordelig resultaat van € 176.745,- kan op hoofdlijnen als volgt worden verklaard: Personeelslasten Resultaat personeelslasten 1 Vrijval lasten i.v.m. tijdelijk niet opgevulde vacatures 1 Personeelslasten: Bijdrage ziektewetuitkering Bijdrage zwangerschapsuitkering Autonome salaris ontwikkelingen Bijdrage outplacement Subtotaal voor personeelslasten

190.000,10.000,15.000,- 13.000,- 80.000,- 68.000,-

Overige personeelslasten: Lagere kosten van werving en selectie Lagere iasten inzake de Arbo

18.000,13.000,-

Lagere lasten Ondernemingsraad Minder kosten voor teambuilding, gedifferentieerde beioning etc Lagere bijdrage aan stichting Rijk Bijdrage aan Interswitch (teiefoonopvang Subtotaal voor overige personeelslasten Netto resultaat op personeelslasten

7.000,16.000,-

8.000,8.000,54.000,176.000,-

VrUval lasten i.v.m. tildeliik niet opgevulde vacatures Betreft incidentele vrijval. In 2015 is deze vrijval ingevuld, dan we! opgenomen als bezuiniging.

In 2014 hebben we gebruik gemaakt van externe krachten om een aantal noodzakelijke activiteiten uit te voeren. Met vooral de nieuwe taken op 'Zorg, Werk en Jeugd' (3 D's) is er een overgangssituatie ontstaan, die een aantal zaken in een versnelling hebben gebracht. En waarvoor aanvullende kwaliteit van buiten nodig was, op met name Informatisering & automatisering (ICT), zaakgericht werken en de programmatische begeleiding van de transitie op het sociale domein. Deze versnelling loopt parallel aan de behoefte (meer) tijd en locatieonafhankelijk te kunnen werken; aan 'de keukentafel', thuis, elders, op kantoor. De externe invulling van het onderzoek reductie kantoorruimte heeft de contouren helpen aanbrengen en 14

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 keuzemogelijkheden verhelderd die in 2015 tot een verdieping moeten leiden op het integrale huisvestingsvraagstuk van de OVER-gemeenten. Bovendien is een deel van de formatie op het sociale domein flexibel bemenst, vanwege deze overgangssituatie, in lijn met de politiek-bestuurlijke afspraken die hierover zijn gemaakt. Alles in onderlinge samenhang. Met de 3 D's komen verscherpte eisen op het gebied in van ICT en op Dienstverlening. Met de stapsgewijze uitvoering van de 3 D's wordt duidelijk welke formatie structureel nodig is. Deze inhuur past overigens binnen de begroting. Op de langere termijn is en blijft beperking van externe inhuur het uitgangspunt. De kosten van inhuur bedroegen : Jaar

_ . . . Bedrag aan mhuur

Percentage van de uitgaven v/d rekening

2014

457.000,-

4,50 o/o

2013

145.000,-

1,42 %

2012

160.000,-

1,57 %

2011

296.000,-

2,96 %

2010

778.000,-

8,00 %

(bedragen in euro's) Voor de volgende activiteiten zijn externe krachten aangesteld:

Specifieke activiteiten inhuur

Bedrag

Implementatie zaakgericht werken

84.000,-,

Onderzoek reductie kantoorruimte

24.000,-,

Inhuur afdelingshoofd Beleid en Regie i.v.m. vacature

45.000,-

Inhuur ICT voor ontwikkeling beheer, visie en informatiebeveiliging Totaal inhuur

168.000,321.000,-

(bedragen in euro's) De overige kosten van inhuur ad € 136.000,- betrof reguliere tijdelijke vervanging in verband met ziekte, zwangerschap en overbrugging van vacatures. Dit bedrag vertegenwoordigt 1,34% van de uitgaven van de rekening. Dekking inhuur Op basis van de primitieve begroting 2014 was een bedrag van € 52.000,- gereserveerd voor inhuur. Uiteindelijk is dit een bedrag geworden van € 457.000,-, een

15

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 stijging van € 405.000,-. De lasten zijn als volgt gedekt: lagere kapitaallasten automatisering

€ 120.000,-

vergoedingen zwangerschap en ziektewet

€ 30.000,-

vacaturegelden (vrij van totale vacature gelden)

