PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA KANTOR PERWAKILAN PT. KERTAS KRAFT ACEH CABANG MEDAN SKRIPSI MINOR DIAJUKAN OLEH:

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA KANTOR PERWAKILAN PT. KERTAS KRAFT ACEH CABANG MEDAN

SKRIPSI MINOR

DIAJUKAN OLEH:

ANNA QORINA SIREGAR 042102105 AKUNTANSI

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2007 Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur Kehadirat Allah SWT karena atas karunia dan ridho-Nya yang melimpah sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Diploma III jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun skripsi minor ini berjudul “ Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional pada Kantor Perwakilan PT. KERTAS KRAFT ACEH (Persero) cabang Medan”. Pada kesempatan ini, dengan segala kerendahan hati penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Rustam, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara. 3. Bapak Fahmi Natigor, SE, Macc Selaku Dosen Wali Pada Program Studi Program Diploma III Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Firman Syarif, Msi, Ak. Selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah meluangkan tenaga dan waktunya untuk memberikan bimbingan, petunjuk, dan saran kepada penulis dalam menyelesaika skripsi minor ini. 5. Bapak Mhd. Simba Sembiring, SE selaku Kasub. Bag. Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

6. Bapak/Ibu Staff Pengajar dan seluruh Staff Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah mengajar dan membantu penulis selama perkuliahan. 7. Bapak Herman Effendy selaku Ka. KPW Medan PT. Kertas Kraft Aceh yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan riset di kantor yang dipimpinnya. 8. Bapak Isneldi selaku Kaurs. Keuangan dan Bapak Hendra Rabuna selaku Kaurs. Umum yang telah memberikan data-data yang diperlukan penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi minor ini. 9. Terima kasih yang sedalam-dalamnya Ayahanda tersayang Drs. Syahkinar Siregar dan Ibunda tercinta Syamsidar Batubara yang telah memberikan dukungan, kasih sayang, dan doa yang tak berbatas sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini. 10. Abangku Arief Rifani siregar, Ketiga adikku Dian Khairani Siregar, Dini Khairunnisa Siregar dan Rizki Anggina Siregar. dan

yang selalu

memberikan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi minor ini. 11. Especcially for Donny Afandy yang sudah memberikan kasih sayang, semangat, dan dukungan yang berarti serta memberikan bantuan dalam mengerjakan skripsi minor ini. 12. Teman-teman Diploma III Akuntansi 2004 khususnya Lidya (uLiL) thanx atas masukan buat skripsinya, sori yak kalo aku selalu datang kalo lagi susah aja. Hehehe... oya say, apa kabar dunia gemerlap??kapan mati lampunya..... Santi (semak) yang udah nemanin aku selama satu semester Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

tanpa teman-teman yang lain, thanx ya say....(^0^), Puput yang penuh dengan petualangan serunya...., Jenny yang udah gak merahasiakan siapa pacarnya....Maya yang selalu ga jelas siapa pilihannya....yang penting jalan terus ya buk..., Rahmi yang selalu absent kuliah extension.... thanx atas pulsa2nya ya...., Sri yang tomboy abis, Ruri yang jauh dipakam sana..., nanda yang udah kerja di PT. Pos, kapan nih kita kumpul-kumpul lagi?? 13. Temen- temen aku yang ancur abis, Herman (ngantuk), manda (Lapoek), Andre (popong), n Bandi yang pernah nemanin aku selama gak ada pacar, kelen kapan tamat pak???Divi yang udah memberikan info-info pentingnya, hehe...thanx ya bro... 14. Rekan-rekan seperjuangan angkatan 2004 D III Akuntansi, khususnya group C. Semoga benang biru senantiasa terjalin erat antara kita. Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini belum sempurna, karena masih banyak terdapat kekurangan baik dari segi isi ,maupun dari segi bahasanya. Saran dan kritik dari pembaca dengan tujuan menyempurnakan dan mengembangkan kajian dalam bidang ini sangat penulis harapkan. Akhir kata, penulisan berharap skripsi minor ini dapat berguna dan memberikan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Medan,

Desember 2007 Penulis

(Anna QorinaSiregar) Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................

i

DAFTAR ISI.................................................................................................

iv

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul.....................................................

1

B. Perumusan masalah...........................................................

2

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian.........................................

2

D. Metoda Penelitian..............................................................

4

E. Sistematika Pembahasan....................................................

6

PT. KERTAS KRAFT ACEH (PERSERO) A. Gambaran Umum Perusahaan...........................................

9

1. Sejarah Singkat Perusahaan........................................

9

2. Struktur Organisasi Perusahaan..................................

11

B. Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional.............

15

1. Definisi Anggaran dan Biaya......................................

15

2. Klasifikasi Anggaran dan Biaya.................................

17

2.1 Klasifikasi Anggaran............................................

18

2.1 Klasifikasi Biaya...................................................

19

3. Konsep Dasar Anggaran.............................................

24

4. Peran dan Manfaat Anggaran......................................

24

5. Proses Perencanaan Biaya Operasional......................

27

6. Proses Pengawasan Biaya Operasional......................

32


BAB III

ANALISA DAN EVALUASI A. Perencanaan Biaya Operasional.........................................

37

B. Pengawasan Biaya Operasional.........................................

38

C. Penyimpangan Anggaran Biayas Operasional Terhadap Pelaksanaan Kegiatan Perusahaan.....................................

BAB IV

39

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan........................................................................

42

B. Saran..................................................................................

43

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


BAB I PENDAHULUAN

A. ALASAN PEMILIHAN JUDUL Dewasa ini pertumbuhan dan perkembangan pada perusahaan, baik perusahaan jasa, perusahaan dagang, maupun perusahaan yang bergerak dibidang industri menunjukkan persaingan yang ketat. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan dituntut untuk dapat mengelola dan mempergunakan sumber daya yang ada pada perusahaan seefektif dan seefisien mungkin. Agar perusahaan dapat meningkatkan efektifitas dan efisien dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, maka kegiatan tersebut harus mempunyai perencanaan dan pengawasan operasional. Perencanaan dan pengawasan merupakan dua sisi yang berbeda tetapi mempunyai hubungan yang erat dan saling melengkapi dimana perencanaan yang disusun harus diikuti dengan pengawasan yang baik dan terkoordinir sehingga dapat membantu pihak manajemen dalam melakukan pengawasan terhadap anggaran biaya operasioanal didalam perusahaan yang dimaksud. Perencanaan merupakan tindakan memilih dan menghubungkan faktafakta mengenai masa yang akan datang dalam memvisualisasikan serta merumuskan aktvitas-aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. Pengawasan merupakan suatu proses pengambilan keputusan tentang apa yang akan dilaksanakan, bagaimana


menggunakan strategi pencapaian dengan mempertimbangkan kemampuan yang berguna untuk mencapai tingkat keuntungan yang diinginkan. Setiap perusahaan tanpa melihat kegiatannya selalu mempunyai keterkaitan dengan biaya operasional yang terdiri dari: biaya penjualan, biaya umum, dan biaya administrasi. Oleh karena itu, biaya operasional merupakan hal yang paling esensial menyangkut kesinambungan suatu perusahaan, maka sangat diperlukan perencanaan dan pengawasan yanga akurat terhadap biaya operasional. Mengingat perencanaan dan pengawasan biaya sangat penting didalam kegiatan operasi perusahaan, maka penulis tertarik untuk memilih judul “Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. KERTAS KRAFT ACEH (Persero) Cabang Medan”.

