Postbus AA WORMER. vaststelling begroting 2016 OVER-gemeenten

OOSTZAAN

Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland.

2h JOU 2015 Gemeerde Wormerland Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Wormerland

23 juli 2015 Datum Uw BSN Uw brief van Uw kenmerk 15-006753 Ons nummer Behandeld door S. Plooijer Onderwerp

Postbus 20 1530AA WORMER

vaststelling begroting 2016 OVER-gemeenten

Geachte heer/mevrouw, Op 30 juni 2015 het algemeen bestuur van OVER-gemeenten de begroting 2016-2019 vastgesteld. Bijgaand treft u een exemplaar aan van de vastgestelde begroting. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van OVER-gemeenten

fiancieel consulent OVER-gemeenten Bijlage(n): begroting 2016

OVER-gemeenten • Postbus 20 1530 AA Wormer • 075 - 651 21 00 www.over-gemeenten.nl • [email protected]

OVER-gemeenten

BEGROTING 2016-2019

OOSTZAAN

OVER GEMEENTEN

iWORMERLAND

INLEIDING Hierbij bieden wij u de meerjarenbegroting 2016-2019 van OVER-gemeenten aan. In de meerjarenbegroting laten we zien wat OVER-gemeenten gaat doen in 2016 en kijken we kort terug op de behaalde resultaten. Bij de start van OVER-gemeenten in 2010 is bepaald waar de organisatie in 2020 wil staan. Als het gaat om de ambitie op het gebied van de organisatieontwikkeling zijn er vier speerpunten benoemd: Klantgerichte dienstverlening, Professionaliteit, Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt en Bedrijfsvoering. In deze begroting leest u wat wij op deze vier punten ondernemen. Vijfjaar na de start hebben we de afgelopen jaren geëvalueerd. De thermometer afgelezen. En vooral vooruitgekeken naar de komende vijf jaar. Er is al veel bereikt. En daar zijn we blij mee. Maar met name de grote nieuwe taken op 'werk, zorg en jeugd', vragen om een behoorlijke doorgroei en omslag in onze dienstverlening. We gebruiken voor die doorgroei en omslag ook wel de term transformatie. We ervaren al langer een enorme betrokkenheid vanuit de lokale samenleving bij de ontwikkelingen op deze taken. Inwoners en (maatschappelijk) ondernemers, die graag met de medewerkers van OVER-gemeenten - deze doorgroei en omslag willen vormgeven. Kort gezegd: Gewoon samen optrekken met onze inwoners en (maatschappelijk) ondernemers moet heel gewoon worden. Bij het bedenken, uitvoeren en evalueren van al ons beleid. Vanuit de gedachte dat wij als hun overheden mee participeren in hun initiatieven. De genoemde vier speerpunten van de organisatieontwikkeling worden daarmee uiteraard nog belangrijker dan ze al in de afgelopen vijfjaar waren. 'Op weg naar 2020' Om dit belang te benadrukken voert OVER-gemeenten een aantal grote opgaven uit op de door ontwikkeling van de organisatie die bij deze doorgroei en omslag hoort: Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

Dit doen we met name door randvoorwaardelijk in te zetten op het verbeteren van de kwaliteit, de flexibiliteit, de weerbaarheid en het kostenbewustzijn. •

Op HRM (op vooral talentontwikkeling, mobiliteit, opleiding en training en werkplezier);

•

Op tijden iocatieonafhankelijk werken, het herinrichten van de websites, zaakgericht werken en maatwerk in huisvestingsoplossingen;

•

Op het verder in control komen op onze administratieve processen, het met elkaar managen van financiële risico's en een nog meer inzichtgevende P&C cyclus voor onze raden.

•

Op de ambitie om de zorgtaken binnen het sociale domein uit te voeren binnen het door het Rijk beschikbaar gestelde budget.

Verbeteringen die de dienstverlening van de ambtelijke serviceorganisatie - als excellente adviseur aan en ondersteuner van colleges en raden - nog verder zullen optimaliseren. De bezuinigingen op de zorgtaken dwingen ons tot een kostenbesparing op de uitvoering van de dienstverlening in het sociale domein. Het is lastige opgave, maar wij zien kansen deze zorgtaken anders te organiseren. Onze doelen zijn helder: betaalbare, toegankelijke en bereikbare ondersteuning voor iedereen die dit nodig heeft en het bouwen aan een toekomstbestendig sociaal domein. Genoeg te doen dus. De organisatie is er klaar voor. Namens het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten,

C^^

R. (Rob) Meerhof Voorzitter

Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

INHOUD INLEIDING INHOUD OVER-GEMEENTEN Missie Visie Kernwaarden Ambitie Gehanteerde uitgangspunten begroting DIENSTVERLENING Bestuurlijke kaders en dienstverleningsconcept Wat gaan we doen in 2016 en verder? VERGROTEN PROFESSIONALITEIT Wat gaan wedoen in 2016? AANTREKKELIJKHEID OP ARBEIDSMARKT Wat gaan wedoen in2016 BEDRIJFSVOERING Wat gaan we doen in 2016 WAT KOST HET? Verschillenanalyse GEREALISEERDE EFFECTEN SAMENWERKING PARAGRAFEN Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Paragraaf Bedrijfsvoering Paragraaf Verbonden partyen Paragraaf Financiering


^ ^ ^ ^ iBr

1 3 @ # "Jt 4 4 4 4 5 6 6 7 10 10 12 12 15 15 20 20 27 28 28 29 30 31

OVER-GEMEENTEN

Missie

'ONS CONCEPT

"Wij ondersteunen gemeentebesturen om innovatief en kwalitatief ^-*^ •ó,. ^ ^ ;§^^^^

hoogwaardige dienstverlening en producten te leveren aan inwoners, bedrijven en instellingen. Gemeenten zijn op deze manier in staat hun doelen te verwezenlijken."

Visie In 2020 zijn wij: •

Een vraaggestuurde dienstverlener

•

Een toegangspoort tot de overheid

•

Een aantrekkelijke werkgever

•

Een innovatieve, 'anders' denkende organisatie

•

Een aantrekkelijke partner

Kernwaarden •

Plezierig en passievol werkgeverschap

•

Innovatie en flexibiliteit

•

Praktisch en pragmatisch (KISS = niet moeilijker maken dan

ï ^ ^ !\ ^ ^ '

het is) •

Betrouwbaar, (een partner waarop je kunt bouwen)

•

Samen Infografic OVER concept

Ambitie Klantgerichte dienstverlening: Wij bieden dienstverlening op maat. De diversiteit in behoeften van klanten staat centraal. Wij kennen onze klanten en werken mee aan oplossingen. Wij doen dit door de vraag achter de vraag te achterhalen en op een eenvoudige en snelle manier klanten te helpen


Bedrijfsvoering: WIJ beheersen onze processen en optimaliseren deze doorlopend. Hierbij bewaken we de balans tussen structureren en ruimte om te innoveren. Wij doen dit met informatie die ons m staat stelt om overzicht te houden, belangen af te wegen en beslissingen zorgvuldig te nemen Professionaliteit: WIJ werken op een manier die ons m staat stelt om waar te maken wat wij zeggen. Dit betekent dat wij allen onze rol pakken om het gewenste resultaat te bereiken. Wij doen dit door het waarderen van vakmanschap. Wij handelen met passie binnen de speelruimte die we hebben. Wij weten wie we nodig hebben om samen onze doelstellingen te realiseren Aantreki<eiijkheid op de arbeidsmarkt: WIJ zijn een innovatieve organisatie die medewerkers inspireert om het beste van zichzelf te laten zien. Medewerkers voelen vertrouwen en dragen met trots bij aan het succes van de organisatie. Wij doen dit door medewerkers de vrijheid te geven om het werk zelf te organiseren en verwachten dat zij verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Plezier m het werk, kennis delen en ontdekken staan voorop

Gehanteerde uitgangspunten begroting BIJ het opstellen van de begroting 2015 hebben wij de volgende uitgangspunten gehanteerd: •

In de cijfers gaan wij uit van bestaand beleid;

•

WIJ passen hier een inflatiecorrectie op van 1 % voor de verwachte prijsstijgingen m 2016;

•

Voor ICT investeringen hanteren wij een afschrijvingstermijn van 3 tot 5 jaar, en een omslagrente van 5%;

•

De nieuwe ontwikkelingen worden afzonderlijk beschreven m een apart hoofdstuk;

•

Nieuw beleid kan alleen als er staand beleid wordt geschrapt.

Begroting OVER gemeenten 2016-2019

DIENSTVERLENING

Bestuurlijke kaders en dienstverleningsconcept OVER-gemeenten werkt met het dienstverleningsconcept 'Op weg naar vraaggestuurde dienstverlening' als richtinggevend kader. Het dienstverleningsconcept is de leidraad voor de planmatige ontwikkelingen van de dienstverlening in de beide gemeenten. In het dienstverleningsconcept zijn voor de komende jaren de volgende uitgangspunten vastgelegd: •

De burger kan kiezen op welke manier hij zaken doet met de gemeenten

•

Alle contactkanalen zijn beschikbaar

•

De burger hoeft zijn gegevens maar 1 x aan te leveren

•

De burger weet waar hij terecht kan en wordt niet van het kastje naar de muur gestuurd

•

De burger heeft inzicht in de status van zijn aanvraag

•

De burger heeft recht op juiste, volledige en actuele informatie op maat

Wij werken continu aan het verbeteren van de dienstverlening van de beide gemeenten. Om het jaar voeren wij de benchmark 'Waar staat je gemeente' u\t om de klanttevredenheid van de inwoners van de gemeenten Oostzaan en Wormerland te meten. De klantwaardering in de gemeente Oostzaan in 2013 is een 7,5. In Wormerland is dit 7,9. Het landelijk gemiddelde is een 7,6.

