Masarykova univerzita Právnická fakulta Obor: Veřejná správa
Bakalářská práce
Osobní spis zaměstnance a personální agenda zaměstnavatele Patrik Pařil Akademický rok 2012/2013
1
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma: Osobní spis zaměstnance a personální agenda zaměstnavatele zpracoval sám. Veškeré prameny a zdroje informací, které jsem použil k sepsání této práce, byly citovány v poznámkách pod čarou a jsou uvedeny v seznamu použitých pramenů a literatury.
V Brně 26. června 2013
…………………………… Patrik Pařil
2
Osnova Úvod………………………………………………………………………………………6 1. Vztah obecných předpisů k zákonu o ochraně osobních údajů……….…8 2 Osobní spis…………………………………………………………………………...9 3 Charakter písemností obsažených v osobním spisu ………………………12 4 Zakázané údaje………………………………………………………………..……18 5 Údaje o zdravotním stavu………………………………………………………..20 6 Doba vedení osobního spisu…………………………………………………….22 6.1 Počátek vedení osobního spisu………………………………………………23 6.2 Ukončení vedení osobního spisu…………………………………………….23 6.2.1 Likvidace osobního spisu……………………………………………………24 7 Formy vedení osobního spisu…………………………………………………..26 8 Nahlížení do osobního spisu………………………………………………….…27 8.1 Osoby oprávněné k nahlížení do osobního spisu………………………..27 8.1.1 Oprávnění zaměstnance k nahlížení do spisu…………………….…….28 8.1.2 Předložení jednotlivé písemnosti orgánu kontroly…………………….30 9 Návrhy na změny de lege ferenda………………………………………………33 10 Závěr…………………………………………………………………………………35 Použité prameny
3
Abstrakt Zaměstnavatel má právo v souladu se zákoníkem práce vést o svém zaměstnanci osobní spis. Osobní (personální) spis obsahuje zaměstnancovy osobní údaje, přičemž regulace ochrany osobních údajů je obsaženo zejména v zákoně o ochraně osobních údajů. Osobní spis obsahuje zejména životopis, osobní dotazník, lékařské zprávy aj. Osobní spis nesmí obsahovat informace o majetkových poměrech, sexuální orientaci či původu. Osobní spis by měl být ideálně veden pouze po dobu trvání pracovního poměru. Kromě zaměstnance a zaměstnavatele jsou oprávněny nahlížet do osobního spisu pouze vybrané úřední orgány.
Abstract The employer has the right in accordance with the Labor Code cause of their employees personal file. Personal file contains the employee's personal data and privacy regulation is contained mainly in the Law on the protection of personal data. The personal file contains a particular curriculum vitae, personal interview, medical reports, etc. The personal file shall not contain information on the financial situation, sexual orientation or origin. The personal file should be maintained only for the duration of employment. In addition to the employee and employer are entitled to access to the personal file only selected official bodies.
4
Klíčová slova osobní spis, zákoník práce, osobní údaje, zakázané údaje, nahlížení do spisu, úvahy de lege ferenda
Key words personal file, the Labour Code, personal data, prohibited information, access to the file, considerations de lege ferenda
5
Úvod Zaměstnavatel je oprávněn vést o svém zaměstnanci osobní spis. Toto právo mu vyplývá z ustanovení § 312 zákoníku práce; tomuto oprávnění zase odpovídá zaměstnancova povinnost takové vedení osobního spisu (přirozeně v zákonných
mezích)
strpět.
V osobním
spise
bývají
zpracovávány
tzv.
zaměstnancovy osobní údaje, přičemž regulace ochrany osobních údajů je obsaženo zejména v zákoně o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále také jen „ZoOU“). Neexistuje žádný obecně závazný právní předpis, který by stanovil naprosto jednoznačně rozsah a formu osobní evidence. Každý zaměstnavatel je však podle stávající právní úpravy povinen na straně jedné shromáždit a zpracovávat celou řadu osobních údajů, aby mohl řádně a v souladu s příslušnými obecně závaznými předpisy plnit své povinnosti a na straně druhé je třeba
mít
na
zřeteli,
že
zaměstnavatel
může
o
svých
zaměstnancích
shromažďovat pouze takové osobní údaje, které mají příčinný vztah k realizaci pracovněprávního
vztahu
se
zaměstnancem,
a
to
jen
po
dobu,
kdy
pracovněprávní vztah trvá. Při jeho skončení je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci všechny písemnosti týkající se jeho osobních údajů. Zákoník práce zaručuje rovný přístup k zaměstnání a jednoznačně stanoví zákaz diskriminace. Tuto skutečnost musí zaměstnavatelé zohlednit i při výběru nových zaměstnanců, čemuž by měl odpovídat i rozsah osobních údajů, na jejichž základě zaměstnavatel provede výběr zaměstnance. Zaměstnavatel může o uchazeči o zaměstnání shromažďovat jen takové osobní údaje, které odpovídají stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu (srov. § 5 zákona o ochraně osobních údajů). Z hlediska každodenní praxe je vhodné požadovat od zaměstnance profesní strukturovaný životopis. Zaměstnavatel, pro něhož zaměstnanec jeho jménem koná práci v jeho organizační podřízenosti a dle jeho pokynů, musí mít k dispozici nezbytné údaje týkající se osoby zaměstnance. Informace, které se týkají osoby zaměstnance , se souhrnně nazývají osobní spis. Zaměstnavatel je oprávněn získávat tyto i v době trvání pracovního poměru. Můžeme tak rozlišit dvě fáze získávání 6
informací. V první fázi po fyzické osobě, která se uchází o zaměstnání , je možné vyžadovat pouze informace, které jsou nezbytné k uzavření pracovní smlouvy. Po vzniku pracovního poměru je možné požadovat informace další, a to informace,
které
jsou
nezbytné
k
plnění
povinností
zaměstnavatele
v
pracovněprávních vztazích a k plnění povinností, které mu ukládají obecně právní předpisy (např. daňové a sociální zabezpečení). Budou-li tyto informace mít charakter osobních údajů, je zaměstnavatel povinen zajišťovat jejich ochranu a správu dle zákona o ochraně osobních údajů. Cílem této práce bude popsat institut osobního spisu a jeho postavení v pracovněprávních vztazích. Práce dále vymezí jednotlivé jeho aspekty nazírané zákoníkem práce a dále zákonem o ochraně osobních údajů, zrekonstruuje časovou linku vedení spisu a jeho obsah (včetně tzv. zakázaných údajů) a v neposlední řadě prezentuje okruh osob, které jsou oprávněné k nahlížení do spisu. Na závěr práce se pokusím naformulovat některé vlastní postřehy ohledně některých problematických okolností vedení osobních spisů a navrhnu vlastní postřehy pro případné legislativní změny (tzv. úvahy de lege ferenda).
