PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU

PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU

STANDARD OPERATING PROCEDURES(SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK KABUPATEN LAMANDAU

NANGA BULIK 2015

Kata Pengantar Segala puji syukur kami persembahkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Buku Prosedur Layanan TI, SOP dan Regulasi e-Procurement, Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kabupaten Lamandau. Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan efisien adalah dengan menerapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Hal ini dinilai penting karena Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan SOP juga merupakan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Dengan

adanya

Standar

Operasional

Prosedur,

penyelenggaraan administrasi

pemerintahan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk penyimpangan dapat dihindari atau sekalipun terjadi penyimpangan di lingkungan pemerintahan, hal tersebut dapat ditemukan penyebabnya dan bisa diselesaikan dengan cara yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah sesuai dengan yang ditetapkan dalam Standar Operasional Prosedur, maka secara bertahap kualitas pelayanan publik akan lebih profesional, cepat dan mudah. Kami menyadari bahwa Buku ini masih jauh untuk dikatakan sempurna, oleh karena itu kritik, saran dan masukan yang bersifat membangun agar tercapainya tujuan dari Penyusunan Buku ini sangat kami nantikan.

Nanga Bulik,Agustus 2015

Tim Penyusun

ii

Daftar isi Kata Pengantar.................................................................................................................................................................. Daftar Isi............................................................................................................................................................................... SOP Layanan Pengguna SPSE.................................................................................................................. 1. SOP Perubahan Email Penyedia……………………………............................................................................... 2. SOP Perubahan Password Dan Pemberian InformasiUser ID Admin Agency …........................ 3. SOP Perubahan Password Dan Pemberian InformasiUserID Auditor........................................... 4. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi UserID Helpdesk…………………………... 5. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID Verifikator………………………... 6. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi User ID PPK………………………………….. 7. SOP Perubahan Password Dan Pemberian Informasi UserID Panitia Pokja ULP……………… 8. SOP Perubahan NPWP Penyedia………………………………………………………………………………….... 9. SOP Perubahan Data Lelang………………………………………………………………………………………….. 10. SOP Pemberian Informasi User ID Penyedia…………………………………………………………………... 11. SOP Penggunaan Akses Intranet/Internet di Bidding Room..................................…………………. 12. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Kendala Sistem SPSE………………... 13. SOP Pengumuman Informasi Ke Pengguna SPSE Terkait Pemeliharaan Sistem SPSE……….. 14. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS…………………………………………………………… 15. SOP Eskalasi Permasalahan Melalui E-Mail...………………………………………………………………….. 16. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Telepon…………………………………… 17. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui Aplikasi TTS……………………………. 18. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE Melalui E-Mail……………………………………… 19. SOP Penanganan Permasalahan Pengguna SPSE di LPSE………………………………………………... 20. SOP Pendampingan Upload di Bidding Room………………………………………………………………... 21. SOP Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Dokumen Penawaran… SOP Pedoman Bimbingan Teknis......................................................................................................................... 22. SOP Pelaksanaan Training Penggunaan LPSE............................................................................................ SOP Pedoman Pemeliharaan Kinerja dan Kapasitas SPSE.................................................................... 23. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktu SPSE..................................................................... 24. SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Aplikasi SPSE.............................................................................. 25. SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE.............................................................. SOP Pedoman Pengamanan dan Pemeliharaan Infrastruktur SPSE................................................ 26. SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center........................................................................................ 27. SOP Pengelolaan Asset Informasi.................................................................................................................... 28. SOP Pengelolaan Software Pendukung......................................................................................................... 29. Instruksi Kerja Monitoring Security Log Pada Server.......................................................................... 30. Instruksi Kerja Pengelolaan Data Center...................................................................................................... 31. SOP Prosedur Monitoring dan Pemeliharaan Jaringan.......................................................................... SOP Pedoman Pengarsipan Dokumen Elektronik SPSE.......................................................................... 32. SOP Pengarsipan Dokumen……………………………………………………………………………….................. 33. SOP Pelaksanaan Backup Server...................................................................................................................... 34. Instruksi Kerja Backup dan Recovery……………………………………………………………………………. SOP Pedoman Pengembangan Sistem e-Procurement…........................................................................ 35. SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE……………………….................. SOP Pedoman Registrasi dan Verifikasi Pengguna SPSE ………………………………………………… 36. SOP Registrasi dan Verifikasi Penyedia Barang Jasa……………………………………………………….. 37. SOP Registrasi PPK……………………………………………………………………………………………………… 38. SOP Registrasi Panitia Pengadaan…………………………………………………………………………………. 39. SOP Registrasi Admin Agency Instansi/SKPD……………………………………………………………….. 40. SOP Registrasi Auditor/Pemeriksa/Penyidik………………………………………………………………… 41. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency LPSE……………………………………………. iii

ii iii 1 2 10 18 26 33 41 48 55 63 68 76 79 82 85 89 93 99 104 107 113 119 122 123 126 127 133 140 147 148 156 165 169 172 175 179 180 186 191 219 220 226 227 232 237 242 247 252

42. SOP Registrasi Helpdesk/Verifikator/Admin Agency untuk LPSE Service Provider………… 43. SOP Pengaktifan Kembali Akun Penyedia……………………………………………………………………… 44. SOP Penonaktifan Akun Penyedia………………………………………………………………………………….. 45. SOP Penonaktifan Akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP…………………………………… SOP Penanganan Masalah SPSE………………………………………………………………………………………… 46. SOP Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis……....................…………………… 47. SOP Uji Forensik……………………………………………………………………….....................……………………. 48. SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE……………………………………………………… 49. SOP Penanganan Insiden Infrastruktur SPSE…………………………………………………………………. 50. SOP Penanganan Insiden SPSE……………………………………………………………………………………… Lampiran……………………………………………….....................................................……………………………………… Lampiran Tahapan Proses Lelang......................................................………………………………………………….. Lampiran Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE…………………………………………………..

iv

257 262 265 268 271 272 278 285 290 294 298 299 300


STANDARD OPERATING PROCEDURES(SOP) LAYANAN PENGGUNA SPSE

NANGA BULIK 2015

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES(SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA


MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:

(Drs. Arifin L.P. Umbing, MAP.)

(Winata Mihel, ST.,Msi.)

(Yugian Umpang, SE.)

Sekretaris Daerah

Kepala LPSE

Kepala Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah Kab. Lamandau

2


Nomor SOP

1/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi Nomor Revisi

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

Dasar Hukum : 1 2 3

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya.

4

PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

5

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

6

Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012

Kualifikasi Pelaksana : 1 2 3 4

Penyedia Barang/Jasa Front office Help Desk Verifikator

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti e-mail penyedia.

Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : 1.

Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permintaan penggantian alamat e-mail penyedia barang/jasa.

Peringatan : 1. 2.

Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan : 1

1. 2. 3 4

Surat Permohonan Ganti E-mail Penyedia Surat Kuasa Pembawa Berkas Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Formulir Tanda Terima Berkas

Pencatatan dan Pendataan :

Definisi : 1.

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

2.

Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

SOP Pengarsipan Dokumen

3

SOP PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA No 1

Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan ganti e-mail

Penyedia

Front office

Pelaksana Helpdesk LPSE

Verifikator

Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.

Waktu N/A

Output Berkas Permohonan

Keterangan

2. Jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku , Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir 4. Berkas permohonan diatas dimasukan dalam map/amplop dan diberi sampul identitas perusahaan 2

Datang ke LPSE terkait, melapor ke front office dan mengisi buku tamu

3

Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu

4

Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian Melakukan pengecekan kelengkapan berkas.

5

Tidak

N/A

isian data penyedia pada buku tamu

Telah mengisi daftar tamu

5 menit

Nomor antrian

Nomor antrian

N/A

Berkas permohonan

10 menit

hasil pengecekan

5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu

Ya

6

Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan email melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut.

Berkas permohonan lengkap

5 menit

permohonan Jangka waktu lamanya ditindakanjuti proses perubahan kepada verifikator email mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

7

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas.

Berkas permohonan tidak lengkap

5 menit

permohonan tidak ditindaklanjuti

8

Menerima dan memeriksa berkas permohonan


10 menit

permohonan ditindaklanjuti untuk diverifikasi

4

9

Melakukan verifikasi ulang disesuaikan dengan berkas yang telah diarsip sebelumnya. Apakah berkas benar/valid ?


15 menit

hasil verifikasi berkas permohonan

10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai.

berkasi tidak lengkap ketika dilakukan verifikasi

5 menit

permohonan ditolak/tidak ditindaklanjuti

11 Melakukan perubahan e-mail penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE

berkas lengkap dan sesuai ketika di verifikasi

10 menit

hasil perubahan email

12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan


5 menit

hasil perubahan email diterima oleh penyedia

13 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen


14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan

Tidak

Ya

10 menit hasil perubahan email Selesai

5 menit

Tata cara perubahan email penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

Arsip berkas permohonan

perubahan alamat email diterima oleh penyedia

5


PERUBAHAN EMAIL PENYEDIA BARANG/JASA

LAMPIRAN

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

KABUPATEN LAMANDAU

6

Template Surat Perubahan email Penyediaa Barang/Jasa

Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No

:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal

Kepala LPSE Kabupaten Lamandau

: Permohonan Perubahan Alamat e-mail

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan: e-mail :

Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan :

Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan alamat e-mail e-mail semula : e-mail baru

:

Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami Pimpinan, dicap dan bermaterai

(………………………………)

Template Surat Kuasa

7

Kop Surat Perusahaan

SURAT KUASA No :

Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama

:

Jabatan

:

Alamat

:

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama

:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:

, memberi kuasa kepada:

Untuk membawa dokumenperusahaan berupa: 1. 2. 3. 4. 5.

KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Ganti e-mail beserta lampirannya [asli]

Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] ,

[tanggal] Pemberi Kuasa, [nama perusahaan]

Penerima Kuasa, [nama perusahaan]

Cap &Materai Rp.6000,[nama]

[nama]

[jabatan]

[jabatan]

Template Form Tanda Terima Berkas

8

TANDA TERIMA BERKAS Tanggal

:

Telah kami terima dari

:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

9

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID ADMIN AGENCY


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:


(Winata Mihel, ST., M.Si.)


Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


10


Nomor SOP

2/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY

Dasar Hukum : 1 2 3 4 5 6

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012

Penjelasan Singkat :


Admin Agency Helpdesk LPSE Admin PPE Front Office

Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau informasi User ID 2 SK Pengangkatan Admin Agency


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Admin Agency sehingga Admin Agency dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Admin Agency yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Definisi :

1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

Peringatan :

1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

2


Keterkaitan : 1


11

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID ADMIN AGENCY No

Aktivitas

1

Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Informasi User ID (apabila datang langsung lanjut ke nomor 2 s.d 4, apabila melalui email lanjut ke nomor 4)

Pelaksana Admin Agency

Front Office

Helpdesk

Admin PPE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password atau pemberian informasi User ID

Mulai

Waktu N/A

Admin Agency melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE)

3

Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email

telah mengisi daftar tamu

Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Apakah berkas permohonan lengkap?


N/A 5 Menit

5

N/A

5 menit

isian data Admin Agencypada buku tamu Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu

Nomor antrian (apabila permohonan disampaikan langsung kepada LPSE)

Tidak

Ya

6

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan


5 menit

7

Melengkapi kekurangan berkas permohonan

Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

N/A

8

Apabila berkas permohonan lengkap, helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada Admin PPE


Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Admin Agency yang bersangkutan(softco py)

2. SK pengangkatan sebagai Admin Agency (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK pengangkatan sebagai Admin Agency)

2

4

Output

helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja) hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

Permohonan ditindaklanjuti kepada Admin PPE

12

9

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ? Tidak

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Admin Agency pada aplikasi SPSE

11 Memberitahu Admin Agency melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Ya

1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Admin Agency melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan)

15 menit

hasil pengecekan berkas permohonan

Berkas permohonan benar/valid

10 menit

hasil perubahan password/infor masi user id

Berkas permohonan tidak benar/tidak valid 5 menit

pemberitahuan permohonan ditolak

12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Admin Agency

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit

pemberitahuan hasil perubahan password/infor masi user id


hasil perubahan password/informasi user id


14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Admin Agency kepada Admin Agency

Selesai

10 menit hasil perubahan password/informasi user id 5 menit Selesai

Diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Admin Agency

13


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID ADMIN AGENCY

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

14

Template Surat Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Admin Agency

Kop Surat perusahan Tempat, Tanggal No

:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal


: Permohonan

Perubahan/Reset Password–(atau Pemberian Informasi user-id)- Admin Agency

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama : Jabatan : e-mail :


Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Admin Agency. e-mail semula : e-mail baru

:



(………………………………)

15



SURAT KUASA No :


:

Jabatan

:

Alamat

:


:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:



KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Admin Agency beserta lampirannya [asli]





[nama]

[jabatan]

[jabatan]

16

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal

:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

17

LEMBAR PENGESAHAN

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK

PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID AUDITOR


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:


(Winata Mihel, ST., M.Si.)


Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


18


Nomor SOP

3/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR

Dasar Hukum : 1 2

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik

3

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya.

4

PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik

5 6




Auditor Front Office Helpdesk Admin PPE

Peralatan/Perlengkapan : 1.

Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID

2

Surat Perintah Pemeriksaan

Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Auditor sehingga Auditor dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Auditor yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Peringatan : 1.

Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan.

2.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan : 1


Definisi : 1.


2.

Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).

19

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID AUDITOR No

Aktivitas

1


Pelaksana Auditor

Front Office

Helpdesk

Admin PPE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID

Mulai

Waktu N/A

auditor melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE)

3

Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesl memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email




N/A 5 Menit

5

N/A

isian data auditorpada buku tamu

5 menit

Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu


Tidak

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail auditor yang bersangkutan(softco py)

2. Surat Perintah Tugas Pemeriksaan (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli Surat Perintah Tugas Pemeriksaan)

2

4

Output

Ya

6

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Auditor untuk melengkapi berkas permohonan


5 menit

7



N/A

8



helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja) hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan


20

9

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ? Tidak

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Auditor pada aplikasi SPSE

11 Memberitahu Auditor melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Ya

1. Data pada berkas permohonan sesuai 15 menit dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Auditor melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan)




10 menit



12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Auditor






14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Auditor kepada Auditor

Selesai

10 menit

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit Selesai


perubahan perubahan password atau informasi user id diterima oleh Auditor

21


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSERID AUDITOR

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

22

Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Auditor

Kop Surat Perusahan Tempat, Tanggal No

:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal


: Permohonan

Perubahan/Reset Password –(atau Pemberian Informasi user-id)-Auditor



Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(ataupemberian informasiuser-id)- Auditor e-mail semula : e-mail baru

:



(………………………………)

23



SURAT KUASA No :


:

Jabatan

:

Alamat

:


:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:



KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Auditor beserta lampirannya [asli]





[nama]

[jabatan]

[jabatan]

24

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA BERKAS Tanggal

:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

25

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER IDHELPDESK


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


26


Nomor SOP

4/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK




Kualifikasi Pelaksana : 1 2

Admin PPE Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk

Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Helpdesk sehingga Helpdesk dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Helpdesk yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan : 1

Definisi : 1. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa). 2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.


27

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID HELPDESK Pelaksana No Aktivitas Helpdesk LPSE Admin PPE 1 Menyampaikan berkas permohonan Reset Mulai Password Dan Info User ID


Waktu N/A

Output

2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Helpdesk

2


Berkas permohonan

5 Menit

hasil pengecekan berkas pemberitahuan untuk melengkapi berkas

Ya

Tidak

3

Meminta Helpdesk untuk melengkapi berkas permohonan

berkas permohonan tidak lengkap

5 Menit

4

Melengkapai kekurangan berkas permohonan

pemberitahuan untuk melengkapi berkas

N/A

5

Memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?

1. Data pada berkas permohonan sesuai dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal

15 menit

hasil pengecekan berkas

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan lengkap dan benar/valid

15 menit

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid hasil reset password/informasi user id

5 menit

hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh helpdesk

hasil reset password/informasi user id dan pemberitahuan password baru/informasi user id

5 menit

Tidak

Ya

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail helpdesk (softcopy)

2. Melakukan konfirmasi kepada Helpdesk melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6

7

8

9

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin PPE melakukan reset password atau mencari informasi user ID Helpdesk pada aplikasi SPSE Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin PPE Memberitahu Helpdesk bahwa permohonan ditolak Memberitahukan password baru atau informasi user ID Helpdesk kepada Helpdesk

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen

Selesai

Selesai

10 menit



28


PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER IDHELPDESK

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

29

Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Helpdesk


:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal


: Permohonan

Perubahan/Reset Password –(atau Pemberian Informasi user-id)- Helpdesk



Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Helpdesk e-mail semula : e-mail baru

:



(………………………………)


30


SURAT KUASA No :


:

Jabatan

:

Alamat

:


:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:



KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Helpdesk beserta lampirannya [asli]




Cap&Materai Rp.6000,[nama]

[nama]

[jabatan]

[jabatan]

Form Tanda Terima Berkas

31


:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

32

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID VERIFIKATOR


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


33


Nomor SOP

5/SOP/LPSE.LPSE/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR

Dasar Hukum : 1 2 3 4 5

6

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik





Verifikator Front Office Helpdesk LPSE Admin PPE

Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password atau Informasi User ID 2

Surat Keputusan/Surat Pengangkatan Verifikator


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Verifikator sehingga Verifikator dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Verifikator yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Definisi : 1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.


Keterkaitan : 1

2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. 3. Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa).


34

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID VERIFIKATOR No

Aktivitas

1


Pelaksana Verifikator

Front Office

Helpdesk LPSE

Admin PPE


Mulai

Waktu N/A

Verifikator melapor ke front office dan mengisi buku tamu (apabila disampaikan langsung ke LPSE)

3

Memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penyedia untuk menunggu giliran menghadap helpdesk diruang tunggu (apabila disampaikan langsung ke LPSE) - Apabila permohonan disampaikan langsung maka helpdesk memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian. - Apabila permohonan disampaikan melalui email maka helpdesk membuka email




N/A 5 Menit

5

N/A

isian data Verifikatorpada buku tamu

5 menit

Nomor antrian 5 menit terhitung setelah mengisi buku tamu


Tidak

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Verifikator yang bersangkutan(softco py)

2. SK Pengangkatan sebagai Verifikator (apabila datang langsung ke LPSE membawa asli SK Pengangkatan sebagai Verifikator )

2

4

Output

helpdesk membuka email pada hari yang sama dengan hari email tersebut masuk (hari dan jam kerja)

Ya

6

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk meminta kepada Verifikator untuk melengkapi berkas permohonan


5 menit

7



N/A

hasil pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Pemberitahuan permintaan melengkapi berkas permohonan

35

8




9

Menerima berkas permohonan dari Helpdesk dan memeriksa kebenaran berkas permohonan. Apakah berkas permohonan benar/valid ?

1. Data pada berkas permohonan sesuai 15 menit dengan data yang ada di aplikasi SPSE atau dengan arsip permohonan pada saat registrasi awal 2. Melakukan konfirmasi kepada Verifikator melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan)




Tidak

10 Melakukan reset password atau mencari informasi user ID Verifikator pada aplikasi SPSE

11 Memberitahu Verifikator melalui Helpdesk bahwa permohonan ditolak

Ya

10 menit



12 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator melalui helpdesk untuk disampaikan kepada Verifikator






14 Memberitahukan password baru atau informasi user ID Verifikator kepada Verifikator

Selesai

10 menit

hasil perubahan password/informasi user id 5 menit Selesai


perubahan password atau informasi user id diterima oleh Verifikator

36


PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID VERIFIKATOR

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

37

Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Verifikator


:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal


: Permohonan

Perubahan/Reset Password –(atau Pemberian Informasi user-id)- Verifikator



Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Verifikator e-mail semula : e-mail baru

:



(………………………………)


38


SURAT KUASA No :


:

Jabatan

:

Alamat

:


:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:



KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Verifikator beserta lampirannya [asli]





[nama]

[jabatan]

[jabatan]


39


:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

40

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PPK


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


41


Nomor SOP

6/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5 6




PPK Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : 1. Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID 2 Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK


Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID PPK sehingga PPK dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan PPK yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Definisi : 1

Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK


2. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Keterkaitan : 1


42

SOP PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PPK No 1

Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Info User ID

Pelaksana PPK

Admin Agency


Mulai

Waktu N/A

Output

2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai PPK) 2


Berkas permohonan

5 Menit

hasil pengecekan berkas pemberitahuan untuk melengkapi berkas

Ya

Tidak

3

Meminta PPK untuk melengkapi berkas permohonan


5 Menit

4



N/A

5



15 menit



15 menit

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid hasil reset password/informasi user id

5 menit

hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh PPK


5 menit

Tidak

Ya

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail PPK (softcopy)

2. Melakukan konfirmasi kepada PPK melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6

7

8

9

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID PPK pada aplikasi SPSE Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu PPK bahwa permohonan ditolak Memberitahukan password baru atau informasi user ID PPK kepada PPK


Selesai

Selesai

10 menit



43


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PPK

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

44

Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID PPK


:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal


: Permohonan

Perubahan/Reset Password –(atau Pemberian Informasi user-id)- PPK



Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- PPK e-mail semula : e-mail baru

:



(………………………………)


45


SURAT KUASA No :


:

Jabatan

:

Alamat

:


:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:



KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) PPK beserta lampirannya [asli]





[nama]

[jabatan]

[jabatan]


46


:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

47

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHANPASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PANITIA POKJA ULP


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


48


Nomor SOP

7/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN PASSWORD DAN PEMBERIAN INFORMASI USER ID PANITIA POKJA ULP

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5

Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012

6



Panitia Pengadaan/Pokja ULP Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : 1. 2

Surat Permohonan Reset Password dan Info User ID Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Prosedur ini mencakup proses permohonan reset password dan permintaan informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP sehingga Panitia Pengadaan/Pokja ULP dapat melakukan login pada aplikasi SPSE

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan reset password dan permintaan informasi user ID miliknya

Peringatan : 1. 2.


Definisi : 1.


Keterkaitan : 1


49

No

Aktivitas

1

Menyampaikan berkas permohonan Reset Password Dan Info User ID

2


Pelaksana Panitia Pengadaan/Pokja Admin Agency ULP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan

Waktu

1. Surat Permohonan Reset Password dan N/A Info User ID 2. Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP (Apabila disampaikan langsung membawa asli Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan/Pokja ULP) Berkas permohonan 5 Menit

Mulai

Ya

Tidak

Output


3

Meminta Panitia Pengadaan/Pokja ULP untuk melengkapi berkas permohonan


5 Menit

4



N/A

5



15 menit



15 menit

hasil pengecekan berkas bahwa berkas permohonan tidak lengkap atau tidak benar/tidak valid

5 menit

hasil reset password/infor masi user id pemberitahuan permohonan di tolak

hasil reset password/informasi user id

10 menit

pemberitahuan password baru/informasi user id diterima oleh Panitia Pengadaan/Pok ja ULP


5 menit


Tidak

Ya

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail Panitia Pengadaan/Pokja ULP (softcopy)


2. Melakukan konfirmasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP melalui telepon atau bertemu langsung (jika diperlukan) 6

7

Apabila berkas lengkap dan benar/valid Admin Agency melakukan reset password atau mencari informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP Apabila berkas tidak lengkap dan tidak benar/tidak valid, Admin Agency Memberitahu Panitia Pengadaan/Pokja ULP bahwa permohonan ditolak

8

Memberitahukan password baru atau informasi user ID Panitia Pengadaan/Pokja ULP kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP

9


Selesai

Selesai


50


PERUBAHANPASSWORDDAN PEMBERIAN INFORMASIUSER ID PANITIA POKJA ULP

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

51

Template Surat Permohonan Perubahan Password dan Pemberian Informasi User ID Panitia Pokja ULP


:

Kepada Yth :

Lampiran : Perihal


: Permohonan

Perubahan/Reset Password –(atau Pemberian Informasi user-id)- Panitia Pengadaan/Pokja ULP



Bersama ini kami mengajukan permohonan perubahan/reset password -(atau pemberian informasi user-id)- Panitia Pengadaan/Pokja ULP e-mail semula : e-mail baru

:



(………………………………)


52


SURAT KUASA No :


:

Jabatan

:

Alamat

:


:

Jabatan

:

Alamat

:

No. KTP

:



KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] NPWP [asli dan fotokopi] Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku [asli dan fotokopi] Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] Surat Permohonan Perubahan/Reset Password (atau Informasi user-id) Panitia Pengadaan/Pokja ULP beserta lampirannya [asli]





[nama]

[jabatan]

[jabatan]


53


:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

54

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


55


Nomor SOP

8/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN NPWP PENYEDIA

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5 6

Kualifikasi Pelaksana : 1 2 3 4 5

Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE

Helpdesk LKPP Front office


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia untuk mengganti NPWP penyedia.


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE, Peyedia yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permintaan penggantian NPWP penyedia: barang/jasa. Peringatan 1. 2.


Keterkaitan : 1

1. 2. 3 4

Surat Permohonan Perubahan NPWP Penyedia Surat Kuasa Pembawa Berkas Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE Formulir Tanda Terima Berkas


Defniisi : 1.

SOP Pengarsipan Dokumen 2 3 4

Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

56

SOP PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA No 1

Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan perubahan NPWP

Penyedia

Front office


Mulai

Verifikator

Helpdesk LKPP


Waktu N/A


Keterangan

2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Asli dan copy NPWP baru dan Copy NPWP Lama

2


3


4

Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian

5

Melakukan pengecekan kelengkapan berkas.

Tidak

N/A



5 menit

Nomor antrian

Nomor antrian

N/A

Berkas permohonan

10 menit

hasil pengecekan


Ya

6

Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan NPWP melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut.


5 menit

permohonan ditindakanjuti kepada verifikator

7

Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas.


5 menit


8



5 menit


57

9


Tidak


15 menit


Ya

10

Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai.


