PERANCANGAN KERANGKA PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PEMERINTAHAN DAERAH BERBASIS CHANGE MANAGEMENT (Studi Kasus : Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Ciamis) [1] [2] Gilang Angga Yanuar , Aradea , Nur Widiyasono [3] Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Siliwangi Tasikmalaya Email:
[email protected] [1] ,
[email protected] [2] ,
[email protected] [3] ABSTRAK Strategi pengembangan Sistem dan Teknologi Informasi (SI/TI) dalam suatu organisasi pemerintahan serta pemanfaatannya sangat diperlukan untuk terus meningkatkan kinerja aparatur dalam proses bisnis di berbagai bidang, seperti bidang pelayanan masyarakat, pelayanan aparatur pemerintahan, kerjasama bisnis pemerintahan, dan perlindungan hukum. Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Ciamis merupakan organisasi pemerintahan yang mempunyai proses bisnis memberikan pelayanan prima dengan tujuan untuk mengembangkan dan mensejahterakan masyarakat yang berada di daerah kabupaten ciamis, namun kondisi saat ini proses bisnis pelayanan yang dilakukan di SETDA Kabupaten Ciamis sebagian besar masih dilakukan secara manual sehingga mempengaruhi terhadap efektifitas dan efesiensi proses bisnis pelayanan. Oleh karena itu, dengan dilakukannya perancangan kerangka perencanaan strategi SI/TI menggunakan metode analisis ward and peppard telah di definisikan penyediaan hasil identifikasi berupa srategi SI, strategi TI, manajemen SI/TI dan rencana proyek perubahan untuk membentuk strategi itu semua diperlukan suatu pendekatan terhadap stakeholder organisasi dengan menggunakan change management untuk menangani sikap dan prilaku stakeholder supaya mendukung dan menerima terhadap rencana perubahan yang direkomendasikan. Hasil perancangan kerangka perencanaan strategi SI/TI tersebut atau biasa disebut sebagai blueprint portpolio aplikasi masa depan yang dapat dijadikan sebagai acuan pengembangan sistem informasi yang terintegrasi untuk mendukung kebutuhan SETDA Kabupaten Ciamis. Kata kunci : Change Management, Portpolio Aplikasi Masa Depan, Ward and Peppard. ABSTRACT Development Strategy of Information Systems and Technology (IS/IT) in government organizations and utility are necessary to improve the performance of employees in the business process in every field, such as in the fields of community service, service government officials, business cooperation of government, and legal protection. Regional Secretariat (SETDA) Ciamis District is a governmental organization that has a business process to provide excellent service with the aim to develop and provide well-being of the people residing in the ciamis district, but the current state of business process services performed in the SETDA is still largely done manually thereby affecting the effectiveness and efficiency of business process services. Therefore, the design that strategic planning framework/ IT analysis using Ward and Peppard have defined a strategy in the form of providing identification results IS, IT strategy, management of IS/IT and project plans to form a strategic change that all required an approach to stakeholder organization by using change management to deal with the attitudes and behavior of stakeholders in order to support and accept the recommended changes to the plan. The results of the design framework of strategic planning/IT are commonly referred to as a blueprint or a portfolio of future applications that can be used as a reference for the development of integrated information systems to support the needs of SETDA. Keywords : Change Management, Future Application Portfolio, Ward and Peppard. I.
PENDAHULUAN Pembangunan strategi Sistem dan Teknologi Informasi (SI/TI) dalam suatu organisasi pemerintahan sangat diperlukan untuk terus meningkatkan kinerja aparatur dalam proses bisnis di berbagai bidang pelayanan. Sasaran utama dari upaya perencanaan pengembangan strategi SI/TI ini untuk memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi proses untuk mengelola informasi, meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi dari beberapa sasaran utama strategi SI/TI diatas, tepat untuk diterapkan di Kantor Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Ciamis yang dimana hampir semua proses bisnis pelayanan informasi dan pengelolaan data administrasi bisnis organisasi masih dilakukan secara manual. Namun terkadang dalam perencanaan penerepan strategi SI/TI sering ditemukan kurang berpengaruh terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya saing organisasi, hal tersebut terjadi akibat penerapan strategi SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja.. Oleh karena itu, perencanaan strategi SI/TI ini harus selaras dengan responsive positif para stakeholder organisasi terhadap perubahan-perubahan yang akan terjadi melalui pendekatan change management. Berdasarkan latar belakang diatas maka dirancang Kerangka Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Pemerintahan Daerah Berbasis Change
Management sebagai acuan dalam pembuatan sistem yang terintegrasi yang sesuai dengan fungsi bisnis dan kebutuhan bisnis SETDA Kabupaten Ciamis. Batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Metode yang digunakan ialah Ward and Peppard berbasis Change Management. Serta sistem informasi yang dihasilkan diintegrasikan oleh Service Oriented Architecture (SOA). 2. Penelitian tugas akhir ini tidak sampai pada tahap implementasi dari hasil rekomendasi Blueprint Future Application Portpolio. 3. Penelitian tugas akhir ini hanya dilakukan pada 4 (empat) dari 10 (sepuluh) Bagian SETDA Kabupaten Ciamis. Tujuan penelitian ini adalah melakukan perancangan kerangka perencanaan strategi SI/TI berbasis change management di kantor SETDA Kabupaten Ciamis menggunakan metode ward and peppard berbasis change management dengan target dari penelitian ini adalah Blueprint Future Application Portpolio strategi SI/TI. Harapan hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman pengembangan sistem informasi yang terintegrasi untuk mendukung kebutuhan SETDA Kabupaten Ciamis dalam menjalankan proses pelayanannya.
