SIÓFOK VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTER
8600 SIÓFOK, FŐ TÉR 1. TELEFON +36 84 504100 FAX: +36 84 504103 Az előterjesztés törvényességi szempontból megfelelő. Siófok, 2013. július 03. Dr. Pavlek Tünde jegyző
ELŐTERJESZTÉS Siófok Város Képviselő-testületének 2013. július 4-i ülésére
Tárgy: Siófok Város Önkormányzatának részvétele az ÁROP-1.A.5/ ÁROP-3.A.2 kódszámú "Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban/ KMR régióban számára" című pályázaton Előterjesztő: Dr. Balázs Árpád polgármester Előkészítette: Polgármesteri Kabinet Tárgyalja: Tanácsnokok ülése
Tisztelt Képviselő-testület! Az előterjesztés tárgyában megjelölt pályázati konstrukció – a Magyary Zoltán közigazgatásfejlesztési programban foglalt célokkal összhangban – két lényeges irányt vázol az önkormányzatok fejlesztése területén: -
-
Az új Önkormányzati törvény és a Járási törvény hatályba lépésével az állam és az önkormányzatok közötti feladatmegosztás átalakult. Mindez változtatásokat tesz/tehet szükségessé a polgármesteri hivatalok, közös önkormányzati hivatalok, az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok, valamint az általuk felügyelt intézmények szervezetében, működésében. Jelen pályázat – 100 %-ban uniós forrásból – lehetőséget teremt a szükséges változtatási igények, szükségletek felmérésére, tervezésére, a tervezett intézkedések megvalósítására, az eredmények visszacsatolásának támogatására. A költségcsökkentés, hatékonyságnövelés módszertani és gyakorlati támogatása segíti az települési önkormányzatokat abban, hogy a megváltozott feladat-ellátási rendben és finanszírozási környezetben is ésszerűen, fenntarthatóan szervezett szolgáltatáskínálattal jelenhessenek meg.
Siófok Város Önkormányzata – 20.000 fő feletti település lévén – jelen konstrukció keretében legalább 20 millió, legfeljebb 40 millió forintos vissza nem térítendő uniós támogatásra pályázhat. A pályázati forrás elnyerését követően 7 kötelező és legalább 2 választható feladatot kell az önkormányzatnak megvalósítania. A pályázati felhívás által meghatározott tevékenységek: Tevékenység (fejlesztési elem) 1. ÁROP-1.A.2 / ÁROP-3.A.1 A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése a konvergencia régiókban / KMR régióban című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata. (Azon szervezetek számára kötelező, akik részt vettek ebben a korábbi ÁROP projektben). 2. Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása. 3. A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása. A tevékenységet a projekt kezdetétől számított 6 hónapon belül kell megvalósítani.
20.000 fő felett (kötelező/választható)
kötelező
kötelező
kötelező
4. Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel – különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel - kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása. A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával. 5. A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával. 6. Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása. Hatékonyságelemzésére, működés-átvilágítására, fenntartói döntéseinek hatás- és költségelemzésére, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésre, működési modellezésére alkalmas eszköz bevezetése. 7. Térségi feladat-ellátási modell kialakítása és megvalósítása az önként vállalható és térségi szinten ellátható feladatvállalások vonatkozásában. 8. Térségi szinten, több önkormányzat tekintetében a funkcionális tevékenységek, vagyongazdálkodási, település- és intézményüzemeltetési (pl. étkeztetés, takarítás stb.) feladatok közös megszervezésének, ellátási modelljének vizsgálata, az új modell megvalósítása. 9. A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. A lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer (pl. kérdőív, személyes megkérdezés, online adatgyűjtés, telefonos interjú stb.) alkalmazásával minimum két időintervallumban. 10. Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat árszervezése, optimalizálása. Folyamatok átszervezése abban az esetben támogatható, amennyiben azok eredményeként a folyamatok erőforrásigénye csökken. 11. A közszolgáltatások nyújtásának és a szervezet működésének folyamatos, ciklikus minőségfejlesztése érdekében nemzetközileg elfogadott minőségmenedzsment modell bevezetése vagy felülvizsgálata, például a közigazgatásra adaptált Közös Értékelési Keretrendszer (Common Assessment Framework; CAF) alkalmazása révén. A megújított CAF 2013-as modell bevezetéséhez és alkalmazásához nyújt segítséget a kormányzati CAF honlap (https://caf.kim.gov.hu), amelyen az ingyenesen használható online önértékelési kérdőívkitöltő szoftveren túlmenően módszertani segédanyagok is feltöltésre kerülnek.
kötelező
választható
választható
választható
választható
kötelező
választható
választható
12. Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése 13. A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása.
kötelező
kötelező
A pályázati felhívás néhány lényeges pontja: A pályázó önkormányzat az elnyert támogatás 70 %-át a kötelező, míg 30 %-át a választható tevékenységek megvalósítására köteles fordítani. A projekt költségvetésének legfeljebb 10 %-a fordítható szoftver-fejlesztésre és beszerzésre. A korábbi szervezetfejlesztési konstrukcióhoz képest pozitívum, hogy az ÁROP-1.A.5 keretében megvalósuló projektekben közvetlenül feladatot vállaló belső munkatársak munkájának anyagi elismerésére is lehetőség van a pályázati felhívásban rögzített módon és mértékben. Javasoljuk a T. Képviselő-testületnek, hogy a megvalósításban résztvevő önkormányzati munkatársakra fordítható összeget a projekt költségvetésének 10-20 %ában határozza meg. A részletes szakmai tartalom kidolgozására javasoljuk, hogy legkésőbb július 15. napjáig kerüljön sor. A benyújtás várhatóan július végéig történhet. A pályázat önrész biztosítását nem igényli, a megvalósításhoz előleg igényelhető. Fentiekre tekintettel kérem, hogy a Képviselő-testület az alábbi határozati javaslatot hagyja jóvá. 1. számú melléklet: Szakmai program Határozati javaslat: A képviselő-testület megtárgyalta a „Siófok Város Önkormányzatának részvétele az ÁROP-1.A.5/ ÁROP-3.A.2 kódszámú "Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban/ KMR régióban számára" című pályázaton” című előterjesztést és az alábbi határozatot hozta: 1. Siófok Város Önkormányzatának Képviselő-testülete az előterjesztést, és annak 1. számú mellékletét képező szakmai program tartalmát megismerte, melynek értelmében kinyilvánítja, hogy részt kíván venni az ÁROP-1.A.5/ ÁROP-3.A.2 „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban/ KMR régióban lévő önkormányzatok számára” című pályázaton.
