PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA DI PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI BALAI BAHASA YOGYAKARTA LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Studi D3 Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Disusun oleh Irfan Fahrizal NIM 10130012
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 2013 i
ii
iii
MOTTO
Ilmu Tak Akan Pernah Punah Dalam Usia
iv
PERSEMBAHAN
Laporan tugas ini penulis persembahkan untuk : 1. Ibunda tercinta yang sudah melahirkanku dan selalu menjadi peneduh hidupku dalam doa-doa beliau. 2. Ayahanda yang aku hormati yang selalu menjadi tiang bagiku dalam kehidupan selama ini dan selalu melantunkan namaku dalam doa beliau. 3. Semua
Kakanda,
Rifki,
Anas
yang
selalu
mendukungku
dalam
mencari ilmu dan menggapai cita-citaku. 4. Kekasihku Adinda Nurul Fashichah yang selalu memberikan motifasi untuk menyelesaikan laporan ini. 5. Teman-teman
mahasiswa
D3
Program
Studi
Perpustakaan
dan
Informasi Islam: Zaini, Restu, Furqon, Jundy, Yusuf, Aji, Bagas, dan teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Semoga persahabatan kita semua tak akan hilang karena jarak dan waktu. Teman adalah sahabat, sahabat adalah keluarga
v
vi
KATA PENGANTAR
Alhamdulilah, memberikan
rahmat
segala dan
puji
hanya
hidayah-Nya.
milik
Allah
Sholawat
SWT,
serta
yang
salam
telah
senantiasa
tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga, sahabat,
dan
semoga melimpah pada kita umatnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan
Praktik
Kerja
Lapangan
yang
berjudul
“Pengolahan
Terbitan
Berkala di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta” untuk memenuhi syarat
kelulusan program
studi Diploma 3 Perpustakaan dan
Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Banyak pihak yang telah ikut membantu dalam penyusunan laporan ini baik langsung maupun tidak langsung, untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih yang setulus-tulusnya kepada: 1. Ibu Dr. Hj. Siti Maryam, M.Ag, Selaku dekan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kaliijaga. 2.
Ibu
Puji
Lestari,
M.Kom.,
selaku
ketua
Program
Studi
D3
Perpustakaan dan Informasi Islam. 3.
Ibu Dra. Labibah, M.Lis., selaku dosen pembimbing.
4.
Bapak Anis Masruri, S.Ag, S.IP, M.Si, selaku dosen penguji. vii
5.
Seluruh
staf
pengajar
di
Program
Studi
D3
Perpustakaan
dan
Informasi Islam Fakultas Adab dan Ilmu budaya. 6.
Bapak Drs. Tirto Suwondo, M.Hum, selaku kepala Balai Bahasa Yogyakarta
yang
telah
memberikan
izin
guna
melakukan
Praktek
Kerja Lapangan. 7.
Ibu Suspri Handani, BA, selaku kepala Perpustakaan dan penanggung jawab Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta, dan telah membimbing penulis
dalam
melaksanakan
praktek
kerja
secara
langsung
di
perpustakaan. 8.
Ibu Susam selaku pegawai Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarata yang membimbing dan membantu kami dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
9.
Semua pegawai, staf karyawan dan peneliti Balai Bahasa Yogyakarta.
10. Kedua orang tua, bapak Miftakhunnajah dan Ibu Ardinah yang selalu menuntunku dalam segala hal dalam kebaikan. 11. Kekasih
Nurul
Fashichah
yang
selalu
setia
bersama
dalam
menyelesaikan Tugas Akhir ini. 12. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
viii
Penulis menyadari bahwa dalam penulis laporan ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, maka penulis mengharapkan saran kritiknya
dan
pembaca
serta
semoga untuk
laporan
ini
bermanfaat
pengembangan
ilmu
bagi
penulis
perpustakaan
khususnya,
terutama
di
Indonesia.