1
II. 2.1
LANDASAN TEORI Model Framework Perencanaan Strategi SI/TI
III. 3.1.
METODOLOGI Kerangka Penelitian
Gambar 1 Strategi SI/TI Menggunakan Metodologi Ward and Peppard (Ward and Peppard, 2002) 2.2
Change Management Change management merupakan serangkaian proses yang digunakan untuk memastikan bahwa perubahan yang signifikan dapat dilakukan secara terkontrol dan sistematis, untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan dalam rangka meningkatkan keterlibatan dan pencapaian tujuan organisasi untuk melakukan transformasi yang efektif.
Gambar 2. Delapan Tahap Change Management Menurut Kotter’s (John Kotter, 1996) 2.3 2.3.1
Tools Analsis Critical Success Factor (CSF) Analisa CSF digunakan pada saat akan mengidentifikasi faktor – faktor kritis apa saja yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan dari organisasi. 2.3.2 Analisis Rantai Nilai Analisis rantai nilai memberikan kerangka untuk mengidentifikasi dan menginventarisasikan area-area fungsi bisnis. 2.3.3 SWOT SWOT digunakan untuk meringkas dan mengkonsolidasikan isu-isu utama yang diidentifikasi ketika menganalisa organisasi dan lingkungan bisnis. SWOT dikembangkan sebagai sarana mengevaluasi situasi bisnis organisasi dan mengidentifikasi strategi yang potensial untuk masa depan.
Gambar 3. Kerangka Penelitian Adapun penjelasan dari kerangka penelitian, sebagai berikut : 3.1.1 Metode Pengumpulan Data 1. Studi Literatur Studi literatur dilakukan dengan membaca buku-buku, jurnal referensi, rencana kerja (renja) dan rencana strategis (renstra) SETDA Kabupaten Ciamis. 2. Studi Lapangan Studi lapangan dilakukan dngan Observasi lapangan, wawancara pada 4 kepala Bagian SETDA dan Pimpinan SETDA, dan penyebaran kuesioner. 3.1.2. Metode Analisis 1. Analisis Lingkungan Bisnis Internal Analisis terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja dan keberhasilan organisasi. 2. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal Analisis terhadap faktor-faktor eksternal organisasi dan mengkaji posisi organisasi terhadap faktor-faktor eksternal. 3. Analisis Lingkungan SI/TI Internal Identifikasi mengenai kondisi dari teknologi SI/TI SETDA kabupaten Ciamis. 4. Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal Identifikasi mengenai kondisi dari teknologi SI/TI yang berkembang saat ini. 5. Strategi SI Bisnis yang didukung 4 tahapan change management Melakukan identifikasi kebutuhan SI dengan melakukan integrasi hasil analisis CSF, KPI, SWOT dan Value Chain hasil integrasi akan dilakukan analisis IS Demand untuk mendapatkan Sistem Informasi yang dibutuhkan. Setelah SI sudah terbentuk selanjutnya akan dilakukan pendekatan change management pada stakeholder SETDA. 6. Strategi TI dan Memberdayakan Aksi Broad-Based Kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya manusia SI/TI. 7. Strategi Manajemen SI/TI 2
Ukuran Utama (KPI) (Key Performance Indicator) 1. Tersedianya data dan informasi jabatan untuk menunjang program kelembagaan, ketatalaksanaan, kepegawaian dan kediklatan
2. Terlaksananya pelayanan prima pada lembaga pelayanan pemerintahan daerah dan masyarakat
3. Terlaksananya penataan kelembagaan publik yang efektif dan efisien mengakomodir pelaksanaan urusan wajib dan pilihan 4. Tersusunnya data dan informasi sebagai bahan rumusan kebijakan bidang kelembagaan dan data laksana 1. Terfasilitasinya pembinaan terhadap lembaga-lembaga sosial 2. Terfasilitasinya pembinaan terhadap lembaga-lembaga keagamaan 3. Terfasilitasinya pembinaan terhadap lembaga masyarakat 4. Terfasilitasinya peningkatan kapasitas organisasi masyarakat di bidang seni, budaya dan olah raga 1. Terbangunnya sistem pelayanan informasi pemerintahan daerah 2. Terselenggaranya kegiatan Bupati dan Wakil Bupati secara protokoler 3. Terbangunnya sistem persandian Pemerintahan Daerah
