Plan van aanpak Studiekeuzecheck 2015 Januari 2015 Jet Benjamins Voorwoord Het beleid zoals dat in 2014 is afgesproken en opgenomen in PvA 2014 is op hoofdlijnen ongewijzigd. Er zijn wel enkele aanpassingen m.b.t. de uiterste aanmelddatum en een vrijstellingsregeling voor deeltijd-lerarenopleidingen. Deze aanpassingen zijn opgenomen in het Studentenstatuut 2014-2015. Het administratieve proces wordt in 2015 geheel uitgevoerd via SIS. Dat betekent dat het proces opnieuw wordt ingericht en alle communicatie onder de loep wordt genomen. In dit Plan van aanpak 2015 staat alles (kort) op een rijtje 1. Beleid De aanleiding tot het instellen van de studiekeuzecheck (het voorstel in de wet Kwaliteit in verscheidenheid), is uitgebreid beschreven in het PvA 2014. Dat wordt in dit PvA 2015 niet herhaald. Op twee onderdelen is het HvA-beleid gewijzigd: de uiterste inschrijfdatum en het instellen van een vrijstellingsregeling (collegebesluit d.d. 8 dec 2014). Het HvA-beleid SKC-2015 op hoofdlijnen: 1.1 Inschrijfdatum Voltijd en duaal: 1 mei is de uiterste inschrijfdatum voor voltijd/duaal. De verlenging tot 15 juni die in 2014 werd gehanteerd, is afgeschaft. Dat betekent dat studenten die zich ná 1 mei voor het eerst aanmelden voor het hoger onderwijs niet worden toegelaten. Deeltijd: ook voor deeltijd is 1 mei de gewenste uiterste inschrijfdatum, maar de verlenging van de inschrijfperiode blijft gehandhaafd. De datum waarvoor de deeltijdstudenten zich moeten inschrijven is 1 aug 2015 (t.o.v. 15 augustus in 2014). 1.2 Vrijstellingsregeling Vrijstellingsregeling voor deeltijd-studenten die reeds een onderwijsbevoegdheid hebben en een tweede bevoegdheid in een verwant vakgebied willen behalen. Deze vrijstellingsregeling is opgenomen in het Studentenstatuut 2014-2015. 1.3 Inhoud van de SKC (ongewijzigd t.o.v. 2014): deelname aan SKC is verplicht (zie verder par. 3 Doelgroepen) de inhoud van de SKC bestaat uit: HvA-brede vragenlijst vooraf (deels in Studielink, deels in SIS) met ruimte voor een opleidingsspecifieke vraag een studeerinspanning: realistische onderwijsactiviteiten die zowel betrekking hebben op theorie als praktijk en die worden getoetst desgewenst aangevuld met: - diagnostische toetsen - groepsbijeenkomsten of individuele gesprekken 1.4 Het studiekeuzeadvies wordt uiterlijk twee weken na de SKC per e-mail uitgebracht, en is gebaseerd op de resultaten van de toetsen (zie verder par. 5) 1
2. Timing SKC 2015 Tenminste twee SKC’s in de periode begin juni t/m eerste week juli 2015 Indien gewenst een of meer SKC’s in maart, april, eventueel mei (let op: de maand mei is hoofdzakelijk geschikt voor mbo’ers en deeltijd-opleidingen) Augustusronde (tenminste één SKC). Met het plannen van de data wordt rekening gehouden met data van schoolvakanties en het centraal examen vo.
3. Doelgroepen Februari-instroom 2015: de SKC wordt wel aangeboden, maar niet verplicht gesteld. Daarnaast loopt het proces van deze groep (nog) buiten SIS om. Studenten uit het Nederlands-Caribisch gebied: de werkwijze van 2014 wordt vereenvoudigd: De opleidingen maken zelf de afspraken voor het skype-gesprek met de aspirant-studenten uit het Caribisch gebeid. Dit gesprek hoeft niet meer in een ‘gecontroleerde’ omgeving plaats te vinden, waardoor het eenvoudiger wordt voor HvA-docent en student om tot een tijdstip te komen dat beide schikt. Studenten met een buitenlands diploma: aanmelden voor 1 mei en deelname aan de SKC is volgens de wet voor hen niet verplicht en ze hebben ze ook geen recht op studiekeuzeadvies (SKA). Zij worden niet uitgenodigd om deel te nemen aan de SKC. De HvA-opleidingen met standaard grote aantallen buitenlandse studenten hebben allemaal een numerus fixus met decentrale selectie. Bij de SKC gaat het dus om individuele gevallen per opleiding. Studenten met een negatief BSA na 1 mei hebben toelatingsrecht, ook als zij zich pas na 1 mei inschrijven voor een andere opleiding. Deelname aan de SKC is voor hen wel verplicht. Deze groep wordt net als in 2014 ook in 2015 uitgebreid naar alle studenten met een inschrijving in het hoger onderwijs in het studiejaar 2014-2015 (bij de HvA of elders) die willen switchen.
