PELAN TINDAKAN PENEMUAN AUDIT PENSIJILAN SEMULA SIRIM 2015 NCR NO.
:
HG-1
Klausa
:
8.2.3
PTJ
:
Institut Teknologi Maju dan Institut Penyelidikan Produk Halal
Proses/Peneraju
:
Penyelidikan/ Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
Keperluan
:
8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses Organisasi hendaklah mengguna pakai kaedah yang bersesuaian bagi pemantauan dan, jika berkenaan, pengukuran proses dalam sistem pengurusan kualiti. Kaedah ini hendaklah menunjukkan keupayaan proses itu mencapai keputusan yang dirancang. Garispanduan Penyelidikan Untuk Penyelidik
Penemuan
:
Ketika audit, terdapat projek penyelidikan Geran Luar yang tidak dapat dibuktikan: 1. Penyelidik telah menandatangani NDA sebelum perbincangan kerjasama dengan pihak industri dijalankan 2. Buku rekod aktiviti penyelidikan diserahkan kepada PIA untuk disimpan secara kekal setelah tamat sesuatu penyelidikan
Bukti Penemuan
:
1. Fail UPM/IPPH/700-3/1/K-IRC/10 (UPM-10), UPM/IPPH/7003/1/JPUUM/6300117, UPM/IPPH/700-3/1/JPUUM, UPM/ITMA/7002/1/PPRN/5496000 dan UPM/ITMA/1700 - UNESCO 2. Kod projek: 06-01-04-SF1250 (tamat pada 21.12.2013), 04-01-04 – SF1238 (tamat pada 31.12.2013) dan 01-01-04-SF1218 (tamat pada 31.03.2014)
BAHAGIAN
2 : KEPUTUSAN HASIL PEMBETULAN PENYIASATAN DAN (Jika Ada) PENGENALPASTIAN PUNCA
SECTION
1.
Prosedur tidak Tiada dikemaskini apabila cara kerja telah berubah
1. Menyemak semula dan 1. Garis Panduan mengemaskini Garis Penyelidikan dan Inovasi Panduan Penyelidikan untuk penyelidik dan Inovasi untuk (PU/PY/GP15/Penyelidik) penyelidik yang telah disemak (PU/PY/GP15/Penyelidik)
2.
Auditee kurang kesedaran tentang Garis Panduan Pengurusan Penyelidikan
Buku Rekod Aktiviti Penyelidikan disimpan oleh Pengarah Institut
3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN BUKTI OBJEKTIF PEMBETULAN DISEMPURNAKAN
2. Mengadakan latihan 2. Senarai Kehadiran kefahaman terhadap Latihan yang berkaitan Garis Panduan Penyelidikan kepada auditee berkenaan.
Tindakan: Tarikh: 2015
23
September
NCR NO.
:
HAB-1
Klausa
:
7.5.1
PTJ
:
Bahagian Keselamatan Universiti
Poses/Peneraju
:
Bahagian Keselamatan
Keperluan
:
7.5.1 Kawalan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan - Organisasi hendaklah merancang dan melaksanakan pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan di bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal hendaklah termasuk, jika berkenaan, a) adanya maklumat yang memerihalkan ciri-ciri produk/perkhidmatan itu, Rujuk Surat : Pejabat Penasihat Undang-Undang Ruj.Kami UPM/PPUU/100-1/2/4 Ruj.Tuan UPM/BKU/100-6/1/3 Bth. 4 Dis.2013 Perkara 4.Clamping - Perincian lihat lampiran
Penemuan
:
Semakan mendapati aktiviti ‘clamping’ masih berterusan walaupun terdapat arahan terhadap perbuatan tersebut.
Bukti Penemuan
:
Bagi tempoh 19/05/2015 – 01/06/2015 – sebanyak 99 Notis Kesalahan Lalu Lintas telah dikeluarkan dan tindakan ’clamping’ telah dilaksanakan.
BAHAGIAN
2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PEMBETULAN PENGENALPASTIAN (Jika Ada) PUNCA
SECTION
3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN BUKTI OBJEKTIF TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN
Kaedah-kaedah lain Menghentikan untuk mengawal tindakan masalah lalu lintas Clamping. tidak berkesan seperti saman, penggunaan papan tanda, penggunaan kon.
Menyediakan instrumen Draf cadangan undang-undang bagi Kaedah Lalu Lintas membolehkan kenderaan Jalan yang baharu. disita. Tindakan : Tarikh: 2015
18
September
NCR NO.
:
MMZ-1
Klausa
:
7.6
PTJ
:
Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul
Proses/Penaraju
:
Kalibrasi/ Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
Keperluan
:
7.6 Kawalan peralatan pemantauan dan pengukuran – Organisasi hendaklah menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dijalankan serta peralatan pemantauan dan pengukuran yang diperlukan bagi menyediakan bukti keakuran produk kepada keperluan yang telah ditentukan. Jika perlu bagi memastikan keputusan yang sah, peralatan pengukuran hendaklah a) Ditentukur atau ditentusahkan, atau kedua-duanya, pada jarak waktu yang ditetapkan, atau sebelum digunakan, dengan standard pengukuran kebangsaan atau antarabangsa; jika standard sedemikian tidak wujud, asas yang digunakan bagi tentukuran atau penentusahan hendaklah direkodkan
Penemuan
:
Didapati tiada tentukur dibuat terhadap peralatan yang digunakan untuk penyelidikan.
