portimagazine december 2010
Assurnet
3 Editoriaal 4 Port-e-Mail Uw mailbox steeds bij de hand 6
Waarom Port-e-Mail? U werkt zonder Port-e-Mail? Ontdek de risico’s ervan!
8 Port-e-Mail Uw collega's getuigen 9 Domeinnaam Waarom ‘portima.be’ gebruiken terwijl u ‘naamvanuwkantoor.be’ kan hebben? 10 Uw eigen mobiel kantoor Waarop letten bij de aankoop van een smartphone… 11 Internet Broker Project “Makelaars versterken het beroep dankzij het Internet Broker Project” 12 Kris De Becker, Directeur Klantenrelaties "Als Directeur Klantenrelaties kan ik pas tevreden zijn als
Question Time Stuur ons het juiste antwoord door op de onderstaande vraag en win 2 bioscooptickets. We geven in totaal 25 x 2 tickets weg, dus aarzel niet en waag uw kans!
Vraag: Waaruit bestaat de beveiliging van Port-e-Mail?
Mogelijke oplossingen: a)
firewall en viruswall
b)
viruswall en spamwall
c)
firewall, viruswall en spamwall
onze makelaars dat ook zijn!" 14 Self Install Snel aan de slag met AS/Web
Vul het antwoord online in op www.portima.com/nl/questiontime.aspx De winnaars worden persoonlijk op de hoogte gebracht.
15 Interview ‘Self Install’ “We voltooiden de installatie van AS/Web zonder hulp van een informaticus”
PortiMagazine Assurnet is een magazine van Portima en verschijnt 3 x per jaar. Verantwoordelijke uitgever:
Claude Rapoport Coördinatie:
Valérie Dechamps Realisatie:
www.mindsetting.be Heeft u vragen of opmerkingen over een artikel in verband met onze diensten? Bel dan onze Infoline op het nummer 02/661.44.64. U kunt dit magazine ook bekijken en downloaden via onze website: www.portima.com
PortiMagazine Assurnet
in uw mailbox?
Als u PortiMagazine Assurnet in elektronische vorm in uw mailbox wenst te ontvangen, schrijf u dan in op onze mailinglist op de Portima-website. U kunt uw e-mailadres doorgeven op de homepage van onze website www.portima.com of op de BEN via http://ben.portima.be
3
Editoriaal Beste makelaar, Bedankt, Dankzij u viert Portima zijn 10de verjaardag.
Zo zal u in deze PortiMagazine de evolutie en de nieuwe troeven van het product Port-e-Mail
10 jaar waarin Portima naar u heeft geluisterd
ontdekken, in het bijzonder de mogelijkheid
om de producten en diensten die wij u
om Port-e-Mail met uw smartphone te
aanbieden te verbeteren.
verbinden. Zo kan u desgewenst overal en altijd toegang hebben tot uw mailbox.
10 jaar met talrijke evoluties zodat het
Bovendien worden uw mails automatisch
makelaarskanaal voor verzekeringen het
bewaard en loopt u niet meer het risico ze te
distributiekanaal bij uitstek zou blijven.
verliezen in geval van problemen met uw pc.
In 2010 hebben wij, in samenwerking met
Meer dan ooit zal Portima alles in het werk
de makelaarsfederaties, BROCOM en de
blijven stellen om uw vertrouwen te verdienen.
maatschappijen, de IBP-catalogus tot uw beschikking gesteld. U wist dit te waarderen
Met het einde van het jaar in zicht, wil ik u
en u heeft er onmiddellijk gebruik van
alvast het allerbeste wensen voor 2011.
gemaakt. Dat moedigt ons aan om te blijven zoeken naar nieuwigheden die u het leven
Veel leesgenot,
vergemakkelijken. Claude Rapoport
4
Port-e-Mail
Uw mailbox steeds bij de hand
Met de moderne, professionele e-mailservice Port-e-Mail krijgt uw mailbox een nieuwe dimensie! Wat dacht u ervan om altijd en overal toegang te hebben tot uw e-mails, agenda en contacten? Of u nu op kantoor bent of bij u thuis, of zelfs wanneer u onderweg bent: Port-e-Mail biedt u totale vrijheid!
Een korte illustratie: u bent op verplaatsing en uw secretaresse krijgt telefoon van een klant die graag een afspraak met u wil maken. Mits uw toelating heeft zij via Outlook toegang tot uw agenda en kan ze de afspraak meteen inplannen. Zo is uw agenda onmiddellijk up-to-date. Maar het gaat - letterlijk - nog verder… Zodra uw secretaresse de afspraak in Outlook heeft ingevoerd, verschijnt deze automatisch op uw smartphone. Waar u ook bent, u hebt steeds uw contacten, agenda en mailbox bij de hand.
Professioneel & betrouwbaar Port-e-Mail is een professionele e-mailoplossing waarbij u beschikt over een mailbox van maar liefst 2 GB en uw persoonlijk e-mailadres, zoals
[email protected]. U geniet bovendien een maximale beveiliging dankzij de firewall, viruswall en spamwall van Portima die uw e-mails beschermen. Elke mailbox wordt continu gescand zodat een geïnfecteerde mailbox geen virussen naar mailboxen van collega’s kan sturen. Daarnaast hoeft u zich geen zorgen te maken over de back-ups van uw mailbox. Er worden permanent back-ups genomen van uw e-mails, contacten, afspraken en taken zodat geen gegevens kunnen verloren gaan!
