PERENCANAAN PROGRAM SPECIAL EVENT UNTUK MENINGKATKAN AWARENESS MASYARAKAT TERHADAP PRODUK BSM TRANSFER VALAS TUGAS KARYA AKHIR

UNIVERSITAS INDONESIA

PERENCANAAN PROGRAM SPECIAL EVENT UNTUK MENINGKATKAN AWARENESS MASYARAKAT TERHADAP PRODUK BSM TRANSFER VALAS

TUGAS KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial

SITI UTAMI AYU MAHDHIANI 1006711385

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KEKHUSUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT DEPOK 2013

Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013



KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan karunia-Nya kepada penulis untuk menyelesaikan Tugas Karya Akhir yang berjudul “Perencanaan Program Special Event Untuk Meningkatkan Awareness Masyarakat Terhadap Produk BSM Transfer Valas”. TKA ini berisi mengenai program yang diperuntukkan kepada Bank Syariah Mandiri untuk produk BSM Transfer Valas. Diharapkan dengan dibuatnya TKA ini dapat berguna bagi masyarakat luas, khususnya dibidang ajang khusus.

Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya juga diberikan penulis kepada: 1. Papa H. Andi Achmad Setiabudhi Sjamsoeddin dan Mama Hj. Ika Mahza Saptawati, terima kasih atas segala dukungan untuk menyelesaikan TKA ini 2. Keluarga Besar H. Andi Burhanuddin Sjamsoeddin 3. Keluarga Besar Hj. Yuttie Rahayu Pamilih 4. Keluarga Besar Drs. H.M. Rasyid Yusuf, MM 5. Remmitance and Transfer Businesses Division Bank Syariah Mandiri, terima kasih atas kesempatan magang dan sharing ilmunya 6. Dra. Kussusanti, M.Si, terima kasih atas bimbingannya selama ini dalam menyelesaikan Tugas Karya Akhir 7. Departemen Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia 8. Teman-teman Hubungan Masyarakat Kelas Paralel Angkatan 2010 9. Teman-teman Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia 2010 10. Serta seluruh keluarga dan kerabat yang tidak dapat disebutkan satu per satu

Jakarta, 13 Desember 2013 Penulis

iv Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013


RINGKASAN EKSEKUTIF

Analisis Situasi

1. Banyaknya persaingan dengan bank lainnya dalam produk transfer valuta asing 2. Maraknya penawaran menarik dari bank lain untuk produk transfer valuta asing 3. Bank Syariah Mandiri memiliki terobosan baru produk transfer valuta asing untuk anak muda

Pernyataan Masalah

Dalam persaingan yang ketat, Bank Syariah Mandiri perlu untuk meningkatkan awareness masyarakat khususnya anak muda dan orang tua terhadap produk BSM Transfer Valas.

Solusi

1. Membuat ajang khusus, yaitu “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas” 2. Menghubungi media untuk melakukan peliputan dan nantinya mendapatkan publisitas

Tujuan Program

1. Mengubah persepsi masyarakat mengenai layanan dari bank syariah, khususnya Bank Syariah Mandiri yang dinilai oleh masyarakat sebelumnya masih terbatas. 2. Meningkatkan awareness masyarakat mengenai adanya layanan dari Bank Syariah Mandiri untuk transfer valuta asing ke luar negeri, yaitu BSM Transfer Valas. 3. Membentuk citra dari Bank Syariah Mandiri yang dulunya terkesan ditujukan untuk ‘orang tua’, khususnya pebisnis menjadi Bank Syariah Mandiri yang up-to-date dan dekat dengan anak muda.

Khalayak Sasaran

Secara Geografis Masyarakat yang berdomisili di Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi (Jabodetabek). Secara Demografis 1. Mahasiswa diploma atau strata satu yang akan melanjutkan pendidikan lanjutan di luar negeri 2. Orang tua dari mahasiswa yang sedang studi diploma atau strata satu 3. Siswa Sekolah Menengah Atas atau pun sederajat yang ingin melanjutkan studi ke luar negeri 4. SES: A dan B

vi Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Pesan Kunci

Youth Perfect Choice!

Jadwal Program

Sabtu-Minggu, 10 - 11 Mei 2014

Tempat Pelaksanaan

Upper Room, Komplek Wisma Nusantara Jl. M.H. Thamrin No. 59 Jakarta Pusat

Kerangka Evaluasi

Melalui pengamatan langsung dan laporan kerja

Total Anggaran

Rp 164.950.000,00 Terbilang: Seratus enam puluh empat juta sembilan ratus lima puluh ribu rup

vii Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

EXECUTIVE SUMMARY

Situation Analysis

1. There are many competitors for similar product of overseas money transfer 2. There are many special offer from other banks 3. Bank Syariah Mandiri have innovation about overseas money transfer for young generation.

Problem Statement

Bank Syariah Mandiri should gain more awareness from society in this tight competition of overseas money transfer product

Solution

1. Create special event “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas” 2. Call several media to publish this event nationwide

Aim Program

1. To change society perception about syariah bank that only have few and limited product 2. To gain awareness from society about overseas money transfer, BSM Transfer Valas 3. To change Bank Syariah Mandiri image from ‘old people bank’ to ‘youth bank’

Target Audience

Geographic: Jabodetabek area Demographic: College students that interest about continuing study outside Indonesia, parents, and high school student

Key Message

Youth Perfect Choice!

Program Schedule

Saturday-Sunday, May 10th-11th, 2014

Venue

Upper Room, Komplek Wisma Nusantara Jl. M.H. Thamrin No. 59 Jakarta Pusat

Design of Outcome Evaluation Total Budget

Observation and work evaluation report Rp 164.950.000,00 In words: One hundred sixty four million nine hundred fifty thousand rupiahs

viii Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................. HALAMAN PENYATAAN ORISINALITAS .......................................... HALAMAN PENGESAHAN ................................................................... KATA PENGANTAR................................................................................. HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR ................. RINGKASAN EKSEKUTIF ................................................................... DAFT AR ISI.............................................................................................. DAFT AR LAMPIRAN ........................................................................... BAB I IDENTIFIKASI MASALAH....................................................... 1.1 Profil Perusahaan......................................................................... 1.2 Analisis Situasi............................................................................ 1.3 Pernyataan Masalah.................................................................... BAB II SOLUSI........................................................................................ 2.1 Solusi.......................................................................................... 2.2 Rencana Program......................................................................... 2.3 Tujuan Program........................................................................... 2.4 Justifikasi Program...................................................................... 2.5 Khalayak Sasaran........................................................................ 2.6 Pesan Kunci................................................................................. BAB III RINCIAN PROGRAM.............................................................. 3.1 Sasaran Program.......................................................................... 3.2 Strategi Program.......................................................................... 3.3 Rincian Program.......................................................................... BAB IV PENUTUP.................................................................................... 4.1 Matriks Jadwal............................................................................. 4.2 Matriks Anggaran........................................................................ 4.3 Matriks Evaluasi..........................................................................

i ii iii iv v vi x xi 1 1 6 8 10 10 10 11 12 14 15 16 16 18 19 40 40 41 43

DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................

46

ix Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1

Promotional Kit .................................................................. xi

Lampiran II

Press Release ...................................................................... xviii

Lampiran III Profil Pengisi Acara ............................................................ xx

x Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

BAB I IDENTIFIKASI MASALAH

1.1 Profil Perusahaan 1.1.1 Bank Syariah Mandiri Bank Syariah Mandiri adalah pelopor bank syariah di Indonesia. Dapat dikatakan bahwa munculnya Bank Syariah Mandiri membawa „trend’ baru pada dunia perbankan Indonesia. Bank Syariah Mandiri berdiri pada tahun 1999 dengan panduan dari Bank Mandiri. Saham dari Bank Syariah Mandiri terbesar masih dimiliki oleh Bank Mandiri. Pada tahun-tahun pertama Bank Syariah Mandiri produk hanya terfokus pada tabungan saja, namun semakin berkembang menjadi kredit kepemilikan rumah dan mobil, penyalur dana haji, hingga bisnis remitansi. Bank Syariah Mandiri memiliki tagline yang memiliki makna yang dalam yaitu Greater Ways for Greater Indonesia. Makna yang sangat terkandung disini yaitu untuk memajukan bangsa Indonesia melalui bisnis perbankan, khususnya perbankan syariah. Berdirinya Bank Syariah Mandiri juga menjalankan undang-undang yang telah dibuat oleh pemerintah, yaitu UU No.10 tahun 1998 yang memungkinkan bank umum untuk melakukan transaksi syariah (dual banking system).1 1.1.2 Divisi Remittance and Transfer Business Bank Syariah Mandiri Divisi Remittance and Transfer Business berdiri pada tahun 2010. Divisi ini membawahi seluruh transaksi yang berhubungan dengan transfer tanpa rekening Bank Syariah Mandiri melalui mitra yang telah bekerjasama, transfer melalui Western Union, dan transfer valuta asing. Divisi Remittance and Transfer Business adalah salah satu divisi yang menyumbang keuntungan ke Bank 1

