PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI MENGGUNAKAN MODEL RESOURCE EVENT AGENT SEBAGAI ALAT BANTU PADA BENGKEL RESMI EDDY MOTOR Ardiprawiro
[email protected] Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma
ABSTRAK Peranan sistem informasi untuk akuntansi sangat besar, karena merubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang terkomputerisasi sehingga kebutuhan akan perancangan database yang baik sangat dibutuhkan. Basis data yang memenuhi aturan normalisasi diperlukan untuk menunjang Sistem Informasi Akuntansi (SIA) terkomputerisasi. Alat yang biasa digunakan untuk merancang database adalah Entity Relationship Model (Model E-R). Namun aturan penggambaran diagram tidak begitu jelas, sehingga mempersulit perancang data untuk membentuk database yang memenuhi aturan normalisasi. Model REA merupakan pengembangan dari Model E-R. Model REA pertama kali dikonseptualisasikan sebagai kerangka kerja untuk membangun sistem akuntansi dalam lingkungan data bersama baik di dalam perusahaan dan antara perusahaan. Fitur inti model REA adalah pola objek yang terdiri dari dua cermin gambar yang mewakili semantik komponen input dan output dari suatu proses bisnis (give-to-get), sehingga mempermudah pembentukan model data. Kata Kunci: REA, Sistem Informasi Akuntansi
PENDAHULUAN Kebutuhan akan informasi pada saat ini sangat penting dalam semua kegiatan, salah satunya adalah kegiatan bisnis. Manfaat dari informasi yang didapatkan untuk kegiatan bisnis adalah sebagai dasar dari pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi, penyajian informasi yang sangat dibutuhkan tersebut bisa dengan cepat didapat / tepat waktu, akurat, dan relevan. Peranan sistem informasi untuk akuntansi sangat besar, karena merubah dari pencatatan yang manual ke pencatatan yang terkomputerisasi. Pada organisasi kecil yang hanya mengolah data keuangan saja, SIA (sistem informasi akuntansi) hampir mewakili semua SIM (sistem informasi manajemen). Pada organisasi besar, SIA merupakan subsistem dari SIM dan merupakan subsistem yang terbesar dari SIM.
Menurut
Luki
Syaifulloh
(2011)
dalam
penelitiannya
yang
mengenai
Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Motor Pada PT. Bintang Citra Motor Dengan Menggunakan Software Microsoft Visual Basic 6.0 Dan Microsoft SQL Server 2000 Berbasis Client Server menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah subsistem-subsistem yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk menyediakan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan di bidang keuangan. Para pengembang sistem yang telah berpengalaman dalam menggunakan metodologi pengembangan sistem mengakui keunggulan dari metodologi berorientasi objek termasuk di dalamnya proses dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi, yaitu pemodelan menjadi lebih mudah dan lebih efisien karena dapat dipergunakan kembali (reusability), dan dapat mengintegrasikan berbagai aplikasi dari berbagai sumber (interoperability). Walaupun metode ini masih terhitung baru, tetapi dalam perkembangannya metode ini telah banyak digunakan untuk kepentingan pembuatan program berbasis objek.
Melihat
telah
meluasnya
program-program
aplikasi
maupun
bahasa
pemrograman yang berbasis objek dan pendekatan pengembangan sistem mempunyai hubungan yang erat dengan implementasi sistem yang diwujudkan di dalam bentuk pemrograman, sehingga dipandang perlu untuk memperkenalkan dasar dalam sistem informasi akuntansi terutama untuk pengelolaan database perusahaan. Menurut Grace T. Pontoh di artikelnya (2012) yang berjudul Peran Akuntan Dalam Sistem Informasi Akuntansi menyebutkan bahwa perancangan sistem merupakan upaya kolaborasi antara akuntan dengan profesional/spesialis
sistem. Akuntan
bertanggung jawab untuk sistem konseptualnya sedangkan profesional/spesialis sistem bertanggung jawab untuk sistem fisiknya. Sebagai contoh: manajer departemen kredit akan membutuhkan informasi mengenai kredit para pelanggan untuk mendukung keputusan yang akan dibuatnya.
