PLAN VAN AANPAK BEHOUD FORT VREESWIJK EN DORPSHUIS IN ZELFBEHEER haalbaarheidsstudie
Auteur: Monique de Beer Opdrachtgever: Wijkplatform Vreeswijk Datum: 17 februari 2013 Versie 1.2 1
Inhoud 1.
Inleiding 1.1. aanleiding 1.2 doelstelling 1.3 opdrachtgever-opdrachtnemer
2. projectresultaat 2.1. opdracht 2.2. resultaat 2.3. kader 2.4. afbakening, uitgangspunten, randvoorwaarden 2.5 burgerparticipatie 2.6. risico’s 3. aanpak 3.1. fasering 3.2 activiteiten en resultaten 3.3. rapportage voortgang en beslismomenten 4. project-organisatie 4.1. budget 4.2. taakverdeling en verantwoording 4.3. ondersteuning door gemeente 4.4 communicatie-p.r.
1.
inleiding In dit plan van aanpak is beschreven wat de projectgroep ‘behoud Fort Vreeswijk en Dorpshuis in zelfbeheer’ ten doel staat en hoe we dit doel gaan behalen. De geformuleerde opdracht is zo veel mogelijk uitgeschreven in concreet te ondernemen acties om te komen tot een voorstel voor het behoud van activiteiten op Fort Vreeswijk in zelfbeheer. De looptijd van het plan van aanpak is van januari 2013 tot oktober 2013. De wijze waarop we dit proces gaan organiseren is beschreven als ook de taken en verantwoordelijkheden tussen de verschillende deelnemers aan het proces. Het plan van aanpak wordt besproken met en vastgesteld door het WPV en vormt daarna de leidraad voor de projectgroep ‘behoud Fort Vreeswijk en Dorpshuis in zelfbeheer’ om het project uit te voeren. Indien er redenen zijn om af te wijken van het vastgestelde plan van aanpak, dan zal dat voorgelegd worden aan het dagelijks bestuur van het Wijkplatform Vreeswijk (WPV).
1.1. aanleiding veranderd beleid van gemeente en MOvactor Per 1 november 2013 stopt de huidige huurovereenkomst tussen gemeente en welzijnsorganisatie MOvactor. MOvactor stopt vanaf 1 november met haar activiteiten op het Fort en beëindigt de huurovereenkomst met de huidige gebruikers. De gemeente Nieuwegein financiert sinds jaren de welzijnsstichting MOvactor (voorheen SWN). De gemeente heeft besloten om voor Nieuwegein 5 woonservicezones te creëren. MOvactor ontwikkelt samen met de eerste lijn (ondermeer: huisarts en fysiotherapie) de 5 nieuwe accommodaties waarin zorg en welzijn bij elkaar komen. Inwoners van Vreeswijk zijn op de woonservicezone HoogZandveld aangewezen. 2
standpunt WPV t.a.v. voorzieningen in Vreeswijk Het WPV vindt dat iedere bewoner zo lang mogelijk zelfstandig in de wijk moet kunnen blijven wonen: een levensloopbestendige wijk. Dat kan alleen als de basisvoorzieningen voor zorg en welzijn voor iedereen toegankelijk en goed bereikbaar aangeboden worden. Vreeswijk staat bekend om zijn grote mate van sociale cohesie. Bewoners hebben zorg voor elkaar. Het WPV is daar, net als de bewoners, trots en zuinig op en vint dat bewoners daarom de gelegenheid moeten houden om elkaar te ontmoeten en om met elkaar activiteiten te ondernemen. Het WPV wil het Fort Vreeswijk behouden voor enkele wijkactiviteiten en sociaal-medischemaatschappelijke en culturele voorzieningen. Daarnaast wil het WPV in samenwerking met de gemeente het Fort Vreeswijk actief in gebruik houden om verloedering van het Fort tegen te gaan. 1.2 doelstelling a. Bijdragen aan versterking van de sociale cohesie in Vreeswijk door middel van het creëren van een wijkvoorziening: het behoud van het Dorpshuis als ontmoetingsplek en Fort Vreeswijk als een ‘actief’ Rijksmonument. b. Het beschikbaar houden van een toegankelijke (para-)medische- sociaal-culturele voorziening die bijdraagt aan het streven om mensen zo lang mogelijk in hun eigen wijk te laten wonen. 