Osobní spis zaměstnance

Masarykova univerzita Právnická fakulta Obor: Veřejná správa

Bakalářská práce

Osobní spis zaměstnance a personální agenda zaměstnavatele Patrik Pařil Akademický rok 2012/2013

1

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma: Osobní spis zaměstnance a personální agenda zaměstnavatele zpracoval sám. Veškeré prameny a zdroje informací, které jsem použil k sepsání této práce, byly citovány v poznámkách pod čarou a jsou uvedeny v seznamu použitých pramenů a literatury.

V Brně 15. dubna 2013

…………………………… Patrik Pařil

2

Obsah Úvod

4

1. Vztah obecných předpisů k zákonu o ochraně osobních údajů

6

2. Osobní spis

7

3. Charakter písemností obsažených v osobním spisu

11

4. Zakázané údaje

14

5. Údaje o zdravotním stavu

16

6. Doba vedení osobního spisu

18

6.1 Počátek vedení osobního spisu

18

6.2 Ukončení vedení osobního spisu

18

6.2.1 Likvidace osobního spisu

20

7. Formy vedení osobního spisu

22

8. Nahlížení do osobního spisu

23

8.1 Osoby oprávněné k nahlížení do osobního spisu

23

8.1.1 Oprávnění zaměstnance k nahlížení do spisu

24

8.1.2 Předložení jednotlivé písemnosti orgánu kontroly

26

9. Návrhy na změny de lege ferenda

28

Závěr

30

Resumé

31

Použité prameny

32

3

Úvod V rámci pracovního procesu dochází ke zpracování osobních údajů v mnoha podobách. Obecně je zpracování osobních údajů v českém právním řádu upraveno zákonem o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen „ZoOU“). Zpracování samo je tímto zákonem definováno v § 4 písm. e) jako jakákoli operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky. Zpracováním osobních údajů se rozumí zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací,

zpřístupňování,

úprava

nebo

pozměňování,

vyhledávání,

používání,

předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace. Neexistuje žádný obecně závazný právní předpis, který by stanovil naprosto jednoznačně rozsah a formu osobní evidence. Každý zaměstnavatel je však podle stávající právní úpravy povinen na straně jedné shromáždit a zpracovávat celou řadu osobních údajů, aby mohl řádně a v souladu s příslušnými obecně závaznými předpisy plnit své povinnosti a na straně druhé je třeba mít na zřeteli, že zaměstnavatel může o svých zaměstnancích shromažďovat pouze takové osobní údaje, které mají příčinný vztah k realizaci pracovněprávního vztahu se zaměstnancem, a to jen po dobu, kdy pracovněprávní vztah trvá. Při jeho skončení je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci všechny písemnosti týkající se jeho osobních údajů (srov. § 60 odst. 2 zákoníku práce). V dalším se zaměříme na problematiku osobního spisu vedeného zaměstnavatelem. Pozornost nebudeme věnovat agenturnímu zaměstnávání ani mzdové evidenci. Zákoník práce zaručuje rovný přístup k zaměstnání a jednoznačně stanoví zákaz diskriminace (srov. § 1 zákoníku práce). Tuto skutečnost musí zaměstnavatelé zohlednit i při výběru nových zaměstnanců, čemuž by měl odpovídat i rozsah osobních údajů, na jejichž základě zaměstnavatel provede výběr zaměstnance. Zaměstnavatel může o uchazeči o zaměstnání shromažďovat jen takové osobní údaje, které odpovídají stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu (srov. § 5 zákona o ochraně osobních údajů). Z hlediska každodenní praxe je vhodné požadovat od zaměstnance profesní strukturovaný životopis. 4

Zaměstnavatel, pro něhož zaměstnanec jeho jménem koná práci v jeho organizační podřízenosti a dle jeho pokynů, musí mít k dispozici nezbytné údaje týkající se osoby zaměstnance. Informace, které se týkají osoby zaměstnance, se souhrnně nazývají osobní spis. Zaměstnavatel je oprávněn získávat tyto i v době trvání pracovního poměru. Můžeme tak rozlišit dvě fáze získávání informací. V první fázi po fyzické osobě, která se uchází o zaměstnání je možné vyžadovat pouze informace, kter é jsou nezbytné k uzavření pracovní smlouvy. Po vzniku pracovního poměru je možné požadovat informace další, a to informace, které jsou nezbytné k plnění povinností zaměstnavatele v pracovněprávních vztazích a k plnění povinností, které mu ukládají obecně právní předpisy (např. daňové a sociální zabezpečení). Budou-li tyto informace mít charakter osobních údajů, je zaměstnavatel povinen zajišťovat jejich ochranu a správu dle zákona o ochraně osobních údajů.

5

1. Vztah obecných předpisů k zákonu o ochraně osobních údajů Právní úprava otázek osobního spisu zaměstnance a jeho vedení v zákoníku práce1 je speciální k právní úpravě obsažené v zákoně o ochraně osobních údajů 2 [srov. § 4 písm. e)]. Znamená to, že při vedení osobního spisu zaměstnance musí zaměstnavatel [jako správce ve smyslu § 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů] i zaměstnanec pověřený vedením osobních spisů [jako zpracovatel ve smyslu § 4 písm. k) zákona o ochraně osobních údajů] respektovat také příslušná ustanovení zákona č. 101/2000 Sb.,

není-li

v zákoníku

práce

úprava

odchylná

(jiná

nebo

širší).

Na nakládání s osobními údaji zaměstnance se rovněž vztahují § 11–16 občanského zákoníku3. Obsah práva na ochranu osobnosti tak vyplývá zejména z generální klauzule § 11 občanského zákoníku, která tak zakotvuje jednotlivé složky, respektive ideální statky, jednotného práva osobnostního, které jsou chráněny normami občanského práva. Výčet statků (složek) chráněných tímto ustanovením je demonstrativní, jejich význam pak vyplývá mimo jiné z použití výkladu ústavně konformního, jakož i pořadí, v jakém jsou tyto jednotlivé složky řazeny. Z generální klauzule, jakož i z jednotné povahy práva osobnostního tak vyplývá, že fyzická osoba má právo na ochranu své osobnosti, zejména: života a zdraví, občanské cti a lidské důstojnosti, soukromí, svého jména, projevů osobní povahy, jiných ideálních statků občanským zákonem výslovně nepojmenovaných. 4 Z hlediska ochrany osobních údajů obsažených v osobním spise, má pak význam ustanovení § 12 občanského zákoníku, podle kterého písemnosti osobní povahy, podobizny, obrazové snímky a obrazové a zvukové záznamy týkající se fyzické osoby nebo jejích projevů osobní povahy smějí být pořízeny nebo použity jen s jejím svolením.