2. A képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert és a jegyzőt a szakmai tartalommal kapcsolatos előzetes egyeztetések lefolytatására, a projekt végleges szakmai tartalmának meghatározására. 3. A képviselő-testület felhatalmazza a polgármestert a pályázati dokumentáció aláírására, illetőleg annak benyújtására. Felelős: Dr. Balázs Árpád polgármester Határidő: értelem szerint Értesül: Pm. Kabinet, Közgazdasági Osztály Siófok, 2013. július 03. Dr. Balázs Árpád polgármester
Az előterjesztés 1. számú melléklete
1. Az ÁROP – A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata A feladat végrehajtása során az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével végezzük el a korábbi ÁROP szervezetfejlesztési projekt értékelését és felülvizsgálatát: 1. Átfogóan vizsgáljuk a kedvezményezettek által megvalósított fejlesztések jellegét: az elemzéshez az elszámolt költségek adatait adatbázisba rendezzük (egy sor = egy számlatétel), majd felcímkézzük a fejlesztési tevékenységek kategóriáival (pl.: IT fejlesztés, képzés, szervezetfejlesztés, stb.), valamint a célterülettel és elemezzük a fejlesztések megoszlását. 2. Értékeljük a kedvezményezett jellemzőit a teljes magyar önkormányzati rendszer jellemzőivel összehasonlítva. A vizsgálatot a tárgyidőszaki önkormányzati mérlegadatbázis felhasználásával végezzük el – fókuszálva a jogállásra és a területi eloszlásra. 3. A szakmai teljesítést igazoló dokumentumok vizsgálat során kategorizáljuk a dokumentumokat (pl.: tanulmányok, szabályzatok) azok tartalma alapján. A szakmai teljesítések és eredmények felülvizsgálata során elemezzük és értékeljük a. b. c.
a fejlesztés bevezetettségét (pl. kutatás, koncepció felhasználásra került-e; munkaköri leírás, szabályzati elem, jegyzői utasítás hatályba lépett-e, stb.); a fejlesztés során alkalmazott módszertanokat (amennyiben ilyen azonosítható volt); a fejlesztés hatókörét (egy/két szervezeti egységre ható; hivatal egésze; hivatal és intézményei; nem meghatározható).
4. Vizsgáljuk továbbá a költséghatékonyságot is egy olyan adatbázis felhasználásával, amely összefűzte az összes érintett önkormányzatot jellemző adatokat a projektet jellemző belső költségarányokkal és a lejelentett monitoring indikátorokkal. 5. Elemezzük a projektekben lejelentett indikátorokat és azokat összevetjük a kapcsolódó tevékenységekkel. 6. Akcióterv szintű javaslatokat dolgozunk ki a korábbi szervezetfejlesztési projekt keretében létrejött eredmények továbbfejlesztési és hatékonyabb bevezetési lehetőségeire vonatkozóan. Eredmény: A korábbi ÁROP szervezetfejlesztési projekt értékelési és felülvizsgálati eredményeit összefoglaló jelentés
2. Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása. A feladat végrehajtását az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével végezzük el.
Az önkormányzatok által ellátandó feladat portfóliót egyrészt a jelenleg hatályos, vonatkozó jogszabályi környezet feltérképezésével, másrészt az önkormányzati vezetőkkel lefolytatott stratégiai mélyinterjúk segítségével, harmadrészt a lakossági igényfelmérés első körös eredményei alapján állítjuk össze. A jogszabályi környezet, de különösen a stratégiai interjúk kulcskérdése annak meghatározása, hogy mi az adott önkormányzat stratégiai célja. Módszertanunk alapját a stratégiai cél-meghatározottság adja, így kiemelten fontos hogy az új intézményi irányítási struktúra és modell, valamint az ellátandó feladat portfólió illeszkedjen ezen célokhoz. Az ellátandó feladat portfólió meghatározásához feladatleltárt állítunk össze. A feladatleltár részletesen tartalmazza az adott feladat szakmai tartalmát, a feladat illeszkedését a stratégia cél(ok)hoz, valamint a feladatellátás jelenlegi és a jövőben megcélozni kívánt szintjét. Kiemelten fontosnak tartjuk a feladatellátáshoz jelenleg rendelkezésre álló infrastrukturális háttér pontos rögzítését, továbbá az ellátást támogató külső erőforrások (külső szállítók, szakértők stb.) és az ellátást biztosító belső kapacitások szűk keresztmetszeteinek feltérképezését. A következő lépésben megvizsgáljuk a – feladatleltárban szereplő jelenleg ellátott / a jövőben ellátandó – feladatok ellátásnak belső és külső költségeit, az intézményi költségvetés és beszámoló, valamint a külső szerződések és teljesítést igazoló bizonylatok feltárásával. Amennyiben arra vonatkozóan historikus adatgyűjtés elvégezhető, a feladatokhoz rendelt, előállított mennyiségek (outputok) alapján output egységköltséget képzünk. A feladatleltár és a feladat portfólióhoz kapcsolódó költségek alapján stratégiai döntés-előkészítőt állítunk össze, melyben javaslatot teszünk az önkormányzat vezetői számára a belső erőforrásokkal elvégzendő, valamint a potenciálisan kiszervezhető feladatokra, továbbá meghatározzuk az új feladatstruktúrához illeszkedő infrastrukturális követelményeket. Eredmény: stratégiai döntés-előkészítő dokumentum. A stratégiai döntés-előkészítő dokumentum javaslatai, valamint a jelenlegi szervezeti és működési szabályzatok áttanulmányozásával feltérképezzük a jelenlegi átfogó intézményi struktúrát és irányítási rendszert. Az irányítási rendszer vizsgálatát átfogó értelemben, az önkormányzaton túl kiterjesztjük a delegált feladatot ellátó társaságokra is. A dokumentumelemzés kiegészítéseként, kijelölt önkormányzati és társasági vezetőkkel, illetve szakértőkkel lefolytatandó mélyinterjúk segítségével validáljuk a jelenlegi, valós működés modelljét. Fontos hangsúlyoznunk, hogy jelen feladat az intézményi struktúra és az intézményirányítási modell vizsgálatára terjed ki: a működési folyamatok analitikus felmérését és optimalizálását a 7. feladat tűzi ki célul – mely természetesen szorosan épít a jelen feladatban előállít eredményekre. Az előzőekben meghatározott feladat portfólió mentén javaslatot teszünk az intézményirányítási modell módosítására, beleértve az önkormányzat által delegált feladatokat ellátó gazdasági társaságok szervezeti felépítésének optimalizálására. Eredmény: az ellátandó feladat portfólióval, támogató infrastruktúrával, valamint az átfogó intézményi struktúrára és irányítási modellre vonatkozó javaslatot bemutató összefoglaló jelentés.
