PERENCANAAN PROGRAM KOMUNIKASI AIESEC UNIVERSITAS INDONESIA: PROGRAM PERTUKARAN MAHASISWA MENYAMBUT ASEAN COMMUNITY 2015 TUGAS KARYA AKHIR

UNIVERSITAS INDONESIA

PERENCANAAN PROGRAM KOMUNIKASI AIESEC UNIVERSITAS INDONESIA: PROGRAM PERTUKARAN MAHASISWA MENYAMBUT ASEAN COMMUNITY 2015

TUGAS KARYA AKHIR

ARIZA VANIA 1006710451

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU KOMUNIKASI DEPOK JUNI 2014

Perencanaan program..., Ariza Vania, FISIP UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

Perencanaan Program Komunikasi AIESEC Universitas Indonesia: Program Pertukaran Mahasiswa Menyambut ASEAN Community 2015

TUGAS KARYA AKHIR Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana

ARIZA VANIA 1006710451

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU KOMUNIKASI DEPOK JUNI 2014

ii


iii


iv


KATA PENGANTAR Puji Syukur saya panjatkan kepada Allah swt. karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Tugas Karya Akhir (TKA) ini. Penulisan TKA in merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Poilitik Universitas Indonesia. (1) Kedua orang tua saya, Usasana Sugiharso dan Sugiharso Safuan, dan adik saya Adilla Rahma Sarastri atas dukungan moril dan materil yang tiada batas. (2) Dra. Vida Parady, M.A. selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam mengarahkan saya untuk penyusunan TKA ini. (3) Ir. Wahyuni Pudjiastuti, M.S, selaku penguji yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran dalam meguji TKA ini. (4) Tim Corporate Affairs Standard Chartered Bank atas bimbingan dan bantuannya selama saya mengerjakan program magang di sana. Terutama kepada Mbak Iie Sri Rejeki, selaku mentor saya selama magang. (5) Program Sarjana Paralel Departemen Ilmu Komunikasi, khususnya para dosen pengajar dan staf admin di Departemen Ilmu Komunikasi, FISIP UI. (6) Seluruh teman-teman AIESEC, khususnya Smriti, Lorenzo, Monil dan Kok Lun yang selalu siap membantu dalam penyusunan TKA ini. Tak lupajuga kepada Executive Board 13/14 AIESEC UI: Adilla, Cyntha, Gita, Vinny, Ingrid, Titi Pandu, Billy, Fandhy, Indichil, Indi, Hans, dan Arindha atas kesetiaan mereka menyemangati saya dalam menyelesaikan TKA ini. (7) Seluruh teman-teman Komunikasi 2010 khususnya kepada Dila dan Randra, teman-teman seperjuangan dalam menyelesaikan tugas akhir, serta teman-teman lainnya yang tidak bisa disebutkan satu per satu. Akhir kata, saya berharap penulisan TKA ini dapat bermanfaaat untuk pengembangan ilmu dan kekayaan ilmiah. Penulis Jakarta, 2 Juni 2014



RINGKASAN EKSEKUTIF Analisa Situasi

Tujuan Strategi

Khalayak Sasaran Pesan Kunci

1. Di Indonesia, AIESEC-salah satu organisasi kepemudaan bertaraf internasional bersifat nirlaba, non-politik, bertujuan untuk mempromosikan pemahaman sosial budaya, dan kepemimpinan pertama kali di Universitas Indonesia didirikan pada tahun 1984 kemudian berkembang di 24 perguruan tinggi di Indonesia. Program Exchange Fair dan AIESEC Exchange Fair merupakan ajang kegiatan perekrutan AIESEC yang terstruktur dan terprogam serta rutin dilaksanakan tiap tahun. Hingga kini tercatat sebanyak 1618 orang telah mengikuti program ini di lebih dari 100 negara. Walaupun demikian, bila dilihat dari sebarannya, hanya sebagian kecil dari peserta program pertukaran keluar (outgoing exchange) memilih negaranegara ASEAN sebagai negara tujuannya. Demikian pula, hanya sebagian kecil program pertukaran ke dalam (incoming exchange) berasal dari negara-negara di ASEAN. 2. AIESEC UI yang merupakan AIESEC tertua perlu melakukan langkah terobosan yang bersifat inovatif. Kegiatan inovatif tersebut dikembangkan dari program yang sudah ada dengan memanfaatkan momentum program ASEAN Community 2015 kemudian dikemas menjadi program khusus. Langkah ini sangat bermanfaat yang tidak hanya dapat meningkatkan jumlah peserta program pertukaran secara keseluruhan (incoming dan outgoing exchange) tetapi juga turut berkontribusi nyata program ASEAN karena fokus pertukarannya di negara negara ASEAN. Meningkatkan jumlah peserta program pertukaran dan pesebarannya di negara-negara ASEAN. 1. Strategi Pesan : Menyusun pesan kunci umum dan khusus untuk mencapai tujuan dari program 2. Strategi Publikasi : Mempromosikan dan menyebarkan informasi perekrutan anggota baru untuk melakukan program pertukaran melalui AIESEC UI. 3. Strategi Implementasi : Mengelaborasikan program komunikasi rangkaian kegiatan ASEAN Exchange Fair 2014 1. Khalayak Primer: Mahasiswa 2. Khalayak Sekunder: Teman/Kerabat/Sanak Saudara dari mahasiswa, Media Massa, Pemerintah, Komunitas/organisasi pemuda 1. AIESEC UI percaya bahwa setiap pemuda adalah calon pemimpin di masa yang akan datang. 2. AIESEC UI memahami pentingnya masa muda dan peduli akan pengembangan potensi serta peningkatan hubungan


Universitas Indonesia

Program

Jadwal Anggaran Evaluasi

antarpemuda di ASEAN. 1. ASEAN Exchange Fair 2014 (dilaksanakan satu kali) 2. Publikasi offline ( poster, flyer, baliho) dan online (Facebook, Twitter, website, dan Instagram) 3. Briefing Jurnalis 4. AIESEC UI: “Alumnite” Juni – Desember 2014 Rp 277.772.500 1. Evaluasi Tahap Input: Evaluasi progres kerja panitia dapat menggunakan hasil evaluasi sebagai pedoman kerja di program selanjutnya. 2. Evaluasi Tahap Output: Evaluasi yang mengukur hasil kerja panitia melalui kegiatan-kegiatan yang tangible dan sebagai pedoman di acara yang akan datang. 3. Evaluasi Tahap Outcome: Evaluasi untuk mengukur seberapa besar dampak positif masyarakat setelah berjalannya rangkaian kegiatan.



EXECUTIVE SUMMARY Situation Analysis

1. In Indonesia, AIESEC-an international youth organizations are non-profit, non-political, aiming to promote the sociocultural understanding, and leadership was first established at the University of Indonesia in 1984, which then expanded 24 universities in Indonesia. The program AIESEC Exchange Fair is an event of AIESEC recruitment activities as well as structured and terprogam routinely conducted every year. Till this day, 1618 people have participated in this program in more than 100 countries. Nevertheless, only a small part of an exchange program participants out (outgoing exchange) chose ASEAN countries as the country of destination. Similarly, only a small part in the exchange program (incoming exchange) originating from ASEAN countries. 2. AIESEC UI as the oldest local chapter, needs to conduct an innovative breakthrough. Innovative activities were developed from an existing program by using the momentum of ASEAN Community 2015 program was then packed into a special program. This is a very useful step that not only can increase the number of participants of the exchange program as a whole (incoming and outgoing exchange) but also contribute to the real focus of the exchange program in ASEAN because ASEAN countries. Goal Increasing the number of participants in the exchange program and pesebarannya ASEAN countries. Strategy 1. Message Strategy: Develop key messages for the general and specific goals of the program 2. Publication Strategy: Promote and disseminate information to the recruitment of new members of AIESEC exchange program through the UI. 3. Implementation Strategy: elaborate series of communication programs ASEAN Exchange Fair 2014 Target Audience 1. Primary Audience: University Students 2. Secondary Audience: Friends / Relatives / Relatives of students, Mass Media, Government, Community / youth organizations Key Messages 1. AIESEC UI believes that every youth are leaders in the future. 2. AIESEC UI understand the importance of youth and concerned about the potential for the development and improvement of relations among youth in ASEAN. Programs 1. The ASEAN Exchange Fair 2014 (held one time) 2. Publications offline (posters, flyers, billboards) and online (Facebook, Twitter, websites, and Instagram) 3. Journalists Briefing 4. AIESEC UI: "Alumnite" Schedule June – December 2014



Budget Evaluation

IDR 277,772,500 1. Evaluation Phase Input: Evaluationof organizing committee’s (OC) working progress and can use the results of the evaluation as guidelines for further work in the program. 2. Evaluation Phase Output: Measuring results of the OC’s working progress through tangible activities and as guidance on upcoming events. 3. Evaluation Phase Outcome: Measuring how much positive impact the target audience obtained after attending several acivites of the program.



DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .……………………………………………………………i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .…………………………………………..……ii LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR ................................ v RINGKASAN EKSEKUTIF ................................................................................ vi DAFTAR ISI...................................................................................................... viii DAFTAR TABEL.................................................................................................. x DAFTAR LAMPIRAN......................................................................................... xi BAB I. IDENTIFIKASI MASALAH ......................................................................... 1 1.1. Latar Belakang ................................................................................................ 1 1.2 Perkembangan Program Pertukaran ................................................................. 3 1.3 Analisa Situasi ................................................................................................. 7 1.4 Analisa SWOT ............................................................................................... 10 1.5 Pernyataan Masalah ....................................................................................... 12 BAB II. SOLUSI PERMASALAHAN ..................................................................... 13 2.1 Rekomendasi Solusi ....................................................................................... 13 2.2 Tujuan Program ............................................................................................. 13 2.2.1 Tujuan Umum .......................................................................................... 14 2.2.2 Tujuan Khusus ......................................................................................... 14 2.3 Justifikasi Program......................................................................................... 14 2.3.1 Ajang Khusus (Special Event) ................................................................. 14 2.3.2 Publikasi................................................................................................... 16 2.4 Khalayak Sasaran ........................................................................................... 16 BAB III. RINCIAN PROGRAM .............................................................................. 19 3.1. Deskripsi Program ............................................................................................ 19 3.2. Strategi Program ............................................................................................... 20 3.2.1. Strategi Pesan ............................................................................................. 21 3.2.2. Strategi Publikasi ........................................................................................ 19 3.2.3. Strategi Implementasi ................................................................................ 23 3.3. Rencana Kerangka Waktu Program .................................................................. 33 3.4. Rencana Anggaran Program ............................................................................ 34 BAB IV. EKSEKUSI ................................................................................................. 35 4.1. Persiapan Pra Rangkaian ASEAN Exchange Fair 2014 ................................... 35 4.1.1. Pembuatan Struktur Kepanitiaan dan Pembagian Tugas ............................ 35 4.2. Rangkaian Kegiatan ......................................................................................... 35 4.2.1. Publikasi ASEAN Exchange Fair 2014 ...................................................... 35 4.2.2. Pelaksanaan ASEAN Exchange Fair 2014 ................................................ 36 4.2.3. Briefing Jurnalis ......................................................................................... 37 4.2.4. AIESEC UI: “Alumnite” ............................................................................ 39 4.3. Pasca Kegiatan ................................................................................................. 40 4.3.1 Rapat Evaluasi ............................................................................................ 40 4.3.2 Media Monitoring ....................................................................................... 41 4.3.3 Laporan Kegiatan ........................................................................................ 41 BAB V. EVALUASI ................................................................................................... 42

viii


5.1. Evaluasi Tahap Input ........................................................................................ 42 5.2. Evaluasi Tahap Output...................................................................................... 43 5.3. Evaluasi Tahap Outcome .................................................................................. 44 6. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 45 7. LAMPIRAN.............................................................................................................. 4

ix


DAFTAR TABEL

1.1

Perkembangan Jumlah Pesera Program Pertukaran AIESEC Indonesia Tahun 2008 -2009……………………………………………………..…………….4

1.2.

Perkembangan Jumlah Peserta Program Pertujaran AIESEC Tiga Terbesar di Indonesia……………………………………………………..………………7

1.2.a

AIESEC UI: Distribusi Peserta Program Pertukaran Menurut Negara Asal dan Tujuan tahun 2010 -2014…………………………………………………….9

1.2.b

AIESEC Bandung: Distribusi Peserta Program Pertukaran Menurut Negara Asal dan Tujuan tahun 2010 2014...................………………….……………9

1.2.c AIESEC UNDIP: Distribusi Peserta Program Pertukaran Menurut Negara Asal dan Tujuan tahun 2010 2014……………………………………………………..…9 3.1

Rencana Kerangka Waktu ASEAN Exchange Fair 2014…………………………33

3.2

Rencana Anggaran Biaya ASEAN Exchange Fair 2014………………………….34

4.1

Rundown ASEAN Exchange Fair 2014………………………………………………..37

4.2

Rundown Briefing Jurnalis......……………………………………………………………..38

4.3

Rundown AIESEC UI: “Alumnite” …………………………………………………….40

x


DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN 1………………………………………………………………….xii LAMPIRAN 2..................................................................................................... xvi LAMPIRAN 3....................................................................................................xvii LAMPIRAN 4.................................................................................................. xviii LAMPIRAN 5..................................................................................................... xix LAMPIRAN 6..................................................................................................... xxi LAMPIRAN 7....................................................................................................xxii LAMPIRAN 8.................................................................................................... xxv LAMPIRAN 9................................................................................................... xxvi LAMPIRAN 10................................................................................................. xxix LAMPIRAN 11.................................................................................................. xxx LAMPIRAN 12................................................................................................. xxxi LAMPIRAN 13.............................................................................................. xxxiii

xi


1

BAB I IDENTIFIKASI MASALAH 1.1.

