MANFAAT PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASIONAL DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI SYAHYUNAN Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara A. Biaya dan Klasifikasi Biaya 1. Pengertian Biaya Pengertian biaya saat ini sudah semakin luas seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai istilah tersebut seperti: akuntan, ekonom, insinyur, manajer dan lain- lain. Para pemakai istilah tersebut umumnya telah memiliki defenisi tersendiri tentang biaya sehingga sukar bagi kita untuk memberikan pengertian yang tepat atas biaya yang dimaksud. Ada beberapa pengertian dari biaya antara lain: Biaya adalah pengorbanan sumber ekonomis yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau kemungkinan akan mencapai tujuan tertentu. Biaya adalah suatu nilai tukar, prasyarat, atau pengorbanan guna memperoleh manfaat. Dalam akuntansi keuangan, prasayarat atau pengorbanan tersebut pada tanggal perolehan dinyatakan dengan pengurangan kas atau aktiva lainnya pada saat ini atau di masa mendatang. Dan pengertian di atas dapat kita ketahui bahwa telah terjadi pengorbanan ekonomis untuk rnencapai suatu manfaat tertentu. Pengorbanan yang tercantum dalam neraca pada pas aktiva rnerupakan biaya yang belu terpakai (unexpired cost). Pengorbanan yang langsung memperoleh hasil pada periode yang sama dengan terjadinya pengorbanan (expired cost) akan menjadi faktor pengurang dari hasil untuk mendapatkan laba. 2. Jenis-jenis Biaya Penggolongan biaya tergantung untuk apa biaya tersebut digolongkan, untuk tujuan yang berbeda diperlukan cara penggolongan biaya yang berbeda pula, atau tidak adil satu cara penggolongan biaya yang dapat dipakai untuk semua tujuan menyajikan informasi biaya. Salah satu penggolongan biaya yang sering dilakukan adalah penggolongan biaya sesuai dengan fungsi pokok dari kegiatan/aktivitas perusahaan (Cost classified according to the function of business activity). Fungsi pokok dari kegiatan perusahaan-perusahaan dapat digolongkan kedalam: a. Fungsi produksi, yaitu fungsi yang berhubungan dengan kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai yang siap untuk dijual b. Fungsi pemasaran, yaitu fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penjualan produk selesai yang siap dijual dengan cara yang memuaskan pembeli dan dapat rnemperoleh laba sesuai yang diinginkan perusahaan sampai dengan pengumpulan kas dari hasil penjualan. c. Fungsi administrasi dan umum, adalah fungsi yang berhubungan dengan kegiatan penentuan kebijaksanaan, pengarahan, dan pengawasan kegiatan perusahaan secara keseluruhan agar dapat berhasil guna dan berdaya guna.
© 2004 Digitized by USU digital library
1
d.
