PENGOLAHAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT SENI INDONESIA YOGYAKARTA LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Studi Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Disusun oleh: Marwoto NIM 10130072
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 2013
i
ii
iii
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa laporan PKL dengan judul ”Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta” ini adalah benar-benar karya saya sendiri, bukan penjiplakan, baik secara keseluruhan maupun sebagian. Karya ini juga belum pernah saya ajukan sebagai salah satu persyaratan akademik di perguruan tinggi mana pun. Sepanjang pengetahuan saya tidak terdapat tulisan atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis diacu dalam naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka. Atas pernyataan ini, saya siap menanggung risiko/sanksi yang dijatuhkan apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran etika keilmuan dalam karya saya ini, atau ada klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya saya ini.
Yogyakarta, 29 Mei 2013 Yang menyatakan,
Marwoto NIM: 10130072
iv
MOTTO
What you give, what you get. Every cloud has a silver lining. When the night seems to be its darkest, it means the sun will soon rise up. Press ahead. Don’t give up!
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Untuk kedua Orangtuaku, “Kasih sayangmu tak tergantikan.”
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur alhadulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat, taufiq dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan PKL dan penulisan laporan PKL ini dengan baik. Laporan PKL dengan judul ”Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala Di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta” ini, disusun untuk melengkapi dan memenuhi salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Perpustakaan dan Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Dalam pelaksanaan PKL dan penulisan laporan ini, penulis telah dibantu oleh berbagai pihak, oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Ibu Dr. Hj. Siti Maryam, M.Ag. sebagai Dekan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 2. Ibu Puji Lestari MT, sebagai Ketua Program Studi Perpustakaan dan Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. vii
3. Ibu Siti Rohaya, S.Ag., MT, sebagai Dosen Pembimbing Lapangan yang telah memberikan bimbingan dan arahan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik. 4. Bapak M. Ainul Yaqin, S.Pd., M.Ed., sebagai Dosen Penguji yang telah banyak memberikan masukan, kritikan sehingga laporan ini menjadi lebih baik. 5. Bapak Drs. Jono, sebagai Kepala UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan PKL di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. 6. Ibu Samiyati, S.Sos., sebagai Pembimbing Lapangan yang telah banyak membantu pelaksanaan PKL di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. 7. Bapak Drs. RM. Sedianto Soetio, sebagai Ketua Yayasan Notokusumo, yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk belajar. 8. Ibu Endang Sumirih, BSc., S.Pd., M.Kes., sebagai Direktur AKPER Notokusumo Yogyakarta, yang telah mendukung penulis untuk melanjutkan studi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 9. Bapak Drs. Purwono, SIP., M.Si., sebagai Kepala Perpustakaan AKPER Notokusumo Yogyakarta yang telah memberi semangat kepada penulis untuk terus belajar. 10. Teman kolega Ulfah Nur Rohmah, Sutri Widiastuti, A.Md., sebagai staf Perpustakaan AKPER Notokusumo Yogyakarta.
viii
11. Semua Pustakawan di Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, yang telah menyediakan sumber informasi. 12. Semua Pustakawan dan pegawai di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, yang telah menerima kami dengan baik serta berbagi ilmu dan pengalamannya. 13. Orangtua penulis, semua saudara penulis yang telah memberi kekuatan kepada penulis untuk menggapai cita-cita. 14. Teman satu kelompok, Zany dan Iin, atas kebersamaannya. 15. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu baik secara moril maupun materiil dalam penyusunan laporan tugas akhir ini.