1

zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 3 zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů 4 FIALA, J. a kol. Občanský zákoník, komentář, I. díl, 1. vyd., Praha: Wolters Kluwer, 2009, ISBN 97880-7357-395-9, s. 71-72 2

6

2. Osobní spis Dříve platný zákoník práce 5 žádným způsobem neupravoval institut osobního spisu vedeného zaměstnavatelem (personální spis), obsah tohoto spisu nebo možnosti nahlížet do něj. Současný zákoník práce však ve svém § 312 dává zaměstnavateli právo vést osobní spis zaměstnance. Toto ustanovení současně uvádí, jaké písemnosti může spis obsahovat a kdo do něj může nahlížet. Zcela jasná nebyla a není ani charakteristika tohoto spisu, když zákoník práce neuvádí žádnou definici. Personální spis je však možné charakterizovat jako soubor zcela nebo částečně standardizovaných dokumentů odpovídající právním normám a zaznamenávající průběh a výsledky jednotlivých personálních činností. Osobní spis zaměstnance bývá založen současně s přijetím nového zaměstnance do pracovního poměru. O rozsahu a druhu materiálů v personální evidenci rozhoduje zaměstnavatel podle uvážení a s ohledem na své povinnosti. V souladu se zákoníkem práce však spis může obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. Jedná se tak vlastně o obdobný limit, kterým zákon o ochraně osobních údajů stanoví správcům osobních údajů povinnost shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu a to v § 5 odst. 1 písm. d) zákona. Není možné veškeré požadované informace dokládat kopiemi všech požadovaných dokladů. Povinností zaměstnance je doložit správnost uvedených skutečností. K tomu však postačí uvést, kdo a na základě jakých dokladů toto ověřil (dle dokladu, smlouvy, rodného listu apod. číslo, vydaného komu a kým). Nelze pořizovat kopie dokladů, např. kopii rodného listu, neboť tato obsahuje i další osobní údaje, které nejsou pro zaměstnavatele potřebné. Není proto možné zakládat kopie veškerých dokladů, které obsahují údaje nezbytné pro zaměstnavatele, a to ani se souhlasem subjektu údajů (zaměstnance). Tyto doklady totiž mohou obsahovat další údaje včetně údajů o třetích osobách, které však pro zaměstnavatele nejsou nezbytné (např. u rodného listu jsou uvedena jména a příjmení rodičů dítěte, apod.). Uložit do osobního spisu lze jen ty kopie dokladů, které obsahují pouze osobní údaje nezbytné pro zaměstnavatele na základě ustanovení právních předpisů nebo se souhlasem zaměstnance. Pokud je

5

zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

7

možnost kopírování dokladu upravena zvláštním zákonem, je nutno se při pořizování kopie řídit i tímto zákonem. Osobní spis tak bude obsahovat listiny, které tvoří „informační základnu“ zaměstnavatele

o

jeho

zaměstnancích

a

které

je

zaměstnanec

také

povinen

zaměstnavateli poskytnout, a to právě pro plnění jeho zákonných povinností. Základní údaje bývají nejčastěji uvedeny v tzv. osobním dotazníku, který zaměstnanec vyplňuje většinou ještě před formálním uzavřením pracovního poměru podpisem pracovní smlouvy. Vzhledem k zákonným limitům uvedeným výše, by měl takový dotazník, resp. jeho základní obsah být u všech zaměstnavatelů prakticky stejný. Bude se jednat o základní identifikační údaje, tedy jméno, případně jména a příjmení, adresu bydliště, číslo občanského průkazu, informace o trestní bezúhonnosti zaměstnance, je-li takových údajů pro vykonávanou práci zapotřebí, údaj o provozování vlastní podnikatelské činnosti, druhu podnikání a výkonu jiné pravidelné výdělečné činnosti, pro některé zaměstnavatele je také nezbytné mít informace o členství zaměstnance v řídících a kontrolních orgánech právnické osoby provozující podnikatelskou činnost, informace o zvláštních oprávněních nebo způsobilostech, jako je oprávnění k řízení motorových vozidel, vlastnictví zbrojního průkazu, či způsobilost pracovat s utajovanými informacemi a získané bezpečnostní způsobilosti, pokud výše uvedené informace, které jsou bezpochyby osobními údaji, jsou nezbytné pro výkon zaměstnání. Součástí osobního spisu pak budou dokumenty, které pro zaměstnavatele osvědčují informace uvedené

v

osobním

dotazníku,

a

dále

dokumenty,

které

souvisí

přímo

se

zaměstnaneckým poměrem. Během trvání pracovního poměru bývají do spisu přidávány další dokumenty Osobní údaje zaměstnance zpracovávané zaměstnavatelem lze rozdělit do tří skupin: 1. Osobní údaje zaměstnance, které zaměstnavatel v každém případě potřebuje k plnění svých zákonných povinností, a je tedy oprávněn je vyžadovat. Jsou jimi např. jméno a příjmení, adresa bydliště, datum narození, rodné číslo (není však důvod uvádět je v pracovní smlouvě), údaje o dosaženém vzdělání. 2. Osobní údaje, které jsou potřebné pouze pro určitý účel, o kterém je třeba zaměstnance informovat, a tyto údaje shromažďovat i dále zpracovávat pouze ve vztahu k tomuto účelu. K nim patří například číslo účtu (není nutné, jestliže si zaměstnanec 8

vybírá celý plat v hotovosti), číslo občanského průkazu, osobní údaje rodinných příslušníků. 3. Osobní údaje, které zaměstnavatel nutně nepotřebuje, a záleží na zaměstnanci, zda je dobrovolně poskytne. Např. číslo soukromého mobilního telefonu. Jestliže je to pro plnění pracovních úkolů potřebné, zaměstnavatel přidělí zaměstnanci služební mobilní telefon.6 Personalista tedy musí při práci s osobními spisy zaměstnanců dodržovat, a v konkrétní situaci aplikovat, povinnost shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanoveného účelu, stanovenou § 5 odst. 1 písm. d).

