PEMBENTANGAN LAPORAN AUDIT DALAM 2012 PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH Oleh:: Oleh KETUA JURUAUDIT DALAM
SKOP AUDIT Semakan dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Tindakan susulan terhadap hasil dapatan Audit Dalam dan Audit SIRIM Proses dan Perkhidmatan Persekitaran Penambahbaikan secara berterusan Prosedur baru
PELAKSANAAN AUDIT Pembukaan Audit Dalam : 9 Mei 2012 Proses Pengauditan : 9 – 18 Mei 2012 Penyediaan Laporan Audit Dalam : 21 – 23 Mei 2012 P Pengauditan dit di PSZ UTM K Kuala l Lumpur L : 10 – 11 Mei M i 2012 Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 24 Mei 2012 Follow-up Audit Dalam : 1 Jun 2012
HASIL DAPATAN AUDIT DALAM : KESELURUHAN
NCR Elemen = 4 ISU = 12
4, 4 33%
OFI Elemen = 21 ISU = 76
21 27% 21; 8; 67%
JB
KL
55 ,73% KL JB
NCR MENGIKUT BAHAGIAN
5 5
4
4.5 4 3.5 3
2
2.5 2
1
1.5 1 0.5 0
BPK K
BSP S
BTK K
BKL KL
OFI MENGIKUT BAHAGIAN 25 21 20
15
13
10
9
8 5
5
8
5
5 2 0
BPA
BPK
BPM
BPS
BPT
BSP
BTK
WP
BKL
PERBANDINGAN NCR 2011 & 2012 8 8
7
7 6
4
5
4
4 3 2 1 0
2011
2012
JB KL
PERBANDINGAN OFI 2011 & 2012 84 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0
55
PSZJB 21 15
2011
2012
PSZKL
HASIL DAPATAN : ELEMEN Elemen
Keterangan
NCR
OFI
4.2.3
Kawalan Dokumen
3
18
4.2.4
Kawalan Rekod
2
13
5.4.1
Objektif Kualiti
0
5
553 5.5.3
K Komunikasi ik i Dalaman D l
0
2
6.2.2
Kompetensi, Latihan dan Kesedaran
0
2
63 6.3
Prasarana
0
1
6.4
Persekitaran Kerja
0
2
7.2.2
Semakan Keperluan Berkaitan Produk
0
2
7.2.3
Komunikasi Pelanggan
0
1
Komunikasi Pelanggan : Maklumat Produk
0
1
7.2.3 (a)
HASIL DAPATAN : ELEMEN Elemen
Keterangan
NCR
OFI
7.4.1
Proses Pembelian
0
3
7.5.1
Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan
4
3
7.5.1 (e)
Pelaksanaan Pemantauan dan Pengukuran
0
1
7.5.1 (f)
Pelaksanaan Pelepasan Produk, Aktiviti Hantar Serah dan Selepas Hantar Serah Produk
0
2
7.5.3
Pengenalpastian dan Kebolehkesanan
0
1
8.2.3
Pemantauan dan Pengukuran Proses
0
4
824 8.2.4
Pemantauan dan Pengukuran Produk
0
1
Analisis Data
3
7
8.5.1
Penambahbaikan Berterusan
0
4
8.5.2
Tindakan Pembetulan
0
1
Penilaian Keperluan Untuk Mengambil Tindakan Bagi Memastikan Ketakakuran Tidak Berulang
0
2
Jumlah keseluruhan
12
76
8.4
8.5.2(c)
NCR & OFI AUDIT DALAM 2012
NCR OFI RUMUSAN
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian
Prosedur
NCR
OFI
Manual Kualiti
0
2
Prosedur Tanggungjawab dan Semakan Pengurusan
0
0
Prosedur Kawalan Produk Tidak Memenuhi Keperluan
0
1
Prosedur Outsourcing Perpustakaan
0
1
Prosedur Audit Dalam
0
0
Prosedur Kawalan Dokumen
0
0
Prosedur Kawalan Rekod
0
0
Prosedur Tindakan Pembetulan
0
0
Prosedur Tindakan Pencegahan
0
0
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian
Prosedur
NCR
OFI
Prosedur Latihan
1
3
Prosedur Penyenggaraan Bangunan PSZ
0
2
Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan dan Bahan
0
3
Prosedur Mengkatalog dan Memproses Bahan
0
5
Prosedur Mendeposit Bahan UTM-IR
0
0
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian
Prosedur
NCR
OFI
Prosedur Penyenggaraan dan Membaikpulih Perkakasan Perkomputeran
0
4
Prosedur Mengurus dan Mengendali Penyenggaraan ICT PSZ
0
1
Prosedur Mengurus Pembelian Buku dan Bahan Pandang g Dengar
0
2
Prosedur Mengurus Perolehan Bahan Khas
0
2
P Prosedur d Mengurus M P b li Jurnal Pembelian J l dan d Media M di Elektronik El kt ik
0
1
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian
Prosedur
NCR
OFI
Prosedur Penerbitan Buku Panduan Perpustakaan
0
5
Prosedur Penerbitan Buletin Perpustakaan
0
0
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
0
2
Prosedur Perkhidmatan Halaman Kandungan
0
2
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar)
