PAZU Kennisdag

Informatiemanagement 2.0

Workshop PODIUM/PAZU Kennisdag

1

2

3

4

• Informatiemanagement 1.0

• Mens versus organisatie

• Informatiemanagement 2.0

• Zicht op de toekomst?

Workshop Informatiemanagement 2.0

Wageningen, 3-10-2011

2

Informatiemanagement 1.0: Georganiseerd op de oude documentstromen…



3

Informatiemanagement 1.0: Document- in plaats van procesgericht…



4

Informatiemanagement 1.0: Oplossingen zijn applicatie- i.p.v. platformgericht



5

Informatiemanagement 1.0: One size fits all i.p.v. differentiatie

• • • •

Kenniswerker Projectwerker Taakwerker Beheerder Workshop Informatiemanagement 2.0


6

Informatiemanagement 1.0: Command/control i.p.v. collaborate /connect



7

Informatiemanagement 1.0: One2Many i.p.v. Many2Many



8

Interne omgeving



9

Externe omgeving

10

Workshop Informatiemanagement 2.0 Workshop Informatiemanagement 2.0



10

Scenario • • •

•

Medewerkers gedurende implementatiefase vaak nog wel loyaal met organisatiedoelstellingen; Medewerkers ondervinden teveel disciplinering vanuit het systeem; Er wordt weer teruggegrepen naar oude werksituatie: Opslag op netwerkschijven, usbschijven, email Organisatie sluit netwerkschrijven en usb af en beperkt opslagcapaciteit email



11

Alternatief

12



Integratie met email

13



Projecten

14



Documentbeheer

15



Kennismanagement

16



Gevolgen    

17

Geen zicht meer op de informatiehuishouding Informatie staat voornamelijk buiten de deur Geen controlemogelijkheden meer Medewerkers acteren voornamelijk nog individueel



Mens versus organisatie Irrationaliteit versus rationaliteit

18



Van 9 tot 5

19

Buiten werktijd



Mens…

20

als lastig?



Mens…

21

als meerwaarde?



Medewerker 1.0

Medewerker 2.0

Uniformiteit, geslotenheid

Pluriformiteit, transparantie

Werk of privé

Werk en privé

Vaste lijnen, controle

Flexibiliteit, vertrouwen

Proces centraal

Mens centraal

Nuchtere kijk op werk. Naast werk zijn andere dingen belangrijk.

Werken mag leuk zijn en moet voldoening opleveren

Directe communicatie van persoon tot persoon, eindpunt is bekend.

Naast directe communicatie veel broadcasting; uitzenden zonder te weten wie ontvanger is (twitter, wiki’s)

Informatie wordt vrijgegeven op verzoek. Reactief vrijgeven.

Informatie publiekelijk toegankelijk. Open tenzij..



22

Medewerker 1.0 “Werken bij”

Medewerker 2.0 “Werken aan”

Kennis loopt via hiërarchische lijnen en is beperkt beschikbaar. Kennis is macht,

Altijd en overal toegang tot relevante informatie.

Sturen op inspanning en aanwezigheid, “command & control”

Vertrouwen geven en krijgen, sturen op output.

ICT als efficiency en beheersmiddel

ICT als faciliterend middel om het werk sneller, beter, makkelijker te doen

Alleen kunnen werken op kantoor

Overal kunnen werken

‘macht’ ligt bij ICT afdeling

ICT draait om de gebruiker



23

Voorwaarden    



De mens in de organisatie ondersteunen – in zijn totaal, inclusief zijn irrationaliteit Van buiten naar binnen denken.. Alle mogelijkheden van buiten ………… maar dan binnen de eigen invloedssfeer Alle mogelijkheden van buiten ………….maar dan beter geschikt gemaakt op de eigen organisatie Toegespitst op het heden en de toekomst ……en niet noodzakelijk op het oude vertrouwde Workshop Informatiemanagement 2.0


24

Wat willen wij veranderen?

Techniek



25

= natuurlijke focus van de gebruiker


= natuurlijke focus van de organisatie (facilitaire diensten)


26

Veranderen en differentiëren Whole brain concept

A

Rationeel Analytisch Feitelijk Kwantitatief Kritisch Logisch

Holistisch Artistiek Synthetiserend Visueel Improviserend Conceptueel Risico’s nemend

D

Facts

Future

Analist Organizer

Creator Communicator

Form

B

Feelings Georganiseerd Volgordelijk Gestructureerd Gedetailleerd Behoudend Controlerend

Relationeel Emotioneel Expressief Kinesthetisch Intuïtief Zintuiglijk Muzikaal


C


27

Samenwerkende groepen

• Systematisch, herhaalbaar werk • Formele processen • Vaste methodologieën • Standaardisatie en normalisatie • Vakoverstijgende integratie

