PEMBUATAN SISITEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Teguh Prasetyo Budi
12.02.8258
Trio Andianto
12.02.8272
Sabda Pratama
12.02.8279
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
PEMBUATAN SISITEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES Teguh Prasetyo Budi1), Trio Andianto2), Sabda Pratama3), Barka Satya4), Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta1,2)
Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta3) Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email :
[email protected]),
[email protected]),
[email protected]),
[email protected])
kelurahan pada buku administrasi kelurahan. Salah satunya adalah pencatatan data penduduk, baik berdasarkan tingkat pendidikan, agama, dan lainnya yang berguna untuk menunjang pengambilan keputusan dan kebijakan pemerintah dalam rangka pembangunan dan pemberdayaan suatu wilayah. Dengan adanya data tersebut diharapkan mampu mengambil kebijakan pembangunan dan pelayanan yang tepat. Dengan melihat permasalahan yang ada, pembutaan sistem informasi ini sangat diperlukan untuk menunjang pelayanan yang baik untuk semua pihak yang membutuhkan. Sehingga penulis mengambil judul “PEMBUATAN SISTEM INFORMASI DATA PENDUDUK DAN ADMINISTRASI PADA DESA CIKUYA KECAMATAN BANJARHARJO KABUPATEN BREBES“. Pembuatan sistem informasi tersebut dapat diciptakan dengan menggunakan beberapa perangkat lunak di antaranya ialah NETBEANS 8.0.1 dan menggunakan bahasa pemrograman JAVA. 2. Landasan Teori Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini,diantaranya adalah sebagai berikut: 2.1 Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan.[1] 2.2 Pengertian Informasi Sebuah informasi berasal dari suatu kejadian, sehingga informasi dapat dikatakan sebagai data fakta yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Dalam pengertian yang lain informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut[2]. 2.3 Karakteristik Sistem Sebuah Sistem informasi terdiri dari beberapa kumpulan perangkat antara lain: perangkat keras ( Hardware ),
Abstract - In the activities of the government, the ministry is a shape of benchmark residents about performance civil servant. In fact, government have been give servicing in manual, one way bookkeeping. In that’s way, if often happen mistake and need a long time to finished the job. The methods used is an observation and interviews. The authors observed the difficulties met by the employees in the field, interviewing the residents to find the amount of information required in the process of employee services to its citizens, and reviewing the other supporting information from documents owned by the village government Cikuya. To develop information systems and administrative population data using software Cikuya village Neatbeans 7.4 java application and mysql as database. Accordingly these applications is expected to assist in the processing of data and good service, an information system that can be facilitate services and data processing necessary. Keywords – Information system, population data, administration, and letter of bureacracy. 1. Pendahuluan Revolusi digital yang dimulai sejak tahun 80-an membawa kemajuan tekhnologi, yang berpengaruh pada perkembangan sistem informasi. Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah proses mencapai tujuan terutama untuk suatu organisasi, termasuk instansi pemerintahan. Dalam instansi pemerintahan teknologi sistem informasi sangat dibutuhkan untuk mempermudah, agar informasi yang dibutuhkan tepat sasaran dan tepat waktu sehingga bisa mencapai tujuan yang diinginkan, salah satunya melalui media komputer. Dalam hal ini komputer memiliki kemampuan mengelola data dan informasi untuk menghasilkan informasi baru yang memberikan banyak manfaat, serta membantu menyelesaikan laporan pengolahan data secara tepat. Sehingga mendorong kemajuan dan perkembagan instasi pemerintahan. Administrasi kelurahan merupakan kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai kegiatan-kegiatan