1. Terfasilitasinya sarana dan prasarana Bupati dan Wakil Bupati 2. Terfasilitasinya kebutuhan sekretariat daerah.
Kategori Layanan
Strength (S)
Threat (T)
3.2.3
1. Optimalisasi kompetensi aparatur serta dana dengan memanfaatkan tenaga profesional melalui pendidikan dan pelatihan. 2. Optimalisasi koordinasi antar bagian untuk meningkatkan kualitas pelayanan prima. 3. Optimalisasi sarana dan prasarana dan infrasruktur yang ada dalam pelayanan prima. 4. Optimalisasi kinerja aparatur daerah dengan pemanfaatan teknologi dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. 5. Optimalisasi koordinasi dengan lembaga atau organisasi masyarakat dalam memenuhi setiap masukan tingkatan layanan serta mendapatkan bahan data untuk keperluan analisa pemerintahan dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat. 1. Memanfaatkan produk hukum untuk menata mekanisme dan pola kerja pada saat unit sehingga mewujudkan sistem yang terpadu efektif dan efisien. 2. Manfaatkan motivasi yang tinggi pada masing-masing bagian dalam melaksanakan tugas dan fungsi untuk meningkatkan kinerja yang baik sehingga masyarakat percaya terhadap kinerja pemerintah. 3. Optimalkan koordinasi antar bagian untuk mengatasi tidak konsistennya kebijakan pemerintah pusat. 4. Memanfaatkan kebijakan-kebijakan untuk menata mekanisme dan pola kerja pada saat unit sehingga mewujudkan sistem yang terpadu efektif dan efisien. 5. Memanfaatkan pedoman-pedoman untuk menata mekanisme dan teknis pola kerja pada saat penyelengaraan pelayanan dan program pemerintahan.
1.
Rencana Stratejik SETDA Kabupaten Ciamis
1. 2.
3.
4.
5.
Pelayanan administrasi aparatur pemerintahan dan masyarakat
Penerapan IT untuk efesiensi proses bisnis, penyediaan layanan berbasis IT dan promosi berbasis IT, dokumentasi dan laporan. Dokumentasi inventaris dan pengadaan, pedoman-pedoman pengadaan, dan manajemen sumber daya untuk pengadaan. Penangan Pemantaua Pemasaran dan Pengolahan Aktifitas an n dan Penerapan Keluaran Layanan Pembinaan administrasi dan aparatur 1. Rencana 1. Pelaksanaan 1. Pemantaua pemerintahan daerah. kerja koordinasin dan Meningkatkan peran dan fungsi Sekretaria koordinasi evaluasi organisasi perangkat daerah dalam t Daerah. dengan bagian pelaksanaa melaksanakan pelayanan kepada 2. Tugas dan organisasi n rencana masyarakat. pokok dan pemerintahan kerja. Meningkatkan pelayanan fungsi lain serta 2. Memberik pemerintahan dalam penanganan masing – masyarakat an masalah sosial, keagamaan dan bina masing dalam pelayanan masyarakat. bagian. pelaksanaan prima, Meningkatkan pembinaan, 3. Tujuan dan cepat dan pengkoordinasian dan perumusan dan penyelenggaraa tepat bagi kebijkan di bidang kehumasan dan sasaran n program aparatur persandian. setiap pemerintah. daerah dan Meningkatkan pemenuhan bagian. 2. Pelaksanaan masyarakat kebutuhan sarana dan prasarana kegiatan . bupati dan wakil bupati serta program kerja sekretariat daerah. setiap bagian sekretariat daerah.
3.3. 3.3.1
Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal Analisis PEST Analisis PEST untuk SETDA Kabupaten Ciamis dapat dipaparkan seperti dibawah ini.
Pelayanan Masyarakat
Pelayanan aparatur pemerintahan dan masyarakat
Gambar 4 Diagram lingkungan luar organisasi SETDA Kabupaten Ciamis Pelayanan aparatur pemerintahan
Hasil identifikasi CSF dan KPI tujuan utama SETDA diatas akan menjadi dasar utama untuk melakukan analisis CSF dan KPI pada 4 Bagian SETDA Kabupaten Ciamis. 3.2.2 Analisis strategi dari analisis SWOT SETDA Tabel 2. Analisis strategi dari analisis SWOT Opportu nity (O)
Penerimaan aparatur yang kompeten, pembinaan dan pelatihan aparatur.
Penanganan Pemasukan
3.2 3.2.1
Faktor Kunci Keberhasilan Tujuan Utama (Critical Success Factor) 1.Meningkatkan 1. Meningkatkan penyediaan koordinasi data jabatan yang disajikan dalam untuk program perumusan kelembagaan, dan ketatalaksanaan, pelaksanaan kepegawaian dan kediklatan. kebijakan di 2. Meningkatkan peran dan bidang analisa fungsi organisasi perangkat dan formasi daerah dalam melaksanakan jabatan, pelayanan kepada penataan masyarakat kelembagaan 3. Meningkatkan kualitas dan kelembagaan pemerintahan tatalaksana kabupaten ciamis lingkup pemerintah kabupaten ciamis. 2.Meningkatkan Meningkatkan pelayanan koordinasi pemerintah dalam penanganan dalam masalah sosial, keagamaan dan perumusan dan bina masyarakat. pelaksanaan kebijakan di bidang sosial, keagamaan dan bina masyarakat. 3Meningkatkan Meningkatkan pembinaan, koordinasi pengkoordinasian dan dalam perumusan kebijakan di bidang perumusan kehumasan dan persandian. dan pelaksanaan kebijakan di bidang kehumasan dan persandian 4.Memfasilitasi Meningkatkan pemenuhan kebutuhan kebutuhan sarana dan prasarana sarana dan Bupati dan Wakil Bupati serta prasarana sekretariat daerah Bupati dan Wakil Bupati serta sekretariat daerah
Kegiatan Administrasi, kegiatan pencatatan, kegiatan pengelolaan dan kegiatan pelaporan.