Alhamdulillahirobbal‟alamin. Yogyakarta, 3 Juni 2013
Penulis
ix
ABSTRAK Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi di perpustakaan mempunyai karakteristik tersendiri. Terbitan berkala merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini direncanakan untuk terbit terus-menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya disebut „redaksi‟. Keaktualan muatan yang terkandung dalam terbitan berkala jurnal misalnya, menuntut kecepatan pengolahan sebagai temu kembali informasi agar cepat sampai dan digunakan oleh pemakai informasi. Dalam melakukan penelitian Pengelolaan Terbitan Berkala di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta, penyusun menggunakan sistem studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari, mendalami, dan mengutip teori-teori atau konsep-konsep dari sejumlah literatur, baik buku, jurnal, majalah, koran, atau karya tulis lainnya yang relevan dengan topik, fokus atau variabel penelitian. Penulis melakukan pengamatan secara langsung di lapangan yaitu dengan mengamati sikap dan perilaku individu yang ada di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Dalam penelitian ini juga melakukan wawancara Dengan demikian peneliti mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dari hasil wawancara pada pihak yang terkait yang berpengaruh terhadap kebijakan pengelolaan terbitan berseri Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Hasil Penelitian ini menyimpulkan bahwa proses pengelolaan Terbitan Berkala di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta meliputi: Pemeriksaan, Pemberian tanda (Cap/Stempel), Pencatatan, Pembuatan kartu katalog, Pembuatan indeks, Penyimpanan dan penyortiran, Penjilidan, Pengolahan kliping.
Kata Kunci : Pengelolaan Terbitan Berkala dan Terbitan Berkala
x
`DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................................
i
HALAMAN NOTA DINAS ............................................................................
ii
HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................
iii
HALAMAN MOTTO .......................................................................................
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................
v
HALAMAN PERNYATAAN .........................................................................
vi
KATA PENGANTAR ......................................................................................
ix
ABSTRAK……………………………………………………………………
x
DAFTAR ISI ....................................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................
xv
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................
xvi
BAB I
PENDAHULUAN ...................................................................
1
1.1 Latar Belakang ....................................................................
1
1.2 Rumusan Masalah ...............................................................
4
1.3 Ruang Lingkup ....................................................................
5
1.4 Tujuan dan Manfaat .............................................................
5
1.5 Waktu dan Tempat PKL ......................................................
6 xi
1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data ..............................
6
1.6.1
Studi Pustaka ..................................................................
6
1.6.2
Pengamatan ....................................................................
7
1.6.3
Dokumentasi ….………………………………………
7
1.6.4
Wawancara ...................................................................
8
1.7 Sistematika Penulisan Laporan ............................................ BAB II
8
LANDASAN TEORI ………………………………………... 2.1 Pengertian Terbitan Berkala .................................................
11
2.2 Fungsi Terbitan Berkala .......................................................
12
2.3 Karakteristik Terbitan Berkala .............................................
13
2.4 Jenis Koleksi Terbitan Berkala ............................................
13
2.5 Pengolahan ...........................................................................
15
2.5.1 Pengolahan Terbitan Berkala ……....................................
17
2.5.1.1 Pemeriksaan ...................................................................
17
2.5.1.2 Pemberian Tanda (Cap Stempel) ...................................
17
2.5.1.3 Pencatatan .....................................................................
18
2.5.1.4 Pencatatan Pada Buku Investasi ....................................
18
2.5.1.5 Pembuatan Kartu Katalog ..............................................
19
2.5.1.6 Penyimpanan dan penyortiran ........................................
20
2.5.1.7 Penjilidan ........................................................................
21
2.5.1.8 Pembuatan Indeks ..........................................................
22 xii
BAB III
GAMBARAN UMUM BALAI BAHASA YOGYAKARTA ……………................................................................................
24
3.1 Sejarah Balai Bahasa Yogyakarta .......................................
24
3.1.1. Kedudukan ...................................................................
25
3.1.2. Visi dan Misi .................................................................
26
3.1.3. Tugas dan Fungsi ..........................................................
27
3.2 Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta
BAB IV
…….....................................................................................
27
3.2.1. Latar Belakang ..............................................................
27
3.2.2. Visi dan Misi .................................................................
28
3.2.3. Koleksi ..........................................................................
29
3.2.4. Fasilitas .........................................................................
29
3.2.5. Waktu dan Pelayanan ....................................................
30
3.2.6. Sistem Layanan .............................................................
30
PEMBAHASAN ......................................................................
