Organisatiegericht huisvesten
Ervaringen van de Belastingdienst
Hans Pieter Stekelenburg – Belastingdienst/Centrum voor facilitaire dienstverlening 19 september 2006
Onderwerpen • Inleiding • Organisatiegericht huisvesten Belastingdienst • Aanpak • Resultaten • Ervaringen • Aanbevelingen
1
Inleiding • CFD hoofdkantoor Utrecht – landelijk facilitair tbv Belastingdienst • • • • •
schoonmaak catering post archief huisvesting
– 30.000 medewerkers – 160 kantoren (jaar eerder 260) – 850.000 m2
Organisatiegericht huisvesten (Ogh) Belastingdienst • 1995 eerste bevindingen – Centrum voor Kennis en communicatie • 2000 CFD hoofdkantoor – Voorbeeld / toonzaalfunctie • 2003 Groepsraad – Ogh uitgangspunt • Uitgangspunt beslissen is één • Uitgangspunt uitvoeren…...
2
Emotie…???...!!!!
Wat is Organisatiegericht huisvesten
Aanpak • Voorbeeld hoofdkantoor – 100% aanpak Veldhoen • Gescheiden aanpak – Gebouw en ogh – Expertise ontwikkelen • Center for People and Buildings • Conceptuele aanpak • Meting voor- en achteraf
3
Basisprincipes Ogh • Geen eigen werkplek – Maar meerdere • Activiteitgerelateerde werkplekken – Concentratie – Communicatie – Administratie • Diversiteit werkplekken • Rekening houden met werkelijke bezetting • Centrale faciliteiten • Gebouw en organisatie in CONCEPT
Hoe kom je tot een concept • Onderzoek alvorens concept – Werkprocessen en relaties – Beleving • Werkomgevingsdiagnose-instrument (Wodi)
– Feiten • Werkelijke bezetting • Functieprofielen – obv drie hoofdgroepactiviteiten
– Landelijke gegevensbank BD • Nadruk verleggen
4
Resultaten onderzoek • Belevingsonderzoek – zgn. nulmeting • Feitenmateriaal – werkelijke bezetting – functieprofielen • Communicatie • Concentratie • Administratie
• Huisvestingsconcept
Administratie 15%
Berekening Concentratie 40% Communicatie 45%
• • • •
Aantal mensen 400 Werkelijke bezetting 50% Bandbreedte bezetting 70% 400 x 70%= 280 wp – Concentratie 40% = 112 conc. wp – Communicatie 45% = 126 comm. wp – Administratie 15% = 42 adm. wp
5
En…..Randvoorwaarden • • • • •
Draagvlak Voorbeeldfunctie Openheid Betrokkenheid Richtinggevend Belemmeringen innovatie: - gebrek kennis en vaardigheden 40% - geringe acceptatie gebruikers 25% - ontbreken standaarden 25 % (Bron: Nieuwsbrief adviesraad Wetenschaps- en Technologiebeleid)
Doelstellingen Beter - meer communicatie/ - kennisuitwisseling - efficienter werken
Prettiger - meer vrijheid - aantrekkelijke omgeving - betere faciliteiten
Goedkoper - efficient ruimtegebruik
6
Elk voordeel, …. • Hogere investeringskosten • Voorbereidingstijd • Veranderingstraject – Van weerstand naar meerwaarde • Durf, moed en lef – Wat durven we los te laten
Gerealiseerd of in uitvoering
7
8
9
Alleen mooie plaatjes??? • Besparing in m2 / huur / energie / facilitair • Betere aansluiting organisatie - gebouw • Flexibiliteit gebouw – betere opvang personele fluctuaties – minder verhuiskosten – minder kosten bouwkundige aanpassingen • Organisatorische voordelen – afhankelijk van doelstellingen – imago / tevredenheid • Doelen / ambities meetbaar maken
Gerealiseerd • • • • •
ADF 55 mensen - 28 wp CPP 80 mensen - 45 wp Douane R’dam 150 - 16 wp / 66 comm.wp Doetinchem van 480 naar 350 Haarlem van 60 naar 35 wp
• Lopende projecten – Leiden (350) – B/CPP (500) – B/CICT/ SAS (100) – Almere (300) – Groningen (PPS/ 400)
10
Ervaringen • Geen puur negatieve aspecten • Wel aandachtspunten – Auditieve en privacy aspecten • Kritiek BD-onderdelen: “mag wat kosten….” • Niet beoogde ontwikkeling – Van formeel naar informeel • Verbetering communicatie en kennisuitwisseling • Resultaten op een rij…..