0
1
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ drp PSZ Cawangan dan Institusi luar)
0
1
Prosedur Perlaksanaan Kelas Kemahiran Pencarian Maklumat
0
2
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian
Prosedur
NCR
OFI
Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan
1
1
Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan
1
0
P Prosedur d Menguruskan M k Penyusunan P B k Buku
0
2
Prosedur Penyenggaraan dan Pemulihan Bahan dan Alat Media
2
2
Prosedur Penjilidan Bahan Perpustakaan
1
3
Prosedur Perkhidmatan Bantuan Pencarian Maklumat Melalui Pangkalan Data
2
3
Prosedur Pengurusan Bengkel Kemahiran Pencarian Maklumat Penyelidikan
0
6
HASIL DAPATAN MENGIKUT PROSEDUR Bahagian
Prosedur
NCR
OFI
Prosedur Pengendalian Maklumbalas Perkhidmatan Perpustakaan
0
4
Prosedur Mengurus Pembelian Buku bagi Perpustakaan Cawangan SPACE
2
2
P Prosedur d Menguruskan M k Penyusunan P B k Buku
0
5
Prosedur Mengkatalog dan Proses Bahan bagi Perpustakaan Cawangan SPACE
1
2
Prosedur Menguruskan Peminjaman Bahan
1
3
Prosedur Menguruskan Pemulangan Bahan
0
3
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL drp PSZ kpd PSZ Cawangan dan Institusi luar)
0
1
Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan (ILL kpd PSZ drp PSZ Cawangan dan Institusi luar)
0
1
TINDAKAN HASIL AUDIT
• NCR dan OFI dikeluarkan oleh Juruaudit Dalam
dengan mengunakan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan (PSZ (PSZ27 27..6a (Pin. (Pin.1/2011 2011))
• Pemilik proses mesti mengambil tindakan terhadap NCR dan OFI dan ditutup oleh juruaudit sebelum atau pada 1 Jun 2012
KESIMPULAN Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan aktiviti yang cenderung ke arah ketidakpatuhan. ketidakpatuhan Ketua K t Bahagian B h i perlu l memberi b i lebih l bih penekanan k terhadap kefahaman dalam penyediaan laporan dan keperluan proses yang didokumenkan kepada Pemilik Proses dan staf yang terlibat dengan g SPK.
KESIMPULAN NCR 4.2.3 4.2.4 7.5.1 8.4
- Kawalan Dokumen (3) - Kawalan Rekod Kualiti (2) - Kawalan ke atas Produk & Perkhidmatan (5) - Analisis Data (3)
KESIMPULAN OFI yang perlu diberi perhatian supaya ia tidak menjejaskan SPK PSZ secara keseluruhan. 4.2.3 - Kawalan Dokumen (18) 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti (13 ) 5.4.1 - Objektif Kualiti (5) 5.5.3 – Komunikasi Dalaman (2) 6.2.2 – Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran (2) 6.3 6 3 – Prasarana (1) 6.4 – Persekitaran Kerja (2) 7 2 2 – Semakan Keperluan Berkaitan Produk (2) 7.2.2
KESIMPULAN 7.2.3 – Komunikasi Pelanggan gg ((1)) 7.2.3 (a) – Komunikasi Pelanggan : Maklumat Produk (1) 7.4.1 – Proses Pembelian (3) 7.5.1 – Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan (3) 7.5.1(e) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan : P l k Perlaksanaan pemantauan t ddan pengukuran k (1) 7.5.1 (f) - Kawalan Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan : Perlaksanaan pelepasan produk produk, aktiviti hantar serah dan selepas hantar serah produk (1)
KESIMPULAN 7.5.3 - Pengenalpastian dan Kebolehkesanan (1) 8.2.3 - Pemantauan dan Pengukuran Proses (4) 8.2.4 – Pemantauan dan Pengukuran Produk (1) 8.4 – Analisis Data (7) 8.5.1 – Penambahbaikan Berterusan (4) 8.5.2 – Tindakan Pembetulan (1) 8.5.2 (c) – Tindakan Pembetulan: Penilaian keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang (2)
PENUTUP Walau bagaimanapun, PSZ telah melaksana d mengekalkan dan k lk SPK serta t sentiasa ti b berusaha h membuat penambahbaikan berterusan bagi aktiviti yang terlibat secara langsung dengan perkhidmatan dan penghasilan produk.
Terima Kasih Di atas Komitmen Semua Staf PSZ