Laporan Keuangan Bank Syariah Mandiri Tahun 2012

1 Universitas Indonesia Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

2

Syariah Mandiri melalui sistem fee-based. Sistem fee-based ini adalah sistem dimana keuntungan yang didapatkan hanya melalui biaya tambahan yang dikenakan kepada pengirim uang oleh mitra Bank Syariah Mandiri. Mitra Bank Syariah Mandiri telah tersebar di Medan, Jakarta, Jawa Tengah, dan Bali. Tidak hanya di Indonesia saja, mitra Bank Syariah Mandiri juga tersebar di beberapa negara di Asia, seperti Malaysia, Singapura, Brunei Darussalam, Hongkong, hingga Uni Emirat Arab. Dalam beberapa tahun kedepan, Bank Syariah Mandiri juga akan mengembangkan kerjasama kemitraannya dengan beberapa mitra di Amerika Serikat dan Inggris. Kebanyakan mitra di luar negeri mengirimkan dana ke Indonesia dari dana yang dihasilkan oleh pekerja Indonesia di luar negeri. 1.1.2.1 Produk Divisi Remittance and Transfer Business Bank Syariah Mandiri 1. BSM Transfer D.U.I.T BSM Transfer D.U.I.T adalah kepanjangan dari Dana Untuk Indonesia Tercinta. Produk transfer ini tidak mengharuskan memiliki rekening Bank Syariah Mandiri. Transfer biasanya dilakukan dari mitra Bank Syariah Mandiri di luar negeri. Kebanyakan yang melakukan transaksi adalah pekerja Indonesia di luar negeri. Dana yang ditransfer dari luar negeri dapat dikirimkan ke rekening bank mana saja yang diinginkan, atau dapat dicairkan dalam bentuk tunai di kantor pos terdekat dan koperasi yang telah bekerjasama. Pengirim uang akan dikenakan biaya transfer yang besarannya beragam sesuai mitra yang dituju.

Universitas Indonesia


3

2. Western Union Produk transfer ini bekerjasama dengan penyedia layanan transfer yang tersebar di seluruh dunia, yaitu Western Union. Sistem transfer yang digunakan relatif sama dengan BSM Transfer D.U.I.T, namun pembedanya hanya pada penyedia layanan, yaitu Western Union. Pengirim dana juga akan dikenakan biaya transfer ketika akan melakukan pengiriman. 3. BSM Transfer Nusantara Transfer melalui BSM Transfer Nusantara cara kerjanya juga serupa dengan yang lainnya, namun produk transfer ini lebih difokuskan kepada transfer di dalam negeri saja. Dana yang dikirimkan juga dapat dikirim ke rekening bank lain, serta dapat dicairkan di bank yang dituju, kantor pos terdekat, dan koperasi yang telah menjadi mitra Bank Syariah Mandiri. 4. BSM Transfer Valas BSM Transfer Valas adalah layanan transfer valuta asing antar rekening bank ke lebih dari 130 negara tujuan. BSM Transfer Valas menggunakan sistem SWIFT (The Society

for

Worldwide

Interbank

Financial

Telecommunication) yang sangat terjamin keamanannya. Penerima dana (beneficiary) atau pengirim (sender) dapat mengirim atau menerima dana dalam mata uang Dollar Amerika (USD), Dollar Australia (AUD), Dollar Singapura (SGD), Euro, dan Yen Jepang (JPY). Peruntukan BSM Transfer Valas adalah untuk nasabah peorangan dan badan hukum. Berikut adalah keunggulan dari produk BSM Transfer Valas:



4

1. Tarif Kompetitif BSM Transfer Valas memberikan tarif transaksi

yang

sangat

kompetitif

dengan

sistem

perhitungan sebagai berikut: a. USD Biaya komisi = 0,125% x Nilai Transfer Jika penerima ingin menerima dalam jumlah penuh, pengirim hanya dikenakan tambahan biaya bank koresponden sebesar US$ 15 dan biaya SWIFT sebesar US$ 5. b. JPY Bebas biaya komisi Jika penerima ingin menerima dalam jumlah penuh, pengirim dikenakan tambahan biaya bank koresponden sebesar ¥ 6.000 dan biaya SWIFT sebesar ¥ 500. c. AUD Bebas biaya komisi Jika penerima ingin menerima dalam jumlah penuh, pengirim hanya dikenakan tambahan biaya bank koresponden sebesar AU$ 20 dan biaya SWIFT AU$ 10. d. Euro Pengiriman

menggunakan

mata

uang

Euro

menggunakan tarif tiering mulai dari komisi sebesar € 5. Jika penerima ingin menerima dalam jumlah penuh, pengirim hanya dikenakan tambahan biaya bank koresponden € 37 dan biaya SWIFT € 5. e. SGD Pengiriman

menggunakan

mata

uang

SGD

menggunakan tarif tiering mulai dari SG$ 10. Jika penerima ingin menerima dalam jumlah penuh, maka pengirim hanya dikenakan tambahan biaya bank Universitas Indonesia


5

koresponden sebesar SG$ 30 dan biaya SWIFT SG$ 10. Tarif tersebut diatas cukup kompetitif disbanding pesaing lainnya seperti BCA, CIMB Niaga, dan Mandiri yang menerapkan tarif flat untuk pengiriman valuta asing. Hal ini merupakan kesempatan yang besar untuk Bank Syariah Mandiri mengembangkan dan mempromosikan produk BSM Transfer Valas. 2. Mudah Transaksi pengiriman valuta asing melalui BSM Transfer Valas dapat bersumber dari mata uang Rupiah (IDR) maupun Dollar Amerika (USD). Nikmati juga kemudahan transfer valuta asing di Bank Syariah Mandiri bagi yang belum memiliki rekening tabungan valuta asing Bank Syariah Mandiri. 3. Akurat Proses pengiriman melalui BSM Transfer Valas dilakukan oleh sistem berbasis otomatisasi berstandar internasional dengan keamanan tingkat tinggi.

1.1.2.2 Cara Pengiriman Uang Melalui BSM Transfer Valas



6

Pengiriman uang dari bank luar negeri ke Indonesia sistem berlaku sebaliknya, yaitu dari bank tujuan, ke sistem SWIFT, masuk ke Bank Syariah Mandiri, dan baru dapat dicairkan. Sistem ini akan memakan waktu kurang lebih 24 jam dikarenakan di beberapa negara terdapat perbedaan waktu dengan Indonesia. 1.2 Analisis Situasi Analisis situasi ini berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh Bank Syariah Mandiri, khususnya kegiatan public relations yang telah dilakukan sebelumnya. Pada era perbankan yang semakin maju sekarang ini, ditambah lagi teknologi yang mendukung maka perlu adanya terobosan-terobosan baru. Salah satu terobosan baru dalam dunia perbankan saat ini adalah bisa melakukan transaksi pengiriman dana ke luar negeri bahkan di benua yang berbeda dalam waktu yang sama. Bank konvensional telah memulai bisnis perbankan ini lebih dahulu, pelayanan yang sudah memadai dan sudah cukup

stabil

membuat bank konvensional seperti Bank BCA, Bank Permata, dan Bank CIMB Niaga lebih dikenal sebagai bank pelopor penyedia layanan transaksi valuta asing. Kecepatan transaksi dan biaya yang dikenakan adalah persaingan yang paling ketat dalam transfer valuta asing. Banyak sekali bank konvensional yang telah bekerjasama dengan bank yang tersebar di luar negeri. Promosi dan event yang dilakukan bank konvensional juga sangat beragam dan menarik. Target market dari bank konvensional kebanyakan dating

dari

kalangan

pebisnis.

Bank

konvensional adalah bank yang melaksanakan kegiatan usaha secara konvensional yang dalam kegiatannya memberikan jasa dalam lalu lintas pembayaran2. Pengertian tersebut menurut Undang-undang No. 10 Tahun 1998.