7,8

7,9

7,6

7,5

7,5 •

. . ^ ' - ' ^ '^ 6,6

-•-Wormerland

- • Oostzaan

C/jfers klanttevredenheid 2007 t/m 2013


Deze begroting is opgesteld in april 2015. Het herijkte dienstverleningsconcept wordt in 2015 bestuurlijk vastgesteld. Op basis van dit dienstverleningsconcept is een uitvoeringsprogramma opgesteld dat wordt geïmplementeerd in de dienstverlening van OVER-gemeenten.

Wat gaan we doen in 2016 en verder? In het regeerakkoord is afgesproken dat de digitale dienstverlening door de overheid beter moet. Burgers en bedrijven moeten uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid moeten regelen, digitaal kunnen afhandelen. Voorbeelden zijn het aanvragen van een vergunning of het indienen van een bezwaarschrift. Voor wie dat wil, blijven niet-digitale alternatieven bestaan. Het beoogde doel is dat burgers de overheid sneller en makkelijker kunnen vinden en dat ze zaken kunnen doen op de plek en het tijdstip die hen het beste uitkomen. In 2015 zijn we in dit kader aan de slag gegaan met: •

Digiprogramma Rijksoverheid

•

Het dienstverleningsconcept in praktijk brengen

•

Zaakgericht denken en werken

•

Ontwikkeling en implementatie werkwijze sociale teams decentralisaties

•

Lean

In 2016 gaan we (verder) aan de slag met resultaat- en opgave-gestuurd werken. We continueren uiteraard de in 2015 opgezette acties.

>• Digiprogramma Rijksoveriieid Het streven van de minister is dat de overheid in 2017 alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt om zaken te kunnen doen met de overheid. Daarnaast moeten burgers alle (aan)vragen aan de overheid digitaal kunnen versturen en alle berichten van de overheid digitaal kunnen ontvangen. Hiervoor is het Digiprogramma (Programma digitale overheid) opgesteld door de door het Rijk aangestelde digicommissaris. Voor de gemeente Wormerland en de gemeente Oostzaan betekent het bovenstaande dat in 2016 en 2017 nog stappen moeten worden gezet om deze digitaliseringoperatie af te ronden.


Door het project Zaakgericht Denken en Werken en de realisatie van een aantal landelijke stelselvoorzieningen zoals Digikoppeling is in 2014 en 2015 al een belangrijk fundament gelegd om in 2017 als overheidsorganisatie onze dienstverlening volledig digitaal aan te kunnen bieden. Om echter te kunnen voldoen aan de rijksambities uit het Digiprogramma dienen wij per deelnemende gemeente bijvoorbeeld op het gebied van elektronische identificatie het elD-stelsel te implementeren (als opvolger van DiglD en eHerkenning), Wij verwachten hiervoor in 2016 en 2017 extra gemeentelijke middelen in te moeten zetten. Wij vertalen het Digiprogramma in 2015 naar een concreet plan van aanpak voor de digitale dienstverlening van de gemeente Oostzaan en de gemeente Wormerland.

•

Dienstverleningsconcept in praktijk brengen

De klanten van de gemeenten Oostzaan en Wormerland kunnen via diverse kanalen met hun vraag terecht bij de gemeente: via de balie, telefonisch, schriftelijk, via internet of via social media. Onder de noemer 'kanaalsturing' stimuleren wij de klant om zoveel mogelijk gebruik te maken van het meest efficiënte en effectieve kanaal. Wij richten ons concept - vanuit de kanalen digitaal (internet), telefonisch en fysieke ontmoeting - in op het stimuleren van het internet als preferent kanaal. Alle enkelvoudige en generieke vragen en producten moeten via dit kanaal worden ontsloten. Zodanig dat 80% van de vragen in 2016 in één keer kunnen worden beantwoord via dat kanaal. Telefonisch of fysiek contact is in de gewenste situatie alleen nog nodig voor de meervoudige, complexe en specialistische vragen en producten. Maatwerk dus. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor klanten in het Sociaal Domein met een meervoudige ondersteuningsvraag, wij blijven ervoor zorgen dat de gemeente Oostzaan en de gemeente Wormerland laagdrempelig blijven voor onze inwoners, instellingen en bedrijven.

In het kader van het project reductie kantoorruimten is de vestiging van de gemeentewinkel in het centrum van Wormer actueel geworden. Ons dienstverleningsconcept vertalen we voor deze locatie naar een fysiek concept dat aansluit bij de wensen van onze klanten.

>• Zaakgericht denken en werken Na de pilotfase richten wij vanaf 2015 stapsgewijs processen in ons zaaksysteem in met als doel dat wij (aan)vragen van klanten zaakgericht en volledig digitaal kunnen afhandelen. Dit vergt naast de benodigde ICT-aanpassingen ook een veranderkundige aanpak om de medewerkers van OVER-gemeenten mee te nemen in deze nieuwe werkwijze waarin transparantie in de werkprocessen en de afhandeling van de Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

8

werkvoorraad centraal staat. In 2016 is het zaaksysteem zo ingericht dat de post- en archiefregistratie in dit systeem plaatsvindt.

>• Doorontwikkeling werkwijze sociale teams decentralisaties De gemeenten Wormerland en Oostzaan zijn vanaf 2015 verantwoordelijk voor de reintegratie en participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zij zijn vanaf 2015 ook verantwoordelijk voor de totale jeugdzorg en voor de ondersteuning en begeleiding van mensen met een beperking plus beschermd wonen. In de eerste helft van 2015 is in een pilot gestart met de Sociale Teams in Wormerland en Oostzaan. Aan de hand van evaluaties en door onze praktijkervaring met de decentralisaties worden onze werkwijzen verder uitgekristalliseerd om onze dienstverlening adequaat te kunnen bieden. Integraliteit en meervoudig kijken zijn hierbij sleutelwoorden. In dat kader wordt de interactie met het Jeugdteam en integratie met het Buurt- en Wijkgericht Werken steeds belangrijker.

>

Lean

De in 2015 herontworpen processen (diverse burgerzakenproducten, grafproces, proces Participatiewet) worden in 2016 verder geïmplementeerd in het zaaksysteem Mozard conform de vastgestelde planning. Doelstelling is om deze processen zoveel als mogelijk digitaal af te doen zodat de klant snel een besluit heeft op een aanvraag. De procesinrichting voor de Participatiewet wordt specifiek voor de gemeente Wormerland ingericht om de doelstellingen uit het Verbeterplan Werk en Inkomen in het kader van de doelmatigheid en de rechtmatigheid te borgen. In 2016 gaan wij enkele nieuwe processen via de leanmethodiek herontwerpen. De keuzes hiervoor worden in het najaar van 2015 gemaakt, mede aan de hand van de managementletter en andere op dat moment urgente procesherinrichtingsvraagstukken.

Meer over onze visie op dienstverlening:


VERGROTEN PROFESSIONALITEIT

Wat gaan we doen in 2016? In 201 6 werken we aan:

>•

•

Resultaatgericht werken

•

Kwaliteitsmanagement

•

Informatievoorziening gemeenteraden

•

Strategisch opleidingsplan

Resultaatgericht werken

In 2015 hebben we de zogeheten Performance management cyclus - een nieuwe gesprekkencyclus die de functionerings- en beoordelingsgesprekken vervangt geëvalueerd. Deze gesprekkencyclus koppelt de werkzaamheden en ontwikkeling van de medewerkers aan de te behalen resultaten. In 2016 gaan we aan de slag met de aanbevelingen die uit de evaluatie naar voren zijn gekomen.

>•

Kwaliteitsmanagement

In 2016 zal de kwaliteitsregisseur - ook naar aanleiding van de evaluatie van de gesprekkencyclus - het management en medewerkers feedback geven over de behaalde resultaten en ze verleiden om zelf verdere verbeteringen voor te stellen. De kwaliteitsregisseur heeft een onafhankelijke positie in de organisatie.

•

Informatievoorziening gemeenteraden

In 2014 hebben wij de informatievoorziening aan de beide gemeenteraden verder ontwikkeld. Dit is gebeurd naar aanleiding van de uitgevoerde evaluatie van OVERgemeenten. Daarin kwam als aanbeveling naar voren dat het wenselijk is om de informatievoorziening aan de beide gemeenteraden verder te ontwikkelen. In 2016 zetten wij deze lijn voort.