Latar Belakang AIESEC atau Association internationale des étudiants en sciences

économiques et commerciales (Inggris: International Association of Students in Economics

and

Commercial

Sciences)

adalah

organisasi

kepemudaan

internasional yang bersifat nirlaba dan non-politik yang berada di lebih dari 124 negara dan memiliki lebih dari 100.000 anggota. Didirikan pada tahun 1948, AIESEC telah menjadi asosiasi pemuda yang mandiri yang bertujuan untuk mempromosikan pemahaman sosial, kewirausahaan dan kepemimpinan dari pemuda dalam komunitas yang lebih luas melalui program pertukaran. Visi dari organisasi kemahasiswaan ini adalah menciptakan perdamaian dan pemenuhan potensi manusia1. Di Indonesia, AIESEC pertama kali didirikan tahun 1984 oleh sekelompok mahasiswa Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Dengan berjalannya waktu, organisasi ini telah mengalami perkembangan sangat pesat. Tidak hanya terbatas pada jumlah anggota aktif tercatat2 namun juga komposisi keanggotaan dan jenis kegiatan atau program yang ditawarkan semakin berkembang. Di AIESEC UI, semula keanggotaan organisasi ini terbatas hanya mahasiswa yang berasal dari fakutas ekonomi, namun sejak tahun 2009 organisasi ini telah memberikan kesempatan terbuka bagi mahasiswa bukan dari fakultas ekonomi untuk bergabung menjadi anggota AIESEC. Sampai dengan tahun 2014, anggota aktif AIESEC UI berjumlah 119 orang. Dari jumlah ini, sebanyak 74 orang berasal dari 9 fakultas selain Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Keberhasilan AIESEC UI telah memberi inspirasi kepada mahasiswa-mahasiswa di universitas lain di Indonesia mendirikan organisasi AIESEC di universitasnya. Hingga kini, tercatat

28

1

https://www.aiesec.org/ (diakses pada 23 September 2013) Anggota Aktif adalah pemuda berusia antara 18-30 tahun dan yang tercatat sedang atau telah mengambil salah satu peran di AIESEC selama masa kerja AIESEC setahun.(hasil wawancara dengan Vice President of Talent Management 2013/2014, Indira Wahyu Mutidianti –5 Januari 2014)

2

Universitas Indonesia Perencanaan program..., Ariza Vania, FISIP UI, 2014

2

universitas di Indonesia memiliki organisasi AIESEC di universitas mereka (daftar universitas pada lampiran). Berkembanganya organisasi AIESEC di sejumlah universitas di Indonesia telah mendorong para stake holder organisasi ini mengembangkan level organisasi dari hanya lokal di tingkat universitas (yakni UI) menjadi level organisasi di tingkat nasional. Evolusi ini terus berkembang sehingga hirarki kempimpinan turut berubah mengikuti berkembangnya jumlah, letak geografis dan kegiatan yang diciptakannya. Pimpinan AIESEC di tingkat nasional disebut Member Committee President (MCP). MCP memiliki peran sebagai ketua dan bertugas mendukung AIESEC di tingkat lokal untuk mengimplementasikan program-programnya. Selain itu, tugas MCP adalah untuk memastikan komunikasi yang terus berlanjut di tingkat global ke nasional. Program pertukaran mahasiswa (Exchange Program) merupakan salah satu program andalan AIESEC UI dan paling populer di kalangan mahasiswa dan masyarakat. Program ini juga telah menjadi program andalan AIESEC di universitas lain di Indonesia. Hasil studi yang dilakukan oleh AIESEC dilakukan secara online telah mengkonfirmasi hal ini. Secara umum, program pertukaran mahasiswa AIESEC terbagi menjadi dua (Outgoing dan Incoming Exchange). Dalam kongres tahunan AIESEC (International Congress) tahun 2010 yang diselenggarakan di India, para presiden AIESEC dari 124 negara melakukan pertemuan untuk membahas dan menyusun suatu rancangan kegiatan AIESEC baik di tingkat internasional maupun kegiatan AIESEC untuk masing-masing negara selama 5 tahun ke depan (2010-2015). Salah satu hasil pertemuan tersebut adalah ditetapkannya target kegiatan program pertukaran menurut jenis program. Salah satu target kegiatan program pertukaran adalah mendorong AIESEC di suatu negara yang telah mengimplementasikan program pertukaran. Tujuannya adalah untuk lebih meningkatkan baik jumlah yang ke luar negeri (Outgoing) maupun jumlah anggota AIESEC dari negara lain yang telah mengikuti program pertukaran di negara tersebut (tujuan). Program pertukaran tidak hanya bermanfaat bagi individu tetapi juga komunitas. Program pertukaran bersama AIESEC bermanfaat kepada generasi muda untuk berkontribusi kepada komunitas yang lebih luas melalui kegiatan


3

sosial budaya yang dirancang oleh program AIESEC. Di era globalisasi, semangat dan tujuan dari program pertukaran ini sejalan dengan people-to-people connectivity-salah satu elemen dari ASEAN Connectivity. 3 People-to-people connectivity adalah istilah yang menggambarkan perekat sosial budaya yang merupakan acuan dari berbagai inisiatif konektivitas fisik dan kelembagaan di kawasan ASEAN tahun 2015 mendatang. Ini termasuk mempromosikan kesadaran ASEAN di kalangan warganya, khususnya kaum muda. Terkait dengan organisasi kepemudaan, pemerintah melalui Kementerian Pemuda dan Olah Raga (Kemenpora) menegaskan bahwa pentingnya peran organisasi kepemudaan dalam rangka mempersiapkan diri menghadapi globalisasi.4Yang menjadi pertanyaan adalah apakah perkembangan program pertukaran AIESEC juga sejalan dengan cita-cita ASEAN?5

1.2.

Perkembangan Program Pertukaran AIESEC memiliki empat program yaitu : program anggota tim (Team

Member Program -TMP), Program pemimipin tim (Team Leader Program -TLP), Program Pengembangan Masyarakat Global (Global Commmunity Development Program -GCDP), dan Progam Magang Global (Global Internship Program GIP). Program pertukaran mahasiswa dapat melalui program GCDP dan GIP. GCDP dalam bentuk kegiatan sukarela yang berbasis pada isu global selama minimal 6 minggu. Sedangkan GIP anggotanya bekerja untuk suatu perusahaan yang bermitra dengan AIESEC negara setempat selama minimal 6 bulan. Kedua program tersebut dikoordinasi oleh anggota AIESEC di tingkat nasional dan dikelola oleh AIESEC di tingkat universitas. Program pertukaran meliputi

3 Pada tanggal 20 November 2007 di Singapura (ASEAN Summit ke-‐13), pemerintah Republik Indonesia telah menandatangi kesepakatan bersama-sama dengan 9 kepala negara di ASEAN lainnnya (Brunei Darussalam, Kamboja, Laos, Myanmar, Malaysia, Singapura, Vietnam, dan Filipina) untuk mewujudkannya masyarakat ASEAN terintegrasi pada tahun 2015. 4 Kementrian Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia. “Menpora Ikut Turunkan Sang Saka Raksasa” Kemenpora.go.id, 28 Oktober 2013. (http://kemenpora.go.id/index/preview/berita/8278/2013-10 ) - diakses pada 31 Januari 2014 5 Berdasarkan survey yang dilakukan pada tahun 2011 oleh Guido, Benny dan Kamarulniza Abdullah. Sampel yang digunakan adalah 399 responden yang komposisinya meliputi 39 persen pria dan 61 persen wanita dalam range umur 18 50> tahun. Hasil studi menunjukkan bahwa meskipun para responden telah mengekspresikan hal-hal yang mereka ketahui tentang pencapaian objektif ASEAN Community 2015 – yang cenderung pesimis, mereka tetap berpikir bahwa ASEAN dapat dikatakan akan cukup berhasil dan masih relevan dengan keadaan wilayahnya. (Benny, Guido & Kamarulnizam Abdullah. 2011. Indonesian Perceptions and Attitudes toward the ASEAN Community. Hamburg: GIGA German Institue of Global Areas Studies, Institute of Asian Studies and Hamburg University Press)


4

pengiriman anggota AIESEC ke luar negeri (Outgoing Exchange) dan menerima peserta program pertukaran dari AIESEC luar negeri. Perkembangan jumlah peserta program pertukaran AIESEC selama periode selama lima tahun terakhir dapat dilihat pada Tabel 1.1. Jumlah peserta program pertukaran mengalami peningkatan yang sangat signifikan. Pada periode 2008-2009, total peserta program pertukaran dari hanya 40 orang menjadi 792 orang pada periode 2013-2014. Dari Tabel 1.1 juga dapat dilihat bahwa secara umum jumlah peserta program pertukaran melalui jalur Pengembangan Masyarakat Global lebih banyak dibanding dengan jumlah program pertukaran melalui jalur magang Internasional. Tabel 1.1. Perkembangan Jumlah Peserta Program Pertukaran AIESEC Indonesia Tahun 2008 - 2014 PERIODE

IGCDP

OGCDP

IGIP

OGIP

TOTAL

2008-‐2009

19

13

4

4

40

2009-‐2010

36

24

3

4

67

2010-‐2011

42

62

9

4

117

2011-‐2012

105

86

16

7

214

2012-‐2013

220

134

29

5

388

2013-‐2014

297

431

45

19

792

TOTAL

719

319

106

43

1618

Sumber : AIESEC Internasional (telah diolah penulis)

Bila dilihat dari komposisinya, peserta program pertukaran yang datang dari luar negeri lebih banyak dibandingkan dengan jumlah peserta progam ini yang berangkat ke AIESEC negara lain, kecuali untuk

periode 2013-2014. Untuk

program magang global, AIESEC Indonesia lebih banyak “ dikunjungi” dari pada mahasiswa-mahasiswa Indonesia yang ke luar negeri, baik untuk program sukarela melalui GCDP maupun untuk program magang global melalui GIP. Reputasi AIESEC Indonesia dan UI di dunia Internasional terus mengalami kemajuan yang signifikan. Dalam International Congress 2013 yang diselenggarakan di Kairo, Mesir; AIESEC UI telah ditetapkan sebagai global


5

contributor karena keberhasilannya meningkatkan jumlah kegiatan program pertukarannya. Dengan ditetapkannya sebagai global contributor, maka AIESEC Indonesia memiliki peluang dan sekaligus tantangan untuk ke depannya. Implikasi pengakuan tersebut

diharapkan AIESEC UI terus meningkat lebih

banyak lagi. Sayangnya prestasi AIESEC UI tahun 2014 justru mengalami penurunan. meskipun pada tahun yang sama AIESEC UI masih

berhasil memperoleh

penghargaan internasional Innovation for Excellence Award se-Asia Pasifik karena keberhasilannya di dalam mengembangkan program inisiatif untuk menunjang stabilitas kinerja organisasi. Merespon hal tersebut, dalam acara National Strategic Conference (NSC) yang diselenggarakan di Padang, 5-11 Mei 2013, presiden AIESEC Indonesia, Dea Gendyna dan para pewakilan AIESEC dari perguruan tinggi di Indonesia mengadakan pertemuan untuk menetapkan target-target kegiatan program pertukaran di tingkat nasional tahun 2015 dan di tingkat universitas masing-masing. Mengacu pada target pencapaian program pertukaran global 2010-2015, presiden AIESEC Universitas Indonesia, Fandhy Thesia mengatakan bahwa, “AIESEC UI akan berusaha untuk meningkatkan keseluruhan jumlah program pertukaran melalui berbagai kegiatan yang telah ada, misalnya AIESEC Exchange Fair.” (wawancara dengan Fandhy Thesia, 23 September 2013). Di tingkat Universitas, program Exchange Fair dan AIESEC Fair telah dijalankan secara terprogram, rutin dan terlaksana secara terstruktur. Melalui kedua kegiatan ini, AIESEC UI mengadakan

kegiatan antara lain adalah

membuka info session dan membuka booth di FE, FH, FKM, FT, Fasilkom, FMIPA, FKG, FIB dan FISIP. Kegiatan tersebut diselenggarakan pada

bulan

April selama dua minggu berturut-turut untuk kegiatan program pertukaran yang diberi nama “program Winter Exchange”. Exchange Fair dilakukan dengan cara membuka booth dan info session – sama dengan kegiatan AIESEC Fair tetapi diprioritaskan untuk kegiatan on going. Exchange Fair diadakan pada akhir Agustus sampai dengan pertengahan September tiap tahun. Biasanya untuk Exchange Fair, pesertanya tidak terlalu banyak karena masa liburan hanya


6

sebulan. Kegiatan info session dan pembukaan booth tetap dilakukan selama dua minggu berturut turut. Untuk

meningkatkan

kegiatan

program

pertukaran,

AIESEC

UI

menjaring calon peserta dari UI maupun dari Perguruan Tinggi “binaan” AIESEC UI yaitu dari Prasetya Mulya Business School (PMBS), Institut Pertanian Bogor, Universitas Bina Nusantara (BINUS). Untuk anggota AIESEC berasal dari PMBS dan BINUS. Kegiatan program pertukaran di kedua Perguruan Tinggi ini dicatat dalam portofolio laporan program pertukaran di AIESEC UI. Akan tetapi sebagian besar peserta yang terjaring dari kegiatan seleksi terbuka adalah UI sendiri. Mereka berasal dari seluruh Fakultas yang ada di UI kecuali Fakultas Kedokteran (FK) dan Fakultas Ilmu Keperawatan (FIK). Mulai tahun 2014, AIESEC di Perguruan Tinggi “binaan” AIESEC UI sudah berdiri sendiri. Program pertukaran yang semula dicatat pada portofolio kegiatan program pertukaran di AIESEC UI, selanjutnya dicatat dalam portofolio kegiatan di AIESEC masing-masing Perguruan Tinggi. Dengan demikian berdirinya AIESEC di BINUS dan PMBS sesungguhnya tidak berpengaruh terhadap pencapaian jumlah kegiatan program pertukaran AIESEC UI. Berbeda dengan AIESEC UI, di Bandung beberapa mahasiwa dari beberapa perguruan tinggi mendirikan AIESEC Bandung. AIESEC UI, AIESEC Bandung dan AIESEC UNDIP merupakan

tiga

organisasi AIESEC yang memiliki

program pertukaran terbesar di Indonesia. Perkembangan jumlah peserta program pertukaran di ketiga organisasi ini selama lima tahun terakhir dapat dilihat di Tabel 1.2.