5
Deel uw mailbox Een andere, zeer handige functionaliteit van Port-e-Mail is de mogelijkheid om uw mailbox, agenda en contacten te delen met uw medewerkers. Stel, een klant wil een afspraak met u maken, maar u bent
Goed nieuws
niet op kantoor. Via Port-e-Mail kunt u uw medewerkers de toestemming geven om uw agenda te raadplegen en zelfs bij te werken (door u bijvoorbeeld een vergaderverzoek te sturen). Zo krijgt uw klant dus onmiddellijk een afspraak en is uw agenda steeds up-to-date. U kunt ook alle gegevens van klanten, leveranciers enz. opslaan in ‘gedeelde’ contactfiches. Zo zijn deze gegevens toegankelijk voor alle medewerkers van uw kantoor. Uiteraard kunt u ook ‘persoonlijke’
Port-e-Mail wordt goedkoper! Vanaf januari 2011 krijgt u met Port-e-Mail méér voor minder geld! We trekken de grootte van elke mailbox op van 500 MB naar maar liefst 2 GB. Bovendien hanteren we een eenvoudigere, transparantere formule waarbij u een prijsverlaging tot maar liefst 30% geniet!
contactfiches aanmaken, die enkel voor u toegankelijk zijn.
Altijd en overal beschikbaar Eén van de grote troeven van Port-e-Mail is zijn grenzeloze mobiliteit. Dankzij deze e-mailoplossing kunt u op maar liefst drie manieren uw mailbox raadplegen: via Outlook, via uw internetbrowser (webmail) en via uw smartphone. Al uw e-mails, afspraken en contacten worden immers opgeslagen op een centrale server en zijn dus van overal beschikbaar. U wilt een contact toevoegen, een e-mail versturen of een afspraak inplannen via uw smartphone? Geen probleem, het wordt vanzelf gesynchroniseerd met uw Outlook en webmail. Zo bent u altijd en overal up-to-date! Simpel en efficiënt!
Bijstand nodig? Het Brokers Contact Center van Portima helpt u graag verder indien u technische vragen hebt over Port-e-Mail.
Port-e-Mail interesseert u? Contacteer dan onze Infoline op het nummer 02 661 44 64 voor meer informatie.
Waar kunt u Port-e-Mail gebruiken: een overzicht Op kantoor
Bij u thuis, op vakantie, …
Onderweg
Via Outlook
Via uw internetbrowser (webmail)
Op uw smartphone
U beschikt over PortiGate of
Via uw internetbrowser hebt u van
Indien u over een 3G-abonnement
PortiLink op kantoor? Dan hebt u
overal toegang tot uw agenda, mails
beschikt, ontvangt u uw
via Outlook rechtstreeks toegang tot
en contacten, ook van bij u thuis!
e-mailberichten rechtstreeks op uw
alle functionaliteiten van Port-e-Mail,
smartphone. Bovendien kunt u uw
uiteraard met de beveiliging van
agenda en contacten raadplegen en
Portima!
wijzigen.
6
Waarom Port-e-Mail?
U werkt zonder Port-e-Mail? Ontdek de risico’s ervan! Velen onder u beschikken over een aantal gratis e-mailadressen via hun internetabonnement. Het is hiermee perfect mogelijk om uw e-mails, agenda en contacten te consulteren via Outlook, en in beperkte mate ook op verplaatsing via uw internetbrowser (webmail). Maar deze e-mailoplossingen houden een aantal risico’s en beperkingen in, waar Port-e-Mail een mouw aan past! We leggen u hierna uit wat deze beperkingen zijn en waarom u dankzij Port-e-Mail u zich hier geen zorgen hoeft over te maken…
Ik heb mijn e-mails verloren, wat nu? Met een standaard e-mailoplossing worden uw e-mails van een centrale server gedownload naar uw Outlook en nadien van de server verwijderd. Indien u uw e-mails, afspraken, contacten enz. uit uw mailbox verliest, is het dus onmogelijk om deze te recupereren. Er is met andere woorden geen back-up. OPLOSSING: Port-e-Mail bewaart al uw gegevens steeds op een centrale server. Ook wanneer u de e-mails in uw mailbox verliest, blijven ze bewaard op deze server. U dient Outlook simpelweg te synchroniseren en u kunt gewoon verder!
Wat met gratis e-mailoplossingen? Gratis mailboxen zijn vaak volledig ‘webbased’ en voornamelijk afgestemd op privégebruik. U kunt bovendien géén eigen domeinnaam aan deze mailboxen koppelen (vb. Hotmail of Gmail). U bent verplicht om uw e-mails te versturen vanaf een adres dat eindigt met bijvoorbeeld @hotmail.com of @gmail.com, terwijl uw eigen e-mailadres toch de weerspiegeling van uw kantoor is! Bovendien zijn dergelijke e-mailoplossingen beperkt wat betreft back-ups en dienstverlening. Loopt er wat mis met uw mailbox, dan wordt het wel erg moeilijk om uw gegevens te herstellen. Kortom, gratis mailboxen zijn ideaal voor privégebruik, maar niet optimaal in een professionele omgeving.
7
Ik kan mijn e-mails en agenda niet openen via mijn smartphone Op sommige smartphones kunt u uw e-mails consulteren door naar webmail te surfen, maar een ideale oplossing is dat niet. Uw agenda of contacten raadplegen behoort echter niet tot de mogelijkheden. OPLOSSING: of u nu e-mails wilt versturen, contacten wilt opzoeken of een afspraak wilt plannen via uw smartphone, met Port-e-Mail wordt dat een fluitje van een cent!