B. PERUMUSAN MASALAH Dalam membuat suatu perencanaan riset guna mencapai hasil yang baik dan terarah, perlu ditetapkan apa yang menjadi masalah pada suatu penelitian. Oleh karena itu, dalam pembahasan lebih lanjut penulis merumuskan permasalahkan sebagai berikut: bagaimana Kantor Perwakilan PT.KERTAS KRAFT ACEH (Persero) Cabang Medan melakukan perencanaan dan pengawasan biaya operasional yang efisien.

C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN 1. Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

a. Untuk mengetahui bagaimana penerapan perencanaan dan pengawasan biaya operasional pada perusahaan. b. Untuk mengetahui apakah perencanaan dan pengawasan yang dilakukan dapat meningkatkan efisien perusahaan. c. Untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi penghambat bagi kelancaran perusahaan tersebut. d. Untuk mengetahui bagaimana perusahaan menanggulangi masalah yang timbul dalam kegiatan operasi perusahaan.

2. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Bagi penulis • Sebagai salah satu syarat untuk lulus dari Fakultas Ekonomi program D-III Akuntansi Universitas Sumatera Utara. • Menambah wawasan penulis untuk lebih mengetahui tentang perencanaan dan pengawasan biaya operasional pada praktek di lapangan. • Sebagai aplikasi ilmu yang telah didapat selama mengikuti perkuliahan. b. Bagi perusahaan •

Seagai bahan pertimbangan dalam mengambil langkah untuk perencanaan dan pengawasan biaya operasionl perusahaan pada masa yang akan datang sehingga dapat meningkatkan efisiensi perusahaan.


c. Bagi pembaca •

Dapat memperluas wawasan dan ilmu pengetahuan dalam hal perencanaan dan pengawasan biaya operasional dan sebagai bahan perbandingan

bagi

pihak-pihak

yang

berkepentingan

dalam

melakukan penelitian.

D. METODA PENELITIAN 1.

Lokasi Penelitian Penelitian dilakukan pada KANTOR PERWAKILAN PT. KERTAS

KRAFT ACEH (PERSERO) CABANG MEDAN, Jalan Glugur No. 31-32 Petisah, Medan.

2. Sumber Data Data dan informasi yang diperlukan dalam menyusun skripsi minor ini adalah sebagai berikut: a. Data primer Data primer adalah data yang diterima secara langsung dari perusahaan melalui wawancara yang berhubungan dengan objek penelitian yaitu mengenai perencanaan dan pengawasan biaya operasional. b. Data sekunder Data sekunder adalah data yang dikumpulkan utuk diperoleh dari sumber lain yang mendukung data primer, seperti: buku-buku literature, Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

artikel-artikel, hasil peneltian sejenis, dan dari berbagai sumber lain yang tersedia. 3. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengunpulan data yang dilakukan oleh penulis dalam menyusun skripsi minor ini adalah sebagai berikut: a. Observasi (Pengamatan) Observasi merupakan suatu studi yang dilakukan dengan jalan mengadakan pengamatan gambaran yang menjadi objek penelitian. b. Interview (Wawancara) Interview yaitu mengajukan suatu tanya jawab terhadap pihak yang berwenang dalam perusahaan atas informasi yang dibutuhkan dan dianggap perlu.

4. Metoda Pengumpulan Data Metoda pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam menyusun skripsi minor ini adalah sebagai berikut: a. Penelitian kepustakaan (Library research) Yaitu penelitian yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data atau bahan-bahan dan keterangan yang dibutuhkan berdasarkan pada bukubuku yang berupa rumus teoritis oleh para ahli yang berhubungan dengan pembahasan masalah ini. b. Penelitian lapangan (Field research)


Yaitu penelitian dimana penulis secara langsung kelapangan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk pembahasan objek yang diteliti.

5. Metoda Analisa Data Metoda analisis data yang diperlukan penulis dalam penulisan skripsi minor ini adalah sebagai berikut: a. Metoda deskriptif Merupakan serangkaian kegiatan penelitian dengan cara mengumpulkan, mengklasifikasikan, serta menginterpretasikan data-data yang diperoleh dan selanjutnya diolah kembali sehingga dapat menghasilkan gambaran secara umum dari objek yang diteliti. b. Metoda deduktif Yaitu membandingkan hasil yang diperoleh dengan teori yang berlaku secara umum dan menunjukkan hubungan antara variable-variabel yang diteliti. Hal ini dilakukan untuk mengatahui penyimpangan yang tejadi pada perusahaan dalam perencanan dan pengawasan biaya operasional.

E. SISTEMATIKA PEMBAHASAN Pembahasan pada skripsi minor ini menyangkut bagaimana perencanaan dan pengawasan terhadap biaya operasional yang terjadi pada perusahaan yang diteliti. Agar pembahasan terarah, terfokus, dan sistematis maka penulis memaparkan sistematika pembahasan yang terbagi menjadi empat (4) bab, dimana masing-masing bab terdiri dari: Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

BAB I

: PENDAHULUAN Bab ini merupakan pengantar dari penulis dimana penulis mengemukakan apa yang menjadi alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika penelitian.

BAB II

: PT. KERTAS KRAFT ACEH (PERSERO) Pada bab ini penulis akan membahas tentang gambaran umum perusahaan, yang meliputi sejarah singkat perusahan, struktur organisasi perusahaan. Perencanaan dan pengawasan biaya operasional, yang meliputi definisi anggaran dan biaya, klasifikasi anggaran dan biaya, konsep dasar anggaran, peran dan manfaat anggaran, proses perencanaan dan pengawasan biaya operasional.

BAB III

: ANALISA DAN EVALUASI Pada bab ini penulis akan menganalisa data yang diperoleh dari penelitian berdasarkan teori yang ada serta mengevaluasi hasil analisa yang diuraikan, yaitu tentang proses perencanaan dan pengawasan biaya operasional, penyimpangan anggaran biaya operasional terhadap pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan PT KERTAS KRAFT ACEH (Persero) Cabang Medan.


BAB IV

: KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dari seluruh pembahasan dan juga memberikn saran yang mungkin berguna bagi perusahaan untuk menunjang kemampuan perusahaan pada masa yang akan datang.


BAB II PT. KERTAS KRAFT ACEH (PERSERO)

A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN Pada tanggal 23 Oktober 1982 telah terbentuk suatu badan patungan Penanaman Modal Asing (PMA) untuk mendirikan pabrik pulp dan kertas dengan pemegang saham yang komposisi permodalan terdiri dari saham pemerintahan RI 50%, PT. Alas Helau (swasta nasional) 25% dan George Pacific International Corporation, USA 25%. Perusahan patungan ini telah mendapatkan persetujuan dari pemerintahan RI dengan surat No. : B-XII/Pres/IV/1383 dan dengan surat No. : XII/PMA/1983 tanggal 13 April 1983, serta dikukuhkan dengan akte notaris F. A. Tambunan, SH. Nomor 57 tanggal 21 Februari 1983. Pada tanggal 11 Maret 1983, Pacific International Corporation mengajukan pengunduran diri keikutsertaannya dalam proyek ini, dan sahamnya diambil alih oleh pemerintah Indonesia, sehingga komposisi penyertaan modal perseroan menjadi pemerintah RI 75% dan PT. Alas Helau 25%. Dengan perubahan badan hukum dari status PMA menjadi Penanaman Modal Dalam Negeru (PMDN) yang telah disetujui oleh BKPN, dengan surat edaran No. : 03/V/1985 Tanggal 18 Maret 1985, maka status perusahaan berubah menjadi perusahaan perseroan yang disahkan oleh notaris Imas Fatimah, SH pada tanggal 19 April 1985 dengan nama PT. Kertas Kraft Aceh (Persero), dan telah


dimasukkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 19 tanggal 6 Maret 1987. PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) ini adalah perusahaan industri yang bergerak dalam produksi kertas kantong semen (sack kraft paper). Lokasi pabrik dibangun di Zona Industri Lhoksumawe dan berjarak 52 km dari kota Lhoksumawe, Aceh Utara. Jalan masuk ke lokasi pabrik kira-kira 10,5 km dari jalan utama Medan-Banda Aceh Perusahaan ini memproduksi kertas kantong semen (sack kraft paper) rata-rata 409 ton/hari atau 135.000 ton/tahun. Dengan kebutuhan bahan baku pinus jenis merkusi diperkirakan mencapai 700.000 m³ logs pertahun atau sekitar 2.200 m³ perhari. Selain itu perusahaan juga memproduksi Multi Wall Extensible dan Linear Board. Produk-produk tersebut akan dipasarkan kebeberapa daerah, seperti Medan, Padang, Riau, dan sebagian lagi di ekspor ke Malaysia, Australia, Kamboja dan Negara-negara lain yang membutuhkannya. Transportasi bahan baku logs dari penerbangan dengan truk-truk sampai ke pabrik, melaui jalan khusus yang dibuat perusahaan. Balok kayu pinus tersebut diproses menjadi serpihan kayu (chip) dengan mesin teknologi yang canggih. Areal HPH (Hak Pengusahaan Hutan) milik perusahaan yang terdapat di kabupaten Aceh Tengah yang merupakan lahan penyediaan bahan baku pinus merkusi yang sangat potensial. Lokasi hutan dengan luas lebih 70.000 Ha, terbagi menjadi 2 blok. Blok I terdiri dari : Burni Telong, Baleg Rajawali, Lampahan, Bidin, Blangkayu, dengan luas areal kurang 18.000 Ha, dan berjarak 90 km dari pabrik.


Sementara Blok II terdiri dari: Panarun, Gelampang, Uwaq, Panton Nangka dan Jamat dengan luas areal lebih kurang 52.000 Ha, dan berjarak 160 km dari pabrik. Pembangunan pabrik kertas ini bertujuan untuk memanfaatkan potensi alam yang ada didaerah ini yaitu bahan baku kayu serat panjang (pinus merkuri) dan gas alam sebagai sumber bahan bakar. Dalam keberadaan industri pulp dan kertas didaerah ini berarti akan meningkatkan kegiatan ekonomi daerah tersebut.

2. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN Penyusunan struktur organisasi perusahaan ini didasarkan kepada fungsi yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu mendapatkan keuntungan yang layak bagi pemegang saham dan memberikan kepuasan bagi semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan. Tujuan perusahaan tersebut dilaksanakan tanpa mengabaikan kelangsungan kesinambungan usaha pada masa depan. Guna menjalankan fungsi dan tujuan tersebut diatas, maka disusun struktur organisasi. Struktur organisasi yang dipergunakan perusahaan ini adalah berbentuk garis dan staff. Berikut uraian tugas dan tanggung jawab dari beberapa bagian yang terdapat dalam struktur orgnisasi. Direktur • Memimpin dan mengendalikan seluruh operasi perusahaan. •

Menetapkan kebijaksanaan dan rencana-rencana perusahaan dan mengambil keputusan yang tertinggi dalam memimpin perusahaan.

•

Bertanggung jawab terhadap urusan yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan.


• Menentukan posisi sekarang dan dimasa akan datang untuk menjaga kontinuitas jalannya perusahaan agar berjalan secara sehat dan efisien. •

Mengkoordinir dan mengawasi segala pelaksanaan operasional perusahaan.

Direktur Tehnik/ Produksi • Mengawasi kelancaran proses produksi dalam pabrik • Menyusun rencana kerja yang sesuai dengan target produksi. • Melaksanakan pengawasan terhadap setiap tahapan proses produksi. • Membuat rencana penyediaan bahan-bahan produksi • Memberikan petunjuk kepada karyawan menurut bagiannya. • Mengatur tentang proyek yang akan dilaksanakan serta mengatur tentang keselamatan kerja pada saat proyek tersebut dilaksanakan.

Direktur Administrasi / Keuangan •

Membuat keputusan pengangkatan, rotasi dan mutasi kepada pegawai bawahannya.

•

Meminta pertanggung jawaban kepada karyawan yang berada dibawah pertanggung jawabannya.

•

Merencanakan sumber-sumber dana yang diperoleh.

•

Mencari dan memanfaatkan dana dalam berbagai cara untuk memenuhinya.

•

Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik.


•

Bertanggung jawab atas penggunaan keuangan perusahaan, yang meliputi

perencanaan

dan

pengawasan

rencana

belanja

dan

administrasi keuangan perusahaan.

Direktur Komersil •

Meliputi urusan pemasaran pokok dan pengawasan perwakilan.

•

Melakukan hubungan penjualan dengan perusahaan-perusahaan lain, serta menerima pesanan perusahaan lain.

•

Mengembangkan pemasaran produksi.

•

Membuat laporan khusus mengenai pemasaran yang dicapai dalam periode tertentu.

Ketatausahaan Kantor Perwakilan a. Kepala Sub bagian Umum • Mengumpulkan,

mengolah,

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

pembaharuan dan penyempurnaan standard prosedur penyelenggaraan tata usaha, administrasi umum barang perlengkapan dan perjalanan dan dinas. • Menyelenggarakan urusan tata usaha, administrasi umum barang/ perlengkapan perjalanan dinas sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan. • Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan kepala tata usaha sesuai dengan bidang tugasnya.


• Memberikan masukan yang perlu kepada kepala bagian sesuai dengan tugasnya. • Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada kepala bagian sesuai dengan standard yang ditetapkan.

b. Kepala Sub Keuangan • Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/ data untuk pembaharuan dan penyempurnaan standard prosedur dan akuntabilitas. • Menyusun konsep rencana belanja dan menyelenggarakan administrasi keuangan serta membuat laporan keuangan sesuai ketentuan dan standard yang ditetapkan. • Memberikan saran yang perlu kepada kepala bagian keuangan sesuai dengan bidang tugasnya.

c. Kepala Sub Organisasi dan Hukum • Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/ data untuk pembaharuan dan penyempurnaan standard prosedur organisasi dan hokum • Melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan, pengkajian dan eksaminisi produk-produk hokum dilingkungan kerja sesuai dengan standard yang berlaku.


B. PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL 1. DEFINISI ANGGARAN DAN BIAYA Anggaran (budget) merupakan peralatan yang sangat luas digunakan baik dalam dunia bisnis maupun pemerintahan. Dalam anggaran dibuat suatu iklhtisar hasil yang akan diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Hal ini dapat diketaui dengan cara membandingkan dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran serta hasil yang akan deperoleh untuk masa yang akan datang. Muhammad Nafarin (2000:9) menyatakan: “ Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program-program yang telah disahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Anggaran merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuan”.

Dari definisi diatas dapat dirumuskan bahwa anggaran adalah rencana kerja yang sistematis dan tertulis mengenai kegiatan perusahaan yang disusun melaui analisa dengan cermat yang dimulai dengan uang dan dijabarkan dalam bentuk angka-angka serta disusun untuk jangka waktu tertentu. Dari pengertian diatas, dapat dilihat bahwa suatu anggaran mempunyai unsur-unsur, yaitu sebagai berikut: 1. Anggaran harus besifat formil, artinya anggaran disusun dengan sengaja dan sungguh-sungguh dalam bentuk tulisan sehingga diketahui pihakpihak yang terlibat dalam operasi perusahaan.


