GARIS PANDUAN SISTEM PENGKLASIFIKASIAN PENEMUAN AUDIT LAMPIRAN 1A 1.0
PENGENALAN
1.1
TUJUAN Garis Panduan ini disediakan dengan tujuan untuk memudahkan pengukuran kualiti secara objektif setiap business process dan aktiviti yang dilaksanakan oleh FELCRA Berhad. Ianya berdasarkan kepada tahap pematuhan kepada Polisi dan Peraturan yang telah ditetapkan. Dengan perlaksanaan sistem ini dapat mewujudkan budaya kerja berdasarkan amalan terbaik untuk meningkatkan kecekapan Pengurusan disamping dapat membantu pihak Pengurusan FELCRA Berhad dan Lembaga Pengarah Syarikat memantau dan mengambil tindakan berdasarkan laporan Audit.
1.2
OBJEKTIF a. Menyediakan satu panduan dan penanda aras terhadap laporan Audit yang boleh digunakan oleh Pengurusan FELCRA Berhad dan Lembaga Pengarah mengambil tindakan berdasarkan penemuan Audit. b. Membantu dengan menyediakan kepada Pengurusan FELCRA Berhad dan Lembaga Pengarah mengenai gambaran yang jelas terhadap kekurangan kawalan sesuatu business prosess dan aktiviti yang berlaku dan tindakan pembetulan boleh diambil berdasarkan tahap risiko sepertimana berikut : i. Tahap risiko tinggi (High Level Risk) Menjejaskan reputasi, imej dan integriti FELCRA Berhad samada melibatkan elemen salahlaku atau disebabkan kekurangan atau tiada kawalan terhadap sesuatu business process atau aktiviti. ii. Tahap risiko sederhana (Medium Level Risk) Berlaku kesalahan minor terhadap sesuatu business process atau aktiviti tetapi tidak menjejaskan reputasi, imej dan integriti FELCRA Berhad. iii. Tahap risiko rendah (Low Level Risk) Wujud elemen kelemahan yang minor dan kawalan yang ada tidak menjurus kepada impak kehilangan kewangan, menjejaskan reputasi, imej dan integriti FELCRA Berhad dan kelemahan yang wujud boleh diperbaiki.
2.0 BIL
1
SISTEM PENGKLASIFIKASIAN PENEMUAN AUDIT STATUS RUMUSAN PENEMUAN (JUSTIFIKASI) WARNA KATEGORI 1.1 Objektif DICAPAI 1.2 MEMATUHI segala polisi dan peraturan 1.3 WUJUD PENGASINGAN tugas yang baik dan dikawalselia Memuaskan 1.4 Kawalan Kewangan, Perolehan dan (satisfactory) Pentadbiran DIPRAKTIKAN dengan baik 1.5 Rekod DIKEMASKINI dan DISIMPAN dengan baik 1.6 Laporan MENGIKUT TEMPOH dan mudah dirujuk
1
TAHAP RISIKO
TINDAKAN AUDIT DALAM
Tiada risiko
Laporan kepada Pengurusan FELCRA Berhad Laporan kepada Jawatankuasa Audit FELCRA Berhad secara suku tahun
GARIS PANDUAN SISTEM PENGKLASIFIKASIAN PENEMUAN AUDIT LAMPIRAN 1A BIL
2
3
4
WARNA
STATUS KATEGORI
Kurang memuaskan
(unsatisfactory)
Serius
(Serious)
Kritikal (Severe)
RUMUSAN PENEMUAN (JUSTIFIKASI) 2.1 Sebahagian Objektif DICAPAI 2.2 KURANG Mematuhi Polisi dan peraturan 2.3 Pengasingan tugas KURANG DIPRAKTIKAN 2.4 Kawalan Kewangan, Perolehan dan Pentadbiran TIDAK DIPRAKTIKAN sepenuhnya 2.5 Rekod TIDAK DIKEMASKINI dan TIDAK DISIMPAN dengan baik 2.6 Laporan TIDAK MENGIKUT TEMPOH 2.7 Berlaku kesalahan MINOR TETAPI TIDAK menjejaskan kewangan, reputasi dan integriti syarikat 3.1 Objektif TIDAK DICAPAI 3.2 TIDAK MEMATUHI polisi dan peraturan 3.3 TIADA pengasingan tugas 3.4 Kawalan Kewangan, Perolehan dan Pentadbiran TIDAK DIPRAKTIKAN 3.5 Rekod TIDAK DIKEMASKINI dan TIDAK DISIMPAN dengan baik. 3.6 Laporan TIDAK MENGIKUT tempoh. 3.7 KESALAHAN BERULANG yang tidak diambil tindakan KURANG DARI TEMPOH 6 BULAN. 3.8 Impak Kewangan kepada syarikat samada elemen salahlaku dan kelemahan kawalan yang menjejaskan REPUTASI, IMEJ dan INTEGRITI SYARIKAT. 4.1 Objektif TIDAK DICAPAI 4.2 TIADA polisi dan peraturan berkaitan 4.3 TIADA pengasingan tugas 4.4 Kawalan Kewangan, Perolehan dan Pentadbiran TIDAK DIPRAKTIKAN 4.5 Rekod dan dokumentasi TIADA dan laporan TIDAK DIBUAT mengikut tempoh. 4.6 KESALAHAN BERULANG yang tidak diambil tindakan MELEBIHI TEMPOH 6 BULAN.