Ik ben niet op kantoor, maar moet een mail sturen naar dhr. Janssens Dat is perfect mogelijk via de gratis webmail van uw internetabonnement, maar helaas zal u het e-mailadres van deze persoon uit het hoofd moeten kennen. Alle contacten die u in Outlook hebt opgeslagen, worden immers niet afgebeeld in de webmail. OPLOSSING: met Port-e-Mail is er een constante wisselwerking tussen Outlook, webmail en uw smartphone. Een contactpersoon die u bijvoorbeeld toevoegt in Outlook, zal automatisch beschikbaar zijn via webmail en uw smartphone.
Ik heb plots een dubbele afspraak in mijn agenda Stel, u bent niet op kantoor en uw secretaresse maakt voor u een afspraak met een klant voor de volgende dag om 14u. Op hetzelfde moment belt een andere klant u op, ook hij wilt een afspraak om 14u de volgende dag. Nietsvermoedend legt ook u deze afspraak vast. Eenmaal terug op kantoor ziet u dat u een dubbele boeking hebt… Een vervelende situatie! Aangezien de agenda van Outlook, webmail en smartphone niet synchroniseren, is het risico op een dubbele boeking groot… OPLOSSING: de agenda van Port-e-Mail is altijd up-to-date: Outlook, webmail en smartphone. Hoe u ook uw agenda consulteert, u ziet overal uw afspraken. Een dubbele afspraak is dus uitgesloten.
Een eigen server? U kunt van dezelfde functionaliteiten van Port-e-Mail profiteren via een eigen mailserver. Dat betekent dat u de server met alle e-mails, afspraken, contacten en gedeelde bestanden zelf aanschaft. De grote voordelen hiervan zijn de ongelimiteerde mogelijkheden en functionaliteiten. Daartegenover staat een zeer hoge kost voor de aankoop van de server. Bovendien dienen de installatie en het onderhoud ervan te gebeuren door uw informaticus, wat uiteraard ook de nodige kosten met zich meebrengt. Dus waarom het uzelf moeilijk maken als het ook eenvoudig kan? Met Port-e-Mail geniet u immers alle voordelen van een Exchange Server. Omdat Portima hiervoor zijn servers ter beschikking stelt, is de kost voor u bovendien een pak lager dan bij een eigen server. Kortom, u hebt geen technische beslommeringen én toch alle functionaliteiten tegen een voordelige prijs!
8
Port-e-Mail
Uw collega's getuigen “Elke medewerker kan mijn agenda raadplegen en beheren” Al sinds 2005 werkt het kantoor Guy Colson in Bree met Port-e-Mail. Van de acht medewerkers binnen de zaak zijn er zeven die dagelijks Port-e-Mail gebruiken. We kunnen dus stellen dat zij echte ervaringsdeskundigen zijn. Zaakvoerder Filip Colson doet zijn ervaringen met Port-e-Mail uit de doeken.
Professionele oplossing “Vroeger hadden we slechts één algemeen e-mailadres binnen ons kantoor. Dat was een gratis adres van Yahoo dat eindigde op ‘@yahoo.com’. In 2005 hebben we de overstap naar Port-e-Mail gemaakt, zodat iedereen zijn persoonlijke e-mailadres met onze domeinnaam had. Bovendien weten we dat Portima instaat voor de beveiliging
kan consulteren. Moet ik even wachten bij een klant? Dan kan ik nog snel even mijn e-mails of agenda checken. Maar ook van thuis of op vakantie raadpleeg ik regelmatig mijn mailbox. Per dag ontvang ik immers zo’n 50 à 60 berichten. Op vakantie bekijk ik dan een half uurtje per dag mijn e-mails, zodat er mij nadien geen 400 ongelezen berichten te wachten staan.”
meegenomen”, aldus Filip Colson.
Steeds up-to-date met de gedeelde mailbox
Mobiliteit
“We gebruiken ook dikwijls de gedeelde
en permanente back-ups, dus ook dat mooi
Ongeveer één jaar geleden ontdekte Filip Colson dat Port-e-Mail ook op vlak van mobiliteit heel wat te bieden heeft: “Ik ben vaak op de baan en dan is het handig dat ik via mijn smartphone mijn e-mails en agenda
mailbox van Port-e-Mail. Al mijn medewerkers hebben toegang tot mijn agenda en kunnen deze beheren. Als iemand een afspraak plant in mijn agenda, is deze overal up-to-date, zelfs via mijn smartphone. Zo vermijden we dubbele afspraken”, vertelt Filip Colson. Bedankt voor dit gesprek.
Filip Colson
Filip Duijsters, zaakvoerder van het verzekeringskantoor Dienstencentrum HDC in Hamont-Achel, besliste enkele maanden geleden om Port-e-Mail aan te schaffen. In dit kantoor is e-mail de meest gebruikte vorm van externe communicatie. De beslissing om de drie medewerkers in het kantoor uit te rusten met Port-e-Mail was dus een logische keuze.
“Ik koos voor Port-e-Mail omwille van de mobiliteit en het gebruiksgemak” Filip Duijsters had twee belangrijke redenen om voor Port-e-Mail te kiezen: “De eerste reden is de doorgedreven mobiliteit. Ik consulteer nu van overal mijn e-mails, agenda en taken: op kantoor, thuis, onderweg enz. Vroeger gebruikte ik de gratis mailbox van PortiLink. Daardoor had ik twee e-mailadressen: één voor op kantoor en één voor thuis. Ik moest voortdurend mails doorsturen van de ene mailbox naar de andere. Op de duur werd dat een warboel.”