10

>•

strategisch opleidingsplan

Het opleidingsplan voor 2016 biedt inzicht m de wijze waarop opleiding en training ons de komende vijfjaar zowel vakmatig inhoudelijk als procesmatig ondersteunt. Met aandacht voor instrumenten als 'tram je collega'. De strategische doelstellingen van OVER-gemeenten zijn het uitgangspunt voor dit plan. OVER-gemeenten is een lerende organisatie en wij stellen voor de medewerkers jaarlijks een gericht opleidingsaanbod samen om hen verder te ontwikkelen en te ondersteunen bij het behalen van de strategische doelstellingen van onze organisatie Het opleidingsplan voor 2016 houdt vooral ook rekening met wat er aan coachen en begeleiden nodig is om het resultaatgericht werken en het werken binnen opgaven als onderdeel van de organisatieontwikkeling verder te helpen.

Begroting OVER-gemeenten 2016 2019

11

AANTREKKELIJKHEID OP ARBEIDSMARKT

Wat gaan we doen in 2016 In 2016 werken we aan:

^

•

Regie op het werk

•

Reductie kantoorruimte en tijden locatieonafhankelijk werken

•

Kantoor als ontmoetingsplek

•

Werkplezier

•

Vieren van succes

•

Beoordelen en evt. aanpassen arbeidsvoorwaarden

•

Klussenbank voor medewerkers

Regie op het werk (opdrachtgever - opdrachtnemer relatie)

In 2015 IS de aansturing op de werkinhoud, de -processen en de personele inbreng verder verstevigd. In 2015 heeft het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten een nieuwe 'stip aan de horizon gezet' voor de organisatie om naar toe te werken, gebaseerd op de trends en ontwikkelingen die het bestuur voor de komende vijfjaar voorziet binnen onze (lokale) samenleving. Met het daarbij behorend leiderschap van de ambtelijke serviceorganisatie. De regievoermg op de werkvloer is versterkt, op werkinhoud en -werkproces, dwars door de organisatie heen. Leidinggevenden focussen zich onder meer op het continue matchen van 'de juiste persoon op de juiste plek'; de stip indachtig. Grote beleidsthema's worden als heldere opgaven voor de organisatie aangestuurd.

>

Reductie kantoorruimte en tijden locatieonafhankelijk werken

In 2015 IS het onderzoek naarde (stapsgewijze) reductiemogelijkheden van de kantoorruimte afgerond. 2016 wordt het jaar waarin we de kansen die de gemeentehuizen op dit onderwerp bieden willen oppakken, in verhuur of verkoop en herinrichting. Hiermee kunnen we niet alleen de structurele besparingsdoelemden die m de begroting zijn opgenomen realiseren, maar ook het flexibele kantoorconcept dat hieraan verbonden IS.


12

Een vereiste voor het kunnen realiseren van de reductiemogelijkheden van de kantoorruimte is het uitbreiden van onder meer de juiste ICT-faciliteiten, waardoor tijden locatieonafhankelijk werken meer worden ondersteund. Als we de reductie daadwerkelijk kunnen realiseren zal dat een vertaling vinden in lagere huisvestingskosten. En dus in een lagere bijdrage van de gemeenten Wormerland en Oostzaan aan OVER-gemeenten. De verwachting is dat deze operatie een totaal jaarlijks voordeel kan opleveren van 3% van de totale lasten. Het flexibele kantoorconcept faciliteert overigens zo optimaal mogelijk het behalen van resultaten en begeleiden van opgaven; met het werkplezier dat daarbij hoort.

•

Kantoor als ontmoetingsplek

De manier waarop wij werken is aan verandering onderhevig. Dat heeft zijn weerslag op onze eisen aan de fysieke werkomgeving. De werkomgeving is van invloed op de prestaties van medewerkers. Soms is er behoefte aan een stille plek, terwijl op een ander moment juist een inspirerende ruimte nodig is waarin collega's tot creatieve oplossingen kunnen komen. We noemen dit ook wel het activiteitsgerichte kantoor waarbij het kantoor steeds meer gaat fungeren als een plek om te ontmoeten. Een kantoor waarin ruimten aansluiten op de activiteit die er plaatsvindt. Dit maakt de behoefte aan kantoorruimte anders dan dat we van oudsher gewend zijn. In het onderzoek naar de reductiemogelijkheden van de kantoorruimte is ook meegenomen hoe we kunnen komen tot de aantrekkelijke activiteitsgerichte werkomgeving, die we in 2016 willen realiseren.

^

Werkplezier (êen uitstekende plek om te werken')

In het najaar van 2013 hebben we de tweede meting gehouden over de tevredenheid van de medewerkers met behulp van de benchmark Great Place To Work (GPTW). Uitgangspunt hierbij is om samen, medewerkers en management, te bouwen aan tevredenheid van de medewerkers. Het resultaat van het GPTW onderzoek 2013 is benut voor het bepalen van het vervolg. Doelstelling is om stapsgewijs het werkplezier verder binnen OVER-gemeenten te bevorderen. In 2016 bekijken we vooral of GPTW nog steeds een effectief middel is om dit werkplezier verder te bevorderen of dat hiervoor andere acties in gang zetten.

>• Vieren van succes Het vieren van grote en kleine successen is een vorm van waardering en vergroot het vertrouwen, de betrokkenheid en saamhorigheid in de organisatie. Hoewel op dit moment successen soms wel al worden gevierd, is dit nog geen automatisme. In 2016 zetten we


13

actief in op het op meer structurele basis stilstaan bij behaalde successen, zowel op individueel als op team-, afdelingen projectniveau.

•

Beoordelen en evt. aanpassen arbeidsvoorwaarden

In 2016 nemen we de arbeidsvoorwaarden binnen OVER-gemeenten onder de loep en kijken we naar meer mogelijkheden om maatwerk in de arbeidsvoorwaarden toe te passen. Met het huidige persoonlijk arbeidsvoorwaardenbudget kunnen medewerkers nu zelf investeren in hun eigen toekomst en het budget vrij besteden aan professionalisering, vitaliteit of ICT middelen die zij nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen. In 2016 kijken we of we de mogelijkheden van het huidige PAB kunnen verruimen met bijvoorbeeld een "PAB-i- budget".

>• Klussenbank voor medewerkers Ons doel is om medewerkers de gelegenheid te bieden om op basis van interesse opdrachten te verrichten. Dit vraagt om mobiliteit bij medewerkers, bewustzijn van talenten die op een juiste wijze gedeeld en worden geëtaleerd. Medewerkers kunnen klussen in andere organisaties doen en wij kunnen tijdelijk medewerkers van andere organisaties op een klus voor onze organisatie zetten. In 2015 is een regionale klussenbank een feit geworden (regioflexwerk); een bank waaraan wij deelnemen. Kracht van een regionale klussenbank is de grotere massa en hierdoor het vergroten van de mogelijkheden voor medewerkers en voor de deelnemende gemeenten. Los daarvan vinden verschillende mobiliteitsactiviteiten tussen gemeenten plaats die belangrijk zijn om de beweging, het kennisdelen, het innoveren te bevorderen. Daarnaast werken wij in 2016 ook met een klussenbank voor de eigen medewerkers, dus binnen onze organisatie, zodat wij het talent dat in de organisatie aanwezig is, optimaal kunnen benutten en medewerkers de mogelijkheid krijgen om zich ook intern verder te ontwikkelen. In 2016 evalueren wij de regionale klussenbank.


14

BEDRIJFSVOERING

Wat gaan we doen in 2016 In 2015 werken we aan: •

Planning & Controle documenten

•

Digitaliseren P&C cyclus

•

Contract accountant

•

Informatiebeveiliging

•

Data center

•

Invulling ICT-functie

•

Aanbesteding back-office aplicaties

•

Omgevingswet

•

Nieuwe voorschriften Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV)

•

Regelgeving

>•

Planning & Control (P&C) documenten

De documenten van de P&C cyclus helpen ons vinger aan de pols te houden bij de bedrijfsvoering. In 2016 leveren we de volgende P&C documenten op; Wanneer maart

Oostzaan

Wormerland

Over-gemeenten

Contourennota 2017 Ie

voortgangsrapportage

Rapportage 3D's

2016

kwartaal 4 (2015)

Rapportage 3D's kwartaal 4 (2015) Kadernota en Ie

april

voortgangsrapportage 2016

mei

Jaarverslag 2015

Jaarverslag 2015

Jaarverslag 2015 Voorjaarsbericht 2016 Kadernota 2017-2020


15

Wanneer juni

Oostzaan

Wormerland

Voorbereidingsnota

Zomerbericht 2016

begroting 2017-2021

rapportage 3D's

rapportage 3 D's

kwartaal 1

Over-gemeenten Begroting 2017-2021 Zomerrapportage

kwartaal 1

2016

juli -aug sept

2e voortgangsrapportage 2016 rapportage 3D's

Rapportage 3D's kwartaal 2

kwartaal 2 okt

Begroting 2017-2020

Begroting 2017-2020 Najaarsbericht 2016

nov dec

3e voortgangsrapportage 2016

Rapportage 3D's

rapportage 3D's

kwartaal 3

kwartaal 3

We zijn voornemens op het gebied van de 3d's ook een jaarrapportage op te stellen, waarin de kwartaalrapportages zijn geïntegreerd.