32
4.1 Pengelolaan Terbitan Berkala di Balai Bahasa Yogyakarta …………………………………………………………….
33
4.1.1
Pemeriksaan ..................................................................
34
4.1.2
Pemberian Tanda (Cap/Stempel) ..................................
34
4.1.3
Pencatatan ......................................................................
35 xiii
4.1.4
Pembuatan Kartu Katalog ...............................................
37
4.1.5
Pembuatan Indeks ...........................................................
38
4.1.6
Penyimpanan dan Penyortiran ........................................
38
4.1.7
Penjilidan ........................................................................
39
4.1.8
Pengelolaan Kliping .......................................................
41
4.1.8.1 Pemeriksaan …………………………………………...
42
4.1.8.2 Penjilidan ………………………………………………
42
4.1.8.3 Pemberian Tanda (Cap atau stempel) ………………….
43
4.1.8.4 Pencatatan ……………………………………………...
43
4.1.8.5 Pembuatan Kartu Katalog ………………………………
43
4.1.8.6 Penyimpanan …………………………………………...
43
4.2 Kendala Pengolahan Terbitan Berkala .................................
43
4.2.1
Kendala Faktor Internal ..................................................
44
4.2.2
Kendala Faktor Eksternal ...............................................
45
PENUTUP ................................................................................
46
5.1 Simpulan ...............................................................................
46
5.2 Saran ......................................................................................
47
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................
49
LAMPIRAN ........................................................................................................
50
BAB V
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
: Ruang pengolahan, buku inventaris ........................................... 36
Gambar 2.
: Ruang pengolahan, Kolom-kolom input data ke software SENAYAN ................................................................................ 36
Gambar 3.
: katalog manual terbitan berkala ................................................. 38
Gambar 4.
: Contoh label pembendelan terbitan berkala ..............................
Gambar 5.
: Ruang terbitan berkala, majalah yang telah dijilid bendel ......... 41
40
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1.
Koleksi Terbitan Berkala Perpustakaan ............................... 51
Lampiran 2.
Contoh Stempel Perpustakaan ............................................. 57
Lampiran 3.
Catalog menggunakan system automasi senayan ................ 58
Lampiran 4.
Contoh Label Terbitan Berkala ........................................... 59
Lampiran 5.
Locker Katalog Manual ....................................................... 60
Lampiran 6.
Proses Pelabelan Koleksi ..................................................... 61
Lampiran 7.
Koleksi Naskah-naskah Kuno ............................................. 63
Lampiran 8.
Data Jumlah Pengunjung Perbulan ……………………….. 64
Lampiran 9.
Buku Tamu ……………………………………………….. 65
Lampiran 10. Slip Peminjaman Koleksi ………………………………… 68 Lampiran 11. Koleksi Buku dan Majalah Pameran ……………………... 69 Lampiran 12. Aksara-aksara Daerah Di Indonesia ……………………… 70 Lampiran 13. Kliping …………………………………………………… 72 Lampiran 14. Foto Pengunjung dan Peneliti ……………………………. 74
xvi
BAB I PENDAHULUAN
1.1
LATAR BELAKANG Arus informasi dan komunikasi akan semakin deras dengan berkembangnya pada zaman modern saat ini, sering juga meningkatnya berbagai macam bentuk penerbitan. Dari penerbitan monografi, majalah, jurnal ataupun bentuk terbitan berkala lainnya. Pada
penjelasan
selanjutnya dinyatakan bahwa penelitian dapat terpenuhi dalam proses pengumpulan data perlu adanya sumber-sumber yang di perlukan pemakai. Fungsi informasi pada perpustakaan khusus merupakan ciri utama. Fungsi tersebut yang dapat membedakan perpustakaan khusus dengan
jenis
perpustakaan
yang
lain. Setiap
perpustakaan
diselenggarakan dengan maksud dan tujuan tertentu. Oleh karena itu, ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada setiap jenis perpustakaan. Akan tetapi, secara umum setiap perpustakaan khusus mempunyai
fungsi
yang
sama,
yaitu
penyimpanan,
pendidikan,
penelitian, informasi, dan rekreasi kultural. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis
1
terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. (Panduan Koleksi Perpustakaan Khusus, 1992) Pengertian perpustakaan itu sendiri oleh Sulistyo-Basuki (1991) didefinisikan “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung,
ataupun
gedung
itu
sendiri
yang
digunakan
untuk
menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembacanya, bukan untuk dijual”. Buku di sini sengaja ditulis tebal karena
yang
dimaksud buku di sini mencakup pengertian yang sangat luas termasuk buku itu sendiri (dalam arti sempit seperti monograf, buku teks dan lain-lain), majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip (naskah), lembaran musik, berbagai karya media audiovisual, seperti film,
mikrofis
dan
mikroburam
(micro
opaque).