3. A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása. A tevékenységet a projekt kezdetétől számított 6 hónapon belül kell megvalósítani. A feladat ellátása során célunk rávilágítni azon pontokra, ahol megtakarítási potenciál vagy bevételnövelés realizálható az önkormányzatnál.
Az önkormányzati működés vonatkozásában célunk: Az önkormányzati működés magas szintű áttekintése és értékelése. Rávilágítás azon pontokra, ahol megtakarítási potenciál realizálható anélkül, hogy sérülne o a folyamatos és gördülékeny működés, o a jogszabályoknak való megfelelés. Racionalizálási javaslatok megfogalmazása, megtakarítási potenciál becslése. A kiadások csökkentésének és a bevételek növelésének lehetséges beavatkozási területei Polgármesteri Hivatal
Önkormányzati intézmények
Gazdasági társaságok
Bérek és egyéb személyi juttatások
A korábban is ellátott feladatok megtartása esetén, a hatékonyság javításával és a bevételek növelésével elérhető eredmények számbavétele
Az ellátott feladatok körének, vagy volumenének csökkentésével elérhető eredmények vizsgálata
Alapfeladatok ellátásának hatékonysága
Támogató feladatok megszervezése
Alkalmazott bértábla, munkatársaknak biztosított béren kívüli juttatások, fizetett rehabilitációs járulék, munka- és megbízási szerződések. Létszám-hatékonyság, feladatokhoz kapcsolódó lehetséges bevételek A támogató feladatok és beszerzések közös megszervezésében és/vagy kiszervezésében rejlő megtakarítási potenciálok.
Irányítási költségek
Az irányítási létszámok és költségek (vezetői szintek, FB- és igazgatósági tagok és díjazások, stb.)
Kötelező és önként vállalt feladatok
Az ellátott feladatok megoszlása jogszabály által előírt kötelező és önként vállalt feladatokra. Az önként vállalt feladatok lehetséges elhagyásából, illetve a kötelező feladatok csökkentéséből adódó költségvetési hatások.
Célunk továbbá a helyi közszolgáltatások versenyképességének, működési hatékonyságának növelését célzó, meghatározott fejlesztési fókuszterületek és beavatkozások beazonosítása. Meg kell határozni, hogy a helyi közszolgáltatások hatékonyságának növelése, versenyképességének modernizálása tekintetében milyen követelményeknek kell megfelelni, ideértve a belső erőforrás biztosítását is, mely esetekben és milyen mértékben javasolt külső szolgáltatók bevonása és a külső szolgáltatókkal szemben milyen általános követelményeket kell meghatározni. A feladatvégzés során több módszertant ötvözünk Dokumentumelemzés Benchmark elemzés
Adatkérés Interjúk Hazai és nemzetközi módszertanok, jó gyakorlatok
4. Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel – különösen köznevelésioktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása. A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával. Tervezett közreműködésünk arra irányul, hogy átfogó helyzetképet adjon az önkormányzati hatáskörben lévő helyi közszolgáltatások ellátásáról, az átalakítás első tapasztalatairól, ezzel segítséget nyújtson a finanszírozási rendszer kialakításához, illetve az önkormányzat helyi szolgáltatás-szervezési reformlépéseinek megalapozásához, valamint a helyi közszolgáltatások nyilvántartását, komplex értékelhetőségét és a kapcsolódó pénzügyi tervezést szolgáló információs rendszer alapjainak létrehozásához. A feladat ellátás térbeli kapacitásbeli optimalizálása, ehhez kapcsolódó tervezési módszerek. A szolgáltatásszervezés célszerű kereteinek meghatározási szempontjai a főbb szolgáltatási területeken (ágazatokban). A szolgáltatáshoz való hozzáférés, (megközelítés) biztosításának modelljei A feladat megszervezésének szervezeti, intézményi összefüggései A feladat ellátás költségei, a mérés módszerei, A költség-tervezéshez és monitoringhoz szükséges információs rendszer alapjai. A feladatellátás finanszírozási szerkezete, beleértve a működés, a fenntartás és a fejlesztésfinanszírozás összhangját. Az önkormányzati feladat ellátási és finanszírozási modellek fontosabb általános alapelvei, melyeket a megajánlott finanszírozási konstrukciók, költségmérési és tervezési módszertanok során érvényre kívánunk juttatni: A valódiság elve azt jelenti, hogy a költségvetési előirányzatok ténylegesen létező, vagy reálisan várható szükségletekre, illetve bevételekre vonatkoznak. A pontosság elve azt jelenti, hogy a reálisan felmért szükségletek ellátását biztosító kiadási előirányzatokat, valamint a szolgáltatásokért várható bevételeket a mindenkori árviszonyok, illetve jogszabályi előírások figyelembevételével kell összeállítani. A takarékosság elvét a költségvetési előirányzatok kimunkálásánál és a költségvetés végrehajtásánál egyaránt érvényesíteni kell. A költségvetés áttekinthetősége azt jelenti, hogy a kiadásokat és a bevételeket valamennyi költségvetési szervnél egységes elvek szerint csoportosítják, azaz a költségvetés szerkezeti rendje szerint irányozzák elő azokat. A pénzügyi egyensúly elvének jelentése szerint a költségvetési szervek költségvetésüket úgy tervezik, hogy a bevételi előirányzatok főösszege megegyezzen a kiadási előirányzatok főösszegével. Elméleti szakértőink és gyakorlati szakembereink az 1990-es évek végén dolgozták ki azt a hiánypótló tervezési módszertant, illetve feladat ellátási és finanszírozási modellt, mely hatékony segítséget nyújt a települési önkormányzatok intézményei működésének átgondolt, egységes elvek mentén történő és valóban költséghatékony tervezéséhez. A bázis szemléletű finanszírozás ugyanis torz, egyenlőtlen viszonyokat teremt az intézmények működésében, a fejkvótákban gondolkodó újraelosztásnak nincs köze az egyes közszolgáltatók tényleges