5 menit


11

Melakukan perubahan NPWP penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE


10 menit

hasil perubahan NPWP

12

Memberitahu helpdesk LPSE bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan


5 menit

hasil perubahan NPWP diterima oleh penyedia

13

Helpdesk LPSE menerima pemberitahuan dari verifikator kemudian mengirimkan email kepada Helpdesk LKPP untuk melakukan perubahan NPWP secara Nasional dengan menginformasikan bahwa penyedia yang bersangkutan sudah diverifikasi ulang dan data telah sesuai

pemberitahuan perubahan npwp dari verifikator

5 menit

email permohonan email berisi data npwp perubahan npwp lama dan npwp baru secara nasional beserta keterangan bahwa data tersebut telah sesuai

14

helpdesk LKPP memproses perubahan NPWP secara nasional

email permohonan dari helpdesk LPSE

N/A

hasil perubahan NPWP secara nasional

-Mengacu pada Tabel Prioritas Penanganan Permasalahan SPSE - Helpdesk LKPP membuka email pada hari dan jam kerja email tersebut masuk.

15

helpdesk LKPP memberitahukan kepada verifikator bahwa NPWP telah dilakukan perubahan

hasil perubahan npwp secara nasional

5 menit

pemberitahuan perubahan NPWP

5 menit setelah dilakukan perubahan

16

Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan NPWP penyedia telah dilaksanakan

pemberitahuan perubahan NPWP

17



Tata cara perubahan NPWP penyedia pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

pemberitahuan perubahan NPWP diterima penyedia 5 menit

Selesai

10 menit

Arsip berkas permohonan dan perubahan NPWP

58


PERUBAHAN NPWP PENYEDIA BARANG/JASA

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

59

Template Surat Permohonan Perubahan data NPWP Kop Surat Perusahan Tempat, Tanggal No

:

Kepada Yth :

Lampiran :NPWP lama danbaru Perihal


: Perubahan data NPWP

Denganhormat, yang bertandatangandibawahini Nama: Jabatan : e-mail :

Untukdanatasnama Namaperusahaan : User ID

:

Alamatperusahaan :

Bersamaini kami mengajukanpermohonanperubahan data NPWP No NPWP semula : No NPWP baru

:

Demikiansuratpermohonaninidibuat, atasbantuandankerjasamanya kami Ucapkanterimakasih.

Hormat kami Pimpinan, Dicapdan bermaterai

(………………………………)

60


Kop Surat SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP


: : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan perubahan data NPWP beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] ,



[nama] [jabatan]

[nama] [jabatan]

61



:


:

Berkas Berupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

62

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHAN DATA LELANG


MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


63


Nomor SOP

9/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)


Dasar Hukum : 1 2


3

Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

4 5

Kualifikasi Pelaksana : 1 2 3

Panitia Pengadaan Helpdesk LKPP Helpdesk LPSE


Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan data lelang, proses permohonan dan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut

Peralatan/Perlengkapan :

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang terdaftar di SPSE dan Direktorat e-Procurement dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang


Peringatan :

Definiisi :

6

1 2

Surat Permohonan Perubahan Data Lelang Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan

1.


1

Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement

2.


2

Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

3


Keterkaitan : 1


64

SOP PERUBAHAN DATA LELANG No

Aktivitas

1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan data lelang kepada Helpdesk LPSE

Panitia Pengadaan


Mulai

2 Menerima permohonan dan menindaklanjuti permohonan ke LKPP melalui Helpdesk LKPP

3 Menerima dan menindaklanjuti eskalasi dari Helpdesk LPSE

4 Menerima hasil eskalasi dan menyampaikannya kepada Panitia Pengadaan 5 Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan dokumen

Helpdesk LKPP

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Surat Permohonan Perubahan Data Lelang yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat permohonan berkop, tanda tangan dan stample basah instansi) jika dikirimkan melalui email harus scan surat asli.

Waktu N/A

Output

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui email/TTS (softcopy)

5 Menit setelah surat diterima helpdesk LPSE

Mengacu pada SOP eskalasi permasalahan melalui e-mail/TTS

N/A

Mengacu pada SOP eskalasi permasalahan melalui e-mail/TTS

5 Menit

Selesai

10 Menit Arsip berkas permohonan

65



LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

66

Template Surat Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang

Kop Surat Instansi Tempat, Tanggal Kepada No

:

Yth : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau

Lampiran : Perihal

: Permohonan Permintaan Perubahan Data Lelang

Dengan hormat, yang bertanda tangan dibawah ini Nama

:

NIP

:

Jabatan

: Ketua Panitia Pengadaan/Ketua Pokja ...

e-mail

:

No Telepon/HP

:

Bersama ini kami mengajukan permohonan permintaan perubahan data lelang sebagai berikut Nama Paket : Kode Lelang : No

Data Lama

Data Baru

Demikian surat permohonan ini dibuat, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih Hormat kami Pemohon,

(………………………………)

67

LEMBAR PENGESAHAN


PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA BARANG/JASA


MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


68


Nomor SOP

10/SOP/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6



Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh penyedia dan pengelola LPSE untuk memberikan informasi ulang user id


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan Peyedia yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permintaan informasi ulang user id penyedia.

Peringatan : 1.


2.


Keterkaitan : 1

1. 2. 3

Surat Permohonan pemberian informasi user id Penyedia Surat Kuasa Pembawa Berkas Formulir Tanda Terima Berkas


Definiisi : 1


2.



69

SOP PEMBERIAN USER ID PENYEDIA BARANG/JASA No 1

Aktivitas Mempersiapkan berkas permohonan berkas permohonan informasi user id

Penyedia

Front office


Verifikator

Mulai


Waktu N/A


Keterangan

2. jika yang datang selain pimpinan perusahaan harus membawa Surat Kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai. 3. Dokumen perusahaan seperti pada saat registrasi terdiri dari asli dan copy yaitu KTP direktur, NPWP, SIUP/ SIUJK/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku , Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir 2


3


4

Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian Melakukan pengecekan kelengkapan berkas.

5

6

7

8

N/A



5 menit

Nomor antrian

Nomor antrian

N/A

Berkas permohonan

10 menit


Apabila berkas lengkap maka helpdesk menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk menunggu konfirmasi perubahan email melalui email penyedia. Kemudian helpdesk menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator untuk diproses lebih lanjut. Apabila berkas tidak lengkap maka helpdesk mengembalikan berkas kepada penyedia dan meminta penyedia untuk melengkapi berkas.


5 menit

permohonan ditindakanjuti kepada verifikator


5 menit




5 menit


Tidak

Ya


70

9



15 menit


10 Apabila tidak sesuai verifikator melalui Helpdesk meminta Penyedia untuk melengkapi berkas/menunjukan berkas yang sesuai.


5 menit


11 Melakukan pengecekan user id penyedia barang/jasa pada aplikasi SPSE


10 menit

hasil pengecekan user id

12 Memberitahu helpdesk bahwa permohonan informasi user id penyedia telah dilaksanakan

hasil pengecekan user id

5 menit

informasi user id


informasi user id

14 Menerima dan meneruskan pemberitahuan melalui e-mail kepada Penyedia barang/jasa bahwa permohonan perubahan alamat e-mail penyedia telah dilaksanakan

Tidak

Ya

10 menit informasi user id Selesai

5 menit


informasi user id diterima oleh penyedia

71


PEMBERIAN INFORMASI USER ID PENYEDIA BARANG/JASA

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

72

Template Surat Permohonan Informasi User ID Penyedia

Kop Surat perusahan

No

Tempat, Tanggal Kepada Yth : Kepala LPSE Kabupaten Lamandau

:

Lampiran : Perihal

: Permohonan Informasi User ID

Denganhormat, yang bertandatangandibawahini Nama : Jabatan : e-mail : Untuk dan atas nama Nama perusahaan : Alamat perusahaan : Bersamaini kami mengajukanpermohonan Informasi User ID Kami sebagai Penyedia yang telah terdaftar di aplikasi SPSE. Demikiansuratpermohonaninidibuat, atasbantuandankerjasamanya kami ucapkanterimakasih.

Hormat kami Pimpinan, DicapdanbermateraiRp.6000,(………………………………)

73


Kop Surat SURAT KUASA No : Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Jabatan : Alamat : Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [nama perusahaan] Nama Jabatan Alamat No. KTP


: : : :

Untuk membawa dokumen perusahaan berupa: 1. KTP direksi/direktur/pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan [fotokopi] 2. NPWP [aslidanfotokopi] 3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Jasa Konstruksi (SIUJK)/ijin usaha sesuai bidang masingmasing [asli dan fotokopi] 4. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) [asli dan fotokopi] 5. Akta pendirian perusahaan, serta akta perubahan terakhir (jika ada) [asli dan fotokopi] 6. Surat Permohonan Informasi User ID beserta lampirannya [asli] Demikian ini surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk digunakan sebagaimana mestinya. [tampat] ,


[nama] [jabatan]


[nama] [jabatan]

74

Form TandaTerimaBerkas


:

Telah kami terimadari

:

BerkasBerupa

Yang Menerima,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Jabatan

Instansi/ Jabatan

75

LEMBAR PENGESAHAN


PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


76


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM




Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses penggunaan akses intranet/internet di bidding room LPSE sehingga pengguna SPSE dapat melakukan proses e-procurement dengan lancar

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan pengguna SPSE dalam menggunakan akses intranet/internet di bidding room LPSE


Keterkaitan : 1


Peralatan/Perlengkapan : 1. Kartu Identitas Pengguna


Definiisi : 1. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

77

SOP PENGGUNAAN AKSES INTRANET/INTERNET DI BIDDING ROOM No

Aktivitas

Pelaksana Front office

Pengguna SPSE

Helpdesk LPSE


Waktu N/A

Output

Keterangan

1

Mendatangi lokasi bidding room yang disediakan oleh LPSE

2

Melapor ke front office dan mengisi buku tamu

3

Menawarkan fasilitas bidding room (akses intranet/internet, tempat untuk laptop, komputer desktop, hot spot) dan memberikan nomor antrian jika fasilitas terpakai semua

isian data pengguna SPSE pada buku tamu

5 menit

4

Memilih fasilitas bidding room yang tersedia dan mengisi daftar penggunaan fasilitas bidding room

Nomor antrian

5 menit

5

Menggunakan fasilitas bidding room untuk melakukan proses e-procurement

Nomor antrian

N/A

6

Dalam menggunakan fasilitas bidding room pengguna SPSE memerlukan bantuan Helpdesk

Mengalami kendala dalam menggunakan bidding room

N/A

7

Meminta Helpdesk untuk melakukan pendampingan


5 menit

pendampingan oleh helpdesk

8

Mendampingi Pengguna SPSE dalam menyelesaikan permasalahan/kendala yang sedang dihadapi


N/A

pendampingan oleh sesuai dengan helpdesk kebutuhan

9

Setelah selesai menggunakan fasilitas bidding room melapor kembali ke front office

selesai menggunakan bidding room

5 menit

laporan selesai menggunakan bidding room ke front office catatan penggunaan bidding room

Mulai

5 menit

Tidak

Ya

10 Mencatat waktu kapan pengguna SPSE selesai/meninggalkan fasilitas bidding room 11 Mengembalikan kartu identitas Pengguna SPSE

laporan selesai menggunakan bidding room 5 menit ke front office

Selesai

catatan penggunaan bidding room

5 menit

isian data pengguna Meninggalkan KTP / SPSE pada buku Tanda pengenal asli tamu nomor antrian

fasilitas bidding room dapat digunakan

disesuaikan dengan kebutuhan

bidding room dapat digunakan dengan baik

78

LEMBAR PENGESAHAN


PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE

DIREKTORAT e-PROCUREMENT

DEPUTI BIDANG MONITORING EVALUASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


79



Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE




Administrator Sistem LPSE Helpdesk LPSE


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya kendala pada sistem SPSE melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE atau Admin Sistem, Admin PPE dalam mengumumkan terjadinya kendala dalam system SPSE melalui website


Keterkaitan :

Definisi : 1

Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

2. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE

80

SOP PENGUMUMAN INFROMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT KENDALA SISTEM SPSE Pelaksana No Aktivitas Administrator Helpdesk Sistem LPSE 1 Mengetahui/mendapat informasi adanya kendala Mulai pada sistem SPSE yang menyebabkan aplikasi SPSE tidak dapat diakses/down


Waktu

Output

N/A

2

Membuat pengumuman melalui running text ,berita di halaman web LPSE, portal resmi K/L/D/I, papan pengumuman dan media lain yang terkait

Pengumumaan berisi informasi mengenai : 15 Menit • Jenis kendala yang dialami • Waktu mulai terjadinya kendala dan kapan waktu sistem kembali jalan/up (jika bisa dipastikan) • Kemungkinan adanya pemunduran jadwal paket lelang oleh Panitia • Mencantumkan kontak helpdesk untuk informasi lebih lanjut

pengumuman adanya kendala pada sistem SPSE

3

Memberitahukan pengumuman tersebut kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia pengadaan

Terjadinya kendala pada sistem SPSE

5 menit

kendala pada sistem SPSE terinformasikan kepada helpdesk dan panitia

4

Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman tersebut kepada panitia pengadaan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang (jika diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon

informasi terjadinya kendala pada sistem SPSE

15 menit

saran kepada panitia untuk memundurkan jadwal

5

Apabila sistem telah kembali berjalan/up , Admin Sistem menginformasikan kepada pengguna SPSE melalui halaman web LPSE resmi K/L/D/I, dan dapat ditambahkan pada media lain yang terkait serta kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia Pengadaan

kendala pada sistem sudah diperbaiki

5 menit

pengumuman sistem sudah normal

6

Helpdesk LPSE meneruskan informasi tersebut melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon kepada panitia pengadaan dan menyarankan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang sesuai dengan lamanya terjadi kendala pada sistem.

kendala pada sistem sudah diperbaiki

15 menit

panitia terinformasikan bahwa sistem sudah normal kembali

Selesai

Keterangan

5 menit setelah sistem normal

81

LEMBAR PENGESAHAN


PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


82


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE




Administrator Sistem LPSE Helpdesk LPSE


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses pengumuman terjadinya pemeliharaan pada sistem SPSE melalui website sehingga pengguna SPSE mengetahui informasi tersebut

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE (Admin Sistem dan Helpdesk) dalam mengumumkan terjadinya pemeliharaan system SPSE melalui website

Peringatan : 1. 2.

Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan :

Definiisi : 1.


2


83

SOP PENGUMUMAN INFORMASI KE PENGGUNA SPSE TERKAIT PEMELIHARAAN SISTEM SPSE Pelaksana No Aktivitas Administrator Sistem Helpdesk LPSE LPSE 1 Mengetahui adanya jadwal pemeliharaan pada Mulai sistem SPSE atau mendapat yang menyebabkan aplikasi SPSE tidak dapat diakses untuk sementara


Waktu

Output

N/A

2

Menampilkan pengumuman mengenai waktu pemeliharaan dan lamanya melalui Running text dan Pengumuman pada aplikasi SPSE minimal tiga (3) hari sebelum waktu pelaksanaannya

adanya pemeliharaan sistem pada SPSE

N/A

pengumuman waktu pemeliharaan sistem

3

Memberitahukan pengumuman tersebut kepada Helpdesk untuk diteruskan kepada panitia pengadaan

adanya pemeliharaan sistem pada SPSE

30 menit

terinformasikan nya helpdesk mengenai adanya pemeliharaan sistem

4

Helpdesk LPSE meneruskan pengumuman tersebut kepada panitia pengadaan untuk menyesuaikan jadwal paket lelang (jika diperlukan) melalui e-mail atau surat dan apabila diperlukan dapat dikonfirmasi melalui telepon

informasi pemeliharaan sistem

30 menit

terinformasikan nya panitia pengadaan mengenai adanya pemeliharaan sistem dan saran untuk menyesuaikan jadwal

Selesai

Keterangan

pengumuman dilakukan 5 hari kerja sebelum dilakukan pemeliharaan sistem

84

LEMBAR PENGESAHAN


ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


85


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS

Dasar Hukum : 1 2 3


4


5


6



Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Pengguna SPSE

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai aplikasi TTS oleh Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE, Helpdesk LKPP dalam mengeskalasikan permasalahan

Peringatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.: Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan : 1

Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE


1.

Definisi : 1

Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement

2

Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP

3.

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE untuk menyampaikan permasalahan.

4

86

SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI APLIKASI TTS No

Aktivitas

1

Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE yang tidak dapat ditangani olehnya kepada helpdesk LKPP melalui aplikasi TTS

2

Menerima dan mempelajari permasalahan yang disampaikan Helpdesk LPSE.

3

Memutuskan apakah permasalahan dapat ditangani oleh LPSE dan merupakan kewenangan LPSE

4

5

- apabila "ya", helpdesk LKPP membalas tiket permasalahan denganmemberikan informasi bahwa permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE dengan menyertakan panduan tata cara penyelesaiannya. dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" - Apabila "tidak" maka helpdesk LKPP melanjutkan mempelajari permasalahan dan dapat meminta data tambahan apabila informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk LPSE - Apabila memerlukan data tambahan maka lanjut ke nomor 6 sampai dengan 11 - Apabila tidak memerlukan data tambahan maka lanjut ke nomor 11

Pengguna SPSE


Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Permasalahan tidak dapat 5 menit ditangani oleh helpdesk LPSE

Helpdesk LKPP

Mulai

Ya

Tidak

eskalasi permasalahan

15 menit

mengetahui pokok permasalahan

mengetahui pokok permasalahan yang dieskalasikan

5 menit

putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP


60 menit

Selesai

Ya

Tidak

Output eskalasi permasalahan

permasalahan merupakan permasalahan yang memang ditangani oleh Helpdesk LKPP

N/A

Keterangan 5 menit setelah helpdesk mengetahui tidak dapat menangani permasalahan

tindak lanjut penganan masalah berdasarkan kewenangan

6

apabila memerlukan data tambahan maka helpdesk LKPP mengirimkan permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila diperlukan) kepada helpdesk LPSE


15 menit

permintaa data tambahan kepada Helpdesk LPSE

7

Helpdesk LPSE menerima balasan tiket permasalahan berisi permintaan data tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan permintaan tersebut kepada pengguna SPSE

permintaan data tambahan

10 Menit

permintaa data tambahan kepada Pengguna

8

Pengguna SPSE mengirimkan data tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE

Permintaan data tambahan

N/A

10 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk.

87

9

10

11

12

13

14

Helpdesk LPSE menerima data tambahan dan meneruskannya (data tambahan) kepada Helpdesk LKPP


5 menit

data tambahan

Helpdesk LKPP menerima balasan tiket permasalahan berisi data tambahan dari Helpdesk LPSE Melanjutkan penanganan penyelesaian permasalahan dan jika diperlukan dapat berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah berhasil diselesaikan


N/A

data tambahan

jika "ya" helpdesk LKPP Membalas tiket yang berisi informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari kerja sampai masalah dapat ditangani melalui aplikasi TTS

Ya

Tidak


N/A

Mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Apabila dalam 2 hari kerja permasalahan belum dapat diselesaikan maka Helpdesk LKPP wajib memberitahukan status penanganan masalah kepada Helpdesk LPSE melalui aplikasi TTS

N/A

Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

Permasalahan dapat diselesaikan

5 menit

permasalahan Closed

permasalahan tidak dapat diselesaikan

N/A

perkembanagan penanganan masalah

Selesai

5 menit setelah permasalahan diselesaikan

88

LEMBAR PENGESAHAN


ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


89


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL

Dasar Hukum : 1 2


3


4 5


6



Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP Pengguna SPSE

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan melaluai e-mail oleh Helpdesk LPSE untuk mengeskalasi Permasalahan kepada Helpdesk LKPP

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Helpdesk LPSE dan Helpdesk LKPP dalam proses eskalasi permasalahan

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :




Definisi : 1 2

3

Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE.

90

SOP ESKALASI PERMASALAHAN MELALUI E-MAIL No

Aktivitas

1

Mengeskalasikan permasalahan pengguna SPSE yang tidak dapat ditangani olehnya kepada helpdesk LKPP melalui e-mail

2

Menerima dan mempelajari permasalahan yang disampaikan Helpdesk LPSE.

3

Memutuskan apakah permasalahan dapat ditangani dan merupakan kewenangan LPSE

4

Membalas e-mail dengan mengisi informasi agar permasalahan dapat ditangani oleh helpdesk LPSE dan menyertakan panduan tata cara penyelesaiannya

5

Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari helpdesk LPSE

6

Pengguna SPSE


Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Permasalahan tidak dapat 5 menit ditangani oleh helpdesk LPSE

Helpdesk LKPP

Mulai

Ya

Tidak

Output eskalasi permasalahan


15 menit

mengetahui pokok permasalahan

mengetahui pokok permasalahan yang dieskalasikan

5 menit


putusan permasalahan merupakan kewenangan LPSE/LKPP Selesai

60 menit tindak lanjut penganan masalah berdasarkan kewenangan


N/A

Membalas e-mail berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya melalui telepon (apabila diperlukan) kepada helpdesk LPSE


15 menit

permintaan data tambahan kepada Helpdesk LPSE

7

Menerima balasan e-mail berisi permintaan data tambahan dari Helpdesk LKPP kemudian menyampaikan permintaan tersebut kepada pengguna SPSE

permintaan data tambahan

10 Menit

permintaa data tambahan kepada Pengguna

8

Menerima dan membalas e-mail berisi data tambahan yang diminta kepada helpdesk LPSE


N/A

9

Menerima dan meneruskan e-mail dari Pengguna SPSE berisi data tambahan kepada Helpdesk LKPP


5 menit


N/A

10 Menerima e-mail berisi data tambahan dari Helpdesk LPSE

Ya

Tidak

Keterangan 5 menit setelah helpdesk mengetahui tidak dapat menangani permasalahan


data tambahan 5 menit setelah membuka tiket permasalahan, LPSE harus membuka tiket permasalahan yang masuk pada hari yang sama di jam kerja dengan waktu tiket permaslahan masuk. data tambahan

91

11 Melanjutkan penanganan penyelesaian permasalahan dengan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LKPP jika diperlukan

12 Apakah permasalahan yang dieskalasikan telah berhasil diselesaikan

13 Membalas e-mail kepada helpdesk LPSE berisi informasi bahwa permasalahan telah diselesaikan untuk diteruskan kepada Pengguna SPSE 14 Jika "Tidak" maka helpdesk LKPP menyampaikan perkembangan penanganan masalah setiap 1 hari kerja sampai masalah dapat ditangani melalui aplikasi TTS

N/A

Ya

Tidak

Apabila dalam 2 hari kerja N/A permasalahan belum dapat diselesaikan maka Helpdesk LKPP wajib memberitahukan status penanganan masalah kepada Helpdesk LPSE melalui e-mail

Berdasarkan Mengacu pada Daftar pada Tabel Prioritas Penyelesaian Prioritas Permasalahan SPSE Penyelesaian Permasalahan SPSE - Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE


5 menit

permasalahan selesai

permasalahan tidak dapat diselesaikan

N/A

perkembangan penanganan masalah

Selesai

5 menit setelah permasalahan diselesaikan

92

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


93


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON




Pengguna SPSE Helpdesk LPSE


Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui telepon

Peralatan/Perlengkapan : Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui telepon

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan : 1

SOP Pengarsipan Berkas

1 2 3

Formulir Konsultasi Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE Rekap Penangannan Permaslahan Melalui Telepon


Definisi : 1


94

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON Pelaksana No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Menghubungi helpdesk LPSE melalui telepon Mulai untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait eProcurement

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A

2

Menerima telepon dengan ramah dan sopan, mengucapkan salam

3

Menanyakan identitas pengguna dan permasalahan yang ingin disampaikan sambil menggali infromasi lebih lengkap dan rinci terkait permasalahan

Semua informasi yang didapat dicatat pada Formulir Konsultasi

4

Memberikan informasi identitas pengguna dan pertanyaan atas permasalahan yang ingin diajukan oleh helpdesk LPSE secara lengkap dan rinci

permintaan informasi dari helpdesk kepada pengguna

5

Apakah helpdesk LPSE dapat menjawab atau memberikan solusi dari permasalahan yang disampaikan

6

7 8

Apabila tidak, helpdesk meminta waktu untuk menemukan solusinya, memberikan nomor formulir konsultasi dan no tiket untuk memudahkan pelacakan penanganan permasalahan dan jika memungkinkan mengalihkan penanganan permasalahan melalui email/TTS

Keterangan

10 detik

Ya

Apabila "ya" maka helpdesk memberikan penjelasan/ solusi untuk menyelesaikan permasalahan terebut Mengarsipkan lembar konsultasi dengan mengacu pada SOP Pengarsipan Berkas

Output

N/A

pemberian informasi dari pengguna

N/A

Pertanyaan pengguna

jawaban/solusi pada formulir konsultasi Permasalahan tidak dapat diberikan solusi

Selesai

isian data penyedia pada formulir konsultasi Sesuai kebutuhan

Sesuai kebutuhan

Tidak

Tidak

Selesai

2 menit

N/A

jawaban/solusi sesuai kebutuhan dituangkan dalam formulir konsultasi 10 Menit arsip berkas 10 Menit solusi diberikan dengan mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

waktu 10 menit adalah waktu untuk membuat dan memberikan nomor formulir konsultasi serta memberitahukan untuk mengirimkan permasalahan tersebut melalui email/TTS

95


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TELEPON

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

96

Formulir Konsultasi FORM KONSULTASI PENGGUNA SPSE Hari/Tanggal Konsultasi

:

Waktu

:

A.

IDENTITAS PENGGUNA SPSE a. Nama

:

b. Nama Instansi/Perusahaan

:

c. Alamat

:

d. Nomor Telepon/HP

:

B

PERMASALAHAN

C.

JAWABAN/SOLUSI PERMASALAHAN

Pemberi Penjelasan (...........................................)

