PENDAHULUAN Program ini dibuat pada program microsoft excel, karena dengan menggunankan program tersebut siklus akuntansi secara computerized, lebih mendekati kepada proses akuntansi secara manual. Program yang dirancang ini adalah khusus sesuai dengan kasus yang sederhana. Anda hanya perlu menginput data transaksi kedalam jurnal umum (general journal) dan menginput data penyesuaian ke dalam adjusted entries, serta menginput data penutupan kedalam closing entries. Proses selanjutnya akan diselesaikan oleh program secara otomatis. Jika anda ingin menyesuaikan dengan kasus yang saudara hadapi, Anda terlebih dahulu harus merubah tabel account reference,(menambah atau mengurangi) dan merubah sedikit format-format untuk jurnal (tergantung pada banyaknya transaksi), posting ledger, (tergantung pada banyaknya account reference) trial balance, worksheet, dan report of finansial. Tasikmalaya, Oktober 2011 Tim Komputer Akuntansi Jurusan Akuntansi FE Universitas Siliwangi
2 I. Membuat Account Reference Table 1.a. Pada sheet 1, buatlah tabel acccount reference seperti gambar berikut:
1.b. Gantilah nama sheet1 dengan nama Ref, dengan cara pilih menu: Format > Sheet > Rename, ketik REF, kemudian enter.
1.c. Blok range A3:B19; pilih menu Insert > Name > Define; pada kotak names in workbook ketik AccRef, selanjutnya klik tombol add; klik tombol OK
3 II. Membuat General Journal. Berpindah ke sheet2, buatlah tabel Jurnal Umum (48 row), seperti gambar berikut:
2.a. Gantilah nama sheet2 dengan GENERAL JOURNAl. Caranya sama dengan langkah 1.b. 2.b . Pada sel D6 ketikkan formula berikut: =IF(OR(AND(F6<>"";G6=0;H6=0);AND(F6<>"";G6>0));VLOOKUP(F6; AccRef;2);IF(AND(F6<>"";G6=0;H6>0);CONCATENATE(REPT("";8);V LOOKUP(F6;AccRef;2));"")) 2.c. Copy-lah isi sel D6 ke range D6:D53 2.d. Pada sel G55 ketikkan formula =SUM(G6:G53) yaitu untuk menjumlahkan kolom Debit. 2.e. Pada sel H55 ketikkan formula =SUM(H6:H53) yaitu untuk menjumlahkan kolom Debit.
III. Adjusment Entries and Closing Entries
4 3.a. Pilih kembali sheet GENERALJOURNAL, kemudian salinlah atau copy sheet GENERALJOURNAL tersebut. Caranya pilih menu Edit > Move or copy sheet, klik pada kotak create a copy sehingga muncul tanda cek/centang, pada kotak Before Sheet: pilih sheet3, kemudian klik OK 3.b. Gantilah GENERALJOURNAL(2), dengan nama ADJUSMENTENTRIESANDCLOSING, dengan cara memilih Format > Sheet > Rename. 3.c. Ubahlah judul serta halaman jurnal dengan nama Adjusment Entries And Closing Entries, page AJC-1.
IV. General Ledger (Posting)
5 4.a. Berpindahlah ke sheet3, buatlah tabel General Ledger (48 row), untuk General Ledger dan General Ledger After Closing sebanyak 48 row lagi mulai row ke 52.