Fungsi keuangan (financial), yaitu fungsi yang berhubungan dengan kegiatan keuangan atau penyediaan dana yang diperlukan perusahaan. Atas dasar fungsi tersebut di atas, biaya dapat dikelompokkan menjadi: a. Biaya produksi, yaitu semua biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku menjadi produk selesai. Biaya produksi dapat digolongkan ke dalam: 1. Biaya Bahan Baku yang dikelompokkan sebagai biaya utama (prime cost). 2. Biaya Tenaga Kerja Langsung 3. Biaya Overhead Pabrik Biaya tebaga kerja langsung dan biaya overhead dapat digabung menjadi biaya konversi (conversion cost) yang dalam hal ini mencerminkan biaya untuk mengubah bahan langsung menjadi bahan jadi. Bahan baku adalah bahan yang akan diolah menjadi produk selesai dan pemakaiannya dapat diidentifikasikan atau diikuti jejaknya atau merupakan bagian integral pada produk tertentu. Biaya bahan baku adalah harga perolehan dari bahan baku yang dipakai di dalam pengolahan produk. Bahan penolong adalah bahan yang diolah menjadi bagian produk selesai tetapi pemakaiannya tidak dapat diikuti jejak atau manfaatnya pada produk selesai tertentu. Biaya bahan penolong adalah harga perolehan bahan penolong yang dipakai di dalam pengolahan produk. Biaya tenaga kerja adalah semua balas jasa yang diberikan oleh perusahaan kepada semua karyawan. Sesuai dengan fungsi dimana karyawan bekerja, biaya tenaga kerja dapat digolongkan ke dalam biaya tenaga kerja pabrik, biaya tenaga kerja pemasaran, biaya tenaga kerja administrasi dan umum, serta fungsi keuangan. Biaya tenaga kerja langsung adalah balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang manfaatnya dapat diidentifikasikan atau diikuti jejaknya pada produk tertentu yang dihasilkan oleh perusahaan. Biaya overhead pabrik adalah biaya produksi selain biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. b. Biaya pemasaran, yaitu biaya dalam rangka penjualan produk selesai sampai dengan pengumpulan piutang menjadi kas. Biaya ini meliputi biaya untuk melaksanakan: (1) fungsi penjualan; (2) fungsi penggudangan produk selesai; (3) fungsi pengepakan dan pengiriman; (4) fungsi advertensi; (5).fungsi pemberian kredit dan pengumpulan piutang; (6) fungsi pembuatan faktur dan administrasi penjualan. c. Biaya administrasi dan umum, yaitu semua biaya yang berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Biaya ini terjadi dalam rangka penentuan kebijaksanaan, pengarahan, dan pengawasan kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Termasuk dalam biaya ini gaji pimpinan tertinggi perusahaan, personalia, sekretariat, akuntansi, hubungan masyarakat, keamanan dan sebagainya. d. Biaya keuangan, adalah semua biaya yang terjadi dalam melaksanakan fungsi keuangan, misalnya: biaya bunga.
B. Anggaran Biaya Operasional 1. Pengertian Perencanaan Sebelum penulis membicarakan apa yang dimaksud dengan anggaran, terlebih dahulu penulis mengupas secara singkat pengertian tentang perencanaan.
© 2004 Digitized by USU digital library
2
Perencanaan adalah fungsi menetapkan kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa perencanaan dilakukan setelah terlebih dahulu dibuat anggapan tertentu mengenai faktor-faktor yang dapat dilihat. Berdasarkan kenyataan tersebut disusun suatu rencana untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan harus dibuat sebelum melaksanakan tindakantindakan agar tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan baik. Karena perencanaan mencakup hal-hal yang berhubungan dengan keadaan di masa yang akan datang maka perencanaan harus mempunyai kemampuan untuk melihat jauh ke depan. Berdasarkan kemampuan tersebut diharapkan perencanaan dapat disusun secara baik, teliti dan seksama jauh sebelumnya sehingga memungkinkan bagi manajer perusahaan dalam melakukan pilihan-pilihan terbaik yang dapat dilaksanakan untuk menghindari kegagalan. 