Semua
bahan
tersebut adalah koleksi perpustakaan, yang diadakan oleh pihak perpustakaan baik dengan cara membeli, tukar menukar, maupun hadiah untuk digunakan oleh pembaca atau pengguna perpustakaan. Perpustakaan sebagai kumpulan materi tercetak dan media non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai (Sulistiyo-Basuki.1991:4). Dengan kata lain perpustakaan sebagai wadah informasi dituntut untuk senantiasa mengikuti perkembangan zaman, baik dalam pengolahan, layanan, pengadaan ataupun aktifitas perpustakaan lainnya demi kepuasan pemakai.
2
Lasa Hs (2007:60), menyebutkan bahwa terbitan berseri memiliki peran penting yaitu: memberikan ruang untuk menampung ide/gagasan/ pengalaman beberapa orang, menyampaikan gagasan/ide/penemuan baru dalam bidang tertentu, memberikan gambaran/potret peristiwa, kejadian, situasi yang terjadi dalam berbagai bidang, dan berfungsi sebagai media komunikasi dua arah. Oleh sebab itu, koleksi terbitan berseri harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga sesuai dengan kebutuhan pengguna dan layanan terbitan berseri dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil guna. Dalam buku Pengelolaan Terbitan Berkala (1996:3), disebutkan pengertian Menurut ALA Glossary of Library Term, serial adalah suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas-batas waktu tertentu. Terbitan berseri atau serial ini meliputi terbitan berkala (periodicals) atau secara umum di Indonesia dikenal dengan majalah, terbitan tahunan atau annual (seperti laporan tahunan, dan buku tahunan atau yearbooks dan sebagainya), memoir, prosiding, dan transaction. Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi di perpustakaan mempunyai karakteristik tersendiri. Terbitan berkala merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini direncanakan untuk terbit terus-menerus dalam jangka waktu
3
yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya disebut „redaksi‟ (Lasa HS.1994:13). Keaktualan muatan yang terkandung dalam terbitan berkala jurnal misalnya, menuntut kecepatan pengolahan sebagai temu kembali informasi agar cepat sampai dan digunakan oleh pemakai informasi. Balai Bahasa Yogyakarta adalah lembaga/institusi pemerintah yang mempunyai tugas melaksanakan pengkajian, pengembangan, dan pembinaan bahasa dan sastra di daerah. Memiliki perpustakaan khusus yang sebagian besar koleksinya berupa buku, manuskrip, dan dokumen kebahasaan dan kesastraan. Maka penulis tertarik dengan tema “Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai
Bahasa
Yogyakarta”
terutama
dalam
pengarsipan dan
pendokumentasian, pengolahan, penempatan ruangan, penelitian dan pengembangan. Selain itu penulis juga tertarik mengetahui faktor pendukung dan hambatan-hambatan yang dialami selama mengerjakan pengelolaan terbitan berseri. Karena dengan adanya pengelolaan yang baik maka akan menghasilkan perpustakaan khusus yang langka. 1.2
RUMUSAN MASALAH Dari latar belakang tersebut di atas, dapat diketahui bahwa cakupan permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini adalah: 1. Bagaimana proses pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta?