finanszírozási szükségletéhez. Az így finanszírozott intézmények működése az eddigi elosztási elvek alapján egyszerre hatékonytalan és pazarló, ugyanakkor komoly esélyegyenlőtlenségeket is teremt. A költséghatékony és áttekinthető gazdálkodáshoz az egyes intézmények transzparens működésére, a valós működési költségek teljes körű ismeretére van szükség és meg kell változtatni a korábbi elosztási elveket. A valós működési igények meghatározásához ugyanis a fenntartónak be kell tudnia azonosítania a jogszabályokban előírt tényleges, kötelezően ellátandó, vagy önként vállalt feladatát, tisztában kell lennie az ezen feladat ellátásához rendelkezésre álló dologi infrastruktúrával és annak tényleges működési költségeivel, illetve a vonatkozó személyi kiadásokkal. Eredmény: Az önkormányzat rendelkezni fog egy olyan pénzellátási, illetve feladat ellátási és finanszírozási modellel, mellyel: Objektíven meghatározható az a minimális (optimális) ráfordítás, ami mellett egy intézmény működése még biztosított, de egyúttal meg is felel a törvényi előírásoknak Egyértelműen meghatározhatók azok a pontok, ahol a ráfordítás a fenntartó mérlegelésétől függ (és pl. nem jogszabályi előírástól) A „beszabályozás” után néhány perc alatt elkészíthetők egy közszolgáltató működtetésének különböző változatai, kimutatva az egyes változatok erőforrásigényét, aktuális költségeit A fenntartó/üzemeltető a finanszírozáson keresztül rá tudja bírni az intézményeket az erőforrások (létszám, eszközök, energia stb.) ésszerű felhasználására A fenntartó/működtető által fontosnak tartott és preferált feladatok egyszerűen erőforrásokra és költségekre fordíthatóak át. Egyes stratégiai döntések előre, több ciklusra történő hatás- és költségelemzése valósítható meg Objektív és pontos becslés adható a költségvetés végösszegére, ha ismerjük az intézmény feladatait, az aktuális bértáblázatot, valamint a fogyasztói árakat Választ kaphatunk arra a kényes kérdésre, hogy a feladat ellátásához mennyi munkaerő kell Ösztönözhető az intézményvezető arra, hogy kollektívája szakképzettségben, életkorban a megfelelő összetételű legyen Értelmezi lehet a fenntartó által megkövetelt hatékonyságot Az egyes szakrendszerek összehasonlítására alkalmas mutatók képezhetők A feladatváltozásnak, a törvényi háttér változásának a költségvetésre gyakorolt hatását azonnal számolni lehet. A modell a finanszírozáson keresztül alkalmas az egyes ágazatok folyamatszabályozására. Támogatni lehet a stratégiai tervezést. Megbízható adatokat szolgáltathatunk a minőségbiztosításhoz. A szakmai célkitűzés és tervezés szerves egységbe kerül a pénzügyi tervezéssel. A számítógépes háttér biztosítja a feladattervezéshez szükséges számolásokat. Lehetővé válik a nullbázisú tervezés A finanszírozás szempontjából valódi esélyegyenlőség valósul meg. Vagyis a felelős fenntartó a kínált feladat ellátási és finanszírozási modell segítségével tudni fogja, hogy pontosan mi a kötelezően ellátandó feladat? Mit kell tudni az irányadó jogszabályok alapján biztosítani, mi az elvárt standard minimum? hogyan lehet adott feladathoz a lehető legoptimálisabb erőforrás-szerkezetet rendelni, azaz: milyen eszközállomány (ingatlanok, gépek, berendezések stb.), áll a feladat teljesítéséhez rendelkezésre, annak működtetése pontosan mennyibe kerül? hogyan lehet egy fenntartható és gazdaságos intézményszerkezetet kialakítani a feladat ellátásához? hogyan lehet optimális összetételű és létszámú személyi állományt rendelni mindehhez?
5. Az új feladat ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrástervező és vezetői információs rendszer alkalmazása. Hatékonyságelemzésére, működés-
átvilágítására, fenntartói döntéseinek hatás- és költségelemzésére, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésre, működési modellezésére alkalmas eszköz bevezetése.
Szoftveresen támogatott integrált erőforrás információs rendszert kínálunk a feladat keretében.
tervező
és
ágazat-irányítási
A program során javaslatunk szerint feladatfinanszírozási szemléletű vezetői információs és gazdálkodás-tervező rendszer kerül bevezetésre, mely az óvodai nevelésben, az általános iskolai oktatásban, a középiskolai oktatásban, a szakképzésben, a gyógypedagógiai oktatásban, a művészeti iskolai oktatásban, továbbá a gyermek- és diákétkeztetés területén képes az intézményfenntartó és az üzemeltető/működtető munkáját segítve ezen rendszerek működésének költséghatékony tervezésére. Olyan, kifejezetten az önkormányzatok részére kifejlesztett folyamatszabályozó eszközről van szó, mely a megjelölt ágazatokban részletesen feltárja a fenntartó számára beazonosítható valamennyi feladatot és a feladatokhoz az irányadó jogszabályok, valamint a beépített mérőszámok, normák és feladatmutatók alapján optimális költségkereteket rendel. Központi tervező, elemző és monitoring programot kínálunk, mellyel a fenntartó különböző döntési szintjei a szinteknek megfelelően paraméterezett jogosultságokkal tervezhetik, modellezhetik a köznevelési rendszer működését. Támogató szoftverünk használható a fenntartói szerepkörhöz kapcsolódó feladatok ellátásához, a közoktatási intézményrendszer folyamatos működtetéséhez, az intézményátvilágítások elvégzésére, az optimális köznevelési intézményszerkezet kialakításához és az így kialakított közoktatási intézménystruktúra központi (bér-)finanszírozásának, létszámgazdálkodásának folyamatos tervezésére. A program közszolgáltatásokkal foglalkozó elméleti szakemberek és gyakorló önkormányzati, intézményi vezetők, költségvetési szakemberek, jogászok és informatikusok többéves munkája – melyet folyamatosan aktualizálunk és rendszeresen frissítve a változó jogszabályi környezethez igazítunk. MIBEN SEGÍT AZ ESZKÖZ ÉS A MÓDSZERTANT ALKALMAZÓ SZAKÉRTŐINK? A legfontosabb fenntartói döntések meghozatalában Támogatja a mindenkori fenntartót az intézmények önállóságával, esetleges összevonásával, átszervezésével, az ellátandó feladatokkal, a dolgozólétszámmal, stb. kapcsolatban meghozandó előzetes döntéseiben. Lehetőség nyílik az egyes intézmények költségvetésének feladatorientált, költséghatékony folyamat-tervezésére, illetve a feladatellátás különböző szintjein szimulációk és statisztikák villámgyors készítésére, döntési alternatívák modellezésére. Szinte valamennyi költségvetési, vagy személyzeti következménnyel járó vezetői döntési alternatíva eredménye azonnal megjeleníthető. Táblázatos formában és látványos grafikonokon követhetők a tetszőleges feladatellátási változóknak az egyes intézmények működésének tervezésére, vagy akár a teljes országos köznevelési rendszerre gyakorolt hatásai. Modulrendszerű felépítésének köszönhetően az egyes döntési szintek és jogosultságok szabadon paraméterezhetők és a kívánt, aktuális közoktatási szerkezetnek feleltethetők meg. A több évtizedes intézményfenntartói és közszolgáltatás-szervezési tapasztalattal kifejlesztett, korszerű adatbázis alapú, webes felületen online elérhető program felhasználóbarát és hiánypótló segítség az ágazati rendszerek szerkezetének megtervezéséhez és fenntartásának folyamatos támogatásához. Eredmény: olyan eszköz kerül az önkormányzat birtokába, mely alkalmazás képes önkormányzati intézmények, közszolgáltatók optimális intézményszerkezetének kialakítására költségvetésének feladatfinanszírozási elvű, nulla bázisú tervezésére hatékonyságelemzésére működésének átvilágítására fenntartói döntéseinek hatás- és költségelemzésére, működésének modellezésére erőforrásai struktúrájának tervezésére optimális összetételű és létszámú személyi állománya kialakítására esélyegyenlőségi vizsgálatára, elemzésére, biztosítására
