LAPORAN AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008 DI BALAI VETERINER LAMPUNG

LAPORAN AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008 DI BALAI VETERINER LAMPUNG Tanggal 7-8 Juli 2014

KEMENTERIAN PERTANIAN DIREKTORAT JENDERAL PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN BALAI VETERINER LAMPUNG 2014

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT Pelaksanaan Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung telah selesai dilaksanakan, semua hasil Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung dituangkan dalam laporan ini.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih belum sempurna, oleh karena itu kami mohon maklum dan masukan konstruktif untuk perbaikan laporan ini maupun untuk perbaikan di tahun-tahun yang akan dating.

Semoga laporan hasil kegiatan ini dapat menjadi salah satu bahan perbaikan pelaksanaan Audit Internal ISO 9001:2008 di Balai Veteriner Lampung di waktu selanjutnya dan bermanfaat bagi kita semua.

Bandar Lampung,

Juli 2014

Panitia Audit Internal ISO 9001:2008 Wakil Manajemen

Drh. Enny Saswiyanti,M.Si NIP. 19770901 200112 2 001

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG Sistem manajemen mutu penting untuk meningkatkan persaingan dan kepercayaan masyarakat terhadap instansi atau perusahaan di era globalisasi saat ini. Tata kelola pemerintahan yang sesuai dengan tuntutantuntutan baru dari stakeholder berupa komitmen untuk meningkatkan mutu, reformasi birokrasi, pedoman kerja yang transparan, standar etika dan jaminan akuntabilitas publik. Untuk menjawab kebutuhan pelayanan publik ini maka sistem tata kelola pemerintahan yang mendukung peningkatan fungsi dan kinerja diperlukan. Sistem manajemen mutu berdasarkan SNI ISO 9001:2008 merupakan salah satu sistem yang biasa digunakan sebagai standarisasi pelayanan terhadap publik. ISO 9001:2008 adalah serangkaian standar yang memberikan panduan dan kriteria untuk sistem manajemen mutu. Sistem ini meliputi pedoman, prosedur dan instruksi kerja yang menggambarkan proses dalam organisasi.

Dengan adanya sistem manajemen mutu ini maka diharapkan : -

Kepercayaan pelanggan meningkat

-

Citra dan daya saing institusi meningkat

-

Produktivitas, efisiensi dan efektifitas operasional meningkat sehingga memperkecil pemborosan biaya akibat kegagalan mencapai mutu produk yang ditetapkan.

-

Moral karyawan akan meingkatkan karena sistem kerja yang baik dan konsisten.

Balai Veteriner Lampung sebagai Laboratorium penguji telah mendapat sertifikat ISO 9001 : 2008 oleh mutu certification in international tahun 2013. Oleh karena itu diperlukan audit internal sebagai kendali untuk menilai bahwa sistem mutu telah diterapkan secara berkesinambungan dan konsisten.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Adapun maksud dan tujuan kegiatan ini adalah : -

Menilai penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008;

-

Menilai kesiapan sertifikasi sistem manajemen mutu sesuai ISO 9001 : 2008.

BAB II MATERI DAN METODE

A.

METODE Metode yang dilakukan adalah audit dokumen dan audit lapangan untuk melihat penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008.

B. JADWAL (Terlampir)

C. AUDITOR 1. drh. Enny Saswiyanti,M.Si (Wakil Manajemen) 2. Drh. Suryantana 3. drh. Tri Guntoro 4. Drh. Syarifah Alawiyah 5. Drh.Eko Agus Srihanto,M.Sc 6. Drh.Gunawan Setiaji 7. Rachmad Santoso 8. Tri Haryani,SE

BAB III KEGIATAN

A. PESERTA Peserta dari kegiatan ini terdiri dari : 1. Personil Inti

: 31 orang

2. Personil pendukung

: 9 orang

3. Karyawan/karyawati

: 20 orang 60 orang

B. PELAKSANAAN Pelaksanaan dilakukan di Balai Veteriner Lampung (Laboratorium dan administrasi)

C. HASIL KEGIATAN Audit internal telah dilaksanakan di Balai Veteriner Lampung pada tanggal 7-8 Juli 2014 mencakup seluruh ruang lingkup ISO 9001 : 2008 dan diluar ruang lingkup. Balai telah melaksanakan ISO 9001 : 2008 sehingga secara sistem sudah berjalan dengan baik kegiatan pengujian di dalam dan luar ruang lingkup ISO 9001 : 2008. Secara garis besar hasil audit internal : Sub Usaha

Bagian

Tata

Kepegawaian SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan Dokumen aktif tidak terlindungi contoh : tidak ditempatkan didalam lemari/rak Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan

Keuangan Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Kurangnya pemahaman visi, misi

Perencanaan ROPAK belum selesai terkendala peta dan segera didistribusikan Anjab, ABK dan SKP belum di pasang SOP tidak terdokumentasi