97

Rekap Penangannan Permasalahan Melalui Telepon REKAP PENANGANNAN PERMASLAHAN MELALUI TELEPON 1

2

3

No

Tgl

Alamat E-mail

4 Nama

5 Isi Pesan

6

7

Kategori

DirektoratTujuan

8 Tgl Jawaban

9 Isi Jawaban

10 Petugas

Keterangan : 1 = No Urut Pencatatan 2 = Tanggal Telepon 3 = Alamat Email 4 = Nama Pengirim sebutkan juga instansinya (kalau ada) 5 = Isi Telepon 6 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi 7 = Sebutkan Direktorat Tujuan 8 = Tgl Penerimaan Form Jawaban 9 = Isi Jawaban 10 = Nama Penginput Rekap Telepon

98

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


99


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS





Perbup No. 03 Tahun 2012 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja unit LPSE Kab. Lamandau tanggal 02 Januari 2012

Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola LSPE dalam menyelesaikan permasalahan melalui aplikasi TTS

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui aplikasi TTS


Keterkaitan : 1




Definisi : 1

SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS 2

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Dukungan Pengguna LPSE. Aplikasi Trouble Ticketing System (TTS) adalah aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat e-Procurement LKPP sebagai media yang digunakan oleh pengguna SPSE untuk menyampaikan permasalahan

100

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS Pelaksana No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui aplikasi Mulai Trouble Ticketing System (TTS) untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait eProcurement 2

Menerima tiket permasalahan dari pengguna SPSE, mempelajari dan menetukan prioritas

3

Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari Pengguna SPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Tata cara pengisian TTS sesuai N/A dengan (user guide) petunjuk pengguna aplikasi TTS penentuan prioritas masalah berdasarkan Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

5 Menit

Output

Keterangan

hasil penentuan 5 Menit adalah waktu prioritas untuk mennetukan penanganan prioritas permasalahan permasalahan

N/A Ya

Tidak

4

Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas tiket berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE melalui telepon

Data dan informasi yang disampaikan masih kurang

5 menit

5

Menerima tiket dan membalasnya dengan menyertakan data tambahan yang diminta Helpdesk LPSE

pemberitahuan permintaan data tambahan kepada pengguna SPSE

N/A

6

Menerima balasan tiket berisi data tambahan dari pengguna SPSE


N/A

7

Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian permasalahan dan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan

Permasalahan yang disampaikan sudah memiliki cukup data dan informasi untuk dilakukan analisa

1 hari

8

Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh Helpdesk LPSE

hasil analisa permasalahan

N/A

Solusi / jawaban/hasil penyelesaian masalah


10 menit

pemberitahuan 10 Menit setelah permasalahan permasalahan berhasil selsai kepada diselesaikan pengguna

permasalahan tidak dapat diselesaikan oleh helpdesk LPSE

5 menit


9

10

Apabila dapat diselesaikan, helpdesk Membalas tiket berisi pemberitahuan bahwa permasalahan telah diselesaikan dan menutup tiket dengan mengklik tombol "CLOSED" Apabila tidak dapat diselesaikan maka helpdesk LPSE Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk LKPP dengan mengklik tombol “ESCALATE” dan membalas tiket permasalahan yang memberitahukan bahwa permasalahan sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk menunggu balasan tiket selanjutnya

Ya

Tidak

Selesai


Data tambahan dari pengguna SPSE hasil analisa permasalahan

Lamanya penyelesaian masalah mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE

Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi TTS

Selesai

101


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI APLIKASI TTS

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

102

Rekap penanganan permasalahan penggunaSPSE melalui TTS

REKAPITULASI PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI TTS 1

2

3

4

5

6

7

8

No

No TTS

Nama

Permasalahan

Solusi

Tglditerima

Tglselesai

Keterangan

Keterangan : 1 = No Urut Pencatatan 2 = No tiket 3 = Nama instansi/perusahaan 4 = Pengaduan, Pertanyaan atau Konsultasi 5 = Jawaban solusi dari permasalahan 6 = Tanggal e-mail diterima 7 = Tanggal selesai permasalahan 8 = Keterangan

103

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


104


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL

Dasar Hukum : 1 2 3 4 5




6

Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan Pengelola SPSE dalam menyelesaikan permasalahan melalui e-mail

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam melakukan penanganan permasalahan pengguna SPSE melalui e-mail


Keterkaitan : 1

SOP Eskalasi Permasalahan melalui aplikasi e-mail


Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah SPSE


Definisi : 1


105

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE MELALUI E-MAIL Pelaksana No Aktivitas Pengguna SPSE Helpdesk LPSE 1 Mengirimkan tiket permasalahan melalui e-mail Mulai untuk berkonsultasi atas permasalahan terkait eProcurement 2

Menerima e-mail dari pengguna SPSE, mempelajari dan menetukan prioritas

3

Apakah informasi permasalahan yang diterima belum jelas dan lengkap serta butuh data tambahan dari Pengguna SPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu N/A

penentuan prioritas masalah berdasarkan Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

5 Menit

Output

Keterangan

hasil penentuan 5 Menit adalah waktu prioritas untuk mennetukan penanganan prioritas permasalahan permasalahan

N/A Ya

Tidak

4

Apabila "Ya" helpdesk LPSE membalas e-mail berisi permintaan data tambahan yang diperlukan dan mengkonfirmasikannya kepada pengguna SPSE melalui telepon

Data dan informasi yang disampaikan masih kurang

5 menit

5

Menerima e-mail dan membalasnya dengan menyertakan data tambahan yang diminta Helpdesk LPSE


N/A

6

Menerima balasan e-mail berisi data tambahan dari pengguna SPSE


N/A

Data tambahan dari pengguna SPSE

7

Menganalisa dan mencari solusi penyelesaian permasalahan dan berkoordinasi dengan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan

Permasalahan yang disampaikan sudah memiliki cukup data dan informasi untuk dilakukan analisa

1 hari


8

Apakah permasalahan dapat diselesaikan oleh Helpdesk LPSE


N/A


10 menit

Solusi / jawaban/hasil penyelesaian masalah pemberitahuan permasalahan selsai kepada pengguna

Lamanya penyelesaian masalah mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Masalah 10 Menit setelah permasalahan berhasil diselesaikan

Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui e-mail

5 menit


Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan melalui e-mail

9

10

Apabila dapat diselesaikan, helpdesk LPSE membalas e-mail berisi pemberitahuan bahwa permasalahan telah diselesaikan Mengeskalasikan permasalahan kepada helpdesk LKPP dengan meneruskan e-mail tersebut dan membalas e-mail kepada pengguna SPSE yang memberitahukan bahwa permasalahan sedang ditangani helpdesk LKPP serta dimohon untuk menunggu balasan e-mail selanjutnya

Ya

Tidak

Selesai

Selesai


106

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


107


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6



Pengguna SPSE Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat : Prosedur ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh pengguna SPSE dan pengelola LPSE dalam menyelesaikan permasalahan dengan datang langsung ke LPSE

Tujuan : Menjamin terselesaikannya permasalahan pengguna SPSE dalam pelaksanaan pengadaan secara elektronik melalui LPSE

Peringatan :

Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Konsultasi 2 Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE


1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan : 1


Definisi : 1


108

SOP PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE Pelaksana No

Aktivitas

Pengguna SPSE

Front office

Mutu Baku Helpdesk LPSE

Persyaratan/Perlengkapan

Waktu N/A

Output

1


2

Memberikan formulir konsultasi kepada pengguna SPSE

formulir konsultasi

5 menit

3

Mengisi formulir konsultasi dan memberikan kembali formulir konsultasi yang telah diisi dengan lengkap kepada front office

formulir konsultasi

5 menit

Isian Formulir Konsultasi

4

Menerima dan memeriksa formulir konsultasi dari pengguna SPSE. Apakah formulir konsultasi telah diisi dengan lengkap ?

Isian Formulir Konsultasi

5 menit

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap

5

Jika "Ya" Front Office memberikan nomor antrian dan mempersilahkan penguna SPSE untuk menunggu panggilan menghadap helpdesk diruang tunggu


5 menit

Nomor antrian

6

Jika "tidak" Front Office meminta pengguna SPSE untuk melengkapi isian Formulir Konsultasi

Isian Formulir Konsultasi belum lengkap

5 menit

meminta melengkapi formulir konsultasi

7

Helpdesk menerima formulir konsultasi dari front office LPSE


5 menit

ditindaklanjuti kepada helpdesk

Mulai

Tidak

Ya

Isian data pengguna SPSE pada buku tamu

Keterangan Tugas Front Office dapat dilaksanakan oleh Help Desk, Security, atau Resepsionis

109

8

Memanggil pengguna SPSE sesuai nomor antrian

9

Melakukan analisis permasalahan dengan menggali informasi sedalam-dalamnya dari pengguna SPSE . Apakah solsui permasalahan dapat ditemukan ?

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap dan N/A Nomor Antrian

Isian Formulir Konsultasi sudah lengkap Tidak

30 menit

Ya

Jika pengguna SPSE telah dipanggil sebanyak 3 kali namun pengguna SPSE tidak merespon maka Helpdesk akan memanggil nomor antrian berikutnya. Pengguna yang dilewat akan dipanggil kembali pada giliran berikutnya

informasi tambahan terkait masalah

sesuai dengan kebutuhan (berdasarkan Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE)

10 Apabila "Ya" Memberikan jawaban/solusi atas permasalahan yang disampaikan dalam bentuk tertulis dalam Formulir Konsultasi

Formulir konsultasi ditandatangani/diparaf 10 menit oleh petugas Helpdesk yang memberikan jawaban/solusi

jawaban/solusi sesuai dengan atas permasalahan kebutuhan

11 Mengeskalasikan permasalahan kepada Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS.

Mengacu pada SOP Eskalasi Permasalahan Melalui Aplikasi TTS/e-Mail

5 menit

Tiket/e-mail permasalahan pengguna SPSE yang dieskalasikan

12 Memberikan salinan Formulir Konsultasi kepada pengguna SPSE dan mengarsipkan lembar Formulir Konsultasi asli dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

formulir konsultasi yang telah diisi oleh helpdesk

10 Menit

Arsip Formulir Konsultasi

Selesai

110


PENANGANAN PERMASALAHAN PENGGUNA SPSE DI LPSE

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

111


:

Waktu

:

A.


:


:

c. Alamat

:

d. Nomor Telepon/HP

:

B

PERMASALAHAN

C.



112

LEMBAR PENGESAHAN


PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


113


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6



Penyedia Barang/Jasa Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pemdampingan upload dokumen lelang dan pelaksanan pendampingan kepada Penyedia pada Bidding Room

Tujuan :


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi pengelola LPSE dan penyedia yang terdaftar di SPSE dalam proses pemberian pendampingan dari Helpdesk untuk proses upload dokumen lelang di biding room LPSE

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :


Definisi : 1


114

SOP PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDING ROOM No

Aktivitas

1

Mendatangi lokasi bidding room yang disediakan oleh LPSE

2

Melapor ke front office dan mengisi buku tamu

3

Menanyakan kepada Penyedia apakah sudah mengikuti pelatihan aplikasi SPSE ?

4

Menyarankan kepada Penyedia untuk mengikuti pelatihan penggunaan SPSE terlebih dahulu

5

Memberikan nomor antrian untuk mendapat pendampingan dari helpdesk

6

Memanggil Penyedia untuk mendapat pendampingan sesuai nomor antrian

7

Menanyakan kepada penyedia apakah telah mengisi data kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya

8

Memberikan penjelasan dalam mengisi data kualifikasi dan upload dokumen pendukungnya

Pengguna SPSE

Pelaksana Front office

Helpdesk LPSE


Waktu

Output

Keterangan

Mulai

5 menit

Tidak

isian data pengguna SPSE pada buku tamu

Helpdesk hanya memberikan arahan dalam 5 menit proses upload kepada penyedia yang telah mendapatkan pelatihan aplikasi SPSE

Ya

5 menit Selesai

Telah memiliki nomor antrian dan membutuhkan pendampingan

Tidak

Ya

5 menit

Nomor antrian

5 menit

pendampingan oleh helpdesk LPSE

5 menit

10 menit

115

9

Mengisi data kualifikasi dan mengupload dokumen pendukungnya dengan didampingi oleh helpdesk LPSE. Apakah pengisian data dan upload dokumen berhasil ?

15 menit

Ya

Tidak

10 Menangani permasalahan untuk diselesaikan dengan meminta bantuan pihak/unit lain di LPSE jika diperlukan. Apakah permasalahan dapat diselesaikan ?

15 menit Ya

11 Mengeskalasikan permasalahan kepada Helpdesk LKPP melalui e-mail/TTS. Proses pendampingan selesai, penyedia akan segera dihubungi jika permasalahan yang dieskalasikan telah diselesaikan

Selesai

12 Memberikan penjelasan dan petunjuk dalam mengenkripsi file dokumen penawaran menggunakan aplikasi enkripsi yang disediakan SPSE 13 Melakukan enkripsi file dokumen penawaran dan upload dokumen penawaran didampingi oleh helpdesk LPSE. Apakah proses enkripsi dan upload dokumen penawaran berhasil ? 14 Proses pendampingan upload dokumen selesai. Penyedia dapat meninggalkan bidding room dengan terlebih dulu melapor kembali ke front office

Tidak

Permasalahan yang dieskalasikan dikonfirmasikan melalui telepon kepada helpdesk LKPP

5 menit


Mengacu pada SOP eskalasi melalui email atau eskalasi melalui TTS

15 menit

15 menit Ya

Tidak

5 menit Selesai

116


PENDAMPINGAN UPLOAD DI BIDDING ROOM

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

117


:

Waktu

:

A.


:


:

c. Alamat

:

d. Nomor Telepon/HP

:

B

PERMASALAHAN

C.



118

LEMBAR PENGESAHAN


PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


119


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Upang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERUBAHAN JADWAL BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN DOKUMEN PENAWARAN

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup persyaratan perubahan jadwal lelang untuk batas akhir upload dokumen pernawaran dan awal pembukaan penawaran mulai dari proses permohonan sampai dengan pelaksanaan permohonan perubahan data lelang tersebut

Tujuan :


Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE

Peralatan/Perlengkapan : 1. 2 3

Surat Permohonan Perubahan Jadwal Batas Akhir Upload dan Awal Pembukaan Penawaran Surat Keputusan/SK pengangkatan sebagai Panitia Pengadaan Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE


Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE, Panitia Pengadaan yang terdaftar di SPSE dalam melakukan permohonan permintaan perubahan data lelang

Peringatan : 1. 2.


Definisi : 1


Keterkaitan : 1


120

SOP PERUBAHAN JADWAL LELANG TAHAPAN BATAS AKHIR UPLOAD DAN AWAL PEMBUKAAN PENAWARAN Pelaksana Mutu Baku No Aktivitas Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Persyaratan/Perlengkapan 1 Menyampaikan berkas pemohonan perubahan Surat Permohonan Perubahan Jadwal Lelang Mulai data lelang kepada Helpdesk LPSE yang ditujukan kepada Kepala LPSE (surat permohonan berkop, tanda tangan dan stample basah instansi), jadwal lama dan baru dengan disertakan dengan alasan dan pernyataan bahwa segala akibat yang timbul dari perubahan jadwal ini seluruhnya tanggung jawab panitia pengadaan/Pokja ULP. (jika dikirimkan melalui email harus scan surat asli) 2

Menerima permohonan

3

Melakukan pengecekan apakah perubahan tersebut tidak melanggar peraturan perundangundangan yang berlaku? Jika diperlukan dapat meminta rekomendasi dari LKPP Jika melanggar maka helpdesk memberitahukan kepada panitia perubahan tidak dapat dilakukan

5

Jika tidak melanggar maka helpdesk dapat melakukan perubahan jadwal tersebut.

Output

Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui email/TTS (softcopy)

Ya

Selesai

Surat permohonan perubahan jadwal permohonan tidak sesuai dengan aturan yang berlaku permohonan sesuai dengan aturan yang berlaku

N/A

hasil pengecekan melanggra/tida knya permohonan 15 Menit permohonan ditolak

Mengacu pada Tabel Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

N/A

Mengacu pada Daftar Prioritas Penyelesaian Permasalahan SPSE

permohonan di tindaklanjuti

6

Helpdesk memberitahukan kepada panitia pengadaan/Pokja ULP bahwa jadwal sudah dilakukan perubahan

hasil perubahan

10 Menit

7

Panitia/Pokja ULP menerima pemberitahuan perubahan jadwal dari helpdesk LPSE

pemberitahuan perubahan

N/A

8

LPSE melakukan arsip dokumen

Keterangan

N/A

Tidak

4

Waktu N/A

Selesai

10 Menit

pemberitahuan 10 Menit setelah perubahan dilakukan perubaha


121

LAYANANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK KABUPATEN LAMANDAU

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN BIMBINGAN TEKNIS

NANGA BULIK 2015

122

LEMBAR PENGESAHAN


PELAKASANAAN TRAINING PENGGUNA LPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


123


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE

Dasar Hukum : Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik


Kepala LPSE Unit Layanan dan Dukungan LPSE Training


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses penyusunan program training, persiapan, mengundang peserta dan pelaksanaan training peggunaan SPSE.

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar dalam pelaksanaan training peggunaan SPSE

Peringatan : Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.: Keterkaitan

Peralatan/Perlengkapan : 1. Form Laporan Training 2 Kuesioner


Definisi :

124

SOP PELAKSANAAN TRAINING PENGGUNAAN LPSE No 1

Aktivitas Menyusun rencana pelaksanaan training penggunaan SPSE bagi Pengguna SPSE

Kepala LPSE

Pelaksana Unit Layanan dan Dukungan LPSE

Mutu Baku Trainer

Persyaratan/Perlengkapan Rencana pelaksanaan meliputi:

Mulai

Waktu

Output

Keterangan

N/A

a. Jadwal pelaksanaan training b. Penentuan peserta training c. Sarana dan prasarana training d. Materi training e. Penentuan trainer f. Anggaran

2

Melakukan persiapan pelaksanaan training

Persiapan yang dilakukkan meliputi :

N/A

a. Memastikan kehadiran peserta maksimal 7 hari kerja sebelum pelaksanaan training dengan meminta lembar konfirmasi kehadiran b. Memastikan ketersedian sarana dan prasarana pelakasanaan training maksimal 7 hari kerja sebelum pelaksanaan training antara lain tempat, akses internet, konsumsi dan lain-lain c. Mempersiapkan materi training maksimal 2 hari kerja sebelum pelaksanaan training d. Memastikan ketersediaan trainer maksimal 5 hari kerja sebelum pelaksanaan training 3

Melaksanaan training penggunaan SPSE

Pelaksanaan training meliputi:

N/A

Kuesioner

15 menit setelah

a. Trainer memberikan materi sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh LKPP b. Trainer menyediakan waktu tanya jawab minimal 15 menit untuk setiap sesi dan mencatat identitas peserta (nama peserta dan asal instansi/perusahaan). Jika pertanyaan tidak dapat dijawab maka trainer menampung jawaban tersebut untuk dikonsultasikan kepada pihak yang berkompeten dan akan dijawab setelah kegiatan training selesai dengan meminta alamat e-mail dan nomor handphone peserta c. Trainer memberikan kuesioner sebagai bahan evaluasi pelaksanaan training pada hari terakhir kegiatan training 4

Menyusun laporan pelaksanaan training sesuai dengan form terlampir

Menyesuaikan jadwal training pada masingmasing LPSE

15 menit setelah sesi terakhir berakhir 1 jam

Selesai

Form Laporan Training

1 Jam setelah pelaksanaan training berakhir

125


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PEMELIHARAAN KINERJA DAN KAPASITAS SPSE

NANGA BULIK 2015

126

LEMBAR PENGESAHAN


MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


127

Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6


Administrator Sistem LPSE ITO LKPP

Peralatan/Perlengkapan : 1 2

Formulir Permintaan Perubahan. Lampiran Pengisian Formulir Permintaan Perubahan.

Penjelasan Singkat : SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE. Ruangan lingkup pengawasan dan evaluasi Infrastruktur SPSE adalah dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras SPSE.


Tujuan : 1.

Menjamin tingkat ketersediaan infrastruktur pendukung Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan.

2. 3

Mencegah terjadinya gangguan dukungan terhadap aplikasi SPSE. Memastikan dilakukannya lesson learned dari kinerja Infrastruktur SPSE.

Definisi : 1

Perubahan Minor Infrastruktur adalah perubahan yang tidak mempengaruhi fitur fisik dalam infrastruktur tetapi hanya merubah setting atau konfigurasinya saja.

2

Perubahan Major Infrastruktur adalah perubahan yang mempengaruhi Fitur Fisik dalam infrastruktur, perubahan ini bisa dalam bentuk upgrade atau penggantian perangkat infrastruktur SPSE. IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

Peringatan : 1.


2.


3

Keterkaitan :

4


128

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE No

Aktivitas

Pelaksana Administrator Sistem LPSE


Waktu

Output

Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki

15 menit

a. Secara periodik setiap hari, administrator memantau kinerja dari perangkat komputasi dan perangkat jaringan komunikasi data.


N/A

Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah Memastikan server aplikasi masih

b. Pemantauan dilakuan secara khusus pada beban kerja komputasi dan lalu lintas data.


N/A

2

Selain secara harian, administrator pada Data Center SPSE melakukan pemantuan beban komputasi dan perangkat jaringan komunikasi data pada saat tahapan pelaksanaan suatu kegiatan e-procurement yang memerlukan proses komputasi , upload dan download pada intensitas tinggi


30 menit

3

Pada aktivitas pemantauan tersebut adminstrator memastikan setiap proses upload dan download yang dilakukan oleh pengguna dapat dilakukan dan diterima oleh sistem SPSE secara lengkap dan utuh

Dilakukan test kapasitas harddisk, kualitas koneksi, dan beban aplikasi LPSE

30 menit

Memastikan kinerja resource server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan

4

Jika pada saat pemantauan tersebut atau sesudahnya, ada laporan keluhan yang masuk maka adminstrator harus melakukan identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada perangkat keras dan jaringan komunikasi data

Pemantauan dilakukan melalui sistem monitoring yang dimiliki dan akses ke server

30 menit


5

Hasil identifikasi dan evaluasi terhadap konfigurasi pada perangkat komputasi dan jaringan komunikasi data di analisis dan dikonsultasikan dengan technical support internal ataupun LKPP jika diperlukan

Melakukan kontak ke helpdesk lalu helpdesk akan meneruskan ke tim ITO untuk segera ditindaklanjuti

6

Bersama ITO LKPP, administrator menentukan perubahan konfigurasi yang diperlukan pada perangkat.

1

Memastikan Sistem Monitoring perangkat keras dan jaringan komunikasi data dalam keadaan aktif

ITO LKPP

Mulai

Keterangan

memberi data kepada server monitoring Memastikan kapasitas cpu,memory dan jaringan sesuai dengan beban kerja < 85% kinerja kapsitasresource maksimal Memastikan server < 85 % bila melebihi maka perlu dibuat catatan

1 jam

Permasalahan dijelaskan secara jelas agar solusi yang diambil segera dapat dilakukan

1-3 jam

Segera dilakukan perbaikan agar service berjalan tanpa adanya gangguan

45 menit


1 - 3 jam

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Evaluasi Kinerja Infrastruktur SPSE adalah terjaminnya tingkat ketersediaan dukungan komunikasi data dan komputasi perangkat keras Aplikasi SPSE.

1. Formulir Permintaan Perubahan Jika perubahan minor perangkat yang diperlukan maka technical support akan melakukan perubahan tersebut dan jika perubahan major yang diperlukan maka akan proses pengadaan baik berupa upgrade atau penggantian. Proses pengajuan perubahan harus dilakukan melalui formulir permintaan perubahan

7

Pada setiap kegiatan pemantauan, administrator wajib melakukan dokumentasi begitu juga layanan penyelesaian keluhan yang masuk dan ditangani. Dokumentasi ini akan diperlukan dalam melakukan manajemen kapasitas infrastruktur

Major

Minor 2. Lampiran Pengisian Formulir Minor Permintaan

Perubahan

Laporan aktifitas administrator

Selesai

129


MONITORING DAN EVALUASI KINERJA INFRASTRUKTUR SPSE

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

130

LAMPIRAN-LAMPIRAN Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1.

Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur

2.

Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai A.

Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan

B.

Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas.

C.

Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.

131

FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal

:

Waktu

:

Jenis Perubahan

Prioritas Perubahan

Perubahan Aplikasi

Perubahan Kritis (berdampakpadainfrastrukturdanharussegeradiselesaikan)

Perubahan Infrastruktur

Perubahan Mayor (adaimplikasikeoperasional TIK)

Perubahan Layanan

Perubahan Minor (tidakberpengaruhlangsungterhadapinfrastruktur)

A.

URAIAN KONDISI TERKINI(uraiansebagaiacuandarimasing-masingkondisi)

B

DASAR ANALISA PERMASALAHAN

C.

URAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN

D.

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN 

Disetujui



Tidakdisetujui

Catatan: Pengusul

(...........................................)

Pimpinan

(...........................................)

132

LEMBAR PENGESAHAN


MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


133


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5 6



Administrator Sistem LPSE ITO LKPP Kepala LPSE


Laporan Kinerja Aplikasi SPSE.

2

Formulir Permintaan Perubahan.

Penjelasan Singkat : SOP Monitoring dan Evaluasi Aplikasi SPSE ini menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE. Ruang lingkup pengawasan dan evaluasi aplikasi SPSE adalah dukungan teknis ( database , perangkat) dan fungsionalnya.


Tujuan : 1.

Menjamin tingkat ketersediaan Aplikasi SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan.

2. 3

Mencegah terjadinya gangguan terhadap aplikasi SPSE. Memastikan dilakukannya lesson learned dari penggunaan Aplikasi SPSE.

Definisi : 1 2

Peringatan : 1.


2.


Keterkaitan :

3

Perubahan Minor adalah perubahan yang tidak mempengaruhi proses bisnis utama yang didukung oleh aplikasi SPSE danyang bersifat melengkapi fitur atau modul saja.yang Perubahan Major adalah perubahan mempengaruhi proses bisnis utama didukung oleh aplikasi SPSE dan bersifat mengganti, atau mengupgrade dari versi sebelumnya. Teknis dan Fungsional aplikasi adalah suatu bentruk kelengkapan teknis dari aplikasi berupa database , perangkat keras dan insfrastruktur lainnya yang mendukung operasional aplikasi SPSE, sedangkan fungsional adalah bagian dari proses bisnis yang tercakup dalam aplikasi SPSE.