7
1 Vztah obecných předpisů k zákonu o ochraně osobních údajů
Legislativní zakotvení tzv. osobního spisu zaměstnance a jeho vedení je v zákoníku práce 1 v podstatě úprava tzv. „lex specialis“ k právní úpravě obsažené v zákoně o ochraně osobních údajů 2. To znamená, že při vedení osobního
spisu
zaměstnance
mají
zaměstnavatel
(jako
tzv.
správce)
i zaměstnanec pověřený vedením osobních spisů (jako tzv. zpracovatel) povinnost respektovat příslušná ustanovení zákona o ochraně osobních údajů, pakliže není v zákoníku práce zakotvená odlišná právní úprava. Na nakládání s osobními
údaji
zaměstnance
se
rovněž
vztahují
§ 11–16
občanského
zákoníku 3. Obsah práva na ochranu osobnosti tak vyplývá zejména z generální klauzule § 11 občanského zákoníku, která tak zakotvuje jednotlivé složky, respektive ideální statky, jednotného práva osobnostního, které jsou chráněny normami občanského práva. Výčet statků (složek) chráněných tímto ustanovením je demonstrativní, jejich význam pak vyplývá mimo jiné z použití výkladu ústavně konformního, jakož i pořadí, v jakém jsou tyto jednotlivé složky řazeny. Z generální klauzule, jakož i z jednotné povahy práva osobnostního tak vyplývá, že fyzická osoba má právo na ochranu své osobnosti, zejména: života a zdraví, občanské cti a lidské důstojnosti, soukromí, svého jména, projevů osobní povahy, jiných ideálních statků občanským zákonem výslovně nepojmenovaných .
4
Z hlediska ochrany osobních údajů obsažených v osobním spise, má pak význam ustanovení § 12 občanského zákoníku, podle kterého písemnosti osob ní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy smějí být pořízeny nebo použity jen s jejím svolením.
1
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 3 zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů 4 FIALA, J. a kol. Občanský zákoník, komentář, I. díl, 1. vyd., Praha: Wolters Kluwer, 2009, ISBN 97880-7357-395-9, s. 71-72 2
8
2 Osobní spis
Starý zákoník práce 5 vůbec neobsahoval ustanovení, která by zakotvovala právní úpravu osobního spisu, který by pro pracovněprávní účely byl oprávněn vést zaměstnavatel o svých zaměstnancích. Nynější zákoník práce oproti tomu institut osobního spisu obsahuje, a sice ve svém ustanovení § 312 odst. 1, podle kterého je zaměstnavatel oprávněn vést osobní spis zaměstnance. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 zákoníku práce. Ustanovení § 3, zakotvuje, že závislá práce může být vykonávána výlučně v základním pracovněprávním
vztahu,
není-li
upravena
zvláštními
právními
předpisy.
Základními pracovněprávními vztahy podle tohoto zákona jsou pracovní poměr a právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. Domnívám se, že ze základního legálního vymezení, které je obsaženo v ustanovení § 312, není jasné, jakou podobu, charakter či prvky by měl osobní spis naplňovat. Ze zákonného znění nelze tedy přímo odvodit právní definici personálního spisu a strohost právní úpravy je zdrojem celé řady nejasností, k jejichž narovnání je třeba dospět interpretací souvisejících právních norem a v neposlední řadě též teleologií předmětného institutu. Obsah osobního spisu tak bude především omezen specifickým okruhem práv a povinností, které zaměstnanci a zaměstnavateli v souvislosti se založením pracovněprávního vztahu vzniknou. Podstatou osobního spisu tak bude shromáždění písemností, které zachycují informace, které oba účastníci právního vztahu potřebují k jeho realizaci, resp. k výkonu práce. Zákon o ochraně osobních údajů ukládá správcům osobních údajů v ustanovení § 5 odst. 1 písm. d) klíčovou povinnost, a sice shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. V této souvislosti lze vyslovit domněnku, že běžná personální praxe, spočívající ve shromažďování osobních údajů o zaměstnancích tím, že příslušný
5
zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
9
personální útvar do osobního spisu ofotí či okopíruje určitý osobní doklad zaměstnance, je chybná, neboť tyto doklady nezřídka obsahují také osobní informace, které zaměstnavatel pro výkon svých pracovněprávních povinností nepotřebuje a neměl by je tedy nejen zachycovat do osobního spisu, ale neměl by je ani znát. Typicky si můžeme uvést příklad ofocení občanského průkazu, kterýmžto zaměstnavatel sice získá údaje o zaměstnancově jménu, trvalém bydlišti, rodném čísle a datu narození a číslu OP, což je v pořádku, ale získá tak taktéž informace o rodinném stavu a u žen navíc i rodné příjmení za svobodna, což jsou údaje, které by zaměstnavatel o zaměstnanci znát neměl. Osobní spis bude typicky obsahovat listiny, které tvoří „informační základnu“ zaměstnavatele o jeho zaměstnancích a které je zaměstnanec také povinen zaměstnavateli poskytnout, a to právě pro plnění jeho zákonných povinností. Základní údaje bývají nejčastěji uvedeny v tzv. osobním dotazníku, který zaměstnanec vyplňuje většinou ještě před formálním uzavřením pracovního poměru podpisem pracovní smlouvy. Vzhledem k zákonným limitům uvedeným výše, by měl takový dotazník, resp. jeho základní obsah být u všech zaměstnavatelů prakticky stejný. Bude se jednat o základní identifikační údaje, tedy jméno, případně jména a příjmení, adresu bydliště, číslo občanského průkazu, informace o trestní bezúhonnosti zaměstnance, je-li takových údajů pro vykonávanou práci zapotřebí, údaj o provozování vlastní podnikatelské činnosti, druhu podnikání a výkonu jiné pravidelné výdělečné činnosti, pro některé zaměstnavatele je také nezbytné mít informace o členství zaměstnance v řídících a kontrolních orgánech právnické osoby provozující podnikatelskou činnost, informace o zvláštních oprávněních nebo způsobilostech, jako je oprávnění k řízení motorových vozidel, vlastnictví zbrojního průkazu, či způsobilost pracovat s utajovanými informacemi a získané bezpečnostní způsobilosti, pokud výše uvedené informace, které jsou bezpochyby osobními údaji, jsou nezbytné pro výkon zaměstnání. Součástí osobního spisu pak budou dokumenty, které pro zaměstnavatele osvědčují informace uvedené v osobním dotazníku, a dále dokumenty, které souvisí přímo se zaměstnaneckým poměrem. Během trvání pracovního poměru bývají do spisu přidávány další dokumenty Osobní údaje zaměstnance zpracovávané zaměstnavatelem lze rozdělit do tří skupin:
10
1. Osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel v každém případě potřebuje k plnění svých zákonných povinností, a je tedy oprávněn je vyžadovat. Jsou jimi např. jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození, rodné číslo (není však důvod uvádět je v pracovní smlouvě), údaje o dosaženém vzdělání. 2. Osobní údaje, které jsou potřebné pouze pro určitý účel, o kterém je třeba zaměstnance informovat, a tyto údaje shromažďovat i dále zpracovávat pouze ve vztahu k tomuto účelu. K nim patří například číslo účtu (není nutné, jestliže si zaměstnanec vybírá celý plat v hotovosti), číslo občanského průkazu, osobní údaje rodinných příslušníků. 3. Osobní údaje, které zaměstnavatel nutně nepotřebuje, a záleží na zaměstnanci, zda je dobrovolně poskytne. Např. číslo soukromého mobilního telefonu. Jestliže je to pro plnění pracovních úkolů potřebné, zaměstnavatel přidělí zaměstnanci služební mobilní telefon. 6
Personalista tedy musí při práci s osobními spisy zaměstnanců dodržovat, a
v
konkrétní
situaci
aplikovat,
povinnost
shromažďovat
osobní
údaje
odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, stanovenou § 5 odst. 1 písm. d).
