PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI
I
PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER
oteh:
~
YULIA RUKMININGSIH
, I
G05399903 ...('•'/
, I
PROGRAM STUD I TEKNIK PERPUST AKAAN DOKUMENTASI DAN INFOR:\1ASI · JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERT AN JAN BOGOR 2002
-
~
,
PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI
PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER
Oleh:
YULIA RUKMININGSIH G05399903
Laporan Praktek Lapangan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan Diploma III (Dill) pada Program Studi Teknik Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi
PROGRAM STUD! TEKi\'IK PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI
JURUSAN ILMU KOMPUTER F AKUL T AS MA TEl\IA TIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERT ANIAN BOG OR 2002
Judul
Penataan Arsip di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogar
Nama
Yulia Rukminingsih
NIM
G05399903
Menyetujui
Pembimbing Lapangan,
~ ~ '<:iisantoso. M.Kom. 31 578 807
Tanggal Ujian: 10 Juli 2002
lr :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-..: :-~i ~i
Ilmu Pengetahuan modern membuka mata generasi muda dan mengajarkan mereka hakikat dan pengetahuan, tetapi tidak mengajari mereka khusyu' dan menangis. (Ulama) Tidak ada kemelaratan yang lebih papa dari kebodohan dan tidak ada harta (kekayaan) yang lebih bermanfaat dari kesempurnaan aka/. ~ (Ulama)
~i ~i ~i
II II
.. II II II II
..II II II II II II
Dari karya ini kupersembabkmz zmtuk Agamaku, Ayah dan Ibu, Saudaraku. Suami dan anak-a11akku yang selau kucintai dan kusayangi tanpa ada batamya
II
.. ..II
!~\~~~\~\~\~~~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~\~~
RIWAYAT HIDUP PENULIS
Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 25 Juli 1959, merupakan putri ke-lima dari sembilan bersaudara dari bapak bernama Sartono Soerjopoetro (aim.) dan ibu bernama Rukimah. Penulis mengawali pendidikan di SO Dewi Sartika I Bogor, tahun 1966 lulus tahun 1971. Kemudian melanjutkan ke SMPN I Bogor lulu s tahun 1974. Pada tahun 1975 penulis memasuki pendidikan Sekolah Menengah Atas PGRI I Bogor lulus tahun 1977. Pada tahun 1993 penulis pernah mengikuti Program 02 llm u Perpustakaan di L:niversitas Terbuka tidak tamar. Selanjutnya pada tahun I 999 penulis melanjutkan ke Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi (PUSDOKIJ\FO). Jurusan Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam In stitut Pertanian Bogor.
KATAPENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-N ya penuli s dapat men ye lesaikan laporan praktek ke1ja dengan judul " Penataan Arsip di Balai Penelitian Veteriner". Praktek kerja ini dil akukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan lnformasi. Juru san llmu Komputer, Fakultas Matematika dan llmu Pengetahuian Alam , lnstitut Pertanian Bogar. Pelaksanaan praktek ke1ja dimulai dari tanggal 28 Januari 2002 sampai dengan tanggal 15 Maret 2002, di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor. . Dalam pembuatan laporan ini tel ah melibatkan banyak pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : I. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Bapak lr. Julio Adi santoso, M.Kom. Selaku Ketua Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan lnformasi dan dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan. Bapak Tardjono, SH., selaku dosen penguji. Badan Litbang. Pe11anian yang telah memberikan tugas belajar kepada penulis. Proyek ARMP-11 yang telah memberikan dana kepada penulis untuk mengikuti pendidikan di IPB Bogor. Dr. Darminto, selaku Kepala Balai Penelitian Veteriner yang telah memberikan izin kepada penulis . lbu Zakiah Muhajan , SS., selaku Kepala Sub Seksi Perpustakaan dan sebagai supervisor, dalam praktek kerja ini. Seluruh staf perpustakaan BALITVET Sri Purwati, Siti Kuraesin, Amd., Uka Kahfiana dan Juna'at atas bantuannya sehingga penulis dapat dengan baik menyelesaikan praktek kerja. Suami dan anak-anakku tercinta yang telah membantu penulis. Teman-teman sekampus angkatan 36 PUSDOKINFO yang telah memberikan bantuannya selama perkuliahan . Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis menampung saran dan kritik yang bermanfaat agar lebih sempurnanya penulisan ini.
Bogar, 17 Juni 2002
Penulis
DAFTA,R ISI Halaman I
II
DAFTAR TABEL .............. ...... .... ... .... .. ................ ..... .............................................................. iii DAFTAR GAMBAR ........... ....................... .... ............ ... ... ....................................................... iv DAFTAR LAMPIRAN .. ......................... ................ .................... .............. .... ........................... v
BAB
I. PENDAHULUAN .... ...................... ............................................................ ..... ... ...... . I. Lata r Belakang ........... ...................... ...... .. ... .................... ... ................... ................ ... . 2. Tujuan ...................... ........................................ ........................................... ........ .... .. 3. Tempat dan Waktu Pelaksanaan................................................................................ 2 4. Metode Pelaksanaan ......................... .............. .. ......................................................... 2 5. Tinjauan Teoritis .. ........ .... ... ...................................................................................... 2
BAB II. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. I 0. I I.
KEADAAN UMU\1 ..................................................................................... ..... ........ Sejarah Singkat. .... ... ........ ........ .............................................. .. ............ ....... ............... Struktur Organisasi Intern Perpustakaan .................... ............. .................... ............ .. Kedudukan , Tugas dan Fungsi ...................................... ................ ............................ Lokasi dan Ruangan ....................... .... ...... ............................................ ..................... Persona1ia .................................................................................................................. AnggaranPerpustakaan ....................... ............... .... ...................................... ...... ....... Jumlah dan Jenis Koleksi ....................................... .. ................................................. Sarana................................................... ............ ............................ ... .. ....... ...... ........... Pengolah an Bahan Pustaka........................................................................................ Pelayanan Perpustakaan ......... ...... .................................................. ... ... ...... .... ........... Penataan Arsip........ .......................................................................... ...... .......... .. .......
5 5 5 6 6 6 7 7 7
BAB III. I. 2. 3. 4.
PENATAAN ARSIP ................................................................................................. Memeriksa ........... .... ................................................. ........ ......................................... Mengindeks/Memberi Kode ...... ...... .......................................................................... Memasukkan Hasil lndeks ke Komputer ................................................................... Penempatan ...............................................................................................................
10 II II 12 13
8 8 9
BAB IV . PEMBAHASA\: ....................................................................................................... 16 B.-\8 V. KESIMPULAJ\ DA\: SARAN ................................................................................. 19 I. Kesi mpulan ....... ............................ ......... ............................. .... ..... ...... .................... .. .. 19 2. Saran ........... .. .............. .................. ................................ ................. .... ........................ 19 DAFT AR PUST AKA ...................... ..... ....................................... ................. .. ...... ...... ... ........... 20 LAMPI RA N ...... ... ..... ..... ........ ... ........................ .... ................................. ... ... ......................... ... 21
II
DAFTAR TABEL
I-I a Iaman
Nom or
Teks
I. Personal Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner. ....................... ...................... ......... ...... ... 6 2. Jumlah dan Jenis Koleksi ...... .. ......................... ......... ................. .................. ........................ 7 3. Sarana di Perpustakaan BALITVET .................................................................................... 8 4. Format Agenda Surat Perpustakaan BALITVET .. ............................. ... ............ ................... 12 5. Surat Masuk dan Keluar ............ .... .... .. .... ....... ........ ... .......... ... ..... .. ..... ....... ......... ..... ............ . 13
Ill
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Nom or Teks
I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan BALITYET......... .......... .. ...... ............. ............... ... 5 2. Urutan Arsip dalam Odner ................. ........................ ...... .. ........ ............. ........ ... ................. 17
IV
DAFTAR LAMP IRAN
I-I a Iaman
Nom or
I. Jadwal Praktek Kerja .......... ................. ........... ..... ....... ...... ........ ..................... .... ................. 21 2. Tata Letak Ruang Perpustakaan BALITVET ..................................................................... 22 .. 3. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/lnvoice ........................................................... 23 4. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/Ciaim ............................................................. 24 5. Contoh Surat Keluar mengenai Jasa/Daftar lsi Majalah ................................................... 25 6. Contoh Surat Keluar mengenai Pengadaan/Pembayaran Langganan Majalah ................... 26 7. Contoh Surat Masuk mengenai Jasa Fotokopi ................................................................... 27 8. Contoh Surat Masuk mengenai Jasa Penelusuran .............................................................. 28 9. Contoh surat Keluar mengenai Jasa Pengiriman Daftar Display ........................................ 29 I 0. Conroh Surat Keluar mengenai Jasa Pengiriman Daftar Display ...................................... 30 I I. Contoh Surat Keluar mengenai Pengiriman Buku ............................................. .... ............. 31
v
BAB. I PENDAHULUAN I. Latar Belakang Pada dasamya setiap organisasi dalam melaksanakan pekerjaannya memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari keg iatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatankegiatan pengambilan keputusan (Amsyah, 1998). Demikian pula yang terjadi pada organisasi perpustakaan. Penataan arsip perpustakaan perlu dilakukan, karena arsip perpustakaan merupakan rekaman kegiatan yang pemah dilakukan satu perpustakaan dalam kurun waktu tertentu. Dengan kata lain arsip perpustakaan merupakan bahan untuk mengukur kinerja perpustakaan dalam satu masa. Teknis penataan arsip perpustakaan secara teoritis memiliki kesamaan derajat langkah penge lolaan dokumen di perpu stakaan, ya itu surat diterima atau dikeluarkan dari perpustakaan dan diidentifikasi pokok permasalahannya (dalam teori perpustakaan sama dengan diklasifikasi menurut subyek), diklasifikasi, dan disusun dalam satu sistem. Sebagaimana halnya dalam strukrur organisasi satu balai penelitian, unit kerja perpustakaan khusus merupakan sub unit kerja penunjang lembaga induknya. Dengan demikian, pola pen ge lolaan arsip yang dianut sistem desentralisasi . lni berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masingmasing. Sistem penyimpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan. Surat-surat yang masuk maupun surat keluar, yang diperoleh berdasarkan surat langsung ditujukan ke perpustakaan atau surat yang ditujukan ke Kepala Balai mengenai perpustakaan dan didisposisikan oleh Kepala Balai ke perpustakaan melalui Sekretariat Balai. Sedangkan untuk bagian-bagian lain diantar oleh kurir ke bagian masing-masing. Bagian . Perpustakaan BALITVET mengelola arsip-arsipnya menurut sistem penatan arsip yang dikaitkan dengan jenis kegiatan pekerjaan yang ada, yang disebut pol a desentralisasi. Pengelolaan arsip yang baik memerlukan tenaga yang profesional, alat dan sistem untuk penyimpanan arsip-arsip tersebut. Sejalan dengan perkembangan perpustakaan, dokumentasi dan kearsipan, maka Program Studi Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi (PUSDOKINFO), Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor, mempersiapkan tenaga-tenaga yang profesional melalui pendidikan Diploma Ill. Berkenaan dengan penyelesaian pendidikan program Diploma III PUSDOKINFO tersebut, mahasiswa diwajibkan melaksanakan praktek kerja lapang di berbagai perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang ada di Indonesia. Oleh karena itu , penulis memilih bidang kajian khusus yaitu penataan arsip di perpustakaan BALITVET. 2. Tujuan Praktek kerja lapangan yang dilakukan ini bertujuan untuk : I.
