PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM) PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri - Perkotaan

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM) PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN

Diterbitkan Oleh: Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umum

PETUNJUK TEKNIS | PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM)

i


ii



PENGANTAR Pengaduan pada dasarnya merupakan aspirasi, keluhan ataupun ketidakpuasan terhadap implementasi PNPM Mandiri Perkotaan. Pengaduan dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun tulisan, baik ke pelaku PNPM Mandiri Perkotaan, media massa dan lain-lain. Terlepas dari siapapun dan darimanapun yang menyampaikan pengaduan, maka harus dipahami bahwa pada hakekatnya timbulnya pengaduan disebabkan oleh: Pemahaman substansi informasi yang kurang utuh;  Proses kegiatan di lapangan yang kurang sempurna;  Pendekatan yang keliru;  Tumbuhnya kepedulian dan kontrol sosial dari warga masyarakat;  Mulai tumbuh berkembangnya prinsip dan nilai PNPM Mandiri Perkotaan. Pandangan tidak adanya pengaduan menunjukan indikator keberhasilan pendampingan di lapangan adalah sangat keliru. Demikian pula halnya dengan pandangan bahwa banyaknya pengaduan merupakan indikator ketidakberhasilan fasilitator di lapangan adalah tidak sepenuhnya benar. Indikator keberhasilan PNPM Mandiri Perkotaan dapat dilihat dari banyaknya pengaduan yang masuk sebanding dengan proses penyelesaian terhadap pengaduan tersebut serta menurunnya jumlah pengaduan secara bertahap melalui proses penyempurnaan pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan di lapangan dan penanganan pengaduan yang memberi kontribusi bagi kelancaran PNPM Mandiri Perkotaan. Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan, perlu disusun Petunjuk Teknis Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) yang terdiri dari 3 bagian yaitu; A. PETUNJUK TEKNIS PPM DI TINGKAT KEL/DESA (MASYARAKAT) B. PETUNJUK TEKNIS PPM DI TINGKAT KAB/KOTA C. PETUNJUK TEKNIS PPM KASUS KHUSUS Adanya Petunjuk Teknis ini diharapkan dapat memudahkan berbagai pihak menyampaikan pengaduan dan permasalahan terkait pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan dan mengetahui perkembangan penanganan suatu pengaduan atau masalah hingga selesai. Petunjuk Teknis ini merupakan kelengkapan Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan Pengaduan dan Masalah (PPM) dari Tim Pengendali PNPM Mandiri dan Petunjuk Teknis PNPM Mandiri Perkotaan. Semoga Petunjuk Teknis ini dapat menjadi acuan tidak saja bagi pelaksana program namun juga penerima manfaat program dan masyarakat luas. Tiada gading yang tak retak mohon dapat memberikan masukan maupun kritik bagi perbaikan Petunjuk Teknis PPM PNPM Mandiri Perkotaan di masa mendatang. Semoga Petunjuk Teknis PPM PNPM Perkotaan ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya demi terwujudnya tujuan penanggulangan Kemiskinan.


i


DAFTAR ISI Hal

Pengantar......................................................................................................................................... i Daftar Isi........................................................................................................................................... II A. PETUNJUK TEKNIS PPM DI TINGKAT KEL/DESA (MASYARAKAT) BAB. I. PENDAHULUAN...................................................................................................... 1 1.1

Latar Belakang............................................................................................................... 2

1.2

Pengertian...................................................................................................................... 2

1.3

Maksud, Tujuan dan Sasaran......................................................................................... 2

1.4

Azas dan Prinsip-prinsip PPM......................................................................................... 3

BAB. II. KETENTUAN UMUM.............................................................................................. 5 2.1

Sarana dan Prasarana yang diperlukan.......................................................................... 6

2.2

Media Pengaduan.......................................................................................................... 6

2.3

Sumber Pengaduan........................................................................................................ 6

2.4

Klasifikasi Masalah Pengaduan...................................................................................... 7 2.4.1

Sifat Pengaduan........................................................................................... 7

2.4.2

Jenis Pengaduan.......................................................................................... 7

2.4.3 Lingkup........................................................................................................ 7

2.4.3.1. Administratif Teknis....................................................................... 7

2.4.3.2. Keuangan....................................................................................... 9

2.4.4

Katagori Masalah......................................................................................... 10

2.4.5

Derajat Masalah.......................................................................................... 11

BAB. III. PENANGANAN PENGADUAN DI TINGKAT MASYARAKAT....................................... 13 3.1

Tahapan Penanganan Pengaduan Di Masyarakat......................................................... 17

3.2

Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai....................................................................... 22

3.3

Penanganan Pengaduan Pada Paska Program (Terminasi)............................................ 26

BAB. IV. PELAKU KEGIATAN PENANGANAN MASALAH....................................................... 29 4.1

Peran Pelaku Kegiatan Penanganan Masalah................................................................ 30

4.2

Ringkasan Pelaksanaan PPM.......................................................................................... 36

B. PETUNJUK TEKNIS PPM DI TINGKAT KABUPATEN/KOTA BAB. V. PENDAHULUAN..................................................................................................... 39

ii

5.1

Latar Belakang............................................................................................................... 40

5.2

Landasan Hukum............................................................................................................ 40

5.3

Maksud dan Tujuan........................................................................................................ 40



5.4

Sasaran........................................................................................................................... 40

5.5

Ruang Lingkup................................................................................................................ 41

5.6

Pengertian...................................................................................................................... 41

5.7

Prinsip Pengelolaan Pengaduan Masyarakat................................................................. 41

BAB. VI. PENGADMINISTRASIAN PENGADUAN MASYARAKAT........................................... 43 6.1

Pencatatan dan Sarana-Prasarana................................................................................. 44

6.2

Pengklasifikasian dan Pengkategorian.......................................................................... 45

6.3

Tahapan Penanganan Pengaduan Di Masyarakat – lihat hal. 14................................... 45

6.4

Mekanisme Penanganan Pengaduan – lihat hal. 13....................................................... 45

6.5

Pendokumentasian........................................................................................................ 45

BAB. VII. LANGKAH PEMBUKTIAN PENGADUAN................................................................ 47 7.1

Konfirmasi dan Klarifikasi............................................................................................... 48

7.2

Penelitian/Pemeriksaan................................................................................................. 48

7.3

Pelaporan Hasil Penelitian/Pemeriksaan....................................................................... 49

BAB. VIII. AKSI LANJUT DAN MONITORING PENANGANAN PENGADUAN........................... 51 8.1

Aksi Lanjut Hasil Penelitian/Pemeriksaan...................................................................... 52

8.2

Pemanfaatan Hasil Pengelolaan Pengaduan Masyarakat.............................................. 52

8.3

Monitoring dan Koordinasi Aksi Lanjut Pengelolaan Pengaduan Masyarakat............... 52

C. PETUNJUK TEKNIS PPM KASUS KHUSUS BAB. IX. MEDIA PENGADUAN: LAPORAN/TEMUAN BPKP.................................................. 55 9.1

Pengertian...................................................................................................................... 56

9.2

Maksud dan Tujuan........................................................................................................ 56

9.3

Tahapan Penanganan Pengaduan Pada Temuan/Laporan BPKP.................................... 57

BAB. X. PENGADUAN BERINDIKASI PENYIMPANGAN DANA............................................... 67 10.1 Pengertian...................................................................................................................... 68 10.2 Maksud dan Tujuan........................................................................................................ 68 10.3 Tahapan Penanganan Pengaduan Pada Penyimpangan Dana........................................ 69 BAB. XI. PENUTUP............................................................................................................. 73 LAMPIRAN.........................................................................................................................

75


iii


iv



A. PETUNJUK TEKNIS PPM DI TINGKAT KEL/DESA MASYARAKAT)

BAB

1

PENDAHULUAN


1


1.1

Latar Belakang

Pengaduan pada dasarnya merupakan aspirasi, keluhan ataupun ketidakpuasan terhadap implementasi PNPM Mandiri Perkotaan. Pengaduan dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun tulisan, baik ke pelaku PNPM Mandiri Perkotaan, media massa dan lain-lain. Terlepas dari siapapun dan darimanapun yang menyampaikan pengaduan, maka harus dipahami bahwa pada hakekatnya timbulnya pengaduan disebabkan oleh:  Pemahaman substansi informasi yang kurang utuh;  Proses kegiatan di lapangan yang kurang sempurna;  Pendekatan yang keliru;  Tumbuhnya kepedulian dan kontrol sosial dari warga masyarakat;  Mulai tumbuh berkembangnya prinsip dan nilai PNPM Mandiri Perkotaan. Pandangan tidak adanya pengaduan menunjukan indikator keberhasilan pendampingan di lapangan adalah sangat keliru. Demikian pula halnya dengan pandangan bahwa banyaknya pengaduan merupakan indikator ketidakberhasilan fasilitator di lapangan adalah tidak sepenuhnya benar. Indikator keberhasilan PNPM Mandiri Perkotaan dapat dilihat dari banyaknya pengaduan yang masuk sebanding dengan proses penyelesaian terhadap pengaduan tersebut serta menurunnya jumlah pengaduan secara bertahap melalui proses penyempurnaan pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan di lapangan dan penanganan pengaduan yang memberi kontribusi bagi kelancaran PNPM Mandiri Perkotaan.

1.2. Pengertian Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (selanjutnya disebut PPM) adalah suatu proses kegiatan untuk menampung, mencatat, menelaah, menyalurkan, mengkonfirmasi, mengklarifikasi, memberikan alternatif solusi kepada pengadu, mendokumentasi dan mensosialisasikan hasil pengelolaan pengaduan kepada masyarakat.

1.3. Maksud, Tujuan dan Sasaran

1.3.1. Maksud

Petunjuk Teknis Pengelolaan Pengaduan Masyarakat dalam PNPM Mandiri Perkotaan dimaksudkan sebagai panduan dalam mengelola dan menangani pengaduan (informatif atau masalah) bagi pelakupelaku yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan agar dapat menjaga keberlangsungan dan mutu program.

1.3.2. Tujuan

Petunjuk pengelolaan pengaduan bertujuan :

2

1.

Memfasilitasi masyarakat dan pihak terkait dalam menyelesaikan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan program.

2.

Menyamakan persepsi masyarakat dan pihak terkait dalam menangani berbagai pengaduan (informatif atau masalah) untuk menjaga keberlangsungan dan mutu program.

3.

Memberikan alternatif solusi melalui musyawarah dan mufakat terhadap masalah yang dihadapi masyarakat.

4.

Agar dalam pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan, sasaran dan prinsip-prinsip yang telah



ditetapkan. 5.

Agar penanganan pengaduan sesuai dengan Petunjuk yang telah ditetapkan. 1.3.3. Sasaran

Sasaran Petunjuk pengelolaan pengaduan PNPM Mandiri Perkotaan adalah sebagai berikut: •

Terbangunnya ‘wadah’ (PPM) masyarakat yang partisipatif, transparan, dan akuntabel pada tingkat masyarakat (Desa/Kelurahan) dan pemerintah daerah (Kab/Kota dan Provinsi) untuk melakukan kontrol sosial terhadap pelaksanaan program.

1.4. Azas dan Prinsip-Prinsip Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Azas dan prinsip pengelolaan pengaduan masyarakat ini merupakan nilai dasar yang harus diPetunjuki oleh setiap pelaku PNPM Mandiri Perkotaan dalam menangani pengaduan. Adapun azas dan prinsipprinsip tersebut adalah :

1.4.1 Azas

PPM PNPM Mandiri Perkotaan menganut asas DOUM yaitu: Dari, Oleh dan Untuk Masyarakat. Artinya seluruh upaya penanganan masalah harus berawal dari kemauan dan kesadaran kritis dari masyarakat, oleh masyarakat dan untuk kepentingan seluruh masyarakat. Oleh karena itu, masyarakat harus dimotivasi dan diberi kesempatan yang luas untuk bertindak pro-aktif dan terlibat dalam setiap tahapan penanganan masalah sampai masalah dinyatakan selesai oleh masyarakat sendiri.

1.4.2 Prinsip • Kemudahan Setiap anggota masyarakat, terutama kelompok miskin, perempuan dan laki-laki, harus mudah untuk menyampaikan pengaduan atau masalah. Pengadu/pelapor dapat menyampaikan pengaduan ke jenjang yang paling mudah dijangkau dengan menggunakan media/saluran yang telah dibangun oleh program dan/atau yang telah ada di lingkungannya. • Partisipatif Untuk menunjang proses kemandirian masyarakat, perlu terus ditumbuh-kembangkan upaya pelibatan dan partisipasi masyarakat dalam pelaporan, pemantauan, dan berbagai tahap penanganan pengaduan dan permasalahan pelaksanaan PNPM-Mandiri Perkotaan. • Transparan Penanganan masalah harus mengacu pada asas DOUM (Dari, Oleh, Untuk Masyarakat), artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan/masalah. Kemajuan penanganan masalah harus disampaikan kepada seluruh masyarakat baik melalui forum musyawarah maupun melalui papan informasi dan media lain yang memungkinkan sesuai kondisi setempat. Masyarakat dimotivasi untuk berperan aktif dan mengontrol proses penanganan pengaduan/masalah yang terjadi. Tugas fasilitator dan konsultan adalah mendorong dan mengadvokasi serta memastikan bahwa masyarakat pro aktif dalam keseluruhan proses penanganan masalah. • Akuntabilitas Proses kegiatan pengelolaan pengaduan dan masalah serta tindak lanjutnya harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang berlaku. PETUNJUK TEKNIS | PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM)

3


• Obyektif Penanganan pengaduan dan masalah harus bersifat obyektif dan tidak memihak salah satu pihak dan didasarkan pada prinsip dan prosedur yang seharusnya secara konsisten. Pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya melalui mekanisme uji silang sehingga tindak turun tangan disesuaikan dengan data yang sebenarnya. • Rahasia Identitas orang yang melaporkan pengaduan atau masalah harus dirahasiakan kecuali yang bersangkutan menghendaki sebaliknya. Hal ini dimaksudkan untuk melindungi hak pelapor agar merasa aman, nyaman dan tenteram berkaitan dengan masalah yang telah dilaporkannya. • Proporsional Penanganan harus sesuai dengan cakupan kasus/masalah yang terjadi. Jika kasusnya berkaitan dengan penyimpangan prinsip dan prosedur, maka fokus penanganan harus mengenai prinsip dan prosedur. Jika permasalahan berkaitan dengan penyimpangan prinsip dan prosedur serta penyimpangan dana, maka masalah/kasus yang ditangani harus keduanya baik penyimpangan prinsip dan prosedur maupun penyimpangan dana. • Cepat dan akurat Setiap pengaduan dan permasalahan perlu ditangani/ditanggapi secara cepat dengan berdasarkan informasi yang akurat. Untuk itu penanganan masalah dan pengaduan diupayakan penyelesaiannya pada tingkat yang terdekat. • Berjenjang Semua pengaduan atau masalah yang muncul ditangani pertama kali oleh pelaku PNPM Mandiri Perkotaan (Faskel, Korkot dan sebagainya) pada tingkatan di mana pengaduan/masalah tersebut timbul (keberadaan subyek yang diadukan). Jika perkembangan penanganan masalah pada tingkatan tersebut tidak mampu untuk menangani, maka setelah dilakukan evaluasi dapat dinaikkan derajatnya untuk meminta dukungan penanganan dari tingkatan di atasnya.

Penanganan masalah perlu mempertimbangkan kondisi sosial budaya masing- masing wilayah dan kearifan lokal sejauh tidak bertentangan dengan azas, dan prosedur PPM-PNPM Mandiri, serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4



BAB

2

KETENTUAN UMUM


5


2.1. Sarana dan Prasarana yang diperlukan •

• • • •

Kotak pengaduan/saran, kotak ini ditempatkan di LKM (Lembaga Keswadayaan Masyarakat), di kantor Kelurahan/desa atau di tempat berkumpulnya warga, Kantor Bapeda Kab/Kota dan Kantor Bapeda Provinsi. Sekretariat Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) yang berkedudukan di Sekretariat LKM, Kantor Bapeda Kab/Kota dan Kantor Bapeda Provinsi. Blanko format Pengaduan Masyarakat untuk pengaduan masalah di wilayah kerja LKM, Bapeda Kab/Kota dan Kantor Bapeda Provinsi. Buku Pengaduan, yang selalu tersedia di sekretariat PPM. Media Sosialisasi PPM dilakukan dengan menggunakan Media Warga baik yang dikelola LKM maupun Media Warga lainnya.

2.2. Media Pengaduan

Sesuai dengan prinsip kemudahan dalam menyampaikan pengaduan, untuk itu pengaduan dapat disampaikan mulai tingkat kelurahan sampai dengan tingkat pusat. Media-media tersebut terdiri dari :

No.

Media Pengaduan

No.

Media Pengaduan

1.

Tatap Langsung

8.

Email

2.

Buku Pengaduan

9.

Pengaduan On-Line

3.

Kotak Pengaduan

10.

Mimbar Bebas

4.

Telepon

11.

Uji Petik

5.

SMS

12.

Laporan BPKP

6.

Faksimili

13.

Lainnya

7.

Surat

• •

• • • •

Lisan, disampaikan kepada anggota ataupun sekretariat PPM di seluruh tingkatan maupun kepada pelaku PNPM Mandiri Perkotaan Tertulis ke semua tingkatan. Di tingkat pusat dapat dialamatkan ke PO BOX 2222 JKPMT, melalui website: www.pnpm-perkotaan.org, E-mail [email protected], Po box PPM KMW, Po box PPM tingkat Kabupaten/Kota, Kotak pengaduan di masing-masing wilayah kelurahan/desa. Telepon ke setiap PPM di setiap tingkatan dan alamat kantor konsultan Melalui SMS PPM Pusat (0817-148048) dan atau kepada Sekertariat PPM di semua tingkatan Surat Atau media lainnya yang mudah diakses oleh masyarakat

2.3. Sumber Pengaduan Pengaduan dapat berasal dari individu, kelompok masyarakat, lembaga/institusi pemerintah, kelompok peduli dan pihak lain yang berkepentingan.

6



2.4. Klasifikasi Masalah Pengaduan Agar penanganan pengaduan dapat berjalan secara efektif, maka salah satu langkah awal adalah melakukan analisis masalah. Salah satu bagian dari analisis adalah menentukan klasifikasi masalah. Dengan klasifikasi akan diperoleh informasi lingkup masalah, katagori dan tingkat penanganan masalah, yang dapat digunakan sebagai bahan untuk menentukan strategi dan langkah penanganan pengaduan, adapun klasifikasinya terdiri dari :

2.4.1. Sifat pengaduan

Pada dasarnya setiap pengaduan yang diterima oleh PPM dipastikan mengandung masalah, paling tidak bagi sipengadu. Ada pengaduan yang dapat diselesaikan dengan memberikan informasi yang sebenarnya kepada pengadu, ada pula pengaduan yang dalam penyelesaianya memerlukan serangkaian langkah tindakan penanganan. Berdasarkan langkah penanganan, maka pengaduan dapat diklasifikasikan kedalam 2 (dua) sifat, yaitu :

a.