2

Antonio, Muhammad Syafi‟i. Bank Syariah: Dari Teori Ke Praktik. (Jakarta: Gema Insani Press, 2001). Hal. 29 Universitas Indonesia


7

Bank Syariah Mandiri termasuk yang paling „muda‟ dalam bisnis ini. Bank Syariah Mandiri juga merupakan bank syariah pertama di Indonesia yang memiliki layanyan transaksi valuta asing. Bank konvensional lainnya hanya berfokus ke kalangan bisnis saja. Untuk itu, Bank Syariah Mandiri memiliki terobosan baru, yaitu memfasilitasi para pelajar di luar negeri untuk menerima uang saku dengan mudah. Bank Syariah Mandiri akan bekerjasama dengan bank lokal dan bahkan gerai seperti supermarket atau langsung ke institusi pendidikan di luar negeri. Perlunya promosi dari produk BSM Transfer Valas ini adalah agar masyarakat luas tahu mengenai produk ini, sekaligus untuk mengedukasi masyarakat mengenai perbankan syariah. Kurangnya kesadaran masyarakat terhadap produk BSM Transfer Valas adalah permasalahan utama bagi Bank Syariah Mandiri dalam promosi produk. Kebanyakan dari masyarakat yang telah mengetahui produk ini adalah masyarakat yang telah menjadi nasabah Bank Syariah Mandiri. Untuk itu, Bank Syariah Mandiri membutuhkan agar masyarakat yang belum tahu agar mengetahui produk ini. Serta masyarakat yang sudah menjadi nasabah Bank Syariah Mandiri menjadi tahu lebih dalam lagi. Karena Bank Syariah Mandiri „melebarkan‟ target pasar menjadi anak muda

maka

dibutuhkan

suatu

program komunikasi yang „dekat‟ dengan anak muda. 1.2.1 Analisis SWOT Analisis SWOT adalah salah satu cara yang terbaik untuk mengetahui kelebihan, kekurangan serta celah mana yang dimiliki dan tidak dimiliki oleh Bank Syariah Mandiri. Analisis ini dilakukan untuk membentuk strategi komunikasi yang tepat untuk pasar yang dituju. Strategi yang baik adalah strategi yang dapat mengoptimalkan kekuatan dari yang dimiliki, dapat menutupi kekurangan dengan baik, dapat memanfaatkan kesempatan, serta meminimalisir ancaman yang ada. Strengths 1.

Bank Syariah Mandiri merupakan pelopor bangkitnya bisnis perbankan syariah di Indonesia.



8

2. Bank syariah pertama yang memiliki layanan pengiriman valuta asing Weaknesses Kurangnya brand awareness terhadap produk-produk Bank Syariah Mandiri, khususnya produk yang tidak berhubungan dengan tabungan dan haji umroh. Opportunities Masih sedikitnya pilihan bagi pelajar dan penanggung biaya pendidikan untuk menerima dan mengirim uang dari dan ke Indonesia, sedangkan demand dari pelajar Indonesia yang sangat banyak di luar negeri. Threats 1. Banyaknya bank konvensional yang menawarkan produk transfer valuta asing dengan penawaran yang menarik. 2. Loyalitas nasabah terhadap suatu bank, sehingga terkadang walaupun banyak penawaran menarik, nasabah tidak mau berpindah bank. 1.3 Pernyataan Masalah Bisnis

perbankan di Indonesia berkembang sangat pesat.

Munculnya bank konvensional dan bank syariah seperti jamur di musim hujan. Tidak hanya itu, banyaknya bank asing juga ikut menambah

ketatnya

persaingan.

Bank-bank

bersaing

dalam

pengembangan dan promosi produk. Jalan yang terbaik dalam persaingan perbankan adalah bagaimana para pelaku industri dapat menjaga loyalitas dari nasabah. Bank Syariah Mandiri membutuhkan suatu inovasi baru dalam memasarkan produk. Dimana produk harus lebih dekat dengan nasabah dan prospek nasabah. Hubungan yang baik juga harus dibangun agar Universitas Indonesia


9

nasabah merasa terikat dan loyal kepada Bank Syariah Mandiri. Cara untuk mengkomunikasikan produk juga harus diperhatikan agar dapat tepat sasaran kepada target

pasar yang telah ditentukan. Perkembangan teknologi yang

memungkinkan seluruh informasi bergerak cepat juga harus

diikutsertakan

dalam mengkomunikasikan sebuah produk. Selama ini Bank Syariah Mandiri melakukan kegiatan komunikasi melalui cabang-cabang dengan menggunakan brosur, pamflet, poster, maupun penawaran langsung dari frontliner. Kegiatan komunikasi ini tentu saja sangat kurang mendapatkan perhatian dari masyarakat. Pasalnya, selain persaingan perbankan semakin ketat, masyarakat juga lebih menyukai informasi yang sifatnya praktis dan mudah dicerna. Maka dari itu, banyak bisnis perbankan yang sekarang menggunakan teknologi seperti sosial media dan website. Kegiatan komunikasi juga diikuti oleh promosi penawaran yang menarik, sehingga banyak masyarakat yang tertarik untuk menggunakan produk mereka. Dalam hal ini, produk BSM Transfer Valas harus membuat sebuah inovasi dimana produk ini harus dekat dengan target pasarnya, yaitu anak muda. Tidak hanya target pasar utama saja yang harus dibina hubungannya, target pendukung dan penentu, seperti orang tua juga harus

dibangun

baiknya. Anak muda yang menjadi target pasar tentu

saja

hubungan

selalu

„haus‟

informasi dan sangat memahami perkembangan teknologi. Situasi ini tentu saja harus „dibaca‟ oleh Bank Syariah Mandiri sebagai celah dalam memasarkan produk. Bank Syariah Mandiri juga menggunakan teknologi dalam membina hubungan baik dengan target pasar.




BAB II SOLUSI

2.1 Solusi Berdasarkan penjabaran latar belakang dan pernyataan masalah pada bab sebelumnya muncul sejumlah ide alternatif solusi yang dinilai sesuai, yaitu: 1. Special Event Diadakannya ajang khusus atau special event biasanya dilakukan untuk meningkatkan awareness dari masyarakat mengenai suatu produk maupun jasa. Pasalnya, kegiatan yang dekat dengan masyarakat akan berdampak lama terhadap kepercayaan masyarakat untuk suatu hal yang baru. 2. Publikasi Media Kegiatan ini dimaksudkan agar perusahan Bank Syariah Mandiri lebih dekat lagi dengan media. Publikasi media ditujukan untuk menunjang kegiatan yang telah dilakukan agar lebih diketahui masyarakat luas. Solusi yang dikemukakan diatas tentu saja berdasarkan

analisis

situasi yang telah dilakukan sebelumnya. Pasalnya, Bank Syariah Mandiri sebagai bank syariah terkemuka belum pernah melakukan kegiatan besar seperti special event yang dikhususkan seperti ini. Kebanyakan special event yang dilakukan oleh Bank Syariah Mandiri berhubungan dengan haji, umroh, dan undian berhadiah. Tidak hanya itu, publikasi media sangat penting untuk mendukung berjalannya kegiatan ajang khusus. Publikasi media bertujuan untuk memperluas lagi khalayak sasaran dari produk ini.

2.2 Rencana Program Berdasarkan permasalahan yang telah diungkapkan sebelumnya serta solusi yang dibutuhkan, terdapat rencana program yang dibuat dalam 10



11

rangka meningkatkan awareness dari masyarakat. Program-program tersebut adalah: 1.

Membuat special event “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice!”, yaitu berupa pameran dari penyelenggara beasiswa pendidikan di luar negeri dan agen pendidikan di luar negeri. Sasaran program ini adalah anak muda yang akan bersekolah di luar negeri dan orang tua mereka.

2.

Membuat acara talkshow yang akan diselenggarakan bersamaan dalam program “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice!”. Talkshow akan mengangkat beberapa tema yang ditujukan kepada para calon mahasiswa yang akan bersekolah di luar negeri beserta orang tua. Tema yang akan diangkat diantaranya adalah persiapan bersekolah di luar negeri dan pengelolaan keuangan bagi mahasiswa. Peserta dari kedua seminar ini adalah para calon mahasiswa yang akan bersekolah di luar negeri. Sementara untuk orang tua yang akan melepas anaknya ke luar negeri juga akan diikutsertakan dalam talkshow yang bertema parenting yang efektif ketika anak berjauhan dari orang tua.

3.