Administrasi Keuangan Manajemen Sumber Daya Pengembanga n Teknologi Pengadaan Barang
Utama
Analisis Lingkungan Bisnis Internal Analisis CSF dan Ukuran Utama KPI Berikut identifikasi strategi bisnis organisasi SETDA Kabupaten Ciamis, menggunakan CSF dan KPI dapat diidentifikasi sebagai berikut: Tabel 1. Analisis CSF dan KPI Tujuan Utama SETDA
Tabel 3 Analisis Value Chain SETDA Kabupaten Ciamis Pendukung
8.
Strategi manajemen untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan. Portofolio Aplikasi Masa Depan Pemetaan sistem informasi yang dihasilkan, kedalam portofolio aplikasi McFarlan.
Weakness (W) 1. Tingkatkan kualitas sumber daya aparatur melalui penyelenggaraan diklat struktural maupun fungsional. 2. Tingkatkan pemahaman terhadap tugas dan fungsi sesuai dengan peraturan daerah nomor 17 Tahun 2008 untuk memenuhi tuntutan masyarakat akan pelayanan prima. 3. Tingkatkan evaluasi program kerja setiap bagian untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan yang bertujuan untuk mencapai lebih baik dalam melaksanakan program kerja selanjutnya. 1. Tingkatkan kualitas sumber daya aparatur, sarana dan prasarana serta pemahaman terhadap tugas dan fungsi untuk mengatasi belum konsistennya kebijakan pemerintah tingkat atas. 2. Optimalisasi 3. anggaran yang tersedia secara efektif dan efisien. 4. Tingkatkan pemahaman sistem pengelolaan keuangan daerah.
Analisis Value Chain Memahami lingkungan bisnis pada SETDA Kabupaten Ciamis perlu dipahami juga proses bisnis yang berjalan pada internal organisasi SETDA Kabupaten Ciamis, untuk memahami proses bisnis digunakan Value chain.
Analisis Porter’s Five Competitives Forces Di bawah ini adalah paparan analisis Porter’s five caompetitives forces. 1. Kompetitor Lama Penyedia-penyedia informasi publik yang berada di Kabupaten Ciamis lebih peka terhadap penyebaran informasi perkembangan daerah. 2. Kompetitor Baru Kemudahan mendapatkan informasi secara berkala dan mudah bagi masyarakat yang disediakan jasa informasi. 3. Supplier Melakukan beberapa kerjasama dengan mitra diantaranya BUMD dan BUMN, perusahan-perusahaan ataupun organisasi kemasyarakatan yang berada di daerah Kabupaten Ciamis. 4. Pengguna Masyarakat kabupaten ciamis, BUMN, BUMD, dan perangkat kerja aparatur daerah. 5. Produk Pengganti Menambah infrastruktur layanan berbasis teknologi. 3.3.2
3.4.
Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) Internal 3.4.1 Aplikasi Sistem Informasi Tabel 4 Aplikasi utama yang digunakan di 4 bagian SETDA Kabupaten Ciamis. Aplikasi Utama Microsoft Office
Aplikasi design ( Corel Draw dan Photoshop)
Adobe
Deskripsi Aplikasi ini yang digunakan di setiap proses rencana kerja bagian organisasi, humas, umum dan kesejahteraan masyarakat yang berada di SETDA Kabupaten Ciamis. Aplikasi ini yang digunakan oleh sub. Bagian humas dalam melaksanakan rencana kerjanya.
3
Tabel 5 Database Utama Sistem Informasi yang digunakan di 4 bagian SETDA Kabupaten Ciamis. Database Utama Database jabatan aparatur pemerintahan.
Database bidang pelayanan, bantuan sosial, pembinaan mental spiritual dan kelembagaan masyarakat. Database administrasi kepegawaian
Deskripsi Database yang berisi data identitas dan jabatan aparatur pegawai yang disajikan untuk program kelembagaan, ketatalaksanaan, kepegawaian dan kediklatan. Database yang berisi data-data pelayanan, bantuan sosial pembinaan mental spiritual dan kelembagaan masyarakat.
Database yang berisi data-data mutasi, kenaikan pangkat, gaji berkala, pensiun dan cuti pegawai.