Pengaduan Informatif

Yang termasuk dalam sifat ini, adalah setiap pengaduan yang dapat diselesaikan dengan memberikan keterangan selengkapnya kepada pengadu. Untuk pengaduan bersifat informatif waktu penyelesaian paling lambat 7 hari dari pengaduan masuk/diterima.

b

Pengaduan Penyimpangan (Masalah)

Yang termasuk dalam sifat ini adalah setiap pengaduan yang dapat dalam penyelesaiannya perlu langkah-langkah penanganan lebih lanjut (lihat tahapan penanganan pengaduan). Untuk pengaduan bersifat masalah waktu penyelesaian paling lambat 3 bulan (90 hari), bila lebih dari waktu yang telah ditentukan agar pihak yang menangani masalah dapat memberikan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.

2.4.2. Bidang Pengaduan

Pengaduan berdasarkan bidang ada 3, yaitu Pengadaan (procurement, Manajemen Proyek dan Partisipasi Masyarakat. Pengadaan (procurement) yang dimaksud adalah mengenai pelaksanaan pengadaan/ perekrutan konsultan di tingkat pusat maupun di tingkat daerah. Manajemen Proyek adalah menyangkut dukungan proyek terhadap pelaksanaan program. Sedangkan Partisipasi Masyarakat adalah berkaitan keterlibatan masyarakat dalam proses pelaksanaan program yang terjadi di tingkat masyarakat dan tingkat Pemerintah Daerah. 2.4.3. Lingkup

Ruang lingkup pengaduan dibagi 2 lingkup, yaitu lingkup administrasi teknis dan lingkup keuangan.

2.4.3.1. Administratif-teknis,

Lingkup ini berkaitan dengan seluruh permasalahan teknis pelaksanaan kegiatan siklus dan pelaku/pelaksananya, yang terdiri dari bidang-bidang : No.

Uraian Bidang

Bidang

1.

Tender Konsultan

Pengadaan

2.

Rekrutmen Fasilitator

Pengadaan

3.

Pemberkasan Invoice

Manajemen Proyek


7


8

4.

Pengangkatan Satker Provinsi dan Kab/Kota

Manajemen Proyek

5.

SK DIPA Provinsi dan Kab/Kota

Manajemen Proyek

6.

Pelaksanaan Sosialisasi

Partisipasi Masyarakat

7.

Pelaksanaan Pelatihan


8.

Pelaksanaan Siklus (pelaksanaan RKM, FGD RK, PS, pembentukan LKM, penyusunan PJM Nangkis dan pembentukan KSM)


9.

Pencairan Dana BLM ke LKM


10.

Pencairan Dana BLM ke KSM


11.

Pengembangan UP-UP LKM


12.

Non Bergulir (pelaksanaan kegiatan infrastruktur, dan sosial)


13.

Alokasi dana BLM


14.

Dana Swadaya


15.

Pemeriksaan pembukuan/audit


16.

Pembukuan LKM/UPK/KSM


17.

Format proposal


18.

Pelaksana/pelaku kegiatan


19.

Review kegiatan


20.

Dana insentif pelaku kegiatan


21.

Pengalihan pelaksanaan kegiatan


22.

Kepedulian dan peran serta Pemda


23.

Sinergi Program Nangkis Daerah


24.

Keinginan ikut PNPM Mandiri Perkotaan


25

Pelaksanaan alih kelola program


26.

Lainnya




2.4.3.2. Keuangan,

Lingkup ini berkaitan dengan pendanaan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan, baik berasal dari Pemerintah Pusat (kantor proyek/APBN), Pemda (APBD) maupun sumberdana lain. Lingkup ini terdiri dari bidang- bidang : No.

Uraian Bidang

Bidang

1.

Dana Pinjaman Luar Negeri

Pengadaan

2.

Pembiayaan Proyek ke Konsultan

Manajemen Proyek

3.

BOP Tim Faskel

Manajemen Proyek

4.

DIPA Provinsi

Manajemen Proyek

5.

DIPA Kabupaten/Kota

Manajemen Proyek

6.

BOP Pemda


7.

BOP BKM/LKM


8.

BOP PJOK


9.

Pembiayaan Oleh Konsultan


10.

Pelaksanaan Kegiatan Infrastruktur (bergulir)


11.

Pelaksanaan Kegiatan Sosial (bergulir)


12.

Pelaksanaan Kegiatan Ekonomi (bergulir)


13.

Peruntukan kegiatan lainnya


14.

Pemanfaatan dana alih kelola


15.

Lainnya


1.

Dana pinjaman Luar Negeri/NOL (no objection letter) : terkait dengan persetujuan pinjaman luar negeri dari bank asing.

2.

Pembiayaan proyek kepada Konsultan : berkaitan dengan hak dan kewajiban antara Proyek dengan Konsultan dalam bidang keuangan. (Contoh : Masalah gaji personal (melalui Satker) dari tingkat Faskel s/d Korkot, serta dana pelatihan untuk masyarakat).

3.

BOP Tim Faskel : terkait dengan biaya operasional untuk memperlancar pelaksanaan program yang dilakukan oleh faskel dalam satu TIM.

4.

DIPA Provinsi : terkait dengan sumber pendanaan untuk konsultan tingkat Faskel s/d Korkot dan pelatihan masyarakat.

5.

DIPA Kab/Kota : terkait dengan sumber pendanaan untuk pembiayaan BLM.

6.

BOP Pemda : berkaitan dengan BOP kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan yang bersumber dana dari Pemda (contoh permasalahan yang menyangkut alokasi/pagu, distribusi, pemanfaatan, transparansi, akuntabilitas dan lingkupnya)

7.

BOP LKM : terkait dengan biaya operasional BKM/LKM untuk menunjang pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan di tingkat desa/kelurahan.

8.

BOP PJOK : terkait dengan biaya operasional PJOK di tingkat kecamatan.


9


9.

Pelaksanaan kegiatan Infrastruktur, Sosial dan Ekonomi (bergulir)

10. Pembiayaan oleh Konsultan : berkaitan dengan segala hal pengelolaan keuangan proyek PNPM Mandiri Perkotaan oleh Konsultan di seluruh tingkatan (KMP dan KMW), (Contoh : Masalah gaji personal Konsultan, pajak, BOP kegiatan dan lingkupnya) 11. Pemanfaatan dana BLM : berkaitan dengan seluruh pemanfaatan BLM di tingkat masyarakat (Contoh : Masalah pemanfaatan/pengelolaan oleh KSM atau anggotanya, panitia, UP-UP dan lingkupnya) 12. Peruntukan kegiatan lain : terkait dengan biaya yang digunakan untuk kegiatan di luar program. (untuk kegiatan hari besar nasional dsb) 13. Pemanfaatan dana Channeling BKM/LKM/UP BKM : berkaitan dengan pengelolaan dana hasil Channeling antara BKM/UP dengan sumber dana diluar BLM PNPM Mandiri Perkotaan. (Contoh permasalahan pengelolaan dana kegiatan dibawah kendali kebijakan BKM yang bersumber dana dari pihak peduli, Dinas/Instansi baik lokal maupun pusat, swasta dan lingkupnya) 14. Pemanfaatan dana PAKET : berkaitan dengan pengelolaan dana untuk seluruh kegiatan lingkup Paket (Contoh : Masalah mekanisme dan prosedur pendanaan Paket, pengelolaan dan pertangungjawaban dana Paket dan lingkupnya) 15. Pemanfaatan dana Replikasi : berkaitan dengan pengelolaan dana untuk seluruh kegiatan lingkup Replikasi (Contoh : Masalah mekanisme dan prosedur pendanaan Replikasi, pengelolaan dan pertangungjawaban dana Replikasi dan lingkupnya) 16. Pemanfaatan dana ND (Neighbourhood Development) : berkaitan dengan pengelolaan dana untuk seluruh kegiatan lingkup ND (Contoh : Masalah mekanisme dan prosedur pendanaan ND, pengelolaan dan pertangungjawaban dana ND dan lingkupnya) 17. Pemanfaatan dana alih kelola program : terkait dengan adanya peralihan program pemberdayaan (Contoh : dana bergulir LKM/BKM kelurahan/desa dari PNPM Mandiri Perkotaan di alih kelolakan ke lokasi PNPM Mandiri Perdesaan). 18. Lain-lain : Tidak masuk dalam bidang dari nomor 1 s/d 17

2.4.4. Katagori Masalah

Indikasi penyimpangan dapat diketahui dari hasil analisis dan klarifikasi terhadap akar masalah yang diadukan. Berdasarkan akar masalah penyebab terjadinya indikasi penyimpangan, maka pengaduan dapat dibedakan ke dalam 7 (tujuh) katagori, yaitu : •

Katagori 1 = Pelangaran mekanisme dan prosedur : Berkaitan dengan pengaduan masalah yang disebabkan adanya penyimpangan mekanisme dan prosedur dari yang telah ditetapkan.

•

Katagori 2 = penyimpangan dana : Berkaitan dengan pengaduan masalah yang disebabkan adanya penyimpangan, penyelewengan ataupun penyalahgunaan dana

•

Katagori 3 = adanya intervensi negatif : Berkaitan dengan pengaduan masalah yang disebabkan karena adanya intervensi negatif yang dapat menyebabkan kerugian masyarakat maupun kepentingan proyek/program.

•

10

Katagori 4 = Masalah Kebijakan :



Berkaitan dengan pengaduan terhadap masalah yang diakibatkan adanya perubahan/pelanggaran terhadap suatu kebijakan/ketetapan sesuai dengan tingkatannya. •

Katagori 5 = Kejadian Forje majeur : Berkaitan dengan pengaduan masalah yang diakibatkan kejadian yang mengarah diluar kemampuan manusia, misalkan bencana alam,kerusuhan masal dan sejenisnya.

•

Katagori 6 = Pelanggaran kode etik/kinerja pelaku : Berkaitan dengan pengaduan masalah yang disebabkan adanya pelangaran kode etik atau kinerja pelaku

•

Katagori 7 = Lain-lain Berkaitan dengan pengaduan masalah yang diakibatkan diluar katagori 1,2,3,4,5 dan 6

2.4.5. Derajat Masalah

Sebaiknya setiap pengaduan masalah dapat diselesaikan di tingkat PPM bersangkutan, namun begitu pada kondisi tertentu, untuk mengelola dan menyelesaiakan suatu masalah diperlukan dukungan dan fasilitasi oleh PPM di yang lebih tinggi. Berdasarkan tingkat penanganan masalah yang seharusnya dilakukan, maka masalah yang dikelola oleh PPM PNPM Mandiri Perkotaan dapat di diklasifikasikan kedalam 5 (lima) derajat masalah, yaitu :(lihat Bagan Alur Mekanisme Penanganan Pengaduan). •

Derajat 1 = Apabila sumber dan pokok masalah yang diadukan dapat dikelola dan diselesaikan di tingkat Kelurahan/Desa. Dukungan atau fasilitasi dapat diberikan oleh atau bersama-sama LKM, Aparat Kelurahan, Faskel, Institusi tingkat kelurahan, Tokoh masyarakat, pihak peduli, dan lainnya. Contoh : Apabila dalam pelaksanaan pemilihan LKM ada seseorang yang melakukan kampanye, Apabila Panitia kegiatan fisik/sosial tidak transparan dalam mengelola dana kegiatan fisik, permasalahan KSM, dan sebagainya

•

Derajat 2 = Apabila sumber dan pokok masalah yang diadukan dapat dikelola dan diselesaikan di tingkat Kecamatan. Dukungan atau fasilitasi dapat diberikan oleh atau bersama-sama LKM, Aparat Kecamatan, Tim Faskel, Institusi tingkat Kecamatan, PJOK, Tokoh masyarakat, pihak peduli, dan lainnya. Contoh : Apabila dalam penyusunan PJM Nangkis diindikasikan adanya intervensi aparat untuk memaksakan kegiatan di tingkat Kelurahan/Desa. Apabila Panitia kegiatan fisik/sosial tidak transparan dalam mengelola dana kegiatan fisik, permasalahan KSM, kinerja faskel dipertanyakan, LKM dan atau UPK tidak transparan dalam mengelola kegiatan atau dana BLM, BOP LKM tidak jelas dan sebagainya

•

Derajat 3 = Apabila sumber dan pokok masalah yang diadukan dalam pengelolaan ataupun penyelesaian masalah perlu dukungan dan fasilitasi oleh PPM tingkat Kabupaten/Kota. Dukungan dan fasilitasi dapat diberikan oleh atau bersama-sama TKPP, Korkot, Instansi tingkat Kota/Kabupaten, pihak peduli, aparat hukum ataupun pihak lainnya. Contoh : Apabila dalam penyusunan PJM pronangkis diindikasikan adanya intervensi aparat untuk memaksakan kegiatan di tingkat Kecamatan, apabila suatu permasalahan berlarut-larut tidak dapat diselesaikan oleh PPM LKM, dan sebagainya.

•

Derajat 4 = Apabila sumber dan pokok masalah yang diadukan dalam pengelolaan ataupun penyelesaian masalah perlu dukungan dan fasilitasi oleh PPM tingkat Provinsi/KMW. Dukungan dan fasilitasi dapat diberikan oleh atau bersama-sama TKPP Prov, KMW, Instansi tingkat Prov, pihak peduli, aparat hukum ataupun pihak lainnya.


11


Contoh : Permasalahan yang berlarut-larut tidak dapat diselesaikan oleh PPM kab/kota, Korkot tidak melaksanakan tugas sebagaimana mestinya, dan sebagainya. •

Derajat 5 = Apabila sumber dan pokok masalah yang diadukan dalam pengelolaan ataupun penyelesaian masalah perlu dukungan dan fasilitasi oleh PPM tingkat Pusat. Dukungan atau fasilitasi dapat diberikan oleh atau bersama-sama PMU, Proyek, Bank Dunia, Departemen/ Lembaga/Badan tingkat pusat, KMP. Contoh : Permasalahan yang berlarut-larut tidak dapat diselesaikan oleh PPM tingkat Kota/Kab atau provinsi/KMW, permasalahan krusial yang dapat berdampak secara luas di seluruh wilayah sasaran PNPM Mandiri Perkotaan, adanya indikasi penyimpangan mekanisme dan prosedur suatu kegiatan siklus karena kebijakan konsultan atau proyek, seluruh pengaduan yang diterima oleh PPM Pusat. Catatan : Pengaduan yang disampaikan dapat dimungkinkan tidak hanya mencakup satu lingkup/bidang/ katagori/tingkat penanganan masalah, akan tetapi dapat juga mencakup lingkup/bidang/ katagori/tingkat penanganan masalah lainnya. Untuk itu, dalam menyusun klasifikasi masalah, perlu diperhatikan aspek yang paling menonjol yang menjadi akar masalah. Aspek inilah yang menjadi dasar ataupun diutamakan dalam menyusun klasifikasi masalah, baru dimasukkan dalam klasifikasi berikutnya.

12



BAB

3

PENANGANAN PENGADUAN DI TINGKAT MASYARAKAT


13


Bagan Alur Mekanisme Penanganan Pengaduan MEKANISME PENANGANAN PENGADUAN TIM KOORDINASI NASIONAL

Koordinasi Penyelesaian

PMU/PIMPRO Tidak

Derajat Masalah 5

Dapat Diselesaikan?

PO.BOX 2222 JKPMT

Ya

KMP

E-mail , Web , telepon,,SMS Dapat Tidak Diselesaikan?

Derajat Masalah 4 •

PEMDA Prov.

Ya

PPM Provinsi

KMW

Tidak Derajat Masalah 3

•

TKPP KOTA/ KAB

PPM KAB/ KOTA

Dapat Diselesaikan?

KORKOT

Ya

FKA BKM Derajat Masalah 2

TIM FASILITATOR

Camat/PJOK

Tidak BKM Derajat Masalah 1

Lurah/Kades Kantor Kel./ Desa

PPM BKM.

Dapat Diselesaikan?

FASILITATOR /RELAWAN

Ya

MASYARAKAT, LSM, PT, KEL. PROFESI, KEL. PEDULI Garis Penyelesaian Garis Pengaduan Garis Distribusi Penyelesaian

Keterangan bagan : Lampiran Mekanisme Penanganan Pengaduan 1.

14

angaduan dari siapapun dan darimana pun harus mudah untuk menyampaikannya. Untuk itu, P pengadu dapat menyampaikan pengaduan baik pada PPM tempat keberadaan pengadu maupun kepada PPM yang ada di seluruh level, dengan mengunakan media-media yang diinginkan. Media pengaduan dapat berupa lisan, tertulis, telepon, SMS, Website dan media lain yang dapat



dipergunakan. Demikian juga keberdaan PPM di seluruh tingkatan harus diketahui oleh masayarakt dan pihak-pihak yang berkepentingan. 2.

Pengaduan sedapat mungkin dapat diselesaikan di setiap PPM asal pengadu, hal ini dimaksudkan agar penangan pengaduan dapat ditangani dengan cepat, tepat dan menguntungkan semua pihak. Disampaing itu, apabila pengaduan dapat diselesaikan di PPM bersangkutan, dapat menjadi media pembelajaran dan pemberdayaan bagi seluruh pihak di level bersangkutan. Namun begitu, apabila pengaduan tersebut tidak dapat dikelola di PPM bersangkutan dikarenakan otoritas penanganan tidak di tingkat PPM bersangkutan, harus segera disampaiakan pada PPM di tingkat yang lebih tinggi. Untuk itu mekanisme dan prosedur penanganan pengaduan harus jelas dan dapat diimplementasikan di seluruh tingkatan. Apabila PPM tingkat kelurahan/desa tidak mampu untuk menangani, maka segera mungkin sampaikan kepada PPM di tingkat yang lebih tinggi, demikian seterusnya.

3.

Sebaliknya PPM di tingkat yang lebih tinggi harus segera menangani pengaduan yang berasal dari PPM di bawahnya, dan segera menyampaikan informasi penanganan dan hasil pengaduan kepada pengadu dan pihak lain yang berkepentingan.

4.

