No.PR.21.2-V4
BAAKPK
DIR
19 Juni 2013
1.
HAL. 1/6
Prosedur Pengelolaan Adm. Akademik: Pelaksanaan Daftar Ulang
Tujuan Memutakhirkan daftar nama mahasiswa yang terdaftar mengikuti proses belajar mengajar per mata kuliah selama satu semester sebelum semester dimulai.
2. Ruang Lingkup Pengajuan status, pembayaran biaya kuliah, verifikasi pembayaran biaya kuliah, perubahan mata kuliah, daftar ulang untuk mahasiswa baru.
3. Istilah/Singkatan/Definisi BAAKPK
:
Kajur MHS MABA
: : :
SBAK SIMPOL TU ULA UPT-SI WA PAKET
: : : : : : : :
Status Terdaftar
Bagian Administrasi Akademik Kerjasama Kepala Jurusan Mahasiswa Mahasiswa Baru
Kemahasiswaan Perencanaan dan
Subbag Adm Akademik & Kemahasiswaan Sistem Informasi Manajemen Politeknik Tata Usaha Jurusan Urusan Layanan Akademik Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi Wali Akademik Pelayanan Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Terpadu Status Terdaftar Aktif adalah status mahasiswa yang terdaftar aktif mengikuti perkuliahan dalam satu semester Status Terdaftar Cuti adalah status mahasiswa yang terdaftar tetapi mengambil cuti akademik dalam suatu semester Status Tidak terdaftar adalah status mahasiswa yang tidak melakukan pembayaran dalam suatu semester
4. Referensi 1. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003 2. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa 3. Keputusan Mendiknas no 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi 4. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi 5. Peraturan Akademik Politeknik Batam
5. Lampiran Instruksi Kerja
:
No.IN.21.2.1-V1 Instruksi Kerja Pelaksanaan Daftar Ulang : Penanganan Mahasiswa Bermasalah
6.Sub-Prosedur 7.1 Sub prosedur Pendaftaran Ulang Reguler 7.2 Sub prosedur Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru
No.PR.21.2-V4
BAAKPK
DIR
19 Juni 2013
HAL. 2/6
Prosedur Pengelolaan Adm. Akademik: Pelaksanaan Daftar Ulang
7. Uraian Prosedur 7.1 Sub Prosedur Pendaftaran Ulang Reguler Aliran Proses
Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
1. Melakukan koordinasi persiapan dengan beberapa pihak, yaitu: a. Kajur terkait data paket mata kuliah dan tambahan makul yang ditawarkan b. UPT-SI terkait kesiapan SIMPOL c. Ur Keuangan terkait Data Biaya kuliah selambat-lambatnya 6 minggu melalui email sebelum masa pembayaran dibuka
BAA KPK
Kalender Akademik
Notulen rapat atau Hasil diskusi melalui email
2.
Kaju r
SK Kurikulum
Data Paket Makul & tambahan terverifikasi
SBA K
SK Biaya Kuliah
Pengumuma n Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, pembayaran dan perubahan makul)
MHS
Pengumuman Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, pembayaran dan perubahan makul)
Pilihan Status
MHS
Pengumuman Jadwal Pendaftaran ulang, (pengajuan status, pembayaran dan perubahan makul)
Bukti setoran bank
Mulai
Melakukan verifikasi data paket mata kuliah & tambahan yang akan ditawarkan di semester ybs di SIMPOL selambat-lambatnya 1 minggu sebelum masa daftar ulang dibuka 3. mengumumkan jadwal daftar ulang yang terdiri dari : jadwal pengajuan status, jadwal pembayaran biaya kuliah termasuk no rekening tujuan dan jadwal perubahan mata kuliah selambat-lambatnya 4 minggu sebelum masa daftar ulang dibuka. Pengumuman dilakukan melalui SIMPOL/email/ website/ SMS/ papan pengumuman dan media lainnya yang memungkinkan. Pada saat daftar ulang harus dapat dipastikan jadwal kuliah sudah dibuat oleh prodi
4.