€ 255.000,-

Totaal

€ 405.000,-

Automatisering Over-gemeenten wordt evenals andere overheidsorganisaties geconfronteerd met hogere eisen op het gebied van informatiebeveiling. Daarnaast zijn er ambities om de samenwerking te verbreden en loopt er een onderzoek naar de mogelijkheden voor de reductie van kantoorruimte. Dit is de reden geweest dat de investeringen in 2014 zijn aangehouden en dat er in 2014 ingezet is op de ontwikkeling van een visie op ICT en zijn mogelijkheden voor de doorontwikkeling van de ICT-functie onderzocht. Voor de dekking is geschoven binnen de budgetten voor automatisering. De netto lasten van automatisering vallen uiteindelijk € 3.000,- hoger uit dan begroot. Kantoorkosten Ten aanzien van de kantoorkosten is sprake van een overschrijding op abonnementen en vakliteratuur van circa € 18.000,-. Helaas kon de voorgenomen bezuiniging nog niet worden gerealiseerd, in 2015 onderzoeken we of een bezuiniging realistisch is of dat er in een andere richting gezocht moet worden. Daarnaast waren er hogere portikosten voor een bedrag van circa € 6.000,-. Daartegenover staat een onderschrijding van € 4.000,- op aanschaf kantoorbenodigdheden en een onderschrijding van € 15.000,- op de koffie/theevoorziening, verblijfskosten en overige kosten. Communicatie In 2014 is een onderschrijding van de communicatie aan de orde geweest ter grootte van circa € 9.000,-, als gevolg van minder communicatieactiviteiten voor de service-organisatie OVER-gemeenten.

Onvoorzien en incidentele baten en lasten In de begroting is geen bedrag voor onvoorzien geraamd.

16


PARAGRAFEN

Paragraaf Weerstandvermogen Het weerstandvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandcapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen getroffen zijn en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie van OVER-gemeenten, Onder weerstandscapaciteit verstaan we de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om onvoorziene tegenvallers in de bedrijfsvoering op te kunnen vangen. Het maximale weerstandsvermogen is in de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten vastgesteld op 2,5 % van de jaarlijkse lasten (€ 254.257,- op grond van circa 10 miljoen euro aan jaarlijkse lasten). Het huidige weerstandsvermogen bestaat uit het positieve saldo van € 155.103,- en staat bij de Algemene Reserve en de reserve Sociaal Personeelsbeleid (zie De Balans). Het saldo is opgebouwd uit de resultaten vanuit de jaarrekening 2010, 212 en 2013. In 2011 is het vermogen niet gereserveerd voor OVER-gemeenten.

Paragraaf Bedrijfsvoering De activiteiten die op het gebied van bedrijfsvoering worden uitgevoerd door OVERgemeenten en verantwoord in de jaarrekening van OVER-gemeenten. In deze paragraaf wordt de voortgang op een aantal grotere ontwikkelingen toegelicht. Onderzoek reductie kantoorruimte In 2014 is onderzocht of en hoe het mogelijk is om met alle medewerkers van OVERgemeenten op één locatie te gaan werken. Met het bestuur van Wormerland is (voor de verkiezingen) geanalyseerd of de 'locatie Rabobank' een geschikte locatie is om het bestuur en de dienstverlening van de gemeente Wormerland te huisvesten. Het oordeel was negatief. Binnen het onderzoek zijn de consequenties van een mogelijke reductie van kantoorruimte voor de ICT in beeld gebracht. In het vierde kwartaal van 2014 zijn nieuwe afspraken gemaakt met het bestuur van OVER-gemeenten over de aangepaste opdrachtformulering voor het onderzoek.

17


Maatregelen ICT Overleg In 2014 IS er gestart met een periodiek (eenmaal per kwartaal) ICT-overleg met de portefeuillehouders ICT van gemeente Wormerland en Oostzaan, In dit overleg komen de volgende zaken aan de orde: •

