OR jaarversl ag
Open Universiteit
www.ou.nl
2012
Inhoudsopgave Voorwoord
5
OR in bedrijf:
6
inrichting en organisatie medezeggenschap OR en thema’s:
9
belangrijkste strategische dossiers OR en terugkoppeling:
16
relatie met de achterban OR in cijfers:
18
brieven, berichten en besluiten OR en reflectie:
21
training, scholing en zelfevaluatie OR en ambtelijk secretariaat:
23
het zenuwcentrum Vooruitblik 2013
25
Contact:
27
leden, commissies, adressen
Op de foto vlnr: Ella Roubtsova, Steven Verjans (voorzitter), Soezie van den Heuvel, Ruben Obsteter, Frans Bogaert (ambtelijk secretaris), Cisca Andeweg, Michiel van Oosterzee, Aline van Hoof, Berna Gademann, Marjan Specker. Op de foto ontbreken: Sharron Wijsman, Marya Dols (lid tot oktober 2012), Mieke Mertens (secretaresse).
OR jaarverslag 2012
3
Voorwoord Steven Verjans (voorzitter)
2012 was een memorabel jaar voor de Open Universiteit, een jaar van politieke en strategische tegenwind maar ook van kleine en grote stappen in de juiste richting. Onze universiteit heeft gereageerd op de externe ontwikkelingen, maar ook gaandeweg de controle over haar toekomst weer naar zich toe kunnen trekken. In zo’n context van externe tegenwind is het ook als Ondernemingsraad moeilijk varen. Enerzijds wil je het externe besluitvormingsproces niet bemoeilijken, maar anderzijds wil je wel kritisch blijven waken over de richting die gekozen wordt, om zeker te zijn dat in alle veranderwoede wel onze sterkte en onze kracht bewaard blijven. Je probeert er als OR voor te zorgen dat niet alleen de politieke en ambtelijke stemmen uit Den Haag en Bologna gehoord worden, maar ook de stemmen van medewerkers uit bijvoorbeeld Madrid, Milton Keynes, Utrecht en Groningen. Je zorgt als OR voor een noodzakelijke aanvulling op het ‘normale’ hiërarchische besluitvormingsproces door informatie, kennis en meningen van op de werkvloer in te brengen in het gesprek, en zo te proberen kleine en grote bijsturingen te bewerkstelligen. Hebben we in 2012 iets kunnen realiseren als OR, als vertegenwoordigers van de medewerkers van de Open Universiteit? Natuurlijk is het aan anderen om te beoordelen of we iets zinvols hebben bereikt. Dit jaarverslag geeft alvast onze visie op de belangrijkste activiteiten en resultaten van het voorbije jaar. Mijn eigen bloemlezing bevat zeker de volgende hoogtepunten. • We hebben samen met de Studentenraad belangrijke accenten kunnen bewaken in het Instellingsplan, zoals het grote belang van innovatie van het eigen onderwijs en het borgen van de academische BaMa als kern van de OU. • Ook bij het vormgeven van de Prestatieafspraken hebben we samen met de Studentenraad kunnen bewaken dat het open onderwijsmodel naast het gestructureerde model blijft bestaan. • Anderzijds zijn we blijven hameren op de noodzaak van een ingrijpende cultuurverandering op het vlak van leiderschap en personeelsbeleid, maar ook op het belang van verregaande medezeggenschap, wat heeft geleid tot de inrichting van klankbordgroepen en een HR-veranderplan. • We hebben het College van bestuur helpen inzien dat ingrijpende verbouwingen of verhuizingen in de huidige context niet wenselijk waren. Maar het belangrijkste resultaat is naar mijn gevoel dat we in 2012 de inspraak en medezeggenschap binnen de universiteit weer een beetje meer op de kaart hebben gezet. De interesse en inbreng van collega’s bij medewerkerbijeenkomsten, hun specifieke inbreng als extern lid van een commissie, de enthousiaste bijdragen bij onze vele oproepen tot reacties, de gedreven gesprekken op Yammer, het zijn voor ons belangrijke resultaten. Ze wijzen op de grote betrokkenheid van alle medewerkers bij het wel en wee van onze universiteit, en op het vertrouwen van de collega’s in de medezeggenschap. Dank daarvoor. Ook in 2013 zullen we proberen het vertrouwen van de collega’s te verdienen, zodat hun stem, net als in 2012, in het constructieve en respectvolle overleg met het College van bestuur gehoord wordt.
4
OR jaarverslag 2012
5
OR in bedrijf: inrichting en organisatie medezeggenschap Aline van Hoof
De OU kent sinds maart 1996 een Ondernemingsraad, na een besluit van toepassingverklaring van de Wet op de Ondernemingsraden op de Open Universiteit. De OR heeft wettelijk vastgelegde advies- en instemmingsrechten op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Daarnaast gelden regels die zijn vastgelegd in de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW). Op grond van diezelfde WHW deelt de OR samen met de Studentenraad - in de zogeheten Gezamenlijke Vergadering - enkele belangrijke bevoegdheden zoals instemmingsrecht op het Instellingsplan, het Bestuurs- en beheersreglement en het stelsel van kwaliteitszorg. De OR beschikt tevens over het belangrijke adviesrecht met betrekking tot een voorgenomen besluit inzake de vaststelling of wijziging van de begroting.
Uren In maart 2012 ben ik rechtstreeks lid geworden van de OR nadat er najaar 2011 geen verkiezingen hadden plaatsgevonden omdat er minder aanmeldingen waren dan de gevraagde 13 volgens de WOR. We zijn gestart met 11 leden. Na het beëindigen van de aanstelling van Marya Dols in oktober,
Dagelijks bestuur
was de OR eind 2012 ondervertegenwoordigd met 10 leden. Ieder lid van de OR krijgt 4 uur per week
Nadat Marya Dols per oktober 2012 de OR (en het Dagelijks bestuur) had verlaten, ben ik lid gewor-
om te besteden aan OR-werkzaamheden. Leden van het Dagelijks bestuur (DB) krijgen 6 uur en de
den van het DB. In die periode startte een hectische tijd voor de OU. Er dienden Prestatieafspraken
voorzitter mag 8 uur per week binnen zijn werktijd besteden aan medezeggenschap. Dit is overigens
gemaakt te worden met de minister, en het veranderingstraject werd aangekondigd. Nadat eerder het
betrekkelijk weinig in vergelijking met andere instellingen.
Instellingsplan gereed was, volgde opnieuw een drukke periode van overleg. Soms heel lastig om dit te combineren met de dagelijkse werkzaamheden.
Overlegcyclus De OR heeft een strak schema van overlegmomenten. Om te beginnen, vergadert het 5-koppige DB
Leerzaam
iedere donderdag 1 uur. De OR vergadert tweewekelijks op de maandagmiddag en heeft daarnaast
Al met al was mijn eerste jaar bij de OR een leerzame ervaring met veel overlegmomenten, kennis-
maandelijks overleg met het College van bestuur; de ene maand informeel tijdens het zogeheten
makingen met mensen, kennismaking met de werking van medezeggenschap en ook leermomenten
Afstemmingsoverleg, de andere maand formeel tijdens de Overlegvergadering. Tussendoor vindt,
over mezelf. Het kost dan weliswaar veel tijd (thuis stukken lezen), maar het levert ook veel energie en
ter voorbereiding en afstemming van (ook) praktische zaken, Agenda-overleg plaats tussen de beide
zelfkennis op.
