LAPORAN PEMANTAUAN PENEMUAN AUDIT DALMAN EKSA PERINGKAT PSAS BIL. 1/2017 17– 19 MEI 2017
DISEDIAKAN OLEH : PN NURUL ASHIKIN BT MOHAMMAD SHUHAIMI, JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN, PSAS
PENGENALAN Laporan Audit Dalaman Bilangan 1/2017 disediakan bagi memenuhi kriteria EKSA dan sebagai satu langkah penambahbaikan dan pencegahan kepada Zon-zon bagi Politeknik Sultan Azlan Shah (PSAS). Laporan ini juga perlu disediakan bagi memastikan zon-zon mengambil perhatian mengenai kekurangan semasa auditan dijalankan. Audit Bilangan 1/2017 yang diaudit oleh Kumpulan 2 mengambil kira auditan yang dijalankan di Zon Aktif, Zon Juara, Zon Unggul dan Zon Yakin
Audit Dalaman EKSA telah berjalan dengan jayanya apabila tamat pada 19 Mei 2017 melibatkan semua zon. Setiap juruaudit telah memberikan maklumbalas berkaitan penemuan auditan yang ditemui.
KOMPONEN GENERIK YANG DIAUDIT KOMPONEN A – KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN KOMPONEN B - RUANG TEMPAT KERJA/ PEJABAT KOMPONEN C – TEMPAT UMUM KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN KOMPONEN E – KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN KOMPONEN F – TEMPAT-TEMPAT KHUSUS
JURUAUDIT DALAMAN PSAS (KUMP. 2) PN NURUL ASHIKIN BT MOHAMMAD SHUHAIMI PN FARIDAH BINTI SALIM PN SYAZALIAH BINTI SALAM EN. MOHD SOFIAN BIN ZULKIFLI NOOR MOHD KAMAL MAT
ZON-ZON TERLIBAT
1 - ZON AKTIF (UNIT PEPERIKSAAN, UNIT PENTADBIRAN, UNIT KEWANGAN & UNIT KUALITI) 2 - ZON JUARA (JAB. PERDAGANGAN) 4 - ZON YAKIN (BILIK PEMANDU & STOR UTAMA) 3 - ZON UNGGUL (PUSAT ISLAM)
1
3 4
2
PEMARKAHAN ZON (KESELURUHAN) Hasil daripada auditan tersebut pemarkahan dan pencapaian keseluruhan zon telah diperolehi. Berikut disertakan hasil permakahan keseluruhan zon: BIL.
NAMA ZON
A
B
C
D
E
F
JUMLAH
62.2
55.7
71.0
49.7
86.7
86.7
68.7
1.
ZON AKTIF
2.
ZON JUARA
60
55.2
69.0
58.6
82.2
43.3
61.4
3.
ZON YAKIN
31.1
53.2
75.0
57.1
63.3
TB
56.0
4.
ZON UNGGUL
50.0
42.2
64.3
37.1
60.0
78.5
55.4
JUMLAH KESELURUHAN
60.4
GAMBAR RAJAH PEMARKAHAN KESELURUHAN ZON PEMARKAHAN AUDIT DALAMAN, PSAS 17-19 MEI 2017 BIL 1/2017 86.7 86.7
82.2
71 62.2
55.7
69 60
49.7
55.2
78.5
75
58.6
57.1
53.2
64.3
63.3
60
50
43.3
42.2 31.1
37.1
0 ZON AKTIF
ZON JUARA KOMPONEN
ZON YAKIN A
B
C
D
E
F
ZON UNGGUL
ULASAN KESELURUHAN ZON AUDITAN Hasil auditan dalaman bilangan 1/2017 ini telah membuktikan bahawa zon-zon auditan masih belum jelas dengan keperluan EKSA. Amalan EKSA hanya diamal dan dipatuhi oleh sebahagian warga agensi. Berdasarkan auditan, terdapat ketidakseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan dalam garis panduan yang dibangunkan oleh agensi. Berdasarkan carta perbatuan zon, aktiviti EKSA dirancang tetapi tidak dilaksanakan. Namun secara keseluruhannya, zon-zon terlibat dalam proses memenuhi EKSA. Program penjimatan tenaga juga telah dilaksanakan dikesemua zon cuma ia melibatkan dua program sahaja iaitu arahan penjimatan air dan penjimatan elektrik. Pergerakan staf juga telah dilaksanakan.