Mengembangkan pengetahuan , sikap dan kemampuan profesi mahasiswa melalui penerapan ilmu , melatih kerja dan pengamatan teknik-teknik yang diterapkan dalam bidang keahlian perpustakaan , dokumentasi dan informasi.
2.
Menghasilkan lulusan yang terampil. relevan dengan pembangunan dan mampu menghayati serta memecahkan perm asalahan yang komplek dalam dunia kerja secara sistematis dan interdisiplin
3.
Mendekatkan perguruan tinggi dengan masyarakat dan dunia kerja agar pendidikan tinggi sejalan dengan tuntutan pembangunan di berbagai bidang.
4.
Sebaga i suatu sarana pembanding antara teori yang diperoleh di bangku kuliah dengan praktek kerja secara langsung.
5.
Untuk melatih mental dan fisik mahasiswa dalam menghadapi realita kehidupan di lingkungan tempat kerjanya.
2
3. Tern pat dan Waktu Pelaksanaan Praktek kerja dilakukan di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogor ·yang beralamat di Jl. R.E. Martadinata No. 30 Bogor 16I I4 , Kotak Pos I5I telepon (025I) 334456, 33I048 . Praktek kerja ini dilakukan pada peralihan semester lima ke semester enam seiama empat puluh lima hari mulai tanggal 28 Januari 2002 sampai dengan tanggal I5 Maret 2002. Jam kerja dimulai pada pukui 08 .00 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB, dari hari Senin sampai dengan hari Jumat.
4. Metode Pelaksanaan Praktek kerja dilakukan dengan cara praktek (bekerja) secara langsung pada setiap bidang pekerjaan yang dilakukan di perpustakaan BALITVET, khususnya di bidang penataan arsip. Pengumpulan data-data untuk pembuatan laporan ini dilakukan dengan cara observasi atau pengamatan secara langsung, wawancara I tan ya j awab secara langsung, melakukan kegiatan pengarsipan secara langsung dan studi pustaka dengan kajian penataan arsip .
5. Tinjauan Teoritis Setiap kegiatan atau pekerjaan di perkantoran memerlukan informasi dan data. Arsip adalah salah satu sumber data karena merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan. Arsip sebagai data diolah secara manual dan komputer. Arsip perlu ditata dan disimpan secara sistematis agar dengan mudah dan cepat ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan . Definisi adm in istrasi menu rut Soekamo selalu menuju pacta pengertian jaman dahulu . Tegasnya pacta jam an Hindia- Be Ianda diartikan dan dialih-bahasakan menjadi istilah "Tata Usaha", kearsipan dan ialah segala kegiatan yang meliputi tulis-menulis, mengetik, korepondensi, sebagainya. 1> Definisi arsip menurut Hadi Abubakar dapat diartikan dalam bahasa Belanda sebagai archief, dalam bahasa Inggris sebagai archive, dari bahasa Yunani, yaitu "Arche" yang berarti permulaan. Kemudian dari kata "arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan". Sedangkan 2 dari bahasa Latin dikenal kata " achivum". chartularis, tabularium dan arccharium. > Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah . pengertian arsip juga diatur dalam Undang Undang No . 7 tahun I 97 I pasal I adalah : a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta/perorangan, dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan kehidupan berkebangsaan .3 >
Zulkifli Amsyah mendefinisikan arsip secara ringkas ialah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak. atau ketikan , dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi , yang terekam pacta kertas ( kartu , formulir) , kertas film (slide, film-strip , mikro-film ). media komputer ( pita tape, piringan, rekaman , disket), kertas photokopi dan lain-lain. 4 )
' ' Soekarno, K, Dasar-dasar Manajemen : Celakan ke XIII (Jakarta : Mi swar. 1985) p. 8 Z) Hadi Abubakar, Pola Kears ipan Moderen: Sistem Kartu Kendali (Jakarta : Djambatan, 1996) 3 ) Zulkitli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1998) p. 2 41
ibid. p.3
p. 8-9
3
Menurut Ensiklopedi Umum, arsip adalah kumpulan tersusun dari bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat dan lain- lain, yang berhubungan dengan sejarah atau perkembangan suatu negara, daerah , kota, lembaga, perhimpunan atau keluarga. Penyusunan didasarkan atas nama badan atau orang yang mengeluarkan dol
Fl LE ialah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih dipergunakan.
b.
RECORD ialah arsip in aktif oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke Unit Kearsipan pada instansi bersangkutan . Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam memproses administrasi sehari-hari.
c.
ARCHIVE ialah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Rl Pusat atau Arsip Nasional Rl Daerah. Jadi arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak digunakan dalam penyelenggaraan Administrasi Negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi mendatang. 6>
Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan yaitu : I.
Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah .
2.
Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi , film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini : surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan dan lain-Iain. 7>
Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintahan. swasta ataupun organisasi kemasyarakatan. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. 8 > Mengingat pentingnya arsip bagi kegiatan di perkantoran , maka arsip tersebut memerlukan pengolahan dan penyimpanan yang baik sehingga dapat dengan rnudah ditemukan kernbali. Pengelolaan arsip di perpustakaan BALITVET meliputi kegiatan rnemeriksa, rnengindeks/memberi kode. rnernasukan hasil indeks ke dalam komputer dan memilah antara surat masuk, surat keluar dan surat yang belurn selesai administrasinya kemudian di simpan ke dalarn ordner. Sistem pen yimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan berupa huruf atau angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya dua jenis urutan yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan '' Ensiklopedi Umum ( Yogyakana: Kanisius. 1991) p. 82-83 ''' Hadi Abubakar, Op cit, p. l 0 -, Zulkifli Amsyah, Op cit, p.3-4
•• ibid p.2-3
4
urutan abjad ialah sistem nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis dan sistem subyek, sedangkan yang berdasarkan urutan angka ialah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek 9 numerik ( sistem subyek dengan kode nomor). l Keperluan akan arsip dan penyimpanannya akan berbeda di setiap perkantoran. Walaupun demikian, perlu adanya prinsip yang dianut dalam penataan arsip, sehingga keamanan dan keutuhannya terjaga. Untuk itu diperlukan asas penyimpanan arsip sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor. Dalam penyimpanan arsip terdapat tiga asas yaitu, asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengertian ketiga asas tersebut menurut Zulkifli Amsyah ialah : I.
Asas sentralisasi ialah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Di setiap unit kerja biasa disebut Tata Usaha.
2.
Asas desentralisasi ialah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem pen yi mpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan .
3.
Asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi ialah arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah , dan arsip yang 10 sudah kurang dipergunakan disebut arsip in-aktif dike lola di sentral arsip. )
9
) ibid p.71
IO)
ibid p. l6-18
BAB. II KEADAAN UMUM PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER I.
Sejarah Singkat
Latar belakang berdirinya Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) tidak banyak diungkapkan , namun pada nomor istimewa Hemera Zoa no . 7-8 tahun 1958 halaman 17 dituliskan bahwa perpustakaan dari sejak berdirinya pada bulan Juni 1908, terus berusaha mengumpulkan bukubuku mengenai kedokteran hewan yang berguna bagi pelaksanaan tugasnya. Pada waktu itu koleksinya terdiri dari lebih kurang 40 .000 buah buku . Publikasi-publikasinya kebanyakan dibuat dalam majalah yang dikeluarkan oleh Dokter Hewan Indonesia, dan sebagian lagi dibuat dalam majalah ilmiah luar negeri .
2.
Struktur Organisasi Intern Perpustakaan
Perpustakaan dalam struktur organisasi BALITVET tidak digambarkan, namun demikian dalam pelaksanaannya menempati ruang khusus dalam organisasi yang hubungan hirarkinya di bawah seksi jasa penelitian. Struktur organisasi intern perpustakaan dapat dilihat pada Gam bar I.
