Inhoud:
OR JAARVERSLAG 2014
− VOORWOORD. − OR EN ONTWIKKELINGEN LUMENS GROEP. − OVERLEG MET DE BESTUURDER. − TIJDELIJKE WERKGROEPEN. − ONTWIKKELINGEN WIJEINDHOVEN.
− VGWM-COMMISSIE. − WERKGROEP FINANCIËN. − STUDIEDAGEN. − COMMUNICATIE MET DE ACHTERBAN. − CONTACT MET: − RAAD VAN TOEZICHT. − VAKBONDEN. − KLACHTENCOMMISSIE. − CLIËNTENRAAD. − DYNAMO. − LEV GROEP EN MEE ZUIDOOST BRABANT
− VOORUITBLIK 2015. VOORWOORD: Terugkijken kan heel goed zijn: of om te leren van je fouten of jezelf op de schouders te kloppen van zaken die juist goed zijn gegaan. Over het geheel heenkijkend en met de crisis in ogenschouw genomen zijn beide van toepassing: dus zowel leerpunten als schouderklopjes.
Sommige bedrijven floreren onder een crisis maar de meeste hebben te lijden. Organisaties in het welzijnsveld hebben over het algemeen genomen juist nog meer te lijden. Als er binnen een huishoudbudget gesneden moet worden dan gebeurt dat vaak op uitgaven die verband houden met luxe. Het welzijnswerk is voor de landelijke politiek een luxe artikel. De participatiemaatschappij is een trend geworden waarin uitspraken als: “maar daar heb ik recht op” niet meer mee tellen. Mede door de decentralisaties hebben Gemeenten het initiatief genomen en is er een ander Gemeentelijk beleid tot stand gekomen. Het zijn ontwikkelingen die in het welzijnsveld gevoeld worden. Veel mensen (binnen WIJeindhoven de grootste groep) hebben afgelopen jaar de overstap gemaakt naar WIJeindhoven. Een gemis voor de Lumens Groep maar voor betrokkenen wel met behoud van arbeid en dat is toch ook een groot goed. Veranderingen: De meeste welzijnswerkers zijn er ook wel wat aan gewend geraakt want de veranderingen en daarmee gepaard gaande reorganisaties treden met enige regelmaat op. De veranderingen in de OR (van reactief naar proactief) hebben voor 2014 de consequentie gehad dat er voor het eerst geen advies- of instemmingsaanvragen zijn gedaan. Dat wil dus zeggen dat de plannen zodanig zijn besproken en overlegd dat deze ook niet meer nodig waren. De Lumens Groep heeft een aantal werksoorten verloren en is noodgedwongen een andere weg ingeslagen. We zijn er nog lang niet, maar wel kan ik met gepaste trots zeggen een medewerker van de Lumens Groep te zijn. Gepast omdat we er nog niet zijn maar trots omdat de Lumens Groep goed (innovatief) bezig is. Er wordt hard
aan de weg getimmerd en daarmee heeft de Lumens Groep in het land een positief imago opgebouwd. Trots ook op mijn OR die blijkbaar in staat is om in moeilijke tijden een veranderslag te maken die gebaseerd is op vertrouwen en samenwerken. Uiteraard blijven we kritisch, dat is ook onze rol maar het is mijn stellige overtuiging dat met vertrouwen en samenwerken meer bereikt wordt dan met wantrouwen en concurreren. Als laatste voor de toekomst: Praat met elkaar over nieuwe ideeën. Niet alles zal lukken, maar leer ervan en bouw verder aan de successen. Zoek de juiste persoon (managers, RvT, RvB, klachtencommissie, vertrouwenspersoon, OR leden) en praat met hen over je ideeën, wat je wel en niet goed vindt, kortom communiceer naar boven, naar onder en met elkaar !!!! Peter Goevaers, Voorzitter OR Lumens Groep.