4.b. Gantilah nama sheet3 dengan nama POSTING101, dengan cara memilih menu Format > Sheet > Rename. Selanjutnya pada sel I2 ketik 101 4.c. Pada sel D2 ketikkan formula berikut: =IF(I2<>"";VLOOKUP(I2;AccRef;2);"") 4.d. Pada sel C4 ketik formula berikut: =IF(GENERALJOURNAL! F6=$I$2;GENERALJOURNAL!E6;"") 4.e. Copi-lah isi sel C4 ke range C4:C51. 4.d. Pada sel C52 ketik formula berikut: =IF('ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'! F6=$I$2;'ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'!C6;"") 4.f. Copi-lah isi sel C52 ke range C52:C99. 4.g. Pada sel D4 ketik formula berikut: =IF(GENERALJOURNAL! F6=$I$2;GENERALJOURNAL!E6;"") 4.h. Copi-lah isi sel D4 ke range D4:D51. 4.i. Pada sel D52 ketik formula berikut: =IF('ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'! F6=$I$2;'ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'!E6;"")
6 4.j. Copi-lah isi sel D52 ke range D52:D99. 4.k. Pada sel E4 ketik formula berikut: =IF(GENERALJOURNAL! F6=$I$2;GENERALJOURNAL!$H$4;"") 4.l. Copi-lah isi sel E4 ke range E4:E51. 4.m. Pada sel E52 ketik formula berikut: =IF('ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'! F6=$I$2;'ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'!$H$4;"") 4.n. Copi-lah isi sel E52 ke range E52:E99. 4.o. Pada sel F4 ketik formula berikut: =IF(GENERALJOURNAL! F6=$I$2;GENERALJOURNAL!G6;0) 4.p. Copi-lah isi sel F4 ke range F4:F51. 4.q. Pada sel F52 ketik formula berikut: =IF('ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'! F6=$I$2;'ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'!G6;0) 4.r. Copi-lah isi sel F52 ke range F52:F99. 4.s. Pada sel G4 ketik formula berikut: =IF(GENERALJOURNAL! F6=$I$2;GENERALJOURNAL!H6;0) 4.t. Copi-lah isi sel G4 ke range G4:G51. 4.u. Pada sel G52 ketik formula berikut: =IF('ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'! F6=$I$2;'ADJUSMENTENTRIES&CLOSING'!H6;0) 4.v. Copi-lah isi sel G52 ke range G52:G99. 4.w. Pada sel H4 ketik formula berikut: =IF(OR(AND(LEFT($I$2;1)="1";NOT(RIGHT($I$2;1)="9")); $I$2=302;LEFT($I$2;1)="5");F4-G4;0) 4.x. Pada sel H5 ketik formula berikut: =IF(OR(AND(LEFT($I$2;1)="1";NOT(RIGHT($I$2;1)="9")); $I$2=302;LEFT($I$2;1)="5");H4+F5-G5;0) 4.y. Copi-lah isi sel H5 ke range H5:H99. 4.z. Pada sel I4 ketik formula berikut: =IF(OR($I$2=109;LEFT($I$2;1)="2"; $I$2=301;LEFT($I$2;1)="4");G4-F4;0) 4.aa. Pada sel I5 ketik formula berikut: =IF(OR($I$2=109;LEFT($I$2;1)="2"; $I$2=301;LEFT($I$2;1)="4");I4+G5-F5;0) 4.bb. Copi-lah isi sel I5 ke range I5:I99. 4.cc. Bloklah Range B3:I99. 4.dd. Klik menu Data > Filter > AutoFilter 4.ee. Klik Tombol panah pada kolom Ref, kemudian klik NonBlanks. Untuk mengembalikan ke semula, klik lagi tombol panah pada kolom Ref, kemudian klik All . 4.ff. Salinlah atau copy sheet POSTING101, caranya pilih menu Edit > Move or copy sheet, klil pada kotak create a copy sehingga muncul tanda cek/centang, pada kotak before sheet: pilih (move to end), kemudian klik OK. 4.gg. Selanjutnya anda telah memperoleh sheet baru dengan nama POSTING101(2), gantilah nama sheet POSTING101(2) tersebut dengan nama POSTING102, gunakan menu Format > Sheet > Rename. Selanjutnya gantilah isi sel I2 yang semula 101 menjadi 102. Dengan demikian, kesimpulannya jika nama sheet
7 POSTING101 maka isi sel I2 adalah 101, jika nama sheet POSTING102 maka isi sel I2 adalah 102, jika nama sheet POSTING103 maka isi sel I2 adalah 103, demikian seterusnya. 4.hh. Selajutnya ulangi langkah 4.ff. dan 4.gg. sehingga mempunyai beberapa sheet baru, sampai seluruh nama sheet yang berawalan POSTING tersebut mewakili semua nama perkiraan yang terdapat pada sheet Ref.
V. Trial Balance 5.a. Buatlah sheet baru, caranya pilih menu Insert>worksheet, ganti nama sheet tersebut dengan nama TRIALBALANCE. 5.b. Kemudian buatlah tabel Neraca Percobaan seperti berikut:
5.c. 5.d. 5.e. 5.f. 5.g. 5.h. 5.i.