Penyampaian penanganan pengaduan baik kepada pengadu maupun pihak lain yang membutuhkan sangat penting dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar dapat menumbuhkan kepercayaan terhadap pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan (atau kegiatan pembangunan lainnya), pelaku PNPM Mandiri Perkotaan maupun keberadaan PPM sendiri. Informasi penanganan pengaduan harus segera mungkin disampaikan dan memberikan kepuasan bagi pengadu maupun pihak lain yang membutuhkan. Untuk itu penanganan pengaduan haruslah tuntas dan memberikan jawaban yang tepat atas persoalan/masalah yang diadukan. Penjelasan Per Tingkatan Bagan Alur Mekanisme Penanganan Pengaduan MEKANISME PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT

Di Tingkat Kelurahan/Desa  Pengaduan yang masuk dari masyarakat, LSM, PT, Kel. Profesi, Kel. Peduli dan lain-lain, dapat menggunakan media pengaduan berupa : Surat, SMS, Faksimil, E-mail, Web, Telepon, Temuan Lapangan, Tatap Langsung, Kotak Pengaduan, Buku Pengaduan dan lainnya. Diterima oleh PPM LKM (bila telah terbentuk) atau Faskel/Tim Fasilitator/Relawan (bila LKM belum terbentuk).  Pengaduan yang masuk melalui Lurah/Kades, Kantor Kel/Desa dilanjutkan kepada PPM LKM atau Faskel/Tim Fasilitator.  Masalah pengaduan yang dapat diselesaikan pada tingkat ini, maka akan langsung diinformasikan kepada masyarakat (pengadu).  Bila masalah pengaduan tidak dapat diselesaikan pada tingkat ini, maka akan dibawa/ditarik ke level diatasnya (di Tingkat Kecamatan)  Pihak-pihak yang dapat menyelesaikan masalah di Tingkat Kel/Desa, seperti : Lurah/Desa, Camat/ PJOK, Masyarakat, FKA LKM dan pihak-pihak yang berkompeten di tingkatan ini. Di Tingkat Kecamatan  Pengaduan yang masuk dari masyarakat, LSM, PT, Kel. Profesi, Kel. Peduli dan lain-lain, dapat menggunakan media pengaduan berupa : Surat, SMS, Faksimil, E-mail, Web, Telepon, Temuan Lapangan, Tatap Langsung, Kotak Pengaduan, Buku Pengaduan dan lainnya. Diterima oleh PPM Kecamatan (bila telah terbentuk) atau Tim Fasilitator/Relawan (bila PPM Kecamatan belum terbentuk). PETUNJUK TEKNIS | PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM)

15


 Pengaduan yang masuk melalui Camat, Kantor Kecamatan dilanjutkan kepada PPM Kecamatan atau Tim Fasilitator.  Masalah pengaduan yang dapat diselesaikan pada tingkat ini, maka akan langsung diinformasikan kepada masyarakat (pengadu).  Bila masalah pengaduan tidak dapat diselesaikan pada tingkat ini, maka akan dibawa/ditarik ke level diatasnya (di Tingkat Kab/Kota)  Pihak-pihak yang dapat menyelesaikan masalah di Tingkat Kel/Desa, seperti : Camat/PJOK, Masyarakat, FKA LKM dan pihak-pihak yang berkompeten di tingkatan ini. Di Tingkat Kabupaten/Kota.  Pengaduan yang masuk dari masyarakat, LSM, PT, Kel. Profesi, Kel. Peduli dan lain-lain, dapat menggunakan media pengaduan berupa : Surat, SMS, Faksimil, E-mail, Web, Telepon, Temuan Lapangan, Tatap Langsung, Kotak Pengaduan, Buku Pengaduan dan lainnya.  Pengaduan yang diterima dari tingkatan ini adalah masalah yang belum dapat diselesaikan di tingkat Kel/Desa dan yang mengadu langsung ke PPM Kab/Kota.  Pengaduan yang masuk melalui Camat/PJOK, TKPP, TKPKD Kab/Kota dilanjutkan kepada PPM Kab/ Kota (bila telah terbentuk) atau Koordinator Kota (Korkot) bila PPM Kab/Kota belum terbentuk.  Masalah pengaduan yang dapat diselesaikan pada tingkatan ini, maka akan langsung diinformasikan kepada masyarakat (pengadu)  Bila masalah pengaduan tidak dapat diselesaikan pada tingkat ini, maka akan dibawa/ditarik ke level diatasnya (di Tingkat Provinsi/KMW).  Pihak-pihak yang dapat menyelesaikan masalah di Tingkat Kab/Kota, yaitu : TKPP, TKPKD Kab/Kota, dan pihak-pihak yang berkompeten di tingkatan ini. Di Tingkat Provinsi  Pengaduan yang masuk dari masyarakat, LSM, PT, Kel. Profesi, Kel. Peduli dan lain-lain, dapat menggunakan media pengaduan berupa : Surat, SMS, Faksimil, E-mail, Web, Telepon, Temuan Lapangan, Tatap Langsung, Kotak Pengaduan, Buku Pengaduan dan lainnya.  Pengaduan yang diterima dari tingkatan ini adalah masalah yang belum dapat diselesaikan di tingkat Kab/Kota dan yang mengadu langsung ke PPM Provinsi/KMW  Pengaduan yang masuk melalui Pemda Provinsi, TKPKD Provinsi dilanjutkan kepada PPM Provinsi (bila telah terbentuk) atau Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) bila PPM Provinsi belum terbentuk.  Masalah pengaduan yang dapat diselesaikan pada tingkatan ini, maka akan langsung diinformasikan kepada masyarakat (pengadu)  Bila masalah pengaduan tidak dapat diselesaikan pada tingkat ini, maka akan dibawa/ditarik ke level diatasnya (di Tingkat Pusat).  Pihak-pihak yang dapat menyelesaikan masalah di Tingkat Provinsi, yaitu : Pemda Provinsi, TKPKD Provinsi, dan pihak-pihak yang berkompeten di tingkatan ini.

16



Di Tingkat Pusat  Pengaduan yang masuk dari masyarakat, LSM, PT, Kel. Profesi, Kel. Peduli dan lain-lain, dapat menggunakan media pengaduan berupa : Surat, SMS, Faksimil, E-mail, Web, Telepon, Temuan Lapangan, Tatap Langsung, Kotak Pengaduan, Buku Pengaduan dan lainnya.  Pengaduan yang diterima pada tingkatan ini adalah masalah yang belum dapat diselesaikan di tingkat Provinsi dan yang mengadu langsung ke PPM Pusat.  Masalah pengaduan yang dapat diselesaikan pada tingkatan ini, maka akan langsung diinformasikan kepada masyarakat (pengadu)  Pihak-pihak yang dapat menyelesaikan masalah di Tingkat Pusat, yaitu : Tim Koordinasi Nasional, SNVT PNPM Mandiri Perkotaan dan pihak-pihak yang berkompeten di tingkatan ini.

3.1. Tahapan Penanganan Pengaduan Di Masyarakat Langkah Satu : Penerimaan/Pencatatan Pengaduan dapat disampaikan melalui berbagai media penyampaian / penerimaan, seperti: tatap langsung, buku pengaduan, kotak pengaduan, telepon, SMS, Faksimili, surat, email, pengaduan on-line, mimbar bebas, uji petik, laporan/temuan BPKP, media massa dan lain-lain. Fasilitator atau sekretariat LKM (bila LKM telah dibentuk) mencatat pengaduan masyarakat yang masuk/diterima ke dalam format pengaduan masyarakat yang berisi antara lain; •

nama pengadu/pelapor,

•

alamat pengadu,

•

tanggal pengaduan,

•

nomor pengaduan,

•

lokasi dan waktu kejadian,

•

permasalahan yang diadukan berupa masalah apa saja yang disampaikan,

•

pelaku/personal yang diadukan dan

•

harapan terhadap hasil penyelesaian masalah.

Langkah Dua : Identifikasi awal Melakukan identifikasi dan pengelompokan/klasifikasi (ruang lingkup masalah, bidang kegiatan, kategori masalah, derajat masalah) berdasarkan data pengaduan yang masuk untuk menentukan langkah penanganan selanjutnya. Langkah Tiga : Pengumpulan fakta lapangan Setelah dilakukan identifikasi awal, maka dilakukan uji silang untuk menguji kebenaran dari laporan/ pengaduan tersebut, melalui proses verifikasi, konfirmasi, investigasi, dan klarifikasi yang dilakukan oleh pihak-pihak terkait di lapangan, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan pokok permasalahan sebenarnya. • Klarifikasi adalah proses untuk mencari kebenaran sebuah berita • Uji silang adalah mencari info dari pihak lain (berlawanan) untuk memastikan kebenaran berita • Investigasi adalah upaya melihat suatu keadaan/peristiwa secara lebih mendalam.


17


Langkah Empat : Pelaksanaan analisis masalah Dilakukan berdasarkan atas dasar data fakta dan hasil uji silang terhadap pengaduan/laporan masalah merupakan masukan untuk menganalisa permasalahan yang muncul sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil analisa berupa rekomendasi penanganan masalah yang dimungkinkan. Langkah Lima : Penyelesaian penanganan pengaduan kepada pihak yang mempunyai otoritas/tindak turun tangan Penyelesaian penanganan pengaduan/tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisa yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan kewenangan dari masing-masing wilayah atau penanganan pengaduan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkompeten dalam pengelolaan pengaduan. Penyelesaian penanganan pengaduan antara lain dapat berupa: a.

Menyelenggarakan forum musyawarah kelurahan/desa (MK/D) atau musyawarah antar kelurahan/ desa (MAK/D) untuk membahas permasalahan dan mencari alternatif solusi bersama masyarakat. Hasil MK/D / MAK/D berupa rencana aksi dengan langkah-langkah yang harus ditindaklanjuti secara partisipatif.

b.

Klarifikasi dan investigasi lanjutan dengan pihak terkait dapat dilakukan untuk melengkapi fakta/ bukti pendukung tentang inti permasalahan.

c.

Memberi penjelasan kembali kepada pelapor, tentang inti masalah setelah dilakukan uji silang.

d.

Memberikan teguran dan atau sanksi kepada pelaku-pelaku yang dinilai bersalah.

e.

Menerangkan kembali tentang prosedur yang seharusnya dilakukan dan memfasilitasi ulang proses yang tidak sesuai ketentuan.

f.

Jika ada unsur yang terindikasi tindak pidana dapat difasilitasi penanganannya melalui prosedur hukum berdasarkan kesepakatan masyarakat dalam forum MK/D / MAK/D.

g.

Membangun jaringan dengan Kepolisian/Kejaksaan/Pengadilan/Aparat terkait/DPRD/LSM/ lembaga yang bergerak di bidang advokasi/media massa dalam rangka upaya mendorong percepatan penanganan dan penyelesaian masalah.

h.

Berkaitan dengan kondisi force majeure, maka perlu difasilitasi forum MK/D dan atau MAK/D untuk membicarakan langkah-langkah penanganan sesuai ketentuan yang berlaku dimana harus dibentuk tim khusus untuk melakukan investigasi terlebih dahulu tentang adanya force majeure. Hasil investigasi harus dilaporkan kembali kepada masyarakat melalui forum MK/D / MAK/D media lainnya dan dilaporkan kepada pihak terkait secara berjenjang.

Musyawarah yang dilakukan khusus untuk penanganan masalah Musyawarah ini diadakan setelah proses penyelesaian penanganan masalah/tindak turun tangan telah dilakukan dan sesuai dengan prinsip dan prosedur penanganan masalah. Keputusan dari musyawarah ini adalah: •

Masalah dinyatakan selesai ataukah

•

Masalah dinyatakan belum selesai dengan rekomendasi; 1) dilakukan proses penanganan ulang; 2) alternatif solusi yang lain; 3) Penanganan masalah diproses melalui jalur hukum formal.

Hasil musyawarah harus dituangkan dalam Berita Acara Musyawarah Khusus Penanganan Masalah. Hasil musyawarah disosialisasikan kepada masyarakat melalui papan informasi/media lain dan kegiatan

18



masyarakat baik formal maupun informal. Acuan yang dapat digunakan sebagai parameter atau tolok ukur penyelesaian masalah hingga masalah dikatakan selesai dapat dilihat pada Penjelasan: Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai. Indikator suatu pengelolaan pengaduan atau masalah yang berjalan efektif adalah: •

Tingkat keterlibatan dan keterwakilan masyarakat dalam proses penanganan masalah.

•

Jangka waktu dari saat masalah diketahui, dilakukan analisis awal hingga pelaporan tidak lebih dari satu bulan.

•

Ada perkembangan yang nyata dalam proses penanganan masalah.

•

Jumlah pengaduan atau masalah yang berhasil ditangani.

•

Kerjasama dengan berbagai pihak (tidak hanya konsultan) dalam proses penyelesaian masalah.

•

Bila berkaitan dengan dana, jumlah yang berhasil dikembalikan ke masyarakat dari dana yang disalahgunakan.

•

Dari jumlah kasus yang diproses melalui hukum formal, berapa telah diputuskan oleh pengadilan.

• Kepuasan masyarakat terhadap hasil penanganan masalah. Langkah Enam : Monitoring pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan dipantau agar hasil penanganan sesuai dengan harapan. Monitoring dimaksudkan untuk mengetahui perkembangan penyelesaian masalah serta memastikan bahwa penyelesaian pengaduan/tindak turun tangan yang dilakukan berjalan sebagaimana yang diharapkan. Monitoring/pemantauan dapat dilakukan melalui kunjungan lapangan, MK/D / MAK/D, diskusi dengan pelaku program, papan informasi, surat, faximili, telepon, SMS dan lain-lain. Bila dalam perkembangannya ditemukan bahwa langkah-langkah yang telah diterapkan kurang efektif dan tidak menghasilkan kemajuan yang berarti, maka segera mencari alternatif solusi lain dalam mendorong percepatan penanganan masalah. Langkah Tujuh : Mendokumentasikan pengelolaan pengaduan dan pelaporan Membuat dokumentasi dan laporan penanganan pengaduan secara lengkap dan jelas, meliputi dokumen penerimaan pengaduan, seluruh proses penanganannya, status akhir penanganan, serta seluruh dokumentasi berita acara kesepakatan untuk setiap permasalahan yang ditangani.


19


Tahapan penanganan pengaduan dapat dilihat pada bagan alur penanganan pengaduan.

Bagan Alur Penanganan Pengaduan

Penjelasan bagan alur penanganan pengaduan TINDAK TURUN TANGAN PENANGANAN PENGADUAN

20

1.

Lakukan klarifikasi/uji silang terhadap pengaduan informatif atau masalah yang diterima/masuk.

2.

Adakan pertemuan dengan masyarakat Desa/Kelurahan dan Kecamatan.

3.

Sampaikan informasi/berita tentang adanya pengaduan dan atau temuan masalah yang terjadi.

4.

Sampaikan hasil klarifikasi atau uji silang yang telah dilakukan.

5.

Yakinkan kepada peserta pertemuan tentang hasil klarifikasi yang telah dilakukan.

6.

Jika hasil klarifikasi sudah dipastikan kebenarannya, fasilitasi peserta untuk membahas dan membuat langkah-langkah apa yang dibutuhkan dan akan dilakukan.



7.

Buat berita acara hasil pertemuan dan dilampirkan dengan daftar hadir pertemuan tersebut.

8.

Laksanakan langkah-langkah yang telah diputuskan dalam pertemuan masyarakat Desa/Kelurahan tersebut.

9.

Lakukan monitoring/pemantauan terhadap langkah-langkah yang telah dilakukan sampai dengan permasalahan selesai.

10. Buat laporan hasil penanganan kepada pelaku jenjang di atasnya sampai permasalahan selesai. 11. Jika masalah menjadi berlarut-larut dan tidak terselesaikan, sampaikan kepada jenjang di atasnya agar membantu upaya penanganannya. PENTING UNTUK MENJADI PERHATIAN • • •

Penanganan pengaduan (informatif atau masalah) harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan masyarakat. Pertemuan dengan masyarakat jangan hanya dilakukan dengan kelompok golongan masyarakat tertentu saja. Pada saat klarifikasi: rahasiakan identitas orang yang membuat pengaduan kecuali yang bersangkutan menghendaki sebaliknya, jangan terjebak lebih mencari orang yang mengadukan sehingga melupakan isi pengaduannya.

Terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya, fasilitator dan KMW juga memiliki tugas administratif berupa pelaporan progres penanganan masalah secara berjenjang. Alur pelaporan dapat dilihat pada tabel sebagai berikut:

Peng

Faske

Korko

KMW


21


Format laporan pengaduan, format klarifikasi dan format monitoring untuk Faskel dapat dilihat pada lampiran 1 (laporan pengaduan), lampiran 2 (format klarifikasi) dan lampiran format monitoring. Sedangkan untuk KMW dapat dilihat pada format outline laporan bulanan.

3.2. Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai Penanganan pengaduan atau masalah dinyatakan selesai, bila ada persetujuan/kesepakatan dari masyarakat itu sendiri dan langkah-langkah nyata dalam penyelesaian masalah yang meliputi: • Memulihkan atau meminimalisir kerugian masyarakat yang diakibatkan adanya masalah. • Diberikan sanksi kepada pelaku/pembuat masalah (siapapun tanpa pilih bulu) sebagai pembelajaran bagi pelaku dan masyarakat pada umumnya. • Harus ada upaya fasilitasi/terjadinya musyawarah khusus untuk pembahasan hasil investigasi atau hasil klarifikasi sehingga dapat disepakati langkah selanjutnya dan target penyelesaian • Pada kondisi tertentu, perlindungan pada pelapor dan saksi melalui upaya menjaga kerahasiaan pelapor, perlu dilakukan. Penanganan pengaduan dinyatakan selesai ditangani, apabila : 1. Pengaduan masalah adalah berasal dari masyarakat yang diasumsikan merugikan masyarakat, sehingga masalah dianggap ”masalah selesai” harus ada legitimasi dari masyarakat itu sendiri (ada keputusan hasil musyawarah).

22



2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. 9.

10.

11.