Yogyakarta, 29 Mei 2013 Penulis,
Marwoto
ix
INTISARI Marwoto, (10130072) 2013. “Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta.” Laporan Praktek Kerja Lapangan. Yogyakarta: Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini bertujuan untuk mendeskripsikan pengolahan koleksi terbitan berkala, khususnya di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Sehubungan dengan tujuan tersebut, maka ada dua hal yang menjadi pokok masalah yang akan dibahas. Pertama, bagaimanakah pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta? Kedua, kendala apa yang dihadapi dalam Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta? Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, penulis menerapkan empat metode pengumpulan data yaitu: metode observasi, metode wawancara, studi kepustakaan dan metode dokumentasi. Adapun kerangka dasar teori pengolahan terbitan berkala, penulis menggunakan teori menurut Lasa HS dalam bukunya: Pengelolaan Terbitan Berkala. Menurut teori tersebut, pengelolaan terbitan berkala untuk jenis majalah/jurnal meliputi: pemeriksaan, pemberian cap, pencatatan, pembuatan kartu katalog, fotokopi artikel menarik, fotokopi daftar isi, pembuatan indeks, pemajangan/display, penyortiran dan penyimpanan, serta penjilidan. Pengolahan surat kabar dan tabloid meliputi: pemeriksaan, pencatatan dan pemajangan/display. Hasil temuan di lapangan, pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta, sebagian besar sudah dilakukan sesuai dengan teori. Kegiatan pengolahan terbitan berkala di UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta meliputi: pemeriksaan, pemberian stempel, inventarisasi, pencatatan di kartu kendali, pembuatan indeks artikel terpilih, publikasi koleksi melalui website, pemajangan/display, penyortiran dan penyimpanan, dan penjilidan. Namun demikian ada beberapa hal yang tidak sesuai dengan teori, yaitu: tidak dilakukan pembuatan kartu katalog, fotokopi artikel dan daftar isi majalah diganti dengan publikasi koleksi melalui website perpustakaan: http://www/lib.isi.ac.id.
Kata kunci: pengolahan koleksi, terbitan berkala, periodikal, serial x
ABSTRACT Marwoto (10130072), 2013.”The processing of periodicals collection at the Library of Indonesian Art Institute of Yogyakarta. Yogyakarta: State Islamic University of Sunan Kalijaga.
This practical report aims to describe how is the processing activity of periodicals collection at the Library of Indonesian Art Institute of Yogyakarta. There are, therefore, two main problems to figure out. They are how is the processing activity of periodicals collection at the Library of Indonesian Art Institute of Yogyakarta, and what are its obstacles. In order to reach the aims, the writer uses four methods in collecting the data needed. The methods comprise observation, interview, literary study and documentation study. While the mainframe theory of the periodicals processing, the writer uses Lasa HS’s theory in managing periodicals. The theory says that the processing periodicals collection comprise checking, stamping, data recording, cataloguing, copying of articles, copying table of content, indexing, displaying, sorting and storing, and binding. The finding in the field – the periodicals processing, mainly it fit with the theory. The activities consist of checking, stamping, data recording, indexing, publication in the website, displaying, sorting and storing, and binding. There are some steps not done, namely cataloguing, copying of articles, copying of table of content because of lack of human resources. Otherwise, there is a step not mentioned in the theory but it found in the field, namely publication of the collection through the library website: http://www/lib.isi.ac.id.
The keywords: collection processing, periodicals, serial, magazine
xi
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL………………………………………………………………..
i
HALAMAN NOTA DINAS……………………………………………………….. ii HALAMAN PENGESAHAN……………………………………………………… iii HALAMAN PERNYATAAN……………………………………………………… iv MOTTO…………………………………………………………………………….
v
HALAMAN PERSEMBAHAN…………………………………………………… vi KATA PENGANTAR…………………………………………………………….. vii INTISARI………………………………………………………………………….
x
ABSTRACT……………………………………………………………………….
xi
DAFTAR ISI………………………………………………………………………. xii DAFTAR TABEL…………………………………………………………………. xv DAFTAR GAMBAR……………………………………………………………… xvi DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………….xviii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………………………………………………………….
1
1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………… 5 1.3 Ruang Lingkup………………………………………………………… 5 1.4 Tujuan dan Manfaat………………………………….………………… 6 1.5 Waktu dan Tempat……………………………………………….…….. 6 1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data………………….……………. 6 1.7 Sistematika Penulisan Laporan…………………………..…………….. 8 xii
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengolahan………………………………………………….……….
9
2.2 Koleksi………………………………………………………..……..
9
2.3 Pengolahan Koleksi…………………………………………………
9
2.3.1 Pengolahan Koleksi Majalah/Jurnal……………………………….. 10 2.3.2 Pengolahan Koleksi Surat Kabar/tabloid……………………............ 24 2.4 Terbitan Berkala……………………………………………………
26
2.4.1
Pengertian………………………………………………………….. 26
2.4.2
Karakteristik Terbitan Berkala…………………………….............. 27
2.4.3
Manfaat Terbitan Berkala………………………………………….. 28
2.4.4
Jenis Terbitan Berkala……………………………………………… 29
2.5 Perpustakaan………………………………………………………..
31
2.5.1
Pengertian………………………………………………………….. 31
2.5.2
Jenis Perpustakaan…………………………………………............. 31
2.5.3
Perpustakaan Perguruan Tinggi……………………………............. 32
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN ISI 3.1 Sejarah Singkat……………………………………………………….