Seksi Jasa Penelitian
•
Kepala Sub Seksi Perpustakaan
. Jasa Perpustakaan
... Administrasi Perpustakaan
Teknis Perpustakaan
Gambar I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor
6
3.
Kedudul
Berdasarkan keputusan Menteri Pertanian Nom or 70/Kpts/OT.21 0/1/2002, kedudukan perpustakaan melalui pengaturan balai berada di bawah seksi jasa penelitian dengan tugas menghimpun dokumen yang sesuai dengan mandat balai. Fungsi perpustakaan ialah menunjang pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan BALITVET.
4.
Lol
Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor terletak di sebelah Utara kota Bogor, tepatnya di jalan R.E. Martadinata No. 30 Kotak Pos 151 Bogor 16114 Telp. (0251) 334456, 331048 . Perpustakaan menempati ruang dengan luas sekitar 454 M2 yang dibagi menjadi ruang baca 420 M2 , ruang pengolahan bahan pustaka 25,20 M2 (menjadi satu dengan ruang administrasi dan ruang sirkulasi) dan ruang Kepala Perpustakaan 9,24 M2· Tata letak ruang perpustaan BALITVET dapat dilihat pada Lampiran 2.
5.
Persona lia
Tenaga pengelola merupakan unsur yang sangat penting untuk menunjang dan melaksanakan seluruh kegiatan perpustakaan. Dalam menjalankan tugasnya perpustakaan BALITVET didukung oleh tenaga-tenaga dengan Jatar pendidikan yang berbeda, dengan jumlah tenaga kerja 6 orang. Dua orang diantaranya sudah menduduki jabatan fungsional perpustakaan (Tabel I).
Tabel I. Personal Perpustakan Balai Penelitian Veteriner No
Nama
Jabatan
Pendidikan
I
Zakiah Muhajan, SS.
D II Perpustakaan + S I Sastra lnggris
Pustakawan Pratama Kepala Sub Seksi Perpustakaan
2
Sri Purwati
SMA + Kursus Perpustakaan di Yayasan Karya Jasa lnformasi dan Perpustakaan se lama 6 bulan dan sedang mengikuti Diploma II Perpustakaan di UT
Asisten Mud a
3
Yulia Rukminingsih
SMA - Kursus Perpustakaan di Yayasan Karya Jasa lnformasi dan Perpustakaan selama 6 bulan . Pernah mengikuti Diploma II Perpustkaan UTdan sedang mengikuti DIll di IPB
4
Uka Kahtiana
SMA - sedang mengikuti Diploma Ill Program Studi Pengelolaan In form as i dan Perpustakaan di UNPAD
5
Siti Kuraesin , Amd
D Ill Pengelolaan lnformasi Pertanian IPB
6
Djunaat
Sekolah Dasar
Sumber: Wawancara langsung dengan Kepala Perpustakaan BALITVET. 2002
Pustakawan
7
6.
Anggaran Perpusta l
Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner memperoleh anggaran utama dari dana rutin dan dana pembangunan, yang jumlahnya berubah dari tahun ke tahun. Jumlah dana yang diperoleh pacta tahun anggaran 200 I sebesar Rp. 26.000.000, untuk langganan majalah dan pembelian buku .
7.
Jumlah dan Jenis Koleksi
Koleksi yang dikelola di Perpustakan Balai Penelitian Veteriner mencakup bidang kedokteran hewan, yaitu seperti mikrobiologi, parasitologi, mikologi, epidemiologi, farmakologi, bioteknologi dan bidang-bidang lain yang terkait seperti kimia, statistik dan lainnya. Dari sudut jenis fisik dokumen perpustakaan BALITVET terdiri dari buku, majalah primer/sekunder tercetak, reprint dan atlas. Selain itu terdapat juga koleksi eletronik seperti Current Contents on Diskette (CCOD) bidang Agriculture tahun 2000, Compack Disk Read Only Memory (CD ROM) CABI 1984-1995. Koleksi perpustakaan BALITVET sejak akhir tahun 200 I dilengkapi dengan fasilitas Internet. Selain itu koleksi buku, majalah dan basil penelitian BALITVET sebagian besar sudah masuk ke pangkalan data masingmasing. Sistem penempatan koleksi di perpustakaan BALITVET, khususnya untuk koleksi buku, menggunakan sistem penempatan berkelas, sedangkan untuk majalah berdasarkan alfabetis judul. Koleksi majalah di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu : Bagian pertama untuk koleksi baru mulai tahun 1980 sampai sekarang, disusun berdasarkan al fabetis judul. Bagian kedua koleksi tahun 1970-an, ditempatkan pacta rak terpisah disusun berdasarkan alfabetis judul. Bagian ketiga koleksi tua yang ditempatkan judul.
di ruang terpisah, disusun berdasarkan alfabetis
Koleksi majalah bidang penyakit hewan di Indonesia yang tertua adalah Geneeskundig Tijdschrift voor Nederlandsch-Jndie. 1852, sedangkan untuk koleksi buku yang tertua adalah Elements of the Veterinary Art/De Sainbell, Charles Vial. 1797. Adapun jenis dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan pacta tahun 2000 berdasarkan data laporan tahunan, dapat dilihat pacta Tabel 2.
Tabel 2. Jumlah dan Jenis Koleksi NO
Jenis Koleksi Tercetak - Buku - Majalah 2 Elektronik - CD ROM CABI 1984-1995 3 Microfische Union of Serial Catalogue dari Australia 1991 4 Current Contents on Diskette (CCOD) 2000 5 Internet Sumber : Laporan Tahunan 200 I
Jumlah
1
8.
11 .992 Judul 1.00 I Judul II CD I Set 52 Disket I Set
Sarana
Sarana yang dimaksud disini adalah peralatan yang menunjang kegiatan perpustakaan BALJTVET, guna memperlancar aktivitas kegiatan . Sarana yang dimiliki perpustakaan BALITVET dapat dilihat pacta Tabel 3.
8
Tabel 3. Sarana di Perpustakaan BALITVET. No I
Nama Alat Komputer
Printer - Epson LQ-1 050 - Epson LQ-1 000 - Laser Jet 4 Mesin Tik 3 listrik Scanner 4 M icrofische- Reader 5 Sumber : Wawancara langsung dengan
Jumlah 3 buah
Keterangan - I Unit untuk administrasi perpustakaan - I Unit untuk pangkalan data perpustakaan - I Unit untuk internet dan penelusuran CDROM +CCOD
I buah I buah I buah
Baik Baik Baik
2
I buah Baik I buah Baik I buah Baik Kepala !nstalasi Perputakaan .
Di samping itu perpustakaan mendapatkan fasilitas penggunaan mobil dinas untuk keperluan peminjaman antar perpustakaan, ke Bank, Kantor Pos dan keperluan yang lain.
9.
Pengolahan Bahan Pustaka
Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner mempunyai tujuan untuk menyediakan sarana temu kemba!i terhadap bahan pustaka yang ada dalam koleksi perpustakaan BALITVET. Agar bahan pustaka tersebut cepat dan tepat ditemukan kembali, maka diperlukan proses pengolahan yang tepat dan cem1at. Kegiatan pengolahan ini merupakan tata kerja rutin yang meliputi kegiatan prakatalogan, pengatalogan dan pascakatalogan. Deskripsi bibliografi buku menggunakan sistem Anglo American Cataloging Rules 2 (AACR 2 ) level 2, second edition, edited by Michael Gorman & Paul I. \V. Winkler.-Chicago : Library Association, 1978 untuk Klasifikasi menggunakan pedoman AGROVOC , Third edition english version 1998 untuk pemberian nomor menggunakan Universal Decimal Calassijication rCDC) 1985. Sumber koleksi yaitu pembelian, pertukaran dan hadiah.
10. Pelayanan Perpustakaan Sistem pelayanan yang dianut di perputakaan BALITVET adalah sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Sistem pelayanan terbuka berlaku bagi koleksi buku dan majalah tahun tahun 1970-an dan tahun 1980 - sekarang. Sedangkan sistem pelayanan tertutup berlaku bagi koleksi thesis dan koleksi tua yang ditempatkan di ruang terpisah . Peminjaman hanya diberikan kepada . peneliti, karyawan dan karyawati BALITVET. Peminjaman antar perpustakaan didasarkan atas interaksi antara pustakawan BALITVET dan pustakawan dari perpustakaan lain yang ada di kota Bogor Pelayanan di Perpustakaan BAL!TVET dilakukan 5 hari dalam seminggu, bagi mahasiswa S 1 dan Diploma hanya buka pada hari Sen in dan Rabu. Jam 9.00 - 15.00, Jam 12.00 - 13.00 istirahat. Pada hari Jumat buka Jam 9.00- 15.00, istirahat Jam 1 1.00- 13 .30. Pengguna dari luar BALITVET diharuskan menjadi anggota perpustakaan. Tujuan keanggotaan adalah suatu upaya untuk menghimpun dana guna mendukung biaya untuk pengadaan koleksi
9
perpustakaan, pemeliharaan alat-alat elektronik dan lain-lainnya, guna memperlancar pemberian jasa · bag i para pengguna. Jenis jasa yang ada di perpustakan BALITVET ialah jasa fotokopi , jasa langganan daftar isi majalah, jasa langganan daftar display dan jasa penelusuran dengan menggunakan internet, CD ROM, CCOD dan dengan cara manual. Pemeliharaan koleksi di Perpustakaan BALITVET dilakukan dengan cara menjilid ulang bukubuku yang rusak dan menjilid majalah-majalah yang baru, juga dilakukan pemberian kapur barus yang disimpan di rak-rak . Penjilidan pada tahun 200 I sebanyak 83 eksemplar majalah dan 16 judul buku .
11.