K

Digitaliseren P&C proces

De gemeenteraden hebben verzocht meer transparantie en samenhang in de financiële documenten aan te brengen. Om dit te kunnen realiseren en het opstelproces van de planning en control (P&C) producten efficiënter en op flexibele wijze op te zetten, wordt het P&C proces gedigitaliseerd. Hiervoor is voor 2 jaar extra budget beschikbaar gesteld. In het tweede kwartaal van 2015 zijn we gestart met de Implementatie en de begrotingen 2016 voor Wormerland en Oostzaan worden de eerste documenten die digitaal worden opgesteld. In 2016 volgt de digitalisering van de voortgangsdocumenten.

>•

Contract accountant

In 2014 is met Ernst & Young Accountants LLP (EY) een overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten afgesloten. Deze overeenkomst is ingegaan op 1 oktober 2014 Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

16

en duurt twee jaar. In deze twee contractjaren verzorgt EY de controles op de jaarrekeningen 2014 en 2015. In 2016 zal er een evaluatie plaatsvinden over de uitvoering van de geleverde diensten in relatie tot het programma van eisen dat is vastgesteld. Bij een positieve evaluatie wordt gebruik gemaakt van de verlenging en eindigt het contract op 30 september 2019. In deze volgende drie contractjaren verzorgt EY de controles op de jaarrekeningen 2016, 2017 en 2018.

•

Belastingen

In 2016 stelt OVER-gemeenten voor zowel de gemeente Oostzaan als de gemeente Wormerland een tarievennota op. Ook wordt onderzocht of de mogelijkheden van precarioheffing kunnen worden uitgebreid. Daarnaast wordt het aspect van toeristenbelasting in Oostzaan voor wat betreft de mogelijkheden onderzocht.

•

Informatiebeveiliging

De overheid is conform de voorschriften van het College Standaardisatie, verplicht om aan ISO normen (ISO 27001 en ISO 27002)4e voldoen. De Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) is geheel gestructureerd volgens NEN/ISO 27001, bijlage A en NEN/ISO 27002. De Basisrichtlijn Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR)^ is de toepassingshandleiding voor NEN/ISO 27001 en 27002 voor de rijksoverheid. OVER-gemeenten heeft op basis hiervan in 2015 het Informatiebeveiligingsbeleid hernieuwd en 2015 gebruikt om de Quick Wins en eerste onderdelen te implementeren. In 2016 worden meer onderdelen van het Informatiebeveiligingsbeleid ingevoerd zodat aan de BIG wordt voldaan.

>•

Data center

De hardware van de eigen systemen is in 2015 afgeschreven. Voor de bedrijfsvoering van OVER-gemeenten is een hoge redundantie, beschikbaarheid (24x7), en fysieke beveiliging van de ICT-systemen van cruciaal belang. Daarnaast geldt dat door technologische ontwikkelingen de systeemhardware sneller veroudert dan de economische afschrijvingstermijn en worden de eisen aan de technische onderlaag steeds zwaarder en bestaat er behoefte aan schaalbaarheid en locatie onafhankelijkheid. Wij

1

NEN/ISO 27001 en 27002 beschrijven details voor implementatie, zogenaamde implementatierichtlijnen, en eisen voor wat betreft de piocesinrichting (o a. het ISMS uit NEN/ISO 27001). Deze documenten geven dus de details voor toepassing en kunnen naast de tactische BIG gebruikt worden.

2

De BIR beschrijft de aanvullingen op NEN/ISO27001 en 27002 voor de overheid. In de Tactische Baseline zijn die aanvullingen gemerkt met een [A].


17

hebben daarom besloten om de ICT voorzieningen in een extern datacenter onder te brengen. In 2015 zijn voorbereidende werkzaamheden gestart om de ICT-voorzieningen vanuit een extern data center middels Infrastructure As A Service (IAAS) concept te betrekken. Afhankelijk van de startdatum aanbesteding verwachten wij de transitie in 2016 af te ronden.

>•

Invulling ICT-functie

Door natuurlijk verloop en ontwikkelingen op het gebied van ICT moeten taken opnieuw toegewezen worden. Uitgangspunt hierbij is dat het reguliere beheer bij de medewerkers Informatie blijft maar dat er versterking gewenst is op de regievoerende taken. Daarnaast zien wij dat de complexiteit van de ICT steeds verder toeneemt en dat hierdoor de behoefte aan een flexibele schil toeneemt. In 2016 vullen wij de ICT-functie in door interne en externe expertise en taakstelling aan elkaar aanvullend te laten zijn. Door het inzetten van externe expertise vanuit de flexibele schil kan er een scheiding worden gemaakt in functieniveau en kan expertise (kosten)efficiënt worden ingekocht. Naast de herverdeling van taken en aandachtsgebieden zien we ook nieuwe functies die 2015 zijn ingevuld op tijdelijke of projectbasis (rond informatiemanagement, gegevensbeheer, zaakgericht werken, informatiebeveiliging, contract- en leveranciersmanagement en de functie van een CISO (al dan niet binnen het ICT-domein belegd). In 2016 moeten deze tijdelijke (ingevulde) functies een vaste plaats krijgen binnen het functiegebouw en de organisatie.

•

Aanbesteding Back-office applicaties

OVER-gemeenten heeft Back-office applicaties (kernapplicaties) van de leverancier Centric. Het onderhoudscontract van deze kernapplicaties vervalt in 2017. Wij gaan daarom in 2016 het applicatielandschap en de applicatiearchitectuur heroverwegen en de functionele eisen en wensen bepalen voor de Kern-applicaties en dit opnemen in een Pakket van Eisen (PvE).

^

Omgevingswet

Een groot aantal wetten uit het omgevingsrecht wordt samengevoegd, waaronder de Wet ruimtelijke ordening , de Wet milieubeheer, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), de Crisis- en herstelwet en de Waterwet. Ook het Bouwbesluit en delen van de erfgoedwetgeving gaan in de wet op of worden daarmee gelijkgetrokken. Naast de samenvoeging op wetsniveau worden ook de huidige 117 AMvB's (algemene maatregelen van bestuur) in het fysieke domein teruggebracht tot 4 AMvB's. Deze zeer grote wetgevingsoperatie moet volgens de ambitieuze planning van het kabinet in 2018 Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

18

voltooid zijn. Voor gemeenten hebben deze wijzigingen veel gevolgen in het kader van beleidsregels, verordeningen, ICT ketenbeheer en vergunningen. In 2016 wordt een projectgroep ingesteld die de veranderingen voor ons in beeld brengt en de voorbereidingen start. De ICT kosten voor invoering worden door de centrale overheid geschat op 215 miljoen waarvan 85 miljoen voor rekening van de gemeenten, provincies en waterschappen komt. De jaarlijkse kosten voor exploitatie en doorontwikkeling worden landelijk geschat op 47 miljoen.

•

Nieuwe voorschriften Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV)

Om gemeenten onderling beter te kunnen vergelijken, heeft de commissie BBV voorgesteld om met ingang van 2017 de BBV voorschriften aan te passen. Met ingang van 2017 wordt vanuit de BBV een vaste en verplichte productenlijst ingevoerd. Gemeenten moeten daardoor de productenbegroting 2017 opnieuw opbouwen en dit betekent dat ook het financiële systeem opnieuw ingericht moet worden. De indeling van de programmabegroting wordt waarschijnlijk ook verplicht gesteld. Een andere wijziging is dat met ingang van 2017 een paragraaf Overhead verplicht wordt gesteld. De voorbereiding van deze wijzigingen vind plaats in 2016.

>•

Regelgeving

In onderstaand overzicht zijn de wettelijk kaders opgenomen die in 2016 beoordeeld en zo nodig aangepast worden aan de actualiteit en hogere regelgeving.

Werkveld

Financiën

Naam wettelijk kader

Jaar vastgesteld

Financiële verordening 2014

2014

Treasurystatuut

2010

Nota weerstandsvermogen

2009

Nota reserves en voorzieningen Nota afschrijving- en

2012

rentebeleid Control

Normenkader

2015

accountantscontrole


19

WAT KOST HET?

plekening Lasten Personeelslasten Automatisering Algemene kosten Kantoorkosten Huisvestingslasten Communicatie Saldo lasten

8.241.479 905.763

8.245.000 869.667

154.762 867.509

152.900 882.400 10.400 10.160.367

781

10.170.294

Baten Personeelslasten 138.959 Automatisering 1.213 0 Algemene kosten 0 Huisvesting Werkorganisatie regulier 10.206.867 0 Werkorganisatie 3Doperatie Werkorganisatie beveiliging Saldo baten 10.347.039 Saldo programma

Begroting

176.745

Begroting

Begroting

Begroting ï Begroting ;

8.531.000 8.589.785 8.650.352 8.772.727 906.100 917.100 904.100 809.100 3.500 3.500 3.500 3.500 148.820 148.820 148.820 148.820 835.587 635.587 535.587 535.587 10.500 10.500 10.500 10.500 10.435.507 10.305.292 10.252.859 10.280.234

33.100

33.100

33.100

33.100

33.100

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

10.127.267

10.078.325 9.929.610 9.877.177 9.904.552 287.582 287.582 287.582 287.582 36.500 55.000 55.000 55.000 10.160.367 10.435.507 10.305.292 10.252.859 10.280.234 0

0

0

0

0

0

Verschillenanalyse Op de begrotingscijfers van 2016 is in algemene zin een inflatiecorrectie van 1 % toegepast. Hieronder lichten wij de overige verschillen ten opzichte van de begroting 2016 toe.