34
3.2 Visi dan Misi…………………………………………………………. 36 3.3 Struktur Organisasi…………………………………………………… 37 3.4 Sumber Daya Manusia………………………………………………
38
3.5 Fasilitas Layanan…………………………………………………….
40
3.6 Jam Buka Layanan…………………………………………………..
40 xiii
3.7 Tata Tertib Umum …….…………………………………………….
41
3.8 Gedung dan Ruang………………………………………………….
41
3.9 Perabot dan Perlengkapan…………………………………………..
44
3.10 Koleksi……………………………………………………………..
45
3.11 Pengguna……………………………………………………………
46
BAB IV PENGOLAHAN KOLEKSI TERBITAN BERKALA DI UPT PERPUSTAKAAN ISI YOGYAKARTA……………………………..
48
4.1
Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta……. 49
4.2
Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta………………………………………………………. 56 1. Pengolahan Koleksi Majalah/Jurnal/Buletin……………………… 56 2. Penyimpanan dan Penyortiran……………………………………. 69 3. Penjilidan Majalah/Jurnal………………………………………… 69 4. Pengolahan Koleksi Majalah Terjilid…………………………….
73
5. Pengolahan CD/DVD Suplemen Majalah………………………..
76
6. Pengolahan Surat Kabar………………………………………….. 84 4.3 Kendala Pengolahan Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta…………………………………………………………. 86 BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan……………………………………………………………… 88 5.2 Saran………………………………………………………………….. 90 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Pencatatan Data Majalah/Jurnal……………………………………….
12
Tabel 2.2 Contoh Kartu Registrasi Majalah………………………………………
14
Tabel 2.3 Contoh Kolom Buku Inventaris Majalah……………………………….
15
Tabel 3.1 Daftar Pegawai UPT Perpustakaan ISI Yogyakartaa……………………. 38 Tabel 3.2 Daftar Jumlah Pegawai Berdasarkan Jenjang Pendidikan………………. 39 Tabel 3.3 Daftar Perabot dan Perlengkapan……………………………………….. 44 Tabel 3.4 Daftar Koleksi Perpustakaan Menurut Jenis Koleksi…………………… 46 Tabel 4.1 Daftar Jurnal Seni Budaya di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta……..
50
Tabel 4.2 Daftar Koleksi Majalah Berbahasa Indonesia…………………………… 51 Tabel 4.3 Daftar Koleksi Majalah Berbahasa Inggris……………………………… 54 Tabel 4.4 Inventaris Terbitan Berkala …………………………………………….. 61 Tabel 4.5 Format Tabel Inventaris Majalah Terjilid ……………………………… 75 Tabel 4.6 Format Tabel Checklist Surat Kabar …………………………………… 86
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Contoh Stempel Inventaris…………………………………………… 11 Gambar 2.2 Contoh Stempel Kepemilikan………………………………………… 11 Gambar 2.3 Contoh Kartu Registrasi Majalah……………………………………… 14 Gambar 2.4 Contoh Kartu Katalog Majalah……………………………………….. 16 Gambar 2.5 Contoh Rak Display Majalah…………………………………………. 19 Gambar 2.6 Contoh Label Nomor Panggil Majalah ……………………………….. 23 Gambar 2.7 Contoh Kartu Majalah ……………………………………………….. 23 Gambar 2.8 Contoh Kartu Pencatatan Surat Kabar……………………………….
25
Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta……..