(vice)voorzitters van de OR en de directeur Bureau van de universiteit en de bestuurssecretaris van dat Bureau. Overigens zijn de plenaire vergaderingen van de OR in principe openbaar, dus je kunt deze als
Genoeg redenen aldus om lid te zijn van een OR!
toehoorder bijwonen. Aanmelding vooraf is niet direct noodzakelijk tenzij je met meerdere personen komt. Bespreekpunten komen zowel vanuit de OR als van de kant van het CvB. Verder vindt er periodiek overleg plaats met de Raad van toezicht (RvT), de Studentenraad (SR) en het Lokaal overleg (LO).
Van uitstel komt niet altijd afstel Ik heb jarenlang de intentie gehad om mij verkiesbaar te stellen voor de OR maar
Training
evenveel jaren heb ik het uitgesteld. Steeds dacht ik dat ik iets wilde doen voor het
We zijn de zittingsperiode begonnen met een gezamenlijke driedaagse training (7 dagdelen) om
collectief, maar door de drukte kwam het er maar niet van. Overal zag ik bewe-
elkaar beter te leren kennen. Voor mij was dit meteen een betere kennismaking met de werking van
gingen waar ik een eigen visie op had en waarbij ik dan dacht: dat kan toch (ook)
medezeggenschap. In een afzonderlijke vergadering (dagdeel 7) zijn ook de voorzitter en vice-voor-
anders. Eind 2011 toch maar eens de stoute schoenen aangetrokken. Mijn timing
zitter gekozen en de verschillende commissies bemand. Om mezelf breder te ontwikkelen als lid van
kon niet slechter: een reorganisatie! De eerste maanden waren dan ook best heftig,
de medezeggenschap, ben ik in oktober 2012 gestart met een praktijkgerichte 1-jarig HBO-opleiding
ook het inweven van het OR-werk in mijn eigen agenda. ‘De beste scheepslui staan
Bedrijfskunde voor OR-leden. Dit is een leerzame omgeving met medeleerlingen die allemaal parti-
aan wal’ is echter niets voor mij, en ‘op de bank zitten’ al evenmin: ik wil meedoen,
ciperen binnen de medezeggenschap bij hun bedrijf. Op die manier heb ik geleerd de OU vanuit een
ik hou van actie! Op die manier is mijn expertise niet alleen beschikbaar voor de
ander perspectief te bekijken en te beschouwen. Eind 2013 hoop ik deze opleiding af te ronden.
afdeling waar ik werk, maar kan ik deze tevens voor de hele OU inzetten. Ruben Obsteter
6
OR Jaarverslag 2012
7
OR en thema’s: belangrijkste strategische dossiers Michiel van Oosterzee
Het jaar 2012 werd gedomineerd door de zorgen over de toekomst van de Open Universiteit binnen het stelsel van het hoger onderwijs in Nederland, na de politieke storm die in november 2011 de kop opstak. Zodoende werd ook de agenda van de Ondernemingsraad overheerst door dossiers die met strategische keuzes te maken hadden. Hierna behandelen wij een aantal zeer belangrijke thema’s in het kort. Vervolgens worden enkele (grote) dossiers nog eens nader toegelicht.
Koerswijziging Om te beginnen, was er natuurlijk de grote koerswijziging van de OU, die in januari 2012 in gang werd gezet. Na de nieuwjaarsreceptie werd de OU nogal bruusk wakker geschud door het College van bestuur met de boodschap dat er een ingrijpende koerswijziging zou komen. Met de komst van de nieuwe collegevoorzitter kwam er een iets rustiger – maar daarom niet minder ingrijpend – proces op gang. Tijdens diverse bijeenkomsten werden de medewerkers geïnformeerd over een meerjarig verandertraject in verschillende fases. De OR heeft in de vormgevingsfase van het verandertraject herhaaldelijk bij het bestuur aangedrongen op een transparant proces, met een zo breed mogelijke inspraak van collega’s in het verandertraject. Dat heeft geleid tot het inrichten van klankbordgroepen, die dan wel geen formele inspraakfunctie hebben, maar toch een mogelijkheid bieden aan collega’s om hun stem te laten horen.
Uitgangspunten verandertraject De OR heeft al in maart enkele duidelijke uitgangspunten geformuleerd voor het verandertraject, die we noodzakelijk achten om de gewenste omslag te realiseren in de organisatiecultuur en de aansturing van de (nieuwe) organisatie. Concrete aanbevelingen waren daarbij: (a) het inrichten van medezeggenschap in elk organisatie-onderdeeel; (b) zorgvuldig geselecteerde leidinggevenden met eindige benoemingstermijnen en geëvalueerd met brede inbreng van stakeholders; (c) een HR-beleid dat vertrekt vanuit talentmanagement en de medewerker centraal stelt; (d) een systematiek waarbij de organisatie regelmatig/periodiek strategisch wordt doorgelicht en indien nodig bijgestuurd. Enkele van die gevraagde wijzigingen – zoals decentrale medezeggenschap en een ingrijpende wijziging in het HR-beleid – zijn al toegezegd, andere zijn nog voorwerp van gesprek.
Prestatieafspraken De OR bracht een overwegend gunstig advies uit over de beide versies van de prestatieafspraken (juni en december 2012), al blijven we erg kritisch over het, naar onze mening, te sterke geloof in het nieuwe onderwijsmodel als ‘redder van het studierendement’, en dus als belangrijkste oplossing voor de uitdagingen van de Open Universiteit.
Instellingsplan Na de zomer stemde de GV (zie kader) in met het Instellingplan 2012-2016, na een constructieve overlegcyclus waarin het CvB de meeste bedenkingen van OR en SR verwerkte in de definitieve tekst. Voor de OR is het Instellingsplan het belangrijkste strategische document voor de komende jaren ofwel hét kader waarbinnen alle beleidsmaatregelen moeten worden getoetst.
8
OR jaarverslag 2012
9
Voornemen tot reorganisatie
Lokaal Overleg
Tenslotte heeft de OR eind 2012 gemeend negatief te moeten adviseren over het voornemen tot
Marjan Specker
reorganisatie. De Raad was van mening dat de financiële onderbouwing onvoldoende de noodzaak van een personeelsreductie van 50-65 FTE aantoonde, maar meende ook dat er onvoldoende garanties waren voor een echte ingrijpende verandering op het vlak van organisatie- en managementcultuur, een van de basisuitgangspunten van de OR.
Sinds begin 2009 ben ik niet alleen lid van de OR, maar ook van het Lokaal Overleg (LO) en de Belangengroep Abvakabo. In het LO bespreken de 4 vakbonden met het College van bestuur actuele onderwerpen inzake de rechts-
De Gezamenlijke Vergadering
positie van de werknemers. In tijden van reorganisatie geldt dat natuurlijk
Volgens de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) komen
(ook) het Sociaal plan.
de belangrijkste strategische thema’s op de agenda van de zogenaamde Gezamenlijke Vergadering van Studenten- en Ondernemingsraad (GV). De GV heeft instemmings-
Convenant
bevoegdheid over: (a) het Instellingsplan; (b) het Bestuurs- en beheersreglement; (c)
Binnen de medezeggenschap wordt, als het om bevoegdheden gaat, globaal
het systeem van kwaliteitszorg; (d) het Onderwijs- en examenreglement van de Open
onderscheid gemaakt tussen collectief belang en individueel belang. In het eerste geval is de be-
Universiteit.
hartiging van die belangen overwegend voorbehouden aan de OR, in het tweede geval aan het LO. Afspraken daarover zijn vastgelegd in een zogeheten convenant. Toch zijn er arbeidsomstandigheden in instellingsbrede zin – o.a. personeelsbeleid, loopbaanbeleid – waarover LO en OR de afspraken opnieuw zouden willen vaststellen. Daar is het echter nog niet definitief van gekomen mede als gevolg van de vertraagde vaststelling van de nieuwe CAO (2012). Overigens leeft aan beide kanten van de
Objectieve sensor
(specifieke) medezeggenschap ook de wens om, waar mogelijk, gezamenlijk te opereren.
