paper 2.3 KENGETALLEN

paper

2.3

KENGETALLEN

P R O J E C T

R A M I N G E N

I N F R A S T R U C T U U R

maart

1995

PRI maart 1995(2.3)

Je hebt de vraag gekregen om een grove raming te maken voor een bepaald project. Gelukkig weet je dat er een kengetallenbestand bestaat en datje daar "gewoon even" een prijsje uitplukt. Dat doe je een paar keer, telt alles bij elkaar op en klaar is Kees. Een kind kan de was doen, totdat het kind er achter komt dat er een hele kaartenbak aanwezig is met honderden, nee duizenden zorgvuldig opgezette, verschillende kengetallen: grove en minder grove. De goede kengetallen zitten in de bak, maar of je de goede getallen opvist weetje niet, want je weet niet in welk water je je hengel hebt uitgeworpen. Het maakt natuurlijk nogal wat uit of je een haai vangt of een guppie.

PRI maart 1995(2.3)

4.2

bron

3

Kengetallen en marges: welke nauwkeurigheid? De nauwkeurigheid van kengetallen is groter wanneer de randvoorwaarden en uitgangspunten die gesteld worden aan een kengetal, beter door de werkelijke situatie worden benaderd en wanneer meer uitgangspunten en randvoorwaarden bekend zijn. Oe onzekerheidsmarges kunnen verschillen per kengetal, In deel II van de kengetallendocumentatie Kengetallen Rijkswaterstaat worden de maximale onzekerheidsmarges per kengetal aangegeven. Wanneer door ervaring, bijvoorbeeld via nacalculatie, blijkt dat kengetallen teveel afwijken van de oorspronkelijk gebruikte landelijke kengetallen, kan worden besloten de kengetallen aan te passen aan de regionale situatie en/of het project. Dit heeft consequenties voor het kengetallenbestand. Men zal oorspronkelijke kengetallen moeten aanvullen of wijzigen en zelf voor het onderhoud (actualiseren) ervan moeten zorgdragen. Men kan daarbij wel voor een groot deel gebruik maken van het landelijke systeem en hierop een kleine aanvulling op directieniveau maken en onderhouden.

HET KENGETALLENSYSTEEM, HOE WERKT HET?

5.1

Deelprojecten, hoofdelementen en elementen Het kengetallensysteem is gebaseerd op het opdelen van een project in een aantal (grove of minder grove) onderdelen. Voor al deze onderdelen zijn kengetallen beschikbaar of eenvoudig te genereren: een project bestaat uit deelprojecten; een deelproject bestaat uit hoofdelementen "; hoofdelementen bestaan uit elementen; elementen bestaan uit subelementen.

def

De hoofdelementen zijn grote, gemakkelijk herkenbare onderdelen van (deel)projecten. Zo zijn elementen duidelijk herkenbare onderdelen van hoofdelementen. De kengetallen voor hoofdelementen zijn opgebouwd uit de kengetallen voor elementen. Door de samenstelling van de kengetallen voor de elementen danwei hoeveelheid elementen te wijzigen kunnen nieuwe kengetallen voor hoofdelementen worden gegenereerd.

5.2

A f b a k e n i n g tussen hoofdelementen De afbakening van een hoofdelement moet eenduidig en consequent worden toegepast. In het algemeen geldt: waar een wegprofiel (dwars- en/of langsprofiel) van afmeting verandert, is er sprake van een nieuw hoofdelement. Door na te gaan waar een wegprofiel van afmeting verandert, worden segmenten van het tracé gedefinieerd als hoofdelementen (zie ook de tabel in bijlage 1). Extra aandacht wordt gevraagd voor kunstwerken die het tracé kruisen, te denken valt aan (fiets-) tunnels of viaducten. Deze hebben op het dwarsprofiel geen invloed, maar dienen wel in de kostenindicatie te worden opgenomen.

afiiankelijk van de grootte van het deelproject, kan een deelproject samenvallen met een hoofdelement.

PRI maart 1995(2.3)

SAMENVATTING Een kengetal is een raming voor de Icosten van een vooraf bepaald en gedefinieerd onderdeel van een bepaald type project. Kengetallen worden gebruikt om snel tot kostenindicaties te kunnen komen zonder tot in detail te weten hoe een project er precies uitziet. In het verleden waren nauwelijks onderling vergelijkbare en eenduidige kengetallen beschikbaar. Onder "de vlag van PRI" is een methode ontwikkeld om eenduidige kengetallen binnen RWS op te bouwen en te genereren. Deze methode gaat uit van het opknippen van een project in diverse onderdelen. Elk onderdeel correspondeert met een kengetal. Afhankelijk van de grootte van het onderdeel ("grof of fijn opknippen") is een meer of iets minder nauwkeurige raming te maken voor het totale project. Het ontwikkelde kengetallensysteem geeft niet alleen eenduidige kengetallen, maar maakt ook het kiezen van kengetallen en het communiceren over kengetallen (tussen bijvoorbeeld planstudie- en kostprijsfunctionarissen) eenvoudiger en meer gericht. Op basis van antwoord op een minimaal aantal essentiële vragen is een raming te maken in de vroegste fasen van het project. Het gaat hier met name om de initiatief- en studiefase.

INHOUDSOPGAVE

1

Inleiding

2

Wie gebruikt kengetallen en het kengetallensysteem?

3

Wanneer zijn de ontwikkelde kengetallen bruikbaar?

4

Wat is een kengetal?

5

Het kengetallensysteem: hoe werkt het?

6

Het opzoeken van een kengetal in het kengetallensysteem

7

Conclusies en aanbevelingen

8

Resterende werkzaamheden

BIJLAGEN 1 2

Tabel hoofdelementen, elementen en subelementen Boomstructuur raming

PRI maart 1995(2.3)

INLEIDING

Bij de regionale directies is een duidelijke behoefte gebleken aan "grove" kengetallen: kengetallen waarmee in een vroege fase van het project relatief snel een eerste prijsindicatie kan worden gegeven. Deze behoefte is aanwezig omdat er weinig eenduidige grove kengetallen bestaan of nauwelijks gestructureerde kosteninformatie over onderling vergelijkbare projecten beschikbaar is en er toch een prijsindicatie wordt gevraagd. Reden voor PRI om het deelproject Kengetallen Rijkswaterstaat op te zetten. In dit deelproject hebben planstudiefunctionarissen en kostprijsdeskundigen intensief samengewerkt om: een systeem te ontwikkelen waarmee eenduidige en grove kengetallen kunnen worden gegenereerd en uitgedraaid op papier; eenduidige en grove kengetallen te ontwikkelen. Uitgangspunten bij dit deelproject waren dat: het genereren en het toepassen van kengetallen mogelijk moet zijn met een minimum aan informatie over het project; het ontwikkelde kengetallensysteem een hulpmiddel moet zijn om de communicatie tussen planstudie-medewerkers en kostprijsdeskundigen op hetzelfde abstractie-niveau te kunnen laten plaatsvinden; het systeem qua opzet eenvoudig is, zodat ook de daarmee gegenereerde kengetallen gemakkelijk te actualiseren en te onderhouden zijn; uitgangspunten waarop kengetallen worden gebaseerd en/of waarom ze worden toegepast zichtbaar en eenduidig vastgelegd zijn; het systeem snel leidt tot kostenindicaties en schattingen binnen acceptabele marges. (Berekeningen moeten zowel handmatig als met de computer te leveren zijn); voorlopig alleen nieuwbouw van auto(-snel)wegen als basis dient voor het kengetallensysteem en de daarmee gegenereerde kengetallen. Het systeem moet echter wel uit te breiden ("te vertalen") zijn naar andere "soorten" projecten (reconstructie, materiaal, onderhoud). bron

In een aparte 3-delige documentatiemap over Kosten Kengetallen Rijkswaterstaat komt het kengetallensysteem uitgebreider aan bod (randvoorwaarden en uitgangspunten, achtergronden van het kengetaliensysteem, ontwikkelde kengetallen en hun onderbouwingen e.d.) In deze paper wordt regelmatig naar de documentatiemap verwezen voor diegene die uitgebreider over het onderwerp geïnformeerd wil worden. Deze paper gaat onder andere in hoofdlijnen in op bovengenoemde documentatie en behandelt achtereenvolgens: voor wie zijn de ontwikkelde kengetallen en kengetallensystematiek bruikbaar? wanneer zijn de ontwikkelde kengetallen bruikbaar? wat is een kengetal eigenlijk? hoe is een kengetal opgebouwd, welke kosten zijn er in verdisconteerd? hoe ga je om met kengetallen en de erbij behorende marges? hoe genereer je kostenkengetallen, hoe werkt het kostenkengetallensysteem? Hoe zijn kengetallen onderbouwd? welk vervolg traject is nog te gaan na PRI?

WIE GEBRUIKT KENGETALLEN EN HET KENGETALLENSYSTEEM? Het kengetallensysteem is in eerste instantie een hulpmiddel voor de planstudiefunctionarissen en kostprijsdeskundigen van Rijkswaterstaat. Met behulp van het systeem zullen zij met het beantwoorden van een minimaal aantal vragen een infrastructureel project moeten kunnen ramen. De planstudiefunctionaris kan een kostprijsfunctionaris inschakelen en in onderling overleg beslissen de kengetallen voor een specifiek project wel of niet ongewijzigd toe te passen. De kostprijs-functionaris heeft tenslotte inzicht in prestatienormen en prijzen die betrekking hebben op de regionale situatie. De planstudiefunctionaris kent de "ins en outs" van het project. Een optimaal effect zal worden bereikt wanneer een kostprijsfunctionaris direct bij aanvang van het project wordt betrokken. De directe betrokkenheid zal

PRI maart 1995(2.3)

2

informatie-uitwisseling bevorderen. De icwaliteit van de (kosten)indicatie of -schatting zal toenemen (denk aan de keuze van het juiste kengetal bij de juiste scope). Aanpassing van de kengetallen kan plaats vinden naar aanleiding van nacalculatie-gegevens. Actualisatie, onderhoud en beheer van ontwikkelde kengetallen is met name interessant voor de kostprijsdeskundige en vereist inzicht in de kengetallensystematiek.

WANNEER Z I J N DE ONTWIKKELDE KENGETALLEN BRUIKBAAR?

3.1

Welke projecten Het kengetaliensysteem en de daarmee ontwikkelde kengetallen zijn geschikt voor infrastructurele projecten en in eerste instantie ontwikkeld voor de aanleg van nieuwe tracés voor autowegen en autosnelwegen met bijbehorende kunstwerken en voorzieningen.

3.2

Welke projectfase

bron

Wanneer er wordt uitgegaan van een indeling in projectfasen, kunnen het kengetallensysteem en de daarmee ontwikkelde kengetallen met name worden toegepast in de initiatieffase en bij verdere ontwikkeling van het systeem ook in de studiefase, Zie ook paper 1.1: kwaliteit van de raming. Het kengetallensysteem is gebaseerd op het uitgangspunt, dat in de vroegste fase(n) wordt beschikt over bepaalde informatie, afkomstig van topografische kaarten, bekendheid met de lokale situatie. Daarnaast is binnen de regionale diensten inzicht in en ervaring met soortgelijke projecten (of onderdelen daarvan) aanwezig. De informatie op basis waarvan moet worden geraamd is vaak minimaal en er moeten verantwoorde aannames worden gedaan om tot een goede keuze van kengetallen te komen.

3.3

Regionale situatie versus algemeen veronderstelde situatie

bron

Wanneer uitgangspunten waarop de gekozen kengetallen zijn gebaseerd naar verwachting toch te veel afwijken van de specifieke situatie, kan worden besloten het gekozen kengetal aan te passen. Dit aanpassen vergt echter wel vakkennis en ervaring om afwijkingen te kunnen voorspellen. Van klakkeloos toepassen van kengetallen is dus geen sprake. Men moet weten op welke uitgangspunten een bepaald kengetal is berekend, Zie ook paper 2.7: Nacalculatie.

4

W A T IS EEN KENGETAL?

def

Een kengetal is een raming voor de kosten van een vooraf bepaald en gedefinieerd onderdeel (soort kostendrager) van een bepaald type project. Een kengetal heeft dus een scope. Kengetallen kunnen grof zijn of minder grof afhankelijk hoe omvangrijk het onderdeel van het project is gedefinieerd. Bijvoorbeeld een kengetal voor een wegvak is van een ander abstractieniveau dan een kengetal voor lantaarnpalen van type X.

4.1

Wat geldt voor de raming ais geheel, geldt voor het kengetal in het klein

bron

Wat geldt voor de raming ais geheel geldt voor het kengetal in het klein: de ramingsopbouw, het actualiseren, het laten passen op de juiste scope en juiste aannames, het actualiseren onder andere via nacalculeren, een post onvoorzien, marges, Zie ook de papers 2.1, 2.4 en 2.5 over respectievelijk de ramingsopbouw, de post onvoorzien en marges.

PRI maart 1995(2.3)

4.2

bron

3

Kengetallen en marges: welke nauwkeurigheid? De nauwkeurigheid van kengetallen is groter wanneer de randvoorwaarden en uitgangspunten die gesteld worden aan een kengetal, beter door de werkelijke situatie worden benaderd en wanneer meer uitgangspunten en randvoorwaarden bekend zijn. De onzekerheidsmarges kunnen verschillen per kengetal, I n deel 11 van de kengetallendocumentatie Kengetallen Rijkswaterstaat worden de maximale onzekerheidsmarges per kengetal aangegeven. Wanneer door ervaring, bijvoorbeeld via nacalculatie, blijkt dat kengetallen teveel afwijken van de oorspronkelijk gebruikte landelijke kengetallen, kan worden besloten de kengetallen aan te passen aan de regionale situatie en/of het project. Dit heeft consequenties voor het kengetallenbestand. Men zal oorspronkelijke kengetallen moeten aanvullen of wijzigen en zelf voor het onderhoud (actualiseren) ervan moeten zorgdragen. Men kan daarbij wel voor een groot deel gebruik maken van het landelijke systeem en hierop een kleine aanvulling op directieniveau maken en onderhouden.

HET KENGETALLENSYSTEEM, HOE WERKT HET?

5.1

Deelprojecten, hoofdelementen en elementen Het kengetallensysteem is gebaseerd op het opdelen van een project in een aantal (grove of minder grove) onderdelen. Voor al deze onderdelen zijn kengetallen beschikbaar of eenvoudig te genereren: een project bestaat uit deelprojecten; een deelproject bestaat uit hoofdelementen ^'; hoofdelementen bestaan uit elementen; elementen bestaan uit subelementen.

def

De hoofdelementen zijn grote, gemakkelijk herkenbare onderdelen van (deel)projecten. Zo zijn elementen duidelijk herkenbare onderdelen van hoofdelementen. De kengetallen voor hoofdelementen zijn opgebouwd uit de kengetallen voor elementen. Door de samenstelling van de kengetallen voor de elementen danwei hoeveelheid elementen te wijzigen kunnen nieuwe kengetallen voor hoofdelementen worden gegenereerd.

5.2

Afbakening tussen hoofdelementen De afbakening van een hoofdelement moet eenduidig en consequent worden toegepast. In het algemeen geldt: waar een wegprofiel {dwars- en/of langsprofielj van afmeting verandert, is er sprake van een nieuw fioofdelement. Door na te gaan waar een wegprofiel van afmeting verandert, worden segmenten van het tracé gedefinieerd als hoofdelementen (zie ook de tabel in bijlage 1). Extra aandacht wordt gevraagd voor kunstwerken die het tracé kruisen, te denken valt aan (fiets-) tunnels of viaducten. Déze hebben op het dwarsprofiel geen invloed, maar dienen wel in de kostenindicatie te worden opgenomen.

afiiankelijk van de grooOe van het deelproject, kan een deelproject samenvallen met een hoofdelement.

PRI maart 1995 (2.3)

Een opdeling van een (deel-)project in hoofdelementen kan er als volgt uitzien:

I Firtstunnel I onder ASO

A30 A5W 2'2

y^

Vak 1, 2 en 3 zijn hoofdrijbanen.

5.3

Voorbeelden van hoofdelementen, elementen en sub-elementen In de tabel van bijlage 1 is een aantal hoofdelementen gedefinieerd voor de aanleg van nieuwe tracés voor auto(snel)wegen (zie linkerkolom). De elementen zijn in dezelfde tabel in de middelste kolom weergegeven. Sub-elementen voor het element grondwerk zijn in de rechterkolom weergegeven. Met ontwikkelde kengetallen voor de onderscheiden hoofdelementen en {sub-)elementen kan een eerste aanzet worden gegeven voor een kostenindicatie.

5.4

Het kiezen, genereren en rekenen met kengetallen Er wordt op twee niveaus gebruik gemaakt van kengetallen: op het zogenaamde "10-vragen-niveau" (initiatieffase); op het zogenaamde " 10-I- vragen-niveau" (studiefase).

5.4.1

Het 10 vragen niveau

bron

Op het niveau van de hoofdelementen zijn kengetallen voor een aantal basisoplossingen beschikbaar, Zie ook Documentatie kengetallen Rijkswaterstaat. Om een keuze uit de aanwezige kengetallen te kunnen maken, dient de planstudiefunctionaris ongeveer 10 vragen te beantwoorden op het zogenaamde "10 vragen-niveau" of hoofdelement-niveau: keuze uit typen hoofdelementen. Een kostenindicatie voor een uit twee deelprojecten bestaand project zal dan als onderstaand schema kunnen worden opgebouwd:

kengetal b (hoofdelement type 1)

kengetal e (hoofdelement type 5)

2 X kengetal a (2 x hoofdelementen type 2)

kengetal c (hoofdelement type 3)

kengetal c (hoofdelement type 3)

kengetal f (hoofdelement type 7)

kengetal d (hoofdelement type 4)

kostenindicatie deelproject 1

kostenindicatie deelproject 2

PRI maart 1995(2.3)

5

De kostenindicatie van het totale project bestaat uit de som van de afzonderlijke kostenindicaties van de twee deelprojecten. De kengetallen onnvatten de integrale kosten. Dit betekent dat alle projectkosten die aan een deel van het project (bijvoorbeeld aan het deelproject of de daaruit bestaande hoofdelementen) kunnen worden toegerekend, in de onderbouwing worden opgenomen.

bron

Een hoofdelement heeft, afhankelijk van het type en de afmetingen, een standaard-onderbouwing. Deze onderbouwing bevat elementen uit de tabel van bijlage 1. Zie ook paper 2.1: opbouw van de raming. In het algemeen kan de onderbouwing van een hoofdelement er als volgt uitzien: Directe kosten

Indirecte kosten Bijkomende kosten Diversen Onvoorzien BTW

-

Grondwerken Verharding Kunstwerken Wegmeubilair Geluidwerende voorzieningen weer te geven in een percentage en/of een vast bedrag idem idem idem weer te geven in een percentage

De vermelde percentages worden via nacalculatie bepaald en eventueel op regioniveau bijgesteld. Voor hoeveelheden en prijzen van deze elementen, zoals grondwerken, verharding en dergelijke, zijn zogenaamde defaultwaarden aangenomen. Dit zijn de gemiddeld meest voorkomende waarden. De hoeveelheden zijn berekend aan de hand van de antwoorden op de 10 gestelde vragen van het "10 vragen niveau" (zie paragraaf 5.4.3). 5.4.2

10+ vragen-niveau Is meer informatie over het hoofdelement bekend, dan kunnen ook specifiekere vragen worden beantwoord op het zogenaamde "10-1- niveau". Op dat moment kan men de onderbouwing van de hoofdelementen door meer gedetailleerde keuzes in de elementen op een verantwoorde manier aanpassen en zo een nauwkeuriger kengetal produceren.

5.4.3

Welke vragen horen bij welk niveau: een voorbeeld Om een idee te hebben van het niveau van de "10" en "10 + " vragen, volgt hier een voorbeeld voor de aanleg van een nieuwe auto(snel)weg. Let op: in onderstaand voorbeeld is slechts punt 10 (aantal verzorgingsplaatsen) uitgewerkt naar het "10 + " vragen-niveau. " 10" vragen

"10 + " vragen

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

10a 10b 10c lOd 10e lOf lOg lOh

Totale lengte weg Type weg Aantal rijstroken Ligging t.o.v. maaiveld Aantal aansluitingen op niet asw Aantal knooppunten Aantal kruisingen Type grote kunstwerken Grondaankoopprijzen Aantal verzorgingsplaatsen

Standaardtype? Waar gesitueerd Inclusief wasplaats Sloopwerkzaamheden Grondslag Inclusief benzinestation Inclusief hotelterrein Tweezijdig


HET OPZOEKEN V A N EEN KENGETAL IN HET KENGETALLENSYSTEEM

Om een kengetal in het systeem te kunnen opzoeken, is uniformiteit in de presentatie van de kengetallen en de achterliggende informatie noodzakelijk.

bron

Een kengetal bestaat uit een aantal onderdelen of labels en is altijd herkenbaar: code: om het systeem geautomatiseerd toe te passen zijn de kengetallen volgens een bepaalde systematiek gecodeerd, Zie deel III uit de documentatie kengetallen Rijkswaterstaat; korte omschrijving: de titel van het kengetal; prijs per (hoofd)element per eenheid (per stuk, per kilometer, per m^); tekening of situatieschets {hoofd)element: uit de illustratie is samen met de technische omschrijving duidelijk herkenbaar voor welk type kunstwerk het kengetal geldig is; technische omschrijving: een nauwkeurige omschrijving, waarin afmetingen, constructietypen en uitvoeringsbijzonderheden eenduidig worden weergegeven; uitgangspunten en randvoorwaarden: aangegeven is welke posten wel en niet in het kengetal zijn opgenomen en welke aannames bij het opbouwen van het kengetal zijn gedaan; bron; onderbouwing van het kengetal, voor hoofdelementen met kengetallen voor elementen, of voor elementen met subelementen, dan wel hoeveelheden en prijzen. onzekerheidsmarge: onzekerheden en risicodragende factoren die invloed hebben op het kengetal, kunnen hier worden uitgedrukt in een percentage. Vervolgens kan het kengetal op twee wijzen worden opgezocht: 1 handmatig, in een losbladig boekwerk dat kengetallen bevat; 2 via een geautomatiseerd systeem, waarin het mogelijk is de opbouw van de kengetallen te variëren, waardoor aangepaste of nieuwe kengetallen ontstaan.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Enkele conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van het voorgaande zijn: kengetallen zijn niet zonder technisch inzicht te gebruiken. Het zowel zelf genereren als het kiezen van de juiste kengetallen en juiste aannames vergt inzicht in hoe de systematiek werkt, inzicht in het project waarvoor kengetallen moeten worden toegepast en dergelijke; het hanteren van steeds op dezelfde wijze afgebakende hoofdelementen bevordert de onderlinge vergelijkbaarheid van kengetallen en de uniformiteit; kengetallen hebben ook marges en een post onvoorzien. Alleen door nacalculaties zijn hierover meer structurele gegevens te verkrijgen; indien men verwacht dat de marge op een kengetal te groot is voor het project waarbij het kengetal wordt toegepast, is het aan te raden de meest risicovolle kostenpost uit het kengetal nader te analyseren, zodat daarover meer zekerheid ontstaat. Mogelijk moet het kengetal worden aangepast aan de specifieke situatie of een ander kengetal met gespecificeerd element worden gekozen.

PRI maart 1995(2.3)

8

RESTERENDE WERKZAAMHEDEN NA PRr

In dit deelproject zijn met name kengetallen gegenereerd voor nieuwbouwconstructies van auto(-snel)wegen. Om dit bestand helemaal uit te bouwen is onderzoek nodig naar gelijksoortige 10 en 1 0 + -vragenniveaus voor: kengetallen droog-reconstructie; kengetallen nat-aanleg; kengetallen nat-reconstructie; kengetallen droog-onderhoud; kengetallen nat-onderhoud. Bovendien zullen de eenmaal ontwikkelde kengetallen moeten worden beheerd, onderhouden, geactualiseerd en dergelijke. Om niet op iedere plaats opnieuw het wiel uit te vinden is een zekere mate van landelijke ondersteuning en coördinatie gewenst. Daarom worden na PRI kengetallen verder ontwikkeld en onderhouden bij het L6K (Landelijk Bureau Kostprijszaken).

PRI maart 1 9 9 5 ( 2 . 3 )

BULAGE 1:

tabel hoofdelementen - elementen - subelementen

Hoofdelementen

Elementen

Aansluitingen

benmbeveiliging bewegwijzering grondwerken

Sub-elementen

CU net sloten zandlichaam bekleding

markering verharding verkeersmaatregelen wegmeubilair beplanting geluid werende voorzieningen kunstwerken grondverwerving Hoofdrijbaan

bermbeveiliging grorxlwerken

cunet sloten zandlichaam bekleding

markering verharding wegmeubilair Kaïisende wegen

bermbeveiliging grondwerken


markering verharding wegmeubilair kunstwerken grondverwerving Knooppunten

bermbeveiliging bewegwijzering grondwerken


markering verharding verkeersmaatregelen wegmeubilair beplanting geluidwerende voorzieningen kunstwerken grondverwerving Parkeerplaatsen

bermbeveiliging bewegwijzering grondweri<en

markering verharding wegmeubilair

cunet zandlichaam bekleding

PRI maart 1995 (2.3) BULAGE 2:

BOOMSTRUCTUUR RAMING

Boomstructuur raming - Aannamen binnen de raming Niveau Project

Hoofdelement

Element

Bestekspost

Primair middel

Aannamen zijn gemarkeerd met vette letters. Alle aannamen hebben conseiûentlesvoorde (d6el-)raming (aangeduid m e t / )

paper

DE P O S T

P R O J E C T

R A M I N G E N

2.4

ONVOORZIEN


maart

1995

PRI maart 1995(2.4)

Je hebt een fantastisch project onder je hoede gekregen, groot, moeilijk en uitdagend. Bij het laten maken van de raming heb je aan alles gedacht, checklisten doorgewerkt, met collega's gesproken en ook een flinke post onvoorzien opgevoerd. Nee, je bent niks vergeten. Die post onvoorzien, heb je op aanraden van collega's verder opgevoerd om toch die "ene" aansluiting te kunnen maken als de onderhandelingen van je baas met verschillende gemeenten op niets uitlopen. Gaandeweg worden de "cadeautjes" aan de gemeenten uitgedeeld, aansluitingen vergeven. Daar heeft je baas voor gezorgd. Je post onvoorzien raakt op deze manier aardig ingevuld terwijl de eerste spade nog de grond in moet!! En dan gebeurt het: een meteoriet-inslag, op het uitgestippelde tracé een archeologische vondst, de flintstones weer terug van weggeweest overstromingen, vrouwen en kinderen spoelen weg oorlogstuig, oude landmijnen worden gevonden tijdens opgravingen. Je schrikt wakker.... DAT was nog eens onvoorzien.

PRI maart 1995(2.4)

SAMENVATTING De post onvoorzien is een toeslag op de basisraming. Deze is bedoeld om kosten te dekken die in een later stadium zullen worden gemaakt als gevolg van: Onvoorziene wijzigingen die binnen het Programma van Eisen (PvE) vallen; Onvoorziene gebeurtenissen tijdens de uitvoering. Een projectleider moet proberen de post onvoorzien zo realistisch mogelijk te schatten. Hij kan dit doen door vooraf na te gaan welke onzekere factoren zijn project kunnen beïnvloeden, deze factoren te benoemen en na te gaan in hoeverre hij deze factoren kan beheersen en sturen. De post onvoorzien kan op verschillende manieren worden gekwantificeerd en ondergebracht in de raming: Door een percentage te nemen van de basisraming voor het totale (deel-)project; Door (verschillende) percentages te nemen van de verschillende objecten, onderdelen of kengetallen van een raming; Door een specificatie van onvoorziene gebeurtenissen en de kosten hiervan op te nemen in de raming. De projectleider bepaalt zelf welke systematiek het beste past bij zijn project, afhankelijk van: De mogelijkheden en beperkingen van de bovengenoemde methoden; Ervaring met en kennis van soortgelijke projecten; De fase waarin het project verkeert. Het is van belang dat in elke fase van het project wordt vastgelegd hoe de post onvoorzien in de totale raming is ondergebracht en verdisconteerd.

INHOUDSOPGAVE Inleiding 1

Wat is onvoorzien?