3.5
Analisis Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI/TI) Eksternal 3.5.1 Tren Jaringan Komputer Perkembangan internet yang tanpa batas ruangan dan waktu seolah menawarkan dan memberikan peluang untuk terus mendapatkan manfaat dari internet, tidak terkecuali pada pemerintahan. Salah satu manfaat yang didapat dari fasilitas internet adalah e-mail. 3.5.2 Tren E-Government Penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah (seperti Wide Area Network, internet dan mobile computing) yang memungkinkan pemerintah untuk mentransformasikan hubungan dengan masyarakat, dunia bisnis dan pihak yang berkepentingan.
Tabel 8 Pemetaan IS Demand Informasi Bagian Kesra
IV. 4.1
HASIL DAN PEMBAHASAN Strategi SI Strategi SI dalam hal ini disusun untuk memberikan arah bagi pengembangan sistem informasi ke depan, dengan cara dicari kesesuaian terhadap rumusan strategi SO, ST, WT, dan WO yang didapat dari hasil analisis SWOT. Selanjutnya, setiap CSF dipetakan dengan aktivitas-aktivitas berdasarkan hasil analisis value chain. Berikut ini tabel penyesuaiannya untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi. Tabel 6 Analisis Kebutuhan Informasi Bagian Organisasi
Tabel 9 Pemetaan IS Demand Bagian Humas
identifikasi pada tiga bagian SETDA yang lainnya dilakukan pemetaan yang sama seperti pada tabel diatas. Selanjutnya akan menentukan sistem informasi yang akan di usulkan, dengan cara pemetaan kebutuhan informasi pada 4 bagian SETDA yang teridentifikasi kedalam IS demand. Tabel 7 Pemetaan IS Demand Bagian Organisasi
4
Tabel 10. Pemetaan IS Demand Informasi Bagian Umum
kematangan organisasi pada tingkatan integrasi untuk menjadi media yang dapat mendukung visi, misi, serta tujuan organisasi dengan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi”. Tabel 11 Shared The Vision Siapa yang akan di share visi Sekretaris Daerah Asisten Daerah Kabag Humas
Kabag Umum
Kabag Kesra
Kabag Organisasi Aparatur (Middle, low) MITRA
Setelah pemetaan kebutuhan informasi ke dalam IS Demand pada tabel 7-10 diatas, maka teridentifikasi permintaan Sistem informasi yang diperlukan pada 4 Bagian SETDA. Sistem informasi yang teridentifikasi tersebut merupakan strategi SI. Maka selanjutnya akan dilakukan identifikasi stakeholder menggunakan change management agar strategi SI yang terbentuk dapat diterima sebagai rekomendasi perubahan strategi. 4.1.1 Change Management Sebelum mempublikasikan Strategi SI sebagai strategi perubahan, langkah pertama yang dilakukan adalah identifikasi permasalahan terlebih dahulu yang berada pada manajemen Stakeholder, sebagai berikut: 1. Membangun Rasa Urgensi dan Menciptakaan Panduan Koalisi
Masyarakat
Akuntabilitas
Kurun
Merupakan pihak yang menyokong dan bertanggungjawab penuh terhadap proyek perubahan. Bertanggung jawab sebagai wakil penanggung jawab dan bertindak sebagai penyokong kebijakan dan strategis pelaksanaan proyek perubahan. Bertindak sebagai pelaksana dan penyokong teknis untuk mensosialisaikan proyek perubahan kepada sub bagian yang ada dibawahnya. Bertindak sebagai pelaksana dan penyokong teknis untuk mensosialisaikan proyek perubahan kepada sub bagian yang ada dibawahnya. Bertindak sebagai pelaksana dan penyokong teknis untuk mensosialisaikan proyek perubahan kepada sub bagian yang ada dibawahnya.
Selama Prework Tahap Investigasi. Selama Prework Tahap Investigasi.
Bertindak sebagai pelaksana dan penyokong teknis mensosialisaikan proyek perubahan kepada sub bagian Merupakan pelaksana teknis penerapan proyek perubahan.
Merupakan partner yang menyokong dan mendukung pelaksanaan proyek perubahan untuk membantu mensosialisasikan perubahan kepada stakeholder yang lain. Merupakan konsumen yang menggunakan dan menerima dampak perubahan proyek layanan komponen utama yang harus di sosialisasikan tentang perubahan ini.
No 1
2
3
Spesifikasi Manager/ Tim Leader Perubahan (Sekretaris Daerah, asisten Sekretaris Daerah, Kepala bagian/ Unit bagian dan Tim Leader Proyek, Tenaga Ahli) Agen Perubahan (Tim Inti/ Kepala Bagian/ Unit bagian / Tenaga Ahli) Tim Pengembang/ Proyek (Kepala sub Bagian, Anggota Tenaga Ahli, yang dipimpin oleh Agen Perubahan)
1. 2. 3. 4. 5. 6.
dan
Selama Prework Tahap Investigasi.
dan
Selama Prework Tahap Investigasi.
dan
Selama Prework Tahap Investigasi. Selama Prework Tahap Investigasi. Selama Prework Tahap Investigasi.
dan
Selama Prework Tahap Investigasi.
dan
dan dan
1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4.