Visie

•

Investeringen

•

Informatiebeveiliging

•

Grotere reguliere wijzigingen

•

Grotere Incidenten en maatregelen

Inrichting back-up De back-upprocedure is aangepast zodat de betrouwbaarheid van de systemen vergroot is. De doorlooptijd is verkort door processen naast elkaar te laten lopen. Hierdoor is de kans op traagheid van de systemen voor de gebruikers voorkomen. De back-upprocedure loopt nu parallel aan de onderhoudsprocedure waarmee de kans op verstoringen verkleind is. Berichtenadmmistratie De berichtenadmmistratie is tijdelijk buiten werking geweest als gevolg van een defect m de hardware. De hardware staat m het datacenter m Wormerland en wordt op afstand beheerd door de externe leverancier. Aangezien de leverancier heeft aangegeven dat zij de berichtenadmmistratie niet meer gaan beheren zijn we in 2014 gestart met een onderzoek naar mogelijke alternatieven en is een tijdelijke extra oplossing gecreëerd om de bedrijfszekerheid te verhogen. Terminal servers Gebleken is dat het ontwerp van het beheer van de terminal servers ^niet meer toereikend was. Dat heeft geleid tot veel vastlopende applicaties en veel irritatie bij collega's. Er is een nieuw ontwerp gemaakt waarmee het beheer van de terminal servers weer goed kan worden uitgevoerd. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen, want sinds juli 2014 zijn de terminal servers stabiel en betrouwbaar en is het aantal klachten teruggelopen van 20 per dag naar hooguit 1 per week. Thuiswerkoplossmg De infrastructuur van de thuiswerkoplossmg dateert van 2010 en is ingericht op de toenmalige verwachting. Gebleken is dat deze thuiswerkoplossmg regelmatig problemen ^ Een termmalserver is een computer waarop meerdere gebruikers programma's gebruiken. 18

]aarstukken OVER-gemeenten 2014 veroorzaakte afgelopen jaar. De problemen zijn voor nu opgelost maar de thuiswerkoplossing moet in 2015 vervangen worden door een robuustere oplossing. E-mailservers Door de progressieve stijging van het aantal mobile devices is de capaciteit van de server die zorgt voor het synchroniseren van de devices snel afgenomen. In 2014 hebben wij de hardware vervangen. Testomgeving Door de huidige complexiteit van de ICT-omgeving, steeds meer applicaties en databases zijn aan elkaar gekoppeld, wordt het testen van updates, patches en releases steeds belangrijker om verstoringen in de productieomgeving te voorkomen. Er is een mogelijkheid gerealiseerd om deze ketens te testen in een testomgeving die een representatieve afspiegeling is van de productieomgeving. Stroomstoringen Stroomstoringen hebben een grote impact op het functioneren en de hersteltijden van alle ICT-middelen. Naar aanleiding van een dergelijke grote verstoring is een procedure opgesteld om de gevolgen van toekomstige stroomonderbrekingen te minimaliseren. Gebleken is dat de nieuwe procedure zorgt voor een zeer beperkte werkonderbreking nadat de stroomstoring is opgelost. Informatiebeveiliging: Aansluiting Informatie Beveiligingsdienst (IBD). De IBD is een gezamenlijk initiatief voor informatiebeveiliging van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De IBD biedt ondersteuning gericht op informatiebeveiliging voor gemeenten. Wij hebben ons in 2014 hierbij aangesloten en een stappenplan doorlopen: •

Het aanstellen van een Algemene Contactpersoon Informatiebeveiliging (ACIB)

•

Het aanstellen van een Vertrouwde Contactpersoon Informatiebeveiliging (VCIB)

•

Het doorgeven van IP-adressen en URL's

•

Het aanleveren van in gebruik zijnde hard- en software (gemeentelijke ICT-foto)

Alle stappen zijn afgerond en we voldoen hiermee aan de aansluitingseisen. Baseline Informatievoorziening Nederlandse Gemeenten (BIG) De BIG biedt een basis voor het informatiebeveiligingsplan en -beleid van gemeenten. In 2014 hebben wij ons informatiebeveiligingsplan geactualiseerd, rekening houdend met de eisen van de BIG. Het plan is nog in conceptfase en wordt in 2015 definitief gemaakt.

19

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Aangezien we de vooravond staan van enkele wijzigingen en keuzes die van grote invloed kunnen zijn (zoals verdere samenwerking en huisvesting) is de voorgestelde uitwerking van tijdelijke aard. Zaakgericht werken Begin mei 2014 is het project Mozard (zaaksysteem) als pilot gestart. Er zijn vijf deelprojecten aangewezen. Deze zijn m volgorde van ontwikkeling: 1. Deelproject inrichting subsidieproces (Oostzaan) 2. Deelproject Wmo, Woningaanpassing 3. Deelproject Melding Woon en Leefomgeving 4. Deelproject APV, grote evenementen 5. Deelproject Bijzondere bijstand (Wormerland) De producten (diensten, kwaliteitsniveau, activiteiten) die m de basis m het zaakgericht werken project zijn meegenomen, zijn qua ontwerp en de benefits opgesteld m het procesherontwerp project (LEAN management). Het IS noodzakelijk voor de gedecentraliseerde taken om een goed klantvolgsysteem te hebben. Daarnaast is er een noodzaak om klantprocessen, waar mogelijk, volledig digitaal in te richten. En inhoudelijke informatie voor inwoners van gemeente Wormerland en Oostzaan eenduidig via een nieuwe gemeentelijke website en via ons callcenter te ontsluiten. Aangezien de pilot Mozard tot nu toe goed voldoet aan onze wensen is eind 2014 besloten om de pilot uit te breiden en alle WMO activiteiten onder te brengen m het zaaksysteem en om de gemeentelijke websites vanuit Mozard m te richten.