2

Het realistisch schatten van de post onvoorzien

3

Het realistisch gebruik van de post onvoorzien

4

Het kwantificeren van de post onvoorzien

5

Conclusies

BULAGEN 1

Voorbeelden van onvoorzien

2

Resultaten TNO-onderzoek

3

Extern onvoorzien

4

Aanbevelingen


1

INLEIDING Onzekerheden spelen een belangrijke rol bij het inschatten en opvoeren van kostenposten vooreen raming. Onzekerheden kunnen tot uitdrukking worden gebracht in: de post onvoorzien; de marge van de te verwachten kosten. Deze paper behandelt de post onvoorzien. Marges komen aan de orde in paper 2.5. De paper is ais volgt opgebouwd: / Wat is onvoorzien? In dit hoofdstuk wordt de definitie van de post onvoorzien gegeven. 2 Hoe kan de omvang van de post onvoorzien realistisch worden bepaald? In dit hoofdstuk wordt aandacht geschonken aan de vraag hoe de post onvoorzien zo realistisch mogelijk kan worden ingeschat. 3 Wat valt wel onder onvoorzien en wat niet? Beschreven wordt voor welke factoren de post onvoorzien wel is bedoeld en voor welke niet. Verder is in bijlage 1 een aantal voorbeelden van de post onvoorzien opgenomen, inclusief "een checklist" van onderwerpen waar je aan zou kunnen denken bij het bepalen van de post onvoorzien voor een project. 4 Welke methoden bestaan er om de post onvoorzien te kwantificeren en te interpreteren? Dit hoofdstuk geeft een overzicht van technieken waarmee de post onvoorzien kan worden gekwantificeerd. Per berekeningssystematiek worden voor- en nadelen beschreven. De projectleider kan aan de hand hiervan zelf bepalen welke methodiek hij kiest om de kostenpost onvoorzien in te schatten en vervolgens te kwantificeren. 5 Conclusies Hoofdstuk 5 geeft de belangrijkste boodschappen van voorgaande hoofdstukken weer. Degenen die alleen op hoofdlijnen geïnformeerd willen worden over de post onvoorzien, kunnen zich beperken tot de hoofdstukken 1 t/m 3 en de conclusies. bron

Voor de fijnproevers is ook de syllabus van de cursus over risico-analyse van ramingen, getiteld "Voorzien, onvoorzien of onzeker". Voor meer achtergrondinformatie wordt verwezen naar het Delphi-onderzoek van TNO-Bouw naar de post onvoorzien en de opgenomen bronvermeldingen en referenties. Met name statistische technieken, en andere gereedschappen voor het bepalen van de post onvoorzien, komen daar uitgebreid aan bod.

1

W A T IS ONVOORZIEN?

def

De post onvoorzien is een toeslag op de basisraming^'. Deze toeslag wordt meestal uitgedrukt in een percentage. De grootte van de post onvoorzien is afhankelijk van de fase waarin het project verkeert. De wijze van kwantificeren en onderbrengen in de raming is afhankelijk van het gehanteerde type raming. De post onvoorzien is bedoeld om de kosten te dekken die in een later stadium zullen worden gemaakt als gevolg van: Onvoorziene wijzigingen, die binnen het Programma van Eisen (PvE) vallen; Onvoorziene gebeurtenissen tijdens de uitvoering; Onvoorziene complexiteit tijdens de uitvoering.

Voor een definitie van het begrip basisraming zie paper 2.1 'De opbouw van de raming'.

PRt maart 1995(2.4)

2

Door middel van een fase-afhankelijke opslag kan worden bereikt dat de raming van het begin tot het eind van het project redelijk stabiel is. Dit is gevisualiseerd in fig. 1.

Onvoorzien •scops ligt vast •guldensvan nu

Kosten ik

Totale koeten

mtwwwywTOWswAml'AÛ'TO

O

•*'TiJd'^

Basisraming op een bepaald tijdstip

tiiij Basisraming l i j Onvoorzien (= ..%van de Basisraming)

Figuur 1 Uitgangspunt is dat de post onvoorzien realistisch is. Zowel voor wat betreft de inschatting van de grootte als de aard van de onvoorziene factoren. De grootte van de post onvoorzien ligt niet vast, maar kan slechts geschat worden met een bepaalde mate van (on-)zekerheid. Anders gezegd, de grootte van de post onvoorzien wordt gekenmerkt door een verwachtingswaarde (het gemiddelde) en een spreiding (de standaardafwijking).

bron

Voor meer uitgebreide informatie over verwachtingswaarden en spreiding rond verwachtingswaarden wordt verwezen naar paper 2.5: marges.

HET REALISTISCH SCHATTEN V A N DE POST ONVOORZIEN

Uitgangspunt is de post onvoorzien realistisch te laten zijn. Dit kan ten eerste worden bereikt door bij het schatten van de grootte van de post rekening te houden met het type project, de omvang van het project en de fase waarin het project zich bevindt. Het realistisch schatten betekent ook dat een projectleider^' vooraf zoveel mogelijk onzekere factoren benoemt die zijn project kunnen beïnvloeden, de projectrisico's. En dat hij vervolgens nagaat welke maatregelen hij kan treffen om de projectrisico's te beheersen. De reden hiervan is te voorkomen dat de post onvoorzien onnodig zwaar wordt belast. Kort maar krachtig: Wat je kunt beheersen, moet je beheersen.

Waar over projectleider wordt gesproken, kan ook projectteam worden gelezen.

PRl maart 1995 (2.4)

bron

3

Een afbakening van beheersbare projectrisico's Ican worden bereiict door: IHet duidelijk definiëren en afbakenen van de projectscope; Het bepalen van een volledig PvE in samenwerking tussen opdrachtgever en projectleider; Het beperken van het aantal projectverantwoordelijken en het zoveel mogelijk beperken van wisselingen van personen in de projectorganisatie die voor het project verantwoordelijk zijn. Bij noodzakelijke wisselingen dient de kennis en ervaring goed te worden overgedragen; Het hanteren van een uniforme ramingsopbouw voor alle soorten projecten en het gebruik maken van checklisten bij het opstellen van ramingen; Een goede afstemming tussen diverse partijen: ramers van deelprojecten (onderling), de projectleider en opdrachtgever; Het verkrijgen van voldoende juiste gegevens, door: Vooraf zo veel mogelijk gericht onderzoek te verrichten, bijvoorbeeld naar "risicovolle' kostenposten, Zie ook paper marges; Gebruik te maken van ervaringen uit vergelijkbare (deel) projecten; Gebruik te maken van goed gekozen kengetallen; Gegevens te betrekken uit nacalculaties; Het inschatten van calamiteiten. Een mogelijkheid is een risico-analyse uit te voeren, waarmee de grootste risico's op kostenoverschrijdingen gedurende de verdere loop van het project kunnen worden geïdentificeerd. Het is raadzaam een dergelijke risico-analyse op verschillende momenten tijdens de loop van het project uit te voeren, bijvoorbeeld aan het eind van iedere fase. Zodoende kan worden geconstateerd in hoeverre er sprake is van een risicovol project, kan de ontwikkeling van de risico's worden gevolgd en kan tijdig worden ingegrepen indien risico's te groot worden.

3

HET REALISTISCH GEBRUIK V A N DE POST ONVOORZIEN Niet alleen de schatting van de grootte van de onvoorziene zaken is van invloed op het realiteitsgehalte van de post onvoorzien. Dit geldt ook voor de aard van de onvoorziene zaken waarvoor de post onvoorzien wordt gebruikt. Hierna wordt eerst aangegeven welke onvoorziene zaken in de post onvoorzien kunnen worden opgenomen en vervolgens voor welke zaken dit niet geldt.

3.1

Waarvoor is de post onvoorzien bedoeld? In zijn algemeenheid is de post onvoorzien bedoeld voor die kosten die kunnen ontstaan doordat de projectleider voor de raming van (onderdelen van) zijn project onvoldoende vergelijkingsmateriaal heeft dat afkomstig is van vergelijkbare projecten. Kortom, gezien de aard van het project is binnen de organisatie onvoldoende ervaring opgedaan met of kennis aanwezig over dit type project.

bron

Daarnaast geeft het Delphi-onderzoek van TNO-bouw een overzicht van een zestal clusters van risico's die binnen de post onvoorzien gedekt dienen te worden: 1 Kosten die een gevolg zijn van wijzigingen in de oorspronkelijke uitgangspunten doordat de projectinhoud onvoldoende is gedefinieerd en die geen scope-wijziging tot gevolg hebben; 2 Kosten die worden veroorzaakt door schattingsfouten of wijzigingen van het ontwerp en het detailleren van het ontwerp; 3 Kosten die worden veroorzaakt door coördinatiestoornissen tussen ramer, projectleider en/of projectteamleden en derden, door onduidelijke demarcatie van deelprojecten en werkzaamheden van de diverse partijen; 4 Kosten die een gevolg zijn van het verkeerd schatten van de bodemgesteldheid en het niet of onvoldoende verrichten van onderzoek met betrekking tot de locatie of het traject van een project en die bij de uitvoering van het project aan het licht komen; 5 Kosten die een gevolg zijn van verborgen gebreken in de bestaande situatie en onvoorziene omstandigheden; 6 Schaden die tijdens de uitvoering ontstaan en voor rekening van de opdrachtgever blijven, en die een gevolg zijn van de complexiteit van de uitvoering zelf, calamiteiten (stagnaties/claims), aanvullende uitvoeringseisen en onjuist aangenomen uitvoeringsmethoden.

PRI maart 1995(2.4)

4

Bij deze opsomming passen enkele kanttekeningen. Ten eerste is een deel van de bovengenoemde kosten niet altijd verwijtbaar. Inschattingen van kosten of omstandigheden zijn altijd de "best guess" van dat moment en kunnen door de tijd worden achterhaald. Ten tweede moet deze opsomming worden geïnterpreteerd volgens het uitgangspunt dat de post onvoorzien realistisch is en wat beheersbaar is ook beheersbaar gemaakt wordt. Een post voor bijvoorbeeld kosten als gevolg van coördinatiefouten moet in dit licht worden gezien. Ten derde moet worden opgemerkt dat een aantal van de genoemde posten niet afhankelijk is van een bepaalde fase van het project, maar in verschillende fasen kan voorkomen. Dit geldt bijvoorbeeld voor niet significante scopewijzigingen. Voorbeelden van genoemde kostenposten zijn weergegeven in bijlage 1 .

3.2

bron

bron

Waarvoor is de post onvoorzien niet bedoeld? De post onvoorzien is niet bedoeld voor: Het opvangen van onzekerheden in basishoeveelheden en eenheidsprijzen. Hiervoor wordt het begrip "marge" gehanteerd, zie paper 2.5: Marges; Inflatie en prijsstijgingen. Dit wordt in het kader van de begrotingsvoorbereiding jaarlijks verdisconteerd door de ramingen te actualiseren. Zie hiervoor paper 2.6: 'Actualiseren van ramingen'; Significante veranderingen van het PvE {projectscope). Projectscopewijzigingen behoren niet tot het project en dus ook niet tot de projectraming. Projectscopewijzigingen behoren tot het zogenaamde 'extern onvoorzien'. Een voorbeeld daarvan is de kostenverhoging als gevolg van aangescherpte wettelijke milieueisen en -voorschriften. In bijlage 3 is het begrip 'extern onvoorzien' nader uitgewerkt.

HET KWANTIFICEREN VAN DE POST ONVOORZIEN

De post onvoorzien kan op verschillende manieren worden gekwantificeerd en in de raming worden ondergebracht. De post onvoorzien kan worden gekwantificeerd door: Een percentage te nemen van de basisraming voor het totale (deel-)project: project-onvoorzien. Zie paragraaf 4.1; (Verschillende) percentages te nemen van de verschillende objecten, onderdelen of kengetallen van een raming: object-onvoorzien, aangevuld met project onvoorzien. Zie paragraaf 4.2; Specificeren van onvoorziene gebeurtenissen en de kosten hiervoor op te nemen in de raming. Zie paragraaf 4.3. Ook hier kan een aanvulling met project-onvoorzien nodig zijn. Binnen één project kunnen deze verschillende methoden naast elkaar worden toegepast. Het is van belang dat in elke fase van het project duidelijk wordt vastgelegd hoe de post onvoorzien is ondergebracht en verdisconteerd in de totale raming.

4.1

Project-onvoorzien De post onvoorzien kan in rekening worden gebracht als een toeslagfactor over de som van de afzonderlijke posten. Deze post onvoorzien is dan bedoeld als dekking voor alle onvoorziene kosten die betrekking hebben op het totale project (binnen de project-definitie) zoals vermeld in hoofdstuk 3.

def

De NS hanteert hiervoor het begrip project-onvoorzien. Dit begrip wordt als volgt gedefinieerd: het onvoorzien wat betrekking heeft op het totale project.

PRI maart 1995(2.4)

5

TNO-Bouw heeft binnen RWS een uitgebreid onderzoek verricht naar de grootte (percentage) van de post onvoorzien. Het onderzoek is uitgevoerd in de vorm van een enquête. Daarbij is de mening van een groot aantal RWS-experts (waaronder kostendeskundigen, planstudiemensen, afdelingshoofden, leden van directieteams) gevraagd naar de door hen reëel geachte grootte van de post onvoorzien als percentage van de basisraming, gezien in het licht van de gehanteerde definitie van onvoorzien. De resultaten van de enquête zijn in tabellen weergegeven, waarbij tevens een schatting is gemaakt van: a Richtwaarden voor de gemiddelde waarde van de post onvoorzien, uitgedrukt in een percentage van de basisraming; b Richtwaarden voor de spreiding in de waarde van de post onvoorzien, uitgedrukt in een percentage van de basisraming; c Het type kansverdelingsfunctie waarmee de post onvoorzien goed beschreven kan worden. De gemiddelde waarden van de post onvoorzien die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen als percentage van de basisraming, zijn per regio in de tabellen 1 tot en met 4 weergegeven in bijlage 2. In deze tabellen worden per regio en voor alle regio's samen percentages voor de post onvoorzien gegeven voor verschillende soorten projecten, te onderscheiden naar: Kleine en grote projecten; Natte en droge projecten; Unieke en niet-unieke (routine) projecten. Verder is rekening gehouden met de projectfase waarin een project verkeert. De grootte van de post onvoorzien wordt immers mede hierdoor bepaald. Deze tabellen kunnen, mits uiterst zorgvuldig gehanteerd, als referentie worden gebruikt bij het bepalen van de post onvoorzien voor een totaal project. bron

Voor een beschrijving van de wijze van onderzoek en een meer gedetailleerde uitslag wordt verwezen naar het onderzoeksrapport van TNO-bouw, dan wel de bijbehorende covemotitie. Uit analyse van het onderzoek blijkt dat zich opmerkelijke verschillen voordoen in de schattingen die de directies van RWS geven voor de post onvoorzien. De ervaring van de expert en de functie van de expert hebben op de schatting van de grootte van de post onvoorzien nauwelijks invloed gehad. Bij de analyse is verder gekeken of en zo ja welke van de geïntroduceerde parameters (droge of natte, unieke of routinematige, grote of kleine projecten en projecten in verschillende fasen) een kenmerkende invloed hebben op de grootte van de post onvoorzien. Het blijkt dat met name de fase van het project en ervaring met soortgelijke projecten binnen de organisatie (routinematige versus unieke projecten) de grootte van de post onvoorzien bepalen. Bij unieke projecten bestaat er weinig verschil tussen de schattingen voor grote en kleine projecten. Dit geldt vooral voor natte projecten. Bij routinematige projecten bestaat er weinig verschil tussen natte en droge projecten, evenmin als bij grote en kleine projecten. Wat voor de berekening van de post onvoorzien voor het totale project is beschreven, geldt in principe ook voor de bepaling van de post onvoorzien voor deelprojecten ^'. In dat geval is het aan te bevelen goed te letten op mogelijk vergeten of dubbel getelde kostenposten voor zaken die het deelproject overstijgen. De grootte van de post onvoorzien is met name afhankelijk van de fase waarin het project verkeert (zie bijlage 2). Omdat deel-projecten vanaf het Tracébesiuit in verschillende projectfasen kunnen verkeren, wordt in voorkomende gevallen per deel-project de post onvoorzien bepaald. De grootte van de resulterende post onvoorzien volgt dan uit de som van de posten onvoorzien per deel-project. Een voorbeeld van een dergelijke aanpak is weergegeven in tabel 1.

def

bron

Een deelproject is een geografisch en of technisch logisch te onderscheiden en te definiëren deel van het totale project. Als een tracé van A naar B is gedefinieerd als een project, zou bijvoorbeeld een knooppunt, of een wegvak tussen een knooppunt en een kunstwerk een deelproject kunnen zijn. Zie ook paper 3.1: algemene definities.


Voorbeeld berekening onvoorzien in deelprojecten in miljoen (f)

Tabel 1.

projectfase planuitw. bestek planuitw.

deel-project 1 deel-project 2 deel-project 3 totale project

basisraming Ï W 50

50 2SÜ"

onvoorzien 2Ö" 5 10

w

De op deze wijze samengestelde post onvoorzien heeft betrekking op het totale project en wordt daarom ook project-onvoorzien genoemd. 4.2

Object-onvoorzien Ook bij afzonderlijke grote kostenposten, zoals kostenposten voor kunstwerken, grondwerken en dergelijke, kan een post onvoorzien worden opgenomen. Deze post onvoorzien is dan bedoeld om de onvoorziene kosten te dekken die zijn gemoeid met de realisering van het object waar de kostenpost betrekking op heeft. Deze post onvoorzien wordt object-onvoorzieri genoemd.

def

Object-onvoorzien heeft betrekking op vooraf gedefinieerde projectonderdelen*' en/of een nauwkeurig omschreven kostenpost. Het object-onvoorzien dient apart in de raming van het object te worden meegenomen. Een bijzonder geval doet zich voor, indien gebruik wordt gemaakt van kengetallen die gebaseerd zijn op nagecalculeerde kosten van objecten. In dat geval dienen de geraamde kosten van het object inclusief object-onvoorzien te zijn. Een voorbeeld van een dergelijke raming is weergegeven in tabel 2.

Tabel 2.

Voorbeeld van onvoorzien in een raming op basis van objecten samengesteld met kengetallen

objecten 3 viaducten 5 km weg 1 tunnel

bron

kengetallen prijs viaduct prijs km weg prijs tunnel

= kosten viaducten = kosten weg = kosten tunnel Totaal directe kosten
Om risico's te dekken van vergeten zaken op de raakvlakken van de objecten onderling en objectoverstijgende zaken, is het noodzakelijk een post onvoorzien voor het totale project (project-onvoorzien) aan de som van de basisramingen van de objecten toe te voegen. (Zie ook paper 2.1 over de opbouw van de raming).

Een object ontstaat wanneer een project wordt 'opgeknipt" in logische Jimctionele onderdelen. Een object kan in bepaalde gevallen samenvallen met een deelproject: denk bijvooibeeld aanrivieri:ruisingenof een knooppunt.

PRI maart 1995(2.4)

7

Bij het toepassen van zowel object-onvoorzien ais project-onvoorzien in één raming ontstaat het gevaar van dubbeltelling. Dit kan worden vermeden door: In geval van object-onvoorzien dekking te reserveren voor onvoorziene kosten binnen het Programma van Eisen voor het object; In geval van project-onvoorzien dekking te reserveren voor onvoorziene kosten als gevolg van wijziging van het Programma van Eisen van het object binnen het Programma van Eisen van het totale project. Een post voor onvoorzien kan ook worden opgenomen bij het berekenen van kengetallen en onderdelen. Hierbij geldt in het bijzonder dat het berekenen van een percentage of het vaststellen van een bedrag sterk bepaald wordt door de kennis en ervaring van de ramer. Immers, hiervan zijn vooralsnog geen of slechts een beperkt aantal cijfers (percentages) bekend en komt het vooral aan op het inschatten van risico's en onzekerheden. Bij het opnemen van een post onvoorzien bij onderdelen of kengetallen is de kans groot dat men niet scherp voor ogen heeft welk kengetal een post onvoorzien in zich heeft en waarvoor de post onvoorzien exact is bedoeld. Het opnemen van een post onvoorzien voor het totale project naast het reeds berekende onvoorzien bij de kengetallen en onderdelen is in dit geval zeker noodzakelijk.

4.3

Specificeren van de post onvoorzien Een andere mogelijkheid biedt het specificeren van de post onvoorzien. Hier wordt de post onvoorzien inzichtelijk opgebouwd uit kostenposten gereserveerd voor een aantal "bijzondere" gebeurtenissen.

def

Bijzondere gebeurtenissen zijn gebeurtenissen met een kleine kans van optreden, maar met een aanzienlijk gevolg voor de totale projectkosten èls zij optreden. De afwijking ten opzichte van de traditionele benadering van onvoorzien is dat men de gebeurtenissen in theorie wel voorziet, maar de kosten hiervan, vanwege de grote onzekerheid ten aanzien van het optreden van deze gebeurtenissen, niet opneemt in de basisraming. De post onvoorzien bestaat dus in deze techniek uit een sommatie van kosten ten gevolge van mogelijke bijzondere gebeurtenissen. De grootte van de post onvoorzien kan worden bepaald door de kosten van alle gebeurtenissen op te tellen. Echter, omdat het onzekere gebeurtenissen zijn, moeten de kosten per gebeurtenis gewogen worden met de (geschatte) kans dat de gebeurtenis tijdens de uitvoering van het project optreedt. De (gewogen) kosten per gebeurtenis worden in onderstaande berekening bepaald, waarin: p = kans op optreden van gebeurtenis tijdens de uitvoering van het project; K = verwachte kosten als gebeurtenis optreedt; B = basisraming. De kans (p) dat een bepaalde gebeurtenis optreedt, wordt vermenigvuldigd met de verwachte kosten (K) van die gebeurtenis (Kans maal kosten). In formule vorm: gemiddelde (gewogen) kosten gebeurtenis (//): p.K

Bij het specificeren van de post onvoorzien moet per project een lijst worden samengesteld met bijzondere gebeurtenissen. Voor iedere gebeurtenis moet men de kans van optreden en de omvang van de gevolgen schatten of berekenen. Een eerste aanzet tot een checklist van bijzondere gebeurtenissen is weergegeven in bijlage 1. Deze lijst is samengesteld op basis van de resultaten uit het Delphi-onderzoek van TNO-Bouw.

PRI maart 1995(2.4)

8

Als criterium voor het opnemen van een bijzondere gebeurtenis in de post onvoorzien zou aangehouden kunnen worden: p < 0,5

èn

p.K > 0,005.B

Als de kans groter is dan 0,5 (p>0,5) moet bij dit criterium de gebeurtenis (de kostenpost) worden opgenomen in de basisraming. De globale grootte van de post onvoorzien kan met de bovenbeschreven rekenmethode worden bepaald zoals in het voorbeeld in tabel 3.

bron

De post onvoorzien heeft zelf uiteraard ook een standaardafwijking, Daarop wordt nader ingegaan in paragraaf 4.3 van de paper 2.5, marges, en de syllabus van de cursus "Voorzien, onvoorzien of onzeker", technieken met betrekking tot het statistisch optellen.

Tabel 3. Specificatie van de post onvoorzien

gebeurtenis 1 gebeurtenis 2 gebeurtenis 3 subtotaal "vergeten" 10% van subtotaal onvoorzien

kans

kosten

0.1 0,3 0,01

100 50 200

gewogen kosten gemiddeld gemiddeld 10 15 2 27 3 30

Het specificeren van de post onvoorzien heeft een aantal voordelen ten opzichte van de traditionele aanpak (het hanteren van percentages): De risico's van het project worden expliciet zichtbaar en worden derhalve bespreekbaar; De post onvoorzien kan op concrete wijze onderbouwd worden en wordt zodoende beter verdedigbaar in onderhandelingen; Dubbeltelling in geval van het opnemen van object-onvoorzien en project-onvoorzien kan worden voorkomen; Een betere beheersing van risico's wordt mogelijk door voor iedere gebeurtenis na te gaan wanneer deze kan optreden en welke maatregelen genomen kunnen worden om het risico (dus de kans van optreden en/of de kosten bij optreden) te verkleinen; De post onvoorzien kan op rationele wijze per projectfase geëvalueerd worden: "onzekere" gebeurtenissen worden gedurende de loop van het project "zeker" en verschuiven naar de basisraming of verdwijnen uit de raming.

Het specificeren van de post onvoorzien heeft ook een aantal nadelen: Het is een bewerkelijke methode; Er blijft een resterende post "echt" onvoorzien over, waarvan de grootte niet eenduidig is te bepalen.


CONCLUSIES

Uit voorgaande blijkt dat door experts binnen RWS de post onvoorzien tot op heden op verschillende wijze is geïnterpreteerd. Immers, het onderzoek van TNO-Bouw toont aan, dat de gehanteerde percentages voor de post (project)onvoorzien voor een bepaalde fase per regio verschillen, en dat de uitkomsten ook anderszins een grote spreiding vertonen. De belangrijkste conclusies uit deze paper zijn: Een projectleider moet proberen de post onvoorzien zo realistisch mogelijk te schatten. Hij kan dit doen door vooraf na te gaan welke onzekere factoren zijn project kunnen beïnvloeden, deze factoren te benoemen en ze voor zover mogelijk te beheersen, zodat deze niet onnodig zwaar drukken op de post onvoorzien. Het kwantificeren kan op diverse manieren gebeuren. Bij alle methoden speelt ervaring (van de ramer, de projectleider zelf of de organisatie) en kennis van soortgelijke eerder uitgevoerde projecten een rol, evenals de fase waarin het project verkeert. De inbreng van de opdrachtgever en projectleider kan hierbij van groot belang zijn, aangezien met name de projectleider als een van de weinigen in staat is het geheel van het project te overzien. Kwantificeren van de post onvoorzien kan op diverse manieren gebeuren: als percentage op de totale raming als percentage op onderdelen van de raming (bijvoorbeeld op ramingen van deelprojecten of "objecten" in het tracé), verdisconteerd in kengetallen of zichtbaar gemaakt door de post onvoorzien te specificeren of op te bouwen uit verschillende kostenposten. Het gecombineerd toepassen van twee of meer van bovengenoemde methodes vergt extra aandacht voor mogelijk dubbel opgevoerde of juist vergeten kostenposten, ("toeslag project onvoorzien") Het moet voor de ramer of projectleider duidelijk zijn waar de post onvoorzien betrekking op heeft. Demarcaties moeten helder zijn tussen: het project en de omgeving van het project of andere projecten deelprojecten, objecten, of onderdelen van ramingen waar door middel van een kengetal een deel van de post onvoorzien in is verdisconteerd. In bijlage 4 worden aanbevelingen gedaan ten aanzien van de verschillende in deze paper gepresenteerde methoden.

Referenties [1] [2]

Syllabus van de cursus "Onvoorzien, voorzien of onzeker" Ir. W.G. de Rijke, "Kwantificering van de post onvoorzien, resultaten TNO-onderzoek", 23 juni 1994

PRI maart 1995(2.4)

BULAGE 1

IQ

Voorbeelden van onvoorzien

In deze bijlage worden voorbeelden gegeven van onvoorziene kosten en van onvoorziene gebeurtenissen die binnen de post onvoorzien moeten worden afgedekt. bron

Deze voorbeelden zijn afkomstig van de deelnemers aan het TNO-onderzoek.

1

Voorbeelden van onvoorziene kosten

De voorbeelden van onvoorziene kosten zijn naar aard en hoedanigheid in zes clusters ondergebracht: 1.

Kosten die een gevolg zijn van wijzigingen in de oorspronkelijke uitgangspunten doordat de projectinhoud onvoldoende is gedefinieerd en die geen significante scope-wijziging tot gevolg hebben: onjuiste gegevens of informatie omtrent de bestaande situatie van de locatie of het traject (revisietekeningen, kadastrale tekeningen, rapporten); wijziging in de aanname of berekening van stromingsgedrag of golfslag; wijziging in de keuze van (alternatieve) materialen; o extra onderzoek ten gevolge van alternatief materiaalgebruik; wijzigingen ten gevolge van veranderende eisen op het gebied van verkeersveiligheid en milieuhygiëne; uitgangspunten onvolledig of onvoldoende gedetailleerd; geen archeologisch onderzoek verricht; uitstel of bijstelling van de tijdsplanning ten gevolge van procedure afwikkeling; onjuist inschatten van de financiële consequenties van procedures en de financiële consequenties van procedurefouten; - ' niet of onvoldoende inschatten van compenserende milieu-maatregelen; niet of onvoldoende inschatten van kosten voor voorlichting en inspraakprocedures.