>• Personeelslasten Autonome loonkostenstijging In de berekening van de personeelslasten zijn wij uitgegaan van een autonome loonkostenstijging van 1,5% , dit percentage is ook voor de jaren 2017 t/m 2019 gehanteerd. Deze stijging bepaalt voor een aanmerkelijk deel de toename van de personeelslasten. Loonkostenstijging in reiatie tot 3 D's en Dienstveriening De verwachte formatie voor 2016 is ten opzichte van de begroting 2015 overigens met 7,9 fte toegenomen. De stijging wordt voor het grootste deel (voor 6,2 fte) veroorzaakt Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

20

door de invulling van tijdelijk personeel op de extra taken op het sociale domein (3D's). Waarbij dient opgemerkt te worden, dat drie van deze fte' voor rekening van Wormerland zijn. De resterende 1,7 fte betreft het met name weer 'vast' maken van het deel 'flexibele schil' bij de afdeling Dienstverlening. Een deel wat daarvoor vast onderdeel uitmaakte van de formatie. Bij andere afdelingen dan dienstverlening, dicht op onze inwoners en (maatschappelijk) ondernemers, is de 'flexibele schil' gehandhaafd. Een klem deel van de formatie van de afdeling Dienstverlening wordt ingezet om mensen een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te krijgen. Effectief resulteert het weer Vast' maken in een 'toename' van de lasten bij de afdeling Dienstverlening in een beperkte stijging voor een bedrag van € 22.000,-. Specificatie totale loonkostenstijging De toename van de personeelslasten totaal bedraagt € 286.000,-.

Begroting OVER gemeenten 2016-2019

21

Dit bedrag is opgebouwd uit : Stijging loonkosten 1,5% 2016 t.o.v. 2015

€ 103.000,-

Overige personeelskosten: -Procesbegeleiding

-

1.000,-

-Representatie

-

500,-

-Inhuur

-

10.000,-

-Accountant

13.000,-

-Overig

-

3.000,-

-Verzekenngen

-

3.500,-

- Greenwheel electrische auto - Flexibel Pensioen en uittreden (FPU)

-

1.000,- 11.000,-

Totaal overige personeelskosten

-

17.000,-

Taakstellmg 'Op weg naar 2020' reductie formatie met 1 fte*

- 60.000,-

Formatie uitbreiding 3D operatie

260.000,-

Totaal extra personeelslasten

€ 286.000,-

*3 fte in 2016 t/m 2018 Accountantskosten De stijging van de accountantskosten is een gevolg van het feit dat de nieuwe accountant meer werkzaamheden verricht binnen OVER-gemeenten. De accountant verricht bij de gemeenten minder werkzaamheden waardoor hier de lasten dalen. Een verschuiving derhalve. Taakstelling personeel Op 'weg naar 2020' moet het mogelijk zijn - gekoppeld aan de organisatieontwikkelmgopgave als verwoord in de inleiding - om in drie jaar tijd jaarlijks de formatie met 1 fte te reduceren, per 2016. De randvoorwaarden waaronder deze reductie kan plaatsvinden, maken onderdeel uit van reeks aparte afspraken die binnen het Dagelijks Bestuur hierover worden gemaakt. Deze operatie zal een waarde kunnen vertegenwoordigen van circa € 60.000,- in 2016, € 60.000,- in 2017 en € 60.000,- in 2018. Ontwikkeling personeelslasten rekening 2014 t.o.v begroting 2016: In relatie met de rekening 2014 blijken in 2016 de personeelslasten beperkt te zijn gestegen. In 2016 IS opgenomen de operatie m het kader van het sociaal domein voor een bedrag van € 260.000,--. Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

22

Deze operatie was niet in 2014 aan de orde. Dit betekent bij een correcte vergelijking (opheffen verschil sociaal domein) dat er sprake is van een daling van circa 2 fte aan personeelslasten (€ 120.000). Specificatie personeelslasten 2016 Salariskosten conform staat B*

2015

€ 7.919.000,148.000,-

€ 7.616.000, 148.000,-

114.500,-

114.500,-

Salarisverwerking

53.000,-

53.000,-

Inhuur derden

42.000,-

52.000,-

Arbo dienst

35.000,-

35.000,-

Wervingskosten

30.000,-

30.000,-

Vergoedingen medewerkers buitendienst

26.000,-

26.000,-

Accountantskosten

24.000,-

11.000,-

Verzekeringsportefeuille

22.500,-

26.000,-

Teambuilding

20.000,-

20.000,-

Personeelsfeesten

15.000,-

15.000,-

Ondernemingsraad

15.000,-

15.000,-

Bedrijfshulpverlening

14.000,-

14.000,-

Opleidingen Stichting Rijk (inkoopondersteuning)

-

FPU

11.000,-

Ambtsjubilea

10.000,-

10.000,-

Procesbegeleiding bestuur en management

9.000,-

10.000,-

Greenwheel en electrische auto

7.500,-

8.500,-

Representatie

4.500,-

5.000,-

Kerstpakketten

5.000,--

5.000,-

Overige diverse kostencomponenten

17.000.-

20.000.-

€ 8.531.000,-

€ 8.245.000,-

Totaal •afgerond op duizendtallen

De begrote kosten voor opleidingen bedragen in 2016 € 148.000,-, zijnde 1,9% van de bruto loonkosten. Dit percentage ligt onder het landelijk gemiddelde van 3 a 4 %.

•

Automatisering

In 2016 stijgen de kosten automatisering als gevolg van de benodigde inzet op het gebied van informatiebeveiliging. Hiervoor zijn investeringen noodzakelijk inclusief de daarbij behorende onderhoudskosten. De lasten van deze ontwikkeling inclusief het onderhoud hiervan is een taak van gemeenten zelf, maar wordt door OVER-gemeenten uitgevoerd. De lasten die hiermee gepaard gaan worden door OVER-gemeenten betaald Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

23

maar bij de gemeenten separaat in rekening gebracht. Op grond hiervan is ervoor gekozen ook voor dit onderdeel dit apart zichtbaar te maken. Voor een uitgebreide informatie omtrent het gehele informatie beveiligingsbeleid wordt verwezen naar bijlage 4. Voor 2016 bedragen de lasten € 36.500,-. Deze lasten kunnen als volgt worden gespecificeerd; Onderhoudslasten encryptie

€

Onderhoudslasten connectivity

2.575,7.725,-

Opzetten uitvoeren zelfassesments

10.300,-

Opzetten documentatie, procedures

2.500,-

Software beveilgingsmaatregelen

10.000,-

Onvoorzien

3.400,-

Totaall

€

36.500,-

Dit bedrag loopt op in 2017 en volgende jaren naar € 55.000,- als gevolg van kapitaallasten ( € 18.500,-) van investeringen die noodzakelijk zijn om de beveiliging te realiseren. Daarnaast is rekening gehouden met de vervanging van de telefooncentrale en het datacenter. Hierdoor verschuiven de kosten van kapitaallasten naar exploitatielasten. verloop automatiseringsbudgetten van 2015 naar 2016

2015

2016

ICT lasten: - Internet: dataverbindingen en -

90.000

85.900

52.100

48.200

260.800

131.200

routers - Software - Onderhoud - Mozard (zaaksysteem)

75.800

- Hardware

32.400

30.300

- Uitwijk

19.700

19.200

- Printerpark

52.900

45.500

- Telefoonkosten, vaste en mobiel

84.100

100.000

- Data Center

170.800

- Ontwikkeling digitale p&c

18.600

- Ontwikkeling beveiliging

36.500

- Diversen Totaal ICT lasten


400

1.100

€ 592.400,-

€ 763.100,-

24

Kapitaallasten Totale lasten automatisering

•

€ 277.200,-

€ 143.000,-

€869.600,-

€906.100,-

Algemene kosten

Hier zijn de licentiekosten van vensters voor bedrijfsvoering opgenomen. Dit is een vergelijkstool voor gemeenten op het gebied van bedrijfsvoering.

•

Huisvestingslasten

Wij betalen een vergoeding voor de huisvestingslasten aan de beide gemeenten voor het gebruik voor haar ambtelijke organisatie. De verlaging van de kosten houdt enerzijds verband met het feit dat nog eens kritisch is gekeken naar de verwachte en daadwerkelijke kosten. Anderzijds is een correctie toegepast en zijn de kosten van de raadzaal in de gemeente Wormerland op basis van een zelfde systematiek als in de gemeente Oostzaan ten laste van de gemeente zelf gebracht. Verder is de gehanteerde inflatiecorrectie toegepast. In verband met de afgesproken bezuinigingstaakstelling om de te huren ruimtes in beide gemeentehuizen te reduceren is in 2016 hiervoor een bedrag van € 200.000,- als vermindering van de huurprijs opgevoerd. Voor 2017 t/m 2019 is er sprake van een vermindering van de huurprijs van € 300.000,-.