mengajukan perubahan status pada masa pengajuan perubahan status mulai 2 minggu sebelum pembayaran. Perubahan status meliputi: pengajuan cuti, pengunduran diri, pindah waktu/kelas, pindah jurusan Jika Ya masuk ke prosedur pengajuan cuti/ pindah waktu /pindah prodi di PAKET Jika Tidak, lanjut ke langkah 6
5. Melakukan pembayaran sesuai tarif pembayaran semester ybs melalui transfer ke rekening penerimaan yang telah ditetapkan Jika pembayaran memerlukan validasi ke PAKET, lanjut ke langkah 7 Jika tidak, lanjut ke langkah 9
No.PR.21.2-V4
BAAKPK
DIR
19 Juni 2013 Aliran Proses
HAL. 3/6
Prosedur Pengelolaan Adm. Akademik: Pelaksanaan Daftar Ulang Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
6. menyerahkan bukti setoran ke PAKET selambat-lambatnya pada hari terakhir masa pembayaran sesuai pengumuman 7. Melakukan validasi bukti setor pembayaran mahasiswa dengan memberikan tanda lunas 8. Melakukan Update Data Pembayaran dari bank ke SIMPOL dan rekap data pembayaran 9. Melakukan verifikasi data nama mahasiswa yang terdaftar dan tidak terdaftar mengikuti perkuliahan per semester dari SIMPOL, selambat-lambatnya seminggu setelah penutupan daftar ulang reguler
MHS
Bukti setoran bank
Bukti setoran bank yang diserahkan
PAK ET
Bukti setoran bank yang diserahkan Bukti setoran yang telah divalidasi
Bukti setoran yang telah divalidasi Data Rekap Pembayaran di SIMPOL
Kasir
ULA
Data Rekap Pembayaran di SIMPOL
ULA
Data Rekap Pembayaran di SIMPOL
Data Rekap Mahasiswa Tidak Terdaftar
BAA KPK
Data Rekap Mahasiswa Tidak Terdaftar Email Permintaan Konfirmasi Data Mahasiswa yang telah dihubungi
Email Permintaan Konfirmasi Data Mahasiswa yang telah dihubungi Penanganan terhadap mahasiswa bermasalah
IN.21.2.1-V0 ttg Penanganan mhs masalah Penanganan terhadap mahasiswa bermasalah
Rekap hasil penanganan Mahasiswa bermasalah
Jika terdapat mahasiswa yang belum melakukan daftar ulang, lanjut ke langkah 10 Jika tidak ada , lanjut ke langkah 16 10. Merekap data mahasiswa yang belum mendaftar ulang (bermasalah) dan menyampaikannya via email ke BAAKPK, cc ke SBAK 11. Meminta kajur atau TU jur mengkonfirmasi status mhs yang belum daftar ulang via email 12. Menghubungi dan mengkonfirmasi status Mahasiswa yang belum mendaftar untuk menghadap SBAK/BAAKPK 13. Melakukan penanganan terhadap mahasiswa yang bermasalah dengan pendaftaran ulang
14. Merekap hasil penanganan terhadap mahasiswa bermasalah termasuk penetapan status mahasiswa via email ke BAAKPK, cc ke ULA dan TU Jika perlu melakukan monitoring terhadap hasil penanganan, lanjut ke langkah 15 Jika tidak, lanjut ke langkah 16 15. Monitoring penanganan mahasiswa bermasalah dan melaporkan hasil monitoring ke SBAK
TU
SBA K
SBA K
ULA
Rekap hasil penanganan Mahasiswa bermasalah
Rekap hasil penanganan Mahasiswa bermasalah setelah monitoring
No.PR.21.2-V4
BAAKPK
DIR
19 Juni 2013 Aliran Proses
HAL. 4/6
Prosedur Pengelolaan Adm. Akademik: Pelaksanaan Daftar Ulang Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
16. Mengajukan perubahan mata kuliah (tambah/ kurang makul dari paket) pada masa perubahan makul 2 minggu sebelum perkuliahan dimulai selama 1 minggu, dengan mengisi SIMPOL
MHS
Data Paket Makul & Yang ditawarakan di SIMPOL
Data makul yang telah diajukan di SIMPOL
WA
Data makul yang telah diajukan di SIMPOL
Status Persetujuan Perubahan Makul di SIMPOL
TU
Data Mhs terdaftar aktif di SIMPOL