Procesherontwerp met behulp van de leanmethodiek In 2014 zijn de twee processen volledig herontworpen: •

meldingen woon- en leefomgeving

•

grootschalige evenementen

Het proces melding woon- en leefomgeving is ingericht m het zaaksysteem en m het vierde kwartaal van 2014 m gebruik genomen. Het herontworpen proces bestuurlijke besluitvorming is voor beide gemeenten op 1 oktober 2014 m gebruik genomen. Hierbij zijn ook de door de beide colleges van b&w m de zomer van 2014 vastgestelde sjablonen voor het college- en raadsvoorstel m meegenomen. In het vierde kwartaal van 2014 heeft het bestuur van OVER-gemeenten besloten om in 2015 de volgende processen te herontwerpen. Het gaat om: 20

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 •

het grafproces,

•

enkele processen bij burgerzaken

•

processen rond de p&c cyclus

•

WWB levensonderhoud (Wormerland).

Dienstverlening op afspraak Sinds 5 mei 2014 werkt het kiantcontactcentrum op afspraak en is in de ochtenduren een telefonisch spreekuur ingesteld voor directe afhandeling van vragen over onze dienstverlening. De gemeente Wormerland heeft aangegeven maatwerk te willen om vrije inloop voorde balie van Burgerzaken weer mogelijk te maken. Dit is in het najaar vertaald naar separate dienstverleningsafspraken tussen de gemeente Wormerland en OVERgemeenten.

Decentralisaties IMens Centraal Voor het Jeugdteam is gekozen om met het cliëntsysteem Mens Centraal te werken. Mat 'Mens Centraal' ontstaat een effectief, efficiënt en integraal klantbeeld. Wij hebben meegelopen op het aanbestedingstraject van de gemeente Zaanstad. Mens Centraal is vanaf 15 december 2014 In vernieuwde vorm van start gegaan. Voorbereiding uitvoering Vlak voor de zomer van 2014 heeft het parlement ingestemd met invoering van de Wmo 2015. Het zwaartepunt van implementatie van deze nieuwe gemeentelijke taken heeft plaatsgevonden in de laatste maanden van 2014. Naast vaststelling van het beleidskader voor het Sociaal Domein zijn diverse (uitvoerings)verordeningen vastgesteld om per 1 januari 2015 de nieuwe taken te kunnen uitvoeren. Ook is een plan van aanpak opgesteld om de (digitale) informatievoorziening rondom de drie decentralisaties goed en veilig te verzorgen. Tevens is voor iedere gemeente een eigen sociaal team operationeel, waarin naast medewerkers van OVER-gemeenten ook professionals van netwerkorganisaties uit het (lokaal) sociaal domein zitting hebben.

Ontwikkeling financiële administratie In 2014 is software in gebruik genomen die het mogelijk maakt dat gescande facturen automatisch in de betaalroute worden gezet. Leveranciersgegevens hoeven niet meer handmatig in het financiële systeem te worden gezet. Aangezien alle facturen gedurende een aantal maanden moesten worden gecontroleerd op een juiste verwerking, heeft de invoering nogal wat voeten in de aarde gehad. Bij deze controles zijn fouten ontdekt.

21

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Leveranciers gebruiken veel diverse lay-outs voor de facturen en worden er vaak kleuren gebruikt die door de scanapparatuur niet gelezen kan worden De software is wel zelflerend, wat betekent dat een doorgevoerde correctie door het systeem wordt opgeslagen en zorgt voor een correcte verwerking van de volgende facturen. Echter, gelet op het grote aantal leveranciers heeft dit aardig wat tijd gekost waardoor het voornemen om facturen digitaal te bewaren is uitgesteld naar 2015. Verbijzonderde Interne Controle (VIC) In het voorjaar van 2014 is organisatiebreed een aantal medewerkers opgeleid om de VIC werkzaamheden uit te voeren Zij hebben vervolgens geassisteerd bij de afronding van de VIC werkzaamheden 2013. In het tweede kwartaal is onder begeleiding van de controller met deze medewerkers gestart met de uitvoering van de VIC 2014. Procesbeschrijvmgen zijn geactualiseerd en waar nodig is de controleaanpak aangepast na aanleiding van de bevindingen uit 2013. De VIC 2014 wordt afgerond m het voorjaar van 2015. Er is gekozen om geen additionele processen toe te voegen aan de VIC 2014.

