Opzet Draaiboek Symposium Februari 2008

Opzet Draaiboek Symposium Februari 2008 Datum …………………………………… 2008 Programma TITEL (Overgang VMBO-ROC) Ondertitel. Locatie Economisch College Maarssen, Pauwenkamp 152, 3607 GK Maarssen. Doelgroep Leerlingen van het Economisch College Maarssen. Communicatiedoelen Door vervolgopleidingen op het ROC vanuit diverse gezichtspunten te belichten, kunnen externe genodigden uit het (vervolg-)onderwijs, alumni en zeker leerlingen van het ECM, over het algemeen extra doordrongen raken van de moeilijkheden van de overgang van VMBO naar ROC. Alumni worden betrokken bij de activiteiten. Zij kunnen vertellen over de moeilijkheden die zij zelf hebben ervaren na hun aanvang van de vervolgstudie op het ROC. Samenwerking tussen alumni, vervolgonderwijsinstellingen en het ECM kan ten goede komen aan de een goede overgang van VMBO naar een vervolgopleiding op een ROC. Begroting Binnen toegekend budget door ECM-Directeur Hans Stollenwerck.

Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028

Economisch College Maarssen

Taken (met deze kleur aangegeven betekent dat de betreffende taak is afgerond) Hoofdtaak Sub-taken door klaar Ceremoniemeester Bepalen of Oktober c.q. dagvoorzitter ceremoniemeester/dagvoorzitter 2007 nodig/handig is. Zo ja: ∗ Aanstellen ∗ inpraten over zijn/haar rol Dagvoorzitter Gastheerschap

Afspreken wie gastheerschap op zich neemt en wat dat inhoudt (denk aan zaken als: bij entree verwelkomen gasten, speciaal welkom VIP’s) Ontvangst sprekers e.d. Vergoeding/reiskosten/attenties voor sprekers & evt. vervoer/verblijf regelen Plaatsen reserveren, kaartjes ‘gereserveerd’ maken

Oktober 2007

Datum Symposium

Afspreken datum en tijdsduur symposium inclusief ontvangst met koffie en borrel na.

Oktober 2007

Thema Symposium

Vaststellen thema, aantal lezingen: Overgang VMBO-ROC.. Voorzet ontwerp middagprogramma

September 2007 Oktober 2007 December 2007

Vaststellen programma

Financiën

Projectplan & begroting maken Begroting definitief goedkeuren

Oktober 2007 December 2007

Kosten regelen Etc. Sponsoring t.z.t.

Inventariseren mogelijke sponsors Contacten leggen en overleg regelen Brief met globale opzet maken & verzending

NovemberDecember 2007 NovemberDecember 2007

Bevestigingen sponsoring sturen met alle afspraken op schrift



Doelgroep(en) Alumni

Uitnodigingen

Alumnibeleid starten Contact opnemen met team externe genodigden op verschillende ROC’s Overleg met team externe genodigden van (de) verschillende ROC’s

November 2007

Verzendlijst externe genodigden opstellen

Januari 2008 Januari 2008

Verzendlijst interne genodigden opstellen

(1e aankondiging)

Lijst speciale gasten/genodigden Toevoegen adreslijst ROC’s

Januari 2008

Aankondiging, uitnodiging via…..

December 2007 December 2007 December 2007 December 2007

1e aankondiging/uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef 1e uitnodiging, naar drukker Levering door drukker Enveloppen bestellen Verzending 1e aankondiging/uitnodiging regelen

Uitnodiging

Uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef uitnodiging, naar drukker Levering door drukker Enveloppen bestellen Verzending 2e aankondiging/uitnodiging regelen

Website

Bepalen wat erop komt Website ontwerpen tekst & vormgeving Aanmelden via website Website beheer & voortdurende actualisatie informatie Verslag van symposium + foto’s op website


December 2007 December 2007 December December 2007 Januari 2008

OktoberNovember 2007 OktoberNovember 2007 OktoberNovember 2007 Vanaf September 2007 Februari 2008 Economisch College Maarssen

Inschrijving

Inschrijven deelnemers (~ genodigden) Regelmatig uitdraai maken deelnemerslijst Bevestiging deelname & plattegrond/routebeschrijving sturen Badges inkopen/maken Uitreiken badges (& evt. opstapplaats vervoer)

Sprekers

Inventariseren sprekers Contact opnemen met sprekers en verzoek om bijdrage te leveren Brieven maken: • brief opstellen met globale opzet symposium • bevestiging deelname • programma meesturen • vragen om samenvatting lezing of hele lezing voor symposiumboekje • vragen welke technische middelen nodig • spreeklocatie aangeven + plattegrond • evt. bevestigen vergoeding • hoe is vervoer geregeld • (overnachting/verblijf) Verzenden brieven Telefonisch contact sprekers voor puntjes op de i Eventueel zorgdragen voor wijzigingen & inpassen binnen programma & rekening houden met verhindering spreker (reserve/alternatieven achter de hand houden) Betaling vergoeding regelen Attenties Vervoer/overnachting/verblijf