Bukti Penemuan
:
Makmal Enzimologi, Jabatan Biokimia (Fakulti Bioteknologi & Sains Biomolekular) No asset : S00436071 – Enzimologi Balance (dibawa keluar dan ditempatkan di Pusat Sains Marin, Port Dickson) dan tarikh akhir dibuat pada 20/06/2014
BAHAGIAN
2 : KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PEMBETULAN PENGENALPASTIAN (Jika Ada) PUNCA
BAHAGIAN
3: PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN BUKTI OBJEKTIF TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN
Punca manusia – Laksanakan pemantauan terhadap penentukuran pelaksanaan penentukuran kurang berkesan oleh jawatankuasa tentukur PTJ sepertimana dalam prosedur
Memantapkan pemantauan Surat panggilan jawatankuasa tentukuran mesyuarat berserta PTJ melalui penambahan dengan agenda tetap. agenda tetap iaitu semakan keberkesanan pelaksanaan penentukuran. Agenda ini akan dimasukkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa.
NCR NO.
:
NU1
Klausa
:
4.1
PTJ
:
Pusat Kesihatan Universiti
Proses
:
OSH/ Pejabat Kesihatan dan Keselamatan Pekerjaan
Keperluan
:
Penemuan
:
Bukti Penemuan
:
4.1 Keperluan Am - Jika sesebuah organisasi memilih untuk menggunakan sumber luar (outsource) bagi melaksanakan mana-mana proses yang memberi kesan terhadap keakuran produk, organisasi itu hendaklah memastikan kawalan terhadap proses itu. Memastikan kawalan terhadap proses disumber luar tidak membebaskan organisasi itu daripada tanggungjawab keakuran kepada segala keperluan pelanggan, keperluan berkanun dan peraturan. Jenis dan takat kawalan yang diguna pakai terhadap proses disumber luar boleh dipengaruhi oleh faktor seperti a) Impak yang mungkin timbul akibat proses yang disumber luar terhadap kemampuan organisasi menyediakan produk yang akur dengan keperluan, b) Sejauh mana kawalan proses dikongsi, c) Kemampuan mencapai kawalan yang diperlukan melalui pemakaian 7.4 Pihak organisasi telah tidak mengewal proses pelupusan sisa terjadual (klinikal) di mana kutipan sisa klinikal tidak dikutip pada setiap minggu sebagaimana di dalam perjanjian. Sisa klinikal telah tidak dikutip mulai dari Mei 2015 hingga ke saat audit dijalankan. Sisa klinikal tersebut telah memenuhi stor pengumpulan sisa klinikal di Pusat Kesihatan Universiti.
BAHAGIAN
2
: KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA
BAHAGIAN 3: PEMBETULAN (Jika Ada)
Sisa klinikal tidak Sisa dikutip mengikut jadual dikutip disebabkan kontraktor yang dilantik menarik diri dalam tempoh kontrak.
PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN
BUKTI OBJEKTIF
klinikal Melaksanakan usaha wajar Senarai semak usaha (due diligence) semasa wajar terhadap proses pelantikan dan syarikat. perolehan kontraktor baharu dengan menyediakan senarai semak usaha wajar. Tarikh : 22 September 2015
NCR NO.
:
NU2
Klausa
:
7.5.1
PTJ
:
Pusat Kesihatan Universiti
Keperluan
:
7.5.1 Kawalan ke atas penyediaan dan penyampaian perkhidmatan Pihak organisasi dikehendaki merancang dan menjalankan proses pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan dalam keadaan terkawal. (c) pelaksanaan pemantauan dan pengukuran
Penemuan
:
Pihak organisasi telah melaksanakan pemberian perkhidmatan dalam keadaan tidak terkawal
Bukti Penemuan
:
Di Bahagian Pergigian: i. ii.
Penggunaan sharp bin telah tidak ditulis tarikh ia mula digunakan (bilik rawatan 51 dan 53). Sharp bin di bilik rawatan 51 telah mencapai had untuk ia ditutup dan dilupuskan. Terdapat bilangan bahan/alatan yang tidak sam antara rekod dan fizikal: Nama alat Hdrogen peroxide Dycal AH 26
Bilangan dalam rekod (kad petak) 9 9 9
Bilangan fizikal 7 8 8
BAHAGIAN
2
BAHAGIAN 3:
: KEPUTUSAN HASIL PENYIASATAN DAN PENGENALPASTIAN PUNCA 1.
2.
PEMBETULAN (Jika Ada)
PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH TINDAKAN PEMBETULAN DISEMPURNAKAN
BUKTI OBJEKTIF
Staf kurang kesedaran mengenai keperluan dan peraturan yang digunapakai oleh Kementerian Kesihatan Malaysia i.
Menulis tarikh pada Sharp-bin
1.
Sticker tarikh
ii.
Kekeliruan terhadap tempoh pelupusan sisa klinikal (2/3 penuh atau seminggu)
2.
Sharp-bin yang telah mencapai had telah dilupuskan serta merta.
Staf yang dipertanggungjawab tidak sempat mengemaskini rekod kerana sibuk membantu doktor pada masa yang sama.
sharp-bin mula digunakan telah ditampal.
1.
Mengadakan latihan 1. Rekod kehadiran mengenai latihan yang peraturan yang berkaitan. digunapakai oleh Kementerian Kesihatan Malaysia iaitu Garis Panduan Kawalan Infeksi di Fasiliti Primer
(Tindakan terhadap punca i dan ii)
Melantik lebih dari 2. Surat lantikan staf yang seorang staf untuk bertanggungjawab merekod merekod pengeluaran bahan pengeluaran bahan dan alatan. dan alatan. Tindakan :
2.
Tarikh : 22 September 2015