Pada sel B6 ketik formula berikut: =REF!A3 copy lah isi sel B6 ke range B6:B22. Pada sel A6 ketik formula berikut: =VLOOKUP(B6;AccRef;2) Pada sel C6 ketik formula berikut: =POSTING101!$H$51 Pada sel D6 ketik formula berikut: =POSTING101!$I$51 Copy lah isi range C6:D6 ke range C6:D22 Blok range C6:D22, pilih Edit>Copy, kemudian pilih Edit>Paste Special, klik pilihan Values, klik OK. Selanjutnya dalam keadaan range C6:D22 masih tertutup blok, tekan tombol fungsi F2, lalu tekan Enter. Tekan lagi F2 dan Enter,
8 begitu seterusnya hingga semua isi range C6:D22 berubah menjadi nilai saldo perkiraan masing-masing. (Hal ini berlaku juga pada Trial Balance After Adjusment and Closing). 5.j. Pada sel C24 ketik formula; =SUM(C6:C22) 5.k. Pada sel D24 ketik formula; =SUM(D6:D22) VI. Worksheet 6.a. Buatlah sheet baru, caranya pilih menu Insert>worksheet, ganti nama sheet tersebut dengan nama WORKSHEET. 6.b. Kemudian Buatlah tabel worksheet seperti berikut:
9
6.c. Pada sel B7 ketik formula: =TRIALBALANCE!B6 6.d. Copy lah isi sel B7 ke range B7:B23 6.e. Pada sel C7 ketik formula: =IF(B7<>"";VLOOKUP(B7;AccRef;2);"") 6.f. Copy lah isi sel C7 ke range C7:C23 6.g. Pada sel D7 ketik formula: =TRIALBALANCE!C6 6.h. Copy lah isi sel D7 ke range D7:D23 6.i. Pada sel E7 ketik formula: =TRIALBALANCE!D6 6.j. Copy lah isi sel E7 ke range E7:E23 6.k. Pada sel D24 ketik formula: =SUM(D7:D23) 6.l. Copy lah isi sel D24 ke range D24:O24 6.m. Pada sel J7 ketik formula: =IF(OR(LEFT(B7;1)="4";LEFT(B7;1)="5");H7;0) 6.n. Copy lah isi sel J7 ke range J7:J23 6.o. Pada sel K7 ketik formula: =IF(OR(LEFT(B7;1)="4";LEFT(B7;1)="5");I7;0) 6.p. Copy lah isi sel K7 ke range K7:K23 6.q. Pada sel L7 ketik formula: =IF(OR(LEFT(B7;1)="1";LEFT(B7;1)="2";LEFT(B7;1)="3");H7;0) 6.r. Copy lah isi sel L7 ke range L7:L23 6.s. Pada sel M7 ketik formula: =IF(OR(LEFT(B7;1)="1";LEFT(B7;1)="2";LEFT(B7;1)="3");I7;0)
10 6.t. 6.u. 6.v. 6.w 6.x. 6.y. 6.z.
Copy lah isi sel M7 ke range M7:M23 Copy lah sel D24 ke range D24:M24. Pada sel L25 ketik formula berikut: =IF(L24<M24;M24-L24;0) Pada sel L26 ketik formula: =L24+L25 Pada sel M25 ketik formula berikut: =IF(M24
0;E7>0);0;IF(AND(D7>0;E7=0); (D7+F7)-G7;IF(AND(E7>0;D7=0);0;F7))) 6.aa. Copy lah isi sel H7 ke range H7:H23 6.bb. Pada sel I7 ketik formula: =IF(AND(D7>0;E7>0);0;IF(AND(D7>0;E7=0);0;IF(AND(E7>0;D7=0); (E7+G7)-F7;G7))) 6.cc. Copy lah isi sel I7 ke range I7:I23 6.dd. Pada sel J25 ketik formula: =IF(J24>K24;K24-J24;0) 6.ee. Pada sel J26 ketik formula: =J24+J25 6.ff. Pada sel K25 ketik formula: =IF(K24>J24;J24-K24;0) 6.gg. Pada sel K26 ketik formula: =K24+K25
VII. Income Statement 7.a. Buatlah sheet baru, caranya pilih menu Insert>worksheet, ganti nama sheet tersebut dengan nama INCOMESTATEMENT. 7.b. Kemudian Buatlah tabel income statement seperti berikut:
11 7.c. 7.d. 7.e. 7.f. 7.g. 7.h. 7.i. 7.j. 7.k.