2
TAHAP RISIKO
TINDAKAN AUDIT DALAM
Tahap risiko sederhana
Tindakan SEGERA laporan kepada Pengurusan FELCRA Berhad Laporan kepada Jawatankuasa Audit FELCRA Berhad secara suku tahun
Tahap risiko tinggi
Tahap risiko tinggi
Tindakan SEGERA laporan kepada Pengurusan FELCRA Berhad dan Jawatankuasa Audit FELCRA Berhad.
Tindakan SEGERA laporan kepada Pengurusan FELCRA Berhad dan Jawatankuasa Audit FELCRA Berhad.
GARIS PANDUAN SISTEM PENGKLASIFIKASIAN PENEMUAN AUDIT LAMPIRAN 1A BIL
WARNA
3.0 3.1
Kewangan
SKOP
STATUS KATEGORI
RUMUSAN PENEMUAN (JUSTIFIKASI) 4.7 Impak Kewangan kepada syarikat samada elemen salahlaku dan kelemahan kawalan yang menjejaskan REPUTASI, IMEJ dan INTEGRITI SYARIKAT.
TAHAP RISIKO
TINDAKAN AUDIT DALAM
GRADING PENEMUAN AUDIT PENGURUSAN KEWANGAN BIL
ITEM SEMAKAN
1.
Sistem Bayaran
2.
Pengurusan Kewangan
3.
Kawalan Kewangan Pematuhan
4.
Pemisahan Tugas
5.
Kekompetenan Staf
STATUS
FAKTOR KAWALAN 1. Proses / tatacara bayaran yang digariskan meliputi tuntutan a. invoice / bil b. Arahan Bayar – Bayaran Kontrak disertakan dokumen sokongan seperti Sijil Siap Kerja / Perjanjian atau Bayaran Ambil Alih Syarikat / Tambahan Ekuiti - Resolusi Syarikat. c. Pengendalian wang runcit 2. Kelulusan Bayaran 3. Merekod transaksi 4. Kemuka Laporan Yang Ditentukan Mengikut Frekuensi 1. Peraturan / Arahan 2. Daftar Rekod Kawalan & Kemaskini – Audit Trail / Penyata Akaun / Bank-in Slip / Wang Runcit / Daftar Resit dan Cek 3. Penyimpanan Rekod / Dokumen 4. Laporan 1. Mengawal Dengan Berkesan Proses Bayaran / Pengurusan Kewangan 2. Had-Had Kuasa Melulus, Kelulusan Bayaran Dan Penandatangan Cek 3. Kawalan Terimaan Bayaran Pengendalian urusan proses bayaran dan terimaan dibuat oleh lebih dari seorang staf dengan masing-masing mempunyai tugas dan tanggungjawab tertentu. Bermula dari terimaan tuntutan, pengesahan, kelulusan, penyediaan bayaran dan menandatangani cek serta semakan audit trail. 1. Kefahaman Mengenai Tugas & Tanggungjawab – mampu menjelaskan proses bayaran, hadkuasa bayaran, pengendalian rekod kewangan yang cekap. 2. Senarai Tugas & Tanggungjawab 3. Kebolehan Menyelesai Masalah 4. Frekuensi Menghadiri Kursus / Latihan Berkaitan Tugas
3
GARIS PANDUAN SISTEM PENGKLASIFIKASIAN PENEMUAN AUDIT LAMPIRAN 1A PENGURUSAN PEROLEHAN
3.2
Perolehan
SKOP
3.3
Pengurusan Hasil
SKOP
BIL
ITEM SEMAKAN
1.
Sistem Perolehan
2.
Pengurusan Kontrak
3.
Kawalan dan Pematuhan
4.
Pemisahan Tugas
5.