Dalam rangkaian acara diatas, akan diundang pula media lokal dan nasional untuk meliput ajang khusus yang diselenggarakan sehingga nantinya akan menghasilkan publikasi ke masyarakat yang lebih luas lagi. Special event ini adalah sebagai titik balik dari hubungan Bank Syariah Mandiri dan media secara keseluruhan. Media akan meliput ajang khusus dimana produk Bank Syariah Mandiri, yaitu BSM Transfer Valas sebagai produk transfer valuta asing yang pertama oleh bank syariah.

2.3 Tujuan Program 1.

Mengubah persepsi masyarakat mengenai layanan dari bank syariah, khususnya Bank Syariah Mandiri yang dinilai oleh masyarakat sebelumnya masih terbatas. Masyarakat dewasa ini



12

banyak yang masih tergolong kurang pengetahuannya mengenai bank syariah yang tidak hanya membagi hasil keuntungan, namun ada produk lainnya seperti transfer valuta asing ini. 2.

Meningkatkan awareness masyarakat mengenai adanya layanan dari Bank Syariah Mandiri untuk transfer valuta asing ke luar negeri, yaitu BSM Transfer Valas. Hal ini sangat perlu dilakukan karena dalam masyarakat, bank syariah hanya identik dengan produk yang berhubungan dengan haji dan umroh saja.

3.

Membentuk citra dari Bank Syariah Mandiri yang dulunya terkesan ditujukan untuk „orang tua‟, khususnya pebisnis menjadi Bank Syariah Mandiri yang up-to-date dan dekat dengan anak muda.

2.4 Justifikasi Program Banyaknya pesaing dari Bank Syariah Mandiri dalam produk transfer valuta asing ini membuat kegiatan komunikasi sangat dibutuhkan. Namun, belum ada bank lain yang khusus menggunakan special event sebagai alat komunikasinya ke publik. Oleh karena itu, Bank Syariah Mandiri sebagai pelopor produk transfer valuta asing pada perbankan syariah menggunakan special event sebagai cara mendekatkan diri kepada khalayak. Salah satu bank yang telah melakukan kegiatan komunikasi yang mendekatkan diri ke anak muda adalah Bank OCBC NISP yang menyelenggarakan “Young Entrepreneurship Spirit Workshop” atau YES Workshop. Program ini bertujuan untuk menumbuhkan jiwa social enterpreneur pada para pesertanya. Peserta dari program ini adalah 65 mahasiswa dari berbagai perguruan tinggi dan anak-anak jalanan dari Yayasan Kampus Diakonia Modern. Tidak hanya workshop tapi sebagai lanjutan acara ini diadakan pula kompetitsi wirausaha bagi anak muda. Bank OCBC NISP beranggapan bahwa pendekatan dengan anak muda yang tepat adalah dengan melakukan special event seperti ini, karena anak muda menyukai hal yang fun tapi juga berguna bagi masa depan.



13

2.5 Khalayak Sasaran Khalayak sasaran bagi kegiatan public relations tentu saja harus ditentukan dengan seksama dan harus sesuai dengan produk yang akan diluncurkan. Perlu adanya susunan tabel prioritas untuk menentukan stakeholders. Sebagai perusahaan besar seperti Bank Syariah Mandiri tentu saja harus mengetahui stakeholders mana yang utama dalam membuat suatu program. Produk yang beragam dari Bank Syariah Mandiri juga menjadikan terdapat khalayak sasaran yang berbeda pula. Untuk

program

Education

Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice! berikut khalayak sasaran yang telah ditentukan: a. Secara Geografis Khalayak yang menjadi sasaran dari ajang khusus ini adalah masyarakat yang berdomisili di Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, dan Bekasi (Jabodetabek) b. Secara Demografis 1.

Mahasiswa diploma atau strata satu yang akan melanjutkan pendidikan lanjutan di luar negeri

2.

Orang tua dari mahasiswa yang sedang studi diploma atau strata satu

3.

Siswa Sekolah Menengah Atas atau pun sederajat yang ingin melanjutkan studi ke luar negeri.

4.

SES : A dan B

2.6 Pesan Kunci Dalam menjalankan suatu program public relations sebaiknya terdapat pesan kunci. Fungsi dari pesan kunci itu sendiri sebenarnya berguna bagi penyelenggara program agar kegiatan tidak „keluar‟ dari pesan

kunci

yang telah ditentukan. Pesan yang disampaikan juga harus jelas dan sesuai dengan tema acara. Pesan kunci juga dapat menambah semarak acara dengan pesan yang identik dan catchy. Untuk acara yang diselenggarakan oleh Bank Syariah Mandiri dibawah naungan Remittance and Transfer Businesses Division ini akan Universitas Indonesia


14

membawakan pesan kunci yaitu Youth Perfect Choice!. Pesan kunci yang dimaksud disini adalah bahwa produk BSM Transfer Valas sangat dekat dengan anak muda. Dimana sekarang layanan BSM Transfer Valas mengutamakan nasabah anak muda yang sedang atau pun yang akan bersekolah di luar negeri. Youth Perfect Choice disini dimaksudkan agar para anak

muda

memilih

pilihan

yang

tepat

dalam

mengirim

serta

merekomendasikan pengiriman uang ke luar negeri melalui layanan Bank Syariah Mandiri.




BAB III RINCIAN PROGRAM

3.1 Sasaran Program Program Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice! ini akan dilaksanakan sesuai dengan sasaran yang akan dicapai. Adapun aspek-aspek sasaran program dapat diukur melalui prinsip SMART-C (Specific, Measurable, Applicable, Realistic, Time-bound and Controllable). Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya sasaran utama program ini adalah mahasiswa dan siswa SMA yang akan melanjutkan pendidikan di luar negeri. Orang tua sebagai pemegang keputusan dalam keluarga juga ikut ambil bagian sebagai khalayak sasaran dari Bank Syariah Mandiri. Berdasarkan hasil transaksi di periode sebelumnya, special event ini diharapkan untuk menaikan volume transaksi sebesar 20% dari sebelumnya. Perhitungan volume transaksi ini terhitung satu tahun sejak special event ini dijalankan. Acara ini diharapkan pula agar dapat membuka wawasan khalayak sasaran mengenai kuliah di luar negeri, cara mengatur uang ketika jauh dari orang tua, dan bagaimana orang tua dapat „menjaga‟ anak-anaknya ketika jauh dari rumah. Tujuan utama special event ini adalah untuk meningkatkan awareness masyarakat terhadap produk BSM Transfer Valas. Program ini juga nantinya akan diselenggarakan pada kota-kota besar lainnya, seperti Bandung, Surabaya, Medan, dan Makassar dalam waktu pelaksanaan enam bulan. 3.2 Strategi Program Strategi yang telah dirancang berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan sebelumnya. Perlunya brand awareness dari publik sasaran adalah hal yang terpenting. Maraknya bank konvensional dan syariah yang memiliki produk serupa dengan BSM Transfer Valas merupakan alasan utama perlu diselenggarakannya beberapa rangkaian ajang khusus seperti dibawah ini: 15



16

1.

Membuat special event, yaitu pameran pendidikan yang bertemakan Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice!. Program ini akan diselenggarakan di Upper Room, Komplek Wisma Nusantara, Jakarta Pusat pada 10-11 Mei 2014.

2.

Acara ini akan terdiri dari pameran pendidikan lanjutan di luar negeri dan talkshow. Acara talkshow akan dibagi menjadi tiga, yaitu mengenai pendidikan di luar negeri, cara mengatur uang bagi mahasiswa yang berada di luar negeri, serta talkshow mengenai parenting untuk orang tua yang anaknya akan atau sudah tinggal jauh dari orang tua. Ketiga topik ini diangkat karena menjadi permasalahan yang cukup mendasar bagi pelajar dan orang tua. Mahasiswa membutuhkan arahan untuk belajar hidup di luar negeri, sementara orang tua pasti memiliki rasa kekhawatiran sendiri terhadap buah hatinya yang tinggal jauh di negara lain.

3.

Beberapa public figure yang akan diundang ke talkshow ini adalah Afgansyah Reza, Alyssa Soebandono, Vidi Aldiano, Elly Risman, dan Ahmad Gozali. Berikut sekilas mengenai pembicara yang akan dihadirkan: a.

Afgansyah

Reza:

Penyanyi

dan

mendapatkan

gelar

Bachelor of Business Marketing dari Monash University Malaysia b.

Alyssa Soebandono: Artis dan lulusan dari Monash University Australia

c.