6

BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7, s. 9

9

3. Charakter písemností obsažených v osobním spisu Právní úprava zákoníku práce ani zákona o ochraně osobních údajů neobsahuje konkrétní výčet údajů, jež mohou být vedeny v osobním spise (shromažďovány). Teprve poté, co zaměstnavatel rozhodne o přijetí zaměstnance do pracovního poměru, může o zaměstnanci začít shromažďovat všechny osobní údaje, které jsou nezbytné pro uzavření a zabezpečení jeho práv a povinností v pracovněprávním vztahu, jakož i těch osobních údajů, jejichž shromáždění ukládá zaměstnavateli speciální právní předpis. Formu, v jaké zaměstnavatel od zaměstnance osobní údaje má získat, žádný právní předpis nestanoví. Každý zaměstnanec by však měl být jednoznačně a prokazatelně zaměstnavatelem poučen o tom, v jakém rozsahu a pro jaký účel budou osobní údaje zpracovány, kdo a jakým způsobem bude osobní údaje zpracovávat a komu mohou být osobní údaje zpřístupněny. Zaměstnavatelé mnohdy zapomínají na to, že jsou povinni zaměstnance informovat též o jeho právu přístupu k osobním údajům, právu na jejich opravu, právu na vysvětlení, jakož i o tom, že pokud se zaměstnanec domnívá nebo zjistí, že zaměstnavatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou jeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem o ochraně osobních údajů, tak může požadovat, aby zaměstnavatel odstranil takto vzniklý stav. Zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Jak již bylo zmíněno výše, zaměstnavatel poté, co rozhodne o tom, kdo z uchazečů o zaměstnání se stane budoucím zaměstnancem, začne shromažďovat od zaměstnance osobní údaje nutné k uzavření pracovního poměru a zakládá tzv. osobní spis.7 Písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu a které je tak zaměstnavatel oprávněn vést v osobním spisu, budou především ty, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce [např. profesní životopis, potvrzení o zaměstnání 8 a pracovní posudek 9 od předchozího zaměstnavatele, osobní dotazník, doklady (opisy) o dosaženém vzdělání a kvalifikaci], ty, které se týkají uzavřeného pracovního vztahu (např. pracovní smlouva, platový výměr, pracovní náplň 7

D’AMBROSOVÁ, H. Vedení osobního spisu zaměstnance. Mzdy a personalistika v praxi, 2006, č. 10, s. 25 8 § 313 zákoníku práce 9 § 314 zákoníku práce

10

a jejich změny, podání informace podle § 37 zákoníku práce, seznámení s pracovním řádem a jinými předpisy vztahujícími se k vykonávané práci, s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy), a ty, které se týkají průběhu a skončení pracovního poměru [např. o absolvovaných

školeních

a jiných

kvalifikačních

kurzech,

o uzavření

dohody

o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených zaměstnanci k vyúčtování podle § 252 zákoníku práce, o uzavřených dohodách nebo rozhodnutí o srážkách ze mzdy nebo platu10, souhlas zaměstnavatele s výkonem výdělečné činnosti zaměstnance 11, přehled o fakticky vykonávané práci zaměstnancem, úkon, jímž byl rozvázán pracovní poměr a doklady s tím související (podklady pro rozvázání pracovního poměru, ale i případné rozhodnutí soudu o žalobě podle § 72 zákoníku práce)]. 12 Mezi písemnostmi obsaženými v osobním spisu zaměstnance by pak mělo být také potvrzení o vstupní lékařské prohlídce, která musí být provedena v souladu se zákonem č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a souvisejících předpisů, dále prohlášení o provedení vstupního školení bezpečnostní a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, prohlášení pro účely zdravotního pojištění, různé mimořádné smlouvy a dohody uzavřené mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (např. dohoda o používání služebního vozidla k soukromým účelům, dohoda o srážkách ze mzdy, využívání služebního telefonu, náhradě pohonných hmot, poskytnutí stravenek apod.), u studentů doklad pro daňové účely a také doklad pro zdravotní pojištění potvrzující postavení zaměstnance jako pojištěnce státu a jiné. Při ukončení pracovněprávního vztahu by pak měl zaměstnavatel do osobního spisu zařadit následující dokumenty: písemné ukončení pracovněprávního vztahu, i pokud se jedná o dohody konané mimo pracovní poměr, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) pro jakýkoliv pracovněprávní vztah, včetně dohod konaných mimo pracovní poměr, potvrzení pro pracovní úřad, pracovní posudek - pokud o něj zaměstnanec požádá, potvrzení o zdanitelných příjmech, evidenční list důchodového pojištění - pokud pracovněprávní vztah založil účast na důchodovém pojištění, písemná informace pro exekutory a soudy o ukončení pracovněprávního vztahu v případě srážek

10

§ 327, § 147 odst. 2 zákoníku práce § 303 odst. 4, § 304 odst. 1 zákoníku práce 12 BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1114 11

11

ze mzdy na základě soudních a exekučních rozhodnutích, kterou je zaměstnavatel povinen odeslat. 13 Jednou ze součástí osobního spisu bývá mnohdy i fotografie zaměstnance. Důvodů, pro něž zaměstnavatelé fotografii vyžadují, je mnoho. Nejčastěji bývají uváděny důvody bezpečnostní (především u velkých zaměstnavatelů, kde se jednotliví zaměstnanci navzájem neznají), druhým nejčastějším důvodem je umístění na intranetu (účel je v zásadě stejný jako u bezpečnostních důvodů). Pokud zaměstnavatel hodlá fotografii zaměstnance využít, musí vzít v potaz i zákon o ochraně osobních údajů. Podle ustanovení § 4 písm. zákona je osobním údajem jakákoli informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu. Z pořízené fotografie lze ve většině případů subjekt údajů identifikovat, samozřejmě v závislosti na kvalitě této fotografie. Jsou-li proto portrétní fotografie systematicky zpracovávány, jedná se nepochybně o zpracování osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů. Uchovávání fotografií není samo o sobě posuzováno jako zpracování citlivých údajů vypovídajících o rasovém nebo etnickém původu, pokud nedochází k dalšímu zpracování,

např.

třídění

subjektů

údajů

podle

biometrických

charakteristik

vypovídajících na fotografii o rasovém nebo etnickém původu, připojování slovně vyjádřených údajů o rasovém nebo etnickém původu k jednotlivým fotografiím apod. Jsou-li tyto fotografie uchovávány a dále zpracovávány pouze za účelem vydání služebního průkazu, bude se z hlediska zákona jednat o zpracování ve smyslu § 5 odst. 2 písm. a), tedy zpracování nezbytné pro dodržení právní povinnosti správce, tedy zaměstnavatele. Pro takové zpracování se pak nevyžaduje souhlas zaměstnance, dá se říci, že naopak, bude-li jeho pracovní náplní činnost, pro kterou na základě právních předpisů je třeba služebního průkazu vydávaného zaměstnavatelem, je jeho povinností fotografii zaměstnavateli poskytnout. Ten ji pak, vázán právním předpisem, může použít právě jen pro stanovený účel. 14 Písemnostmi, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu, nemohou být různá podání a stížnosti (zejména anonymní), kterými se třetí osoby 13

DVOŘÁKOVÁ, V. Mzdová účetní krok za krokem, 2. část., Práce a mzda, 2012, č. 6, s. 16-17 BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Fotografie v osobním spisu zaměstnance z hlediska zákona o ochraně osobních údajů, Práce a mzda, 2012, č. 9, s. 30 14

12

obracejí na zaměstnavatele, a doklady o způsobu jejich vyřízení. Takové dokumenty se týkají toliko vztahu mezi zaměstnavatelem a třetí osobou. Jestliže je zaměstnavatel nepojal jako podklad pro vyvození pracovněprávních důsledků vůči zaměstnanci, nemohou být součástí osobního spisu.