BMN Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang tahun berikutnya tidak berjalan Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan bahan tidak disampaikan ke BMN Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima Barang yang rusak tidak diberi label Alat tidak masuk ke inventaris BMN Pelayanan Teknis

Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014 Overlap pengambilan sampel di RPH

Informasi Veteriner

Belum membuat rekap tentang kendali pengujian Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis (E 30) LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi tidak boleh digandakan)

Laboratorium

Labeling kalibrasi alat hilang

Kesmavet

Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih sangat kurang Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang Uraian tugas penguji belum ada Kaji ulang permintaan tidak berjalan Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama untuk cemaran mikroba (E30)

Laboratorium Virologi

Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) Kaji ulang permintaan tidak berjalan Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

Lab. Bakteriologi

Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter belum ada Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011

Lab. Patologi

Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik Stock bahan tidak tersedia

Lab. Bioteknologi

Masih ditemukan lama waktu pengujian yang tidak sesuai janji layanan (30 hari)

Lab. Parasitologi

Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil kegiatan audit ISO 9001:2008, maka diperoleh beberapa simpulan dan saran sebagai berikut : 1. Seluruh hasil kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik ; 2. Sistem

manajemen

mutu

telah

berjalan

baik

laboratorium

maupun

administrasi dan harus ditingkatkan lagi terutama terkait pelayanan diluar ruang lingkup ISO 9001:2008; 3. Komunikasi dan koordinasi internal perlu ditingkatkan lagi agar sistem dapat berjalan lebih baik; 4. Keterlibatan pegawai dan pemahaman akan kebijakan mutu perlu ditingkatkan lagi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

BAB IV PENUTUP

Demikian laporan kegiatan Audit Internal ISO 9001:2008 Tahun 2014, semoga isi laporan ini bisa menjadi masukan untuk perbaikan dan peningkatan berkelanjutan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di Balai Veteriner Lampung.

Bandar Lampung,

Juli 2014

Panitia Audit Internal ISO 9001:2008 Wakil Manajemen

Drh. Enny Saswiyanti,M.Si NIP. 19770901 200112 2 001

BALAI VETERINER LAMPUNG

FM-BVET.LPG/WM-12 Revisi 01

LAPORAN AUDIT NO NCR

NO

9

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Lab. Bakteriologi

KETIDAKSESUAIAN Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter

TINDAKAN PERBAIKAN

Tanggal Terbit 03-01-2014 BATAS WAKTU

akan segera dibuat

2 hari

akan segera ditempel

2 hari

segera di tandatangani

2 hari

belum ada Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011

Kesimpulan Audit : - Metode uji tidak lengkap : metode uji untuk Campilhobacter belum ada - Angka koreksi kalibrasi belum digunakan pengukuran : belum ditempel pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup - Berita acara pemindahan dokumen kadaluarsa kebagian arsip belum ditanda tangani : Berita Acara pemindahan arsip diatas tahun 2011

Disetujui

Wakil Manajemen

STATUS



LAPORAN AUDIT NO

NO NCR

TANGGAL TERBIT

10

UNIT KERJA

Lab. Patologi

KETIDAKSESUAIAN Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan

TINDAKAN PERBAIKAN


Segera membuat catatan

2 hari

Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik

Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP

2 hari

Stock bahan tidak tersedia

pengendalian hama tikus

2 hari

besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

Kesimpulan Audit : - Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Stock bahan tidak tersedia

Disetujui

Wakil Manajemen

STATUS




NO

4

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

BMN

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barangSetiap akhir tahun dari masing-masing lab. tahun berikutnya tidak berjalan

menginformasikan permintaan

Kegiatan internal untuk laporan pembelian barang dan

menginformasikan permintaan

bahan tidak disampaikan ke BMN Buku penerima barang tidak ada tanda tangan penerima

Meminta tanda tangan ke penerima barang

Barang yang rusak tidak diberi label

segera diberi label

Alat tidak masuk ke inventaris BMN

Kesimpulan Audit : - Barang yang rusak tidak diberi label - Alat tidak masuk ke inventaris BMN - Dari masing laboratorium untuk kebutuhan permintaan barang tahun berikutnya tidak berjalan Disetujui

Wakil Manajemen


STATUS




NO

6

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Infovet

KETIDAKSESUAIAN Belum membuat rekap tentang kendali pengujian

TINDAKAN PERBAIKAN Rentang kendali pengujian akan dibuat

Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis (E 30) LP03 dari Januari-Mei tidak ada notes (tulisan informasi

tulisan notes di LP03 sudah ditambahkan

tidak boleh digandakan)

Kesimpulan Audit : - Belum membuat rekap tentang kendali pengujian - Masih ada pengujian lebih dari janji (30 hari) untuk active servis (E 30)