Akuntan menentukan hakikat informasi yang
diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi yang perlu diterapkan. Profesional/spesialis sistem menentukan teknologi yang paling ekonomis dan efektif untuk mendapatkan, memproses dan menghasilkan informasi tersebut. Saat ini banyak usaha yang sudah menggunakan sistem informasi akuntansi yang menggunakan pengolahan database usaha, salah satunya adalah Bengkel Resmi Eddy
Motor. Bengkel yang bernaung di bawah Yamaha Motor serta bergerak di bidang penjualan jasa servis dan sparepart motor sudah menerapkan pendekatan yang umum digunakan dalam pengembangan sistem sejak tahun 2009 sampai dengan sekarang yaitu pendekatan yang menekankan pada pengembangan terstruktur dengan menggunakan alat-alat pembuatan model proses seperti diagram alir (Flowchart), dan diagram arus data (Data Flow Diagram) yang kemudian berkembang dan bergeser menjadi pendekatan model data menggunakan diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram) dan dilengkapi dengan pembuatan kamus data (Data Dictionary). Namun dalam penerapannya, Bengkel Resmi Eddy Motor masih menggunakan cara pengarsipan secara fisik sehingga terkadang mereka menemui masalah seperti rusak dokumen arsip yang mereka simpan seperti rusaknya dokumen, hilangnya dokumen, dan lain-lain. Pendekatan yang umum digunakan dalam pengembangan sistem sejak tahun 1950-an sampai dengan 1970-an adalah pendekatan yang menekankan pada pengembangan terstruktur dengan menggunakan alat-alat pembuatan model proses seperti diagram alir (Flowchart), dan diagram arus data (Data Flow Diagram) yang kemudian berkembang pada tahun 1980-an bergeser menjadi pendekatan model data menggunakan Diagram hubungan entitas (Entity Relationship Diagram) dan dilengkapi dengan pembuatan kamus data (Data Dictionary). Namun sejak tahun 1990-an kecenderungan telah berubah pengembangan sistem melakukan kombinasi antara model proses dan data menjadi model objek (object oriented). Dapat dikatakan bahwa metodologi pendekatan objek merupakan hasil evolusi dari banyak metodologi sebelumnya, seperti metodologi prosedural, sekuensial, konkurensi maupun modular. Penggunaan model untuk merancang sistem informasi sangat diperlukan sebagai dasar, yaitu: model Entity Relationship Diagrams, Data Flow Diagrams (DFD), flowchart, dll. Dimana di masing-masing model mempunyai kelebihan dan kekurangan. Dari berbagai model tersebut tidak satupun yang bisa menangkap data yang bersifat non keuangan. Pada tahun 1982, McCarthy mengembangkan model REA (Resources Events Agents) yang digunakan untuk merancang sistem informasi akuntansi. Dimana model ini dapat menangkap infomasi keuangan, non keuangan, dan relasi antara proses bisnis. Model REA membantu perusahaan mendesain database yang mendukung manajemen kegiatan rantai nilai organisasi. Oleh sebab itu, sebagian besar kegiatan dalam model
data REA termasuk dalam satu dari dua kategori, yaitu pertukaran ekonomi atau komitmen. Pertukaran ekonomi merupakan kegiatan rantai nilai yang secara langsung mempengaruhi jumlah sumber daya. Sebagai contoh, kegiatan penjualan perusahaan akan menurunkan jumlah persediaan, dan kegiatan penerimaan kas akan meningkatkan jumlah kas. Komitmen mewakili janji untuk melakukan pertukaran ekonomi di masa mendatang. Sebagai contoh, pesanan customer adalah komitmen yang mengarah pada penjualan di masa mendatang. Sering kali komitmen semacam ini merupakan awal yang dibutuhkan untuk adanya pertukaran ekonomi selanjutnya. Manajemen juga perlu melacak komitmen untuk tujuan perencanaan. Sebagai contoh perusahaan jasa sering kali menggunakan informasi dari pesanan pelanggan untuk merencanakan kegiatan perusahaannya. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Menurut George H. Bodnar dan William S. Hopwood (2006) “Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.” Definisi penjualan tunai menurut Soemarso (2004:160) dalam bukunya Akuntansi Suatu Pengantar adalah: “penjualan barang secara tunai dicatat sebagai debit pada akun kas dan kredit pada akun penjualan. Dalam praktik, biasanya penjualan secara tunai ini dicatat dalam buku penerimaan kas.” Berdasarkan kedua definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi
penjualan
tunai
adalah
sebuah
sistem
yang
mengumpulkan,
mengklasifikasikan dan memproses transaksi dari keseluruhan kegiatan usaha yang terdiri dari penjualan barang atau jasa secara tunai agar dapat mencapai tujuan organisasi. Model Resource Event dan Agent Model Resource Event dan Agent (REA) adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan: entity apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan relationship antara entity dalam database SIA.
Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu: Resources, Events, dan Agents. Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah. Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan atau pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut. Sedangkan agents adalah orang dan organisai yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasiaan. Contoh agents adalah pegawai, pelanggan, dan pemasok.
Gambar 1. The REA Pattern
METODE PENELITIAN Objek dari penelitian ini adalah Bengkel Eddy Motor yang terletak di alamat Jl. Delima Raya Blok CB1 No. 2, Bekasi Barat 17133. Bengkel ini bergerak di bidang jasa
pelayanan servis motor yang telah berdiri sejak tanggal 7 Maret 2009 yang bernaung dibawah Yamaha Motor. Penelitian ini menggunakan data primer dan data sekunder. Data primer di dapat dengan meninjau langsung ke objek penelitian yaitu bengkel Eddy Motor. Data primer tersebut diambil data melalui wawancara dengan bagian - bagian yang terkait. Data sekunder tersebut diambil dari catatan dan dokumen yang sudah ada pada Bengkel Resmi Eddy Motor. HASIL DAN PEMBAHASAN Pembuatan Diagram REA EVENTS
RESOURCES
AGENTS
Jasa Mencatat Permintaan Pelanggan
MENCATAT PERMINTAAN PELANGGAN Pelaku
Persediaan Mencatat Permintaan
JASA
SPAREPART MOTOR
Pelaku
Mengarah pada
SERVICE ADVISOR
SPAREPART COUNTER
Pelaku
Pelaku
KASIR
PELANGGAN
Pelaku
Pelaku
Persediaan Melakukan Penjualan Tunai
MELAKUKAN PENJUALAN TUNAI SPAREPART MOTOR Jasa Melakukan Penjualan Tunai
Penjualan Tunai Menerima Pembayaran
KAS
Arus Barang/Stok
Pelaku Pelaku
MENERIMA PEMBAYARAN
Gambar 2. Pembuatan Diagram REA Proses Penjualan Tunai
Setelah diketahui kegiatan/aktivitas yang terjadi, sumber daya, dan pelaku yang terlibat, selanjutnya adalah menempatkan entity resources pada sisi kiri, entity events ditengah, dan entity agents pada sisi sebelah kanan. Pada sisi kiri atau entity resources didapatkan entity jasa, sparepart motor, dan kas. Untuk sisi tengah didapatkan entity
events mencatat permintaan pelanggan, melakukan penjualan tunai sparepart motor, dan menerima pembayaran. Sedangkan disisi kanan, didapatkan entity agents service advisor, sparepart counter, kasir, dan mengajar pelanggan. EVENTS
RESOURCES
Jasa Mencatat Permintaan Pelanggan
1:1
1:N
0:N
AGENTS
MENCATAT PERMINTAAN PELANGGAN
1:1 0:1 0:1
Persediaan Mencatat Permintaan
1:N
1:N Mengarah pada
SPAREPART MOTOR
1:N
SERVICE ADVISOR
0:N
1:N
1:N SPAREPART COUNTER
Pelaku
Pelaku
1:N
1:N
Persediaan Melakukan Penjualan Tunai
0:1 0:N
Jasa Melakukan Penjualan Tunai
Pelaku
1:N
0:N
JASA
Pelaku
MELAKUKAN PENJUALAN TUNAI SPAREPART MOTOR
Pelaku
0:1 Pelaku
1:1
1:N
KASIR
1:N
1:1
Penjualan Tunai Menerima Pembayaran
Pelaku
1:1 PELANGGAN
1:1
Pelaku
1:N 1:N KAS
1:N
Arus Barang/Stok
1:N
MENERIMA PEMBAYARAN
1:N
Gambar 3. Diagram REA dengan Kardinalitas
Gambar 3. menyajikan kardinalitas sebagai pasangan nomor di setiap entitas. Nomor pertama adalah kardinalitas minimum. Ini menunjukan apakah sebuah baris dalam tabel harus dihubungkan dengan paling tidak satu baris di dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimum nol memiliki arti bahwa sebuah baris baru dapat ditambahkan di tabel tersebut tanpa harus dihubungkan dengan baris tertentu dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Di dalam gambar 3., kardinalitas minimum 0 yang letaknya di dekat entitas sparepart motor dalam hubungan sparepart motor–pelanggan, menunjukkan bahwa informasi tentang penambahan sparepart motor dapat ditambahkan ke tabel sparepart