Penemuan keseluruhan auditan juga mendapati kesemua zon masih lagi tiada SOP bagi penggunaan kelengkapan pejabat seperti printer, computer, mesin fotokopi dan sebagainya. Sistem rekod inventori juga kurang jelas. Program kitar semula juga hanya dijalankan oleh sebahagian zon sahaja. Analisis penjimatan kos, masa dan tenaga tidak disediakan oleh zon-zon terlibat. Diharapkan agar penemuan ini dapat membantu zon-zon penambahbaikan dan dapat menjadi contoh terbaik kepada zon-zon lain.
auditan
membuat
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PEPERIKSAAN)
Sebahagian pelabelan telah dilakukan Sebahagian pelan lampu telah dibuat
Susunatur cop yang kemas Tong sampah disediakan
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PEPERIKSAAN)
Peti kecemasan tidak digantungkan Peralatan pejabat yang hendak dilupuskan tidak kemas Almari alat tulis tidak kemas Rak dokumen dalam stor tidak tersusun kemas
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PEPERIKSAAN)
Laluan terhalang Rak dokumen tidak tersusun kemas dan disalahgunakan Rak terbuka berhabuk
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PEPERIKSAAN)
Terdapat lampu yang tidak berfungsi Kabel –kabel tidak kemas dan membahayakan Lantai yang tidak bersih
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PEPERIKSAAN)
Pelan lantai dan pelan lampu yang tidak lengkap Penggunaan ruang pejabat yang tidak jelas Laluan kecemasan dan tag ‘KELUAR’ tiada
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PENTADBIRAN)
Sebahagian laci dilabel dan ruang laci kemas dan teratur Sebahagian rak dokumen dilabel dan dokumen disusun dengan kemas dan teratur
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT PENTADBIRAN) Ruang kerja tidak kemas dan tidak tersusun Penggunaan ruang
lobi tangga yang tidak sesuai Laluan kecemasan terhalang Dokumen tidak disusun dan tidak kemas Pantri yang kurang kemas
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KEWANGAN)
Ruang kerja di kubikel dan bilik pegawai kemas dan bersih Hiasan minima selaras dengan imej korporat Laci dilabel dan ruang laci sebahagiannya kemas dan teratur
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KEWANGAN)
Ruang tempat kerja yang kondusif Lantai selamat dan tidak licin Tiada sampah dilantai Pendawai yang sesuai, selamat dan kreatif
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KEWANGAN)
Dokumen dan kertas disusun kemas dan teratur Penggunaan penanda aras yang kreatif
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KEWANGAN)
Sebahagian dokumen dan kotak-kotak tidak tersusun Pelabelan di atas rak tiada
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KUALITI)
Sebahagian dokumen dan kertas disusun kemas dan teratur Lantai yang bersih dan tiada sampah Papan kenyataan yang terkini Peti pertolongan cemas digantung dan selamat
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KUALITI)
Sebahagian dokumen,fail dan kertas tidak disusun kemas dan tidak teratur Laci besi tidak berlabel
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF/UNIT KUALITI)
Pantry tidak kemas dan berhabuk Laluan di bilik AHU terhalang dan tidak kemas
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (PERMARKAHAN KESELURUHAN) ZON AKTIF BIL.
KOMPONEN
MARKAH
1.
A
62.2
2.
B
55.7
3.
C
71.0
4.
D
49.7
5.
E
86.7
6.