13

4. Zakázané údaje Zákoník práce v § 316 odst. 4 zákoníku práce uvádí příkladmý výčet toho, které informace nesmí zaměstnavatel od zaměstnance vyžadovat (o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a trestněprávní bezúhonnosti). Zároveň však stanoví výjimku spočívající v tom, že je-li pro to dán věcný důvod, spočívající v povaze práce, která má být vykonávána, a je-li tento požadavek přiměřený, nebo v případech, kdy to stanoví tento zákon nebo zvláštní právní předpis, tento zákaz neplatí ve vztahu k informacím o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech a trestněprávní bezúhonnosti; údaje o sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti tak nesmí zaměstnavatel vyžadovat nikdy. Nesmí-li zaměstnavatel uvedené informace vyžadovat, nesmí být ani obsahem osobního spisu, i kdyby se tyto informace dověděl jinak. Stejně tak, pomine-li důvod, pro který mohl zaměstnavatel takový údaj výjimečně evidovat (zaměstnanec přešel na jiné místo, kde takový požadavek není, změnila se právní úprava apod.), musí přistoupit k jeho likvidaci. Další okruh zakázaných údajů je vymezen v § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti 15. Týká se sice informací, které zaměstnavatel nesmí vyžadovat v souvislosti s výběrem zaměstnanců a do jisté míry se překrývá se zákazem uvedeným v § 316 odst. 4 zákoníku práce, ale ani tyto zakázané informace nesmí být logicky součástí osobního spisu. Jde zejména o údaje týkající se národnosti, rasového nebo etnického původu, politických postojů, filozofického přesvědčení a odporující dobrým mravům. Zákon o ochraně osobních údajů rozlišuje z hlediska ochrany osobních údajů mezi: a) osobním údajem (jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů) a

15

zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů

14

b) citlivým údajem (osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů, genetický údaj subjektu údajů a biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů) – srov. § 4 písm. a), b) zákona o ochraně osobních údajů; za subjekt údajů lze považovat zaměstnance v zaměstnaneckém poměru. Rozlišně také upravuje nakládání s oběma kategoriemi údajů. 16

16

BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1114-1115

15

5. Údaje o zdravotním stavu Údaje o zdravotním stavu zaměstnance podléhají režimu § 4 písm. b)17 a § 9 písm. d) 18 zákona o ochraně osobních údajů. I když jsou tyto údaje na jedné straně nezbytné pro splnění povinnosti zaměstnavatele přidělovat zaměstnanci práci, která odpovídá jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti (§ 103 odst. 1 písm. a) zákoníku práce), jde zároveň o kategorii citlivých údajů, která podléhá režimu § 9 zákona o ochraně osobních údajů. Podle § 103 odst. 1 písm. a) zákoníku práce je zaměstnavatel je povinen nepřipustit, aby zaměstnanec vykonával zakázané práce a práce, jejichž náročnost by neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti. Zdravotním údajem odpovídajícím tomuto požadavku tak bude při uzavírání pracovního poměru posudek (lékařské vyjádření), který se vyjadřuje pouze ke vhodnosti sjednávané práce pro zaměstnance (způsobilý – nezpůsobilý, případně s omezením a jakým, nebo typové označení prací, které je s ohledem na svoji zdravotní způsobilost zaměstnanec schopen nebo neschopen vykonávat), aniž by obsahoval konkrétní údaje o zdravotním stavu. Stejné platí o zdravotních potvrzeních z preventivních lékařských prohlídek, případně o posudcích o změně zdravotní způsobilosti. Ve všech těchto případech lze zprávy o zdravotním stavu zakládat do osobního spisu za podmínky, že neobsahují jiné údaje než konstatování zdravotní způsobilosti zaměstnance. Dodejme v této souvislosti, že pokud zaměstnanec odmítne vykonávat sjednanou práci s poukazem na to, že k ní není zdravotně způsobilý, a přitom neexistuje lékařský posudek, který by tento závěr skutečně najisto obsahoval, jde ze strany zaměstnance o porušení povinnosti vyplývající mu z pracovního poměru. O porušení povinnosti jde tím spíše, pokud se zaměstnanec odmítl navíc podrobit za tímto účelem lékařské prohlídce u lékaře závodní preventivní péče zaměstnavatele.

17

Citlivým údajem je osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů; citlivým údajem je také biometrický údaj, který umožňuje přímou identifikaci nebo autentizaci subjektu údajů. 18 Ochrana citlivých údajů.

16

Absenci zaměstnance v zaměstnání nutno v takovém případě považovat za neomluvenou, přičemž zaměstnavatel na ni může za splnění podmínek daných zákoníkem práce reagovat též okamžitým zrušením pracovního poměru pro porušení „pracovní kázně“ zvlášť hrubým způsobem. 19

19

BUKOVJAN, P. Zdravotní způsobilost zaměstnance a odmítnutí výkonu práce, Práce a mzda, 2008, č. 7, s. 35

17

6. Doba vedení osobního spisu Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru, a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání). Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního

poměru

zaměstnance

je

odůvodněno

i

předpokladem

vzájemného

uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu.

6.1 Počátek vedení osobního spisu

Zákoník práce nestanoví, odkdy může zaměstnavatel údaje o zaměstnanci shromažďovat. Protože osobní spis se týká zaměstnance, počátkem oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis (a shromažďovat informace o zaměstnanci) bude vznik pracovního poměru; tímto okamžikem se fyzická osoba stává zaměstnancem. Nic ale nebude bránit zaměstnavateli, aby součástí osobního spisu učinil také podklady, které v souladu s § 30 odst. 2 získal před vznikem pracovního poměru (při respektování zákazu uvedeného v § 12 odst. 2 zákona o zaměstnanosti). I takové písemnosti však musí splňovat podmínky shora uvedené.