7

Tabel 1.2. Perkembangan Jumlah Peserta Program Pertukaran AIESEC Tiga Terbesar di Indonesia Tahun 2010 - 2014 Outgoing

Incoming

TAHUN

UI

BANDUNG

UNDIP

UI

BANDUNG

UNDIP

2010 2011 2012

42 63 128

71 147 140

25 67 78

33 90 141

66 76 136

43 84 107

2013 2014

178 99

192 85

143 110

248 62

296 45

143 45

TOTAL

510

635

423

574

619

422

Sumber: AIESEC International ( telah diolah kembali)

Pada Tabel 1.2 dapat dilihat bahwa selama 2010-2015 bahwa secara umum jumlah peserta program pertukaran di AIESEC Bandung, AIESEC UI dan AIESEC UNDIP mengalami peningkatan kecuali untuk tahun 2014. Program rutin yang dilakukan untuk meningkatkan jumlah peserta adalah program Exchange Fair dan AIESEC Fair. Jumlah peserta program pertukaran yang dapat dikirim oleh masing masing AIESEC oleh banyak faktor. Untuk program pertukaran keluar, selain faktor

finansial dari peserta, disain program program, dan innovasi dalam

publikasi program program yang sudah ada secara luas menentukan jumlah peserta program pertukaran keluar. Sedangkan untuk program pertukaran ke dalam, selain daya tarik dari kota tujuan, juga ditentukan oleh sosialiasi program AIESEC Indonesia di luar negeri sehingga keunikan dari masing-masing program AIESEC di kota tujuan dapat menjadi daya tarik bagi peserta program pertukaran di AIESEC luar negeri untuk memilih Indonesia sebagai salah satu tujuannya.

1.3.

Analisa Situasi Secara historis AIESEC UI menjadi icon keberadaan organisasi

kemahasiswaan Indonesia. Sebagai

organisasi kemahasiswaan, organisasi ini

telah berkontribusi kepada masyarakat khususnya generasi muda dalam


8

meningkatkan pemahaman kebudayaan antarbangsa di negara-negara di dunia melalui program pertukarannya6. AIESEC UI dan cabang-cabangnya merupakan aset nasional. Sebagai aset nasional, AIESEC UI harus berkembang secara horizontal dan vertikal. Perkembangan secara horizontal ditandai oleh semakin bertambahnya jumlah anggota dan cabang organisasi-organisasi ini di universitasuniversitas di Indonesia. Sedangkan perkembangan organisasi secara vertikal ditandai oleh hirarki kepemimpinan. Semua bersifat lokal selanjutnya berkembang menjadi tingkat nasional. Dalam perspektif pengembangan organisasi, terbentuknya organisasi AIESEC di sejumlah Perguruan Tinggi di Indonesia merupakan indikator keberhasilan AIESEC UI dalam mengembangkan visi dan misinya. AIESEC UI telah mampu menularkan value of organization kepada masyarakat Indonesia secara nasional. Program pertukaran yang semula terbatas di AIESEC UI, kini telah tersebar di berbagai wilayah Indonesia. Tabel 1.2.a, 1.2.b dan 1.2.c menunjukkan pencapaian program pertukaran AIESEC Indonesia7 menurut sebaran negara tujuan (Outgoing Exchange) dan asal negara peserta program Incoming Exchange selama periode 2010-2014. Dari Tabel 1.2.a, 1.2.b, dan 1.2.c, dapat dilihat bahwa negara yang menjadi tujuan program pertukaran masih terkonsentrasi ke negara-negara non-ASEAN dengan rata-rata sebesar 93 persen. Untuk program incoming exchange, tujuh persen berasal dari negara-negara ASEAN.

6

Terdapat sejumlah organisasi pemuda bersifat non profit yang memiliki kemiripan dalam bebeberapa programnya antara lain organisasi-organisasi non-profit kepemudaan lain seperti Model United Nations (MUN) Club, Young On Top (YOT), Indonesia Future Leaders (IFL) 7 Diwakili oleh tiga AIESEC terbesar dalam melaksanakan program pertukaran, yaitu AIESEC Bandung, AIESEC UI dan AIESEC Undip.


9

Tabel 1.2.a. AIESEC UI: Distribusi Peserta Program Pertukaran Menurut Negara Asal dan Tujuan Tahun 2010 - 2014 Outgoing

Incoming

TAHUN

ASEAN

NON-‐ASEAN

TOTAL

TAHUN

ASEAN

NON-‐ASEAN

TOTAL

2010 2011 2012 2013 2014 Rata-‐rata

9.5 25.4 12.5 8.4 22.2 15.6

90.5 74.6 87.5 91.6 77.8 84.4

100 100 100 100 100 100.0

2010 2011 2012 2013 2014 Rata-‐rata

6.1 12.2 5.7 6.0 4.8 7.0

93.9 87.8 94.3 94.0 95.2 93.0

100 100 100 100 100 100

Sumber: AIESEC Internasional (telah diolah kembali)

Tabel 1.2.b AIESEC Bandung: Distribusi Peserta Program Pertukaran Menurut Negara Asal dan Tujuan Tahun 2010 - 2014 Incoming

Outgoing TAHUN

ASEAN

NON-‐ASEAN

TOTAL

TAHUN

ASEAN

NON-‐ASEAN

TOTAL

2010 2011 2012 2013 2014 Total

8.5 23.1 17.1 21.4 7.1 15.4

91.5 76.9 82.9 78.6 92.9 84.6

100 100 100 100 100 100

2010 2011 2012 2013 2014 Rata-‐rata

9.1 2.6 10.3 10.1 6.7 7.8

90.9 97.4 89.7 89.9 93.3 92.2

100 100 100 100 100 100


Tabel 1.2.c AIESEC Undip: Distribusi Peserta Program Pertukaran Menurut Negara Asal dan Tujuan 2010-2014 Incoming

Outgoing TAHUN

ASEAN

NON-‐ASEAN

TOTAL

TAHUN

ASEAN

NON-‐ASEAN

TOTAL

2010 2011 2012 2013 2014 Rata-‐rata

4 10.4 16.7 3.5 5.5 8.0

96 89.6 83.3 96.5 94.5 92.0

100 100 100 100 100 100

2010 2011 2012 2013 2014 Rata-‐rata

11.6 11.9 5.6 2.1 2.2 6.7

88.4 88.1 94.4 97.9 97.8 93.3

100 100 100 100 100 100



10

Dari Tabel 1.2a,1.2b, 1.2c, 1.2d

dapat ditarik sebuah benang merah

terkait program pertukaran AIESEC selama ini. Total peserta program pertukaran secara nasional semakin meningkat. namun terjadinya ketidakmerataan distribusi negara tujuan program pertukaran. Peserta program yang berangkat dan yang datang dari negara ASEAN sedikit.

Fakta-fakta ini diduga disebabkan oleh

karena disain dari program program pertukaran yang dilakukan oleh AIESEC di Indonesia selama ini tidak mengalami perubahan dari tahun ke tahun. Program pertukaran AIESEC tidak dirancang secara spesifik ke negara tertentu. Seperti di jelaskan di bagian sebelumnya, Program rutin yang dilakukan untuk meningkatkan jumlah peserta hanyalah aprogram Exchange Fair dan AIESEC Fair. Kedua program ini dijalankan secara rutin dan terlaksana secara terstruktur. Menurut penulis, jumlah peserta program pertukaran dan distribusinya masih dapat ditingkatkan khususnya program program pertukaran ke negara negara ASEAN. Peningkatan jumlah peserta program pertukaran ke negara negara asean

sangat penting karena tidak hanya

bermanfaat bagi

AIESEC dalam

kaitannya untuk memberikan kontribusi secara nyata sesuai dengan visinya yaitu meningkatkan

pemahaman budaya, namun dalam kaitannya dengan ASEAN

Community 2015, program pertukaran AIESEC juga membantu pemerintah di negara negara ASEAN mewujudkan cita-citanya, khususnya terkait program people to people connectivity. Dimana Indonesia ada di dalamnya. Peran public relations dalam hal ini sangat dibutuhkan. Ia tidak hanya untuk menaikkan jumlah peserta program pertukaran tetapi tetapi sekaligus dapat memperbaiki pesebarannya.

1.4.

Analisa SWOT

1.4.1 Strength (Kekuatan) 1. Brand awareness AIESEC UI sebagai organisasi kepemudaan internasional di kalangan mahasiswa cukup kuat (64 persen)8

8 Berdasarkan hasil survey online AIESEC Indonesia pada tahun 2012 yang disebar ke 27 kota di seluruh Indonesia. Sampel yang digunakan terdiri dari 169 responden. ( Sumber: AIESEC Indonesia Market Survey Analysis)


11

2. Publikasi mengenai program pertukaran yang ditawarkan AIESEC UI didasarkan pada musim dan disesuaikan dengan liburan semester mahasiswa UI sehingga memudahkan organisasi untuk mendapat peserta program pertukaran baru. 3. Kapabilitas AIESEC UI ditandai dengan perolehan penghargaan internasional Innovation for Excellence Award tahun 2014 4. Keberhasilan AIESEC UI baik kuantitas maupun kualitas dikategorikan oleh AIESEC Indonesia sebagai good case practice untuk AIESEC lainnya di Indonesia. 1.4.2. Weakness (Kelemahan) 1. Minat peserta program pertukaran yang berangkat ke negara ASEAN dan datang dari negara ASEAN masih kurang (lihat tabel 1.2.) 2. Program yang ditawarkan AIESEC UI kurang dikemas secara baik sehingga kurang berhasil menarik perhatian mahasiswa khususnya sebagai khalayak sasaran. 3. Promosi AIESEC UI menawarkan program pertukaran ke negara ASEAN tergolong kurang. 1.4.3 Opportunities (Kesempatan) 1. Implementasi

Agenda ASEAN Blue Print

2015 sedang gencar

disosialisasikan dinegara negara anggotanya termasuk di Indonesua 2. Dengan brand AIESEC UI yang dikenal dengan baik mempermudah AIESEC UI untuk berhadapan dengan pihak-pihak eksternal (organisasi lain baik profit maupun non-profit) 3. Keberadaan UI di Ibukota Negara dan kredibilitas secara historis dimana para alumninya telah banyak memberikan kontribusi kepada negara. 1.4.4 Threats (Ancaman) 1. Pesebaran negara tujuan AIESEC Indonesia yang tidak merata menjadi ancaman AIESEC UI sebagai organisasi kepemudaan yang tidak sejalan


12

dengan cita-cita ASEAN Community, dimana Presiden Republik Indonesia bersama sembilan kepala negara ASEAN lainnya telah menandatangani kesepakatan yang mengikat (ASEAN Community Blueprint.) 1.5. Pernyataan Masalah AIESEC merupakan

salah

satu organisasi kepemudaan bertaraf

internasional bersifat nirlaba,non-politik, bertujuan untuk mempromosikan pemahaman sosial budaya, kewirausahaan, dan kepemimpinan. pertukaran internasional merupakan

Program

program yang menjadi icon

dari

organisasi ini. AISEC internasional terlah tersebar di lebih dari 124 negara. Di Indonesia,

AIESEC pertama kali berdiri tahun 1984 di Fakultas Ekonomi

Universitas Indonesia. Hingga kini cabang organisasi ini tersebar di 28 perguruan tinggi negeri dan swasta di Indonesia. Program Exchange Fair dan AIESEC Exchange Fair merupakan ajang kegiatan AIESEC bersifat, terstruktur dan teprogam serta rutin dilaksanakan tiap tiap tahun. Kedua program ini digunakan sebagai sarana dari organisasi ini untuk mencapai salah satu tujuannya yaitu meningkatkan jumlah peserta program pertukaran

baik

untuk

program

pertukaran

ke

dalam

(incoming

exchange program) maupun untuk program pertukaran ke luar (outgoing exchange). Meskipun perkembangan jumlah peserta yang pertukaran secara umum terus menerus mengalami peningkatan tiap tahunnya, namun masih sangat sedikit peserta yang memilih negara negara ASEAN sebagai negara tujuan pertukaran.

