ZÁKAZNICKÝ SEMINÁŘ
N O V É M O D U LY
Rozšiřující moduly aplikace e-spis Modul „Tisk etiket“ Modul „Šablony profilu dokumentů“ Modul „Automatizace procesů“ Modul „Importu doplňku čísla jednacího“ Modul „Plničky ukládacích jednotek“
Modul „Schvalování zápůjček a skartačních návrhů“ Modul „Administrace edesky“
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Modul tisk etiket
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Referent
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Referent
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Referent
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Referent
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Referent
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - administrace
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - administrace
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - administrace
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Administrátor
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Tisk etiket - Administrátor
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Modul šablony profilu dokumentů
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Výběr šablony při založení dokumentu
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Výběr šablony při založení dokumentu
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Před-vyplněné položky dokumentu
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Možnosti šablony profilu dokumentu
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Možnosti šablony profilu dokumentu
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Modul Automatické procesy ESS
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Modul Automatické procesy ESS
Automatizuje rutinní úkony v aplikaci Zvýšení efektivity práce Méně času v e-spis Jednoduchá administrace
Příklady: Automatické předání SPISU do Spisovny Automatické předání dokumentu do Externí aplikace (VITA, RŽP…) www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Administrace modulu Sledovaná událost je definována Profilem Typ (události)
Úprava profilu objektu Změna stavu aktivity objektu Změna stavu vypravení dokumentu Vložení objektu do registratury (vázáno na modul Registratury)
Název (události) Aktivita Druh dokumentu (objektu ESS)
Kritérii Připojenými procesy www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Administrace modulu
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Ukázka nastavení kritéria Podmínky mohou být strukturovány do skupin pomocí logických operátorů AND (všechny) OR (jakákoli)
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Procesy – Založení Vybrat Typ Možnosti:
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Příklady realizovaných událostí Předání uzavřeného spisu do spisovny Administrátor založí proces Po té naváže na sledované události
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Příklad – Předání spisu do spisovny
Automatické předání uzavřeného spisu z externí aplikace XY do centrální spisovny
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Příklad – Krok 1 Administrátor založí Novou sledovanou událost.
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Příklad – Krok 2 Kritéria
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Příklad – Krok 3 Procesy
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Příklad – Finále
Spis externí aplikace XY je po svém uzavření automaticky předán do centrální spisovny
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Modul schvalování zápůjček a skartačních návrhů
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Schvalování zápůjček Možnost vyhledání dokumentu v rámci celého úřadu Omezený přístup k metadatům Automatické odeslání žádosti příslušnému vedoucímu Definice doby zapůjčení Informace o schválení/zamítnutí Uložení do historie Notifikace www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Založení zápůjčky
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Schválení/zamítnutí vedoucím
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Schvalování skartačních návrhů Potvrzení vedoucím organizační jednotky Kontrola skartačního návrhu Případné prodloužení skartační lhůty Změna skartačního znaku „V“
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Metodický návod Metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby vedené prostřednictvím systému spisové služby u veřejnoprávních původců Položky seznamu se týkají i samotných původců! ICZ – splněno! U vybraných položek je nezbytné vyčkat rozhodnutí příslušných autorit v oblasti archivnictví a spisové služby!
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Elektronická skartace Novela vyhlášky č. 259/2012 Sb. – platnost od 1. 1. 2015 Pravidla pro „analogovou“ a elektronickou skartaci, § 20 a 21 Skartační znak „V“ rozhoduje nadřízený archiv
Validátor SIP Změna – validace je určena pro balíčky včetně komponent
Verze e-spis pro dokončení e-skartace Od 2.28.04
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Elektronická skartace Fáze ES
Odeslání návrhu – SIP balíčky bez komponent Dožádání obsahu – archivní prohlídka Odeslání SIP balíčků k archivní prohlídce Rozhodnutí ve skartačním řízení Odeslání SIP balíčků se skartačním znakem A (včetně komponent) Potvrzení o přejímce
Zatím bez archivního portálu Nutné nastavení adresářů Využití technických datových nosičů www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Elektronická skartace
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Elektronická skartace Pozvánka na školení k elektronické skartaci Určeno pro pracovníky spisoven (administrátory) Proces od vyřízení/uzavření objektu až po jeho odmazání
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
Děkujeme za pozornost
www.i.cz
Zákaznický seminář e-spis
17.09.2015