7. A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. Az lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer (pl. kérdőív, személyes megkérdezés, online adatgyűjtés, telefonos interjú stb.) alkalmazásával minimum két időintervallumban. A feladat végrehajtása során az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével végezzük el a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettség és a felmerülő igények, javaslatok felmérését. Egy tematikus kérdőívvel, kétszintű felmérési módszerrel keressük meg az érintetteket. A kérdőív úgy kerül összeállításra, hogy mind on-line és telefonos, mind pedig direct mail alapú lekérdezések végrehajthatók legyenek. Az íveken szereplő (jellemzően zárt) kérdéseket a bevont szakértők szakmai tapasztalatai, valamint a polgármesteri hivatal munkatársainak, illetve az önkormányzat vezetőinek véleménye alapján állítjuk össze. Az előkészítés során az önkormányzat és intézményei, illetve a hivatal által biztosított közszolgáltatások kiterjedési területének szociológiai és ökonómiai jellemzőinek figyelembe vételével a lakosság minimum 5%-ának megkérdezését, valamint a felmérés reprezentativitását biztosító mintát állítunk össze. A felmérés végrehajtását megelőzően egy úgynevezett verifikációs mintán teszteljük a közszolgáltatásokkal kapcsolatos kérdőívek helyes értelmezhetőségét, koherenciáját és felhasználói karakterisztikáját. A teszt felmérés dokumentált tapasztalatai alapján véglegesítjük a kérdőíveket, majd végrehajtjuk a felmérés első szintjét: on-line, telefonos és direct mail eszközökkel keressük meg az érintetteket. Az első körös felmérés kitöltöttségi/válaszadási eredményei alapján hozunk döntést a felmérés második köréről: az alacsony kitöltési aránnyal rendelkező, az értékelés szempontjából kritikusként azonosított kérdések esetében személyes lekérdezéseket is végzünk. A személyes lekérdezések lefolytatásakor figyelembe fogjuk venni az első körös felmérés mintázatát, és ehhez illeszkedő érintetti kört keresünk meg célzottan. A felmérések lezárását követően értékelési adatbázist állítunk össze, melynek adattartalmát első lépésben ellenőrizzük (adattisztítás, belső koherencia vizsgálat). Az adattisztítás lezárását követően készítjük el a kérdésekre adott válaszok statisztikai elemzését, valamint az értékelési kérdések megválaszolását. Az alapstatisztikai elemzés eredményét bemutatjuk az érintett önkormányzati vezetők számára, továbbá javaslatot teszünk további értékelési dimenziók vizsgálatára. Lehetőséget biztosítunk arra, hogy az önkormányzati vezetők javaslatot tegyenek további statisztikai elemzésekre is (pl.: milyen kérdések keresztellenőrzését végezzük el). A felmérés eredményeit egy összefoglaló értékelői zárójelentésben tesszük közzé. A lakossági felmérést két alkalommal, a projekt kezdetén, illetve zárásakor végezzük el. A fejlesztés hatásainak értékelhetősége érdekében javasoljuk, hogy a két felmérés között legalább 8 hónap idő legyen.
8. Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása. Folyamatok átszervezése abban az esetben támogatható, amennyiben azok eredményeként a folyamatok erőforrásigénye csökken. A feladat végrehajtása során az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével végezzük A végrehajtás első fázisában interjúk és műhelymunkák során azonosítjuk az adott, problémásnak/nem hatékonyan működőnek ítélt szakmai, illetve támogató területen (pl. beszerzés, pályázati menedzsment, vagyongazdálkodás, stb.) a kritikus folyamatokat, valamint a kapcsolódó szakmai és igazgatásszervezési eljárásokat
A 2. fázisban további interjúkkal pontosítjuk a változtatási igényeket, problémákat, további hipotetikus fejlesztési és optimalizálási javaslatokat azonosítunk. Ebben a projekt fázisban elvégezzük a kritikus folyamatok problémáinak részletes feltárását, a kritikus, átalakítandó folyamatok módosítását, illetve szükség esetén új folyamatok kialakítására javaslatok kerülnek kidolgozásra. Az Intézet kritikus folyamatainak fejlesztése során nemzetközileg bevált minőségfejlesztési módszertanokat (BPR, Lean Government) alkalmazunk. Az optimalizálást folyamatonként 2-2 napos intenzív műhelymunka keretében végezzük az alábbi módszertani eszközök alkalmazása mellett: Folyamat-modellezés; Problémaelemzés, probléma okok azonosítása, feltárása, priorizálás; Adatgyűjtés: historikus adatok, mérések elemzése, összevetése a célértékekkel; Probléma okok értékelése, priorizálása – ishikawa és hozzáadott érték elemzési módszertannal; Megoldási javaslatok kidolgozása a gyökér okok kiküszöbölésére; Megoldási javaslatok értékelése és felsőszintű költség-haszon elemzés végrehajtása. A folyamat optimalizálás fókusza minden esetben úgy kerül meghatározásra, hogy a leginkább jellemző működési- és költséghatékonysági tényezők határozzák meg a fejlesztési irányokat. A folyamatok optimalizálása során a következő fejlesztési lehetőségek a leggyakoribbak: • egyszerűsítések, standardizáció; • duplikációk megszüntetése; • folyamat - funkció felosztás ésszerűsítése; • emberi erőforrás – létszám optimalizálás; • humán kockázatok csökkentése: végrehajtási, jóváhagyási és ellenőrzési szerepkörök szétválasztása; • átfutási idő redukálása, tevékenységek időtartamának csökkentése; • manualitást kiváltó tényezők