Kengetallen activiteiten

Agentschap voor Overheidspersoneel

Kengetallen – activiteiten 1. Organisatieprogramma 1 – Efficiënte en Effectieve overheid 1.1 Vast dienstenaanbod 1.1.1 Personeelsbeheer Vlimpers – GVDC)

(Gemeenschappelijk

Dienstencentrum

Kengetallen Vlimpers Dienstencentrum  60 departementen, Iva’s, Eva’s, strategische adviesraden en andere Vlaamse overheidsorganisaties maakten gebruik van het Vlimperssysteem en de Vlimpersdienstverlening  Meer dan 16.300 personeelsdossiers  3 releases en 8 tussen-releases  3969 vragen en verzoeken behandeld via de Vlimpershelpdesk  Meer dan 1700 vragen en verzoeken i.v.m. badges opgenomen  DMFA en bedrijfsvoorheffing verzorgt voor de ministeries van de Vlaamse overheid en 14 Vlaamse overheidsorganisaties met een eigen rechtspersoon Mijlpalen  In januari gingen GO! en Toerisme Vlaanderen van start met Vlimpers  In januari werd Vlimpers Planning, de module voor planning en tijdsbeheer voor continudiensten, uitgerold bij Gemeenschapsinstelling De Kempen  In april werd de kinderbijslag overgeheveld naar de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers.  In april werd Vlimpers Planning uitgerold bij twee Gemeenschapsinstellingen: De Zande en De Grubbe  In april werd Vlimpers toegankelijk via internet  Lancering van Vlimpers Tijd: de module die Vlimpers koppelt met de prikklok en manuele regularisaties overbodig maakt  In oktober werd de Vlimpers component ‘Capelo’ gelanceerd, die het pensioendossier digitaliseert en de doorstroom van loopbaangegevens naar de Pensioendienst voor de Overheidssector vergemakkelijkt.

1.1.2 Instrumentendozen, train-de-trainer, toolkits Bij AgO is er niet voldoende personeelscapaciteit om zelf alles aan te pakken. AgO heeft daarom onder andere ook een programma ‘train-de-trainer’: wij leren anderen in de Vlaamse overheid om zelf projecten te begeleiden. Het delen van kennis via het aanbieden van instrumentendozen is een ander handig hulpmiddel om tweedelijnsondersteuning te bieden rond een aantal P&O-thema’s. Onder meer voor Anders Werken en telewerken en ook voor het thema integriteit gebruiken we deze manier van werken. Zo trachten we verdere synergie op gang te brengen binnen de Vlaamse overheid.

Jaarverslag 2011: ‘Kengetallen – Activiteiten’

1


1.2 Adviesverlening P&O op maat 1.2.1 Projectmatige ondersteuning In 2011 hebben AgO-consultants in totaal 34 consultancyprojecten uitgevoerd binnen de Vlaamse overheid. De uitvoering gebeurde door eigen AgO-adviseurs of in een partnerschap van AgO met externe specialisten. De diensten van de AgO-adviseurs zijn momenteel gratis. Externe adviseurs worden ingeschakeld tegen marktprijzen. Hiervoor sluit AgO contracten af. Spreidingsgraad adviesprojecten over de beleidsdomeinen Spreidingsgraad projectadvies AgO in de Vlaamse overheid: Beleidsdomein overschrijdend Beleidsdomein BZ Beleidsdomein CJSM Beleidsdomein DAR Beleidsdomein EWI Beleidsdomein FB Beleidsdomein IV Beleidsdomein LNE Beleidsdomein LV Beleidsdomein MOW Beleidsdomein OND Beleidsdomein RWO Beleidsdomein WVG Beleidsdomein WSE Totaal

Aantal projecten 3 2 2 4 2 0 3 1 2 2 4 2 6 1 34

Verdeling adviesprojecten over de domeinen van Organisatieontwikkeling Verdeling projectvragen over de domeinen van Organisatieontwikkeling: Arbeidsklimaat HR beleidsplan Processen uittekenen/ optimaliseren Processen uittekenen/ optimaliseren & verandermanagement Personeelsplanning Personeelsplanning & loopbaanpaden Personeelsplanning & verandermanagement Missie – visie Strategische doelstellingen Risicomanagement Organisatiecultuur Belanghebbendenmanagement Verandermanagement Reorganisatie (SLA) Dienstverleningscontract Strategisch competentiemanagement Loopbaanpaden Totaal Meest voorkomende vragen voor projectadvies (de top 5) Jaarverslag 2011: ‘Kengetallen – Activiteiten’