Gebruiksgemak en uniformiteit “De tweede reden is het gebruiksgemak en de uniformiteit. Ik moet slechts één keer mijn contacten of afspraken ingeven en alles is direct up-to-date. Kortom, ik ben er alvast heel tevreden over en zou het zeker aan mijn collega-makelaars aanraden!” Filip Duijsters
Bedankt voor dit gesprek.
9
Domeinnaam
Waarom ‘portima.be’ gebruiken terwijl u ‘naamvanuwkantoor.be’ kan hebben?
Aangezien de internetsites zich overal fors uitbreiden en communicatie steeds meer elektronisch gebeurt, is een domeinnaam voor een zelfstandige geen luxe meer, maar een noodzaak.
Niets dan voordelen Uw eigen domeinnaam bezitten biedt niets
Wat moet u doen om uw eigen domeinnaam te hebben?
dan voordelen. Niet alleen zal uw adres
Enkel een erkende instantie zoals Portima kan
gemakkelijker te onthouden zijn dan een
een domeinnaam deponeren.
adres voorgesteld door een internetprovider,
Een domeinnaam moet uniek zijn. Eens uw
het komt ook veel ernstiger en dus veel professioneler over. Bovendien voorkomt het gebruik van uw eigen domeinnaam dat iemand anders de door u gewenste naam gebruikt.
keuze is gemaakt, dient u allereerst na te gaan of de domeinnaam nog beschikbaar is. U kan hiervoor naar de site www.dns.be domeinnaam voor u te registreren.
Een efficiënte domeinnaam houdt rechtstreeks
Indien u uw domeinnaam bij Portima wil
te lang (maximaal één of twee woorden). Een korte, eenvoudige en duidelijke domeinnaam is dus de beste keuze. Praktisch gezien dient uw domeinnaam tussen 2 en 63 karakters te bevatten en mag hij niet met een koppelteken beginnen of eindigen. Eens hij gereserveerd zal zijn, zal u er zeer moeilijk afstand van kunnen doen. Neem dus voldoende tijd om een keuze te maken opdat u deze later niet zou betreuren.
dan registreren op naam van het kantoor waarmee u zich heeft geïdentificeerd. De domeinnaam wordt automatisch geregistreerd voor een periode van een jaar en automatisch hernieuwd. Hij wordt ook onmiddellijk van kracht. U hoeft dus niet te wachten om hem te kunnen gebruiken!
gaan alvorens uw provider te vragen om uw
Hoe kiest u uw domeinnaam? verband met uw handelsnaam en is best niet
Onze dienst Administratie zal uw domeinnaam
aanvragen, is de procedure zeer eenvoudig: het volstaat naar het extranet BEN te gaan (http://ben.portima.be), meer bepaald naar het gedeelte ‘Zelfb eheer’ – ‘Domein aanvraag’. In het daartoe voorziene veld voert u de
Geïnteresseerd?
gekozen naam in om onmiddellijk na te gaan
Voor meer informatie over de
of deze nog beschikbaar is. Vervolgens hoeft u
domeinnaam kan u terecht
enkel nog te bevestigen dat u die domeinnaam
op de site www.dns.be of kan
wil deponeren.
u onze Infoline contacteren op het nummer 02 661 44 64.
10
Uw eigen mobiel kantoor
Waarop letten bij de aankoop van een smartphone… U staat op het punt om een smartphone aan te schaffen? We geven u alvast enkele tips mee om snel dé smartphone te vinden die u op het lijf geschreven is!
Blijf steeds verbonden Controleer bij de aanschaf van een smartphone zeker de verbindingsmogelijkheden. Het is immers de bedoeling altijd up-to-date
Kies een smartphone die geschikt is voor een zakelijke omgeving
informatie bij de hand te hebben. Daarvoor kunt u uw gegevens zowel met een kabel als draadloos synchroniseren.
Een smartphone die gebruikt wordt in een zakelijke omgeving,
De belangrijkste verbindingsmogelijkheden
vereist bepaalde functionaliteiten die een toestel voor privégebruik
zijn USB, Bluetooth, Wifi en 3G, sommige
misschien niet heeft.
smartphones ondersteunen meerdere systemen.
Zo is het belangrijk dat uw smartphone de mogelijkheid biedt
Wilt u altijd en overal toegang tot Port-e-Mail? Kies dan zeker
om uw e-mails, agenda, taken en contacten te synchroniseren
een smartphone met Wifi en 3G. Met Wifi kunt u een draadloze
met Port-e-Mail.
verbinding maken met een (thuis)netwerk. Bent u vaak onderweg of
Ook compatibiliteit met Office-bestanden is mooi meegenomen. Wilt u Word-, Excel-,
op plaatsen waar geen draadloos netwerk beschikbaar is? Dan is 3G
Powerpoint- of PDF-bestanden mobiel bekijken of bewerken? Zorg er dan zeker voor
op uw smartphone geen overbodige luxe! Vergeet in dat geval zeker
dat uw smartphone dit ondersteunt!
niet om een 3G-abonnement aan te schaffen.