2

Kosten die worden veroorzaakt door inschattingsfouten of wijzigingen van het ontwerp, en die zich manifesteren bij het maken van contractstukken en het detailleren van het ontwerp: architectonische aanpassingen (vormgeving); verkeerde inschatting van technieken, bouwmethoden of -faseringen en hulpmiddelen of voorzieningen; onvoldoende inschatten van voorzieningen of maatregelen voor wegverkeer en scheepvaart (intensiteit, veiligheid, optimalisatie);

herziening of wijziging van ontwerp of constructies en fouten in aannames bij ontwerp en (constructie-) berekeningen; inpassen van (voldoende) milieumaatregelen (grondwaterbescherming, ecologische voorzieningen, flora en fauna); onvoldoende verwerken van de randvoorwaarden en eisen die gesteld worden bij het verstrekken van een bouwvergunning; onvolledigheid of onzorgvuldigheid bij het opstellen van contractstukken (bestek, opdrachtbrieven); ontwerpwijzigingen tijdens de uitvoering; onvoldoende of moeilijk bereikbare aan- en afvoerroutes; calculatiefouten.

Kosten die worden veroorzaakt door coördinatiestoornissen tussen ramer, projectleider, projectteamleden en derden, door onduidelijke demarcatie van deelprojecten en door werkzaamheden van partijen: niet of onvolledig informatie verstrekken met betrekking tot kleine aanvullende wensen of eisen (geen scope-wijzigingen); verzuimen gewijzigde inzichten door te geven;

PRI maart 1995(2.4)

H

overeenkomsten met en toezeggingen aan partijen, niet in de raming opgenomen; interpretatieverschillen van gegevens en afstemmingsfouten; niet of niet tijdig kortsluiten van afspraken met partijen; onbewust achterhouden van relevante informatie voor de ramer. Kosten die een gevolg zijn van verkeerd inschatten van de bodemgesteldheid en het niet of onvoldoende verrichten van onderzoek, met betrekking tot de locatie of het traject van een project, die bij de uitvoering van het project tot uitdrukking komen: onverwacht optredende zettingen in bestaande wegvakken bij reconstructie/overlaging; meer of zwaardere verontreiniging van de locatie (grond, water, object); grondmechanische instabiliteit/sterk wisselende bodemgesteldheid; de aanwezigheid van (meer) obstakels of funderingsrestanten; de aanwezigheid van (meer) kabels en leidingen; aanwezigheid van {meer) ondergrondse waterstromingen of bronnen. Kosten die een gevolg zijn van verborgen gebreken in de bestaande situatie en onvoorziene omstandigheden: oude funderingen die niet meer geschikt zijn om het nieuwe object op te funderen; (meer) aantasting van het bestaande object waarop wordt aangesloten; extra of meer werk bij aansluiting van nieuw werk op bestaand werk om goede samenhang te verkrijgen (renovatie); schadebeperkende maatregelen. Kosten of schaden die tijdens de uitvoering ontstaan voorzover deze voor rekening van de opdrachtgever komen en die een gevolg zijn van de complexiteit van de uitvoering zelf, calamiteiten (stagnaties, claims), aanvullende uitvoeringseisen en ten onrechte aangenomen uitvoeringsmethoden: extra noodzakelijke hulpwerken en voorzieningen voor verkeer en veiligheid; bijzondere klimatologische omstandigheden (stormschade, wateroverlast); uitvoeringsproblemen; werkzaamheden buiten normale werktijden, ten gevolge van bijzondere omstandigheden of voortgang; schade ontstaan door uitvoeringswerkzaamheden die niet zijn te verhalen (de aanbesteder loopt risico bij aanbesteding van werk); stagnatie veroorzaakt door toepassing van nieuwe materialen of technieken die niet door de aannemer kon worden voorzien; stagnatie door tijdverlies ten gevolge van leveringen of werkzaamheden door opdrachtgever of derden; stagnatie ten gevolge van onvoorziene omstandigheden (baggerwerk); schade bijvoorbeeld ten gevolge van heiwerk, grondwaterverlaging aan eigendommen van derden (bebouwing, gewassen, kabels en leidingen); uitvoeringsfouten die onvoldoende door de contractstukken worden afgedekt (claims); noodzakelijk expertisekosten bij de afhandeling van schade.

PRI maart 1995(2.4)

2

12

Voorbeelden van bijzondere gebeurtenissen

Het gaat hier om de zelfde voorbeelden als het vorige overzicht, alleen anders geclusterd. Het overzicht is afkomstig uit de syllabus "Voorzien, onvoorzien of onzeker?". 2.1

Bodem Schade door onverwacht optredende zettingen Extra kosten door opruimen van verontreinigingen Schade door grondmechanische instabiiiteiten Extra kosten door opruimen van obstakels (boomstammen) in de grond Verkeerde beoordeling van draagkracht grond Archeologisch onderzoek Kosten extra bodemonderzoek

2.2

Belastingen Stormschade Schade door sterke stroming, hoge waterstanden Verbeterde schatting van hydr. rvw, waterstanden, golven.

2.3

Ontwerp Te korte palen bij kunstwerken Wijziging funderingsconstructies Rekenfout Wijzigingen in constructies Architectonische aanpassingen.

2.4

Uitvoeringsmethode Verkeerde uitvoeringsmethode gekozen Toepassen nieuwe materialen Hergebruik materialen optimalisatie Verkeerde inschatting van bouwmethode en/of bouwfaseringen Uitvoeringsfouten die onvoldoende door bestek afgedekt zijn (claim aannemer).

2.5

Organisatie Stagnatie door stakingen e.d. Extra kosten door slechte afstemming tussen deelprojecten Onvolledigheden (fouten) in relatie met uitbesteding van ingenieursdiensten (gebrek aan ervaring) Uitstel of bijstelling van de tijdsplanning als gevolg van procedurele afwikkeling

2.6

Omgeving Extra verkeersvoorzieningen Onvoldoende meenemen van faunavoorzieningen Wijziging asfaltconstructie door herziening verkeersprognose Consequenties aanpalende wensen; bijvoorbeeld koppeling infrastructuur Kosten als gevolg van beperkende maatregelen Aanpassen kabels en leidingen nutsbedrijven Overeenkomst met gemeente waarin voorwaarden genoemd zijn, die vergeten zijn mee te nemen in de raming Afstemming met regio of nakomen afspraken door regio Eisen die voortkomen uit aanvraag bouwvergunningen Eisen die voortkomen uit relaties met andere projecten Schade aan gebouwen Kosten in verband met grondwaterbeschermingsgebieden Ecologische voorzieningen Heischade (claims van omwonenden die vinden dat er door heiwerk schade aan hun woningen is) Kosten in verband met procedurefouten bij aanbesteding met daaruit voortvloeiend arbitrage en stagnatie Beschadiging kabels en/of leidingen Kosten van voorlichting en inspraakprocedures

PRI maart 1995(2.4)

BULAGE 2

13

Resultaten TNO-onderzoek

De belangrijkste resultaten van het TNO-onderzoek zijn in onderstaande tabellen per regio weergegeven. In de tabellen wordt achtereenvolgens de gemiddelde waarde van de post onvoorzien weergeven voor: droge routine projecten (tabel 1) natte routine projecten (tabel 2) droge unieke projecten (tabel 3) natte unieke projecten (tabel 4) Uit de analyse van de resultaten van de verschillende regio's blijkt dat voor de regio Zuid (Zeeland, Brabant en Limburg) de gemiddelde percentages onvoorzien ongeveer op het landelijk gemiddelde liggen. Regio Oost (Overijssel en Gelderland) scoort voor de droge projecten hoger en voor de natte projecten lager dan het landelijk gemiddelde. De percentages voor de regio's Randstad (Noord-Holland, Zuid-Holland en Utrecht) en Noord (Groningen, Friesland, Drenthe en Flevoland) liggen in het algemeen hoger resp. lager dan het landelijk gemiddelde. Voor de Bouwdienst liggen de percentages onvoorzien in alle gevallen beneden het landelijk gemiddelde. De benaming van de fasering die in de tabellen is gehanteerd, is de fasering die in de enquête is gebruikt. Deze benaming wijkt af van de aanduiding die binnen PRI wordt ontwikkeld en in de organisatie wordt bediscussieerd. In de tabellen genoemde "planstudiefase" komt overeen met "trajectstudiefase" zoals inmiddels de huidige PRI-definities en fasering is opgenomen. En "Uitwerking" komt overeen met de "planuitwerkingsfase" zoals binnen PRI gedefinieerd.

PRI maart 1995(2.4)

Tabel 1.

type Routine

14

Gemiddelde waarde van de post onvoorzien van droge routine projecten als percentage van de basisraming

omvang groot

klein

fase voorstudie planstudie uitwerking bestek voorstudie planstudie uitwerking bestek

N 27 20 12 6 24 17 11 5

0 59 31 20 6 56

ba 20 5

Z

3Ó 20 12 7 24 17

ii 7

R 47 27 16 9 44

B 23

11

ii

13 9

7 4

ié 1Ó 5 17

NL 32 24 13 8 37 22 13 7

N = regio Noord (directie Groningen, Friesland, Drenthe, Revoland) O = regio Oost (directie Overijsel, Gelderland) Z = regio Zuid (directie Zeeland, Brabant, Limburg) R = regio Randstad (directie Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht) B = Bouwdienst NL = Landelijk

Tabel 2.

type Routine

Gemiddelde waarde van de post onvoorzien van natte routine projecten als percentage van de basisraming

omvang groot

klein


N 31 22 14 9 23 18 9 7

0 25 20 19 15 25 15 22 13

Z 30 22 15 9 27 20

ié 9

N = regio Noord (directie Groningen, Friesland, Drenthe, Flevoland) O = regio Oost (directie Overijsel, Gelderland) Z = regio Zuid (directie Zeeland, Brabant, Limburg) R = regio Randstad (directie Noord-Holland, Zuid-Holland, Utrecht) B = Bouwdienst NL = Landelijk

R 51 36 21 9 36 26 15 9

B 13 14 10 5 1Ó 14 11 10

NL 37 29 16 11 31 23 18 11

PRI maart 1995(2.4)

Tabel 3.

type Routine

15

Gemiddelde waarde van de post onvoorzien van droge unieke projecten als percentage van de basisraming

omvang groot

klein


N 34 25 15 9 32 24 17 8

0 55 40 25 11 59 40 24 10

Z 41

R 50

34

iö

37 i4 12

26 17 11

40 27 18 Ó

31 21 13

ld 1Ó 39 27 18

d

B

è

NL 45 32

ió 12 41 Ï8 19 10


Tabel 4.

type Routine

Gemiddelde waarde van de post onvoorzien van natte unieke projecten als percentage van de basisraming

omvang groot

klein


N 42 31 18 10 28 17 11 7

0 35 24 28 23 30 25 28 21

^ 58 38 27 11 51 36 28 10


Vi

R 71 47 27 13 56 42 22

i2

B

ié 2i 18 10 37 30 21

13

NL 57 39 24 12 53 37 23 12


BULAGE 3

16

Extern onvoorzien

1. Algemeen Bij de start van het PRI-project is al gesignaleerd dat overschrijdingen van de oorspronkelijke projectramingen slechts ten dele worden veroorzaakt door oorzaken zoals beschreven onder 3.1 respectievelijk bijlage 1. Waarschijnlijk worden zij in vrijwel gelijke mate veroorzaakt door forse wijzigingen van of toevoegingen aan de projectinhoud. Deze worden veelal door derden geïnitieerd. Deze laatste zijn samengevat onder "extern onvoorzien". Dit soort toevoegingen wordt niet meegenomen in de raming. Noch in de basisraming noch in de post onvoorzien. In het TNO-onderzoek naar de post onvoorzien is aan de deelnemers gevraagd naar hun taxatie van het te verwachten percentage extern onvoorzien. Het doel van deze vraag was voornamelijk te bereiken dat het "extern onvoorzien" de post (intern) onvoorzien, zoals bedoeld in het onderzoek, niet langs een sluipweg zou gaan beïnvloeden. De experts schatten over het algemeen het "extern onvoorzien" een fractie lager in dan de post onvoorzien zelf, eveneens als percentage van de basisraming: 35 è 55% aan het eind van de voorstudiefase 26 è 35 % aan het eind van de planstudiefase 12 è 20% aan het eind van de uitwerkingsfase 5 è 9% aan het eind van de bestekfase.

2. Organisatorische aspecten Het percentage intern onvoorzien voorziet ondermeer in het kunnen opvangen van niet-siqnificante scopewijzigingen.Het percentage wordt door de projectorganisatie voorgesteld en door de opdrachtgever vastgesteld. Daarnaast kan de projectorganisatie aangeven (kwalitatief en tot op zekere hoogte ook kwantitatief) welke elementen zouden kunnen leiden tot extern onvoorzien. Daarbij staan de technieken uit de paper en de cursus ter beschikking. Forse scopewijzigingen zullen in het algemeen, en zeker als zij buiten de RWS worden geïnitieerd, niet door de opdrachtgever op D3-niveau worden gefiatteerd. Daarvoor is meestal de instemming van D2 vereist; soms zal de beslissing op politiek niveau vallen. Veelal is er sprake van een onderhandelingssituatie, waarbij ook over de verdeling van de meerkosten wordt gesproken. In alle gevallen zal er, vóór de fiattering van de scopewijziging, een nieuwe raming moeten zijn van de totale projectkosten, waarbij de eventuele kostenverdeling zichtbaar moet zijn. Na fiattering wordt de basisraming, en zonodig ook het percentage intern onvoorzien, bijgesteld.

Als de meerkosten aanzienlijk zijn zal in principe ook opnieuw naar de prioriteit van het project gekeken moeten worden.

3. Financiële reserve voor "extern onvoorzien" Het is duidelijk dat de realisatie van (pakketten van) het MIT vertraagt als er extra kosten moeten worden ingepast in de meerjarencijfers, terwijl het budget niet toeneemt. De vraag is dan ook gesteld naar de wenselijkheid van een (centrale) reservering zodat er geen vertraging optreedt. De vraag kan in drieën worden gedeeld: een reserve in het begrotingsjaar? een reserve in de eerste vijf jaar daarna (Functieplan/MIT- periode)? een reserve op de langere termijn?

PRI maart 1995(2.4)

17

Ad "het begrotingsjaar". In het begrotingsjaar wordt vrijwel het gehele budget besteed aan projecten in uitvoering. Het percentage "extern onvoorzien in deze fase is gering (uitzonderingen daargelaten). Alle procedures zijn innmers doorlopen. Er kunnen nog kleine projectuitbreidingen zijn. N.B. In het begrotingsjaar speelt ook de "uitputtingsslag". Ad "de MIT-periode". In deze periode gaat het, naast de in uitvoering zijnde projecten, om projecten die in voorbereiding zijn. Hiervoor heeft de minister de tracékeuze al gedaan, maar planologische en andere procedures lopen veelal nog. De kans op een wezenlijk percentage extern onvoorzien is dan reëel.Daar staat tegenover dat deze procedures tot niet-geplande vertragingen kunnen leiden, waardoor een eventuele reserve toch niet wordt aangesproken. Ad "een reserve op langere termijn" De kans op "extern onvoorzien" is aanzienlijk, omdat het hier vooral gaat om projecten in de (voor)studiefase, waarin het extern onvoorzien zich vooral manifesteert. Het TNO-Delphi-onderzoek indiceert hier ook de grootste percentages. Bovendien vertegenwoordigt het stuwmeer aan projecten in deze fase een groot bedrag. "Reserve" heeft hier in de eerste plaats de betekenis van een geschatte opslag op de som van de min of meer globale ramingen van de projecten op deze lange termijn. Er zijn geen directe gevolgen voor de begroting. Het is een politieke uitspraak in hoeverre deze geschatte opslag op SVV-niveau wordt meegenomen. Het is duidelijk dat daaraan zowel voor-als nadelen zijn verbonden. De conclusie uit het bovenstaande is dat de noodzaak voor het creëren van een reserve voor het opvangen van "extern onvoorzien" zich niet opdringt; desgewenst kan er een indicatie gegeven worden voor de omvang ervan; deze indicatie kan ook worden gebruikt ter beheersing van het probleem anders dan door het aanleggen van een reserve.

PRI maart 1995(2.4)

BULAGE 4

18

Aanbevelingen

Project-onvoorzien en gebruik TNO-cijfers Het gebruik van TNO-cijfers heeft een aantal voordelen: het is een eenvoudige en snelle manier om de grootte van de post onvoorzien te schatten; deze cijfers zijn gebaseerd op ervaring van een groot aantal |RWS)-collega's; deze cijfers zijn tot nu toe het beste (breed beschikbare) materiaal dat bekend is over de post onvoorzien voor infrastructurele werken. Echter, de percentages uit het TNO-onderzoek komen voort uit de ervaring met het omgaan met ramingen in het verleden. Diverse produkten ter verbetering van de kwaliteit van de raming (zie bijvoorbeeld de papers 2.1 en 2.2.: 'De opbouw van de raming' en 'Checklist') waren toen nog niet breed verspreid en in gebruik. Mogelijk zijn projectscope-wijzigingen en andere "vervuilingen" toch (wellicht onbewust) meegenomen in het percentage voor de post onvoorzien. Bovendien zal als gevolg van de Tracéwet en MER-besluit meer en meer gedetailleerde informatie in een vroegere fase van het project beschikbaar zijn. De cijfers uit het TNO-onderzoek kunnen dus niet "klakkeloos" worden overgenomen en zullen in de loop van de tijd ook veranderen naarmate er meer informatie beschikbaar is en gerichte nacalculaties zijn verricht. Het hanteren van een toeslagpercentage in de raming voor de post onvoorzien kan als nadeel hebben dat deze meer op intuïtie dan op concrete ervaring is gebaseerd. Het is derhalve dan ook moeilijk om het gehanteerde percentage in de raming in onderhandelingen te verdedigen. Het opbouwen of specificeren van de post onvoorzien komt hieraan tegemoet.

Project-onvoorzien, object-onvoorzien De post onvoorzien voor het totale project wordt bij voorkeur bepaald door het projectteam. Het gevaar van vergeten of juist dubbel opgevoerde kosten ter dekking van risico's en onzekerheden zijn nadrukkelijk aanwezig, indien demarcaties niet voldoende duidelijk zijn aangegeven tussen de post(en) onvoorzien bestemd voor deelprojecten, objecten, het totale project. Wanneer de post onvoorzien duidelijk wordt gespecificeerd kan dit gevaar worden voorkomen. Indien wordt gewerkt met een post onvoorzien per deelproject, moet deze post duidelijk worden afgebakend. Indien wordt besloten boven de afzonderlijke posten onvoorzien te werken met een post onvoorzien voor het totale project, dan dient nauwkeurig te worden vastgelegd waarvoor de post onvoorzien voor het totale project is bestemd. Het spreekt voor zich dat de grootte van het percentage onvoorzien, afhankelijk waar het betrekking op heeft, sterk kan verschillen. Er zal veel aandacht dienen te worden besteed aan het verzamelen en actualiseren van kengetallen en het verrichten van nacalculatie van (deel) projecten die zijn gerealiseerd. Dit geldt voor zowel projectonvoorzien als object-onvoorzien. Het projectlogboek kan daarbij een nuttige rol vervullen.


3

19

Het specificeren van de post onvoorzien De post onvoorzien zal in de toekomst binnen RWS voor elk project steeds meer weloverwogen dienen te worden bepaald. Het in beeld brengen van de risicofactoren verdient voortdurend de aandacht.

bron

Hierbij kunnen de checklist 'kostenposten' (zie paper 2.2) en de checklist 'onvoorzien' (bijlage 1) handige hulpmiddelen zijn. Per kostenpost vraagt men zich dan af of: de kostenpost uit de checklist met een bepaalde kans kan voorkomen en de financiële consequenties zo groot zijn bij het optreden van die gebeurtenis, dat het negeren van die gebeurtenis of kostenpost niet verantwoord meer is en de kostenpost moet worden opgevoerd in de post onvoorzien.

paper

2.5 MARGES

P R O J E C T

R A M I N G E N


maart

1995

PRI maart 1995(2.5)

De slaapkamer is toe aan een opknapbeurt. Nieuwe gordijnen, een nieuw behangetje en ook het houtwerk kan best een verfje gebruiken. De vloerbedekking is reeds bij het grofvuil gezet. De keuze van iets nieuws gebeurt volledig democratisch, kortom je vrouw beslist. Zaterdagmiddag, het is inmiddels half vijf, gaat de kogel door de kerk. De keus valt op een blauw couponnetje. Je had de kamer opgemeten, het papierê ligt echter thuis op tafel. De breedte is 3 meter 90, maar de lengte? Was het 4 meter twintig of vier meter veertig? Thuisgekomen blijk je toch groter te wonen dan je dacht. Niet eerder stond je stil bij de standaardafwijking van je slaapkamer.

PRI maart 1995(2.5)

SAMENVATTING Het is gewenst dat het verschil tussen de raming en de werkelijke kosten niet alleen klein is, maar ook voorspelbaar. Door naast het bedrag van de raming een marge voor onzekerheid aan te geven kan inzicht in de trefzekerheid en betrouwbaarheid van de raming worden verkregen. De marge is een afgeleid begrip: hij bedraagt één dan wel een aantal malen de standaardafwijking ^'. Voor het bepalen van marges is kennis en inzicht met betrekking tot het begrip standaardafwijking noodzakelijk. De standaardafwijking is één van de manieren om onzekerheid uit te drukken. In het begin van het project zijn de onzekerheden veel groter dan aan het eind van het project. Dat betekent dat de standaardafwijking en daarmee ook de marge aan het begin van het project groter is dan aan het eind van het project. Het aangeven van een standaardafwijking biedt de mogelijkheid om de besluitvorming te ondersteunen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid projectonzekerheden te identificeren, te benoemen en te beheersen. Ten derde geeft de standaardafwijking de 'hardheid' van de raming aan. De toepassing geeft impliciet aan, wie belang hebben bij een goed gebruik van de standaardafwijking. Zowel op projectniveau als op besluitvormingsniveau heeft men baat bij de standaardafwijking, als basis voor de marge.

INHOUDSOPGAVE 1

Inleiding

2

Begrippenkader

3

Het aangeven en gebruiken van de standaardafwijkingen

4

Soorten onzekerheden

5

Berekeningsmethoden

6

Kwantificeren van basisgegevens

7

Conclusies en aanbevelingen

BULAGE 1

Risicovolle posten

2

Voorbeeld van het rekenen met de standaardafwijking

3

Rekenschema van de eenvoudige probabilistische benaderende methode (niveau lla)

4

Rekenschema voor het berekenen van planonzekerheid.

De standaardafwijlcuig is een maat voor de ^reiding. Hoe groter de onzekeiheid omtrent de waarde van een variabele, des te groter is de standaardafwijking. De standaardafwijking wordt vaak met o aangeduid.

PRI maart 199S (2.5)

INLEIDING

bron

Een raming is een prognose van de werkelijke kosten. Bijna nooit zullen die werkelijke kosten gelijk zijn aan de raming. Met het oog op een correcte besluitvorming bij de start van een project en een goed budgettair beheer is het zeer gewenst dat het verschil tussen de raming en de werkelijke kosten betrekkelijk klein is, alsmede voorspelbaar in de zin dat het verschil binnen vooraf overeengekomen grenzen blijft, in de kwaliteitsborging noemt men dat wel statistisch beheerst: de meeste realisaties vallen binnen de grenzen en slechts enkele er buiten, Voor een kwantitatieve invulling van de bovengenoemde grenzen wordt verwezen naar paper 1.1 Kwaliteit van de raming. Inzicht in de trefzekerheid en betrouwbaarheid van de raming kan verkregen worden door naast het bedrag een marge voor onzekerheid aan te geven. De raming plus de marge geeft de bovengrens, de raming minus de marge geeft de ondergrens aan. De marge is een afgeleid begrip: de marge hangt af van de onzekerheid rond de raming en bedraagt één dan wel een aantal malen (k) de standaardafwijking (o). Voor de definitie van a wordt verwezen naar bijlage 6. De waarde van k moet expliciet gekozen worden en daarmee ligt de kans, dat de uiteindelijke kosten binnen de marge vallen, vast. In de meeste gevallen kiest men k tussen 0,5 en 2. Het bepalen van de k (en daarmee van de marge) is dus onderwerp van besluitvorming. De marge wordt zoals gezegd afgeleid van de standaardafwijking a. Daarom zal in deze paper met name gesproken worden over het bepalen en interpreteren van de standaardafwijking rond de raming. Door het gebruik van standaardafwijkingen in de raming ontstaat de mogelijkheid onzekerheden expliciet per post aan te geven. Dit heeft twee voordelen. Allereerst kan hiermee inzicht worden verkregen in de posten die de grootste bijdrage leveren in de onzekerheid in de raming. Na identificatie van de grootste onzekerheden is het mogelijk om maatregelen te nemen. Mede daardoor kunnen de projectrisico's beheerst worden. Het tweede voordeel is dat door inzicht in de onzekerheden in de raming, deze bespreekbaar worden. Dat kan leiden tot een verbetering van de communicatie binnen het projectteam en tussen projectleider en opdrachtgever, hetgeen de kwaliteit van de raming als geheel ten goede komt. Om de situatie te bereiken waarin van statistisch beheerst ramen kan worden gesproken, moeten twee velden van kennis en ervaring goed worden verkend en met elkaar in verband gebracht. Het eerste veld betreft de kunst van het ramen. Hoe doet men dat? Wat zijn de methoden? Waar haalt men de gegevens vandaan? Het tweede veld betreft de onzekerheden. Welke onzekerheden zijn er? Welke onzekerheden hebben de grootste invloed op de trefzekerheid van de raming? En hoe kan men onzekerheden die men post voor post beziet, combineren tot een standaardafwijking rond het eindbedrag? Als eerste uitgangspunt bij deze paper geldt, dat een project wordt beschouwd waarvan het Programma van Eisen (PvE) goeddeels vastligt. Een tweede belangrijk uitgangspunt is dat de raming realistisch is, anders heeft het berekenen van een standaardafwijking geen zin.

bron

Vanuit het Project Ramingen Infrastructuur is een cursus opgezet, waarin de begrippen marge en standaardafwijking worden uitgediept. In de cursus wordt het rekenen met standaardafwijkingen geoefend^', Regelmatig zal worden verwezen naar de syllabus van deze cursus (ref 1). Deze paper is zo opgezet dat het lezen van de hoofdstukken 2 en 3 voldoende is om een eerste indruk te krijgen van het wat en waarom van standaardafwijkingen. De hoofdstukken 4, 5 en 6 zijn bedoeld voor de lezer die geïnteresseerd is in hoe een standaardafwijking berekend kan worden en welke methoden en gereedschappen hem daarbij ten dienste staan. In hoofdstuk 7 tenslotte worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.

De cursus " Voorzien, onvoorzien of onzeker' (zie de syllabus)

PRI maart 1995(2.5)

BEGRIPPENKADER

2.1

Het verschil tussen marge en standaardafwijking

def

De marge hangt samen met de onzekerheden rondom de raming en is een maat voor de uiteindelijk optredende afwijking van de totale kosten van het project ten opzichte van de prognose, zowel in positieve als in negatieve zin. De marge heeft tot doel inzicht te verschaffen in de trefzekerheid van het eindbedrag van de raming. De marge is een "plus/min bedrag". De raming plus de marge geeft de bovengrens aan. De raming min de marge geeft de ondergrens aan. De marge bedraagt k maal de standaardafwijking, zie figuur 1. Figuur 1 Relatie tussen de standaardafwijking en de marge.

f(x) marge

marge

k
kcr

/ <^

<^ \ -

^""^ M

De standaardafwijking is een maat voor de spreiding. De standaardafwijking a is te berekenen uit waarnemingen of te schatten op grond van ervaring. De marge hangt af van de gekozen factor k. De factor is niet te berekenen, maar wordt gekozen afhankelijk van de gewenste overschrijdingskans. Indien in geval van een normale verdeling wordt gekozen voor een overschrijdingskans van 15%, dan is de kans dat de raming tussen de onder- en bovengrens ligt 70%. Hierbij behoort een waarde van k = 1. Hoe groter de standaard-afwijking des te groter de onzekerheid en des te kleiner de trefzekerheid van de raming.

2.2

Verschil tussen Standaardafwijking en onvoorzien

bron

Begrippen als 'onzekerheid', 'onvoorzien', 'marge' en 'standaardafwijking' worden vaak door elkaar gebruikt. Het is inderdaad zo dat met de standaardafwijking een bepaalde onzekerheid benoemd wordt. Een standaardafwijking is echter niet de enige manier om onzekerheid uit te drukken. De onzekerheden in een project komen ook tot uiting in de post onvoorzien. De post onvoorzien is een toeslag op de basisraming. Deze post is bedoeld om de kosten te dekken die in een later stadium zullen worden gemaakt als gevolg van: onvoorziene wijzigingen, die binnen het PvE vallen; onvoorziene gebeurtenissen tijdens de uitvoering; onvoorziene complexiteit tijdens de uitvoering, Voor de invulling van de post onvoorzien wordt verwezen naar paper 2.4 De post onvoorzien. Met het aangeven van een standaardafwijking bij de raming, aangeduid met a (sigma), wordt getracht om onzekerheid te benoemen, die zich uit in een variatie rond een gemiddelde waarde. De verwachtingswaarde of het gemiddelde wordt aangeduid met/v (mu). Het is een maat voor de grootte van een bedrag. De variatie rond een gemiddelde waarde kan zowel in positieve als in negatieve zin optreden. Bij iedere onzekere grootheid, waarvan de (gemiddelde) waarde gegeven wordt, kan in principe ook een standaardafwijking gegeven worden. Standaardafwijkingen kunnen aangegeven worden op globaal (project) niveau, maar ook op detail (post) niveau.