>• Bijdrage aan weri
Daling personeelskosten Daling huisvestingskosten Totale daling

>

- € 2.000,- € 47.000,€49.000,-

3D operatie

Gelet op het feit dat gemeenten hebben besloten om de uitvoeringskosten 3D nog niet structureel toe te kennen is ervoor gekozen de extra bijdrage die de gemeenten op dit gebied moeten leveren apart zichtbaar te maken op basis van de meest recente afspraken. Daarbij is rekening gehouden met het besluit om in 2015 de bestaande zorgafspraken zoveel als mogelijk te respecteren (zachte landing).


25

De extra bijdrage bedraagt m totaliteit: € 287.582,--, waarvan een bedrag van € 259.582,-- aan personeelskosten en € 28.000,-- voor automatisering. Tegenover deze extra bijdrage staan extra lasten, per saldo voor OVER-gemeenten budgettair neutraal. In 2015 wordt geëvalueerd of de eind 2014 begrote inzet voldoende is. Bij het opstellen van deze begroting was dit nog met bekend. Objectieve verdeelmodellen vanaf 2016 In 2015 worden de budgetten voor jeugd en Wmo nog verdeeld op grond van historische gegevens. Het Rijk heeft meegedeeld dat we vanaf 2016 stapsgewijs zullen overgaan op 'objectieve verdeelmodellen'. Het verdeelmodel treedt m 2016 in werking met een nog nader te bepalen mgroeipad. Dat mgroeipad wordt bekeken in samenhang met de overgang naar het nieuwe, objectieve verdeelmodel voor de Wmo 2015. De (uitvoermgs) budgetten m 2016 en later zullen dus wijzigen als gevolg van de introductie van objectieve verdeelmodellen. In het najaar 2015 zijn de resultaten van het nieuwe verdeelmodel en de beleidskeuzes voorgelegd. Uitgangspunt daarbij is budgettaire neutraliteit. In 2015 IS gestart met kwartaalrapportages 3 D's, die aangeboden worden aan de desbetreffende gemeenteraden. Deze activiteit wordt in 2016 gecontinueerd.


26

GEREALISEERDE EFFECTEN SAMENWERKING Uitgangspunt voor de samenwerking in OVER-gemeenten is verbeteren van de kwaliteit op een 4 tal terreinen. Alleen al door samen te werken, behalen we al efficiency voordeel. Hieronder treft u een overzicht aan van de effecten tot nu toe. Tabel ontwikkeling resultaten samenwerking jaar

omschrijving

OZ

WL

2010 personeelskosten automatisering kantoorkosten huisvesting eenmalige kosten samenwerking*

3 300 233 97 273

4 818 341 173 440

Totaal 2010* 2011 inflatieoorrectie 2% (kadernota) werkzaamheden RIO 3 5 fte verschuiving van begrotingen gemeenten naar OVER overheveling huisvestingskosten gebouwen naar OVER overheveling kosten St Rijk overheveling kosten beheer verzekeringen (W'lands gedeelte) besparing samenwerking

3.903

5.772

OVER

besparingen besparing eenmalig structuree

in%

9.675 194 262

0

0

110 113 14 -367

m1V 2013 €23 -367

10.001 200 220

Totaal 2012 2013 nflatiecorrectie 1 75% vervallen kostenstijging 2011 versnelde afschrijving investeringen ïiervoor in de plaats komende kap lasten (ap lasten investeringen 2011 (zomernota) aanvulling overh kosten beheer verzekeringen aanvulling overheveling huisvestingskosten overheveling bouwtoezicht naar Milieudienst jesparing samenwerking

10.194 175 -201

Totaal 2013 (excl.eenmalige taakstelling) 2014 nflatiecorrectie 2% opgelegde efficiencykorting 2013 overheveling brandweer naar veiligheidsregio )esparing samenwerking

10.242 204 -100 -208 119

-561 -5,5%

Totaal 2014 2015 nflatiecorreotie 2% )esparing samenwerking

10.257 205 -336

-442 -4,3%

Totaal 2015 2016 nflatiecorrectie 1 % wijziging systematiek huisvestingslasten aadzaal W land naar gemeente besparing samenwerking

10.126 101

-778 -7,7%

(bedragen

x€1

toelichting

8 118 574 270 713

Totaal 2011 2012 inflatiecorrectie 2% (kadernota) kostenstijging n a v versnelde afschrijving investeringen besparing samenwerking

Totaal 2016

aandee aandee WL OZ

-227

-367 -3,7%

-220

-147

cumulatieve besparing

-356

-238


-337

-224


-265

-177


-467

-311


-537

-358


-227 -594 -5,8%

68 23 g 21 -79 33

-32 -117 10.078

33

119

-336

117

-895 -8,9%

000)

* eenmalige kosten samenwerking zijn er uit gelaten daar deze geen structurele besparing opleveren


27

PARAGRAFEN

Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing Het weerstandvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandcapaciteit en alle risico's waarvoor geen maatregelen getroffen zijn en die van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie van OVER-gemeenten. Onder weerstandscapaciteit verstaan we de middeien en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om onvoorziene tegenvallers in de bedrijfsvoering op te kunnen vangen. Het huidige weerstandsvermogen bestaat uit : Het egalisatiefonds met als stand per 1-1-2015 De bestemmingsreserve sociaal personeelsbeleid per 1-1-2015 Totaal

€ 154.257,100.000,€ 254.257,-

De maximaal gewenste hoogte van het weerstandsvermogen van OVER-gemeenten bedraagt 2,5% van de lasten en is in 2014 bereikt. Dit is geregeld in de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten. Dit egalisatiefonds dient om eventuele exploitatieschommelingen op te kunnen vangen.

•

Risico's

Het Dagelijks Bestuur onderkent de noodzaak van risicomanagement als instrument om risico's beheersbaar te maken en waar mogelijk te reduceren. Er wordt steeds meer risico's bij de uitvoering van taken gelopen. Onder risico's wordt verstaan het gevaar voor schade of verlies als gevolg van interne en externe omstandigheden. Het betreft risico's waarvoor geen voorziening kan worden gevormd omdat de omvang niet bekend is. Overheveling taken en invoering nieuwe basisregistraties De drie Decentralisaties en de invoering van nieuwe basisregistraties zoals de BGT en de BRP brengen extra werkzaamheden voor OVER-gemeenten met zich mee, zowel in de voorbereiding als bij de feitelijke uitvoering van deze nieuwe taken. Het risico bestaat dat deze taken niet volledig uitgevoerd kunnen worden met de beschikbare capaciteit. Door


28

voor deze taken slim samen te werken met gemeenten en andere partijen, en daarnaast actief campagne te voeren voor aansluiting van meerdere gemeenten bij de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten, kan dit risico worden beperkt. Ontwikkeling Mozard In verband met de verdere ontwikkeling van het Mozard systeem en het niet meer ondersteunen van de berichtenadministratie door Gemeenteoplossingen wordt de berichtenadministratie ontmanteld. De lasten van deze ontmanteling lopen parallel op met de uitrol van het Mozard systeem. Het risico is dat het parallel oplopen bij uitval van de berichtenserver niet gerealiseerd kan worden zodat extra kosten ontstaan.

Paragraaf Bedrijfsvoering In de voorgaande hoofdstukken, onderverdeeld naar de 4 speerpunten van OVERgemeenten, staat beschreven wat we in 2016 gaan doen om de in de Visie beschreven doelstellingen te realiseren. Een deel van de activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering 2016 staat beschreven in dit hoofdstuk.

>

Informatie beveiliging

Informatie beveiliging wordt in de steeds meer digitaliserende overheid in toenemende mate belangrijker en complexer. Onder informatie beveiliging verstaan wij het invoeren en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen voor waarborging van de betrouwbaarheid van het informatie voorzieningsproces. Door de IBD is voor gemeenten de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) ontwikkeld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) het Voorschrift Informatiebeveiliging rijksoverheid (VIR). OVER-gemeenten maakt voor gebruik van de door het IBD ontwikkelde producten voor de implementatie van de BIG. In dat kader is voor de gemeenten Oostzaan en Wormerland de Gap-analyse en Impactanalyse gemaakt. Vanuit deze Gap en Impactanalyse zijn de implicaties voor de uitvoering van de BIG en de noodzakelijke en gewenste veranderingen in de informatiebeveiliging inzichtelijk gemaakt. Zie voor uitgebreide informatie bijlage 4.