Energievreter of niet? Een smartphone met een lange autonomie is
Uw mailbox in realtime op uw smartphone
mooi meegenomen. Niets is zo frustrerend
Smartphones worden steeds vaker uitgerust met
als een lege batterij wanneer u net geen
‘push e-mail’. Het grote voordeel van push e-mail, is dat
lader bij de hand hebt! Denk daarom
uw mailbox realtime wordt bijgehouden. Wanneer u een
eventueel aan uitbreidingen zoals een
e-mail ontvangt, is deze dus onmiddellijk zichtbaar op uw
speciale lader waarmee u uw smartphone
smartphone. Modellen zonder push e-mail ontvangen de
kunt opladen via de 12V sigarettenaansteker
e-mails slechts na bepaalde periodes.
van uw wagen. Uiteraard hangt het energieverbruik ook af van de manier waarop u met uw smartphone omgaat. Multimediatoepassingen
Blackberry Port-e-Mail is momenteel niet compatibel met toestellen van het type ‘Blackberry’. Blackberry wordt nog niet ondersteund, maar met een specifiek bijkomend
en bluetooth vreten enorm veel energie. Bedenk ook dat fabrikanten de maximale batterijduur opgeven. Onder normale gebruiksomstandigheden ligt deze meestal lager.
gsm-abonnement kunt u alle e-mails automatisch naar uw Blackberry doorsturen. De synchronisatie van de agenda is mogelijk met de USB-kabel via de pc.
Bronnen: http://www.smartphoneshop.be | http://www.portablegear.nl
Port-e-Mail op uw smartphone U kocht net een nieuwe smartphone en wilt deze synchroniseren met Port-e-Mail? Portima helpt u graag verder… Stap 1: Controleer of u een 3G-abonnement hebt (Proximus, Mobistar of BASE) Stap 2: Vraag uw installatie aan op BEN (http://www.portemail.be/nl/smartphone.aspx) Stap 3: Onze technicus contacteert u voor een (telefonische) afspraak Stap 4: Installatie gebeurt helemaal per telefoon U heeft nog vragen? Onze Infoline helpt u graag verder op het nummer 02 661 44 64.
11
Internet Broker Project
“Makelaars versterken het beroep dankzij het Internet Broker Project” Enkele maanden geleden werd het IBP (Internet Broker Project) officieel aan de makelarij voorgesteld. De reacties waren uitermate positief en vele makelaars hebben geen seconde gewacht om met IBP aan de slag te gaan. Zo ook Patrick Lierman, verzekeringsmakelaar in hartje Antwerpen. Hij was een van de eerste makelaars die ten volle gebruik maakte van de voordelen van het Internet Broker Project. Wij zochten Patrick Lierman op en vroegen hem naar zijn eerste ondervindingen.
“Toen ik in het PortiMagazine voor de eerste keer las over het Internet Broker Project, was mijn interesse onmiddellijk gewekt. Zo’n project betekent immers een grote vooruitgang voor de makelaarssector. Ik heb het project op de voet gevolgd en was er ook bij op de officiële voorstelling in Brussel”, aldus Patrick
Patrick Lierman
Lierman.
Online communiceren
en het wees zichzelf allemaal uit. Tot slot ben
Met het IBP heeft Patrick Lierman één groot
ik bezig om klanten online toegang te verlenen
doel voor ogen. Hij wil zijn klanten aanleren
tot hun gegevens. Enkele van mijn klanten zijn
om in de toekomst langs het internet met hem
alvast kandidaat om hun contractgegevens
te communiceren. Via zijn website zullen ze
op mijn website te consulteren. Ik heb dus al
productinformatie kunnen opzoeken, maar ook
een eerste test gedaan, maar ik moet nog een
offertes aanvragen, schadeaangiftes doen en
aantal zaken bijstellen.”
Schaalvoordeel Het Internet Broker Project staat weliswaar nog in zijn kinderschoenen, maar het evolueert voortdurend. Volgens Patrick biedt het nu al enkele grote voordelen: “De grote troef van het IBP is het schaalvoordeel. De makelaars versterken het beroep doordat de
hun persoonlijke polisgegevens consulteren.
verzekeringen eenduidig en onafhankelijk
Drie onmisbare elementen
worden voorgesteld, maar toch met de typische
Dit is allemaal mogelijk dankzij de perfecte interactie tussen de verschillende deelprojecten van het Internet Broker Project. Zo is er de basiswebsite van Brocom, maar ook de IBP-catalogus met maatschappijproducten en de module die de klanten toegang verleent tot hun contractgegevens. Patrick Lierman maakt dankbaar gebruik van deze drie elementen: “Ik gebruikte vroeger het vorige ontwerp van de Brocom-site, maar de huidige website heeft veel meer te bieden. Hij is eenvoudig, duidelijk en niet overladen. Kortom, het design is de marketing. Ook de IBP-catalogus was een gemak om mee te werken. Ik heb zelfs de handleiding niet moeten gebruiken. Ik surfte direct naar de site
persoonlijke touch van de makelaar. Bovendien levert het mij tijdwinst op en trek ik dankzij deze moderne mogelijkheden een jonger cliënteel aan.” Uiteraard zijn er in dit jonge project een aantal zaken voor verbetering vatbaar. Zo vindt Patrick dat het onderscheid tussen beide talen in de catalogus nog niet duidelijk genoeg is (dit werd ondertussen al aangepast, nvdr.) en dat de Brocom-website nog meer gepersonaliseerd moet kunnen worden. Maar Patrick heeft er alvast vertrouwen in: “IBP wordt ondersteund door grote, sterke organisaties als Brocom en Portima. Heb ik een probleem dan is er steeds iemand die mij kan helpen. Dat geeft mij zekerheid, vertrouwen en continuïteit!” Bedankt voor dit gesprek. De site van Patrick Lierman: www.lierman.eu
12
Kris De Becker, Directeur Klantenrelaties
"Als Directeur Klantenrelaties kan ik pas tevreden zijn als onze makelaars dat ook zijn!"