4

IT Operation yang selanjutnya disebut ITO adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat e-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Teknis EProcurement pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

5


134

MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE No 1

Aktivitas Memastikan Sistem Application Monitoring dan Database Server Log dalam keadaan aktif

Pelaksana Administrator LPSE

ITO LKPP

Mutu Baku Kepala LPSE

Mulai

a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja dari Aplikasi dan Database Server berdasarkan Sistem Monitoring dan Log b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan terdiri dari


Waktu

Output

Laporan Kinerja Aplikasi SPSE

1 jam

sistem monitoring aplikasi dan aktifitas database

3 jam

Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah Memastikan sistem monitoring berjalan sempurna

Sistem monitoring serta akses ke server

3 jam



1 jam



2 jam



1 jam



1 jam


N/A

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Evaluasi aplikasi SPSE adalah terjaminnya tingkat ketersediaan layanan Aplikasi SPSE dari sisi dari sisi teknis maupun fungsional

Keterangan

 Kemunculan Jenis Error yang paling sering muncul pada Database dan Aplikasi.  Waktu Transaksi Query yang paling sering digunakan.

2

3

 Kegagalan transaksi data dan proses yang terekam oleh sistem Application Monitoring . Melakukan analisa terhadap kinerja Aplikasi khususnya penentuan kebutuhan perubahan konfigurasi database atau aplikasi yang diperlukan. Secara setiap bulan rutin juga merangkum dokumentasi penyelesaian masalah/layanan kepada pengguna, yang terkait dengan : a. Teknis upload dan download Data. b.

Penggunaan Aplikasi SPSE.

c.

Keluhan lainnya terkait aplikasi SPSE.

4

Rangkuman yang telah dilakukan dilanjutkan dengan melakukan analisa perubahan yang diperlukan terhadap konfigurasi dan/atau Fitur Aplikasi SPSE

5

Hasil analisa perubahan dipaparkan dalam dokumen permintaan perubahan, jika perubahan bersifat minor atau terkait konfigurasi maka pelaksanaan dapat ditangani sendiri di internal LPSE, tetapi jika perubahan bersifat major maka hal tersebut harus dikonsultasikan dengan Technical Support LKPP

6

Jika dari hasil konsultasi diperlukan bantuan teknis dari LKPP maka LPSE mengajukan permohonan bantuan teknis kepada LKPP tetapi jika hasil konsultasi diperlukan bantuan pihak ketiga/vendor maka technical support mengajukan usulan kegiatan kepada kepala LPSE

Minor Selesai

Mayor

Tidak

Selesai Ya Selesai

135


MONITORING DAN EVALUASI KINERJA APLIKASI SPSE

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

136

LAMPIRAN – LAMPIRAN 1.

Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian A.

Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Aplikasi

B.

Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai a. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan Aplikasi, maka penjelasan yang diperlukan adalah fitur, alur secara umum dan konfigurasi lingkungan aplikasi serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan. b. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas. c. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.

2.

Form Kinerja Aplikasi a.

Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang dilakukan

b.

Uraian Kondisi Terkini: adalah isian parameter-parameter berikut ini I. Ukuran Database : II. Jumlah Pengguna : III. Jumlah Transaksi Database : IV. Bandwidth Upstream: V. Bandwidth Downstream:

c.

Uraian Error yang sering muncul adalah pesan kesalahan pada saat penggunaan SPSE yag paling sering terjadi.

d.

Uraian Lesson Learned dan Analisisnya adalah penjelasan dan rangkuman dari keluhan, masukan, kritik dan usulan yang diberikan oleh pengguna dan diakhiri analisis yang dilakukan terhadap penjelasan sebelumnya dalam Lesson Learned.

137

FORM PERMINTAAN PERUBAHAN Hari/Tanggal Konsultasi

:

Waktu

:

Perubahan Aplikasi

Perubahan Kritis


Perubahan Mayor

Perubahan Layanan

Perubahan Minor

A.

URAIAN KONDISI TERKINI

B


C.


Pengusul D.

Pimpinan

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN 

Disetujui



Tidakdisetujui

Catatan: Pengusul (...........................................)

Pimpinan (...........................................)

138

LAPORAN KINERJA APLIKASI SPSE Hari/Tanggal

:

Waktu

:

INSIDENTAL RUTIN BULANAN RUTIN SEMESTERAN

A.

URAIAN KONDISI TERKINI 1. 2. 3.

B

C.

Ukuran Database : Jumlah Pengguna : Jumlah Transaksi Database : 4. Bandwidth Upstream: 5. Bandwidth Downstream: URAIAN ERROR YANG PALING SERING MUNCUL

URAIAN LESSON LEARNED DAN ANALISISNYA

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

139

LEMBAR PENGESAHAN


MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


140


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum : 1 2 3


4


5


6


Administrator Sistem LPSE ITO LPSE

Peralatan/Perlengkapan : 1 2 3

Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE LampiranKinerja Infrastruktur SPSE Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur

Penjelasan Singkat : SOP Monitoring dan Evaluasi Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah Storage , Lalu lintas Data dan Beban Komputasi . Ketiga komponen ini merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan yang tinggi.


Tujuan : 1. 2. 3

Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE kepada pengguna memenuhi tingkat layanan yang didefinisikan. Mencegah terjadinya kelebihan kemampuan terhadap kapasitas maksimum layanan SPSE. Memastikan perencanaan kapasitas sesuai dengan tingkat kebutuhan kapasitas yang terus berkembang.

Peringatan : 1.


2.


Definisi : 1

Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah perangkat keras seperti server ataupun personal komputer

2

Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringan internet Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE

3

4


5


Keterkaitan :

141

MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE Pelaksana No

Aktivitas

1

Memastikan sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan bekerja dengan baik a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan. b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan administrator terdiri dari :  Grafik perkembangan kapasitas storage.

Administrator Sistem LPSE

Mutu Baku

ITO LKPP

Kepala LPSE

Mulai

oleh


Waktu

Output

1. Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE 2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

15 menit

-

N/A

-

-

N/A

-

-

N/A

-

Keterangan Detil pelaksanaan aktifitas 1 dan 2 merujuk pada pedoman pengelolaan infrastruktur LPSE

 Grafik beban kerja prosesor dan memory dari perangkat server.  Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan. 2

Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan, Administrator melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server . Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada : kekritisan kapasitas storage. a. Tingkat

Detil pelaksanaan aktifitas 1 dan 2 merujuk pada pedoman pengelolaan infrastruktur LPSE

b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data. c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi. 3

Membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan dalam pelaksanaanya jika diperlukan dapat meminta rekomendasi dan dukungan dari LKPP atas perencanaan tersebut

2. Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

3 jam


4

Menyampaikan usulan peningkatan kapasitas dalam bentuk formulir permintaan perubahan dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas tersebut kepada pimpinan LPSE setempat

Formulir Permintaan Perubahan\Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE

3 jam


5

Kepala LPSE memproses usulan tersebut :

-

4 jam


a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses pengadaan b. Jika tidak disetujui administator mendapatkan catatan atas usulan tersebut c. Administrator melakukan perbaikan dan analisa ulang seperti pada langkah 2

Ya Tidak

Selesai

142


MONITORING DAN EVALUASI KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

143

LAMPIRAN-LAMPIRAN 1.

Form Permintaan Perubahan, petunjuk pengisian 1.

Jenis Perubahan: pilih salah satu jenis perubahan yang sesuai, dalam prosedur ini adalah Perubahan Infrastruktur

2.

Prioritas Perubahan: Tentukan dan pilih salah satu prioritas perubahan yang sesuai

3.

A. Uraian Kondisi terkini adalah penjelasan kondisi terkini sesuai dengan jenis perubahan yang diusulkan dalam prosedur ini adalah perubahan infrastruktur, maka penjelasan yang diperlukan adalah kondisi perangkat keras dan perangkat lunak serta penjelasan lainnya yang mendukung usulan perubahan

4.

B. Dasar Analisas Permasalahan adalah penjelasan latar belakang masalah sehingga permintaan perubahan ini diperlukan diuraikan secara singkat dan jelas

5. 2.

C. Uraian permintaan perubahan adalah penjelasan yang berkenaan dengan perubahan yang diusulkan.

Form Kinerja Infrastruktur a.

Jenis Infrastruktur: pilih salah satu jenis infrastruktur yang dilaporkan

b.

Periode pelaporan: pilih salah satu periode pelaporan yang sesuai dengan kegiatan pelaporan yang sedang dilakukan

c.

Uraian Kondisi Terkini: adalah penjelasan terkait parameter-parameter dan nilainya masing-masing sesuai dengan jenis infrastruktur yang sedang dilaporkan. Misalnya Storage, maka dalam Uraian kondisi terkini dijelaskan, Ukuran Volume Total, Ukuran Volume Terpakai, Ukuran Volume Kosong dan seterusnya.

d.

Tabel dan Grafik Kinerja adalah uraian kondisi jenis infrastruktur yang dilaporkan dalam bentuk tabular dan grafis.

e.

Analisis Kinerja adalah uraian analisis unjuk kerja dari jenis infrastruktur yang dilaporkan. Analisis ini dapat mempergunakan data pada kegiatan pelaporan sebelumnya sebagai bahan perbandingan perubahan kinerja baik itu menurun atau meningkat.

144


:

Waktu

:

Jenis Perubahan

Prioritas Perubahan

Perubahan Aplikasi

Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan)


Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK)

Perubahan Layanan

Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)

A.


B


C.


d.

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN  Disetujui  Tidakdisetujui Catatan:

Pengusul

(...........................................)

Pimpinan

(...........................................)

145

LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR Hari/Tanggal Konsultasi

:

Waktu

:

Jenis Infrastruktur

Periode Laporan

STORAGE

INSIDENTAL

LALULINTAS DATA

RUTIN BULANAN

BEBAN KOMPUTASI

RUTIN SEMESTERAN

A.


B

TABEL DAN GRAFIK KINERJA

C.

ANALISIS KINERJA

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

146


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN INFRASTRUKTUR SPSE

NANGA BULIK 2015

147

LEMBAR PENGESAHAN


MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


148


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5 6



Administrator sistem LPSE Kepala LPSE


Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center . Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center .

Penjelasan Singkat : Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LKPP & LPSE untuk mengelola data center secara terpusat baik perangkatnya sewa atau pun milik sendiri. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap data center ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi. Prosedur ini mencakup beberapa topik yang tidak terbatas hanya pada: keselamatan, keamanan, permintaan ruangan, perbaikan perangkat, instalasi dan un-install perangkat keras, kabel, daya, terkait kebersihan dan perangkat lainnya di dalam data center .


Tujuan : 1 2

Menjamin data center yang reliabel , aman dan terlindungi sebagai fasilitas vital. Mengelola data center secara terpusat agar penanganan lebih terkoordinasi.

Definisi : 1 2

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :

Data center adalah fasilitas vital yang didalamnya terdapat perangkat penyimpanan, komputasi dan komunikasi yang mengendalikan proses TIK di lingkungan LPSE Perangkat adalah alat, media atau peralatan yang terkait dengan pengelolaan teknis TIK di dalam data center

3

4

Lingkungan adalah alat, media atau peralatan pendukung operasional perangkat didalam data center mendapat jaminan pasokan udara, listrik dan kebersihan. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

149

MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER No

Aktivitas

Pelaksana Administrator Kepala LPSE Sistem SPSE


Waktu

Output

Keterangan

Prosedur Kegiatan Monitoring 1

2

Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan di dalam data center mencatatkan kegiatannya dalam logbook

15 menit Mulai

Administrator Sistem LPSE memastikan operasional perangkat keras, penyimpanan dan jaringan berjalan dengan baik serta lingkungan di dalam center sesuai standar A. Secara periodik setiap satu bulan sekali, Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan atas lingkungan dan perangkat data center yang mencakup :  Perangkat tetap berada pada rack sesuai dengan penempatannnya.  Pintu Rack selalu terkunci. 

Tidak ada barang-barang diluar perangkat data center.



Ruangan dan Lantai dalam keadaan bersih.



Kondisi raised floor sesuai pada tempatnya.



Suhu udara dalam ruang data center antara 17˚ C – 24˚

Catatan aktifitas di dalam data center

1. Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center

1 jam

Memastikan service LPSE berjalan tanpa adanya gangguan

2. Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center

1 jam


1. Laporan Kondisi Perangkat dan Lingkungan Data Center

1 jam


2 jam

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center adalah untuk menjamin pengelolaan Data Center yang terpusat dan handal

 Ventilasi udara dibawah raised floor , dan rack perangkat berjalan dengan baik.  APAR dalam kondisi siap pakai  Pengkabelan baik untuk data ataupun listrik sesuai pada tempatnya  Panel listrik terlindungi dan terkunci B. Rangkuman kondisi lingkungan data center dicatatkan pada laporan bulanan kondisi lingkungan dan perangkat data center

3



Kondisi perangkat Pendingin Udara.



Kondisi raised Floor dan lingkungan lainnya.



Kondisi rack dan perangkat di dalamnya.

 Kondisi perangkat pendukung seperti APAR dalam kondisi siap pakai Laporan tersebut disampaikan kepada kepala LPSE untuk didokumentasikan Selesai

-

150

No

Aktivitas

Pelaksana Administrator Kepala LPSE Sistem LPSE


Waktu

Output

Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center

1 jam


Formulir Permohonan Kunjungan Kegiatan di Dalam Data Center

N/A


N/A


1 jam


45 menit

Output dari pelaksanaan SOP Monitoring dan Pemeliharaan Data Center adalah untuk menjamin pengelolaan Data Center yang terpusat dan handal

Keterangan

Prosedur Kegiatan Pemeliharaan 1

Administrator Sistem LPSE menyampaikan Formulir permohonan kunjungan dari luar (vendor pemeliharaan AC, Perangkat dan lingkungan data Center atau pihak lainnya) kepada Kepala LPSE untuk tujuan pemeliharaan, perbaikan dan/atau modifikasi pada lingkungan atau perangkat data center

2

Kepala LPSE memproses permohonan tersebut dan menugaskan Administrator Sistem LPSE untuk mendampingi kegiatan yang dilakukan di dalam data center

3

Selama kegiatan dan sesudahnya Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan Data Center sesuai standar yang ditetapkan Sesudah Kegiatan selesai dilakukan Administrator Sistem LPSE dan Tamu Pengunjung Data Center membuat berita acara kegiatan selama di dalam data center Berita acara tersebut di rekam dan didokumentasikan pada sistem Helpdesk

4

5

Mulai

-

Selesai

-

151


MONITORING DAN PEMELIHARAAN DATA CENTER

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

152

LAMPIRAN – LAMPIRAN 1.

Form Permohonan Kunjungan & Kegiatan Di Data Center, petunjuk pengisian: a.

Tujuan Kunjugan dan Kegiatan : berisi uraian tujuan dari apa yang akan dilakukan di dalam Data Center dijelaskan secara singkat dan jelas.

b.

Jenis Kegiatan dipilih salah satu yang sesuai dengan tujuan kunjungan.

c.

Prioritas Kegiatan dipilih salah satu dari pendefinisian sifat tujuan kunjungan.

d.

Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan diurakan secara rinci kegiatan selama di dalam Data Center.

e.

Ruang Lingkup kegiatan adalah cakupan kegiatan yang akan dilaksanakan terhadap lingkungan dan/atau perangkat apa saja.

f.

Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan adalah uraian pengaruh dan juga hasil nyata kegiatan berupa keluaran yang terukur atau nampak secara fisik.

2.

Laporan Kondisi Perangkat & Lingkungan Data Center a.

Perangkat dan Lingkungan Data Center ini adalah pilihan yang harus ditandai dan pilihan yang ada bisa ditandai semua atau sebagian ataupun hanya satu tergantung dari laporan kegiatan yang telah dilakukan.

b.

Kondisi umum adalah penjelasan secara umum terkait perangkat dan lingkungan yang menonjol untuk dijelaskan.

c.

Tabel Pengamatan Perangkat dan Lingkungan adalah tabel presentasi kondisi perangkat dan lingkungannya sesuai dengan parameternya masing-masing, misalnya terdiri dari kolom nama perangkat/lingkungan, standar parameter yang diharuskan, kondisi/status dari perangkat terkait standar parameter.

d.

Kesimpulan dan Rekomendasi adalah uraian penutup yang merupakan rangkuman umum perangkat dan lingkungan data center serta usulan yang harus ditindaklanjuti.

153

FORM PERMOHONAN KUNJUNGAN & KEGIATAN DI DATA CENTER Hari/Tanggal

:

Waktu

:

Nama Pemohon

:

Asal Institusi/Dept/Bagian

:

Tujuan Kunjungan & Kegiatan

Jenis Kegiatan

Prioritas Kegiatan

Perubahan/Modifikasi Perangkat

Kegiatan Kritis

Perubahan/Modifikasi Lingkungan

Kegiatan Minor

Pemeliharaan Umum

Kegiatan Mayor

A.

Deskripsi Kegiatan yang akan dilaksanakan

B

Ruang Lingkup Kegiatan

C.

Dampak dan Keluaran Pasca Kegiatan

Pengusul

(...........................................)

Pimpinan

(...........................................)

154

LAPORAN KONDISI PERANGKAT & LINGKUNGAN DATA CENTER Hari/Tanggal Konsultasi

:

Waktu

:

Perangkat dan Lingkungan Data Center STORAGE

RAISED FLOOR

SERVER

PENDINGIN UDARA

PERANGKAT JARINGAN

VENTILASI DAN LAINNYA

A.

URAIAN KONDISI UMUM

B

TABEL PENGAMATAN PERANGKAT DAN LINGKUNGAN

C.

KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

155

LEMBAR PENGESAHAN


PENGELOLAAN ASSET INFORMASI


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


156


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGELOLAAN ASSET INFORMASI

Dasar Hukum : 1 2


3


4

PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012

5 6

Kualifikasi Pelaksana : 1 2 3 4 5

Administrator Sistem LPSE Kepala LPSE Helpdesk LPSE Pengguna SPSE Vendor


Laporan Inventory Asset Informasi. Formulir Dukungan Layanan Asset Informasi.

Penjelasan Singkat : Dokumen ini menetapkan prosedur untuk pengelolaan asset informasi seperti komputer desktop , laptop dan tablet dan lain-lainnya. Pengelolaan meliputi pemeliharaan, penggunaan dan mutasi perangkat dan penggantian atau penghapusan perangkat.


Tujuan : 1 2

Menjamin asset informasi terlindungi dan digunakan secara semestinya. Mengelola asset informasi untuk mendukung kegiatan di LPSE.

Definisi : 1

Asset informasi adalah perangkat yang digunakan dalam pengelolaan TIK yang merupakan perangkat akhir yang digunakan oleh pengguna seperti Komputer Desktop, laptop dan tablet .

2 3

Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :

157


No

Aktivitas

Prosedur Kegiatan Pemeliharaan Rutin Asset Informasi 1 Administrator Sistem LPSE melakukan kegiatan pemeliharaan rutin terhadap asset informasi secara rutin 1 bulan sekali dan jika diperlukan melayani perbaikan ringan terhadap perangkat keras atau perangkat lunak

Pelaksana Administrator Sistem Kepala LPSE LPSE Mulai


Waktu

Output

Network tools

1 hari

dokumen asset

2

Administrator Sistem LPSE membuat laporan kegiatan pemeliharaan dan melakukan pembaharuan status dan konfigurasi asset informasi pada sistem Helpdesk

Laporan Kegiatan Pemasaran

1 hari

dokumen asset

3

Laporan disampaikan kepada Kepala LPSE untuk didokumentasikan

dokumen asset

1 hari

dokumen asset

Keterangan

Selesai

158

No

Aktivitas

Prosedur Perbaikan Ringan Asset Informasi 1 Administrator Sistem LPSE menerima permintaan perbaikan ringan yang menyangkut perangkat keras atau lunak

Pelaksana Administrator LPSE Kepala LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu surat pemohonan perbaikan

Output

1 jam

jadwal perbaikan

Mulai

2

Administrator Sistem LPSE melakukan identifikasi permasalahan berdasarkan diagnosa awal

2 jam


3

Administrator Sistem LPSE melakukan perbaikan kecil pada perangkat keras atau perangkat lunak jika diperlukan. Apabila ditemukan permasalahan yang tidak bisa diselesaikan maka dilakukan eskalasi pada prosedur penanganan masalah atau penanganan insiden

2 hari

hasil perbaikan

4

Jika setelah selesai melakukan perbaikan kecil maka Administrator Sistem LPSE merekam kegiatannya dalam berita acara dukungan layanan asset informasi dan pengguna melakukan pengesahan pada berita acara tersebut Jika masalah tersebut dieskalasi maka Administrator Sistem LPSE mencatatkan rekomendasi yang diperlukan pada berita acara tersebut dan memperbaharui status layanan menjadi di eskalasi ke prosedur berikutnya

2 jam

Berita Acara

1 hari

analisa permasalahan dan rekomendasi

1 hari

permasalahan selesai

5

6

Eskalasi tersebut dicatatkan dalam berita acara dukungan layanan asset informasi dan disetujui serta disahkan oleh pengguna

Keterangan

Selesai

159

No

Aktivitas

Pelaksana Pengguna SPSE Helpdesk LPSE

Prosedur Penggunaan Asset Informasi Oleh Pengunjung/Tamu di Bidding Room 1 Pengguna yang merupakan pengunjung/tamu mengisi Mulai logbook penggunaan komputer sebagai Asset Informasi di Bidding Room lingkungan LPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu

Keterangan

Output

logbook layanan asset informasi

30 menit

daftar pengunjung

hadir

30 menit

daftar pengunjung

hadir

2

Petugas mencatatkan dan merekam logbook dalam sistem Helpdesk serta menyiapkan akun sementara serta no komputer yang bisa digunakan

logbook layanan asset informasi

3

Pengguna mengakses dan menggunakan komputer yang telah ditunjukan oleh petugas. Pengguna tidak disarankan menyimpan file yang berisi informasi penting di dalam media penyimpanan lokal

Komputer bidding room

1 hari

4

Pengguna melakukan logoff , setelah menggunakan komputer sebagai Asset Informasi di lingkugan LPSE

Komputer bidding room

N/A

komputer bidding room dapat digunakan

Log out

Selesai

No

Aktivitas

Prosedur Mutasi Perangkat Untuk Perbaikan 1 Pemohon mutasi perangkat mengajukan mutasi perangkat pada Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE

Pelaksana Administrator LPSE Mulai

Vendor

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu Formulir Informasi

Dukungan

Layanan

Asset

N/A

Keterangan

Output

2

Administrator Sistem LPSE merekam permohonan dan melakukan update atas item konfigurasi tersebut menjadi tidak aktif atau sedang dalam perbaikan

Formulir Informasi

Dukungan

Layanan

Asset

1 jam

status perangkat tidak aktif

3

Administrator Sistem LPSE/ Pihak yang berwenang di LPSE mencatatkan informasi mutasi dalam sebuah formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

Formulir Informasi

Dukungan

Layanan

Asset

1 jam

formulir perangkat perbaikan

4

Formulir diotorisasi oleh Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan LPSE / Pihak yang berwenang di LPSE sebagai bukti pemeliharaan perangkat

formulir perbaikan

mutasi

untuk

1 hari

persetujuan formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

5

Pemohon mutasi perangkat menghubungi vendor untuk melakukan perawatan

persetujuan formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

N/A

proses mutasi pihak vendor

6

Perangkat yang sudah kembali dari vendor akan direkam dan diperbaharui statusnya menjadi aktif kembali dan mencatatkan tanggal kembali perangkat tersebut dalam formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

proses mutasi telah diselesaikan

1 hari

mengaktifkan perangkat yang telah dimutasi

perangkat

mutasi daftar permasalahan untuk dituangkan pada formulir mutasi perangkat untuk perbaikan

di

Selesai

160

No

Aktivitas

Prosedur Penarikan dan Penghapusan Perangkat 1 Administrator Sistem LPSE melakukan pemberitahuan penarikan dan penghapusan komputer kepada pengguna

Pelaksana Administrator LPSE Mulai

Vendor

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu surat pemberitahuan

Output

1 hari

2

Pengguna diminta untuk melakukan backup jika mampu dan meminta bantuan Administrator Sistem LPSE jika diperlukan

2 hari

backup data selesai

3

Jika mampu melakukan backup secara mandiri, pengguna harus melakukan penghapusan data pada perangkat yang akan ditarik

2 hari

data terhapus

4

Jika tidak, Administrator Sistem LPSE akan memberikan bantuan teknis proses backup pada pengguna

2 hari

backup data

5

Setelah backup selesai dilakukan pemohon menandatangani berita acara penarikan perangkat

1 jam

Berita Penarikan

6

Administrator Sistem LPSE akan melakukan update pada item konfigurasi yang ditarik dengan cara menonaktifkan perangkat tersebut atau dihapus jika dimungkinkan

2 hari

menonaktifkan perangkat lama

Berita Acara Penarikan

Keterangan

Acara

Selesai

161



LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

162

LAMPIRAN – LAMPIRAN FORM DUKUNGAN LAYANAN ASSET INFORMASI Hari/Tanggal

:

Waktu

:

Nama Pengguna

:

Jenis Layanan (pilih salah satu)

Produk Layanan (pilih salah satu)

Perbaikan/Troubleshooting

Perangkat Keras

Instalasi/Upgrade

Perangkat Lunak

Konsultasi

Jaringan

Lainnya, sebutkan

Lainnya, sebutkan

A.

URAIAN KELUHAN

B

LANGKAH DUKUNGAN

C.

CATATAN-CATATAN

d.

STATUS PENYELESAIAN DUKUNGAN  SELESAI  PERLU DIESKALASI  DITUNDA Catatan:

Personil IT

(...........................................)

Pengguna

(...........................................)

163

LAPORAN INVENTORY ASSET INFORMASI Hari/Tanggal

:

Periode Laporan

:

Nama Penyusun

:

A.

Rangkuman Asset Informasi: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Komputer Server Komputer Desktop Komputer Laptop Printer Fungsi Tunggal Printer Multi Fungsi Perangkat Lunak Komersial BerLisensi Perangkat Lunak Berbasis OpenSource Switch Access Point Router Scanner Lainnya, sebutkan satu persatu

: ...... unit : ..... unit : ...... unit : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet : ...... unit inkjet dan ..... unit laserjet : ...... paket : ....... paket : ....... unit : ....... unit : ...... unit : ...... unit : ....... unit

B

Daftar Asset Informasi Normal Beroperasi (terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)

C.