Penataan Arsip
Mengingat tugas dan fungsi Departemen Pertanian berikut unit-unit kerjanya dalam masa pembangunan ini, sangat penting untuk meningkatkan fungsi kearsipan dari setiap unit kerja. Arsip sebagai pusat komunikasi, pusat in gatan dan sumber informasi perlu adanya penyempurnaan sistem tata kearsipan melalui pedoman Kearsipan Departemen . Balai Penelitian Veteriner menge lola arsipnya sesuai dengan pedoman kearsipan yang ada di Departemen Pertanian. Diharapkan dengan adanya pedoman ini efektivitas dan efisiensi kerja di bidang kearsipan akan meningkat di unit kerja masing-masing. Perpustakaan sebagai sub unit dari unit organisasi induknya mengelola surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang berhubungan dengan kegiatan teknis yang dilakukannya. Sistem pengelolaan arsip di Perpustakaan BALITYET menganut asas desentralisasi. Penataan tersebut mengacu pada kebijakan arsip dengan langkah-langkah yaitu memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan arsip. Surat-surat yang masuk ke perpustakaan yang berhubungan dengan jasa seperti permintaan penelusuran, permintaan fotokopi , permintaan daftar isi majalah, permintaan daftar display dan pengiriman publikasi dari instansi-instansi lain. Surat-surat yang keluar yang dikirim oleh perpustakaan ialah surat yang sudah ditandatangani oleh Kepala Sub Seksi Perpustakaan. dikirim ke Sekretariat untuk dicap Balai dan diberi nomor surat. Setelah dicap satu berkas disimpan di Sekretariat untuk arsip .
BAB III. PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALITVET
Peranan arsip sangat penting bagi kelancaran kegiatan suatu instansi atau kantor, karena merupakan rekaman kegiatan instansi atau kantor tersebut. Mengingat pentingnya peranan arsip, maka diperlukan suatu penataan arsip yang baik agar data dan informasi yang terkandung dalam arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan lengkap. Dalam bab ini akan dibahas mengenai penataan arsip di perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogor yang merupakan bidang kajian dari penulis. Sistem pengelolaan arsip di perpustakaan BALITVET menganut sistem desentralisasi. Menurut Zulkifli Amsyah sistem desentralisasi ada keuntungan dan kerugiannya. Keuntungan desentralisasi arsip adalah : I.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
2.
Keperluan arsip mudah terpenuhi , karena berada pada unit kerja sendiri
3.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikena1 baik. Kerugian desentralisasi arsip adalah :
I.
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan
2.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan
3.
Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya merangkap 11 tugas dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. >
Proses penataan arsip di perpustakaan BALITVET mengacu pada kebijakan sistem penataan arsip yaitu, memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan arsip. Sedangkan bagan klasifikasi/pengkodean arsip Perpustakaan BALITVET pada dasarnya disusun berdasarkan jenis pekerjaan yang ada di perpustakan yang memerlukan komunikasi melalui surat lebih banyak dibandingkan dengan pekerjaan lainnya. Pekerjaan perpustakaan yang diklasifikasi dan merupakan bidang pokok masalah adalah : a.
Jasa, yang diberi kode J dan dikelompokkan dalam sub masalah sebagai berikut : . Permintaan dengan penelusuran dengan kode PEN Permintaan fotokopi dengan kode FC Permintaan daftar isi majalah dengan kode TC Permintaan daftar display dengan kode DIS
b.
Pengadaan . yang diberi kode P dan dikelompokkan dalam sub masalah sebagai berikut : Permintaan invoice dengan kode INV Pengiriman bukti pembayaran langganan majalah/pembelian buku dengan kode BAY Claim majalah buku yang telah dilanggan atau dibeli dengan kode CL Pertukaran publikasi dengan kode TUK
II )
fbidp.18
II
c.
Umum, yaitu surat-menyurat yang menyangkut masalah-masalah non teknis perpustakaan seperti surat pengantar dan ucapan terima kasih. diberi kode U.
Nomor kode arsip terdiri dari alpha numerik, yaitu pengkodean arsip berdasarkan pokok masalah/s ub masalah ditambah dengan unsur-unsur lain dianggap penting dalam arsip. Adapun guna keperluan penempatan, arsip-arsip surat dikelompokan secara luas ke dalam dua kelompok yaitu surat masuk yang diberi kode INC (incoming= masuk) dan OUT (outgoing= keluar)
l.
Memeriksa
Surat-surat yang masuk ke perpustakaan diperiksa secara teliti apakah surat tersebut untuk perpustakaan atau bukan. Jika bukan surat dikirim kembali ke sekretariat. Surat yang masuk ke perpustakaan berupa surat langsung yaitu surat atas nama perpustakaan dan surat tidak langsung yaitu surat atas nama Kepala Balai. a.
Surat langsung atas nama perpustakaan yang diterima oleh sekretariat, dikirim oleh kurir ke perpustakaan.
b.
Surat atas nama Kepala Balai dimasukkan ke buku agenda surat masuk di sekretariat serta dilampirkan lembar disposisi dan dimasukkan ke ruangan Kepala Balai . Setelah diperiksa diserahkan kembali ke sekretariat untuk diedarkan sesuai dengan disposisi dari Kepala Balai apakah surat tersebut untuk perpustakaan atau bagian lain .
2. Mengindeks/Memberi Kode Proses mengindeks dan memberi kode adalah sebagai berikut : a.
Surat-surat yang akan diindeks, diurut nomornya berdasarkan tanggal yang tertera pada surat, baik surat masuk maupun surat keluar yang ada di perpustakaan.
b.
Surat-surat tersebut dikelompokkan berdasarkan masalah/ruang lingkup masalahnya dan sub masalah .
Pemberian kode pada surat-surat dimulai dengan nomor urut, surat masuk!surat keluar, pokok masalah/sub masalah , bulan yang tertera pada surat dan tahun . Sebagai contoh kode dalam surat masuk ialah : 242/ INC/J/FC/5/2001 dan contoh kode dalam surat keluar ialah : 133/0UT/ P/CL/6/2000, yang ditulis di kanan atas surat. Contoh surat masuk (INC) dari satu perusahaan swasta yang merupakan pengguna potensial perpustakaan BALITVET ya ng membutuhkan fotokopi artikel. Surat tersebut diindeks sebagai berikut:
242/INC/J/FC/5/200 1~
"0
,1, l j~:,l,~~::otokopi
tahun
surat masuk
Contoh surat keluar (out) yang menyangkut masalah pengadaan yaitu tentang claim majalah yang dilanggan dan belum datang/diterima oleh perpustakaan BALITVET. Contoh surat keluar tersebut diindeks sebagai berikut :
12
1 ~JIVJ:! 1 I t'IL-f-'1~ L.VVV
IJlo
tahun
bulan
no . agenda claim majalah yang belum datang
3. Memasukan Hasil lnd eks ke Komputer Hasil pengindeksan/pengkodean surat-surat kemudian dimasukkan ke komputer untuk di agenda, seperti format di Tabel 4. Sedangkan contoh surat-surat dapat dilihat pada lampiran 3 sampai dengan 11 .
Tabel4. FORMAT AGENDA SURAT PERPUSTAKAAN BALITVET TAHUN 2001 /2002 BULAN JANUARI - OKTOBER NOM OR
ALAMAT/PENGIRIM
KETERANGAN
55/0UT/P/INV/ 1/200 1
INSTITUTE FOR SCIENTIFIC 3501 Market Street, Phila. PA 19104, USA AOAC INTERNATIONAL INC. C/0. FIRST UNION NATIONAL BANK PO. BOX 75198 BALTIMORE, MARYLAN D 21278-5198 USA CAB INTERNATIONAL WALLINGFORD, OXON OXIO 8DE UK
Masalah pengadaan I invoice Masalah pengadaan I claim majalah
353/0UT/P/CL/8/200 I
497 /OUT/P/BA YI I 0/200 I
454/0UT/J/TC/1 0/200 I
Dr. Rr. Sri Utami Handayani Lab. Protozoologi FKH IPB Jl. Agatis, Kampus IPS DARMAGA BOGOR
03/INC I J/FC/0 1/2002
PT LESTAR1 AGRISATWA HUSADA Jl. Kaji No.54. Jakarta 10130
0711NC:J/PENIOI 12002
PT PYRIDAM VETERINER Jl. Kemandoran Vlll/16. Grogol Utara, Jakarta 12210
5410UTI JI DlSI02 /2002
Drh. Surung Karo-Karo, MS Jl. Sunu Komp. UNHAS Blok BXIO Makasar SULSEL Drh . Citra Noviana PT Avindo Perdana Bahtera Mulia BSD Sektor 1-1 Utata Blok RC3/7 Serpong Tangerang Kepala Perpustakaan BPT Ciawi PO Box 123 Bogar
I 05/0UT/J/DIS/02/2002
II OIOUTIU/02/2 002
Masalah pembayaran langganan majalah Masalah jasa I pengiriman daftar isi majalah Masalah jasa I perm intaaan . fotokopi a1tikel Masalah jasa I permintaan penelusuran Masalah jasa I pengiriman fotokopi a1tikel Masalah jasa I pengiriman daftar display · Masalah pengiriman buku
Hasil pengetikan agenda arsip selama sebulan kemudian dicetak (di-print). Print-out ini di simpan di dalam ordner yang merupakan alat kendali temu kembali surat-surat yang telah diagenda.
I
i
13
4.
Pcnempatan
Surat-surat yang telah diagenda ke dalam komputer kemudian dipisahkan berdasarkan surat masuk (INC), surat keluar (OUT) dan surat yang belum selesai administrasinya, kemudian disimpan di ordner berdasarkan kelompoknya masing-masing. Pengurutan di dalam ordner berdasarkan nomor urut pengkodean atau nomor agendanya. Dalam penyimpanannya, masing-masing ordner yaitu ordner surat masuk, ordner surat keluar, dan ordner surat yang belum selesai administrasinya di punggung ordner tertulis :
KELUAR
SURAT MASUK
SURA T YANGBELUM
TAHUN .. . .. ... . ..