Jika permasalahan disebabkan adanya salah/perbedaan informasi, maka masalah dianggap selesai, apabila pihak yang menerima informasi berbeda telah menerima informasi yang sebenarnya dan dapat diterima oleh pengadu. Jika masalahnya adalah mengenai penyimpangan mekanime atau prosedur, maka kegiatan yang mekanisme atau prosedurnya diselewengkan sudah dapat diluruskan kembali sesuai dengan ketentuan dan panduan yang berlaku. Diupayakan penanganan masalah yang merugikan masyarakat harus dipulihkan atau kerugian diminimalisasi. Jika masalahnya disebabkan adanya penggelapan/penyelewengan uang untuk keperluan diluar ketentuan PNPM Mandiri Perkotaan, maka seluruh uang yang digelapkan sudah dikembalikan dan dapat dipergunakan kembali oleh masyarakat. Pelaku sebagai pembuat masalah (siapapun tanpa pilih bulu / tebang pilih) harus diberikan sanksi, sebagai pembelajaran bagi masyarakat. Harus ada upaya fasilitasi/terjadinya musyawarah khusus untuk pembahasan hasil investigasi atau hasil klarifikasi sehingga dapat disepakati langkah selanjutnya dan target penyelesaian. Ada bukti-bukti pendukung dan saksi-saksi terhadap upaya penanganan pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, seperti; kuitansi, sebagai bukti pengembalian dana, rekening bank, foto, berita acara penanganan masalah. Jika masalahnya disebabkan oleh intervensi negatif, maka intervensi negatif sudah dapat dihentikan, dan kegiatan yang diakibatkan sudah dapat berjalan sesuai aturan, mekanime dan prosedur yang berlaku. Jika permasalahan disebabkan karena adanya perubahan kebijakan, maka masalah dianggap selesai apabila telah terjadi singkronisasi antara kebijakan dengan sesuatu yang dipermasalahkan Terhadap permasalahan yang dinyatakan benar-benar karena kondisi force majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya perbaikan. Jika kegiatan menyangkut pinjaman bergulir maka proses pengambilan keputusannya harus didasarkan atas tim investigasi terlebih dahulu untuk memastikan kebenarannya. Jika masalahnya disebabkan oleh kinerja pelaku/kode etik, maka kegiatan yang tidak optimal yang diakibatkan oleh pelaku bersangkutan sudah dapat berjalan optimal sesuai dengan aturan yang berlaku. Dan pelaku menyadari kesalahan dan siap untuk menerima segala konsekuensinya. Apabila masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum, maka dinyatakan selesai:  Jika prosesnya sudah di tangani oleh aparat hukum (secara administrasi untuk penutupan SIM database PPM). Namun demikian PPM harus tetap memantau dan melaporkan proses perkembangannya.  Dalam memenuhi rasa keadilan serta pembelajaran kepada masyarakat, maka masalah dianggap selesai jika sudah ada keputusan tetap pengadilan. Selama proses hukum, konsultan diwajibkan memonitor dan melaporkan sampai ada keputusan tetap pengadilan.


23


24




25


3.3. Penanganan Pengaduan Pada Paska Program (Terminasi) Salah satu indikator keberlanjutan dari PNPM Mandiri Perkotaan adalah terjadinya suatu mekanisme kontrol sosial di masyarakat untuk terus memelihara dan mengembangkan PNPM Mandiri Perkotaan. Kontrol sosial menjadi aspek penting dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan, khususnya pada penerapan azas dan prinsip-prinsip PNPM Mandiri Perkotaan. Kontrol sosial dibangun baik antar masyarakat, maupun masyarakat dengan stakeholders lainnya. Sehingga kontrol sosial dapat berkaitan dengan pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan maupun dengan peran dan program lain serta kebijakan pihak-pihak terkait yang berhubungan langsung dengan pelayanan umum dan kepentingan masyarakat. Dalam penyiapan untuk paska program harus mendorong kontrol sosial warga. Kontrol sosial warga perlu ditumbuhkan untuk menjaga konsistensi program pada upaya percepatan penanggulangan kemiskinan di wilayahnya, memelihara kelangsungan PNPM Mandiri Perkotaan, dan terus menerus terjadinya upaya-upaya perbaikan terhadap mekanisme atau sistem operasi/prosedur yang tengah dijalankan. Untuk mendorong kontrol sosial warga dapat dilakukan melalui: • •

• •

Mendorong kontribusi dan keterlibatan banyak pihak dalam berbagai program/kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan, terutama yang berasal dari masyarakat setempat. Mendorong beberapa orang di luar struktur LKM yang peduli terhadap pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan di kelurahannya untuk secara sukarela membentuk kelompok “PNPM Mandiri Perkotaan watch” atau pemerhati/pemantau PNPM Mandiri Perkotaan. Mendorong terus terjadinya perluasan informasi kepada masyarakat luas melalui berbagai media. Secara periodik melakukan evaluasi kinerja program yang diselenggarakan secara terbuka dan partisipatif dengan melibatkan banyak pihak (tidak hanya para pelaku PNPM Mandiri Perkotaan saja).

PNPM Mandiri Perkotaan mendorong dua kegiatan yang dilaksanakan sebagai proses penyiapan keberlanjutan program (paska program) oleh masyarakat dan pemerintah daerah setempat. Artinya kegiatan-kegiatan jenis ini diharapkan dapat terus dikembangkan lebih lanjut oleh pemerintah kota/ kabupaten dan masyarakat, mesikpun masa program PNPM Mandiri Perkotaan telah berakhir. Maksud utama dari kegiatan ini pada intinya adalah mendorong masyarakat dan pemerintah daerah untuk mempertahankan dan meningkatkan proses pembelajaran di antara mereka, khususnya dalam menerapkan nilai-nilai dan prinsip-prinsip universal yang telah mulai dibangun selama masa program PNPM Mandiri Perkotaan. Untuk permasalahan yang masih dalam proses penanganan pada suatu lokasi yang telah berakhir masa pendampingan program (paska program/terminasi), tetap merupakan tanggung jawab masyarakat dan pe merintah daerah untuk menyelesaikannya. Mengingat bahwa untuk lokasi dalam tahap paska program (terminasi) sudah tidak terdapat lagi konsultan lapangan yang ditempatkan, maka strategi penanganan khusus untuk lokasi dalam tahap paska program (terminasi) sebagai berikut: •

•

26

Untuk Kelurahan/Kecamatan yang telah berakhir masa pendampingan, tanggung jawab pendampingan dan pemantauan ada pada Koordinator Kota (Korkot) dan TK PNPM Mandiri Perkotaan Kabupaten/Kota bersama camat, PJOK, Lurah/Kades di desa-desa yang masih mempunyai masalah. Untuk Kabupaten/Kota yang telah berakhir masa pendampingan, tanggung jawab pendampingan dan pemantauan ada pada KMW (Konsultan Manajemen Wilayah) dan TK PNPM Mandiri Perkotaan Provinsi setempat.



Agar setiap masalah di lokasi yang telah berakhir masa pendampingan dapat diselesaikan dengan baik, maka teknis pelaksanaan penanganan dan distribusi tanggung jawab dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: • Pertemua onsolidasi dan koordinasi disemua jenjang baik di Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan maupun di Desa/Kelurahan sesuai kebutuhan untuk mengevaluasi kemajuan/progres, menganalisa dan menyusun rekomendasi langkah penanganan masalah sekaligus penetapan derajat masalah. • Dalam pertemuan tersebut disepakati untuk membentuk dan/ mengoptimalkan fungsi Tim Penanganan Masalah. • Dukungan penanganan dilakukan sesuai jenjang yang telah ditentukan berdasarkan penetapan derajat masalah. • Proses penanganan pengaduan/masalah tetap mengacu pada prosedur penanganan pengaduan/ masalah yang berlaku. Mekanisme penanganan pengaduan pada paska program (terminasi) dapat dilihat pada bagan alur mekanisme penanganan pengaduan pada paska program (terminasi).


27


28



BAB

4

PELAKU KEGIATAN PENANGANAN MASALAH


29


4.1. Peran Pelaku Kegiatan Penanganan Masalah PNPM Mandiri Perkotaan Peran dan Tugas Fasilitator dan Konsultan sebagai pelaku dalam penanganan masalah adalah memfasilitasi, membantu dan mendorong agar mempercepat penyelesaian masalah secara berjenjang, sebagai berikut: 4.1.A. Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) 1) Fasilitator / Senior Fasilitator • Melakukan sosialisasi tentang perlunya wadah bagi pengaduan dan tatacara Pengelolaan Pengaduan kepada masyarakat, lembaga/institusi tingkat kelurahan/ desa, perangkat Kelurahan/desa, PJOK dan khususnya kepada LKM. Dalam pelaksanaan sosialisasi ini, Faskel harus mampu membuka kesadaran kritis tentang perlunya dilakukan PPM. • Melakukan analisa pemecahan masalah sampai strategi tindakan yang harus dilakukan • Berkoordinasi dengan konsultan di atasnya/supervisor, dan bekerjasama dengan lembaga-lembaga masyarakat seperti lembaga advokasi hukum, LSM yang bergerak di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa/kelurahan. • Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan dapat dilakukan oleh kader/relawan/pendamping lokal. • Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa/kelurahan maupun antar desa/ kelurahan dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemenelemen masyarakat, perempuan dan laki-laki, yang ada diwilayah kerjanya. • Bersama dengan konsultan lainnya, bertanggung jawab dalam proses penanganan permasalahan sampai dinyatakan selesai. • Melakukan coaching tentang manfaat dan tatacara PPM kepada LKM, sekretariat LKM, relawan, aparat kelurahan dan pihak lain yang berminat. • Melakukan fasilitasi operasionalisasi PPM oleh LKM di tingkat kelurahan/desa. • Apabila diperlukan, melakukan fasilitasi penanganan PPM di kelurahan/desa wilayah dampingannya. • Membuat laporan ke Askorkot, berdasarkan Format PPM yang diperoleh dari sekretariat PPM LKM. • Melaporkan setiap permasalahan yang muncul dan tindak lanjut penanganannya kepada jenjang di atasnya dengan tembusan kepada PjOK dan Camat sesuai lampiran 3 (format Rekomendasi Masalah Kecamatan). • Menginformasikan kembali kemajuan proses penanganan masalah kepada masyarakat, terutama kepada pelapor. 2) Assisten Korkot • Bersama Korkot, memberikan coaching sosialisasi dan operasionalisasi PPM LKM kepada Faskel.

30



• Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan sosialisasi dan operasionalisasi PPM oleh Faskel di wilayah kerjanya. • Mengkoordinir laporan PPM LKM oleh Faskel • Bersama Senior Faskel melakukan analisis terhadap pelaksanaan PPM, sebagai bahan laporan dan evaluasi pelaksanaan PPM oleh LKM di masing-masing di wilayahnya • Menganalisa seluruh Format PPM LKM dari Faskel ataupun PPM tingkat Kabupaten/ kota sesuai dengan kebutuhan database PPM. • Melakukan entry data aplikasi PPM di tingkat Kabupaten/kota. 3) Koordinator Kota • Penanggung jawab pelaksanaan sosialisasi pembentukan dan operasionalisasi PPM di tingkat kelurahan/desa dan Kabupaten/kota. • Penanggung jawab operasionalisasi aplikasi PPM untuk pendokumentasian dan pelaporan di wilayahnya. • Membantu fasilitator/pendamping masyarakat dan jajaran di bawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta membantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur. • Berkoordinasi dengan tim koordinasi kabupaten/kota dan menjalin hubungan dengan pihak Kejaksaan, lembaga advokasi hukum, ataupun LSM-LSM termasuk organisasi perempuan, yang mempunyai minat dan perhatian pada persoalan korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga tersebut. • Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah dilakukan oleh jenjang di bawahnya. • Memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PNPM Mandiri bersama dengan pihak-pihak terkait. • Mengadakan pertemuan dengan instansi penegak hukum dan Tim Koordinasi PNPM Mandiri kabupaten/kota untuk mengevaluasi kemajuan kasus-kasus yang telah diserahkan untuk diselesaikan melalui jalur hukum formal kabupaten/kota, minimal dua kali setahun. • Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi ke lapangan jika masalah tidak diselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam penyelesaiannya. • Bersama-sama Pemda melaksanakan sosialisasi, pembentukan dan operasionalisasi PPM tingkat Kabupaten/Kota. • Memfasilitasi terlaksananya agenda rapat rutin bulanan atau rapat khusus pembahasan pengaduan masyarakat oleh PPM Kabupaten/Kota. • Menjadikan pelaksanaan PPM baik di tingkat LKM maupun Pemerintah Daerah (Pemda) sebagi topik bahasan dalam kegiatan KBP. • Merumuskan strategi untuk peningkatan kinerja pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri


31


Perkotaan di wilayahnya berdasarkan masukan dari pengaduan masalah/kasus yang ditangani. • Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi dengan tembusan kepada Tim Koordinasi PNPM Mandiri kabupaten/kota sesuai lampiran 4 (format Rekomendasi Masalah Kabupaten/Kota). • Bersama fasilitator/konsultan lainnya bertanggung jawab dalam penanganan masalah sampai dengan dinyatakan selesai. 4) Spesialis PPM di Tingkat Provinsi (usulan) • Membantu Manajemen Kabupaten/Koordinator Kota dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur. • Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya. • Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala kepada Tim Leader KMW dan spesialis yang bertanggung jawab menangani pengaduan dan masalah di tingkat pusat dengan tembusan kepada Tim Koordinasi PNPM Mandiri di tingkat provinsi dengan format sesuai dengan lampiran 4 (format Rekomendasi Masalah Kabupaten/Kota). • Menjalin hubungan dengan lembaga kejaksaan, kepolisian, advokasi hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga lain, baik propinsi maupun kabupaten. • Mengadakan pertemuan dengan instansi penegak hukum dan Tim Koordinasi PNPM Mandiri Perkotaan tingkat provinsi untuk evaluasi kemajuan kasus-kasus yang telah diserahkan untuk diselesaikan melalui jalur hukum formal, minimal setahun sekali) • Mengagendakan pertemuan rutin bulanan dengan Konsultan Manajemen Kabupaten/Koordinator kota dan fasilitator/pendamping pada wilayah kerjanya, serta berkoordinasi secara aktif dengan Koordinator provinsi/Team Leader KMW dan konsultan provinsi lainnya dalam percepatan penyelesian masalah. • Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan yang bersifat mendesak untuk ditangani pada wilayah kerjanya. • Mendorong dan memfasilitasi Konsultan Manajemen Kabupaten/Koordinator kota dan fasilitator/pendamping melakukan koordinasi dengan lembaga hukum/lembaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau penyimpangan dana program. • Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya. • Bertanggung jawab penuh dalam memonitor dan memastikan tindak lanjut penanganan masalah dilakukan oleh fasilitator/konsultan sampai permasalahan selesai pada wilayah kerjanya. • Memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PNPM Mandiri Perkotaan bersama dengan pihak-pihak terkait. • Memberikan masukan kepada Koodinator provinsi/Team Leader KMW terhadap penilaian kinerja konsultan.

32



5) TA. Monev KMW (Bila poin 4 tidak ada) • Melakukan diseminasi dan melatih/coaching Korkot dan Askorkot mengenai penanganan pengaduan dan memastikan keefektifan pelatihan/coaching dilakukan dengan benar oleh Korkot/Askorkot kepada Tim Faskel • Melakukan monitoring dan supervisi kepada Korkot/Askorkot dalam menjalankan/ menjabarkan panduan-panduan teknis dan SOP penanganan pengaduan kepada Tim Faskel. • Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan yang bersifat krusial dan beresiko tinggi terhadap keberhasilan PNPM Mandiri Perkotaan. • Melakukan analisis, evaluasi, penanganan pengaduan yang dilaksanakan oleh Korkot. • Membuat laporan bulanan berdasarkan kompilasi laporan pelaksanaan PPM dari korkot dan pengelolaan pengaduan yang diterima di tingkat KMW, dan membuat laporan khusus terhadap permasalahan yang krusial. • Melakukan monitoring, supervisi dan memastikan ketepatan, kecepatan dan keefektifan dalam penanganan pengaduan. • Memberikan rekomendasi kepada Team Leader KMW dan Korkot dari hasil analisis dan evaluasi pengelolaan PPM untuk peningkatan kinerja pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan di wilayahnya. • Memastikan kegiatan penanganan pengaduan dikomunikasikan terkait termasuk aparat Pemerintah Daerah dan Kelurahan.

kepada pihak-pihak

• Melakukan monitoring dan evaluasi operasionalisasi program aplikasi PPM oleh Korkot. 6) Tim Leader KMW • Memastikan seluruh Team Leader KMW dan Tenaga Ahli KMP antara lain PPM.

memahami MIS,

• Menganalisa dan mempelajari kemajuan dan performan kegiatan berdasarkan MIS, antara lain PPM.

wilayahnya

• Membangun jaringan dan melaksanakan koordinasi penanganan pengaduan di tingkat provinsi. 7) Program Direktur • Memastikan seluruh Team Leader KMW Provinsi di bawah naungan program direktur memahami MIS, antara lain PPM. • Membangun jaringan dan melaksanakan koordinasi penanganan pengaduan yang ada di beberapa KMW pada tingkat provinsi yang ada di bawah naungan program direktur terkait. 8) Asisten Program Direktur (Sub Spec. Legal & CHU) - Membantu KMW Provinsi (TA. Monev) , manajemen Kabupaten/Koordinator Kota dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai strategi tindakan penanganan,


33


serta mambantu merencanakan tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur. -

Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya.

- Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala kepada Program Direktur dan spesialis yang bertanggung jawab menangani pengaduan dan masalah di tingkat pusat dengan tembusan kepada Tim Koordinasi Penanggulangan Kemiskinan PNPM Mandiri di tingkat provinsi dengan format sesuai dengan lampiran 4 (format Rekomendasi Masalah Kabupaten/Kota). - Menjalin kemitraan dengan lembaga kejaksaan, kepolisian, advokasi hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga lain, baik propinsi maupun kabupaten. - Mengadakan pertemuan dengan instansi penegak hukum dan Tim Koordinasi Penanggulangan Kemiskinan PNPM Mandiri Perkotaan tingkat provinsi untuk evaluasi kemajuan kasus-kasus yang telah diserahkan untuk diselesaikan melalui jalur hukum formal, minimal setahun sekali. - Mengagendakan pertemuan rutin (misalnya: bulanan atau tiga bulanan) serta berkoordinasi secara aktif dengan Koordinator provinsi/Team Leader KMW dan konsultan provinsi lainnya dalam percepatan penyelesian masalah. - Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan yang bersifat mendesak untuk ditangani pada wilayah kerjanya. - Mendorong dan memfasilitasi KMW Provinsi, Konsultan Manajemen Kabupaten/ Koordinator kota dan fasilitator/pendamping melakukan koordinasi dengan lembaga hukum/lembaga yang kompeten, terutama permasalahan yang krusial atau penyimpangan dana program. - Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya. - Bertanggung jawab penuh dalam memonitor dan memastikan tindak lanjut penanganan masalah dilakukan oleh fasilitator/konsultan sampai permasalahan selesai pada wilayah kerjanya. - Memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PNPM Mandiri Perkotaan bersama dengan pihak-pihak terkait. - Memberikan masukan kepada Program Direktur dan Koodinator provinsi/Team Leader KMW terhadap penilaian kinerja konsultan. 4.1.b.

Konsultan Manajemen Pusat (KMP)

1) Tim Leader KMP • Memastikan seluruh Team Leader KMW dan Tenaga Ahli KMP memahami MIS, antara lain PPM. • Menganalisa dan mempelajari kemajuan dan performan kegiatan secara Nasional berdasarkan MIS, antara lain PPM.