Presentaties

September 2007 September 2007 December 2007

December 2007 Januari 2008 Eind januari 2008

Februari 2008 Februari 2008 Januari 2008

Sheets/PP. Overheadprojectie Computerpresentatie via eigen of geleverde laptop (Powerpoint) Videoprojectie Diaprojectie


Vanaf eind december2 007 Tot februari 2007 Vanaf eind december 2007 15 april 2007 9 mei 2007


Entertainment

Muziek Theater e.d. Overige nader in te vullen

Catering

Drank, koek, e.d., borrel Transport van alles + afvoer Planning ombouwen ruimte/inrichting ruimte/karaf, glazen sprekers/extra meubilair/aankleding/drank sprekers/bloemen, attenties sprekers Ombouwen ruimte/inrichten Karaf/glazen sprekers

Locatie

Ochtend februari 2008 Ochtend februari 2008

Inventariseren locaties & aantal plaatsen per locatie Locatie bezoeken (met ceremoniemeester) Reserveren, boeken zaalruimte Schriftelijke bevestiging aan locatie (Afstemming inschrijvingen op locaties)

Techniek op locatie

Organiseren middelen: technisch Inventarisatie technische hulpmiddelen (licht, geluid, presentatieapparatuur, e.d.) Controle kwaliteit en kwantiteit Microfoons (loop/vast) Opnameapparatuur Meubilair, Organiseren middelen: meubilair (evt. extra aankleding, meubilair) voorzieningen op Katheder/podiummeubilair locatie (Forumtafel)/overige Mededelingenbord Aankleding Belmogelijkheden Gasten/receptieboek etc. & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Organiseren personele ondersteuning Planning, regelen inrichting locatie& verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Organiseren middelen: tbv. catering Servies e.d. Organiseren middelen: tbv. sprekers Drank, bloemen, attentie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium


December 2007 Februari 2008 Januari 2008

Januarifebruari 2008

Eind januari 2008

Januari 2008 Januari 2008 Januari 2008


Stands op locatie

‘Stands’plan maken

December 2007

Aantal bepalen Standbemensing bepalen Inhoud stands bepalen en laten maken, verband met thema symposium (& mogelijkheid verkoop door vpk(-studenten) ontworpen ansichtkaarten, cd’s e.d.) Opbouw- en afbouwtijden bepalen Aankleding bepalen Attenties standbemensing Bespreking met standbemensing houden Drank e.d. voor standbemensing regelen Publiciteit

Publiciteitsplan (interne en externe publiciteit) maken Contact opnemen met redactie wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s Persbericht maken+media-advies Persbericht verzenden+uitnodiging Persbalie inrichten/bemensen Persmappen: inhoud bepalen en maken Afstemming woordvoerders regelen Eigen secretariaat/Communicatie/ Informatiecentrum/telefooncentrales informeren Wijkkrantjes Schoolkranten (deelnemende) ROC’s

Publiciteit drukwerk

Folders, posters, publicatie inleidingen, etc. Folder ontwerp tekst & vormgeving Drukproef folder Verspreiding van folders, aankondigingen op diverse locaties Poster ontwerp tekst & vormgeving Drukproef poster Verspreiding posters op diverse locaties

December 2007 December 2007

December 2007 December 2007 Vanaf januari 2008 December 2007 December 2007 Vanaf januari 2008

Publicatie inleidingen/lezingen Foto/dvd-reportage Fotograaf regelen Video/dvd-reportage regelen Foto’s tbv. publicaties leveren aan redacties wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028

Januari 2008 Januari 2008 Januari 2008


Weggevers

Congresmappen bestellen Congresboekjes samenstellen Weggevers/aandenken kiezen en bestellen

Bewegwijzering

Bordjes regelen Plattegrond maken

Vervoer

Taxi’s Bussen, etc.

Beveiliging

Bepalen of beveiliging nodig is Zo ja: Inhuren Vergoeding regelen Inpraten wat men, waar, wanneer moet doen Catering beveiliging regelen Brandpreventie Parkeerbegeleiding Parkeervoorziening regelen EHBO

(Vertalingen)

(Schriftelijk materiaal vertalen Tolken inhuren Tolkenhokjes met voorzieningen Catering tolken Betaling tolken)

Schoonmaak

Organisatie schoonmaak Eventueel tussentijdse schoonmaak i.v.m. calamiteiten Gehuurde ruimtes schoon

Evaluatie Symposium

Schriftelijk evaluatieformulier tbv. deelnemers samenstellen Plan voor verspreiding, inleveren ingevulde formulieren & verwerking gegevens maken & uitvoeren Mondelinge evaluatie medewerkers organisatie, bijeenkomst plannen Verslag bevindingen met conclusies & aanbevelingen naar relevante betrokkenen

Draaiboek

Februari 2008 Februari 2008 organisatieteam

Draaiboek Symposium 2007 / 2008

Maart 2008 Maart 2008

Regelmatig bijwerken en sturen naar: …………. Projectplan symposium 2008 opstellen & indienen bij directie Verzending door directie opgestelde bijgaande brief & projectplan met aanvraag financiële bijdrage, sponsoring naar relevante instanties

Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028

Februari 2008 Januari 2008

Directie

Vanaf september 2007 September 2007 September 2007


Opzet Draaiboek Symposium Februari 2008

Recommend Documents