Inhoud:
OR JAARVERSLAG 2013
− VOORWOORD − OR EN ONTWIKKELINGEN BINNEN DE LUMENS GROEP: − ONTWIKKELINGEN WIJEINDHOVEN − JAARURENSYSTEMATIEK − BEOORDELINGSSYSTEEM − OVERIGE ONDERWERPEN
− VGWM-COMMISSIE − WERKGROEP FINANCIËN − COMMUNICATIE MET DE ACHTERBAN − CONTACT MET DE VAKBONDEN − OVERLEG MET DE RAAD VAN TOEZICHT − OR VERKIEZINGEN − STUDIEDAGEN − VOORUITBLIK 2014 VOORWOORD: DE TRANSITIE. Stonden we in 2012 nog aan de vooravond van de grote omslag in het welzijnswerk, wat voor ons betekende: starten met een andere organisatiestructuur, in 2013 zijn we er midden in terechtgekomen. Direct in januari werd gestart met het proces. De gevolgen waren direct voelbaar: minder management, meer verantwoordelijkheid naar de werkvloer en meer zeggenschap voor de burger. Het voelde voor velen nog onzeker aan. Het streven naar behoud van arbeidsplaatsen met minimaal verlies van kwaliteit, opgedane kennis en ervaring klonk leuk
maar de realiteit van het moment was in de opstartfase van de transitie onrust. De burgers en netwerkpartners keken verrast op, maar door deze nieuwe werkwijze kreeg het imago van de Lumens Groep wel een positieve wending. Heel jammer was dan ook het ondoorzichtige proces van de aanbesteding. Als OR voelden wij ook de spanning op de werkvloer. Een groot compliment voor de inzet van iedereen, want mede hierdoor bleef Woensel Zuid behouden voor het collectieve werk. WIJeindhoven ging verder ontwikkelen en hier hebben we als OR op geanticipeerd door een platform in het sociale domein op te richten. Waar we het meest mee geworsteld hebben, was de Jaarurensystematiek (JUS). Tevreden kijk ik terug op de contacten met Raad van Bestuur, Raad van Toezicht, de vakbonden en niet te vergeten onze achterban. Al met al weer een bewogen jaar met de wetenschap dat we er nog niet zijn. Met een flexibele houding naar de moderne tijd en met de dezelfde werkhouding die we in 2013 hebben laten zien, ben ik overtuigd dat de Lumens Groep nog van grote waarde zal zijn. Peter Goevaers, Voorzitter OR Lumens Groep.
OR EN ONTWIKKELINGEN BINNEN DE LUMENS GROEP. − ONTWIKKELINGEN WIJEINDHOVEN De OR heeft het initiatief genomen om een platform te vormen bestaande uit ondernemingsraden van organisaties die betrokken zijn bij WIJeindhoven. Dit initiatief is door de betrokken ondernemingsraden zeer op prijs gesteld. Het platform komt regelmatig bij elkaar om informatie uit te wisselen, contact te hebben met de vakbond en de mogelijkheden van medezeggenschap binnen WIJeindhoven te bespreken.
Daarnaast is de OR door de bestuurder goed op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen omtrent WIJeindhoven. Het is duidelijk dat WIJeindhoven grote invloed heeft op de organisatie. De OR volgt de ontwikkelingen en in het gesprek met de bestuurder geeft de OR aan wat de problemen en aandachtspunten vanuit het werkveld zijn. De bestuurder neemt dit mee in zijn overleg met de projectleiders van WIJeindhoven en de wethouder.
− JAARURENSYSTEMATIEK De OR vond dit een lastig dossier omdat de consequenties van de invoering van de jaarurensystematiek (JUS) niet duidelijk zijn. In eerste instantie heeft de OR de JUS afgewezen: de OR vond het geen toegevoegde waarde hebben. Na diverse gesprekken met de bestuurder en manager HR heeft de bestuurder in oktober een hernieuwde instemmingsaanvraag gestuurd. De OR heeft na lang overleg een voorstel gedaan om de JUS voor een proefperiode van een jaar in te voeren. Aan het eind van die proefperiode volgt een gezamenlijke (organisatie en OR) evaluatie. De uitkomst van deze evaluatie bepaalt voor de OR of de JUS ingevoerd wordt of niet.