Oleh

karena itu

AIESEC UI membutuhkan

suatu program

terobosan yang bersifat inovatif. Program ini tidak hanya berguna untuk meningkatkan jumlah peserta untuk melakukan pertukaran ke luar negeri, namun

juga

mendorong peserta memilih negara-negara ASEAN sebagai

tujuannya. Selain itu, untuk program pertukaran ke dalam, program inovatif tersebut juga dapat mendorong calon peserta program pertukaran dari negara tetangga untuk memilih AIESEC Indonesia sebagai negara tujuan program pertukaran mereka.


14

BAB II SOLUSI PERMASALAHAN

2.1. Rekomendasi Solusi Sebagai salah satu icon organisasi kemahasiswaan, AIESEC UI memiliki beberapa keunikan: letak geografisnya berada di Ibukota Negara, didirikan di Fakultas Ekonomi UI yang para alumninya banyak terlibat dalam pengambilan keputusan di pemerintahan, di organisasi tingkat nasional maupun internasional. Sejumlah prestasi baik secara nasional maupun internasional telah diraih oleh AIESEC UI. Namun, seperti yang penulis jelaskan dalam bab analisis situasi di Bagian I, AIESEC UI mengalami kemunduran terutama dilihat dari exposure progam pertukaran selama lima tahun terakhir. Untuk mengembalikan citra dan pencapaian AIESEC UI ke masa kejayaannya, penulis merekomendasikan kegiatan Public Relations yang berbentuk ajang khusus (special event) dan media relation. Alasan penulis merekomendasikan ajang khusus dalam konteks AIESEC UI adalah exposure. Exposure secara kuantitatif

penting untuk ditingkatkan

namun secara kualitatif seperti kesadaran warisan budaya yang beragam dalam ASEAN juga perlu dipromosikan. Kegiatan positif ini tidak hanya memberikan solusi terhadap menurunnya capaian AIESEC UI secara kuantitatif penurunan jumlah peserta program pertukaran, namun hubungan antara AIESEC secara umum dengan agenda ASEAN Community 2015 dapat berjalan beriringan. Hubungan antara AIESEC dan ASEAN melalui skema kerjasama yang jelas dan terprogram seperti ini, sepengetahuan penulis belum pernah dilaksanakan. 2.2. Tujuan Program Tujuan dari pelaksanaan program “AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair” ini adalah agar AIESEC UI tetap menjadi icon organisasi kemahasiswaan yang terpercaya di mata

masyarakat. Program ini diharapkan menjadi good case


15

practice untuk AIESEC di universitas-universitas lain baik di Indonesia maupun di Asia Tenggara. Selain itu, dengan diadakannya ASEAN Exchange Fair maka identitas AIESEC secara keseluruhan termasuk kepemimpinannya semakin dikenal ditingkat nasional dan internasional. 2.2.1 Tujuan Umum 1. Meningkatkan kesadaran khalayak sasaran tentang program pertukaran yang ditawarkan oleh AIESEC UI. 2. Meningkatkan

kesadaran

khalayak

sasaran

tentang

konsekuensi,

kesempatan dan tantangan yang akan mereka hadapi terkait ASEAN Community 2015. 2.2.2. Tujuan Khusus 1. Meningkatkan kesadaran khususnya mengenai keberadaan program AIESEC UI dengan berpartisipasinya minimal 200 mahasiswa dalam program ini. 2. Mendapatkan dukungan yang baik dari media dan pihak-pihak lain yang diundang. 2.3. Justifikasi Program 2.3.1. Ajang Khusus Istilah special events atau ajang khusus pertama kali dikenalkan oleh perusahaan Walt Disney ketika mereka membuka Disneyland di Anaheim, California pada tahun 1955.

Pada saat itu, terjadi peristiwa yang tidak

terduga. Pimpinan Walt Disney dihadapkan oleh suatu kenyataan ketika mengetahui bahwa beribu-ribu orang yang berkunjung di acara rutinnya sudah meninggalkan taman rekreasi pukul 5 sore. Padahal taman rekreasi itu baru tutup pukul 10 malam. Hal ini mengharuskan Disney membayar para pekerjanya 5 jam yang tersisa. Namun di sisi lain perusahaan tidak memiliki dana cukup. Kondisi ini menyebabkan Robert Jani, public relations Disneyland pada masa itu, berputar otak. Dia lalu mengusulkan ide untuk membuat parade malam hari yang disebut Main Street Electric Parade.


16

Robert Jani menyebut kegiatan itu sebagai ajang khusus yang baginya adalah sesuatu yang berbeda dari kehidupan yang biasa dijalani. 9 Menurut Yaverbaum (2000) ajang khusus merupakan kegiatan publisitas yang efektif karena dapat membantu menjual suatu perusahaan, produk atau jasa kepada masyarakat dan mudah dipromosikan serta dapat terliput di berbagai media.10 Masih dalam konteks ajang khusus, ahli antropologi, Victor Turner, yang menulis, “Every human society celebrates with ceremony and rituals its joys, sorrow and triumphs.” Semua ritual-ritual tersebut dapat digolongkan sebagai ajang khusus. Dalam literatur, ajang khusus telah berkembang menjadi sebuah pendekatan baru di bidang kehumasan. Perencanaan event dalam beberapa area spesifik sangat berguna terutama di bidang periklanan dan kehumasan. Seperti namanya, special event adalah bukan event biasa. Namun ajang khusus biasanya didahului oleh hal-hal yang bersifat rutin. Misalkan ajang khusus untuk meningkatkan volume penjualan dari suatu produk yang sudah diketahui oleh masyarakat. Pelaksanaan kegiatan ajang khusus harus lah unik atau berbeda dengan kegiatan biasanya atau serupa. Seperti yang dilakukan Robert Jani, program Main Street Electric Parade adalah kegiatan yang sudah biasa dilakukan di di Anaheim, California pada tahun 1955, namun dilakukan pada siang hari. Akan tetapi, oleh Robert Jani diubah menjadi malam hari dengan maksud agar para pengunjung tetap berada di acara sampai malam hari. Dengan menggunakan kerangka pikir dan pendekatan ajang khusus di atas, penulis mengusulkan untuk mengembangkan suatu program yang sudah biasa dilaksanakan oleh AIESEC UI namun dikembangkan dalam konsep berbeda.

9

Goldblatt, Joe. (2002). Special Events: Twenty-first Century Global Event Management (Third Edition). Halaman 5. New York: John Wiley & Sons, Inc. 10 Pudjiastuti, W.(2010). Special Event: Alternatif Jitu Membidik Pasar. Halaman xvii. Jakarta: Elex Media Komputindo,.


17

2.3.2. Publikasi Publikasi adalah membuat bahan berita, atau serangkaian tindakan untuk mencatat acara yang berhubungan atau membuat bahan-bahan yang berhubungan dengan pameran atau acara. 11Menurut Susanto (2004), kegiatan publikasi ini berlaku baik utama maupun program pendukung. Media massa memiliki peran penting dalam transmisi antara pembuat berita dan penerima berita. Menurut Frank Jenkins (2000), hubungan media adalah suatu usaha untuk mencari publikasi yang maksimum dari suatu pesan atau informasi hubungan masyarakat dalam rangka menumbuhkan menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari suatu organisasi. Tujuan dari hubungan media adalah untuk menjaga agar suatu pesan dari pembuat berita yang tidak mengalami distorsi sehingga dapat berpotensi timbulnya perbedaan pesan. Ada beberapa pendekatan yang biasa digunakan oleh praktisi humas untuk membangun hubungan yang baik antara media dengan pembuat berita. Beberapa pendekatannya antara lain media briefing, press conference, media gathering dan lain sebagainya. Media briefing atau briefing jurnalis adalah suatu kesempatan bagi organisasi untuk langsung menyampaikan pesan kepada media (Galagher dan Kayler, 2009). Menurut kedua penulis ini, pada dasarnya kegiatan ini hampir sama dengan konferensi media hanya saja target media dalam cakupan yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan pendekatan ini dalam menyampaikan pesan adalah pesan akan tersampaikan secara efektif karena lebih fokus pada media yang dituju dan tidak bersifat secara umum. Penulis memilih menggunakan briefing jurnalis sebagai salah satu pendekatan berhubungan dengan media karena topik yang diangkat organisasi tidak time sensitive dan bersifat edukatif. 2.4. Khalayak Sasaran Kelompok sasaran yang ingin dicapai dari program ini disesuaikan dengan khalayak sasaran AIESEC yang secara umum berusia antara umur 18-30 tahun 11 Susanto, Mikke. 2004. Menimbang Ruang Menata Rupa – Wajah & Tatat Pameran Seni Rupa. Yogyakarta: Galang Press.


18

dan para stakeholders yang terkait. Ada dua elemen sasaran dari program ini yakni sasaran primer dan sasaran sekunder 1.

Sasaran Primer: Mahasiswa

2.

Sasaran Sekunder: i.

Teman, kerabat atau sanak saudara mahasiswa

ii.

Media Massa

Koran

Media Kampus

Majalah Bisnis

Radio

Media Online

Kompas

Suara Mahasiswa

Majalah Marketing

Trax FM

Jakartabagus.com

Media Indonesia

Kampus Update

Markeeters

LSPR Radio

Inilah.com

Seputar Indonesia

Globe

RTC UI FM

Detik.com

Bisnis Indonesia

Forbes Indonesia

KIS FM

Antara News

Koran Tempo

Mix

Wartajakarta.com

The Jakarta Post

Swa

The-marketeers.com

Jakarta Globe

Forbesindonesia.com

Radar Depok

Kompas.com Okezone.com Alandakariza.com Vivanews.com Mix.co.id Metrotv.com IDStudentjob.com

iii.

Pemerintahan a. Kementerian Perekonomian dan Industri Pariwisata b. Pemerintah Kota Depok c. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta


19

iv.

Komunitas/organisasi pemuda: a. Indonesia Future Leaders (IFL) b. Garuda Youth Community c. Indonesian Students Association for International Studies (ISAFIS) d. Sekretariat ASEAN e. ASEAN Foundation f. Young On Top (YOT) g. Leo Jakarta Cosmo Teens (LJCT) h. Asian Law Students’ Association (ALSA) UI


20

BAB 3 RINCIAN PROGRAM 3.1. Deskripsi Program Penulis mengusulkan untuk mengembangkan program yang sudah ada dan menjadikannya dalam bentuk kegiatan ajang khusus AIESEC UI. Program tersebut adalah Exchange Fair, program tahunan yang sudah dilakukan oleh AIESEC UI untuk promosi program pertukaran periode Winter dan akan dinamakan ASEAN Exchange Fair. Bila sebelumnya program ini dilaksanakan oleh panitia dari AIESEC UI sendiri dan hanya untuk mahasiswa UI, kali ini penulis mengusulkan untuk melibatkan beberapa peserta atau Exchange Participants (EP) dari AIESEC di negara-negara di Asia Tenggara yang sedang melakukan program pertukaran di daerah Jakarta dan sekitarnya. Selain itu akan ada beberapa kegiatan lain yaitu mengundang media, para partisipan yang ikut serta, dan tentunya para anggota AIESEC UI lainnya. Partisipasi media sangat penting dan diharapkan berdampak positif dalam mensukseskan terwujudnya ASEAN Community 2015. Program ini direncanakan akan diadakan di Balairung Universitas Indonesia. Kegiatan yang akan diadakan pada hari Sabtu, 30 Agustus 2014 ini akan turut mengundang Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia dan perwakilan dari Sekretariat ASEAN sebagai narasumber. Pengalokasian waktu pelaksanaan program ini adalah sekaligus memperingati ulang tahun ASEAN ke-47 (8 Agustus). Konsep acara akan berbentuk exhibition dimana akan ada berbagai booth yang merepresentasikan negara-negara di Asia Tenggara. Ini yang akan merepresentasikan ASEAN Village, dimana penulis ingin memberi ambience atau proyeksi dari ASEAN Community 2015. Kemudian di panggung Balairung akan disediakan beberapa kursi untuk moderator dan narasumber untuk acara talkshow. Talkshow dengan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Republik Indonesia ini akan berlangsung selama satu jam lalu dilanjutkan dengan hiburan dan bazaar produk sponsor. ASEAN Village akan terus berlangsung dimana akan ada banyak peserta yang ingin menghampiri booth


21

negara tujuan dan akan ada hiburan kecil untuk para peserta yang hadir untuk memeriahkan penonton. Pesan yang ingin disampaikan kepada masyarakat luas melalui program ini adalah bahwa AIESEC UI peduli akan terwujudnya ASEAN Community 2015 yang saling terintegrasi dan peduli satu sama lain (terlepas dari anggapan kritis bahkan pesimis mengenai terwujudnya cita-cita tersebut). Pesan tersebut akan dikomunikasikan melalui sarana komunikasi AIESEC Universitas Indonesia dan media partner yang sudah ada. Fokus dari program ini adalah untuk meningkatkan kesadaran masyarakat luas khususnya sivitas akademika di UI. Program ini merupakan program puncak program AIESEC UI dan akan didukung dengan beberapa program komunikasi lainnya, seperti tweets interaktif, live streaming, posting video pengalaman dari anggota AIESEC UI yang sudah melakukan program pertukaran ke negara-negara di ASEAN. 3.2. Strategi Program Guna tercapainya tujuan tersebut, maka strategi yang akan digunakan adalah memanfaatkan dan memperluas sarana komunikasi yang sudah ada mengenai keberadaan dari program AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair. Penulis membagi strategi program menjadi tiga bagian, yakni sebagai berikut: 3.2.1. Strategi Pesan Dalam merancang dan melaksanakan sebuah program komunikasi, diperlukan suatu penyusunan pesan kunci terlebih dahulu. Pesan kunci yang diusulkan penulis adalah sebagai berikut: 1.