F
86.7
JUMLAH
68.7
68.7%
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON AKTIF) Secara keseluruhannya, zon ini telah memahami konsep EKSA dan telah menunjukkan kerjasama yang baik melalui keseragaman dan pematuhan EKSA. Walaubagaimanapun, masih terdapat beberapa penemuan yang perlu diambil perhatian terutamanya dari segi kekemasan susunatur peralatan, tagging PIC, pelabelan EKSA, bilik AHU dan laluan kecemasan ada halangan. Manakala persekitaran landskap dan parkir kereta bagi OKU perlu diadakan dan perlu diberi perhatian. Diharapkan agar penambahbaikan EKSA di ZON AKTIF dilaksanakan dan menjadi contoh terbaik kepada zonzon lain.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN)
Ruang kerja di kubikel dan bilik pegawai kemas dan bersih Hiasan minima selaras dengan imej korporat Laci dilabel dan ruang laci sebahagiannya kemas dan teratur Penggunaan CARPET tidak digalakkan
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN)
Sebahagian dokumen dan kertas disusun kemas dan teratur
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN)
Ruang solat pelajar lelaki yang bersih dan kemas
Ruang solat pelajar perempuang tidak kemas
Susunan selipar yang teratur
Surau staf perempuan terlalu banyak hiasan
Berhabuk dan siling rosak
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN)
Sebahagian pantry berkeadaan bersih dan kemas
Sebahagian pantry tidak kemas dan mempunyai barang-barang yang tidak sesuai
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN)
Persekitaran bilik kuliah dan makmal tidak bersih, tidak kemas dan tidak selamat Semua peralatan tidak dilabelkan dengan betul, tidak teratur dan tidak berada dalam keadaan baik
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN)
Sebahagian siling rosak, dinding kotor dan lampu tidak berfungsi Kawasan HOS REEL terhalang
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN) LAIN-LAIN PENAMBAHBAIKAN EKSA
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA/JAB. PERDAGANGAN) LAIN-LAIN PENAMBAHBAIKAN EKSA
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (PERMARKAHAN KESELURUHAN) ZON JUARA BIL.
KOMPONEN
MARKAH
1.
A
60.0
2.
B
55.2
3.
C
69.0
4.
D
58.6
5.
E
82.2
6.
F
43.3
JUMLAH
61.4
61.4%
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON JUARA) Secara keseluruhannya, zon ini telah memahami konsep EKSA dan telah menunjukkan kerjasama yang baik melalui keseragaman dan pematuhan EKSA. Walaubagaimanapun, masih terdapat beberapa penemuan yang perlu diambil perhatian terutamanya dari segi kekemasan susunatur peralatan, tangging PIC, pelabelan EKSA, bilik AHU dan bilik kuliah pelajar. Manakala persekitaran landskap dan parkir kereta bagi OKU juga perlu diberi diadakan. Diharapkan agar penambahbaikan EKSA di ZON JUARA dilaksanakan dan menjadi contoh terbaik kepada zon-zon lain.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON YAKIN/ BILIK PEMANDU)
Ruang kerja yang tidak kemas dan berhabuk Ruang dinding tidak kemas Sebahagian perlatan pejabat juga tidak kemas dan berdebu
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON YAKIN/ BILIK PEMANDU) Persekitaran yang tidak bersih, kotor dan tidak selamat Ruang dan lantai garaj yang terhalang dan kotor Motorsikal diletakkan di hadapan bilik Laluan kecemasan terhalang
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON YAKIN/ STOR UTAMA)
Secara keseluruhannya persekitaran Stor Utama kurang bersih dan berdebu. Peralatan pejabat dan barang-barang tidak tersusun dan berdebu.
Ruang kerja / kubikel juga tidak kemas dan tidak tersusun
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON YAKIN/ STOR UTAMA)
Secara keseluruhannya persekitaran Stor Utama kurang bersih dan berdebu. Peralatan pejabat dan barangbarang tidak tersusun dan berdebu. Ruang kerja / kubikel juga tidak kemas dan tidak tersusun
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (PERMARKAHAN KESELURUHAN) ZON YAKIN BIL.