>•

Verbijzonderde interne controle (VIC)

In 2014 en 2015 hebben wij de verbijzonderde interne controle decentraal in de organisatie belegd. De betrokken medewerkers hebben een interne opleiding gedaan. Begroting OVER-gemeenten 2016-2019

29

zodat zij de werkzaamheden voor de verbijzonderde interne controle naar behoren kunnen uitvoeren. De controiier heeft de rol van coördinator voor de verbijzonderde interne controle op zich genomen. De verbijzonderde interne controle richt zich op de belangrijkste risico's op het gebied van financiële rechtmatigheid en getrouwheid. Op basis van risicoanalyse is bepaald welke processen en geldstromen significant zijn qua financiële omvang en qua foutkans. Jaarlijks wordt deze risicoanalyse opnieuw beoordeeld en kunnen er processen aan de verbijzonderde interne controle worden toegevoegd. Voor alle belangrijke en risicovolle processen zijn procesbeschrijvingen gemaakt op hoofdlijnen. De controleaanpak van de verbijzonderde interne controle wordt jaarlijks doorgenomen met de accountant en waar nodig aangepast aan actuele ontwikkelingen en wijzigingen in de organisatie van de processen. Het VIC- team rapporteert haar bevindingen jaarlijks aan de afdelingsmanager bedrijfsvoering en het managementteam en directie. In 2015 worden de processen die betrekking hebben op de decentralisaties in de zorg toegevoegd aan de verbijzonderde interne controle. Welke processen in 2016 nog worden toegevoegd wordt op een later moment besloten in samenspraak met de accountant.

Paragraaf Verbonden partijen Het "besluit begroting en verantwoording gemeenten" verstaat onder een verbonden partij een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeenschappelijke regeling een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Financieel belang: Een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is, indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat, indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Bestuurlijk belang zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur, hetzij uit hoofd van stemrecht. Naam verbonden partij vanuit GR in bestuur : St. Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland Directeur OVER-gemeenten vertegenwoordigd door: Doel/openbaar belang

Het creëren van voordelen op zowel financieel, kwalitatief als procesmatig gebied voor gemeenten, onder andere door het faciliteren van een regionaal inkoopbureau

Ontwikkelingen

Onderzoek naar uitbreiding deelnemende gemeenten en onderzoeken de mogelijkheden inzake een uitbreiding van de dienstverlening aan derden


30

Balansgegevens

Eigen Vermogen: € 393.049,Vreemd vermogen: € 188.222,Gegevens jaarrekening 2013

Bijdrage aan de stichting

2014: € 109.140,-

Rekeningresultaat

Rekening resultaat 2013: € 108.769,-

Mogelijke Risico's voor de GR

Door het eventueel opheffen van de stichting zou OVER-gemeenten kunnen worden aangesproken voor een bijdrage in het nadelig liquidatieresultaat. Het risico hiervan wordt echter klein geacht.

Paragraaf Financiering In 2010 is door het Algemeen bestuur van OVER-gemeenten een treasurystatuut vastgesteld. Dit statuut voldoet aan de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) en schept een duidelijk kader voor de treasuryfunctie. Ook is in 2010 een overeenkomst gesloten met de Bank voor Nederlandse Gemeenten (BNG) waarin het bancaire verkeer geregeld is, zoals het aantrekken van kortlopende en eventueel langlopende middelen. OVER-gemeenten verkrijgt zijn financiële middelen door de maandelijkse bijdragen van de deelnemende gemeenten. Deze dekken over het algemeen de reguliere exploitatie-uitgaven af. Eveneens is OVER-gemeenten verplicht het schatkistbankieren uit te voeren om zo bij te dragen aan een lager tekort van de totale Overheid. Tot nu toe heeft OVER-gemeenten geen kortlopende dan wel langlopende middelen aan hoeven trekken. Dit kan in de toekomst wel het geval zijn, wanneer OVER-gemeenten steeds meer investeringen gaat doen, die de individuele gemeenten hadden moeten doen in het geval er geen gemeenschappelijke regeling zou zijn geweest. Door het werken met één ondersteunende gemeenschappelijke regeling zijn deze investeringen per saldo lager dan wanneer de individuele gemeenten ieder hun eigen investeringen hadden moeten doen.


31

BIJLAGE 1

ONS CONCEPT

UnGAMGSPUOTEN SAMENWERKING

OVER

jOOSTZAAN • WORMERLAND

Kwaliteitshandvest

WMnlclan van ean bwsBteaisluntfWHt . zorgen vccrdvnacniek mccorpanlsaot Clt xldi tot vcrbctcr>rig •>an de kwaIXsIk

. • . .

Dienstverlening = klantvriendelijkheid (bejegening) en klantgerichtheid (helpen)

GEMCCMTEM

ii«n|n)bEn bjrflerbcrrcMifinf«a verlic^-cn in«<:r1ccrt&vneCcnncM ix2ttl<»« btidraQcsan liraô verbeteren Idachtbchamldlng

De 5 B's van klantvriendelijkheid Wees beleefd

Begroet de klant

Bedank de klant

Besluit vriendelijk

- tait h a r t i a a r niet m c M m

-voor de order

- « e i K de klant een l^ne dag

•toon respect

- zeg hoe lang het duurt

Bedien snel

-voor hst bezoek

- zetje moliielnt

-vHaangenaam het «achten

-zcgu

- heet hMn/Kuiwellian

-zeg tot ziens

" VDOT het teKTOontje

' irans hennsor plezier n e t - .

De 5 wetten van klantgerichtheid fM

Helpen is niet hetzelfde als doen wat de klant vraag

Helpen verschilt per klant

m <

- «aar kan ik u mee h e t e n

Helpen Is ook hulp bieden als je nee moet zeggen - z a l i i k ï k e n o f iku opeen

• raag Ot eerst nog even neten...?

anden manier kaï Kdpen?

Helpen is ook ongevraagd advies geven en hulp bieden

Helpen kan altijd weer beter - bent u tevreden over de w^ze m a r a p u bent gehotpen?

I ïk u een

^^wf^m^m

fi '^.j^

tal de Klant. vcordamezejou verrast.

^v'

O«tf>

Bereikbaarheid

Telefoon

Balie

tDial •wwrc tuatt daar in b n k u r - ilew«EAtiijt

Klachten

Otnluntot Uwiwdan nMtnai ucb-idvn W haniflm«wi Mf) rwElMHnK dt batuirtfir d«n ti^t u nn Uétt* Iwdkinn-ftt a» w'in»il»l>
Privacy

Sociale zaken

Mrlrcuwil'lb rntl uw cai*>acnlliir|i>iiF'*racnt. nncnik in aen « M W ruHila. CEttvltit tl, wniif ü » > « r i n i M t f ( l

UwilatntMcn:! btman «Viwikvt imffuiKtjK bshanirts. Bejegening

Brfeven

Informatie

Compensatie

Meldingen

DptntMra ituUsn j f ^ v t i a n n n l K U nthtef (tcrmniwil r> ËahBSf •nc(TitattKudni«nd>a(:>trfaan onlVWifV! nr (titiri nWlinciiel^ D. itufan wffUlrBn U

fie i M m - M n

I matvt

iiU K' CLCTI hmf fi ojt

Nat

(«cHavOTiMatninBn;»]! In WETTne-t«na.Willpi mmiian Malttt wMka wtKritvnrtirn KF aln. tnCban mST^Ti nt^p tustf^, wcrci /twrwn nla^ vnt'^^^' tv c^ WnV FT4^tfn J^r^ l^pCofti rfnr^Mn •MSAusi tirfp t M t t i o n t t r « i * l h n t i . il*r^ kiti man l a r t c M Lt| h t t k=li«i. i i i ( Ickat tt WiekMkCA tvi-tUSatr^

\titlmimn

v a p r i M WB-kd«KCt7H«HuurcL

nilrrla kunt u t3r«d d s c r m v n «ü net if I ^ U I B

•wvikxlu,*" >eti iir«warK»tbmoa|HRiM«*tln HfariTaia

maldhicnrartFulw af< avi da cmti^B put
t1«itVHiiiirr. d'iKto bahartiriinxniri n>i:i|«tjk It, da

M i r m r M t u n i t t t f D s m u r r r r i c i C ' n M^SCOCv

Zaw
IfT^l^tt kif* &Vitr^ iMOCnïIr^l V I tit ^£wfltT$iti9f1o

tMHn-(ndWiltl>.

•rrblaniar

C m i i K a l t a InhiirTMlta? Laai hal ont a i t o n M n K'jnraO'

lMii-MKtcr«tMlr«

W|k«-vit«3iijinE«jnltS«lH' InlDcrratJK.