6
BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7, s. 9
11
3 Charakter písemností obsažených v osobním spisu
Právní úprava zákoníku práce ani zákona o ochraně osobních údajů neobsahuje konkrétní výčet údajů, jež mohou být vedeny v osobním spise (shromažďovány). Teprve poté, co zaměstnavatel rozhodne o přijetí zaměstnance do pracovního poměru, může o zaměstnanci začít shromažďovat všechny osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření a zabezpečení jeho práv a povinností v pracovněprávním vztahu, jakož i těch osobních údajů, jejichž shromáždění ukládá zaměstnavateli speciální právní předpis. Formu, v jaké zaměstnavatel od zaměstnance osobní údaje má získat, žádný právní předpis nestanoví. Každý zaměstnanec by však měl být jednoznačně a prokazatelně zaměstnavatelem poučen o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny. Zaměstnavatelé mnohdy zapomínají na to, že jsou povinni zaměstnance informovat též o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na jejich opravu, právu na vysvětlení, jakož i o tom, že pokud se zaměstnanec domnívá nebo zjistí, že zaměstnavatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů, tak může požadovat, aby zaměstnavatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Zaměstnavatel poté, co rozhodne o tom, kdo z uchazečů o zaměstnání se stane budoucím zaměstnancem, začne shromažďovat od zaměstnance osobní údaje nutné k uzavření pracovního poměru a zakládá tzv. osobní spis .
7
Písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu a které je tak zaměstnavatel oprávněn vést v osobním spisu, budou především zaměstnance
ty,
které k výkonu
potvrzují práce
kvalifikaci [např.
7
a obecnou
profesní
životopis,
způsobilost potvrzení
D’AMBROSOVÁ, H. Vedení osobního spisu zaměstnance. Mzdy a personalistika v praxi, 2006, č. 10, s. 25
12
o zaměstnání 8
a pracovní
posudek 9
od předchozího
zaměstnavatele,
osobní dotazník, doklady (opisy) o dosaženém vzdělání a kvalifikaci], ty, které se týkají uzavřeného pracovního vztahu (např. pracovní smlouva, platový výměr, pracovní náplň a jejich změny, podání informace podle § 37 zákoníku
práce,
seznámení
s pracovním
řádem
a jinými
předpisy
vztahujícími se k vykonávané práci, s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy), a ty, které se týkají průběhu a skončení pracovního poměru [např.
o absolvovaných
o uzavření
dohody
školeních
a jiných
o odpovědnosti
kvalifikačních
k ochraně
hodnot
kurzech, svěřených
zaměstnanci k vyúčtování podle § 252 zákoníku práce, o uzavřených dohodách nebo rozhodnutí o srážkách ze mzdy nebo platu 10, souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti zaměstnance 11, přehled o fakticky vykonávané práci zaměstnancem, úkon, jímž byl rozvázán pracovní poměr a doklady s tím související (podklady pro rozvázání pracovního poměru, ale i případné rozhodnutí soudu o žalobě podle § 72 zákoníku práce)].
12
Mezi písemnostmi obsaženými v osobním spisu zaměstnance by pak mělo být také potvrzení o vstupní lékařské prohlídce, která musí být provedena v souladu se zákonem č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních
službách,
a
souvisejících
předpisů,
dále
prohlášení
o
provedení vstupního školení bezpečnostní a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, prohlášení pro účely zdravotního pojištění, různé mimořádné
smlouvy
a
dohody
uzavřené
mezi
zaměstnancem
a
zaměstnavatelem (např. dohoda o používání služebního vozidla k soukromým účelům, dohoda o srážkách ze mzdy, využívání služebního telefonu, náhradě pohonných hmot, poskytnutí stravenek apod.), u studentů doklad pro daňové účely a také doklad pro zdravotní pojištění potvrzující postavení zaměstnance jako pojištěnce státu a jiné. Při ukončení pracovněprávního vztahu by pak měl zaměstnavatel do osobního
spisu
zařadit
následující
dokumenty:
písemné
ukončení
pracovněprávního vztahu, i pokud se jedná o dohody konané mimo pracovní poměr, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) pro jakýkoliv 8
§ 313 zákoníku práce § 314 zákoníku práce 10 § 327, § 147 odst. 2 zákoníku práce 11 § 303 odst. 4, § 304 odst. 1 zákoníku práce 12 BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1114 9
13
pracovněprávní vztah, včetně dohod konaných mimo pracovní poměr, potvrzení pro pracovní úřad, pracovní posudek - pokud o něj zaměstnanec požádá, potvrzení o zdanitelných příjmech, evidenční list důchodového pojištění - pokud pracovněprávní vztah založil účast na důchodovém pojištění,
písemná
informace
pro
exekutory
a
soudy
o
ukončení
pracovněprávního vztahu v případě srážek ze mzdy na základě soudních a exekučních rozhodnutích, kterou je zaměstnavatel povinen odeslat .
13
Osobní spis zaměstnance by měl obsahovat nejen shora zmíněné písemnosti, ale měly by v něm být založeny i posudek lékaře poskytujícího pracovnělékařské služby o způsobilosti zaměstnance vykonávat sjednaný druh práce, popřípadě též rozhodnutí příslušného správního orgánu, který lékařský
posudek
přezkoumává,
ztratí-li
zaměstnanec
dlouhodobě
způsobilost konat dále dosavadní práci. Dále doklad k převedení zaměstnance na jinou práci, jestliže to je nutné podle lékařského posudku nebo rozhodnutí příslušného správního orgánu nebo orgánu ochrany veřejného zdraví v zájmu ochrany zdraví jiných fyzických osob před infekčním onemocněním; ale např. i lékařský posudek, pokud zaměstnanec pracující v noci byl uznán nezpůsobilým pro noční práci.
Osobní
spis
by měl obsahovat i prokazatelný záznam o informování zaměstnance, do jaké kategorie byla jím vykonávaná práce zařazena, stejně jako záznam o proškolení zaměstnance o právních a ostatních předpisech ve vztahu k bezpečnosti a ochraně zdraví provedeném hned při nástupu zaměstnance do práce a o pravidelných školeních. 14
Jednou
ze
součástí
osobního
spisu
bývá
mnohdy
i
fotografie
zaměstnance. Důvodů, pro něž zaměstnavatelé fotografii vyžadují, je mnoho. Nejčastěji
bývají
uváděny
důvody
bezpečnostní
(především
u
velkých
zaměstnavatelů, kde se jednotliví zaměstnanci navzájem neznají), druhým nejčastějším důvodem je umístění na intranetu (účel je v zásadě stejný jako u bezpečnostních důvodů). Pokud zaměstnavatel hodlá fotografii zaměstnance využít, musí vzít v potaz i zákon o ochraně osobních údajů. Podle ustanovení § 4 písm. zákona je osobním údajem jakákoli informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo 13 14
DVOŘÁKOVÁ, V. Mzdová účetní krok za krokem, 2. část., Práce a mzda, 2012, č. 6, s. 16-17 BĚLECKÝ, M. Ochrana osobních údajů a BOZP, Bezpečnost a hygiena práce, 2012, č. 1, s. 17
14
či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Z pořízené fotografie lze ve většině případů subjekt údajů identifikovat, samozřejmě v závislosti na kvalitě této fotografie. Jsou-li proto portrétní fotografie systematicky zpracovávány, jedná se nepochybně o zpracování osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů. Uchovávání fotografií není samo o sobě posuzováno jako zpracování citlivých údajů vypovídajících o rasovém nebo etnickém původu, pokud nedochází k dalšímu zpracování, např.