6.2 Ukončení vedení osobního spisu

Mimo to, že zákon výslovně nestanoví, od jakého okamžiku může zaměstnavatel údaje o zaměstnanci shromažďovat, nestanoví zákoník práce ani jiný právní předpis, do kdy je zaměstnavatel oprávněn osobní spis zaměstnance vést. I zde tedy platí úprava zákona o ochraně osobních údajů – v § 20 zákona o ochraně osobních údajů se stanoví, že správce (zaměstnavatel) nebo na základě jeho pokynu zpracovatel (zaměstnanec pověřený vedením osobního spisu) je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile

18

pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti subjektu údajů (zaměstnance) podle § 21 zákona o ochraně osobních údajů. Převedeno do poměrů pracovněprávních vztahů to znamená, že oprávnění zaměstnavatele vést osobní spis zaměstnance bude zpravidla zanikat se skončením pracovního poměru (účel shromažďování informací pominul). To však nebude platit v případech, kdy i po skončení pracovního poměru budou trvat některé právní vztahy z pracovního poměru vyplývající (např. bude veden spor o náhradu mzdy nebo zaměstnavatel bude hradit náhradu za ztrátu na výdělku apod.). V takových situacích bude pro zaměstnavatele nezbytné (pro plnění jeho povinností) některé shromážděné informace mít stále k dispozici. I v těchto případech bude však platit shora uvedené, že takto lze uchovávat jen ty informace, kterých je potřeba, a jen po dobu, dokud taková potřeba nepomine. Technologii „likvidaci osobních údajů“ zákon o ochraně osobních údajů podrobně nestanoví (s výjimkou fyzického zničení jejich nosiče nebo jejich fyzické vymazání – § 4 písm. i) zákona o ochraně osobních údajů). Protože „nosičem informací“ rozumí zákon o ochraně osobních údajů nosič, na kterém jsou informace ukládány, nikoli jednotlivé dokumenty, a protože v ostatních případech požaduje jejich trvalé vyloučení z dalšího zpracování, bude to prakticky znamenat především vrácení evidovaných dokumentů jejich předkladatelům (zejména bývalému zaměstnanci). Není-li to možné, je nezbytné jejich fyzické zničení. Je nepřípustné obcházet znění zákona tím, že jsou pořizovány a nadále uchovávány kopie všech informací (nebo jejich části) tvořících osobní spis; takový postup je stejným porušením zákona jako porušení povinnosti provést likvidaci osobních údajů. Některé typy písemností se ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, považují za účetní doklady (záznamy). Tento zákon má zvláštní úpravu úschovy účetních záznamů, a to od doby pěti do deseti let. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci, jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod.). Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k 19

občanskému soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat. Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší jak tři roky. Vyplývá to z § 329 zákoníku práce, který stanoví, že promlčení pracovněprávních nároků se řídí občanským zákoníkem. Právo se promlčí tehdy, jestliže nebylo vykonáno v době, kterou stanoví občanský zákoník. Obecná promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. Peněžité nároky (např. mzda za přesčasy, za noční práci, odměny apod.) se promlčují za tři roky. Znamená to, že je může sice zaměstnanec uplatňovat, např. u soudu, ale k promlčecí námitce, kterou může uplatnit zaměstnavatel, soud přihlédne a právo v důsledku promlčení nepřizná. Kratší promlčecí lhůta je u náhrady škody. Právo na náhradu škody se promlčí za dva roky ode dne, kdy se poškozený dozví o škodě a o tom, kdo za ni odpovídá. Bude-li např. zaměstnanec uplatňovat nárok na některé druhy náhrady škody, která mu vznikla v souvislosti s prací (např. škoda na vozidle při pracovní cestě), až po 2 letech, nemusí s nárokem uspět. 20

6.2.1 Likvidace osobního spisu Zákon o ochraně osobních údajů stanoví, že správce nebo zpracovatel (v tomto případě zaměstnavatel) je povinen provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti zaměstnance. Přitom však musí zaměstnavatel respektovat další ustanovení tohoto zákona, podle něhož

nemůže

být

likvidace

osobních

údajů

provedena,

jestliže

je

správce

(zaměstnavatel) povinen osobní údaje zpracovávat na základě zákona. Tímto předpisem je zákon o účetnictví, který předepisuje postup při zpracování (uschovávání) těchto údajů. Jiné lhůty platí

pro zaměstnavatele pro uschování

dokladů z oblasti

nemocenského a důchodového pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o poskytování a výplatě nemocenských dávek, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu,

20

JOUZA, L. Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů, Účetnictví, daně a právo v zemědělství, 2010, č. 3, s. 29

20

vzniku a skončení pracovního poměru, záznamy o úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu. Pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Jedná se např. o pracovní smlouvu na dobu určitou, která umožňuje zaměstnanci pracovat a současně pobírat starobní důchod (termínované pracovní smlouvy), údaje o odpracované době, o dohodu o pracovní činnosti, která zakládá účast na důchodovém pojištění apod. 21

21

tamtéž, s. 30

21

7. Formy vedení osobního spisu Zpracovávat osobní údaje lze mnoha formami a způsoby. Základními formami, jak ostatně plyne z definice, je zpracování automatizované (pomocí výpočetní techniky), a jakýkoli jiný způsob „neautomatizovaného“ zpracování. Stejně jako je pro automatizované zpracování charakteristický elektronický nosič informací, ať už má jakoukoli formu, pro neautomatizované zpracování lze za charakteristický nosič zpracovávaných osobních údajů považovat papír, na němž jsou osobní údaje zaznamenány. Papírové nosiče mají nejčastěji formu více či méně formalizovaných listin, formulářů, dotazníků, prohlášení apod. (dále jen listiny), jež obsahují informace, které jsou osobními údaji. Tyto listiny, je-li jich více a jsou-li účelově shromažďovány se vztahem ke konkrétní osobě, tvoří soubor, kterému se obecně říká spis. 22 Z právní úpravy vedení osobního spisu podle zákoníku práce vyplývá předpoklad, že osobní spis je veden v písemné (materializované) podobě zákon na ochranu osobních údajů předpokládá „nosič informací“. Všechna pravidla týkající se vedení osobního spisu zaměstnance se však nepochybně budou vztahovat i na případné vedení osobního spisu v elektronické nebo jiné materializované či nematerializované podobě, i kdyby byla vedena duplicitně (paralelně) vedle spisu vedeného v písemné podobě.