Vergunning/documenten

H SRjtnnt» c t n Ifti

tvnrrwdnj'vraidlanrtikJAilM vviticbvii^tiMiri M u u r l witnr««i int**]* Ik vah j e n ftft'' v m U i r n f i l i : « l r « . M v f d r ^ r ifffVrDpcr^crit r u ^ t j * vift]pOvn titn«ii>BEtlUrlh

fNIKietith. OaimawtitjnrMi • • Kti(fhil|t« vtiwtn «KKint «*t-.B»(l

bttunsiltitlWVTMrn m bnrcn ; v^vtaddtttn ucVBtaM t4tTU^ r^^ ipvflt c n uutB inji^fl'&vn tti' n w t i tpit'bv

fm Wfm-lskal in btl i|irr>Mm!itiLiii iî <W Ui«().mtraaL 3.

e-Mail

Bezoekersnjimte

B»ti1n«pn»ur«»ailnj«iwn

MnffTU irotKlta b m d« swituUlnH t t M \n Ar tiMtaiTkl

r^»t: Cmrrmttim -AisdTarianl. LAJI' Kal -AVna-ei^l, Pcalbu 70, l U C Aa.'Wamiar

KiaiMntgvtditWiM t]t<|trn««nla rrKdBmifdIrMhwft

Bmtrt I T I U W I M I L%v*f viwkdiwtri bMnfawooidin

JUnitraqtcaaipeart «n HJS«.t» w a t * ^llf»c!^(^,«^lnd«st

Pl^mmil tnOI^Vti WC^ïdBIT CPJIWT £ftvr\. iHt

InNilIjMJiteimalkirdlvatwwtkiAeUilkcpdt

««TStVttiRnKeMiroxlllKTi* iJi vartt.lf]rD i M n i r a t f crTwnt?ipiiiT||uirlq| t L f m i KKtniil t l m n n t i w l i i - i j ^ r h a m i É S

riiininiMu

A Inter Access

OOSTZAAN ï ^ • WORMERLANO

BIJLAGE 3

ONZE MANIER VAN WERKEN DE BURGER VERANDERT 1

^^H

Keuze

^ 1

Vroeger normaal

Beperttte mfomialie

Het zal wel kloppen

Keuze uit beperkt aanXa stüiidiard producten

Het ts zoals het is

H

1 1 1 1 I

Door een sociale groep verzuiling

Trd ly en loköal

1

Nu normaal

HET WERKEN VERANDERT |

Goed gemfofmeerd

1 Door wisselende peergrotips

Ik wif precies weten hoe het Zit

Producten op maat

RazeiKlsnel en wereldwijd

1

1

Mondtg en krlttsch

DE NIEUWE WERKOMGEVING DIGITAAL

MENTAAL H^:c

V

).' Q

FYSIEK

^ 3 '• ^

Vertrouwen loslaten coachen en maatwerk

^ Verbinden & kennis delen

Vnjhetd krijgen en nemen om te werken waar vraiineer hoe en

met wie je wilt

Verantv/oofdelijkheid iiemeii voor resultaten

Regie nemen op eigen werk en loopbaan

Nieuwe manieren van santeiiwerkeii met onhiie tools

HOeWiL? Denk«i In mogelijkheden

Het kantoor krijgt steeds meer een ontmoetin gs functie

ii

*m Experimenteren en persoonlijke drempels

t

Bewustwording dat

Van vaste computer na^ steeds meer mobiel

HOE WIJ WERKEN Uitgangspunt m onze maniet van werken is vertrouwen in medewerkers en het bieden van vrijheid m de manier waarop zij hun werk organiseren Hierbij verwachten we dat medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen en werken we met resultaatafspraken

Activiteitgebaseerde werkplekken

OOSTZAAN • WORMERLAND

OVER GEMEENTEN

.

Bijlage 4

Informatie beveiligingbeleid Binnen OVER-gemeenten wordt ondei infotmatiebeveiligmg verstaan het t/effen en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de betrouwbaarheid van het informatie voorzieningsproces Betrouwbaarheid is de overkoepelende term voor beschikbaarheid (continuïteit, responstijd), integriteit (juistheid, volledigheid, tijdigheid, geoorloofdheid) en vertrouwelijkheid (exclusiviteit) Hiermee wordt aangegeven in welke mate de organisatie zich kan verlaten op een informatiesysteem voor haar informatievoorziening en de uitvoering van haar taken. Dit betreft zowel de technische, de organisatorische, als de menselijke aspecten. Hierbij kijken we dus naar het informatiesysteem in ruime zin en wordt tot het systeem gerekend het geheel van de data en de technieken en faciliteiten om data te oidenen en te interpieteren en óók de ermee verbonden organisatie, personen en procedures Informatiebeveiliging bevind zich binnen een context van enerzijds wet en regelgeving, richtlijnen, bestpratices en (zelf-)reguleiing DOOI de gemeenten Oostzaan en Wormetland is de Resolutie Informatieveiligheid^ onderschreven Hieimee hebben de gemeenten zich geconformeerd aan het belang van Informatiebeveiliging en hebben de gemeenten aangegeven hierop te willen en zullen investeren Door de IBD is vooi gemeenten de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) ontwikkeld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) het Voorschrift Informatiebeveiliging rijksoverheid (VIR) De BIG bestaat uit twee delen een Strategische- en een Tactische Baseline''. Bestuui en management hebben met deze baseline een instrument in handen waarmee zij in staat zijn om te meten of de organisatie 'm control' IS op het gebied van informatiebeveiliging. Strategische BIG De Strategische BIG geldt voor alle Nederlandse gemeenten en de daaronder vallende diensten, bedrijven en instellingen De Strategische BIG omvat de bedrijfsvoeringsprocessen, onderliggende informatiesystemen en informatie van de gemeente in de meest brede zin van het woord. De Strategische BIG is van toepassing op alle ruimten van een gemeentehuis en aanverwante gebouwen, alsmede op de appatatuui die door de ambtenaren binnen een gemeente gebruikt wordt bij de uitoefening van hun taak op diverse locaties De Strategische BIG heeft bovendien betrekking op alle informatie die daarbinnen verwerkt wordt. Als informatiesystemen met fysiek binnen de gemeente draaien, is deze Strategische BIG ook van toepassing De BIG strekt dus verder dan de gemeentelijke (ICT-)vooizieningen Tactische BIG De Tactische BIG is het normenkadei dat de beschikbaarheid, integiiteit en exclusiviteit van gemeentelijke informatie(systemen) bevordert De Tactische BIG is een richtlijn die een totaalpakket aan informatiebeveiligingscontrols en -maatregelen omvat die voor iedere gemeente noodzakelijk zijn om te implementeren Deze Tactische BIG is opgezet rondom bestaande normen, de NEN/ISO 27002 2007 en de BIR Voor specifieke maatregelen is in de Tactische BIG ook gebruik gemaakt van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP), Wet Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (de SUWI-wet), Gemeentelijke Basisadministratie (GBA en de opvolger BRP), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Wet Paspoortuitvoeringsregeling (PUN)

De resolutie informatieveiligheid is onderschreven door de leden van de VNG in de BALV bijeen op 29 november 2013 te Utrecht (zie bijlage)

'' De Strategische BIG is ontwikkeld voor alle werknemers binnen de gemeente, maar met name; College burgemeester en wethouders en gemeentesecretarissen. De Tactische BIG is ontwikkeld voor alle werknemers binnen de gemeente, maar met name, IB functionarissen, lijnmanagers, beleidsmakers, personeelszaken, fysieke beveiliging, ICT-diensten en -infrasti ucturen, applicatie- en systeemeigenaren, informatiebeveiligingsadviseurs en ICT-auditors en externe leveranciers..

Wet- en regelgeving CWBP, BRP SuWi, BAG, PUN)

Standaarden en Normen (NEN/ISO 27001:2007)

Baseline Informatie beveiliging Rijksdienst (BIR)

Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid VIR

Baseline

strategische Baseline Gemeentelijk beleid

Gemeentelijke beveiligingsbeleid

Gemeenten

Gap Analyse

<-

Tactische Baseline Gemeenten Impactanalyse

Aanvullend gemeentelijk beveiligingsbeleid

Informatie Beveiliging patronen

Beveiligingsstandaarden

Aanvullend OVER-

gemeenten beveiligingsbeleid Informatie beveiligingsplan OVER-gemeenten -^ beleid

IT-specifieke beveiligings procedures

Beveiligings procedures Implementeren maatregelen

Do-check-plan cyclus

Bewaken en verantwoorden

IBD operationeel OVER-gemeenten maakt voor gebruik van de door het IBD ontwikkelde pioducten voor de implementatie van de BIG OVER-gemeenten heeft m dat kader voor de gemeenten Oostzaan en Wormerland de Gap-analyse en Impactanalyse gemaakt Vanuit deze Gap en Impactanalyse zijn de implicaties voor de uitvoering van de BIG en de (noodzakelijke en gewenste) veranderingen inde informatiebeveiliging inzichtelijk gemaakt Belangrijk is om steeds in gedachten te houden dat de implementatie van de BIG en de veranderingen in de informatiebeveiliging de gehele gemeente en OVER-gemeenten organisatie betreft De invoeiing van de BIG is niet vrijblijvend, een harde deadline is echter (nog) niet gesteld Als richtlijn woidt 2017 gezien op basis van de "Visiebnef digitale overheid 2017 d d. 23 mei 2013" Het informatiebeveiligingsbeleid en de implicaties uit de BIG worden door middel van informatiebeveiligingsplan(nen) en/of informatiebeveiligingspaiagrafen in het afdelingsplan concreet en geopei ationaliseerd In de informatiebeveiligingsplannen wordt beschreven welke maatiegelen ingevoerd zijn danwei ingevoerd gaan wotden In de planning woidt voor maatregelen die nog niet zijn ingevoerd aangegeven op welke manier, door wie en binnen welk tijdsbestek uitvoering wordt gegeven aan de invoering De invoering van de BIG kent ook een financieel aspect doordat er veel nieuwe richtlijnen en eisen woiden gesteld die investeringen noodzakelijk maken.

Postbus AA WORMER. vaststelling begroting 2016 OVER-gemeenten

Recommend Documents