2. Pengertian Anggaran Perencanaan yang disusun secara kuantitatif umumnya dituangkan dalam bentuk anggaran. Anggaran merupakan salah satu alat pengawasan yang dipergunakan secara luas dalam kegiatan perusahaan maupun lembaga pemerintahan. Penyiapan anggaran adalah bagian yang tidak terpisahkan dari proses perencanaan, atau pernyataan rencana. Beberapa ahli telah memberikan definisi tentang pengertian anggaran (budget). Menurut Robert N. Anthony dan James S. Renee: A budget is a plan expressed in quantitative, usually monetary terms, that covers a specified period of time, usually one year. Mas'ud M.C merumuskan, bahwa : Budget adalah suatu rencana yang terkoordinasi dan menyeluruh, dan yang dinyatakan dalam satuan yang, mengenai kegiatan operasi dan penggunaan sumber-sumber daya perusahaan untuk suatu periode tertentu di masa yang akan datang. Dari pengertian yang dikemukakan di atas terdapat beberapa perbedaan akibat sudut pandang yang berbeda dalam memandang persoalan, tetapi secara umum ada beberapa persamaan yang dapat ditarik antara lain: 1. Anggaran adalah rencana tertulis mengenai kegiatan perusahaan yang disusun melalui analisis yang cermat dengan menggunakan data pada periode yang lalu, kemudian dijabarkan dalam bentuk angka-angka dan satuan yang merupakan pencerminan tujuan perusahaan untuk jangka waktu tertentu pada periode yang akan datang. 2. Anggaran perusahaan merupakan alat bagi manajemen dalam menyusun perencanaan, melaksanakan koordinasi dan pengawasan terhadap keseluruhan kegiatan perusahaan. 3. Anggaran perusahaan adalah suatu rencana tindakan terperinci, sebagai pedoman untuk melakukan penilaian atas pelaksanaan. Pada dasarnya anggaran merupakan gambaran masa yang akan datang, jadi setiap saat anggaran tersebut hams dapat dihadapkan dengan kenyataan yang ada pada saat pelaksanaan. Oleh karena itu, anggaran harus bersifat luwes agar memungkinkan untuk melakukan penyesuaian terhadap kondisi dari yang telah diperkirakan sebelumnya.
© 2004 Digitized by USU digital library
3
Jenis Anggaran Biaya Anggaran biaya dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu : (a) Anggaran biaya teknik (Enginered expense), dan (b) Anggaran biaya kebijakan (discreatianary expenses). Anggaran biaya teknik adalah anggaran yang digunakan untuk pusat pertanggungjawaban biaya yang sebagian besar masukannya mempunyai hubungan yang nyata dan erat dengan keluarannya. Anggaran biaya yang disusun untuk departemen produksi adalah merupakan anggaran biaya teknik. Sebagai contoh dapat dilihat pada anggaran biaya produksi pada tabel I. Tabel 1 PT. ABC Anggaran Biaya Produksi Tahun 1996 (Unit/ dan dalam jutaan rupiah) No
Keterangan
Rp.
Total
Budget Triwul Triwul II III Rp 2,000 Rp 3,000
1
Persediaan Barang dalam proses
Rp 8,000
Rp 4,000
Triwul I Rp 4,000
Triwul IV
2
Total Biaya Pbrikasi
Rp 275,000
Rp. 117,000
Rp 6,000
Rp 26,000
Rp 36,000
Rp 39,000
3
Total Produksi
Rp 283,000
Rp 121,000
Rp 20,000
Rp 28,000
Rp 9,000
Rp 43.000
4
Persediaan Barang dalam Proses
Rp 13,800
Rp 6,000
Rp 2,000
Rp 3,000
Rp 4,000
Rp 6,000
5
Biaya Produksi
Rp 269,200
Rp 115,000
Rp 18,000
Rp 25,000
Rp 35,000
Rp 37,000
Rp 4,000
Dalam menyusun suatu anggaran produksi terlebih dahulu disusun anggaran penjualan. Rencana produksi menyangkut penentuan jumlah satuan masing-masing produk yang harus dihasilkan guna memenuhi rencana penjualan dan untuk memelihara tingkat persediaan barang jadi yang direncanakan. Oleh karena perencanaan dan penjadwalan produksi merupakan fungsifungsi pabrik yang menyangkut penetapan kualitas produk yang harus diproduksi dan waktu produksinya, maka rencana produksi menjadi tanggung jawab utama direktur produksi. lkhtisar anggaran produksi di atas dapat lebih dirinci lagi menurut produk yang dihasilkan. Anggaran biaya teknik mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. Anggaran ini dirancang untuk mengukur efisiensi. 2. Manajer operasi menerima semua tanggung jawab secara lengkap untuk mencapai sa saran karena pada umumnya semua variabel prestasi berada di bawah pengawasan manajer operasi. Anggaran biaya kebijakan adalah anggaran yang digunakan untuk pusat pertanggungjawaban biaya yang sebagian besar masukannya tidak mempunyai hubungan dengan keluarannya. Yang dimaksud dengan anggaran biaya kebijakan misalnya anggaran yang disusun untuk pusat pertanggungjawaban biaya. Anggaran biaya kebijakan mempunyai karakteristik sebagai berikut : 1. Anggaran biaya tersebut tidak dirancang untuk mengukur efisiensi atau inefisiensi.