2. Rencana kerja yang

sistematis, artinya dibuat

secara berurutan

berdasarkan logika hitungan. Dan kata lain, dapat dilaksanakan dan dapat dicapai. 3. Analisa yang akan terjadi secara cermat dan setiap manajer dihadapkan pada tanggung jawab dalam pengambilan keputusanberdasarkan beberapa asumsi mengenai kejadian masa yang akan datang berdasarkan periode yang lalu. 4. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (satuan) uang yang dapat diterapkan pada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. 5. Merupakan mekanisme rencana untuk setiap aktivitas dan operasi perusahaan. 6. Merupakan pencerminan dan tujuan perusahaan yang dapat dilakukan melalui anggaran, tetapi perlu ditekankan bahwa angggaran itu bukanlah tujuan tetapi hanya sebagai dasar dari tujuan perusahaan. Didalam pengelolaan perusahaan, baik perusahaan besar ataupun kecil harus berhadapan dengan biaya yang harus dikeluarkan. Masalah biaya pada perusahaan hanya dapat dipecahkan secara memuaskan bila perusahaan tersebut mempunyai pengetauan mengenai biaya yang berkaitan dengannya. Biaya merupakan unsur penting dalam menjalankan kegiatan operasi perusahaan,

karena

biaya

harus

terlebih

dahulu

dikeluarkan

sebelum

menghasilkan suatu produk, baik itu berupa barang maupun jasa. Warren, Reev dan Fees dalam Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan (200:655) menyatakan bahwa:


“ Biaya adalah pembayaran tunai atau komitmen untuk membayar tunai dimasa datang yang ditujukan untuk menghasilkan pendapat”. SticeStice dan Skousen (2004:230) menyatakan bahwa: “ Biaya adalah arus keluar atau penggunaan lain dari aktiva atau timbulnya kewajiban (atau kombinasi keduanya) dari penyerahan atau produksi suatu barang, pemberian jasa, dan pelaksanaan aktivitas lain yang merupakan usaha terbesar atau usaha yang utama yang sedang dilakukan entitas tersebut”. L. Gayle Rayburn (2004:4) mengatakan: “ Biaya adalah pengorbanan ekonomis yang dilakukan mencapai tujuan organisasi. Untuk suatu produk, menunjukkan ukuran moneter sumberdaya yang digunakan, bahan, tenaga kerja dan overhead. Untuk suatu jasa, merupakan pengorbanan moneter yang dilakukan menyediakan jasa”.

untuk biaya seperti biaya untuk

M. Nafarin (2004:451) menyatakan bahwa: “ Biaya adalah nilai sesuatu yang secara langsung dikorbankan yang diukur dalam satuan uang untuk memperoleh hasilan”. Dari definisi di atas dapat dirumuskan bahwa biaya (cost) digunakan untuk mengukur pengorbanan yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Untuk suatu produk, biaya menunjukkan ukuran moneter sumber daya yang digunakan, pengorbanan moneter yang dilakukan untuk menyediakan jasa. 2. KLASIFIKASI ANGGARAN DAN BIAYA 2.1 KLASIFIKASI ANGGARAN Anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang, yaitu sebagai berikut: 1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari:


a. Anggaran variable Anggaran variable adalah anggaran yang disusun berdasarkan interval kapasitas (aktivitas) tertentu pada intinya merupakan suatu seri anggaan yang dapat disesuaikan pada tingkat-tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda. b. Anggaran tetap Anggaan tetap adalah anggaran yang disusun berdasarkan suatu kapasitas tertentu.

2. Menurut cara penyusunan anggaran terdiri dari: a. Anggaran periodik Anggaran periodik adalah anggaran yang disusun untuk pada satu periode tertentu, pada umumnya periodenya satu tahun, yang disusun setiap satu periode anggaran. b. Anggaran kontinu Anggaran kontinu adalah anggaran yang dibuat untuk mengadakan perbaikan anggaran yang pernah dibuat.

3. Menurut jangka waktu, anggaran terdiri dari: a. Anggaran jangka pendek Anggaran jangka pendek (anggaran taktis) adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. b. Anggaran jangka panjang


Anggaran jangka panjang (anggaran strategis) adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu lebih dari satu tahun anggaran untuk keperluan investasi barang modal.

4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari: a. Anggaran operasional Anggaran operasional adalah anggaran yang digunakan untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. b. Anggaran keuangan Anggaran keuangan adalah anggaran yang digunakan untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran operasional dan anggaran keuangan disebut sebagai anggaran induk (master budget). Anggaran induk yang mengkonsolidasikan rencana perusahaan secara keseluruhan untuk jangka pendek, biasanya disusun atas dasar tahunan.

2.2 KLASIFIKASI BIAYA Keberhasilan dalam merencanakan dan mengendalikan biaya bergantung pada pemahaman yang menyeluruh atas hubungan antara biaya dan aktivitas bisnis. Klasifikasi biaya sangat penting guna membuat ikhtisar yang berarti atas data biaya. Klasifikasi biaya tediri dari: 1. Biaya dalam hubungannya dengan produk, terdiri dari:


a. Biaya manufaktur Biaya manufaktur disebut juga biaya produksi atau biaya pabrik. Biaya manufaktur tediri dari tiga kategori: •

Bahan langsung, adalah semua bahan baku yang membentuk bagian integral dari produk jadi dan dimasukkan secara eksplisit dalam perhitungan biaya produk.

•

Tenaga kerja langsung, adalah tenaga yang melakukan konversi bahan baku langsung menjadi produk jadi dan dapat dibebankan secara layak ke produk tertentu.

•

Overhead pabrik, terdiri atas semua biaya manufaktur yang tidak ditelusuri secara langsung ke output tertentu. Overhead pabrikiasanya memasukkan semua biaya menufaktur kecuali bahan baku langsung dan tenaga kerja langsung.

b. Biaya komersial Biaya komersial disebut juga dengan biaya non produksi. Biaya komersial terdiri dari: •

Biaya penjualan dan marketing, termasuk semua biaya yang dilakukan

untuk

menangani

pesanan

konsumen

dan

memperoleh produk atau jasa untuk disampaikan kepada konsumen. Biaya-biaya tersebut disebut orde getting dan order filling costs (biaya untuk memproleh dan memenuhi pesanan). Biaya marketing meliputi periklanan, komisi penjualan, gaji untuk bagian penjualan, biaya gudang produk gaji.


•

Biaya administrasi meliputi biaya eksekutif, organisasional, dan klerikal yang berkaitan dengan manajeman umum orgnisasi.

2. Biaya dalam hubungannya dengan volume produksi, terdiri dari: a. Biaya variable Biaya variable adalah biaya yang berubah secara proposional dengan perubahan aktivitas dalam rentang yang relevan (relevant range). Dengan kata lain, biaya variable menunjukkan jumlah per unit yang relative konstan dengan berubahnya aktivitas dalam rentang waktu yang relevan. Biaya variable cukup mudah dan akurat, dan dapat dikendalikan oleh dan pada organisasi dengan banyak departemen segmen. Tingkat segmentasi meningkat kecendeungan semakin banyak biaya menjadi biaya bersama. b. Biaya gabungan Biaya gabungan terjadi ketika produksi dari suatu produk menghasilkan satu atau beberapa produk lain tanpa dapat dihindari.