Pesan kunci umum: “Engage and Develop Every Young People in ASEAN”

Yang ingin disampaikan dari pesan kunci umum ini diharapkan AIESEC bukan sekedar menawarkan program pertukaran tetapi yang ditekankan adalah bahwa AIESEC memiliki komitmen untuk memberikan pengalaman yang positif bagi pemuda Indonesia, yang diharapkan berguna dan berdampak positif terhadap masyarakat di sekitarnya. Selain itu diharapkan AIESEC menjadi salah satu wadah untuk para pemuda berkontribusi menuju terwujudnya masyarakat ASEAN yang terintegrasi.


22

2.

Pesan kunci khusus: a. AIESEC UI percaya bahwa setiap pemuda adalah calon pemimpin di masa yang akan datang. b. AIESEC UI memahami pentingnya masa muda dan peduli akan pengembangan potensi serta peningkatan hubungan antarpemuda di ASEAN.

3.2.2.

Strategi Publikasi Kegiatan yang akan menjadi inovasi dari acara yang sudah rutin

diadakan ini dilaksanakan sebagai inti dari program ajang khusus yang diusulkan oleh penulis. Program ini diharapkan menjadi sarana edukasi kepada masyarakat luas, khususnya mahasiswa UI tentang ASEAN Community 2015 baik secara khusus maupun secara umum.. Selain itu, program komunikasi ini bertujuan untuk promosi merekrut anggota baru untuk program pertukaran melalui AIESEC UI. Oleh karena itu, penulis menyusun strategi publikasi yang terbagi dua (online dan offline), sebagai berikut: 1. Strategi Publikasi Online a. Website AIESEC UI memang sudah memiliki jadwal rutin untuk memasukkan konten pada website organisasi http://www.aiesecui.org/. Penulis mengusulkan untuk memanfaatkan media komunikasi ini dengan menambahkan satu laman khusus program “AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014”. Beberapa informasi penting terkait ASEAN Community 2015 atau informasi-informasi menarik mengenai negara yang ada di Asia Tenggara. Tab khusus untuk media juga dapat dijadikan salah satu cara untuk mempermudah para jurnalis khususnya dalam mencari informasi apapun tentang organisasi, seperti press release atau kegiatan-kegiatan lain yang akan datang. Pada saat program berlangsung, akan diadakan live streaming yang dapat diakses di website AIESEC UI bagi mereka yang tidak dapat hadir disana. Link untuk mengakses live streaming ini akan diintegerasikan dengan Facebook Fanpage, Twitter dan Instagram.


23

b. Media Sosial Kehadiran media sosial di era ini merupakan media komunikasi dapat dikatakan memudahkan penyampaian informasi secara cepat. Keunggulan penggunaan media sosial adalah dapat menyasar ke berbagai kalangan. Semenjak hadirnya media sosial, AIESEC UI sudah memanfaatkannya untuk menjangkaui target khalayaknya dalam menyebarkan informasi. Dapat dikatakan, keberhasilan brand awareness dari AIESEC UI di masyarakat adalah sebagian besar karena pengaruh media sosial. Oleh karena itu, penulis mengusulkan untuk memanfaatkan media sosial yang sudah dimiliki AIESEC UI untuk mengkomunikasikan “AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014”. Sejak Mei 2014 AIESEC UI memiliki Facebook Fanpage resmi dan sampai saat ini sudah mendapat 700 likes. Fanpage ini adalah sarana organisasi dalam menyampaikan informasi seputar organisasi dan beberapa poster yang bernada motivasi dan membangun. Selain itu AIESEC UI juga memiliki Facebook Group eksternal, dimana siapapun dapat tergabung di dalamnya dan dapat memuat materi posting mereka yang berhubungan dengan tujuan dan misi AIESEC. Melalui Fanpage dan Group ini penulis mengusulkan untuk mempublikasikan program “AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014”. Selain itu, AIESEC UI juga memiliki akun Twitter dengan username @AIESEC_UI yang hingga kini memiliki 5.172 followers. Biasanya jadwal untuk posting tweets mengenai program adalah dua kali seminggu setiap jam primetime. Untuk program komunikasi melalui media ini, penulis mengusulkan untuk mengkomunikasikan AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014 dengan menyertai tanda pagar pada nama program seperti #ASEANExchangeFair. Adapun target dari media sosial: 1.

1200 likes pada Facebook Fanpage sampai dengan Desember 2014.


24

2. Jumlah followers di Twitter meningkat menjadi 7000 sampai dengan Desember 2014. 3. Jumlah likes pada Instagram minimal 50 dan jumlah followers meningkat menjadi 125 sampai dengan Desember 2014. Ketiga media sosial ini akan menjadi sarana pendukung website agar dapat menjadi landing page AIESEC UI. 2. Strategi Publikasi Offline a. Briefing Jurnalis Seperti yang sudah dijelaskan pada Bab 1, kesadaran dan pengetahuan masyarakat Indonesia terhadap ASEAN Community 2015 masih tergolong rendah. Maka dari itu solusi untuk masalah ini adalah melibatkan peran jurnalis untuk membantu menyebarluaskan berita-berita terkait dengan ASEAN Community dan peran organisasi kepemudaan di Indonesia termasuk AIESEC. Acara ini dinamakan briefing jurnalis. Briefing ini rencananya akan dilaksanakan dua minggu sebelum ASEAN Exchange Fair dilaksanakan. Karena topik yang diangkat bersifat mendidik dan tidak time sensitive sehingga dapat menjadi topik jangka panjang. Rencananya kegiatan ini akan berlokasi di Meeting Room lantai 1, Perpustakaan Pusat Baru Kampus Universitas Indonesia. Acaranya akan dimulai pada pukul 08.30 pagi sampai 13.50 sore dengan mengundang berbagai narasumber dan alumni AIESEC UI. Adapun target kegiatan yang ingin dicapai pada kegiatan ini adalah: a. Kehadiran jurnalis yang diundang minimal 75 persen dari seluruh undang yang disebar. b. Liputan bernada positif 65 persen tentang ASEAN Community 2015. c. Liputan bernada positif 70 persen tentang AIESEC UI. d. Adanya permintaan media akan informasi lebih lanjut terkait AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014. b. Menjadi Narasumber untuk “Wideshot”


25

“Wideshot” merupakan program acara berita yang ditayangkan di Metro TV yang berkonsep Citizen Journalism. Acara ini dipandu oleh tiga presenter sekaligus ini akan menghadirkan sejumlah informasi dari beragam peristiwa di seluruh Indonesia hasil liputan para pemirsa di Metro TV12. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memperkenalkan materi yang akan disampaikan dan tema dari pelaksanaan kegiatan Exchange Fair pada 30 Agustus mendatang. Topik yang akan disampaikan adalah peningkatan kesadaran kepada masyarakat dan memahami apa saja yang akan menjadi tantangan dan peluang yang akan dihadapi oleh masyarakat Indonesia, khususnya pemuda, dengan terwujudnya ASEAN Community 2015. Program ini akan ditayangkan pada tanggal 8 Agustus 2014, bertepatan dengan hari ulang tahun ASEAN yang ke-47. Sebelumnya, Organizing Committee President mengirimkan pitch letter untuk menjadi salah satu narasumber serta mendampingi Bapak H.E. I Gusti Agung Wesaka Puja, selaku Director-General ASEAN-Indonesia dan Bapak Adi Zakaria, selaku Wakil Rektor Universitas Indonesia sekaligus Alumni AIESEC UI. Target yang ingin dicapai dengan melakukan kegiatan ini adalah adanya pemberitaan yang positif bagi AIESEC UI akan kepedulian organisasi dalam berkontribusi untuk menyiapkan pemuda Indonesia untuk berkontribusi dalam mewujudkan ASEAN Community 2015. c. AIESEC UI “Alumnite” Kegiatan ini akan menjadi bagian dari rangkaian kegiatan dukungan ASEAN Exchange Fair. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengapresiasi jasa alumni AIESEC UI yang telah berkontribusi baik itu pada AIESEC UI dan negara selama 30 tahun ini sekaligus juga penggalangan dana dalam rangka merealisasikan acara ASEAN Exchange Fair pada 30 Agustus mendatang. Pada kesempatan ini AIESEC UI akan mengadakan hal yang serupa namun semi-formal. Kegiatan ini akan dilakukan pada Sabtu malam (9 Agustus 2014). Konsep acara dari “Alumnite” adalah awarding night 12

http://tvguide.co.id/program_acara_rutin/wide-shot-metro-tv (diakses pada 20 Maret 2014)


26

dimana ruangan akan dipenuhi dengan beberapa kursi untuk para tamu undangan duduk dan berbicara satu sama lain. 3.2.2. Strategi Implementasi Agar tujuan program dapat tercapai maka diperlukan perencanaan program

komunikasi

yang

matang.

Maka

dari

itu

penulis

mengelaborasikan program komunikasi ASEAN Exchange Fair sebagai berikut: 1. Perencanaan Program KEGIATAN I

PERENCANAAN RANGKAIAN PROGRAM Memberikan gambaran umum kegiatan Exchange Fair  Menetapkan konsep dan tema yang tepat untuk pelaksanaan program

Tujuan

 Menentukan khalayak sasaran  Mempersiapkan mitigation plan untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk yang dapat terjadi saat acara sedang berlangsung

Waktu

Minggu ke- 2 Juni 2014

PIC

Organizing Committee President (OCP)

Peserta

Seluruh Panitia

Indikator Keberhasilan

Kehadiran peserta Penghitungan daftar hadir

KEGIATAN II

Tujuan

Waktu

K RAPAT KOORDINASI I  Memberikan gambaran umum kegiatan Exchange Fair beserta susunan kepanitiannya rancangan waktu, dan anggaran khususnya untuk pada bulan Agustus 2014  Melakukan sosialisasi dan koordinasi dengan para Dewan Pengawas (Executive Boards) AIESEC UI terkait persetujuan mereka terhadap persiapan acara serta keikutsertaan mereka. Minggu ke-2 Juni 2014


27

Organizing Committee President dan OCVP Program Seluruh Panitia

PIC Peserta Indikator Keberhasilan

Kehadiran peserta

Metode Evaluasi

Penghitungan daftar hadir

KEGIATAN III

RAPAT KOORDINASI II  Menyampaikan progres dari persiapan masing-masing panitia dan perwakilan divisi (organizing committee - OC )

Tujuan

 Melakukan sosialisasi dan koordinasi dengan para Dewan Pengurus (Excecutive Board) AIESEC UI terkait persetujuan mereka terhadap perisapan acara serta keikutsertaan mereka.

Waktu

Minggu ke-3 Juni 2014

PIC

OCP dan OC masing-masing

Peserta

Seluruh Panitia


Kehadiran peserta

Metode Evaluasi


KEGIATAN IV

RAPAT KOORDINASI III  Menyampaikan progres dari persiapan masing-masing panitia dan perwakilan divisi (organizing committee - OC )

Tujuan

 Melakukan sosialisasi dan koordinasi dengan para Dewan Pengurus (Excecutive Board) AIESEC UI terkait persetujuan mereka terhadap perisapan acara serta keikutsertaan mereka.