2

Aantal projecten 1 1 4 1 5 1 1 2 1 1 2 6 1 3 1 2 1 34


    

Personeelsplanning (7) Belanghebbendenmanagement (6) Processen uittekenen/ optimaliseren (5) Verandermangement (3) Reorganisatie (3)

Klantentevredenheid over projectadvies organisatieontwikkeling in 2011 Klantenevaluatie van in 2011 uiterst zeer voltooide projecten tevreden tevreden Performantie-indicator opgenomen in OP 2011: 82% van de klanten is tevreden tot uiterst tevreden 7,69 %

46,15 %

tevreden

niet echt tevreden

helemaal niet tevreden

46,15 %

0,00 %

0,00 %

100,00 % Ter vergelijking: de resultaten voor 2010

28,00

52,00

0% 16,00

4,00

96,00 %

0,00 4%

Synthese inhoudelijke feedback klantenevaluaties over projectadvies  



Vooral beeldvorming van een tevreden klant die de meerwaarde van de ondersteuning door AgO ziet en wil terugkeren als de nood wordt gevoeld. Klant ziet op basis van de begeleide projecten verschillende bijdragen, rollen van interne AgO adviseurs die voor de klant meerwaarde betekenen: o kennis van en voeling met de Vlaamse overheid, o projectopvolging van nabij, o leverancier van raamcontracten. o expertise in methoden, o ervaring uit projecten in andere organisaties delen (men vraagt om dit in de toekomst explicieter te doen), o bemiddelingsrol in organisaties, De meest kritische uitlatingen & grootste zorg van klanten gaan over de bijdrage van / het samenspel met de externe partner.

1.2.2 Netwerken organiseren Er hebben in 2011 4 netwerkactiviteiten Organisatiebeheersing plaatsgevonden. De deelnemersfeedback was positief. De opkomst was gemiddeld 70 deelnemers.

2. Organisatieprogramma 2 – Open en Innovatieve overheid 2.1 Vast dienstenaanbod 2.1.1 Bevragingsinstrumenten voor belanghebbendenmanagement (relatie opbouwen met klanten, burgers en personeel)

AgO biedt via raamcontracten met externe firma’s instrumenten en ondersteuning voor het consulteren van interne en externe belanghebbenden. Naar het bevragen van het personeel van de Vlaamse overheid toe gebeurde in 2011 het volgende:


3


  

BUE: 39 deelnemende entiteiten. Er waren in totaal 9037 feedbackgevers (responsgraad 66 %) voor 731 leidinggevenden. Rapporten werden inhoudelijk herzien en werden meer actiegericht ingevuld. Een ondersteunende workshop voor P&O-ers om leidinggevenden te ondersteunen telde 22 deelnemers. De tweejaarlijkse Personeelspeiling ging niet door in 2011. Tijdens de voorbereiding van editie 2012 werd de vragenlijst aangepast waardoor betrokkenheid van personeelsleden sterker uit de verf komt. Voor de editie 2012 zijn 58 entiteiten uit heel de Vlaamse overheid ingeschreven (plus Vlaams Parlement).

Externe belanghebbenden: Het raamcontract Gebruikersbevragingen werd in mei 2011 operationeel. Vanaf dat moment werden in 2011 16 klantenbevragingen opgestart samen met de externe partner TNS Dimarso. 5 onderzoeken werden nog volledig uitgevoerd in 2011. AgO begeleidde 1 entiteit bij het gebruik van de Synthetron-tool voor een interactieve online discussie met strategische belanghebbenden.