34



2) TA PPM • Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah • Memantau dan melakukan supervisi penanganan masalah maupun keluhan dari lapangan dan khususnya berkoordinasi dengan Spesialis yang menangani pengaduan dan masalah/TA. Monev di setiap provinsi/wilayah. • Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan LSM untuk memfasilitasi pengaduan dan masalah bersama-sama dengan Spesialis yang menangani pengaduan dan masalah/TA. Monev di setiap provinsi/wilayah. • Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan reguler penanganan masalah di tingkat pusat dan provinsi/kabupaten/kota. • Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung terhadap pengaduan atau masalah yang serius/menonjol. • Menghimpun, analisis data/informasi, serta merumuskan rekomendasi penyelesaian masalah yang serius/menonjol. • Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah berdasarkan laporan bulanan dari KMW (provinsi). • Memantau tindak lanjut penyelesaian masalah dan memfasilitasi upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PNPM Mandiri Perkotaan bersama dengan pihakpihak terkait. • Menerima pengaduan di tingkat masyarakat, mengembangkan kepedulian masyarakat tentang haknya dan memperbaiki pendokumentasian pengaduan dan juga menyediakan media sosialisasi yang dikampanyekan intensif tentang saluran pengaduan. • Melatih/mengajar TA. Monev KMW dan menjamin keefektifan melatih/mengajarkan bimbingan yang telah dilakukan oleh TA PPM KMP ke TA. Monev KMW. • Memantau dan mengawasi dalam menerapkan manual yang dilakukan oleh KMW, Korkot dan Tim Faskel. • Memantau dan mengawasi KMW untuk menjamin ketepatan, kecepatan, dan efektif menangani/mengelola pengaduan. • Menjamin kegiatan pengelolaan/penanganan pengaduan diberitahukan ke pihak terkait termasuk Pemerintah Lokal (Pemda) dan aparat kelurahan. • Menjamin publikasi laporan pengaduan di situs/website pada tanggal 10 setiap bulan. • Membuat ringkasan kemajuan/progress bulanan, persoalan-persoalan dan tindak lanjut pengelolaan/penanganan pengaduan, yang telah ditayangkan setiap bulan melalui situs/website. • Mempersiapkan laporan evaluasi tiga bulanan dan tahunan tentang pengelolaan/ penanganan pengaduan.


35

36

Pengelola

• LKM sebagai penanggungjawab pelaksanaan PPM • Pelaksana pencatatn adalah sekretariat LKM Langkah2 pembentukan UPM tk kelurahan: • diskusi opersionalisasi PPM kepada LKM, Aparat kelurahan/desa, kader, tomas tentang , dengan melakukan menyampaikan pertanyaan‐ pertanyaan kritis tujuan dan manfaat dan tata cara PPM • Sosialisasikan keberadaan PPM kepada masayarakat umum

Tingkat

Tk Kelurahan/K ecamatan

•

•

• • Face to face Pengisian format Kotak pengaduan Atau pengaduan yang diterima oleh PPM diatasnya,

Penerimaan

Langkah‐langkah pencatatan: • Sekretariat PPM LKM mencatat pengaduan yang masuk ke dalam format yang tersedia • Sampaikan ke LKM, • Analisis untuk menentukan strategi pencarian fakta

Pencatatan/ Pengadministrasian dan pendistribusian

Langkah2 penanganan: • pencarian fakta • perumusan target dan rekomendasi penanganan • fasilitasi sesuai dengan tingkat kewenangan • Untuk permasalahn yang perlu difasilitasi oleh PPM Kab/Kota atau PPM jenjang diatasnya, LKM menyampaiakan permohonan dukungan fasilitas dengan mengunakan format yang ada disertai hasil analisa dan fakta yang telah ditemukan

Penanganan

• Dokumentasi dilakukan oleh sekretariat PPM • Progres dan Hasil PPM disampaikan kepada pengadu langsung • Hasil PPM setiap bulan disampaikan kemasyarakat melalui berbagai media yang ada, baik tulis maupun lisan.

Pendokumentasian, Sosialisasi hasil dan progres

4.2. Ringkasan Pelaksanaan PPM PNPM Mandiri Perkotaan

• Laporan rutin bulanan disampaikan sekretariat PPM LKM kepada sekretariat PPM Kab/Kota dalam bentuk format PPM dan penjelasan berdasarkan hasil pengumpulan fakta lapangan • Masa proyek, Hasil PPM disampaikan rutin bulanan atau periode tertentu ke faskel utk diteruskan ke PPM kab/kota.

Pelaporan



Tk Kab/Kota

Unit PPM di Pemda yang pembentukannya difasilitasi oleh Korkot Langkah Pembentukan/operasi onalisasi • Korkot melakukan sosialisasi kepada TKPP • Melakukan identifikasi bersama potensi potensi pengelolaan pengaduan • Korkot Menfasilitasi operasionalisasi PPM Kab/kota Pengaduan langsung • PO Box/alamat sekretariat PPM di masing‐ masing Kota/Kabt • Telp/fax Pengaduan dari PPM LKM : Sekretariat PPM Kab/kota menerima permasalahan yang tidak dapat diselesaiakan oleh PPM BKM, dalam bentuk tertulis, disertai fakta lapangan dan dokumen pendukung. Langkah‐langkah pencatatan untuk pengaduan langsung • Sekretariat PPM mencatat pengaduan yang masuk dalam format yang tersedia • Masukkan pengaduan dari aplikasi PPM. • Lakukan analisis, Langkah pencatan untuk dokumen PPM dari desa/kelurahan • Assisten PPM melakukan analisa dokumen PPM LKM untuk disesuaikan dengan kebutuhan aplikasi • Asst. PPM melakukan entry data ke aplikasi PPM. • apabila tingkat • Aplikasi PPM kewenangan menjadi basis penyelesaian dokumentasi PPM pengaduan bisa • PPM Kab/kota diselesaiakan oleh menyampaiakan PPM LKM, maka progres dan hasil distribusikan dengan penanganan kepada rekomendasi pengadu dan PPM secukupnya ke LKM. LKM asal pengaduan • Jika kewenangan di sesuai dengan tingkat kota, lakukan media yang dapat langkah penanganan digunakan. pengaduan. • PPM kota/kab, • Pantau dengan basis data perkembangan aplikasi PPM, penanganan. menyampaikan hasil PPM kepada TKPP, Instansi lain yang membutuhkan, kepada forum KBP sebagi topik diskusi dll.

• Basis laporan adalah aplikasi PPM dan informasi tambahan dalam bentuk tertulis • Laporan bulanan, dan laporan khusus untuk permasalahan yang perlu ditangani secara khusus.



37

Tk KMW/ Propinsi

• TA Monev bertanggungjawab operasionalisasi PPM di tingkat KMW • Unit PPM, selama masa proyek dibawah tanggung jawab KMW dengan berkoordinasi dengan TKPP Provinsi

Penerima adalah sekretariat PPM KMW, melalui media‐ media : • Face to face • Pengisian format • Kotak pengaduan • PO Box (?) • Telp/fax Pengaduan tersebut dicatat dalam format pengaduan PPM standar

• Semua pengaduan dicatat dalam format standar PPM PNPM Mandiri Perkotaan • Lakukan analisis dan langkah penanganan sesuai dengan ketentuan. • Apabila kewenangan berada di PPM dibawahnya. Distribusikan penanganan ke PPM bersangkutan • apabila tingkat kewenangan penyelesaian pengaduan bisa diselesaiakan oleh PPM dibawahnya, maka distribusikan dengan rekomendasi secukupnya. • Jika kewenangan di tingkat KMW, lakukan langkah penanganan pengaduan. • Pantau perkembangan penanganan • Aplikasi PPM menjadi dasar dokumentasi PPM • PPM KMW/provinsi menyampaiakan progres dan hasil penanganan kepada pengadu dan PPM asal pengaduan sesuai dengan media yang dapat digunakan • PPM KMW dengan basis data aplikasi PPM, menyampaikan hasil PPM kepada TKPP Provinsi , Instansi dan pihak lain yang membutuhkan. • Basis laporan adalah aplikasi PPM dan informasi tambahan dalam bentuk tertulis • Laporan bulanan, dan laporan khusus untuk permasalahan yang perlu ditangani secara khusus.


38



B. PETUNJUK TEKNIS PPM DI TINGKAT KABUPATEN/KOTA

BAB

5

PENDAHULUAN


39


5.1. Latar Belakang Pengaduan pada dasarnya merupakan aspirasi, keluhan ataupun ketidakpuasan terhadap implementasi PNPM Mandiri Perkotaan. Pengaduan dapat disampaikan dalam bentuk lisan maupun tertulis, baik ke pelaku PNPM Mandiri Perkotaan, media massa dan lain-lain. Terlepas dari siapapun dan darimanapun yang menyampaikan pengaduan, maka harus dipahami bahwa pada hakekatnya timbulnya pengaduan disebabkan oleh : pemahaman substansi infromasi yang kurang utuh, proses kegiatan di lapangan yang kurang sempurna, pendekatan yang keliru, tumbuhnya kepedulian dan kontrol sosial dari warga masyarakat, serta mulai tumbuh berkembangnya prinsip dan nilai PNPM Mandiri Perkotaan. Pemerintah Kabupaten/Kota secara prinsip merupakan pelaksana PNPM Mandiri Perkotaan di wilayahnya masing-masing, termasuk dalam turut memfasilitasi kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan serta merespon berbagai permasalahan dan konflik yang terjadi. Berkoordinasi dengan KMW (Korkot) memfasilitasi penyelesaian masalah dan penanganan pengaduan serta konflik yang timbul dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan dengan menyiapkan pranata dan sarana yang dibutuhkan.

5.2. Landasan Hukum 5.2.1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : KEP / 118 / M.PAN / 8 / 2004 tentang Petunjuk Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Instansi Pemerintah. 5.2.2. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 323 / PRT / M / 2005 tentang Tata Cara Penanganan Masukan dari Masyarakat di Lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.

5.3. Maksud dan Tujuan 5.3.1. Maksud Tata cara pelaksanaan ini dimaksudkan sebagai acuan bagi Koordinator Kota (Korkot) dan Pemerintah Daerah (Kab/Kota) agar dalam pengelolaan pengaduan masyarakat dapat lebih terkoordinasi, efektif, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. 5.3.2. Tujuan Dengan adanya tata cara ini diharapkan pengaduan masyarakat dapat dengan cepat dan tepat ditangani dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (Good Governance), transparan dan akuntabel.

5.4. Sasaran

40

a.

Terselesaikannya pengelolaan pengaduan masyarakat secara tepat, tertib, cepat dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.

b.

Terciptanya koordinasi antar pelaku PNPM Mandiri Perkotaan di instansi pemerintah daerah (Kabupaten/Kota) yang baik dalam menyelesaikan pengelolaan pengaduan masyarakat.

c.

Menumbuhkembangkan partisipasi masyarakat secara tertib dan bertanggungjawab didalam melakukan kontrol sosial terhadap penyelenggaraan PNPM Mandiri Perkotaan.



5.5. Ruang Lingkup Ruang lingkup PPM Kabupaten/Kota mencakup pengelolaan pengaduan masyarakat terhadap pelaksanaan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan (PNPM Mandiri Perkotaan) dengan tujuan agar masalah yang dialami, dirasakan atau dihadapi masyarakat di tingkat Kabupaten/Kota dapat segera dicarikan solusi terbaik bagi semua pihak.

5.6. Pengertian a.

Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) adalah suatu proses kegiatan untuk menampung, mencatat, menelaah, menyalurkan, mengkonfirmasi, mengklarifikasi, memberikan alternatif solusi kepada pengadu, mendokumentasi dan mensosialisasikan hasil pengelolaan pengaduan kepada masyarakat.

b.

Pengaduan Masyarakat adalah bentuk penerapan dari pengawasan masyarakat yang disampaikan oleh masyarakat, baik secara lisan maupun tertulis kepada Koordinator Kota (Korkot) dan Pemerintah Daerah (Kab/Kota), berupa sumbangan pikiran, saran, gagasan atau keluhan/pengaduan yang bersifat membangun.

c.

Konfirmasi, yaitu kegiatan untuk mendapatkan penegasan mengenai keberadaan pengadu yang teridentifikasi, baik bersifat perorangan, kelompok maupun institusional apabila mungkin termasuk masalah yang dilaporkan.

d.

Klarifikasi, yaitu proses penjernihan atau kegiatan yang berupa memberikan penjelasan mengenai permasalahan yang diadukan pada proporsi yang sebenarnya kepada sumber pengaduan dan instansi terkait.

e.

Partisipasi Masyarakat, adalah peran aktif masyarakat untuk ikut serta mewujudkan Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri Perkotaan (PNPM Mandiri Perkotaan) yang bersih dan bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme, yang dilaksanakan sesuai dengan norma, nilai moral, sosial dan budaya yang berlaku dalam masyarakat.

5.7. Prinsip Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Prinsip pengelolaan pengaduan masyarakat ini merupakan nilai dasar yang wajib diPetunjuki oleh setiap pelaku PNPM Mandiri Perkotaan dalam menangani pengaduan masyarakat. Adapun prinsipprinsip tersebut adalah:

a.

Obyektif, bahwa Penanganan pengaduan dan masalah harus bersifat obyektif dan tidak memihak salah satu pihak dan didasarkan pada prinsip dan prosedur yang seharusnya secara konsisten. Pengaduan yang muncul harus selalu diuji kebenarannya melalui mekanisme uji silang sehingga tindak turun tangan disesuaikan dengan data yang sebenarnya;

b.

Koordinasi, bahwa kegiatan pengelolaan pengaduan masyarakat harus dilaksanakan dengan kerjasama yang baik antar pejabat yang berwenang dan terkait berdasarkan mekanisme, tata kerja dan prosedur yang berlaku, sehingga masalahnya dapat diselesaikan sebagaimana mestinya;

c.

Efektivitas dan efisiensi, bahwa kegiatan pengelolaan pengaduan masyarakat harus dilaksanakan secara tepat sasaran, hemat tenaga, waktu dan biaya;

d.

Akuntabilitas, bahwa proses kegiatan pengelolaan pengaduan masyarakat dan tindak lanjutnya harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan


41


peraturan perundang-undangan dan prosedur yang berlaku;

42

e.

Kerahasiaan, bahwa penanganan terhadap suatu pengaduan masyarakat dilakukan secara hati-hati dan dijaga kerahasiaannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku;

f.

Transparan, bahwa hasil kegiatan pengelolaan pengaduan masyarakat diinformasikan berdasarkan mekanisme dan prosedur yang jelas dan terbuka, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

g.

Kemudahan, bahwa pengaduan dari siapapun dan darimanapun harus mudah untuk menyampaikannya. Pengadu dapat menyampaikan pengaduan baik pada PPM tempat keberadaan pengadu maupun kepada PPM yang ada di seluruh level, dengan menggunakan media-media yang diinginkan;

h.

Cepat dan Akurat, Setiap pengaduan dan permasalahan perlu ditangani/ditanggapi secara cepat dengan berdasarkan informasi yang akurat. Untuk itu penanganan masalah dan pengaduan diupayakan penyelesaiannya pada tingkat yang terdekat.



BAB

6

PENGADMINISTRASIAN PENGADUAN MASYARAKAT


43


Setiap pengaduan masyarakat yang diterima, perlu dilakukan pengadministrasian oleh unit pengelola pengaduan masyarakat dengan tahapan sebagai berikut :

6.1. Pencatatan dan Sarana-Prasarana 6.1.1. Pencatatan

Pencatatan dilakukan sesuai dengan prosedur pengadministrasian yang berlaku di masingmasing wilayah, dengan cara manual atau penggunaan sistem aplikasi komputer disesuaikan dengan prasarana yang dimiliki. (Format laporan pengaduan unit pengaduan masyarakat (UPM) dapat dilihat pada lampiran 1) Hal-hal yang perlu dicatat pada proses pencatatan pengaduan masyarakat : a. Data surat pengaduan, meliputi ; • Nomor surat • Tanggal surat • Kategori media pengaduan • Permasalahan yang diadukan • Harapan penyelesaian pengaduan dari pengadu b. Identitas pengadu, meliputi ; • • • • •

Nama Alamat Kabupaten/Kota Provinsi Status pengadu

c. Identitas personal yang diadukan, meliputi ; • Nama • Alamat • Instansi personal yang diadukan d. Lokasi kasus, meliputi ; • Kabupaten/Kota • Provinsi 6.1.2. Sarana dan Prasarana yang diperlukan • Kotak pengaduan/saran ditempatkan di kantor Pemda tingkat Kabupaten/Kota • Sekretariat Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) yang berkedudukan di kantor Pemda tingkat Kabupaten/Kota (tempat lain yang ditunjuk). • Blanko format pengaduan masyarakat untuk pengaduan masalah di wilayah kerja Kabupaten/Kota. • Buku pengaduan, yang selalu tersedia di sekretariat PPM • Media sosialisasi PPM dilakukan dengan menggunakan media yang dikelola Pemda (Kabupaten/Kota) maupun media lainnya.

44



6.2. Pengklasifikasian dan Pengkategorian 6.2.1. Pengklasifikasian Klasifikasi pengaduan diperlukan sebagai alat bantu untuk menentukan akar masalah, cara penanganan dan siapa melakukan penanganan. Lihat Bab II sub 2.4. Klasifikasi Masalah Pengaduan. 6.2.2. Kategori Masalah dan Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai 6.2.2.1. Kategori Masalah Pengaduan yang telah dicatat kemudian ditelaah dan dikelompokkan berdasarkan kategori masalah. Lihat Bab II sub 2.4.4. Kategori Masalah. 6.2.2.2. Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai

Penanganan pengaduan dinyatakan selesai ditangani. Lihat Bab III sub 3.2. Kriteria Suatu Masalah Dianggap Selesai.

6.3. Langkah - langkah penanganan pengaduan masyarakat meliputi kegiatan –kegiatan. Lihat Bab III sub 3.1. Tahapan Penanganan Pengaduan Di Masyarakat. • Merumuskan inti masalah yang diadukan; • Melakukan identifikasi dan pengelompokan terhadap isi pengaduan. • Merencanakan proses penyelesaiannya dengan cara pengumpulan data di lapangan kepada pihak-pihak yang terkait melalui verifikasi, konfirmasi, investigasi dan klarifikasi, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan pokok permasalahan sebenarnya. • Unit PPM Pemda di tingkat Kabupaten/Kota melakukan pembahasan internal terhadap temuan yang dihasilkan di lapangan dan ditindaklanjuti dengan pembahasan umum dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait. • Pada saat pembahasan secara internal dan pembahasan secara umum untuk segala permasalahan, harus menetapkan metoda dan jadwal waktu penyelesaian.