Waktu

Minggu ke-4 Juni 2014

PIC

OCP dan OC masing-masing

Peserta

Seluruh Panitia


28

Indikator Keberhasilan Metode Evaluasi

Kehadiran peserta Penghitungan daftar hadir

KEGIATAN V

RAPAT KOORDINASI IV  Menyampaikan perkembangan dari persiapan masing-masing panitia dan penanggung jawab (OCVP)

Tujuan

 Penetapan teknis lapangan Waktu

Minggu ke-1 Juli 2014

PIC

OCP dan OCVP masing-masing

Peserta

Seluruh Panitia


Kehadiran peserta

Metode Evaluasi


2. Program Komunikasi untuk ASEAN Exchange Fair: i.

Narasumber untuk “Wideshot”

KEGIATAN VI

PERSIAPAN KEGIATAN

Rincian Kegiatan

 Mempersiapkan lokasi acara (termasuk standby di lokasi)  Mempersiapkan konten dan materi acara serta para narasumber  Menyiapkan konsumsi untuk para narasumber  Mempersiapkan kebutuhan logistik yang diperlukan pada saat acara  Panitia standby untuk tweet interaktif selama acara

Waktu

Selama bulan Juli dan hari H acara (8 Agustus 2014)

PIC

OCP


29


 Kehadiran panitia

Metode Evaluasi

 Media Monitoring

 Keperluan untuk tayangan sudah siap  Melihat penilaian rating tayangan

 Media Clipping

KEGIATAN VI

Waktu

PELAKSANAAN KEGIATAN  Organizing Committee President AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014  Bapak Adi Zakaria Afif, selaku Wakil Rektor UI dan alumni AIESEC UI  Bapak H.E. I Gusti Agung Wesaka Puja, selaku DirectorGeneral, ASEAN - Indonesia 8 Agustus 2014

PIC

OC VP Communication dan tim Media Relations

Pembicara

 Rating tayangan Indikator Keberhasilan

 Respon khalayak di media sosial positif  Jumlah yang menonton live streaming di website resmi AIESEC UI mencapai minimal 100  Melihat penilaian rating tayangan

Metode Evaluasi

 Media Monitoring 

Media Clipping


30

ii. Briefing Jurnalis

KEGIATAN VII

PERSIAPAN KEGIATAN  Mempersiapkan lokasi acara (desain layout)  Mempersiapkan konten dan materi briefing serta para pembicara

Rincian Kegiatan

 Menyiapkan pengisi acara  Mempersiapkan kebutuhan logistik yang diperlukan  Menentukan publikasi dan undangan memastikan para alumni dan pengisi acara

Waktu

Selama bulan Juli

PIC

OC Alumnite

serta

 Kehadiran peserta Indikator Keberhasilan

 Acara berjalan sesuai rencana  Feedback form berisikan bernada positif

Metode Evaluasi

KEGIATAN VIII

 Penghitungan daftar hadir  Feedback form

PELAKSANAAN KEGIATAN

Pembicara

 Bapak H.E. I Gusti Agung Wesaka Puja, selaku Director-General, ASEAN - Indonesia  Qanitan Aryun selaku Elected President of AIESEC UI  Rumaisha Rifda selaku Director of Outgoing Exchange Global Community Development Program AIESEC UI

Waktu

12 Agustus 2014



31

 Kehadiran jurnalis Indikator Keberhasilan

 Acara berjalan sesuai rencana  Feedback form berisikan bernada positif  Penghitungan daftar jurnalis yang hadir

Metode Evaluasi

 Media Monitoring  Media Clipping  Feedback form

ii.

AIESEC UI “Alumnite”

KEGIATAN IX

PERSIAPAN KEGIATAN  Mempersiapkan lokasi acara (desain layout)  Mempersiapkan konten dan materi iacara serta para pembicara  Menyiapkan pengisi acara

Rincian Kegiatan

Waktu

 Mempersiapkan kebutuhan logistik yang diperlukan  Menentukan publikasi dan undangan serta memastikan para alumni dan pengisi acara Selama bulan Juli

PIC

OC Alumnite  Kehadiran peserta


 Acara berjalan sesuai rencana  Feedback form berisikan bernada positif

Metode Evaluasi

 Penghitungan daftar hadir  Feedback form



32

KEGIATAN X

Pembicara

Waktu

PELAKSANAAN KEGIATAN  Organizing Committee President AIESEC UI: ASEAN Exchange Fair 2014  Bapak Roy Darmawan, selaku Board of Advisor AIESEC UI  Ibu Dian Irawati, alumni AIESEC UI dan mantan Presiden AIESEC Indonesia 2000 9 Agustus 2014  Kehadiran peserta


Metode Evaluasi



Feedback narasumber dan peserta yang hadir



Acara berjalan sesuai rencana



Penghitungan daftar alumni yang hadir



Feedback form

3. Tahap Pelaksanaan Kegiatan i. ASEAN Exchange Fair 2014 (30 Agustus 2014) KEGIATAN XI

Rincian Kegiatan

PERSIAPAN KEGIATAN  Mempersiapkan lokasi acara dan menyiapkan perizinan  Menyiapkan konten acara dan para pengisi acara  Menyiapkan kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan  Menentukan materi desain dan publikas AIESEC UI : ASEAN Exchange Fair 2014  Mempersiapkan publikasi melalui website, akun Twitter, Instagram, dan Facebook Fanpage  Menyiapkan publikasi spanduk, flyer, poster, dan undangan kepada para jurnalis dan konfirmasi kehadiran  Mempersiapkan undangan untuk mitra organisasi dan komunitas terkait, serta kehadiran dari Menteri Perekonomian dan Industri Pariwisata



33

3. Tahap Pasca Rangkaian Kegiatan ASEAN Exchange Fair 2014 KEGIATAN XIII Peserta Waktu PIC

RAPAT EVALUASI Seluruh tim panitia Juni s/d September 2014 Organizing Committee President dan masing-masing OC

Indikator Kehadiran peserta Keberhasilan Metode Evaluasi Penghitungan daftar hadir KEGIATAN XIV Waktu PIC

PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN Juni s/d Desember 2014 Organizing Committee President dan masing-masing OC


Jumlah laporan yang dihasilkan

Metode Evaluasi

Penyesuaian jumlah laporan kegiatan dengan jumlah kegiatan yang diselenggarakan

KEGIATAN XV Waktu PIC Indikator Keberhasilan Metode Evaluasi

MEDIA MONITORING DAN MEDIA CLIPPING Juni s/d Desember 2014 OC Communication dan tim Media Relations  Jumlah pemberitaan  Pemberitaan yang terliput bernada positif Media Monitoring dan Media Clipping



34

3.3.Rencana Kerangka Waktu Program Tabel 3.1. Rencana Kerangka Waktu ASEAN Exchange Fair 2014



35

3.4. Rencana Anggaran Program Tabel 3.2. Rencana Anggaran Program

(Mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan NOMOR 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Umum Tahun Anggaran 2013)


36

BAB 4 EKSEKUSI 4.1. Persiapan Pra Rangkaian ASEAN Exchange Fair 2014 Rangkaian kegiatan ASEAN Exchange Fair akan dilaksanakan oleh tim panitia AIESEC UI. Secara keseluruhan program ini akan menjadi tanggung jawab Dewan Pengawas (Executive Boards) – lebih tepatnya divisi Outgoing Exchange (OGX). Ketua panitia akan dijabat oleh seorang Organizing Committee President (OCP) yang akan membawahi delapan perwakilan divisi yang disebut dengan Organizing Committee Vice President (OCVP). Anggota AIESEC UI yang akan menjadi panitia dalam program ini adalah mahasiswa UI dan beberapa mahasiswa asal negara di ASEAN yang sedang melaksanakan program pertukarannya di AIESEC UI 4.1.1. Struktur Kepanitiaan dan Pembagian Tugas Pembagian divisi disesuaikan dengan kebutuhan acara. Untuk rangkaian kegiatan publikasi, seperti Briefing Jurnalis akan dbawah tanggung jawab OCVP Communication dan tim Media Relations. Sedangkan untuk segala bentuk acara seperti ASEAN Exchange Fair dan Alumnite akan berada di bawah divisi OCVP Programme. Struktur kepanitiaan program ada pada lampiran. 4.2. Rangkaian Kegiatan 4.2.1. Publikasi ASEAN Exchange Fair 2014 a. Publikasi Online Kegiatan yang akan dilakukan adalah dengan mendaftar melalui website organisasi dan semua bentuk media sosial yang dimiliki oleh AIESEC UI. Website organisasi akan diperbarui setiap hari dari bulan Juni sampai Desember.

Seluruh konten mengenai ASEAN Exchange Fair 2014 pada

website AIESEC UI akan diintegerasikan ke semua media sosial yang dimiliki AIESEC UI. Media sosial tersebut antara lain, Twitter, Instagram dan Facebook dengan Fanpage.


37

Setiap

rangkaian

kegiatan

ASEAN

Exchange

Fair

akan

selalu

diinformasikan melalui media sosial tersebut. Misalnya, di hari kegiatan menjadi narasumber untuk “Wideshot” dilaksanakan akan ada live tweet mengenai kegiatan baik di balik layar maupun ketika acara sedang berlangsung. Editorial publikasi dan contoh posting pada media sosial ada pada lampiran. b. Publikasi Offline Publikasi fisik akan meliputi baliho, flyer, poster, dan banner. Untuk baliho akan dipasang di depan Stasiun UI dan di Jalan Margonda, Depok. Sedang untuk flyer dan poster akan disebar ke masing-masing fakultas di UI. Penyebaran flyer dan poster akan dilakukan dua hari sekali dari bulan Juli, khusus menjelang dua minggu sebelum acara penyebaran flyer akan dilakukan setiap hari. Contoh desain publikasi fisik ada pada lampiran. 4.2.2. Pelaksanaan ASEAN Exchange Fair 2014 ASEAN Exchange Fair akan diadakan sekali dalam tahun 2014 di Balairung Universitas Indonesia pada hari Sabtu tanggal 30 Agustus 2014. Tema tahun ini adalah “AIESEC Untuk ASEAN Community 2015” dan kegiatan ini akan diselingi dengan hiburan, pementasan serta presentasi dari berbagai negaranegara ASEAN. Yang membedakan kegiatan ini dari kegiatan Exchange Fair sebelumnya adalah ambience yang akan menekankan pada replika ASEAN Community dimana akan ada beberapa booth representasi negara-negara anggota ASEAN. Acara akan berlangsung pada pukul 08.00 pagi sampai 15.10 WIB. Publikasi ASEAN Exchange Fair akan ada tidak hanya di area Universitas Indonesia, namun juga di daerah Depok dan beberapa tempat di DKI Jakarta. Publikasi kegiatan ini bersifat on going dimana tidak hanya dipublikasikan sebelum rangkaian kegiatan dimulai tetapi juga pada saat rangkaian kegiatan berlangsung dan setelah selesai. Konsep publikasi ASEAN Exchange Fair akan konsisten hanya saja beberapa materi dan konten akan berubah sesuai waktu yang dibutuhkan. Contoh desain publikasi online dan offline ada pada lampiran.


38

Tabel 4.1.- Rundown ASEAN Exchange Fair 2014 Durasi (menit)

Waktu

Nama Kegiatan

06.00 – 08.00

120

Persiapan panitia

08.00 – 09.00

60

Registrasi peserta

09.00 – 09.15

15

Pembukaan oleh MC

09.15 – 09.20

5

09.20 - 09.30

10

09.30 - 10.30

60

Kata sambutan: Presiden AIESEC UI 2014/2015, Qanitan Aryun Penampilan ASEAN Dance Sesi Talkshow dengan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, Ibu Mari Elka Pangestu

PIC

Keterangan Panitia mempersiapkan tempat dan perlengkapan

Usher Anggota AIESEC UI Qanitan Aryun LIGA TARI UI OCVP Program

10.30 - 11.35

65

Hiburan dan bazaar produk

OCVP Program

11.35 – 13.00

65

Ishoma

OC Consumption

13.00 - 13.30

30

Presentasi program pertukaran AIESEC UI

OCVP Program

15.00 – 15.10

10

Penutupan oleh MC

Anggota AIESEC UI

Acara hiburan dan bazaar produk akan tampil selama ASEAN Exchange Fair berlangsung

Acara hiburan dan bazaar produk akan tampil selama ASEAN Exchange Fair berlangsung

4.2.3. Briefing Jurnalis Briefing Jurnalis ini rencananya akan akan dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 12 Agustus 2014. Acara ini akan dimulai pukul 08.30 sampai 13.50 WIB. Tujuan diadakannya kegiatan ini adalah untuk megedukasi jurnalis selain mengenai ASEAN Community 2015 tetapi juga tentang AIESEC secara umum


39

dan program-program yang ditawarkannya serta melakukan publikasi acara ASEAN Exchange Fair mendatang. Undangan dan lembar konfirmasi kegiatan akan dicetak sebanyak 50 buah dan akan disebarkan melalui email, fax dan jasa ekspedisi. Desain undangan dan backdrop acara ini ada pada lampiran. Media kit yang akan berisikan press release (terlampir), profil organisasi dan beberapa suvenir dari AIESEC UI akan dibagikan setelah registrasi. Para narasumber sebelumnya telah diberi Term of Reference (ToR) sebagai panduan materi acara. Sesi pertama akan dimulai oleh perwakilan oleh Wakil Rektor UI, Bapak Adi Zakaria Afif, yang juga merupakan alumni AIESEC UI. Kemudian oleh Rumaisha Rifda sebagai VP OGX AIESEC UI dilanjutkan dengan sesi tanya jawab. Pada akhir acara, media akan diminta untuk mengisi feedback form dari panitia sebagai evaluasi kegiatan Exchange Fair yang akan datang. Tabel 4.2. - Rundown Briefing Jurnalis Waktu

Durasi (menit)

Nama Kegiatan

08.30 – 09.30

60

Persiapan panitia

09.30 – 10.00

30

Registrasi undangan

10.00 – 10.10

10

Pembukaan oleh MC

5

Perkenalan moderator dan narasumber oleh MC

10.00 – 10.15

10.15 – 10.25

10

10.25 – 11.35

70

Kata sambutan: Presiden AIESEC UI 2014/2015, Qanitan Aryun Sesi 1: Penjelasan ASEAN Community 2015 dan prospek pemuda Indonesia sebagai pemimpin masa depan

PIC

Keterangan Panitia mempersiapkan tempat dan perlengkapan

Usher Anggota AIESEC UI Anggota AIESEC UI Qanitan Aryun


40

11.35 – 12.40

12.40 – 12.50

65

10

Sesi: Penjelasan peran AIESEC untuk pemuda Indonesia dalam menghadapi ASEAN Community 2015 Penutupan oleh MC

Anggota AIESEC UI

4.2.4. AIESEC UI: “Alumnite” Acara kumpul bersama para alumni AIESEC UI kali ini akan berbentuk semi-formal dan rencananya akan diadakan pada hari Sabtu malam tanggal 9 Agustus 2014 di Setiabudi Building 2, Jakarta Selatan. Pada umumnya acara ini akan sama seperti acara kumpul bersama para alumni yang dilakukan pihak AIESEC Indonesia Alumni Organization (AIAO). Bila biasanya untuk konsumsi para alumni dan tamu undangan membayar makanannya sendiri, kali ini untuk tempat dan konsumsi akan disediakan oleh AIESEC UI. Untuk undangan akan disebarkan melalui email dan facebook group pribadi AIAO, AIESEC Indonesia dan AIESEC UI. Jika memungkinkan undangan ini akan dikirimkan langsung melalui WhatsApp/Blackberry Messenger (BBM)/LINE. Contoh desain undangan dan layout pada acara ada pada lampiran.