4
2. Kendala apa saja yang dihadapi selama ini dalam pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta? 1.3
RUANG LINGKUP Dalam
penyusunan
laporan
tugas
akhir
ini
pembahasan
dibatasi masalah “Pengelolaan Terbitan Berseri”. Dalam hal ini penyusun
memberikan
pembatasan
terhadap
permasalahan
yang
ditemukan menurut analisis penyusun, hanya mengenai pengelolaan terbitan
berseri
di
Perpustakaan dan Dokumentasi Balai
Bahasa
Yogyakarta. 1.4
TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan yang dicapai dari pembahasan laporan ini, adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui proses pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta. 2. Mengetahui kendala-kendala dalam pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta. Manfaat yang diperoleh setelah dilakukan pembahasan laporan ini, yaitu: 1. Sebagai media melatih diri dan mengembangkan kemampuan dalam
menerapkan
materi
dan
teori-teori
khususnya
tentang
pengelolaan terbitan berseri selama menimba ilmu di perkuliahan.
5
2. Mempersiapkan diri dan belajar menjadi tenaga Ahli Madya yang terampil. 3. Penulis mampu memahami kelemahan dan hambatan-hambatan yang dihadapi perpustakaan, sehingga dijadikan sebagai wacana dalam mengembangkan ide-ide dan pertimbangan serta pemikiran untuk kemajuan Perpustakaan yang bersangkutan. 4. Penulis akan mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja mengenai bidang-bidang
yang
terkait
dengan
perpustakaan,
khususnya pengelolaan terbitan berseri yang dapat menunjang keprofesionalan praktik kelak setelah memasuki dunia kerja yang belum didapat sebelumnya. 1.5
WAKTU DAN TEMPAT PKL Praktik Kerja Lapangan (PKL) bertempat di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang beralamatkan di Jln. I Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55224. Praktik kerja lapangan tersebut dilaksanakan selama dua bulan, yakni mulai 11 Maret 2013 sampai 11 Mei 2013. Praktik Kerja Lapangan dimulai dari jam 08.00 – 16.00 WIB setiap hari Senin- Kamis, untuk hari jumat dimulai dari jam 08.00 – 16.30.
1.6 1.6.1.
METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari, mendalami, dan mengutip teori-teori atau konsep-konsep dari sejumlah literatur, baik buku, 6
jurnal, majalah, koran, atau karya tulis lainnya yang relevan dengan topik, fokus atau variabel penelitian (Roseeha, 2010: 14) 1.6.2.
Pengamatan Pengamatan adalah metode pengumpulan data dimana peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian. Penyaksian terhadap peristiwa-peristiwa itu bisa dengan melihat, mendengarkan, merasakan, yang kemudian dicatat seobyektif mungkin (W. Gulo, 2007: 116). Penulisan melakukan pengamatan secara langsung di lapangan yaitu dengan mengamati sikap dan perilaku individu yang ada di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Metode ini penulis gunakan untuk mengumpulkan data-data hasil pengamatan tentang hal-hal yang dapat memberikan informasi kepada penulis yang berkaitan dengan tema pembahasan dalam penyusunan laporan ini.
1.6.3.
Dokumentasi Moehnilabib (1997:89) menyebutkan teknik dokumentasi dibagi menjadi dua, yaitu dokumen dalam arti sempit dan dokumen dalam arti luas. Dokumen dalam arti sempit dan dokumen dalam arti sempit adalah dokumentasi sebagai pengumpul data apabila informasi yang dikumpulkan bersumber dari dokumen (buku, jurnal, surat kabar, majalah, dan lainlain). Sedangkan dokumentasi dalam arti luas meliputi foto, rekaman dalam kaset, video, disc, artifact, dan lain-lain.
7
Dalam pelaksanaannya penulis menggunakan metode dokumentasi baik dokumen dalam arti sempit maupun luas. Metode ini dilakukan mengumpulkan data-data dan informasi guna penyusunan laporan ini. 1.6.4.