třídění
subjektů
údajů
podle
biometrických
charakteristik
vypovídajících na fotografii o rasovém nebo etnickém původu, připojování slovně vyjádřených údajů o rasovém nebo etnickém původu k jednotlivým fotografiím apod. Jsou-li tyto fotografie uchovávány a dále zpracovávány pouze za účelem vydání služebního průkazu, bude se z hlediska zákona jednat o zpracování ve smyslu § 5 odst. 2 písm. a), tedy zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce, tedy zaměstnavatele. Pro takové zpracování se pak nevyžaduje souhlas zaměstnance, dá se říci, že naopak, bude-li jeho pracovní náplní činnost, pro kterou na základě právních
předpisů
je
třeba
služebního
průkazu
vydávaného
zaměstnavatelem, je jeho povinností fotografii zaměstnavateli poskytnout. Ten ji pak, vázán právním předpisem, může použít právě jen pro stanovený účel .
15
Pořízení fotografického snímku jakožto obrazového dokumentu, jeho uchovávání a případně i šíření nelze ze zákonného hlediska považovat za zpracování
osobních
údajů;
jiné
situace
je
však
v případě
záznamu
videokamery, která snímá veřejné místo za účelem prevence kriminality. Pro to, abychom také na foto mohli nahlížet jako na součást zpracování osobních údajů, musí být splněna také ta podmínka, jíž je zpracování fotografie ve formě umožňující identifikaci a vyhledávání osobních údajů. Tyto náležitosti pak splňuje shromažďování portrétních snímků osob, jimž je společný nějaký osobní údaj, například seznam zločinců, vedený orgánem policie. Specifické zaměstnanců
znaky
zpracovávání
zaměstnavatelem
a
jejich
15
nese
shromažďování
uložení
v
osobních
fotografií spisech
BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Fotografie v osobním spisu zaměstnance z hlediska zákona o ochraně osobních údajů, Práce a mzda, 2012, č. 9, s. 30
15
zaměstnanců, organizovaným v určitou databázi či kartotéku. U fotografií uchovávaných jako součást spisů obsahujících osobní údaje a vytvářejících zpracování osobních údajů podléhající zákonu o ochraně osobních údajů, je rozhodující účel zpracování, jak již bylo uvedeno výše. Zákonné ustanovení § 5 odst. 1 písm. a) zákona o ochraně osobních údajů opět směřuje ke stanovení účelu, k němuž mají být fotografie shromažďovány, a § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů stanovuje podmínku, že shromažďování fotografií zaměstnanců musí být pro tento účel nutné či nezbytné. Nejčastěji se fotografie umísťuje v tzv. služebním průkazu, kterým se zaměstnanec prokazuje v rámci výkonu svého povolání. Volnou úvahou dospívá k otázce zaměstnanců některých státních orgánů a orgánů zabývajících se kontrolní či represivní činností, v jejichž „službě“ je podoba služebního průkazu stanovena zákonem, v jehož příloze je zpravidla vzor průkazu, a sice právě s místem určeným pro fotografii zaměstnance. Zaměstnanec, pokud má zájem zaměstnání vykonávat, musí tento požadavek splnit, resp. se mu podrobit. Služební průkaz vydává ovšem i řada dalších institucí, kterým to zákonem přímo uloženo není. Zaměstnavatelé si tento požadavek však mohou snadno opodstatnit tím, že služební průkaz v tomto případě slouží pro kontrolu oprávněnosti přístupu na pracoviště, především pak na taková pracoviště, která vyžadují vzhledem ke svému charakteru zvýšenou ostrahu a je žádoucí kontrola pohybu osob na pracovišti. Domnívám se, že zaměstnanci se takovým služebním průkazem také mohou prokazovat při jednáních mimo pracoviště, například při jednání na služební cestě s obchodním partnerem, který potřebuje mít jistotu, zda osoba, se kterou bude nezřídka sdílet svá obchodní tajemství či jiné důvěrné informace, skutečně reprezentuje jeho obchodního partnera. Průkaz v tomto případě slouží k plnění úkolů zaměstnavatele a použití fotografie odpovídá stanovenému účelu, jímž je identifikace zaměstnance v předem taxativně určených situacích; to platí při odpovídajícím rozsahu údajů uváděných v průkazu a obvyklých pravidlech používání průkazu. Jiným případem využití fotografie zaměstnavatelem může být zveřejnění fotografií zaměstnanců spolu s jejich dalšími osobními údaji na intranetu
16
(případně i na internetu). Můžeme se s ním setkat u organizací s velkým počtem zaměstnanců, kde osobní kontakt zaměstnanců omezen. Umístění fotografií v podnikové síti může v tomto případě podpořit a usnadnit osobní kontakt. Je znám případ, ve kterém využití fotografie zaměstnance v podnikové síti bylo výrazně širší než jen jako ekvivalent služebního průkazu. Pro plnění úkolů zaměstnavatele nebylo nezbytné a bylo možné pouze s nevynuceným souhlasem zaměstnanců za současného splnění oznamovací povinnosti podle zákona o ochraně osobních údajů.
17
4 Zakázané údaje
Zákoník práce v § 316 odst. 4 zákoníku práce uvádí příkladmý výčet toho, které informace nesmí zaměstnavatel od zaměstnance vyžadovat (o těhotenství, rodinných
a majetkových
poměrech,
sexuální
orientaci,
původu,
členství
v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a trestněprávní bezúhonnosti). Zároveň však stanoví výjimku spočívající v tom, že je-li pro to dán věcný důvod, spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví tento zákon nebo zvláštní
právní
předpis,
tento
zákaz
neplatí
ve vztahu
k informacím
o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti; údaje o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti tak nesmí zaměstnavatel vyžadovat nikdy. Nesmí-li zaměstnavatel uvedené informace vyžadovat, nesmí být ani obsahem osobního spisu, i kdyby se tyto informace dověděl jinak. Stejně tak, pomine-li důvod, pro který mohl zaměstnavatel takový údaj výjimečně evidovat (zaměstnanec přešel na jiné místo, kde takový požadavek není, změnila se právní úprava apod.), musí přistoupit k jeho likvidaci. Další okruh zakázaných údajů je vymezen v § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti 16. Týká se sice informací, které zaměstnavatel nesmí vyžadovat v souvislosti s výběrem zaměstnanců a do jisté míry se překrývá se zákazem uvedeným v § 316 odst. 4 zákoníku práce, ale ani tyto zakázané informace nesmí být logicky součástí osobního spisu. Jde zejména o údaje týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, filozofického přesvědčení a odporující dobrým mravům. Zákon o ochraně osobních údajů rozlišuje z hlediska ochrany osobních údajů mezi:
16
zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
18
a) osobním údajem (jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů) a
b) citlivým údajem (osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů, genetický údaj subjektu údajů a biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů) – srov. § 4 písm. a), b) zákona o ochraně osobních údajů; za subjekt údajů lze považovat zaměstnance v zaměstnaneckém poměru. Rozlišně také upravuje nakládání s oběma kategoriemi údajů.