22

BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7, s. 10

22

8. Nahlížení do osobního spisu Samotné vedení osobního spisu zaměstnance by nemělo žádný význam, pokud by zaměstnavatel údaje v něm shromážděné nemohl také používat. V zájmu zachování ochrany osobních údajů stanoví zákoník práce okruh osob, které mají právo do osobního spisu zaměstnance nahlížet. Pojem „nahlížet do osobního spisu“ nelze vnímat jen úzce jako oprávnění vzít fyzicky spis, v něm listovat a takto se s osobními údaji o zaměstnanci seznamovat. Je-li např. osobní spis veden v elektronické podobě, půjde o sledování elektronického záznamu apod. Jinak řečeno, způsob (technologie) „nahlížení do osobního spisu“ se bude odvíjet vždy od toho, v jaké formě je osobní spis veden. Smyslem ochrany osobních údajů je zabránit, aby se s takovými údaji mohly seznamovat osoby, kterým to ze zákona není dovoleno. Proto je nutno pod pojem „nahlížet do osobního spisu“ zahrnout všechny způsoby seznamování se s údaji vedenými v osobním spise (včetně jejich zasílání). 23

8.1 Osoby oprávněné k nahlížení do osobního spisu Zákoník práce v ustanovení § 312 odst. 2 stanoví výčet osob, které jsou oprávněny k nahlížení do osobního spisu zaměstnance. Jsou to: –

vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni,

–

orgán inspekce práce,

–

Úřad práce České republiky,

–

Úřad pro ochranu osobních údajů,

–

soud,

–

státní zástupce,

–

policejní orgán,

–

Národní bezpečnostní úřad a

–

zpravodajské služby. Nejde však o výčet taxativní. Především (s ohledem na vztah k zákonu o ochraně

osobních údajů) půjde také o poskytování údajů v režimu zákona o ochraně osobních údajů. Zároveň i v poměrech zákoníku práce bude nepochybně nutné toto právo přiznat

23

BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Zákon o svobodném přístupu k informacím doznal další korekci, hranice soukromí znovu posunuta, 2. část, Práce a mzda, 2011, č. 9, s. 42

23

jak tomu zaměstnanci, který osobní spis vede, tak např. i podnikovému právníku či členu podnikové kontroly. I když je právo na nahlížení do osobního spisu přiznáno některým právnickým osobám (organizačním složkám), ve skutečnosti budou toto právo vykonávat (pověření) zaměstnanci těchto oprávněných subjektů. Bude proto na správci (zaměstnavateli), případně na základě jeho pokynu na zpracovateli (zaměstnanci pověřeném vedením osobního spisu), aby nahlížet do osobního spisu umožnil jen osobě, která je jménem vyjmenovaných subjektů k takovému úkonu oprávněna. Za tím účelem si vyžádá od takové osoby příslušné pověření nebo jiný průkaz (prokázání) potvrzující (prokazující) pověření k nahlížení do osobního spisu a učiní o tom záznam (leda by zvláštní zákon takový záznam zakazoval). Samotná skutečnost, že je někomu přiznáno právo nahlížet do spisu, však neznamená, že toto oprávnění je bezbřehé. I zde bude platit, že nahlížet do osobního spisu zaměstnance (seznamovat se s údaji tam vedenými) bude možné jen tehdy, bude-li to nutné při plnění pracovních úkolů osob k nahlížení do osobního spisu zaměstnance oprávněných. Zároveň je nutno mít na zřeteli i účel nahlížení do osobního spisu. Ochrany bude proto požívat jen seznamování se s těmi údaji z osobního spisu zaměstnance, které osoba k tomu oprávněná bude skutečně pro plnění svých pracovních úkolů potřebovat; dodržování těchto pravidel bude především záležet na zpracovateli osobních údajů (zaměstnanci pověřenému vedením osobního spisu zaměstnance). 24

8.1.1 Oprávnění zaměstnance k nahlížení do spisu Právo zaměstnance na náklady zaměstnavatele nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených zajišťuje, aby zaměstnanec, jehož práv na ochranu osobních údajů se vedení osobních údajů týká, mohl kontrolovat, jaké údaje o něm zaměstnavatel shromažďuje a případně se domáhat svých práv v souladu s § 21 zákona na ochranu osobních údajů (požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, případně odstranění takto vzniklého stavu; zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů) nebo § 13–16 občanského zákoníku (aby bylo upuštěno od neoprávněných zásahů do práva

24

BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1118

24

na ochranu osobnosti, aby byly odstraněny následky těchto zásahů a aby bylo dáno přiměřené zadostiučinění, případně též náhrady nemajetkové újmy v penězích). Vedle práva nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, vyplývajícího ze zákoníku práce, zůstává zaměstnanci zachováno právo požadovat od správce (zaměstnavatele) informaci o zpracování svých osobních údajů zakotvené v § 12 zákona o ochraně osobních údajů. Stejné právo bude mít i k tomu pověřený zástupce zaměstnance. 25 Jisté pochybnosti může vyvolat ustanovení § 12 zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož má subjekt osobních údajů (tj. bývalý zaměstnanec) právo na přístup k informacím v souvislosti se svými osobními údaji, a sice v situaci, že se jedná o zaměstnance bývalého. Uvedené ustanovení se výslovně vztahuje pouze na informaci o zpracování osobních údajů. Zákon přitom pojem zpracování osobních údajů vymezuje v ustanovení § 4 písm. e). Prostá archivace již dříve shromážděných osobních údajů nepochybně není zpracováním osobních údajů v uvedeném smyslu, proto zřejmě nelze ustanovení § 12 zákona o ochraně osobních údajů na tento případ aplikovat a bývalému zaměstnanci tak nárok na poskytnutí informací z jeho osobního spisu nevzniká. Pokud by však okolnosti vyvolaly potřebu dalšího zpracování osobních údajů bývalého zaměstnance a tento by uplatnil své právo na informace podle § 12 zákona o ochraně osobních údajů, pak podle ustanovení § 12 odst. 3 zákona o ochraně osobních údajů může organizace za poskytnutí informace požadovat přiměřenou úhradu nepřevyšující náklady nezbytné na poskytnutí informace. Výše uvedené však platí za předpokladu, že zaměstnavatel splnil při rozvázání pracovního poměru vůči zaměstnanci své povinnosti uložené zákonem o ochraně osobních údajů, protože tento právní předpis se nepochybně na vedení osobního spisu také vztahuje (pochopitelně jako předpis obecný, a to v případech, pokud zákoník práce jako předpis zvláštní nestanoví něco jiného). Z této obecné právní úpravy ochrany osobních údajů vyplývá, že po skončení pracovního poměru může zaměstnavatel v osobním spisu o bývalém zaměstnanci dále vést (archivovat) jen ty údaje, jejichž uchování i po skončení pracovního poměru ukládá zákon (§ 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů). Ty části osobního spisu, jejichž další archivace nemá oporu v zákoně, je zaměstnavatel povinen zlikvidovat (§ 20 25

