DRAAIBOEK Organiseren van een Rabobank miniMaster programma Welzijn Jeugd of Welzijn Ouderen Na een eerste kennismaking en een genomen besluit door Rabobank over het starten van een Rabobank miniMaster programma volgen onderstaande stappen: Conceptdata Indien u besluit om een miniMaster programma aan te bieden aan uw relaties, geven wij u zo snel mogelijk conceptdata door. Dit is een reeks van acht dagdelen, meestal maandag- of dinsdagen, van 16.00u tot 20.00u, om de twee weken een avond, waarbij rekening wordt gehouden met de vakantieperiodes in uw regio. Brochure (doorlooptijd: twee weken) Zodra de conceptdata met u zijn afgestemd kunnen we aan de slag met de klantenbrochure. Deze brochure wordt door ons in overleg met u opgesteld. U ontvangt van ons een digitale versie en/of 50 gedrukte exemplaren. Deze zijn bedoeld om de door u geselecteerde deelnemers te informeren over de inhoud van het programma. Voor het maken van uw brochure hebben we volgende gegevens nodig: -
een of meer foto’s van organiserende directie of accountmanager(s) met onderschrift (naam en functie), jpg-formaat en min. 1,5 Mb; locatiegegevens: waar het miniMaster programma plaatsvindt, meestal op uw bank (zie ook verder onder ‘Locatie’); hoogte eigen bijdrage door de deelnemer aan u te voldoen (advies is € 495,vrij van btw); naw-gegevens van de contactpersoon namens de bank waar deelnemers terecht kunnen voor vragen en/of aanmelding;
Vakgebieden en docenten Zodra de conceptdata met u zijn afgestemd, kunnen wij de docenten inplannen. Een overzicht hiervan (datum/vakgebied/docent) wordt u na definitief inplannen toegezonden. Programmakosten/doorbelasten De kosten voor een Rabobank miniMaster Welzijn programma bedraagt € 24.500,- vrij van btw voor een groep van maximaal 22 deelnemers (inclusief 2 vertegenwoordigers van de bank) exclusief arrangementskosten (deze zijn voor rekening van de bank). Het advies is om een deel van deze kosten (ong. 50%) door te belasten aan de deelnemers ad. € 495,- vrij van btw, per deelnemer. De overblijvende kosten zouden kunnen worden voldaan uit het coöperatie budget. Bewerkersovereenkomst Op dit moment wordt in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Rabobank Nederland een bewerkersovereenkomst opgesteld.
DRAAIBOEK Locatie Het Rabobank miniMaster programma wordt altijd op een door u gekozen locatie aangeboden. In de meeste gevallen is dit op de bank zelf, u bent tenslotte gastheer. Houdt u hierbij rekening met een ruimte waarin minimaal 22 personen en de docent makkelijk kunnen plaatsnemen. Opstelling in de zaal: klassiek is dit in U-vorm, tenzij de docent andere wensen heeft. Dit wordt tijdig meegedeeld. Aanwezig in de ruimte: flip-over met stiften, beamer, projectiescherm en een reservelaptop. Op de tafels naamkaartjes van de deelnemers + bedrijfsnaam. Indien uw bank niet over een dergelijke ruimte beschikt kan het programma op een andere locatie in uw werkgebied worden aangeboden. De arrangementskosten zijn altijd voor rekening van de bank zelf. We worden ook graag geïnformeerd over parkeergelegenheid. Houdt u ook rekening met de beveiliging. Laat deze dienst tijdig weten dat er avondactiviteiten zijn bij de bank, mogelijk met uitloop. Deelnemers werven De selectie van de deelnemers gebeurt door de bank zelf. Belangrijk hierbij is dat de geselecteerde deelnemers (zakelijke relaties) het gevoel hebben dat zij ‘exclusief’ hiervoor worden uitgenodigd. Er zijn tenslotte slechts 20 plaatsen te vergeven, aangevuld met een vaste vertegenwoordiger van de bank gedurende het gehele programma en een wisselende vertegenwoordiger. Indien gewenst kunnen wij vooraf aan de selectie en uitnodiging een presentatie verzorgen voor uw commerciële team waarin tips & trics worden gegeven voor het werven van de deelnemers. Reken voor het werven van 20 deelnemers een maand de tijd. Tips van een ervaringsdeskundige: één persoon op de afdeling verantwoordelijk maken; zachte selectie van potentiële kandidaten. Hierbij letten op samenwerkingskwaliteiten en op de gave of men openstaat voor een dergelijke cursus; de klanten persoonlijk bellen en per mail info toesturen, enige discipline hierbij aan de dag leggen; de klant het gevoel geven dat het een uniek programma is; het prijsaspect is een pré (indien er voor betaald moet worden dan zal het wel goed zijn).