3. Biaya dalam hubungannya dengan departemen produksi atau segmen lain, terdiri dari: a.

Biaya langsung Biaya langsung adalah biaya yang dapat dengan mudah ditelusuri ke objek biaya yang bersangkutan.


b. Biaya tidak langsung Biya tidak langsung adalah biaya yang tidak dapat ditelusuri dengan mudah ke objek biaya yang bersangkutan. Biaya tidak langsung terdiri dari: •

Biaya bersama (common cost) Biaya bersama (common cost) adalah biaya yang bersamasama dinikmati oleh sejumlah objek biaya. Biaya bersama biasanya ada alternative yang tersedia.

•

Biaya tertanam (sunk cost) Biaya tertanam (sunk cost) adalah biaya yang telah terjadi dan tidak dapat diubah oleh keputusan apapun yang dibuat saat ini ataupun masa yang akan datang, karena sunk cost tidak dapat diubah oleh keputusan apapun dan sunkcost bukanlah biaya diferensial. Oleh karena itu, sunk cost dapat diabaikan dalam pembuatan keputusan.

4. Biaya dalam hubungannya dengan periode akuntansi, terdiri dari: a. Biaya pengeluaran modal ( capital expenditure cost) Suatu pengeluaran modal ditujukan untuk memberikan manfaat dimasa depan dan dilaporkan sebagai aktiva. b. Biaya pengeluaran pendapatan (revenue expenditure cost) Pengeluaran pendapatan memberikan manfaat untuk periode sekarang dan dilaporkan sebagai beban.


5. Biaya dalam hubungannya dengan suatu keputusan, tindakan dan evaluasi, terdiri dari: a. Biaya diferensial Biaya diferensial adalah biaya yang relevan untuk suatu pilihan diantara banyak alternative. Biaya diferensial sering kali disebut biaya marginal atau biaya instrumental.jika biaya diferensial hanya terjadi apabila satu alternatif tertentu diambil. b. Biaya oportunitas (opportunity cost) Biaya opportunitas (opportunity cost) adalah manfaat potensial yang akan hilang bila salah satu alternatif telah dipilih dari sejumlah supervisor pada tingkat operasi tertentu. Opportunity cost tidak selalu dicatat dalam catatan akuntansi organisasi, tetapi opportunity cost adalah biaya yang harus selalu dipertimbangkan dalam setiap pengambilan keputusan. c. Biaya tetap Biaya tetap adalah biaya yang selalu tetap secara keseluruhan tanpa terpengaruh oleh tingkat aktivitas, biaya tetap bersifat konstan secara total dalam rentang yang relevan. Dengan kata lain, biaya tetap perunit semakin kecil seiring dengan meningkatnya aktivitas dalam rentang yang relevan. d. Biaya semivariabel Biaya semivariabel adalah biaya yang mempunyai elemen biaya tetap dan biaya variable. Biaya semi variable harus dipisahkan menjadi komponen tetap dan komponen variable. Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

3. KONSEP DASAR ANGGARAN Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menyusun anggaran agar tujuan dan manfaat dapat tercapai secara otial, yaitu latar belakang masing-masing dalam permasalahan yang dihadapi untuk menyusun anggaran, maka untuk membentuk suatu konsep anggaran harus dikembangkan sehingga dapat memnuhi tujuan dan sasaran. Oleh karena itu, dilibatkan semua tingkatan manajemen dalam suatu perusahaan. Suatu anggaran harus bersifat lengakap, komprehensif serta integral sehingga tidak ada satupun kegiatan yang tidak terkoordinasi dan dapat menunjang semua kegiatan didalam perusahaan. Suatu anggaran harus dapat memberikan tuntunan bagi pihak-pihak yang melaksanakan fungsi dari manajemen yang meliputi: planning, organizing, directing, dan controlling. Awalnya suatu anggaran dibuat oleh perusahaan sebagai alat perencana laba dalam melakukan aktivitas perusahaan karena apabila dilihat dari fungsi manajemen, konsep anggaran yang utama adalah sebagai alat “profit planning” dan apabila konsep anggaran yang utama ini dapat dipenuhi, maka fungsi manajemen yang lain akan dapat dipenuhi dan dapat digunakan sebagai suatu alat perencanaan dan pengawasan.

4. PERAN DAN MANFAAT ANGGARAN Anggaran

berfungsi

untuk

membantu

para

manajemen

untuk

mengidentifikasi adanya pemborosan yang terdapat dalam menjalankan operasi sehingga apabila anggaran yang dibuat dengan baik., maka pemborosan dan


kurangnya efisiensi dapat dihilangkan sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai. Selain itu, anggaran juga dapat berfungsi sebagai rencana dan tindakan dimasa datang karena banyak organisasi yang menjadikan anggaran sebagai rencana dan tujuan dan juga sebagai alat motivasi dan alat untuk dapat mengevaluasi kinerja karena dengan adanya anggaran yang baik, maka akan mendorong pekerja untuk mengetahui sejauh mana prestasi dan tetap kerja untuk mencapai tujuan yang telah dianggarkan. Manfaat anggaran, yaitu: 1. Anggaran merupakan sasaran usaha yang akan dicapai perusahaan masa mendatang sehingga masing-masing tingkatan akan mengetahui tugasnya. 2. Dengan adanya anggaran yang telah disusun, maka secara tidak langsung dapat membawa perbaikan terhadap perusahaan, sebab setiap bagian akan mengawasi setiap wewenang dan tanggung jawabnya dan dapat pula dilakukan perhitungan terhadap jenis-jenis biaya yang dikeluarkan perusahaan. 3. Sebagai alat koordinasi dan alat pengawasan yang digunakan sebagai alat untuk mengendalikan kegiatan usaha. 4. Anggaran akan mendorong adanya profesionalisme “managerial skill” dari setiap bagian perusahaan karena anggaran yang telah disusun akan menunjukkan dengan jelas sejauh mana prestasi dan adanya peningkatan kualitas para pekerja. 5. Anggaran merupakan suatu sasaran yang jelas bagi perusahaan dapat kembali menata organisasi karena adanya alat koordinasi yang mampu Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

memberikan

kesempatan

bagi

perusahaan

dan

meningkatkan

produktivitas. 6. Dengan adanya anggaran, perusahaan akan mampu menghadapi perkembangan yang lebih kompleks dimasa datang. Sesuai dengan fungsi manajemen, fungsi anggaran juga demikian. Hal ini disebabkan oleh anggaran sebagai alat manajemen dalam melaksanakan fungsinya, maka anggaran bermanfaat pada: 1. Fungsi perencanaan Anggaran merupakan alat perencanaan tertulis yang menuntut pemikiran yang teliti dan akan memberikan gambaran yang lebih nyata dan jelas dalam unit dan uang. 2. Fungsi pelaksanaan Anggaran merupakan pedoman dalam melaksanakan pekerjaan sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan selaras dalam mencapai tujuan (laba). 3. Fungsi pengawasan Anggaran merupakan alat pengawasan (controlling). Pengawasan berarti mengevaluasi (menilai) terhadap pelaksanaan pekerjaan, yang dilakukan dengan cara: a. Membandingakan realisasi dengan rencana (anggaran) b. Melakukan tindakan perbaikan apabila dipandang perlu (apabila terhadap penyimpangan ang merugikan). 4. Fungsi komunikasi Fungsi komunikasi dalam suatu perusahaan meliputi adanya penyampaian informasi dengan tujuan, strategi, kebijaksanaan, rencana, pelaksanaan, Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

dan adanya penyimpangan yang terjadi. Dalam penyusunan anggaran, berbagai unit dan tingkatan organisasi berkomunikasi dan berperan serta dalam proses anggaran, sehingga setiap yang bertanggung jawab terhadap anggaran harus dinilai mengenai prestasi yang telah diacapai secara berkala. 5. Fungsi motivasi Anggaran berfungsi sebagai alat untuk memotivasi para pelaksana didalam melaksanakan tugas-tugas yang diembannya. Motivasi dapat dilakukan dengan cara pemberian insentif, baik dalam bentuk hadiah, uang, bonus, atau penghargaan. 6. Fungsi pendidikan Fungsi pendidikan yaitu suatu cara dalam mendidik para pelaksana mengenai cara bekerja secara teratur pada setiap pusat pertanggung jawaban yang dikerjakan. Dengan demikian anggaran bermanfaat untuk latihan kepemimpinan bagi para manajer khususnya atau calon manajer.