1
perangkat lunak ( Software ), dan perangkat manusia ( Brainware ) yang akan mengolah data atau sumber informasi dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. 2.4 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan pada saat ini maupun yang akan datang[3]. 2.5 Konsep Permodelan Sistem Untuk memodelkan suatu sistem maka kita perlu tahu gambaran permasalahan yang ada serta hubungan antar komponen, variabel dan parameter-parameter sistemnya. 2.5.1 Sistem Flowchart Flowchart adalah penggambaran atau bagan-bagan yang menunjukkan alur/arus kerja dan menjelaskan urutan prosedur di dalam sistem secara keseluruhan yang membentuk suatu sistem. Flowchart dapat mempermudah penyelesaian suatu masalah yang perlu dievaluasi lebih lanjut. No
Simbol
pedukuhan (Padukuhan Kopi, Padukuhan Cikuya, Padukuhan Nanggerang dan Padukuhan Cariyang). Desa Cikuya memiliki jumlah penduduk 8070 penduduk yang diantaranya 4065 laki-laki dan 4005 perempuan serta, 2535 kepala keluarga. Setiap desa memiliki Instansi pemerintahan, begitu pula desa Cikuya. Berikut ini ialah struktur oraganisasi kelurahan yang ada pada desa Cikuya. 3.2 Sistem Informasi yang Diharapkan Desa Cikuya Sebuah sistem informasi yang baik tentulah akan meningkatkan kenerja dan kualitas pelayanan pada sebuah kelurahan. Pada saat ini sistem informasi pada kelurahan desa Cikuya sudah bisa di bilang efektif karena pada pelaksanaannya sudah mampu menyelesaikan berbagai pekerjaan. Namun untuk lebih meningkatkan kulaitas pelayanan kepada masyarakat di perlukan sebuah perbaikan pada sistem informasi yang sudah berjalan saat ini. 4. Pembahasan Dalam pembahasan ini akan dijelaskan mengenai perancangan program, desain program, dan lainnya, adapaun lebih jelasnya sebagai berikut:
Keterangan
1
Proses
2
Decision Maker
3
Input / Output
4
Connector
5
Arah
6
Start / End
4.1 Perancangan Untuk memberikan gambaran umum kepada user, maka perlu dibuat perancangan sistem dengan tujuan yaitu agar desain sistem yang dibangun mudah dipahami dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan user, dapat mendukung tujuan utama kantor kelurahan, desain sistem harus efektif dan efisien untuk mendukung pengolahan data, laporan, dan mendukung keputusan yang akan dilakukan. 4.1.1 Flowchart Flowchart dibuat untuk menggambarkan arus darprosedur dan laporan serta formulir – formulir yang ada pada sistem. Pada perancangan sistem ini, flowchart yang diusulkan sebagai berikut : Data Kelahiran
Data Kematian
Data Pindah
Data Masuk
Data Menjadi Penduduk
Input Data Menjadi Penduduk
Data KK
Input Data KK
Data Surat Birokrasi
Input Data Kelahiran
Input Data Kematian
Input Data Pindah
Input Data Masuk
Input Data Surat Birokrasi
Pemrosesa n Data Kelahiran
Pemrosesa n Data Kematian
Pemrosesa n Data Pindah
Pemrosesa n Data Masuk
Pemrosesan Data Menjadi Penduduk
Pemrosesa n Data KK
Pemrosesa n Data Surat Birokrasi
Kelahiran
Kematian
Pindah Penduduk
Penduduk Masuk
Menjadi Penduduk
Kartu Keluarga
Surat Birokrasi
Laporan Data Menjadi Penduduk
Laporan Data Kartu Keluarga
Laporan Data Surat Birokrasi
Gambar 1.Simbol-Simbol Flowchart 2.5.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhitungkan dimana data tersebut mengalir. 3. Tinjauan Umum Dibagian tinjauan umum ini akan diuraikan tentang deskripsi perusahaan,visi,misi, lebih jelasnya sebagai berikut : 3.1 Deskripsi Singkat Kelurahan Desa Cikuya Desa Cikuya adalah salah satu desa yang terletak pada kecmatan Banjarharjo Kabupaten brebes. Desa Cikuya memiliki Luas wilayah 688 Ha/M2. Terdiri atas empat
Laporan Data Penduduk masuk
2
Laporan Data Kematian
Laporan Data Kelahiran
Laporan Data Pindah
Gambar 2.Flowchart 4.1.2 Kontek Diagram Kontek diagram pada rancangan program ini dapat dijelaskan pada gambar sebagai berikut :