Daftar Asset Informasi Bermasalah(terdiri dari kolom no, nama perangkat, jenis perangkat, Serial Number, tahun, PIC, tahun beli)

d.

Rencana Kebutuhan (sebutkan satu persatu disertai jumlah unit yang diusulkan dan harga pasaran)

Personil IT

(...........................................)

Pengguna

(...........................................)

164

LEMBAR PENGESAHAN


PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


165

PENGELOLAAN SOFTWARE PENDUKUNG

Dasar Hukum : 1 2 3


4


5


6

Perbup No. 03 Tahun 2012 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja unit LPSE Kab. Lamandau tanggal 02 Januari 2012

Kualifikasi Pelaksana : 1



Formulir Konsultasi

2

Jawaban atau Tanggapan

Penjelasan Singkat : Meliputi pengelolaan lisensi software pada PC / notebook personil unit kerja serta lisensi software yang terdapat di server LKPP/LPSE.


Tujuan : Mengatur pengelolaan lisensi di LKPP/LPSE agar dapat berjalan secara efektif.

Definisi : 1

Peringatan : 1.



2.

Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.: Keterkaitan

166

Pelaksana No

Aktivitas

Admininistrator Sistem LPSE

Kepala LPSE

Mutu Baku ULP


Keterangan

Waktu

Output

Formulir pengajuan instalasi

1 jam



1 jam

pencarian ketersediaan lisensi

1 jam

informasi ketersediaan lisensi

Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Berlisensi 1

Pemohon mengajukan permohonan lisensi software berupa CD dan serial number kepada Administrator Sistem LPSE

Mulai

2

Personil Administrator Sistem LPSE mengecek ketersediaan lisensi software yang dibutuhkan oleh pemohon

3

Memastikan kesersediaan lisensi

4

Apabila lisensi software tersedia, maka Administrator Sistem LPSE melaksanakan instalasi dan didokumentasikan dalam Berita Acara Instalasi

ketersediaan lisensi

1 hari

instalasi dokumentasi

5

Apabila lisensi belum tersedia, maka Administrator Sistem LPSE melakukan verifikasi kebutuhan software untuk personil pemohon

lisensi tidak tersedia

2 hari

hasil verifikasi kebutuhan lisensi software

6

Personil Administrator Sistem LPSE memastikan apakah pengadaan bisa diajukan atau tidak

2 hari

hasil konfirmasi pengadaan

7

Apabila pengadaan lisensi dapat diajukan, maka Administrator Sistem LPSE membuat rencana anggaran pengadaan sesuai dengan Prosedur Pengadaan Barang / Jasa

5 hari

rencana anggaran pengadaan

8

Personil Administrator Sistem LPSE mengajukan permohonan pengadaan software beserta lisensinya kepada

2 hari

permohonan pengadaan

2 hari

persetujuan permohonan pengadaan lisensi

N/A

proses pengadaan

9

konfirmasi pengadaan disetujui

Kepala LPSE Kepala LPSE memutuskan apakah menyetujui pengadaan software dan lisensinya atau tidak. Jika tidak menyetujui, maka alur proses selesai

Tidak

Ya

dan

Selesai

10

Apabila Kepala LPSE menyetujui permohonan pengadaan, maka Pejabat Pengadaan / ULP melaksanakan pengadaan software dan lisensi sesuai kebutuhan

persetujuan pengadaan

11

Pejabat Pengadaan / ULP memberitahukan Administrator Sistem LPSE untuk pelaksanaan instalasi

lisensi software yang diperlukan sudah tersedia

1 hari

Proses instalasi

12

Administrator Sistem LPSE melakukan update database asset register untuk aset perangkat lunak

software terinstalasi

2 jam

update database asset register

Selesai

167

No

Aktivitas


Kepala LPSE


Waktu

Output

Keterangan

Pelaksanaan Instalasi Untuk Software Tidak Berlisensi 1

Personil mengajukan pelaksanaan instalasi ke Administrator Sistem LPSE dengan menggunakan form instalasi software

Form Instalasi Software

1 jam

permintaan instalasi software

Mulai

2

Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan kesesuaian software yang diajukan dengan Standard Operating Environment (SOE) untuk software di Unit LPSE

permintaan instalasi software

2 jam

Analisa software yang akan diinstall

3

Apabila software yang diajukan terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE dapat melakukan instalasi langsung di PC/Notebook personil. Dan apabila tidak terdapat dalam SOE LPSE, maka Administrator Sistem LPSE meminta persetujuan Kepala LPSE

Software tidak ada pada SOE

2 jam

pengajuan instalasi software yang tidak ada pada SOE

pengajuan instalasi software yang tidak ada pada SOE

2 jam

keputusan persetujuan

Persetujuan instalasi software

1 hari

software terinstal

Tidak ya

4

Apabila Kepala LPSE menyetujui, maka proses penginstalan dapat dilakukan. Dan apabila tidak disetujui, maka proses selesai

Tidak ya

Selesai

5

Administrator Sistem LPSE melakukan penginstalan software apabila terdapat dalam SOE LKPP/LPSE atau telah disetujui oleh KepalaBagian/Bidang Pemeliharaan Selesai

168

LEMBAR PENGESAHAN


INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


169


Nomor SOP

01/IK/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) INSTRUKSI KERJA MONITORING SECURITY LOG PADA SERVER

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6



Administrator Sistem LPSE ITO LKPP


Penjelasan Singkat : 1 2

Instruksi kerja ini menjelaskan tahapan monitoring security log pada : Server , yang meliputi: server aplikasi, database , dan backup . Perangkat jaringan melalui server security .


Tujuan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam memonitor log pada server dan jaringan untuk memastikan keamanan server dan jaringan.

Definisi : 1


2


Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :

170

1

Administrator Sistem LPSE mengaktifkan log pada OS server serta mengaturnya untuk dapat menyimpan log sekurangkurangnya selama 90 hari. Jika kapasitas penyimpanan server tidak memadai dapat dipindahkan ke media backup lain. Detail log yang diaktifkan berpedoman pada Pedoman Pengelolaan Infrastruktur

Akses ke server

45 menit

memastikan aktifitas daemon di server tercatat dengan baik

Mulai

2

Administrator Sistem LPSE melakukan analisis terhadap log tersebut setiap 3 bulan sekali atau pada saat diperlukan

Akses ke server atau software pemroses log sistem

1 jam


3

Administrator Sistem LPSE melakukan analisa jumlah failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta penyebab failure audit tersebut


3 jam


4

Administrator Sistem LPSE melaporkan hasil analisa jumlah failure audit untuk Log Otentikasi dan Log Catatan Login serta penyebab failure audit tersebut dan melaporkan kepada Kepala LPSE


3 jam


5

Administrator Sistem LPSE melaksanakan tindaklanjut apabila diperlukan


N/A


Selesai

171

LEMBAR PENGESAHAN


INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


172


Nomor SOP

02/IK/LPSE.LMD/2015

Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER

Dasar Hukum : 1 2 3


4


5


6





Penjelasan Singkat : Instruksi Kerja ini mengatur penempatan fisik server di ruang server LKPP/LPSE serta pengelolaan Data Center LKPP/LPSE beserta sarana pendukungnya


Tujuan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai petunjuk dalam pengelolaan Data Center agar tercapai pengamanan yang memadai.

Definisi : 1

Peringatan : 1. 2.



Keterkaitan :

173

INSTRUKSI KERJA PENGELOLAAN DATA CENTER

Mutu Baku No 1

2

Aktivitas Administrator Sistem LPSE memastikan kondisi lingkungan dan perangkat di dalam ruang server . Aspek yang perlu diperhatikan sebagai berikut :  Jumlah server. 

Jenis server.



Kapasitas ruang.



Kapasitas daya listrik dan sumber cadangannnya.



Kapasitas daya UPS.



Jadwal Instalasi Server.



Kapasitas pendingin ruangan (AC).



Kapasitas jaringan data.



Kerapian dan Kebersihan Lingkungan Ruang Server



Tata letak Perangkat



Keteraturan dan pelabelan kabel dan Listrik



Raised Floor/Lantai yang ditinggikan



CCTV, APAR dan Smoke Detector

 Sensor Suhu di ruang Data Center dan di dalam Rak Perangkat. Administrator Sistem LPSE memastikan akses fisik kedalam ruang server dibatasi hanya untuk personil yang berwenang, dengan cara :  Menerapkan pembatas fisik yang memadai. 



Waktu

Output

4 jam

Memastikan data center sudah sesuai dengan standard yang telah ditetapkan

-

N/A


-

N/A


N/A


Akses Data Center Mulai

Menerapkan Logbook Aktivitas Data Center

Keterangan

 Menerapkan sistem single point of access (hanya ada satu pintu) pada data center  Menerapkan Pengelolaan kunci Data Center dilakukan oleh Administrator Sistem LPSE yang bertanggungjawab atas Data Center . 3

Administrator Sistem LPSE memastikan sarana pendeteksi kebakaran (smoke detector ) dan CCTV bekerja dengan baik

4

Administrator Sistem LPSE melaksanakan pemeliharaan APAR sekali dalam 1 tahun untuk memastikan  Tersedia dalam jumlah mencukupi, 

Dalam kondisi siap digunakan,



Dimonitor dan dipelihara dengan baik.



Masa kadaluarsa belum habis



Panduan Penggunaan melekat pada APAR

174

LEMBAR PENGESAHAN


PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


175

Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

29/SOP/LPSE.LMD/2015 10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5 6


Administrator Sistem LPSE Kepala LPSE


Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan


Penjelasan Singkat : Dokumen ini menetapkan standar dan prosedur bagi LPSE untuk monitoring dan pemeliharaan jaringan. Prosedur ini diterapkan pada pegawai yang mempunyai otorisasi terhadap jaringan ataupun mitra kerja yang terkait yang diotorisasi.

Pencatatan dan Pendataan : 1

Form analisis pada konfigurasi dan kapasitas jaringan

Tujuan : 1 2

Menjamin jaringan dapat dimonitoring secara realibel Menjamin kapasitas jaringan tidak melebihi batas yang ditentukan

Definisi : 1

Peringatan : 1. 2.



Keterkaitan :

176

PROSEDUR MONITORING DAN PEMELIHARAAN JARINGAN Pelaksana No

Aktivitas

1

Memastikan bahwa sistem monitoring jaringan telah terpasang dengan baik

Administrator Sistem LPSE Mul a i

Mutu Baku Kepala LPSE

Persyaratan/ Perlengkapan

Waktu

Akses ke system monitoring dan akses ke server

15 menit

Output

Keterangan

Memastikan software untuk monitoring berjalan tanpa ada masalah

2

Secara periodik atau pada saat dibutuhkan, Admin Sistem SPSE mengambil riwayat atau log yang terkait dengan lalu lintas jaringan komunikasi data dari perangkat jaringan dan server


1 jam

Log sistem

3

Berdasarkan log tersebut, Admin Sistem SPSE menganalisa aktivitas/status port, service dan alert yang terekam dalam log.


3 jam

Analisa aktifitas

4

Melakukan klasifikasi hasil analisa terhadap port, service atau alert yang harus segera ditindaklanjuti.

Analisa aktifitas

3 jam

Analisa aktifitas

5

Dari hasil klasifikasi tersebut apakah ada potensi insiden keamanan informasi maka langkah lanjutan dengan melakukan eskalasi pada Prosedur Penanganan Insiden Kemanan Informasi, jika tidak lanjut ke langkah selanjutnya

Analisa aktifitas

3 Jam

Analisa aktifitas

6

Melakukan analisa pada konfigurasi dan kapasitas jaringan berdasarkan aktivitas/status service dan port

Analisa aktifitas

4 Jam

Analisa aktifitas

177

7

Dari hasil analisa pada konfigurasi dan kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE melakukan perencanaan perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan jika diperlukan. Jika tidak maka lanjut ke langkah selanjutnya

Form hasil analisis pada konfigurasi dan kapasistas jaringan

3 jam

hasil analisa pada konfigurasi dan kapasistas jaringan

8

Jika diperlukan perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan, Admin Sistem SPSE melakukan konsultasi/validasi atas rencana tersebut untuk dilaksanakan kepada Kepala LPSE

hasil analisa pada konfigurasi dan kapasistas jaringan

2jam

Rencana Perbaikan

9

Jika rencana tersebut dapat divalidasi untuk dilanjutkan maka Admin Sistem SPSE menyusun rencana kerja perubahan konfigurasi dan kapasitas jaringan

Rencana Perbaikan

1 jam

Rencana Perbaikan

10

Melaksanakan rencana kerja tersebut dengan terlebih dahulu melakukan backup yang diperlukan dan membuat dokumentasi pelaksanaan pekerjaan

Rencana Perbaikan

2 jam

Rencana Perbaikan

11

Setelah selesai makaAdmin Sistem SPSE membuat laporan pekerjaan monitoring dan pemeliharaan jaringan untuk dilaporkan/dikonsultasikan atau menjadi bahan pembelajaran di masa mendatang

Rencana Perbaikan

3 jam

Laporan Akhir

Selesai

178


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGARSIPAN DOKUMEN ELEKTRONIK SPSE

NANGA BULIK 2015

179

LEMBAR PENGESAHAN


PENGARSIPAN DOKUMEN


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


180


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Agustus 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGARSIPAN DOKUMEN

Dasar Hukum : 1 2 3


4


5


6



Staff LPSE/Pengguna SPSE


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses penentuan lokasi/kategori dokumen, digitalisasi dokumen dan penyimpanan dokumen dalam satu folder.


Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses pengarsipan dokumen dapat dilaksanakan.

Definisi : Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :

181

PENGARSIPAN DOKUMEN No

Aktivitas

Pengguna SPSE

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu

Output

Keterangan

Prosedur Pengarsipan Dokumen 1

Menentukan lokasi folder dari dokumen yang akan diarsipkan sesuai kategori (penamaan folder) yang telah ditetapkan. Jika folder yang dimaksud belum tersedia maka dibuat baru

2

3

4

3 jam

lokasi file/folder backup

Membuat folder baru pada dilokasi yang telah ditentukan sebelumnya untuk dokumen yang akan diarsipkan dengan nama folder sesuai ketentuan

3 jam

file/folder backup

Dokumen yang akan diarsipkan sudah berbentuk file komputer ? Apabila ”Ya”, maka : Melanjutkan keproses berikutnya

1 hari

file/folder backup

1 hari

file/folder backup

Apabila ”Tidak”, maka : Melakukan konversi dokumen ke dalam file komputer, meliputi :  Men-scan semua dokumen yang masih berbentuk kertas  Memindahkan semua isi percakapan (kirim/balas) dan waktunya yang dilakukan melalui e-mail/TTS kedalam sebuah file komputer  Simpan dengan nama file sesuai ketentuan pada lokasi folder yang telah dibuat sebelumnya. Memasukan semua file yang terkait kedalam folder baru yang telah dibuat sebelumnya

Mulai

Tidak

Ya

Selesai

182


PENGARSIPAN

LAMPIRAN

LAYANAN PENGADAAN SECARA LANGSUNG

KABUPATEN LAMANDAU

183

Daftar Informasi Rahasia: Informasi yang ada diLPSE digolongkan menjadi empat bagian, yaitu : 1. Informasi Sangat Rahasia (Strictly Confidential), adalah informasi yang sangat khusus dan terbatasuntuk pejabat tertentu yang mengandung kerahasiaan negara. 2. InformasiRahasia (Confidential), adalahinformasi yang secarakhususterbatasuntukjabatan struktural padLPSE . 3. Informasi Terbatas, adalahinformasi yang dibatasi untuk pegawai pada tingkat level manajemen tertentu atau pegawai yang ditunjuk untuk menangani informasi tersebut. Hanyapengguna yang diberikewenanganyang mendapatkanaksesterhadap asset informasitersebut. 4. Umum, adalah informasi yang dapat dirilis di luar Organisasi.

184

Daftar informasi rahasia dan terbatas yang ada di LPSE adalah :

No

NamaInformasi

Format

Klasifikasi

Perlakuan

1

DokumenAdministrasirekana n

Hardcopy

Rahasia

diberi label "Rahasia" padaordner

2

Data Aktivasi

Softcopy

Rahasia

diberi label "Rahasia" padatiaphalaman

3

Dokumen Pending Administrasi

Hardcopy

Rahasia

diberi label "Rahasia" padaordner

4

LaporanPengelolaan SPSE

Hardcopy

Rahasia

diberi label "Rahasia" padahalamanjudul

5

Data User ID dan password

Softcopy

Rahasia

Diberi label “Rahasia” padatiaphalaman

6

Data Password, IP, dan Security Server

Softcopy

Terbatas

Password

7

Database Production SPSE

Softcopy

Terbatas

Password

8

Database Back-Up SPSE

Softcopy

Terbatas

Password

185

LEMBAR PENGESAHAN


PELAKSANAAN BACKUP-SERVER


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


186


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PELAKSANAAN BACK-UP SERVER

Dasar Hukum : 1 2


3


4 5


6


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses backup, uji coba hasil backup, dan pelaksanaan restore database dan aplikasi.


ITO Administrator Sistem LPSE


Log Pelaksanaan Backup

2 3

Laporan Analisa Kegagalan Backup

4 5

Form Permintaan Restore Berita Acara Pelaksanaan Restore Daftar Backup Database dan Aplikasi


Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk menjamin bahwa proses backup dan restore dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien

Definisi : 1

Back Up Server adalah kegiatan menggandakan file/database agar data tetap tersedia ketika terjadi kegagalan hardware / bencana. Back up dapat juga diartikan sebagai pembuatan salinan untuk data-data penting pada media penyimpanan yang berbeda untuk tujuan keamanan.

2


Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :

187

PELAKSANAAN BACKUP SERVER No

Aktivitas

Pelaksana Administrator Kepala LPSE Sistem LPSE


Waktu

Keterangan

Output

Pelaksanaan Backup Server 1

Metode backup yang dilakukan adalah Incremental dengan jangka waktu harian untuk database dan data upload. Administrator Sistem LPSE memastikan penggunaan media backup yang sesuai dengan urutannya

3 jam

hasil backup

2

Untuk mencegah risiko kegagalan, setiap adanya perubahan di sistem (database, konfigurasi ataupun aplikasi), Administrator Sistem LPSE harus terlebih dahulu melakukan backup perubahan tersebut

Daftar Backup Database dan aplikasi

3 jam

backup data

3

Administrator Sistem LPSE mendokumentasikan pelaksanaan backup dan hasilnya dalam Log Pelaksanaan Backup

Log Pelaksanaan Backup

3 jam

dokumentasi pelaksanaan backup

4

Untuk memastikan kehandalan sistem back-up dan restore, dilakukan pengujian restore hasil back-up sedikitnya 1 (satu) kali dalam tiga bulan secara random sampling yang dilaporkan kepada Kepala LPSE

Form Permintaan Restore

1 hari

hasil restore backup

5

Setiap kegagalan proses back-up harus dilaporkan kepada Kepala LPSE untuk ditentukan tindak lanjut pencegahan kegagalan di masa mendatang


1 hari

laporan kegagagalan analisa

Administrator Sistem LPSE melakukan analisa efektivititas proses backup sekurang – kurangnya 1 bulan sekali yang dituangkan dalam notulen rapat. Analisa dilakukan berdasarkan: a. Jenis kegagalan backup


2 hari

laporan pengujian backup

6

b.

Jumlah kegagalan backup

c.

Tren terjadinya kegagalan backup

d.

Tindaklanjut yang dilakukan

Mulai

pengujian hasil

7

Pelaksanaan Restore dapat dilakukan jika ada permintaan dari ITD (LKPP )/ pergantian perangkat keras Server

Form Permintaan Restore

1 hari

hasil restore

8

Proses restore database dan aplikasi didokumentasikan oleh Administrator Sistem LPSE dalam bentuk beritaa cara pelaksanaan restore yang ditandatanganioleh unit – unit terkait (pemohon, pelaksana, dan pimpinannya)

Berita Acara Pelaksanaan Restore

1 hari

dokumentasi restore

dan

Selesai

188


PELAKSANAAN BACKUP-SERVER

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

189

DaftarInformasiYang Harus Di Back Up:

Daftar informasi yang harus di back up di LPSE adalah : No

NamaInformasi

Format

Bentuk File Back Up

1

DokumentasiAsset

Softcopy

Softcopy

2

LaporanKegiatanLayanan

Softcopy

Softcopy

3

LaporanPengelolaan SPSE

Hardcopy/

Softcopy

Softcopy Hardcopy/

Softcopy

4

LaporanKegiatanInfrastruktur

5

LaporanKegiatanHukumdanVerifikasi

6

Data Password, IP, dan Security Server

Softcopy

Softcopy

7

Database Production SPSE

Softcopy

Softcopy

8

Database Back-Up SPSE

Softcopy

Softcopy

9

Database Aplikasi Helpdesk SPSE Production

Softcopy

Softcopy

Dokumen yang dianggappentingolehpersoniluntuk di back up

Softcopy/

Softcopy

10

Softcopy Hardcopy/

Softcopy

Sofcopy

Hardcopy

190

LEMBAR PENGESAHAN


INSTRUKSI KERJA BACKUP DAN RECOVERY


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


191

PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

Nomor IK 03/IK/LPSE.LMD/2015 TanggalPembuatan 10 Agustus 2015 Tanggal Revisi TanggalEfektif 01 Oktober 2015 DisahkanOleh Yugian Umpang, SE STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) INSTRUKSI KERJA BACKUP AND RECOVERY

Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik. 2. Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik 3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. 4. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan 5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik 6. Peraturan Bupati No. 03 Tahun 2012 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Unit LPSE Kabupaten Lamandau tanggal 2 Januari 2012 Tujuan : Instruksi kerja ini bertujuan sebagai panduan dalam Membackup data yang akan dipindahkan dan Membantu proses migrasi server. Penjelasan Singkat : Backup dan Recovery adalah salah satu aktivitas ITO yang memfasilitasi backup dan recovery data LPSE. Aktivitas ini dilakukan melalui empat prosedur yaitu backup dan recovery HDD external, server via SSH/remote, server via NFS, storage dedicated. Prosedur backup dan recovery dilakukan dengan full backup (database) dan incremental backup (datafile upload/download). Teknik Penyajian : Teknik yang digunakan untuk menyusun dan menyajikan Instruksi Kerja Backup and Recoveryadalah sebagai berikut : 1. Bagan Arus 2. Tabular

Kualifikasi Pelaksana : 1. ITO (Information Technology Operation) 2. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik)


Output Pelaksanaan Kegiatan : 1. Membackup data yang akan dipindahkan 2. Membantu proses migrasi server. Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikatagorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh Pelaksana. Definisi : 1. HDD: Hard Disk Drive. 2. NFS: Network File System 3. SDM: Sumber Daya Masyarakat 4. SSH: Secure Shell 5. PIC: People In Charge

Keterkaitan :

192

Instruksi Kerja : 1.

Backup and Recovery ITO

(II) E-Proc error handling

(III) Training admin

(I) Instalasi eProcurement

(V) Backup & Recovery

Kebutuhan Infrastruktur

Media/ Storage

(5.1) HDD external

SDM

Server Lain

(5.3) NFS

(IV) Logistic IT

Skenario

Cycle data

Teknisi

Infrastruktur

PIC

(5.2) via Remote

Gambar 1. Struktur Backup & Recovery

193

Tabel 1. Prosedur dan Aktifitas Backup & Recovery Prosedur

Aktivitas

B&R HDD External

1. 2.

Full backup (database) Incremental (datafile upload/download)

B&R Server via SSH (remote)

1. 2.


B&R Server via NFS

1. 2.


B&R Storage dedicated

1. 2.


Jangka waktu

2.1 Backup & recovery 2.1.1

B&R HDD Eksternal



Ruang Lingkup a. Membackup database LPSE ke HDD external. b. Memindahkan database ke HDD external yang tersedia. c. Konfirmasi database yang sudah dipindahkan



Definisi HDD External: Hard Disk Drive external LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik



Prosedur Backup & Recovery HDD external (Halaman selanjutnya)

194

B&R HDD External LPSE

ITO

START

Request backup database HDD External

Penerimaan request backup database

Error

Koneksikan HDD External

Mounting HDD External

Konfigurasi settingan crontab

Konfirmasi selesai backup database

Complete

Pemeriksaan backup database

Finish

195

Proses backup & recovery melalui HDD External 1.

Koneksikan HD eksternal terlebih dahulu.

2.

Mounting HD eksternal tersebut dan buat direktori untuk backupnya, tahapannya: # fdisk -l (lihat settingan konfigurasi harddisk, misal kita menggunakan harddisk dengan file system NTFS atau FAT32, akan ada keterangan di System(file system) NTFS atau FAT32, lihat tampilan Device Bootnya, contoh tampilannya seperti di bawah ini: Device Boot

Start

/dev/sda1 *

End 1

Blocks Id System 9727 78124032 83 Linux

/dev/sda2

9727

38914 234444801 5 Extended

/dev/sda5

9727

38914 234444769+ 86 NTFS volume set

keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5. # mkdir /mnt/backup (membuat direktori backup untuk tempat drive ntfsnya) # mount -t ntfs-3g /dev/sda5 /mnt/backup (mount drive ntfs, menyesuaikan dengan device boot

dari harddisk eksternalnya)

command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd ekst) # cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya) # mkdir database (membuat direktori untuk backup database) # mkdir file_prod (membuat direktori untuk backup file upload user/ attachment)

196

# mdkir -p /home/backup (membuat direktori backup pada /home sebagai tempat dari hasil backup databasenya). 3.

konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/ attachment. # crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab) akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command. COMMAND 1 (backup database epns) 0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m%Y'`.backupepns_prod ' (command untuk dump/backup database epns_prod) Keterangan: 5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun) 0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan pada pukul 12.00 pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun). Command untuk melakukan backup database :

su postgres -c 'pg_dump –Fc –f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama database)'

contoh:

197

su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backupepns_prod ' COMMAND 2 (backup database secman) 0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/secman_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backup secman_prod ' (command untuk dump/backup database secman_prod) Keterangan: seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja

COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod

198

COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /mnt/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke harddisk eksternal) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal). 2.2 B&R Server via SSH/remote 



Ruang Lingkup a.

