PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010 1/
Halaman
O1.
Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan daftar ulang mahasiswa.
2.
Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan daftar ulang mahasiswa di Politeknik Negeri Semarang.
3.
Uraian Umum 3.1. Daftar ulang adalah Kegiatan calon mahasiswa (baru) dan mahasiswa (lama) untuk memperoleh status terdaftar sebagai mahasiswa dengan melakukan registrasi administrasi dan akademik, yang ditetapkan dengan keputusan Direktur; 3.2. Setiap awal semester semua mahasiswa diwajibkan untuk melaksanakan registrasi administrasi dan akademik sesuai dengan waktu yang ditetapkan Direktur; 3.3. Kegiatan registrasi administrasi dilaksanakan oleh Bagian Administrasi Umum dan keuangan; 3.4. Kegiatan
registrasi
akademik
dilaksanakan
oleh
Bagian
Administrasi
Akademik
dan
kemahasiswaan; 3.5. Persyaratan registrasi administrasi sebagai berikut : a.
telah membayar semua biaya seperti yang telah disebutkan dalam PERAK Polines;
b.
persyaratan lain yang ditentukan kemudian;
3.6. Persyaratan registrasi akademik sebagai berikut : a. telah menyelesaikan registrasi administrasi; b. mahasiswa telah dinyatakan lulus seleksi masuk Politeknik atau lulus semester sebelumnya; c. melampirkan surat bebas masalah; 3.7. Mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi akademik sampai dengan batas waktu yang ditetapkan dikenakan sanksi atas ketidakhadiran tanpa izin atau sanksi lain yang ditetapkan melalui keputusan Direktur; 3.8. Daftar Ulang Mahasiswa Lama 3.8.1
Pengumuman Daftar Ulang Mahasiswa pada tiap semester diterbitkan 2 (dua) minggu sebelum jadwal tanggal pelaksanaan daftar ulang;
3.8.2
Mahasiswa yang dimaksud adalah seluruh mahasiswa yang telah lulus ujian akhir semester dan terdaftar ( aktif, cuti dan perpanjangan);
3.8.3
Kelengkapan daftar ulang dilampiri Slip Pembayaran;
3.8.4
Kelengkapan bagi mahasiswa yang menempuh uji ulang, harus menunjukkan hasil kelulusan uji ulang yang disetujui oleh Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan;
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3.9
2/
Daftar Ulang Mahasiswa Baru 3.9.1.
Mahasiswa yang dimaksud adalah calon mahasiswa Politeknik Negeri Semarang yang telah diumumkan dan dinyatakan Lulus Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru.
3.9.2.
Kelengkapan daftar ulang mencakup : -
Formulir Daftar Ulang dan ditempel pas foto;
-
Form Kendali Daftar Ulang;
-
Fotokopi ijazah SLTA/Surat Keterangan Lulus yang telah dilegalisir;
-
Kuitansi
biaya
pembayaran
uangkuliah/praktek,
SPI
dan
Biaya
Kegiatan
Kemahasiwaan; -
Fotokopi KTP orang tua dan fotokopi KTP/Kartu Identitas lain yang bersangkutan;
-
Surat pernyataan orang tua/ wali dan yang bersangkutan sesuai Peraturan Akademik Politeknik Negeri Semarang yang berlaku;
4.
Prosedur 4.1.
Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Lama 4.1.1.
Direktur 4.1.1.1. Menerbitkan pengumuman daftar ulang mahasiswa lama
4.1.2.
Pembantu Direktur I (Bidang Akademik) 4.1.2.1. Memantau kegiatan pelaksanaan daftar ulang dan membuat kebijakan yang terkait dengan bidang akademis; 4.1.2.2. Menerbitkan rekap hasil daftar ulang mahasiswa lama dan melaporkan rekapitulasi mahasiswa lama yang belum daftar ulang kepada Direktur
4.1.3.
Mahasiswa 4.1.3.1. Mengambil slip pembayaran uang kuliah/praktek dan biaya kegiatan mahasiswa (PM.7.5.03/L1) dan mengambil formulir lembar daftar ulang di Administrasi PBM (PM.7.5.03/L2); 4.1.3.2. Mahasiswa melakukan pembayaran uangkuliah/praktek dan biaya kegiatan mahasiswa di Bank yang ditunjuk sesuai jadwal; 4.1.3.3. Mahasiswa menerima slip pembayaran uangkuliah/praktek lembar ke 1, 2, dan 3 dari pihak Bank; 4.1.3.4. Menyerahkan slip pembayaran uangkuliah/praktek lembar ke 2 (dua) dan 3 (tiga) dan biaya kegiatan kemahasiswaan ke urusan adiministrasi PBM untuk dapat melaksanakan daftar ulang.