−
Wat betreft de ontwikkelingen rondom het VVE team heeft de OR een gesprek gehad met de medewerkers van dit team. N.a.v. dit gesprek heeft de OR de bestuurder om een adviesaanvraag verzocht. De bestuurder heeft in een OR vergadering toelichting gegeven omtrent de door de gemeente bepaalde ontwikkelingen. Het bleek dat de organisatie alles in het werk stelde om gedwongen ontslagen te voorkomen. Medewerkers is toegezegd dat ze waar nodig ondersteuning krijgen om de nieuwe functie in te kunnen vullen. De OR vond de doorstroming met een individueel traject positief maar had moeite met de communicatie omtrent het proces. Hoe het verder gaat met het VVE team is afhankelijk van de subsidieverstrekking door de gemeente.
−
OR EN ONTWIKKELINGEN LUMENS GROEP. De werkwijze van de OR is de afgelopen jaren minder formeel geworden: van reageren op voorgenomen besluiten van de bestuurder naar meegenomen worden in het proces van besluitvorming en initiatief nemen. De invloed die de OR heeft kunnen uitoefenen ging daardoor niet zozeer via advies- en instemmingsaanvragen maar via het overleg met de bestuurder en diverse werkgroepen.
OVERLEG MET DE BESTUURDER: Wat betreft de ontwikkelingen binnen de Lumens Groep zijn deze sterk bepaald door de transities, bezuinigingen en andere landelijke regelingen. Naast bovengenoemde ontwikkelingen en die rondom WIJeindhoven, kwamen o.a. de bezuinigingen op VVE gebied, de landelijk bepaalde samenvoeging van AMK en SHG en de samenvoeging SR en SHV aan de orde in het overleg. Wat dit laatste onderwerp betreft, vroeg de OR zich af of een eventuele samenvoeging van beide werksoorten niet een verarming in de expertiserol van de Lumens Groep zou betekenen. De OR heeft het proces omtrent de veranderingen in de gaten gehouden. Klantzeggenschap in de vorm van het openstellen van dossiers, agenda’s voor klanten en online hulpverlening, is een bespreekpunt geweest. De OR vroeg zich af of het openstellen van de agenda’s iets was wat de klant wil of de organisatie. De bestuurder heeft de OR meegenomen in de strategie van de organisatie voor 2014 en de toekomstvisie op welzijnswerk. Een terugkerend thema in de overlegvergaderingen was de interne communicatie van de organisatie. De OR heeft steeds aangegeven dat deze beter kan en op wat voor manier dat zou kunnen. Het is belangrijk om onrust in de organisatie te verminderen.
VVE team.
Overige onderwerpen:
In de overlegvergaderingen zijn onderwerpen als innovatie, Werk Eerst, Dynamo Jeugdwerk, MTO, Buurtruimten, werkervaringsplekken, digitale hulpverlening en I-Kracht aan de orde gekomen. Unitmanagers en de business manager I-Kracht hebben deze onderwerpen toegelicht.
TIJDELIJKE WERKGROEPEN: De OR heeft een aantal keren een oproep gedaan aan mensen om te participeren in een OR werkgroep. Hier zijn niet veel reacties op gekomen, maar de OR wil hier wel mee doorgaan. Input van de werkvloer is belangrijk.
Evaluatie organisatiestructuur. De werkgroep heeft in overleg met de OR vragen opgesteld over het functioneren van de organisatiestructuur sinds 2013. Deze vragen zijn besproken met de manager HR. Naast de vragen vanuit de OR heeft een werkgroep vanuit de organisatie het functioneren van de zelfsturende teams onderzocht. Verder heeft de organisatie managementinterviews bij het middenmanagement gehouden. Deze drie onderzoeken hebben een goed beeld gegeven van de organisatiestructuur. Begin 2015 volgt een afsluitend overleg met de bestuurder over de conclusies vanuit de evaluatie.
−
Functiewaardering.
Naar aanleiding van het besluit om het aantal functies binnen de Lumens Groep terug te brengen tot de functies zoals beschreven in de CAO, heeft een OR werkgroep in overleg met de manager HR de voorwaarden hiervoor besproken. De OR vroeg zich af welk probleem hiermee opgelost wordt en of het
consequenties heeft voor de uitwisselbaarheid van functies. Het gaat de organisatie om een vereenvoudiging van de functiebeschrijvingen zodat niet elke functie een aparte beschrijving krijgt. De OR heeft erop aangedrongen dat eventuele meningsverschillen n.a.v. de functiebeschrijvingen door de FUWA commissie of eventueel een bezwarencommissie behandeld worden. De FUWA commissie komt indien nodig bij elkaar.