Belangen van het personeel zijn zeer gevarieerd en een orgaan als de OR is er om (al) deze belangen in vogelvlucht te scannen. Als de belangen door het personeel
Verloftegoed meenemen naar volgend jaar
zelf worden uitgesproken, wordt dat doorgaans als ‘zeuren’ beschouwd. Als de
Meer dan eens heeft de OR erop aangedrongen om ervoor te zorgen dat de uitvoering van de rege-
belangen echter door de OR worden geagendeerd, worden ze serieus genomen.
ling rondom het meenemen van verlofdagen naar het nieuwe jaar door alle managers in gelijke mate
Uitgangspunt is dat de OR alle belangen eerst afweegt, prioriteiten stelt en de
wordt uitgevoerd. Specifiek is dit een aangelegenheid van het LO. In de novembervergadering 2012
belangrijkste zaken in discussie brengt.
van het LO is daarom afgesproken dat de regeling nog eens duidelijk via Intranet gecommuniceerd
Vooral in deze tijden van reorganisatie kan iedereen goed zien hoe de OR (ook)
zou worden. Ook de bestuurder heeft dit onder de aandacht van de managers gebracht. Op basis van
waakt over de belangen van het personeel – denk aan het (mede) agenderen van het
de CAO en OU-regeling is het medewerkers toegestaan een verzoek in te dienen om verloftegoed
HR-beleid, maar ook het pleidooi voor gelijke IT-voorzieningen voor WP maar ook
over de jaargrens mee te nemen op basis van een schriftelijke afspraak met de leidinggevende, bin-
OBP. Vanuit het genoemde vogelvluchtperspectief observeert de OR ook de budget-
nen de 48-uurgrens en op te nemen in de eerste drie maanden van het nieuwe jaar.
taire stromen via de ambitieuze projecten, waarbij zowel vanuit het perspectief van het personeel en de instelling als naar de student-klanten wordt gekeken. Zo vervult de OR een belangrijke
Vakbondsconsulent
functie als objectieve sensor van alles wat het algehele klimaat van de instelling, personeel én
In 2012 is een vakbondsconsulent van de Abvakabo aangesteld: Soezie van den Heuvel, zij is tevens
studenten kan verbeteren. Ella Roubtsova
lid van de OR. Deze (aanvullende) dwarsverbinding komt de communicatie tussen de OR en het LO uiteraard ten goede.
Voornemen tot reorganisatie In het voornemen tot reorganisatie stond in de laatste alinea het voornemen tot functieherindeling van het wetenschappelijk personeel. Volgens de bestuurder is deze herindeling geen reorganisatie. Volgens het LO en OR wel. In de reactie op het voornemen hebben de OR en het LO hierin eenzelfde standpunt ingenomen. Ofschoon nog onderwerp van gesprek, heeft de bestuurder aangeboden de oplossing vooral in de materiële sfeer te zoeken.
Sociaal plan / Sociaal statuut Zodra het reorganisatieplan wordt vastgesteld (mei 2013), kan het LO de discussie met de bestuurder gaan voeren over een aanvulling van het Sociaal statuut. OR en LO hebben uitdrukkelijk met elkaar afgesproken om hierover vooraf met elkaar te overleggen.
‘De huidige OR verricht prima werk!’
DAV-gelden Elk jaar stelt het LO de besteding van de DAV-gelden vast. DAV staat voor decentrale arbeidsvoorwaarden, een afzonderlijk door de overheid beschikbaar gesteld geldpotje waaruit ‘projecten’ kun-
10
OR Jaarverslag 2012
11
nen worden gesubsidieerd zoals scholing of kinderopvang. Dit jaar is hierover uitvoerig met de OR
Welzijn (VGWM)
gesproken. Met name de besteding van het overschot van vorige jaren en het flexibele deel van 2012.
Cisca Andeweg
Gezamenlijk is afgesproken om dit geld in enigerlei vorm ten goede te laten komen aan de medewerkers die na de reorganisatie de THP-status krijgen.
Ook voor het algehele welzijn van de OU-medewerkers kent de OR een
Personeel en Organisatie
afzonderlijke commissie, voluit: Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM). Binnen die commissie worden zaken besproken als: ARBO, jaar-
Soezie van den Heuvel
verslagen vertrouwenspersonen, bedrijfshulpverlening, maar ook ziekteverzuimcijfers. Namens de OR heeft een lid van de commissie zitting in de Arbobeleidscommissie.
Voor het personeel en de organisatie is er een gelijknamige commissie
Aanbevelingen Arbobeleidscommissie
Personeel en Organisatie (PenO) die belast is met de dossiers rondom Human Resources Management (HRM) en organisatiewijzigingen. Doel van deze
Om met de Arbobeleidscommissie te beginnen, op de agenda stond (o.a.) het monitoren van de im-
afzonderlijke commissie is om agendapunten voor de plenaire OR voor te
plementatie van het plan van aanpak naar aanleiding van het in 2010 gehouden tevredenheidsonder-
bereiden die betrekking hebben op zaken als: loopbaanbeleid, scholing, R&O-
zoek onder medewerkers (MTO). Het implementatieplan is echter uitgebleven. Vervolgens is alsnog
gesprekken, vitaliteit, mobiliteit maar ook sociaal statuut en sociaal plan. Wat
aandacht gevraagd voor de bevindingen van het MTO door de Arbobeleidscommissie in een brief in
nadrukkelijk de laatste twee onderwerpen betreft, stemt de commissie haar
juli 2012 aan het College van bestuur. De aanbevelingen betroffen onder meer: stijl van communice-
bevindingen ook af met het Lokaal Overleg. Naast vaste leden kent de com-
ren leidinggevende(n), traject Management Development, scholing medewerkers.
missie tevens externe leden. Ook wordt er regelmatig een beroep gedaan op de expertise van interne professionals (docenten/hoogleraren) of op het netwerk van de commissieleden of worden ervarin-
Ziekteverzuim
gen gedeeld met andere universiteiten.
De commissie Welzijn heeft overleg gevoerd met de bedrijfsarts over het ziekteverzuim bij de OU in het algemeen en Hospitality in het bijzonder. Tijdens dat overleg stonden tevens onderwer-
RdMC, BDG en Hospitality
pen geagendeerd als de zorgvuldige omgang met vertrekkende, thuis zittende of te herplaatsen
De belangrijkste dossiers in 2012 waren: de reorganisaties van het Ruud de Moor Centrum (RdMC),
medewerkers.