© 2004 Digitized by USU digital library
4
2. Penyusun anggaran bertanggungjawab atas pengeluaran dan jumlah yang ditentukan, baik lebih ataupun kurang (mungkin dengan toleransi tertentu), kecuali jika ada perubahan yang disetujui secara nyata. Anggaran ini merupakan batas atas pengeluaran biaya yang dapat dilakukan oleh manajer pusat pertanggungjawaban biaya yang bersangkutan sehingga merupakan pedoman agar biaya yang sesungguhnya tidak melebihi jumlah yang dianggarkan. Contoh anggaran biaya kebijakan dapat dilihat pada anggaran biaya administrasi berikut ini (Tabel 2). Tabel 2 PT. ABC Budget Biaya Administrasi dan Umum No
Keterangan
Rp. Total
Gaji dan Tunjangan
Rp. 12,500
Triwul I Rp. 3,000
Triwul II Rp. 3,100
Biaya Kantor
Rp.
2,500
Rp.
500
Rp.
Biaya Sewa
Rp.
5,000
Rp.
1,250
Rp
1,250
Biaya Telex, Listrik, Telp
Rp.
2,000
Rp.
400
Rp
Pajak dan Retribusi
Rp.
4,000
Rp
1,000
Biaya Asuransi
Rp.
8,000
Rp.
Biaya pengangkutan
Rp.
Biaya Penyusutan
600
Budget Triwul III
Triwul IV
Rp. 3,200
Rp. 3,200
Rp
Rp
700
700
Rp. 1,250
Rp. 1,250
500
Rp
500
Rp.
Rp
1,000
Rp
1,000
Rp
1,000
2,000
Rp
2,000
Rp
2,000
Rp
2,000
7,000
Rp. 15,000
Rp
2,000
Rp
2,000
Rp
1,500
Rp.
3,500
Rp.
1,000
Rp
750
Rp
750
Rp
1,000
Biaya Umum
Rp.
5,500
Rp.
1,500
Rp
1,500
Rp. 1,250
Rp. 1,250
Total
Rp. 50,000
Rp 12,700
Rp 12,650
Rp 12,500
Rp. 25,650
600
Perusahaan dalam contoh di atas merinci rencana biaya untuk setiap triwulan. lkhtisar anggaran biaya administrasi di atas dihitung dari departemen- departemen dimana biaya itu terjadi. Masing-masing kepala departemen menyerahkan anggaran biaya untuk dipertimbangkan dan disetujui oleh direktur keuangan. C. Pengawasan Biaya Operasional 1. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Biaya Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang menempati urutan yang paling bawah, tetapi bukan berarti bahwa fungsi ini kalah penting artinya dari fungsifungsi yang lain karena pangawasan justru sudah ada sejak penetapan struktur organisasi itu sendiri. Pengawasan berarti: mendeterminasikan apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu menerapkan tindakan- tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti terlihat dalam kenyataan, langkah awal proses pengawasan sebenamya bermula dari langkah perencanaan, penetapan tujuan, dan penetapan standar atau sasaran kegiatan. Pengawasan membantu
© 2004 Digitized by USU digital library
5
penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif. "Pengawasan biaya yang efektif mempunyai dua aspek, yakni : a. Pengawasan operasional b. Pengawasan akuntansi Pengawasan operasional adalah pengawasan biaya yang dilakukan manajemen melalui kegiatan (operasi) perusahaan. Namun dengan berkembangnya perusahaan; bilamana sasaran hendak dicapai, pengawasan operasional tidak dapat dipertahankan lebih lama karena hal demikian merupakan pemborosan dan tidak efisien. Oleh karenanya pengawasan operasional perlu ditambah dengan pengawasan akuntansi. Pengawasan akuntansi adalah pengawasan biaya yang dilakukan melalui prosedur-prosedur akuntansi dan pencatatan-pencatatan biaya. Karena sasaran pokok tertuju pada pengelompokan