Disetujui

Wakil Manajemen

Tanggal Terbit 03-01-2014 BATAS WAKTU 7 hari

STATUS




NO

1

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Kepegawaian

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK

Akan segera dibuat SOP

SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan

SOP cuti akan segera di edarkan

Dokumen aktif tidak terlindungi contoh :

Akan disediakan lemari/rak

Tanggal Terbit 03-01-2014 BATAS WAKTU 7 hari 7 hari 1 bulan

tidak ditempatkan didalam lemari/rak Evaluasi hasil pelatihan pegawai belum dilakukan

Akan segera dilakukan evaluasi

2

Kesimpulan Audit : - SOP belum lengkap contoh : SOP pengumpulan DUPAK - SOP untuk cuti tidak ditempelkan atau diedarkan

Disetujui

Wakil Manajemen

7 hari

STATUS




NO

7

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Lab. Kesmavet

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Labeling kalibrasi alat hilang

Segera ditindak lanjuti

Pemahaman penggunaan angka koreksi kalibrasi masih

segera diadakan sosialisasi


sangat kurang Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang Uraian tugas penguji belum ada

Akan segera di letakkan dimeja

Kaji ulang permintaan tidak berjalan Pengujian yang lebih dari klausul perjanjian terutama untuk cemaran mikroba (E30)

Kesimpulan Audit : - Pemahaman penguji atas materi uji masih kurang - Kaji ulang permintaan tidak berjalan

Disetujui

Wakil Manajemen

7 hari

STATUS




NO

2

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Keuangan

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN


Segera mencetak dan meletakkan dimeja

Kurangnya pemahaman visi, misi

Memahami visi, misi

Kesimpulan Audit : - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Kurangnya pemahaman visi, misi

Disetujui

Wakil Manajemen


STATUS



LAPORAN AUDIT NO

NO NCR

TANGGAL TERBIT

12

UNIT KERJA

Lab. Parasitologi

KETIDAKSESUAIAN Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia

TINDAKAN PERBAIKAN


akan segera di serahkan dan didokumentasikan

dan Elisa Toxoplasma belum ada Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : akan segera di tempel

2 hari

belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam lingkup Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai

akan segera diletakkan dimeja

Kesimpulan Audit : - Metode uji belum lengkap : metode uji Criptosporidia dan Elisa Toxoplasma belum ada - Angka koreksi kalibrasi belum digunakan dalam pengukuran : belum ditempelkan pada semua alat yang termasuk dalam ruang lingkup - Anjab, ABK dan SKP belum ada dimeja kerja pegawai

Disetujui

Wakil Manajemen

2 hari

STATUS



LAPORAN AUDIT NO

NO NCR

TANGGAL TERBIT

10

UNIT KERJA

Lab. Patologi

KETIDAKSESUAIAN Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan

TINDAKAN PERBAIKAN


Segera membuat catatan

2 hari


Segera mencetak Anjab,ABK dan SKP

2 hari

Stock bahan tidak tersedia

pengendalian hama tikus

2 hari

besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada

Kesimpulan Audit : - Prosedur nekropsi belum dibuat terpisah (untuk hewan besar, kecil dan unggas) untuk unggas sudah ada - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Stock bahan tidak tersedia

Disetujui

Wakil Manajemen

STATUS




NO

5

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Pelayanan Teknis

KETIDAKSESUAIAN

TINDAKAN PERBAIKAN

Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat

Membuat rekap pemberitahuan kepada

membuat laporan dari bulan Januari 2014

personil yang terlambat membuat laporan

Overlap pengambilan sampel di RPH

Petugas lebih teliti dan diverifikasi oleh Kasi Yantek

Kesimpulan Audit : - Ada beberapa Personil/Tim yang sering terlambat membuat laporan dari bulan Januari 2014 - Overlap pengambilan sampel di RPH

Disetujui

Wakil Manajemen


STATUS




NO

2

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Keuangan

Tanggal Terbit 03-01-2014

TINDAKAN PERBAIKAN

BATAS WAKTU


Segera mencetak dan meletakkan dimeja

7 hari

Kurangnya pemahaman visi, misi

Memahami visi, misi

KETIDAKSESUAIAN

Kesimpulan Audit : - Anjab, ABK dan SKP belum tersaji dengan baik - Kurangnya pemahaman visi, misi

Disetujui

Wakil Manajemen

STATUS




NO

8

TANGGAL TERBIT

UNIT KERJA

Lab. Virologi

KETIDAKSESUAIAN Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan)

TINDAKAN PERBAIKAN


segera diadakan

Kaji ulang permintaan tidak berjalan Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

segera dibuat

Kesimpulan Audit : - Keterlambatan pengujian ELISA melebihi klausul (1 bulan) - Kaji ulang permintaan tidak berjalan - Laporan untuk E30 bulanan belum dibuat

Disetujui

Wakil Manajemen

7 hari

STATUS

LAPORAN AUDIT INTERNAL ISO 9001:2008 DI BALAI VETERINER LAMPUNG

Recommend Documents