DRAAIBOEK Factuur Rabobank aan deelnemers Na bevestiging van deelname aan het miniMaster programma, factureert Rabobank de eigen bijdrage van de deelnemers, vrij van btw, twee weken vóór aanvang van het programma. Een eenmalig automatisch incasso is ook een goede optie. Factuur miniMaster aan Rabobank Wij sturen u voor de eerste miniMaster bijeenkomst van de groep onze factuur. Samenstelling deelnemersgroep De afgelopen jaren horen wij veelvuldig dat men een miniMaster groep, die uit een zo divers mogelijke samenstelling van deelnemers van verschillende instanties bestaat, als meest onderhoudend en leerzaam ervaart. Gastheer / gastvrouw van de Rabobank (accountmanager, directie) De gastheer/gastvrouw is de vertegenwoordiger van de Rabobank die de deelnemers ontvangt, een kort woordje zegt bij aanvang, de docent introduceert, aanspreekpunt is voor docent en deelnemers, de kennismakingsronde initieert, ervoor zorgt dat er voldoende koffie en thee is en het is ook de persoon die we in noodgeval kunnen bellen. Graag ontvangen wij een 06- nummer van de gastheer/gastvrouw. Hij/zij is zowel gastheer als deelnemer. We verwachten actieve deelname aan het programma, wat ten goede komt aan de relatie met de deelnemers. Deelnemerslijst / lijst voor certificaten Het maximale aantal deelnemers aan een Rabobank miniMaster programma is 22 personen, inclusief de twee medewerkers van uw bank. Het minimale aantal is 12 deelnemers. Wij wensen uiterlijk twee weken voorafgaande aan de miniMaster de volledig ingevulde deelnemerslijst te ontvangen in het door ons aangeleverde Excel bestand met de volgende gegevens in aparte kolommen, inclusief de gegevens van de medewerkers van Rabobank: -
voorletters, voornaam, (meisjes)naam bedrijfsnaam en -branche e-mailadres geboortedatum geboorteplaats
DRAAIBOEK Aan het eind van het Rabobank miniMaster programma krijgen alle deelnemers, die minstens zes* bijeenkomsten hebben bijgewoond, een certificaat van deelneming. * hiervoor dient een presentielijst bijgehouden te worden.
De deelnemerslijst wordt in beknopte versie (naam en bedrijf) naar de docent gezonden zodat deze zich een beeld kan vormen van de groep en de branches waarin de deelnemers actief zijn en daarmee rekening kan houden in zijn/haar presentatie.