Ondersteuning van kopiëren, printen etc. Ondersteuning van archiveren Ondersteuning van inf ormeel overleg Ondersteuning van f ormeel overleg Ondersteuning van telef oneren Ondersteuning van bureauw erk (computeren, lezen, etc.) Communicatie met externen Communicatie met leidinggevenden Communicatie met collega’s Concentratie w erkzaamheden A f leiding door geluid van klimaatinstallaties Spiegeling op uw beeldscherm Zelf regulatie kunstlicht V erlichting op het w erkvlak Zelf regulatie daglicht Toetreding van daglicht A koestiek Zelf regulatie binnenklimaat
zeer tevreden
Luchtkw aliteit
tevreden
V entilatie
neutraal
Temperatuur Presentatiehulpmiddelen
ontevreden
Reserveren van ruimten voor vergaderen
zeer ontevreden n.v.t.
Beveiliging en bew aking Af valscheiding en verw erking Schoonmaken Kof f ie- en theeautomaten Bedrijf srestaurant Bew onersservice Openingstijden gebouw Serviceruimten Postbezorging Receptie Hulp bij introductie nieuw e sof tw are Hulp bij hard- en sof tw are problemen Sof tw are A f stand tot kopieermachine etc. Kopieermachine/ printer/ f ax Draagbare telef oon Laptops Computers 0%
20%
40%
60%
80%
100%
11
Altijd bereikbaar zijn Fysieke bereikbaarheid (vindbaarheid) Elektronische bereikbaarheid Telef onische bereikbaarheid Clean desk regel Draadloos communiceren (mobiel) Papierarm w erken Geconcentreerd kunnen w erken Inf ormeel overleggen zeer tevreden
Formeel overleggen
tevreden
Werkdruk
neutraal
Complexiteit van het w erk
ontevreden
Inhoud van het w erk
zeer ontevreden
Af spraken over kleding Af spraken over eten Af spraken over roken Inf ormatievoorziening Salaris en sec. Arbeidsvoorw rd Carrièreperspectief Collega’s Teamgeest Manier van leiding geven Organisatie als geheel 0%
20%
40%
60%
80%
100%
Af stand tot archief Toegankelijkheid van documentatie Hoeveelheid persoonlijke archief ruimte Hoeveelheid gemeenschappelijke ruimte Terugvindbaarheid van documenten Gebruiksvriendelijkheid digitaal archief Wijze van archiveren Mate van openheid en transparantie Ruimte voor persoonlijke attributen Geen onderscheid in w erkplekken naar status Het niet hebben van een ‘eigen’ plek Delen van w erkplekken Niet gestoord w orden door geluiden Niet gezien kunnen w orden Niet gehoord kunnen w orden
zeer tevreden
Architectuur
tevreden
Uitzicht vanaf de w erkplekken neutraal
Aankleding (b.v. kunst) van de inrichting Kleurgebruik in het interieur
ontevreden
Materiaalgebruik van de inrichting
zeer ontevreden n.v.t.
Aanpasbaarheid w erkplek aan taken Indeling w erkplek (opstelling meubilair) Ergonomische laptopstandaard Verstelbaarheid bureaustoel Comf ort van de bureaustoel Verstelbaarheid bureau Comf ort van het bureau Positie beeldscherm, toetsenbord en muis Oppervlakte van het w erkblad Grootte van de w erkplekken Oriëntatie in het kantoor Wisselend gebruik van w erkplekken Indeling van het kantoor Ruimten voor inf ormeel overleg Ruimten voor f ormeel overleg 0%
20%
40%
60%
80%
100%
12
Wat kun je ermee? • Managementinformatie • Normatiek bepalen – onder- en bovengrenzen vaststellen • Volgend voorbeeld
Resultaten
13
Aanbevelingen • Visie / doelstelling – Hebben en aangeven – Meetbaar • Ken je organisatie – Cultuur – Weerstanden – Werkprocessen en relaties • Andere / nieuwe werkwijze – Innovatief • Open communicatie / betrokkenheid • Durf, moed en lef • Maar vooral: geen halve oplossingen kiezen
14
Tot slot
• Nog vragen???
15