Business Development Group (BDG) en Hospitality. Bij het RdMC speelde tevens de invoering van ‘het verrijkte werken’. Dit nieuwe kantoorconcept – dat samenwerking, kennisdeling en innovatie moet
Huisvesting en het nieuwe werken
bevorderen, naast de juiste faciliteit voor de juiste klus – heeft de commissie met extra belangstelling
In het kader van de verbouwing van gebouw Milton Keynes (MKE) heeft een delegatie van de OR ge-
gevolgd omdat nieuwe kantoorconcepten, in het licht van de ophanden zijnde upgrading van de
sprekken gevoerd met de bewoners, maar ook met de directeur Facilitair bedrijf. Op uitnodiging van
campus, zeer actuele topics zijn. Begin 2013 zou de reorganisatie bij RdMC en het nieuwe kantoor-
de laatste heeft een OR-delegatie twee verkennende workshops bijgewoond over de ervaringen met
concept worden geëvalueerd.
de herinrichting van het MKE-gebouw en de invoering van het nieuwe werken. Zo had de OR kritische bedenkingen bij de timing en de kosten van de verbouwing(en), niet in de laatste plaats vanwege de
Evident belang HR-agenda
perceptie bij medewerkers die nog geconfronteerd zouden worden met de gevolgen van de reorgani-
De reorganisaties van BDG en Hospitality – wel of niet outsourcen – verdienden naar de mening van
satie. Ook over de voorgenomen verhuizing van een deel van CELSTEC naar het Bologna-gebouw zijn
de OR geen schoonheidsprijs. Volgens de commissie draagt het ontbreken van een duidelijk strate-
vragen aan het College gesteld, bijvoorbeeld of hiermee reeds een structuurwijziging (lees: begin-
gisch kader of een uitgesproken (afdelingsoverstijgende) visie op HRM daar mede toe bij. Om in de
nende reorganisatie) gepaard ging, wat echter niet het geval bleek. Mede onder druk van de OR zijn
toekomst beter te kunnen anticiperen op veranderende omstandigheden, onderschrijft de commissie
de voor 2012/2013 geplande verbouwingen en (tijdelijke) verhuizingen opgeschort, en wachten we
het evidente belang van opdracht C in het verandertraject, de HR-agenda. De commissie zou dan ook
het campusbrede Masterplan Huisvesting af.
uitgebreid reageren op de in januari 2013 te verschijnen HR-notitie.
Welzijn als rode draad Het kan natuurlijk niet anders dan dat in deze spannende tijden van reorganisatie en veranderingen
Heel leerzaam
het welzijn van de medewerkers in het bijzonder, en de organisatie in het algemeen, als een rode
Wat ik zelf leuk vind, is dat je veel leert over de organisatie waar je werkt, waarom bepaalde zaken
draad door het werk van de OR loopt. Collega’s die nog vraag- of verbeterpunten hebben op het ge-
gaan zoals ze gaan, wat je wel of niet kunt beïnvloeden. Je bent organisatiebreed bezig, krijgt
bied van VGWM kunnen deze (altijd) kenbaar maken bij de commissie. Zeker als het daarbij gaat om
inzicht in processen en de diversiteit aan rollen. In 2011-2012 heb ik een opleiding bedrijfskundig
gevolgen voor groepen van medewerkers, doen wij ons uiterste best om de kwestie bij het College
management voor OR-leden gevolgd, die zeer leerzaam was. Ik kan het dan ook iedereen aanbevelen
onder de aandacht te brengen. Het ligt in het voornemen van de OR om te zijner tijd, na de reorgani-
om zich bij de volgende verkiezingsronde kandidaat te stellen: je leert veel en het is goed voor je per-
satie, opnieuw een MTO te organiseren.
soonlijke ontwikkeling en je kunt meepraten over belangrijke beslissingen. Je raakt nooit uitgeleerd! Sharron Wijsman
12
OR jaarverslag 2012
13
OpenU
Financiën
Steven Verjans
Berna Gademann
Ook in 2012 bleef OpenU een waar hoofdpijndossier voor de Ondernemingsraad. Al sinds de start
De financiële commissie van de Ondernemingsraad – met vaste en externe
van de pilot vraagt de OR om echte inspraak in dit dossier, niet alleen omdat het om een belangrijke
leden – kreeg ook in 2012 financiële gegevens aangereikt in de vorm van
financiële investering gaat, maar vooral ook omdat wij OpenU als een erg risicovol strategisch project
maandrapportages, kwartaalrapportages en gegevens ten behoeve van (het
beschouwen. Tot vreugde van de OR besliste het nieuwe CvB om in 2012 eindelijk een heus besluit-
advies op) de begroting. Besprekingen van de maandrapportages vonden
vormingstraject in te richten over de toekomst van OpenU. Ondanks aandringen van de OR werden
plaats met het hoofd van het Financieel administratief servicecentrum (FAS),
hiervoor echter enkel interne stakeholders bevraagd. De blik was daardoor te beperkt. Ook de OR
aangevuld met de portefeuillehouder van het College van bestuur bij de
heeft in de eerste fase van het traject input geleverd. In de loop van dat besluitvormingstraject bleek
bespreking van de kwartaalrapportages, en de controller bij het begrotings-
vervolgens (opnieuw) in welke mate de OU behoefte heeft aan het doorbreken van informele machts-
overleg (toelichting en adviseringstraject).
verhoudingen, vooral als het over technologische innovatie gaat.
Beleid, strategie en visie moeten zichtbaar zijn in de cijfers Wel of niet adviesplichtig
De OR heeft al verschillende jaren achtereen kenbaar gemaakt dat zij niet primair geïnteresseerd is in
Uiteindelijk kwam er in het najaar 2012 een dubbelbesluit van de kant van het CvB, waarin besloten
een cijferbulk, maar juist in beleid, strategie en visie die vertaald zijn in de cijfers. Ook blijken cijfers
werd om: (a) OpenU enkel als R&D-omgeving en extern samenwerkingsplatform te handhaven; (b)
soms gedurende een jaar onderhevig aan een andere ordening, waardoor vergelijkbaarheid van eer-
eventuele bruikbare resultaten van OpenU via een sluismodel naar de staande infrastructuur over te
der geleverd cijfermateriaal in ieder geval niet wordt verbeterd. Het was juist dit gebrek aan cohesie
hevelen. Het CvB meende – volgens de OR onterecht – dat dit besluit niet adviesplichtig was, maar
tussen enerzijds beleid, strategie en visie en anderzijds de cijfers, dat uiteindelijk leidde tot het geven
was wel bereid de vormgeving van het sluismodel met de OR te bespreken. De OR heeft tijdens meer-
van ‘géén advies’ over de voorliggende begroting 2013. Dit knelde temeer daar de OR het voorafgaan-
dere overlegmomenten met het College van bestuur zijn argumenten kenbaar gemaakt, en die rond
de jaar, om in principe dezelfde reden, tot een zelfde afweging kwam. De begroting wordt ons inziens
de jaarwisseling in een brief aan het College samengevat.
binnen de Open Universiteit nog veel te weinig gebruikt als strategisch sturingsinstrument. We blijven bij het College aandringen op een grondige herbezinning van de financieel-economische instrumen-
Externe toetsing
ten van de universiteit, met name voor wat betreft de bestuurlijke informatievoorziening.
Waarom is OpenU zo belangrijk voor de OR? De Raad is oprecht van mening dat het project een groot strategisch risico inhoudt. We zijn als instelling veel te klein om opnieuw op eigen houtje een
Relatie met reorganisatie
allesomvattend technologisch platform te ontwikkelen. Bovendien leidt de zware inzet op dit project
Naast de dringende wens om begroting en beleid in relatie tot elkaar te presenteren, constateerde de
tot verwaarlozing van de platforms die door de grote meerderheid van de OU-opleidingen feitelijk
OR dat de financiële gegevens die tijdens de maand- en kwartaaloverzichten in 2012 werden gepre-
worden gebruikt, denk aan Blackboard en Moodle. De Raad wil, ook nu nog, minimaal één externe
senteerd, niet tot het optimisme konden leiden dat de begroting 2013 liet zien. Deze eindigde name-
onderwijskundige en technologische toets van het project. OpenU zal ook in 2013 terugkeren op de
lijk positief, waardoor de financiële onderbouwing voor de reorganisatie feitelijk wegviel. Over twee
overlegagenda.
deelaspecten van de begroting heeft de OR echter negatief geadviseerd, meer bepaald over de projecten OpenU en de Lerarenuniversiteit. De Raad vindt dat OpenU te veel strategische investeringsmiddelen opslokt, en heeft twijfels over de financiële levensvatbaarheid van de Lerarenuniversiteit.