−
Jaarurensystematiek (JUS).
Eind vorig jaar is met de bestuurder afgesproken in 2014 een proefjaar voor de JUS te houden. De OR vond dat de invoering geen negatieve consequenties voor medewerkers mocht hebben. Om te bepalen of de JUS voldoet, heeft de werkgroep JUS samen met een beleidsmedewerker een enquête opgesteld en uitgezet. De uitslag van deze enquête was dat de verdeling van de uren over verschillende projecten en het opmaken van overuren een aandachtspunt is. Medewerkers hebben aangegeven dat de JUS de mogelijkheid geeft om een goede balans tussen werk en privé te vinden. De OR heeft de bestuurder laten weten geen bezwaar te hebben tegen de invoering van de JUS.
−
Vrijwilligersbeleid.
Vrijwilligers worden steeds belangrijker voor de organisatie. De bestuurder heeft de OR om een bijdrage aan het vrijwilligersbeleid gevraagd. De OR heeft een werkgroep gevormd die een visie op vrijwilligersbeleid heeft geschreven. Deze is aan de bestuurder gestuurd en is op de OR intranetpagina te lezen. Mede n.a.v. deze visie en een studiereis van het management gaat een werkgroep bestaande uit de unitmanager Mensen, een peoplemanager en twee OR leden het vrijwilligersbeleid verder uitwerken.
−
Werkkostenregeling (WKR).
Per 1 januari 2015 zijn ondernemingen verplicht de WKR in te voeren. Deze regeling houdt onder meer in dat een werkgever onbelaste vergoedingen aan medewerkers mag geven zolang dit niet meer is dan 1,2% van de totale loonsom: de vrije ruimte. Het gaat hierbij om kerstpakketten, fietsenplan, maaltijden enz.. Een werkgroep van de OR is met de WKR aan de slag gegaan. Deze heeft overleg gehad met de manager HR en een controller over de gevolgen van invoering van de WKR voor de Lumens Groep. Daaruit bleek dat de vergoedingen en verstrekkingen van dat moment, gewoon konden blijven bestaan. Deze kwamen niet hoger uit dan 1,2 % van de loonsom. ONTWIKKELINGEN WIJEINDHOVEN.
−
OR Platform Sociaal Domein.
Het OR Platform Sociaal Domein is acht keer bij elkaar geweest om informatie uit te wisselen omtrent WIJeindhoven en het opzetten van medezeggenschap binnen WIJeindhoven. Hiervoor is overleg geweest met de projectorganisatie WIJeindhoven en de vakbonden. Dit heeft erin geresulteerd dat in december een Tijdelijke Ondernemingsraad (TOR) voor WIJeindhoven is opgericht. De OR’en van zes organisaties, te weten: Lumens Groep, Combinatie Jeugdzorg, GGzE, MEE, Neos en Gemeente Eindhoven en de projectorganisatie WIJeindhoven hebben hun handtekening gezet onder het convenant van de TOR. Een aantal organisaties beraadt zich nog op ondertekening van het convenant (Lunetzorg, Zuidzorg en Novadic). De TOR gaat zich inzetten voor de medewerkers van WIJeindhoven bij de inrichting van de organisatie. Het OR Platform Sociaal Domein komt alleen nog bij elkaar als de TOR daarom vraagt. Vanuit de Lumens Groep neemt Claire Benn deel aan de TOR.
−
Overleg met de bestuurder.
Tijdens de overlegvergaderingen met de bestuurder is de stand van zaken omtrent WIJeindhoven besproken. De bestuurder heeft de OR op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen in de contacten met de gemeente. De OR heeft de bestuurder ingelicht over de bijeenkomsten van het OR Platform Sociaal Domein. De bestuurder heeft de OR gevraagd goed na te denken over de overdracht van medewerkers van de Lumens Groep naar WIJeindhoven en de gevolgen daarvan. Daarbij gaf de bestuurder aan de OR te faciliteren bij het eventueel inzetten van een extern deskundige. De OR heeft gebruik gemaakt van dit aanbod en een adviseur aangetrokken die indien nodig de OR van advies dient m.b.t. vragen omtrent de op- en inrichting van WIJeindhoven.