6.4. Mekanisme Penanganan Pengaduan Berdasarkan tingkat penanganan masalah yang dapat dilakukan, maka masalah yang dikelola PPM PNPM Mandiri Perkotaan dapat diklasifikasikan ke dalam 5 (lima) derajat masalah, yaitu : (Lihat Bab III Penanganan Pengaduan di Tingkat Masyarakat). Dalam usaha pemberdayaan partisipasi masyarakat khususnya di bidang pengawasan dan intensifikasi penanganan pengaduan masyarakat, diharapkan agar setiap instansi dan unit pelayanan masyarakat mempunyai PO. Box dan petugas khusus, untuk menangani secara administratif atas setiap pengaduan masyarakat, baik yang diterima langsung dari masyarakat maupun yang disalurkan dari media pengaduan lainnya. Tugas-tugas penyelesaian pengaduan masyarakat diproses berdasarkan derajat masalah kewenangan serta tanggung jawab, dengan mempertimbangkan muatan masalah dan obyek personil yang diadukan.

6.5. Pendokumentasian Penataan dokumen atau pengarsipan yang baik dimaksudkan untuk mempermudah dan mempercepat pencarian kembali dokumen pengaduan masyarakat bila sewaktu-waktu diperlukan. Penyimpanan


45


dokumen diatur berdasarkan klasifikasi jenis pengaduan (informatif atau masalah), ruang lingkup kegiatan (administratif atau keuangan) serta urutan waktu pengaduan, yang penyimpanan disesuaikan dengan sarana dan prasarana yang ada.

46



BAB

7

LANGKAH PEMBUKTIAN PENGADUAN


47


Pengaduan masyarakat yang telah dicatat, ditelaah dan diklasifikasi menurut jenis pengaduan (informatif atau masalah). Langkah selanjutnya adalah mencari kejelasan mengenai kebenaran pengaduan masyarakat. (Format pengaduan, Klarifikasi, Analisis dan monitoring penanganan dapat dilihat di lampiran 2) Langkah penjelasan pengaduan masyarakat yang berpotensi masalah dilakukan melalui kegiatankegiatan, sebagai berikut :

7.1. Konfirmasi dan Klarifikasi a. Konfirmasi Tahap-tahap kegiatan konfirmasi dapat dilakukan sebagai berikut : Mengidentifikasi permasalahan (personil yang diadukan atau hal lain) yang diadukan  Melakukan komunikasi kepada pihak yang dekat dengan sumber masalah  Mencari informasi tambahan dari sumber lain atas permasalahan yang diadukan  Hasil dari konfirmasi pengaduan masyarakat berupa kesimpulan tentang keyakinan mengenai keberadaan masalah yang teridentifikasi dalam pengaduan masyarakat, dan kesimpulan tentang perlu tidaknya dilakukan pemeriksaan atau investigasi yang lebih mendalam atas permasalahan yang diadukan. Apabila kesimpulan hasil konfirmasi atas permasalahan menyatakan tidak perlu dilakukan pemeriksaan atau investigasi, maka instansi penerima pengaduan melaporkan hasil konfirmasi kepada sumber pengaduan dan pihak-pihak terkait. b. Klarifikasi Tahap-tahap kegiatan klarifikasi dapat dilakukan sebagai berikut : Pengecekan permasalahan yang diadukan kepada sumber-sumber  dipertanggungjawabkan berkaitan dengan permasalahan yang diadukan.

yang

dapat

Penjelasan dapat dilakukan melalui surat kabar atau media massa lainnya. 

7.2. Penelitian/Pemeriksaan Surat-surat pengaduan setelah melalui tahapan penelaahan dan konfirmasi dapat dilanjutkan dengan kegiatan penelitian/pemeriksaan untuk memperoleh bukti-bukti yang cukup, kompeten, relevan dan berguna. Kegiatan penelitian/pemeriksaan ini mengacu kepada sistem, prosedur dan ketentuan serta arah dan kebijaksanaan intensifikasi penanganan pengaduan masyarakat pada setiap instansi penerima pengaduan untuk memperoleh bukti fisik, bukti dokumenter, bukti lisan, bukti perhitungan, bukti dari spesialis/ahli bukti-bukti lainnya mengenai kebenaran permasalahan. Tahap-tahap proses pembuktian setidak-tidaknya mencakup kegiatan sebagai berikut : a.

Penelitian/pemeriksaan dilakukan dengan cermat, cepat, mudah serta hasil yang dapat dipertanggungjawabkan, yaitu dengan cara :

Menyusun/menentukan Tim Pemeriksa yang berkompeten  Menyusun Program Kerja Pemeriksaan (PKP)  Menentukan metode pemeriksaan  Menentukan waktu/lokasi yang diperlukan

48



 Menentukan pejabat-pejabat yang perlu diminta keterangan  Merumuskan hasil penelitian/pemeriksaan b.

Hasil penelitian/pemeriksaan pengaduan masyarakat segera disampaikan kepada :

 Pimpinan instansi personil yang diadukan  Pimpinan instansi penerima pengaduan c.

Memberikan perlindungan hukum dan perlakuan yang wajar kepada pengadu dan personil yang diadukan.

7.3. Pelaporan Hasil Penelitian/Pemeriksaan c.

Laporan hasil pengelolaan pengaduan masyarakat wajib dilakukan oleh pejabat yang berwenang atau tim yang ditunjuk melakukan konfirmasi dan klarifikasi, penelitian/ pemeriksaan terhadap personil yang diadukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan ditujukan kepada pimpinan instansi atau pihak yang berwenang di masing-masing instansi yang bersangkutan dengan tembusan pimpinan instansi terkait.

d.

Laporan hasil pemeriksaan disusun secara sistematik, singkat, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan serta memuat kesimpulan dari hasil konfirmasi dan klarifikasi, pemeriksaan/penelitian dengan data pendukung serta saran tindak lanjut.

e.

Pengelolaan pengaduan masyarakat harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) bulan setelah surat pengaduan diterima oleh instansi yang menangani, kecuali instansi yang menangani dapat memberikan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.


49


50



BAB

8

AKSI LANJUT DAN MONITORING PENANGANAN PENGADUAN


51


8.1. Aksi Lanjut Hasil Penelitian/Pemeriksaan A. Terhadap Pengadu 1. Apabila hasil pemeriksaan pengaduan dari pelapor tidak terbukti kebenarannya, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberi wewenang, menyampaikan informasi tersebut kepada pengadu. 2. Apabila hasil pemeriksaan terbukti kebenarannya, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberikan wewenang menyampaikan surat ucapan terima kasih kepada pengadu. 3. Selama pengaduan masih dalam proses penanganan, pimpinan instansi atau pejabat yang berwenang berkewajiban melindungi pengadu. B. Terhadap Personil yang diadukan 1. Apabila hasil pemeriksaan tidak mengandung kebenaran, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberi wewenang segera mengembalikan nama baik personil yang diadukan. 2. Apabila hasil pemeriksaan mengandung kebenaran, maka pimpinan instansi atau pejabat yang diberi wewenang segera mengambil tindakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. C.

Laporan hasil pengelolaan pengaduan masyarakat agar segera ditindaklanjuti sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku, antara lain : 1. Tindakan administratif dan/atau hukuman disiplin 2. Tindakan tuntutan perbendaharaan dan tuntutan ganti rugi 3. Penyerahan perkara kepada instansi yang berwenang

8.2. Pemanfaatan Hasil Pengelolaan Pengaduan Masyarakat Setiap pelaku PNPM Mandiri Perkotaan di Pemda tingkat Kabupaten/Kota dapat memanfaatkan hasil tindak lanjut pengelolaan pengaduan masyarakat, antara lain : a.

Menumbuhkembangkan partisipasi masyarakat dalam membangun kontrol sosial yang sehat, sekaligus mencegah timbulnya kemungkinan tindakan anarkis dan main hakim sendiri oleh masyarakat dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan.

b.

Sebagai salah satu tolok ukur (barometer) untuk mengukur dan mengetahui kepercayaan masyarakat terhadap kinerja aparatur pemerintah daerah dalam pelaksanaan PNPM Mandiri Perkotaan.

c.

Membangun citra aparatur pemerintah daerah yang etis, bermoral, profesional, transparan dan bertanggung jawab dalam penyelenggaraan PNPM Mandiri Perkotaan.

d.

Memperbaiki kelemahan-kelemahan dalam pengorganisasian, metode kerja dan ketatalaksanaan birokrasi pemerintah daerah di Kabupaten/Kota, khususnya bidang pelayanan masyarakat dan pencegahan praktek Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme.

8.3. Monitoring dan Koordinasi Aksi Lanjut Pengelolaan Pengaduan Masyarakat a. Monitoring

52

Dalam rangka mengefektifkan monitoring aksi lanjut pengelolaan pengaduan masyarakat dapat dilakukan :



1. Secara langsung • Pemutakhiran data • Rapat-rapat koordinasi teknis • Kunjungan ke lapangan 2. Secara tidak langsung • Melalui komunikasi elektronik • Melalui surat menyurat b. Koordinasi

Dalam mengefektifkan pengelolaan pengaduan masyarakat dapat dilakukan koordinasi secara internal dan eksternal. 1. Koordinasi internal • Antar unit kerja di lingkungan instansi masing-masing. 1. Koordinasi eksternal • Antara unit kerja yang mengelola pengaduan masyarakat dengan unit kerja lain di lingkungan instansi tertentu yang menangani pengaduan masyarakat. • Antara unit kerja yang mengelola pengaduan masyarakat dengan aparat penegak hukum • Antara unit kerja yang mengelola pengaduan masyarakat dengan masyarakat dan organisasi kemasyarakatan.


53


54



C. PETUNJUK TEKNIS PPM KASUS KHUSUS

BAB

9

Media Pengaduan: Laporan/Temuan BPKP


55


9.1. Pengertian Laporan/Temuan BPKP adalah salah satu media pengaduan yang digunakan untuk menyampaian pengaduan berdasarkan hasil laporan/temuan audit BPKP (Badan Pengawas Keuangan dan Pembangunan) terhadap pelaksanaan kegiatan di PNPM Mandiri Perkotaan.

9.2. Maksud dan Tujuan

9.2.1. Maksud

Petunjuk Teknis Pengelolaan Pengaduan Masyarakat yang berkaitan dengan laporan/temuan BPKP dimaksudkan sebagai panduan atau acuan dalam mengelola dan menangani pengaduan yang berhubungan dengan laporan/temuan hasil audit BPKP bagi pelaku-pelaku yang terlibat dalam pelaksanaan fasilitasi penanganan kegiatan agar dapat menjaga keberlangsungan dan mutu program.

56

9.2.2. Petunjuk Teknis pengelolaan pengaduan laporan/temuan BPKP ini bertujuan :

1. Memfasilitasi masyarakat dan pihak terkait dalam menyelesaikan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan program khususnya hasil laporan/temuan audit BPKP.

2. Memberikan alternatif solusi melalui musyawarah dan mufakat terhadap masalah yang dihadapi masyarakat khususnya yang berkaitan dengan hasil laporan/temuan audit BPKP.

3. Agar dalam pelaksanaan kegiatan sesuai dengan tujuan, sasaran dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan.

4. Agar penanganan pengaduan sesuai dengan Petunjuk yang telah ditetapkan.

5. Sebagai acuan bersama proses koordinasi antara pemerintah pusat, wilayah, dan daerah dengan konsultan pendamping di semua tingkatan sebagai pihak yang diaudit (auditee).

6. Memastikan semua temuan BPKP dimasukkan dalam SIM PPM tepat waktu, selambatlambatnya 4 (empat) hari setelah pembahasan hasil pemeriksaan (exit meeting).

7. Menjamin proses tindak lanjut dilakukan sesegera mungkin dengan pendampingan yang optimal di semua tingkatan temuan audit BPKP

8. Sebagai dasar proses pelaporan hasil tindak lanjut temuan BPKP kepada kantor BPKP Perwakilan

9. Sebagai alat monitoring dan pengendalian proses penyelesaian temuan sesuai dengan rekomendasi pemeriksa.



9.3. Tahapan Penanganan Pengaduan Pada Temuan/Laporan BPKP

9.3.1. Tahap Pencatatan

MEKANISME PENCATATAN TEMUAN/LAPORAN AUDIT BPKP TAHUN 2011 Penginputan dilakukan sesuai lokasi kejadian

Data Temuan BPKP (Sumber: dari Pusatl)

Di kirim ke masingmasing KMW Provinsi

Di Provinsi

Di Kabupaten/Kota

Oleh KMW Data temuan BPKP di input ke SIM PPM KMW utk mendapatkan No. Register

Oleh Korkot Data temuan BPKP di input ke SIM PPM utk mendapatkan No. Register

USK PPM Pusat: Konsolidasi Data SIM PPM dari KMW-KMW Provinsi paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya Data Temuan BPKP (Sumber: dari Daerah) Hasil: dapat dilihat di situs: http://www.pnpm-perkotaan.org/pengaduan.asp?catid=1&

Tindak lanjut penanganan (di KMP) berupa : - Monitoring dari USK yang bersangkutan untuk permasalahan yang berkaitan dengan keuangan, pelatihan, infrastruktur dan lainnya. - USK yang bersangkutan meminta pihak KMW untuk fasilitasi penanganan. Dan pihak KMW akan melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan terkait. - Hasil/progres penanganan di input dalam SIM PPM di KMW/Kab-Kota. (sesuai lokasi kejadian) - Hasil/progres penanganan setelah di input dikirim ke KMP (PPM) paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya.


57


Penjelasan Mekanisme Pencatatan: 1.

Data temuan BPKP bersumber dari dokumen hasil temuan/laporan audit BPKP

2.

Bila data/dokumen temuan BPKP di peroleh dari Pusat maka di kirim ke masing-masing KMW Provinsi untuk di input pada SIM PPM yang bersangkutan.

3.

Bila data/dokumen di peroleh dari Daerah maka di input pada SIM PPM sesuai dengan lokasi kejadian (Provinsi atau Kab-Kota).

4.

PPM Pusat menerima hasil konsolidasi SIM KMW Provinsi paling lambat diterima pada tanggal 5 bulan berikutnya.

5.

PPM Pusat menayangkan hasil temuan BPKP dari SIM KMW Provinsi pada website PNPM Mandiri Perkotaan (harus mendapat persetujuan pihak proyek)

6.

Tindak lanjut hasil temuan BPKP di monitoring oleh USK bersangkutan untuk mendapatkan perhatian. Sedangkan fasilitasi tindak lanjut dilakukan oleh KMW Provinsi untuk penanganan masalahnya.

Langkah Satu : Penerimaan/Pencatatan Pengaduan dapat disampaikan melalui berbagai media penyampaian/penerimaan, seperti: laporan/ temuan BPKP. Pelaku terkait (konsultan) melakukan penginputan di SIM PPM di tingkat KMW/Kab-Kota (sesuai lokasi kejadian) yang berisi antara lain; •

Nama penerima,

•

Tanggal pengaduan,

•

Sumber pengaduan [KMP (Nasional), KMW (Provinsi), Korkot (Kab-Kota), Kelurahan (LKM)],

•

Media pengaduan,

•

Nama pengadu/pelapor,

•

Jenis kelamin,

•

Status pelapor,

•

Alamat pengadu [diisi Nomor Pinjaman (contoh: IDA Cr. No. 3210-IND) dan Nomor LHA/LHP/LAI (contoh: LAP-238/PW22/2/2008),

•

Kode pos,

•

Telepon, dan

•

Email.

Langkah Dua : Identifikasi awal Melakukan identifikasi dan pengelompokan/klasifikasi (ruang lingkup masalah, bidang kegiatan, kategori masalah, derajat masalah) berdasarkan data pengaduan yang masuk untuk menentukan langkah penanganan selanjutnya, yang berisi antara lain;

58

•

Yang diadukan,

•

Lokasi kejadian/masalah;



•

Lokasi sasaran

•

Lainnya (sebutkan)

•

Penggolongan/Pengelompokan Pengaduan;

•

Lingkup pengaduan

•

Bidang

•

Sub bidang

•

Kategori masalah

•

Derajat pengaduan

•

Program/proyek

•

Penyalahgunaan dana (Rp);

•

Indikasi awal salahguna (Rp)

Langkah Tiga : Pengumpulan fakta lapangan Setelah dilakukan identifikasi awal, maka dilakukan uji silang untuk menguji kebenaran dari laporan/ pengaduan tersebut, melalui proses verifikasi, konfirmasi, investigasi, dan klarifikasi yang dilakukan oleh pihak-pihak terkait di lapangan, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan pokok permasalahan sebenarnya, yang berisi antara lain; •

Tanggal (sesuai tanggal kejadian)

•

Nama (pelaku yang melakukan fasilitasi)

•

Posisi (Jabatan pelaku yang melakukan fasilitasi)

•

Ringkasan kegiatan (target perolehan data)

•

Hasil perolehan informasi kegiatan

•

Penyalahgunaan dana (Rp);

•

Dana yang disalahgunakan

• Klarifikasi adalah proses untuk mencari kebenaran sebuah berita • Uji silang adalah mencari info dari pihak lain (berlawanan) untuk memastikan kebenaran berita • Investigasi adalah upaya melihat suatu keadaan/peristiwa secara lebih mendalam.

Langkah Empat : Pelaksanaan analisis masalah Dilakukan berdasarkan atas dasar data fakta dan hasil uji silang terhadap pengaduan/laporan masalah merupakan masukan untuk menganalisa permasalahan yang muncul sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil analisa berupa rekomendasi penanganan masalah yang dimungkinkan, yang berisi antara lain; •

Uraian pokok masalah (berdasarkan fakta)

•

Perkiraan dampak (bila tidak selesai terhadap Program P2KP/PNPM MP)


59


•

Target penanganan (sampai dinyatakan selesai)

•

Rekomendasi langkah penanganan

Langkah Lima : Fasilitasi penanganan Penyelesaian penanganan pengaduan/tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisa yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan kewenangan dari masing-masing wilayah atau penanganan pengaduan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkompeten dalam pengelolaan pengaduan. Fasilitasi penanganan pengaduan antara lain dapat berupa: •

Tanggal (sesuai tanggal fasilitasi)

•

Nama (pelaku yang melakukan fasilitasi)

•

Posisi (Jabatan pelaku yang melakukan fasilitasi)

•

Uraian kegiatan dan hasil fasilitasi

•

Dana yang disalahgunakan

•

Dana yang dikembalikan

•

Dana belum kembali

Langkah Enam : Hasil penyelesaian Pengelolaan pengaduan dipantau agar hasil penanganan sesuai dengan harapan. Bila dalam perkembangannya ditemukan bahwa langkah-langkah yang telah diterapkan kurang efektif dan tidak menghasilkan kemajuan yang berarti, maka segera mencari alternatif solusi lain dalam mendorong percepatan penanganan masalah. Hasil akhir penyelesaian dalam melakukan penginputan di SIM PPM, antara laian: •

Status penyelesaian; • Proses penyelesaian • Selesai (tanggal)

•

Jalur penyelesaian; • Jalur hukum formal; •

Polisi

•

Kejaksaan

• Nomor dokumen •

Uraian hasil akhir penyelesaian

•

Umpan balik ke pengadu; • Belum • Sudah, (tanggal) • Media pengaduan yang digunakan

60



Diagram Alur informasi dan pelaporan aplikasi pengelolaan pengaduan masyarakat temuan/laporan BPKP

Alur informasi dan pelaporan merupakan rangkaian kegiatan proses pengolahan data PPM, yang dimulai dari pengumpulan data, perekaman serta pelaporan (diagram alur). Dalam pelaksanaannya setiap unit dibawah ini akan melakukan kegiatan sbb : a. KORKOT : -

Mengumpulkan data penanganan pengaduan tingkat Kelurahan melalui fasilitator dan data penanganan pengaduan tingkat Korkot (derajat 1, 2 dan 3).