41

Tabel 4.3. - Rundown AIESEC UI: “Alumnite” Waktu

Durasi (menit)

Nama Kegiatan

PIC

Panitia mempersiapkan tempat dan perlengkapan

16.00 – 17.00

60

Persiapan panitia

17.00 – 17.30

60

Registrasi peserta

17.30 -17.45

15

Pembukaan oleh MC

5

Kata sambutan: Presiden AIESEC UI 2014/2015, Qanitan Aryun

AIESEC UI 2014/2015, Qanitan Aryun

15

Kata sambutan: Ketua Ikatan Alumni AIESEC Indonesia (AIAO), Bapak Bido Budiman

Ketua Ikatan Alumni AIESEC Indonesia (AIAO), Bapak Bido Budiman

17.45 – 17.50

17.00 – 18.05

18.05 – 18.15

15

18.15 – 19.50

105

Kata Sambutan: Board of Advisor, Roy Darmawan Ishoma

19.50 – 20.40

90

Sesi awarding

15.00 – 15.10

10

Penutupan oleh MC

Keterangan

Usher Anggota AIESEC UI

Board of Advisor, Roy Darmawan PJ Acara Vice President of Business Development, Vembria Ferini Anggota AIESEC UI

4.3. Pasca Kegiatan 4.3.1. Rapat Evaluasi Rapat evaluasi akan dilaksanakan setiap kali sebuah kegiatan selesai. Ini dimaksudkan agar para panitia yang bertugas dapat memiliki tolok ukur kelancaran sebuah kegiatan serta dapat memperbaikinya di kegiatan selanjutnya. Evaluasi target setiap kegiatan dilakukan panitia dengan menggunakan tolok ukur. Hal ini agar dapat mengetahui efektifitas di masing-masing program. Rapat evaluasi rencananya akan


42

dilakukan pada (H+1) setiap sebuah kegiatan diselenggarakan atau jika memungkinkan sesaat setelah kegiatan tersebut selesai. 4.3.2. Media Monitoring Media monitoring akan dilaksanakan setiap bulannya secara rutin untuk mengontrol ada tidaknya kualitas pemberitaan yang tersiar di media tradisional dan media digital. Kegiatan ini akan terus berlangsung hingga Desember 2014. 4.3.3. Laporan Kegiatan Laporan kegiatan akan disusun oleh para penanggung jawab yang bertanggung jawab dirangkaian kegiatan ASEAN Exchange Fair. Laporan ini akan menjadi bahan Dewan Pengawas dalam mengevaluasi kegiatan-kegiatan serta dan akan dibukukan sebagai dokumentasi. Laporan masing-masing kegiatan akan dikumpulkan seluruhnya pada akhir tahun.


43

BAB 5 KERANGKA EVALUASI Evaluasi dilakukan untuk mengetahui sejauh mana perkembangan suatu kegiatan yang telah direncanakan sebelumnya dapat dilaksanakan. Selain itu hasil evaluasi sebagai tolok ukur perkembangan suatu program, kegiatan ini juga baik dilaksanakan sebagai pedoman perbaikan kegiatan di masa yang akan datang. Dalam program ASEAN Exchange Fair 2014 ini, evaluasi program ini dilakukan sebanyak tiga tahap, yaitu evaluasi tahap input, tahap output dan tahap outcome. Setiap tahap evaluasi terdiri dari komponen tujuan evaluasi, indikator keberhasilan dan metode evaluasi. 5.1 Evaluasi Tahap Input Tujuan

Agar program kerja panitia dapat menggunakan hasil evaluasi

Evaluasi

sebagai pedoman di program sebelumnya


1. Seluruh publikasi baik media tradisional maupun media baru dapat terlaksana sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan 2. Pelaksanaan briefing jurnalis terlaksana sesuai waktu yang ditentukan 3. Kegiatan

untuk menjadi narasumber di “Wideshoot”

terlaksana sesuai dengan jadwal yang ditentukan 4. Acara AIESEC UI : “Alumnite” dapat terlaksana sesuai dengan rancangan waktu yang ditentukan Metoda

1. Feedback form

Evaluasi

2. Media Monitoring 3. Media Clipping


44

5.2 Evaluasi Tahap Output

Tujuan

Agar dapat mengukur hasil kerja panitia melalui kegiatan

Evaluasi

kegiatan yang tangible dan sebagai pedoman ( benchmark) di acara yang akan datang

Indikator

1. Jumlah pengunjung website

Keberhasilan

2. Jumlah likes pada Facebook dan Instagram 3. Jumlah follower dan retweet pada akun Twiter 4. Jumlah kehadiran jurnalis yang diundang 5. Jumlah pemberitaan ( media cetak dan digital ) 6. Kualitas pemberitaan ( media cetak dan digital) 7. Jumlah peserta yang hadir ( ASEAN Exchange Fair ) 8. Jumlah peserta yang mendaftar program pertukaran 9. Jumlah kehadiran sasaran mitra ( khalayak sekunder) 10. Jumlah kehadiran sasaran media ( khalayak sekunder )

Metoda

1. Daftar kehadiran

Evaluasi

2. Media Monitoring 3. Media Clipping 4. Media Content Analysis 5. Laporan pendaftar program petukaran


45

5.3 Evaluasi Tahap Outcome Tujuan

Agar dapat mengukur berapa besar dampak positip

Evaluasi

masyarakat


1. Opini positip masyarakat AIESEC UI

pada

mengenai penyelenggaraan

ASEAN Exchange Fair

pada feedback

Form 2. Terbentuknya opini AIESEC UI

positifa dari media mengenai

mengenai penyelenggaraan ASEAN

Exchange Fair 2014 pada survei 3. Peningkatan pengetahuan masyarakat akan

ASEAN

Community 2015 dan kontribusi AIESEC UI mengenai program pertukaran 4. Motivasi

dan kesiapan masyarakat meningkat akan

dengan adanya ASEAN Community 2015. 5. Meningkatnya minat peserta

program pertukaran

mengenai negara tujuan program pertukaran Metoda

6. Feedback Form

Evaluasi

7. Survei (media dan masyarakat) 8. Media Monitoring 9. Media Clipping 10. Media Content Analysis


46

DAFTAR PUSTAKA BUKU Baskin, O., Aronoff, C., & Lattimore, D. (1997). Public Relations: The Profession and The Practice (Fourth Edition). New York: McGraw - Hill. Cutlip, S.C., Center, A.H., & Bloom G.M. (2006). Effective Public Relations (Edisi Kesembilan) (Tri Wibowo, B.S., Penerjemah). Jakarta: Kencana Gelder, Sicco V. (2003). Global Brand Strategy: Unlocking Brang Potential Across Countries, Cultures & Market. London: Kogan Page Publishers. Holtz, S. (2002). Public Relations on the Net: Winning Strategies to Inform and Infulence the Media, the Investment Community, the Government, the Public, and More!. New York: AMACOM. Pudjiastuti, Wahyuni. (2010). Special Event :Alternatif Jitu Membidik Pasar. Elex Media Komputindo, Jakarta. Scott, D.M. (2007). The New Rules of Marketing & PR: How to Use News Releases, Blogs, Podcasting, Viral Marketing & Online Media to Reach Buyers Directly. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Susanto, Mikke. (2004). Menimbang Ruang Menata Rupa – Wajah & Tatat Pameran Seni Rupa. Yogyakarta: Galang Press. Watson and Noble. (2007). Evaluating Public Relations : A Best Practice Guide to Public Relations Planning, Research, and Evaluation. Great Britain and United States : Kogan Page

JURNAL DAN KARYA ILMIAH Anakout, Joëlle B. (2009). Regional Conference on Corporate Responsibility: Overview of RBC/CSR Initiatives on Southeast Asia. OECD & ESCAP. Benny, Guido & Kamarulnizam Abdullah. (2011). Journal of Current Southeast Asian Affairs: Indonesian Perceptions and Attitudes toward the ASEAN Community. GIGA German Institute of Global and Area Studies, Institute of Asian Studies and Hamburg University Press. Luhur, Lydia. (2013). Perencanaan Program Komunikasi untuk Program CSR “Indofood Service Day” Januari 2014 – Desember 2014. Universitas Indonesia.


47

The Hauser Center for Nonprofit Organizations & Rockefeller Foundation. (2012). The Role of Brand in the Nonprofit Sector. Harvard University. ARTIKEL Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur. “Tantangan Pemuda Indonesia Makin Besar”. Perpustakaan.kaltimprov.go.id, 29 Oktober 2013. Kementrian Pemuda dan Olahraga Republik Indonesia. “Menpora Ikut Turunkan Sang Saka Raksasa” Kemenpora.go.id, 28 Oktober 2013. Universitas Gadjah Mada. “Menpora: Pemuda Harus Berani Berbuat Hebat”. Ugm.ac.id, 18 November 2013.

WEBSITE https://www.aiesec.org/ http://www.aiesec.or.id/node/6 http://aiesecui.org/aiesec-history/ http://kemenpora.go.id/index/preview/berita/8278/2013-10 http://koran-sindo.com/node/349546 http://perpustakaan.kaltimprov.go.id/berita-538-tantangan-pemuda-indonesiamakin-besar-.html http://www.ssireview.org/articles/entry/the_role_of_brand_in_the_nonprofit_sect or http://tvguide.co.id/program_acara_rutin/wide-shot-metro-tv http://ugm.ac.id/id/berita/8420-menpora:.pemuda.harus.berani.berbuat.hebat


(LAMPIRAN 1)

Profil AIESEC 1. Latar Belakang AIESEC AIESEC atau Association internationale des étudiants en sciences économiques et commerciales (Inggris: International Association of Students in Economi and Commercial

Sciences)

adalah

organisasi

kepemudaan

internasional

yang

memfokuskan pada pengembangan diri pemuda melalui program pertukaran dan pengalaman kepemimpinan. Berdiri sejak 1948, AIESEC sudah menjadi wadah untuk mahasiswa dari lebih dari 124 negara dan 2400 universitas meluaskan pemahaman mengenai negaranya melalui perluasan pemahaman individual baik di negara sendiri maupun ke negara lain. Di Indonesia, AIESEC berdiri sejak 1984, pertama kali di Universitas Indonesia. Kini AIESEC di Indonesia hadir di 14 kota dan 28 universitas. 1

1.1 Tabel Lokasi AIESEC di Indonesia

Sumber: AIESEC Indonesia, 2013 (telah diolah kembali)

1

http://www.aiesec.or.id

xii


2. Program yang Ditawarkan AIESEC 1. Team Member Programme: Program pengembangan kepimimpinan melalui pengalaman kerjasama dan perolehan hard skill serta jaringan global. 2. Team Leader Programme: Program pengembangan personal dan prodesional melalui konsep team building dan memimpin anggota lain sebagai bagian dari pengembangan diri yang bersangkutan 3. Global Internship Programme: Program magang yang berkontribusi pada pengembangan professional dan penglibatan ragam proyek bisnis dan organisasi. 4. Global Community Development Programme: Program pengalaman belajar intensif dari jaringan global yang memfokuskan pada dampak positif bersifat cross-cultural yang mengarah pada pengembangan diri dan keterampilan. 3. AIESEC Dalam Angka • 124 negara • 2400 universitas • 100.000 anggota • 20.000 program magang internasional • 24.000 peran kepemimpinan • 8.000 mitra/sponsor • 500 konferensi tahunan • 1.000.000 Alumni • Pengalaman 66 tahun

xiii


4. Struktur Dalam AIESEC

Gambar 1.1 Hirarki AIESEC Sumber: (Peychev, Velislav. 2013. AIESEC: Creating a learning organization. Denmark: VIA University College.)