5. PROSES PERENCANAN BIAYA OPERASIONAL Setiap perusahaan harus menyiapkan suatu perencanaan, yang merupakan suatu usaha untuk merumuskan tujuan-tujuan dan menyusun program operasi yang lengkap dalam rangka mencapai tujuan tersebut, termasuk juga proses penentuan strategi yang disusun untuk jangka panjang dan jangka pendek. Tanpa perencanaan yang baik, kemungkinan besar suatu perusahaan akan mengalami kegagalan.


Richard L. Daft (2000:7) dalam Edward Tanujaya dan Shirly Tiolina menyatakan bahwa: “ Perencanaan (planning) adalah menentukan tujuan untuk kinerja organisasi dimasa depan serta memutuskan tugas dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”. Suatu anggaran merupakan rencana yang kuntitatif terhadap kegiatan operasi perusahan. Untuk mendefinisikan anggaran perlu diperhatikan tentang sumber daya dan adanya suatu komitmen yang penuh dari semua lapisan organisasi, sehingga anggaran dapat dipakai sebagai pedoman untuk melakukan semua kegiatan operasi yang dilakukan oleh perusahaan. Alasan dasar mengapa perencanaan dilakukan, yaitu sebagai berikut: 1. Protective benefit Protective benefit dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan. 2. Positive benefit Positive benefit dilakukan dalam peningkatan pencapaian tujuan operasi. Perencanaan menjembatani antara keadaan sekarang dan keadaan masa yang akan datang. Meskipun pada masa depan kurang dapat diprediksikan dengan tepat dan berbagai peristiwa yang tidak diperkirakan sebelumnya mungkin mengganggu rencana yang telah disusun, namun apabila tidak ada perencanaan semua kegiatn cenderung dilakukan tanpa tujuan yang jelas dan bersifat untunguntungan. Dalam perbuatan anggaran, pihak manajemen PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) harus mampu melihat situasi bahkan kondisi dimasa sekarang dan masa Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

yang akan datang. Pihak manajemen sebagai pihak yang berperan didalam pembuatan anggaran memerlukan waktu yang cukup lama untuk dapat menyusun suatu anggaran yang baik, dan penganggaran yang baik dapat juga digunakan sebagai alat untuk meminimalkan adanya masala-masalah yang mungkin dihadapi perusahaan dimasa mendatang. Untuk menyusun anggaan perusahaan dapat digunakan sebagai metode. Metode yang digunakan tergantung pada kondisi keinginan manajemen perusahaan yang bersangkutan. Proses penyusunan anggaran adalah tahap kegiatan yang dilakukan sehingga tersusun dan menjadi pegangan manajemen dalam kegiatan operasional. Ditinjau dari siapa yang membuat anggaran, penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara: 1. Otoriter (top down) Dalam metode ini, anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan atau keikut sertaan bawahan dalam penyusunannya. Metode ini baiknya jika karyawan tidak mampu menyusun anggaran atau dianggap akan terklalu lama dan tidak tepat jika diserahklan kepada bawahan. Hal ini bisa terjadi didalam perusahaan yang karyawannya tidak memiliki keahlian cukup untuk menyusun anggaran. Atasan bisa saja menggunakan konsultan atau tim khusus untuk menyusunnya. 2. Demokrasi (bottom up) Dalam metode ini anggaran disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Anggaran disusun mulai dari bawahan sampai atasan. Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

Bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya dimasa yang akan datang. Metode ini tepat digunakan jika karyawan sudah memiliki kemampuan dalam menyusun anggaran dan tidak dikhawatirkan akan menimbulkan proses yang lama dan berlarutlarut. 3. Metode campuran Perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan sesuai dengan arahan atasan. Metode yang terbaik tergantung pada kondisi perusahaan atau lembaga masing-masing. Ditinjau dari segi mana menilai untuk menyusun anggaran, ada beberapa cara menyusun anggaran, yaitu sebagai berikut: 1. A. Priori Dalam metode ini, menyusun anggaran dimulai dari penetapan angka laba yang diinginkan oleh perusahaan atau pemiliknya. Setelah laba ditetapkan, maka semua pos yang berkaitan dengan upaya mencapai laba ini baru dihitung dan direncanakan, kemudian ditetapkan. Keuntungan metode ini adalah karena laba ditetapkan terlebih dahulu, maka bagian lain yang terlibat dalam penciptaan laba ini diharapkan akan termotivasi untuk mencapai laba yang ditetapkan itu. Hal ini akan leih baik lagi jika laba yang ditetapkan realistis. 2. Posteriori Dalam metode ini, laba merupakan hasil akhir dari penetapan rencana kegiatan, seperti penjualan produksi. Dari bagian masing-masing diberi Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

kesempatan untuk menyampaikan anggarannya dan laba yang diharapkan, dan setelah semua yang diperhitungkan, maka akan dapat diketahui angka laba. Tentu sebelumnya harus diberikan dahulu pengarahan, informasi, dan bahan-bahan yang perlu dalam penyusunan anggaran yang dimaksud. 3. Pragmatis Dalam metode ini, anggaran ditetapkan berdasarkan pengalaman dimasa yang lalu. Penetapan anggaran yang dilakukan secara ilmiah berdasarkan standar yang dihitung secara ilmiah pula atau berdasarkan pengalaman tahun-tahun sebelumnya. Dengan dasar-dasar atau metode-metode yang telah dipaparkan diatas, maka PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) mempunyai dasar penyusunan anggaran biaya operasional, yaitu sebagai berikut: 1. Pengalaman tahun lalu (historical) Salah satu dasar penyusunan anggaran adalah anggaran pada tahun-tahun yang lalu. Dalam hal ini yang menjadi dasar penelitian adalah angka ratarata lima tahun terakhir. 2. Melihat kondisi ekonomi secara umum Penyusunan anggaran berdasarkan pada apa yang terjadi pada masa yang akan datang terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah, perkembangan teknologi para saingan, dan lain-lain. Hal ini sangat penting untuk perkiraan dalam mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.


3. Pangsa pasar Pangsa pasar PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) adalah penjualan hasil industri, maka dalam hal ini perlu diperhatikan bagaimana prospek kedepan yang akan diambil. Para pelaksana anggaran harus memperhatikan dan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Anggaran harus dibuat serealitas dan secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah dan terlalu tinggi. 2. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi top management. 3. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan sehingga pelaksana anggaran tidak merasa tertekan melainkan termotivasi. 4. Untuk membuat realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu sehingga apabila terjadi penyimpangan dapat segera diantisipasi.