Reeds tien jaar werkt Kris De Becker bij Portima. Sinds 2007 is hij Directeur Klantenrelaties. Hij legt ons uit wat het belang is van zijn dienst en wat de evolutie is die de afgelopen jaren werd gemaakt.
Wat houdt je functie als Directeur Klantenrelaties voornamelijk in?
Welke diensten vallen onder jouw verantwoordelijkheid en wat zijn hun taken?
Kris De Becker: “Mijn taak als Directeur
Kris De Becker: “Ik heb vijf teams achter
Dan komt de dienst roll-out in actie. Hun
Klantenrelaties is eigenlijk tweeledig.
mij staan, elk met hun specifieke taken. Toch
werkterrein is het kantoor van de makelaar. Zij
Enerzijds houd ik mij bezig met rechtstreekse
is een perfecte interactie tussen hen erg
gaan ter plaatse langs en zorgen ervoor dat de
klantencontacten. Ik hecht er groot belang
belangrijk. Ik demonstreer het even aan de
migratie en installatie van de Portima-software
aan om een goede relatie met onze klanten
hand van een chronologisch voorbeeld waarbij
vlot en probleemloos gebeurt.
en prospecten te onderhouden. Sommige
de rol van elke dienst duidelijk wordt.
Eenmaal alles werd geïnstalleerd, is het
makelaars hebben immers specifieke noden
Stel dat een makelaar een van onze producten
belangrijk dat de makelaar de software goed
of problemen. In dat geval ga ik bij hen langs
wil aanschaffen…
beheerst. Het trainingsteam geeft hiertoe opleidingen over het hele land. Bovendien
om samen naar een geschikte oplossing te zoeken. Ook op de evenementen die Portima
Eén van onze accountmanagers gaat de
staan zij in voor de verschillende vormen van
organiseert ben ik steevast aanwezig. Dat is
baan op om de makelaar aangepaste
documentatie zoals de handleidingen en Quick
dé gelegenheid bij uitstek om de makelaars te
productinformatie te verstrekken. Als de
User Guides.
ontmoeten en een sterke band met hen op te
makelaar vervolgens beslist om één van onze
Last but not least zijn er onze mensen van
bouwen.
producten aan te schaffen, dan heeft hij een
het Brokers Contact Center. Zij bieden de
Anderzijds sta ik in voor de interne coördinatie
direct aanspreekpunt: zijn accountmanager. Hij
makelaars een professionele ondersteuning
van de diensten waarvoor ik verantwoordelijk
brengt alle contractuele formaliteiten in orde.
en een antwoord op al hun vragen over het
ben. Aangezien Portima klantentevredenheid
Deze contracten vereisen natuurlijk een
gebruik van onze producten. Dat kan vanop
hoog in het vaandel draagt, spreekt het voor
correcte verwerking en daar besteedt de
afstand gebeuren of ter plaatse als het gaat
zich dat elke dienst een belangrijke rol vervult.
administratieve dienst de uiterste zorg aan. Zij
over een complexer probleem.
Mijn doel is dan ook hen optimaal te laten
voeren alle klantgegevens in onze databank
samenwerken, als een geoliede machine.”
in en verspreiden vervolgens de nodige
Je ziet het, de ene dienst bouwt verder op het
informatie naar alle betrokken diensten.
werk van de andere. Een vlotte samenwerking is dus cruciaal om onze makelaars een goede service te verlenen!”
13
Maar het houdt uiteraard niet op bij onze engagementen. We willen weten of ze zich daadwerkelijk vertalen in een hogere klantentevredenheid. Om dit te meten, houden we om de twee jaar de ICMA-enquête. Hiermee polsen we bij onze makelaars naar hun tevredenheid over de Portima-producten en -diensten. De resultaten van deze enquête nemen we niet licht op: we stellen onmiddellijk een actieplan op en sturen bij waar nodig. Kortom, Portima gaat op zoek naar de mening van zijn klanten en doet het nodige om zijn producten hierop af te stemmen.”
Ben je tevreden met de geboekte resultaten? Kris De Becker: “We hebben de laatste jaren hard gewerkt aan onze dienstverlening en dat heeft zeker zijn vruchten afgeworpen.
Je werkt nu ongeveer tien jaar bij Portima. Zie je een evolutie inzake klantenservice?
Een optimale service en een hoge klantentevredenheid zijn dus heel belangrijk voor jou. Wat doet Portima vandaag om dit te bereiken?
Kris De Becker: “Absoluut! Vroeger was
Kris De Becker: “We stemmen onze
Portima voornamelijk een technisch bedrijf
producten en diensten voortdurend af op de
waarin de focus op de producten lag en
behoeften van de makelaars. Drie jaar geleden
niet zozeer op de klanten. Onze software
lanceerden we daarvoor tien concrete en
was sterk ontwikkeld, maar we hielden
meetbare engagementen. Deze bieden onze
onvoldoende rekening met de behoeften en
makelaars een garantie voor een kwalitatieve
ondersteuningsnoden van de klant.
dienstverlening en tonen op een objectieve
De laatste vijf jaar kende Portima echter een
manier dat we hun verwachtingen opvolgen.
evolueren en werken aan onze service. Want als Directeur Klantenrelaties kan ik pas tevreden zijn als onze makelaars dat ook zijn!”