Vidi Aldiano: Penyanyi dan sedang menyelesaikan studi S2 di Manchaster Business School

4.

d.

Elly Risman: Psikolog bidang parenting

e.

Ahmad Gozali: Pakar keuangan dan ekonomi

Terdapat sekitar dua puluh booth penyelenggara pendidikan diluar negeri. Booth ini ditujukan untuk para calon peserta didik dan orang tua agar lebih mengetahui mengenai pendidikan tinggi



17

di luar negeri serta gambaran kehidupan dan terutama keuangan yang butuhkan. Adapun peserta education fair adalah:

5.

Euro Management

USAID

Sun Education

AUSAID

Vista Education

EF Study

ICAN Education Consultant

Erasmus Huis

Global One

Goethe Institute

IDP Education

@america

Fullbright

CCF

Adanya kunjungan dari media untuk meliput acara Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice!. Media akan meliput mulai dari pameran hingga talkshow. Diharapkan acara ini nantinya akan mendapat perhatian yang lebih luas lagi dari publik. Media cetak maupun elektronik yang akan diundang adalah: Kompas, Bisnis Indonesia, Republika, SWA, Gogirl!, CosmoGirl, detikcom, Sindo Weekly, SCTV, Metro TV, dan NET.

3.3 Rincian Program Rincian special event Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice! akan diselenggarakan dalam dua hari pada bulan Mei 2014. Acara ini tentu saja diselenggarakan bertepatan dengan menjelang kelulusan siswa-siswi SMA atau sederajat dengan kelulusan mahasiswa di semester genap. Untuk rinciannya akan dibagi sebagai berikut: Hari Pertama Hari, Tanggal

: Sabtu, 10 Mei 2014

Tempat

: Upper Room, Wisma Nusantara Universitas Indonesia


18

Jl. M.H. Thamrin No. 59, Jakarta Pusat Kegiatan

:

a. Acara Pembukaan b. Education Fair c. Seminar: “Kuliah di Luar Negeri? Siapa takut!”, dengan pembicara Afgansyah Reza dan Alyssa Soebandono. d. Games e. Hiburan Musik oleh Afgansyah Reza Hari Kedua Hari, Tanggal : Minggu, 11 Mei 2014 Tempat

: Upper Room, Wisma Nusantara Jl. M.H. Thamrin No. 59, Jakarta Pusat

Kegiatan

:

a. Education Fair b. Seminar: “Orang Tua dan Perhatiannya”, dengan pembicara Elly Risman c. Seminar: “How To Manage Your Money” dengan pembicara Vidi Aldiano dan Ahmad Gozali. d. Games e. Hiburan Musik oleh Vidi Aldiano f. Acara Penutupan



19

3.3.1. Pre-Event Kegiatan I

Rapat Internal RBD

Rincian

1. Membuat konsep acara yang akan dibuat, seperti: a. Tema b. Slogan acara c. Waktu acara d. Susunan acara e. Isi acara f. Pengisi acara g. Target utama dari acara yang akan dibuat 2. Seluruh staf RBD wajib memegang peranan dalam menjalankan acara ini.

Waktu

Minggu ke-1 Januari 2014

Khalayak Sasaran

Internal Remittance and Transfer Businesses Division

PIC

Promotion Head RBD

Lokasi

Ruang RBD

Biaya

Snack (20 box x 6.000) Total: Rp 120.000,00

Indikator Pencapaian

a. Konsep acara sudah matang b. Sudah terdapat tema, nama acara, dan tanggal event

Kegiatan II

Rapat Gabungan RBD dan CSD

Rincian

1. Menyampaikan konsep acara kepada Corporate Secretary Division (CSD) dan membentuk susunan kepanitian gabungan dengan CSD. 2. Pembentukan kepanitian

Waktu


Khalayak Sasaran

Staf RBD dan CSD

PIC

Promotion Head RBD



20

Kegiatan II

Rapat Gabungan RBD dan CSD

Lokasi

Ruang Rapat Kantor Pusat Bank Syariah Mandiri lantai 2

Biaya



a. Kesepakatan antara kedua divisi mengenai konsep acara b. Penentuan susunan kepanitian dari kedua divisi. Berikut susunan kepanitian: 1. Ketua Panitia : 1 Orang 2. Sekretaris: 1 Orang 3. Bendahara: 2 Orang 4. Penanggungjawab Education Fair: 1 Orang 5. Penanggungjawab Seminar: 1 Orang 6. Public Relations: 3 Orang 7. Publikasi: 3 Orang 8. Pelaksana Education Fair: 4 Orang 9. Pelaksana Seminar: 4 Orang Total Panitia: 20 Orang

Kegiatan III

Rapat Panitia Ke-1

Rincian

1. Mengembangkan tema, menentukan isi acara yang tepat, menentukan vendor, dan pengisi acara. 2. Membuat list kebutuhan dari masing-masing panitia 3. Menentukan gambaran anggaran acara 4. Penentuan vendor terkait, yaitu: Percetakaan, Souvenir, Penyewaan Alat Pameran, dan Sound System.

Waktu


Khalayak Sasaran

Seluruh Panitia

PIC

Ketua Panitia

Lokasi




21

Kegiatan III

Rapat Panitia Ke-1

Biaya



a. Keputusan mengenai pengisi acara, yaitu Afgansyah Reza, Alyssa Soebandono, Vidi Aldiano, Elly Risman, dan Ahmad Gozali b. Daftar kebutuhan dan anggaran telah tersusun c. Menghubungi vendor d. Menghubungi pengisi acara

Kegiatan IV

Rapat Panitia Ke-2

Rincian

1. Memastikan kebutuhan utama acara agar tidak kekurangan sesuatu apapun dalam persiapan 2. Penentuan peserta seminar yang akan diundang 3. Penentuan peserta education fair

Waktu


Khalayak Sasaran

Seluruh panitia

PIC

Ketua Panitia

Lokasi


Biaya



a. Peserta seminar telah ditentukan sesuai dengan khalayak sasaran b. Peserta education fair telah ditentukan sesuai dengan khalayak sasaran



22

Kegiatan V

Rapat Panitia dan Vendor

Rincian

1. Menyatukan pendapat dengan para vendor mengenai design yang diinginkan. 2. Pengambilan keputusan kepastian design dan tenggang waktu untuk selesainya design secara keseluruhan 3. Penentuan peletakan design sesuai yang diinginkan sesuai tempat acara

Waktu

Minggu ke-2 Februari 2014

Khalayak Sasaran

Seluruh panitia dan perwakilan dari vendor

PIC

Ketua panitia

Lokasi


Biaya



a. Design yang diberikan pihak Bank Syariah Mandiri disanggupi oleh vendor b. Kesepakatan tenggang waktu penyelesaian promotional kit c. Kesepakatan antara dua pihak mengenai penempatan promotional kit

Kegiatan VI

Rapat Panitia Ke-3

Rincian

1. Membahas perkembangan setiap panitia setiap tanggungjawabnya. 2. Membahas mengenai flow acara yang akan diselenggarakan, disesuaikan dengan tempat dan waktu 3. Pembuatan rundown acara 4. Pembayaran DP vendor

Waktu

Minggu ke-4 Februari 2013

Khalayak Sasaran

Seluruh panitia

PIC

Ketua panitia



23

Kegiatan VI

Rapat Panitia Ke-3

Lokasi


Biaya



a. Progress setiap penanggungjawab harus sudah mencapai 75% b. Rundown acara sudah tersusun c. Down payment ke vendor harus sudah terlaksana

Kegiatan VII

Rapat Tim Publikasi

Rincian

1. Membahas mengenai cara publikasi yang tepat untuk acara dan khalayak 2. Penentuan kepastian publikasi 3. Penentuan waktu yang tepat untuk memulai publikasi 4. Menghubungi media 5. Menghubungi orang tua (nasabah) peserta seminar

Waktu

Minggu ke-1 Maret 2014

Khalayak Sasaran

Tim publikasi dan panitia lainnya

PIC

Tim Publikasi

Lokasi


Biaya



a. Waktu dimulainya publikasi harus sudah ditentukan b. Media telah dihubungi seluruhnya c. Press release sudah siap edar d. Undangan sudah siap edar