Peran dan Tanggung Jawab Memimpin tim perubahan dan memberikan saran strategis Panduan manajemen perubahan dan melakukan pengamatan lingkungan Arsitek strategis dan rencana, termasuk rencana dan master komunikasi Mengidentifikasi dan mengelola risiko Mengidentifikasi kebutuhan stakeholder kunci dan mengelola hubungan Memantau, mengevaluasi dan melaporkan Operational manajemen strategi perubahan dan dukungan perencanaan Sosialisasi pengaruh perubahan dan pelatihan kepada pengguna akhir Menyediakan intelijen bisnis dalam pelayanan Melakukan analisis kesenjangan dan proses pemetaan Melakukan analisis kebutuhan/ perancangan dan memberikan training Secara aktif mengubah proses dan tim perubahan Berbagi informasi dan memastikan pesan yang konsisten Sosialisai pengaruh perubahan dan pelatihan kepada orang lain Memberikan umpan balik kepada Program/ pemimpin proyek mengidentifikasi masalah, resiko dan solusi
Kekuatan 1. Adanya keinginan besar aparatur pemerintahan SETDA Kabupaten Ciamis untuk perubahan. 2. Adanya dukungan dokumentasi data SETDA Kabupaten Ciamis untuk dilakukan identifikasi. Peluang 1. Aparatur berpotensi untuk berkembang. 2. Beberapa bagian SETDA Kabupaten Ciamis yang ada berpotensi untuk bekerja sama.
Dari gambar 5 dapat diidentifikasi penyebab dari semua masalah yang terjadi pada intinya adalah kurang maksimalnya peran dan kesadaran stakeholder SETDA Kabupaten Ciamis terhadap pemanfaatan teknologi dalam pelayanan, hal ini desebabkan karena tidak adanya bagian yang menangani secara khusus terhadap bidang TI. a. Menciptakan Visi dan Tujuan Bersama Setelah mengetahui permasalan yang teridentifikasi pada gambar 5, maka dilakukan pendekatan terhadap stakeholder, karena stakeholder merupakan subjek yang paling penting dalam mengatasi masalah tersebut dengan salah satu cara mendukung perubahan strategi, oleh karena itu maka perlu untuk membangun pemahaman bersama setiap stakeholder pemerintahan yang ada terhadap tujuan SETDA Kabupaten Ciamis, dengan pembentukan tim. Tim yang sudah dibentuk dapat memberikan suatu masukan terhadap visi dan misi sehingga misi yang dibentuk SETDA Kabupaten Ciamis dapat dijalankan secara efektif dan efisien. Adapun Visi Tim yang terbentuk bersama“Terwujudnya
Selama Prework Tahap Investigasi.
2. Mengembangkan Visi Strategi dan Mengkomunikasikan Visi Perubahan Aktivitas - aktivitas yang dilakukan sebagai berikut : a. Menetapkan Peran dan Tanggung Jawab Tim Manajemen Perubahan Tabel 12 Team Roles and Responsibilities
Selanjutnya mengidentifikasi pelaksanaan program perubahan. Tabel 13 Matrix SWOT
Gambar 5 Fishbone Diagnostic, Mengidentifikasi Kesempatan untuk Perbaikan Proses dan Pemilihan Masalah
untuk
dan dan
lingkungan
Kelemahan 1. Kondisi Sumber Daya Manusia yang sangat beragam, belum setara. 2. Infrastruktur belum tersedia dengan baik. 3. Aparatur sudah merasa nyaman dengan aplikasi/ sistem yang digunakan saat ini. Ancaman 1. Pengguna sistem menginginkan program yang instan dan langsung terasa. 2. Sedikitnya staf yang memiliki latar belakang pendidikan dan skil yang memadai. 3. Faktor resistensi di sebagian aparatur.
b.
Menilai Dampak Perubahan Memahami dampak dari perubahan strategi di SETDA Kabupaten Ciamis, sebuah analisis kesenjangan diperlukan untuk menentukan perbedaan utama antara "as-is" dan "to-be" situasi. Tabel 15 Gap Analisis - Impact of Change "As-Is"
"To-Be"
Proses pelayanan yang dilakukan di bagian organisasi, humas, kesra dan umum, masih dilakukan secara standar, Pemahaman dan pemanfaatan teknologi Informasi sebagai pendukung porses pelayanan belum optimal dan belum didukung oleh infrastuktur yang memadai.
Teknologi sebagai salah satu pencapaian fasilitas yang di optimalkan untuk fungsi pelayanan masyarakat dan aparatur pemerintahan, yaitu dengan dibangunnya sistem yang terintegrasi dengan 4 (empat) bagian dan unit didalammnya di lingkungan SETDA Kabupaten Ciamis.
Dampak Perubahan 1. Kinerja proses pelayanan akan meningkat, dokumentasi, kecepatan akses, dan keseragaman informasi lintas fungsi akan lebih optimal. 2. SDM yang cenderung resisten, sulit untuk beradaptasi dan jumlah SDM yang ada membutuhkan pelatihan terhadap penyesuaian perubahan yang terjadi atau dilakukan mutasi.
hasil identifikasi change management diatas memberikan gambaran kepada stakeholder terhadap kondisi permasalahan yang ada dan memberikan gambaran terhadap strategi perubahan yang di rekomendasikan dengan tujuan agar stakeholder dapat menerima strategi perubahan tersebut. Selanjutnya akan melakukan analisis strategi TI untuk memberikan perancangan jaringan dan integrasi SI yang dihasilkan dari strategi SI. 5
4.2 4.2.1.