biaya, maka perhatian yang lebih besar tertuju pada pengawasan akuntasi. Pengawasan akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu sistem pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggungjawaban biaya-biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengawasan dan laporan statistik untuk mengetahui perkembangan orang-orang yang bertanggung jawab atas biaya, apakah melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan atau tidak. Disamping itu pengawasan akuntansi juga dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa manajemen serta perusahaan dapat memanfaatkan kemajuan teknologi dengan tepat, rnisalnya penggunaan perangkat komputer untuk mengerjakan pencatatan-pencatatan dari semua kegiatan perusahaan, mengelompokkan biaya dan penyusunan laporan dengan cepat dan tepat. Akuntansi merupakan alat bagi manajemen untuk mengetahui kejadiankejadian keuangan selama jangka waktu tertentu, sehingga manajemen dapat menguasai jalannya perusahaan dan memungkinkan untuk melakukan pengawasan dengan baik. Dengan demikian akuntansi mempunyai peranan sebagai sumber informasi bagi manajemen. Agar informasi tersebut benar dan tepat pada saat diperlukan maka salah satu syaratnya adalah sistem akuntansinya harus baik.’Sistem akuntansi adalah keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya sehingga terdapat bahan-bahan informasi maupun alat untuk pengawasan." Sistem akuntansi yang baik akan dapat menyajikan data keuangan yang dapat dipercaya dan juga akan memperkuat pengawasan intern karena dengan sistem akuntansi akan terdapat suatu pengawasan yang bekerja dengan sendirinya (built in), dalam hal ini melalui suatu sistem tertentu hasil suatu bagian akan diawasi oleh bagian yang lain melaui berbagai laporan yang sampai ke tangan manajemen. Akan tetapi sistem yang baik saja belumlah cukup. Ia harus didukung oleh unsurunsur lain seperti rencana organisasi yang dapat memisahkan fungsi dan tanggung jawab secara tepat, praktek-praktek yang sehat dan harus diikuti dan ditaati dalam melaksanakan togas, personalia yang mutunya seimbang dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. Semua unsur tersebut sama pentingnya, merupakan dasar dari suatu pengawasan intern yang baik. Menurut Hartanto, pengawasan intern memiliki arti sebagai berikut : Di dalam arti yang sempit, istilah tersebut disamakan dengan internal check yang merupakan prosedur-prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian dari data administrasi, seperti misalnya mencocokkan penjumlahan mendatar (horizontal) dengan penjumlahan lurus (vertikal). Dalam arti yang paling luas, istilah tersebut disamakan dengan manajemen control, yaitu sistem yang meliputi semua cara-cara yang digunakan oleh
© 2004 Digitized by USU digital library
6