Diverse herijkingen rijk Sinds 1984 werk ik bij de OU en sinds 2011 ben ik OR-lid. In al die jaren heb ik diverse herijkingen en reorganisaties meegemaakt, dus alle varianten heb ik wel eens voorbij zien komen: centraal, decentraal, faculteiten bij elkaar en dan weer
Inbreng interne experts belangrijk
apart en nu ... wat is goed en wat niet? Wat werkt en wat (nog) niet? Ik ben heel
Binnen de commissie P&O heb ik als extern lid (maar tevens oud-OR-lid) vooral bijgedragen aan
benieuwd wat er nu allemaal gaat veranderen, want op zijn tijd veranderen is
een evaluatie van de HR-notitie die is geschreven als startpunt voor het verandertraject dat de OU
zeker niet slecht, het voorkomt inslapen. Wat ik me wel afvraag: wat is er gebeurd
momenteel ondergaat. Daarnaast dacht ik ook mee over de evaluatie van de reorganisatie van
met al die rapporten, onderzoeken en audits die er in de afgelopen jaren uitgevoerd
LOOK en zorgde ik voor de operationalisatie van dat onderzoek. Ik beschouw het als erg waardevol
zijn? Waar bovendien toch veel geld aan is uitgegeven om ze te laten uitvoeren.
dat de OR interne experts betrekt bij zijn adviezen of bij de werking in het algemeen.
Zijn die allemaal ergens in een lade verdwenen van de opdrachtgever … óf worden
Frederick van Acker
die er nu weer bijgehaald om te kijken wat er mee gedaan kan worden opdat de organisatie er beter van wordt? Sharron Wijsman
14
OR jaarverslag 2012
15
OR en terugkoppeling:
van de kwartiermakers en het aangekondigde voornemen tot reorganisatie. Zo’n 50 medewerkers woonden deze meeting bij.
relatie met de achterban Pool van medewerkers Frans Bogaert
Een in populariteit toenemend ‘platform’ is dat van een steeds terugkerend aantal medewerkers dat graag betrokken wil worden bij OR-vraagstukken (lees: OU-beleid). Op de eerste plaats zijn dat de medewerkers die (ook) steeds vragen stellen tijdens lunchmeetings of stelling nemen op Yammer.
Medezeggenschap staat uiteraard niet op zichzelf, maar dient een doel:
Daarnaast zijn het de wat op de achtergrond vertoevende experts die, op het juiste moment, tóch
het namens de instelling én medewerkers, kritisch en alert behartigen van
hun reactie of mening via de OR willen agenderen. Het contact kan daarbij gemakkelijk per mail
de belangen. Het borgen van de continuïteit van de universiteit impliceert
worden onderhouden. Voordeel voor de ongeveer 30 medewerkers die deze virtuele pool bemensen
daarbij, in principe, tegelijkertijd het borgen van het collectieve belang van de
– Surowiecki spreekt van ‘wisdom of crowds’ – is dat zij zich niet hoeven te committeren aan een twee-
medewerkers, de achterban. Diezelfde achterban op zijn beurt – de ervaring
jarig lidmaatschap van de anderszins (veel) tijd vragende OR.
op de werkvloer – vormt voor de Ondernemingsraad dé belangrijkste bron van (toetsings)informatie en dan in wederkerige zin. Zo verneemt de OR graag
Naar een zo optimaal mogelijke representatie
‘wat er speelt’, zeker als zaken niet goed verlopen. Evenzeer deelt de OR graag
In de inleiding van dit hoofdstuk werd het al aangehaald, de mate van representativiteit: in welke
zijn kritische toetsing van het algehele beleid met de medewerkers, om zoveel mogelijk draagkracht
mate vertegenwoordigt de OR nu zijn achterban of, in ieder geval, zo optimaal mogelijk? Wanneer
te krijgen voor zijn te verstrekken adviezen en instemmingen waarvoor de Raad op zijn beurt door de
kun je nu spreken van een zo groot mogelijk draagvlak? Naast de hiervoor genoemde kanalen/me-
bestuurder (formeel) wordt benaderd.
dia staan de medezeggenschap ook andere middelen ter beschikking zoals spreekuren, bijwonen werkoverleg, wandelgangcontacten, een open dag medezeggenschap – maar tijd is daarbij steeds
Breed palet aan kanalen
een kostbaar goed (ook voor de achterban). Het vergroten van draagvlak, van instemming door een
Voorwaarde voor die interactie is een goede relatie met de achterban of, minstens, een continue op
grotere achterban, kan echter ook via het lager in de organisatie leggen van diezelfde medezeggen-
de hoogte houden van alle medewerkers over de resultaten van de inzet van medezeggenschap. En
schap. Sterker nog, de WOR biedt die mogelijkheid. In dat geval krijgen medewerkers op de werkvloer
ofschoon de OR daarbij, zoals dat zo fraai wordt verwoord, opereert zonder last of ruggespraak – de
daadwerkelijke bevoegdheden ten overstaan van de leidinggevende. Dat zal dan wel zorgvuldig in
OR kan feitelijk niet elke (individuele) medewerker representeren – is het daadwerkelijk horen van de
een instellingsbesluit met de bestuurder moeten worden vastgelegd. Vanuit die decentrale gremia –
achterban over uitermate belangrijke zaken evenzeer essentieel. Bij het onderhouden van zijn relatie
de WOR spreekt van Onderdeelcommissies – blijven dan interactieve lijnen lopen naar de centrale OR.
met de achterban maakt de OR gebruik van een breed palet aan kanalen en media: Intranet (eigen
In het licht van de nieuwe organisatie zal het idee van decentrale medezeggenschap zeker worden
OR-website, nieuwsberichten), Werkwijzer, mailings, hearings/lunchmeetings, Yammer en een pool
geagendeerd.
van (vaste) medewerkers. De onderwerpen waarover de OR in 2012 zoal berichtte, zijn geen andere dan die in dit jaarverslag uitvoerig worden beschreven (zoals op de pagina’s 9 tot en met 15).
OU-medewerkers belangrijkste resource Intranet
Ik ben op ‘fysieke’ afstand adviseur van de commissie PenO. Ik vind het bijzonder werk.
Hét kanaal bij uitstek om medewerkers op de hoogte te houden van de voortschrijdende OR-agenda
Nadrukkelijk omdat deze commissie – en dan vooral het dossier HRM – raakvlakken heeft met alle
vormt natuurlijk Intranet, waarbij medewerkers ook nog eens de mogelijkheid hebben om (direct)
processen binnen de OU. Het gaat tenslotte over één van de belangrijkste resources van de OU: de
te reageren. De OR zelf kan in zijn nieuwsberichten linken naar eerdere berichten, maar ook naar het
OU-ers zélf. ‘We (will) make it happen’ met elkaar. Om zo nu en dan mee te maken dat je voorstel-
archief op de eigen OR-webpagina.
len/adviezen (deels) worden overgenomen, geeft me bovendien het gevoel dat we er ook ‘toe doen’. En daarom blijf ik het ook graag doen! Cool head & warm heart wens ik ons allen, beste collega’s.