37
Gambar 3.2 Gedung Kembar UPT Perpustakaan dan UPT Galeri ISI Yogyakarta
42
Gambar 4.1 Diagram Alir Pengolahan Majalah/Jurnal……………………………. 57 Gambar 4.2 Stempel Inventaris …………………………………………………… 59 Gambar 4.3 Stempel Lembaga ……………………………………………………. 60 Gambar 4.4 Contoh Gambar Sampul Depan Majalah …………………………….. 66 Gambar 4.5 Tampilan Publikasi Majalah di Website Perpustakaan ………………. 67 Gambar 4.6 Tampilan Detil Publikasi Majalah di Website ……………………….. 68 Gambar 4.7 Diagram Alir Penjilidan Majalah/Jurnal …………………………….. 70 Gambar 4.8 Contoh Nomor Kontrol Penjilidan Majalah …………………………. 72 Gambar 4.9 Diagram Alir Pengolahan Majalah Terjilid ………………………….. 74 Gambar 4.10 Contoh Label Call Number Majalah Terjilid ………………………. 76 xvi
Gambar 4.11 Contoh CD/DVD Suplemen Majalah ………………………………. 77 Gambar 4.12 Diagram Alir Pengolahan CD/DVD Suplemen …………………….. 78 Gambar 4.13 CD/DVD Setelah Diberi Casing Tampak Luar ……………………. 80 Gambar 4.14 CD/DVD Sudah Diberi Casing Tampak Dalam …………………… 81 Gambar 4.15 Contoh Label Call Number CD/DVD Suplemen Majalah…………. 81 Gambar 4.16 Penempelan Label Call Number pada Casing CD/DVD ………….. 82 Gambar 4.17 Tampilan Publikasi CD/DVD Suplemen Majalah …………………. 83 Gambar 4.18 Detail Publikasi CD/DVD Suplemen Majalah …………………….. 84
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Permohonan Ijin PKL…………………………………………. 92 Lampiran 2. Surat Balasan Permohonan Ijin PKL………………………………… 93 Lampiran 3. Data Pembimbing Lapangan PKL…………………………………… 94 Lampiran 4. Jadual Perputaran/rotasi PKL…………………………………………. 95 Lampiran 5. Kegiatan Harian PKL ……………………………………………….. 96 Lampiran 6. Presensi Harian Pelaksanaan PKL…………………………………… 100 Lampiran 7. Surat Keterangan Telah Melaksanakan PKL………………………… 102 Lampiran 8. Contoh Ucapan Terima Kasih Atas Pemberian Hadiah……………… 103 Lampiran 9. Buku Inventaris Majalah/Jurnal……………………………………….104 Lampiran 10. Contoh Inventaris Format Excel……………………………………. 105 Lampiran 11. Kartu Kendali Terbitan Berkala……………………………………. 108 Lampiran 12. Indeks Artikel Terpilih Bidang Seni……………………………….. 116 Lampiran 13. Contoh Materi Publikasi Majalah……………………………………118 Lampiran 14. Gambar Display Majalah Baru……………………………………… 119 Lampiran 15. Gambar Display Majalah……..…………………………………….. 121 Lampiran 16. Gambar Majalah Yang Disortir untuk Persiapan Penjilidan……….. 123 Lampiran 17. Contoh Pengantar Penjilidan Majalah…………………………….
124
Lampiran 18. Buku Inventaris Majalah Terjilid…………………………………… 126 Lampiran 19. Gambar Penataan Majalah Terjilid…………………………………. 127 Lampiran 20. Buku Inventaris Suplemen Majalah………………………………… 128 xviii
Lampiran 21. Contoh Checklist Surat Kabar…………………………………….. 129 Lampiran 22. Blangko Usulan Majalah/Jurnal……………………………………. 130 Lampiran 23. Surat Permohonan Daftar Majalah/Jurnal………………………….. 131 Lampiran 24. Contoh Brosur Layanan Majalah ………………………………….. 132 Lampiran 25. Kartu Anggota Perpustakaan………………………………………. 134 Lampiran 26. Kartu Baca (untuk pengunjung dari luar ISI Yogyakarta)…………. 135 Lampiran 27. Surat Keterangan Bebas Pinjam …………………………………… 136 Lampiran 28. Pedoman Wawancara………………………………………………. 137 Lampiran 29. Kartu Bimbingan………………………………………………….