Wawancara Estenberg (2002) dalam Sugiyono (2009:72) mendefinisikan wawancara sebagai pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topic tertentu. Sedangkan Stainback (1988) mengemukakan bahwa dengan wawancara, maka peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi, dimana hal ini tidak bisa ditemukan hanya dengan observasi. Dengan demikian peneliti mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dari hasil wawancara pada pihak yang terkait yang berpengaruh terhadap kebijakan pengelolaan terbitan berseri perpustakaan.
1.7.
SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN Untuk mempermudah dalam memahami isi dari laporan ini, maka penulis menyusun rumusan sebagai berikut: BAB I
PENDAHULUAN Menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang
lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, waktu, dan tempat pelaksanaan, metode dan teknik pengumpulan data, sistematika penulisan laporan. BAB II
LANDASAN TEORI
8
Menjelaskan tentang landasan teori yang digunakan untuk menganalisis mengenai penelusuran-penelusuran yang mengambil tema tentang Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Landasan teori ini membahas tentang pengertian pengelolaan terbitan berseri. Kegiatan pengelolaan terbitan berseri meliputi: Pengarsipan
dan
pendokumentasian,
pengolahan,
penempatan ruang koleksi, penelitian dan pengembangan. BAB III
GAMBARAN UMUM Bab ini berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan Perpustakaan
dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang mencakup: sejarah singkat, fungsi Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta, tujuan Perpustakaan, struktur organisasi, staf personalia, koleksi sarana dan prasarana, anggaran, waktu pelayanan, kegiatan inti, dan tata tertib. BAB IV
PENGELOLAAN
TERBITAN
BERSERI
DI
PERPUSTAKAAN BALAI BAHASA YOGYAKARTA Bab ini berisi tentang pembahasan atau analisa dari pengelolaan terbitan berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang mencakup Pengarsipan
dan
pendokumentasian,
pengolahan, penempatan ruang koleksi, penelitian dan pengembangan. Serta faktor pendukung dan kendala-kendala dalam pengelolaan terbitan berseri Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. BAB V
PENUTUP
9
Bab ini menjelaskan hasil laporan yang dilengkapi dengan kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir laporan PKL terdapat daftar pustaka dan lampiran-lampiran untuk menjelaskan laporan ini.
10
BAB V PENUTUP
5.1. Simpulan Dari
pembahasan
pengolahan
terbitan
berkala
di
Perpustakaan
Balai Bahasa Yogyakarta, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.
Koleksi
Terbitan
berkala
di
Perpustakaan
Balai
Bahasa
Yogyakarta merupakan koleksi dari langganan dan hadiah, yang diadakan dari pihak Balai Bahasa Yogyakarta kepada agen-agen penyedia
informasi
memperbaharui
dan
terbitan
berkala
menyediakan
yang
informasi
bertujuan
yang
tajam,
aktual,dan akurat. Selain itu Balai Bahasa juga mendapat koleksi terbitan
berkala
dari
pihak
luar
sebagai
hadiah
dari
Dinas
Kebudayaan, BPAD. 2.
Proses pengolahan terbitan berkala yang dilakukan di Balai Bahasa
Yogyakarta
(Cap/Stempel), indeks,
meliputi:
Pencatatan,
Penyimpanan
dan
Pemeriksaan,
Pembuatan
kartu
penyortiran,
Pemberian katalog,
Penjilidan,
tanda
Pembuatan Pengolahan
kliping. Sistem pendukung pengolahan bahan pustaka berbasis IT (Information Technology) Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta menggunakan beberapa unit komputer dan juga software otomasi
46
perpustakaan yang disebut dengan SENAYAN dalam entri data koleksi serta kegiatan lainnya. 3. Kendala yang dihadapi di Balai Bahasa Yogyakarta pada bagian pengolahan terbitan berkala ini sangat bervariasi. Hal ini dapat dilihat mulai dari SDM pengelola yang kurang kosisten sampai sarana
dan
prasarana
yang
kurang
lengkap.
Bahkan
anggaran khusus untuk terbitan berkala juga tidak
masalah
dianggarkan
secara khusus oleh pihak lembaga. 5.2. Saran Sebagai
Perpustakaan
yang
memiliki
dan
menyediakan
koleksi
terbitan berkala, maka sia-sia jika koleksi tersebut tidak dikembangkan dengan
baik.