VGWM-COMMISSIE. Samenstelling. De VGWM-commissie bestond uit: Corissa Hopman, Marloes Trepels en Hacer Ural. Onderwerpen: De VGWM-commissie heeft een druk jaar achter de rug. De onderwerpen waar de commissie zijn aandacht op heeft gericht zijn: veiligheid op locaties, calamiteitenmeldingen, luchtkwaliteit pand Valkenswaard, hygiëne, ziekteverzuim en informatievoorziening. Het hele jaarverslag van de VGWM-commissie is als bijlage bij het OR Jaarverslag toegevoegd.
WERKGROEP FINANCIËN. Samenstelling: De werkgroep Financiën bestond uit: Ruud Meij, Frans Noordeloos en Wil Vugts. Onderwerpen: De werkgroep Financiën is in 2014 een aantal keren bij elkaar geweest. Tijdens de bijeenkomsten heeft de werkgroep zich gebogen over de financiële cijfers: de begroting over 2014, de tussentijdse rapportages en de jaarrekening over 2013. Ook heeft de werkgroep informatie ontvangen van de Lumens Groep ter verduidelijking van de cijfers. Deze informatie werd in alle openheid en transparantie gegeven. En hoewel de cijfers niet altijd goed nieuws brachten, is deze informatie door de werkgroep naar alle tevredenheid ontvangen.
STUDIEDAGEN. De OR heeft op diverse manieren aan scholing gedaan: Een gezamenlijke trainingsdag over Moderne Medezeggenschap waaruit bleek dat de OR op de goede weg zit; een landelijke OR dag met vier OR leden, hierdoor is de OR met de WKR aan de slag gegaan; training WKR voor de werkgroep WKR en een training Sociale media voor twee OR leden. Daarnaast heeft de OR overleg gehad met een adviseur inzake WIJeindhoven (zie: Ontwikkelingen WIJeindhoven).
De OR is nog steeds niet tevreden over de interne communicatie. Het is lastig te realiseren en blijft een punt van aandacht.
−
Sociale media.
Om de diverse werksoorten binnen de Lumens Groep te kunnen bereiken, heeft de OR onderzocht wat voor mogelijkheden hiervoor ingezet kunnen worden op gebied van sociale media. De OR is van plan dit in 2015 verder vorm te geven.
−
OR Nieuwsflitsen.
In 2014 zijn zes OR Nieuwsflitsen uitgebracht en verspreid via de mail en ze staan op de OR intranetpagina.
CONTACT MET: −
Raad van Toezicht.
De OR heeft dit jaar een keer overleg met de Raad van Toezicht gehad. Door omstandigheden is het overleg in december niet doorgegaan, maar verschoven naar januari 2015. Tijdens de bijeenkomst in mei heeft de OR met de Raad van Toezicht gesproken over hun visie op de ontwikkelingen rondom WIJeindhoven, de ervaringen van de reis naar Manchester over vrijwilligers en mensen begeleiden naar werk, de werving van nieuwe leden en het meer naar buiten toe treden van de Raad van Toezicht en of de OR daarbij behulpzaam kan zijn.
COMMUNICATIE MET DE ACHTERBAN.
Een OR lid heeft deelgenomen aan de wervings- en selectiecommissie voor nieuwe leden van de Raad van Toezicht.
−
−
Achterbanbijeenkomsten.
De OR heeft in 2014 zes achterbanbijeenkomsten gehouden in de vorm van een lunch- of borrelbijeenkomst. De vragen en signalen die tijdens deze bijeenkomsten naar voren kwamen, zijn met de bestuurder besproken tijdens de overlegvergaderingen. In de diverse Nieuwsflitsen is hiervan verslag gedaan. De OR blijft op deze manier achterbanbijeenkomsten houden. De OR vergaderingen zijn sowieso openbaar, mensen kunnen altijd hierbij aanschuiven.