− BEOORDELINGSSYSTEEM De instemmingsaanvraag die de OR hierover heeft ontvangen, gaat uit van de ontwikkeling van medewerkers met het oog op hun inzetbaarheid. De OR vind dit een goed uitgangspunt en heeft ingestemd met een beoordelingssysteem op basis van ontwikkelgesprekken. De OR heeft o.a. aangegeven dat het belangrijk is dat HR en de peoplemanagers de gebruikte termen onderling afstemmen, zodat het uitgangspunt bij de gesprekken hetzelfde is. Verder heeft de OR aangegeven een evaluatie te willen na het eerste jaar en daarna om de twee jaar.
− OVERIGE ONDERWERPEN Andere advies- en instemmingsaanvragen waren: Adviesaanvraag: Oprichting I-Kracht De OR heeft positief advies uitgebracht t.a.v. de oprichting van de coöperatie I-Kracht. Het is goed innovatief bezig te zijn op het gebied van digitale hulpverlening. Door de samenwerking met andere organisaties blijft het bedrijfsrisico beperkt. Instemmingsaanvraag: Scholingsregeling De OR kan zich vinden in het belang van scholing voor de eigen inzetbaarheid. Het kan voorkomen dat medewerkers scholing voor een deel in eigen tijd moeten doen.
Daarnaast heeft de OR aandacht besteed aan o.a. de volgende onderwerpen: MTO De OR heeft een aantal suggesties gedaan voor vragen die de OR in eerste instantie miste in het MTO. Deze suggesties gingen over het KTO, WIJeindhoven en waarborging anonimiteit. De VGWM-commissie heeft dit besproken met de medewerker Arbozaken. De commissie heeft de uitkomsten en signalen vanuit het MTO teruggekoppeld naar de OR. De OR heeft de signalen besproken met de bestuurder. Integriteitscode Een aantal OR leden heeft in samenwerking met een extern deskundige en medewerkers de integriteitscode besproken. De uitkomsten van deze overleggen zijn meegenomen in de integriteitscode zoals die er nu ligt. ORT Pilot De Lumens Groep had zich samen met drie andere organisaties aangemeld voor een ORT pilot georganiseerd vanuit het CAO overleg. Het Fonds Collectieve Belangen voerde het onderzoek uit. De bestuurder heeft de OR gevraagd hierin mee te denken. Medewerkers van de Lumens Groep zijn gevraagd een enquête in te vullen over de ORT. Na de uitkomsten van dit onderzoek, bleek dat er geen gezamenlijke oplossing vanuit de vier organisaties voor de ORT was. De organisaties mochten ieder apart een voorstel doen. Een gezamenlijk voorstel vanuit de Lumens Groep en de OR was niet mogelijk omdat de ideeën hierover te ver uit elkaar lagen. De OR heeft aangegeven het nu geen goed moment te vinden om met de pilot verder te gaan. Dit heeft de manager HR doorgegeven aan de projectleider van de ORT pilot. Overlegvergaderingen Bij de overlegvergaderingen met de bestuurder heeft de bestuurder de OR o.a. geïnformeerd over de offerte 2014, aanbestedingen, visie, strategische allianties, zeggenschapsstructuur. Verder komen er regelmatig unitmanagers langs om informatie te geven over bepaalde onderwerpen. De onderwerpen waren o.a. relatiebeheer, personele ontwikkelingen, vrijwilligersbeleid, klantzeggenschap.
VGWM-COMMISSIE. Personele wijzigingen. In 2013 heeft Hannah Oberzaucher de VGWMcommissie verlaten. Corissa Hopman, klachtbehandelaar Lumens Groep, heeft haar plaats ingenomen naast Hacer Ural en Marloes Trepels. Verder heeft Jeannette Telder, beleids- of stafmedewerker, de plaats ingenomen van Annemarie de Kleijn als aanspreekpunt voor de OR. Jeannette heeft de ARBO zaken van de organisatie in haar takenpakket.