Bedankt voor dit gesprek.
Enkele nuttige nummers U hebt vragen over uw lopende contract(en)?
evolutie naar een grotere klantgerichtheid. Via de Users Clubs bepalen de makelaars
Het feit dat we onlangs één van onze
zelf hoe hun producten evolueren en of er
engagementen verscherpt hebben, is het
nieuwe producten moeten bijkomen, zoals dat
beste bewijs van deze opvolging. Tot vorig
het geval was met PortiGate of PortiLink. We
jaar engageerden we ons om 80% van de
zijn met andere woorden geëvolueerd naar
vragen om bijstand binnen vier uur op te
een servicegerichte onderneming waarbij de
lossen. Uit onderzoek bleek echter dat de
klant centraal staat. Natuurlijk blijven we ook
markt dit onvoldoende vond. Daarom pasten
belang hechten aan de kwaliteit van onze
we begin 2010 dit engagement aan. Sindsdien
producten. Het spreekt voor zich dat we de
streven we ernaar om 80% van de vragen te
klant pas centraal kunnen plaatsen als we zélf
behandelen en op te lossen binnen twee uur
kwalitatieve producten afleveren.
en 90% binnen vier uur. Het is een hele stap
In de toekomst zal Portima garant blijven
vooruit en we zijn trots dat we erin slagen om
staan voor een constante evolutie op basis
ook dit nieuwe engagement te halen, dankzij
van de vragen en behoeften van de makelarij.
de continue inzet van alle teams binnen
We zullen blijven streven naar een maximale
Portima.
klantentevredenheid.”
We zullen de komende jaren verder blijven
Adminline 02 661 44 10 U wilt commerciële productinformatie?
Infoline 02 661 44 64 U wilt bijstand voor een van uw Portimaproducten?
Brokers Contact Center 02 404 44 22 U wilt uw accountmanager contacteren? www.portima.com/nl/accountmanager.aspx
14
Self Install
Snel aan de slag met AS/Web Op vraag van de makelaars lanceert Portima een toepassing waarmee het mogelijk is om zelf AS/Web te installeren. Voordien kon dat enkel via een erkend installateur, maar daar is nu dus verandering in gekomen. Begin september legden we de laatste hand aan deze nieuwe tool, die we de toepasselijke naam ‘Self Install’ gaven. U vervangt of plaatst een pc in uw netwerk? Dan kunt u voortaan AS/Web dus helemaal zelf installeren…
Door de complexe installatieprocedure van
Er geldt slechts één uitzondering: het is niet
AS/ Web diende u tot voor kort altijd een
mogelijk om Self Install te gebruiken indien
vervolgens te kiezen voor
beroep te doen op een erkend installateur.
u de hoofdpost (‘Administrator’) vervangt in
‘AS/Web Self Install’. Op deze pagina kan
Dat bracht niet alleen een installatiekost met
uw netwerk. Op deze pc moeten een aantal
hij een nieuwe sleutel maken. De sleutel
zich mee, u moest soms enkele dagen wachten
specifieke parameters ingesteld worden
verschijnt onmiddellijk op het scherm en wordt
alvorens de installateur kon langskomen. Velen
waarvoor een interventie nodig is.
naar het ingevulde e-mailadres verstuurd,
onder u vroegen ons dus of het niet mogelijk
Klaar voor de installatie?
samen met de link naar het installatiebestand
manier te installeren.
U hebt besloten om zelf AS/Web te installeren? Dan hebben we alvast goed nieuws voor u!
Eenmaal de nieuwe pc voldoet aan de
Naar aanleiding hiervan ontwikkelde Portima
was om AS/Web op een andere, eenvoudigere
een toepassing waarmee u AS/Web volledig zelfstandig in uw kantoor kunt installeren. Om aan de hoogste veiligheidsnormen te blijven
te surfen naar het onderdeel ‘Zelfbeheer’ en
en de installatiehandleiding.
systeemvereisten van Portima, kunt u beginnen
U kan Self Install volledig gratis gebruiken.
met de installatie van AS/Web.
Ongeacht het aantal pc’s waarop u AS/Web installeert, het kost u niets! Tot nu toe werden
Mocht u tijdens de installatie bijstand nodig
voldoen, kan enkel de LRA (verantwoordelijke
al 700 sleutels aangevraagd.
hebben, dan kunt u steeds een beroep doen op
voor de certificaten in uw kantoor) de nodige
Hoe gaat het in zijn werk? De aanvraag
installatiesleutels en certificaten aanvragen.
gebeurt via BEN (http://ben.portima.be) door
is betalend.
Wilt u dus één of meerdere pc’s vervangen of
de LRA van uw kantoor. Hij dient hiervoor
ons Brokers Contact Center. Deze interventie
toevoegen in uw netwerk? Dan voorziet u met Self Install deze nieuwe pc’s snel én eenvoudig van AS/Web.
Stap 1: Vraag de installatiesleutel aan De LRA van uw kantoor vraagt de installatiesleutel aan via http://ben.portima.be. Deze sleutel moet hij gebruiken in het installatieprogramma van AS/Web.
Stap 2: Vraag de P1- en P2-codes aan De LRA vraagt het certificaat aan via AS/Web (de P1- en P2-codes). Indien het over een herinstallatie van AS/Web gaat, vindt de LRA deze terug in AS/Web onder ‘My AS/Web – Mijn gebruikers’.