KOMPONEN
MARKAH
1.
A
31.1
2.
B
53.2
3.
C
75.0
4.
D
57.1
5.
E
63.3
6.
F
TB
JUMLAH
56.0
56.0%
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON YAKIN) Secara keseluruhannya, zon YAKIN kurang memahami konsep EKSA dan memerlukan bimbingan dan penerangan yang lebih lanjut berkenaan pematuhan EKSA. Walaubagaimanapun, masih terdapat beberapa penemuan yang perlu diambil perhatian terutamanya dari segi kekemasan ruang kerja, susunatur peralatan, tangging PIC, pelabelan EKSA dan laluan kecemasan. Manakala persekitaran landskap dan parkir kereta staf dan OKU juga perlu diadakan dan diberi perhatian. Diharapkan agar penambahbaikan EKSA akan dibuat berdasarkan penemuan yang dilaporkan agar YAKIN juga dapat menjadi contoh terbaik kepada zon-zon lain.
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON UNGGUL/ PUSAT ISLAM)
Sudut EKSA yang menarik Susunan al quran dan bahan rujukan yang kemas
Mempunyai langkah penjimatan
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON UNGGUL/ PUSAT ISLAM)
Tandas yang bersih Susunan selipar yang teratur Langkah penjimatan dipaparkan
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON UNGGUL/ PUSAT ISLAM)
Pendawaian yang tidak selamat Ruang kerja yang kurang kemas Peralatan audio tidak tersusun dengan kemas
PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON UNGGUL/ PUSAT ISLAM)
Persekitaran dalam pusat islam berhabuk Siling kotor dan lampu banyak rosak
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (PERMARKAHAN KESELURUHAN) ZON UNGGUL BIL.
KOMPONEN
MARKAH
1.
A
50.0
2.
B
42.2
3.
C
64.3
4.
D
37.1
5.
E
60.0
6.
F
78.5
JUMLAH
55.4
55.4%
ULASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN (ZON UNGGUL) Secara keseluruhannya, zon ini memahami konsep EKSA dan sedang dalam persediaan pematuhan EKSA. Terdapat beberapa penemuan yang perlu diambil perhatian terutamanya dari segi kebersihan dalaman pusat islam dan kekemasan susunatur peralatan di ruang dapur. Disamping itu, antara penemuan lain yang perlu diambil perhatian adalah dari segi kekemasan ruang kerja, tangging PIC, pelabelan EKSA dan laluan kecemasan. Manakala persekitaran landskap dan parkir OKU perlu disediakan. Diharapkan penambahbaikan EKSA di ZON UNGGUL (PUSAT ISLAM) dilaksanakan dan dapat menjadi contoh terbaik kepada zon-zon lain.
KESIMPULAN Hasil auditan dalaman bilangan 1/2017 ini telah membuktikan bahawa pelaksanaan EKSA jelas mampu mewujudkan persekitaran yang kondusif dalam memaksimumkan system penyampaian dan perkhidmatan sesebuah jabatan. Perubahan ketara terhadap kemasan dan persekitaran dapat dilihat malah ia juga turut menghidupkan mood positif yang turut mempengaruhi budaya kerja yang positif dan sihat. Namun secara teknikal, perubahan terhadap sistem dokumentsai EKSA perlu diperkasakan agar lebih mudah dilihat dan dirujuk bagi penambahbaikan pada masa akan datang. Juruaudit juga perlu lebih bersedia dan melalui perbengkelan EKSA bagi memantapkan pemahaman proses pengauditan EKSA. Pendedahan tentang EKSA terhadap warga jabatan juga perlu dipertingkatkan agar matlamat serta objektif perlaksanaan EKSA lebih jelas dan dapat dijiwai sepenuhnya. Sekian, terima kasih.