6. PROSES PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen, namun bukan berarti pengawasan tidak penting dan dilakukan pada tahap-tahap terakhir kegiatan perusahaan. Dengan adanya pengawasan dapat diketahui hasil yang telah dicapai, yaitu dengan cara membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standart atau rencana, serta melakukan perbaikan bila terjadi penyimpangan.


Fungsi

pengawasan

mempunyai

hubungan

yang

erat

dengan

perencanaan, karena suatu perencanaan yang telah ditetapkan dapat dinilai setelah dilakukannya pengawasan sehingga baik tidaknya pelaksanaan dari perencanaan yang ditetapkan dapat diukur dengan fungsi pengawasan tersebut. Richard L. Daft (2002:9) dalam Edwar Tanujaya dan Shirly Tiolona menyatakan bahwa: “Pengawasan (controlling) adalah mengawasi aktivitas karyawan, menentukan apakah organisasi dapat memenuhi target tujuannya, dan melakukan koreksi apabila diperlukan”. Tujuan utama pengawasan adalah untuk menilai prestasi kerja (performance) masa lalu dan meletakkan tanggung jawab jika terjadi penyimpangan sehingga dapat diambil suatu tindakan perbaikan agar hasil kegiatan tersebut sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan mencapai tingkat prestasi kerja yang diharapkan. Proses pengawasan yang baik memerlukan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Penetapan standard pelaksanaan 2. Menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan yang nyata 4. Perbandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan 5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan Pengawasan biaya yang efektif mempunyai 2 (dua) aspek, yaitu sebagai berikut: Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

1. Pengawasan operasional Pengawasan operasional ditunjuk untuk mengawasi kegiatan operasi perusahaan dan mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau jasa yang diperoses, dihasilkan dan sampai barang tersebut dijual. Namun, dengan berkembangnya perusahaan, bila sasaran hendak dicapai, pengawasan operasional tidak dapat dipertahankan lebih lama karena hal demikian merupakan pemorosan dan kurang efisien.

2. Pengawasan akuntansi Pengawasan akuntansi adalah pengawasannya yang dilakukan melalui prosedur-prosedur akuntansi dan pencatatan yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan dan dapat dipercaya catatan finansialnya. Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu sistem pencatatan yang

dapat mengembangkan pertanggung jawaban biaya-

biaya dan arus pekerjaan, serta memberi laporan statistik untuk mengetahui perkembangan orang-orang yang bertanggung jawab atas biaya,

apakah

mereka

melaksanakan

tugasnya

sesuai

dengan

kebijaksanaan yang telah ditetapkan atau tidak. Disamping

pengawasan ooperasional dan pengawasan akuntansi

diperlukan juga sistem akuntansi yang kuat dan pengawasan intern. Sistem akuntansi adalah keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan prosedur data dan mengelolanya, sehingga terdapat bahan-bahan informasi maupun alat pengawasan.


Pengawasan intern meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaan, menguji ketepatan, dan sampai berapa jauh data kuntansi dapat dipercaya, mengalahkan efisiensi usaha, dan mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Untuk menjadi efektif, system pengawasan harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1.

Akurat

2.

Tepat waktu Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dan dievaluasi secepat bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3.

Objektif dan menyeluruh Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta lengkap.

4.

Terpusat pada hal-hal pengawasan strategi System pengawasan harus memusatkan perhatiann padabidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standard paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5.

Realistis secara ekonomis

6.

Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Biaya pelaksanaan system pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama dengan kegunaan yang diperoleh dari system tersebut.

7.

Realistik secara organisasional

8.

Fleksibel

9.

Bersifat sebagai petunjuk dan operasional


10. Diterima para anggota organisasi Manfaat dari pengawasan bagi suatu perusahaan, yaitu sebagai berikut: 1.

Mempersatukan kepentingan tentang kebijakan-kebijakan dan prosedurprosedur.

2.

Menentukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif

3.

Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi

4.

Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standard

5.

Menyegerakan tindakan koreksi yang diperlukan untuk pencapaian tujuan.


BAB III ANALISA DAN EVALUASI

Pada bab III ini penulis akan memcoba menganalisa dan mengevaluasi hal-hal dan kegiatan yang ada didalam perusahaan, khususnya dalam hal perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan terhadap biaya-biaya operasional yang terjadi yang berupa biaya administrasi dan umum. Dimana Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) hanya melakukan operasi administrasi dan umum saja.

A. PERENCANAAN BIAYA OPERASIONAL Dari pengertian perencanaan bab II, dapat kita lihat bahwa perencanaan adalah upaya untuk memutuskan apa yang dilakukan, bagaimana, bila, dan siapa yang melakukan. Pengertian perencanaan ini pada hakekatnya sama dengan perencanaan yang ada pada PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) karena sebelum menjalankan operasi perusahaan, manajemen PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) merencanakan terlebih dahulu yang akan dilakukan. Misalnya: strategi apa yang akan dilakukan, kemudian bagaimana biaya-biaya yang dikeluarkan. Langkah selanjutnya kapan hal tersebut dilakukan. Biasanya PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) melaksanakan pada periode yang akan datang, atau pada saat-saat yang telah ditetapkan. Langkah akhir adalah siapa yang melakukannya. Pengurus PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) memilih orang-orang yang berkualitas dalam melakukan rencana yang telah dibuatnya.


Anggaran yang terdapat pada PT.Kertas Kraft Aceh (Persero) merupakan suatu perencanaan dalam mencapai tujuan, dengan kata lain, anggaran merupakan alat untuk mencapai tujuan. Hal ini jelas bahwa perencanaan yang telah dibuat PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) benar-benar matang dan sangat baik. Dengan perencanaan,

ketidak

pastian keadaan

masa depandapat

diprediksikan meskipun masa depan tidak dapat dengan tepat diramalkan dan peristiwa-peristiwa yang tidak diperhitungkan sebelum mungkin mengganggu rencana yang disusun, namun apabila ada rencana, semua kegiatan cenderung dilakukan dengan hati-hati dengan perhitungan yang mantap dari sebelumnya.

B. PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL Pengawasan biaya pada PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: 1. Pengawasan melalui administrasi antara lain yaitu dengan pencatatan penggolongan berdasarkan buku pedoman, pembukuan, dan formulirformulir pembukuan, serta prosedur-prosedur

yang dilalui dalam

peneluaran. 2. Pengawasan biaya melalui perbandingan antara anggaran dan biaya yang telah direalisasi. Untuk pengawasan melalui administrasi dapat dikatakan perusahaan ini sudah cukup baik sebab sistem akuntansi dan prosedur dilaksanakan berdasarkan pedoman yang telah diberikan. Dalam pengawasan dengan perbandingan anggaran dan biaya sebenarnya, perusahaan telah melakukannya dengan cukup baik. Dan bila terjadi penyimpangan yang tidak menguntungkan, pengurus atau Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

semua bagia-bagian yang ada di PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) tidak memutuskan

bahwa hal

itu

merupakan penurunan prestasi,

melainkan

menganalisa faktor-faktor yang menjadi penyebabnya, sehingga dapat diperbaiki untuk masa yang akan datang. Penyusunan anggaran untuk perusahaan yang besar biasanya dilakukan dengan membentuk panitia yang disebut dengan panitia anggaran. Pada PT. Kertas Kraft Aceh (Persero), penyusunan anggaran disiapkan oleh semua bagian atau secara bersama-sama dan akan dilaporkan kepada kepala Kepala Bagian Keuangan untuk menyusun anggaran, selanjutnya diserahkan kepada Kepala Cabang. Anggaran yang disusun tiap bagian diserahkan kepada bagian keuangan setelah melalui perbaikan-perbaikan yang dirasa perlu. Kepala bagian keuangan membuat anggaran untuk keseluruhan bagian, kemudian anggaran ini diserahkan kepada Kepala Cabang dan langkah terakhir diserahkan kepada Direktur untuk disetujui. Pada umumnya anggaran biaya disesuaikan dengan perubahan-perubahan yang diharapkan dalam kebijaksanaan atasan dan dalam kondisi umum perekonomian, sangat membantu dalam penyusunan anggaran PT. Kertas Kraft Aceh (Persero). Catatan histori atau pengalaman-pengalaman tahun lalu pada umumnya menjadi dasar untuk penyusunan anggaran.