PRI maart 1995(2.5)

2.3

Onzekerheden in de raming De trefzekerheid van een raming wordt, naast ervaring met bepaalde typen projecten (nat/droog-uniek/routine-klein/groot), mede bepaald door de onzekerheden die er bestaan omtrent: de omvang en de hoofd-afmetingen van het totale project; de keuze voor een bepaald tracé of technische variant; de afmetingen van de elementen of onderdelen van het project (object); de kengetallen; de hoeveelheden in de diverse (besteks)posten, de gehanteerde eenheidsprijzen; de prestatienormen voor materieel en personen, de tarieven en prijzen voor materialen, lonen en materieel; de post onvoorzien (immers ook de post onvoorzien is geschat, zie hiervoor paper 2.4 de post onvoorzien). Bij al deze voorbeelden is er sprake van onzekerheden die zowel positief als negatief kunnen uitwerken op de hoogte van de raming. Gedurende de levensloop van het project moet rekening worden gehouden met onzekerheden. In het begin van het project zijn de onzekerheden veel groter dan aan het eind van het project. Immers aan het begin is er minder informatie beschikbaar. Aan het eind van de besteksfase zijn de onzekerheden ten opzichte van die bij de start van het project reeds aanzienlijk afgenomen. De grootte van de standaardafwijking is dus afhankelijk van de beschikbare informatie. Dit betekent dat de grootte van de standaardafwijking mede bepaald wordt door de fase waarin het project zich bevindt, zie figuur 2. Figuur 2 Standaardafwijking op een raming gedurende de levensloop van een project.

Raming project Kosten

Tijd

Meestal heeft het projectteam inzicht in de betrouwbaarheid van de beschikbare informatie, in de daarop gebaseerde kostenposten, of in de raming als geheel. De onzekerheden kunnen aan de hand daarvan worden gekwantificeerd als totaalbedrag of worden berekend. Voor het berekenen (of schatten) van onzekerheden zijn technieken ontwikkeld in de statistiek.

PRI maart 1995(2.5)

HET A A N G E V E N EN GEBRUIKEN V A N DE S T A N D A A R D A F W I J K I N G E N

3.1

inleiding Het aangeven van een standaardafwijking biedt de mogelijlcheid om: besluitvorming te ondersteunen; projectonzekerheden te identificeren, te benoemen en te beheersen; de 'hardheid' van de raming aan te geven. Deze hardheid speelt een rol bij het reserveren van financiële dekking (budget), bijv. in het MIT. In 3.2, 3.3 en 3.4 wordt op het gebruik van de standaardafwijking nader ingegaan.

3.2

Raming met een standaardafwijking ter ondersteuning van de besluitvorming

bron

Het gebruik van de standaardafwijking komt correcte besluitvorming ten goede. Ten behoeve van die besluitvorming kunnen ook eisen^' worden gesteld aan de grootte van de gewenste standaardafwijking. Afhankelijk van het type besluit zijn de gewenste standaardafwijkingen "groot" of "klein". De gewenste standaardafwijking rondom de besteksraming zal van een andere orde zijn dan de gewenste standaardafwijking behorende bij de raming van een projectinitiatief, Zie hiervoor ook paper 1.1 Kwaliteit van de raming. Het is ook niet reëel om van een raming te verwachten dat deze exact zal "sluiten" op de uiteindelijke realisatiekosten. Een standaardafwijking geeft in die zin extra informatie t.o.v. "één getal", want de betrouwbaarheid van slechts "een getal" is niet zichtbaar. Door een standaardafwijking te schatten laat men zien de materie te beheersen en inzicht te hebben in relevante processen en mechanismen.

3.3

Beheersen van p r o j e c t r i s i c o ' s Ten behoeve van het schatten van de standaardafwijking bij het kwantificeren van onzekerheden, kan de vraag worden gesteld, welke kostenposten qua onzekerheid een relatief grote bijdrage leveren aan de spreiding rond de totale projectkosten. Door standaardafwijkingen te introduceren in de raming (en daarmee te rekenen volgens later in dit paper beschreven methoden) wordt helder gemaakt waar "risicovolle posten*'" zijn te vinden. Om deze kostenposten beter te kunnen schatten (en daarmee de standaardafwijking te verkleinen ^') moet aanvullende informatie worden verkregen. Er kan meer "grip" verkregen worden op het project door gericht actie te ondernemen op de kostenposten die de grootste risico's in de raming teweegbrengen. Een indicatie van de risicovolle posten bij droge en natte projecten is weergegeven in bijlage 1. Zolang de realisatie zich binnen de aangegeven marge beweegt, behoeft er geen paniek te ontstaan. Er kunnen afspraken worden gemaakt over bewaking, signalering en eventuele bijsturing, zonder hogere echelons daarover te laten besluiten en zonder dat Zwarte Pieten komen waar ze niet horen.

T.a.v. het streven naar verkleining van de standaardafwijking moet opgemerkt worden dat er een bepaalde onder;grens bestaat, waaronder de standaardaiwijking niet komt, ook al heeft men de beschikkiiig over meer (gedetailleerde) informatie. EKt is de 'intrinsieke' onzekerheid: de basisonzekeriieid, die nu eenmaal voor het voorspellen van bepaalde processen of parameters geldt (vergelijk de onzekerheid in de bodemgesteldheid). Dit zijn posten die relatief sterk kunnenfluctuerenen waarvan een kleine wijziging in geschatte hoeveelheden of prijzen leidt tot een relatief grote wijziging in de totale projectkosten. Uit ervaring blijkt dat grotefluctuatiesvaker voorkomen bij hoeveelheden dan bij eenheid^rijzen. Zie ook voetnoot nummer 3.


3.4

5

Door wie w o r d t de standaardafwijking gebruikt? De standaardafwijking kan op verschillende niveaus (doelgroepen) binnen de V&W organisatie gebruikt worden. Deze doelgroepen zijn: D3-niveau D2/D1-niveau politiek niveau In de volgende paragrafen wordt op het mogelijk gebruik van de standaardafwijking of marge door bovengenoemde doelgroepen nader ingegaan. Opgemerkt wordt dat besluitvorming moet plaatsvinden over de grootte van de marge (en dus van k in relatie tot de standaardafwijking).

3.4.1

Het gebruik van de standaardafwijking op D3-niveau Op D3-niveau zal met name het projectteam de standaardafwijking kunnen gebruiken om de onzekerheden in het project te identificeren, te kwantificeren en te beheersen. Het bepalen van de standaardafwijking vereist intern overleg tussen projectleider, ontwerpers, constructeurs en kostprijsdeskundigen, waarbij alle aannamen expliciet worden gemaakt. Dit kost weliswaar tijd, maar komt de communicatie binnen het projectteam ten goede. Incidenteel zijn standaardafwijkingen ook van belang bij het afwegen van varianten®'. In theorie is het mogelijk dat de projectleiders zich indekken tegen het risico van kostenoverschrijding door een raming af te geven waarin de gemiddelde kosten vermeerderd zijn met een aantal malen de standaardafwijking. Deze werkwijze wordt echter sterk afgeraden. Omdat hierdoor in feite een opeenstapeling van veiligheden ontstaat, wordt het budgetbeheer van een bundel van projecten op D2-niveau sterk ontregeld en is een adequate beheersing van de kosten niet mogelijk. Bij gebruik van de standaardafwijking moeten tussen D3 en D2 afspraken worden gemaakt, wanneer en in welke mate een overschrijding van de gebudgetteerde kosten leidt tot het toekennen van een aanvullend budget, in het geval dat D3 het probleem niet kan (mag) oplossen door met budgetten te schuiven tussen de eigen projecten. Daarnaast moeten afspraken gemaakt worden over de teruggave van geld, indien de werkelijke kosten kleiner blijken te zijn dan de geraamde kosten.

3.4.2

Het gebruik van de standaardafwijking op D2/D1-niveau Op D2/D1-niveau zal de standaardafwijking met name gebruikt kunnen worden bij het budgetbeheer. Daarbij kan onderscheid gemaakt worden in budgetbeheer van zeer grote (mega) projecten en in budgetbeheer van een bundel projecten bestaande uit een aantal kleinere projecten (bijvoorbeeld een cluster projecten uit het MIT). In het geval van een megaproject kan de behoefte bestaan dit grote project afzonderlijk te bewaken, omdat bijvoorbeeld vanuit de politiek een regelmatige financiële voortgangsmelding en verantwoording gewenst wordt. Inzicht in de standaardafwijking biedt de gelegenheid om op een rationele manier om te gaan met overschrijdingen. Daarnaast kunnen financiële risico's expliciet worden verdeeld en afgedekt, hetgeen nodig kan zijn bij contracten/convenanten met externe financiers. In het geval van een bundel van projecten (bijvoorbeeld de cluster hoofdwegennet projecten in het MIT) is het raadzaam het budgetbeheer uit te voeren op het niveau van de gesommeerde kosten over de bundel. Hierbij kan dan gebruik gemaakt worden van het gegeven dat deze projecten bij benadering statistisch

Stel dat twee varianten voor één (deel)project of object geraamd worden en dat alleen de verwachtingswaarden van de kosten wonlen aangegeven. Bij beoordeling van de kosten zal men aan de variant met de laagste kosten de voorkeur geven. (En bij een multi-criteria-analyse "scoort" de goedkopere variant op het punt van de kosten hoger.) Als men echter weet, dat beide ramingen een grote spreiding hebben en het dus onzeker is of de aangegeven "minst dure' variant inderdaad tegen de minste kosten gerealiseerd kan worden, dan zal men dit laatste gegeven zeker in de afweging betrekken.

PRI maart 1995(2.5)

6

onafhankelijk^' van elkaar zijn. In de praktijk betekent dat binnen de bundel financiële tegenvallers en meevallers elkaar kunnen compenseren. Om dit te laten werken zijn echter goede afspraken nodig met D3 om tegenvallers te betalen en meevallers terug te storten in het totale budget. Daarnaast geldt de voorwaarde dat de ramingen van de projecten in de bundel realistisch zijn en gekarakteriseerd worden d.m.v. een gemiddelde en een standaardafwijking.

bron

Tenslotte is het mogelijk om met D3 tot afspraken te komen over de gewenste trefzekerheid van de raming in de verschillende projectfasen, Zie hiervoor paper 1.1 Kwaliteit van de raming.

3.4.3

Het gebruik van de standaardafwijking op politiek niveau Op politiek niveau heeft men vooral behoefte aan inzicht in de hardheid van de afgegeven raming en in de wijze waarop eventuele grote financiële risico's zijn afgedekt. De hardheid kan in beeld gebracht worden door naast de gemiddelde kosten een marge aan te geven met een kans dat de uiteindelijke kosten binnen de marge zullen vallen. In het MIT 1995-1999 zijn enkele indicaties gegeven voor fase-afhankelijke marges: studiefase, 20 è 40 % van de raming uitvoeringsfase, 5 % van de raming Verondersteld wordt dat bij bovenstaande marges de kosten met een zekerheid van 70% binnen de aangegeven boven- en ondergrens blijven (dus k=1).

SOORTEN ONZEKERHEDEN

4.1

Inleiding Om een situatie te bereiken waarin de raming binnen de gestelde grenzen blijft, is het noodzakelijk de kostenposten te kennen die de grootste invloed op de trefzekerheid van de raming hebben. Bovendien is het van belang te weten hoe men de onzekerheden kan combineren tot een spreiding rond het eindbedrag. Om dit te bereiken dient men alle posten van de raming stuk voor stuk op grootte, onzekerheid en onderlinge afhankelijkheid te beoordelen^'. Bij het bepalen van de standaardafwijking wordt rekening gehouden met de volgende onzekerheden in projecten: normale onzekerheden (4.2); onzekerheden in de post onvoorzien (4.3); planonzekerheden/varianten (4.4).

4.2

Normale onzekerheden Hoewel het beeld van een project in de loop van de tijd steeds duidelijker wordt en de kosten steeds nauwkeuriger kunnen worden geraamd, blijven er tot het eind van het project een (groot) aantal onzekerheden bestaan. Die onzekerheden zijn misschien moeilijk expliciet en kwantitatief weer te geven, maar iedereen die bij infrastructurele projecten betrokken is, weet dat ze bestaan. Denk bijvoorbeeld aan prijsverschillen, meetonnauwkeurigheden, afwijkingen ten opzichte van ingeschatte hoeveelheden, e.d.

Dit betekent dat het "hoog uitvallen" van project 1 niet steeds samenvalt met het hoog uitvallen van de kosten van project 2, 3 enz.. Door onderlinge compensatie valt de ^reiding (van de gesommeerde kosten) van het totaal mee. Een lijst met de grootste risicovolle posten voor droge projecten is in bijlage 1 opgenomen. Let op: Deze lijst is betrekkelijk. Het is geen checklist, hooguit een handreiking waar (mede) aan gedacht zou kunnen worden bij het identificeren van risicovolle posten.

PRI maart 1 9 9 5 ( 2 . 5 )

7

De normale onzekerheden komen voor in alle kostenposten waarvan de grootte aangegeven kan worden met een bepaalde bandbreedte waarbinnen het uiteindelijke bedrag met grote waarschijnlijkheid zal vallen. Bijv.: Als de onderhandelingen met betrekking tot de verkoop van grond nog lopen heeft men wel een idee wat de grond zal gaan kosten, maar zeker is het allerminst.

4.3

Onzekerheden in de post onvoorzien De post onvoorzien heeft ook een standaardafwijking (die relatief groot kan zijn), omdat de grootte van de post onvoorzien op zich ook wordt geschat en dus 'onzeker' is. De post onvoorzien kan gespecificeerd worden in een aantal "bijzondere" gebeurtenissen met ieder een specifieke kans van plaatsvinden en een bepaald bedrag aan kosten èls ze plaatsvinden. In dat geval worden de gewogen kosten per gebeurtenis bepaald door de kans (p) per gebeurtenis te vermenigvuldigen met de verwachte kosten (K) per gebeurtenis. In formulevorm: gemiddelde (gewogen) kosten gebeurtenis (fj)

:p*K

spreiding in (gewogen) Icosten gebeurtenis (a)

:{p'(1-p)'KT''

bron

De verwachte grootte van de post onvoorzien wordt bepaald door sommatie van de gemiddelde kosten per gebeurtenis. De standaardafwijking van de post onvoorzien wordt bepaald door kwadratische optelling van de berekende standaardafwijking per gebeurtenis, ervan uitgaande dat de gebeurtenissen onderling onafhankelijk zijn. Voor nadere informatie wordt verwezen naar de paper 2.4 De post onvoorzien.

4.4

Planonzekerheden (varianten) Een heel ander type onzekerheid is de planonzekerheid. Soms is het nog niet zeker welke variant (een brug of een tunnel) gekozen zal worden in de wegverbinding. In afwachting van een definitieve keuze wordt deze onzekerheid meestal ondervangen door meer varianten uit te werken en te ramen. Er zijn dan meer ontwerpen en meer totaalbedragen, elk met een bijbehorende standaardafwijking. Desgewenst kan er één bedrag met één standaardafwijking worden gegeven, waarin de planonzekerheid is verdisconteerd.

BEREKENINGSMETHODEN

5.1

Inleiding Voor het berekenen van de standaardafwijking zijn verschillende methoden of technieken beschikbaar. In tabel 1 is een overzicht opgenomen waarin de relatie van de verschillende berekeningsmethoden t.o.v. elkaar is weergegeven. Tabel 1 Overzicht en relatie van de verschillende berekeningsmethoden t.o.v. elkaar.

Eindresultaat ,, . Varianten

Aanbevolen

Methode raming 1

Gereedschap

Black box

Handmatig

X

M

cT

/ l per post, ( f over t o t a l e koeten

X

(X)

M per post, cT per post, evt. afh. tussen posten M f per post, evt. afh. tussen posten

X

X

X

X

(X)

X

lla Eenvoudig ben. probabilistiech

Spreadsheet

Ja

II b Verfijnd ben. probabilistisch

Speciale programmatuur

Nee

Exact probabilistisch Monte Car\o

Ras/raming

Nee

Kdf per post, evt. afh. tussen posten

X

X

Gewogen raming

Spreadsheet

Ja

/;(pervariant

X

X

risicoraming

Spreadsheet

Ja

^ en sigma per variant

X

X

III

W f

Ja

EEN VARIANT X

Invoerg egevens

MEER VARIANTEN X

' l^^nsdichthcidefunctic tWPH1»S«

PRI maart 1995(2.5)

8

In tabel 1 kan afgelezen worden: welke gegevens nodig zijn voor het maken van een berekening om de gewenste output te verkrijgen. Is per kostenpost een standaardafwijking nodig of moet per post een zogenaamde kansdichtheidsfunctie worden opgegeven? Tevens is te zien bij welke berekeningsmethoden de onderlinge statistische afhankelijkheid tussen kostenposten kunnen worden meegenomen (zie ook ref.1); welk gereedschap bruikbaar is per berekeningsmethode; wat de resultaten zijn per berekeningsmethode (wat komt er uit?) In het simpelste geval wordt alleen de verwachtingswaarde en de spreiding in de vorm van een standaardafwijking berekend. Een meer geavanceerde berekening levert ook informatie over de vorm van de kansverdeling. Een en ander is afhankelijk van het gegeven of men wel of geen varianten wil verdisconteren in één raming, of men wel of geen standaardafwijking wil berekenen, etc. Voor het berekenen van een standaardafwijking binnen één variant (project of deelproject) kan gebruik worden gemaakt van de volgende berekeningsmethoden (van eenvoudig tot geavanceerd): niveau I: de black-box methode (paragraaf 5.2); niveau lla: de eenvoudige benaderende probabilistische methode (paragraaf 5.3); niveau llb: de verfijnde benaderende probabilistische methode (paragraaf 5.4); niveau III: een exacte probabilistische methode (bijv. MonteCario simulatie) (paragraaf 5.5). Voor het berekenen van een samengestelde standaardafwijking voor meer varianten binnen één project of deelproject kan gebruik worden gemaakt van de volgende berekeningsmethoden (van eenvoudig tot geavanceerd): de methode van de gewogen raming (paragraaf 5.6); de methode van de risico-raming (paragraaf 5.7). In de volgende paragrafen wordt in het kort (op hoofdlijnen) een beschrijving gegeven van: wat de verschillende methoden inhouden; wanneer welke methode kan worden toegepast (o.a. ten aanzien van de benodigde input en gewenste output).

bron

Een voorbeeld van het rekenen met de standaardafwijkingen is weergegeven in bijlage 2. (Voor een meer uitgebreide uitleg van de methoden en hun toepassing wordt verwezen naar ref. 1).

5.2

De black-box methode (Niveau I) Bij de black-box methode worden geen onzekerheden per kostenpost berekend. Op basis van ervaring en inzicht wordt in één keer een standaardafwijking voor de gehele raming geschat. Deze methode heeft als voordelen: eenvoudig en snel te gebruiken; geen programmatuur nodig. Deze methode heeft als nadelen: resultaat sterk afhankelijk van ervaring en intuïtie; gevoeligheidsanalyse niet mogelijk; geen inzicht in risicovolle kostenposten.

5.3

De eenvoudige benaderende probabilistische methode (Niveau lla)

Het doel van de benaderende probabilistische methode is behalve het ramingsbedrag ook de onzekerheid ervan vast te stellen, uitgaande van de onzekerheden in de samenstellende onderdelen. Bij de benaderende methode beperkt men zich per ramingsonderdeei tot de twee getallen: de verwachte kosten (aangeduid met;/) en de standaardafwijking (aangeduid met o).

PRI maart 1995(2.5)

g

De afzonderlijke standaardafwijkingen kunnen statistisch worden opgeteld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het statistisch onafhankelijk en statistisch afhankelijk optellen " . Het heeft invloed op de grootte van de berekende spreiding. Bij alle methoden waarin probabilistisch wordt gerekend (zie ook paragrafen 5.4 t/m 5.7) speelt dit (on-)afhankelijk statistisch optellen. Het rekenschema is te vinden in bijlage 3. Het kan eenvoudig geprogrammeerd worden in een spreadsheet. Deze methode heeft als voordelen: eenvoudig en snel te gebruiken; geen ingewikkelde programmatuur nodig; snel inzicht in laagste (alle posten onafhankelijk) en hoogste (alle posten afhankelijk) waarde van de standaardafwijking; gevoeligheidsanalyse op postniveau mogelijk. Deze methode heeft als nadelen: methode geeft geen inzicht in de kansverdelingsfunctie van de totale kosten; gedeeltelijke afhankelijkheid tussen kostenposten kan theoretisch wel meegenomen worden, maar is praktisch lastig. 5.4

De verfijnde benaderende probabilistische methode (Niveau llb)

Bij de verfijnde benaderende methode beschouwt men de raming als een wiskundige functie van de hoeveelheden, de prijzen, de toeslagen etc. Voor al deze variabelen wordt de onzekerheid vormgegeven door een kansverdelingsfunctie en niet alleen door middel van de eerder genoemde ;/ en a. Deze methode heeft als voordelen: gevoeligheidsanalyse op postniveau mogelijk; methode geeft een benadering van de kansdichtheidsfunctie van de totale kosten; Deze methode heeft als nadelen: kansdichtheidsfuncties van invoervariabelen nodig; specialistische programmatuur nodig. gedeeltelijke afhankelijkheid tussen kostenposten kan theoretisch wel meegenomen worden, maar is praktisch lastig.

5.5

Exacte probabilistische methode (Monte Cario simulatie) (Niveau III) Bij de Monte CarIo simulatie worden voor alle kostenposten "waarden getrokken" uit de kansdichtheidsfuncties. Dit gebeurt met behulp van een soort veredelde dobbelsteen: een "random-number-generator". Vervolgens berekent men het ramingsbedrag voor deze waarden van de variabelen. Deze procedure wordt vele malen (bijv. 10.000 maal) herhaald. Uit de vele berekeningen van het ramingsbedrag kan een goede indruk van de verwachtingswaarde en de spreiding worden verkregen. Bovendien kan een staafdiagram (histogram) van de raming worden geconstrueerd. Zo ontstaat een beeld van de kansdichtheidsfunctie van het ramingsbedrag. Het spreekt vanzelf dat voor deze hoeveelheden rekenwerk een computer onontbeerlijk is. De Monte Carlo simulatie is vooral aantrekkelijk als men een indruk van de exacte kansdichtheidsfunctie van de raming wil verkrijgen en daarmee van de kansen dat bepaalde onder- en bovengrenzen worden overschreden. Met name als er sprake is van een aantal "bijzondere" gebeurtenissen in de raming kan het toepassen van de Monte Carlo simulatie noodzakelijk zijn. Deze methode heeft als voordelen: gevoeligheidsanalyse op postniveau mogelijk; methode geeft de exacte kansdichtheidsfunctie van de totale kosten; gedeeltelijke afhankelijkheid tussen kostenposten kan meegenomen worden.

bron

Voor de definities zie paper 3.2 "Begrippenkader"

PRI maart 1995(2.5)

10

Deze methode heeft als nadelen: kansdichtheidsfuncties van invoervariabelen nodig; specialistische programmatuur nodig. Voor het berekenen van de standaardafwijking volgens de Monte Cario methode is een speciaal pcprogramma ontwikkeld (RAS/RAMING) voor gebruik binnen RWS.

5.6

De methode van de gewogen raming Soms is het besluitvormingsproces zo onvoorspelbaar dat alle varianten even kansrijk worden geacht. Soms heeft er één duidelijk de voorkeur en acht men het onwaarschijnlijk dat een andere wordt gekozen. Er is in dit geval geen enkel probleem voor de projectleider zolang hij alle bedragen mag noemen. Een probleem ontstaat als hij gedwongen wordt voor het project één bedrag te noemen én daarop afgerekend wordt. In een dergelijk geval kan het totale bedrag van de gecombineerde raming worden bepaald door de exacte kosten per variant te wegen met de kans op de keuze van de varianten (afzonderlijk). Deze methode heeft als voordeel: wanneer een aantal varianten vóórkomen, op verzoek één eindbedrag kan worden gepresenteerd. Deze methode heeft als nadeel: de resultante van deze "rekentruc" wordt niet meer herkend als een raming voor één echt alternatief. Deze benadering (het wegen) wordt ook wel de gewogen raming genoemd. Het rekenschema van deze methode is te vinden in bijlage 5.

5.7

De methode van de risico raming De risico raming is vergelijkbaar met de gewogen raming, in die zin dat meer varianten in één raming verdisconteerd zijn. De ramer geeft de afzonderlijke ramingen af, maar dan met standaardafwijkingen. Daaruit wordt één gecombineerde raming berekend, met één (gecombineerde) standaardafwijking. Dit combineren geschiedt door expliciet de kansen op de keuze van de varianten te schatten en de standaardafwijking van het totale bedrag vast te stellen door weging van deze kosten en van de standaardafwijkingen met deze kansen. Het rekenschema van deze methode is te vinden in bijlage 4.

5.8

Wanneer welke methode toepassen? De keuze van de berekeningsmethode, die voor hét berekenen van standaardafwijking wordt toegepast, is afhankelijk van: de aard van het project (soort, type, moeilijkheidsgraad en omvang); de tijd waarover het projectteam kan beschikken of wil besteden voor het berekenen hiervan; de fase waarin het project zich bevindt; het belang dat de beslissers hechten aan de standaardafwijking (wat de opdrachtgever vraagt); de beschikbare gegevens; de verwachting dat een bepaalde kostenpost een scheve verdeling heeft; de gewenste output; de wijze waarop het project wordt beheerst. De projectleider kiest in principe zelf de berekeningsmethode, op basis van bovengenoemde punten en de mogelijkheden die de diverse typen berekeningen bieden.


11

De Standaardafwijking kan in elke fase van het project worden berekend op het niveau van: het project in zijn totaliteit; deelprojecten en varianten; kengetallen (in speciale gevallen) en kleinere projectonderdelen; hoeveelheden en eenheidsprijzen. Over het algemeen zijn de voordelen van het gebruik van de methodes waarmee standaardafwijkingen berekend kunnen worden (zie paragrafen 5.2 tot en met 5.5): een standaardafwijking kan gefundeerd worden aangegeven; de mogelijkheid ontstaat om de onzekerheden expliciet per post aan te geven; de onzekerheden in een raming worden zichtbaar en bespreekbaar gemaakt. Nadelen van het gebruik van deze rekenmethodes zijn dat deze: tijdrovend kunnen zijn (afhankelijk van de gedetailleerdheid en de gewenste output); over het algemeen veel invoergegevens vragen; specifieke kennis vragen van degene die met deze methodes aan de slag gaat; een strakke organisatie vraagt met betrekking tot het verzamelen van de basisinformatie.