In 2013 hebben onderstaande onderwerpen de aandacht gehad. De VGWM-commissie is in 2013 regelmatig bij elkaar geweest en daarbij zijn de volgende onderwerpen besproken en advies over gegeven: − De ontruimingsoefening op locaties − Opleiding voor bedrijfshulpverlening (BHV) − Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) − Hygiëne op kantoorpanden − Calamiteitenmeldingen − Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) − Luchtkwaliteit pand Valkenswaard. Voor 2014 hoopt de VGWM-commissie dat ze weer veel signalen uit de organisatie op kan pikken en vertalen naar een verbetering van arbeidsomstandigheden. Een uitgebreid verslag van de werkzaamheden van de VGWM-commissie vind je onderaan het OR Jaarverslag.
WERKGROEP FINANCIËN. De werkgroep financiën bestond in 2013 uit: Marcel Bakker, Frans Noordeloos en Wil Vugts. In oktober is Ruud Meij toegevoegd en is Wil Vugts reserve geworden. De werkgroep is een aantal keren bij elkaar geweest. Tijdens deze bijeenkomsten heeft de werkgroep de financiële stukken van de organisatie: de jaarstukken, de tussentijdse en de eindrapportage en de begroting, bestudeerd en besproken. Naar aanleiding hiervan zijn er in de overlegvergadering een aantal vragen gesteld aan de bestuurder. De vragen zijn naar tevredenheid beantwoord. De OR heeft het standpunt en de bevindingen van de werkgroep Financiën gehoord en het advies hierover overgenomen.
COMMUNICATIE MET DE ACHTERBAN. Lunchbijeenkomsten Om informatie te geven over het werk van de OR i.v.m. de op handen zijnde OR verkiezingen, heeft de OR lunchbijeenkomsten georganiseerd op verschillende locaties. Het bleek een goede manier voor de OR om in contact te komen met collega’s. De OR hoort wat er leeft en kan zelf informatie geven wat de OR doet t.a.v. bepaalde ontwikkelingen. Vooral de ontwikkelingen m.b.t. WIJeindhoven geven veel stof tot praten. De OR heeft daarom nog een aantal keren een lunchbijeenkomsten georganiseerd en zal dit in 2014 blijven doen.
Nieuwsflitsen De OR heeft in 2013 negen keer een Nieuwsflits uitgebracht. Deze is op de locaties verspreid en op intranet gepubliceerd.
CONTACT MET DE VAKBONDEN. De OR heeft regelmatig contact gehad met de vakbond over WIJeindhoven, de aanbesteding van het welzijnswerk in Eindhoven en de CAO ontwikkelingen. De vakbondsbestuurder Welzijn van de AbvaKabo, Jan van Rijsingen, is op uitnodiging van de OR een keer langsgekomen om te praten over de ontwikkelingen omtrent WIJeindhoven. De vakbonden waren niet op de hoogte van de ontwikkelingen. De vakbondsbestuurder gaf de suggestie de OR’en van organisaties betrokken bij WIJeindhoven uit te nodigen voor een bijeenkomst. Dit voorstel heeft de OR opgepakt en na de zomervakantie was de eerste bijeenkomst van het OR Platform. De aanwezige OR afvaardigingen waren zeer positief over dit initiatief van de OR. De vakbonden AbvaKabo en CNV hebben de OR nog geraadpleegd over WIJeindhoven voordat ze hierover een gesprek met de bestuurder hadden. In het geval van de aanbestedingen in Woensel heeft de OR een brief naar de vakbond gestuurd met de opmerking dat de gemeente had verzuimd in de aanbestedingsprocedure op te nemen dat de nieuwe werkgever personeel moet overnemen van de oude, conform de CAO. De vakbondsbestuurder van de AbvaKabo en de voorzitter OR hebben n.a.v. deze brief dit gemis besproken met de wethouder. De wethouder heeft toegegeven dat de gemeente dit niet goed in de gaten heeft gehad. De wethouder heeft excuses aangeboden.
OVERLEG MET DE RAAD VAN TOEZICHT. In de OV vergaderingen van mei en december was een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig. De OR heeft in mei met de Raad van Toezicht de algemene gang van zaken in de organisatie besproken. Daarnaast was er aandacht voor de vele zich snel opvolgende veranderingen in het welzijnsbeleid en daardoor in de organisatie. De Raad van Toezicht ziet dat dit veel van medewerkers vraagt om hier goed mee om te gaan en ondertussen toch hun werk te blijven doen. In de vergadering van december heeft de OR kennisgemaakt met het nieuwe lid van de Raad van Toezicht, Pieter Vergroesen. Verder zijn de plannen van de organisatie omtrent strategische allianties besproken.