Kennismakingslunch (suggestie) Het organiseren van een kennismakingslunch een week voorafgaand aan de start van het miniMaster programma is een goede gelegenheid voor Rabobank en miniMaster om het programma uitgebreider toe te lichten, de deelnemers met elkaar kennis te laten maken en het studiemateriaal uit te reiken. Bij de eerste (avond)bijeenkomst is de groep geen ‘onbekende’ meer voor elkaar en kan de docent sneller tot interactie overgaan. Studiemateriaal Alle deelnemers krijgen een map met daarin de hand-outs van de verschillende vakgebieden/docenten. Deze wordt op maat gemaakt en vooraf uitgereikt tijdens de kennismakingslunch of de eerste bijeenkomst van het miniMaster programma. Indien een docent vooraf niet over een hand-out beschikt, zorgen wij of de docent ervoor dat deze kort na de desbetreffende bijeenkomst digitaal naar de accountmanager toegestuurd wordt. De accountmanager zorgt er dan voor dat deze bij de deelnemers terecht komt. Om de mappen tijdig klaar te hebben, is het belangrijk dat u ons het aantal deelnemers uiterlijk twee weken voor de kennismakingslunch of het begin van het programma aan ons doorgeeft. ‘4 vragen’ De enige voorbereiding die van de deelnemers gevraagd wordt, is het beantwoorden van ‘4 vragen’ m.b.t. het vakgebied. Deze vragen zitten telkens voor elke hand-out in de deelnemers map. Het verzoek aan de deelnemers is om over de vragen na te denken, de antwoorden te noteren en mee te nemen naar de betreffende bijeenkomst. De vragen zullen door de docent tijdens de avond worden behandeld. Evaluatie van de bijeenkomsten De dag na elke bijeenkomst ontvangen alle deelnemers via e-mail de uitnodiging om online een evaluatieformulier in te vullen over de voorgaande bijeenkomst. De evaluaties worden uitgevoerd door onafhankelijk onderzoeksbureau Forum Performance Management. Zowel Rabobank als de docenten krijgen een week na de bijeenkomst een verslag van deze evaluaties.
DRAAIBOEK Evaluatie-momenten In de voorbereiding van het miniMaster programma maken wij een afspraak met u tussen de vierde en de vijfde bijeenkomst om het miniMaster programma tussentijds te evalueren en te polsen of er eventueel behoefte is aan verdieping. Tevens wordt er een evaluatie afspraak ingepland ca. 3 weken na de laatste bijeenkomst. Uiteraard kunt u ook eerder bij ons terecht voor tips en advies: 0294-271967 Ideale tijdlijn week miniMaster/Rabobank Conceptdata akkoord 0 Opstarten brochure 1
2
Brochure klaar
3 4 5
7 8
Productie studiemappen
Levering studiemappen Factureren mM
mM 2 Evaluatieformulier
9 10
mM 3 Evaluatieformulier
11 12
mM 4 Evaluatieformulier Tussentijdse evaluatie mM 5 Evaluatieformulier
15 16
mM 6 Evaluatieformulier Controle gegevens t.b.v. Certificaten.
17 mM 7 Evaluatieformulier
18
Productie certificaten
19 20 21
miniMaster
Levering beeldmateriaal en tekst. Start werving deelnemers Inplannen docenten, afspraken inplannen voor tussentijdse- en eind evaluatie.