Backup database dari satu server ke server lain.

b.

Mengubah akses SSH menjadi tanpa password.

Definisi SSH: Secure Shell



Prosedur Backup & Recovery Server via SSH/Remote

199

B&R Server via SSH/Remote LPSE

ITO

START

Request backup & recovery via SSH/ Remote

Penerimaan request backup & Recovery via SSH/ Remote

Koneksikan server utama dengan server lain

Error

Mounting Server External


Konfirmasi selesai backup & recovery via SSH/Remote

Complete

Pemeriksaan backup & recovery via SSH/Remote

Finish

200

COMMAND SSH tanpa password ssh-keygen ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 (portal yang dituju)

Keterangan ssh-keygen: command ini berfungsi untuk ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan. COMMAND (backup database server ke server) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /10.1.25.77/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server) COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

201

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod 2.3 B&R Server via NFS 



Ruang Lingkup a.

Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama.

b.

Backup database ke server NFS.

c.

Membuat server untuk klien.

Definisi NFS: Network File System



Prosedur backup & recovery via NFS (Halaman selanjutnya)

202

B&R Server via NFS LPSE

ITO

START

Request backup & recovery via NFS

Penerimaan request backup & Recovery via NFS

Error

Koneksikan server utama ke server NFS

Koneksikan server client ke server NFS


Konfirmasi selesai backup & recovery via NFS

Complete

Pemeriksaan backup & recovery via NFS

Finish

203

COMMAND (create server) # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server File /etc/exports # exportfs –a # /etc/init.d/nfs-common restart Keterangan: # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan. File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ 192.168.0.100 (rw, no_root_squash) # exportfs –a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut. COMMAND (create client side) $ sudo apt-get install nfs-common File /etc/fstab # mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt Keterangan: $ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client. File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client # mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt, command ini digunakan untuk COMMAND (backup database server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /192.168.0.100/mnt/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs)

204

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server nfs : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)

COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/mnt/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/backup/file_prod

205

Instruksi Kerja : 2.

Backup and Recovery (Halaman berikutnya) ITO

(II) E-Proc error handling

(III) Training admin

(I) Instalasi eProcurement

(V) Backup & Recovery

Kebutuhan Infrastruktur

Media/ Storage

(5.1) HDD external

SDM

Server Lain

(5.3) NFS

Teknisi

(IV) Logistic IT

Skenario

Cycle data

Infrastruktur

PIC

(5.2) via Remote

206

Gambar 1. Struktur Backup & Recovery

Tabel 1. Prosedur dan Aktifitas Backup & Recovery Prosedur

B&R HDD External

B&R Server via SSH (remote)

B&R Server via NFS

B&R Storage dedicated

Aktivitas

3.

Full backup (database)

4.

Incremental (datafile upload/download)

3.


4.


3.


4.


3.


4.


Jangka waktu

2.4 Backup & recovery 2.4.1 



B&R HDD Eksternal

Ruang Lingkup d.

Membackup database LPSE ke HDD external.

e.

Memindahkan database ke HDD external yang tersedia.

f.

Konfirmasi database yang sudah dipindahkan

Definisi HDD External: Hard Disk Drive external LPSE: Lembaga Pengadaan barang/jasa Secara Elektronik

207

Prosedur Backup & Recovery HDD external (Halaman Berikutnya) B&R HDD External LPSE

ITO

START

Request backup database HDD External

Penerimaan request backup database

Koneksikan HDD External

Error

Mounting HDD External


Pemeriksaan backup database

Konfirmasi selesai backup database

Complete



Finish

208

Proses backup & recovery melalui HDD External 1.

Koneksikan HD eksternal terlebih dahulu.

2.

Mounting HD eksternal tersebut dan buat direktori untuk backupnya, tahapannya: # fdisk -l (lihat settingan konfigurasi harddisk, misal kita menggunakan harddisk dengan file system NTFS atau FAT32, akan ada keterangan di System(file system) NTFS atau FAT32, lihat tampilan Device Bootnya, contoh tampilannya seperti di bawah ini: Device Boot

Start

/dev/sda1 *

End 1

Blocks Id System 9727 78124032 83 Linux

/dev/sda2

9727

38914 234444801 5 Extended

/dev/sda5

9727

38914 234444769+ 86 NTFS volume set

keterangan : Dari tampilan di atas, diketahui Drive dengan File System NTFS volume set tampilan Device Bootnya /dev/sda5. # mkdir /mnt/backup (membuat direktori backup untuk tempat drive ntfsnya) # mount -t ntfs-3g /dev/sda5 /mnt/backup (mount drive ntfs, menyesuaikan dengan device boot

dari harddisk eksternalnya)

command : mount -t (file system dari hd eks, mis ntfs=ntfs-3g atau fat32=vfat) (disesuaikan dengan device boot hd ekst) (direktori dalam server yang akan dimount hd ekst) # cd /mnt/backup (masuk ke dalam direktori backup drivenya) # mkdir database (membuat direktori untuk backup database) # mkdir file_prod (membuat direktori untuk backup file upload user/ attachment)

209

# mdkir -p /home/backup (membuat direktori backup pada /home sebagai tempat dari hasil backup databasenya). 3.

konfigurasi settingan crontab untuk membuat penjadwalan secara otomatis untuk copy data-data yang dibutuhkan, backup database maupun data file upload user/ attachment. # crontab -e (untuk melakukan pengeditan pada crontab) akan terbuka jendela seperti di bawah ini, lalu tambahkan beberapa command. COMMAND 1 (backup database epns) 0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m%Y'`.backupepns_prod ' (command untuk dump/backup database epns_prod) Keterangan: 5 angka paling depan yaitu 0(menit) 0(jam) *(hari) *(bulan) *(tahun) 0 0 * * * artinya, command untuk backup database tersebut dijalankan pada pukul 12.00, tanda * disini mengartikan semua, jadi command backupdatabase ini dijalankan pada pukul 12.00 pada semua hari(setiap hari), pada semua bulan(setiap bulan) serta pada semua tahun(setiap tahun). Command untuk melakukan backup database : su postgres -c 'pg_dump –Fc –f (nama file backupnya serta dimana ditempatkan file backupnya(nama database)'

contoh:

210

su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/epns_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backupepns_prod ' COMMAND 2 (backup database secman) 0 0 * * * su postgres -c 'pg_dump –Fc –f /home/backup/secman_prod_`date '+%d-%m-%Y'`.backup secman_prod ' (command untuk dump/backup database secman_prod) Keterangan: seperti penjelasan pada command sebelumnya, yang berbeda hanya nama databasenya saja

COMMAND 3 (database file upload ke hard disk external) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /mnt/backup/file_prod

211

COMMAND 4 (backup database dari hard disk system ke hard disk external) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /mnt/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke harddisk eksternal) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di harddisk eksternal : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di harddisk eksternal). 2.5 B&R Server via SSH/remote 



Ruang Lingkup c.

Backup database dari satu server ke server lain.

d.

Mengubah akses SSH menjadi tanpa password.

Definisi SSH: Secure Shell



Prosedur Backup & Recovery Server via SSH/Remote (Halaman Berikutnya)

212

B&R Server via SSH/Remote LPSE

ITO

START

Request backup & recovery via SSH/ Remote

Penerimaan request backup & Recovery via SSH/ Remote

Koneksikan server utama dengan server lain

Error

Mounting Server External


Konfirmasi selesai backup & recovery via SSH/Remote

Complete

Pemeriksaan backup & recovery via SSH/Remote

Finish

213

COMMAND SSH tanpa password ssh-keygen ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 (portal yang dituju)

Keterangan ssh-keygen: command ini berfungsi untuk ssh-copy-id –i /root/ .ssh/id_rsa.pub 10.1.25.77 command ini untuk menambahkan rsa id yang akan meremote ke server tujuan. COMMAND (backup database server ke server) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /10.1.25.77/backup/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke server tujuan)

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server) COMMAND (backup file upload dari server ke server lainnnya) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari server ke harddisk eksternal)

214

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server lainnya: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server lainnya) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /10.1.25.77/backup/file_prod 2.6 B&R Server via NFS 



Ruang Lingkup d.

Membuat server nfs yang bisa diakses oleh client dan server utama.

e.

Backup database ke server NFS.

f.

Membuat server untuk klien.

Definisi NFS: Network File System



Prosedur backup & recovery via NFS (Halaman selanjutnya)

215

B&R Server via NFS LPSE

ITO

START

Request backup & recovery via NFS

Penerimaan request backup & Recovery via NFS

Error

Koneksikan server utama ke server NFS

Koneksikan server client ke server NFS


Konfirmasi selesai backup & recovery via NFS

Complete

Pemeriksaan backup & recovery via NFS

Finish

216

COMMAND (create server) # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server File /etc/exports # exportfs –a # /etc/init.d/nfs-common restart Keterangan: # apt-get install nfs-common portmap nfs-kernel-server, command ini untuk install paket yang akan di butuhkan. File /etc/exports, command ini untuk share server yang sudah dibuat. Contoh: /home/ 192.168.0.100 (rw, no_root_squash) # exportfs –a, command ini berfungsi untuk mengaktifkan file system nfs tersebut. COMMAND (create client side) $ sudo apt-get install nfs-common File /etc/fstab # mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt Keterangan: $ sudo apt-get install nfs-common, command ini untuk install paket yang dibutuhkan olehserver client. File /etc/fstab, command ini digunakan untuk mengaktifkan file system dari segi client # mount –t nfs 192.168.0.103:/home /mnt, command ini digunakan untuk COMMAND (backup database server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/backup/*.backup /192.168.0.100/mnt/database (command untuk backup file database hasil dump dari server ke nfs)

217

Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori tempat ditempatkan hasil dari backup database yang berada di server dengan direktori untuk backup database di server nfs : rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs)

COMMAND (backup file upload dari client server ke nfs) 0 1 * * * rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/mnt/file_prod (command untuk backup file upload user/ attachment dari client server ke nfs) Keterangan: 0 1 * * * artinya, command untuk rsync(menyamakan data yang ada di direktori tujuan dengan direktori sumber/source) ini dijalankan jam 1.00 setiap hari, bulan dan tahun Command untuk melakukan sinkronisasi data dari direktori file_prod yang berada di server dengan direktori file_prod di server nfs: rsync -ruavvhzc (direktori source/ direktori di server) (direktori tujuan di server nfs) contoh: rsync -ruavvhzc /home/file/file_prod/* /192.168.0.103/backup/file_prod

218


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN PENGEMBANGAN SISTEM E-PROCUREMENT

NANGA BULIK 2015

219

LEMBAR PENGESAHAN


PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


220


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6


Penjelasan Singkat : SOP Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE ini menjelaskan langkahlangkah yang harus dilakukan oleh setiap LPSE dalam mengawasi tingkat kapasitas infrastruktur yang tersedia dalam layanan SPSE. Cakupan kapasitas yang diawasi adalah Storage, Lalulintas Data, memori server dan beban komputasi. Ketiga komponen ini merupakan komponen krusial yang dapat menjamin layanan SPSE selalu pada tingkat ketersediaan yang tinggi.


Administrator Sistem LPSE Kepala LPSE

Peralatan/Perlengkapan : 1 2 3 4

Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

Formulir Permintaan Perubahan Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE.


Tujuan : 1.

Menjamin tingkat ketersediaan layanan SPSE dari sisi storage, lalu lintas data dan beban kerja komputasi.

Definisi : Peringatan : 1.


2.


Keterkaitan :

1

Storage adalah media penyimpanan yang terhubung atau ada didalam sebuah perangkat keras seperti server ataupun personal komputer,

2

Lalu lintas data adalah arus perpindahan data baik masuk atau keluar yang terjadi didalam perangkat keras atau di dalam jaringan lokal atau di dalam jaringa internet,

3

Beban Kerja Komputasi adalah kemampuan pemrosesan yang dilakukan oleh perangkat server terkait proses pengolahan data dan instruksi pada SPSE. Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya.

4

221

PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRASTRUKTUR SPSE PELAKSANA ADMINISTRATOR Kepala LPSE SISTEM LPSE Prosedur Perencanaan dan Monitoring Kapasitas Infrastruktur SPSE 1 Administrator Sistem LPSE pada setiap Data Center memastikan Mulai sistem monitoring perangkat keras dan jaringan telah terinstall dan bekerja dengan baik No

Aktivitas


Waktu

Output

Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE

1 jam

Laporan Status dan Unjuk Kerja Infrastruktur SPSE

Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

1 jam

Lampiran Kinerja Infrastruktur SPSE

2 jam

Lampiran penggunaan storage, memori, processor & bandwidth

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE dan formulir permintaan perubahan

1 jam

Dokumen Usulan Peningkatan Kapasistas Infrastruktur SPSE


1 jam


Keterangan

a. Secara periodik setiap satu bulan sekali, administrator merangkum kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan. b. Rangkuman kinerja yang didokumentasikan oleh administrator terdiri dari:

2

o Grafik perkembangan kapasitas storage o Grafik beban kerja prosesor dari server o Grafik penggunaan memori dari server o Grafik beban lalu lintas data dari dan keluar jaringan Berdasarkan Laporan bulanan kinerja perangkat keras dan perangkat jaringan,

Administrator Sistem LPSE melakukan analisa kebutuhan peningkatan kapasitas infrastruktur SPSE yang terkait dengan peningkatan storage dan bandwidth jaringan internet serta penggantian/upgrade perangkat server. Analisa dilakukan setiap semester dengan fokus analisa pada . a. Tingkat kekritisan kapasitas storage b. Tingkat kekritisan beban lalu lintas data c. Tingkat kekritisan beban kerja komputasi d. Tingkat kekritisan kapasitas memori server 3

Administrator Sistem LPSE membuat usulan kebutuhan peningkatan kapasitas berdasarkan analisa yang telah dilakukan dan menyampaikan usulan tersebut dengan melampirkan dokumen analisis dan perencanaan kapasitas kepada kepala LPSE

4

Kepala LPSE memproses usulan tersebut:

Tidak Ya a. Jika disetujui usulan tersebut dilanjutkan dengan proses pengadaan. b. Jika tidak disetujui Administrator Sistem LPSE mendapatkan catatan atas usulan tersebut. c. Administrator Sistem LPSE / ITO melakukan perbaikan dan analisa ulang seperti pada langkah 2.

N/A N/A

Selesai

1 jam

222


PERENCANAAN DAN MONITORING KAPASITAS INFRATRUKTUR SPSE

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

223


:

Waktu

:

Jenis Perubahan

Prioritas Perubahan

Perubahan Aplikasi

Perubahan Kritis (berdampak pada infrastruktur dan harus segera diselesaikan)


Perubahan Mayor (ada implikasi ke operasional TIK)

Perubahan Layanan

Perubahan Minor (tidak berpengaruh langsung terhadap infrastruktur)

A.


B


C.


d.

PERSETUJUAN PERMINTAAN PERUBAHAN  Disetujui  Tidakdisetujui Catatan:

Pengusul

(...........................................)

Pimpinan

(...........................................)

224

LAPORAN KINERJA INFRASTRUKTUR Hari/Tanggal Konsultasi

:

Waktu

:

Jenis Infrastruktur

Periode Laporan

STORAGE

INSIDENTAL

LALULINTAS DATA

RUTIN BULANAN

BEBAN KOMPUTASI

RUTIN SEMESTERAN

MEMORI SERVER

A.


B

TABEL DAN GRAFIK KINERJA

C.

ANALISIS KINERJA

Administrator

Pimpinan

(...........................................)

(...........................................)

225


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEDOMAN REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENGGUNA SPSE

NANGA BULIK 2015

226

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


227


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6



Penyedia Barang/Jasa Verifikator Helpdesk LPSE Front office

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses tata cara regristrasi dan verifikasi calon penyedia barang/jasa seperti: mendownload formulir, mengisi formulir, melakukan verifikasi dokumen dan menyetujui atau menolak registrasi penyedia barang/jasa

Tujuan : 1.

Memberikan arahan prosedur bagi pelaksanaan proses registrasi dan verifikasi calon penyedia barang/jasa (vendor) untuk mendapatkan akun SPSE

2

Menentukan kelayakan (eligibility) penyedia barang/jasa melalui mekanisme kontrol atas registrasi calon penyedia barang/jasa

Peralatan/Perlengkapan : 1. 2.

Formulir Data Penyedia Formulir Keikutsertaan


Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan : 1

Definiisi : 1


2



228

SOP REGISTRASI DAN VERIFIKASI PENYEDIA BARANG/JASA No 1

Aktivitas Melakukan registrasi oline pada website LPSE/aplikasi SPSE

Penyedia Mulai

Pelaksana Front office Helpdesk LPSE

Verifikator

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Wajib menggunakan e-mail perusahaan (tidak boleh e-mail pribadi)

Waktu N/A

Output

Keterangan

2. Tata cara registrasi pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 2

Mengunduh (download) formulir data penyedia dan formulir keikutsertaan yang tersedia pada aplikasi SPSE.

N/A

Blanko Formulir Data Penyedia dan Blanko Formulir Keikutsertaan

3

Mengisi formulir data penyedia

N/A

4

Mengisi formulir keikutsertaan

Dibuat diatas kertas berkop perusahaan, ditandatangani pimpinan perusahaan, dicap dan bermaterai.

Formulir data penyedia yang sudah terisi Fromulir keikutsertaan yang sudah terisi

5

Membuat Surat Penunjukan Admin

1. Dibuat diatas kertas berkop perusahaan N/A ditandatangani pimpinan perusahaan dan admin yang ditunjuk, dicap serta bermaterai.

N/A

Surat Penunjukan Admin

2. Apabila Adminnya adalah pimpinan perusahaan itu sendiri maka membuat surat pernyataan bahwa dirinya sebagai admin 6

Membuat Surat Kuasa untuk verifikasi

1. Pimpinan perusahaan dapat menguasakan kepada pihak manapun untuk melakukan proses verifikasi di LPSE.

Blanko tersedia/menyatu dengan formulir keikutsertaan

N/A

Surat Kuasa Untuk Blanko Verifikasi tersedia/menyatu dengan formulir keikutsertaan

N/A

Berkas Permohonan

2. Surat kuasa dibuat diatas kertas berkop perusahaan dan ditandatangani pimpinan perusahaan serta penerima kuasa, dicap dan bermaterai. 3. Apabila pimpinan perusahaan yang melakukan verifikasi maka tidak perlu membuat surat kuasa. 7

Mempersiapkan berkas permohonan

1. Formulir data penyedia, Formulir keikutsertaan dan Dokumen perusahaan asli serta copy nya (softcopy/hardcopy) terdiri dari 1.KTP pemilik/ direktur/ pengurus; 2. NPWP; 3. SIUP/ SIUJK/ SBU/ ijin untuk menjalankan kegiatan/usaha sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; 4. Akta pendirian perusahaan dan Akta perubahan terakhir. Untuk Perseorangan dan Koperasi persyaratan menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku 2. Berkas permohonan dimasukan kedalam amplop/map bersampul identitas perusahaan

8


N/A

229

9


5 menit

10 Memanggil penyedia untuk menghadap sesuai nomor antrian

Nomor antrian

N/A

11 Menanyakan kepada penyedia apakah sudah melakukan registrasi online,

5 menit belum Ya

12 Melakukan aktivitas No.1 di bidding room mengacu pada SOP penggunaan akses intranet/internet di Bidding Room bagi pengguna SPSE

N/A

13 Menerima berkas permohonan dan memeriksa apakah penyedia masuk daftar hitam/black list yang tercantum pada portal inaproc

mengacu pada SOP penggunaan akses intranet/internet di Bidding Room bagi pengguna SPSE

5 menit Ya

Tidak

14 Memberitahu penyedia permohonan ditolak dan mengembalikan berkasnya serta memberitahu verifikator untuk memasukan ID penyedia tersebut kedalam daftar hitam pada aplikasi SPSE 15 Memeriksa apakah berkas permohonan lengkap dengan mengisi formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan

5 menit Selesai

5 menit

Ya

Tidak

16 Membertahu penyedia untuk melengkapi berkas sesuai yang tercantum di formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan

Formulir ceklis kelengkapan berkas permohonan

5 menit

230

17

Menyerahkan tanda terima berkas kepada penyedia dan menyerahkan berkas permohonan kepada verifikator

18

Menerima berkas permohonan dan memeriksa apakah penyedia sudah terdaftar di LPSE lain

19

Memberitahu penyedia agar penyedia tersebut menggunakan user id yang sudah terdaftar

20

Menerima pemberitahuan dari verifikator melalui helpdesk untuk login pada aplikasi SPSE menggunakan user ID yang sudah terdaftar

21

Melakukan verifikasi dan validitas berkas permohonan. Apakah berkas sesuai/lolos verifikasi ?

5 menit

Tanda terima berkas

5 menit

Tidak Ya

5 menit

N/A Berkas asli dan copy harus sesuai, dokumen 10 menit masih berlaku dan data antar dokumen sesuai dan konsisten

Tidak

Ya

22

Menyetujui permohonan dengan mengklik tombol " SETUJU" pada aplikasi SPSE

23

Mencantumkan kekurangan pada amplop/map berkas permohonan, menyerahkannya kepada penyedia melalui helpdesk untuk dilengkapi dan kembali dilakukan verifikasi

24

Mengarsipkan berkas dengan mengacu pada SOP pengarsipan berkas

hasil verifikasi

5 menit

hasil verifikasi permohonan disetujui

5 menit Selesai

10 Menit Arsip Berkas

231

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI PPK


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


232


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI PPK



Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan akun PPK, verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga PPK dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut


PPK Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun PPK 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK


Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi PPK dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency


Keterkaitan : 1


Definiisi : 1. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 2. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

233

SOP REGISTRASI PPK No 1

Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Admin Agency

PPK

Pelaksana Admin Agency

Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Formulir permohonan pembuatan akun PPK

Waktu N/A

Output

Berkas dapat disampaikan secara langsung (hardcopy) atau melalui e-mail (softcopy)

2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan PPK 2


Tidak

Berkas permohonan lengkap dan dokumen copy sesuai aslinya

10 menit

Admin Agency mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 menit

Keterangan

Ya

4

Meminta PPK untuk melengkapi/memperbaiki berkas permohonan Melengkapi kekurangan berkas permohonan

5

N/A

Membuat Akun PPK pada aplikasi SPSE

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun PPK

15 menit

2. Aktivasi akun dilakukan jika PPK telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 6

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) PPK yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

5 menit

e-mail informasi akun PPK

7


10 Menit


Selesai

234


REGISTRASI PPK

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

235

Permohonan Pembuatan Akun PPK

Data Instansi NamaInstansi Alamat KodePos Telepon Fax Kontak Person

Data PPK (sesuai SK pengangkatan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon E-mail Pangkat Golongan Jabatan No SK MasaBerlaku SK Tanggal

Pemohon

Tandatangan

236

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI PANITIA PENGADAAN


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


237


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI PANITIA PENGADAAN



Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan akun Panitia Pengadaan, verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin Agency sehingga Panitia Pengadaan dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut


Panitia Pengadaan Admin Agency

Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia Pengadaan 2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan


Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Panitia Pengadaan dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Admin Agency


Definisi : 1. Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK

Keterkaitan : 1


238

SOP REGISTRASI PANITIA PENGADAAN No 1

Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Admin Agency

Pelaksana Panitia Admin Agency Pengadaan

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan 1. Formulir permohonan pembuatan akun Panitia Pengadaan

Mulai

Waktu

Output

N/A

Berkas dapat disampaikan secara langsung (hardcopy) atau melalui e-mail (softcopy)

2. Surat Keputusan /SK Pengangkatan Panitia Pengadaan (jika disampaikan langsung membawa asli dan copy, jika disampaikan melalui email SK asli di scan) 2


Tidak


10 menit

Admin Agency mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 menit

Keterangan

Ya

4

Meminta Panitia Pengadaan untuk melengkapi/memperbaiki berkas permohonan Melengkapai kekurangan berkas permohonan

5

N/A

Membuat Akun Panitia Pengadaan pada aplikasi SPSE

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Panitia Pengadaan

15 menit

2. Aktivasi akun dilakukan jika Panitia Pengadaan telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 6

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Panitia Pengadaan yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

7


Selesai

5 menit

e-mail informasi akun Panitia Pengadaan

10 Menit


239


REGISTRASI PANITIA PENGADAAN

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

240

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Panitia

Data Instansi Nama Instansi Alamat Kode Pos Telepon Fax Kontak Person Data Panitia Pengadaan (sesuai SK Pengangkatan) No

Nama

NIP

User Password ID sementara

Instansi

Alamat Kantor

Telp E-Mail

Pangkat

Golongan Jabatan

Pengangkatan Sebagai

1

Ketua Panitia

2

Sekretaris

3

Anggota

4

Anggota

5

Anggota Data Kepanitian

Tanggal

Pemohon

No SK

Masa Berlaku SK

Tanda tangan

Nama Kepanitian Tahun

241

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI ADMIN AGENCY INSTANSI/SKPD


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


242


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)




Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan akun admin agency K/L/D/I., verifikasi dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga admin agency dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut


Pimpinan Instansi Admin Agency Instansi/SKPD Admin PPE Kepala LPSE Admin Agency Instansi/SKPD

Peralatan/Perlengkapan : 1. Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency 2

Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency


Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pengelola LPSE dan Pimpinan Instansi Admin Agency dalam melakukan permohonan pembuatan akun pada aplikasi SPSE kepada Kepala LPSE Peringatan : 1. Pelaksana bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas yang telah dibakukan dan ditetapkan. 2. Segala bentuk penyimpangan atas mutu baku terkait perlengkapan, waktu maupun output dikategorikan sebagai bentuk kegagalan yang harus dipertanggungjawabkan oleh pelaksana.