Risicomanagement In 2014 zijn we gestart met het m kaart brengen van de risico's van de 3 decentralisaties (3D's) Op basis van het streven naar een maatschappij waarin mensen zoveel mogelijk zelfredzaam zijn en zich bij elkaar betrokken voelen, hebben wij een aantal doelstellingen geformuleerd en is beschreven welke kritische succesfactoren bepalend zijn om deze doelstellingen te realiseren. Ten slotte hebben we gekeken naar de bedreigingen (risico's) die deze doelstellingen en kritische succesfactoren m de weg staan. De uitkomst hiervan is een risicostrategiekaart voor de 3D's. Bij het opstellen van de beleidsplannen 3D zijn meer risico's geïdentificeerd met oorzaken en maatregelen om deze risico's te beperken. De geïdentificeerde risico's vormen mede input voor de paragraaf weerstandsvermogen op het gebied van de 3D's.

Kwaliteitsmanagement In 2014 IS het kwaliteitshandvest voor beide gemeenten uitgebreid met extra normen ten aanzien van bejegening. Het kwaliteitshandvest is voor het eerst ook extern gecommuniceerd Dat impliceert 'eigenaarschap' van het managementteam van OVERgemeenten. De servicenormen worden ingezet bij verbeteracties op afdeling- en teamniveau. Daarnaast worden zij gebruikt m de gesprekkencyclus bij het maken van resultaatafspraken met medewerkers. Het kwaliteitshandvest wordt jaarlijks geëvalueerd.

22

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Personele ontwikkelingen: Onze manier van werken De sociale cohesie is in de organisatie groter geworden. Medewerkers hebben op eigen initiatief evenementen georganiseerd zoals de OVER-fietstocht en het OVER-tennistoernooi. We zien dat steeds meer medewerkers invulling geven aan de verantwoordelijkheid die ze in onze organisatie krijgen. Onder de vlag van ToolTime en 'OVER wordt steeds slimmer' zijn in 2014 diverse trainingen en events aangeboden. Het handboek 'Zo werken wij' is gerealiseerd. Door de ontwikkelingen en vele wisselingen is het werken vanuit de strategische doelen in 2014 niet verder ontwikkeld.

Persoonlijk Arbeidsvoorwaardenbudget (PAB) Medewerkers zien steeds meer de voordelen en mogelijkheden om gebruik te maken van het PAB bij OVER-gemeenten. Ze pakken steeds meer regie op hun werk en kiezen zelf de tools die passen bij hun persoonlijke wensen en behoeften. Op deze manier werken medewerkers binnen OVER-gemeenten resultaatgericht en waar en wanneer zij willen, kiezen zij bewust en worden mogelijkheden benuttigd. Als het gaat om het beste digitaal vergaderen. Met een laptop of toch een iPad of meer behoefte aan een smartphone en/of zakelijke apps om optimaal te communiceren via Skype, Facetime etc. Of meer vitaal blijven door meer te gaan sporten en een fiets aan te schaffen. Of toch verder ontwikkelen buiten de functie wat helpt om verder te professionaliseren. In 2014 hebben 74 medewerkers gebruik gemaakt van het PAB.

Inzetbaarheid medewerkers Wij vinden het belangrijk voor de bedrijfsvoering, het functioneren van de organisatie en het realiseren van de ambities van OVER-gemeenten, om het verzuim structureel laag te houden en te werken aan de vitaliteit en inzetbaarheid van de medewerkers. Met de workshop Vitaiiteit hebben medewerkers bewust nagedacht over de drie vitaliteitpijlers/disciplines, vitaliteitervaringen gedeeld en samen vitaal actief bezig geweest. Dit vergroot de sociale cohesie, vitaliteit en inzetbaarheid van medewerkers plus de betrokkenheid, plezier en passie werken bij OVER-gemeenten; een Great Place to work.

23


Paragraaf Verbonden partijen Het "besluit begroting en verantwoording gemeenten" verstaat onder een verbonden partij een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeenschappelijke regeling een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Financieel belang; Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is, indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakonnt. Bestuurlijk belang zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofd van stemrecht. Naam verbonden partij vanuit GR in bestuur : St. Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland vertegenwoordigd door;

Directeur OVER-gemeenten

Doel/openbaar belang

Het creëren van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied voor gemeenten, onder andere door het faciliteren van een regionaal inkoopbureau

Ontwikkelingen

Onderzoek naar uitbreiding deelnemende gemeenten en onderzoeken de mogelijkheden inzake een uitbreiding van de dienstverlening aan derden

Balansgegevens

Eigen Vermogen: € 393.049,Vreemd vermogen; € 188.222,Gegevens jaarrekening 2013

Bijdrage aan de stichting

2014: € 109.140,-

Rekeningresultaat

Rekening resultaat 2013: € 108,769,-

Mogelijke Risico's voor de GR

Door het eventueel opheffen van de stichting zou OVERgemeenten kunnen worden aangesproken voor een bijdrage in het nadelig liquidatieresultaat. Het risico hiervan wordt echter klein geacht.