2.2 Adviesverlening P&O op maat 2.2.1 Netwerken organiseren In 2011 werd het netwerk klachtenmanagement heropgestart in samenwerking met de Vlaamse ombudsdienst. Er gingen 3 bijeenkomsten door met een gemiddeld aantal van 70 deelnemers. AgO nam in 2011 ook de administratieve en logistieke ondersteuning voor het P&Onetwerk voor zijn rekening. Daarnaast nam het ook samen met MOVI ( het netwerk voor management in de Vlaamse overheid) de coördinatie op van dit netwerk op zich. Het P&O netwerk ging in 2011 6 keer door en had een gemiddelde van 65 deelnemers. 64 leden van het middenkader namen in 2011 deel aan een van de sessies van 3D het nieuwe netwerkinitiatief voor middenkader. Doelstelling van dit initiatief is, om afdelingshoofden 4 maal per jaar samen te brengen, In een netwerk, waar zij elkaar ontmoeten, denken over thema’s die N-1 aanbelangen, kennis delen en daar effectief iets mee doen. Volgende thema’s kwamen aan bod, in een mix van externe sprekers en getuigenissen van collega’s:  Social media  Innovatie  Leiding geven  Social media: de praktijk


4


3. Organisatieprogramma 3 – Duurzame en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemende overheid 3.1 Vast dienstenaanbod 3.1.1 Leren/Vorming In 2011 kende het open vormingsaanbod 9.053 deelnemers, waarvan 3.085 deelnemers intekenden voor een klassikale leervorm (34 %) en 5.968 deelnemers kozen voor een andere leervorm (66 %). De historische evolutie van het aantal deelnemers aan het klassikale open aanbod is als volgt: 3.085 in 2011, 4.429 in 2010, 5.788 in 2009, 5.753 in 2008, 4.199 in 2007. Na de betrekkelijke piekjaren 2008 en 2009 volgde in 2010 en 2011 een stelselmatige terugloop (van 5.788 in 2009 naar 4.429 in 2010 en 3.085 in 2011). Tegelijk was er in 2011 een piek in het aantal deelnemers aan andere leervormen (5.968 deelnemers). Deze deelnemers vallen uiteen in 2 groepen: 5.035 (of 84%) ervan maakten gebruik van de digitale leeromgeving gecreëerd voor de generieke selectieproeven. Het gaat hier om een eenmalige piek verbonden aan de generieke proeven. De 16 % resterende procent van deze deelnemersgroep heeft betrekking op verschillende vormen van netwerking & leernetwerking (met het netwerk organisatiebeheersing, het P&O netwerk en het 3D netwerk voor het middenkader als uitschieters). Uitgedrukt in aantal gebruiksuren, komen we voor 2011 uit op 29.753 uren klassikaal leren in open aanbod en 3.544 of 10,64 % aantal uren andere leervormen in open aanbod (NB: dit is een grote onderwaardering van het aantal uren “andere leervormen”, omdat door de aard van de zelfsturende “andere” leervorm (bij voorbeeld E-learning), het aantal gebruiksuren van 5.035 deelnemers in andere leervormen onbekend en onbecijferbaar is). In het open aanbod werden in 2011 125 producten aangeboden. Het totaal aantal vraaggestuurde producten in open aanbod komt neer op 110 of 88 %. Het totaal aantal innovatiegestuurde producten in open aanbod betreft 15, of 12 % van het totaal. In 2011 werden, in het kader van kennisontsluiting door de expert-entiteiten, 68 opleidingssessies georganiseerd met betrekking tot de overdracht van overheidsspecifieke expertise. Van de 68 sessies, werden er 38 of 56 % gegeven door externe trainers en 30 of 56 % door interne trainers.

3.1.2 Vakantieopvang AgO organiseert tijdens de schoolvakanties vakantieopvang voor kinderen van het personeel van de Vlaamse overheid in de eigen kantoorgebouwen. Daarmee zorgt het mee voor een duurzaam evenwicht tussen werk en privéleven. De vakantieopvang werd in elke schoolvakantie georganiseerd in Brussel en in de 5 provinciehoofdplaatsen. In 2011 zijn er 13921 kinddagen gerealiseerd. Dit is een stijging van 14% t.o.v. 2010 (11941 kinddagen). Het gemiddeld aantal kinderen per dag lag in 2011 op 30.