motor tanpa harus dihubungkan ke suatu transaksi pelanggan. Sebaliknya, kardinalitas minimum 1 memiliki arti bahwa setiap baris dalam suatu tabel harus di hubungkan ke paling tidak satu baris dalam tabel lainnya di hubungan tersebut. Di dalam gambar 4.11, kardinalitas minimum yang terletak didekat entitas pelanggan dalam hubungannya sparepart motor–pelanggan, menunjukkan bahwa informasi mengenai transaksi pelanggan baru dapat ditambahkan hanya apabila terhubung dengan sebuah baris dalam tabel sparepart motor. Nomor kedua dalam setiap pasangan kardinalitas adalah kardinalitas maksimum. Hal ini menunjukan apakah suatu baris dalam tabel dapat di hubungkan ke lebih dari satu baris dalam tabel lainnya. Kardinalitas minimun 1 memiliki arti bahwa setiap baris di dalam tabel dapat dihubungkan ke paling banyak hanya satu baris dalam tabel lainnya. Perhatikan hubungan pelanggan–penjualan tunai yang memiliki kardinalitas minimum 1 di entitas pelanggan. Hal ini berarti setiap transaksi pelanggan dapat dihubungkan hanya ke satu sparepart motor tertentu saja. Sebaliknya, perhatikan bahwa kardinalitas maksimum di dekat entitas penjualan tunai adalah N (mewakili arti banyak/many). Hal ini berarti dalam setiap tabel penjualan tunai dapat dihubungkan ke lebih dari satu baris tabel pelanggan. Pembuatan Database Diagram REA yang dihasilkan terdiri dari sepuluh entity dan enam relationship N:M (jasa dan mencatat permintaan pelanggan, sparepart motor dan mencatat permintaan pelanggan, jasa dan melakukan penjualan tunai sparepart motor, sparepart motor dan melakukan penjualan tunai sparepart motor, mencatat permintaan pelanggan dan melakukan penjualan tunai sparepart motor, melakukan penjualan tunai sparepart motor dan menerima pembayaran). Sehingga dalam menerapkan diagram REA ke database relational masing-masing entity dan relationship N:M dijadikan tabel, yang jumlahnya ada enam belas tabel. Langkah selanjutnya mencantumkan atribut pada masing-masing tabel, tentukan atribut primary key untuk setiap tabel. Langkah terakhir adalah mengimplementasikan relationship 1:1 dan 1:N dengan atribut foreign key.
Tabel 1. Tabel dan Atribut Database Awal
Nama Tabel 1.
Atribut (Primary Key, foreign key, dll)
Jasa
Kode Jasa, Nama Jasa, Tarif Kode
2.
Sparepart Motor
Nomor
Sparepart,
Nama
Sparepart, Type Sparepart, Keterangan, Jumlah Barang, Harga
3.
Nomor Akun, Tanggal Transaksi, DK,
Kas
Saldo No Permintaan, Tanggal Transaksi, Nama Pegawai Service Advisor, Nama
4.
Mencatat Permintaan Pelanggan
Pegawai
Sparepart
Counter,
Nama
Pegawai Kasir, Nama Sparepart yang diminta No SPK, Tanggal Transaksi, Nama 5.
Melakukan
Penjualan
Tunai Pegawai
Sparepart Motor
Sparepart
Counter,
Nama
Pegawai Kasir, Nama Sparepart yang diminta No Bon, Tanggal Transaksi, Nama
6.
Menerima Pembayaran
Pegawai Kasir, Nama Sparepart yang diminta, Total Pembayaran
7.
Service Advisor
8.
Sparepart Counter
9.