4. Juridische regelingen Het Studentenstatuut 2014-2015 is op 8 december 2014 aangepast naar aanleiding van de beleidswijzigingen (zie par. 1) Het positief SKC-advies is twee jaar geldig: daar krijgen we in 2015 in de praktijk mee te maken. De CSA gaat vanaf half juni 2015 inschrijvingen annuleren van studenten die ondanks reminders niet gereageerd hebben op de uitnodiging zich aan te melden voor de SKC en van studenten die zonder geldige reden afwezig waren bij de SKC. In het bericht dat studenten krijgen, staat vermeld hoe zij hier bezwaar tegen kunnen maken. In de afhandeling geldige reden van verhindering komt geen wijziging in de procedure. De opleidingen handelen, namens de opleidingsmanager, de beoordeling van de opgegeven reden van verhindering zelf af aan de hand van de instructie van de commissie van studentendecanen. Voor moeilijke gevallen kan men een beroep doen op de commissie via
[email protected].
2
5. Studiekeuzeadvies De termen ‘positief’ en ‘negatief’ zijn in 2014 in de tekst van de studiekeuzeadviezen vermeden. Voortschrijdend inzicht laat zien dat zowel medewerkers als studenten de termen in de dagelijkse praktijk wél gebruiken. Om die reden worden deze termen in 2015 ook in de teksten gebruikt. Voltijd: nu er geen verlenging meer is van de inschrijfdatum zijn er voor voltijd nog twee soorten adviezen: positief en negatief-niet bindend. ( + positief advies dat vanuit negatief is omgezet na gesprek.) Deeltijd: vanwege de tussenperiode 1 mei-1 aug bliiven de drie soorten adviezen, positief, negatiefniet-bindend en negatief-bindend, gehandhaafd. Het standaard format voor elk soort advies wordt aangepast aan de nieuwe regels en afspraken. In het bericht wordt ruimte gemaakt voor een toelichting en/of een aanvullend advies. Dit heeft als voordeel dat de student maar één bericht ontvangt. Het studiekeuzeadvies wordt verstuurd vanuit SIS. Bij een negatief studiekeuzeadvies én bij een positief studiekeuzeadvies dat na een gesprek is omgezet vanuit een negatief advies, wordt altijd een aanvullend advies gegeven. Daarnaast is met elke student die een negatief studiekeuzeadvies krijgt nog persoonlijk contact.
6. Nazorg Het aanbod van een Keuzeworkshop (Studentenzaken) wordt voortgezet. Daarnaast een aantal opties om heroriëntatie dichter op de SKC aan te bieden. 1. Alle deelnemers krijgen aan het eind van de SKC-dag een flyer met de verschillende mogelijkheden 2. Domeinen kunnen ervoor kiezen, eventueel meteen na afloop van de SKC-dag, al (korte) heroriëntatie-activiteiten aan te bieden, indien gewenst met inzet van studiekeuzecoaches
7. Aanmeldproces SKC Alles met betrekking tot de SKC wordt vanaf 2015 gefaciliteerd door en vastgelegd in SIS. Daartoe is het project Studiekeuzecheck SIS fase 2 gestart o.l.v. Obe vd Klei (CFB SIS) De hoofdproducten van dit project zijn: 1. De vragenlijst vooraf: gedeeltelijk via Studielink, gedeeltelijk via SIS 2. Aanmelding voor de SKC (start vanaf half januari 2015) 3. Alle communicatie m.b.t. de SKC 4. De berekening van het studiekeuzeadvies 5. Het aanvullend advies geïntegreerd in het studiekeuzeadvies De in 2014 ontwikkelde flowchart is aangepast aan de wijzigingen in het beleid. In de loop van april 2015 komen query’s beschikbaar waarmee op de verschillende niveaus (HvA-breed, domein, opleiding) het verloop van de SKC 2015 gemonitord kan worden.