1.3 opdrachtgever-opdrachtnemer De opdrachtgever van het project is het WPV, vertegenwoordigd door de voorzitter: René Kwant Opdrachtnemer is de projectgroep ‘behoud Fort Vreeswijk en Dorpshuis in zelfbeheer’. De projectgroep staat onder leiding van de projectleider: Monique de Beer 2. projectresultaat 2.1. opdracht Formuleer vóór het najaar een conceptplan voor het behoud van Fort Vreeswijk met functionaliteiten als ontmoetingscentrum, sociaal-medische voorzieningen, maatschappelijke en culturele activiteiten. De exploitatie van het Fort moet kostendekkend zijn. In het plan moeten alle facetten die in de exploitatie een rol spelen aan bod komen: technisch, financieel , inhoudelijk en organisatorisch. 2.2. resultaat Een haalbaarheidsplan voor behoud Fort Vreeswijk en Dorpshuis in zelfbeheer met een voorstel voor uitvoering van het plan. 2.3. kader Op het terrein van Fort Vreeswijk zijn meerdere accommodaties. Het plan van aanpak heeft betrekking op alle accommodaties op het Fort. Te weten: Het scoutinggebouw, het kruithuisje, de Fortwachterswoning en het hoofdgebouw. M.u.v. de Fortwachterswoning, zijn alle ruimtes, in gebruik. Voor het hoofdgebouw geldt een grote mate van achterstallig onderhoud. In het plan van aanpak is het creëren van draagvlak bij betrokkenen een belangrijke factor. Op de lange termijn is het behouden van het Fort alleen mogelijk als hiervoor een breed draagvlak is in de Vreeswijkse samenleving. De prioriteit voor het WPV ligt bij het verzekeren van commitment voor de plannen van bewoners en gemeente.
3
Daarnaast onderkennen we de volgende partijen die voor het Fort belangrijk zijn of kunnen zijn: Huidige gebruikers Fort; ondermeer: huisarts, scouting, oudheidskamer, beweeggroepen. Zorgaanbieders; ondermeer: huisarts, fysiotherapeuten, Saltro, Vitras, Buurtzorg Politiek: wethouders en politieke partijen Ondernemingsvereniging Vreeswijk Woningbouwverenigingen: Jutphaas en Mitros School: Willem Alexanderschool Welzijnsinstelling: MOvactor. In het hele traject wordt optimaal gebruik gemaakt van het draagvlak dat er al is vanuit de jarenlange inspanningen van het WPV voor Vreeswijk. 2.4. afbakening, uitgangspunten, randvoorwaarden Het plan van aanpak omvat het traject om te komen tot een conceptplan voor exploitatie van het Fort. In dit eerste traject wordt de haalbaarheid van dit concept getoetst. De uitvoering van het conceptplan is een nieuw, tweede, traject. Na goedkeuring van het conceptplan door WPV en gemeente, kan uitvoering gegeven worden aan het voorgelegde concept-plan. De gemeente geeft aan dat het mogelijk is in een wijk een buurtcentrum open te houden, mits bewoners zelf participanten vinden die mee willen doen om de exploitatie dekkend te houden. De gemeente verleent haar medewerking om te onderzoeken of Fort Vreeswijk kostendekkend kan gaan functioneren. Een buurtcentrum dat op deze manier vorm gegeven wordt, wordt aangemerkt als een ‘satelliet’ van één van de 5 woonservicezones. 2.5 burgerparticipatie Het WPV hecht aan optimale participatie van bewoners in het gehele proces. Het WPV, als belangrijke representant van de bewoners van Vreeswijk, is opdrachtgever van het proces. In het plan van aanpak is de inbreng van bewoners opgenomen. Om in termen van de participatieladder te spreken: bewoners participeren op alle participatieniveaus Zie afbeelding:
Bewoners voeren het proces uit om te komen tot een conceptplan voor behoud Fort Vreeswijk en Dorpshuis in zelfbeheer. Het WPV regisseert het proces en bewaakt de inbreng van de wijkbewoners.