C. PENYIMPANGAN ANGGARAN BIAYA OPERASIONAL TERHADAP PELAKSANAAN KEGIATAN PERUSAHAAN Penyimpangan atau selisih adalah perbedaan antara anggaran dan realisasi. Anna Qorina Siregar : Perencanaan Dan Pengawasan Biaya Operasional Pada Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh Cabang Medan, 2007. USU Repository © 2009

Penyimpangan dapat terjadi dalam 2 (dua) kemungkinan yaitu: 1. Penyimpangan yang menguntungkan ( favorable variance) 2. Penyimpangan yang merugikan (unfavorable variance) Penyimpangan yang menguntungkan (favorable variance) terjadi bila angka realisasi lebih rendah dibandingkan dengan anggaran, sedangkan penyimpangan yang merugikan (unfavorable variance) terjadi bila angka realisasi lebih besar bila diandingkan denan anggaran. Untuk mengetahui apakah fungsi pengawasan yang dilakukan oleh PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) berjalan dengan efektif da efisien, maka akan dilampirkan laporan iaya operasional. Secara keseluruhan mengalami kenaikan, dimana dianggarkan sebesar Rp. 276.321.707,- sementara realisasi sebesar Rp. 282.464.206,-. Hal ini menimbulkan kerugian sebesar 6.151.499,- atau sebesar 2,23%. Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi pada masing-masing jenis biaya pada PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) adalah pada laporan biaya administrasi dan umum, dimana biaya-biayanya adalah sebagai berikut: •

Biaya gaji pengurus/pembantu dianggarkan sebesar Rp. 15.720.000,dan realisasi sebesarRp. 15.120.000,- dengan keuntungan sebesar Rp. 600.000,-.

•

Biaya pemeriksaan dan pengobatan karyawan/ti dianggarkan sebesar Rp. 8.175.250,- dan realisasi sebesar Rp. 7.960.850,- dengan keuntungan sebesar Rp. 214.200,-.


•

Biaya pemeliharaan inventaris kantor dianggarkan sebesar Rp. 1.505.750,- dan realisasi sebesar Rp. 1.450.500,- dengan keuntungan sebesar Rp. 55.250,-.

•

Biaya pemeliharaan kendaraan dinas dianggarkan sebesar Rp. 6.347.850,- dan realisasi sebesar Rp. 5.785.600,- dengan keuntungan sebesar Rp. 562.520,-.

•

Biaya administrasi bank dianggarkan sebesar Rp. 750.000,- dan realisasi sebesar Rp. 525.000,- dengan keuntungan sebesar Rp. 225.000,-.

•

Rupa-rupa biaya kantor yang dianggarkan sebesar 1.535.250,- dan realisasi

sebesar Rp. 1.275.350,- dengan keuntungan sebesar Rp.

259.900,-. Dari perbandingan antara anggaran dan realisasi diatas, dapat disimpulkan bahwa banyak pos yang mengalami penurunan biaya dari tahun sebelumnya. Tapi tidak sedikit pula pos yang mengalami kenaikan berlebih dari tahun sebelumnya. Hal ini dikarenakan pengawasan di dalam anggaran kurang baik dibandingkan dengan tahun sebelumnya. Dari analisa anggaran dan realisasi biaya administrasi dan umum, maka hal ini dapat menunjukkan bahwa pengawasan yang dilakukan oleh Kantor Perwakilan PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) bisa dikatakan belum berjalan dengan efektif dan efisien karena berdasarkan angka-angka diatas, secara umum mengakibatkan unfavorable varience (penyimpangan yang merugikan) dan secara umum tidak baik pada biaya administrasi dan umum perusahaan.


BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN Setelah

melakukan

penelitian

langsung

ke

lapangan

dan

membandingkan antara kegiatan yang berlangsung diperusahaan dengan teori yang terdapat dalam literatur yang menjadi referensi perkuliahan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. PT. Kertas Kraft Aceh adalah perusahaan negara yang bergerak dibidang produksi kertas semen. 2. Struktur organisasi PT. Kertas Kraft Aceh menunjukkan tugas dan wewenang masing-masing beserta tanggung jawabnya terhadap kegiatan operasional perusahaan. 3. Pengertian perencanaan sebenarnya merupakan menetapkan kegiatankgiatan yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang untuk mencapai tujuan perusahaan. Biasanya perusahaan menentukan mengenai apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, dan bagaimana cara mencapai tujuannya. 4. Pengertian pengawasan adalah usaha sistematis yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan untuk membandingkan hasil-hasil yang dicapai dengan rencana yang telah dilakukan. Kebutuhan untuk melakukan pengawasan akan meningkat dengan semakin besar dan kompleksnya organisasi perusahaan.


5. Perencanaan yang dibuat oleh PT. Kertas Kraft Aceh (Persero) merupakan perencanaan yang dibuat oleh masing-masing bagian yang disetujui oleh atasan dan bertanggung jawab penuh terhadap jalannya kegiatan operasi perusahaan. 6. Dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan harus sesuai dengan rencana yang telah disusun, dan dilakukan pengawasan agar tidak terjadi kesalahan atau penyimpangan yang besar. 7. Pengawasan

terhadap

pelaksanaan

kegiatan,

terutama

dalam

penggunaan biaya telah dilakukan dengan baik oleh perusahaan dengan mengetahui catatan setiap penggunaan biaya sehingga biaya dimanfaatkan secara efektif dan efisien. 8.

Bila terjadi penyimpangan terhadap perencanaan dalam bentuk anggaran biaya yang disusun berbeda dengan realisasi dan menunjukkan angka yang cukup material, maka bagian yang bersangkutan harus memberitahukan penyebab perbedaan disertai dengan alasan dan bukti yang mendukung.

B. SARAN 1.

Untuk tujuan pengawasan yang lebih baik, sebaiknya perusahaan membentuk bagian pengawasan anggaran agar setiap penyimpangan yang terjadi dapat dianalisa, bagaimana yang bertanggung jawab atas penyimpangan-penyimpangan tersebut. Dengan demikian, dapat dilakukan perbaikan agar penyimpangan tidak semakin besar.


2.

Mengingat pentingnya peranan anggaran, sebaiknya anggaran disusun secara teliti dengan membentuk suatu panitia anggaran atau seksi khusus lainnya, sehingga anggaran merupakan program kerja.

3.

Agar dapat memenuhi fungsinya sebagai alat perencanaan dan pengawasan masih perlu diadakan peningkatan dalam hal kegiatan penelitian dan analisa.

4.

Aspek pengawasan adalah membandingkan antara realisasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dan mengelola perusahaan karena tujuan pengawasan bukanlah untuk mencari pengawasan tetapi untuk mencegah dan memperbaiki.


PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL PADA KANTOR PERWAKILAN PT. KERTAS KRAFT ACEH CABANG MEDAN SKRIPSI MINOR DIAJUKAN OLEH:

Recommend Documents