SELESAI ADMINISTRASINYA
Susunan di dalam ordner dilakukan berdasarkan nomor urut kode awal arsip, contoh surat dengan nom or 54/0UT/PII /200 I akan tersimpan dibagian bawah ordner, sedangkan 353 /0UT/P/CL/8/2002 akan menempati susunan berikutnya. Kemudian ordner-ordner disusun, untuk ordner surat tahun yang berjalan di simpan di meja petugas arsip dan untuk tahun yang lalu di simpan diatas kardek selama satu tahun agar dapat dilakukan penelusuran dengan mudah . Penyimpanan ordner tahun-tahun sebelumnya disimpan di dekat rak majalah koleksi tua, sedangkan untuk ordner surat yang belum selesai administrasinya disimpan di meja pelayanan bila sewaktu-waktu diperlukan untuk penyelesaian administrasinya. ' Berdasarkan kegiatan kearsipan selama Januari hinggga Desember 200 I diperoleh hasil pengdokumentasian arsip surat-surat perpustakaan BALITVET seperti terlihat dalam tabel 5.
Tabel 5. Surat Masuk dan Surat Keluar Januari- Desember 200 I SUB MASALAH Penelusuran Fotokopi Daftar isi majalah Daftar di splay Invoice Pembayaran langganan majalah 'pembelian buku Claim maj alah buku Pertukaran publikasi Umum
KODE PEN FC TC DIS
SURAT MASUK 16 25
SURAT KELUAR 19
44
BAY
-
180 3 6
CL TUK
-
2
mv
55
9
I
14
FLOW CHART SURAT MASUK OJ PERPUSTAKAAN BALITVET MULA I
SURAT MAS UK KE PERPUST AKAA N
CEKSURAT MEMANG BENAR UNTUK PERPUSTAKAN
TIDAK
SEKRETARIAT
ANA LISA ISI SURAT
MASUKAN KE FILE DI KOMPUTER
CETAK !-IASIL SETELAH SATU BULAN
SUS UN SURA T KE DALAM ORDNER SURA T MASUK
15
FLOW CHART SURAT KELUAR 01 PERPUSTAKAAN BALITVET
~ KIRJM SURA T KE SEKRET ARIA T UNTUK DI CAP DAN DIBERI NOMORSURAT
SATU BERKAS DISIMPAN DI SEKRETARIAT UNTUK ARSIP
KIRJM SURA T KELUAR
SURA T KELUAR DIANALISA
MASUKAN KE FILE KOMPUTER
CETAK HASIL AGENDA SETELAH SA TU BULAN
SUS UN SURA T KE DALAM ORDNER SURA T KELUAR
BABI~
PEMBAHASAN
Perpustakaan Balai Penelitan Veteriner termasuk ke dalam perpustakaan khusus, yang merupakan bagian dari organisasi induknya. Pembinaan Perpustakaan BALITVET disesuaikan dengan mandat organisasi induknya, yaitu melaksanakan kegiatan penelitian penyakit hewan. Oleh karena itu informasi yang tersedia di perpustakaan terutama menyangkut bidang veteriner/penyakit hewan dan bidang-bidang ilmu yang terkait lainnya. Dalam mel aksanakan tugas teknisnya, perpustakaan tidak dapat dilepaskan dari kegiatan pengarsipan surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Arsip yang ada di Perpustakaan BALITVET diperoleh berdasarkan surat yang langsung ditujukan ke perpustakaan atau surat yang ditujukan ke Kepala Balai mengenai perpustakaan dan didisposisikan oleh Kepala Balai ke perpustakaan melalui Sekretariat Balai. Penataan dokumen arsip di perpustakaan BALITVET pada umumnya dilaksanakan sesuai dengan langkah umum prosedur penataan arsip, yaitu prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan . Prosedur pennulaan meliputi pekerjaan pemeriksaan, pengindeksan, pencatatan dan prosedur penyimpanan meliputi pekerjaan penyimpanan dokumen arsip surat ke dalam peralatan yang dipergunakan. Menurut \Vursanto, sistem kearsipan dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri: mudah dilaksanakan , mudah dimengerti, murah/ekonomis, tidak memakan tempat, mudah dicapai, cocok bagi organisasi, fleksibel atau luwes, dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip dan mempennudah pengawasan. 121 Kebijakan pengelolaan arsip di Balai Penelitian Veteriner menganut asas desentralisasi, artinya setiap unit kerja yang ada di Balai mengolah dan menata arsipnya masing-masing. Pengolahan arsip di Perpustakaan BALITVET terdiri dari kegiatan: memeriksa/menyeleksi, mengindeks/memberi kode, memasukan basil indeks ke komputer dan penempatan arsip. Pemeriksaan atau penyeleksian surat-surat yang masuk ke Perpustakaan Balitvet adalah kegiatan menyeleksi/memeriksa surat yang masuk ke perpustakaan memang betul ditujukan ke perpustakaan. Bila tidak, maka surat yang dikembalikan ke Sekretariat sebagai pusat penerimaan suratsurat yang masuk ke Balai dari luar. Pengindeksan pemberian kode surat-surat adalah kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menganalisa isi surat dan diberikan kodenya sesuai dengan bagan kode pengklasifikasian surat yang masuk ke perpustakaan. Pada kegiatan ini selain surat diberi kode, sebelumnya surat diberi nomor urut agenda sebagai unsur kode temu kembali surat. Susunan urut lengkap pengkodean surat perpustakaan adalah : nomor agenda surat, kode surat masuk atau kode surat keluar, kode pokok masalah kode sub pokok masalah. bulan dalam angka dan tahun . Contoh nomor lengkap pengkodean satu surat masuk adalah : ~-l~ ' INC/J/ FC /5 /200 I. Pemasukan(inputing) surat basil pengindeksan ke komputer menggunakan program lunak MS WORD dengan format nomor. alamat/pengiriman dan keterangan. Hasil penge1jaan agenda selama satu bulan dicetak dan digunakan sebagai alat temu kembali arsip yang bersifat manual. Penyimpanan arsip perpustakaan dilakukan sebagai berikut: surat -surat yang sudah diagenda dipisahkan dan dijadikan ~ (dua) kelompok berdasarkan surat masuk atau surat keluar. Kemudian masing-masing kelompok surat dimasukan ke ordner surat masuk dan ordner surat keluar, dengan susunan arsip di dalam ordner masing-masing berdasarkan nomor agenda surat mulai dari angka kecil ke angka besar. Secara umum pengolahan kearsipan di Perpustakaan BALITVET dengan sistem yang berlaku saat 1111 belum memperoleh kesulitan. Namun demikian dalam proses temu kembali arsip melalui nomor agenda sebagai titik telusur (access point) terasa makan waktu dan tidak sistematis. Contohnya, 121
Ig. \Vursanto, Kearsipan I (Yogyakarta: Kanisius, I989)p.30
17
bila ingin menemukan surat mengenai penelusuran tertentu yang pernah dilakukan pada tahun 200 I, penelusur harus menelusur melalui daftar agenda yang tercetak dengan melihat nomor agenda sato persatu, kemudian melihat kode pokok permasalahannya. Penulis berpendapat untuk mempersingkat proses penelusuran, perlu ditemukan satu cara apak-ah--peclu._menemuk-an atau membeli perangkat lunak yang khusus untuk keperluan kearsipan yang tersedia di pasaran . Atau dengan cara lain dilakukan modifikasi dari sistem yang diberlakukan saat ini. Penulis mengusulkan perlu dibuat satu alat temu kembali arsip dengan sistem yang ada dengan cara membuat nomor panggil (call number) dari nomor pengkodean surat yang sudah selesai diagenda. Nomor panggil surat tersebut disimpan di bagian tepi kanan atas surat. Contohnya: surat dengan nom or 242/INC/J/FC/5/200 I diberi nomor panggil:
J/FC 242 INC
Penyimpanan arsip surat dalam ordner tentunya mengalami perubahan. Untuk itu di dalam ordner perlu diberi divider (pembatas) yang terbuat dari bahan kertas agak tebal , misalnya, ke1tas karton. Divider diberi initial kode pokok masalah utama yang terdapat dalam bagan utama pengkodean arsip, yaitu J (untuk jasa); P (untuk pengadaan); dan U (untuk arsip surat mengenai divider, diurut masalah umum perpustakaan). Penyimpanan arsip di dalam masing-masing berdasarkan nomor panggil surat. Contoh dalam divider dengan initial J , akan tersusun surat mengenai jasa dengan pertimbangan penyusunan sebagai berikut: urutan pertama nomor kode pokok masalah dan sub masalah yang terdapat pada baris pertama nomor panggil, kemudian nomor agenda dan terakhir kode surat masuk atau surat keluar. Contoh urutan arsip dalam ordner dalam initial divider J tercantum pada gambar 2.