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
3/
4.1.3.5. Permohonan dispensasi pembayaran uangkuliah/praktek ditujukan kepada Pembantu Direktur II (Bidang Administrasi Umum dan Keuangan) harus menyertakan surat permohonan dari orang tua /wali mahasiswa yang bersangkutan atau surat keterangan tidak mampu dari kelurahan. 4.1.4
Pelaksana Administrasi PBM 4.1.4.1. Menerima dan memeriksa slip pembayaran uangkuliah/praktek dan biaya kegiatan administrasi kemahasiswaan dari mahasiswa beserta formulir daftar ulang yang telah diisi mahasiswa 4.1.4.2. Merekap
dan
melaporkan
hasil
kegiatan
daftar
ulang
beserta
slip
pembayarannya pada Koordinator sub.Urusan PBM. 4.1.5.
Kepala Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan 4.1.5.1. Menerima slip pembayaran uangkuliah/praktek dan biaya lain-lain dari mahasiswa lama yang daftar ulang; 4.1.5.2. Membuat rekapitulasi mahasiswa lama yang sudah melaksanakan daftar ulang 4.1.5.3. Menyerahkan hasil rekapitulasi di atas kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
4.1.6.
Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4.1.6.1. Memeriksa dan melaporkan hasil rekapitulasi daftar ulang mahasiswa lama kepada Direktur melalui Pembantu Direktur I (Bidang Akademik) dengan tembusan kepada KaUPT Komputer.
4.1.7.
Direktur 4.1.7.1. Membuat disposisi kepada PD I untuk melakukan pemanggilan bagi mahasiswa yang belum melaksanakan daftar ulang
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4/
4.1.9.2. Menerbitkan daftar hadir mahasiswa lama yang telah melaksanakan daftar ulang. 4.1.10. Koordinator Urusan Keuangan 4.1.10.1. Menerima bukti slip pembayaran uang kuliah/praktek lembar ke 2 (dua) dan biaya kegiatan kemahasiswaan dari Bagian Administrasi Akademik; 4.1.10.2. Menerima daftar rekapitulasi nama mahasiswa yang telah membayar uang kuliah/praktek dari Bank yang ditunjuk; 4.1.10.3. Menyusun
rekapitulasi
nama
mahasiswa
yang
telah
membayar
uang
pembayaran
uang
kuliah/praktek (lunas, angsuran, dispensasi); 4.1.10.4. Melaksanakan
kegiatan
validasi
(cross-check)
data
kuliah/praktek dan daftar ulang dengan urusan akademik, UPT Komputer dan pihak bank yang ditunjuk. 4.1.11. Koordinator Urusan Akademik 4.1.11.1. Melaksanakan
kegiatan
validasi
(cross-check)
data
pembayaran
uang
kuliah/praktek dan daftar ulang dengan urusan keuangan dan pihak bank yang ditunjuk. 4.2. Prosedur Daftar Ulang Mahasiswa Baru 4.2.1.
Direktur 4.2.1.1. Menerbitkan pengumuman hasil seleksi calon mahasiswa baru; 4.2.1.2
4.2.2.
Menerbitkan pengumuman daftar ulang mahasiswa baru.
Pembantu Direktur I (Bidang Akademik)
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
5/
4.2.4.3. Mahasiswa baru menerima slip bukti pembayaran uang kuliah/praktek dari pihak Bank 4.2.4.4. Menyerahkan slip pembayaran uang kuliah/praktek dan biaya kegiatan mahasiswa ke sub bagian akademik dan kemahasiswaan untuk dapat melaksanakan daftar ulang 4.2.5.
Kepala Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan 4.2.5.1. Menerima slip pembayaran uang kuliah/praktek dan biaya kegiatan mahasiswa yang melaksanakan daftar ulang; 4.2.5.2. Membuat rekapitulasi mahasiswa baru yang sudah melaksanakan daftar ulang 4.2.5.3. Menyerahkan hasil rekapitulasi di atas kepada Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
4.2.6.
Kepala Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan 4.2.6.1. Memeriksa dan melaporkan hasil rekapitulasi daftar ulang mahasiswa baru kepada Direktur melalui Pembantu Direktur I (Bidang Akademik) dengan tembusan kepada Ka UPT Komputer
4.2.7.
Kepala UPT Komputer 4.2.7.1. Mendata mahasiswa baru yang sudah melaksanakan daftar ulang
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
4.2.9.
6/
Koordinator Urusan Akademik 4.2.9.1. Melaksanakan
kegiatan
validasi
(cross-check)
data
pembayaran
uang
kuliah/praktek dan daftar ulang dengan urusan keuangan dan pihak bank yang ditunjuk (PM. 7.5.03/L3). 5.
Lampiran PM 7.5.03/L1
Formulir Slip Pembayaran uang kuliah/praktik/ormawa
PM 7.5.03/L2
Formulir Lembar Daftar ulang
PM 7.5.03/L3
Formulir Kartu Kendali Daftar Ulang Mahasiswa
PM 7.5.03/L4
Formulir KTM
PROSEDUR MUTU
No. PM
7.5.03
PROSEDUR DAFTAR ULANG MAHASISWA
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
Halaman
7/