Strategi Teknologi Informasi (TI) Usulan Jaringan Komputer
service bus (ESB). ESB merupakan infrastruktur middleware bagi enterprise-wide, yang menyediakan virtualisasi dan pengelolaan transaksi layanan, termasuk dukungan komunikasi, mediasi, transformasi dan integrasi teknologi yang dibutuhkan oleh layanan. 4.3
Strategi Manajemen SI/TI Strategi manajemen SI/TI pada SETDA Kabupaten Ciamis diperoleh dari hasil analisis perencanaan sistem informasi berupa kebijakan organisasi dalam menerapkan strategi SI/TI sesuai kondisi manajemen pada SETDA Kabupaten Ciamis. 1. Maksimalitas tufoksi Struktur Organisasi 2. Kesesuaian kualifikasi Aparatur dengan kebutuhan. 3. Maksimalitas pengamanan SI/TI SETDA Kabupaten Ciamis dan Mekanisme Manajemen SI/TI. 4.4
Future Portpolio Aplikasi Berikut merupakan proses pemetaan sistem informasi yang teridentifikasi dari Strategi SI pemetaan IS Demand pada tabel 7 - 10 yang selanjutnya akan dimasukan dan di kelompokan berdasarkan model portpolio McFarlan. Tabel 14 Future Application Portpolio SETDA Kabupaten Ciamis Gambar 6 Schema Usulan Jaringan Komputer Gambar 6 di atas merupakan gambar arsitektur jaringan komputer usulan pada 4 bagian SETDA Kabupaten Ciamis, yang dimana skema jaringan ini untuk menghubungkan bagian umum, bagian organisasi, bagian kesra, dan bagian humas. 4.2.2.
Integrasi SI Integrasi SI merupakan kebutuhan penting dalam proses bisnis ataupun pelayanan yang komplek dari suatu organisasi, dengan mengintegrasikan berbagai macam sistem yang berbeda diharapkan proses kontrol terhadap suatu proses pelayanan dapat dilakukan dengan mudah. Berikut pemetaan integrasi SI kedalam tujuh lapisan arsitektur SOA. Maka digambarkan ke tujuh lapisan arsitektur SOA tersebut seperti gambar 7 di bawah ini.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Application high potential SI mutasi kepegawaian SI Pelayanan kelembagaan masyarakat SI pengelolaan data hasil dokumentasi SI pengelolaan pensiun SI pengelolaan cuti kepegawaian SI pengelolaan kepangkatan SI pengelolaan penggajian berkala SI pengelolaan formasi jabatan SI pelayanan lembaga keagamaan
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Application strategic SI ketatakerjaan dan procedure kerja SI layanan publik SI ketatalaksanaan SI kerjasama kemitraan SI pengelolaan data kepegawaian SI Pengelolaan Bantuan Sosial
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Application key operational SI publikasi informasi dan dokumentasi SI Pendataan perekonomian rakyat SI pengelolaan logistik liputan SI pengadaan dan pengelolaan sarana dan prasarana SETDA SI pengelolaan pengadaan persandian dan alat sandi telekomunikasi SI kearsipan SI pengelolaan persuratan SI pengelolaan kelembagaan SI pelayanan perjalanan dinas Application support Microssoft Office SI pelayanan kediklatan administrasi Designer Application SI pengelolaan diklat kelembagaan keagamaan masyarakat SI layanan keprotokolan dan kegiatan kedinasan SI pengelolaan kediklatan kelembagaan
Portopolio Mc-Farlan pada tabel 14 diatas merupakan hasil akhir dari perencanaan strategi SI/TI yang dapat direkomendasikan sebagai acuan terhadap pengembangan pelayanan SETDA kabupaten ciamis berbasis SI/TI. Berikut penjelasan setiap pengelompokan sistem informasi SETDA Kabupaten Ciamis, sebagai berikut. : 1. Application high potential Merupakan sistem informasi yang mempunyai potensi tinggi bagi organisasi di masa mendatang. 2. Application strategic Sistem Informasi yang bersifat kritis bagi organisasi dan digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan utama agar organisasi tersebut bertahan selama mungkin. 3. Application key operational Sistem informasi yang dapat dikategorikan penting agar organisasi dapat terus beroprasi dan terus berjalan. 4. Application support Sistem informasi yang tidak secara langsung.mendukung suksesnya organisasi. 4.4.1
Gambar 7 Arsitektur Integrasi Sistem Informasi Kombinasi dari lapisan integrasi dan lapisan layanan bisnis pada gambar 7 diatas dapat disebut sebagai enterprise
Roadmap Perancangan Penerapan Sistem Informasi Setelah mengetahui pemetaan sistem informasi ke Portpolio Application Mc-Farlan sebagai hasil akhir dari perancangan kerangka perencanaan strategi SI/TI. Tahap selajutnya perlu dilakukan penelitian lanjutan mengenai perancangan arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi untuk mengidentifikasi aplikasi apa saja yang terdapat dalam setiap sistem informasi yang terbentuk pada tabel 15. Berikut adalah roadmap untuk memberikan 6