Paragraaf Financiering In 2010 is door het algemeen bestuur van OVER-gemeenten een treasurystatuut vastgesteld, Dit statuut voldoet aan de Wet Financiering Decentrale Overheden en schept een duidelijk kader voor de treasuryfunctie. In 2010 is ook een overeenkomst gesloten met

24

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 de Bank voor Nederlandsche Gemeenten waarin het bancaire verkeer geregeld is, het aantrekken van kortlopende middelen en eventueel langlopende middelen. OVER-gemeenten verkrijgt zijn financiering door de bijdragen van de deelnemende gemeenten. Op grond hiervan heeft OVER-gemeenten in 2014 geen langlopende leningen hoeven aan te trekken. Ook het aantrekken van korte leningen is niet nodig gebleken.

Paragraaf Rechtmatigheid Begrotingsrechtmatigheid De werkelijke totale lasten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 101.745,- (zie overzicht Wat heeft het gekost) lager dan de geraamde totale lasten. De lagere lasten worden hoofdzakelijk veroorzaakt door lagere personeelslasten in verband met het niet (volledig) opvullen van vacatures. Interne controle Bij de controle op de rechtmatigheid zijn er geen bijzonderheden geconstateerd.

25


JAARREKENING 2014 OVER-GEMEENTEN

Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening •

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden.

•

De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden alleen genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd.

•

Verhezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden meegenomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn.

•

Personeelslasten worden m principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c,q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke.

•

Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake (s van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

26


Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa met economisch nut zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingspn'js. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saido afgeschreven. Slijtende investeringen worden afgeschreven vanaf het jaar na ingebruikname. Aileen investeringsbedragen groter of gelijk aan € 10.000,- worden geactiveerd. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen, cf. de financiële verordening: •

Machines, apparaten, installaties en software: 3 tot 5 jaar (automatisering)

Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Bij verwachte oninbaarheid wordt een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

27


Programmaverantwoording 2014 Primaire Begroting 2014

Begroting na wijziging 2014

Rekening 2014

Lasten Programma Bedrijfsvoering Totaal van de lasten

10.290.459,-

10.271.966,-

10.170.294,-

10.290.459,-

10.271.966,-

10.170.294,-

10.290.459,-

10.271.966,-

10.347.039,-

10.290.459,-

10.271.966,-

10.347.039,-

Baten Programma Bedrijfsvoering Totaal van de baten

Gerealiseerd totaal van saldo baten en lasten

176.745,-

Mutaties in reserves Dotatie Onttrekking Gerealiseerd resultaat

O

O

176.745,-

(bedragen in euro's) Toelichting op de programmaverantwoording 2014 Lasten/Baten Het netto gerealiseerd resultaat bedraagt € 176.745,- De verschillen tussen de begroting en de rekening zijn toegelicht in de programmaverantwoording (zie schema "Wat heeft het gekost"). Analvse bearotingsafwiikingen en bearotinasrechtmatiqheid De werkelijke totale lasten van het programma Bedrijfsvoering zijn € 101.672,- lager dan de geraamde totale lasten. De lagere lasten worden hoofdzakelijk veroorzaakt door lagere personeelslasten in verband met o.a. het niet invullen van vacatures. Daarnaast is het gelukt om enkele kostencomponenten (arbodienst, werving en selectie, stichting Rijk etc.) op een lager kostenniveau uit te laten komen. 28


Interne controle Bij de controle op de rechtmatigheid zijn er geen bijzonderheden geconstateerd. Onvoorzien en incidentele baten en lasten In de begroting is geen bedrag voor onvoorzien geraamd.