kiküszöbölése; • workflow (munkafolyam-vezérlő) támogatási javaslatok azonosítása; • költség-hatékonyság növelése. A folyamatfejlesztési, valamint az új folyamatok kialakítására vonatkozó javaslatok számos területen jelentős hatást fejtenek ki a hivatali, illetve az esetlegesen érintett intézményi működés különböző dimenzióira, amely változások hatásai vizsgálatra és szükség esetén átvezetésre kerülnek az alábbi szervezetműködési aspektusokon: • kapcsolódó folyamatok; • a szervezeti struktúrára vonatkozó módosítási igények; • szerepkörök kialakítása, megszűntetése, módosítása; • belső szabályozó dokumentumok; • tevékenység inputok, outputok, bizonylatok, adatkörök; • a szükséges szabályzati elemeket érintő módosításokra tett javaslatok. Az optimalizálási akciók az alábbiak szerinti csoportosításban kerülnek meghatározásra elősegítendő az önkormányzat döntéseit: • Quick win-ek, amelyek gyorsan megvalósíthatók és azonnali eredményt hoznak; • Fejlesztési javaslatok, melyek projektekben valósíthatók meg, hosszabb távon adnak megoldást. A folyamatok konkrét problémaazonosítását, problémák feltárását, elemzését számos nemzetközi szabványban is meghatározott elemzési technika alkalmazásával tervezzük végrehajtani annak érdekében, hogy a hivatal, illetve az esetlegesen érintett intézmények tekintetében valós hatékonyságjavulást és erőforrásigény-csökkenést eredményezzenek a fejlesztések. A folyamat optimalizálás során alkalmazott legfontosabb technikák az alábbiak: Ötletroham technika (brainstorming): olyan csoportos alkotó technika, amelynek elsődleges célja a résztvevő egyénektől származó ötletek minél teljesebb és gyorsabb összegyűjtése és ezek alapján új ötletek generálása. Ennek segítségével lehetővé válik a folyamatban rejtőző tünetek, problémák és okok meghatározása, illetve a fejlesztési lehetőségek azonosítása. A technika nem helyettesíti a mélyebb problémaanalízist, azt azonban lehetővé teszi, hogy több szempontú, gyors megközelítést adjon a felvetett kérdéskörrel kapcsolatban.
Halszálka diagram, ok-okozati diagram (ishikawa): Ez a technika megkönnyíti a problémák és az adott körülmények kialakulásához vezető gyökér okok felderítését, azonosítását, segít megvizsgálni és grafikusan szemléltetni az ok-okozati összefüggéseket. Miért technika (five why’s): A technikát szinten valamely probléma gyökér okainak azonosítására használjuk. Hozzáadott érték elemzés: A technika támogatja a folyamat hatékonyságának javítását, az átfutási idő csökkentését, amely részeként azonosítjuk a folyamat hozzáadott értéket teremtő és hozzáadott értéket nem teremtő tevékenységeket. Az értéket nem teremtő tevékenységek közül meghatározzuk, hogy mely tevékenységek küszöbölhetők ki és melyek feltétlenül szükségesek a folyamat lefutásához. Priorizálási mátrix: A technika a különböző listapárok közötti kapcsolatok azonosítását teszi lehetővé, valamint segít meghatározni a kapcsolat erősségét. A hivatal tervezett szervezetfejlesztési projektje keretében a folyamatok előzetesen meghatározott szempontok szerinti kritikusságát határozzuk meg ezzel a technikával. Pareto hatékonyság vizsgálat: Egy csökkenő sorrendű oszlop diagram, amely arra a problémára fókuszál, amely a - probléma relatív gyakorisága vagy mérete függvényében - legnagyobb fejlődési lehetőséget mutatja. Befektetés-hatás mátrix (effort-effect): Az egyes fejlesztési lehetőségek közötti választásra (priorizálásra) használjuk, az adott fejlesztés várható befektetési szükséglete (erőfeszítés / befektetés) és a várható hasznok (hatás) dimenziók mentén ábrázolva az egyes lehetőségeket segít meghatározni a folyamatok prioritását. A problémák azonosítását és elemzését követően a konvenciók szerint elfogadott modellező eszközben kidolgozásra kerülnek a folyamatokhoz kapcsolódó jövőbeli folyamattervek, amelyek magukban foglalják a már meglévő, de módosított (optimalizált) folyamatokat, valamint az eddig hiányzó folyamatok első terveit. A jövőbeli működés modellezése során nem csak a folyamatleírások elkészítése szükséges a modellező eszköz segítségével, hanem a folyamatokból (a modellező eszközben rögzített riportok segítségével) kinyert adatok alapján aktualizáljuk a korábbi fázisokban készített szerepkör-hatáskörkompentencia mátrixot, valamint a szervezet-szerepkör-jogosultság mátrixot is. Jövőbeli folyamatok kialakításakor a folyamatlépésekhez hozzákapcsoljuk a meglévő információkat, igényeket, illetve szükség esetén újakat is definiálunk a működés hatékonyságával összefüggő elvárások alapján. Ebben a fázisban működés, illetve a belső/külső szolgáltatások színvonalával, minőségével kapcsolatos rögzített igények szerint meghatározzuk: • szolgáltatási igény tartalmát, • kimeneti/bemeneti dokumentum és az adatforgalmat, • aktuális státuszokat, státuszváltozásokat, • idő típusú elvárásokat (időzítés, gyakoriság, gyorsaság), • szerepköröket, jogosultsági kérdéseket (kiemelt hangsúlyt kell kapjon a helyettesítési rend, távolléti rend meglétének ellenőrzése, szükség esetén kialakítása) • érintett rendszereket, egyéb a rendszerekkel szemben támasztott funkcionális igényeket. Az egyeztetések eredményeképpen a végleges folyamatábrák, leírások mellett elkészülnek a korábban hiányzó folyamatábrák és leírások, valamint a módosítandó szabályozó dokumentumok listája is. A módosítandó szabályzatok listája alapján kidolgozásra kerülnek a hivatal belső szabályzatainak módosítás tervezetei, valamint azok a döntés-előkészítő dokumentumok, amelyek alapján a szükségessé vált szabályzati módosítások elfogadásra és bevezetésre kerülnek. Eredmény: • Megoldási javaslatok és akcióterv a folyamatok optimalizálására vonatkozóan; • Dokumentált jövőbeni (optimalizált, új) folyamatok a folyamatmodellező eszközben (input/output adatok, információk, dokumentumok, speciális igények, szerepkörök és
rendszerkapcsolatok feltüntetésével); • Aktualizált szerepkör – hatáskör - kompetencia mátrix; • Szervezet - szerepkör - jogosultság (felelősségi kör) mátrix; • Javaslat a szükséges belső szabályozó dokumentum módosításokra; Elfogadott szabályozások, szabályzat módosítások az optimalizált folyamatok működtetésének bevezetésére.