24

Kegiatan VIII

Publikasi Dimulai

Rincian

1. Mempublikasikan acara ke khalayak sasaran 2. Mempromosikan acara 3. Penyebaran undangan seminar ke nasabah

Waktu

Minggu ke-2 Maret - Minggu ke-2 Mei 2014

Khalayak Sasaran

Nasabah, mahasiswa, pelajar, orang tua dan media

PIC

Pelaksana publikasi

Lokasi

a. Cabang-cabang Bank Syariah Mandiri b. SMA Unggulan di Jakarta c. Universitas yang ada di Jakarta

Biaya

ATK = Rp 75.000,00


a. Poster di KCU dan KCP Bank Syariah Mandiri se-Jabodetabek telah terpasang b. Poster di SMA telah terpasang c. Poster di Universitas di Jakarta telah terpasang d. Poster di tempat publik sudah terpasang e. Undangan sudah disebarkan f. Press release untuk media telah tersebar

Kegiatan IX

Rapat Panitia ke-4

Rincian

1. Menyampaikan progress setiap penanggungjawab 2. Kesediaan para peserta education fair 3. Kesediaan para pengisi acara 4. Kesediaan para peserta seminar (terutama orangtua) 5. Pelunasan vendor

Waktu

Minggu ke-1 April 2014

Khalayak Sasaran

Seluruh panitia

PIC

Ketua panitia



25

Kegiatan IX

Rapat Panitia ke-4

Lokasi


Biaya



a. Persiapan sudah rampung 90% b. Booth education fair terisi seluruhnya oleh peserta c. Kepastian kehadiran seluruh pengisi acara d. Kepastian kehadiran minimal 70% dari undangan yang telah disebarkan e. Pembayaran lunas untuk vendor

Kegiatan X

Rapat Panitia, Vendor, dan Pengisi Acara

Rincian

1. Membahas rundown bersama dan flow acara 2. Tanya-jawab dengan pihak terkait jika ada kesulitan 3. Memastikan agar acara berjalan tepat pada waktunya

Waktu

Minggu ke-4 April 2014

Khalayak Sasaran

Seluruh panitia, vendor, dan pengisi acara

PIC

Ketua panitia

Lokasi

Meeting Room, Annex Building lantai 10

Biaya

Snack (40 box x 10.000) = 400.000 Makan siang (40 box x 35.000) = 1.400.000 ATK = 125.000 Total: Rp 1.925.000,00


a. Rundown yang telah dibuat telah dimengerti oleh semua pihak b. Seluruh pihak harus telah mengetahui kewajibannya masing-masing



26

Kegiatan XI

Persiapan Venue

Rincian

1. Memastikan agar rencana yang telah dibuat sebelumnya mengenai design, tata letak, dan dekorasi sudah tepat 2. Pengecekan ulang dekorasi dan sound system 3. Membersihkan lokasi acara 4. Penataan ruangan

Waktu

Jumat, 9 Mei 2014

Khalayak Sasaran

Seluruh panitia dan vendor

PIC

Pelaksana Education Fair dan Seminar

Lokasi

Upper Room, Wisma Nusantara

Biaya

Snack (50 box x 6.000) = 300.000 Makan siang (50 box x 25.000) = 1.250.000 Aqua 330 ml (100 botol x 2.500) = 250.000 ATK = 500.000 Total: Rp 2.300.000,00


a. Ketepatan penataan dekorasi b. Sound system tidak ada gangguan c. Lokasi acara bersih d. Ruangan acara terlihat menarik pendatang

3.3.2 Event Hari Ke-1

Bentuk Acara

Education Fair dan Seminar “Kuliah Di Luar Negeri? Siapa Takut?” 1. Acara Pembukaan 2. Education Fair 3. Seminar: “Sekolah Di Luar Negeri? Siapa Takut?” 4. Media Visit



27

Education Fair dan Seminar “Kuliah Di Luar Negeri? Siapa Takut?”

Hari Ke-1

Tujuan

a. Menambah awareness masyarakat mengenai produk BSM Transfer Valas b. Mendekatkan produk BSM Transfer Valas ke anak muda c. Menambah wawasan bagi anak muda yang ingin kuliah di luar negeri

Hari, Tanggal

Sabtu, 10 Mei 2014

Waktu

1. Acara Pembukaan: 08.30 - 09.00 2. Education Fair: 09.00 - 16.00 3. Seminar: 10.00 - 12.00

Tempat


Khalayak Sasaran

a. Anak muda: 16 - 23 Tahun b. Orang tua: yang memiliki anak sesuai kriteria umur diatas

Pengisi Acara

Afgansyah Reza, Alyssa Soebandono, serta Jajaran Direksi dan Komisaris Bank Syariah Mandiri

Penanggungjawab

Seluruh panitia


a. Acara dimulai tepat waktu b. Kehadiran pengunjung dan peserta seminar mencapai 80% c. Panitia telah menjalankan tugasnya dengan baik

Hari Ke-2

Bentuk Acara

Education Fair, Seminar “Orang Tua dan Perhatiannya”, dan Seminar “How To Manage Your Money” 1. 2. 3. 4.

Education Fair Seminar: “Orang Tua dan Perhatiannya” Seminar: “How To Manager Your Money” Media Visit



28

Hari Ke-2

Education Fair, Seminar “Orang Tua dan Perhatiannya”, dan Seminar “How To Manage Your Money”

Tujuan

a. Menambah awareness masyarakat mengenai produk BSM Transfer Valas b. Mendekatkan produk BSM Transfer Valas ke anak muda c. Menambah wawasan bagi orang tua yang akan „melepas‟ anaknya ke luar negeri d. Menambah ilmu parenting yang sesuai dengan syariat Islam e. Memberikan edukasi kepada anak muda untuk mengelola keuangan ketika jauh dari orang tua

Hari, Tanggal

Minggu, 11 Mei 2014

Waktu

Education Fair: 09.00 - 16.00 Seminar 1: 10.00 - 12.00 Seminar 2: 13.00 - 15.00

Tempat


Khalayak Sasaran

a. Anak muda: 16 - 23 Tahun b. Orang tua: yang memiliki anak sesuai kriteria umur diatas

Pengisi Acara

Elly Risman, Vidi Aldiano, dan Ahmad Gozali

Penanggungjawab

Seluruh panitia


a. Acara dimulai tepat waktu b. Kehadiran pengunjung dan peserta seminar mencapai 80% c. Panitia telah menjalankan tugasnya dengan baik



29

3.3.3 Post-Event Kegiatan I

Pengosongan Ruangan Event

Rincian

1. Untuk mengosongkan dan membersihkan ruangan yang telah dipakai saat event 2. Memastikan barang-barang yang disewa dari vendor telah diambil 3. Mengembalikan keadaan ruangan yang dipakai seperti sebelum dipakai

Waktu

Minggu, 11 Mei 2014

Tempat


Khalayak Sasaran

Seluruh panitia, vendor, dan petugas kebersihan Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia

Penanggungjawab

Ketua Panitia

Biaya

Tip petugas kebersihan: 5 x 50.000 = 250.000 Tip petugas keamanan: 5 x 50.000 = 250.000 Total: Rp 500.000,00


a. Ruangan telah kembali bersih seperti keadaan semula b. Petugas kebersihan dan keamanan telah diberikan tip c. Tidak ada barang milik vendor yang tertinggal di venue

Kegiatan II

Media Monitioring

Rincian

1. Untuk memantau media yang telah diundang dan berita yang telah dibuat 2. Mengecek kembali apakah berita diseluruh media sudah ditayangkan ke publik 3. Menghubungi media yang diundang dan belum menyebarkan berita mengenai acara ini

Waktu

Minggu ke-3 Mei 2013

Khalayak Sasaran

Media yang diundang Universitas Indonesia


30

Kegiatan II

Media Monitioring

Penanggungjawab

Publikasi

Biaya

ATK : 130.000 Total: Rp 130.000, 00


Seluruh media mempublikasikan media visit

Kegiatan III

yang diundang telah dokumentasi acara saat

Rapat Evaluasi

Rincian

1. Untuk mengevaluasi hasil kerja dari awal hingga akhir acara 2. Mengecek media coverage yang telah dilakukan 3. Kritik dan saran atas acara ini dari seluruh panitia sebagai koreksi acara kedepan 4. Membuat laporan pertanggungjawaban setiap bagian dan keseluruhan