2) J/PEN 024 INC I) J!FC 2-l2
-
I~: c
Gam bar 2. Urutan arsip dalam ordner
Manfaat lain sistem penyimpanan surat berdasarkan nomor panggil adalah memudahkan dan mempercepat petugas dalam mengumpulkan data statistik kegiatan perpustakaan untuk dimasukkan ke dalam laporan tahunan perpustakaan. Dari hasil pengamatan selama praktek lapang ditemukan kasus surat - surat yang tidak dimasukan ke agenda, karena sibuknya lalu lintas pemberian jasa ke pengguna. Contohnya, surat permintaan penelusuran langsung diberikan kepada petugas penelusuran. Petugas kemudian melakukan penelusuran, hasil penelusuran diserahkan kepada petugas lain untuk
18
dikirimkan segera kepada pengguna dan surat permintaan bersama dengan arsip hasil penelusuran disimpan oleh petugas penelusur tanpa diagenda terlebih dahulu. Oleh karena itu sering ditemukan kasus jumlah kegiatan penelusuran tidak sam a dengan jumlah statistik permintaan penelusuran dalam agenda dalam kurun waktu tertentu . Setelah berkonsultasi dengan pembimbing lapangan diperoleh penjelasan bahwa hal ini tidak dapat dihindari untuk sementara waktu ini, karena tidak adanya petugas khusus yang memiliki tanggung jawab mengagenda surat-surat. Petugas yang ada sebelumnya sedang mendapat tugas belajar, oleh karena itu pekerjaan mengagenda merupakan tugas setiap pustakawan yang sedang aktifbekerja dan sudah memiliki tugas lain sebagai pekerjaan utamanya. Dari segi penyimpanan fisik arsip, Perpustakaan BALITVET belum menerapkan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Contohnya, arsip yang tersimpan di dalam ordner hanya disimpan di atas kardex , tanpa perlindungan lain. Oleh karena itu disarankan perlu adanya lemari/rak berpintu, untuk menyimpan ordner berisikan dokumen arsip Perpustakaan BALITVET. Menurut Abubakar, terdapat beberapa syarat pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu : a. ruang arsip, yang perlu diberi filter untuk menyaring udara. b. ruang arsip, haru s terpisah dengan ruang unit kerja lainnya dengan pertimbangan: security (arsip sifatnya rahasia,mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, menghindari petugas lain masuk ke ruang arsip) ruang penyimpanan harus tahan api,air, dan serangan serangga. (Abubakar. 1996)
BAB. V KESIMPULAN DAN SARAN I. Kesimpulan
I.
Sistem penataan arsip di BALITVET menganut asas desentralisasi.
2.
Proses penataan arsip mengacu pacta kebijakan memeriksa, mengindeks/memberi kode, memasukan hasil indeks ke komputer dan penempatan.
3.
Mengindeks dengan pokok masalah : surat-surat mengenai jasa perpustakaan,terdiri dari PEN, FC, TC, dan DIS . Surat-surat mengenai pengadaan. terdiri dari INV, BAY, CL, dan TUK, serta surat-surat umum , terdiri dari surat pengantar dan ucapan terima kasih.
4.
Susunan urut pengkodean surat sebagai berikut: nomor agenda surat, kode surat masuk/keluar, kode pokok masalah/sub pokok masalah.
5.
Hasil penataan arsip dapat dijadikan bahan statisitk yang menggambarkan kegiatan peketjaan selama satu tahun .
6.
Pemasukan surat hasil pengindeksan ke komputer menggunakan program MS WORD dengan fonnat nomor, alamat/pengirim dan keterangan.
7.
Proses temu kembali dan penyimpan surat-surat baru dilakukan secara manual.
2. Saran
I.
Sebaiknya perlu ada petugas khusus yang menangani arsip.
2.
Sebaiknya perlu dibuat alat temu kembali arsip dengan sistem membuat nomor panggil dari nomor pengkodean yang sudah selesai diagenda, untuk mempermudah proses temu kembali dokumen dan pengumpulan data statistik kegiatan perpustakaan guna keperluan pembuatan laporan tahunan.
3.
Sebaiknya perlu lemari khusus untuk tempat penyimpanan arsip agar lebih rapih.
4.
Pemasukan hasil indeks ke komputer dapatjuga menggunakan program Excel.
NVHidWV'I
21
Lampiran I. Jadwal Praktek Kerja di Perpustakaan Bal itvet · Tanggal28 Januari 2002- 14 Maret 2002
Hari/ Tanggal Sen in , 28 Januari 2002 Selasa, 29 Januari 2002 Rabu, 30 Januari 2002 Kamis, 31 Januari 2002 Jum'at, 1 Februari 2002 Senin , 4 Februari 2002 Se lasa, 5 Februari 2002 Rabu , 6 Februari 2002 Kamis, 7 Februari 2002 Jum 'at, 8 Februari 2002 Senin, 11 Februari 2002 Selasa, 12 Februari 2002 Rabu, 13 Februari 2002 Kamis, 14 Februari 2002 Jum 'at, 15 Februari 2002 Senin, 18 Februari 2002 Selasa, 19 Februari 2002 Rabu, 20 Februari 2002 Kamis, 21 Februari 2002 Jum 'at, 22 Februari 2002 Senin, 25 Februari 2002 Selasa, 26 Februari 2002 Rabu, 27 Februari 2002 Kamis, 28 Februari 2002 Jum'at, I Maret 2002 Sen in , 4 Maret 2002 Selasa, 5 Maret 2002 Rabu , 6 Maret 2002 Kamis, 7 Maret 2002 Jum ' at, 8 Maret 2002 Sen in , II Maret 2002 Selasa, 12 Maret 2002 Rabu , 13 Maret 2002 Kamis, 14 Maret 2002
Kegiatan Pengenalan Perpustakaan. Shelving, pengisian data statistik pengunjung peminjam setempat. Shelving, verifikasi ke katalog buku-buku yang akan diolah Shelving, verifikasi ke katalog buku-buku yang akan diolah Membuat deskripsi bibliografi ke worksheet Membuat deskripsi bibliografi ke worksheet Analisa subyek heading untuk pemberian tajuk/heading Analisa subyek heading untuk pemberian tajuk/heading Pemberian nomor klasifikasi Pemberian nomor klasifikasi Check shelf list untuk call number In-putting ke komputer In-putting ke komputer Cetak daftar display, cetak kartu katalog, cetak call number Menyortir surat untuk perpustakaan Menyortir surat masuk dan keluar Menyortir surat masuk dan keluar Menyortir surat masuk dan keluar Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Memberi kode berdasarkan subyek Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer Mengagenda surat ke komputer +print daftar agenda surat Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Memilah surat masuk + memasukkan ke dalam odner Pengecekan daftar agenda surat + men y impan odner ke rak
22
Lampiran 2. Tata Letak Ruang Perpustakaan BALITVET
14 12
c=J
II
16
18
0
17
9
8 4
2
3
CD
070 00
5 Keterangan Gambar : I. 2. 3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Ruang Koleksi Tua Ruang Kepala Sub Seksi Perpustakaan Ruang Staf Perpustakaan Meja Pelayanan Koleksi Referens Meja Penelusuran dan Internet Meja Baca Koleksi Majalah Kabinet Katalog
10. II. 12. 13. 14. 15. 16. 17 . 18.
Koleksi Buku Koleksi Tua Koleksi Thesis Rak Display Buku dan Majalah Lemari Buku Ruang Tamu Ruang Staf Perpustakaan Penitipan Barang Lemari Kardeks
23
Lampiran 3. Contoh surat mengenai pengadaan/invoice
i/D /OCiT (~A/oz (wo L. DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENG.EMBANGAN PERTANIAN 3ALAI PENELITIAN VETERINER n R.E. Martadinata 30 Bogor 16114 . Kotak Pos 151 felepon : (0251) 334456. 331048 : (0251) 336425 : balitvet @indo .net.id
1\0.
: H\ 1.4 30.0202.9.2 -)Uu (HD' 6)
Lampi ran Periha l
: Pe::gi riman buku
Bogor , 28 Pebruari 2002
Kepada Yth . Kepala Perpustakaan BPTCiawi Po.Box.I23 Bogar SURAT PENGANTAR NO
JENIS YANG DIKIRIM
BANYAKNYA
KETERANGAN
I
Manual of feed microscopy and Quality control.- Third edition (I999)
I (satu) exp.
Dikirimkan dengan hormat untuk kofeksi Perpustakaan, sebagai pertukaran dengan Joint Meeting Jr ?4-?8 o f tl 1e ... Ju) _ _ , ?OOJ _ .
- ··· __ . - ..-::::::--,~ _,. /:.; _ .· ·····''
'1 . , . :.. .... , ,:. . ...... / e '\ '-; ,, -~
l Lembar ke-2"'"' sete laii ditanda tangani hare.;:- dikembalikan
I
/' . . :· :--::..------_:: ~i'·· . ·:....
0'.,. ( ! --' (, : ..;-_ \ \.~>
/"-.
Pe"
.<:~::>i
A .n.
Kepala Balat
\?. \\ Kepa_Ia Sub Se.ksi Perpustakaan l ,_:1-
,·-~•ll!an . Jr-' ·"'.i- ~...:........., . .., :. • J
~e.er,ner
1 / /_,;.; ~:..-..·0--,,.,. .,(~' ,./._7"/_.;/ . '::.:.:....-: '-:__-_.::.~/
..
(Ny. Zakiah Muhajan, SS) NIP. 0800268I7
\.._.
24 Lampiran 4. Contoh su ral mengenai pengadaan/claim
3s-, I aurlP /c.LI!J./..
AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE Jalan R. E. Martadinata 30 Bog or 16114. Kalak Pos 151 Telepon : ( 0251 ) 334456 . 331048 F;1x _ : ( 0251 ) 336425 E-mail : [email protected]
Our ref. Your ref.
: H\1.430.0108.9.2.~~ ~ugnst·
22,2001
JOURJ\AL'S CLAii'v1 FORM SECO\"D CLAI;ov! E-MAIL: PUBSALES§A OAC.ORG AOAC INTER\" ..; TIO\"AL. INC. CIO. FIRST U\"10\" \"A TIONAL BANK PO.BOX . 75198 BALTIMORE, !\1ARYLAND 21278-5198 USA
j
REF. OF PA YME\"T
TITLE OF PUBLICATI ON
flank Bumi Daya 'PT. rl:onk
JO!JRNt\1. or t\Ot\C INTERNATIO'\AL Vo1.83:2000
~-1andiri ~ogor J:Jcr;c:= Branc~ .
