Overleven in zwaar weer Jaarcongres 2012 van het vakblad Management Kinderopvang
Workshop 1 Managementinformatie voor een nieuwe koers
Tony Weggemans Directeur AYIT Consultancy en coördinator Netwerk Professionals Kinderopvang (NPK)
Even voorstellen
Tony Weggemans AYIT Consultancy Al ca. 20 jaar werkzaam in de branche Domein: bedrijfsvoering, kengetallen, managementinformatie Initiatiefnemer van het Netwerk Professionals Kinderopvang, ontmoetingsplek sinds 2003 voor controllers, facilitair managers en marketing medewerkers (ca. 120 deelnemers)
Overzicht presentatie 1.
2. 3.
De context van de kinderopvang is ingrijpend veranderd Dat heeft invloed op de strategische doelen En leidt tot een aangepaste behoefte aan managementinformatie
De context anno 2012
Kinderopvangtoeslag gedaald Verdere daling in 2013 Serieuze vraaguitval (>10%) – kleinere afname per kind • uurtje minder? • dagdeel minder • minder weken vakantieopvang
– wegvallen vraag door baanverlies ouder
Maar: regionaal en lokaal grote verschillen
De context …
Nog geen nieuw CAO-akkoord Gemeenten verhogen huurprijzen Kostenstijging (BTW, energie) Maar ook: – lagere m2-prijzen commercieel vastgoed
Hoe reageert de branche? Inkrimpen, sluiting, overname, kostenbesparing
Hoe reageert de branche? Samenwerken met collega’s
Hoe reageert de branche? Samenwerken buiten de branche
Hoe reageert de branche? Prijsverlagingen
Hoe reageert de branche? Service uitbreiden
Hoe reageert de branche? Of nog extremere strategieën
Strategische differentiatie
Optimaliseren van bedrijfsprocessen – bijv. vanuit een “Lean Management”- perspectief • • •
wat is toegevoegde waarde voor klant? doe minder door de juiste dingen te doen waar ontstaan fouten en wat kost het verhelpen daarvan?
Investeren in productontwikkeling – productdifferentiatie – nieuwe producten: • •
goedkopere opvang nicheproducten
Marktpositie aanpassen – – – –
focus op onderscheidend vermogen (waar staat jouw merk voor?) prijsstrategieën samenwerken en overnames capaciteit inkrimpen en sluiten
Gevolgen voor managementinformatie
Geen: we hebben alleen financiële info Info uitbreiden: indicatoren toevoegen Info toespitsen: indicatoren aanscherpen en beperken Hoe kom je tot een goede keuze?
Doelgroepen Managementinformatie
Voor de verschillende doelgroepen: – directie, MT – Raad van Toezicht – Locatiemanagers – externe verslaglegging
Invalshoeken 1. 2. 3.
Continuïteit van de organisatie Organisatiemodel Strategische doelen
Continuïteit van de organisatie
De organisatie moet blijven bestaan -> analyse risico’s -> bijpassende indicatoren -> risicobeheersing als hoofdtaak management
Organisatiemodel
De organisatie wordt vorm gegeven vanuit een specifiek kader – Balanced Scorecard – INK – enz. -> identificeren domeinen -> bijpassende indicatoren -> samenhang bewaken als hoofdtaak management
Strategische doelen
De organisatie heeft specifieke strategische doelen geformuleerd – Kwaliteit (‘de beste’) – Marktpositie (‘marktdominantie’) – Productdifferentiatie -> bijpassende indicatoren -> taak management is doelbereiking
Managementinformatiesysteem
Gebaseerd op een mix van de genoemde managementtaken – risicobeheersing – samenhang bewaken – doelen bereiken
De praktijk
De meeste managementinformatiesystemen (MIS) bevatten veel te veel gegevens, waardoor ze hun doel voorbij schieten Een strategisch kader ontbreekt of blijft impliciet Rapportages nodigen niet uit tot ondernemen, maar tot risicomijdend gedrag
Kwaliteitstoets voor een MIS 1. 2. 3.
4.
Focus op belangrijkste zaken? Biedt het (iedereen) inzicht? Aangepast aan doelgroep? Stimuleert het tot ondernemend handelen?
Inhoud van een MIS
Stap 1: Continuïteit -> risicoanalyse Stap 2: Keuze organisatiemodel Stap 3: Strategisch kader
Risico-analyse
Financieel – Vermijden budgetoverschrijdingen • lijst van begrote en gerealiseerde kostenposten
– Financiële ‘gezondheid’ • rentabiliteit, solvabiliteit, liquiditeit, enz.
Niet financiële risico’s – Verlies marktaandeel – Imagoschade
Normen zijn negatief, d.w.z. geven aan wat niet gewenst is Stimulans voor risicomijdend gedrag
Organisatiemodel
Bijvoorbeeld: Balanced Scorecard Perspectieven: – – – –
Klantperspectief Organisatieperspectief Medewerkersperspectief Financieel perspectief
Kritische succesfactoren Prestatie-indicatoren
Uitdagende normen
} -> MIS
Strategische doelen
Zijn positief geformuleerd Dagen uit tot actie Voorbeelden: – Financieel • Rentabiliteit boven 5% • Liquiditeit tussen 1 en 1,1
– Niet-financieel • • • •
% marktaandeel lokale samenwerking omzetgroei klanttevredenheid
Opbouw van een MIS
Meerdere rapportagemodellen – per doelgroep een dashboard met belangrijkste indicatoren
Mogelijkheid in te zoomen – op productniveau – op locatieniveau – terug in de tijd
Onderscheid permanente en tijdelijke indicatoren Mogelijkheid van benchmarken (gebruik standaard definities!)
Gegevens
Koppeling met boekhouding meestal geen probleem Koppeling met kind- en personeelsplanningsoftware lastig Goede kennis van databases vereist Werk zo nodig met invulsheets – bij niet goed koppelbare databases – bij externe gegevens
Enkele concrete indicatoren
Capaciteit: wat is dat eigenlijk? – – – –
Ruimtelijke capaciteit Capaciteit volgens het Register Operationele capaciteit Feitelijk gebruikte capaciteit
Is een kindplaats wel een kindplaats? – kindplaats dagopvang: 2600 – 3000 kinduren – kindplaats bso: 1500 – 1700 kinduren
Vervangen door “Kinduur”
Enkele concrete indicatoren 2
Bezettingsgraad – heeft andere interpretatie gekregen • vroeger: vullen laatste gaatjes • nu: welke groep of locatie sluiten?
– daardoor nu vooral op groeps- of locatieniveau relevant – wel koppelen aan operationele capaciteit!
Enkele concrete indicatoren 3
Inzet personeel – % loonkosten zegt niet genoeg – % loonkosten PM is al beter – aantal formatie-uren per groep is niet gerelateerd aan de bezetting
Nieuwe indicator nodig
Aantal kinduren per roosteruur PM-er
Enkele concrete indicatoren 4
Markt – – – –
wachtlijsten bijna overal verdwenen ontwikkelingen verschillen regionaal en lokaal marktgegevens per gebied verzamelen indicatoren aanpassen
Andere indicatoren nodig – niet: lengte wachtlijst – maar: marktaandeel in gebied van 3-5 km rondom locatie
Organisatie
Wie is verantwoordelijk voor inhoud? – controller – directie
Wie is verantwoordelijk voor techniek? – ICT-medewerker met expertise op gebied van databasebeheer
Overleven in zwaar weer Jaarcongres 2012 van het vakblad Management Kinderopvang
Dank voor uw aandacht Tony Weggemans Directeur AYIT Consultancy en coördinator Netwerk Professionals Kinderopvang (NPK)