Pada sel G5 ketik formula: =WORKSHEET!K17 Pada sel E8 ketik formula: =WORKSHEET!J19 Pada sel E9 ketik formula: =WORKSHEET!J20 Pada sel E10 ketik formula: =WORKSHEET!J21 Pada sel E11 ketik formula: =WORKSHEET!J22 Pada sel E12 ketik formula: =WORKSHEET!J23 Pada sel G14 ketik formula: =SUM(E8:E12) Pada sel G15 ketik formula: =G5-G14 Pada sel B15 ketik formula: =IF(G15>0;"NETT INCOME";"NET LOSS")
VIII. Capital of Chages Statement 8.a. Buatlah sheet baru, caranya pilih menu Insert>worksheet, ganti nama sheet tersebut dengan nama CAPITALCHANGESTSTATEMENT. 8.b. Kemudian Buatlah tabel Capital of Chages Statement seperti berikut:
8.c. 8.d. 8.e. 8.f. 8.g.
Pada sel F5 ketik formula berikut: =WORKSHEET!M15 Pada sel D7 ketik formula berikut: =INCOMESTATEMENT!G15 Pada sel D8 ketik formula berikut: =WORKSHEET!H15 Pada sel F10 ketik formula berikut: =D7-D8 Pada sel F11 ketik formula berikut: =F5+F10
12
IX. Balance Sheet 9.a. Buatlah sheet baru, caranya pilih menu Insert>worksheet, ganti nama sheet tersebut dengan nama BALANCESHEET. 9.b. Kemudian Buatlah tabel Balance Sheet seperti berikut:
9.c. Pada sel D7 ketik formula berikut: =WORKSHEET!L7 9.d. Pada sel D8 ketik formula berikut: =WORKSHEET!L8 9.e. Pada sel D9 ketik formula berikut: =WORKSHEET!L9 9.f. Pada sel D10 ketik formula berikut: =WORKSHEET!L10 9.g. Pada sel F11 ketik formula berikut: =SUM(D7:D10) 9.h. Pada sel D14 ketik formula berikut: =WORKSHEET!L11 9.i. Pada sel D15 ketik formula berikut: =WORKSHEET!L12 9.j. Pada sel F15 ketik formula berikut: =D14-D15 9.k. Pada sel F16 ketik formula berikut: =F11+F15 9.l. Pada sel D20 ketik formula berikut: =WORKSHEET!M13 9.m. Pada sel D21 ketik formula berikut: =WORKSHEET!M14 9.n. Pada sel F22 ketik formula berikut: =SUM(D20:D21) 9.o. Pada sel F24 ketik formula berikut: =CAPITALCHANGESTATEMENT!F11 9.p. Pada sel F25 ketik formula berikut: =F22+F24
13
X. Trial Balance Closing 10.a. Pilih kembali Sheet TRIALBALANCE, kemudian copy lah sheet tersebut, caranya pilih menu Edit>Move or copy sheet, klik pada kotak create a copy sehingga muncul tanda cek/centang, pada kotak Before sheet: pilih move to end, kemudian klik OK. 10.b. Gantilah nama sheet hasi duplikasi tersebut dari TRIALBALANCE(2) menjadi: TRIALBALANCECLOSING,kemudian ganti Judul Trial Balance menjadi Trial Balance After Closing seperti berikut:
10.c. 10.d. 10.e. 10.f. 10.g. 10.h. 10.i. 10.j.