manajemen perusahaan untuk mengawasi mengendalikan (beheren) perusahaan. Dalam pengertian ini pengawasan intern meliputi : struktur organisasi, formulir–formulir dan prosedur–prosedur, pembukuan dan laporan (administrasi, budged dan standar, pemeriksaan intern dan sebagainya). Pengawasan intern dimaksud untuk menciptakan suatu alat yang akan membantu dicapainya pelaksanaan yang berdaya guna dan berhasil guna serta untuk mencegah atau membatasi pemborosan-pemborosan sehingga dapat ditekan sesuai dengan yang telah direncanakan dan kemudian mencegah terjadinya tidak penyelewengan. Pengawasan dalam suatu perusahaan merupakan suatu rangkaian pekerjaan yang dilakukan untuk meyakinkan atau mengukur apakah pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan apa yang telah digariskan semula dimana rnanajemen rnenginginkan agar rencana organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai dengan baik. Akhirnya apabila pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan, harus diambil suatu tindakan atas penyimpangan tersebut. 2. Prosedur pengawasan Biaya Operasional Tujuan pengawasan biaya adalah untuk memperoleh jumlah produksi atau hasil yang sebesar-besarnya dengan kualitas yang dikehendaki, dari pemakaian sejumlah bahan tertentu, tenaga kerja, usaha dan fasilitas yang tersedia. Singkatnya pengawasan biaya yang sekecil mungkin dalam kondisi yang ada. Dalam mengawasi pelaksanaan kegiatan organisasi, langkah pertama ialah menetapkan standar perbandingan, langkah kedua adalah mencatat prestasi pelaksanaan yang sebenarnya dan langkah ketiga ialah membandingkan biaya yang sesungguhnya terjadi dengan biaya standar tatkala pekerjaan dilaksanakan. Langkah terakhir ini mencakup sebagai berikut : 1. Menetapkan perbedaan antara standar dengan prestasi pelaksanaan sesungguhnya. 2. Menganalisis sebab-sebab terjadinya perbedaan. 3. Mengambil tindakan perbaikan untuk mengendalikan biaya sebenarnya yang tidak mempuaskan, agar sesuai dengan standar yang ditetapkan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan suatu patokan biaya yang baik, kita harus mengetahui biaya-biaya apa yang diperlukan serta jumlah dari masing-masing biaya tersebut. Oleh karena itu sebelum operasi dijalankan terlebih dahulu masing-masing unsur biaya tersebut harus dianalisis untuk mengetahui jumlah masing-rnasing biaya yang seharusnya dalam suatu keadaan tingkat harga dan cara kerja yang normal. Selanjutnya disusun suatu anggaran yang menjadi rencana kegiatan operasi perusahaan sekaligus sebagai pembanding dalam penilaian prestasi pelaksanaan operasi. Dalam pelaksanaan operasi perusahaan diperlukan adanya ketelitian dan kecermatan pencatatan atas transaksi yang telah terjadi. Sistem otorisasi dan prosedur pembukuan merupakan alat bagi manajemen untuk melakukan pengawasan terhadap jalannya operasi serta transaksi yang tcrjadi. Dalam setiap prosedur digunakan dokumen yang merupakan bukti terjadinya transaksi yang telah diotorisasi oleh yang berwenang dan selanjutnya digunakan sebagai dasar pencatatan. Pengawasan biaya operasi akan lebih berhasil guna bila dilakukan dengan apa yang disebut akuntansi pertanggungjawaban atau responsibility accounting yaitu, bahwa pengawasan harus dilaksanakan oleh pimpinan bagian yang langsung bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan perusahaan. Staff akuntansi hanya
© 2004 Digitized by USU digital library
7