tamtéž, s. 1119

25

zákona o ochraně osobních údajů). Případné originály dokladů vedených v osobním spisu,

které

zaměstnavateli

poskytl

zaměstnanec,

musí

zaměstnavatel

logicky

zaměstnanci vrátit. 26

8.1.2 Předložení jednotlivé písemnosti orgánu kontroly Výjimku z pravidel, jež jsou pro vedení osobního spisu zaměstnance stanovena, stanoví třetí (poslední) věta § 312 odst. 2 zákoníku práce. Toto ustanovení z režimu nahlížení do osobního spisu zaměstnance osobami odlišnými od zaměstnance, jak je popsán shora, vyjímá vnější kontrolní orgán, který provádí kontrolu u zaměstnavatele. Nepřiznává mu však plnohodnotné právo nahlížet do osobního spisu zaměstnance, nýbrž jen právo, aby mu zaměstnavatel předložil jednotlivé písemnosti z tohoto spisu. Aby se uvedená výjimka uplatnila a do osobního spisu zaměstnance mohl nahlížet někdo jiný než osoby uvedené v § 312 odst. 2 (viz výše), musí být splněny následující podmínky: –

jde o subjekt odlišný od zaměstnavatele,

–

jde o kontrolní orgán,

–

jde o provádění kontroly u zaměstnavatele,

–

jde o jednotlivou písemnost,

–

jednotlivá písemnost je tímto orgánem vyžadována,

–

je dána souvislost mezi prováděním kontroly u zaměstnavatele a obsahem vyžadované písemnosti. Jedině jsou-li všechny tyto předpoklady splněny současně, může zaměstnavatel

subjektu odlišnému od těch, jež jsou uvedeny v § 312 odst. 2 větě první a druhé zákoníku práce, předložit jednotlivou písemnost z osobního spisu zaměstnance. Ani tato výjimka však neumožňuje vnějšímu kontrolnímu orgánu, který provádí kontrolu

u zaměstnavatele,

nahlížet

do celého

osobního

spisu

zaměstnance;

zaměstnavateli je umožněno pouze předložení jednotlivé písemnosti z tohoto spisu. 26

VALENTA, J. Nahlížení do osobního spisu zaměstnance, Práce a mzda, 2011, č. 9, s. 37-38

26

Ačkoli je uvedená výjimka vztažena k „jednotlivé písemnosti“ z osobního spisu zaměstnance, vzhledem k tomu, že osobní spis – jak výše uvedeno – může být veden v různých formách (mimo písemné také v elektronické nebo jiné materializované či nematerializované podobě), z praktického hlediska je třeba tento pojem vyložit jako „jednotlivý dokument“ z osobního spisu zaměstnance. To ovšem neznamená, že by kontrolnímu orgánu mohla být z osobního spisu předložena jen jedna (jediná) písemnost (dokument). Uvedená formulace („Za nahlížení do osobního spisu se nepovažuje předložení jednotlivé písemnosti“) vyjadřuje pouze to, že ani kontrolní orgán při splnění všech uvedených podmínek nemůže požadovat předložení „celého“ osobního spisu zaměstnance, ale pouze „jednotlivých písemností“ (dokumentů). Jejich množství bude odvislé od splnění shora uvedených podmínek, zejména od předmětu prováděné kontroly u zaměstnavatele a souvislosti mezi prováděním kontroly u zaměstnavatele a obsahem jednotlivé (každé) vyžadované písemnosti (dokumentu). Předložení jednotlivé písemnosti z tohoto spisu zároveň neznamená, že by kontrolní orgán mohl s písemností (dokumentem) libovolně nakládat. Protože se na vedení osobního spisu vztahuje zákon o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, musí i „předložení“ jednotlivé písemnosti (dokumentu) maximálně šetřit práva zaměstnance na ochranu osobních údajů. Kontrolní orgán tak bude moci s předloženou písemností (dokumentem) nakládat jen po dobu nezbytně nutnou a poté ji (jej) musí zaměstnavateli opět vrátit. Kdyby se jednalo o dokument z osobního spisu, který není veden v materiální podobě, splní zaměstnavatel svou povinnost „předložení“ i jiným způsobem, který umožní kontrolnímu orgánu s obsahem dokumentu se seznámit. 27

27

BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-80-7179-251-2, s. 1119-1120

27

9. Návrhy na změny de lege ferenda Nejpodstatnější změna, kterou by zákon o ochraně osobních údajů měl pro futuro prodělat, by mělo být zařazení zvláštního oddílu do zákona, který by se zvlášť věnoval ochraně osobních údajů v osobním spisu. V praxi se totiž právě jedná o sporné otázky ve spojení s osobním spisem, které jsou nazírány právě z hlediska ochrany osobních údajů. Zákon o ochraně osobních údajů ani zákoník práce ani žádný jiný právní předpis nedefinují, co lze přesně rozumět pod pojmem „osobní spis“, legální definice prostě neexistuje. Takovou definici spisu bychom přitom si mohli přitom celkem jednoduše představit např. jako „soubor shromážděných listin, které se vztahují ke konkrétní osobě zaměstnance,

a

kterou

zaměstnavatel

shromažďuje

za

účelem

výkonu

svých

pracovněprávních práv a povinností“. Tím méně pak není v zákoně stanovena forma vedení osobního spisu (materiální vs. imateriální), což právě v době elektronizace spisové agendy v soukromém i veřejném sektoru je otázkou nanejvýš aktuální. Jak bylo podotknuto výše, panuje nejistota, které písemnosti by měly být obsahem osobního spisu, neboť je zjevné, že některé dokumenty nebo informace do osobního spisu nepatří a že je i právem i povinností zaměstnavatele vést osobní spis tak, aby nebyla dotčena práva zaměstnance, když okruh právních předpisů, vztahujících se ke zpracování osobních údajů při pracovně právních vztazích je již dnes poměrně dobře vyvážený. Novela zákona, která by přesně (taxativně) vymezila, které dokumenty by měly být součástí osobního spisu, by byla jistě přínosem. Zákon by mohl stanovit, od jakého okamžiku smí zaměstnavatel založit osobní spis a k jakému datu jeho vedení musí ukončit. Jak vyplývá z výše uvedených skutečností, k těmto poměrně podstatný skutečnostem musí zaměstnavatel dojít složitou interpretací zákona. Otázkou také zůstává, co se spisy dlouhodobých zaměstnanců, jež mnohdy obsahují dokumenty a osobní údaje z hlediska zákona o ochraně osobních údajů nepřípustné, např. kádrové posudky, kopie různých osobních dokladů apod. Jednou z otázek, která napadne každého, kdo osobní/personální spis vede a je obeznámen se zákonem, je, zda musí, a pokud ano, tak jak „aktualizovat“ osobní spis zaměstnance, který je zaměstnán u jednoho zaměstnavatele mnoho let a jehož spis je veden od počátku trvání jeho pracovního poměru. Dlužno poznamenat, že odpověď na výše položenou 28