9. A közszolgáltatások nyújtásának és a szervezet működésének folyamatos, ciklikus minőségfejlesztése érdekében nemzetközileg elfogadott minőség-menedzsment modell bevezetése, például a közigazgatásra adaptált Közös Értékelési Keretrendszer (Common Assessment Framework; CAF) alkalmazása révén. A megújított CAF 2013-as modell bevezetéséhez és alkalmazásához nyújt segítséget a kormányzati CAF honlap (https://caf.kim.gov.hu), amelyen az ingyenesen használható online önértékelési kérdőívkitöltő szoftveren túlmenően módszertani segédanyagok is feltöltésre kerülnek. A feladat végrehajtása során az alábbi módszertani megközelítés érvényesítésével végezzük. A végrehajtás során a közszolgáltatásokat nyújtó szervezetek átfogó minőségfejlesztésére kidolgozott egységes módszertant, a Közös Értékelési Keretrendszert (CAF) kívánjuk alkalmazni. A keretrendszer módszertani bázisát az Európai Közigazgatási Intézet (European Institute of Public Administration, EIPA) gondozásában 2012 szeptemberében kiadott CAF 2013 módszertani kézikönyv szolgáltatja. A módszertan 9 db kritérium és 28 db alkritérium mentén, önértékeléssel tárja fel a szervezeti működés erősségeit és gyenge pontjait, melyekre alapozva, célzottan állítható össze a működésfejlesztési akcióterv. A modell gerincét a modern minőségirányítási rendszerek PDCA ciklusa (tervezés, fejlesztés, ellenőrzés, beavatkozás) adja, amely biztosítja a szervezeti működés folyamatos, ellenőrzött, rendszerszerű fejlesztését. A minőségfejlesztési projekt – illeszkedve a CAF által javasolt eljáráshoz – a következő lépésekből áll: • Önértékelési projekt megtervezése és megszervezése: a szervezeti működést szabályozó dokumentumok, valamint a felsővezetőkkel és a kijelölt szakértőkkel lefolytatott interjúk tapasztalatai alapján kialakítjuk az önértékelési projekt célrendszerét és részletes szakmai tartalmát. Összeállítjuk a munka ütemtervét, továbbá kidolgozzuk a projekt eljárásrendjét, valamint meghatározzuk a projekt szervezetét és javaslatot teszünk a projekt szervezeten belüli kommunikációjára. A lépés eredményeként létrejön a projekt definíciós és szakmai terve, melyet jóváhagyatunk a felsővezetőkkel. • Projekt kommunikációja a szervezet felé: a projekt definíciós terve alapján végrehajtjuk a szervezeten belüli kommunikációs feladatokat – minden közvetlen és közvetett érintettet tájékoztatunk (személyesen, on-line felületen stb.) a projekt céljáról és ütemezéséről, valamint a kulcsszereplőket tájékoztatjuk a projektben várhatóan elvégzendő feladataikról. • Projektszervezet létrehozása: a projekt definíciós terve alapján formálisan is létrehozzuk a projektszervezetet, a szervezet személyügyi területével való szoros együttműködés keretében. Kinevezésre kerülnek a projekt kulcsszereplői és vezetői, továbbá kialakítjuk a projekt végrehajtásához szükséges infrastrukturális hátteret (projekt helyiség, informatikai támogatás, kommunikációs csatornák stb.). • Projekt szereplőinek képzése: miután minden projektszereplő hivatalosan is megkapta a felkérést, lefolytatjuk az értékelés módszertani alapjairól szóló képzéseket. A képzéseket célcsoport és szakmai tartalom dimenziók mentén differenciáljuk, és vizsgákkal zárjuk. Csak azon projekttagok vehetnek részt az önértékelési munkában, akik sikeres vizsgával zárták a képzést. • Önértékelés lefolytatása: a projekt definíciós és szakmai tervben szereplő részletes szakmai tartalom mentén, lefolytatjuk az önértékeléseket. Az értékelő munkatársak támogatására
mentori rendszert működtetünk, ezzel biztosítva az értékelési kérdések egységes értelmezését és a válaszok minőségének megfelelőségét. Az önértékelési kérdőív lezárását első körös szakmai ellenőrzés előzi meg, melynek célja a válaszok belső koherenciájának és az adattisztaság biztosítása. • Értékelési eredmények elemzése és disszeminációja: a lezárt önértékelési kérdőíveket feldolgozzuk, és megválaszoljuk a projekt szakmai tervében szereplő értékelési kérdéseket. Az eredményeket és az eredmények alapján kirajzolódó, a szervezet stratégiai céljait erősítő vagy gyengítő tapasztalatokat műhelymunka keretén belül ismertetjük a szervezet felsővezetésével. A műhelymunka során felmerült új értékelési dimenziókat a kérdőívek második körös elemzése során válaszoljuk meg. A végeleges, a felsővezetés által validált eredményeket kommunikáljuk a szervezet felé. • Működésfejlesztési akcióterv összeállítása: szoros együttműködősében az önértékelési kérdőívek eredményeit bemutató műhelymunkával, a szervezeti erősségek és gyenge pontok ismeretében javaslatot teszünk a szervezei működés fejlesztését célző intézkedésekre. A javaslatban részletesen szerepel az intézkedés szakmai tartalma, időbeni megvalósíthatósága és ütemezése, humán és fizikai erőforrás szükséglete. A működésfejlesztési akcióterv egyes elemeit a felsővezetés validálja, és ő tesz javaslatot az intézkedések prioritási sorrendjére is. • Akcióterv disszeminációja: a működésfejlesztési akciótervet – hasonlóan az értékelési eredményekhez – kommunikáljuk a szervezet felé. • Működésfejlesztési akciók végrehajtása: jelen projekt koordinálja a működésfejlesztési akcióterv végrehajtását. Az egyes intézkedéseket projekt alapon (alprojektként) határozzuk meg és kezeljük, így biztosítva a határidőre történő eredményes végrehajtást. Az akcióterv végrehajtásának (mint projekt portfóliónak) az előrehaladásáról heti rendszerességű státuszjelentést készítünk a felsővezetésnek, a projekt definíciós tervében meghatározott eljárásrendnek megfelelően. • Folyamatos értékelési rendszer kereteinek kidolgozása: a működésfejlesztési akcióterv végrehajtásával párhuzamosan, az önértékelés lefolytatásának tapasztalatai alapján, meghatározzuk a szervezet átfogó minőségfejlesztési rendszerének keretfeltételeit (szervezeti elemek, eljárásrendi szabályozás, indikátorok és mérési rendszer, akcióterv revízió eljárásrendje). A keretfeltételek felsővezetők általi jóváhagyását követően, megtesszük a rendszer kialakításához szükséges lépéseket. A projekt záró szakmai feladataként, támogatjuk a következő önértékelési időszak szakmai előkészítését. Az általunk elvégzendő feladatok célja a fentiek alapján kettős: egyrészt kidolgozzuk és végrehajtjuk a szervezeti önértékelési és működésfejlesztési intézkedéseit, másrészt megteremtjük a folyamatos értékelési és minőségfejlesztési rendszer módszertani kereteit. Eredmény: CAF önértékelési jelentés összefoglaló dokumentum CAF önértékelés alapú működésfejlesztési akcióterv CAF minőségfejlesztési rendszer működési szabályzat