Data Pengambilan makul per mhs dalam format pdf
TU
Data Mhs terdaftar aktif di SIMPOL
Daftar hadir mahasiswa per makul
Jika Ya, lanjut ke langkah 17 Jika Tidak, lanjut ke langkah 18 17. Melakukan persetujuan (setuju/tidak setuju/drop) perubahan mata kuliah di SIMPOL dan update mata kuliah untuk mahasiswa yang telah mengajukan perubahan 18. Melakukan back up data pengambilan mata kuliah per mahasiswa per angkatan di simpol dan menyimpannya dalam format file PDF Data yang disimpan dapat diambil dari fitur pencetakan pengambilan mata kuliah di SIMPOL dan disimpan sebagai record softcopy jurusan 19. menerbitkan data nama mahasiswa terdaftar dalam bentuk daftar hadir per matakuliah berdasarkan SIMPOL selambat-lambatnya 1 hari sebelum perkuliahan di mulai Selesai
HAL. 5/6
No.PR.21.2-V4
BAAKPK
DIR
19 Juni 2013
Prosedur Pengelolaan Adm. Akademik: Pelaksanaan Daftar Ulang
7.2 Sub Prosedur Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru Aliran Proses
Uraian
PIC
Masukan
Keluaran
Jadwal Pendaftar an Ulang
Status Paket data makul, data biaya kuliah dan daftar penerima beasiswa
2. Pengumuman hasil ujian penerimaan SBAK mahasiswa baru (termasuk penerima beasiswa jika ada) 3. Melihat pengumuman, melengkapi seluruh MABA berkas persyaratan pendaftaran ulang, melakukan pembayaran ke Bank dan menyerahkan bukti setoran ke PAKET
Hasil Rapat Kelulusan pengumu man
pengumu man
4. mengecek kesesuaian jumlah nominal setoran dan kelengkapan persyaratan pendaftaran ulang maba
Persyarat an daftar ulang
Mulai 1. a. b. c. d. e.
persiapan dengan beberapa pihak, yaitu: BAAKPK Kajur terkait data paket mata kuliah UPT-SI terkait kesiapan fitur daftar ulang SIMPOL SBKK terkait Data Tarif kuliah di SIMPOL SBAK terkait data penerima beasiswa dan besaran beasiswa Koperasi, jika ada, untuk pembayaran jas almamater dll
selambat-lambatnya 1 minggu melalui email sebelum masa pembayaran gelombang pertama dibuka
PAKET
Apabila tidak lengkap atau kurang bayar, kembali ke langkah 3. Apabila lengkap lanjut ke langkah 5
Bukti Setor & berkas kelengkap an Status Kelengkap an syarat pendaftara n
Khusus untuk ketidaklengkapan dokumen ijazah karena belum selesai dari pihak sekolah, maba mengisi data target waktu penyerahan ijazah pada form yang di sediakan
5. Menyerahkan surat perjanjian yang harus PAKET diisi MABA dalam satu map yang telah dilengkapi dengan berkas persyaratan dari MABA dan memproses pemberian NIM dan pencetakan tanda bukti bayar berdasarkan bukti setor
Status Kelengkap an syarat pendaftara n Bukti setor
6. MABA mengisi No.BO.5.2.7-V1 dan MABA menyerahkan kembali seluruh borang yang telah diisi dan ditandatangani ke PAKET 7. Memberikan NIM & menyerahkan Kuitansi PAKET Tanda Bukti Pembayaran ke Mahasiswa, menyerahkan bukti setor dari bank asli ke kasir penerimaan serta Update data mahasiswa baru ke SIMPOL
No.BO.5.2 .7-V1
Selesai
No.BO.5.2 .7-V1 Telah diisi diisi lengkap & bukti bayar lunas
Map berisi formulir yang harus diisi Bukti Bayar Lunas No.BO.5.2 .7 No.BO.5.2 .7-V1 Telah diisi NIM Mhs, tanda bukti lunas pembayar an
No.PR.21.2-V4
BAAKPK
DIR
19 Juni 2013
HAL. 6/6
Prosedur Pengelolaan Adm. Akademik: Pelaksanaan Daftar Ulang
8. Penyimpanan Dokumen dan Rekaman No
Dokumen/Rekaman
1 2 3
Data Mahasiswa Terdaftar Aktif per semester Data Mahasiswa Terdaftar Aktif per makul Data Mahasiswa Baru per tahun ajaran
Lokasi Penyimpanan SIMPOL SIMPOL SIMPOL
Masa Penyimpanan 5 tahun 5 tahun 5 tahun