Balans per 31 december 2014 Activa Vaste activa Materiële vaste activa: - Investeringen met een economisch nut Totaal vaste activa Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypisctie looptijd <1 jaar: - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen Overlopende activa: - Overige nog te ontvangen en vooruitbetaaide bedragen Liquide middelen: - Banksaldo Totaal vlottende activa Totaal Activa

31-12-2014

31-12-2013

49.329,49.329,-

88.375,88.375,-

1.096.267,26.959,-

509.921,3.409,-

9.308,-

24.777,-

36.202,1.168.736,-

242.550,780.657,-

1.218.065,-

869.032,-

31-12-2014

Pasiva Vaste passiva Eigen vermogen: - Aigemene Reserve - Bestemmingsreserves - Resultaat na bestemming Totaal vaste passiva

31-12-2013

89.210,65.892,176.745,331.847,-

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar - Banksaldo - Overige schulden Overlopende passiva - Nog te betalen bedragen Totaal vlottende passiva Totaal Pasiva 29

28.969,15.892,110.241,155.102,-

0

0

874.311,-

669.222,-

11.907,-

44.708,-

886.218,-

713.930,-

1.218.065,-

869.032,-

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 (bedragen in euro's)

Toelichting balans Activa Vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit iWachines, apparatuur en installaties. Omschrijving

Bedrag 88.375,-

Boekwaarde 1-1-2014 Investeringen 2014

0,-

Desinvesteringen 2014

0,-

39.046,-

Afschrijving Boekwaarde 31-12-2014

49.329,-

(bedragen in euro's) Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd van 1 jaar of minder. De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden:

1

Boekwaarde

Voorziening

Balanswaarde

Balanswaarde

31-12-2014

oninbaarheid

31-12-2014

31-12-2013

1 Vorderingen op openbare lichamen

696.267,-

0

696.267,-

509.921,-

Schatkistbankieren

400.000,-

0

400.000,-

0,-

26.959,-

0

26.959,-

3.409,-

9.308,-

0

9.308,-

24.777,-

1.132.534,-

0

1.132.534,-

538.107,-

Overige vorderingen Vooruitbetaalde kosten Totaal (bedragen in euro's)

De vorderingen op openbare lichamen bestaan bijna volledig uit vorderingen op de Gemeenten Wormerland en Oostzaan en de vordering inzake Schatkistbankieren. Deze komen enerzijds voort uit onderlinge verrekeningen van gemeenten die aan het eind van het jaar plaats hebben gevonden en anderzijds de noodzakelijke stalling (€ 400.000,-) van overtollige liquide middelen bij de Staat.

30


Schatkistbankieren Sinds 2014 is er een drempelbedrag voor schatkistbankieren. OVER-gemeenten heeft elk kwartaal in 2014 aan de drempel voldaan. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren {bedragen x € 1000} Verslagjaar

250

Drempelbedrag Kwartaal 1 Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden Ruimte onder het drempelbedrag

(3a) = (l)>(2) (3b) = (2)>(l)

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal'V^f

213

165

198

106

37

85

52

144

üveTbCTTTijtJmgvdn n e i

(1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar •

(4b) (4c) (1) = (4b)*0,oa75 + (4c)*0,002 met een minimum van €250.000

10.290

Begrotingstotaal verslagjaar

(4a)

Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat

10.290

250

Drempelbedrag

'(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 (5a)

5om van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil)

(5b)

Dagen in het kwartaal

(2) (5a)/(5b)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

19.137

15.014

18.222

9.745

90

91

92

92

213

165

198

106

(bedragen in euro's) Liquide middelen Het betreft hier het saldo van de BNG-rekening per 31/12/2014 van € 36.202,-. Vaste passiva Algemene reserve De reserve heeft als doel om financiële risico's op te kunnen vangen. Deze reserve wordt gevoed door middel van positieve rekeningsresultaten. Het plafond van deze reserve is vastgesteld op € 250.000,- (2,5% van de jaarlijkse lasten van € 10.000.000).

31

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Het verloop van de algemene reserve was in 2014 als volgt: Omschrijving

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

Bedrag

Boekwaarde 1-1-2014

28.969,-

Toevoeging, rekeningsresultaat 2013

60.241,-

Vermindering

0,-

89.210,-

Boekwaarde 31-12-2014 (bedragen in euro's) Bestemminqsreserve Sociaal personeelsbeleid

De bestemmingsreserve heeft als doel flexibeler te kunnen opereren in het kader van het voeren van actief personeelsbeleid. Deze reserve wordt gevoed op basis van financiële overschotten op personeelskosten. Bij de vorming van deze reserve is geen minimum of maximum bedrag afgesproken waarover de reserve moet beschikken. Jaarlijks wordt bij de resultaatbestemming van het jaarrekeningresultaat door het Algemeen Bestuur bepaald welk bedrag aan deze reserve wordt toegekend. Omschrijving