5


De vraag naar verdere uitbreiding leeft sterk. Op sommige plaatsen is er een vraag naar verhoging van de capaciteit (bijvoorbeeld in Ellips), sommige VAC’s vragen een uitbreiding naar de volledige zomervakantie en ook vanuit Aalst is er vraag naar vakantieopvang. De vakantieopvang wordt geconfronteerd met financiële en kwalitatieve problemen (m.b.t. het pedagogisch kader en de accommodatie) en heeft het moeilijk om soepel in te spelen op de groeiende behoeften. Daarom werd in 2011 het piloottraject in Leuven opgestart, waarbij de vakantieopvang werd gerealiseerd met een extern gespecialiseerde partner, Top Vakantie. Voor- en naopvang was mogelijk in het VAC, gedurende de dag gingen de kinderen naar een locatie met voldoende binnen- en buitenspeelruimte. De evaluatie na de zomer van dit piloottraject werd als positief ervaren, en zal daarbij verder worden uitgerold in 2012 en 2013. cijfers Kerst Krokus Pasen Zomer Herfst Aantal opvangdagen Aantal opvangdagen Aantal kinderen Aantal ouders Gemiddeld aantal kinderen per dag

Brussel – Boudewijn 292 388 700 2547 198 4125

Brussel – Conscience

Brussel – Pantalone 74 95 176 651 35 1031

Antwerpen

Brugge

Gent

Hasselt

99 186 351 47 782

Brussel - Ellips 155 189 340 1412 71 2167

63

Leuven

102 153 282 846 67 1450

63 72 144 454 29 762

65 99 202 545 48 959

142 173 316 868 40 1539

1106

37

62

62

47

47

47

47

41

1106

1268

65

21

35

796 16

112

31

16

20

33

3.1.3 Bemiddeling voor stage en leerwerkplaatsen voor schoolgaande jongeren

AgO bemiddelde voor 30 leerwerkers (jongeren die 3 dagen werken en 2 dagen school lopen), binnen de Vlaamse overheid in 2011. AgO streeft ernaar om het beschikbare centrale budget voor de leerwerkers maximaal te gebruiken. Aangezien niet alle leerwerkers een heel jaar door werken, is het mogelijk om meer dan 20 leerwerkers (het aantal waarvoor een budget beschikbaar is mocht men een heel jaar door werken) een kans bieden. AgO bemiddelde voor 68 schoolstagiairs , die zo een stageplaats vonden binnen de Vlaams Overheid. In deze groep waren er 13 jongeren met een arbeidshandicap, 32 jonge allochtonen: alle jongeren waarvoor bemiddeld zijn kortgeschoold. Er waren in 2011 ook 2 personen met een arbeidshandicap tewerkgesteld in het systeem van alternerend leren.

3.1.4 Beheer gemeenschappelijke contracten Welzijn AgO beheert de gemeenschappelijke ziektecontrole en traumazorg.

contracten

3.1.5 Generieke testen Slaagdrempels en slaagpercentages


6

hospitalisatieverzekering,

30

Totaal 992 1268 2346 8780 535 13921


Het slaagpercentage wordt per test vastgelegd volgens een inhoudelijk criterium. Dit betekent dat het slaagpercentage niet vastligt maar varieert van test tot test. De slaagdrempel wordt vastgelegd door de minimumverwachting naar kandidaten toe te formuleren. Deze formule legt een verband met de antwoorden van de experten. Zo wordt vastgelegd bij hoeveel procent van de testvragen men verwacht dat de kandidaat het antwoord geeft dat overeenkomt met het meest gekozen antwoord door experten. Bij het overige deel van de vragen moet de kandidaat niet noodzakelijk het beste antwoord geven om geslaagd te zijn, maar volstaat het om het tweede beste antwoord te geven (dit is het antwoord dat op 1 antwoord na het meest gekozen is door experten). Op die manier ontstaan verschillende formules:  1/2-1/2: Hierbij zijn kandidaten geslaagd als ze op 1/2 van de vragen het beste antwoord geven en op de andere 1/2 van de vragen het 2e beste antwoord.  2/3-1/3: Hierbij zijn kandidaten geslaagd als ze op 2/3 van de vragen het beste antwoord geven en op het andere derde van de vragen het 2e beste antwoord.  3/4-1/4: Hierbij zijn kandidaten geslaagd als ze op 3/4 van de vragen het beste antwoord geven en op het andere vierde van de vragen het 2e beste antwoord. Deze verschillende opties werden per test onderzocht en door de stuurgroep besproken. TEST 1 Niveau A 2/3-1/3