Piramida hirarki AIESEC berawal diatas AIESEC Internasional (AI), yang terdiri dari 22 orang termasuk Presiden (Mereka terpilih dari Global Plenary, yang menjadi organ utama dari organisasi ini). Berpusat di Rotterdam, Belanda tim ini bertanggung jawab untuk mengatur dan mngkoordinasikan kinerja AIESEC yang ada di seluruh dunia. Setiap negara dapat ditemukan Member Committee (MC), yang merupakan sekumpulan team yang disebut Vice Presidents (jumlah tergantung dari strategi AIESEC di negara yang bersangkutan – di Indonesia ada 15) bersama presiden, yang bertanggung jawab mengkoordinasikan kinerja AIESEC di negara bersangkutan. MC dipilih oleh Badan Direksi (Board of Directors, yang terdiri dari presiden-presiden pada cabang lokal negara itu). Setiap negara memiliki cabang lokal tersendiri atau Local Committee (LC). Di Indonesia ada 12 (Universitas Indonesia, Universitas Brawijaya, Universitas Diponegoro, Universitas Bina Nusantara, Universitas Gadjah Mada, Universitas Negeri Sebelas Maret, Universitas Andalas, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta, Prasetya Mulya Business School, Bandung, Surabaya). Setiap

xiv


LC memiliki Badan Eksekutif atau Executive Board (EB), yang terdiri dari presiden dan

para

wakil-wakilnya

(VP)

,masing-masing

bertanggung

jawab

pada

departemennya. Pada setiap departemen ada pemimpin tim yang ditunjuk oleh VP dan para anggota AIESEC.

xv


(LAMPIRAN 2) Undangan Media Depok, Juni 2014 Kepada Yth, Pemimpin Redaksi Koran Kompas Perihal

: Undangan Briefing Jurnalis

Lampiran

: Lembar Konfirmasi

Dengan hormat, Dalam rangka penyelenggaraan ASEAN Exchange Fair 2014, kami bermaksud mengundang Anda untuk menhadiri acara briefing jurnalis yang bertemakan “Indonesia’s Young Leaders for ASEAN Community 2015” akan dilaksanakan pada: Hari, Tanggal

: Kamis, 12 Agustus 2014

Waktu

: 08.30 – 13.50

Tempat

: Meeting Room lt. 1, Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia

Besar harapan kami agar Anda bersedia hadir dalam kegiatan ini. Atas perhatian dan partisipasinya, kami ucapkan terima kasih.

Inez Arie Wardhani Project Officer

xvi


(LAMPIRAN 3) LEMBAR KONFIRMASI Dengan ini saya bersedia hadir dalam kegiatan ini. 1. Nama : Media : Desk : No. HP: Email : 2. Nama : Media : Desk : No. HP: Email :

Untuk konfirmasi kehadiran, lembar ini dapat Anda kirimkan ke [email protected] atau hubungi Ingrid - 7274456

xvii


(LAMPIRAN 4) Feedback Form FEEDBACK FORM Nama

:

Universitas/Fakultas : Keterangan: Mohon diisi dengan cara melingkari jawaban yang sesuai. 1. Bagaimana pendapat anda mengenai tema dari acara ini Sangat tidak Tidak Agak Sangat Menarik menarik Menarik menarik menarik 1 2 3 4 5 2. Apakah menurut Anda acara ini sudah mengundang narasumber yang tepat dan sesuai dengan tema? Tidak Sesuai 2

Sangat Tidak Sesuai 1

Agak Sesuai 3

Sangat Sesuai 5

Sesuai 4

3. Apakah menurut Anda materi yang dibawakan oleh narasumber telah sesuai dengan tema? Tidak Sesuai 2

Sangat Tidak Sesuai 1

Agak Sesuai 3

Sangat Sesuai 5

Sesuai 4

4. Bagamana waktu pelaksanaan acara ini ? Tidak Tepat waktu

Sangat Tidak Tepat waktu

Agak Tepat

xviii

Sangat Tepat

Tepat


(LAMPIRAN 5) Survei (media) SURVEI Nama

:

Jenis Kelamin : Institusi

:

Keterangan : Mohon melingkari jawaban yang tersedia sesuai dengan pendapat anda 1. Setelah mengikuti seluruh rangkaian media relations ASEAN Exchange Fair, saya telah terjadi perubahan pengetahuan ? Sangat Tidak Setuju 1

Tidak Setuju 2

Agak Setuju 3

Setuju 4

Sangat Setuju 5

Jika anda tidak setuju/tidak setuju/sangat tidak setuju, sebutkan alasannya ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… 2. Setelah mengikuti rangkaian kegiatan media relations ASEAN Exchange Fair ini bagaimana tingkat pemahaman anda terhadap pesan yang ingin disampaikan melalui kegiatan yang diselenggarakan AIESEC UI ? Sangat tidak paham 1

Tidak tidak paham 2

Agak paham

paham

Sangat paham

3

4

5

3. Sebutkan dari mana adan mengetahui i informasi mengenai program ASEAN Exchange Fair 2014?

xix


Twitter Facebook Instagram Website Teman Kerabat Keluarga Kampus Perusahaan TV Radio Poster Flyer Baliho

4. Menurut Anda, seperti apa peran AIESEC UI dalam perkembangan kualitas pemimpin muda di Indonesia? Boleh lebih dari satu. Wadah untuk membentuk pemimpin baru Wadah untuk membentuk kedamaian Wadah untuk menyamakan visi dan misi Tempat bertukara budaya dan saling mempelajari Wadah pengembangan potensi diri Wadah pencarian jati diri

1 2 3 4 5 6

5. Menurut Anda, bagaimana kinerja tim media relations ASEAN Exchange Fair 2014? Sangat Tidak Baik

Tidak Baik

Agak Baik

xx

Baik


Sangat Baik

(LAMPIRAN 6) Survei (masyarakat) SURVEI Nama

:

Universitas/Fakultas : Tahun Masuk

:

Keterangan: isilah dengan cara memberi tanda þ 1. Apakah sebelumnya Anda pernah ikut serta dalam acara AIESEC UI? Ya Tidak Jika ya berapa kali dan sebutkan kegiatan-kegiatannya. Satu kali……………………………………………………... Dua kali……………………………………………………... Lebih dari dua kali………………………………………........ ……………………………………………………………… 2. Adakah perubahan pengetahuan setelah Anda mengiktui seluruh rangkaian ASEAN Exchange Fair 2014? Ya Tidak Berikan tambahan penjelasan terhadap jawaban anda ? ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………


3. Berikan penilaian mengenai pemahaman anda setelah mengikuti serangkaian kegiatan ASEAN Exchange Fair 2014 dan tema yang dibawakan? (jawaban boleh lebih dari satu )

4. Dari mana anda memperoleh informasi mengenai mengenai program ASEAN Exchange Fair 2014? Twitter Facebook Instagram Website Teman Kerabat Keluarga Kampus Perusahaan TV Radio Poster Flyer Baliho

5. Menurut Anda, seperti apa peran AIESEC UI dalam perkembangan kualitas pemimpin muda di Indonesia? Jawaban boleh lebih dari satu Wadah untuk membentuk pemimpin baru Wadah untuk membentuk kedamaian Wadah untuk menyamakan visi dan misi Tempat bertukara budaya dan saling mempelajari Wadah pengembangan potensi diri Wadah pencarian jati diri Perencanaan program..., Ariza Vania, FISIP UI, 2014

6. Menurut Anda, bagaimanakah kinerja panitia ASEAN Exchange Fair 2014 dalam menyelenggarakan rangkaian acara ini? Sangat Tidak Baik

Tidak Baik

Agak Baik

Baik

Sangat Baik

1

2

3

4

4

7. Berikan saran dan atau kritik untuk keseluruhan kegiatan ASEAN Exchange Fair 2014? ……………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………


(LAMPIRAN 7) Press Release ASEAN Exchange Fair 2014 Press Release

ASEAN Exchange Fair “AIESEC UI untuk ASEAN Community” Meningkatkan Kesadaran Pemuda Indonesia dalam Mewujudkan Masyarakat ASEAN yang Terintegerasi Depok, 30 Agustus 2013 – Menyusul Ulang Tahun ASEAN yang ke-47 pada 8 Agustus lalu, AIESEC UI mengadakan kegiatan promosi program pertukaran mahasiswa yang berfokus pada pengembangan potensi diri serta kesetaraan pemahaman budaya antarkawasan. Kegiatan ini merupakan kegiatan promosi program pertukaran AIESEC UI yang pertama yang dibuka untuk umum. ASEAN Exchange Fair diselenggarakan dalam rangka meningkatkan kesadaran pemuda Indonesia dalam mewujudkan masyrakat ASEAN yang terintegerasi menyambut ASEAN Community 2015. AIESEC atau Association internationale des étudiants en sciences économiques et commerciales (Inggris: International Association of Students in Economi and Commercial Sciences) adalah organisasi kepemudaan internasional yang berada di lebih dari 124 negara dan 8000 universitas di dunia. AIESEC UI, perintis AIESEC di Indonesia sejak 1984, merupakan salah satu dari cabang dari jaringan organisasi kepemudaan terbesar di dunia ini. Selama 30 tahun AIESEC bertekad untuk memberi dampak positif kepada masyarakat melalui pengalaman terapan pemuda. Melalui ASEAN Exchange Fair, masyarakat akan diperkenalkan budaya dan keadaan sosial dari kesepuluh negara di ASEAN yang serta apa yang dapat para pemuda Indonesia kontribusi dalam menyambut ASEAN Community 2015. Penyelenggaraan kegiatan ini diharapkan dapat mendukung tujuan AIESEC UI merangkul dan mengembangkan setiap anak muda di wilayah ASEAN.


Acara ini berlangsung dari pagi hingga sore Balairung, Universitas Indonesia, Depok. Rangkaian acara meliputi talkshow dengan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, Mari Elka Pangestu, dan Direktur Umum ASEAN – Indonesia, H.E. I Gusti Agung Wesaka Puja. Yang menarik dari acara ini adalah penampilan tarian kolaborasi budaya kesepuluh negara oleh LIGA TARI UI. “Sudah saatnya kaum muda Indonesia menyiapkan diri untuk ASEAN Community 2015. Pemuda Indonesia haruslah menyesuaikan diri apalagi era globalisasi ini agar tidak tertinggal,” kata Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif, “pengalaman saya ketika berkuliah di luar negeri dulu sangat membuka mata saya terhadap toleransi dan juga pengembangan potensi saya. Dengan mengikuti kegiatan program pertukaran melalui AIESEC UI dapat menjadi salah satu alternatifnya.” Diharapkan dengan diselenggarakannya acara ini dapat terwujud Informasi lebih lanjut, silakan hubungi Ingrid Amelia – Media Relations +628789654431 [email protected]


(LAMPIRAN 8) Struktur Kepanitiaan ASEAN Exchange Fair 2014

Dewan Pengawas (Executive Board)

Organizing Committee President (OCP)

OC Logistic

OCVP Program

OCVP Communication

OC Consumption

OC Alumnite

OC Virtual Publication (Website & Media sosial)

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

OC Physical Publication

OC Design

OC Media Relations

OC Journalist BrieHing

OCVP Finance

Staff

Staff

Staff

OC Wideshot

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

OCVP Marketing

Staff

Staff

OC Sponsorship

OC Merchandising

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Gambar 8.2. Struktur Kepanitiaan ASEAN Exchange Fair 2014

xxv


(LAMPIRAN 9) Publikasi Online

Gambar 9.1 Desain website resmi AIESEC UI

Gambar 9.2 Desain Facebook Fan page AIESEC UI

Gambar 9.3 Twitter resmi AIESEC UI

xxvi


Gambar 9.4 Instagram resmi AIESEC UI

Gambar 9.5 Desain poster promosi program pertukaran AIESEC UI di Vietnam

xxvii


Tabel 9.1.- Konten Publikasi Media Baru

xxviii


(LAMPIRAN 10) Contoh Publikasi Offline

Gambar 10.1 Desain Poster ASEAN Exchange Fair 2014

Gambar 10.2 Desain banner A

xxix

Gambar 10.3 Desain banner B


(LAMPIRAN 11) Pelaksanaan ASEAN Exchange Fair 2014

Gambar 11.1 Layout ASEAN Exchange Fair 2014

xxx


(LAMPIRAN 12) Pelaksanaan Briefing Jurnalis

Gambar 12.1 Desain undangan

Gambar 12.2 Desain undangan

Briefing Jurnalis Depan

Briefing Jurnalis Belakang

Gambar 12.3 Desain backdrop Briefing Jurnalis

xxxi


BACKDROP & LAYAR PROYEKTOR

Tempat Duduk Peserta

Meja Registrasi OPERATOR

Gambar 12.4 Desain layout Briefing Jurnalis

xxxii


(LAMPIRAN 13) Pelaksanaan AIESEC UI: “Alumnite”

Gambar 13.1 Desain undangan AIESEC UI: “Alumnite”

BACKDROP & LAYAR PROYEKTOR

Panggung Tempat Duduk Narasumber Tempat Duduk Peserta

Gambar 13.2 Desain layout AIESEC UI: “Alumnite”

xxxiii


PERENCANAAN PROGRAM KOMUNIKASI AIESEC UNIVERSITAS INDONESIA: PROGRAM PERTUKARAN MAHASISWA MENYAMBUT ASEAN COMMUNITY 2015 TUGAS KARYA AKHIR

Recommend Documents