17
17
BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1114-1115
19
5 Údaje o zdravotním stavu
Údaje o zdravotním stavu zaměstnance spadají do režimu § 4 písm. b) 18 a § 9 písm. d) 19 zákona o ochraně osobních údajů. Ačkoliv jsou tyto údaje na jedné straně nutné pro splnění povinnosti zaměstnavatele přidělovat zaměstnanci práci, která odpovídá jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti (viz. § 103 odst. 1 písm. a) zákoníku práce), jde také o kategorii citlivých údajů, která podléhá režimu § 9 zákona o ochraně osobních údajů. Podle § 103 odst. 1 písm. a) zákoníku práce je zaměstnavatel je povinen nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž
náročnost
by
neodpovídala
jeho
schopnostem
a
zdravotní
způsobilosti. Zdravotním údajem odpovídajícím tomuto požadavku tak bude při uzavírání pracovního poměru posudek (lékařské vyjádření), který se vyjadřuje
pouze
ke vhodnosti
sjednávané
práce
pro
zaměstnance
(způsobilý – nezpůsobilý, případně s omezením a jakým, nebo typové označení
prací,
které
je
s ohledem
na svoji
zdravotní
způsobilost
zaměstnanec schopen nebo neschopen vykonávat), aniž by obsahoval konkrétní údaje o zdravotním stavu. Stejné platí o zdravotních potvrzeních z preventivních lékařských prohlídek, případně o posudcích o změně zdravotní způsobilosti. Ve všech těchto případech lze zprávy o zdravotním stavu zakládat do osobního spisu za podmínky, že neobsahují jiné údaje než
konstatování zdravotní
způsobilosti zaměstnance. Dodejme
v této
souvislosti,
že
pokud
zaměstnanec
odmítne
vykonávat sjednanou práci s poukazem na to, že k ní není zdravotně způsobilý, a přitom neexistuje lékařský posudek, který by tento závěr skutečně najisto obsahoval, jde ze strany zaměstnance o porušení 18
Citlivým údajem je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů; citlivým údajem je také biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů. 19 Ochrana citlivých údajů.
20
povinnosti vyplývající mu z pracovního poměru. O porušení povinnosti jde tím spíše, pokud se zaměstnanec odmítl navíc podrobit za tímto účelem lékařské prohlídce u lékaře závodní preventivní péče zaměstnavatele. Absenci zaměstnance v zaměstnání nutno v takovém případě považovat za neomluvenou, přičemž zaměstnavatel na ni může za splnění podmínek daných zákoníkem práce reagovat též okamžitým zrušením pracovního způsobem .
poměru
pro
porušení
„pracovní
kázně“
zvlášť
hrubým
20
20
BUKOVJAN, P. Zdravotní způsobilost zaměstnance a odmítnutí výkonu práce, Práce a mzda, 2008, č. 7, s. 35
21
6 Doba vedení osobního spisu
Personální spis by měl být v zásadě veden po dobu, která odpovídá délce trvání zaměstnaneckého vztahu. Podnětem k založení osobního spisu je tedy přirozeně vznik pracovního (nebo obdobného) poměru a osobní spis by měl být také ukončen tehdy, je-li ukončen tento pracovní poměr. Z této zásady však existují určité výjimky. V odůvodněných případech může být osobní spis zřízen již předtím, nežli samotný pracovněprávní vztah vznikne. Existuje skupina pracovněprávních vztahů, které se realizují ještě před vznikem samotného pracovního poměru, a tyto právní skutečnosti mohou být také zachyceny v osobním spise. Jedná se například o mzdové ujednání. Osobní spis také nemusí vždy kompletně zaniknout společně se zánikem pracovního poměru, neboť určité dokumenty musí zaměstnavatel evidovat ještě nějakou dobu po zániku pracovního poměru (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce či podklady ke vzájemným uplatňováním nároků po skončení pracovního poměru – typicky nároky ze vzniku škodní události a vymáhání náhrady škody zaměstnancem či zaměstnavatelem).
6.1 Počátek vedení osobního spisu
Vzhledem ke kusé a neúplné formulaci obsažené v dotčených právních předpisech není možno legálně vymezit, kdy by zaměstnavatel měl a mohl začít vést osobní spis zaměstnance. Jak vyplývá z výše uvedené zásady, osobní spis by měl být logicky a ideálně založen okamžikem vzniku pracovního poměru. Dle ustanovení § 30 odst. 2 zákoníku práce zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru od fyzické osoby, která se u něj uchází o práci, nebo od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Z toho lze usuzovat, že zaměstnavatel bude oprávněn založit osobní spis zaměstnance již před vznikem pracovního poměru právě proto, aby mohl založit listiny, které podchycují informace a údaje o osobách, ucházejících se o práci. 22
6.2 Ukončení vedení osobního spisu Stejně jako právní předpisy neobsahují výslovně okamžik, ke kterému je možno založit osobní spis a tento okamžik je nutno si odvozeně vyložit interpretací příslušných právních norem, pak stejně tak zákon výslovně neuvádí, ke kterému okamžiku by měl být zaměstnavatel povinen vedení osobního spisu ukončit. Odvozeně si opět můžeme vypomoct interpretací relevantních právních norem, tentokrát zákonem o ochraně osobních údajů, který ve svém ustanovení § 20 stanoví, že správce (zaměstnavatel) nebo na základě jeho pokynu zpracovatel (zaměstnanec pověřený vedením osobního spisu) je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti subjektu údajů (zaměstnance) podle § 21 zákona o ochraně osobních údajů. Převedeno do poměrů pracovněprávních vztahů to znamená, že oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis zaměstnance bude zpravidla zanikat se skončením pracovního poměru (účel shromažďování informací pominul). To však nebude platit v případech, kdy i po skončení pracovního poměru budou trvat některé právní vztahy z pracovního poměru vyplývající (např. bude veden spor o náhradu mzdy nebo zaměstnavatel bude hradit náhradu
za ztrátu
na výdělku
apod.).
V takových
situacích
bude
pro
zaměstnavatele nezbytné (pro plnění jeho povinností) některé shromážděné informace mít stále k dispozici. I v těchto případech bude však platit shora uvedené, že takto lze uchovávat jen ty informace, kterých je potřeba, a jen po dobu, dokud taková potřeba nepomine. Technologii „likvidaci osobních údajů“ zákon o ochraně osobních údajů podrobně nestanoví (s výjimkou fyzického zničení jejich nosiče nebo jejich fyzické vymazání – § 4 písm. i) zákona o ochraně osobních údajů). Protože „nosičem informací“ rozumí zákon o ochraně osobních údajů nosič, na kterém jsou informace ukládány, nikoli jednotlivé dokumenty, a protože v ostatních případech požaduje jejich trvalé vyloučení z dalšího zpracování, bude to prakticky znamenat především vrácení evidovaných dokumentů jejich předkladatelům (zejména bývalému zaměstnanci).