KWANTIFICEREN V A N BASISGEGEVENS Voor het berekenen van een raming zijn basisgegevens nodig (bijvoorbeeld: prijzen, hoeveelheden, kengetallen, etc). Omdat er probabilistisch gerekend wordt is van elk basisgegeven statistische informatie nodig. Deze statistische informatie kan bestaan uit: een kansdichtheidsfunctie; een // en een o; eventuele afhankelijkheid met andere basisgegevens. Statistische informatie voor het berekenen van een standaardafwijking kan op verschillende niveaus in een raming nodig zijn, te weten op deelprojectniveau of bestekspostniveau. Afhankelijk van de beschikbare informatie (gegevens) en tijd kunnen de benodigde statistische parameters (/u en (7): worden berekend door statistische basisgegevens samen te stellen tot hogere (geagregeerde) niveaus of door gebruik te maken van nacalculaties; worden geschat op basis van ervaring of intuïtie. De eerste methode leidt tot correct berekende statistische parameters maar betekent veel werk, waarbij de nauwkeurigheid uiteraard hoger is dan die van de tweede methode waarbij geschat wordt. Bij de berekening volgens de eerste methode dient te worden opgemerkt dat het voorshands niet mogelijk lijkt uit gegevensbestanden te putten, aangezien de bestanden hierop niet zijn ingericht. Tevens bestaat er geen systematisch inzicht in het verloop van de gegevens van een bepaald projectonderdeel door de verschillende fasen heen, zowel met betrekking tot de hoeveelheden als de eenheidsprijzen. Bovenstaande pleit er voor eventueel benodigde statistische parameters van basisgegevens voorlopig te schatten. Voor het schatten van een // en a uit waarnemingen zijn diverse technieken voorhanden. Ingeval er geen geordend cijfermateriaal beschikbaar is en men wil toch een // en aschatten, dan kan men als eerste binnen de organisatie navraag doen naar ervaringscijfers en schattingen doen van het maximum, het minimum en de meest waarschijnlijke waarde betreffende soortgelijke projectonderdelen. Dit kan een eenvoudig kengetal zijn (bijv. de all-in kosten van een strekkende kilometer autoweg), maar ook een bedrag, gebaseerd op hoeveelheden maal eenheidsprijzen, waarbij beide onzekere grootheden zijn. De waarde van IJ kan geschat worden door het rekenkundig gemiddelde te nemen van de bovengenoemde schattingen. Afhankelijk van de hardheid van de extreme waarden kan het verschil tussen de maximale en minimale waarde worden gesteld op 3 è 5 maal de a. Aannemende dat de beide extremen vrij "hard"

PRI maart 1995(2.5)

12

zijn kan het bovengenoemde verschil worden gesteld op 4,8 maal de a. Deze laatste vuistregel is bij benadering geldig, zowel voor symmetrische als niet-symmetrische verdelingen.'"' Het is op een eenvoudige manier mogelijk om de (geschatte) a op een hoeveelheid statistisch te vermenigvuldigen met een (geschatte) a op de eenheidsprijs en op deze wijze een (geschatte) a van een bepaald kostenonderdeel te verkrijgen.''' Een rekenvoorbeeld is in bijlage 2 opgenomen.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

7.1

Conclusies Wanneer men de raming opstelt ligt de eerste prioriteit bij het verschaffen van een correcte basisraming en een correcte opslag voor onvoorzien, resulterende in een realistische prognose van de projectkosten. De standaardafwijking is een indicatie van de trefzekerheid van de prognose en (mede) afhankelijk van de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de onderliggende schattingen en veronderstellingen. De voordelen van het aangeven en berekenen van standaardafwijkingen zijn: het vergroten van inzicht in de kostenposten die van invloed zijn op de trefzekerheid van de raming; het dwingen tot nadenken over de betrouwbaarheid van de basisgegevens; het zichtbaar maken van de trefzekerheid van de raming; het geven van een aanzet tot betere communicatie over de onzekerheden in de raming en de mogelijkheid tot beheersing en verkleining van deze onzekerheden. Verder zijn in deze paper diverse technieken aangereikt die inspelen op het omgaan met meer varianten.

7.2

Aanbevelingen en v e r v o l g a c t i v i t e i t e n Binnen de V&W-organisatie is men nauwelijks bekend met het wat, hoe, wie en waarom van marges en standaardafwijkingen. Bij het bepalen van de marge dient een keuze gemaakt te worden voor de grootte van de grenzen (dus k maal de standaardafwijking), waarbinnen de raming mag afwijken van de werkelijke kosten. Het invoeren van marges zal inspanning (manskracht) kosten plus een forse doorlooptijd. We kunnen er dus niet te vroeg mee beginnen en we moeten gereedschappen aanreiken voor een doelmatige aanpak. Naast het verspreiden van kennis is het experimenteren met eerder genoemde methoden zinvol. Vanuit deze experimenten zijn richtlijnen te geven voor nacalculaties en voor het documenteren van basisgegevens. Bovendien kunnen standaardafwijkingen worden berekend van kengetallen e.d. Voorlopig lijkt het interpreteren van standaardafwijkingen vooral gebaseerd te zijn op ervaring en intuïtie. Door experimenteren en nacalculeren kan ook hier meer "zekerheid" worden geboden.

Referenties 1.

Syllabus Cursus "Voorzien, onvoorzien of onzeker" PRI/TUD, 23 augustus 1994

In ref . 1 is een schaOingsmethcxle gegeven waaitiij op basis van het verschil tussen de geschatte meest waarschijnlijke waarde en het berekende gemiddelde een keuze wordt gemaakt voor een normale verdeling of een driehoek-verdeling. Voor een meer nauwkeurige schatting van de waarde van o wordt de methode in ref.1 aanbevolen. Deze schattingsmethode is geautomatiseerd in het pc-progiamma RAS/RAMING. 11)

Zie ook bijlage 3

PRI maart 1995(2.5)

Bijlage 1 def

13

Risicovolle posten

Risicovolle kostenposten zijn kostenposten die binnen een project aan relatief grote fluctuaties onderhevig zijn en die het totaal resultaat sterk beïnvloeden. Bij het beoordelen van de posten in een raming rijst de vraag welke kostenposten een relatief grote bijdrage leveren aan de standaardafwijking rond de totale projectkosten. Tot deze kostenposten behoren zeker die onderdelen die zowel: zelf al een relatief grote bijdrage leveren aan de projectkosten als naar hun aard een relatief grote onzekerheid bevatten met betrekking tot hoeveelheid en/of eenheidsprijs. Aan het eind van de besteksfase zijn in principe de hoeveelheden en eenheidsprijzen nauwkeuriger bekend dan in de fasen ervoor. Maar ook deze cijfers hebben een standaardafwijking, omdat pas tijdens de uitvoering duidelijk wordt wat de werkelijke hoeveelheden zijn. Voor wat betreft de eenheidsprijzen blijkt pas bij nacalculatie (met name na het waarnemen van de produkties van mensen en materieel) wat de werkelijke bedrijfseconomische eenheidsprijs was. Risicovolle posten droae projecten Met betrekking tot de hiervoor beschreven kostenposten is in tabel 1 opgenomen de tien meest risicovolle posten voor de "droge" wegenbouwprojecten, de zogenaamde top-tien-droog. In deze tabel zijn zowel vijf relatief omvangrijke als vijf relatief kleine posten opgenomen, waarvan uit ervaring is gebleken dat, zelfs bij een vastgesteld PvE, de uiteindelijke realisatie regelmatig wezenlijk afwijkt van de prognose in de planuitwerkingsfase. Deze afwijking kan zowel positief ais negatief uitvallen. De posten die in de tabel zijn opgenomen, behoeven niet bij elk project dezelfde onzekerheden te bevatten. Vandaar dat men in elk project zelf moet nagaan of deze kostenposten relevant zijn en of er daarnaast andere relevante onzekerheden bestaan. Risicovolle posten natte projecten Voor de "natte waterbouw" zijn de meest risicovolle posten opgenomen in tabel 2. Hierbij is onderscheid gemaakt naar natte projecten in het algemeen en waterbodemsaneringsprojecten in het bijzonder. (tabel 1) Tabel "Top-Tierwlroofl

relatieve bijdrage aan de

rel. m a r g e >

10%

projectkosten Omschrijving kostenonderdeel

>

10%

<

10%

Hoeveelheid

eenheidsprijs

hoeveelheid X eenheidsprijs

zand leveren en verwerken

X

X

N.6.: vervuilde

X

grond! aanbrengen asfaltbetonverhardingen/steenmengsels

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

kosten van verkeersmaatregelen, en tijdelijk w e r k in verband daarmee, zoals betijning, bewegwijzering, bebording, barriers kunstwerken onvoorzien ecologische voorzieningen X geluidwerende rnaatregelen X

X X

grond ontgraven en vervoeren X

X

X

X

X

X

X

X

X

(op)breken verhardingen mantelbuizen/zakbaken/geleiderail

PRI maart 1995(2.5)

14

(tabel 2) Natte projecten Algemeen

Relatieve bijdrage aan de project kosten

Omschrijving kostenonderdeel

> 10%

< 10%

Interpeteren uitkomsten ontwerpregels

X

Uitvoeringsmethode

X

X

Vergunningseisen en criteria

X

X

Beschikbaarheid materialen

'Relatieve Marge > 10%

Hoeveelheid

Prijs/ eenheid

X

Totaal

X X

X

X

X

X

X

X

Mogen toepassen materialen

X

X

X

Afzetmogelijkheden vrijkomende materialen

X

X

X

X

Tijdelijke voorzieningen

X

X

X

X

X

G rondgesteld heid

X

X

X

Gewenste kwaliteit

X

X

X

BescNkbaarheid materieel en kennis Levensduureisen

X

Compenserende/ mitigerende maatregelen Projectieider/ opdrachtgever

Natte projecten Waterbodemsanering

Omschrijving kostenonderdeel

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X X

Relatieve bijdrage aan de project kosten > 10%

X

< 10%

Relatieve Marge > 10%

Hoeveelheid

Prijs/ eenheid

X

Totaal

Hoeveelheid verontreinigd materiaal

X

Mate van verontreiniging

X

X

X

Keuze reinigings/ verwerkingstechniek

X

X

X

Vergunningseisen/ criteria

X

X

X

X

X

Toelichting bij tabel 2: m.b.t. de hoeveelheden: De bestaande bodemligging is vaak niet nauwkeurig bekend. Zelfs met moderne apparatuur is de bodemligging niet met de noodzakelijke nauwkeurigheid (voor de raming) te bepalen. Een meetonnauwkeurigheid van plus of min 10 cm (is al nauwkeurig) geeft over grote oppervlakten een enorme afwijking in de hoeveelheden. Bij relatief dure prijzen per m3 (bijv. waterbodemsanering f 200.-/m3) telt dit heel hard door; Daar, waar water stroomt is er erosie en afzetting van sediment. De bepaling van hoeveelheden is dan vaak niet meer dan een momentopname die sterk fluctueert; Er is vaak weinig bekend over de samenstelling van de ondergrond. Zodat er aannamen gedaan moeten worden die grote onzekerheden tot gevolg hebben.

PRI maart 1995(2.5)

15

m.b.t. de eenheidsprijzen: Om een goede eenheidsprijs te bepalen moet een aanname worden gedaan (bijv. uitvoeringsmethode/transportafstand) deze aannamen zijn zeer sterk bepalend voor de eenheidsprijs; Ook de huidige wetgeving is hier sterk bepalend. Het maakt nogal wat uit of je fosforslakken mag toepassen of alles met breuksteen moet doen. De regelgeving is in beweging en er bestaan per provincie verschillen; Het is onmogelijk om in de vroege projectfase de gehele omgeving bij het project te betrekken. Later ingebrachte wensen en eisen blijken vaak grote gevolgen voor de kosten te hebben. m.b.t. het ontwerp: De ontwerpmethodieken in de waterbouw zijn niet echt eenduidig en kunnen vaak op verschillende manieren worden geïnterpreteerd. De wijzigingen die hieruit voortkomen hebben soms grote gevolgen voor de kosten. Vooral waar met nieuwe technieken wordt gewerkt is er niet genoeg ervaring of kennis aanwezig om nauwkeurig te kunnen ramen. Ontwerpeisen groeien met het project mee. m.b.t het beleid: Er worden ramingen gemaakt zonder dat belangrijke uitgangspunten ais beleid zijn vastgesteld. Dit veroorzaakt een grote onzekerheid in ramingen van grote projecten.


Bijlage 2

16

Voorbeeld van het rekenen met de standaardafwijking

In deze bijlage is een voorbeeld opgenomen van het rekenen met de standaardafwijking. De gehanteerde begrippen worden bekend verondersteld (zie ook paper" Begrippenkader"). De hier gebruikte rekenmethode is ook weergegeven in bijlage 3). Het rekenvoorbeeld betreft de post "zand leveren en verwerken" voor een bepaald projectdeel. In de planuitwerkingsfase wordt de hoeveelheid globaal geschat op: minimaal 30.000 m3 verwachting 40.000 m3 (het gemiddelde //) maximaal 50.000 m3 Het verschil 20.000 m3 wordt hierbij na enige discussie geschat op 3,3 maal a. De ais dan, bij benadering, 6000 m3; dat is 15 % van de ;/. Voor de bedrijfseconomische eenheidsprijs wordt een hard minimum genoemd van f 10/m3 en een iets minder hard maximum van / 18/m3. De spreiding in dit voorbeeld is vrij groot omdat er nog geen keuze is gemaakt voor zout of zoet zand en evenmin voor rijden of spuiten. Aangezien het bedrag van f 18 recent is en dat van f 10 al weer enkele jaren oud, wordt de f 10 opgehoogd naar f 11,25. Het gemiddelde wordt geschat op f 15. Het verschil tussen f 11,25 en ƒ 18 wordt geschat op 4,8 maal de a. De a is dan f 1,40, dat is 9.4 % van de verwachting van f 15. De verwachtingswaarde van het kostenonderdeel is dan 40.000 x ƒ 15 = / 600.000. De geschatte a daarop is uitgaande van twee onafhankelijke variabelen en afgerond: 7(0,15^ + 0,094^) X f 600.000 = ca. f 106.000. De variatiecoëfficiënt op deze post is derhalve ca. 18 %.

PRI maart 1995(2.5)

17

Rekenschema van de eenvoudige probabilistische benaderende methode (niveau lla)

Bijlage 3

Het doel van een benaderende probabilistische methode is om, behalve het ramingsbedrag, ook de onzekerheid ervan vast te stellen, uitgaande van de onzekerheden van de samenstellende onderdelen. Bij de benaderende methode beperkt men zich tot de twee getallen, de tJ en de a, die een beeld geven van de raming en van de onzekerheid daarin. In het eenvoudigste geval bestaat een raming uit een sommatie van een aantal posten. Als men een aantal onzekere en onafhankelijke posten wil optellen om een beeld te krijgen van het verwachte totaal en van de onzekerheid van het totaal, dient men het volgende rekenschema te volgen.

post

standaard afwijking

verwachtingswaarde

Berekening totale standaardafwijking

1 2

—+

—+

/'totaal

''totaal

"totaal ~

' "iotaal

Ongeacht het type kansdichtheidsf unctie mogen de verwachtingswaarden lineair en de standaardafwijkingen kwadratisch worden opgeteld. Hiervoor is wel vereist dat de posten onafhankelijk zijn, d.w.z. dat het hoog uitvallen van post 1 niet steeds samenvalt met hoog uitvallen van post 2 en/of van post i. Door onderlinge compensatie valt de spreiding van het totaal mee. Als de posten wel afhankelijk zijn, moeten behalve de verwachtingswaarden ook de standaardafwijkingen lineair worden opgeteld. De spreiding van het totaal wordt daardoor aanzienlijk groter (zie het volgende rekenschema). )OSt

verwachtingswaarde

standaard afwijking

Berekening totale standaardafwijking

1

^'^

<7l

<î

2

fJ2

02

0^2

—+

—+

/•totaal

''totaai

Bij een meer gedetailleerde raming worden de meeste posten opgebouwd uit een hoeveelheid en een prijs. Om de onzekerheid van het produkt van twee onzekere variabelen te kunnen berekenen moeten we eerst een begrip: "variatiecoëfficiënt" introduceren. De variatiecoëfficiënt v = a//[/drukt de onzekerheid uit als fractie van het gemiddelde. Soms geeft men de variatiecoëfficiënt als percentage van het gemiddelde en schrijft: v = 100 * a/;j%.) De benaderende rekenregel luidt, dat het kwadraat van de variatiecoëfficiënt van het produkt gelijk is aan de kwadratische som van de beide variatiecoëfficiënten, als de hoeveelheid en de prijs onafhankelijk zijn. De verwachtingswaarde van het produkt is gelijk aan het produkt van de verwachtingswaarden.

PRI maart 1 9 9 5 (2.5)

post

verwachtingswaarde

onafhankelijk standaardafwijking

afh.

variatiecoëfficiënt Vh/ +

V,

A/i^v,^ = a,^

a,

1

//hT>",pi

2

/^h2-^p2 = /^2

Vhi^ +

V,P2

1

|/hi.;[/pi = //i

v«2 +

M^

^J^

+ ^/totaal

2 ^

y, 2

= Vi^

2 ,, 2 ^

/Wz'.v.

„ 2

//i^.Vi^ = ai^

•'totaal

18

a.

"totaal

De sommatie verloopt vervolgens als in het vorige voorbeeld. De gemiddelden worden opgeteld en de standaardafwijkingen worden kwadratisch gesommeerd. Daarbij wordt verondersteld dat de posten 1 tot en met i onafhankelijk zijn. Ais alle posten afhankelijk zijn moeten de standaard-afwijkingen lineair worden opgeteld (zie de laatste kolom).

PRI maart 1995(2.5)

Bijlage 4

19

Rekenschema voor het berekenen van planonzekerheki.

Bij het berekenen van planonzekerheid is het uitgangspunt als volgt: er zijn twee (of meer) varianten elk met een kans pi op realisatie. De som van de kansen is 1 (één), omdat zeker één van alle varianten gekozen zal worden. Afhankelijk van het gegeven of er per variant wel of geen sprake is van een onzekerheid in de kosten, wordt onderscheid gemaakt in: - de methode van de risicoraming - de methode van de gewogen raming a. De methode van de risicoraming Bij de risicoraming wordt de hoogte en de onzekerheid van de kosten in eerste benadering tot uitdrukking gebracht met behulp van twee getallen: de verwachtingswaarde, fj en de standaardafwijking, a. Het rekenschema voor het samenstellen van twee varianten tot één bedrag met een ;; en een a is als volgt:

verwachtingswaarde fJ standaardafwijking a p,.B,+P2.B2

{p,.(Bi^ +CTi^)+ P2.(B2^ + a22)(p,.B,+P2.B/}°•^

waarin: p, = kans op realisatie van de variant i Bi = gemiddelde kosten van variant i o; = standaardafwijking van kosten van variant i

Planonzekerheid kan door nadere besluitvorming worden opgeheven. Omdat beide alternatieven met de respectievelijke kansen (p, + P2 = 1) in aanmerking worden genomen, ligt het gemiddelde gewogen tussen de beide alternatieven in. Door de onzekerheid van de keuze is de gecombineerde standaardafwijking groter dan de standaardafwijking van elk van de beide varianten. b. De methode van de gewogen raming Het rekenschema van de methode van de gewogen raming is een bijzonder geval van die van de methode van de risicoraming. De getalsmatige uitdrukking van de verwachtingswaarde /j en de standaardafwijking a van het totale bedrag is gelijk aan die van de methode van de risicoraming, met daarin voor ieder alternatief een a, = O ingevuld.

paper

2.6

ACTUALISEREN

P R O J E C T

R A M I N G E N


maart

1995

PRI maart 1995(2.6)

Stel je collega is verantwoordelijk voor een project. De raming van dit project heeft hij trouw elk jaar ten behoeve van het MIT nauwgezet geïndexeerd. Het project wordt plotseling actueel. Gelukkig is zijn raming actueel tenminste daar ging iedereen wel vanuit. Een slapend project ("Doornroosje") is plotseling weer wakker gekust Bij nader inzien ontdekt hij dat de projectscope, uitvoeringstechnieken en ook diverse prijzen in de loop van die jaren zijn gewijzigd. De eerder afgegeven ramingen blijken niet meer te passen bij het project. Hoe vertelt hij het de baas, hoe vertelt de baas het door aan "DEN HAAG". Komt er aanvullend budget beschikbaar? (En gaat dat dan ten koste van JOUW projecten, die dan mogelijk later worden uitgevoerd?) Dat actualiseren nodig is, begrijpt iedereen. Dat actualiseren zinvol is, voel je als "de prins" is langs geweest en een project heeft wakker gekust. Gelukkig heb jij je project geactualiseerd.

PRI maart 1995(2.6)

SAMENVATTING Bij actualiseren hebben we het over twee dingen: het inhoudelijk èn het prijstechnisch weer actueel maken van de raming. Het inhoudelijk weer actueel maken van een raming heeft tot doel duidelijkheid te verschaffen in wat inmiddels de visie is op de uitgangspunten en aannames. Denk hierbij aan het aanpassen van de projectscope en het programma van eisen, het herbeschouwen van eerder gekozen oplossingen voor deelprojecten en het technisch uitwerken van een geactualiseerde projectscope en geactualiseerde deelprojecten. Het prijstechnisch weer actueel maken van een raming heeft tot doel het toekennen van de juiste kosten. Dit heeft alleen zin nadat een raming inhoudelijk weer actueel is gemaakt. Toekennen van de juiste kosten heeft te maken met de juiste normen en kengetallen en met actuele, eventueel geïndexeerde prijzen en tarieven. Actualiseren is nuttig om goed zicht te blijven houden op de kosten van projecten en financiële consequenties van keuzes te kunnen bepalen. Actualiseren is ook nuttig om het juiste bedrag in het planproces of het MIT te krijgen.

INHOUDSOPGAVE 1

Wat is actualiseren?

2

Het nut van ramingen actualiseren

3

Frequentie van actualiseren

4

Een richtsnoer voor het actualiseren van ramingen

5

Wie actualiseren?

PRI maart 1995(2.6)

W A T IS ACTUALISEREN?

def

Actualiseren van ramingen bestaat uit: het inhoudeliik weer actueel maken van de raming en het priistechnisch weer actueel maken van de raming. ledere raming heeft dan ook een datum en prijspeil om aan te geven hoe actueel de raming is.

1.1

Het inhoudelijk weer actueel maken van de raming Het inhoudelijk weer actueel maken van de raming heeft tot doel duidelijkheid te verschaffen in raamt of hebt geraamd (uitgangspunten en aannames).

\NAJ\Q

Denk hierbij aan: het aanpassen van de projectscope/pve^' als deze in de loop der tijd is veranderd. Het gaat om de juiste vertaling van het programma van eisen naar de huidige omstandigheden. De projectscope kan gewijzigd zijn omdat de "opdrachtgever" en de (b.v. milieu-)wetgeving andere of aanvullende eisen aan het project stellen; het herbeschouwen van eerder gekozen "oplossingen" voor deelprojecten^': Het kan voorkomen dat de keuze voor een (deel-)project is verouderd omdat modernere "oplossingen" voorhanden zijn; het technisch uitwerken van de geactualiseerde projectscope en geactualiseerde deelprojecten. (Er zijn bijvoorbeeld nieuwe technische mogelijkheden waardoor eerdere technische uitwerkingen zijn verouderd). Als gevolg van bovenstaande punten moeten hoeveelheden van diverse kostenposten (opnieuw) worden vastgesteld.

1.2

Het prijstechnisch weer actueel maken van de raming Het prijstechnisch weer actueel maken van de raming heeft tot doel het toekennen van 6e juiste kosten en heeft slechts zin NA het inhoudelijk actueel maken van de raming (dus als je weet WAT je raamt, en waarom je dat raamt). Het toekennen van de juiste kosten heeft te maken met: het hanteren van de juiste normen en kengetallen (juiste vertaling van de projectscope); het hanteren van actuele (eventueel geïndexeerde) prijzen.

1.2.1

Juiste kengetallen en normen Kengetallen en normen kunnen ten opzichte van eerdere schattingen van het oorspronkelijke project zijn "verouderd" omdat de benodigde uitvoeringstechnieken, materialen, uitvoeringsmethoden en daarmee samenhangend uitvoeringsplanning en verwachte prestaties (bijvoorbeeld arbeidsuren) zijn veranderd.

1.2.2

Actuele prijzen Bij het prijstechnisch actueel maken van de raming worden de meest actuele prijzen gehanteerd. De peildatum van deze prijzen zal steeds bekend moeten zijn. Actualiseren van de prijzen betekent per prijs een individuele aanpassing vanuit de beschikbare gegevens. Als deze peildatum echter niet actueel genoeg is, is het indexeren van de prijs een tweede mogelijkheid.

def

In dit verband wordt de projectscope beschouwd als het geschreven pve: de projectscope is het document waarin voor zover bekend alle uitgangspunten van het programma van eisen zijn beschreven. ^'

Onder deelproject verslaan wij hier: een duidelijk functioneel herkenbaar/ definieerbaar onderdeel van een tracé. Bijvoorbeeld: een wegvak, een viaduct, een kivxippurvt, een klaverblad, een tunnel, een brug.

PRI maart 1995(2.6)

def

2

Indexeren is het vertalen van de gehanteerde prijzen in de oude raming (oud prijspeil) naar nieuwe prijzen in een herziene raming (nieuw prijspeil met een afgesproken datum). Indexeren van de prijzen in de ramingen gebeurt per raming als geheel met de gehanteerde index. Het verdient de aanbeveling om na te gaan of het zinvol is per type project (nat/droog, nieuw/onderhoud, etc.) een indexering af te spreken. Voorlopig lijkt een centraal te hanteren index voor alle projecten de voorkeur te hebben boven diverse indexen.

HET NUT V A N A C T U A L I S E R E N

bron

Ramingen actualiseer je om: het project te kunnen blijven beheersen en financiële consequenties van keuzes te kunnen uitdrukken; het reserveren van budgetten voor projecten telkens opnieuw te kunnen voorbereiden (d.w.z. voor het financiële planproces/ het MIT als onderdeel van de totale begroting^', Zie ook paper 1.2.

2.1

Het beheersen van het individuele project Inzicht in "Hoe staat het project er financieel voor?" is van belang voor de totale beheersing van dat project. Denk hierbij aan vragen als: Kan ik mijn project financieel verantwoorden? Moet of kan ik het nog op deze wijze, voor die prijs, laten uitvoeren? Heeft het zin om het zo uit te voeren, voor die prijs? Zijn er goede alternatieven?

bron

Omdat dit soort vragen gedurende het hele project aan de orde zijn is het van belang om "permanent" een actueel en scherp beeld te hebben van de te verwachten projectkosten. Hoe nauwkeurig het beeld van de te verwachten projectkosten moet zijn is afhankelijk van de fase waarin het project verkeert, Zie ook papers 1.1 en 1.9

2.1.1

Verandering van uitvoeringstijdstip Het tijdstip van de start van de uitvoering en/of de uitvoeringsduur kunnen tijdens de levensloop van een project veranderen (versneld starten, later tot uitvoering komen, "uitsmeren" van het project over een langer tijdsbestek). Inzicht in de actuele stand van zaken blijft noodzakelijk omdat er dan: minder snel verouderde projecten zullen voorkomen; kostenconsequenties kunnen worden aangegeven en worden meegewogen in de beslissing om het uitvoeringstijdstip of de uitvoeringsduur eventueel te veranderen.

2.1.2

Verandering van het beschikbare projectbudget Door bezuinigingen op het voorgestelde MIT, of wijziging in de verdeling van het "Infrafonds" over diverse projecten, kan het voorkomen dat het individuele projectbudget wordt gekort. Inzicht in consequenties hiervan (en inzicht in tegenargumenten, waarom dit individuele projectbudget niet zou moeten worden gekort) kan alleen groeien ais men gebruik kan maken van een actuele raming.

bron

Een en ander is omschreven in HAPLAN, handleiding financiële planning.


FREQUENTIE V A N ACTUALISEREN

De frequentie van het actualiseren wordt bepaald door: afspraken tussen projectleider en zijn opdrachtgever omtrent het beheersen van het individuele project; het voorbereiden en vaststellen van het MIT (het doorlopen van het financiële planproces).

bron

Dit betekent dat het MIT een ander "ramings-ritme" kan opleggen dan het individuele project, Zie ook paper 1.9: Handleiding Besluitvornning Hoofdinfrastructuur

3.1

Het individuele project

bron

3.2

Actualiseren speelt een rol: wanneer in de voortgang van het project een (nieuw) "beslismoment" is aangebroken (Traject Nota, Ontwerp Tracé Besluit, Tracé Besluit e.d., (zie ook paper 1.1: Kwaliteit van de raming); wanneer een projectscope is gewijzigd; op alle andere tijdstippen overeengekomen tussen de opdrachtgever en de projectleider.

Het financiële planproces/ het MIT In het kader van de begroting en het MIT wordt thans minimaal 1 keer per jaar een actuele raming gevraagd. ( Indiening geschiedt per 1 november ten behoeve van de begroting van 2 jaar na indiening)

EEN RICHTSNOER VOOR HET ACTUALISEREN VAN RAMINGEN

ledere raming heeft een datum en prijspeil om aan te geven hoe (inhoudelijk en prijstechnisch) actueel de raming is.

4.1

Inhoudelijk actueel maken van de raming, hoe?

bron

Voor het inhoudelijk actueel maken van de raming verwijzen wij hier naar de papers: Opbouw van de raming (paper 2.1) Checklist kostenposten (paper 2.2)

4.2

Prijstechnisch actueel maken van de raming, hoe?

4.2.1

Normen en Kengetallen

bron

Voor het prijstechnisch actueel maken van de raming (en daarbij het hanteren van de juiste normen en kengetallen) verwijzen wij naar de papers: Kengetallen (paper 2.3) en Nacalculatie (paper 2.7). Het is aan te bevelen om zo actueel mogelijke kengetallen te gebruiken in de onderbouwing van de raming. Bij het actualiseren van de raming is het van belang te weten hoe actueel de gehanteerde kengetallen zijn omdat: de prijzen waaruit deze normen en kengetallen zijn opgebouwd in de loop van de tijd verouderen en de keuze van juiste en actuele normen en kengetallen verbonden is met de keuze voor bepaalde technieken, inhoudelijke / technische oplossingen en de inhoudelijke uitgangspunten van de projectscope.