Waktu

Minggu ke-4 Mei 2013

Tempat


Khalayak Sasaran

Seluruh panitia

Penanggungjawab

Ketua Panitia

Biaya

Snack: 50 x 8.000 = Rp 400.000,00


Penyelesaian laporan pertanggungjawaban

3.3.4 Run Down Hari Ke-1 “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice” Hari, Tanggal

: Sabtu, 10 Mei 2014

Tempat Penyelenggaraan

: Upper Room, Wisma Nusantara Jl. M. H. Thamrin No. 59, Jakarta Pusat



31

Waktu

Acara

PIC

06.00 - 07.30

Seluruh panitia berkumpul dan melakukan pengecekan ulang Pelaksana mengenai kebutuhan acara (partisi, Education Fair sound system, dekorasi, dan dan Seminar kebersihan)

07.30 - 08.00

Briefing terakhir untuk kelancaran Ketua Panitia acara

08.30 - 09.00

Acara pembukaan yang dihadiri oleh jajaran direksi Bank Syariah Mandiri, perwakilan Universitas Indonesia, dan peserta education Pelaksana fair. Susunan acara: Education Fair - Pembukaan dan Seminar - Sambutan Direktur Utama Bank Syariah Mandiri - Pembacaan Do‟a - Penutup

09.00 - 16.00

Education Fair

09.00 - 09.30

Persiapan Seminar: “Kuliah Di Luar Pelaksana Negeri? Siapa Takut?” Seminar

09.30 - 10.00

Peserta seminar dipersilakan masuk Pelaksana ke venue dan diberikan snack Seminar

10.00 - 10.15

Pembukaan Seminar

10.15 - 10.20

Pembicara seminar dipersilakan naik - Afgansyah ke atas panggung Reza - Alyssa Hiburan musik oleh Afgansyah Reza Soebandono dengan lagu “Sabar”

10.20 - 11.30

Chit chat dengan pembicara

MC pembicara

11.30 - 11.45

Sesi tanya jawab (5 pertanyaan)

MC

11.45 - 11.55

Games

MC

Pelaksana Education Fair

MC

dan



32

Waktu

Acara

PIC

Penutupan Seminar “Kuliah Di Luar Negeri? Siapa Takut?” 11.55 - 12.00

MC Hiburan musik oleh Afgansyah Reza dengan lagu “Panah Asmara”

12.00 - 12.30

Peserta seminar keluar dari ruangan Pelaksana dan mengambil merchandise Seminar

16.00 - 17.30

Clearance venue

Ketua Panitia

Hari Ke-2 “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect Choice” Hari, Tanggal

: Minggu, 11 Mei 2014

Tempat Penyelenggaraan

: Upper Room, Wisma Nusantara Jl. M. H. Thamrin No. 59, Jakarta Pusat

Waktu

Acara

PIC

06.00 - 07.30

Seluruh panitia berkumpul dan melakukan pengecekan ulang Pelaksana mengenai kebutuhan acara (partisi, Education Fair sound system, dekorasi, dan dan Seminar kebersihan)

07.30 - 08.00

Briefing terakhir untuk kelancaran Ketua Panitia acara

09.00 - 16.00

Education Fair

09.00 - 09.30

Persiapan Seminar: “Orang Tua dan Pelaksana Perhatiannya” Seminar

09.30 - 10.00


10.00 - 10.15

Pembukaan Seminar

Pelaksana Education Fair

MC



33

Waktu

Acara

PIC

10.15 - 10.20

Pembicara seminar dipersilakan naik Elly Risman ke atas panggung

10.21 - 11.30


MC pembicara

11.30 - 11.45


MC

11.45 - 11.55

Games

MC

11.55 - 12.00

Penutupan Seminar “Orang Tua dan MC Perhatiannya”

12.00 - 12.30

Persiapan seminar: “How To Manage Pelaksana Seminar Your Money”

12.00 - 13.00


dan

Pembukaan seminar 13.00 - 13.10

Hiburan musik oleh Vidi Aldiano MC dengan lagu “Pupus Kasih Tak Sampai”

13.10 - 13.20

Vidi Aldiano Pembicara dipersilakan naik ke atas dan Ahmad panggung Gozali

13.20 - 14.20


MC

14.20 - 14.40


MC

14.40 - 14.55

Games

MC

Penutupan Seminar: Manage Your Money” 14.55 - 15.00

“How

To

- Hiburan penutup oleh Vidi Aldiano dengan membawakan lagu “Apakah Ku Jatuh Cinta”

MC

15.00 - 15.30

Peserta seminar keluar dari ruangan Pelaksana dan mengambil merchandise Seminar

15.30 - 17.00

Clearance venue

Ketua Panitia




BAB IV PENUTUP Pembagian waktu, anggaran, dan evaluasi sangat diperlukan dalam membuat suatu special event. Untuk memperjelas pembagian waktu, anggaran, dan evaluasi selanjutnya akan dijelaskan pada matriks dibawah.

4.1 Matriks Jadwal Pre Event No

Kegiatan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Rapat Internal Rapat Gabungan Rapat Panitia I Rapat Panitia II Rapat Panitia & Vendor Rapat Panitia III Rapat Tim Publikasi Publikasi Di Mulai Rapat Panitia IV Rapat Gabungan Persiapan Venue

Januari Februari Maret April Mei 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Pre-Event

Event Januari Februari Maret April Mei 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 Event

No

Kegiatan

1 2 3 4

Education Fair Seminar: "Kuliah Di Luar Negeri? Siapa Takut?" Seminar: "Orang Tua dan Perhatiannya" Seminar: "How To Manage Your Money?"

Post Event No 1 2 3 4

Kegiatan

Januari Februari Maret April Mei 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Post-Event

Pengosongan Venue Mengirimkan Ucapan Terima Kasih Media Monitoring Rapat Evaluasi

34



35

4.2 Matriks Anggaran Kebutuhan Pre Event Kegiatan I: Rapat Internal

Kuantitas

20

Harga Satuan

Jumlah

6,000

120,000

Kegiatan II: Rapat Gabungan RBD dan CSD 30 6,000 Snack

180,000

Kegiatan III: Rapat Panitia Ke-1 20 Snack

6,000

120,000

Kegiatan IV: Rapat Panitia Ke-2 20 Snack

6,000

120,000

Kegiatan V: Rapat Panitia dan Vendor 30 Snack

10,000

300,000

Kegiatan VI: Rapat Panitia Ke-3 20 Snack

6,000

120,000

Kegiatan VII: Rapat Tim Publikasi 5 Snack

6,000

30,000

Snack

Kegiatan VIII: Publikasi Di Mulai ATK

75,000

Kegiatan IX: Rapat Panitia Ke-4 20 Snack

6,000

120,000

Kegiatan X: Rapat Panitia, Vendor, dan Pengisi Acara 40 10,000 Snack

400,000

Makan Siang

1,400,000

40

35,000

ATK

125,000

Kegiatan XI: Persiapan Venue 50 Snack

6,000

300,000

Makan Siang

50

25,000

1,250,000

Aqua 330 ml

100

2,500

250,000

ATK

500,000 TOTAL Kebutuhan

Event Materi Publikasi Poster

5,410,000

Kuantitas

450

Harga Satuan

1,250



Jumlah

562,500

36

Umbul-umbul

15

17,000

255,000

Welcoming Gate

1

500,000

500,000

Backdrop

2

300,000

600,000

Undangan

400

3,500

1,400,000

Press Release

50

250

12,500

Merchandise Kaos

250

24,000

6,000,000

Mug

250

9,000

2,250,000

Pulpen

500

8,000

4,000,000

Paper Bag

500

2,000

1,000,000

30

50,000

1,500,000

Voucher Keperluan Di Lokasi Sewa Upper Room

35,000,000 7x4

Stage

47,000

705,000

Sound System

5,000,000

Lighting

1,530,000

Partisi

4 x 3 x 20

45,000

Jasa Dekorasi

10,800,000 3,250,000

Pengisi Acara Afgansyah Reza

23,000,000

Alyssa Soebandono

15,000,000

Vidi Aldiano

20,000,000

Rose Mini

7,500,000

Ahmad Gozali

8,500,000

Lain-lain Snack Peserta Seminar

3 x 250

6,000

4,500,000

Konsumsi Panitia

2 x 50

23,000

2,300,000

Air Minum Panitia

10 box

24,500

245,000

Pulsa

1,500,000 TOTAL

Kebutuhan Post Event Tip Petugas Kebersihan

5

50,000

250,000

Tip Petugas Keamanan

5

50,000

250,000

ATK (Kliping)

Kuantitas

156,910,000 Harga Satuan

Jumlah

130,000 Universitas Indonesia


37

Snack

50

8,000

400,000

Makan Siang

50

32,000

1,600,000

TOTAL

2,630,000

GRAND TOTAL (Seluruh biaya dalam rupiah)