−
Lumens dag 3 juli: interne communicatie.
Tijdens de Lumens dag van 3 juli heeft de OR een workshop georganiseerd met het onderwerp interne communicatie. Deelnemers aan de workshop gaven duidelijk aan het belangrijk te vinden mee te kunnen denken over de ontwikkelingen in de organisatie. Goede en open communicatie is daarbij van belang.
Vakbonden.
De contacten met de vakbonden waren verschillend van aard. Er was veelvuldig contact aangaande WIJeindhoven. Tijdens de bijeenkomsten van het OR Platform waren de vakbonden FNV/Abvakabo, CNV en NU’91 aanwezig. De vakbond FNV heeft de OR gevraagd om mee te gaan naar overleg met de projectorganisatie en een voorlichtingsbijeenkomst van WIJeindhoven. De OR heeft contact gezocht met de CAO onderhandelaar van de vakbond om te laten weten dat de OR het niet eens was met de voorstellen van het management van de Lumens Groep over de ORT in het kader van de CAO onderhandelingen. De vakbond FNV en de voorzitter van de OR hebben een gesprek met de wethouder gehad over het niet overnemen van personeel door een concurrerende organisatie bij een aanbesteding.
−
Klachtencommissie voor medewerkers. De OR en klachtencommissie voor medewerkers hebben informatie uitgewisseld over de gang van zaken binnen de Lumens Groep. De klachtencommissie blijft op de hoogte van de ontwikkelingen door
het gesprek met de bestuurder maar zou ook graag de kant van de OR hierover horen. Afgesproken is dat de OR de klachtencommissie informeert over ontwikkelingen in de organisatie en de OR Nieuwsflits toestuurt.
−
Cliëntenraad.
De OR heeft kennisgemaakt met een afvaardiging van de cliëntenraad. De OR wilde weten of de cliëntenraad inzicht had of de “klant centraal” (inzicht in dossier, in agenda medewerker afspraken plannen) een behoefte is van de klant. De cliëntenraad kon hier geen informatie over geven. De OR en cliëntenraad hebben afgesproken een keer per jaar met elkaar in gesprek te gaan.
−
Dynamo.
In het kader van contact met de achterban wilde de OR graag meer weten over Dynamo en of zij behoefte hebben aan meer contact met de OR. Een afvaardiging van Dynamo is bij een OR vergadering geweest en heeft verteld hoe Dynamo werkt en welke mogelijkheden mensen daar krijgen om mee te doen en zichzelf te ontwikkelen. Dynamo richt zich niet zozeer op de interne organisatie. Hierdoor is medezeggenschap niet een prioriteit. Mochten er zaken zijn die voor de OR van belang zijn, weten zowel de OR als de mensen van Dynamo elkaar te vinden.
−
LEV Groep en MEE Zuidoost Brabant.
De OR was uitgenodigd om mee te doen met de bijeenkomst “Expeditie Meerwaarde” waar diverse mensen die te maken hebben met de Lumens Groep, de LEV Groep en MEE Zuidoost Brabant aanwezig waren. Het was een eerste aanzet om de meerwaarde voor klanten bij samenwerking te onderzoeken. Twee OR leden zijn hier naar toe geweest. Zij hebben contact gelegd met OR leden van de beide andere organisaties.
VOORUITBLIK 2015. Voor het komend jaar zal de overdracht van medewerkers naar WIJeindhoven op de agenda staan. Hiervoor kan de OR de adviseur raadplegen. Wat betreft de ontwikkelingen binnen de Lumens Groep krijgt de OR te maken met de visie van ondernemerschap in het welzijnswerk in de vorm van social enterprises en social impact bonds. De OR vraagt zich af wat dit betekent voor de werkwijze en de rol van de OR in de toekomst. De OR blijft aandacht houden voor goede en open communicatie. Zowel vanuit de OR naar de achterban en de bestuurder toe als vanuit de organisatie naar medewerkers.