138
xix
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia Yogyakarta apabila ditinjau dari segi jenisnya merupakan jenis Perpustakaan Perguruan Tinggi. Sebagaimana dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki (2010:2.17) bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat di perguruan tinggi, misalnya: universitas, institute, sekolah tinggi dan akademi, badan bawahannya maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu lembaga induk untuk mencapai visi dan misinya. Sedangkan tujuan perguruan tinggi di Indonesia dirumuskan dengan sebutan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang terdiri dari: 1) pendidikan dan pengajaran, 2) penelitian atau riset, dan 3) pengabdian kepada masyarakat (public service). Fungsi perpustakaan perguruan tinggi harus sejalan dengan visi dan misi dari lembaga penaungnya, oleh karena itulah keberadaan perpustakaan harus mampu memperlancar dan menunjang tercapainya Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut. Dengan demikian maka, eksistensi perpustakaan di lingkungan perguruan tinggi sangat vital bagi keberlangsungan lembaga tersebut. Fungsi perpustakaan perguruan tinggi menurut Trimo (1992:2-3), adalah sebagai berikut:
1. Jantung dari semua program pendidikan universitas atau institut yang bersangkutan. Perpustakaan harus mampu membantu dan menjadi pusat kegiatan-kegiatan akademis lembaga pendidikan tersebut. 2. Pusat alat-alat, bahan-bahan peraga pengajaran (instructional material center). Perpustakaan dapat menyediakan bahan-bahan dan fasilitas yang dibutuhkan oleh para dosen dalam perkuliahan baik dikelas maupun di laboratorium. 3. Pusat pengumpulan/penyimpanan (clearing house) bagi semua penerbitan dalam bidang ilmu pengetahuan tertentu. 4. Pusat kegiatan kultural masyarakat (social center)
Lebih jauh mengenai fungsi perpustakaan perguruan tinggi, apabila ditelaah dengan seksama, maka dapat disimpulkan bahwa betapa pentingnya peranan yang harus diemban oleh perpustakaan perguruan tinggi. Menurut Sulistyo-Basuki (2010:2.18), perpustakaan di lembaga pendidikan tinggi sebagaimana UPT Perpustakaan Institut Seni Indonesia (ISI) Yogyakarta merupakan pusat sumber daya informasi, yang turut menentukan kemajuan lembaga induknya. Perpustakaan memiliki peranan yang sangat strategis sebagai mediator yang mendesiminasikan informasi dan pengetahuan kepada para penggunanya. Perpustakaan dituntut untuk mampu menggali, mengembangkan dan mengelola informasi agar dapat dimanfaatkan para penggunanya untuk menghasilkan karya baru atau informasi baru. Dengan demikian kekayaan
sumber daya informasi yang dimiliki perpustakaan dalam berbagai bentuk dan format, menjadi elemen penting agar perpustakaan mampu menjalankan perannya dengan baik. Dalam menunjang lembaga induk untuk mencapai visi misinya, perpustakaan perguruan tinggi mengemban berbagai macam fungsi yaitu: fungsi edukasi, fungsi informasi, fungsi riset, fungsi rekreasi, fungsi publikasi, fungsi deposit dan fungsi interpretasi (Dirjen Dikti, 2004:3-4). Salah satu aspek yang sangat menentukan bagi keberhasilan perpustakaan perguruan tinggi dalam menjalankan fungsinya dengan baik adalah kekayaan koleksi dan informasi yang dimiliki. Kekayaan koleksi perpustakaan yang lengkap dan mutakhir merupakan modal dasar untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya. Salah satu koleksi perpustakaan yang banyak dibutuhkan pengguna adalah koleksi terbitan berkala. Menurut Suwahyono (1999:1), terbitan berkala atau periodikal banyak dibutuhkan pengguna karena merupakan salah satu sumber informasi dan pengetahuan aktual yang sangat penting bagi masyarakat pencari informasi, baik yang berkecimpung dalam kegiatan bisnis maupun ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, pengelolaan sumber informasi tersebut harus dilakukan dengan sebaik-baiknya agar dapat disajikan tepat waktu dan mudah ditemukan kembali untuk dimanfaatkan oleh para pemustaka. Lebih
jauh,
Amsyah
(2001:132)
menyatakan
dalam
bukunya
Manajemen Sistem Informasi, bahwa: “Informasi yang bernilai tinggi adalah bila dihasilkan tepat waktu”. Demikian pula halnya dengan informasi yang termuat
dalam terbitan berkala. Terbitan berkala akan memiliki nilai informasi yang tinggi apabila disajikan tepat waktu. Oleh karena itu, terbitan berkala sebagai sumber informasi aktual harus ditangani dengan baik dengan diolah sesegera mungkin dan segera disajikan. Dengan demikian maka informasi di dalamnya memiliki nilai yang tinggi karena disajikan dalam waktu yang tepat. Menurut Sutarno (2005:58), apabila hal itu bisa dilakukan dengan baik, maka kemudian bukan saja terjadi transaksi informasi melainkan bisa terwujud transformasi ilmu pengetahuan dari sumbernya kepada para penggunanya. Berdasarkan hasil observasi penulis, UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta memiliki kekayaan koleksi terbitan berkala yang relative cukup banyak, terutama untuk jenis terbitan majalah. Lebih dari seratus judul majalah, dengan subjek seni maupun umum, baik terbitan dari dalam maupun luar negeri, dilanggan untuk memenuhi kebutuhan sivitas akademika. Koleksi terbitan berkala yang cukup banyak tersebut tentu memerlukan penanganan yang baik, dengan kaidah tertentu agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka secara optimal. Hal ini tentu harus dikuasai oleh para pustakawan, agar koleksi terbitan berkala yang dilanggan dengan dana yang cukup besar itu bisa bermanfaat bagi kegiatan penelitian, perkuliahan maupun perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya. Untuk itulah, maka penulis tertarik untuk mengangkat tema terbitan berkala sebagai laporan PKL dengan judul: ”PENGOLAHAN KOLEKSI TERBITAN
BERKALA
DI
UPT
PERPUSTAKAAN
KESENIAN INDONESIA YOGYAKARTA”.