- Merekam data tsb kedalam database.ppm

- Melakukan analisis ppm

- Mengirimkan email database ppm ke KMW secara periodik bulanan

b. KMW

- Merekam data penanganan pengaduan derajat 4 kedalam database.

- Menerima dan mengkonsolidasikan database ppm korkot

- Mengirimkan email database hasil konsolidasi tsb ke KMP, secara periodik bulanan

- Melakukan analisis ppm

- Membuat laporan bulanan ppm dan mengirimkannya ke KMP.


61


c. KMP

- Merekam kedalam database data penanganan pengaduan derajat 5.

- Menerima dan mengkonsolidasikan database KMW

- Melakukan analisis

- Membuat laporan ppm secara rutin bulanan

9.3.2. Tahap Tindak Lanjut Temuan Audit BPKP di Tingkat Pelaksana Proyek

Di Tingkat Instansi (Birokrasi) a.

SNVT (Pusat/Wilayah), selaku pelaksana program yang mengauditkan diri kepada BPKP (Pusat/ Perwakilan)

b.

SNVT (Pusat/Wilayah), memastikan semua bukti penyelesaian atau dokumen valid dan terkirim sampai di tingkat BPKP Perwakilan dan Pusat

c.

SNVT (Pusat/Wilayah), memastikan memperoleh Berita Acata dan cetakan keluaran SIM HP BPKP atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan status “03” atau TUNTAS

d.

BPKP (Pusat/Perwakilan), menjalankan tugasnya sesuai dengan term of reference sebagai auditor di tingkat pusat dan wilayah dengan lebih berdasarkan pada risiko yang ditimbulkan atau mungkin akan terjadi dan fokus pada pengendalian internal (issu-issu yang sistemik). Obyek audit adalah laporan keuangan di semua tingkatan sampai dengan tingkat komunitas. Pelaksanaan audit dilakukan dengan memilih sejumlah sampel yang telah disepakati oleh pemerintah. Melakukan

e.

BPKP (Pusat/Perwakilan), memastikan menerbitkan Berita Acara dan cetakan keluaran SIM HP BPKP atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan status “03” atau TUNTAS dan sampai di SNVT (Pusat/Wilayah)

Di Tingkat Konsultan Konsultan Manajemen Pusat (KMP)

62

a.

Memastikan semua temuan audit BPKP telah diketahui dan diterima laporannya oleh konsultan di tingkat provinsi dan kota/kabupaten, sebagaimana isi laporan audit BPKP di tingkat Pusat.

b.

USK PPM memastikan bahwa seluruh temuan BPKP telah diunggah ke Aplikasi PPM dan ditayang di webside P2KP.org

c.

Memastikan semua hasil tindak lanjut temuan BPKP telah diunggah ke Aplikasi PPM sebagai perekaman capaian progres dan penyelesaian dan ditayang di webside P2KP.org (penayangan temuan BPKP harus mendapatkan persetujuan dari proyek).

d.

Monitoring dari masing-masing USK yang bersangkutan untuk permasalahan berstatus proses yang berkaitan dengan keuangan, pelatihan, infrastruktur dan lainnya.

e.

USK yang bersangkutan meminta pihak KMW untuk fasilitasi penanganan. Dan pihak KMW diharapkan melakukan fasilitasi penyelesaian permasalahan terkait.



Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) a.

Memastikan semua temuan audit BPKP Perwakilan di tingkat Propinsi sampai dengan kelurahan telah diterima dan diunggah dalam aplikasi SIM PPM, selambat-lambatnya 4 (empat) hari setelah pembahasan hasil pemeriksaan (exit meeting).

b.

Memastikan proses pendampingan dilakukan sesegera mungkin dan diperoleh bukti hasil penyelesaian tindak lanjut atau dokumen valid.

c.

Menjamin diperoleh copy Berita Acara dan cetakan keluaran SIM HP BPKP atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan status “03” atau TUNTAS.

d.

Memastikan progres/penyelesaian tindak lanjut temuan audit BPKP telah diunggah ke Aplikasi SIM PPM.

Koordinator Kota/Kabupaten

a. Memastikan semua temuan audit BPKP Perwakilan di tingkat Kota/Kabupaten sampai dengan kelurahan telah diterima dan diunggah dalam aplikasi SIM PPM, selambat-lambatnya 4 (empat) hari setelah setelah pembahasan hasil pemeriksaan (exit meeting).

b.

Memastikan proses pendampingan dilakukan sesegera mungkin dan diperoleh bukti hasil penyelesaian tindak lanjut atau dokumen valid, dan terkirim ke tingkat KMW/provinsi.

c.

Menjamin diperoleh copy Berita Acara atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan TUNTAS.

d.

Memastikan progres/penyelesaian tindak lanjut temuan audit BPKP telah diunggah ke Aplikasi SIM PPM.

Tim Fasilitator Kelurahan a.

Memastikan semua temuan audit BPKP Perwakilan di kelurahan telah diterima dan dipahami permasalahannya.

b.

Memastikan proses pendampingan dilakukan sesegera mungkin sampai tuntas dan diperoleh bukti hasil penyelesaian tindak lanjut atau dokumen valid sesuai dengan rekomendasi temuan pemeriksaan, dan terkirim sampai ke tingkat KMW/Provinsi.

c.

Menjamin diperoleh copy Berita Acara atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan TUNTAS.

Langkah-langkah Tindak Lanjut: 1.

Tindak lanjut temuan BPKP pada dasarnya dapat dilaksanakan sesegera mungkin setelah pembahasan hasil pemeriksaan (exit meeting) di tingkat lapang selesai. Dengan kata lain, tindak lanjut tidak harus menunggu sampai laporan hasil audit diterbitkan.

2.

Semua sisa temuan pemeriksaan akan dimasukkan dalam sistem informasi manajemen hasil pemeriksaan (SIM-HP) BPKP. Sisa temuan dalam SIM-HP hanya akan diubah oleh pihak BPKP jika diperoleh dokumen-dokumen valid hasil tindak lanjut auditee. BPKP secara periodik akan


63


menerbitkan hasil cetak (print-out) per triwulanan untuk disampaikan ke auditee. Meskipun demikian, jika auditee membutuhkan print-out SIM-HP BPKP dapat melayangkan surat permohonan pada auditor setempat. 3.

Untuk temuan yang membutuhkan penyelesaian jangka panjang (berlarut-larut) dan sampai dengan atau masuk proses jalur hukum positif, harus diselesaikan tersendiri. Dokumen pelaporan ke ranah hukum dan dokumen pendukung lainnya dilampirkan dalam laporan tindak lanjut sisa temuan ke BPKP/Perwakilan, minimal periode bulanan.

4.

Jika pada jangka waktu tertentu hingga masuk pada masa audit Tahun Anggaran berikutnya belum selesai, maka SNVT provinsi dan KMW mengupayakan untuk dapatnya diterbitkan laporan TPTD (Temuan Pemeriksaaan yang Tidak dapat Ditindaklanjuti) oleh BPKP/perwakilan.

5.

Terbitnya TPTD adalah hak penuh dari pihak BPKP/Perwakilan dan tidak ada Petunjuk yang dapat digunakan sebagai acuan. Namun, dapat diupayakan dengan memberikan sejumlah dokumen valid (berdasarkan saran BPKP/Perwakilan) yang memungkinkan untuk digunakan sebagai dasar justifikasi diterbitkannya TPTD.

6.

Secara sistematis proses tindak lanjut temuan audit BPKP dapat dilakukan sebagaimana prosedur yang disajikan pada Lampiran-1. Prosedur Tindak Lanjut Temuan Audit BPKP. Penjelasan prosedur tindak lanjut dapat dilihat di Lampiran-2.

9.3.3. Tahap PelaporanTemuan Audit BPKP Terkait dengan tugas dan tanggung jawabnya, fasilitator dan KMW juga memiliki tugas administratif berupa pelaporan progres penanganan masalah secara berjenjang. Alur pelaporan dapat dilihat pada tabel dibawah. Selama proses tindak lanjut dilakukan, tidak semua temuan dapat diselesaikan pada waktu bersamaan. Untuk mengetahui progres tindak lanjut dimaksud secara terus menerus dan sebagai bahan pelaporan pada pihak terkait. Tabel pengendali disajikan pada Lampiran-3. TABEL KENDALI-Tindak Lanjut Temuan Audit BPKP. Untuk menjamin adanya pengendalian yang berjenjang dan proses penyelesaian masalah tepat waktu, tabel pengendalian dikirim bersama rekap atau print-out SIM HP-BPKP ke Pusat secara rutin setiap bulan selambat-lambatnya tiap tanggal 10 bulan berikutnya. Adapun tabel penyimpangan dana temuan BPKP pada lampiran 4. Pengirim

Tembusan

Jenis Laporan

Faskel

Korkot

PJOK Kec.

Implementasi pengaduan

Korkot

KMW

PPK Kab/Kota

Database aplikasi PPM Korkot (SIM PPM) Database aplikasi PPM KMW (SIM PPM)

KMW

64

Penerima

KMP (PPM) PNPM Mandiri Perkotaan

SNVT PBL Provinsi

Berupa Tabel penyimpangan dana temuan BPKP


Periode Laporan

Ket

Mingguan dan Bulanan Mingguan dan Bulanan Bulanan (tgl 5) Bulanan (tgl 10)

Laporan khusus jika diminta


9.3.4. Peran Serta USK (di KMP), KMW dan Korkot dalam Temuan Audit BPKP Peran dan tugas Konsultan sebagai pelaku dalam penanganan masalah temuan Audit BPKP adalah memfasilitasi, membantu dan mendorong agar mempercepat penyelesaian masalah secara berjenjang, sebagai berikut: NO. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PELAKU PPM KMW KORKOT TIM FASKEL Korkot/Askot Penanggung jawab Team Leader Team Leader Senior Faskel MK Monev/Sub PELAKU Penerima pengaduan Korkot PPM Tim Faskel NO. KEGIATAN PPM KMPPPM KMW KORKOT TIM FASKEL TL, Monev/Sub Korkot/Askot TL, PPM, USK permasalahan PPM, USK Korkot Senior Faskel 1.Analisis Penanggung jawab terkait Team Leader Team Leader Senior Faskel MK terkait Monev/Sub TL, Monev/Sub 2. Penerima pengaduan PPM Korkot Tim Faskel TL, PPM, USK PPM Strategi penanganan PPM, USK Korkot Senior Faskel terkait terkait TL, Monev/Sub TL, PPM, USK TL, Monev/Sub 3. Analisis permasalahan PPM, USK Korkot Senior Faskel TL, PPM, USK Korkot, Tim Senior, Tim terkait Fasilitasi penyelesaian PPM, USK terkait terkait Fasilitator Faskel terkait TL, Monev/Sub TL, PPM, USK MK, Monev/Sub 4. Strategi penanganan PPM, USKKorkot, Askot Korkot Senior Faskel, Senior Faskel MK, PPM, USK terkait Monitoring PPM, USK Faskel terkait terkait MK terkait Ekonomi TL, Monev/Sub Monev/Sub TL, PPM, USK Korkot, Tim Senior, Tim pelaporan PPM Senior Faskel 5.Evaluasi Fasilitasi penyelesaian PPM, USKKorkot PPM terkait Fasilitator Faskel terkait Monev/Sub Dokumentasi PPM Korkot Senior Faskel MK, Monev/Sub Senior Faskel, PPM KEGIATAN

KMP

6.

Monitoring

MK, PPM, USK terkait

7.

Evaluasi pelaporan

PPM

8.

Dokumentasi

PPM

PETUNJUK

Korkot, Askot PPM, USK Faskel MK terkait Ekonomi Monev/Sub Korkot Senior Faskel TEKNISPPM | PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM) 65 Monev/Sub Korkot Senior Faskel PPM


66



BAB

10

PENGADUAN BERINDIKASI PENYIMPANGAN DANA


67


10.1. Pengertian Penyimpangan Dana adalah proses, cara, perbuatan menyimpang atau menyimpangkan, menyalahgunakan, penyelewengan terhadap uang yang disediakan untuk suatu keperluan.(sumber referensi: Kamus Besar Bahasa Indonesia) Penyimpangan dana (berdasarkan USK infrastruktur) adalah penyimpangan yang dilakukan oleh pelaku program dengan sengaja menyalahgunakan dana untuk kepentingan bagi diri sendiri atau orang lain termasuk dengan sengaja mengurangi mutu dan volume yang telah ditentukan atau dikeluarkan Kementerian Pekerjaan Umum. Penyimpangan dana (berdasarkan USK pelatihan/CB) adalah ketidaktaatan/kekeliruan atau kesalahan/ ketidaktepatan pencairan, penggunaan dan pemanfaatan fixed cost. Penyimpangan dana (berdasarkan USK manajemen keuangan) adalah 1) Kesalahan prosedur pemanfaatan, yang mengakibatkan penggunaann dana tidak sesuai alokasinya. Berakibat kepada kerugian keuangan. 2) Penyalahgunaan dana yang dilakukan ketua KSM atas pengelolaan dana. 3) Penyalahgunaan yang dilakukan oleh UPK. Penyimpangan dana (berdasarkan USK kredit mikro) adalah penyalahgunaan dana yang bersifat penyelewengan yakni ada unsur misused funds dan menimbulkan kerugian financial. Misalnya uang kas dipakai secara pribadi oleh UPK/BKM bahkan oleh faskel.

10.2. Maksud danTujuan

10.2.1. Maksud

Petunjuk Teknis Pengelolaan Pengaduan Masyarakat yang berkaitan dengan penyimpangan dana dimaksudkan sebagai panduan atau acuan dalam mengelola dan menangani pengaduan yang berhubungan dengan penyimpangan dana bagi pelaku-pelaku yang terlibat dalam pelaksanaan fasilitasi penanganan kegiatan agar dapat menjaga keberlangsungan dan mutu program.

10.2.2. Tujuan

Petunjuk Teknis pengelolaan pengaduan penyimpangan dana ini bertujuan : 1.

Sebagai acuan bersama dalam proses koordinasi antara pihak pemerintah, Konsultan (termasuk fasilitator) dan masyarakat dalam upaya menyelesaikan permasalahan Penyalahgunaan Dana, misalnya a. KMW penngendali tingkat Provinsi dalam memberikan bantuan teknis, untuk mendorong progress penyelesaian Penyalahgunaan Dana. b. Korkot/Korkab, sebagai pengendali program tingkat kota, dalam mendorong terwujudnya pilihan masyarakat, yang paling efektif dan efisien, dalam rangka mewujudkan sekaligus menjaga pembelajaran Transparansi dan Akuntabilitas. c. PJOK/Kecamatan dalam mendorong penyelesaian masalah Penyalahgunaan Dana. d. Tim Faskel/Kelurahan, sebagai ujung tombak dalam memfasilitasi penyelesaian Penyalahgunaan Dana.

2.

68

Sebagai alat monitoring dan pengendalian bersama proses penyelesaian penyalah gunaan dana.



10.3. Tahapan Penanganan Pengaduan Pada Penyimpangan Dana

10.3.1. Tahap Pencatatan (lihat Bab. 9.3.1)

10.3.2. Tahap Tindak Lanjut Penyimpangan Dana di Tingkat Pelaksana Proyek

Di Tingkat Instansi (Birokrasi)

TKPKD dan Satker Kota/Kabupaten 1.

Berkoordinasi dengan pihak TKPKD dan Satker kota/kabupaten sebagai laporan tertulis dan informasi awal terhadap hasil temuan/ pengaduan dengan membuat rekapitulasi data pengaduan penyalagunaan dana dalam bulan berjalan.

PJOK dan Kelurahan 1.

Dokumentasi PPM diterima oleh PJOK dan Kelurahan sebagai bahan koordinasi dan ditembuskan ke Satker Kota/kabupaten dan Propinsi untuk segera menuntaskan permasalahan. Perlunya Sanksi kepada pelaku penyalahgunaan dana yang dilakukan oleh pihak pemerintah daerah setempat, biasanya sanksi dapat berbentuk sanksi administrasi.

Di Tingkat Konsultan Konsultan Manajemen Wilayah (KMW) a.

KMW membuat laporan proses penyelesaian masalah secara periodik ke KMP. KMW wajib memberikan dukungan teknis berupa arahan tertulis, yang merupakan bagian dari laporan periodik ke KMP. Pelaporan menggunakan Tabel di lampiran

Koordinator Kota/Kabupaten a.

Korkab / Korkot memulai menindaklanjuti informasi terjadinya Penyalahgunaan Dana dengan mengkordinasi langsung (tidak mengalih tugaskan kepada jajaran dibawahnya),dengan pihak TKPKD dan Satker kota/kabupaten sebagai laporan tertulis dan informasi awal terhadap hasil temuan/ pengaduan dengan membuat rekapitulasi data pengaduan penyalagunaan dana dalam bulan berjalan.

b.

Korkot dan asskot mengumpulkan dokumen-dokumen terkait dengan penyalahgunaan dana yang dilaporkan dengan melakukan kajian dan analisis dokumen serta mengkoordinasikannya dengan pihak PJOK sebagai laporan awal.

c.

Apabila hasil analisa menunjukan bahwa data awal adalah termasuk yang harus dikelola oleh PPM, maka data tersebut akan diteruskan kepada Tim Fasilitator setempat untuk menggali data, agar informasi pengaduan awal dapat lebih lengkap dan informatif. Sebaliknya bila data awal ditengarai bukan merupakan pengaduan yang tidak terkait dengan permasalahan yang harus dikelola oleh PPM, maka Korkab / Korkot dapat menghentikan proses.

d.

Memo Internal dari Korkab / Korkot untuk Tim Faskel agar menindak lanjuti masalah, dan untuk melakukan pendalaman awal, harus diterbitkan, untuk mendukung pelaksanaan proses selanjutnya.

e.

Dokumen notulen dan hasil analisa Tim Korkab/ korkot dibahas di tingkat Satker kota/ kabupaten terkait progress penanganan dan penyelesaian masalahnya. Apabila masalah yang dimunculkan mengindikasikan keterlibatan pihak aparat, maka pihak Satker kota/kabupaten dapat


69


mengkoordinasikan dengan instansi terkait dan TKPKD Propinsi. f.