Niveau van wederkerigheid

Samenwerkingsmodel

Integratiemodel

Atelier

Fabriek Transactiemodel • Routinematig werk • Formele regels, procedures • Vaste taken • Formele opleiding / training • Kleine beslissingsbevoegdheid

• Improvisatiewerk • Grote vakoverstijgende expertise • Flexibele inzetbaarheid • Flexibele, wisselende teams

Expertmodel

Studeerkamer

• Beoordelend werk • Grote individuele expertise • Veel individuele ervaring • Individuele topprestaties

Individuele actoren Routine

Interpretatie / oordeelsvorming Complexiteit van het werk

Bron: Thomas H. Davenport, Thinking for a Living, Harvard Business School Press, 2005. Workshop Informatiemanagement 2.0


28

Nieuwe technologie voorloper op mentale verandering      

Nieuwe technologie wordt eerst bezien in termen van de oude Het oude paradigma blijft van kracht (sociaalcultureel, economisch, technologisch) De opbrengst van de innovaties valt aanvankelijk tegen Pas gaandeweg worden de eigen mogelijkheden van de nieuwe technologie duidelijk Dat leidt tot een paradigmawending De nieuwe technologie wordt uiteindelijk op een nieuwe manier ingezet – en gaat dan pas echt renderen. Workshop Informatiemanagement 2.0


29

Het oude werken

?

Het nieuwe werken



30

Organisatie

Medewerker

Sturen

Faciliteren

Trend Hiërarchie

Netwerk

Aligned Veelal gestructureerde processen

31

Empower Veelal ongestructureerde processen



Nieuwe rol voor informatiemanagement van

naar

Bewaren van papier

Ontsluiten van informatie

Handmatig toekennen

Door systeem toekennen

ontsluitingskenmerken

ontsluitingskenmerken Ondersteunend, faciliterend, adviserend

Uitvoerend Kennis

Vaardigheden

Kokers

Ketens

32 Workshop Informatiemanagement 2.0


Wat gaat er dan precies veranderen? DIV nu ● Onzichtbaar ● Reactief ● Uitvoerend ● Geen invloed op spelregels ● Registreren en archiveren ● Papier leidend ● DVO op basis van inspanning ● ‘Operationele’ competenties ● Rol DIV bij opvraag dossier ● Geen uniforme afspraken ● DIV probleemeigenaar ● Rommel opruimen ● DIV apart issue

Informatie Management straks  Geïntegreerd in primair proces  Pro-actief  Ondersteunend, faciliterend  Norm- en kaderstelling  Ontwerpen, adviseren, bewaken  Digitaal leidend  DVO op basis van resultaat  ‘Conceptuele’ competenties  Dossier direct opvraagbaar  Duidelijke uniforme afspraken  Taken en rollen goed verdeeld  Rommel voorkomen  DIV onderdeel procesmanagement



Capture-omgevingen: het persona-perspectief



34

Voorbeeld Documentmanagement omgeving Verschillende document bibliotheken

Lijsten met relevante informatie

35



Voorbeeld Recordsmanagement omgeving Verschillende document bibliotheken

Lijsten met relevante informati e

36



Verschillende werkomgevingen Taakwerkers

Samenwerken

Helpdesk Toetsing Protocollen

Samenwerken Vergaderen Secretariaten

Kenniswerkers

Onderzoek Beleid Management


Beheerders

DIV ICT Super-users


37

Document Management Aanmaken en/of verwerven

Bewerken, Samenwerken

Delen, Publiceren

Archiveren

Zoeken Vinden

Document Lifecycle



38

Records Management Opnemen, opslaan, ordenen, classificeren

Beschrijven, Metadateren, weergeven

Ter beschikking stellen, rapporteren

Waarderen, Converteren, Migreren

Overdragen, vernietigen, bewijzen

Records Lifecycle



39

Site

Lijst

Aanmaken en/of verwerven

Sjablo nen

Versie beheer

Bewerken, Samenwerken

Con tent types

Work flow

Delen, Publiceren

Archiveren

Document Lifecycle

Biblio theek

Zoeken Vinden

Meta data

Governance Police

Guidance

Transform

Monitor Policing Recording

Policies Guidelines Best Practice

Coach Evangelize Change Optimize

Control

Directions

Change



Control

Topdown

Bottom Up

‘Ours’ Central Full Control Police

‘Theirs’ De-central Self Correction Peer View



47

Kenniswerkers



48

Kenniswerkers



49

Kenniswerkers



50

Projectwerkers

51



Projectwerkers

52



Beheerders

53



Vragen? Workshop Informatiemanagement 2.0


54

Bedankt voor uw aandacht 

Ruud Tempels, business consultant

DOCFactory Laan van Vredenoord 33 2289 DA Rijswijk M 06 31 96 82 48 E [email protected] Kickoff substitutie

4-11-2011

55

PAZU Kennisdag

Recommend Documents