gambaran jangka waktu perancangan arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi terhadap sistem informasi. Tabel 15 Roadmap Perancangan Penerapan Sistem Informasi
V. 5.1
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Beberapa kesimpulan yang bisa diambil setelah pelaksanaan Tugas Akhir ini adalah: 1. Identifikasi tools analisis yaitu CSF, KPI, SWOT dan Value Chain dikelompokan kedalam proses pengelolaan kebutuhan informasi sebagai dasar dalam proses pengolahan IS Demand. 2. Teridentifikasi 28 rekomendasi Sistem Informasi. Sistem informasi yang terdefinis di bagian organisasi sebanyak 5 (lima) Sistem informasi, bagian kesra sebanyak 5 (lima) sistem informasi, bagian humas sebanyak 7 (tujuh) sistem informasi, dan bagian umum 11 (sebelas) sistem informasi. Rekomendasi Strategi SI/TI berbasis Change Management. 3. Change management yang mengidentifikasi kesempatan untuk perbaikan proses atau pemilihan masalah yang harus diselesaikan di SETDA Kabupaten Ciamis Selanjutnya pengelompokan stakeholder untuk menciptakan visi perubahan dan tujuan bersama agar semua pihak aparatur pemerintahan yang mendapatkan rekomendasi SI/TI ini dapat menerima dengan baik. 4. Model yang direkomendasikan untuk kebutuhan integrasi layanan yang telah terdefinisi di dalam katalog proses bisnis, adalah dengan pendekatan SOA. 5. Telah dibuat Portpolio Aplikasi yang menjadi rekomendasi sistem informasi agar sesuai dengan misi SETDA Kabupaten Ciamis dalam mendukung pencapaian tujuan-tujuan pelayanan SETDA Kabuapten Ciamis. Tahapan dari kerangka penelitian untuk lebih rinci teradapat pada laporan penelitian Tugas Akhir.
DAFTAR PUSTAKA Aradea, Satriyo A., Ariyan Z., & Ade Y. 2010. Penerapan Change Management untuk Peningkatan Proses Bisnis Dalam Meraih Keunggulan Kompetitif Organisasi. Bandung: Institut Teknologi Bandung. Davis Jim, Miller Gloria J., Russell Allan. 2006. Information Revolution-Using Information Evolution Model to Grow Your Business. John Wiley and Sons Inc. Jogiyanto, HM. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Informasi Strategic untuk Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta: Andi. Kridanto Surendro. 2008. Kerekayasaan Informasi : Pendekatan Perencanaan Sistem Bisnis. Teknik Informasika. Sekolah Teknik Elektro dan Informatika. Institut Teknologi Bandung. Kridanto Surendro. 2009. Pengembangan Rencana Induk Sistem Informasi. Informatika Bandung. Kridanto Surendro. 2009. Manajemen Sistem Informasi. Teknik Informatika. Sekolah Teknik Elektro dan Informatika. Institut Teknologi Bandung. Kotter, J.P. 2003. Leading Change. Harvard Business School Press, Messachusetts. USA. Keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Ciamis No. 050/Kpts. 36-Huk/2009. Rencana Stratejik Sekretariat Daerah Kabupaten Ciamis Tahun 2009-2014. Ciamis : Sekretariat Daerah Kabupaten Ciamis. Puti, M.R. 2011. Perencanaan Strategis Sistem Informasi pada Bintang Pelajar. Skripsi, tidak diterbitkan. Jakarta: Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah. Rick S. 2010. Achieving Service-Oriented Architecture Apllying an Enterprise Architecture Approach. Canada: Wiley Publishing, Inc. O’Brien J. A. 1996. Management Information Systems: Managing Information Technology in the Networked Enterpris. Chicago IL: Richard D. Irwin, third edition The University of Adelaiden, Performance Excellence : Guide Reward and Recognition, SA 5005 Australia. The University of Adelaiden, Leading Change, Transition and Transformation : A Guide for University Staff. SA 5005 Australia. Ward, J. & Peppard, J. 2002. Strategic Planning for Information System 3th. England: John Wiley and Sons. Weber. 1999. Information System Audit. Jakarta: ISACA.
5.2
Saran Beberapa saran yang bisa disampaikan terkait dengan pelaksanaan maupun isi dari Tugas Akhir ini adalah: 1. Perencanaan strategi SI/TI ini akan mendapatkan dampak yang lebih baik jika mencakup dan didukung penuh dari seluruh stakeholder bagian yang menjadi fokus penelitian SETDA kabupaten Ciamis, terutama dukungan dari pihak pimpinan. 3. Strategi SI/TI ini harus dilakukan lagi identifikasi pada bagian yang belum di lakukan penelitian agar menjadi strategi SI/TI seluruh bagian SETDA Kabupaten Ciamis. 7