Bila informasi menunjukan bahwa permasalahan telah selesai, maka korkot / korkab dapat menghentikan proses, sebaliknya apabila belum dapat diselesaikan maka data tersebut harus dapat didokumentasikan, untuk proses selanjutnya dan untuk dibahas lebih mendalam dengan pihak KMW Propinsi.

Tim Fasilitator Kelurahan a.

Tim Faskel melakukan pendalaman informasi, mencari bukti-bukti, dapat berupa dokumen dari proses pembukuan, dll. Bila diperlukan dapat diwujudkan sebuah Berita Acara yang membuktikan bahwa data awal merupakan data yang patut dipercaya.

b.

Dokumen Notulen dari Tim Faskel kemudian dianalisa oleh jajaran Korkab / Korkot, untuk memastikan permasalahan, menentukan isi pengaduan dan kata kunci yang harus muncul di PPM.

c.

Tim Faskel diharapkan semakin kuat dan termotifasi dengan adanya dokumentasi data PPM, memo internal dari Korkot / korkab, dan surat dari kelurahan, dan dengan segera melakukan fasilitasi Rembuk Masyarakat, untuk mengambil keputusan atas jalur penyelesaian yang akan diambil dalam penyelesaian kasus ini.

d. Hasil Rembuk Masyarakat harus didokumentasikan, diarsipkan, dokumen ini untuk memperkuat proses selanjutnya. Lampiran 5 prosedur penyelesaian penyalagunaan dana. Tabel penyimpangan dana pada lampiran 6.

10.3.3. Tahap Penyelesaian Penyimpangan Dana di Tingkat Masyarakat

Penyelesaian penanganan pengaduan penyimpangan dana antara lain dapat berupa:

70

a.

Menyelenggarakan forum musyawarah kelurahan/desa (MK/D) atau musyawarah antar kelurahan/ desa (MAK/D) untuk membahas permasalahan dan mencari alternatif solusi bersama masyarakat. Hasil MK/D / MAK/D berupa rencana aksi dengan langkah-langkah yang harus ditindaklanjuti secara partisipatif.

b.

Klarifikasi dan investigasi lanjutan dengan pihak terkait dapat dilakukan untuk melengkapi fakta/ bukti pendukung tentang inti permasalahan.

c.

Memberi penjelasan kembali kepada pelapor, tentang inti masalah setelah dilakukan uji silang.

d.

Memberikan teguran dan atau sanksi kepada pelaku-pelaku yang dinilai bersalah.

e.

Menerangkan kembali tentang prosedur yang seharusnya dilakukan dan memfasilitasi ulang proses yang tidak sesuai ketentuan.

f.

Jika ada unsur yang terindikasi tindak pidana dapat difasilitasi penanganannya melalui prosedur hukum berdasarkan kesepakatan masyarakat dalam forum MK/D / MAK/D.

g.

Membangun jaringan dengan Kepolisian/Kejaksaan/Pengadilan/Aparat terkait/DPRD/LSM/ lembaga yang bergerak di bidang advokasi/media massa dalam rangka upaya mendorong percepatan penanganan dan penyelesaian masalah.



Musyawarah yang dilakukan khusus untuk penanganan masalah: Musyawarah ini diadakan setelah proses penyelesaian penanganan masalah/tindak turun tangan telah dilakukan dan sesuai dengan prinsip dan prosedur penanganan masalah. Keputusan dari musyawarah ini adalah: •

Masalah dinyatakan selesai. Masyarakat menyatakan selesai dalam musyawarah khusus penanganan masalah dan pernyataan tersebut dituangkan dalam berita acara tertulis ataukah

•

Masalah dinyatakan belum selesai dengan rekomendasi; 1) dilakukan proses penanganan ulang; 2) alternatif solusi yang lain; 3) Penanganan masalah diproses melalui jalur hukum formal.

Hasil musyawarah harus dituangkan dalam Berita Acara Musyawarah Khusus Penanganan Masalah. Hasil musyawarah disosialisasikan kepada masyarakat melalui papan informasi/media lain dan kegiatan masyarakat baik formal maupun informal.

10.3.4. Tahap Pelaporan Penyimpangan Dana (lihat Bab. 9.3.3)

10.3.5. Peran Pelaku Penanganan Penyimpangan Dana

Peran dan tugas Konsultan sebagai pelaku dalam penanganan penyimpangan dana adalah memfasilitasi, membantu dan mendorong agar mempercepat penyelesaian masalah secara berjenjang, sebagai berikut:

NO.

KEGIATAN

1.

Penanggung jawab

KMP Team Leader

2.

Penerima pengaduan

PPM

3.

Analisis permasalahan

TL, PPM, USK terkait

4.

Strategi penanganan


5.

Fasilitasi penyelesaian


6.

Monitoring

PPM, USK terkait

7.

Evaluasi pelaporan

PPM

8.

Dokumentasi

PPM

PELAKU PPM KMW KORKOT Team Leader Korkot Monev/Sub Korkot PPM TL, Monev/Sub PPM, USK Korkot terkait TL, Monev/Sub PPM, USK Korkot terkait TL, Monev/Sub Korkot, Tim PPM, USK Fasilitator terkait MK, Monev/Sub Korkot, Askot PPM, USK MK terkait Monev/Sub Korkot PPM Monev/Sub Korkot PPM

TIM FASKEL Senior Faskel Tim Faskel Senior Faskel Senior Faskel Senior, Tim Faskel Senior Faskel, Tim Faskel Senior Faskel Senior Faskel

10.4. Kriteria Pengaduan Penyimpangan Dana dinyatakan Selesai Penanganan pengaduan penyimpangan dana dinyatakan selesai ditangani, apabila : 1.

Jika masalahnya disebabkan adanya penggelapan/penyelewengan/penyimpangan uang untuk keperluan diluar ketentuan PNPM Mandiri Perkotaan, maka seluruh uang yang digelapkan/ diselewengkan/disimpangkan sudah dikembalikan kepada pihak yang berhak dan digunakan kembali sesuai peruntukannya atau dapat dipergunakan kembali oleh masyarakat.


71


72

2.

Ada pengembalian uang yang digelapkan/diselewengkan/disimpangkan kembali sepenuhnya/lunas berdasarkan surat perjanjian pengembalian. Adapun surat perjanjian pengembalian bukan alat bukti untuk bahwa seseorang/sekelompok telah melakukan pengembalian uang yang digelapkan/ diselewengkan/disimpangkan sebelum ada pelunasan pembayaran.

3.

Masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah hukum, maka dinyatakan selesai: Jika prosesnya sudah di tangani oleh aparat hukum dengan bukti surat lapor dari aparat hukum (secara administrasi untuk penutupan SIM database PPM). Namun demikian konsultan dan fasilitator dengan melibatkan masyarakat tetap harus memantau proses perkembangannnya. Sambil menunggu keputusan final yang mempunyai kekuatan hukum dari instansi penegak hukum yang berwenang, konsultan dan fasilitator berkoordinasi dengan pemerintah setempat untuk mencari jalan penyelesaian kegiatan dan/atau tetap memfasilitasi masyarakat untuk berupaya menyelesaikan kegiatan atau pekerjaannya.



BAB

11

penutup


73


Dengan adanya Petunjuk Teknis Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) untuk Pemerintah Daerah di Tingkat Kabupaten/Kota diharapkan para pelaku yang bertugas menangani pengaduan masyarakat di masing-masing wilayahnya dapat meningkatkan intensitas dan kualitas pelayanan pengaduan masyarakat. Sehingga mendorong Pemda di Tingkat Kabupaten/Kota dalam menindaklanjuti temuantemuan dan hasil pengawasan masyarakat guna menuju terwujudnya pemerintahan yang baik, transparan, akuntabel, dan bersih dari korupsi, kolusi dan nepotisme.

74



LAMPIRAN PETUNJUK TEKNIS PPM PNPM MANDIRI PERKOTAAN


75


76



Lampiran 1

Laporan Pengaduan Pengelolaan Pengaduan Masyarakat (PPM) Kelurahan/desa : Kecamatan :

Kabupaten /Kota Provinsi

: :

Tanggal Pengaduan : No. :

Media Pengaduan Datang/lapor ke UPM

Buku Pengaduan

Kotak Pengaduan

Telepon

SMS

Faksimili

Surat

Email

P.O

MB

Laporan/temuan BPKP

UP

Lainlain

Catatan : Coret media yang digunakan. P.O: Pengaduan On-line; MB: Mimbar Bebas; UP: Uji Petik;

Nama pengadu :

Alamat:

Permasalahan yang diadukan

Status Pengadu :

Personal yang diadukan

Bila ada dugaan Penyimpangan Dana wajib di tuliskan nilai rupiahnya

Harapan

Rp.

Pengadu

Penerima

(................................) Nama dan tanda tangan

(...................................) Nama dan tanda tangan


77


Format ini digunakan untuk mencatat pengaduan, khusunya pengaduan di tingkat kelurahan/ desa atau di tingkat Kabupaten/kota Keterangan Pengisian Format PPM : 1. Tanggal Pengaduan : adalah tanggal pengadu menyampaikan pengaduan isikan juga bulan dan tahun.

pada PPM,

2. No Pengadu : Isikan dengan nomor urut pengaduan sesuai dengan urutan pengaduan yang diterima oleh sekretariat PPM 3. Media pengaduan : Coret media pengaduan yang digunakan 4. Nama Pengadu : Cukup jelas Alamat : Cukup jelas Status : Yang dimaksud adalah posisi/jabatan pengadu dalam proyek, misal : Masyarakat, relawan, LKM,UP, kelembagaan di desa (BPD,LPM,PKK,Karang taruna, dll) Aparat kelurahan, aparat Pemda, Faskel,Korkot,TA KMW, TL,RM/Staf, TA KMP, Co-Tl,TL, dll. 5. Permasalahan yang diadukan : Tuliskan pokok yang diadukan, yakinkan kepada pengadu tentang isian format ini. 6. Personal yang diadukan : Jika ada personal yang dianggap menjadi sumber masalah (kotak ini tidak wajib diisi) 7. Harapan : Tuliskan harapan penyelesaian pengaduan dari pengadu atas pokok pengaduan. Kolom ini dapat menjadi kontrol terhadap pelaksanaan pengaduan. Kolom ini dapat menjadi kontrol terhadap pelaksanaan pengaduan.

78



Lampiran 2

Format

Pengaduan, Klarifikasi, Analisis dan Monitoring penanganan Provinsi Kecamatan No :

Kabupaten : Kelurahan/desa :

: :

Nama pengadu dan status :

Alamat:

Tanggal :

Permasalahan yang diadukan

Tgl Klarifikasi/ pengumpulan fakta

Oleh

Tanggal Penanganan

Oleh

Tanggal Status

Status

Hasil Klarifikasi dan hasil analisis

Langkah Penanganan

Hasil

Permasalahan

1. Identifikasi/ klarifikasi lapangan 2. Proses Penanganan 3. Selesai Acuan Catatan: Format di atas hanya format dasar, dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

Mengetahui

................... LKM

...................,...................,........

Sekretariat PPM


79


Keterangan Pengisian Format PPM : 1. No Pengadu : Isikan dengan nomor urut pengaduan sesuai dengan urutan pengaduan yang diterima oleh sekretariat PPM 2. Nama Pengadu : Cukup jelas b. Alamat : Cukup jelas c. Status : Yang dimaksud adalah posisi/jabatan pengadu dalam proyek, misal : Masyarakat, relawan, LKM,UP, kelembagaan di desa (BPD, LPM, PKK, Karang taruna, dll) Aparat kelurahan, aparat Pemda, Faskel,Korkot,TA KMW, TL,RM/Staf, TA KMP, Co-Tl,TL, dll. 3. a. Tanggal Pengaduan : adalah tanggal pengadu menyampaikan pengaduan pada PPM, isikan juga bulan dan tahun. a. Permasalahan yang diadukan : Tuliskan pokok yang diadukan, yakinkan kepada pengadu tentang isian format ini. 4. a. Tanggal Klarifikasi : Isikan tanggal, bulan dan tahun dilaksanakan klarifikasi /pencarian fakta atas pengaduan yang diterima. a. Oleh : Isikan nama dan jabatan pelaksana klarifikasi(contoh Oneng/Anggota LKM). b. Rekomendasi Penanganan : Isikan dengan rekomendasi penanganan berdasarkan akar masalah pengaduan, pihak terkait dengan masalah, pihak yang mempunyai otoritas penanganan, strategi penanganan, tahap penanganan, target penanganan (jangka waktu penanganan dan target masakah dianggap selesai). 5. a. Tanggal Penanganan : Isikan tanggal, bulan dan tahun setiap tahap penanganan. a. Oleh : Isikan pelaksana penanganan b. Langkah penanganan : Isikan dengan langkah-langkah penanganan, apabila ternyata langkah-langkah tersebut berbeda dengan rekomendasi, sebutkan alasanya. c. Hasil : Isikan hasil setiap langkah penanganan 6. a. Tanggal status : Isikan tanggal di tahapan setiap status a. Status : Cukup jelas b. Permasalah : Jika ada, isikan permasalahan utama setiap tahapan status. 7. Acuan: tuliskan dasar acuan dalam menyelesaikan masalah, contoh pedoman umum, pedoman teknis PNPM Mandiri Perkotaan, AD/ART LKM, surat perjanjian antara UPK dengan KSM/anggota dll.

80




81


82




83


PENJELASAN PROSEDUR TINDAK LANJUT Pelaku • Fasilitator Kelurahan (Ekonomi)

• Koordinator Kota/Askot (MK)

• KMW/TA. MK

• KMP

84

Kegiatan

Dokumen

• Memastikan semua temuan audit BPKP Perwakilan di kelurahan telah diterima dan dipahami permasalahannya. • Memastikan proses pendampingan dilakukan sesegera mungkin sampai tuntas dan diperoleh bukti hasil penyelesaian tindak lanjut atau dokumen valid sesuai dengan rekomendasi temuan pemeriksaan, dan terkirim sampai ke tingkat KMW/Provinsi. • Menjamin diperoleh copy Berita Acara atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan TUNTAS.

• Dokumen temuan BPKP

• Memastikan semua temuan audit BPKP Perwakilan di tingkat Kota/Kabupaten sampai dengan kelurahan telah diterima dan diunggah dalam aplikasi SIM PPM, selambat-lambatnya 4 (empat) hari setelah laporan diterima. • Memastikan progres/penyelesaian tindak lanjut temuan audit BPKP telah diunggah ke Aplikasi SIM PPM. • Memastikan proses pendampingan dilakukan sesegera mungkin dan diperoleh bukti hasil penyelesaian tindak lanjut atau dokumen valid, dan terkirim ke tingkat KMW/provinsi. • Menjamin diperoleh copy Berita Acara atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan TUNTAS. • Memastikan semua temuan audit BPKP Perwakilan di tingkat Propinsi sampai dengan kelurahan telah diterima dan diunggah dalam aplikasi SIM PPM, selambat-lambatnya 4 (empat) hari setelah laporan diterima. • Memastikan progres/penyelesaian tindak lanjut temuan audit BPKP telah diunggah ke Aplikasi SIM PPM. • Memastikan proses pendampingan dilakukan sesegera mungkin dan diperoleh bukti hasil penyelesaian tindak lanjut atau dokumen valid. • Menjamin diperoleh copy Berita Acara dan cetakan keluaran SIM HP BPKP atas status tindak lanjut temuan audit BPKP sampai dengan status “03” atau TUNTAS. • Memastikan semua temuan audit BPKP telah diketahui dan diterima laporannya oleh konsultan di tingkat provinsi dan kota/kabupaten, sebagaimana isi laporan audit BPKP di tingkat Pusat. • Memastikan semua hasil tindak lanjut temuan BPKP telah diunggah ke Aplikasi PPM sebagai perekaman capaian progres dan penyelesaian dan ditayang di webside P2KP.org (penayangan temuan BPKP harus mendapatkan persetujuan dari proyek).


• Berita acara status 03 atau tuntas • Dokumen temuan BPKP

•

Berita acara status 03 atau tuntas


• Berita acara status 03 atau tuntas


•

Laporan PPM Temuan BPKP

BERITA ACARA

tg‐bl‐th

tg‐bl‐th

KORKOT (Kota/Kabupaten)

tg‐bl‐th

tg‐bl‐th

KMW (Provinsi)

tg‐bl‐th

tg‐bl‐th

tg‐bl‐th

** Tabel kendali dikirim ke Pusat, selambat‐lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya *** Diisi kode (01, 02, atau 03) berdasarkan print‐out SIM HP‐BPKP Tg‐bl‐th = tanggal, bulan, tahun

Nomor –Tgl LHP/LHA

Bukti Penyelesaian OUTPUT SIM‐HP

tg‐bl‐th

tg‐bl‐th

tg‐bl‐th

BA BA Dikirim Dikirim Kode diterima dikirim Diterima Dikirim ke KMW ke status dari ke KMW ke Pusat Entry Entry (Provisi) SNVT Temuan BPKP Pusat Diterima SIM PPM Diterima SIM PPM (***)

LAPORAN AUDIT BPKP

TABEL KENDALI‐Tindak Lanjut Temuan Audit BPKP**

tg‐bl‐th

Entry SIM PPM

tg‐bl‐th

Dikirim ke PPM Pusat

Update Aplikasi SIM PPM

LAMPIRAN‐3 Bab. IX



85

86

No. PROVINSI

NO. REGISTER PPM

LOKASI PELAKU

TABEL PENYIMPANGAN DANA TEMUAN BPKP

TGL TGL NO. TERIMA SELESAI DOKUMEN

STATUS PENGADUAN SLS PRS

SALAHGUNA DANA DANA KEMBALI

DANA BELUM KEMBALI

PENYELESAIAN

LAMPIRAN‐4 Bab. IX





87

88

No. PROVINSI

NO. REGISTER PPM

LOKASI PELAKU

TABEL PENYIMPANGAN DANA TEMUAN NON BPKP

TGL TGL TERIMA SELESAI

STATUS PENGADUAN SELESAI PROSES

SALAHGUNA DANA DANA KEMBALI

DANA BELUM KEMBALI

PENYELESAIAN

LAMPIRAN‐6 Bab. X



KANTOR PUSAT JL. Pattimura No.20 Kabayoran Baru Jakarta Selatan, Indonesia - 12110 KANTOR PROYEK Jl. Penjernihan 1 No. 19 F Pejompongan Jakarta Pusat Indonesia - 10210

SEKRETARIAT TP PNPM MANDIRI www.pnpm-mandiri.org PENGADUAN P.O. BOX 2222 JKPMT SMS 0817 48048 e-mail : [email protected] www.p2kp.org | www.pnpm-perkotaan.org

PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT (PPM) PROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN

Recommend Documents