Kasir
No Pegawai, Nama Karyawan, Alamat, No. Telp No Pegawai, Nama Karyawan, Alamat, No. Telp No Pegawai, Nama Karyawan, Alamat, No. Telp Nama Sparepart yang diminta, Nama
10. Pelanggan 11. Jasa
Mencatat
Pelanggan Permintaan
Pelanggan 12. Jasa Tunai
Melakukan
Penjualan
Kode Jasa, No Permintaan
Kode Jasa, No SPK
13. Sparepart
Motor
Mencatat Kode
Permintaan Pelanggan 14. Sparepart
Motor
Melakukan
Penjualan Tunai 15. Mencatat
Nomor
Sparepart,
No
Permintaan Kode Nomor Sparepart, No SPK
Permintaan
Pelanggan-Melakukan
No Permintaan, No SPK
Penjualan Tunai 16. Melakukan Penjualan TunaiMenerima Pembayaran
No SPK, No Bon
Setelah dibuat model REA, maka dibuatlah database relational dengan cara membuat tabel sesuai dengan jumlah entity dalam model REA dan relationship N:M. Setelah keenam belas tabel tersebut dibuat, maka saatnya membuat atribut dari tabel tersebut yang mewakili tabel tersebut dan atribut tabel (primary key) harus memiliki nilai yang unik (contoh: tabel sparepart motor, primary key-nya adalah kode nomor sparepart). Setelah pembuatan atribut, selanjutnya adalah mengimplementasikan relationship 1:1 dan 1:N dengan memasukkan primary key suatu entity sebagai foreign key pada entity lain, contoh pengimplementasian 1:N adalah tabel mencatat permintaan pelanggan dengan tabel sparepart counter, primary key dari kasir yaitu No Pegawai menjadi foreign key pada tabel mencatat permintaan pelanggan yang ditandai dengan kata yang ditulis miring. contoh pengimplementasian 1:1 hampir sama dengan 1:N yakni dengan cara membuat primary key pada suatu entity sebagai foreign key pada entity lain. Contoh dari pengimplementasian 1:1 adalah tabel mencatat permintaan pelanggan dengan tabel kasir dimana primary key pada tabel kasir dijadikan foreign key pada tabel mencatat permintaan pelanggan yang ditandai dengan kata yang ditulis miring pada tabel tersebut. KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai menggunakan model REA pada Bengkel Resmi Eddy Motor, maka dapat diambil kesimpulan bahwa:
1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada Bengkel Resmi Eddy Motor masih manual dan belum terkomputerisasi. 2. Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai menggunakan model REA pada Bengkel Resmi Eddy Motor berhasil dilakukan. Dengan adanya sistem informasi maka dapat membantu pemilik dalam membuat keputusan
karena tepatnya informasi (akurat), relevan, dan tepat waktu.
Untuk
penelitian berikutnya, dari database tersebut perlunya dirancang suatu aplikasi yang dapat menunjang sistem informasi akuntansi penjualan tunai pada Bengkel Eddy Motor berdasarkan perancangan database yang telah dibuat. DAFTAR PUSTAKA Dalcı, İlhan, dan Veyis Naci Tanış, “Benefits of Computerized Accounting Information Systems on the JIT Production Systems”, Review of Social Economic and Business Studies, Vol.2, hal 45-64. Kurniadi, Rahmadhan. 2008, Pendekatan Model REA Dalam Perancangan Sistem Informasi Berdasarkan Proses Bisnis Pabrik Tahu Sumedang Pa Dana Sebagai Pemasok Kepada Carrefour, Skripsi Sarjana FE Universitas Gunadarma, Depok. Pontoh, Grace T. Diakses pada tanggal 12 Mei 2012, Peran Akuntan Dalam Sistem Informasi Akuntansi [Online], http://gracetpontoh.wordpress.com/perkuliahan/ McCarthy, William E. “The REA Modelling Approach to Teaching Accounting Information System”, Issues in Accounting Education, Vol. 18, No. 4, hal 427-441. Syaifulloh, Luki. 2011, Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Motor pada PT. BINTANG CITRA MOTOR dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000 Berbasiskan Client Server, Tugas Akhir D-III Universitas Komputer Indonesia, Bandung. Yuliana, Oviliani Yenty. “Pendekatan Model REA dalam Perancangan Database Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan”, Jurnal Akuntansi & Keuangan, Vol. 3, No. 1, Mei 2001, Universitas Kristen Petra, hal. 67-88.