OR VERKIEZINGEN. De zittingstermijn van de OR liep in oktober af. Daarom waren er voor de tweede week van oktober verkiezingen gepland. In juli is de OR begonnen met het werven van kandidaten via de vakbonden en in het algemeen bij medewerkers. Bij sluiting van de aanmeldingstermijn bleken 11 mensen zich kandidaat te hebben gesteld als
OR lid. Dit waren evenveel kandidaten als OR zetels. OR verkiezingen waren hierdoor niet nodig. Alle kandidaten hebben zitting genomen in de OR. De OR is weer voltallig.
De OR leden zijn van links naar rechts: ste 1 rij: Berbe Jonkheer, Hacer Ural, Peter Goevaers, Claire Benn, Ruud Meij de 2 rij: Corissa Hopman, Anja van Hamont, Sanneke van der Sanden, Frans Noordeloos, Wil Vugts en Marloes Trepels.
STUDIEDAGEN. De OR heeft drie studiedagen gehouden. De eerste studiedag ging over moderne arbeidsverhoudingen en medezeggenschap. De tweede studiedag was het thema vooral teambuilding met gebruik van de breinvoorkeuren. De laatste studiedag stond ’s morgens in het teken van de wet- en regelgeving m.b.t. medezeggenschap voor de nieuwe OR leden. ’s Middags heeft de OR weer een voorzitter en vice-voorzitter gekozen. Dit was noodzakelijk na de verkiezingen. Peter Goevaers is voorzitter gebleven en Frans Noordeloos vice-voorzitter. Verder was het onderwerp het inzetten van de breinvoorkeuren voor de besluitvorming en in de onderhandelingen met de bestuurder.
VOORUITBLIK 2014. Voor het komende jaar blijft het spannend hoe de ontwikkelingen omtrent de transities en daarmee samenhangend WIJeindhoven zullen gaan. De OR blijft zich inzetten voor medezeggenschap bij WIJeindhoven. Net zo belangrijk is het betrekken van alle groepen binnen de Lumens Groep bij medezeggenschap. De OR gaat de mogelijkheden hiervoor onderzoeken en hoopt meer medewerkers bij medezeggenschap te kunnen betrekken en daar enthousiast voor te maken. Alle OR leden houden hun oren en ogen open om de ontwikkelingen in de gaten te houden en signalen vanuit de werkvloer op te pakken. Dit neemt de OR mee in het overleg met de bestuurder. De OR blijft via de bestuurder geïnformeerd over de in- en externe ontwikkelingen omtrent de Lumens Groep. De OR denkt mee, kritisch maar constructief. Invloed vanuit de werkvloer is en blijft belangrijk!
SAMENSTELLING OR PER 1 JANUARI 2013: Claire Benn, Peter Goevaers (voorzitter), Merel de Graef, Anja van Hamont, Frans Noordeloos (vice-voorzitter), Hannah Oberzaucher, Sanneke van der Sanden, Marloes Trepels, Hacer Ural, John Verhees, Wil Vugts, Carla de Haas (ambtelijk secretaris) In het voorjaar zijn Merel de Graef en John Verhees vanwege hun werkzaamheden teruggetreden als OR lid. Maar omdat in het najaar al OR verkiezingen stonden gepland, heeft de OR geen tussentijdse verkiezingen gehouden om de twee zetels op te vullen. Zie verder: OR Verkiezingen.
AANTAL VERGADERINGEN. OR vergaderingen: OV vergaderingen:
9 10 (waarbij 2 keer een afvaardiging van de Raad van Toezicht aanwezig was) OR werkbesprekingen: 24
OR INFORMATIE. Meer informatie over de onderwerpen in dit Jaarverslag is te vinden in de OR- en OVnotulen en de OR Nieuwsflitsen die op intranet gepubliceerd zijn.