23
Není-li to možné, je nezbytné jejich fyzické zničení. Je nepřípustné obcházet znění zákona tím, že jsou pořizovány a nadále uchovávány kopie všech informací (nebo jejich části) tvořících osobní spis; takový postup je stejným porušením zákona jako porušení povinnosti provést likvidaci osobních údajů. Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů, a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci, jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné
důkazy.
Zaměstnavatel
uschováním
musí
zajistit
požadavky
vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.
21
6.2.1 Likvidace osobního spisu
Jak bylo uvedeno výše, dle ustanovení § 20 odst. 1 zákona správce nebo na základě jeho pokynu zpracovatel je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti subjektu údajů podle § 21. Zvláštní zákony stanoví výjimky týkající se uchovávání osobních údajů pro účely archivnictví. Pro oblast archivnictví je to zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, resp. jeho ustanovení § 35 pro účely ochrany archiválií jsou veřejné archivy oprávněny zpracovávat osobní údaje žadatelů o nahlížení v rozsahu jména, popřípadě jmen, a příjmení, data a místa narození, státního občanství, adresy místa pobytu fyzické osoby na území České republiky, popřípadě bydliště v cizině, adresy, na
21
JOUZA, L. Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů, Účetnictví, daně a právo v zemědělství, 2010, č. 3, s. 29
24
kterou mají být doručovány písemnosti podle zvláštního právního předpisu a čísla průkazu totožnosti. Je nutno dodat, že zaměstnavatel má povinnost archivovat záznamy o poskytnutí nemocenských dávek, což zahrnuje i evidenci doby zaměstnání a také registr podpůrčích dob. Tyto skutečnosti má zaměstnavatel povinnost uchovat po dobu deseti let, které následují po rozhodné události.
25
7 Formy vedení osobního spisu
Zpracovávat Základními
osobní
formami,
jak
údaje ostatně
lze
mnoha
plyne
z
formami
definice,
je
a
způsoby. zpracování
automatizované (pomocí výpočetní techniky), a jakýkoli jiný způsob „neautomatizovaného“ zpracování. Stejně jako je pro automatizované zpracování charakteristický elektronický nosič informací, ať už má jakoukoli formu, pro neautomatizované zpracování lze za charakteristický nosič zpracovávaných osobních údajů považovat papír, na němž jsou osobní údaje zaznamenány. Papírové nosiče mají nejčastěji formu více či méně formalizovaných listin, formulářů, dotazníků, prohlášení apod. (dále jen listiny), jež obsahují informace, které jsou osobními údaji. Tyto listiny, je -li jich více a jsou-li účelově shromažďovány se vztahem ke konkrétní osobě, tvoří soubor, kterému se obecně říká spis .
22
Z právní úpravy vedení osobního spisu podle zákoníku práce vyplývá předpoklad, že osobní spis je veden v písemné (materializované) podobě zákon na ochranu osobních údajů předpokládá „nosič informací“. Všechna pravidla týkající se vedení osobního spisu zaměstnance se však nepochybně budou vztahovat i na případné vedení osobního spisu v elektronické nebo jiné materializované či nematerializované podobě, i kdyby byla vedena duplicitně (paralelně) vedle spisu vedeného v písemné podobě.
22
BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7, s. 10
26
8 Nahlížení do osobního spisu
Samotné vedení osobního spisu zaměstnance by nemělo žádný význam, pokud by zaměstnavatel údaje v něm shromážděné nemohl také používat. V zájmu zachování ochrany osobních údajů stanoví zákoník práce okruh osob, které mají právo do osobního spisu zaměstnance nahlížet. Pojem „nahlížet do osobního spisu“ nelze vnímat jen úzce jako oprávnění vzít fyzicky spis, v něm listovat a takto se s osobními údaji o zaměstnanci seznamovat. Je-li např. osobní spis veden v elektronické podobě, půjde o sledování
elektronického
záznamu
apod.
Jinak
řečeno,
způsob
(technologie) „nahlížení do osobního spisu“ se bude odvíjet vždy od toho, v jaké formě je osobní spis veden. Smyslem ochrany osobních údajů je zabránit, aby se s takovými údaji mohly seznamovat osoby, kterým to ze zákona není dovoleno. Proto je nutno pod pojem „nahlížet do osobního spisu“ zahrnout všechny způsoby seznamování se s údaji vedenými v osobním spise (včetně jejich zasílání) .
23
8.1 Osoby oprávněné k nahlížení do osobního spisu Zákoník práce v ustanovení § 312 odst. 2 stanoví výčet osob, které jsou oprávněny k nahlížení do osobního spisu zaměstnance. Jsou to: –
vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,
–
orgán inspekce práce,
–
Úřad práce České republiky,
–
Úřad pro ochranu osobních údajů,
–
soud,
–
státní zástupce,
–
policejní orgán,
–
Národní bezpečnostní úřad a
–
zpravodajské služby.
23
BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Zákon o svobodném přístupu k informacím doznal další korekci, hranice soukromí znovu posunuta, 2. část, Práce a mzda, 2011, č. 9, s. 42
27
Nejde však o výčet taxativní. Především (s ohledem na vztah k zákonu o ochraně osobních údajů) půjde také o poskytování údajů v režimu zákona o ochraně
osobních
údajů.
Zároveň
i v poměrech
zákoníku
práce
bude
nepochybně nutné toto právo přiznat jak tomu zaměstnanci, který osobní spis vede, tak např. i podnikovému právníku či členu podnikové kontroly. I když je právo na nahlížení do osobního spisu přiznáno některým právnickým osobám (organizačním složkám), ve skutečnosti budou toto právo vykonávat (pověření) zaměstnanci těchto oprávněných subjektů. Bude proto na správci (zaměstnavateli), případně na základě jeho pokynu na zpracovateli (zaměstnanci pověřeném vedením osobního spisu), aby nahlížet
do osobního
spisu
umožnil
jen
osobě,
která
je
jménem
vyjmenovaných subjektů k takovému úkonu oprávněna. Za tím účelem si vyžádá od takové osoby příslušné pověření nebo jiný průkaz (prokázání) potvrzující (prokazující) pověření k nahlížení do osobního spisu a učiní o tom záznam (leda by zvláštní zákon takový záznam zakazoval). Samotná skutečnost, že je někomu přiznáno právo nahlížet do spisu, však neznamená, že toto oprávnění je bezbřehé. I zde bude platit, že nahlížet do osobního spisu zaměstnance (seznamovat se s údaji tam vedenými) bude možné jen tehdy, bude-li to nutné při plnění pracovních
úkolů osob
k nahlížení do osobního spisu zaměstnance
oprávněných. Zároveň je nutno mít na zřeteli i účel nahlížení do osobního spisu. Ochrany bude proto požívat jen seznamování se s těmi údaji z osobního spisu zaměstnance, které osoba k tomu oprávněná bude skutečně pro plnění svých pracovních úkolů potřebovat; dodržování těchto pravidel
bude
především
záležet
na zpracovateli
osobních
(zaměstnanci pověřenému vedením osobního spisu zaměstnance) .