164,950,000

Terbilang: Seratus enam puluh empat juta sembilan ratus lima puluh ribu rupiah

4.3 Matriks Evaluasi Metode yang digunakan untuk mengevaluasi ajang khusus ini adalah dengan menggunakan pembagian evaluasi input, output, dan outcome. Berikut adalah rincian dari evaluasi tersebut: 4.3.1 Evaluasi Input Kegiatan

Evaluasi Tahap Persiapan Event

Tujuan

1. Mengevaluasi kerja panitia 2. Menjadikan evaluasi pada kerja panitia sebagai tolak ukur pelaksaan acara selanjutnya

Tolak Ukur

1. Kerjasama yang baik antar panitia 2. Komunikasi yang lancar antar panitia 3. Panitia telah melaksanakan tugas masingmasing dengan baik 4. Ketepatan waktu panitia dalam melakukan tugas 5. Anggaran yang sesuai dengan yang telah dibuat sebelumnya 6. Agenda rapat dijalankan tepat pada waktunya

Instrumen

1. Observasi 2. Daftar hadir 3. Laporan kerja 4. Laporan keuangan



38

4.3.2 Evaluasi Output Kegiatan

Evaluasi Tahap Pelaksanaan Event

Tujuan

1. Untuk menilai efektivitas program terhadap tujuan yang telah ditetapkan 2. Agar special event berikutnya dapat mengacu kepada hasil evaluasi

Tolak Ukur

1. Pelaksanaan yang tepat waktu 2. Peserta yang hadir mencapai target 3. Rangkaian acara berjalan sesuai jadwal 4. Kehadiran peserta mencerminkan antusiasme dari target

Instrumen

1. Wawancara langsung 2. Observasi 3. Rundown acara

4.3.3 Evaluasi Outcome Kegiatan

Evaluasi Dampak

Tujuan

1. Untuk mengetahui dampak yang timbul setelah acara ini berlangsung 2. Sebagai acuan untuk acara berikutnya

Tolak Ukur

1. Meningkatnya awareness masyarakat, terutama target market 2. Masyarakat mengetahui lebih dalam mengenai Bank Syariah Mandiri 3. Media buzz

Instrumen

1. Observasi 2. Mystery call




DAFTAR PUSTAKA Allen, Johnny, William O‟Toole, Festival and Special Event Management: Fourth Edition. 2008. Australia: John Wiley and Sons. Antonio, Muhammad Syafi‟i. Bank Syariah: Dari Teori Ke Praktik. 2001. Jakarta: Gema Insani Press. Broom, Glen M. Effective Public Relations: Tenth Edition. 2009. New Jersey: Pearson Education. Caywood, Clarke L. The Handbook of Strategic Public Relations and Integrated Communications. 1997. United States of America: McGraw-Hill. Gregory, Anne. Public Relations Dalam Praktik. 2004. London: Kogan Page Ltd. Gregory, Anne. Planning and Managing Public Relations Campaigns: A Strategic Approach. London: Kogan Page Ltd. Jobber, David. Principles and Practice of Marketing: Third Edition. 2001. England: McGraw-Hill. Kasali, Rhenald. Manajemen Public Relations: Konsep dan Aplikasinya Di Indonesia. 2006. Jakarta: PT Pustaka Utama Grafiti. Pudjiastuti, Wahyuni. Special Event. 2010. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

39



LAMPIRAN I PROMOTIONAL KIT

Backdrop

Keterangan: a. Ukuran backdrop 7 m x 3 m b. Diletakkan disisi belakang panggung sebagai background

xi Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Umbul-umbul

Keterangan: a. Ukuran umbul-umbul 3 m x 1 m b. Diletakkan disekitar komplek Wisma Nusantara

xii Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Poster

Keterangan: a. Ukuran poster kertas “Art Paper” A3 b. Ditempel di Universitas, SMA, Tempat Umum, KCU dan KCP Bank Syariah Mandiri

xiii Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Undangan

Keterangan: a. Ukuran Karton A5 b. Dibangikan kepada peserta seminar dan media

xiv Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Paper Bag

Pulpen

xv Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Mug

Kaos

xvi Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

LAMPIRAN II PRESS RELEASE

UNTUK DIBERITAKAN SEGERA

MENGIRIM UANG KE LUAR

EDUCATION FAIR AND SEMINAR WITH BSM TRANSFER VALAS

NEGERI ITU MUDAH!

Jakarta, 8 Mei 2014 Dalam dunia ekonomi yang sudah global seperti dewasa ini tentu saja banyak sekali kegiatan yang dilakukan dari dan ke luar negeri. Salah satunya adalah mengirim uang. Tidak hanya untuk bisnis saja, namun banyak sekali keperluan yang membutuhkan pengiriman mata uang asing ke luar negeri dalam waktu cepat. Dunia pendidikan yang tanpa batas dewasa ini juga memberikan EDUCATION FAIR AND SEMINAR WITH BSM TRANSFER VALAS

dukungan yang sangat besar bagi bisnis pengiriman uang. Banyak sekali pelajar JAKARTA, MAY 10TH-11TH, 2014

Indonesia yang menuntut ilmu di luar negeri, dari mulai jenjang kursus hingga doktoral. Untuk itu, Bank Syariah Mandiri memberikan terobosan dengan BSM Transfer Valas. Melalui produk ini, masyarakat Indonesia dengan sangat mudah dapat mengirim uang ke luar negeri. “Kami menawarkan pelayanan prima dan sudah bekerjasama dengan banyak bank di seluruh dunia”, ujar Eric Pardede selaku Division Head Remittance and Transfer Businesses. Bank Syariah Mandiri sebagai bank syariah pertama yang memiliki layanan ini, menawarkan tarif yang sesuai syariah dan tentu saja terjangkau oleh masyarakat Indonesia. Sebagai bentuk kepedulian Bank Syariah Mandiri kepada pelajar Indonesia yang memiliki keinginan untuk bersekolah di luar negeri, dilaksanakan program “Education Fair and Seminar with BSM Transfer Valas: Youth Perfect

xvii Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

Choice!”. Acara ini berlangsung selama tiga hari pada 7-9 Mei 2014 di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia. Terdapat puluhan penyelenggara pendidikan di luar negeri, pelajar dapat bertanya langsung mengenai pendidikan impiannya. Tidak hanya itu, hadir pula pembicara dalam seminar, diantaranya adalah Afgansyah Reza, Alyssa Soebandono, Vidi Aldiano, Rose Mini, dan figur publik lainnnya. Nantinya acara ini juga akan mengadakan road show ke beberapa universitas di kota besar di Indonesia lainnya.

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi: Siti Utami Ayu Mahdhiani Public Relations Education Fair and Seminar With BSM Transfer Valas 0816 480 9008 [email protected]

xviii Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

LAMPIRAN III PROFIL PENGISI ACARA

1. Afgansyah Reza

Nama

: Afgansyah Reza

Tempat, Tanggal Lahir

: Jakarta, 27 Mei 1989

Pekerjaan

: Penyanyi dan Aktor

Pendidikan Terakhir

: S1 Monash University Malaysia

2. Alyssa Soebandono

Nama

: Anindya Alyssa Soebandono


: Jakarta, 26 Desember 1991

Pekerjaan

: Aktris

Pendidikan Terakhir

: S1 Monash University Autralia dan S2 London School of Public Relations

xix Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

3. Elly Risman

Nama

: Elly Risman Musa, Psi


: 21 April 1951

Pekerjaan

: Psikolog Parenting

Pendidikan Terakhir

: S1 Psikologi Universitas Indonesia Florida State University Talahase

4. Vidi Aldiano

Nama

: Oxavia Aldiano


: Jakarta, 29 Maret 1990

Pekerjaan

: Penyanyi dan Pebisnis

Pendidikan Terakhir

: S1 Manajemen Universitas Pelita Harapan S2 Bisnis Manchaster Business School

xx Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

5. Ahmad Gozali

Nama

: Ahmad Gozali

Pekerjaan

: Financial Planner

Pendidikan Terakhir

: Sekolah Akuntansi Negara Shariah and Econmics Banking Institute

xxi Perencanaan program..., Siti Utami Ayu Mahdhiani, FISIP UI, 2013

PERENCANAAN PROGRAM SPECIAL EVENT UNTUK MENINGKATKAN AWARENESS MASYARAKAT TERHADAP PRODUK BSM TRANSFER VALAS TUGAS KARYA AKHIR

Recommend Documents