4
2.6. risico’s Vooraf zijn er een aantal risico’s te onderscheiden. Het is mogelijk dat de interesse onder de inwoners van Vreeswijk te gering is; organisaties te weinig ruimte zien of hebben voor exploitatie; er onder de bewoners en toekomstige participanten tegenstrijdige belangen ontstaan; er groepen zijn die de boventoon voeren, er geen overeenstemming is met gemeente over overname-en onderhoudskosten; uitvallen projectleider. 3. aanpak 3.1. fasering De aanpak om te komen tot een gedegen businessplan kent een aantal fases. Het lijkt op een te ondernemen expeditie. We willen ver en we gaan het avontuur aan. Of we helemaal komen waar we wezen willen is vooralsnog ongewis. Het kan zijn dat we gedurende de voorbereiding van de reis de eindbestemming moeten herzien. 1. Startfase: waar willen we naar toe, waar komen we vandaan, wat nemen we mee en wie hebben we als reisgezelschap; wie zijn de voorbereiders 2. Verkennen: wat is er al, hoe ziet de wijk er nu uit en hoe over 20 jaar, met welke factoren moeten we rekening houden, welke ideeën leven er, wie heeft welke wensen, wat zijn de mogelijkheden, wat zijn de knelpunten 3. Ontwikkelen/ in kaart brengen Wensen, ideeën, mogelijkheden, knelpunten en kansen verwerken in 2 á 3 concepten 4. Kiezen: Concepten voorleggen en bespreken. 1 concept kiezen en uitwerken tot conceptplan. In conceptplan is haalbaarheidstoets opgenomen 5.
Concretiseren
5
3.2 activiteiten en resultaten fase
activiteiten
verantwoordelijk
planning
1.
startfase
opdracht formuleren uitgangspositie beschrijven stakeholders in kaart brengen projectgroep en werkgroepen instellen aanstelling projectleider van gemeente criteria vaststellen voor conceptkeuze aanleg bestandstructuur
WPV projectgroep projectgroep WPV WPV WPV projectgroep
januari / februari
2.
verkennen
wijkanalyse informeren bewoners werkbezoeken aan goede voorbeelden bevragen betrokkenen en belangstellenden lijst aanleggen van mogelijkheden brainstorm met bewoners en belangstellenden technische gegevens gebouwen Fort in kaart brengen ‘overnamekosten’ gebouw 2 berekening m prijs rekenmodel verhouding commercieel-ideëel wet-en regelgeving t.a.v. beheer, verbouw onderzoek subsidiemogelijkheden
projectgroep projectgroep projectgroep projectgroep
februari t/m april
projectgroep projectgroep projectgroep projectgroep WPV projectgroep
3.
ontwikkelen
verwerken van gegevens aanvullen ontbrekende gegevens keuzemoment: profilering - algemeen formulering van 2 a 3 concepten
projectgroep projectgroep projectgroep projectgroep
april
4.
kiezen
feedback organiseren van bewoners en betrokkenen feedback verwerken kiezen 1 concept intentieverklaring participanten
projectgroep projectgroep
mei/juni
uitwerken concept in conceptplan: doel doelstelling marktverkenning; klantonderzoek onderscheidend/concurrerend producten en activiteiten investering jaaromzet subsidies beheer organisatiestructuur en rechtsvorm afbreukrisico P.R. vaststellen conceptplan
projectgroep
5.