Bedrag

Boekwaarde 1-1-2014

15.892,-

Toevoeging, rekeningsresultaat 2013

50.000,-

Vermindering

0,-

Boekwaarde 31-12-2014

65.892,-

(bedragen in euro's) Vlottende passiva De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder kunnen als volgt gespecificeerd worden: Omschrijving

Boekwaarde

Boekwaarde

31-12-2014

31-12-2013

Overige schulden Totaal (bedragen in euro's)

32

874.311,-

669.222,-

874.311,-

669.222,-

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Overige schulden De overige schulden bestaan hoofd'/rikelijk uit:

Omschrijving

^^^^^^^^^^^^^^^^^^f'

Bedrag

^^^^^^1

Afdracht BTW over 2014

122,370,-

Afdracht Loonbelasting dec. 2014

316.311,-

Afdracht ABP

72,133,-

Crediteuren 2014

363.497,-

874.311,-

Totaal Overlopende passiva

Het bedrag van 31/12/2013 van € 44,708,- is in 2014 afgewikkeld en de stand is per 3 1 / 1 2 / 2 0 1 4 i s € 11,907,-,

Niet uit de balans blijkende verplichtingen OVER-gemeenten is voor een aantal toekomstige jaren verbonden aan verschillende, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. De belangrijkste verplichting betreft: •

Contract met E&Y ten behoeve van de jaarlijkse controle van de jaarrekening van OVER-gemeenten, € 24,000,- per jaar,

•

Contract met Xerox over de periode 1 juni 2012 tot en met 31 mei 2016, € 20,000,per jaar,

•

Contract met Daywize over de periode 1 juni 2012 tot en met 31 mei 2015, € 10,000,- per jaar,

•

Contract met Centric in 2010 voor de duur van 5 jaar, ongeveer € 100,000,- per jaar.

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) verantwoording Per 1 januari 2013 is de WNT publieke en semipublieke sector ingegaan. Deze verantwoording is opgesteld op basis van het Algemene WNT-maximum, iHet bezoldigingsmaximum in 2014 voor OVER-gemeenten is € 230,474,-, Het weergegeven toepasselijke WNT-maximum per persoon of functie is berekend naar rato van de omvang (en voor topfunctionarissen tevens de duur) van het dienstverband, waarbij voor de berekening de omvang van het dienstverband nooit groter kan zijn dan 1,0 fte. OVERgemeenten onder het maximum gebleven.

33


Bezoldiging topfunctionarlssen OVER-gemeenten Leidingge vende topfunctionarissen'

1. . _^ 1 bedragen x C 1 Functie(s) Duur dienstverband in 2014

M. van den H d

3. Sutmu Ier

,« _ . ^ . Schaatsbergen

Directeur

Directeur a.i.

Directeur

1 jan. - 15 feb.

1 jan. -31'dec.

1 jan. - 31 dec.

Omvang dienstverband (in fte)

0,5

0,5

0,5

Gewezen topfunctionaris?

Nee

Nee

Nee

(Fictieve) dienstbetrekking?

Nee

Nee

Nee

Zo niet, ianger dan 6 maanden binnen 18 maanden werkzaam'

Nee

Nee

Nee

Bezoldiging: Beloning

8.006,-

1

53.758,-

41.541,-

Belastbare onkostenvergoedingen

-

-

Beloningen betaalbaar op termijn

-

-

Totaal bezoldiging Toepasselijk WNT-maximum

8.006,230.474

(bedragen in euro's)

34

53.758,-

41.541,-

230.474

230.474


Controieverklaring van de onafhankelijke accountant

^^

Aan; het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling OVER-Gemeenten Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de op de pagina's 26 tot en met 34 van de 'Jaarstukken 2014 OVER-Gemeenten' opgenomen jaarrekening 2014 van de gemeenschappelijke regeling OVER-Gemeenten te Wormerland gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31december2014 en de staat van baten en lasten over 2014 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van tiet dagelijks bestuur Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling OVER-Gemeenten is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Controleprotocol WNT. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling.

35

Jaarstukken OVER-gemeenten 2014 Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het Dagelijks bestuur gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2 lid 7 Bado is deze goedkeuringstolerantie door het algemeen bestuur bij het bestuursbesluit van 17 maart 2015 vastgesteld. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de toleranties gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van gemeenschappelijke regeling OVER-Gemeenten een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2014 als van de activa en passiva per 31 december 2014 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2014 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante weten regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en de 'Beleidsregels toepassing WNT. Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Ingevolge artikel 213 lid 3 onder d van de Gemeentewet vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Amsterdam, 1 mei 2015 Ernst & Young Accountants LLP w.g. R. Ellermeijer RA

36

Postbus AA WORMER

Recommend Documents