melakukan pengawasan melalui akuntansi saja yaitu membantu manajemen dengan memberikan laporan tentang kegiatan operasi, menyoroti bagian-bagian yang sedang menghadapai kesulitan serta saran-saran yang diperlukan untuk tindakan perbaikan. Dalam kepustakaan akuntansi istilah "Responsibility Accounting" diperkenalkan untuk menunjukkan sistem umum pengawasan akuntansi yang meletakkan tanggung jawab tertentu kepada kepala-kepala bagian tertentu atau unit tertentu yang melaksanakan fungsi-fungsi khusus, dengan memberikan klasifikasi biaya yang baik yang menunjukkan hasil. pekerjaan unit-unit atau orang-orang yang bertanggung jawab ini. pengawasaan dengan cara ini, sejalan dengan maksud adanya pemberian wewenang dan tanggung jawab untuk masing-masing unit kerja atau sebagai pelaksanaannya. Dalam akuntansi pertanggungjawaban ada tiga hal yang menjadi dasar penilaian; yang pertama anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya, yang kedua mengenai prestasi yang dicapai oleh para pelaksana dan yang ketiga mengenai penyimpangan yang terjadi atau perbedaan antara rencana dan pelaksanaannya. D. Teknik Analisis Biaya Opersional Anggaran merupakan komitmen manajer pusat pertanggungjawaban mengenai prestasi yang seharusnya dicapai. Dalam pelaksanaannya manager tidak hanya ingin mengetahui selisih antara hasil yang direncankan dengan hasil yang sesungguhnya terjadi. Disini dapat digunakan analisis selisih antara antara anggaran dengan realisasinya. Selain itu analisis selisih dapat pula dilakukan terhadap realisasi prestasi pusat pertanggungjawaban yang bersangkutan antara periode atau terhadap prestasi pusat pertanggungjawaban lainnya. Selisih antara anggaran dengan realisasinya dapat didefinisikan ke dalam selisih laba (selisih menguntungkan atau favourable variance) dan selisih rugi (Selisih merugikan atau unfavourable variance. Dalam analisis anggaran biaya dibandingkan dengan anggarannya. Jika anggaran dapat ditentukan dengan baik disertai dengan penentuan elemen yang terkendali dan yang tidak terkendali oleh manajer pusat pertanggungjawaban, maka selisih yang timbul dapat mencerminkan prestasi manajer pusat pertanggungjawaban. Selisih yang timbul tersebut dapat dirinci lebih lanjut kedalam selisih yang menjadi tanggung jawab para manajer yang berada di bawah manajer pusat laba, yaitu manajer pusat pendapatan clan manajer pusat biaya. Suatu perusahaan yang pengukuran labanya didasarkan konsep laba bersih dapat mengelompokkan selisih biaya operasi yang terjadi sesuai dengan tingkat pertanggungjawaban dalam perusahaan tersebut. Selisih Biaya Pemasaran Tujuan pokok departemen pemasaran meliputi : 1. menghasilkan laba kotor . 2. bekerja dalam batas anggaran biaya pemasaran yang telah ditentukan. Dari tujuan yang kedua ini diperoleh selisih biaya pemasaran. Selisih biaya pemasaran dapat dirinci setiap elemen biaya. Analisis biaya pemasaran bertujuan untuk penentuan harga pokok, pengawasan biaya, perencanaan dan pengarahan kegiatan pemasaran. Cara analisis biaya pemasaran dapat digolongkan menjadi tiga : 1. Analisis biaya pemasaran menurut jenis biaya 2. Analisi biaya pemasaran menurut fungsi distribusi.