Keterkaitan : 1


Definisi : 1


2

Admin PPE adalah personil LPSE yang memiliki tugas mengelola website LPSE serta mengelola dan membuatkan akun (user id dan password admin agency, verifikator, helpdesk dan auditor/pemeriksa)

243

SOP REGISTRASI ADMIN AGENCY INSTANSI/SKPD Pelaksana No 1

Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Kepala LPSE

Pimpinan Instansi Admin Agency

Admin Agency

Kepala LPSE

Mutu Baku Admin PPE

Persyaratan/Perlengkapan 1. Formulir permohonan pembuatan akun Admin Agency

Mulai

Waktu

Output

N/A

Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

2. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Admin Agency 3. Surat Permohonan Kepada Pimpinan LPSE 2

Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk ditindaklanjuti

3


4

Meminta Admin Agency untuk melengkapi berkas permohonan

5


6

Membuat Akun Admin Agency pada aplikasi SPSE.

N/A

Tidak


5 Menit

Admin PPE mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 Menit

Keterangan

Surat Jawaban Permohonan Pembuatan Akun

Ya

N/A 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Admin Agency

15 menit

2. Aktivasi akun dilakukan jika Admin Agency telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 7

8

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Admin Agency yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE


1. Akun diberikan melalui e-mail milik masing-masing personil (Admin Agency) yang terdaftar pada aplikasi SPSE

Selesai

10 menit

2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password hasil pembuatan akun Admin Agency 10 Menit

e-mail informasi akun Admin Agency


244



LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

245

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Admin Agency

Data Instansi dan Penanggung Jawab Nama Instansi Alamat Propinsi Kab/Kota Telepon Fax Website Nama Penangung Jawab NIP

Data Admin Agency (sesuai SK Pengangkatan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon E-mail Pangkat Golongan Jabatan No SK Tanggal

Pemohon

Tandatangan

246

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


247


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik dan pembuatan akun oleh Admin PPE sehingga Auditor/Pemeriksa/Penyidik dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut


Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik Auditor/Pemeriksa/Penyidik Kepala LPSE Admin PPE


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik

2.

Surat Perintah Pemeriksaan


Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriksa/Penyidik dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE

Peringatan : 1.


2.


Keterkaitan : 1


Definiisi : 1

Auditor/Pemeriksa/Penyidik adalah pihak yang ditunjuk dari lembaga yang memerintahkannya dan ditugaskan untuk memeriksa proses pengadaan sejak awal disusun hingga selesai dilaksanakan

2


248

SOP REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK No 1

Aktivitas Menyampaikan berkas permohonan pembuatan akun (user id, password) kepada Kepala LPSE

Pelaksana Pimpinan Instansi Auditor/Pemeriks Auditor/Pemeriks Kepala LPSE a/Penyidik a/Penyidik

Mutu Baku Admin PPE

Persyaratan/Perlengkapan 1. Surat Permohonan Pembuatan Akun

Mulai

Waktu

Output

N/A


2. Formulir permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik 3. Surat Perintah Pemeriksaan

2

Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE untuk ditindaklanjuti

3


4

Meminta Auditor/Pemeriksa/Penyidik untuk melengkapi berkas permohonan

5


6

Membuat Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik pada aplikasi SPSE.

N/A

Tidak Ya


5 Menit

Admin PPE mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 Menit

Keterangan


N/A 1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik 2. Aktivasi akun dilakukan jika Auditor/Pemeriksa/Penyidik telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi

15 menit

3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 7

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Auditor/Pemeriksa/Penyidik yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE

1. Akun diberikan melalui e-mail milik masing-masing personil (Auditor/Pemeriksa/Penyidik) yang terdaftar pada aplikasi SPSE

10 menit

e-mail informasi akun Auditor/Pemeri ksa/Penyidik

10 Menit


2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 8


Selesai

Hasil pembuatan akun

249


REGISTRASI AUDITOR/PEMERIKSA/PENYIDIK

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

250

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Auditor/Pemeriksa/Penyidik (untuk 1 orang) Data Instansi Nama Instansi Alamat Kode Pos Telepon Fax Kontak Person

Data Auditor/Pemeriksa/Penyidik (sesuai Surat Perintah Pemeriksaan) Nama NIP User ID Password Sementara Instansi Alamat Kantor Telepon E-mail** Pangkat Golongan Jabatan No SK Akhirmasa audit Instansi yang diaudit NamaPaket yang diaudit

1……. 2……. n….. Tanggal

Pemohon

Tandatangan

251

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


252


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses perintah pembuatan akun oleh Kepala LPSE kepada Admin PPE, pembuatan akun oleh Admin PPE dan penyampaian akun yang telah dibuat kepada masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE)


Kepala LPSE Admin PPE


Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE

2.

SK Pembuatan Akun


Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE dalam melakukan perintah pembuatan akun registrasi verifikator/ helpdesk/admin agency LPSE kepada Admin PPE.

Definiisi : Peringatan : 1. 2.


1.


Keterkaitan : 1


253

SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE Pelaksana No Aktivitas Kepala Admin PPE LPSE 1 Mengeluarkan SK Pembuatan Akun Mulai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE, dilengkapi Formulir Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE


3 hari

Memerintahkan Admin PPE untuk membuat akun (User id dan password) Sesuai SK dan Formulir Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE 2

Waktu

Output

Keterangan

SK Pembuatan Akun Verifikator/Helpde sk/Admin Agency LPSE

N/A

Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE pada aplikasi SPSE

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE 60 menit saat pembuatan berdasarkan pada data yang tercantum dalam Formulir Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE

Akun Verifikator/Helpde sk/Admin Agency LPSE pada aplikasi SPSE

2. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE 3

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password ) yang telah dibuat kepada Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE dengan tembusan kepada Kepala LPSE

1. Akun diberikan melalui e-mail milik 30 menit masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE) yang terdaftar pada aplikasi SPSE

e-mail informasi akun Verifikator/Helpde sk/Admin Agency LPSE

2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password 4


Selesai

hasil pembuatan akun

10 menit Arsip Berkas

254


REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY LPSE

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

255

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE

Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan) No

Nama

NIP

User ID

E-Mail

Pengangkatan Sebagai

1

Admin Agency

2

Verifikator

3

Helpdesk

4

Trainer

No SK

 Tanggal

Pemohon

Tandatangan

256

LEMBAR PENGESAHAN


REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSESERVICE PROVIDER


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


257


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6




Penjelasan Singkat : Prosedur ini mencakup proses permohonan pembuatan akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dan pembuatan akun oleh Admin PPE LPSE Sistem Provider sehingga Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider dapat melakukan login dengan akun yang telah didaftarkan tersebut

Kepala LPSE Service Provider Kepala LPSE Sistem Provider Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider Admin PPE LPSE Sistem Provider

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider

2.

Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Service Provider Pencatatan dan Pendataan :

Tujuan : Prosedur ini bertujuan sebagai standar bagi Kepala LPSE Service Provider dalam melakukan permohonan pembuatan akun kepada Kepala LPSE Sistem Provider

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan : 1


Definiisi : 1


2

Admin Agency adalah personil pada LPSE atau pada K/L/D/I yang memiliki tugas dan kewenangan melakukan proses registrasi dan verifikasi kepada Panitia Pengadaan/Pokja ULP/PPK LPSE Service Provider adalah LPSE yang menginduk pada LPSE terdekat dan tidak memiliki fungsi pengelolaan server yang telah terinstalasi SPSE.

3 4


258

SOP REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER Pelaksana Mutu Baku Verifikator/Helpdes No Aktivitas Kepala LPSE Kepala LPSE Sistem Admin PPE k/Admin Agency Persyaratan/Perlengkapan Service Provider Provider Sistem Provider Service Provider 1 Menyampaikan berkas permohonan pembuatan 1. Surat Permohonan Pembuatan Akun Mulai akun (user id, password) kepada Kepala LPSE 2. Formulir permohonan pembuatan akun Sistem Provider Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 3. Surat Keputusan/SK Penunjukan sebagai Verifikator/Helpdesk/Admin Agency LPSE Service Provider 2 Menerima berkas permohonan, menjawab surat permohonan kepada pimpinan instansi pemohon dan mendisposisikan kepada Admin PPE Sistem Provider untuk ditindaklanjuti 3


Tidak

Waktu

Output

N/A

N/A


5 Menit

Admin PPE Sistem Provider mencantumkan kekurangan berkas Permohonan yang harus dilengkapi

5 Menit

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)


Ya

4

Meminta Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider untuk melengkapi berkas permohonan

5


6

Membuat Akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider pada aplikasi SPSE.

1. Data yang dimasukan pada aplikasi SPSE berdasarkan formulir permohonan pembuatan akun Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider 2. Aktivasi akun dilakukan jika Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider telah mengikuti pelatihan penggunaan aplikasi 3. Tata cara pembuatan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

7

Menginformasikan melalui e-mail akun (user id dan password) Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider yang telah dibuat dengan tembusan kepada Kepala LPSE Sistem Provider

1. Akun diberikan melalui e-mail milik 10 menit masing-masing personil (Verifikator/Helpdesk/Admin Agency Service Provider) yang terdaftar pada aplikasi SPSE 2. Dalam e-mail diinformasikan untuk segera melakukan login dengan User ID dan Password tersebut serta mewajibkan untuk melakukan perubahan password

e-mail informasi akun Verifikator/Hel pdesk/Admin Agency Service Provider

8


Hasi pembuatan akun


N/A

Selesai

15 menit

10 Menit

259


REGISTRASI VERIFIKATOR/HELPDESK/ADMIN AGENCY UNTUK LPSE SERVICE PROVIDER

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

260

Formulir Permohonan Pembuatan Akun Verifikator/ Helpdesk/ Admin Agency LPSE Service Provider

Data Paengguna (sesuai SK Pengangkatan)

1

Pengangkat an Sebagai Admin Agency

2

Verifikator

3

Helpdesk

No

Nama

NIP

User ID

E-Mail

No SK

 Tanggal

Pemohon

Tanda tangan

261

LEMBAR PENGESAHAN


PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


262


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2013

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA




Kepala LPSE Verifikator


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk pengaktifkan kembali akun penyedia

Tujuan :


Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengaktifkan kembali akun penyedia


Definisi : 1. Verifikator adalah personil pada pada unit registrasi verifikasi LPSE yang bertugas melakukan verifikasi kepada penyedia barang/jasa yang akan menjadi pengguna SPSE.

Keterkaitan : 1


263

SOP PENGAKTIFAN KEMBALI AKUN PENYEDIA No

Aktivitas

1

Menerima permohonan pengaktifan kembali akun (user ID dan Password) dari penyedia barang/jasa disertai bukti pendukung penyelesaian pelanggaran yang terjadi

Pelaksana Kepala LPSE Verifikator Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 1. Surat Permohonan Pengaktifan kembali N/A akun

Mendisposisi kepada verifikator untuk melakukan klarfikasi kebenaran bukti pendukung yang disampaikan

surat disposisi

3

Melakukan klarifikasi kebenaran bukti pendukung kepada pihak terkait

surat disposisi

4

Melaporkan hasil klarifikasi serta usulan tindak lanjut kepada kepala LPSE

5

Menerima laporan hasil klarifikasi dari verifikator dan mengambil keputusan apakah akun penyedia barang/jasa akan diaktifkan kembali atau tidak

Keterangan Berkas dapat disampaikan secara (hardcopy) langsung atau melalui e-mail (softcopy)

2. Dokumen pendukung penyelesaian pelanggaran

2

3 hari kerja

1 hari

hasil klarifikasi

1 hari kerja setelah verifikasi N/A Tidak

Ya

6

Mengrimkan surat pemberitahuan penolakan permohonan kepada penyedia barang/jasa

7

Memerintahkan Verifikator untuk mengaktifkan kembali akun penyedia

Instruksi Kepala LPSE

8

Mengaktifkan kembali akun penyedia barang/jasa melalui aplikasi SPSE

Tata cara pengaktifan kembali akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

9


berkas permohonan dan proses pengaktifan 10 Menit akun

1 hari kerja

Selesai

10 Melaporkan bahwa akun penyedia telah diaktifkan kembali kepada Kepala LPSE 11 Mengrimkan surat pemberitahuan bahwa akun telah diaktifkan kembali kepada penyedia barang/jasa

Output

10 menit

Akun penyedia aktif kembali

Arsip berkas

10 Menit

Selesai

1 hari kerja

264

LEMBAR PENGESAHAN


PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


265


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA




Kepala LPSE Helpdesk LKPP


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk penonaktifan akun penyedia

Tujuan :


Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam penonaktifan akun penyedia


Keterkaitan : 1. SOP Pengarsipan

Definiisi : 1. Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.

2. Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

266

SOP PENONAKTIFAN AKUN PENYEDIA No 1

2

3

Aktivitas

Pelaksana Kepala LPSE Helpdesk LKPP

Menerima pengaduan atau informasi bahwa penyedia melakukan pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan verifikasi penyedia barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA

Mulai

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 1. Surat Pengaduan N/A

Output


2. Dokumen pendukung terjadinya pelanggaran

Mempelajari pengaduan, dan melakukan klarifikasi kepada pihak terkait atas pengaduan atau informasi yang diterima, apakah akun penyedia tersebut dapat dinonaktifkan /tidak? -Jika tidak dapat dinonaktifkan lanjut ke nomor 4

Surat Pengaduan

Keterangan

3 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi N/A

Tidak

Ya

-Jika dapat di nonaktifkan lanjut ke nomor 5 4

5

6

7

Mengrimkan jawaban atas surat pengaduan bahwa pengaduan atau informasi yang disampaikan tidak benar/tidak dapat dijadikan dasar penonaktifan akun

Selesai

hasil analisa dan klarifikasi

Menerbitakan surat pernyataan telah terjadinya pelanggaran terhadap Persyaratan dan Ketentuan Penggunaan SPSE, melakukan pemalsuan dokumen registrasi dan verifikasi penyedia barang/jasa atau telah ditetapkan dalam daftar hitam oleh PA/KPA Mengirimkan surat usulan penonaktifan dengan melampirakan surat pernyataan dan bukti-bukti pendukung terjadinya pelanggaran oleh penyedia barang/jasa kepada Helpdesk LKPP

hasil analisa dan klarifikasi

Menerima surat usulan dan melakukan klarifikasi kepada LPSE yang mengusulkan. Apakah surat usulan yang disampaikan benar ?

Tidak

Ya

1 hari kerja Jawaban Surat Pengaduan

1 hari kerja Surat Pernyataan telah terjadinya pelanggaran

Surat Pernyataan telah terjadinya pelanggaran

1 hari kerja

Surat permohonan/usulan dan Pernyataan telah terjadinya pelanggaran dari LPSE

2 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi

Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

10 menit

Selesai

8

Menonaktifkan akun penyedia barang/jasa tersebut

9

Memberitahukan penonaktifan kepada penyedia barang/jasa dan LPSE tempat penyedia barang/jasa tersebut terdaftar

1 hari kerja

10 Melakukan pengarsipan

akun penyedia non aktif

Selesai

berkas pengaduan dan proses penonaktifan akun

10 Menit

Arsip berkas

267

LEMBAR PENGESAHAN


PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN / POKJA ULP


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


268


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP




PA/KPA Admin Agency


Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh Kepala LPSE untuk penonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP

Tujuan :


Memberikan kepastian terfasilitasinya Kepala LPSE dalam pengonaktifan akun PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP


Keterkaitan :

Definiisi : 1


2

PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

269

SOP PENONAKTIFAN AKUN PPK DAN PANITIA PENGADAAN/POKJA ULP Pelaksana No Aktivitas PA/KPA Admin Agency 1 Mengirimkan berkas permohonan penonaktifan Mulai akun kepada Admin Agency

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 1. Surat Permohonan Penonaktifan Akun N/A

Output


2. Surat Keputusan/SK dari PA/KPA tentang pemberhentian atau perubahan PPK dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP

2

Menerima berkas permohonan dari PA/KPA

3

Melakukan analisa dan klarifikasi kepada PA/KPA apakah benar mengajukan permohonan

Berkas permohonan

Tidak

N/A

Berkas permohonan

3 hari kerja hasil analisa dan klarifikasi

Tata cara penonaktifan akun pada aplikasi SPSE mengacu pada panduan pengguna (user guide) aplikasi SPSE

10 menit

Ya

Keterangan

Selesai

4

Menonaktifkan akun pada aplikasi SPSE

5

Mengrimkan pemberitahuan kepada PPK dan/atau Panitia Pengadaan/Pokja ULP yang dinonaktifkan serta tembusan kepada Kepala LPSE

6


akun non aktif

1 hari kerja

berkas permohonan dan proses non aktif

10 Menit

arsip berkas

Selesai

270


STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN MASALAH SPSE

NANGA BULIK 2015

271

LEMBAR PENGESAHAN


PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


272


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS

Dasar Hukum : 1 2 3 4

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang lnformasi dan Transaksi Elektronik Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggara Sistem dan Transaksi Elektronik Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan perubahannya. PermenPAN Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

5


6



ITO LPSE

Helpdesk LKPP Vendor/Pihak Ketiga


Lembar Perubahan Dokumen Daftar Revisi

Penjelasan Singkat : Mencakup tindakan pemulihan keadaan aplikasi SPSE akibat kendala teknis apapun yang terjadi.

Pencatatan dan Pendataan : Tujuan : Untuk memastikan aplikasi SPSE selalu terkendali dan dapat segera dipulihkan pada saat terjadi kendala teknis.

Definisi : 1.

IT Operation LPSE yang selanjutnya disebut ITO LPSE adalah Tim yang terdiri dari personil pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Teknis E-Procurement pada LPSE Kab. Lamandau.

2.

Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.

3.


4

Bagian Infrastruktur LPSE adalah personil yang memiliki tugas dan kewenangan pada infrastruktur LPSE

Peringatan : 1. 2.


Keterkaitan :

273

Mutu Baku No

Aktivitas

Bagian Infrastruktur Technical Support LPSE


Vendor

Helpdesk LKPP


Waktu

Output

Keterangan

Pemulihan Keadaan Aplikasi SPSE Akibat Kendala Teknis 1.1

Access ke Ruang Data Center

10 menit Mulai

a.

Orang yang masuk ruang data center diharuskan mengunakan ID Card ( Secure Access ).

b.

Pembersihan ruang data center petugas yang sudah ditetapkan.

10 menit

1 jam

Selesai

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Daya Listrik Terputus 2.1

Listrik sering down/mati Mulai

a.

b.

Administrator/Technical Support menyediakan power listrik backup (second power backup yaitu Genset), disamping power utamanya yaitu PLN Administrator/Technical Support memeriksa second power backup yaitu Genset tidak berfungsi untuk menyediakan cadangan listrik

N/A

30 menit

Selesai

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Akses Internet Terputus 3.1 Akses internet sering down/bottleneck

power listrik backup hasil pemeriksaan second power backup

Mulai

a.

Administrator Sistem LPSE menghubungi Technical Support Penyedia Jasa Internet

30 menit

b.

Administrator Sistem LPSE segera memindahkan koneksi internet ke akses Link internet backup, jika tersedia

15 menit

c.

Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan Server Collocation, jika tersedia

30 menit

Selesai

koneksi internet ke akses Link internet backup hasil pengecekan Server Collocation

274

PEMULIHAN KEADAAN APLIKASI SPSE AKIBAT KENDALA TEKNIS Mutu Baku No

Aktivitas

Bagian Infrastruktur LPSE

Technical Support


Vendor

Helpdesk LKPP


Waktu

Output

Keterangan

Pemulihan Kendala Teknis Akibat Server Tidak berfungsi 4.1

Server down/mati Mulai

a.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan power server, power distribution unit rack system dan power UPS

15 menit

b.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan temperatur server dengan mengecek Led Fan Processor di panel front

15 menit

c.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan terhadap virus yang menyerang server yang mengakibatkan server selalu restart sendiri

30 menit

d.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan power supply server

15 menit

e.

Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan pemeriksaan atau pengecekan system secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang telah dilakukan

4.2

Server Over Heat a.

Administrator Sistem LPSE mematikan server terlebih dahulu

b.

Administrator Sistem LPSE melepaskan kabel power server dari power supply dan mendiamkannya sampai kondisi server dingin kembali Administrator Sistem LPSE melakukan pengecekan suhu Air Conditioner (AC) apakah kondisi pendinginan masih bagus

c.

1 jam

Selesai

hasil pemeriksaan sistem secara keseluruhan

Mulai

5 menit

1 jam

5 menit

hasil pemeriksaan suhu

Selesai

4.3

hasil pemeriksaan power server, hasil pemeriksaan temperatur hasil pemeriksaan terhadap virus yang hasil pemeriksaan power supply

Server SPSE tidak dapat diakses dari internet/intranet Mulai

a.

Setelah menerima keluhan, Administrator Sistem LPSE untuk melakukan tes akses ke SPSE

5 menit

b.

Jika berhasil, maka Administrator Sistem LPSE akan memberitahukan ke client bahwa seharusnya tidak ada masalah dan memberi masukan perbaikan di tempat client

30 menit

c.

Jika tidak berhasil, maka Administrator Sistem LPSE akan memberitahukan ke Kepala LPSE tentang adanya masalah

30 menit

d.

Berkomunikasi dengan Technical Support penyedia akses internet tentang adanya masalah untuk ditindaklanjuti

15 menit

e.

Kemudian dilakukan pengecekan sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan

1 jam

Selesai

hasil pengecekan

275

Mutu Baku No

Aktivitas

4.4


Technical Support


Vendor

Helpdesk LKPP


Waktu

Output

Keterangan

Power Distribution Unit (PDU) mati/down Mulai

a.

Melakukan identifikasi masalah yang dilakukan oleh Administrator Sistem LPSE untuk mengecek kondisi PDU Rack System

15 menit

b.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan kabel Output dari UPS dan kabel input di PDU Rack System

10 menit

c.

Jika masalah tidak ditemukan, maka dilakukan pemeriksaan atau pengecekan PDU secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologis proses yang telah dilakukan

4.5

TFT 17” Monitor, Mouse, dan Keyboard mati atau tidak bisa tampil di layar LCD TFT

1 jam

hasil pengecekan keseluruhan

Selesai

Mulai

a.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan Kabel power TFT 17” apakah sudah dalam kondisi terhubung dengan sumber listrik

5 menit

b.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan Koneksi kabel VGA, mouse , dan keyboard ke Server yang ditujukan

5 menit

c.

Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan sistem secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan

5 menit

hasil pemeriksaan Kabel power hasil pemeriksaan Koneksi kabel hasil pemeriksaan keseluruhan

Selesai

4.6

hasil identifikasi masalah hasil pemeriksaan kabel Output

Unit Power Supply (UPS) mati atau Battery Rusak Mulai

a.

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan Kabel power dari sumber Listrik

10 menit

b.

Jika masalah tidak temukan, dilakukan pemeriksaan di control front panel UPS tentang pengisian battery

10 menit

c.

Jika masalah tidak ditemukan diperlukan pengecekan UPS secara keseluruhan dan akan dilakukan identifikasi kronologi proses yang telah dilakukan

15 menit

d.

Insiden dieskalasikan pada Vendor untuk penyelesaian

hasil pemeriksaan Kabel power hasil pemeriksaan di control front hasil pengecekan UPS secara

N/A

Selesai

eskalasi

276

Mutu Baku No

Aktivitas

4.7

Operating System Server Hang atau Error a. b. c.


Technical Support


Vendor

Helpdesk LKPP


Waktu

Keterangan

Mulai

Administrator Sistem LPSE melakukan pemeriksaan operating sistem server dengan melakukan reboot Server Administrator Sistem LPSE melakukan Repair operating system dengan menggunakan CD Source Operating System yang sama tidak bisa diatasi, Administrator Sistem LPSE Jika masalah

15 menit 1 jam 2 jam

melakukan booting dengan Live CD untuk melakukan backup data di server ke media backup d.

Administrator Sistem LPSE berkoordinasi dengan Dit eProc

e.

Administrator Sistem LPSE melakukan penginstallan ulang operating system server dan Administrator Sistem LPSE melakukan penginstallan aplikasi SPSE dan softwaresoftware pendukungnya, jika dianggap perlu dapat berkoordinasi dengan tim ITO LKPP

2 jam

f.

Administrator Sistem LPSE melakukan restore data

1 jam

backup data di server ke media backup

30 menit

Selesai

5

Output

restore data

Pemulihan kendala teknis akibat Aplikasi error/bugs Mulai

a.

Administrator Sistem LPSE melakukan print screen pada halaman aplikasi SPSE yang error

b.

Administrator Sistem LPSE mengirimkan hasil print screen disertai kronologi permasalahan ke [email protected] Menghubungi Call Center Helpdesk LKPP untuk konfirmasi mengenai permasalahan yang telah dikirimkan

c.

10 menit

print screen aplikasi error

5 menit

30 menit

Selesai

277

LEMBAR PENGESAHAN


UJI FORENSIK


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


278


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) UJI FORENSIK

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6



Panitia Pengadaan Helpdesk LPSE Helpdesk LKPP


Berita Acara Uji Forensik

Penjelasan Singkat : Prosedur ini mengatur langkah-langkah yang dilakukan oleh panitia pengadaan untuk melakukan uji forensik terhadap dokumen penawaran.

Tujuan : 1

Menjamin terselesaikannya permasalahan terkait dengan Pembukaan File Penawaran (.rhs) oleh Panitia

2

Menjamin didapatkannya kepastian status dokumen penawaran yang gagal didekripsi oleh panitia

3

Menjamin terlaksananya kegiatan pengadaan barang/jasa secara elektronik yang dilaksanakan melalui LPSE, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pengadaan barang/jasa

Peringatan : 1.


2.



Definisi : 1.


2.

Training and User Support yang selanjutnya disebut TUS adalah Tim yang terdiri dari personil pada Direktorat E-Procurement yang menjalankan tugas dan fungsi Seksi Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik pada Sub Direktorat Pengelolaan dan Pembinaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik Direktorat e-Procurement LKPP.

3.


Keterkaitan :

279

UJI FORENSIK No

Aktivitas Panitia Pengadaan

Uji Forensik 1 Panitia pengadaan pada tahap pembukaan penawaran menemukan satu atau lebih file penawaran tidak dapat didekripsi /tidak berhasil dibuka.