údajů
24
8.1.1 Oprávnění zaměstnance k nahlížení do spisu Právo zaměstnance na náklady zaměstnavatele nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených zajišťuje, aby zaměstnanec, jehož práv na ochranu osobních údajů se vedení osobních údajů týká, mohl kontrolovat, jaké
24
BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1118
28
údaje o něm zaměstnavatel shromažďuje a případně se domáhat svých práv v souladu s § 21 zákona na ochranu osobních údajů (požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, případně odstranění takto vzniklého stavu; zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů) nebo § 13–16
občanského zákoníku (aby bylo
upuštěno od neoprávněných zásahů do práva na ochranu osobnosti, aby byly odstraněny následky těchto zásahů a aby bylo dáno přiměřené zadostiučinění, případně též náhrady nemajetkové újmy v penězích). Vedle práva nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, vyplývajícího ze zákoníku práce, zůstává zaměstnanci zachováno právo požadovat od správce (zaměstnavatele) informaci o zpracování svých osobních údajů zakotvené v § 12 zákona o ochraně osobních údajů. Stejné právo bude mít i k tomu pověřený zástupce zaměstnance.
25
Jisté pochybnosti může vyvolat ustanovení § 12 zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož má subjekt osobních údajů (tj. bývalý zaměstnanec) právo na přístup k informacím v souvislosti se svými osobními údaji, a sice v situaci, že se jedná o zaměstnance bývalého. Uvedené ustanovení se výslovně vztahuje pouze na informaci o zpracování osobních údajů. Zákon přitom pojem zpracování osobních údajů vymezuje v ustanovení § 4 písm. e). Prostá archivace již dříve shromážděných osobních údajů nepochybně není zpracováním osobních údajů v uvedeném smyslu, proto zřejmě nelze ustanovení § 12 zákona o ochraně
osobních
údajů
na
tento
případ
aplikovat
a
bývalému
zaměstnanci tak nárok na poskytnutí informací z jeho osobního spisu nevzniká. Pokud by však okolnosti vyvolaly potřebu dalšího zpracování osobních údajů bývalého zaměstnance a tento by uplatnil své právo na informace podle § 12 zákona o ochraně osobních údajů, pak podle ustanovení § 12 odst. 3 zákona o ochraně osobních údajů může organizace za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. Výše uvedené však platí za předpokladu, že zaměstnavatel splnil při rozvázání pracovního poměru vůči zaměstnanci své povinnosti uložené zákonem o ochraně osobních údajů, protože tento právní předpis se
25
tamtéž, s. 1119
29
nepochybně na vedení osobního spisu také vztahuje (pochopitelně jako předpis obecný, a to v případech, pokud zákoník práce jako předpis zvláštní nestanoví něco jiného). Z této obecné právní úpravy ochrany osobních údajů vyplývá, že po skončení pracovního poměru může zaměstnavatel v osobním spisu o bývalém zaměstnanci dále vést (archivovat) jen ty údaje, jejichž uchování i po skončení pracovního poměru ukládá zákon (§ 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Ty části osobního spisu, jejichž další archivace nemá oporu v zákoně, je zaměstnavatel povinen zlikvidovat (§ 20 zákona o ochraně osobních údajů). Případné originály dokladů vedených v osobním spisu, které zaměstnavateli poskytl zaměstnanec, musí zaměstnavatel logicky zaměstnanci vrátit .
26
8.1.2 Předložení jednotlivé písemnosti orgánu kontroly Výjimku z pravidel, jež jsou pro vedení osobního spisu zaměstnance stanovena, stanoví třetí (poslední) věta § 312 odst. 2 zákoníku práce. Toto ustanovení z režimu nahlížení do osobního spisu zaměstnance osobami odlišnými od zaměstnance, jak je popsán shora, vyjímá vnější kontrolní orgán,
který
provádí
kontrolu
u zaměstnavatele.
Nepřiznává
mu
však
plnohodnotné právo nahlížet do osobního spisu zaměstnance, nýbrž jen právo, aby mu zaměstnavatel předložil jednotlivé písemnosti z tohoto spisu. Aby se uvedená výjimka uplatnila a do osobního spisu zaměstnance mohl nahlížet někdo jiný než osoby uvedené v § 312 odst. 2 (viz výše), musí být splněny následující podmínky: –
jde o subjekt odlišný od zaměstnavatele,
–
jde o kontrolní orgán,
–
jde o provádění kontroly u zaměstnavatele,
–
jde o jednotlivou písemnost,
–
jednotlivá písemnost je tímto orgánem vyžadována,
26
VALENTA, J. Nahlížení do osobního spisu zaměstnance, Práce a mzda, 2011, č. 9, s. 37-38
30
–
je
dána
souvislost
mezi
prováděním
kontroly
u zaměstnavatele
a obsahem vyžadované písemnosti. Jedině jsou-li všechny tyto předpoklady splněny současně, může zaměstnavatel subjektu odlišnému od těch, jež jsou uvedeny v § 312 odst. 2 větě první a druhé zákoníku práce, předložit jednotlivou písemnost z osobního spisu zaměstnance. Ani tato výjimka však neumožňuje vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu u zaměstnavatele, nahlížet do celého osobního spisu zaměstnance; zaměstnavateli je umožněno pouze předložení jednotlivé písemnosti z tohoto spisu. Ačkoli je uvedená výjimka vztažena k „jednotlivé písemnosti“ z osobního spisu zaměstnance, vzhledem k tomu, že osobní spis – jak výše uvedeno – může být veden v různých formách (mimo písemné také v elektronické nebo jiné materializované či nematerializované podobě), z praktického hlediska je třeba tento pojem vyložit jako „jednotlivý dokument“ z osobního spisu zaměstnance. To ovšem neznamená, že by kontrolnímu orgánu mohla být z osobního spisu předložena jen jedna (jediná) písemnost (dokument). Uvedená formulace („Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti“) vyjadřuje pouze to, že ani kontrolní orgán
při
splnění
všech
uvedených
podmínek
nemůže
požadovat
předložení „celého“ osobního spisu zaměstnance, ale pouze „jednotlivých písemností“ (dokumentů). Jejich
množství
bude
odvislé
od splnění
shora
uvedených
podmínek, zejména od předmětu prováděné kontroly u zaměstnavatele a souvislosti mezi prováděním kontroly u zaměstnavatele a obsahem jednotlivé
(každé)
vyžadované
písemnosti
(dokumentu).
Předložení
jednotlivé písemnosti z tohoto spisu zároveň neznamená, že by kontrolní orgán mohl s písemností (dokumentem) libovolně nakládat. Protože se na vedení osobního spisu vztahuje zákon o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, musí i „předložení“ jednotlivé písemnosti (dokumentu) maximálně šetřit práva zaměstnance na ochranu osobních údajů. Kontrolní orgán tak bude moci s předloženou písemností
31
(dokumentem) nakládat jen po dobu nezbytně nutnou a poté ji (jej) musí zaměstnavateli opět vrátit. Kdyby se jednalo o dokument z osobního spisu, který není veden v materiální podobě, splní zaměstnavatel svou povinnost „předložení“ i jiným způsobem, který umožní kontrolnímu orgánu s obsahem dokumentu se seznámit.