VGWM-COMMISSIE JAARVERSLAG 2013 Personele wijzigingen. In 2013 heeft Hannah Oberzaucher de VGWMcommissie verlaten. Corissa Hopman, klachtbehandelaar Lumens Groep, heeft haar plaats ingenomen naast Hacer Ural en Marloes Trepels. Ook heeft Jeannette Telder, beleids- of stafmedewerker, de plaats ingenomen van Annemarie de Kleijn als aanspreekpunt voor de OR. Jeannette heeft de ARBO zaken van de organisatie in haar takenpakket. In 2013 hebben onderstaande onderwerpen de aandacht gehad: De ontruimingsoefening op locaties Voor de veiligheid van de medewerkers moet, in geval van incident, iedereen op een veilige manier het pand kunnen verlaten. Daarom wordt er eens per jaar een oefening in ontruimen worden gehouden. De VGWM commissie heeft de organisatie er op geattendeerd om deze oefening te houden. Op enkele panden na is dit gedaan. Opleiding voor bedrijfshulpverlening (BHV) Voor veiligheid van de medewerkers en bezoekers moet er altijd een BHV-er in het pand aanwezig zijn. Enkele medewerkers hebben hiervoor een opleiding gehad en krijgen elk jaar een herhalingscursus om hun kennis op pijl te houden. Vorig jaar is er gestart met een theoretische herhalingscursus in E-learning. Omdat deze nog niet helemaal naar wens functioneerde is er nu een vernieuwde versie gekomen. Dit voorjaar zijn de (herhalings)opleidingen BHV. Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) Bij de opzet van de vragen van het MTO heeft de VGWM-commissie meegekeken. Signalen die naar voren zijn gekomen, bijvoorbeeld de toenemende werkdruk, zijn opgepakt en meegenomen in overleggen met Jeannette en de bestuurder. De acties die daaruit voort zijn gekomen zijn met de hele OR besproken. De peoplemanagers zullen de aandachtspunten die hier uit voortkomen bespreken met en uitzetten in de teams. Hygiëne op kantoorpanden Nu er geen beheerders meer op de kantoorpanden zijn ligt de verantwoordelijkheid van het schoonhouden van de werkplek, opruimen van vaat en papier bij de medewerkers zelf. De schoonmaak van specifieke onderdelen is echter een geconstateerd probleem. Om hier verandering in te brengen zal het schoonmaakbedrijf dit meenemen in haar takenpakket. In overleg met hoofd facilitair en medewerkers zal worden bekeken wat er schoon moet worden gemaakt. Calamiteitenmeldingen Punt van aandacht zijn natuurlijk de calamiteiten die zich tussen de medewerker en cliënten voor kunnen doen. Meldingen hiervan worden gedaan in Regas en in
Axxerion. Er zijn in 2013 echter weinig meldingen binnengekomen. De VGWM-commissie vraagt zich af hoe dit komt gezien de soort organisatie die we zijn. Medewerkers zijn op de hoogte van de gevaren en hebben kennis van de methodiek om hiermee om te kunnen gaan. De VGWM-commissie houdt samen met Jeannette de meldingen in de gaten en indien nodig zal er via intranet extra aandacht worden besteed aan de calamiteiten. Voor 2014 zouden we graag zien dat als er problemen zijn die ook door middel van meldingen naar voren komen. Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) Het Klanttevredenheidsonderzoek wordt schriftelijk uitgevoerd via een toegestuurd formulier. De uitkomsten van dit onderzoek worden gebruikt als input voor ontwikkelgesprekken. Deze gesprekken worden begin 2014 opgestart. De cijfers die binnen komen worden bij de betreffende medewerker in AFAS gezet. Het uitgebreide rapport is op te vragen bij Jeannette. De VGWM commissie heeft dit proces van opzetten van KTO en verwerking van de gegevens nauwlettend gevolgd zodat de resultaten kunnen bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van hulpverlening. Luchtkwaliteit pand Valkenswaard Aandacht is geweest voor de kwaliteit van de lucht op onze locatie in Valkenswaard. Hier zijn onderzoeken gedaan en verbeteringen aangebracht t.a.v. de luchtkwaliteit. De VGWM commissie volgt deze ontwikkelingen en houdt een vinger aan de pols. Voor 2014 hopen we dat we weer veel signalen uit de organisatie op kunnen pikken en kunnen vertalen naar een verbetering van arbeidsomstandigheden.