Niveau B 73 %

TEST 2 Niveau A 2/3-1/3

2/3-1/3

Niveau C 74 %

Niveau B 82,8 %

2/3-1/3

1/2-1/2

Niveau D 61,5 %

Niveau C 89,7 %

2/3-1/3

3/4-1/4

82,5 %

Niveau D 67 %

2/3-1/3

74 %

Aantal deelnemers Hieronder vindt u een overzicht van het aantal deelnemers aan elke test. Mensen kregen de mogelijkheid om aan te geven waar ze momenteel werkzaam waren. Het invullen van deze vraag was niet verplicht. Van degenen die deze vraag beantwoord hebben, kan u zien hoeveel mensen er aangegeven hebben werkzaam te zijn binnen de Vlaamse Overheid. TEST 1

Niveau A Niveau B Niveau C Niveau D

TEST 2

Aantal deelnemers aan de test

Aantal respondente n enquête

% Vlaamse Overheid (van de respondenten)

Aantal deelnemers aan de test

3060 2956 3501 2672

2771 2175 2829 2149

52% 68% 65% 66%

2317 1772 3367 2061

Aantal herkansers bij de tweede test voor elk niveau:  Niveau A – 375 (16,2 %)  Niveau B – 402 (22,7 %)  Niveau C – 634 (18,8 %)  Niveau D – 210 (10,19 %) Jaarverslag 2011: ‘Kengetallen – Activiteiten’

7

% Vlaamse Overheid (van de respondent en) 1830 1056 2344 1131

% Vlaamse Overheid

40% 48% 37% 28%

Agentschap A voor Overhe eidspersonee el

e hebben de e deelneme ers de test e ervaren ? Hoe Na elke test krregen deeln nemers enkkele vragen n over hun beleving va an de test. Het ullen van deze d vragen was niett verplicht. Toch vulde e het mere endeel van n de invu kandidaten de eze vragen in. “De enkt u dat de d tekstuele e vragen va an deze testt aspecten meet die b belangrijk ziijn in een n functie op o dit niveau bij d de Vlaamse e Gemeen nschap?” ((in % van de resp pondenten): 0

20

40

60 0

80

100

Niv v A test 1

Helemaal H nie et

Niv v A test 2

Eerder niet

Niv v B test 1

Eerder wel

Niv v B test 2

Heel H zeker w wel

Niv v C test 1 Niv v C test 2

enkt u dat de e multimedia vragen v van deze tesst aspecten meet die b belangrijk ziijn in “De een n functie op dit niveau bij b de Vlaam mse Gemee enschap?” (in % van de e resp pondenten): 0

20

40

60 0

80

100

Niv v A test 1 Niv v A test 2 Helemaal H nie et

Niiv B test 1

Eerder niet

Niiv B test 2

Eerder wel

Niv v C test 1

Heel H zeker w wel

Niv v C test 2 Niv v D test 1 Niv v D test 2

3.2 Onderste euning van n het bele eid 3.2..1 Gevolmachtigd d o onderhandelaar bemid ddelingsop pdrachten n

–

sociale

De leidend ambtenaarr van Ag gO heeft ook de bijzondere opdracht als volmachtigd d onderhan ndelaar perssoneelszake en en als sociaal bemid ddelaar. Bin nnen gev dit kader word dt o.a. ook k werk gem maakt binne en AgO voor de uitwe erking van een meter en een e projec ct om te komen k tot een poulle van soc ciale Sociale Barom middelaars binnen b de Vlaamse V ov verheid. bem

Jaarrverslag 2011: ‘Kengetalle en – Activiteitten’

8

Kengetallen activiteiten

Recommend Documents