concretiseren
WPV WPV september/ oktober
WPV
6
3.3. rapportage voortgang en besluitvorming De projectgroep rapporteert aan het WPV de voortgang. Waar nodig stelt het WPV het plan van aanpak bij. De terugkoppeling aan het WPV is vast onderdeel van de WPV-overlegmomenten. Zwaarwegende besluiten die het project betreffen worden aan het WPV voorgelegd. Het WPV legt het uiteindeljke concept-plan voor aan de gemeente Nieuwegein. 4. project-organisatie 4.1 kosten en budget Uit de algemene middelen van het WPV is € 500 vrijgemaakt om bijeenkomsten te organiseren en ten behoeve van informeren van bewoners. De projectgroep gaat onderzoeken of er via andere kanalen het budget verruimd kan worden. De bij dit project betrokken leden van het WPV, de projectgroep en de werkgroepen participeren op vrijwillige basis. De vanuit de gemeente betrokken ondersteuner en wijkmanager worden gefinancierd door de gemeente. 4.2. taakverdeling en verantwoording Het WPV heeft per 1 januari 2013 een themagroep ‘ Fort Vreeswijk en Dorpshuis’ ingesteld. Deze themagroep zal functioneren als een projectgroep en wordt geleid door een projectleider onder verantwoording van het WPV. De projectgroep heeft de opdracht het formuleren van een, op haalbaarheid getoetst, conceptplan. De projectgroep legt verantwoording af aan het WPV en heeft functioneel contact met de voorzitter van het WPV. De projectgroep stelt werkgroepen in die als taak hebben de projectgroep te ondersteunen bij het in kaart brengen van alle benodigde gegevens. Het gaat om de volgende werkgroepen: a. werkgroep bouw en techniek b. werkgroep beheerszaken, wet-en regelgeving en financiën (sponsoring, subsidie, exploitatie) c. werkgroep activiteiten en participanten De projectgroep kan meer werkgroepen instellen als dat wenselijk blijkt te zijn. 4.3. ureninzet De ureninzet van alle betrokkenen is vooraf moeilijk in te schatten. De projectleider investeert gemiddeld 20 uur per week t/m juni; 10 uur per week in september en oktober. De ambtelijke ondersteuner heeft maximaal 70 uur beschikbaar. Er wordt verslag gelegd van het proces. Hierin zal ook aangegeven worden welke activiteiten ondernomen worden met een globale indicatie van de totale uren-inzet van betrokkenen. 4.4. ondersteuning door gemeente De gemeente Nieuwegein stelt een ambtenaar beschikbaar om de projectgroep te ondersteunen. Deze ambtenaar werkt onder regie van de projectleider ‘behoud Fort Vreeswijk’ en legt verantwoording af aan de gemeente. De ambtenaar is aanwezig bij het overleg van de projectgroep en ondersteunt met name de werkgroepen bouwen techniek en beheerszaken. 4.5 communicatie en P.R. Het communicatieplan ondersteunt de doelstelling van het project. Vanaf de start in januari 2013 worden bewoners via bestaande netwerken en de media geïnformeerd en uitgenodigd om te participeren in het project. Bewoners, organisaties en bedrijven uit de wijk die voor zichzelf een mogelijkheid zien om een gedeelte van de accommodatie te exploiteren, worden uitgenodigd om hun wensen en ideeën kenbaar te maken. 7
Om draagvlak en commitment te creëren en de aandacht vast te houden van betrokkenen en toekomstige partners wordt er met regelmaat gebruikgemaakt van de media. Ook het uitnodigen van toekomstige participanten gebeurt naast het netwerkcircuit via de media. Waar nodig en mogelijk wordt er een extra activiteit georganiseerd om vrije publiciteit te genereren. communicatiekanalen: De Beugelaer Website Wijkplatform Vreeswijk Website gemeente Nieuwegein; huisnet gemeente Nieuwegein Website voor wijkondernemers Persberichten naar AD, Molenkruier, PEN, RTV-Utrecht Weblog , facebook, twitter Reacties in diverse internetgroepen Interview voorzitter WPV + wijkwethouder Presentaties; ondermeer: bewoners, beleidsafdeling maatschappelijke ondersteuning van de gemeente, politiek Informele netwerken Formele netwerken Bewonersavonden, ‘straathoekgesprekken’. en ‘spreekuren’ 30 april; meeliften op evenementen en publiciteit
8