1 sen t to F1rstlr.:.:,:: \"~:!onal j Bank, Charlo;:e
':c :s:ss.
I I
til~
i'
ABA/Routing \"_::-.:er --= 055003201
I
\\'.: hav<: not y<:t n:..:<:iv.:d from you issue of VoU;J (5);2000. So far. I " ·e have recei\·ed from you the ; t0ilo" ing issues of Voi.S3( 1--1,6): ,
I :oou
AccountNo.:0~~: o ~~9553
'Bank rlumi D:!·· :-! i'T. 11~nk \landiri 13ogor J:.:z;:-:~? ~ranc~1 :\ccount No. ?_(j'pJ !'i : fJ.0 27 1, . Cheque No.\',; -5 •); iJ~9: and I r~f.no.DD 1331 ~·~:vv•..L'S::). sem tCJ rirst Union £3~:·.~; !~.:~orminal \" ~\,. York t.:S.-'.
CLAIM EXPLANATION
'
I
I
JOURNAL Or ,\OAC INTERN A TIO\"AL Vol.84:?.00 1
from \ 'OU Ii \\·,. h:t\ <:not -\'<:t n:..:<:iv..:d . -
I the issues or' Voi.S-l (3-6):200 I. So t
t::r. "- ~ ha\ ~ r<:ccivcd from you the issues of Voi.S4( 1-?.):
follo\\"in~
I :oo:
!
I
'
• rURTHER E.\?:....-'-S-\ TIO:~
for the Director Librarian
cr. ~ Mrs. Zakiah Muhajar.. SS.
..-·
-
i I
25 Lampi ran 5. Contoh sural mengenai jasa/daftar isi majalah
'ffi4jo(j7/J/7C/;~/~ oni
. . _ _ (l
DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN BALAI PENELITIAN VETERINER l<1l<1n R.E. Martadinatn 30 Bog(JI 16114. Kotak Pos 151 retepon : (0251) 334t15G. :1J10t1R -=-ax : (0251) 336'125 -::-mail : balitvet
No. Lampi ran Pe:::-ihal Bogor,
(1)
Ht·1t; .3 ~. S 2. 2. 0. 9. 2.
Daftar isi majalah
Pe~;i=i~a~
.1.6 Ok;::o~e=
2001
Kepada Yth. Dr . Rr. Sri Uta~i Handayar.i Lab . Protozoologi F~E IPB Jl. Agatis, Ka~pes IPB Dll.R!'1AGA -
B 0 G 0 R
Bersama ini
ka~i
ki:::-imkan/kami beritahukan:
(l) Tagihan
ka~i
cengan no. HM430.0106 . 9.2.7ll(l)= Rp . 7.650,-
~:
:9 lernbar ( : - 10 ler.1bar) 9 lembar @ ::<.p. 150,-
2 ) Biaya fc:::: :-::_::i
(3)
Biaya aC...-:-.i:-.is::::-asi 1
( 4)
Biaya per,gi:::-i::"Lan
( 5)
Biaya
~a:::-ap
ya~g
kiric~a~
~c.=~s
~~
.::.. ~c. :T'.engi ::-.:..::.%=.:-.
1.......
Ibu bayar
=
Perpus;::akaan Salai
4·1.(()D
St.!!" at
/,~s~:.~~-:~~~) '··<.~-: ..... ····-. 1 . ./~~~~~:.? 1;,... •
.....
•
0
•
·· . ..:-.: :__ , ..-·:·;
~
-~
Rp. 1$".
Peneli;::ia~
harap xnenyebu:. kc.n :-1omor
~---~
Zakiah Muhajan, SS. 080026817
N:::P .
= Rp.
tahu n
a.n. Kepala =a:ai ~epala Insta:asi ?e:::-?ustakaan
'-1--
Rp . 2.500 ,R!). :i. . 350 ,-
= Rp.
a:a~at ~..:=.:-.;
= =
•
..-.
9M• -
Veceriner .
:.!:.i.
J~ '-1,
NAMA PELANGGAN: Dr. Rr. Sri Utami H No. : 1/TC/88 DAFTAR MAJALAH YANG DIKIRIM
--------------------------------------------------------------------Judul/Volume/No./Tahun No. --------------------------------------------------------------------AMERICAN Journal of Veterinary Research Vol. 62 (4,5,6,7,8) 2001 ANNALS of Tropical Medicine and Parasitology AUSTRALIAN Veterinary Journal Vol. 78 (7,8,9,11) 2000
Vol. 79 (2 , 3,4 , 5 , 6) 2001
BRITISH Veterinary Journal CORNELL Veterinarian IMMUNOLOGY IMMUNOLOGY and Cell 3iology INDIAN
Ve~erina ry Jou~~al
INFECTION and
Immuno~ogy
INTERNATIONAL
Journa~
£or Parasitology
NATURE NEW Zealand
Veterina~y
Journal
PARASITE Immunology PARASITOLOGY RESEARCH in
Veterina~y
Science
SCIENCE TROPICAL Medicine
a~d
?arasitology
VETERINARY Parasitol8;y
26 Lampiran 6. Contoh surat keluar mengenai pengadaan/pembayaran langganan majalah
497/our/p /t:~~y/to /c)Cf'<•J MINISTRY OF AGRICULTURE
AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE
Jalan R.E. Martadinata 30 Bog or 16114. Kotak Pos 151 Telepon (0251) 334456,331048 Kawat : BALITVET BOGOR Telex 48304 bpph bg ia Fax (0251) 336425 E-mail balivet @indo.net.id Our ref. Your ref.
:
October 29, 200 I
H~1A30 . 10010 .9. 2.If71
CAB I INTERN ATIO:-\AL WALLINGFORD, OXON OXJO 8DE UK
Dear Sir/Madam I would like to confirm you that I have transferred our remittance to subscribe Veterinary Bulletin Vol.72;2002, as much as GBP.890 (we quoted the price from the internet) through bank wire to Barclays Bank Slaugh Trading Estate Slough SLI 4SG UK, Bank Sort Code :20-78-58 Account no.00313548 on October 26, 2001. I should be most grateful if you would notify me the receipt of the abovementioned rem i~ta nce to the fc: :o,•:ing address:
Pc\IIMPIN BAGIAN PROYEK PENELITIA1' PE:-\YAKIT HEW AN JL.R.E. MART:\D~ATA N0.30 PO.BOX. l51 BOGOR 16114 INDONESIA Please send the jourr.
i:~~~ring
from you.
for the Director the Librarian
q_.~ Mrs. Zakiah Muhajan, SS.
-·······
. ·/,;
.' \
··· ··i '
I
'/,..
-
·. \
~,. 'l -·- ·: -:· ·I
\-....;:}..... \ 1 ·.::, ·· ·
' ·,.
'\:., •:\"
: i 't"·-.::>- . ~:\ \ _'..
..
__.·_·:
...·
:•
.:i
27 Lamp iran 7 . Contoh surat mas uk mengenai jasa fotokopi
t.::.·
E:EF'Il:)'-'; tF'I·I
r-,::: : : ·';'
j:::- J f.d 1-21302
-- -
:~ 1
6331-13(}
F'.Ol
03/INefj/.pe_/pf/tl-cor;...
F!JF )l1Jit7iJiJJEAQII/lt·W_&Imfjll
~
. J! Cl~rr.Q.ati No. 1f,. S;.;r! bayi EC~ ! 1, Jawa T:mor · lr.~o n eliia Tel (03 ~ ) ~li oi0~ 2S Fu 62·31 56767B4 Teler 3.:379 Ei~ Op.w1lJOrt Ottl" . .11 . Kaj1He. s..t, Jak1t;A 10130 · :nc:.:-1'\f ~~ ~- i. tC2~ 1 o.l31.-:J1 fou t<-~1 6.331~C Hud Office
: Johecon.oet.io
E-
•\ !
: 144 ,I :2002 : ~!~c.Jri l it~-r.Jtur
:\:o Hal
Ja!\arra. 8 Januari 2002
Kcpada Yt.h .
D1u Zakiyalt :V!uhajan, SS Di tern~::!
D.:ng:1.11
:...:.Jm.i
! :c.•rm ~ t.
~ ,) !J 0 n
t.;.nruan lbu ;mru].: rn..:n:si!im.:.;an 1\:.•11..• ko:•pi ;u-li ~:,: , _.t">t! :;Ji beri!;ut : ofFovd Prm<>in \"oL o4 (12); :WOO .1;.Jdul . S1onirari.ng of d td :xn ~~~.Ju>.: and alt~d:;:d ~-~-proce~sing t3.:i iiry m " na:- in:s f:mn for Suirn o.'1eli:; contarr:ir.;;i.ion bdV.<: C:l i9 9 ~ .:.oJ J9n p. 171~-191<· Judul : Evduaticn of subth::rJpcuti;;; usc of tl1e .!.:llibiotics .>.prarnycin ~1 : J Ca;badcx on rh.: prcnlence of anrimicrobial-resisttn t Sdmolli!lla inf.::ciion in Sl\' tn~:
J () T_" ?S .~L
i
p. 2067-2070 \i."ORLJ) Poultry \."ol. 17 (10) 2001 (Sp<:cial) 1
Jucul Jucul .•. ;udul ~
_;udui 5. Ju:.!t.:l
~~ ._..