27
27
BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1119-1120
32
9 Návrhy na změny de lege ferenda
Nejpodstatnější změna, kterou by zákon o ochraně osobních údajů měl pro futuro prodělat, by mělo být zařazení zvláštního oddílu do zákona, který by se zvlášť věnoval ochraně osobních údajů v osobním spisu. V praxi se totiž právě jedná o sporné otázky ve spojení s osobním spisem, které jsou nazírány právě z hlediska ochrany osobních údajů. Zákon o ochraně osobních údajů ani zákoník práce ani žádný jiný právní předpis nedefinují, co lze přesně rozumět pod pojmem „osobní spis“, legální definice prostě neexistuje. Takovou definici spisu bychom si přitom mohli celkem jednoduše představit např. jako „soubor shromážděných listin, které se vztahují ke konkrétní osobě zaměstnance, a kterou zaměstnavatel shromažďuje za účelem výkonu svých pracovněprávních práv a povinností“. Tím méně pak není v zákoně stanovena forma vedení osobního spisu (materiální vs. imateriální), což právě v době elektronizace spisové agendy v soukromém i veřejném sektoru je otázkou nanejvýš aktuální. Jak bylo podotknuto výše, panuje nejistota, které písemnosti by měly být obsahem osobního spisu, neboť je zjevné, že některé dokumenty nebo informace do osobního spisu nepatří a že je i právem i povinností zaměstnavatele vést osobní spis tak, aby nebyla dotčena práva zaměstnance, když okruh právních předpisů, vztahujících se ke zpracování osobních údajů při pracovně právních vztazích je již dnes poměrně dobře vyvážený. Novela zákona, která by přesně (taxativně) vymezila, které dokumenty by měly být součástí osobního spisu, by byla jistě přínosem. Zákon by mohl stanovit, od jakého okamžiku smí zaměstnavatel založit osobní spis a k jakému datu jeho vedení musí ukončit. Jak vyplývá z výše uvedených
skutečností,
k těmto
poměrně
podstatný
skutečnostem
musí
zaměstnavatel dojít složitou interpretací zákona. Poměrně palčivým a nevyjasněným tématem je otázka vedení osobních spisů,
resp.
zpracovávání
osobních
údajů
zaměstnanců,
kteří
jsou
u
zaměstnavatele zaměstnáni dlouhodobě. Tyto osobní spisy nezřídka obsahují dokumenty,
které
jsou
z hlediska
zákona 33
nepřípustné,
resp.
které
by
zaměstnavatel vůbec zpracovávat neměl. Dostáváme se tak k ožehavé otázce aktualizace osobních spisů a nabízí se řešení, že příslušný odpovědný personalista by měl udržovat svojí agendu v určité „kondici“ a databázi doplňovat, obměňovat či eliminovat tak, aby její obsah odpovídal zákonným požadavkům. Odpověď na tuto otázku není jednoznačná. Relevantním ustanovením je § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, které ukládá shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. Povinnost tedy směřuje do šíře, resp. počtu shromažďovaných informací a již neřeší otázku jejich aktuálnosti. Pokud bychom za právně relevantní považovali účel definovaný jako shromažďování informací a podkladů,
které
jsou
(nebo
byly)
nezbytné
pro
plnění
povinností
zaměstnavatele, zřejmě by nebylo nezbytné do spisu zasahovat ve smyslu selekce údajů a informací v něm uvedených. Konečně je relevantní posoudit i ustanovení § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož je správce povinen uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Při předpokladu účelu zpracování, jak byl výše uveden, je pak relevantní vztáhnout nezbytnost zpracování ke spisu jako takovému a nikoli k jednotlivým informacím, které navíc nebývají ve spise samy o sobě, ale součástí či obsahem nějakého dokumentu. Tato složitá výkladová pravidla by mohla odpadnout, pakliže by zákon o ochraně osobních údajů byl novelizován v tom smyslu, že by přímo ustanovil, zda je nutno data obsažená v osobním spisu určitým způsobem občerstvovat či nikoliv .
28
28
BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7, s. 12
34
10 Závěr
Podstatnou součástí personalistiky je vedení osobního spisu o každém zaměstnanci. Zákony (poněkud nedostatečně) ustanovují, co by takový personální spis měl či neměl obsahovat. Generální klauzule, kterou by měl mít každý personalista na paměti, je pravidlo, že obsah osobního spisu (resp. údaje v něm zpracované) nesmí být v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů. V zásadě platí, že osobní spis smí obsahovat pouze písemnosti, které podchycují
skutečnosti
(údaje),
které
zaměstnavatel
potřebuje
vědět
o
zaměstnanci pro náležitý výkon pracovního poměru. Pakliže je pracovní poměr (či jiný pracovněprávní vztah) mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem ukončen, má zaměstnavatel povinnost obsah osobního spisu zaměstnanci navrátit anebo jej skartovat. Jelikož jsou v osobním spise obsaženy citlivé a důvěrné údaje, platí pravidlo, že do spisu smějí nahlížet jen vedoucí zaměstnanci a zaměstnanci k tomu zvlášť určení (personalisté). Krom toho mají právo nahlížet do osobního spisu představitelé vybraných úřadů, mezi které patří logicky zejména Úřad práce či inspektoráty práce. Přirozeně má toto oprávnění také zaměstnanec, kterého se spis bezprostředně týká. Tato práce analyzovala vedení osobního spisu z hlediska pracovněprávního a zejména pak z optiky zákona o ochraně osobních údajů. Je patrné, že nedostatečné právní zakotvení definice, podoby, obsahu a dalších náležitostí osobního spisu, je v rámci snahy a o uchopení těchto otázek důvodem pro složitá výkladová stanoviska a rozbory právních předpisů. Lze konstatovat, že z hlediska požadavku na řádné právní zakotvení osobního spisu by byla žádoucí rozsáhlejší novela zákona o ochraně osobních údajů, která by sporné záležitosti vyřešila.
35
Použité prameny Literatura BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7 BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Fotografie v osobním spisu zaměstnance z hlediska zákona o ochraně osobních údajů, Práce a mzda, 2012, č. 9 BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Zákon o svobodném přístupu k informacím doznal další korekci, hranice soukromí znovu posunuta, 2. část, Práce a mzda, 2011, č. 9 BĚLECKÝ, M. Ochrana osobních údajů a BOZP, Bezpečnost a hygiena práce, 2012, č. 1 BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2 BUKOVJAN, P. Zdravotní způsobilost zaměstnance a odmítnutí výkonu práce, Práce a mzda, 2008, č. 7 D’AMBROSOVÁ, H. Vedení osobního spisu zaměstnance. Mzdy a personalistika v praxi, 2006, č. 10 DVOŘÁKOVÁ, V. Mzdová účetní krok za krokem, 2. část., Práce a mzda, 2012, č. 6 FIALA, J. a kol. Občanský zákoník, komentář, I. díl, 1. vyd., Praha: Wolters Kluwer, JOUZA, L. Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů, Účetnictví, daně a právo v zemědělství, 2010, č. 32009, ISBN 978-80-7357-3959 VALENTA, J. Nahlížení do osobního spisu zaměstnance, Práce a mzda, 2011, č. 9
36
Právní předpisy zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a souvisejících předpisů
37