INSTITUT
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar
belakang di atas, maka dalam laporan ini penulis
merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta? 2. Apa kendala yang dihadapi dalam pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta?
1.3 Ruang Lingkup Dalam penyusunan laporan tugas akhir ini penulis membatasi pokok bahasan pada: pengolahan koleksi terbitan berkala berdasarkan temuan dan analisa khususnya yang dilakukan di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. Adapun pokok bahasan meliputi: jenis terbitan berkala, pengolahan dan kendala yang dihadapi dalam pengolahan pengolahan koleksi terbitan berkala.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan laporan tugas akhir ini bertujuan untuk mendeskripsikan mengenai pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. Sedangkan manfaatnya adalah dapat dipakai sebagai bahan evaluasi untuk perbaikan di masa mendatang. 1.5 Waktu dan Tempat
Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama dua bulan, yaitu dari tanggal 11 Maret 2013 sampai dengan tanggal 10 Mei 2013. Sedangkan tempat praktek yaitu di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, yang beralamat di Jalan Parangtritis KM 6,5 Sewon, Bantul, Yogyakarta. Sedangkan waktu pelaksanaan yaitu sesuai hari kerja di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta yaitu: hari Senin – Jum’at, pukul 08.00 – 15.00WIB.
1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data 1. Metode Observasi Menurut Hadi (1995:136) metode observasi adalah suatu metode pengumpulan data dengan cara mengamati dan mencatat secara sistematis fenomen-fenomen yang diselidiki. Khusus untuk pengolahan terbitan berkala penulis memakai jenis metode observasi partisipan, dalam hal ini penulis tidak hanya mengamati dan mencatat, tetapi juga melakukan kegiatan pengolahan secara langsung di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. 2. Metode Wawancara Wawancara atau interview adalah metode pengumpulan data dengan jalan Tanya-jawab sepihak, yang dikerjakan dengan sistematis dan berlandaskan pada tujuan penelitian (Hadi, 1995:193). Dalam hal ini, penulis memakai metode interview bebas terpimpin. Penulis melakukan interview dengan panduan untuk tanya-jawab, tetapi di lapangan pertanyaan dikembangkan sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan informasi yang ingin diperoleh.
3. Metode Studi Kepustakaan Dalam hal ini, penulis membaca, mempelajari, menelaah buku-buku atau sumber informasi lainnya yang berkaitan dengan ruang lingkup penelitian, untuk lebih memahami obyek kajian secara lebih mendalam berdasarkan teori yang terdapat di berbagai sumber pustaka. 4. Metode Dokumentasi Metode dokumentasi adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan jalan mempelajari dokumen-dokumen, catatan-catatan, arsip-arsip yang berkaitan dengan penelitian (Arikunto, 1996:234). Penulis mempelajari dan mengumpulkan data dari arsip-arsip dan dokumen-dokumen, baik dalam bentuk tercetak maupun dalam bentuk elektronik yang berkaitan dengan kegiatan pengolahan koleksi terbitan berkala.
1.7 Sistematika Penulisan Laporan BAB I PENDAHULUAN Membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, waktu dan tempat, metode dan teknik pengumpulan data, dan sistematika penulisan laporan. BAB II LANDASAN TEORI Membahas tentang dasar-dasar teori yang berkaitan dengan tema pembahasan dalam laporan ini.
BAB III GAMBARAN UMUM UPT PERPUSTAKAAN ISI YOGYAKARTA Menguraikan tentang sejarah perpustakaan, visi dan misi, struktur organisasi, sumber daya manusia, jenis layanan, jam buka layanan, tata tertib, gedung dan ruang, perabot dan perlengkapan, koleksi, dan pengguna. BAB IV PEMBAHASAN Berisi pembahasan mengenai proses pengolahan terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta dan kendala-kendala yang dihadapi. BAB V PENUTUP Pada bab terakhir ini berisi tentang hasil kesimpulan dan saran.