Input data kk Input data penduduk Input data kelahiran Input data kematian Input data pindah keluar Input data pindah masuk
Pegawai
Sistem Informasi pengolahan data penduduk dan administrasi
Laporan data kk Laporan data penduduk Laporan data kelahiran Laporan data kematian Laporan data pindah keluar Laporan data pindah masuk Surat kesehatan miskin Surat kehilangan Surat perbeadaan data Surat SPPT Surat keterangan Surat domisili Surat ijin keramaian Surat permohonan dana miskin Surat ktp sementara
Lurah
Laporan data kk Laporan data penduduk Laporan data kelahiran Laporan data kematian Laporan data pindah keluar Laporan data pindah masuk
Gambar 3. Kontek Diagram Gambar 5. Relasi Tabel 4.1.3 Data Flow Diagram Level 1
4.2 Menu Utama Menu Utama Program menggunakan MDI Form, di dalamnya terdapat menu-menu pendukung program pada menu terdapat 6 menu, yaitu data penduduk, laporan data, surat birokrasi, pegawai, keluar. Tampilan Menu Utama yang di usulkan sebagai berikut :
Data flow diagram (DFD) mempunyai level tersendiri, pada rancangan sistem penjualan ini dapat dijelaskan pada DFD level 1 pada gambar sebagai berikut :
Gambar 6. Tampilan Menu Utama 4.3 Form Data Penduduk From data penduduk digunakan untuk mengolah data penduduk pada desa Cikuya. Tampilan form Data Penduduk sebagai berikut :
Gambar 4. Data Flow Diagram Level 1 4.1.4 Relasi Tabel Rancangan relasi table pada sistem penjualan dapat di usulkan sebagai berikut ini :
3
Gambar 7. Tampilan Form Penjualan 4.4 Form Surat Birokrasi Form surat birokrasi digunakan untuk mengolah surat yang diperlukan oleh masyrakat yang dilyani oleh pegawai. Tampilan form surat birokrasi sebagai berikut :
Gambar 9. Tampilan Surat Birokrasi 5. Penutup Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan tentang pembuatan sistem informasi data penduduk dan administrasi pada Desa Cikuya Kecamatan Banjarharjo Kabupaten Brebes, maka terdapat beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut : 5.1 Kesimpulan 1. Pengolahan data informasi kependudukan menggunakan program ini lebih efektif dibandingkan menggunakan aplikasi MS. Excel. 2. Aplikasi sistem informasi data penduduk dan administrasi dapat membantu user, khususnya perangkat desa untuk mengolah data kependudukan untuk menghasilkan data yang lengkap dan akurat. 3. Dengan adanya sistem inforamasi data penduduk dan administrasi yang terkomputerisasi mampu mengurangi adanya redudansi data yang tidak perlu. 4. mengefisienkan tempat ruang penyimpanan data serta peningkatan kualitas pelayanan terhadap penduduk desa.
Gambar 8. Tampilan Form Penjualan 4.5 Form Laporan Form laporan digunakan untuk mengolah laporan data penduduk Desa Cikuya. Tampilan form surat birokrasi sebagai berikut :
5.2 Saran Mengingat masih adanya beberapa kekurangan yang terdapat pada program aplikasi , beberapa saran dalam pengembangannya dikemudian hari agar aplikasi ini menjadi lebih baik lagi, yaitu : 1. Peningkatan kinerja program, terutama pada resolusi tampilan agar sesuai pada berbagai resolusi layar. 2. Perbaikan source code atau pengkodean agar lebih efisien dan memperkecil kesalahan proses data.
Gambar 7. Tampilan Form Laporan 4.6 Surat Birokrasi
Daftar Pustaka [1] Leod Jr., Raymond Mc (1996) Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.
4
[2] Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi [3] HM, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI Biodata Penulis Teguh Prasetyo Budi memperoleh gelar Ahli Madya , Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Trio Andianto memperoleh gelar Ahli Madya , Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Sabda Pratama memperoleh gelar Ahli Madya , Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Barka Satya memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) tahun 2001,memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) tahun 2005 dan gelar Magister Komputer (M.Kom). Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
5