© 2004 Digitized by USU digital library
8
3. Analisis biaya pemasaran menurut cara penerapan usaha pemasaran. 1. Analisis biaya pemasaran menurut jenis biaya. Didalam analisis ini, biaya pemasaran dipecah sesuai dengan jenis biaya pemasaran seperti: gaji, biaya iklan, biaya perjalanan, biaya depresiasi, biaya pemeliharaan kenderaan dan sebagainya. Dengan analisis ini manajemen dapat mengetahui perincian biaya pemasaran tapi tidak dapat memperoleh informasi mengenai biaya yang telah dikeluarkan untuk menjalankan kegiatan pemasaran tertentu. Dimisalkan suatu perusahaan menghasilkan 3 jenis produk, biaya pemeliharaan truk yang dianggarkan Rp. 100.000,-. Karena kerusakan yang tidak terduga, biaya pemeliharaan yang sebenamya Rp. 175.000,-. Dari keterangan di atas dapat kita ketahui bahwa telah terjadi penyimpangan sebesar Rp. 75.000,-. Kita hanya dapat mengetahui hasil akhir dari jenis biaya tersebut, tetapi kita tidak dapat mengetahui untuk pemasaran produk apa penyimpangan tersebut terjadi atau untuk kegiatan pemasaran yang mana. Oleh karena itu, cara analisis ini hanya baik dilakukan jika manajer tidak menghadapi masalah pengukuran efisiensi kegiatan distribusi tertentu, profitabilitas tiap-tiap produk yang terjual, cara penjualan yang dijalankan dan profitabilitas tiap-tiap daerah pemasaran. 2. Analisis biaya pemasaran menurut fungsi pemasaran. Fungsi pemasaran adalah suatu kegiatan pemasaran yang memerlukan pengeluaran biaya. Analisis biaya pemasaran menurut fungsi pemasaran bertujuan untuk pengendalian biaya. Langkah analisis biaya pemasaran menurut fungsi pemasaran adalah sebagai berikut : a. Ditentukan dengan jelas fungsi-fungsi pemasaran sehingga dapat diketahui secara tepat siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan fungsi tersebut. Contoh pembagian fungsi-fungsi dalam kegiatan pemasaran seperti: fungsi penjualan, advertensi, pergudangan, akuntansi serta kredit dan penagihan. b. Penggolongan tiap jenis biaya pemasaran sesuai dengan fungsinya. c. Sedapat mungkin ditentukan ukuran jasa yang dihasilkan oleh tiaptiap fungsi. d. Langkah terakhir adalah menentukan biaya persatuan kegiatan pemasaran dengan cara membagi total biaya pemasaran yang dikeluarkan untuk fungsi tertentu dengan jumlah satuan jasa yang dihasilkan oleh fungsi yang bersangkutan. Biaya per-satuan kegiatan pemasaran tersebut dipakai sebagai biaya standar dan kegunaannya untuk mengendalikan biaya pemasaran yang sesungguhnya terjadi. Contoh : Jumlah biaya"' fungsi pembungkusan dan pengiriman yang dianggarkan perbulan Rp. 100.000,-. Berat produk yang dikirim diperkirakan 100 kg, sehingga tarif standar per kg yang dikirim adalah Rp. 1.000,- (Rp. 100.000,- : 100). Pada bulan Januari 1996 berat produk yang dikirim ke pembeli sebanyak 90 kg dan biaya pembungkusan dan pengiriman yang sesungguhnya terjadi seperti berikut ini dapat dilakukan pengendalian dan perencanaan biaya pemasaran.
© 2004 Digitized by USU digital library
9
Bulan
Berat Produk yang dikirim (Kg)
Tarif Biaya Pengepakan dan Pengiriman (per Kg)
Biaya pengepakan dan Pengiriman menurut
Budget Jan’96
90
Rp. 1.000,-
Sesunguhnya
Selisih
Rp. 90.000,- Rp. 105.000,- Rp. 15.000,-
3. Analisis biaya pemasaran menurut cara penerapan usaha pemasaran. Analisis biaya pemasaran ini berguna untuk menyajikan kepada manajemen profitability usaha pemasaran tertentu. Analisis biaya pemasaran menurut cara penerapan usaha pemasaran dapat dibagi menurut: (1) jenis produk, (2) daerah pemasaran, (3) besar pesanan dan (4) saluran distribusi. Selisih biaya administrasi dan umum. Secara konseptual dimungkinkan untuk merinci total selisih biaya administrasi dan umum, selisih biaya di luar usaha ke dalam selisih yang dibelanjakan dan selisih kapasitas. Namun rincian selisih tersebut jarang dihitung dan biasanya hanya dibandingkan antara anggaran biaya yang bersangkutan dengan realisasinya. Hal ini disebabkan karena biaya tersebut pada umumnya merupakan biaya kebijakan.
© 2004 Digitized by USU digital library
10