Adapun
beberapa
saran
penulis
yang
mungkin
dapat
dipertimbangkan yaitu sebagai berikut: 1. Proses
pengolahan
terbitan
berkala
memang
membutuhkan
konsitensi, ketelitian, dan ketlatenan. Untuk itu, SDM pengolah harus lebih peka dan mengetahui tanggung jawabnya, agar koleksi lebih
terjaga
dan
terawat.
Diadakan
penambahan
pegawai
profesional yang berpendidikan perpustakaan. Selain itu, ruangan yang diolah
terkadang sebaiknya
berantakan karena dirapikan
kembali
adanya
koleksi yang
belum
agar
perpustakaan
terlihat
menarik, rapi, dan nyaman. Dan juga masalah peralatan untuk penjilidan/pembendelan
koleksi
ini
agar
dikerjakan
sendiri
oleh
47
petugas,
jangan
dibendel
oleh
percetakan
khusus
agar
tidak
mengeluarkan dana terlalu banyak dalam penjilidan. 2. Alokasi
dana
yang
dikhususkan
untuk
perpustakaan
sebaiknya
untuk terbitan berkala dan pengolahannya, diadakan lagi anggaran pertahunnya
dan
dianggarkan
bertambah
sehingga
khusus,
menarik
agar
pengunjung,
koleksi
yang
sehingga
ada
koleksi
banyak yang membaca dan dapat lebih membantu proses belajar dan penelitian di Perpustakaan. 3. Memperhatikan
sarana
dan
prasarana
terbitan
berkala
di
Perpustakaan Balai Bahasa. Khusus untuk koleksi terbitan koleksi agar rak tertata rapi diruangan khusus koleksi ini. Rak majalah harus
berbentuk
dua
sisi
dan
lebih
diperhatikan
lagi
dalam
penataannya. Dan untuk diberi mesin fotocopy agar memudahkan petugas dalam memperbaharui sampul koleksi terbitan berkala dan koleksi lainnya yang telah rusak atau sobek, manfaat lain juga memudahkan
bagi
tidak
menunggu
biasa
dilakukan
pengunjung beberapa oleh
yang
ingin
hari untuk
petugas
untuk
memfotocopy
mengambil,
karena
memfotocopy
agar telah
ditempat
fotocopy luar lingkungan Balai Bahasa. 4. Dalam sistem peminjaman, petugas untuk peminjam khusus para peneliti
agar
lebih
ditegaskan
dan
konsekuen dalam mengembalikan koleksi
ditekankan
untuk
lebih
supaya tidak semena-
mena dalam meminjam buku dan tidak adanya kehilangan buku.
48
DAFTAR PUSTAKA
Depdikbud. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Lasa, Hs. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Penerbit Kanisius. Saleh, Abdul Rahman & Yuyu, Yulia Toha. 1996. Pengelolaan Terbitan Berseri. Jakarta: Universitas Terbuka. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi. P. Sumardji. 1978. Mengelola Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.
49
LAMPIRAN
50
Lampiran 1 Koleksi Terbitan Berkala di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta
51
52
53
54
55
56
Lampiran 2 Contoh Stempel Perpustakaan
57
Lampiran 3 Catalog menggunakan system automasi Senayan 3- Stable 15
58
Lampiran 4 Contoh Label Terbitan Berkala
Sumber label jurnal widyaparwa di perpustakaan Balai Bahasa
59
Lampiran 5 Locker Katalog Manual
60
Lampiran 6 Proses Pelabelan Koleksi
61
62
Lampiran 7 Koleksi Naskah-naskah Kuno
63
Lampiran 8 Data Jumlah Pengunjung Perbulan
64
Lampiran 9 Buku Tamu
65
66
67
Lampiran 10 Slip Peminjaman Koleksi
68
Lampiran 11 Koleksi Buku dan Majalah Pameran
69
Lampiran 12 Aksara-aksara Daerah Di Indonesia
70
71
Lampiran 13 Kliping
72
73
Lampiran 14 Foto Pengunjung dan Peneliti
74