3
8. Communicatie De algemene informatie over de SKC staat op de centrale website met doorverwijzing naar opleidingswebsites. De richtlijnen voor tekstformats voor de opleidingswebsites worden opgenomen in het Beleidskader communicatie. De informatie voor medewerkers staat in de AZ-lijst Het motto voor de opleidingswebsites is: streven naar maximale transparantie. De jaarlijkse cyclus: 1 oktober: data en globale informatie op de website 1 december: uitgebreide informatie op de website waarin duidelijk is wat studenten kunnen verwachten: data SKC-dagen, tijdstippen, huiswerk vooraf (met inschatting van de daarvoor benodigde tijd), het programma van de SKC-dag, toetsen (aantal en vorm), uitleg over het studiekeuzeadvies, nazorg. De campagne die in 2014 samen met UvA, VU en Inholland is opgezet (Dag ma, dag pa) wordt herhaald, net als de algemene flyer voor open dagen. Het Communicatieteam Inschrijf neemt alle berichten m.b.t. de SKC op in de communicatiekalender van het gehele inschrijfproces. Alle vragen van studenten over de SKC worden afgehandeld via het digitaal loket (TopDesk). De link naar het digitaal loket wordt in alle berichten opgenomen, en op de website en opleidingspagina’s gezet. Een aandachtspunt is nog de communicatie naar zittende studenten. Vooruitlopend op SKC 2016: 1 sept 20151: opleidingen hebben data skc’s 2016 vastgesteld 1 okt 2015: data SKC’s en globale programma’s en procedure staan op websites opleidingen 9. Evaluatie De vragenlijsten na de SKC en na Blok 1 worden beter op elkaar afgestemd. Qua logistiek worden deze vragenlijsten ook in 2015 op papier afgenomen vanwege de hoge respons. De online vragenlijst die de studenten in 2014 na ontvangst van het studiekeuzeadvies invulden, komt te vervallen vanwege de té lage respons. Voor deeltijd worden de vragenlijsten in 2015 ook op papier afgenomen om de respons te verhogen. De planning voor afname van de vragenlijst na blok 1 (najaar 2015) moet voor de zomer 2015 bekend zijn. De online rapportage Desan van de SKC vragenlijst blijft bestaan. Het evaluatierapport SKC 2015 is naar verwachting half januari 2016 beschikbaar. Nieuw in 2015: een exitenquête voor aankomend studenten die zich wel in Studielink hebben ingeschreven, maar hun inschrijving weer annuleren (voor of na deelname aan SKC). Ook de enquête onder docenten wordt weer afgenomen. Een aandachtspunt is de afstemming binnen de G5, met name omdat de vorm van de SKC verschilt per hogeschool en het om die reden lastig is met dezelfde vragenlijsten te werken voor studenten en medewerkers/docenten.
1
Opmerking d.d. 24 april 2015: vo-decanen hebben gevraagd om de data al voor de zomervakantie bekend te maken zodat zij er rekening mee kunnen houden in hun eigen schooljaarplannen.
4
10. Werkgroepen SKC De werkgroep SKC (de ‘grote’ werkgroep) blijft in 2014-2015 in stand met als leden een vertegenwoordiger per domein, centrale staven/diensten, BVO, HBO, studentgeleding CMr. De vergaderingen vinden plaats op dinsdag 9.00 – 10.30, ca. 1x per 6 weken. De hoofdonderwerpen zijn: de verdere implementatie van (de aanpassingen in) het beleid en signalering van noodzakelijke aanpassingen voor de toekomst. Daarnaast blijft kennisdeling een belangrijk onderwerp voor deze werkgroep. De proceswerkgroep SKC bestaat uit de procesbewakers van de domeinen en vertegenwoordigers van de CSA, CFB SIS Functioneel beheer en het team Communicatie Inschrijf. Het hoofdonderwerp van deze werkgroep is de uitvoering van de SKC en de implementatie van het plan SKC@SIS fase 2 in 2015, inclusief evaluatie en bijstelling. 11. DLWO De DLWO krijgt een steeds belangrijker rol in de SKC. Op centraal niveau (onder beheer van Dienst Studentenzaken) is de DLWO de bron waar alle documentatie over de Studiekeuzecheck te vinden is en blijft. Nu het hele proces via SIS wordt uitgevoerd, krijgen de aankomende studenten meteen na hun verzoek tot inschrijving een HvA-ID en wachtwoord. Daarmee wordt het mogelijk alle informatie over bijvoorbeeld voorbereidende opdrachten/huiswerk op de DLWO te plaatsen. De meeste domeinen maken daar in 2015 gebruik van.
5