Werkwijzer
Caroline Visser
In het personeelsblad Werkwijzer beschikt de OR, zeker in deze tijden van reorganisatie, steevast over twee pagina’s. Eén pagina is gereserveerd voor het hoofditem – veelal een resumé van de Intranetberichten – en de andere pagina voor een vaste column, plus een item OR-actueel met korte updates over dossiers (zoals financiën, HRM, huisvesting, OpenU).
Hearings/lunchmeetings Het middel ‘hearing’ zou je best een zwaar middel mogen noemen omdat je aardig wat mensen op de been brengt, en dat dan ook nog eens tussen de ‘oploopjes’ door die van de kant van de bestuurder worden georganiseerd. De OR zette dit middel zelf zo’n twee keer in 2012 in: in maart in Pretoria, als reactie op de door het tweehoofdige College van bestuur aangekondigde boodschap dat ‘het roer
‘Bedankt voor jullie goede inzet!’
echt om moe(s)t’. Tijdens deze hearing met ruim 100 medewerkers – onder de bezielende leiding van een professioneel moderator – stond de vraag centraal hoe de medewerkers vorm zouden willen geven aan de medezeggenschap over de nieuwe koers. De tweede hearing of lunchmeeting vond plaats in november in het Bologna-gebouw, als reactie op de verschenen ordeningsprincipes, de benoeming
16
OR jaarverslag 2012
17
Dossiers/thema’s
OR in cijfers (2012)
Evaluatie projecten IT en veranderprocessen
Veranderagenda
Project digitalisering documentverwerking
Aanbestedingen
Financiële rapportage & Begroting
Instellingsplan
Bestuurlijke informatievoorziening
Kwaliteitszorg
Formele correspondentie aan College van bestuur
Ondernemingsovereenkomsten
OR-reglement
- 14-12
Bestuurs- en beheersreglement
Kiesreglement
Businnes Development Group
GV-reglement
Verbouwing en huisvesting
OR-begroting
Interne OR-organisatie
Hospitality
HRM/Loopbaanbeleid
CELSTEC
Instellingsaccreditatie
OpenU
Het Nieuwe Werken
LOOK
Convenant OR-LO
RdMC
LerarenUniversiteit
ARBO
Prestatie-afspraken
IPO
HBO-opleidingen
RIE
(2e) advies GV op Prestatie-afspraken
- 22-11
reactie OR op Voornemen tot reorganisatie
- 14-11
advies OR over begroting 2013
- 31-08
begeleidende mail GV aan CvB inzake advies op Instellingsplan 2012-2016
- 31-08
reactie GV op Instellingsplan 2012-2016
- 21-06
(1e) advies OR op Prestatie-afspraken
- 01-06
ontwerpreactie OR op prestatie-indicatoren
- 05-03
reactie OR op koers- en organisatiewijziging
- 25-01
reactie OR op FB Hospitality
- 13-01
reactie OR op Instellingsplan op hoofdlijnen
Mobiliteitsbeleid
Werkwijzer: 7 redactionele bijdragen: artikel, column en OR-actueel
Berichten op Intranet: 23 Berichten op Yammer: 36
18
OR jaarverslag 2012
19
OR en reflectie: training, scholing en zelfevaluatie Soezie van den Heuvel
Een gremium als de OR, dat als het ware de organisatie kritisch bij de les wil houden, reflecteert uiteraard ook op zijn eigen functioneren. Zeker als het de medezeggenschap betreft binnen een organisatie die het (zélf ) leren en innoveren propageert. Dat kan door het volgen van individuele scholing of collectieve training, of door werkbezoeken en deelname aan landelijk overleg en intervisie. Dat kan ook in de vorm van het voortdurend zoeken naar meer praktische verbeteringen, bijvoorbeeld door het experimenteren met een iPad als papierbesparende pilot. Aldus komen in de OR, ook als leerschool voor persoonlijke ontwikkeling en teamvorming, zaken bijeen als (meegebrachte) ervaring, competenties, expertise en studie. Medezeggenschap aldus als (ook) een vorm van blended learning.
Training maart 2012: mission statement Spoedig na de nieuwe samenstelling en vlak na het aantreden in maart 2012 is de OR op gemeenschappelijke training gegaan, van 26 tot 28 maart. Tijdens dat programma zijn zoal de volgende onderdelen behandeld: WOR en WHW; onderhandelingsvaardigheden en krachtenveld; teamvorming, rollen en taken; communicatie. Uiteindelijk heeft de OR een gemeenschappelijke visie geformuleerd: de OR is er om in het gezamen-lijke belang van de organisatie, primair vanuit het perspectief van de medewerkers, een tegenwicht te vormen voor het management door continue kritisch, constructief, alert en proactief op te treden in strategische, tactische en actuele onderwerpen. De OR streeft naar een klantgerichte, toekomstbestendige OU 2.0, waarbij optimaal gebruikgemaakt wordt van de denkkracht van de medewerkers en het accent ligt op talentmanagement. De medewerker centraal, naast de student centraal. De OR streeft ook naar een faciliterende/ondersteunende leiderschapsstijl. Transparantie ziet de OR in heldere accountability, vertrouwen en een energiek organisatieklimaat.
Interne kennis en kunde Vanuit de bestaande vier commissies (zie pagina 27) is de OR tevens met specifieke dossiers gaan werken – denk aan het dossier ‘Verandertraject’. Het werken met dossiers maakt tevens participatie van collega’s mogelijk, dat wil zeggen niet als OR-lid maar als extern lid. Op die manier kan de OR (aanvullend) gebruikmaken van de aanwezige kennis en kunde binnen de organisatie.
Externe kennis en kunde In 2012 heeft de OR ook volop de kracht van netwerken buiten de organisatie benut. Zo is de OR via het LOVUM – Landelijk Overleg Voorzitters Universitaire Medezeggenschap – maar ook via de persoonlijke netwerken van de leden, op werkbezoek geweest bij de Vrije Universiteit (VU) in Amsterdam. De VU onderging, weliswaar op een veel grotere schaal – beoogde reductie van 600 fte OBP op een personeelsbestand van zo’n 4.500 medewerkers – een soortgelijke organisatieverandering als bij de Open Universiteit, denk aan benoemen kwartiermakers, terugdringen overhead, clustering, van werk-naar-werk. Het werkbezoek in mei aan Meander (Kerkrade), zorgaanbieder, en het in november bijwonen van een bijeenkomst rond de heroverweging van de universitaire medezeggenschap (SoFoKles, Eindhoven), heeft de OR nieuwe inzichten opgeleverd op het gebied van bredere (decentrale) medezeggenschap.
OR én SR in Gezamenlijke Vergadering De nieuwe WHW (september 2011) bepaalt dat de zogeheten Gezamenlijke Vergadering (GV) van OR en SR een aantal bevoegdheden delen. Zo kan de GV gebruikmaken van instemmingsrecht op het gebied van: het Instellingsplan; de kwaliteitszorg; het Bestuurs- en beheersreglement, en het Onderwijs-
20
OR jaarverslag 2012
21
en examenreglement. Voor de OR geldt als welkome bijkomstigheid dat de student-leden van de SR in veel gevallen volop actief zijn op de arbeidsmarkt, en zo weer specifieke expertise meebrengen. Het
OR en ambtelijk secretariaat:
uitwisselen en gebruikmaken van elkaars kennis, kunde en netwerken werpt zodoende ook hier zijn
het zenuwcentrum
vruchten af.