BAB V PENUTUP 1.1 Simpulan 1. Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta Pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta membutuhkan tahapan yang cukup panjang, namun di sisi lain koleksi terbitan berkala menuntut untuk segera disajikan karena memuat informasi mutakhir yang sangat ditunggu-tunggu dan dibutuhkan pemustaka dengan segera. Hal ini tentu menuntut kecepatan dan kecekatan pengolahan yang cukup baik yang harus dimiliki oleh pustakawan di bagian pengolahan, khususnya pengolahan koleksi terbitan berkala. Di samping dituntut untuk memiliki kompetensi profesional yang baik, pustakawan di bagian pengolahan terbitan berkala juga harus memiliki kompetensi personal yang baik, diantaranya: telaten, sabar, tidak mudah bosan serta memiliki dedikasi dan determinasi kinerja yang cukup tinggi. Tahapan pengolahan koleksi terbitan berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta dari mulai terbitan tersebut datang sampai siap disajikan meliputi langkah-langkah sebagai berikut: a. Pemeriksaan b. Penyetempelan c. Pencatatan: pencatatan di buku inventaris dan di kartu kendali
d. Pembuatan indeks artikel terpilih e. Publikasi koleksi f. Display koleksi. Sebagain besar dari tahapan tersebut sudah sesuai dengan teori pengolahan terbitan berkala. Namun, ada tahapan yang dimodifikasi dari teori pengolahan terbitan berkala yang telah dijelaskan dalam bab dua. Di dalam teori disebutkan bahwa untuk menarik minat pemustaka agar datang ke perpustakaan dan memanfaatkan koleksi terbitan berkala adalah dengan memfotokopi artikel yang menarik dan ditempel di tempat yang strategis. Hal tersebut merupakan promosi koleksi dengan cara yang sederhana. Langkah ini tidak dilakukan di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta, tetapi diganti dengan publikasi koleksi melalui website perpustakaan dengan alamat URL http://www.lib.isi.ac.id. Publikasi koleksi terbitan berkala melalui website memiliki kelebihan dibanding dengan cara memfotokopi artikel. Kelebihan publikasi koleksi melalui website antara lain, lebih menarik, lebih cepat, bisa menjangkau lebih banyak pengguna, bisa diakses 24 jam sehari. 2. Kendala Pengolahan Koleksi Terbitan Berkala di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta. a. Keterbatasan sumber daya manusia di bagian
pengolahan terbitan
berkala. Akibat dari keterbatasan tenaga ini ada hal yang terdapat dalam teori pengolahan terbitan berkala namun tidak dilakukan di UPT
Perpustakaan ISI Yogyakarta, yaitu pembuatan kartu katalog koleksi terbitan berkala. Hal ini tidak dilakukan karena keterbatasan tenaga personel di bagian pengolahan. b. Belum siapnya software GT Pustaka. Pada saat penulis melakukan praktek kerja lapangan, software GT Pustaka sebagai aplikasi otomasi perpustakaan yang akan diterapkan di UPT Perpustakaan ISI Yogyakarta belum sepenuhnya siap beroperasi, sehingga data bibliografi koleksi terbitan berkala belum bisa diinput ke dalam database perpustakaan. Software GT Pustaka yang didesain oleh Gama Tekno Yogyakarta, pada saat laporan ini ditulis sedang dalam tahap penyesuaian dengan database perpustakaan, sehingga fitur-fitur yang dikembangkan nantinya bisa sesuai dengan kebutuhan otomasi di UPT Perpustakan ISI Yogyakarta. 1.2 Saran 1. Menambah jumlah personel di bagian pengolahan. Berdasarkan kualitas dan kuantitas beban pekerjaan di bagian pengolahan, khususnya pengolahan terbitan berkala maka perlu adanya penambahan personel. Kurangnya personel menyebabkan ada beberapa pekerjaan penting di bagian pengolahan terbitan berkala berjalan kurang optimal, misalnya penginputan data artikel jurnal dan majalah ke dalam database perpustakaan. 2.
Indeks artikel terpilih yang sudah dibuat sebaiknya dijilid yang baik dan disajikan kepada pengguna, agar bisa dimanfaatkan sebagai sarana temu kembali informasi.