PRI maart 1995(2.6)

4.2.2

bron

4.2.3

Actuele prijzen Door de voortgang van het project kan meer inzicht zijn ontstaan in meer gedifferentieerde kostenposten en de daarbij behorende prijzen, Een bron is het LBK (Landelijke Bureau Kostprijzen) dat twee maal per jaar een actueel bestand ter beschikking van alle diensten stelt. Indexeren Indien actuele prijzen niet voorhanden zijn (of wanneer deze niet actueel genoeg zijn voor het prijspeil van de raming) kunnen prijzen geïndexeerd worden. De volgende algemene aanbevelingen voor het juist indexeren zijn te onderkennen: indexeer niet automatisch. Het jarenlang (meer dan 2 jaar) alleen maar indexeren van ramingen kan resulteren in inhoudelijk en prijstechnisch sterk verouderde projecten ("slapende projecten"). De technieken, kengetallen e.d. zijn dan alweer zo veranderd dat een grondige (inhoudelijke en prijstechnische) actualisatie zin heeft. Bovendien roept het geïndexeerde eindbedrag een beeld op van een nauwkeurige raming. (Bijvoorbeeld: een project dat naar verwachting ca. 50 miljoen kost, "kost" na 3 jaren achtereen indexeren (3%) Fl 54.636.350,- en na 4 jaar Fl 56.275.440,50); de reeds gedane uitgaven, de geplande uitgaven in het lopende jaar en het jaar daarna (n +1) worden niet geïndexeerd naar de toekomst; de vaste prijsafspraken in het kader van reeds aangegane contracten worden niet geïndexeerd, echter de kosten verbonden aan de uitvoering/ naleving van regelingen (risicoregeling lonen en prijzen) behoren weer WEL geraamd te worden.

4.2.4

Actualiseren en het MIT Jaarlijks dienen ten behoeve van het MIT actuele ramingen te worden afgegeven (via het planproces). Er zit tijd tussen: de meest actuele prijsgegevens (van ca. 3 tot 4 maanden oud) en het tijdstip waarop de raming moet worden gemaakt of geactualiseerd; opstellen van de raming en afgifte van de raming (ieder jaar 31 oktober); afgifte van de geactualiseerde raming en prijspeil begroting in het MIT voor een bepaald jaar in de toekomst. Daarom is het afgegeven bedrag bij opname in het MIT "verouderd" indien de raming niet zou worden "geïndexeerd naar de toekomst". "Indexeren naar de toekomst" is mogelijk door de volgende indexcijfers te gebruiken: prognose index-cijfers van het Centraal Plan Bureau; prognose index-cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek; per type project centraal afgesproken en een door kostprijsdeskundige(n) berekende index-cijfers die zijn gebaseerd op basis van de zogenaamde "bestanddelen-formule" (loon, materiaal, materieel, olie). Een suggestie is om voor alle projecten één methode of één indexcijfer af te spreken om het volledige "tijdgat" te dichten tussen de meest actuele prijsgegevens en prijspeil van de begroting. Projecten zijn dan onderling meer vergelijkbaar gemaakt.

WIE ACTUALISEREN?

bron

Het actueel maken van de raming (zie ook hoofdstuk 2) is met name een verantwoordelijkheid van de projectleider, Zie ook paper 1.3 Taken en verantwoordelijkheden.

paper

2.7

NACALCULATIE

P R O J E C T

R A M I N G E N


maart

1995

PRI maart 1995(2.7)

(D-.-a

Maandagmorgen, half negen. Het begin van een nieuwe week. De rust wordt verstoord door een rinkelende telefoon. Je baas is er vroeg bij vandaag. Hij wil even de projecten doornemen. Ligt het project op koers? Is de post onvoorzien toereikend, of loopt het project uit de hand? Dat weet ik zo gauw niet, opper je voorzichtig. Meten is weten, dus wat zegt de nacalculatie, klinkt het uit de hoorn van de telefoon. Nacalculatie? Het project is toch nog niet afgelopen?


SAMENVATTING Een raming wordt beïnvloed door een groot aantal factoren. Veel van deze factoren zijn niet volledig bekend voor een 'ramer'. Daarom worden er ten aanzien van deze factoren bepaalde aannamen gedaan. Deze aannamen, die bij de raming worden gebruikt, kunnen betrekking hebben op hoeveelheden, prijzen maar ook op de afmetingen en randvoorwaarden van het project. Nacalculatie dient ertoe deze aannamen achteraf op juistheid te toetsen. Het is belangrijk dat nacalculatie plaatsvindt, omdat het een belangrijke bijdrage kan leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van volgende ramingen. Ook is het belangrijk dat in een directie afspraken worden gemaakt over wie er bij het nacalculatieproces betrokken zijn.

INHOUDSOPGAVE Inleiding 1

Waartoe dient nacalculatie?

2

Wie voert de nacalculatie uit?

3

Wanneer nacalculeren?

4

Het hoe en wat van nacalculatie

BIJLAGE 1

Kenmerken van nacalculatie

PRI maart 1 9 9 5 (2.7)

INLEIDING Figuur 1 geeft een overzicht van de mogelijke aannamen die bij een raming kunnen zijn gedaan.

Boomstiuctuui laming - Aannamen binnen de raming Niveau

/van A naart weaaan\ea

Hoofdelement P kmS typcA

typcJ tunnel

\ /

typel

weci

*«3

\

/

knoop

\

b m^ /

typeX

\

/

verhard'ma \ ^/ aardabaan

/

\ /

typeY

/

\

vsrlichtina

\ /

type K

\

viaduct

\

Jesteks30St

1 /

/Tri3\

/ g m\ typeP \

/ • e r t . drainageV //

k uuP typeZ

/

/ typeH \ . cunet

Im.uui^

' ALmm

typeQ

\

\ / z a n d L i i t p u t \ / arond soort \

n uur WItr

groep C

per5\eid'ma

draaXme giine

typeZ

X ltr\ typeD

y uur groep E

typeG

materieel

brandstof

personeel

materialen

\

SSSWBBWWBrS

Primair middel-

Aannamen zijn gemarkeerd metvett* letters. Alle aannamen hebben consetûentiesvoorde (deel-)ramirg [aangeduid met f)

In dit overzicht is de raming voorgesteld als een "boomstructuur", waarin aannamen en kosten-elementen van het project van grof naar fijn staan gerangschikt. Uit deze figuur is af te lezen dat aannamen zowel hoeveelheden, prijzen als de inhoudelijke omschrijving van het berekende kunnen betreffen. In de figuur is ook te zien dat aannamen op elk abstractieniveau kunnen voorkomen.

PRI maart 1995(2.7)

1

2

WAARTOE DIENT NACALCULATIE? Nacalculatie is geen doel op zich. Het is een middel om één van de volgende doelen te bereiken: 1 het in de hand houden van kostenontwikkelingen gedurende een bepaald project; 2 het verantwoorden en evalueren van projecten; 3 het formuleren van nieuwe kengetallen en normen ten behoeve van nieuwe projecten; 4 het controleren, actualiseren of herzien van bestaande kengetallen in het kader van het bestandsbeheer.

1.1

Het tussentijds toetsen van een specifieke raming

bron

In dit geval dient nacalculatie om de projectleider of de ramer meer zekerheid te geven over de kwaliteit van zijn raming gedurende het project. Zit ik nog op de goede weg? Hoe zit het met mijn post onvoorzien? Hoe zit het met mijn gehanteerde marges? Klopt dat nog met mijn eerder gedane aannamen? Deze activiteit wordt in de praktijk wel eens gecombineerd met het actualiseren van de raming, Zie voor dit laatste paper 2.6: actualiseren.

1.2

Projectevaluatie Door nacalculatie constateert en interpreteert men verschillen tussen de aannamen in de raming en praktijkgegevens of aannamen in twee opeenvolgende ramingen (voortschrijdend inzicht). Door de oorzaak van deze verschillen te verklaren wordt nacalculatie een onderdeel van projectevaiuatie en draagt zodoende bij aan een beter inzicht in ramingen en de werkelijke kosten. De projectleider wordt in staat gesteld de verschillen tussen raming en realisatie te analyseren. Als vervolg hierop kan in de verantwoording aan de opdrachtgever uitleg worden gegeven omtrent de oorzaak van de belangrijkste verschillen.

1.3

Bestandsopbouw Nacalculatie kan ook gebruikt worden om grove of minder grove kengetallen en normen te distilleren, ten behoeve van nieuwe projecten. Men baseert zich op gegevens vanuit een "statistisch verantwoord" aantal projecten.

1.4

Bestandsbeheer Hier heeft nacalculatie het doel bestaande kengetallen te checken, te actualiseren of eventueel (totaal) te herzien. Nacalculatie voor bestandsbeheer bestaat uit toetsing van bestaande normen en kengetallen (ervaringscijfers) door analyse van de vergelijkbare gegevens vanuit de gerealiseerde projecten. Hiermee kan worden gewerkt aan de instandhouding van een stelsel van normen en kengetallen, teneinde toekomstige ramingen zonder extreem hoge inspanning de gewenste kwaliteit te kunnen geven.

WIE VOERT DE N A C A L C U L A T I E UIT?

Nacalculatie kan alleen gebeuren door diegenen die: een raming en een project kunnen doorgronden, wanneer het gaat om het analyseren van de verschillen; kunnen verklaren waarom een bepaalde aanname is gedaan. Afhankelijk van het doel van de nacalculatie zijn verschillende soorten functies relevant, b.v.: de projectleider; de directie van het uit te voeren en/of uitgevoerde werk; de ramer; de bestandsbeheerder.

PRImaain995 (2.7)

WANNEER NACALCULEREN?

Het tijdstip waarop nacalculatie plaats vindt, staat niet bij voorbaat al vast.-Afhankelijk van het doel van de nacalculatie zijn suggesties te geven over de momenten waarop nacalculatie nut heeft. Nacalculatie in het kader van projectevaluatie of projectverantwoording wordt uitgevoerd al naar gelang daar afspraken over zijn gemaakt. Hieronder wordt een aantal suggesties uitgewerkt.

3.1

Nacalculeren bij afsluiting project Aan het eind van de uitvoeringsfase van de projecten kan de balans volledig worden opgemaakt. Dan zijn alle uitgaven immers bekend en toe te rekenen aan de in eerdere ramingen gehanteerde onderdelen (posten of elementen) van het project.

3.2

Nacalculeren bij afsluiting van een projectfase Bij het afsluiten van een fase van het project zal steeds een nieuwe, meer gedetailleerde, raming worden gepresenteerd. Omdat door het verstrijken van de tijd meer informatie en meer details bekend zullen zijn, kan het toerekenen aan de in de vorige raming gehanteerde onderdelen worden bestempeld als een vorm van nacalculatie. Zonder dat er sprake is van "zeker weten" mogen we wel spreken van "meer weten" en dat verbetert het inzicht in de rarning.

3.3

Nacalculeren bij wijzigingen van de project-scope Wanneer de scope van het project wordt aangepast en dus ook de aannamen in de raming, dan zal er mogelijk een aparte rapportage worden opgesteld. Op dat moment is de situatie voor de nacalculatie identiek aan die van de afsluiting van een fase. Nacalculatie kan dan echter alleen nog plaats vinden voor die projectonderdelen waarvan de scope of inhoud niet is gewijzigd. Het project in zijn totaliteit is niet meer vergelijkbaar met het oorspronkelijk gedefinieerde project. Dat geldt ook voor de ramingen.

3.4

incidenteel nacalculeren Het is mogelijk om lopende het proces de administratie van het project te benutten om een onderdeel na te calculeren. De directe aanleiding ligt dan wellicht in de behoefte aan normen en kengetallen, bijvoorbeeld in een ander project.

3.5

Structureel nacalculeren Nacalculeren ten behoeve van bestandsbeheer is een continu proces. Er zullen afspraken gemaakt moeten worden over tijdstip en wijze van informatie-uitwisseling. En over de keuze van de project-onderdelen en -posten

4

HET HOE EN W A T V A N N A C A L C U L A T I E

4.1

Inleiding Nacalculatie bestaat uit drie onderdelen: 1

bron

Het bewerken van de projectadministratie-gegevens (selecteren, clusteren en dergelijke). Goede nacalculatie kan alleen plaats vinden indien een goede project-administratie aanwezig is. Zie ook Paper 1.5: Sturingsmiddelen;

PRI maart 1995(2.7)

2 3

4

Analyse van deze gegevens in relatie tot eerder gedane aannamen; Interpretatie van geconstateerde verschillen tussen twee opeenvolgende ramingen van het zelfde project of tussen de praktijk en de eerder gedane aannamen.

Een essentiële voorwaarde voor een goede nacalculatie is dat er geen appels met peren worden vergeleken. Nacalculeren gebeurt dus altijd op basis van inhoudelijk vergelijkbare: projecten; deelprojecten en/of hoofdelementen; elementen; besteksposten. Indien scopewijzigingen oorzaak zijn van het geconstateerde verschil tussen eikaar opvolgende ramingen of de raming vergeleken met de werkelijke uitgaven heeft het gedetailleerd nacalculeren, op niet vergeiiikbare grondslag dus geen zin.

4.2

Wat calculeren we na? De aannamen in de raming en de daaraan verbonden nacalculatie zijn op verschillende manieren in te delen (zie ook figuur 1). Nacalculatie kan plaats vinden op: a afmetingen/randvoorwaarden (scope); b hoeveelheid (kwantiteit), en c prijs (kosten). Nacalculatie kan ook gebeuren op verschillende abstractie-niveaus in de raming: 1 hoofdelement; 2 element; 3 bestekspost; 4 tarief; 5 primair middel. Afhankelijk van de gedetailleerdheid van de raming zal de nadruk van de aannamen een hoger of een lager niveau hebben. Op elk niveau kan zowel een hoeveelheids- als een prijs-aanname worden gedaan.

bron

Zie ook bijlage 1. In deze bijlage wordt, per na te calculeren onderwerp, een korte karakteristiek gegeven.

4.3

Hoe calculeren we na? Afhankelijk van het doel van de nacalculatie kan men: ramingen per saldo met elkaar vergelijken; ramingen van deelprojecten, hoofdelementen of elementen met elkaar vergelijken; hoeveelheden met elkaar vergelijken; prestaties met elkaar vergelijken; prijzen en tarieven met elkaar vergelijken. Afhankelijk van de beschikbare gegevens en van de fase waarin een project verkeert, kunnen: ramingen van het zelfde project van (twee) opeenvolgende fasen met elkaar worden vergeleken. Hier moet men alert zijn op eventueel ingeslopen scopewijzigingen; ramingen worden vergeleken met de uitgaven. Dit kan mede met behulp van gegevens uit het FAIS. Dit gebeurt in latere fasen van een project. Een mogelijkheid is het vergelijken van de besteksraming met de aanbieding van een aannemer of (na voltooiing van het bestekproject) de staat van afrekening. Wanneer een project middels meerdere bestekken wordt uitgevoerd, is het aan te bevelen om onderlinge verschuivingen tussen bestekken, bijvoorbeeld van hoeveelheden, goed te analyseren.

PRI maart 1995(2.7)

BULAGE 1:

1

5

KENMERKEN VAN NACALCULATIE

Afmetingen, randvoorwaarden, hoeveelheden en prijzen Voor alle niveaus geldt dat wanneer in de raming is gewerkt met geraamde (aangenomen) hoeveelheden of prijzen ook de werkelijke, of op een later tijdstip geraamde hoeveelheden en kosten, op dat niveau. het onderwerp van nacalculatie vormen. Wanneer een aanname (op een bepaald niveau) belangrijk afwijkt van de werkelijkheid of volgende raming, dan is een analyse van het verschil noodzakelijk. Dit kan aanleiding zijn om een en ander verder uit te splitsen naar een lager, meer gedetailleerd, niveau. Wanneer de aannamen ook al werden onderbouwd, dan kan het verschil worden verklaard. Zo niet, dan kan langs deze weg worden bijgedragen aan een verder onderbouwde norm voor volgende ramingen. Ook zal worden vergeleken of de scope van het project nog overeenkomt met de uitgangspunten tijdens het opstellen van de raming (afmetingen/randvoorwaarden). Verschillen in de scope komen tot uitdrukking door afwijkende hoeveelheden, maar ook wordt de inhoud van het project vergeleken op de kwaliteit van de materialen, de samenstelling van de constructie e.d.

2

Diverse abstractieniveaus Het niveau van de nacalculatie ligt in principe "zo hoog mogelijk". Wanneer alle verschillen zijn verklaard, is de opdracht uitgevoerd. Alleen wanneer er "grote" verschillen overblijven, is het verder en lager zoeken aan de orde. Hoofdelement

def

bron

Een voorlopige omschrijving van een hoofdelement is: Een duidelijk herkenbaar deel uit het totale project. Je kunt hierbij denken aan een brug, een wegvak, een klaverblad. Hoofdelementen kunnen samenvallen met in het project gedefinieerde deelprojecten, Zie ook paper 2.3: Kengetallen. De hoeveelheden waarmee de hoofdelementen in de raming zijn opgenomen, vormen de eerste toets. Zijn inderdaad p kilometers van weg vak A aangebracht en r stuks knooppunt type I? Daarbij blijft altijd ook de vraag of de aangebrachte weg wel als type A en het knooppunt als type I zijn uitgevoerd (zie figuur 1). Blijft er dan nog een (groot) verschil over, dan is de vergelijking van de geraamde en de werkelijke kosten per hoofdelement aan de orde.

bron

Eén van de hoofd-kostenposten in de raming is de post onvoorzien. In een raming staat hiervoor een bedrag, wellicht met onderbouwing. In latere, meer gedetailleerde ramingen kan hiervan een deel zijn opgenomen in (nieuwe) elementen aangevuld met een (resterend) deel 'onvoorzien'. En na de uitvoering is een aantal uitgaven aan te wijzen als bedoeld met 'onvoorzien' in de eerdere raming(en). De nacalculatie en verantwoording van deze uitgaven is van groot belang, Zie ook paper 2.4: De post onvoorzien. Element

def

bron

Een element is voorlopig te omschrijven als: Een duidelijk herkenbaar gemaakt deel van het hoofd-element of het deel-project. B.v. als een wegvakis gedefinieerd als hoofdelement, dan zouden verharding, verlichting en het grondwerk als afzonderlijke elementen kunnen worden gezien, Zie ook paper 2.3: Kengetallen.

PRI maart 1995(2.7)

6

De volgende toets geldt voor de hoeveelheden op element-niveau. Was de verlichting wel c meters lang en het viaduct wel d vierkante meters en uitgevoerd als type k? Hierna kan ook een kostenvergelijking op dit niveau worden uitgevoerd. Wat kostte een meter verlichting en een vierkante meter verharding? Bestekspost Hoeveelheden: Nadat het werk volledig is uitgevoerd, kan uit de optelsom van de staten van afrekening van de verschillende bestekken worden afgeleid of de verwerkte hoeveelheid zand in werkelijkheid overeen komt met de / kubieke meter uit de raming (zie figuur 1). De verschillen worden daarna geanalyseerd en "gescreend" op scope-uitbreidingen. Het overige deel van het verschil volgt uit de nadere analyse, gericht op de vraag of er sprake moet zijn van een bijstelling van de kengetallen. Prijzen: Een kosten-vergeiijking tussen de prijs per m^ in de raming en de afrekening is het volgende onderwerp van nacalculatie. Dat kan volstaan met een analyse van het verschil in het licht van de eventuele markteffecten bij de aanbesteding. Hier zal ook moeten worden gekeken naar de verhouding tussen de directe- en de indirecte-kosten in zowel raming als aanbieding. Bij grote verschillen wordt in de analyse gebruik gemaakt van gegevens op het niveau van tarieven en primaire middelen. Tot zover betrof het steeds gegevens, die in de gebruikelijke administratie van een project teruggevonden kunnen worden. Mocht er behoefte bestaan aan nacalculatie op de lagere niveaus, dan is een uitbreiding van de aangelegde administratie noodzakelijk. Tarief Een tarief staat voor de kosten van een samengesteld produktiemiddel. Denk aan een verwerkingsset voor asfalt of een zandzuiger met toebehoren. De aannamen in de raming, bij de onderbouwing van een eenheidsprijs voor een bestekspost, betreffen het aantal uren dat een produktiemiddel zal worden ingezet en het type of de samenstellen daarvan. Was er wel k uur van een dergelijke zuiger ingezet? Primair middel Een primair middel staat voor een enkelvoudig produktiemiddel, bijvoorbeeld een bouwmateriaal of een manuur. Om de juistheid van de raming te kunnen beoordelen is onder andere de hoeveelheid ingezet personeel (/) een belangrijk gegeven. Uiteindelijk wordt de prijs van de benutte primaire middelen de laatste schakel in de nacalculatie. De vastlegging van de ingezette middelen (materieel, personeel en materialen), inclusief de vastlegging van de (kosten)bepalende kenmerken, is hiervoor noodzakelijk. Van een aannemer kan niet worden verlangd de werkelijke uitgave voor elk middel openbaar te maken. Van de RWS mag worden verwacht dat op basis van de uiterlijke kenmerken kan worden ingeschat met welke prijs moet worden gerekend. Tijdens de uitvoering van het werk zal hiervoor een aparte vastlegging van gegevens moeten worden opgezet. Zeker in de krimpende organisatie van RWS is dit geen dagelijkse praktijk meer voor het toezichthoudende personeel. Het is mogelijk dit deel van de administratie uit te besteden.

PRI maart 1995 (3)

Je ziet ze nog maar zelden, maar ze bestaan nog wel: de encyclopedie-verkopers. Sjouwend met een stapel boeken reizen zij stad en land af om hun veeldelige naslagwerken aan de man of vrouw te slijten. Vaak weten zij handig in te spelen op de vermeende informatiebehoefte bij een ander dan de koper zelf. Zoals de ouder die vindt dat het bezit van een encyclopedie hoort bij een goede opvoeding. Het zal je toch niet gebeuren dat je kostbare investering in een naslagwerk ongebruikt in de kast zal blijven staan.

PRI maart 1995(3)

1

INLEIDING In het kader van het Project Ramingen Infrastructuur (PRI) worden de door Rijkswaterstaat (RWS) te hanteren ramingsbegrippen in deze paper eenduidig vastgelegd. Vandaar dat relevant woordgebruik en produkt-beschrijvingen zijn gevat in definities/ omschrijvingen. Beschrijvingen van begrippen uit de waarschijnlijkheidsleer en statistiek, die worden gebruikt bij het berekenen van de marge bij ramingen komen, gezien het technische karakter, in een aparte paragraaf aan de orde. De belangrijkste begrippen (die ook binnen PRI opnieuw gedefinieerd moesten worden) zijn in deze lijst opgenomen. De begrippen zijn alfabetisch gerangschikt. In deze begrippenlijst zijn de - in de papers meest besproken - begrippen opgenomen. Achter ieder begrip staat het nummer van de paper vernield, waaruit de definitie en/of omschrijving afkomstig is. Indien er meerdere papers worden aangegeven, is de eerstgenoemde de belangrijkste. De begrippen die vet en cursief zijn gedrukt, worden elders in deze paper verklaard.

PRI maart 1995(3)

3.1

Algemene begrippenlijst 10 vragenniveau (2.3) Bij het berekenen van een grof kengetal wordt de standaard onderbouwing van een Hoofdelement ontleend aan de antwoorden op 10 gestelde vragen. Deze 10 vragen hebben mede betrekking op de samenstellende delen van het hoofdelement: de zgn. elementen. 10+ vragenniveau (2.3) Bij het berekenen van een kengetal (niet grof, niet fijn) wordt de onderbouwing gebaseerd op meer informatie en kunnen specifiekere vragen worden beantwoord dan op het 10 vragenniveau. Op dit niveau kan de onderbouwing van hoofdelementen, door meer gedetailleerde keuzes in de elementen, op een verantwoorde manier worden aangepast om zo een nauwkeuriger kengetal te produceren. Actualiseren van ramingen (2.6) Het inhoudelijk en prijstechnisch (weer) actueel maken van de raming. Auditd.S) Het doorlichten (of toetsen) van een project. De toetsing van projecten, waarbij het initiatief hoger in de organisatie (bijv. HID, HW of controller) is genomen. Een audit kan door een centraal of een regionaal team worden uitgevoerd. Het kan een structurele toetsing of een toetsing op ad hoe-basis betreffen. Basisraming (2.1) De som van Primaire-, Bijkomende kosten en de post Diversen. De Basisraming omvat de totale projectkosten d.w.z. naast de geraamde kosten voor de uit te besteden bouw / aanleg van de infrastructuur, ook de kosten voor zaken als advies, grondaankoop en wel door te belasten (niet RWS-eigen) engineering. Beheerfase (1.1) Het gerealiseerde project wordt in gebruik genomen. Nazorg, beheer en onderhoud zijn hier de belangrijkste activiteiten. Besteksraming (1.1) Dit is een gedetailleerde raming. Een raming van de kosten voor dat deel van een project dat in één bestek op de markt zal worden gebracht. (De reaüsatiekosten van het totale project mogen het geraamde bedrag met maximaal 10% over- of onderschrijden.) Bijkomende kosten (2.1) De kosten van het project die later njet via bestekken op de markt zullen worden gebracht. Bijvoorbeeld grondkosten en engineeringskosten. Bijzondere gebeurtenis (2.4) Bijzondere gebeurtenissen zijn gebeurtenissen met een kleine kans van optreden, maar met een aanzienlijk gevolg voor de totale projectkosten ëls zij optreden. BTW (2.1) Op basis van wettelijk voorgeschreven percentages door te berekenen belasting. Deelproject (2.4 + 2.3) Een geografisch en/of technisch te onderscheiden en te definiëren deel van het totale project. Als een tracé van A naar B gedefinieerd is als een project, dan zou bijvoorbeeld een knooppunt, maar ook een kunstwerk een deelproject kunnen zijn. Een project bestaat uit deelprojecten; Een deelproject bestaat uit hoofdelementen; Hoofdelementen bestaan uit elementen; Elementen bestaan uit subelementen.

PRI maart 1995(3)

3

Directe kosten (2.1) De kosten van de posten in de Raming van een project, die later via bestekken op de markt worden gebracht en waarvan de hoogte (direct) recht-evenredig afhankelijk is van de hoeveelheden resultaatsverplichting. Neemt de omvang van het project toe of af, dan zullen deze kosten (nagenoeg) recht-evenredig toe of afnemen. Diversen (2.1) De post Diversen is een toeslag op de raming voor uitdetaillering, ter completering van de basisraming. Men verwacht deze kosten te maken ais gevolg van het verder uitdetailieren en specificeren van het ontwerp, de werkmethode, etc. Elementen (2.3) Uitsplitsingsniveau van een project in onderdelen van Hoofdelementen. Bijvoorbeeld grondwerken, markering, etc. Zie verder Deelproject. Extem onvoorzien (2.4) Onvoorziene kosten en -gebeurtenissen die zijn veroorzaakt door forse wijzigingen van of toevoegingen aan de projectinhoud die niet door RWS maar door derden zijn geïnitieerd. Dit soort toevoegingen wordt niet meegenomen in de raming. Noch in de basisraming en noch in de post onvoorzien. Exteme financiering (1.10) Bijdragen van derden. Voorbeelden van externe financiers: EU; Provincie; Regionale ontwikkelingsgelden; Gemeenten; Private sector. Fasering van een project (1.1 -t- bijlage) Faseren is het project in logische, volgtijdeiijke stappen verdelen. De volgende fasen worden onderscheiden: 1de initiatief-fase 2de studiefase, welke wordt onderverdeeld in de voorstudie-fase en de trajectstudie-fase 3de realisatiefase, welke wordt onderverdeeld in de planuitwerkingsfase de besteksfase en de uitvoeringsfase (de drie deelfasen lopen in de praktijk, binnen één project, door elkaar (per deelproject). 4de beheerfase. Gewogen raming (2.5) Een raming waarbij de prognose van de uiteindelijke kosten van (deel-)projectvarianten, die eik een bepaalde kans van realisering geacht worden te hebben, als één (gewogen) verwachtingswaarde gepresenteerd wordt. Hardheid (1.1) Mate waarin de raming de verwachte investeringslasten benadert. Het is een maat voor de trefzekerheid van de raming. Hardheid is voorlopig uitgedrukt als een maximaal percentage van de verwachte investeringskosten. Hoe 'harder' de raming, des te lager het percentage. Hoofdelementen (2.3) Hoofdelementen zijn grote makkelijk herkenbare onderdelen van deelprojecten. Bijvoorbeeld aansluitingen, hoofdrijbaan, etc. Zie verder Deelproject.