Stap 3: Controleer de vereisten voor de installatie De pc waarop AS/Web geïnstalleerd wordt, moet voldoen aan de vereisten voor de installatie.
Stap 4: Installeer AS/Web U vindt het installatiebestand (en handleiding) in de mail die u hebt ontvangen na het aanvragen van de installatiesleutel. Open het bestand en voer de installatie uit zoals beschreven in de handleiding.
Instal leer AS/ We b in
4
stapp
en!
15
Interview ‘Self Install’
“We voltooiden de installatie van AS/Web zonder hulp van een informaticus” Vlotte installatie Nele Rubens en haar echtgenoot Jan Derveaux leiden samen het verzekeringskantoor Derveaux & Rubens in Heverlee. Onlangs wierven ze een nieuwe medewerker aan die regelmatig AS/Web zal moeten gebruiken. Als bij toeval introduceerde Portima tezelfdertijd Self Install, waarmee het mogelijk is om heel eenvoudig AS/Web zelf te installeren. Dit was voor hen dé gelegenheid bij uitstek om te testen of deze nieuwe tool beantwoordde aan hun verwachtingen. Ze namen dus de proef op de som en installeerden AS/Web volledig zelf. We polsten Nele Rubens naar haar ervaringen met ‘Self Install’.
“De volledige installatie van AS/Web
gebeurd”, vertelt Nele Rubens.
ging verrassend vlot. Op BEN vonden we
Kortom, in een handomdraai was AS/Web
onmiddellijk alle nodige informatie terug
geïnstalleerd en klaar voor gebruik en dat
zodat we direct van start konden gaan. We
zonder dat Nele en Jan hulp nodig hadden
wilden er natuurlijk zeker van zijn dat we
van een informaticus. Nele is dan ook zeer
de installatie correct zouden uitvoeren.
te spreken over ‘Self Install’: “Ik had niet
Daarom hebben we de beschreven procedure
verwacht dat het zo gemakkelijk en snel zou
stap voor stap gevolgd. Nadat we de P1- en
verlopen. Als we in de toekomst nog een pc
P2-codes hadden ontvangen, hebben we op
toevoegen, dan kiezen we resoluut opnieuw
BEN de installatiesleutel aangevraagd. Vrijwel
voor ‘Self Install’. De documentatie bij de
onmiddellijk kregen we een e-mail met het
installatie was ook heel duidelijk. Ik vind
installatiebestand van AS/Web. Vanaf dan wees
trouwens dat Portima heel bedreven is op
alles eigenlijk zichzelf uit. Achteraf hebben we
dit vlak. De documentatie is steeds praktisch
nog even het Brokers Contact Center opgebeld
en begrijpelijk, zodat zelfs een computerleek
om een extra PortiGate-account op te stellen,
hiermee overweg kan.”
maar in nog geen vijf minuten was dat
“Via jullie accountmanager Michel Verlinden vernam ik dat het met Self Install mogelijk is om AS/Web zelf te installeren. AS/Web stond oorspronkelijk geïnstalleerd op drie pc’s: twee op kantoor en één thuis. Aangezien we een nieuwe werkkracht gingen aanwerven, hadden
De voordelen van Self Install in een notendop
we een extra pc nodig waarop we AS/Web moesten installeren. De ‘Self Install’ kwam voor ons dus als geroepen”, stelt Nele Rubens.
Wat je zelf doet, doe je beter Onder het motto ‘wat je zelf doet, doe je vaak beter’ beslisten Nele en Jan om de installatie van AS/Web zelf uit te voeren. Een afspraak maken met een installateur kost immers tijd én geld, terwijl nu alle elementen om AS/Web te installeren gewoon gratis voorhanden zijn… Nele Rubens: “We konden uiteraard niet onmiddellijk met de installatie van start gaan. We hadden de nieuwe pc immers nog niet aangekocht. Opdat onze nieuwe pc aan de vereisten van Portima zou voldoen, hebben we de vereisten die op BEN (http://ben.portima.be, nvdr.) staan naar onze computerleverancier doorgestuurd. Hij heeft een geschikte computer uitgezocht, zodat
Gratis Een installateur is niet nodig, u betaalt geen installatiekost. Mocht u tijdens de installatie bijstand nodig hebben, dan kunt u steeds een beroep doen op ons Brokers Contact Center. Deze interventie is betalend.
Eenvoudig Dankzij onze gedetailleerde handleiding is de installatie een fluitje van een cent!
Flexibel Installeer AS/Web waar en wanneer u wilt
Veilig De hoogste veiligheidsnormen blijven gerespecteerd
we probleemloos met de installatie konden beginnen.”
Meer informatie over Self Install? U vindt het antwoord op al uw vragen op http://ben.portima.be/nl/selfinst.aspx
16
port-e-mail
Da’s goed gezien, eindelijk een professionele mailbox steeds binnen handbereik ! Kies voor Port-e-mail en geniet een maximale mobiliteit: u hebt steeds uw e-mails, contacten en afspraken ter beschikking, waar u ook bent ! Port-e-mail biedt u tal van functionaliteiten: • Gedeelde e-mails, agenda en contactpersonen • Een directe synchronisatie met uw smartphone • Altijd en overal toegang tot uw mailbox • Permanente en automatische back-ups • Een krachtige antivirus en antispam
Wacht niet langer en kies vandaag nog voor Port-e-mail ! Surf naar www.portemail.be voor meer informatie.