Frans Bogaert
Duurzaam werken: iPads en Dropbox De bezuiniging op ondersteunend personeel was ook bij de OR (reeds eerder) merkbaar. Zo heeft het ambtelijk secretariaat een deel van haar uren ingeleverd. Om dat te kunnen opvangen, heeft de
Min of meer op de achtergrond, maar daarom zeker niet minder belangrijk, opereert het ambtelijk
OR alle processen en werkzaamheden in kaart gebracht. Eén van de conclusies was dat er binnen de
secretariaat. Vanaf dat administratieve en logistieke ‘centrum’ wordt de algehele ondersteuning
medezeggenschap wel erg veel papier werd geproduceerd. De aanschaf van iPads en het gebruik
verzorgd voor twee medezeggenschapsorganen: de 13-koppige (maar slechts met 10 leden bezette)
van Dropbox, waardoor er dus minder geprint hoeft te worden, is naar de overtuiging van de OR een
Ondernemingsraad en de 9-koppige Studentenraad (die weliswaar slechts één keer per maand
duurzame keuze gebleken.
vergadert, maar dan toch zo’n kleine vijf uur). Na het lezen van alle hiervoor beschreven activiteiten, zal het geen verbazing wekken dat het ambtelijk secretariaat een soort zenuwcentrum is. Of, zoals wij
Individuele scholing
in een editie van Werkwijzer lieten optekenen: als er één uitdrukking is die het werk van het amb-
Een OR binnen een universiteit mag zich gelukkig prijzen met de kennis/expertise, competenties en
telijk secretariaat aardig illustreert, dan is het: ‘We moeten nog …’. Daarmee doelen we op de vele
(academische) ervaring die veel OR-leden al ‘van zichzelf’ meebrengen, denk aan: bedrijfs- en organi-
actiepunten die het ambtelijk secretariaat telkens als ‘huiswerk’ van zowel de OR als de SR meekrijgen:
satiekunde, recht, financiën, personeelsbeleid. Daarnaast kunnen nieuwkomers zich laten (bij)scholen.
verslaglegging; een adviesbrief die nog de deur uit moet; een telefoontje naar het CvB over het uitblij-
In 2012 zijn Aline van Hoof en Sharron Wijsman gestart met de opleiding Bedrijfskunde voor OR-leden.
ven van een notitie; of het reserveren van ruimte voor een inderhaast ingelaste vergadering, inclusief
Een opleiding die eerder reeds werd gevolgd door Cisca Andeweg en Soezie van den Heuvel. Vanuit
televerbinding met een SR-delegatie ...
hun affiniteit met alle aspecten van medezeggenschap nemen OR-leden tevens vakliteratuur door en/
Wisseling van de wacht
of wonen zij symposia bij.
Op het ambtelijk secretariaat zijn twee functionarissen werkzaam: Mieke Mertens, secretaresse, en Frans Bogaert, ambtelijk secretaris. Frans is per 1 januari 2012 Bernadette Kop opgevolgd die
De (zelf )lerende Ondernemingsraad
medio december 2011, na zo’n 10 jaar als ambtelijk secretaris werkzaam te zijn geweest, met
In het artikel over de reflecterende OR zie ik ook anderszins vier synergetische (leer)aspecten
(vroeg)pensioen de OU verliet. Frans had voordien 13 jaar gewerkt voor Modulair en een master
samenkomen. Door hier steevast in te investeren, kan de OR als geheel effectiever (blijven)
Cultuurwetenschappen bij de OU afgerond. Per oktober 2012 is Frans gestart met een 1-jarige
reageren op veranderingen in de omgeving en de organisatie:
(DASMO)leergang ‘Secretariaat en Organisatie’. De ambtelijk secretaris neemt, samen met de voor-
1. Ontwikkelen van een gemeenschappelijke visie. Denk aan commitment over een visie op
zitters van OR en SR, eveneens deel aan het halfjaarlijkse overleg van het LOVUM, dat staat voor:
de toekomst en de principes op basis waarvan we dat willen verwezenlijken.
Landelijk Overleg Voorzitters Universitaire Medezeggenschapsorganen. Waar het LOVUM op zich al
2. Teamleren: als we bewuster de kracht van elkaar onderkennen en die ook (op)zoeken,
een uiterst leerzame exercitie is – MZ-casussen van alle universiteiten passeren de revue – wisselen de
ontstaat er een gezamenlijke intelligentie die uiteindelijk groter is dan de som van de indivi-
ambtelijk secretarissen en griffiers in het middagdeel ervaringen en adviezen uit.
duele talenten. Mede door teamleren komt de creatieve potentie van iedereen beter tot z’n
Het ambtelijk secretariaat nam eveneens deel aan de gezamenlijke training van de in maart 2012
recht.
nieuw aangetreden OR.
3. Verbanden zien: als iedereen de kracht van verbanden ziet tussen de verschillende mensen, teams en doelen, ga je anders tegen de organisatie, het werk van collega’s maar
Taken
ook hun invloed op het resultaat aankijken.
Waar niet iedere medewerker (echt) bekend zal zijn met het werk van de me-
4. Persoonlijke ontwikkeling: streven naar het uitbouwen van ieders capaciteiten zodat we de
dezeggenschap, zou dat evenzeer kunnen gelden voor het ambtelijk secreta-
resultaten bereiken die we echt wensen. Dat er binnen de OR een omgeving ontstaat waarin
riaat. Wat gebeurt daar zoal? Het kloppend hart van het ambtelijk secretariaat
we gestimuleerd worden onszelf te ontwikkelen en geboeid blijven dat te doen waar we
vormt de secretaresse. Zij staat garant voor een fors pakket aan administra-
sterk in zijn. Soezie van den Heuvel
tieve en logistieke werkzaamheden: - het plannen van de (jaar)cyclische vergaderingen (data, tijdstippen, locaties); - het, in overleg met het Dagelijks bestuur, opstellen van de agenda voor de diverse overleggen: OR-plenair, College van bestuur, SR-plenair; - het verslaan van de overleggen en (spoedig) verspreiden van de notulen;
‘OR doet veel en goed werk!’
- het bewaken van de uitvoering van de actiepunten. De ambtelijk secretaris is belast met de ambtelijke en (voorbereidende) juridische ondersteuning: - het (mede) toelichten van lopende dossiers en actiepunten; - het adviseren inzake formele bevoegdheden (WOR/WHW) en procedures; - het bewaken van termijnen ingeval de OR overweegt om over een (fundamenteel) verschil van mening in beroep te gaan;
22
OR jaarverslag 2012
23
- het beheren en actualiseren van de diverse OR- en SR-reglementen en (aanvullende) Ondernemingsovereenkomsten; - het op ambtelijk niveau – dat wil zeggen richting bestuurssecretariaat College van bestuur –
Vooruitblik 2013
opvolgen en afstemmen van actiepunten in de vorm van brieven/mailings en telefoontjes; - terugkoppeling naar, en communicatie met de achterban;
Michiel van Oosterzee
- de ambtelijk secretaris is tevens voorzitter van het Stembureau dat belast is met de organisatie en coördinatie van de verkiezingen voor de OR en de SR (daarbij geholpen door een Voorbereidingscommissie Verkiezingen).