PRI maart 1995(3)

4

Indexeren (2.6) Indexeren is het vertalen van de gehanteerde prijzen in de oude raming (oud prijspeil) naar nieuvy/e prijzen in een herziene raming (nieuw prijspeil met een afgesproken datum). Indirecte kosten (2.1) De kosten van de posten in de Raming van een project, die later via bestekken op de markt worden gebracht en waarvan de hoogte niet (direct) recht evenredig afhankelijk zijn van de hoeveelheden resultaatsverplichting. Neemt de omvang van het projct toe of af, dan zullen deze kosten niet rechtevenredig toe- of afnemen. Een aantal van deze kosten zullen pas variëren met de omvang van het project als er sprake is van halvering of verdubbeling van de scope of wanneer er sprake is van het wegvallen of opvoeren van een substantieel deel van het project. Bijvoorbeeld tijdgebonden-, eenmalige-, algemene kosten; kwaliteitsborging, winst en risico. Infrafonds (2.6 -1- 1.2 + 1.10) Het infrastructuurfonds. Alle investeringen in bijvoorbeeld het hoofdwegennet, hoofdvaarwegen en spoorwegnet worden uit dit fonds gefinancierd. Initiatieffase (1.1 + 1.3) Ook wel verkenningsfase genoemd. Deze fase begint bij een idee voor een op te lossen probleem. De fase eindigt met een goedgekeurd projectvoorstel en opname van het project in het MIT als studieproject. Intercollegiale toetsing (1.8) De toetsing van projecten waarbij het initiatief vanuit het projectteam zelf komt. De toetsing kan centraal of regionaal worden uitgevoerd en kan structureel of op ad hoe-basis plaatsvinden. Intercollegiaal ToetsingsTeam (IT-Team of ITT, 1.8) Een centraal of regionaal samengesteld team, speciaal opgericht voor intercollegiale toetsing. Interne opdrachtgever (1.4) Vanwege het feit dat er bij sommige projecten onduidelijkheid bestaat over de identiteit van de opdrachtgever, kan voor ieder project worden afgesproken dat een interne opdrachtgever wordt aangewezen. Op deze manier wordt kunstmatig een opdrachtgever - opdrachtnemer relatie gecreëerd die de kwaliteit van een project ten goede komt. Dus in feite de "baas" van de projectleider. Kengetal (2.3 -l- 1.6) Een kengetal is een raming van de kosten van een vooraf bepaald en gedefinieerd onderdeel van een bepaald type project. De kengetallen omvatten de integrale kosten daarvan. Dit betekent dat alle projectkosten, die aan een deel van het project (bijvoorbeeld aan het deelproject of de daaruit bestaande hoofdelementen) kunnen worden toegerekend, in de onderbouwing zijn opgenomen. Kostenschatting ten behoeve van het MIT (1.1) De afgegeven kostenschattingen zijn niet taakstellend en zijn uitsluKend bedoeld om projecten te kunnen prioriteren, en mogelijk "onzinnige of voor de omvang van het project extreem dure" varianten uit te sluiten van studie. Kostenschattingen worden gemaakt in de initiatieffase. Kwaliteit (1.1) Kwaliteit is het geheel van eigenschappen en kenmerken van een produkt of dienst, dat van belang is voor het voldoen aan vastgestelde of vanzelfsprekende behoeften. Het blijkt in de praktijk nog niet mogelijk om eenduidige objectieve criteria vast te leggen voor kwalitatief goede ramingen. Wèl zijn er een aantal typen ramingen met bijbehorende kwaliteitseisen gedefinieerd, zoals de Besteksraming, etc. LBK (afkorting) (2.6) Landelijk Bestandsbeheer Kostprijzen Logboek (1.5) Een logboek is een registratiesysteem, waarin een projectmanager gebeurtenissen en beslissingen vastlegt. De gegevens worden geregistreerd om terug te kunnen blikken, verantwoording af te kunnen leggen of een project over te kunnen dragen aan een opvolger. Een logboek is dus een soort dagboek van een werk.

PRI maart 1995 (3)

5

MER (1.9) Een Milieu Effect Rapportage is een studie naar toekomstige effecten op het gebied van milieu die veroorzaakt zullen worden door een mogelijk aan te leggen (infrastructuur)project. MIT(2.6 + 1 . 2 ) Het Meerjarenprogramma Infrastructuur en Transport; de financiële planning voor infrastructuurprojecten. Het is een bijlage bij de totale begroting van V&W. Nacalculatie (2.7 + 1.6) Nacalculatie is het gebruik maken van gegevens uit de praktijk, om eerder gedane aannamen met betrekking tot de raming te toetsen. Deze aannamen kunnen betrekking hebben op gekozen (grove of minder grove) normen en kengetallen, maar ook op aannamen in de projectscope of inhoudelijke omschrijving van de geraamde onderdelen. Object (2.4) Een object is een deel van een project en wordt gedefinieerd wanneer men een project opknipt in logisch functionele onderdelen. Een object kan in sommige gevallen samenvallen met een deelproject, denk bijvoorbeeld aan rivierkruisingen of een knooppunt. Onvoorzien (2.4 en 2.1) De post Onvoorzien is een toeslag op de basisraming ter dekking van de kosten die in een later stadium zullen worden gemaakt als gevolg van b.v. onvoorziene omstandigheden. De toeslag wordt meestal uitgedrukt in een percentage. De grootte van de post onvoorzien is afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt. Onvoorzien kan betrekking hebben op zowel de Directe-, de Indirecte, als op de Bijkomende kosten. Primaire kosten (2.1) De som van de directe- en indirecte kosten. De kosten van de delen van het project die later via bestekken op de markt zullen worden gebracht. Probabilistische raming (-methode:2.5) Een Probabilistische raming is een raming, waarbij de prognose van de uiteindelijke kosten van het project alsmede de trefzekerheid (uitgedrukt in een marge met bijbehorende betrouwbaarheid) berekend worden. Project Project heeft diverse betekenissen (afhankelijk van de context). aEen project is een combinatie van handelingen die gericht zijn op het tot stand brengen van een infrastructureel werk. bEen project is een infrastructureel werk. Projectbewakingssysteem (1.5) Een projectbewakingssysteem is een systeem dat gebruikt wordt voor het beheersen van een of meerdere van de aspecten tijd, capaciteit en budget van een project. Projectevaluatie (2.7) Projectevaluatie is het op verschillende aspecten nagaan waarom een project zo is gelopen zoals het is gelopen. Projectevaluatie kan zowel de projectscope betreffen als bijvoorbeeld tijdsplanning, geld (ramingen/kosten), projectorganisatie, informatiestromen, kwaliteit. Project onvoorzien (2.4) Het onvoorzien dat betrekking heeft op het totale project. Projectscope (2.6 + 1.2) Het document waarin, voor zover bekend, alle uitgangspunten van het programma van eisen zijn beschreven. Project start up (1.3) De formele start van een project en projectteam. PVE (afkorting) Programma van eisen.

PRI maart 1995(3)

6

Raming van de kosten van een project (projectraming) (2.1) De berekening van de verwachte projectinvesteringskosten, behorend bij een gedefinieerde projectscope. Het bedrag waarvoor het werk gemaakt kan worden zonder extra, externe, uitbreidingen van het project. De Raming omvat de posten Basisraming, Onvoorzien en BTW. De Raming betreft alle aan het project verbonden, externe kosten (uitgaven), die gedurende de looptijd van het project worden (zijn) gemaakt. Realisatiefase (1.1) De realisatiefase bestaat uit een planuitwerkingsfase, besteksfase en uitvoeringsfase. Zie verder bijlage 1.1. Risicoraming (2.5) Een Risicoraming is een raming, waarbij de prognose van de uiteindelijke kosten van het project alsmede de trefzekerheid (uitgedrukt in een marge met bijbehorende betrouwbaarheid) berekend worden, waarbij ook de kosten van (deel-)projectvarianten, die elk een bepaalde kans van realisering geacht worden te hebben, in die prognose en die marge betrokken zijn. De risicoraming is een synthese van de probabilistische raming en de gewogen raming. Risicovolle posten (2.5) Kostenposten die binnen een project aan relatief grote fluctuaties onderhevig zijn. Specificeren van de post onvoorzien (2.4) Het uit verschillende kostenposten opbouwen van de post onvoorzien. Startnotitie (1.2 + 1.9 + 1.10) De startnotitie beschrijft het voornemen om een bepaald probleem op het gebied van verkeer en vervoer op te lossen. Deze notitie geeft inhoudelijke richtlijnen voor de studie (welke varianten / alternatieven zullen worden bestudeerd en op welke wijze). Structuurschema Verkeer en Vervoer (SW) (1.2) Het structuurschema Verkeer en Vervoer is een beleidsstuk waarin voor de lange termijn (circa 20 jaar) een beleid is weergegeven met betrekking tot het verkeer en vervoer. Het beschrijft de soort benodigde verbindingen tussen de 40 belangrijkste economische of administratieve centra. Studieproject (1.1 + 1.2) Project dat is opgenomen in het MiT maar waarvan het tracébesluit nog niet is genomen. Subelementen (2.3) Onderdelen van Elementen. Bijvoorbeeld sloten, zandlichaam, etc. Zie verder Deelproject. Subtotaal (2.1) De som van de Basisraming en Onvoorzien. Studiefase (1.1 + 1.3) De studiefase wordt onderverdeeld in voorstudie- en trajectstudiefase. Zie verder bijlage 1.1. Sturingsmiddelen (1.5) Sturingsmiddelen zijn alle hulpmiddelen die ervoor zorgen dat een project verloopt volgens plan. Zij zijn primair bedoeld voor de projectleider, de opdrachtgever en/of het management. Systeem Prioriteitenstelling Wegen (SPW) (1.2) Het SPW is een programma waarmee met een multi-criteria-analyse bepaald wordt hoe belangrijk een project/ projectinitiatief is ten opzichte van andere projecten (initiatieven) .(N.B. Politieke prioriteitsinstelling blijft hierbij buiten beschouwing.) Toetsing van een project (1.6 + 1.8) een inhoudelijke toets (1.6) aan de hand van tekeningen en berekeningen, bijvoorbeeld door het bedrijfsbureau. een procedurele toets (1.6) op volledigheid en actualiteit, geschiedt door de controller. een intercollegiale toetsing (1.8).

PRI maart 1995 (3)

7

Tracébesluit (1.2 + 2.4) Het adviescollege "Raad voor Verkeer en Waterstaat" toetst allereerst het ontwerp-tracé-besluit op planologische en inhoudelijk technische oplossingen. Dit Ontwerp-Tracébesluit is de resultante van de trajectnota en inspraak en reacties van burgers, gemeenten, provincies en-waterschappen. Het tracébesluit is het formeel advies aan de minister dat op deze toets is gebaseerd. In het tracébesluit komen zaken aan de orde als: - definitieve keuze van het tracé/ definitieve projectscope - randvoorwaarden met betrekking tot . het budget (taakstellend) . start van de uitvoering (binnen 10 jaar). Tracéraming (1.1) De kwaliteit van deze raming moet zodanig zijn dat deze bij het Tracé-Besluit als taakstellend kan worden gezien voor het project in de realisatiefase. Trajectnota (1.9) Bij het opstellen van de Trajectnota zijn gegevens beschikbaar zoals: het functioneel programma van eisen vertaald in een aantal ontwerpvarianten globale technische informatie milieu-technische, verkeerskundige en sociale aspecten gewenste en realistische periode waarin het traject gerealiseerd zou moeten worden. Trajectraming (1.1) In de Tracéwet is voorgeschreven dat er per variant een globale raming wordt opgesteld Trefzekerheid (2.5) De trefzekerheid van een raming is het omgekeerde van de mogelijke spreiding rond de verwachtingswaarde van de raming. Als de onzekerheid met betrekking tot het juiste ramingsbedrag groot is, dan heeft de raming een geringe trefzekerheid. De mogelijke spreiding is dan groot. De trefzekerheid van een raming wordt door diverse factoren op verschillende niveaus beïnvloed. Gedurende de looptijd van een project wordt de trefzekerheid groter, naarmate er meer informatie beschikbaar komt.

3.2

Technische begrippenlijst Afhankelijkheid Twee variabelen zijn afhankelijk als er een (meer of minder vaag) verband tussen die variabelen bestaat. Verandering van de ene variabele houdt ook verandering van de andere variabele in. Bandbreedte (2.5) Zie Marge. Cumulatieve verdelingsfunctie (2.5) De Cumulatieve verdelingsfunctie (meestal kortweg aangeduid als verdelingsfunctie) geeft voor een continue stochastische variabele de kans, dat die variabele een waarde aanneemt die kleiner dan of hoogstens gelijk is aan een bepaalde (vaste) waarde. Gemiddelde (2.5) Het Gemiddelde (ook wel verwachtingswaarde) is, evenals de mediaan en de modale waarde een maat voor de ligging van de kansdichtheidsfunctie. Het gemiddelde van een verdeling geeft het zwaartepunt aan van de getallen in die verdeling. Ten gevolge van een normale verdeling is het gemiddelde gelijk aan de mediaan. Bij een normale verdeling wordt de gemiddelde waarde in 50% van de gevallen overschreden. Kans (2.5) Kans is een getal, waarmee de mate van waarschijnlijkheid van optreden van een bepaalde gebeurtenis wordt uitgedrukt. Dit getal ligt per definitie tussen O (nul) en 1 (één). Een kans nul betekent dat de beschouwde gebeurtenis zeker niet zal optreden. Een kans één wil zeggen, dat het zeker is dat de beschouwde gebeurtenis optreedt.

PRI maart 1995(3)

8

Kansdichtheidsfunctie (2.5) De Kansdichtheidsfunctie geeft aan hoe waarschijnlijk elke mogelijke uitkomst van de variabele is. Wiskundig beter geformuleerd: de kansdichtheidsfunctie geeft de kans dat de variabele een waarde aanneemt die in een zeer smalle band rond die bepaalde waarde valt. Het totale oppervlak onder de kansdichtheidsfunctie is gelijk aan 1. Kansverdeling (2.5) Zie Cumulatieve verdelingsfunctie. Marge (2.5 + 2.1) De marge hangt samen met de onzekerheden rondom de raming en is een maat voor de uiteindelijk optredende afwijking van de totale kosten van het project ten opzichte van de prognose, zowel in positieve als in negatieve zin. De marge heeft tot doel inzicht te verschaffen in de trefzekerheid van het eindbedrag van de raming. De marge is een "plus/min bedrag". De raming plus de marge geeft de bovengrens aan. De raming min de marge geeft de ondergrens aan. De gewenste kans dat de bovengrens of ondergrens respectievelijk wordt overschreden of onderschreden, bepaalt de grootte van de marge. Veelal wordt gekozen voor een over- en onderschrijdingskans van 15%, omdat bij een "normale" verdeling de marge dan ongeveer gelijk is aan de bekende "standaardafwijking". De kans dat de raming tussen de onder- en bovengrens ligt is in dat geval 70%. Mediaan (2.5) De Mediaan geeft de ligging van de helft van het oppervlak onder de kansdichtheidsfunctie aan. De mediaan is die waarde van de stochastische variabele waarvoor er 50% kans is dat de variabele een waarde aanneemt die kleiner is en er 50% kans is dat de variabele groter is dan de mediaan. Modale waarde (2.5) De Modale waarde geeft de ligging van de top van de kansdichtheidsfunctie aan. De modale waarde van een stochastische variabele is die waarde van de variabele waarvoor de kansdichtheidsfunctie een maximum bereikt. De kans dat de variabele deze waarde aanneemt (of dicht in de buurt van deze waarde ligt) is hier het grootst. (Vergelijk de definitie van kansdichtheid.) Men zou de modale waarde de "meest waarschijnlijke waarde " kunnen noemen. Men dient deze niet te verwarren met de verwachtingswaarde. (Dat is per definitie het gemiddelde.) Normale verdeling (2.5) De Normale verdeling is een in de statistiek veel gebruikte formulering om stochastische processen te beschrijven. De verdeling heeft (zoals praktisch alle verdelingen) een S-vorm. De erbij behorende kansdichtheidsfunctie heeft een symmetrische klokvorm, die gekenmerkt wordt door een gemiddelde en een standaardafwijking. De verdeling wordt ook wel (naar de "uitvinder") Gauss-verdeling genoemd. De standaardafwijking bij de normale verdeling is de afstand tussen het gemiddelde en de waarde van de variabele waarvoor de kansdichtheid een buigpunt heeft. (Dat is daar waar de klokvorm van "bol" naar "hol" overgaat of omgekeerd.) Overschrijdingskans (2.5) De overschrijdingskans is de kans dat een stochastische variabele een waarde aanneemt, die groter is dan een gegeven waarde. Spreiding (2.5) Naarmate de onzekerheid omtrent de waarde van een stochastische variabele toeneemt, verwacht men, dat bij een reeks trekkingen (waarnemingen) van die variabele de afwijkingen ten opzichte van het gemiddelde in een bredere band rond dat gemiddelde zullen liggen. De spreiding is de breedte van die band. Standaardafwijking (2.5) Een maatstaf voor de spreiding van de kosten rond de gemiddelde waarde fj. De standaardafwijking (vaak aangeduid met a) geeft een indicatie van de trefzekerheid van de schatting. Statistische onzekerheid (2.1) De statistische fluctuatie van de totale projectkosten. De statistische onzekerheid in de basisraming en die in Onvoorzien vormen samen de totale statistische onzekerheid.

PRl maart 1995 (3)

g

Stochastische variabele (2.5) Een Stochastische variabele is een grootheid, waarvan de waarde in meer of mindere mate aan kans of het toeval onderhevig is. Een stochastische variabele kan discreet (dobbelsteen) of continue zijn. Voorbeelden bij ramingen zijn: Een kostprijs (eenheidsprijs, stukprijs), een hoeveelheid (aantal m3 grondverzet, aantal verlichtingsmasten, etc), een kental, etc. Verwachtingswaarde (2.5) Synoniem voor het gemiddelde [p)

COLOFON

D i t is een u i t g a v e van het m i n i s t e r i e van Verkeer en W a t e r s t a a t

Inhoud

Project Ramingen Vormgeving Drukwerk

PROJECT

RAMINGEN

Infrastructuur

Toon van

DrukCoed,

Lieshout

Amsterdam

INFRASTRUCTUUR

maart

19 9 5

WERK

IN

UITVOERING

KERK

TVSÈlilR IN K O R T

PROJECT

RAMINGEN

BESTEK

INFRASTRUCTUUR

WERK IN

KORT

IN

UITVOERING

BESTEK

INHOUD

TEN GELEIDE

WAARHEEN, WAARVOOR? Over de achtergronden van ramen

GOED OMGAAN MET RAMEN

1.1

Kwaliteit van de raming

1.2

Start en levensloop van een project

1.3

Taken en verantwoordelijl
1.4

Wie is de baas van het project?

1.5

Sturingsmiddelen

1.6

Kostprijsfunctie

1.7

Staf/lijn-problematiek

1.8

Toetsen van projecten

1-9

Handleiding Besluitvorming Hoofdinfrastructuur

1.10

Financieringsbronnen

1.11

Besturingsproblemen

REKENEN AAN PROJECTEN

2.1

Opbouw van de raming

2.2

Checklist kostenposten

2.3

Kengetallen

2.4

De post onvoorzien

2.5

Marges

2.6

Actualiseren

2.7

Nacalculatie

TEN

GELEIDE

In 1992 is het Project Ramingen Infrastructuur, in de wandeling PRI, in het leven geroepen. Met als opdracht de aanbevelingen uit het rapport 'Raamwerk voor Ramingen' te implementeren. Deze aanbevelingen waren bedoeld om de kwaliteit van de ramingen van Rijkswaterstaat te verbeteren.

PRI heeft in zijn aanpak de dialoog centraal gesteld. Door een ronde langs de directies te houden, thematische werkconferenties te organiseren, gesprekken te voeren met politici en andere betrokkenen binnen en buiten de organisatie, en ga zo maar door. Deze dialoog heeft een groot aantal bruikbare inzichten opgeleverd die door middel van de ramingenklapper met de dienst worden gedeeld.

Kenmerkend voor PRI is dat het een actie van en voor de dienst is geweest. Vandaar dat de ramingenklapper niet het karakter heeft van een boekwerk met geboden en verboden. Nee, de klapper is een verzameling van ideeën en suggesties waarmee de kwaliteit van ramingen kan worden verbeterd. Hij is zo een handreiking voor de dienst om in de geest van PRI voort te gaan met de verdere uitwerking.

De klapper bestaat uit bijdragen verdeeld over drie hoofdstukken: (1) Goed omgaan met ramen, (2) Rekenen aan projecten en (3) Begrippenkader. Deze bijdragen kunnen worden gekopieerd en verspreid onder collega's. Ook kunnen ze worden vervangen door verbeterde versies. Aanvullingen kunnen worden toegevoegd. Verbeteringen en aanvullingen die door de gebruikers kunnen worden aangedragen. Waartoe ik u dan ook van harte wil uitnodigen.

Voor degenen die zich in grote lijnen van de inhoud van de ramingenklapper op de hoogte willen stellen, is een samenvatting gemaakt van de hoofdstukken 1 en 2 in dit handige boekje. Ik hoop dat die samenvattingen u zo nieuwsgierig maken, dat u ook eens de klapper zelf ter hand neemt.

Hein Engel Voorzitter adviesgroep PRI

WAARHEEN, Over

de

WAARVOOR?

achtergronden

van

ramen

11

Hoe ramingen een p r o b l e e m w e r d e n

Ca even mee terug in de tijd en verplaats je in de rol van tweede-kamerlid eind jaren tachtig. Het gaat de verkeerde kant op met de economie en met de overheidsfinanciën is het bedroevend gesteld. Voortdurend moet je afwegingen maken over bezuinigen hier, afschaffen subsidie daar, investeren in sociale vernieuwing ten koste van verbeteren infrastructuur of omgekeerd, enzovoort enzovoort. Toevallig zit Verkeer en Waterstaat ook in je pakket. Nou ja toevallig. Je hebt wel wat met dijken en bruggen. Die jongens van Rijkswaterstaat weten daar toch altijd weer ware kunststukjes van te maken. Waar een klein land trots op kan zijn. Maar wat ze je nu hebben geleverd met het Bereikbaarheidsplan Randstad. Blijken de kosten voor.het.hoofdwegennet in tien maanden tijd zomaar met een miljard te zijn gestegen. Een miljard! En wij politici maar puzzelen over een paar miljoen zus of zo om de minima te ontzien. Terwijl de minister ons nog zo had bezworen dat we deze keer niet voor verrassingen zouden komen te staan. Wat staat je anders te doen dan vragen te stellen aan de minister?

En zo komt de machine in beweging. De minister stuurt de vragen door naar de hoofddirectie van Rijkswaterstaat. En laat de accountantsdienst een onderzoek doen. Daaruit blijkt dat de kostenstijging voor zo'n 350 miljoen bestond uit prijsaanpassingen en voor zo'n 550 miljoen uit wijzigingen in de projectplannen. De rest werd veroorzaakt door nieuwe inzichten en wijzigingen in het beleid. Maar hoe dat zo gekomen is? Ooit zijn al die deelprojecten bij elkaar opgeteld tot het Bereikbaarheidsplan. Maar de 'ins and outs' van die deelprojecten? En waarop de kostenramingen voor die deelprojecten destijds waren gebaseerd? Daarvoor moet je bij de regionale directies zijn. En daar verwijzen ze weer door naar de projectleider.

En denk je nu even in in de rol van die projectleider. Sinds een jaar ben je verantwoordelijk voor dit onderdeel van het Bereikbaarheidsplan. Daarvoor was een collega van je projectleider, maar die is met de vut. Hij heeft je een stapel papieren overgedragen. Maar daaruit kon je niet veel wijs, dus daar heb je je niet al te veel in verdiept. En nu willen ze weten hoe het komt dat jouw tracé duurder uitvalt dan geraamd. Ja, door die extra fietstunneltjes natuurlijk. 13

Maar kon jij dat helpen? De hoofdingenieur-directeur (HID) had die ai aan de provincie toegezegd voordat je er erg in had. En dat de prijzen stijgen, daar heb jij toch ook geen invloed op? En bovendien, de kostenstijging van jouw/ tracé is niet meer dan vijftien procent. Dat is toch niet meer dan anders? Waarom maken ze zich daar nu ineens druk over? Jammer genoeg heb je de wijzigingen in het project niet vastgelegd. Daardoor is het nu lastig het bewijs van je gelijk te leveren.

Vijftien procent van zeven miljard is natuurlijk wel wat anders dan vijftien procent van negentig miljoen. En dat in tien maanden tijd. Zoiets kun je als kamerlid niet afdoen met je schouders ophalen en doorgaan met de waan van de dag. En dus draagt de tweede kamer de minister op dat het voor eens en altijd uit moet zijn met die afwijkende ramingen. De minister geeft die boodschap door aan de hoofddirectie. En de hoofddirectie draagt de dienst op goede ramingen te leveren. Daarvoor wordt een Raamwerk voor Ramingen opgesteld, waarin negenentwintig aanbevelingen worden gedaan om de ramingenproblematiek uit de wereld te helpen. Het Project Ramingen Infrastructuur (PRI) wordt in het leven geroepen om die aanbevelingen te implementeren.

W a a r o m PRI h e e f t gekozen voor de d i a l o o g

PRI heeft ervoor gekozen de implementatie samen met de mensen in de dienst uit te voeren. Het heeft geen zin voor te schrijven hoe het moet, wanneer de mensen om wie het gaat daar niet achter staan. De verwachting is dat de ramingenproblematiek niet alleen kan worden aangepakt door de techniek van het ramen te verbeteren. Vooral ook de manier waarop mensen in de dienst en daarbuiten (de politiek, de maatschappij) met ramingen omgaan, verdient aandacht.

Zoals het gechargeerde voorbeeld uit het begin van deze inleiding illustreert, is er een wereld van verschil tussen degene die in de uitvoering met de raming van zijn project omgaat en de politicus die beslissingen neemt op basis van een getal voor een cluster van projecten. Verschil in de beleving van het project: voor de dienst van levensbelang, voor de politicus een onderdeel van een 14

belangenafweging. Verschil in de betekenis die aan de kostenraming wordt gegeven: voor de dienst een momentopname, voor de politicus een concreet getal. Verschil in de fasering in de tijd: voor de dienst het eerste stadium van een proces dat een tiental jaren kan beslaan, voor de politicus het eindpunt van een besluitvormingsproces. PRI heeft in zijn aanpak de dialoog centraal gesteld. Door een ronde langs de directies te houden, thematische werkconferenties te organiseren, gesprekken te voeren met politici en andere betrokkenen binnen en buiten de organisatie, en ga zo maar door. Deze dialoog heeft een groot aantal bruikbare inzichten opgeleverd die we door middel van de ramingenklapper met u willen delen.

Ramingen en de wereld er o m h e e n In de gesprekken en discussies over de ramingenproblematiek heeft een levendige uitwisseling plaats gehad van anekdotes over 'de' politiek. Dat op een vrijdagmiddag even naar een regionale directie wordt gebeld met het verzoek binnen een uur aan te geven hoe duur een project wordt. Want de minister moet in de kamer optreden. De ongelukkige die de telefoon heeft opgenomen, doet naar beste eer en geweten een 'best guess'. In de onderhandelingen doet de minister er nog iets af. De deal wordt gesloten: voor zoveel komt die weg er en geen cent meer. Iedereen blij. Of niet? Of dat de HID is wezen lunchen met de gedeputeerde van de provincie. En waarbij op de achterkant van een sigarendoosje vlug een berekening is gemaakt. Deal gesloten. Projectleider zorg er maar voor dat het voor dat bedrag gerealiseerd wordt. Het gekke is, dat iedereen weet dat de dingen soms zo gaan. En toch. De waterstater die als uitvoerder met de uitkomsten van politieke onderhandelingen wordt geconfronteerd, baalt van de manier van doen in de politieke arena. Omgekeerd krijgen politici of de waterstaters die met die politici onderhandelen de kriebels van de rechtlijnigheid van de technische mensen die ramingen maken. 15

Politici weten dat in de onderhandelingsfase de raming van een project niet altijd overeenkomt met de werkelijke kosten. "Wanneer ramingen altijd realistisch zouden zijn, zou er nooit iets gebouwd worden", Is een politieke uitspraak. Dat wil niet zeggen dat men maar iets uit de duim zuigt. Een marge is aanvaardbaar. Bovendien hebben politici behoefte aan voldoende informatie over de context van de geraamde kosten. Ook willen zij graag beschikken over enkele varianten om zich te kunnen weren in de politieke arena. In dit geval heeft de raming vooral de betekenis en de bedoeling van een prognose of indicatie. "We moeten denken in die orde van grootte en dan kunnen we nog kiezen tussen die en die variant." In de werkconferenties en de gesprekken is gebleken dat waterstaters geneigd zijn al op voorhand te kiezen voor de variant die het meest waarschijnlijk is en voor die variant al een gedetailleerde raming te maken. Een detaillering die de schijn van exactheid wekt. Maar hoe zeker is zeker, wanneer je een prognose maakt van iets wat misschien over tien jaar wordt gebouwd. Met welke onvoorziene kosten hou je rekening? Welke technische en maatschappelijke ontwikkelingen kun je voorzien en incalculeren? Hoe bereken je marges? Allemaal vragen die in het verkeer tussen technici en politici uitgewisseld kunnen worden om betekenis aan een getal te geven. Deze en andere onderwerpen komen uitgebreid aan de orde in de papers die in de ramingenklapper zijn opgenomen. Hierna kunt u een samenvatting van de papers lezen.