SAMENSTELLING OR PER 1 JANUARI 2014: Claire Benn, Peter Goevaers (voorzitter), Anja van Hamont, Corissa Hopman, Berbe Jonkheer, Ruud Meij, Frans Noordeloos (vicevoorzitter), Sanneke van der Sanden, Marloes Trepels, Hacer Ural, Wil Vugts. Carla de Haas is ambtelijk secretaris. Frans Noordeloos heeft aan het eind van het jaar aangegeven zijn functie als vicevoorzitter per 1 januari 2015 te willen neerleggen.
AANTAL VERGADERINGEN. OR vergaderingen: OV vergaderingen:
29 10 (waarbij 1 keer een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig was) De locatie van de vergaderingen was VTA ’t Bellefort en een enkele keer VTA De Dommel.
OR INFORMATIE. Meer informatie over de onderwerpen in dit Jaarverslag is te vinden in de OR- en OVnotulen en de OR Nieuwsflitsen die op intranet gepubliceerd zijn.
VGWM-COMMISSIE JAARVERSLAG 2014 De VGWM-commissie is een onderdeel van de ondernemingsraad, die zich bezig houdt met de veiligheid en gezondheid van de medewerkers van de Lumens Groep. Deze commissie heeft bestaan uit 3 leden: Hacer Ural, Corissa Hopman en Marloes Trepels. 2014 is een druk jaar geweest voor de VGWM commissie. Over het jaar verdeelt zijn er zes bijeenkomsten geweest. In 2014 hebben onderstaande onderwerpen onze aandacht gehad: De veiligheid op locaties: Voor de veiligheid van de medewerkers moet, in geval van incident, iedereen op een veilige manier het pand kunnen verlaten. Bij calamiteiten moet de juiste hulp kunnen worden verleend. Daarom wordt er eens per jaar een oefening gehouden. In beide panden heeft er een ontruiming plaatsgevonden waaruit naar voren is gekomen dat er een paar kleine verbeterpunten zijn. We houden in de gaten dat deze worden uitgevoerd. De VGWM-commissie blijft de organisatie er op attenderen dat de veiligheid een belangrijk issue is. Calamiteitenmeldingen: Punt van aandacht zijn natuurlijk de calamiteiten die zich tussen de medewerker en cliënten voor kunnen doen. Meldingen hiervan worden gedaan in Regas en in Axxerion. Er zijn in 2014 echter weinig meldingen binnengekomen. Ondanks dat er nu een groot gedeelte van de individuele hulpverlening naar WIJeindhoven is gegaan blijft het een punt van aandacht. Regelmatig zal er via intranet en de OR Nieuwsbrief onder de aandacht worden gebracht. Luchtkwaliteit pand Valkenswaard: Aandacht is geweest voor de kwaliteit van de lucht op onze locatie in Valkenswaard. Hier is uitgebreid onderzoek naar gedaan en uit dit onderzoek is niets bijzonders naar voren gekomen. De VGWM commissie houdt de vinger aan de pols. Hygiëne: Na het wegvallen van de beheerders op de panden heeft de commissie de hygiëne nauw gevolgd. Verantwoordelijkheid voor het opruimen van eigen materialen is meer bij de gebruikers van de panden zelf komen te liggen. De algemene schoonmaak wordt gedaan door het schoonmaakbedrijf. We blijven het in de gaten houden of werkplekken hygiënisch blijven en zijn. Ziekteverzuim: Het ziekteverzuim blijven we volgen. Regelmatig is er contact over de cijfers van kort en langdurig ziekteverzuim. Ook hebben we dit jaar een gesprek gehad met de ARBO-arts over de begeleiding bij ziekte. We hebben gezien dat wij als Lumens Groep een
voorbeeld zijn ten aanzien van het ziekteverzuimbeleid bij andere bedrijven. Informatievoorziening: Iedere werknemer moet over de juiste informatie omtrent ARBO en ziekteverzuim kunnen beschikken. Vandaar dat de VGWM-commissie er belang aan hecht dat deze informatie op intranet terug te vinden is. Regelmatig wordt dit door ons gecontroleerd. Momenteel liggen er enkele vragen op dit punt welke onderzocht worden. Voor 2015 hopen we dat we weer veel signalen uit de organisatie op kunnen pikken en kunnen vertalen naar een verbetering van arbeidsomstandigheden.