3. Apabila data artikel jurnal/majalah belum bisa diakses melalui OPAC, maka bisa membuat alat penelusuran sederhana dengan cara memfotokopi seluruh daftar isi jurnal/majalah dan dijilid yang baik sebagai alat penelusuran, sehingga pemustaka tidak harus membuka seluruh halaman jurnal/majalah. 4. Diperlukan almari penyimpanan koleksi CD/DVD suplemen majalah yang representative, sehingga koleksi bisa tertata dengan baik dan mudah untuk diketemukan kembali. 5. Diperlukan rak display koleksi majalah/jurnal baru yang lebih representative agar tampilan penyajian menjadi lebih menarik. 6. Kegiatan penjilidan koleksi majalah/jurnal sebaiknya lebih sering dilakukan, sehingga penataan koleksi majalah/jurnal lama bisa menjadi lebih rapi. 7. Apabila software otomasi yang baru (GT Pustaka) sudah siap, sebaiknya data artikel majalah segera diinput, agar pemustaka bisa melakukan penelusuran koleksi majalah dengan lebih efektif, efisien. 8. Perlu dilakukan weeding untuk koleksi terbitan berkala yang benar-benar sudah tidak diperlukan, sehingga ruangan dan rak yang ada bisa dimanfaatkan lebih optimal serta kualitas informasi yang tersedia menjadi lebih relevan.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Evans, G. Edward, Sheila S. Intner, Jean Weihs. 2011. Introduction to Technical Services, eighth edition. California: Libraries Unlimited. Hadi, Sutrisno. 1994. Metodologi Research Jilid 2. Yogyakarta: Andi Offset. Harrod’s, Leonard Montague. 1996. Harrod’s Librarians’ Glossary. England: Gower Publising. Indonesia. Badan Standardisasi Nasional. SNI 7330:2009 Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta: Badan Standardisasi Nasional (BSN). Indonesia. Departemen Pendidikan Nasional. Dirjen Pendidikan Tinggi. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi, buku pedoman. Edisi ketiga. Jakarta: Dirjen Pendidikan Tinggi. Lasa HS. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius. Martoatmojo, Karmidi. 2009. Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka. Rahayuningsih, F. (editor). 2007. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Reitz, Joan M. 2002. Online Dictionary of Library Science. Connecticut: Western Connecticut State University. Saleh, Abdul Rahman dan Janti G.Sujana. 2009. Pengantar Kepustakaan, pedoman bagi pengguna perpustakaan di perguruan tinggi. Jakarta: Sagung Seto. Saleh, Abdul Rahman dan Yuyu Yulia Toha.1996. Materi Pokok Pengelolaan Terbitan Berseri. Jakarta: Universitas Terbuka. Soedibyo, Noerhayati. 1988. Pengelolaan Perpustakaan, Jilid II. Bandung: Penerbit Alumni.
Suharsimi, Arikunto. 1996. Prosedur Penelitian, suatu pendekatan praktek. Jakarta: Rineka Cipta. Sulistyo-Basuki. 2010. Materi Pokok Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka. Sutarno NS. 2005. Tanggung Jawab Perpustakaan: dalam mengembangkan masyarakat Informasi. Jakarta: Panta Rei. Suwahyono, Nurasih. 1999. Sistematika Penyajian Terbitan Berkala Sesuai Standar Nasional dan Internasional. Jakarta: PDII-LIPI Suwarno, Wiji. 2010. Ilmu Perpustakaan & Kode Etik Pustakawan. Yogyakarta: ArRuzz Media Trimo, Soejono. 1992. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung: Remaja Rosdakarya Tri Septiyantono dan Umar Sidik (editor). 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: UIN Sunan Kalijaga, Fakultas Adab, Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Undang-Undang RI No.43 tahun 2007 tentang Perpustakaan. http://www.isi.ac.id/ diakses tanggal 19 April 2013, pukul 17.09 WIB http://www.lib.isi.ac.id/ diakses tanggal 17 April 2013, pukul 19.21 WIB
Lampiran 9. Buku Inventaris Majalah/Jurnal
Lampiran 11. Kartu Kendali Terbitan Berkala
Kala Terbit Harian Kala Terbit Mingguan Kala Terbit Bulanan Kala Terbit Dua Bulanan Kala Terbit Tiga Bulanan Kala Terbit Empat Bulanan Kala Terbit Enam Bulanan Kala Terbit Tahunan
Lampiran 15. Gambar Penyajian Majalah/Jurnal
Lampiran 16. Gambar Majalah Yang Disortir Untuk Persiapan Penjilidan
Lampiran 19. Gambar Penataan Majalah Terjilid
Lampiran 20. Buku Inventaris Suplemen Majalah
Lampiran 25. Contoh Kartu Anggota Perpustakaan
Tampak Muka
Tampak Belakang
Lampiran 26. Contoh Kartu Baca (untuk pemustaka dari luar ISI Yogyakarta)
Tampak Muka
Tampak Belakang