Kekompetenan Staf
STATUS
FAKTOR KAWALAN 1. Proses / tatacara kelulusan yang digariskan meliputi a. Perancangan kerja b. Justifikasi & Speksifikasi Kerja c. Anggaran Kos – per item @ unit / lump sum d. Lokasi. 2. Permohonan Kerja & Kelulusan 3. Pemberitahuan / iklan – Jualan Borang 4. Pembukaan S/harga / Tender 5. Penilaian & Mesyuarat Setuju Terima 6. Perlantikan Pemborong – Pengeluaran LA / Insuran / WCK 7. Laporan Kemajuan 8. Kemuka laporan Mengikut Frekuensi Yang Ditentukan 1. Peraturan / Arahan 2. Daftar Rekod – Pemborong / Kontrak 3. Penyimpanan Rekod / Dokumen 4. Laporan 1. Mengawal Dengan Berkesan Proses Perolehan / Pengurusan Kontrak 2. Had-Had Kuasa Melulus Sebutharga / tender Pengendalian urusan proses sebutharga / tender dibuat oleh lebih dari seorang staf dengan masing-masing mempunyai tugas dan tanggungjawab tertentu. Bermula dari permohonan, kelulusan kerja, perlantikan pemborong, penyediaan Sijil Siap Kerja dan kelulusan untuk tuntutan bayaran. 1. Kefahaman Mengenai Tugas dan Tanggungjawab. Mampu menjelaskan proses perolehan, hadkuasa melulus, pengendalian rekod perolehan yang cekap. 2. Senarai tugas dan tanggungjawab 3. Kebolehan Menyelesai Masalah 4. Frekuensi Menghadiri Kursus / Latihan Berkaitan Tugas
PENGURUSAN HASIL BIL
1.
ITEM SEMAKAN Sistem Pengeluaran Hasil
STATUS
FAKTOR KAWALAN 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Jadual Kerja Harian Rekod Keperluan Buruh Rekod Lokasi dan Pusingan Tuaian / Torehan Catatan Hasil Pengangkutan dan Timbangan Kemuka Laporan Yang Ditentukan Mengikut Frekuensi
4
GARIS PANDUAN SISTEM PENGKLASIFIKASIAN PENEMUAN AUDIT LAMPIRAN 1A SKOP
BIL
2.
Pengurusan Hasil / Pekerja
3.
Kawalan & Pematuhan
4.
3.4
Pentadbiran
SKOP
ITEM SEMAKAN
STATUS
FAKTOR KAWALAN 1. Peraturan / Arahan 2. Perancangan Kerja - termasuk bekalan Input Pengeluaran Hasil 3. Daftar & Rekod Pekerja 4. Buku Check-roll / Kadar Upah 5. Rekod Catatan Harian / Rekod Hasil 6. Daftar Stok / Stor 7. Jadual Pembajaan / MKT 8. Laporan Mengawal Dengan Berkesan Proses Pengeluaran Hasil / Pengurusan Hasil / Buruh dan pengendalian Laporan 1. Kefahaman Mengenai Tugas dan Tanggungjawab. Mampu menjelaskan proses pengeluaran hasil dengan baik. 2. Senarai tugas & Tanggungjawab 3. Kebolehan Menyelesai Masalah 4. Frekuensi Menghadiri Kursus / Latihan Berkaitan Tugas
Kekompetenan Staf
PENTADBIRAN BIL
ITEM SEMAKAN
1.
Sistem Pentadbiran Pejabat/ Pengurusan
2.
Pengurusan Staf
3.
Kawalan & Pematuhan
4.
Kekompetenan Staf
STATUS
ULASAN 1. Daftar Inventori / Aset & Kenderaan – j/kuasa Pelupusan Wilayah /HQ 2. Rekod Stok / Stor 3. Mesyuarat Pengurusan / Staf 4. Sistem Keselamatan Pejabat / Komplek Rumah Staf – Pencegah Kebakaran / Pendawaian Semula 5. Rekod Sewaan / Perjanjian - Komplek rumah staf / IQ / Pejabat 6. Kelulusan Overtime / Lawatan Staf 7. Rekod Pelawat 8. Laporan Yg. Dikemuka Mengikut Frekuensi 1. Peraturan / Arahan 2. Rekod / Daftar Staf 3. Kemudahan Yg Diberi 4. Carta / Struktur Pentadbiran 5. Senarai Tugas & Tanggungjawab 6. SKT & Laporan Penilaian 7. Laporan Cuti 8. Latihan / Kursus / Seminar Mengawal Dengan Berkesan urusan pentadbiran termasuk kelulusan lawatan, cuti, overtime dan semakan / pengesahan pelaporan termasuk menyediakan rekod yang lengkap / mencukupi. 1. Kefahaman Mengenai Tugas & Tanggungjawab – mampu menjelaskan proses urusan pentadbiran Pejabat & kawalan 2. Senarai tugas dan Tanggungjawab 3. Kebolehan Menyelesai Masalah 4. Frekuensi Menghadiri Kursus / Latihan Berkaitan Tugas
5