In 2013 staat de reorganisatie en het herontwerp van de OU-organisatie centraal. Het reorganisatieplan komt in het voorjaar, en aan het einde van het jaar moet het plaatje compleet zijn, want de nieuwe organisatie gaat op 1 januari 2014 van start. Het herontwerp omvat ook een herziening van de
Krachtenveld …
medezeggenschap: er zal een vorm van decentrale medezeggenschap komen op het niveau van de
Misschien wel aardig om eens te vermelden. Als ambtelijk secretariaat – met een door
afdelingen.
het College van bestuur benoemde ambtelijk secretaris – opereer je in een nogal gevarieerd krachtenveld. Aan de ene kant werk je als loyale (en liefst trotse) OU-medewerker op
Maar de reorganisatie is niet het enige onderdeel van de Veranderagenda die in 2012 is gestart.
interambtelijk niveau voor de (politiek)bestuurlijke organisatie. Aan de andere kant werk je
Ook het nieuwe onderwijsmodel, dat gebaseerd wordt op de keuzes die in het Instellingsplan en bij
dienstverlenend voor, maar ook juridisch en procedureel adviserend aan de (naar zijn aard
de Prestatieafspraken zijn gemaakt, zal in 2013 uitgewerkt gaan worden. In de jaren daarna zal het
terecht) kritische medezeggenschap. Voor extra complexiteit zorgt daarbovenuit de organi-
nieuwe onderwijsmodel grote veranderingen met zich meebrengen in zowel de inhoud als de organi-
satorische positionering van het ambtelijk secretariaat. Enerzijds ressorteert dat hiërarchisch
satie van ons onderwijs. In breder verband hangt dit samen met de landelijke discussie over deeltijd-
onder de afdeling Personele en Juridische Ondersteuning – het contact met de leiding-
onderwijs, de rol van de OU daarin en de samenwerking met andere universiteiten op dat terrein, die
gevende is enkel bilateraal en gaat zeker niet over het inhoudelijke werk. Anderzijds kent
in 2013 op gang zal komen.
het ambtelijk secretariaat ook een functioneel ‘leidinggevende’, bij de Open Universiteit zelfs twee, de respectievelijke voorzitters van de Ondernemingsraad en Studentenraad.
De Veranderagenda heeft ook ambities op het terrein van het HRM-beleid en van het academisch
Frans Bogaert
onderzoek en valorisatie. Voor beide onderwerpen starten werkgroepen, die beleid voorbereiden. Bij beide onderwerpen blijft de OR nauw betrokken. In 2013 staat ook het instellingsbrede systeem van kwaliteitszorg op de agenda, een onderwerp waarover de Gezamenlijke Vergadering instemmingsrecht heeft. In 2013 of 2014 zal een instellingsvisitatie plaats gaan vinden, en ook daarvoor dient nog het nodige werk te worden gedaan. Tot slot zal ook het beheer van de campus in Heerlen in 2013 aan de orde komen. Een masterplan voor renovaties en modernisering van de gebouwen zal worden opgesteld. En de discussie over de rol en inzet studiecentra, die nu buiten de reorganisatie vallen, zal ook weer gevoerd gaan worden. En op die rol ook heeft het nieuwe onderwijsmodel weer grote invloed. Genoeg te doen kortom!
24
Breng ook jouw expertise in!
Weinig verveling, ook in 2013 niet!
Er zijn verschillende commissies binnen de OR die het beste bemenst kunnen worden door OR-leden
Eén en al strategie in 2012. Nauwelijks verholen paniek na de ‘VVD-aanval’ op de OU; een
met een bepaalde expertise. Mocht je ooit interesse hebben en je verkiesbaar willen stellen, dan kan
nieuwe voorzitter van het College van bestuur; een ons bekennen tot de BaMa-opleidingen
jij met jouw expertise lid zijn van zo’n commissie. Ook draagt het lidmaatschap bij tot je persoon-
als core business; eindelijk een nieuw Instellingsplan voor de planperiode 2012-2016; de start
lijke ontwikkeling. Zo hebben we overlegtrainingen gehad, samen met de Studentenraad. Allemaal
van een zeer ambitieuze, campusbrede verbouwing; Prestatieafspraken die eerst struikelen
zaken waardoor jezelf kan groeien en je in kan zetten voor het geheel. Dus stel je bij de volgende
maar dan alsnog goed op de rails gezet worden; voortgaande strubbelingen over OpenU
ronde verkiesbaar zodat we het werk over meer mensen kunnen verdelen en we er gezamenlijk een
ondanks een poging om tot een eenduidig besluit te komen. Never a dull moment!
succes van kunnen maken. Ruben Obsteter
Michiel van Oosterzee
OR jaarverslag 2012
25
Contact: leden, commissies, adressen
ndernemingsraad Namen en telefoonnummers OR-leden Mw. F. (Cisca) Andeweg (FAN)
beheersassistente CELSTEC
2261
Mw. drs. B.H.M. (Berna) Gademann (BGA)
projectmanager RW
2473
Mw. E.D.S. (Soezie) van den Heuvel (HEU)
ICTS/vakbondsfunctionaris Abvakabo
2674
Mw. Bdes A.E.R.M. (Aline) van Hoof (HOO)
adviseur Visuele Communicatie
2521
Dhr. R. (Ruben) Obsteter (ROB)
informatievoorziening MW
2971
Dhr. mr. N.M. (Michiel) van Oosterzee (NOO)
universitair docent Staats- en bestuursrecht
2463
Mw. dr. E. (Ella) Roubtsova (ELR)
universitair docent informatica
2513
Mw. drs. M.A.A. (Marjan) Specker (MSP)
opleidingsmanager PSY
2400
Dhr. dr. S.M.E. (Steven) Verjans (SVJ)
universitair docent LOOK
2787
Mw. S.F. (Sharron) Wijsman (SFW)
medewerker Bedrijfsbureau Facilitair bedrijf
2554
Marya Dols was OR-lid tot oktober 2012
OR-commissies Financiën OR-leden: Berna Gademann (voorzitter), Aline van Hoof, Ruben Obsteter, Steven Verjans Externe leden: dhr. drs. J.G.E. (Han) Spekreijse, universitair docent financiering en belegging; dhr. C.L. (Chris) Peeters, art director FB Personeel en Organisatie OR-leden: Soezie van den Heuvel (voorzitter), Cisca Andeweg, Aline van Hoof, Marjan Specker Externe leden: dhr. dr. F.R.E.J. (Frederik) Van Acker, universitair hoofddocent PSY; dhr. G. (Gido) Bloemen, medewerker Post & Logistiek Facilitair bedrijf; mw. P.H.J. (Paula) Roder-van Bijnen, hoofd studiecentrum Utrecht; mw. R.H.T. (Caroline) Visser, hoofd studiecentra Emmen, Groningen, Leeuwarden Strategie en Beleid OR-leden: Michiel van Oosterzee (voorzitter), Steven Verjans Extern lid: dhr. dr. F.H.T. (Frank). de Langen, universitair hoofddocent MW Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu OR-leden: Cisca Andeweg (voorzitter), Sharron Wijsman, Marya Dols Externe leden: mw. M.C.P.J. (Claire) Vanspauwen-Van Damme, medewerker arbeidsvoorwaarden en persoonlijke ontwikkeling / arbocoördinator-preventiemedewerker; dhr. C.B. (Coen) Voogd, communicatiemedewerker
Ambtelijk secretariaat Dhr. F.P.L. (Frans) Bogaert MA (FBO), ambtelijk secretaris OR/SR
2737
Mw. M.W. (Mieke) Mertens (MME), secretaresse OR/SR
2215
Faxnummer: 2114 e-mail:
[email protected] gebouw Madrid, kamers 2.37/2.39
Webadres Intranet > Organisatie > Ondernemingsraad
26
OR jaarverslag 2012
27
Open Universiteit
Postbus 2960 6401 DL Heerlen T +31 (0)45 - 576 2222 (receptie) E www.ou.nl
5?13142_mei 2013
Valkenburgerweg 177 6419 AT Heerlen