: IBD virus : and old foe changes its face ag;:in p. 4-6 :Counting th~ cost ofiBD p. 6-7 : Pro~J·e-s s and prospects in I.BD r.::;carch p. ll-9 : Tools for detecting ?_1"\d chlr.lcttrisi.ng IBD\. sli:lins p 10-1 t : 1:90\ · ·md:.~ccd inununosuppre:>ion p. 12-U
~u~ ul
: '\ ~ -:,·
J ·~oo!.:iW
· :r. o~o·o ffiD va,.;i.natiom snrp2ss ;onvtn ti('!•;,! .:ppr•.·.: h p . Hi-17
1- L~n '
C\ .
J --- -.!
~~ -
.iudt..:J
1U . _;~h:!w l 1 ~ ; ~_~~w 12. }4_!~~
i 3. _;._,.!i;l
Il~D\! \'it.::in~ d~\·;:lvpment~
p. 14- l ~
. The Brazilian expcricn.:c ;;:ith \ YffiDV p 1l? -20 · ~!onitoring ,.-a;cin:llion >>ith £LISA an.J l y~ is p. 2n-:~ 3 . Di.fkrent ways to lr~Jt birda afft:::ted by \Y!J1D\ . fl . ! ~-25 · Detaimin ing th'<~· ·opTiina1 Jgc for ~o·acci..•~ti 0 n ;,gai.llt .i !.BDV p. 2)-26 : !BD in australia : past ;~nd presenr p. 2G-27 . Fidel experience with Gu.:·uboro v~~cin~t iL' r. m JiJf;-r;;-nt :"ay(r bt..:.eda p. ~~-
:;o l~ .
j:.:::ul
5.
JL!:~ !
j
: R.:.:.:rtt 113DV r c~Jrch f1m!ing.;; p. jJ.:;: : .'--'l EL. initiative to ;:on1bJt di.~~a:: c- C' C>S T .-\.:li·:'!l
~ ~~~
p.
3~ -.< -\
\ "0!. ~ ": :.J O)O ~tob
I.
J~Jui
.,
Juchl
Her p.;pp~ barllcs s.~ lm undJa p.c-7 Part 2 · Signific:mt E ...:oli reL:.teJ : ond::: wr. oi r uult;~: p. 35-37
.-\tas hann.izr: fbu , bmi u.:J.pkan ~<:rim:; kasih .
1
1.
28 Lampi ran 8. Contoh surat masuk mengenai jasa penelusuran
DJ/INe. IJ 1Pef.JiotftJ..oocJ.
!#.A ..
PT.PYRIDAM
VETERINER
Jl. Kemandoran VUV16, Grogol Utara, Jakarta 12210 ·INDONESIA Telp. (021) 5482526, 5485126, 5307551 -52 Fax. 1021 l 5493587 . 5329049
e·ma il : [email protected]
Kepada : Pustc}
Mohon dicarikan data mengena i daya farmakologi obat he-.·'"' Sum:=:er diharapkan dari jumal maupun text book yang a.c;: c . o2 ':rve!
{~-.-.. Oxytetracycline ~~ { ~1.. '-. /
2. Erythromycin thiocyanate
3. Sulfaquinoqallne
·
·' . ·- ''
. ·J /
@ Doxycycline Hcl ·: @ Cetylpiridlnium \- : . 6: Chloride . ' 7. Cetyltrimr:thyl
·s.
Benzalkonium
\ ·.,..<" 10.Tylosin
·-·
_,
Ammonium Bromide
:--..
~ ·.
N· ··;... c:.__
r
8,
-r:
t
.
tartrat /~ ~. --··
.11.)rimethropim . ·- - -~
.
'
(
· .t
i 2. Sulfad iaz.i ne (Debena) .
Untuk sp!ilr..as i pada unggas dengan spesifikasi : Farmakckinetik
Fc: rr:'ak:::dinamik !:1dii<:si
Konua ir:Cikasi Dos;s :ran~ disarankan da n ura ian penetapan dosis W ithdra-·.v::l Time
Terima kEsih atas perhatiannya .
.
PT. Pyridam Veteriner Drh. Laila R. Herlina
j No .
A~~~ :
1?>\..\J - C~%3
29 Lampi ran 9. Contoh surat kcl uar mengenai jasa pengiriman daftar display
5'1I OIJT/J! R/lai/':xbl. DEPARTEMEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN BALAI PENELITIAN VETERINER Jalan R .E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151 Telepon : (0251) 334456.331048 Fax : (0251) 336425 E·mail : balitvet @indo.netid
Bogor, 17 Januari 2002
It}
]'.; o.
: H:V1.430.0201.9.2
Lampi ran l'
: Pcngiriman hasil fotokopi
Kepada Yth . Bapak Drh. Surung Karo-Karo, MS Jl. Sunu Komp. U};HAS Blok BXIO Makasar SULSEL
Bersama ini kami kirimkan I kami beritahukan : (I) B iaya fotokopi 211 Iem bar I - 10 lbr
=
Rp. 2.500,-
= Rp. 30.150,-
201 lbr x Rp. 150,-
= Rp 1.500,-
(2) Biaya I Ji! i2 ri;:> is
It- sw,,.
(3) Biaya peng 1nr.;an
=
Rp .
(4) Biaya yang Bapak harus bayar
=
Rp . )/ .
b\fi,,.
I
/
ov
/
..J\\'
¥?
Harap kirimkan ke BRI BOGOR CABA?\G DE\VISARTIKA dengan nomor rekening: 0012 .01.00406450.8 at as nama SRI PLR\\'ATI, atau melalui \\.ESEL POS . Jika mcngirimkan uang harap menyebutkan nomor surat 1111.
a.n Kepala Balai Kepala lnstalasi Perpustakaan
~.~ Ny.Zakiah Muh:~jan, SS. N IP.080026817 l'
n•~·-..,
,., ,.._..,,., •
,/~~~":~~}\
.
,. :"' ; \. i) •• 0 .
'.
•"
~
] ~- j:
_: :·:: :' ~·
/ ·'-<·-~!
30
Lampi ran I 0. Contoh surat keluar mengenai jasa pengiriman daftar display
l()f;/OW/!J/1/.f~ DEPARTE:MEN PERTANIAN
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PERTANIAN BALAI PENELITIAN VETERINER Jalan R.E. Martadinata 30 Bogor 16114. Kotak Pos 151 T~epon :(0251)334456.3310~8 Fax : (0251) 336425 E-mail : balitvet @indo .net id
HM.430.0?.02.9.2.~6/LG)
No . _: Lampi ran Peri hal : Pengirim an Daftar Display
8ogor. 18 rebruari 2002
Kepada Yth . lbu Drh. Citra Noviana PT. Avindo Perdana 8ahtera Mulia 8SD Sektor 1-1 Utara Blok RCJ/7 St:rpong Tangerang
Bersama ini kami kir ir.1 k.an I kami beritahukan: ( I) Deposit I bu tenc.nggal 14/0 112002
•= Rp. -U .9UO.-
(2) Biaya penelusurc.n dan temuan artikel
= Rp.
(J) 8 iaya fotokopi daftar display+ biaya pengiriman
= Rp.
10.000,-
(-l) Sisa deposit lbu tenanggal 18/02/2002
= Rp.
3.3.900,-
Harap kirimkan ke aiamat Pe1:pustakaan l3alai Penelitian Vcterincr. Jika mengirimkan uang !wrap menyebutkan nomor surat ini .
a.n Kepala Balai Kepala Sub Seksi Perpustakaan
~- ~
. .. ~ ~~·r.r•cl~!i;m J.. \ r j/<.:5'-'~~- 1_:~~-)> . :.;."S/ -- .,_,_\ , ::1
., -::: \
Ny.Zakiah Muhajan, SS. NIPnRnrnr.S!I'1
Y. ,(_. '··,· ~I · • ,...
'\?.,~
i.!"''"'j
ckrtncr
I
" :
j :~; .'.·. I
,./ .::.· /
.... . '"":. ~ ··~ ...~:
,. ....
31
Lampi ran I I. Contoh sural kcluar mengcnai pcngiriman buku
63jourIP( /W/11~9G/. MINISTRY OF AGRICULTURE
AGENCY FOR AGRICULTURAL RESEARCH AND DEVELOPMENT RESEARCH INSTITUTE FOR VETERINARY SCIENCE
-
Jalan R.E. Martadinata 30 Boger 16114, Kotak Pos 151 Telepon : (0251) 334456, 331048 Kawat BALITVET BOGOR Telex : 48304 bpph bg ia Fax (0251)336425 E-mail : balivet @indo.net.id Your ref. :Invoice no.R 232404 Account 15151 Our ref. :HM430.2001 .9.2 ... 1
)r· January 25, 2001
FAX (215) 3862911 INSTITUTE FOR SCIENTIFIC INFORMATION 3501 Market Street, Phila.PA 19104, USA /
Dear Madam/Sir,
I would like to notify you that I am going to send our remittance for subscribing CCOD Life Sciences/Abst LS-DA Windows for 2001 to you, as soon as our Head Finance Department authorizes the spending of our library budget, which will take effect in the first quarter of 2001 . I hope t:ti s letter will clarify you why I have not yet send our remittance for the abovementioned publication.
pfG~~:.O~c~~!or, 'l_ ...Ttle1lb afJp~, /·/.,-/ ..._., ··'....-tr-,- . . (} . .-1,' "... \ I.:: I /.
{' ~::.-/ txlr.S:~~~~ah .~IJI;ifjan, SS
\.,. ::.('.
~ ~,-.-.~~::.f,c<
i ~ );
\'. \ :4:::/ ! " -~~\~'
-~
'\-...\-/. {,....... . . . . . . ' ···
l;c ;.
.·'...=- ,_;/
·G /. ''· ··:.y r r·p :o ""~ '~ •.1 .·
--