Hapus/ delete isi range C6:D22 Pada sel A6 ketik formula berikut: =VLOOKUP(B6;AccRef;2) Copy lah isi sel A6 ke range A6:A22 Pada sel B6 ketik formula berikut: =REF!A3 Copy lah isi sel B6 ke range B6:B22 Pada sel C6 ketik formula berikut: =POSTING101!$H$99 Copy lah isi sel C6 ke range C6:C22 Pada sel C7 ganti formula =POSTING101!$H$99 dengan =POSTING102! $H$99, (yaitu menyesuaikan dengan no. Ref, kecuali C8 ketik formula
14 =POSTING104!$H$99) . Sampai dengan sel C22 menjadi =POSTING509! $H$99 10.k. Pada sel D6 ketik formula berikut: =POSTING101!$I$99 10.l. Copy lah isi sel D6 ke range D6:D22 10.m. Pada sel D7 ganti formula =POSTING101!$I$99 dengan =POSTING102! $I$99, (yaitu menyesuaikan dengan no. Ref, kecuali D8 ketik formula =POSTING104!$I$99) . Sampai dengan sel D22 menjadi =POSTING509! $I$99 10.n Pada sel C24 ketik formula: =SUM(C6:C22), dan pada sel D24 ketik formula: =SUM(D6:D22) PENUTUP Program ini dibuat sangat sederhana, pengguna masih bisa menelusuri secara manual proses akuntansi dari jurnal sampai Laporan Keuangan. Semoga dapat bermanfaat bagi kita semua.
15
KASUS: Perusahaan IPHAD adalah perusahaan Jasa Laundry. Pada awal Januari 2008 Tuan Hidayat pemilik Perusahaan IPHAD mulai mendirikan usaha, dengan merekrut beberapa karyawan, salah satunya bagian akuntansi untuk menyusun sistem akuntansi di perusahaannya. Daftar perkiraan (Chart of Acoount) Perusahaan IPHAD adalah:
Transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2008 adalah sebagai berikut: 1/1/2008 Tuan Hidayat menanamkan modal usahanya senilai Rp. 71.000.000 berupa: Kas Rp. 45.000.000 Perlengkapan Rp. 6.000.000 Peralatan Laundry Rp. 20.000.000 3/1/2008 Dibayar sewa ruko untuk jangka waktu satu tahun, sejumlah Rp. 12.000.000 secara kas. 5/1/2008 Dibeli perlengkapan lainnya secara kredit dari Toko Maju sejumlah Rp. 1.225.000 10/1/2008 Diterima pendapatan kas dari hasil cuci sejumlah Rp. 3.250.000 11/1/2008 Dibeli peralatan laundry seharga Rp. 15.000.000 dan baru dibayar Rp. 5.000.000 17/1/2008 Telah dilakukan pencucian baju langganan senilai Rp 6.750.000 , namun pendapatan yang baru diterima Rp. 4.250.000 19/1/2008 Dibayar beban rupa-rupa Rp. 600.000 20/1/2008 Dibeli perlengkapan secara tunai Rp. 9.500.000.
16 24/1/2008 26/1/2008 27/1/2008 28/1/2008 28/1/2008 28/1/2008 29/1/2008
Dibayar Rp. 1.225.000 ke toko Maju untuk membayar hutang. Diterima pendapatan cuci Rp. 4.625.000 Dibayar perbaikan perlatan laundry Rp. 600.000 Dibayar rekening telepon Rp. 175.000 Dibayar rekening listrik Rp. 100.000 Dibayar gaji karyawan Rp. 2.325.000 Untuk keperluan pribadi, Tuan Hidayat menarik modalnya sebesar Rp. 1000.000.
Pada akhir Bulan Januari 2008, terdapat data untuk penyesuaian sebagai berikut: a. Perlengkapan yang masih ada pada kahir periode Rp. 3.960.000. b. Sewa dibayar dimuka yang telah menjadi beban sewa Rp. 1000.000. c. Penyusutan peralatan laundry ditaksir Rp. 295.000 per bulan, dan tealh menjadi beban peralatan. d. Gaji karywan yang belum dibayar untuk bulan Januari 2008 sejumlah Rp. 900.000. Diminta; Buatlah Laporan Keuangan Perusahaan IPHAD pada akhir Januari 2008, dengan menggunakan program excel!
17
18
Membuat Laporan Keuangan dengan Microsof Excel Oleh: Tim Aplikasi Komputer Dalam Tim Akuntansi Aplikasi Komputer Dalam Akuntansi Jurusan Akuntansi Jurusan Ekonomi Akuntansi Universitas Fakultas Siliwangi Fakultas Ekonomi Tasikmalaya Universitas Siliwangi 2011
Tahun 2009
19