Helpdesk LKPP


Keterangan Waktu

Output

Mulai

N/A File penawaran tidak dapat di buka/didekripsi/didownload

2

Panitia pengadaan mengisi dan menyampaikan Berita Acara Uji Forensik disertai dengan file penawaran (.rhs) kepada LPSE (Format BA Uji Forensik terlampir).

N/A File penawaran tidak dapat di buka/didekripsi/didownload

3

LPSE menerima file penawaran yang tidak dapat didekripsi beserta kunci private yang dicantumkan pada BA Uji forensik dan mencoba untuk mendekripsi file penawaran tersebut :

File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik

a. LPSE mencoba men-dekripsi file penawaran pada 2 (dua) komputer di bidding room, 2 (dua) komputer yang berbeda di bidding room dan 3 (tiga) laptop yang berbeda dengan laptop di bidding room .

b. Jika bisa didekripsi LPSE memberitahukan kepada panitia pangadaan untuk melakukan dekripsi ulang bila perlu dilakukan di LPSE :

 Panitia pengadaan menerima surat pemberitahuan dari LPSE bahwa file penawaran (.rhs) dapat dibuka.

 Panitia pengadaan membuka kembali file penawaran bila perlu didampingi oleh LPSE.

File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik berhasili

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

Gagal

File penawaran yang tidak dapat di buka/didekripsi dan BA Uji Forensik 1 hari hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

Pemberitahuan file penawaran dapat didekripsi


280

c.

Jika gagal didekripsi LPSE :

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1. Mengundang panitia untuk datang ke LPSE membuat berita acara pembukaan file penawaran (.rhs) yang disaksikan oleh LPSE :

`

hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE 1 hari

 LPSE memberitahukan kepada Panitia pengadaan untuk datang ke LPSE untuk membuka file penawaran (.rhs) disaksikan oleh LPSE.


 Membuat Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran (.rhs).


2. LPSE dapat menyampaikan permohonan dan Berita Acara Uji Forensik kepada LKPP untuk dilakukan Uji Forensik dan meminta Panitia pengadaan memundurkan waktu evaluasi penawaran sampai dengan keluarnya surat dari LKPP.

4

Helpdesk LKPP menerima Permohonan dan BA Uji Forensik dari Helpdesk LPSE

5

LKPP mencoba melakukan pembukaan file penawaran(.rhs) yang diterima dari LPSE

Berita Acara Kesaksian Pembukaan file penawaran dan surat keterangan bahwa file penawaran tidak dapat dibuka

1 hari

1 (hari) adalah 1 (satu) hari sejak di terimanya file penawaran yang tidak dapat dibuka dari panitia

Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran yang tidak dapat dibuka/didekripsi 1 hari berhasil

a.

Apabila bisa didekripsi maka:

Gagal

1 (hari) adalah 1 (satu) hari sejak di terimanya file penawaran yang tidak dapat dibuka dari panitia

281

 Helpdesk LKPP memberitahukan kepada LPSE untuk mendekripsi kembali file penawaran (.rhs) yang tidak bisa didekripsi tersebut,

 LPSE menerima pemberitahuan dari Helpdesk LKPP bahwa file .rhs dapat didekripsi .

pemberitahuan hasil dekripsi file penawaran oleh LPSE

 LPSE memberitahukan kepada panitia pengadaan bahwa file .rhs dapat dibuka.




Berita Acara Uji Forensik dan file penawaran yang tidak dapat dibuka/didekripsi

1 hari


file penawaran dapat didekripsi oleh panitia

Panitia mencoba kembali untuk melakukan dekripsi file .rhs .


N/A file penawaran dapat didekripsi oleh panitia

b. namun apabila penawaran (.rhs) tidak berhasil didekripsi LKPP:

1 hari

 Helpdesk LKPP menyampaikan BA uji forensik dan file penawaran (.rhs) yang diterima dari LPSE kepada Lembaga Sandi Negara untuk dilakukan Uji Forensik.


 Helpdesk lKPP Menerima hasil analisa forensik dari Lembaga Sandi Negara.

1 hari hasil uji forensik dari Lembaga Sandi Negara 

Helpdesk LKPP memproses surat keterangan hasil uji forensik

1 hari Hasil uji forensi dari Lembaga Sandi Negara Helpdesk LPSE menyampaikan surat keterangan dari LKPP atas hasil uji forensik

Surat Keterangan dari 1 hari sejak diterimanya LKPP hasil uji forensik



Selesai

1 hari Surat Keterangan dari LKPP

Surat Keterngan dari LKPP diterima LPSE

1 hari sejak diterimanya hasil uji forensik

282


UJI FORENSIK

LAMPIRAN


KABUPATEN LAMANDAU

283

LAMPIRAN-LAMPIRAN 1.

Form Tanda Terima Berkas TANDA TERIMA

Tanggal

:


:

Berupa

:

1.

Pengirim (Asal File)

:

a.

Id Lelang

:

b.

Nama Lelang

:

c.

Jenis Penawaran

:

d.

Nama File

:

e.

Ukuran

:

f.

Hash Key File pada Server

:

g.

Private Key

:

h.

Keterangan

:

Yang Menerima,

Mengetahui,

Yang Menyerahkan,

Nama

Nama

Nama

Bagian

Bagian

Bagian

284

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN INSIDEN KEMANAN INFORMASI SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


285


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE

Dasar Hukum : 1 2


3


4


5


6


Penjelasan Singkat : Manajemen Insiden Keamanan Informasi SPSE meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, mengancam, membocorkan dan merusak informasi SPSE. Insiden keamanan informasi ini tidak dapat ditangani oleh technical support LPSE sendirian dan jika dalam organisasi LPSE/LKPP sudah ada fungsi Koordinator Staff Keamanan Informasi tetapi jika belum ada fungsi ini maka Kepala LPSE akan bertindak sebagai Staff Keamanan Informasi yang memberikan arahan manajerial dan technical support sebagai pelaksana teknis


Administrator sistem LPSE Kepala LPSE ITO TUS


Formulir Eskalasi Insiden Logbook Sistem


Ruang lingkup Insiden Kemanan Informasi terdiridari 2 bagian yaitu disebabkan oleh program jahat (Worm, Virus, Backdoor dan sejenisnya) dan aktivitas peretas. Aktivitas peretas yang harus ditangani adalah percobaan pemaksaan akses pada sistem, akses oleh pengguna yang tidak diotorisasi, penghapusan peretas dari sistem

Tujuan : SOP Penanganan Insiden Keamanan Informasi SPSE disusun dengan tujuan untuk mencegah atau meminimalkan kerugian yang ditimbulkan dari insiden ini dan jika sudah menggangu layanan SPSE maka SOP ini juga bertujuan mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan

Peringatan : 1. 2.

Definisi : 1

Insiden Keamanan Informasi SPSE adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur dan sistem TIK di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan bisnis utama LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1

2.


3

Administrator Sistem LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Administrasi Sistem Elektronik pada LPSE


Keterkaitan :

286

PENANGANAN INSIDEN KEAMANAN INFORMASI SPSE Pelaksana Administrator LPSE Kepala LPSE Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Program Jahat 1 Melakukan isolasi sistem melalui pemutusan Mulai koneksi keluar No

Aktivitas

TUS

Mutu Baku Persyaratan/Perlengkapan Waktu 10 menit

2

Mencatat kejadian dalam Logbook Insiden Keamanan Informasi

Log book Sistem

3

Memberitahu pihak berwenang atau Kepala LPSE untuk mendapatkan pengarahan manajerial dan teknis

1 jam

4

Memerintahkan Administrator sistem LPSE untuk menginformasikan penghentian sementara Sistem SPSE untuk memberikan kesempatan perbaikan

1 jam

5

Menangani insiden Keamanan Informasi dan berkonsultasi pada Support level 2 (TUS) melakukan identifikasi Insiden dan melakukan backup log sistem dan status sistem informasi

1 jam

6

Menangani insiden Keamanan Informasi melakukan pembersihan sistem dari program jahat dengan menghentikan sementara sistem yang berjalan

3 jam

7

Jika pembersihan sistem selesai dilakukan dilanjutkan dengan melakukan patch yang diperlukan dan melakukan imunisasi pada sistem oleh tool /program untuk penangkal program jahat

2 jam

8

Jika sudah selesai tahapan tersebut, maka Administrator sistem LPSE melakukan tindak lanjut mengembalikan sistem berjalan seperti biasa

1 jam

9

Menangani insiden Keamanan Informasi mendokumentasikan penanganan Insiden tersebut untuk keperluan pelaporan atau referensi

1 jam

Output

Keterangan

Disconnect

10 menit

Selesai

287

Pelaksana

Mutu Baku Support (TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu pada LKPP) Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas Yang Memaksa Akses Pada Sistem 1 Mengidentifikasi masalah dengan cara mencari Log book Sistem 3 jam Mulai sumber serangan berdasarkan file sistem log dan koneksi jaringan aktif No

Aktivitas

Administrator LPSE

Kepala LPSE

2

Melakukan pemberitahuan kepada personal dengan tanggung jawab lebih tinggi untuk mendapatkan otorisasi langkah selanjutnya

1 jam

3

Jika sumber serangan diketahui maka dilakukan penutupan akses masuk yang dilakukan peretas pada sistem yang diakses

1 jam

4

Jika sumber serangan tidak diketahui maka sistem yang diretas dinonaktikan terlebih dahulu untuk sementara dan menghubungi Support level 2 (TUS) atau Support Level 3 (ITO atau ID SIRTII) untuk mendapatkan dukungan/bantuan informasi tentang serangan ini

2 jam

5

Setelah penyelidikan dilakukan maka buat laporan pendek berkenaan dengan insiden dan langkah yang harus diambil dan sebarkan informasi kepada pihak yang berkepentingan lainnya

1 jam

Output

Keterangan

Selesai

288

Pelaksana Mutu Baku Administrator LPSE Kepala LPSE Support (TUS Persyaratan/Perlengkapan Waktu LKPP) Prosedur Penanganan Insiden Keamanan Informasi Karena Aktivitas Perentas/Pengguna Yangpada Tidak Diotorisasi Telah Masuk Ke Sistem 1 Jika diidentifikasi adanya aktivitas pada sistem 5 menit Mulai yang tidak diotorisasi, Administrator sistem LPSE sistem harus mengambil langkah darurat untuk menghubungi pihak yang terkait kurang dari 5 menit setelah kejadian diketahui 2 Pihak yang terkait akan memutuskan untuk 15 menit membiarkan aktifitas tersebut berlanjut dulu atau harus segera dihentikan 3 Langkah yang diambil tersebut akan diberitahukan 30 menit kepada staf yang lebih tinggi dalam waktu kurang dari 30 menit dan melakukan eskalasi pada level manajement (kepala LPSE/LKPP) serta Support level 2 (TUS ) atau Support Level 3 (ITO ) No

Aktivitas

Output

Keterangan

Selesai

289

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


290


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE

Dasar Hukum : 1 2 3



Helpdesk/Administrator sistem LPSE Kepala LPSE Support (TUS pada LKPP) Technical Support

4



5



6


Definisi : 1


2 Dampak Dampak ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang terpengaruh. Ada tiga kelas dampak :

Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk .

Tujuan :

• 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA • 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam spesifikasi SLA.

3

SOP Penanganan Insiden Infrastruktur disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan. 'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA

Peringatan : 1.


2.


Keterkaitan :

Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Support di Level 1

4

• 1 - Tinggi –Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi. Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan : 

3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.



2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.

 1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung pelaporan standar.

5


6

Administrator Sistem LPSE adalah personil LPSE yang bertugas untuk melakukan proses administrasi sistem dan jaringan LPSE agar aplikasi SPSE bisa berjalan dengan semestinya. Helpdesk LPSE adalah Tim pada LPSE yang menjalankan tugas dan fungsi Unit Layanan

7

Dukungan Pengguna pada LPSE.

291

PENANGANAN INSIDEN INFRASTRUKTUR SPSE Pelaksana No

Aktivitas

Helpdesk / Administrator sistem LPSE

Kepala LPSE

Helpdesk LKPP

Mutu Baku Technical Support


Waktu

Output

1

Pengguna SPSE melaporkan insiden kepada Helpdesk LPSE

2

Helpdesk LPSE melakukan pencatatan insiden

15 menit

3

Helpdesk LPSE bersama administrator sistem LPSE melakukan pengelompokan dan prioritas tindak lanjut insiden

15 menit

4

Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) maka Administrator Sistem LPSE melaporkan kejadian ini kepada Kepala LPSE dan menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh

prioritas tindak lanjut insiden

30 menit

arahan kepala LPSE (arahan kebijakan prosedur )

5

Jika insiden ini tersebut mendapat prioritas 2 (menengah) maka Administrator Sistem LPSE melaporkan kepada Kepala LPSE untuk mendapatkan arahan kebijakan dan prosedur yang harus ditempuh. Dalam pelaksanaannya jika pimpinan yang harus dihubungi tidak bisa dikontak maka harus melakukan kontak dengan pimpinan/perwakilan yang mempunyai otoritas berikutnya sesuai dengan struktur organisasi Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan diminta untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai prioritasnya

prioritas tindak lanjut insiden

30 menit

arahan kepala LPSE/arahan pimpinan yang berwenang (arahan kebijakan prosedur )

insiden Pada prioritas 1 dan 2

30 menit

hasil diagnosa

Support level 2 (Helpdesk LKPP) akan melakukan review atas diagnosa terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak lanjut berikutnya Apakah rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical support level 3 (vendor) ?

hasil diagnosa

30 menit

hasil review atas hasil diagnosa

6

7

8

9

Keterangan

15 menit

Mulai

Jika rancangan tindak lanjut melibatkan tecnical support level 3 (vendor), Technical Support level 3 akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan TIK kembali normal

1 jam

10

Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan technical support level 3 (vendor) maka Support level 2 ((Helpdesk LKPP) akan menyusun langkah teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan saran/rekomendasi dari pimpinan dan technical support level 3

1 jam

11

Selama Penyelesaian insiden technical support terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga diluar LPSE

1 jam

catatan terjadinya insiden prioritas tindak lanjut insiden

dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal

292

12

Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka administratror sistem LPSE harus merancang langkah-langkah normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan diatasnya dan technical support level 2

1 jam

13

Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam insiden repository pada sistem Helpdesk

1 jam

14

Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya

dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut pada sistem helpdesk

30 menit Selesai

293

LEMBAR PENGESAHAN


PENANGANAN INSIDEN SPSE


KABUPATEN LAMANDAU

MENGETAHUI:

DIBUAT OLEH:

MENYETUJUI:




Sekretaris Daerah

Kepala LPSE


294


Nomor SOP


Tanggal Pembuatan

10 Agustus 2015

Tanggal Revisi


Tanggal Efektif

01 Oktober 2015

Disahkan Oleh

Yugian Umpang, SE.

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN INSIDEN SPSE

Dasar Hukum :

Kualifikasi Pelaksana :

1 2


3


4



5



6

1 2 3 4

Definisi : 1

Penjelasan Singkat : Manajemen Insiden meliputi setiap peristiwa yang mengganggu, atau yang dapat mengganggu, layanan. Ini termasuk peristiwa yang dikomunikasikan secara langsung oleh pengguna atau staf LPSE melalui Service Desk dan jika insiden tidak dapat diselesaikan dieskalasi ke staff di LKPP

• 2 - Medium - Layanan terdegradasi dan masih berfungsi tetapi tidak beroperasi dalam spesifikasi SLA.

3 SOP Penanganan Insiden SPSE disusun dengan tujuan untuk mengembalikan operasi layanan normal secepat mungkin dan meminimalkan dampak negatif terhadap operasi bisnis, sehingga memastikan bahwa tingkat terbaik kualitas layanan dan ketersediaan dipertahankan. 'Layanan operasi normal' didefinisikan di sini sebagai operasi layanan dalam batas SLA 1. 2.


Insiden infrastruktur adalah kejadian yang terjadi dan tidak diperkirakan/direncanakan pada infrastruktur seperti perangkat komputer, penyimpanan dan jaringan yang ada di LPSE. Kejadian tersebut menimbulkan gangguan pada operasional TIK di LPSE dan tidak dapat ditangani oleh Technical Level 1ditentukan oleh berapa banyak personil atau fungsi yang Dampak di Dampak 2 Support terpengaruh. Ada tiga kelas dampak : • 3 - Rendah - Layanan diturunkan tetapi masih beroperasi dalam spesifikasi SLA

Tujuan :

Peringatan :

Helpdesk/Administrator sistem LPSE Kepala LPSE Support (TUS pada LKPP) Technical Support

4

5

• 1 - Tinggi –Layanan tidak berfungsi dan tidak tersedia sama sekali Dampak dari insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas resolusi. Keparahan Insiden. Keparahan ditentukan oleh berapa banyak pengguna dibatasi dari melakukan pekerjaan mereka. Tingkat keparahan insiden akan digunakan dalam menentukan prioritas untuk resolusi. Ada tiga kelas dari keparahan :  3 - Rendah - Isu mencegah pengguna dari melakukan sebagian dari tugas mereka.  2 - Medium - Isu mencegah pengguna dari melakukan fungsi waktu kritis sensitif.  1 - Tinggi - Layanan atau bagian utama dari layanan tidak tersedia Repository Insiden adalah database yang berisi informasi yang relevan tentang semua Insiden apakah telah diselesaikan atau tidak. Status Informasi umum bersama dengan catatan yang terkait dengan kegiatan juga harus dijaga dalam format yang mendukung pelaporan standar Helpdesk LKPP adalah tim pada Training and User Support (TUS) yang memiliki tugas memberikan dukungan/layanan terkait dengan permasalahan e-Procurement.

Keterkaitan : 6


7


8


295

PENANGANAN INSIDEN SPSE Pelaksana No

Aktivitas

Helpdesk / Administrator LPSE

Kepala LPSE

Mutu Baku TUS

ITO


Waktu

Output

15 menit

Muncul permasalahan

1

Helpdesk LKPP menerima permasalahan yang dieskalasikan oleh LPSE

2

Helpdesk melakukan pencatatan permasalahan pada aplikasi CRM

15 menit

Catatan pada CRM

3

Helpdek dan Administrator menentukan prioritas penanganan insiden

15 menit

4

Jika insiden tersebut mendapatkan prioritas 1 (tinggi) atau 2 (menengah) maka Administrator Sistem LPSE (Support Level 1) melaporkan kejadian ini kepada kepala LPSE dan menunggu arahan kebijakan prosedur yang harus ditempuh

20 menit

Prioritas permasalahan diketahui

5

Pada prioritas 1 dan 2, Support level 2 (TUS ) akan diminta untuk melakukan diagnosa awal. Hasil diagnosa direkam dan mendapatkan persetujuan pimpinan yang berwenang sesuai prioritasnya

30 menit

6

Support level 2 (TUS ) akan melakukan review atas diagnosa terhadap repository insiden yang ada untuk menyusun tindak lanjut berikutnya

30 menit

7

Apakah tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO) ?

15 menit

8

Jika rancangan tindak lanjut melibatkan support level 3 (ITO ), Technical akan diminta untuk melakukan pemulihan layanan TIK kembali normal. Technical Support dari LKPP jika dimungkin akan didatangkan ke LPSE dan jika tidak memungkinkan maka dilakukan proses remote control dengan terhadap server LPSE. Perbaikan dilakukan secara remote . Pihak Technical Support LKPP setelah selesai perbaikan melakukan dokumentasi teknis yang dikirimkan kepada pihak LPSE yang bersangkutan Jika rancangan tindak lanjut tidak melibatkan support level 3 (ITO ) maka Support level 2 (TUS) akan menyusun langkah teknis pemulihan layanan dengan mempertimbangkan saran/rekomendasi dari pimpinan dan support level 3 (ITO )

2 jam

Selama Penyelesaian insiden Administrtor Sistem LPSE terlibat secara aktif untuk melakukan dokumentasi dan pengawasan penyelesaian insiden jika hal tersebut dilakukan pihak ketiga diluar LPSE

2 jam

9

10

Mulai

Keterangan

2 jam

296

11

Jika insiden tersebut mendapat prioritas 3 (rendah) maka Administrator Sistem LPSE harus merancang langkah-langkah normalisasi layanan TIK dengan berkonsultasi dengan Pimpinan diatasnya dan Support level 2 (TUS) serta support level 3 (ITO )

2 jam

hasil konsultasi

12

Dokumentasi penyelesaian insiden akan direkam dalam insiden repository dalam sistem Helpdesk

1 jam

dokumen tasi penyelesaian insiden

13

Status penyelesaian insiden akan dilaporkan pada pimpinan sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditentukan sesuai dengan prioritasnya

1 jam Selesai

297


LAMPIRAN

NANGA BULIK 2015

298

TAHAPAN PROSES LELANG

No

Tahapan

1.

Pengumuman Lelang

2.

Pendaftaran lelang

3.

Pemberian penjelasan

4.

Pemasukan penawaran

5.

Pembukaan penawaran

6.

Evaluasi penawaran

7.

Evaluasi kualifikasi

8.

Pembuktian kualifikasi

9.

Penetapan pemenang

10.

Pengumuman pemenang

11.

Masa sanggah

12

SPPBJ

299

TABEL PRIORITAS PENYELESAIAN PERMASALAHAN SPSE No 1 2 3

Permasalahan permintaan perubahan data karena panitia salah input data penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE

Terjadi Pada Tahapan Lelang

Error aplikasi pengelola LPSE (verifikator, admin agency dll) tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat input data, dll)

Semua

Error aplikasi penyedia tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, dll)

2,3,4

6

Penawaran tidak dapat di buka (uji forensik)

5,6,7,8,9,10

7

Error mail server

Semua

8

Jaringan LPSE

Semua

9

Jaringan Inaproc, ADP

Kemampuan Pemulihan

Prioritas

4

5

1

21

3

1

2

1

6

10

3

19

10

10

4

25

3

10

5

5

5

10

6

8

10

10

7

14

10

10

8

13

10

10

9

11

Change Management Emergency Change

2,3,4 1,3,5,6,7,9,10

5

Reputasi LPSE

1,6,7,9,10

Error aplikasi panita tidak dapat menggunakan fungsi fitur di SPSE seperti tidak bisa login, tidak dapat evaluasi, dll)

4

Dampak Fungsional

Minor Change Mayor Change Emergency Change

Minor Change Minor Change Mayor Change Mayor Change

Semua

Mayor Change

Penjelasan: 1. Dampak dari insiden/masalah dapat diukur pada tiga faktor yaitu: dampak Fungsional, Dampak Informasi/Reputasi dan Kemampuan Pemulihan Insiden. Pemberian bobot dampak dimulai dari angka 1 sampai 10, dengan penjelasan sebagai berikut: a. Dampak Fungsional: Terendah angka 1 untuk satu fungsi dan maksimum 10 untuk semua fungsi terganggu. b. Dampak Informasi/Reputasi: Terendah angka 1 untuk reputasi internal dan maksimum 10 untuk Reputasi Nasional LPSE c. Kemampuan pemulihan dilihat dari seberapa sering masalah ini tejadi dan bisa diselesaikan: Terendah angka 1 untuk palingk sering terjadi dan angka 10 untuk pertama kali terjadi.

300

2. Dampak Fungsional diukur pada tahapan lelang yang kena dampak yang terdiri dari 12 tahapan dengan fungsi yang terlibat sesuai dengan penanggung jawabnya. Misalnya masalah Penyedia tidak bisa login karena lupa email dan password SPSE terjadi pada tahapan lelang ke 2 – 4. Secara kuantitatif fungsi yang terpengaruh ada 3 tahapan. 3. Dampak Informai/Reputasi terkait dengan pelaku pada kegiatan lelang yaitu penyedia, panitia dan pengelola SPSE. Jika terdampak pada penyedia saja maka reputasi yang terganggu adalah internal penyedia saja, tetapi untuk panitia akan berpengaruh pada kredibilitas yang cukup menggangu sehingga disini diberikan nilai 5 tetapi jika yang terkena dampak adalah pengelola maka dapat dikatakan reputasi akan rusak sehingga diberikan angka 10. 4. Nilai prioritas dihitung dengan formula Dampak Fungsional dan Informasi akan dapat diselesaikan dengan kemampuan pemulihan atau dengan rumus matematikanya adalah: a. Jika f = dampak fungsional, r = dampak informasi/reputasi dan k = kemampuan pemulihan maka, p= prioritas adalah b. P = (f * r)/k c. Semakin besar nilai p maka semakin tinggi prioritas masalah tersebut untuk diselesaikan d. Tindak lanjut yang harus dilakukan diberikan 3 level yaitu Minor, Mayor dan Emergency Change. e. Minor Change jika nilai prioritas kurang dari 10 (penyelesaian maksimal 3 (tiga) hari kerja) f. Mayor Change jika nilai prioritas antara 10 – 20 (penyelesaian maksimal 2 (dua) hari kerja) g. Emergency Change jika nilai prioritas diatas lebih dari 20. (penyelesaian maksimal 1 (satu) hari kerja) 5. Khusus untuk masalah jaringan dan email, dampak fungsional nilainya harus disesuaikan dengan pada saat tahapan lelang yang terkena dampak sehingga nilainya tidak maksimum 10 tetapi seperti yang masalah lainnya. Nilai 10 pada contoh perhitungan diatas diasumsikan jika terjadi pada awal kegiatan lelang yang dapat berpotensi meyebabkan lelang menjadi gagal dilaksanakan (Worst Case Scenario).

301

Helpdesk LPSE KABUPATEN LAMANDAU Komplek Perkantoran PEMDA Bukit Hibul Jalan Bukit Hibul Barat, Nanga Bulik. Call Center: 0532-2071648 Fax: Email: [email protected] atau [email protected]

Helpdesk LKPP Gedung SME Tower Lt. 17 Jalan Gatot Subrot Kav.94, Jakarta Selatan 12780 Call Center: 021-71673000 Fax: 021-79181153 Email: [email protected]

302

PEMERINTAH KABUPATEN LAMANDAU

Recommend Documents