otázku není vůbec jednoduchá a ani jednoznačná. Relevantním ustanovením je § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů, které ukládá shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu nezbytném pro naplnění stanového účelu. Povinnost tedy směřuje do šíře, resp. počtu shromažďovaných informací a již neřeší otázku jejich aktuálnosti. Pokud bychom za právně relevantní považovali účel definovaný jako shromažďování informací a podkladů, které jsou (nebo byly) nezbytné pro plnění povinností zaměstnavatele, zřejmě by nebylo nezbytné do spisu zasahovat ve smyslu selekce údajů a informací v něm uvedených. Konečně je relevantní posoudit i ustanovení § 5 odst. 1 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů, podle něhož je správce povinen uchovávat osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná k účelu jejich zpracování. Při předpokladu účelu zpracování, jak byl výše uveden, je pak relevantní vztáhnout nezbytnost zpracování ke spisu jako takovému a nikoli k jednotlivým informacím, které navíc nebývají ve spise samy o sobě, ale součástí či obsahem nějakého dokumentu. Tato složitá výkladová pravidla by mohla odpadnout, pakliže by zákon o ochraně osobních údajů byl novelizován v tom smyslu, že by přímo ustanovil, zda je nutno data obsažená v osobním spisu určitým způsobem občerstvovat či nikoliv.

29

Závěr Základem personální agendy je vedení osobního spisu každého zaměstnance Právní předpisy výslovně nestanoví, co má osobní spis obsahovat. Platí pouze obecné pravidlo, že údaje obsažené v tomto spisu nesmí odporovat zákonu č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu uzavíraném se zaměstnancem. Pokud tento vztah skončí, jsou zaměstnavatelé povinni získané údaje, s výjimkou těch údajů, jejichž archivace je jim uložena zvláštním zákonem (o účetnictví, o archivní a spisové službě), zaměstnanci vrátit nebo zlikvidovat (skartovat či smazat). Osobní spis (s výjimkou dokladu o délce zaměstnání, např. kopie zápočtového listu) se ukládá alespoň po dobu 10 let po skončení pracovního poměru. Doklad o délce zaměstnání může v případě absence mzdového listu posloužit alespoň k potvrzení doby zaměstnání pro účely důchodového pojištění. Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni – čili zaměstnanci v přímé řídicí linii. Právo nahlížet do osobního spisu má dále orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Rovněž zaměstnanec, jehož se osobní spis týká, má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele. Zvláštní oprávnění jsou pak v tomto směru přiznány orgánům kontroly. Tato práce analyzovala vedení osobního spisu z hlediska pracovněprávního a zejména pak z optiky zákona o ochraně osobních údajů. Je patrné, že nedostatečné právní zakotvení definice, podoby, obsahu a dalších náležitostí osobního spisu, je v rámci snahy a o uchopení těchto otázek důvodem pro složitá výkladová stanoviska a rozbory právních předpisů. Lze konstatovat, že z hlediska požadavku na řádné právní zakotvení osobního spisu by byla žádoucí rozsáhlejší novela zákona o ochraně osobních údajů, která by sporné záležitosti vyřešila.

30

Resumé There is no generally binding legislation that would establish quite clearly the extent and form of personal records. Under the existing legislation, the employer is required to collect on the one hand and handle a wide range of personal data, in order to properly and in accordance with generally binding regulations to fulfill its obligations, and the other is to be borne in mind that an employer can about their employees only collect personal data, which have a causal relationship to the implementation of the employment relationship with the employee. The employer is entitled to acquire these even for the duration of employment. This information may be stored only for the duration of the employment relationship. Upon termination, the employer must provide the employee with all documents concerning his personal data. This paper analyzes the personal file management in terms of employment and especially in optics Act on Protection of Personal Data. It is obvious that the lack of legal regulation of the definition, form, content and other elements of personal file, in an effort to grasp these issues, and the reason for the complex interpretative opinions and analyzes legislation. It can be concluded that in terms of the requirement of proper legal regulation of the personal file would be desirable extensive amendment to the Act on the Protection of Personal Data, which would resolve the disputed matters.

31

Použité prameny

Literatura BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Osobní spis zaměstnance jako zpracování osobních údajů, Práce a mzda, 2009, č. 7 BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Fotografie v osobním spisu zaměstnance z hlediska zákona o ochraně osobních údajů, Práce a mzda, 2012, č. 9 BARTÍK, V., JANEČKOVÁ, E. Zákon o svobodném přístupu k informacím doznal další korekci, hranice soukromí znovu posunuta, 2. část, Práce a mzda, 2011, č. 9 BĚLINA, M. Zákoník práce, komentář, 1. vyd., Praha: C. H. Beck, 2012, ISBN 978-807179-251-2 BUKOVJAN, P. Zdravotní způsobilost zaměstnance a odmítnutí výkonu práce, Práce a mzda, 2008, č. 7 D’AMBROSOVÁ, H. Vedení osobního spisu zaměstnance. Mzdy a personalistika v praxi, 2006, č. 10 DVOŘÁKOVÁ, V. Mzdová účetní krok za krokem, 2. část., Práce a mzda, 2012, č. 6 FIALA, J. a kol. Občanský zákoník, komentář, I. díl, 1. vyd., Praha: Wolters Kluwer, JOUZA, L. Osobní spisy zaměstnanců v roce 2010 a povinnosti zaměstnavatelů, Účetnictví, daně a právo v zemědělství, 2010, č. 32009, ISBN 978-80-7357-395-9 VALENTA, J. Nahlížení do osobního spisu zaměstnance, Práce a mzda, 2011, č. 9

32

Právní předpisy zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a souvisejících předpisů

33