Deelnemerslijst compleet. Bevestigen en factureren (Kennismakingslunch) Start miniMaster 1 Evaluatieformulier
6
13 14
Rabobank
mM 8 Evaluatieformulier Certificaatuitreiking Eindevaluatie
DRAAIBOEK FAQ’s miniMaster voor intern gebruik lokale Rabobank Wat is een miniMaster programma? • Het zijn 8 avonden college van 16.00 – 20.00 uur om de twee weken bij de Rabobank • Interactieve sessies door een praktijkdocent waarbij de vraagstukken van de deelnemers centraal staan. Wie doen er mee? • De deelnemers komen uit verschillende instellingen en dat maakt de leerervaring bijzonder. • Het zijn allemaal deelnemers die willen investeren in hun eigen ontwikkeling en de ontwikkeling van het bedrijf of de instelling waar ze werken. Wat is het opleidingsniveau van de deelnemers en moeten we daarop selecteren? • Het opleidingsniveau verschilt sterk: van MBO tot universiteit. • Wat de deelnemers bindt is niet het opleidingsniveau maar dat ze werkzaam zijn in de welzijnssector en te maken hebben met veel veranderingen. • De docent houdt rekening met het kennisniveau in de groep en zorgt ervoor dat iedereen aan zijn trekken komt. • Het is aan de deelnemer om te beoordelen of hij of zij mee wil doen. Het is niet aan te bevelen dat de bank gaat bepalen of iemand wel of niet geschikt is om een miniMaster te volgen. Wat is de sfeer tijdens een miniMaster avond: • De sfeer is ontspannen informeel maar de onderwerpen die worden behandeld zijn serieus en inhoudelijk. • Er is veel ruimte voor eigen inbreng en dialoog en de docent speelt zoveel als mogelijk in op de wensen van de groep. • De dresscode is informeel. • Er wordt doorgaans veel gelachen en dat is een teken dat er openheid is in de groep om van elkaar te leren. Moet de deelnemer huiswerk maken? • Bij de eerste sessie ontvangt de deelnemer een map met hand-outs van de presentatie van alle avonden. Het is aan de deelnemer hoe hij of zij zich wil voorbereiden. • Per sessie zijn vier huiswerkvragen die de deelnemer mag invullen ter voorbereiding. Het is niet verplicht. • Er is geen huiswerk.
DRAAIBOEK Spreken alle vakgebieden de deelnemers aan? • In een serie van acht bijeenkomsten is er altijd een sessie die past als een maatpak. Ook zal er altijd een sessie zijn die minder goed zit of voelt. • De ervaring leert dat de vakgebieden in totaal goed aansluiten bij de belevingswereld van de deelnemer. • Door gebruik te maken van praktijkvoorbeelden zorgt de docent ervoor dat iedereen de vraagstukken herkent vanuit zijn of haar eigen situatie. Welke ervaring hebben jullie met het miniMaster programma? • Voor ons is het de eerste keer maar meer dan 200 lokale Rabobanken en meer dan 6.000 deelnemers zijn ons voorgegaan. Het programma is al 10 jaar een succesformule. • De deelnemers zijn na afloop van het programma enthousiast en geven vaak aan dat ze het veel eerder hadden moeten doen. 58% geeft een rapportcijfer 9 of 10. Waarom zou ik meedoen? • Een medewerker die werkzaam is in de zorg is ook manager. Manager van veranderprocessen! De wereld verandert snel en de bedrijven en instellingen die zich het beste aanpassen aan de veranderingen zijn doorgaans het meest succesvol. In de miniMaster leer je van docenten en van andere deelnemers hoe om te gaan met veranderingen. Wat kost een miniMaster en is het duur? • Een miniMaster programma kost de deelnemer € 495 vrij van btw (advies) en is meestal fiscaal aftrekbaar. • Een miniMaster is geen kostenpost maar een investering in de medewerker en de instelling waar hij of zij werkt. De waarde die het programma oplevert is vele malen hoger dan de investering. • De Rabobank betaalt het arrangement waardoor de prijs relatief laag kan worden gehouden. • In vergelijking met andere aanbieders vraagt een miniMaster een veel lagere investering van de deelnemer. • De deelnemer betaalt zelf een bijdrage omdat een goede opleiding nooit gratis kan zijn. Bovendien zorgt een eigen bijdrage voor commitment om deel te nemen en alle sessies te gaan volgen. Waarom doet de bank dit? • De Rabobank is een coöperatieve bank die opgesteld staat om de ambities van klanten en leden te helpen te realiseren. • De Rabobank wil een verbindende rol spelen in de samenleving en daar past een miniMaster uitstekend bij. • De Rabobank vindt het belangrijk dat het goed gaat met instellingen, bedrijven en medewerkers in de zorgsector. Vanuit het belang van de zorginstelling en vanuit de bank. Naast de primaire dienstverlening wil de Rabobank de deelnemers faciliteren om persoonlijk en zakelijk te groeien.