16

GOED

OMGAAN

MET

RAMEN

Er blijken verbeteringen mogelijk in liet 'omgaan met ramingen'. Hoofdstuk 1 biedt een brede waaier van suggesties, beginnend bij een beschrijving van wat wij verstaan onder een kwalitatief goede raming.

19

^ IJStitel vuur MiT-finjii^t

îsitiMt^keittin^

TrnjeotMti^

Trajictfam-inM

iKLti'^tieffdSi

ffMÎZ/vTH

R^nlw^tufnse

20

Bani

r(imiK^

1.1

K w a l i t e i t van de r a m i n g

De operatie PRI is natuurlijk mede op touw gezet om de kwaliteit van ramingen te verbeteren. Om daarover een zinnig woord te kunnen zeggen, moet duidelijk zijn wat je onder kwaliteit wilt verstaan. Paper 1.1 probeert hierin meer helderheid te verschaffen. De NEN-definitie van kwaliteit verbindt objectieve criteria met subjectieve-. Kwaliteit

is tiet getieel van eigenschappen en l<enmerl<en van een

produkt of dienst, dat van belang is voor het voldoen aan vastgestelde of vanzelfsprekende

behoeften.

Dat komt voor ramingen goed van pas, want voor ramingen gelden bij uitstek subjectieve criteria.

Voor een raming kunnen weliswaar min of meer objectieve kwaliteitseisen worden vastgesteld: definitie projectscope, volledigheid, actualiteit, onderbouwing van de raming, trefzekerheid en risico's. De invulling van de objectieve eisen is een meer subjectieve aangelegenheid. Of beter gezegd: komt tot stand door overeenstemming tussen gebruiker en leverancier van de raming. Door met elkaar in gesprek te gaan, behoeften en verwachtingen over een project aan elkaar duidelijk te maken, kunnen afspraken worden gemaakt over de invulling van de eisen.

En dat niet alleen. De eisen kunnen worden verscherpt, naarmate het project vordert in de tijd. In dit proces kan een aantal fasen worden onderscheiden, waarin een raming een bepaalde rol speelt in de besluitvorming. Het is van belang dat de invulling van de kwaliteitseisen voldoet aan de fase waarin het project verkeert en het doel waarvoor de raming is opgesteld. Voortdurend overleg tussen leverancier en gebruiker van de bijbehorende raming is noodzakelijk.

Daarbij is het nuttig te beseffen, dat de rol van leverancier of gebruiker niet aan een functie is gebonden. Iemand kan op het ene moment gebruiker zijn van een raming en het volgende moment de leverancier ervan.

In de andere papers van de ramingenklapper worden diverse handreikingen gedaan en instrumenten aangeboden die kunnen bijdragen aan de verbetering van de 'objectieve'' kwaliteit van ramingen. De subjectieve invulling van de criteria door de dialoog is aan u zelf. 21

TKti (iroj€et'^)

inA.ti'^rocf

\n-inntuf

Pdutoek. Ptwuncus

05

y/nrlrereud€n, itvituatbcf 'Jnt vbnAn^ on. t MIT

+ ^MlTMntU

V iri?

OKtyîrb trnct

22

UiUit

r«^<^^

Pnvoncu C€tni€n-t€n.

1.2

Start en l e v e n s l o o p van een project

Hiervoor is terloops de fasering van een project aangestipt, waar het de rol en het doel van een raming betreft. Tijdens PRI is van verschillende kanten gevraagd om nu eens inzicht te verschaffen in de levensloop van een project. Op welk moment start een project nou eigenlijk? En wie bepaalt waar in de organisatie en op welk moment wat er met een project gebeurt?

Hoewel het een hachelijke zaak is, is getracht een overzicht te geven van de levensloop van een project. Een hachelijke zaak, omdat het niet mogelijk was over de gang van zaken in de afgelopen jaren een eenduidig beeld te verkrijgen. Inzichten daarover bleken te verschillen en waarschijnlijk was de praktijk ook niet eenduidig. Toch is geprobeerd een 'grootste gemene deler' te beschrijven.

Het is ook een hachelijke zaak, omdat er op het moment van schrijven zoveel in verandering is in het hele plan- en begrotingsproces van verkeer en waterstaat. De Tracéwet is sinds 1994 van kracht. Het Infrastructuurfonds is begin 1994 ingevoerd, waardoor alle financiële middelen voor infrastructurele projecten nu in één pot zitten. De relatie tussen de Hoofddirectie en DGV, de beheerder van het Infrastructuurfonds, is nog in ontwikkeling. En de positie van RWS-nieuwe stijl in het kader van eventuele vorming van een kerndepartement staat nog ter discussie.

En de gang van zaken bij het plan- en begrotingsproces beïnvloedt in belangrijke mate de levensloop van een project. Immers, in dit proces worden prioriteiten gesteld. Wordt bepaald of een initiatief-project als studieproject in het MIT wordt opgenomen. En worden de budgetten verdeeld.

De lezer zij dus gewaarschuwd dat de inhoud van paper 1.2 in diverse gremia ter discussie staat en inmiddels weer gedeeltelijk achterhaald kan zijn.

23

0( lijn u u^t-e^mnl vemntv^/ni-tlelyk. i/orr elc t>ndiît€n, vnn- UK duMt.

24

1.3

Taken en v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n

Wanneer we het toch over start en levensloop van een project hebben, kunnen we in één adem de verdeling van taken en verantwoordelijkheden aan de orde stellen.

De vele discussies over de kwaliteit van ramingen hebben laten zien dat afspraken over taken en verantwoordelijkheden bij het omgaan met projecten een belangrijk aandeel in de kwaliteit hebben.

In het verleden zijn dergelijke afspraken óf nooit gemaakt öf wel gemaakt maar niet vastgelegd. In latere fasen van een project is dan niet meer te achterhalen wie opdracht heeft gegeven tot veranderingen in de projectscope. Of tot het bijstellen van de raming. Immers, de levensloop van een project kent vaak tientallen jaren. Met daarin steeds weer andere projectleiders.

In deze paper zijn uitgangspunten geformuleerd voor de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op het principe van projectmatig werken. Uit een van de directies wordt een voorbeeld gegeven van de manier waarop afspraken over taken en verantwoordelijkheden kunnen worden vastgelegd.

25

Mîak^ eti^meii frisjtct, Zit uy^ <sipilr(ick.ty-cv-er ^ji du stKl'

26

1.4

W i e is de baas van het project?

De ondertitel van deze paper luidt: beter een lastige dan geen opdrachtgever. Deze verzuchting van menig projectleider komt voort uit onduidelijkheid over de vraag voor wie hij nou eigenlijk werkt. Wie neemt de beslissingen over zijn project? Van wie krijgt hij zijn opdrachten? Aan wie moet hij verantwoording afleggen? Je kunt wel allerlei afspraken maken over taken en verantwoordelijkheden, maar wanneer je niet weet wie de uiteindelijke opdrachtgever is, schiet je daarmee niet veel op.

Het lastige is, dat voor infrastructuurprojecten vaak niet een concrete opdrachtgever is aan te wijzen aan wie een projectleider kan vragen: "Wilt u dit op deze manier en heeft u daar zoveel geld voor over?" Eerder is er sprake van opdrachtgevers als 'de' maatschappij of 'de' weggebruikers.

Daarom wordt aanbevolen iemand binnen of buiten de organisatie expliciet tot opdrachtgever te maken. Iemand met wie de projectleider afspraken kan maken en aan wie hij verantwoording verschuldigd is. Iemand die ook werkelijk tijd en aandacht aan het project kan en wil besteden, zodat een wederzijds commitment van opdrachtgever en projectleider aan een goed projectresultaat mogelijk is.

27

'/

7

P(LOjECrV\/(jVEU wiiic^tu ixn-tri^le Hiiunx,M (n. HiNnkin^ \/nn.

€n, 'N(M\iMnM.iiriy}^ o* ryh^M

yn.ly.t. (U rMiiiutU

van- kit

kit fnjic-r

^Ljviis.

ObaatiU dvo-r ket

28

A^ en. Azz

i>tyict

tpry-ecttnfin^jitr^nt-

1.5

Sturingsmiddelen

Wanneer taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en een opdrachtgever is aangewezen, zijn we er nog niet. Het moet ook mogelijk zijn de gemaakte afspraken in praktijk te brengen. Sturingsmiddelen kunnen de projectleider hierbij helpen.

PR! heeft geïnventariseerd welke sturingsmiddelen door directies en diensten van Rijkswaterstaat worden gebruikt. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen het logboek enerzijds en projectbewakingsssystemen anderzijds.

Een logboek is een registratiesysteem, waarmee een projectleider gebeurtenissen en beslissingen vastlegt. Daarmee kan hij terugblikken, verantwoording afleggen of zijn project overdragen aan een opvolger.

Een projectbewakingssysteem is een systeem dat wordt gebruikt voor het beheersen van de aspecten tijd, capaciteit en/of budget van een project. Deze paper geeft een overzicht van beschikbare projectbewakingssystemen.

29

itK ri^tnin^ 'NiiriieKj-cstd'l, U i^t vntvantrt é'lUnM dut in.

30

1.6

Kostprijsfunctie

Een van de uitgangspunten bij de verdeling van tal<en en verantwoordelijl
AAet name voor drie momenten in de levensloop van een project worden de toepassingsmogelijkheden van kostprijsdeskundigheid uitgewerkt: - voorcalculatie of raming; - toetsing van een raming; - nacalculatie. Uiteraard kent de kostprijsdeskundigheid in de directies meer toepassingen dan voor ramingen infrastructuur alleen. Te denken valt met name aan: onderhoudsbestekken, beoordeling van subsidies aan derden, niet-GWW-contracten en interne bedrijfsvoering. Deze toepassingen kunnen mede van invloed zijn op de uiteindelijke organisatorische inpassing van de kostprijsdeskundigheid. Deze paper doet hierover geen uitspraken. Hij sluit aan bij de situatie die mede door de introductie van de controllerorganisatie is ontstaan.

31

DG

eU iyn, VdK lil

HiO

teûMiU durveru

32

1.7

Staf/lijn-problematiek

Er kan nog zoveel formeel worden vastgelegd, over taken en verantwoordelijkheden, de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer of de kostprijsdeskundigheid, toch is het leven vaak sterker dan de leer.

De informele communicatie tussen de lijnorganisatie van de hoofddirectie en de lijn van de regionale directies is daarvan een voorbeeld. De afspraken die in dit circuit worden gemaakt, komen vaak niet door in het formele circuit waar de communicatie plaats heeft tussen HID en DG en hun respectievelijke stafafdelingen. Of omgekeerd. Met als gevolg miscommunicatie en verwarring, zowel intern als naar buiten toe.

In deze paper worden voorstellen gedaan om die miscommunicatie te voorkomen.

33

ln.Urcdi€^Lfli€

AiA^d-Lt

'âriAyit

1

1 iMtidtuf

V'^ïlf-

HW erf ci7n.rrdUr

A

Obetmckt^tHr

Prtjec^tki'kr

^•Niiiitiitibnocd^î

34

tKtSih^

1

t

1 •

\Jniit

\lnit'

All me-

6"!

Bz

Bi

1

1

Vdit

V/^Jf"

Cl

Cz

1

Ad kve Cuiie^d

ö

E

1.8

T o e t s e n van projecten

Als mogelijkheid om het verloop van projecten beter te kunnen sturen is genoemd het tussentijds toetsen van projecten. In 'Raamwerk voor Ramingen' is de aanbeveling gedaan een Adviesgroep Projecttoetsing in te stellen. Tijdens PRI is bij een aantal projecten ervaring opgedaan met een 'hulpteam'. Dit is een groep ervaren en deskundige RWS-collega's die projectteams op hun verzoek hebben geholpen de raming van hun project door te lichten of aan te vullen.

Naar aanleiding hiervan zijn discussies gevoerd over de wenselijkheid van vormen van toetsing. Hierbij zijn de volgende vragen leidraad geweest: - wie neemt het initiatief tot de toetsing? - hoe structureel is de toetsing? - hoe is de toetsing georganiseerd? - wat is het doel van de toetsing?

Belangrijkste onderscheid dat in deze paper wordt gemaakt is dat tussen Intercollegiale Toetsing en een Audit. Intercollegiale Toetsing geschiedt op vrijwillige basis, op verzoek van de projectleider of het projectteam. Een Audit wordt van bovenaf opgelegd.

Op basis van dit onderscheid kan een achttal varianten van toetsing worden onderscheiden, variërend van een door de hoofddirectie opgelegde audit tot een regionale kwaliteitsprocedure waarbij een raming altijd wordt gecontroleerd door een collega.

Duidelijk zal zijn dat niet één vorm van toetsing kan worden aanbevolen. De gewenste variant van toetsing hangt onder andere af van het type project en van de fase waarin het project verkeert. Aan de hand van de beschreven varianten kunt u zelf een keuze maken die past bij uw project of dienst.

35

1.9

Handleiding Besluitvorming

Hoofdinfrastructuur

Paper 1.9 bevat een kopie van de inhoudsopgave van de Handleiding Besluitvorming Hoofdinfrastructuur en een kopie van hoofdstuk 13 uit deze nota. Dit hoofdstuk gaat voornamelijk over ramingen.

Een belangrijke aanleiding om de oude 'Handleiding Projectnota's' van Rijksw/aterstaat te herzien is de Tracéwet die op 1 januari 1994 van kracht is geworden. Daarnaast bestond behoefte aan een handleiding die beter aansluit bij de dagelijkse praktijk.

De nieuwe handleiding behandelt alle onderwerpen die relevant zijn voor een projectleider en biedt hem een basis om projecten op te zetten, te beheersen en uit te (laten) voeren.

In de Handleiding Besluitvorming Hoofdinfrastructuur wordt regelmatig verwezen naar onderdelen uit de ramingenklapper.

37

Alle Ln-V€St€rLn^-en. LH. ket kirafd^Miiviet ^lyrdîvîfoii^neurd n.f.f het UKfrnirriActM^rftn^jii.

1.10

Financieringsbronnen

Talrijk zijn de anekdotes over de vindingrijkheid bij het aanboren van potjes voor de financiering van projecten. Sinds 1 januari 1994 kunnen projectleiders zich die moeite besparen. Alle financieringsbronnen zijn toen samengevloeid in het Infrastructuurfonds. In principe hoeft een projectleider zich dus niet meer te bekreunen over de vraag hoe zijn project wordt gefinancierd.

Toch wordt een paper gewijd aan de vraag: hoe worden projecten gefinancierd? Van projectleiders wordt verlangd dat ze steeds een complete raming maken. Al komen de meeste uitgaven ten laste van één artikel in het Infrastructuurfonds (artikel IF01.-01.01), toch is er een aantal artikelen waaruit bijzonderheden gefinancierd kunnen worden als saneringen en uitbesteding. Verder zijn in het Infrastructuurfonds ook bijdragen van derden (externe financiers) verwerkt.

Paper 1.10 gaat met name in op de bijzonderheden van saneringen, uitbesteding en externe financieringsbronnen.

39

BfifyiMrlyh:

uynl

BfffetWiUut

40

1.11

Besturingsproblemen

De vorige papers hebben mogelijk de suggestie gewekt dat door anders om te gaan met ramingen, met taken en verantwoordelijkheden, met sturingsmiddelen, met de kostprijsfunctie, de problemen met ramen zijn opgelost. De paper 'besturingsproblemen' legt uit dat dit een te simplistische benadering van de zaak is.

Naast de activiteiten van de PRI-werkgroepen die hebben geleid tot voorstellen op het gebied van administratieve instrumenten, probabilistische modellen en organisatorische aspecten, is in het kader van PR! een referentie-analyse gemaakt van de wereld rondom ramen. Dat wil zeggen, in dialoog met betrokkenen binnen en buiten de organisatie is geprobeerd een beeld te vormen van het ramen in een bredere context.

Welke patronen kunnen in de wereld rondom ramen worden herkend? En wat leren die patronen ons over het probleem met ramen zoals dat zich heeft aangediend? Deze paper geeft een samenvatting van enkele patronen die zijn gevonden en die te maken hebben met de besturing. Duidelijk wordt dat de aanleiding voor de ramingenproblematiek moet worden gezocht in problemen met besturing op meerdere niveaus. De ramingenproblematiek is dus een symptoom van een dieper liggend probleem dan ramen als techniek.

41

REKENEN

AAN

PROJECTEN

Verbetering van de kwaliteit van ramingen is niet alleen te bereiken door gebruik te maken van de suggesties in hoofdstuk 1. Ook de techniek van het ramen kan worden verbeterd. Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van instrumenten en technieken die daaraan een bijdrage kunnen leveren.

43

Smu-

trt

Oivinen.

(nfftni

(Tf-

OKvmrzuei^

rr

c-t

uwnnr^pen.

44

grw

/

2.1

Opbouw van de raming

Een goed begin is het halve werk. Deze volkswijsheid gaat ook op voor de techniek van het ramen. Een uniforme opbouw van de raming is daarbij van onschatbare waarde. Daarom geeft deze paper een overzicht van de hoofdonderdelen van een raming: directe kosten, indirecte kosten, bijkomende kosten, diversen, onvoorzien en btw. Aan de hand van voorbeelden krijgen deze begrippen betekenis en inhoud.

Een uniforme opbouw van de raming is niet alleen een onontbeerlijk instrument voor de ramer. Hij kan ook een hulpmiddel zijn om ramingen onderling met elkaar te kunnen vergelijken en om ramingen van derden gemakkelijker in te kunnen passen.

Alle papers die gaan over het rekenen aan projecten zijn mede gebaseerd op deze opbouw. De opbouw is algemeen bruikbaar en niet afhankelijk van de fase waarin een project verkeert of van de wijze waarop een project is gedefinieerd of in deelprojecten is opgesplitst. De ramingsopbouw is ook voor deelprojecten geschikt.

45

Cviie

2M0 I

Hivfdstî.

OixfUr'îfj)

A(inA-cioktlj>î^tii^

- Oi sio-iit! hin, ni

Ui!itj:>kji'it€i^

in. kct hliUr

\I(IK li

f j i o g P'fitnAore hrit^n, Bo-Mvryipir^ken.) (Ce€n fU/r/reltiiUnîi^) - Hit nfrtA.itnen, van- eU f^nAerinM-tK hïn, vul hrstin. m^t zj/^k tnci

M^êiijk. ixt*-!^ kffitin. b.v.yn. V€nKtr€in.L^LM

Mnêiyk

€€n, PüH^lfinAtU

«Vf

kerjilrrîk-

^-dlfiii iK [llilnMtK

46

Ottriîir^n,

<-nUii IK ïndlnîK liu W\.utiK 'Aiar-eUn, virli^d yvtrtlen. vnnk. Vi(i cU nAiUiic^yy^HKSi^t-it [/{rjuil, üLKMK kit v-er^^nM-uniasîlfUiiDn^ïr/yîtin. jilflcK nnJ-iti rijiiinîn.

2.2

Checklist

kostenposten

Nu we het stramien voor de opbouw van een raming kennen, zien we ons vervolgens voor de vraag gesteld welke kostenposten allemaal moeten worden opgenomen. Deze paper kan daarbij een hulpmiddel zijn.

Met een checklist kostenposten kan men een raming compleet maken. Met een checklist kan men namelijk de belangrijkste kostenelementen van een project traceren, de (deel)projectscope helder afbakenen en inzicht krijgen in alle ontbrekende cruciale gegevens.

Aan de hand van de hoofdonderdelen uit de opbouw van een raming geeft deze paper een schematisch overzicht van mogelijke kostenposten. De opbouw is gelaagd; hoofdstukken, meer gedetailleerde onderwerpen per hoofdstuk en aandachtspunten per onderwerp. Hierdoor is redelijk snel te achterhalen welke kostenposten voor een project relevant zijn.

De checklist is geen voorschrift. Evenmin is het een kant-en-klaar produkt dat klakkeloos voor ieder project kan worden overgenomen. Het is een produkt dat in de loop der tijd wordt aangevuld en verbeterd.

A

48

4

4

A

2.3

Kengetallen

De volgende stap is dat we de kostenposten moeten gaan voorzien van getallen. Vooral op het moment dat nog lang niet alles bekend is over een project kan dat lastig zijn. Een hulpmiddel zijn kengetallen voor de kosten van een onderdeel van een bepaald type project. Deze kunnen grof zijn of minder grof, afhankelijk van hoe uitgebreid het onderdeel van het project is gedefinieerd. Bijvoorbeeld een kengetal voor een wegvak is van een ander abstractieniveau dan een kengetal voor lantarenpalen van type x.

In het verleden waren nauwelijks onderling vergelijkbare en eenduidige kengetallen beschikbaar. Daarom is onder de vlag van PR! een methode ontwikkeld waarmee eenduidige kengetallen kunnen worden opgebouwd en gegenereerd. Deze methode is dan ook met name geschikt voor de initiatieffase van een project. Na verdere ontwikkeling van het kengetallensysteem, is de methode ook bruikbaar voor de studiefase.

Om een keuze uit de beschikbare kengetallen te kunnen maken, is een tiental vragen voor hoofdelementen opgesteld. Het ontwikkelde kengetallensysteem geeft niet alleen eenduidige kengetallen. Het maakt ook het kiezen van kengetallen en het communiceren over kengetallen eenvoudiger.

49

(Crifif/T.

Tyd,

50

2.4

De post o n v o o r z i e n

Ramen is en blijft een vorm van omgaan met onzekerheid. Want al hebben we dan een uniforme opbouw van de raming, een checi<list voor kostenposten en een systeem voor kengetallen, onzekerheid blijft over onvoorziene gebeurtenissen. Om die ook te kunnen kwantificeren is de post onvoorzien in het leven geroepen.

De post onvoorzien is een toeslag op de basisraming. Deze is bedoeld om kosten te dekken die in een later stadium van een project zullen worden gemaakt als gevolg van onvoorziene wijzigingen die binnen het programma van eisen vallen en van onvoorziene gebeurtenissen tijdens de uitvoering.

Uitgangspunt van deze paper is dat de post onvoorzien realistisch is. Zowel voor wat betreft de schatting van de grootte als de aard van de onvoorziene factoren. Dit vergt van een projectleider dat hij vooraf nagaat welke onzekere factoren zijn project kunnen beïnvloeden, deze factoren benoemt en nagaat in hoeverre hij deze factoren kan beheersen en sturen.

De post onvoorzien kan op verschillende manieren worden gekwantificeerd en ondergebracht in de raming: - door een percentage te nemen van de basisraming voor het totale (deel-)project; - d o o r verschillende percentages te nemen van de verschillende objecten, onderdelen of kengetallen van een raming; - door een specificatie van onvoorziene gebeurtenissen en de kosten hiervan op te nemen in de raming.

De projectleider bepaalt zelf welke systematiek het beste past bij zijn project. Het is van belang dat in elke fase van een project wordt vastgelegd hoe de post onvoorzien in de totale raming is ondergebracht en verdisconteerd.

i 51

•Ir.:'

Üx)

ia-

^

52

2.5

Marges

Met de post onvoorzien hebben we ons nog niet tegen alle onzekerheden ingedekt. We willen ook nog het verschil tussen de raming en de werkelijke kosten kunnen voorspellen. De onzekerheidsmarge. Door naast het bedrag van de raming een onzekerheidsmarge aan te geven kan inzicht worden verkregen in de trefzekerheid en de betrouwbaarheid van de raming.

De marge is een afgeleid begrip. Zij bedraagt één dan wel een aantal malen de standaardafwijking. Voor het bepalen van marges is kennis en inzicht noodzakelijk met betrekking tot het begrip standaardafwijking. De standaardafwijking is een maat voor de spreiding in de raming van een project. In het begin van een project is de spreiding veel groter dan aan het eind van een project. Dat betekent dat de standaardafwijking en daarmee ook de marge aan het begin van een project groter is dan aan het eind van een project.

Het aangeven van een standaardafwijking biedt de mogelijkheid om besluitvorming te ondersteunen. Daarnaast biedt het de mogelijkheid projectonzekerheden te identificeren, te benoemen en te beheersen. Ten derde geeft de standaardafwijking de 'hardheid' van de raming aan.

53

hst

54

nJi i,j(irii\ dektemn-

L>\d€X'€r€tv fv^-i iî
2.6

Actualiseren

In de paper 'kwaliteit van de raming' (1.1) zijn de algemene kwaliteitseisen aangeven van een goede raming: definitie projectscope, volledigheid, actualiteit, onderbouwing van de raming, trefzekerheid en risico's. In de voorgaande papers zijn methoden en technieken aangegeven die een hulpmiddel zijn om aan deze eisen te kunnen voldoen. Over één eis hebben we het nog niet gehad: actualiteit. En hoe kan het ook anders, daarover gaat de paper 'actualiseren'. Bij actualiseren hebben we het over twee dingen: het inhoudelijk èn het prijstechnisch weer actueel maken van de raming.

Het inhoudelijk weer actueel maken van een raming heeft tot doel duidelijkheid te verschaffen in wat inmiddels de visie is op de uitgangspunten en aannames. Denk hierbij aan het aanpassen van de projectscope en het programma van eisen, het herbeschouwen van eerder gekozen oplossingen voor deelprojecten en het technisch uitwerken van een geactualiseerde projectscope en geactualiseerde deelprojecten.

Het prijstechnisch weer actueel maken van een raming heeft tot doel het toekennen van de juiste kosten. Dit heeft alleen zin nadat een raming inhoudelijk weer actueel is gemaakt. Toekennen van de juiste kosten heeft te maken met de juiste normen en kengetallen en met actuele, eventueel geïndexeerde prijzen en tarieven.

Actualiseren is nuttig om goed zicht te blijven houden op de kosten van projecten en financiële consequenties van keuzes te kunnen bepalen. Actualiseren is ook nuttig om het juiste bedrag in het planproces of het MIT te krijgen.

55

tîênloAutu lijuy^ ikei ij) ipek.

56

2.7

Nacalculatie

We hebben het hele traject van een project nu bijna doorlopen. Maar er is ool< nog zoiets als nazorg. Leren van wat er is gebeurd. Ervaringen verzamelen waaraan je zelf als projectleider of waaraan je collega's iets kunnen hebben bij het opzetten van een raming voor een volgend project. Dat heet in jargon 'nacalculatie'. Letterlijk 'narekenen.', maar uit de desbetreffende paper blijkt dat het om meer gaat. Bovendien blijkt uit de paper dat nacalculatie niet alleen zinvol is aan het eind van een project. Ook tussentijds, bij afsluiting van een projectfase of bij wijzigingen van de project-scope, is nacalculeren nuttig.

Een raming wordt beïnvloed door een groot aantal factoren die niet volledig bekend zijn voor een ramer. Daarom doet hij ten aanzien van deze factoren bepaalde aannamen. Deze aannamen kunnen betrekking hebben op hoeveelheden en prijzen maar ook op afmetingen en randvoorwaarden van een project. Nacalculatie dient ertoe deze aannamen achteraf op juistheid te toetsen. Zo kan nacalculatie een bijdrage leveren aan het verbeteren van de kwaliteit van volgende ramingen en aan de kwaliteit van de ramer.

57

COLOFON

D i t is e e n u i t g a v e v a n h e t m i n i s t e r i e v a n V e r k e e r en W a t e r s t a a t

Inhoud

Project Ramingen I n f r a s t r u c t u u r

Vormgeving

T o o n van Lieshout

Drukwerk

DrukGoed, Amsterdam

58

WERK IN

UITVOERING

paper 2.3 KENGETALLEN

Recommend Documents