10. Humán erőforrás kapacitásgazdálkodás, munkaköri és szervezeti besorolások, illeszkedés felülvizsgálata A feladat keretében az alábbiakban bemutatott szolgáltatások belső hangsúlyait vezetői interjúkon mérjük fel és ennek eredményeként meghatározzuk a feladat pontos elvégzésének menetét. A feladatot elvégzése során: megvizsgáljuk, hogy a feladatváltozások hogyan érintették az egyes szervezeti egységek feladatait, folyamatait és munkaköreit. az önkormányzattal közösen meghatározzuk, hogy a kapacitás-kihasználtság vizsgálata mely területeken szükséges és elvégezzük a vizsgálatot kialakítjuk az önkormányzat kapacitás-gazdálkodási tervét
1. A feladatok megváltozása által érintett szervezeti egységek és munkakörök vizsgálata. . kérdőíves felmérés és vezetői interjúk segítségével meghatározzuk a feladatváltozások, belső átszervezések által érintett szervezeti egységek, folyamatok, feladatok és munkakörök listáját a. többszempontú értékelési mátrix segítségével meghatározzuk a változás mértékét, szervezeti súlyát és a további vizsgálatok kiemelt területeit b. dokumentumelemzés és interjú alapján megvizsgáljuk a kiválasztott szervezeti egységek és munkakörök feladat-leírását, a munkakörök kapcsolatait, a megváltozott feladatokhoz való illeszkedést, a munkakörök önállóságának, egységének és tartalmának indokoltságát Eredmény: 1. Feladatváltozás által érintett egységek, feladatok és munkaköröket, a munkakörök elemzését és a munkakörök, szervezeti egység szintű feladatleírások új/megváltozott tartalmára vonatkozó javaslatok részletes bemutatását tartalmazó dokumentum; 2. A feladatváltozás által érintett feladatok és munkakörök és az eszközölt/szükséges változtatások átfogó, kérdőíves felmérése szervezeti egység vezetők bevonásával 2. Munkatársak kapacitáskihasználtságának vizsgálata: a hivatal, intézmények vagy adott intézmény kapacitásainak vizsgálata benchmark-elemzés, interjú és/vagy kérdőív segítségével, eltérések és részletes elemzés fókuszpontjainak meghatározása. A tevékenységek kapacitásigényének meghatározására a következő lépésben kerül sor: meghatározzuk a vizsgálandó egységeket és az érintett feladatokat, folyamatokat és munkaköröket meghatározzuk az adott feladatra jellemző kapacitás-modellt, amely lehet tranzakció-alapú vagy tranzakciótól független norma alapú, driver alapú (jellemző kulcs-tevékenységhez kötött, nem normázható), diszkrecionális alapú meghatározzuk a modellhez tartozó kapacitás-mérési módszertant (top-down vagy bottumup kérdőíven, interjún vagy naplózáson alapuló mérés) meghatározzuk a felméréshez szükséges adatokat, az adatok felvételéhez szükséges űrlapot, kérdőívet, az adatok forrásait megvizsgáljuk a korábbi projektmunkák során végzett méréseket a kiválasztott egységek, folyamatok és munkakörök esetében historikus adatok alapján vagy adatfelvétellel méréséket végzünk / interjúkat folytatunk. ahol a tevékenység tranzakció számai nem határozhatóak meg top down módszerrel, interjúk alapján számszerűsítünk. A nem mérhető folyamatok esetében a szakterületi vezetővel vagy az adott feladatot végző kollégával készített interjú során határozzuk meg a folyamat időigényét. Driver alapú modell esetén területenként megvizsgáljuk a definiált kulcs mutató, tevékenység mérhetőségét, értékét, időszaki létszámát is. interjú és/vagy tranzakciókra vonatkozó adatok alapján meghatározzuk a kapacitás időszakok közötti megoszlását a mérések, adatfelvétel alapján elvégezzük a munkatársak és egységek kapacitáskihasználtságának több szempontú elemzését és bemutatását (pl. a kihasználtság egységek, munkatársak és időszakok szerinti megoszlása, munkatársak kapacitásfelhasználását meghatározó tevékenységek/ügytípusok közötti megoszlás bemutatása), továbbá az időráfordítás és a szakmai teljesítményadatok alapján szükség szerint fajlagos teljesítménymutatók számítását elvégezzük kiválasztott tevékenységek benchmark elemzését is más önkormányzatok,
közigazgatási intézmények vagy támogató területek esetén egyéb szervezetek létszáma és fajlagos mutatói alapján Az elemzés alapján javaslatot készítünk a kapacitásgazdálkodás, szükség szerint az egyenetlen kihasználtság szervezeti és szervezeti egység, valamint szükség szerint munkakör szerinti optimalizálására. Eredmény: 1. szervezeti kapacitáskihasználtság elemzés és javaslatcsomag; 2. Hivatal/adott intézmény kapacitás-kihasználtságának vezetői interjúkon való felmérése, javaslatok megfogalmazása a kapacitás-kihasználtság részletes vizsgálatára és a változtatás fő irányaira 3. Az elemzések alapján a hivatal és az intézmények részére átfogó humánerőforrásgazdálkodási stratégia és terv kialakítása, amely tartalmazza a hivatal humán erőforrás stratégiájának átvilágítását, a munkatársak felvételével, beléptetésével és új munkakörbe való helyezésével, képzésével, teljesítményértékelésével, ösztönzésével, a kapacitás optimális kihasználásával, az időszakos kapacitás-csúcsok kezelésével, a kapacitás-gazdálkodást támogató alkalmazási megoldásokkal (pl. rugalmas munkakör, távmunka), a humán erőforrás gazdálkodás működtetésével kapcsolatos célokat, belső szabályozási, valamint rövid- és középtávú cselekvési javaslatokat. Eredmény: szervezeti humán erőforrás gazdálkodási koncepció és középtávú terv dokumentuma;
