1
Opzet Draaiboek Symposium 20 Maart 2008 Æ Versie van 2 november 2007 Å Datum 11 oktober 2007
Programma TITEL : Overgang VMBO-ROC Ondertitel: ……………….
Locatie Economisch College Maarssen, Pauwenkamp 152, 3607 GK Maarssen. Doelgroep Leerlingen van het Economisch College Maarssen. Communicatiedoelen Door vervolgopleidingen op het ROC vanuit diverse gezichtspunten te belichten, kunnen externe genodigden uit het (vervolg-)onderwijs, alumni en zeker leerlingen van het ECM, over het algemeen extra doordrongen raken van de moeilijkheden van de overgang van VMBO naar ROC. Alumni worden betrokken bij de activiteiten. Zij kunnen vertellen over de moeilijkheden die zij zelf hebben ervaren na hun aanvang van de vervolgstudie op het ROC. Samenwerking tussen alumni, vervolgonderwijsinstellingen en het ECM kan ten goede komen aan de een goede overgang van VMBO naar een vervolgopleiding op een ROC. Begroting Binnen toegekend budget door ECM-Directeur Hans Stollenwerck.
Het bijna voltallig organiserende leerlingorganisatieteam
2
Taken (met deze kleur aangegeven betekent dat de betreffende taak is afgerond) Hoofdtaak Sub-taken door klaar Oktober Ceremoniemeester Bepalen of Khalid tot Maart c.q. dagvoorzitter ceremoniemeester/dagvoorzitter 2008 nodig/handig is. Zo ja: ∗ Aanstellen ∗ inpraten over zijn/haar rol 20 Maart Dagvoorzitter Khalid 2008
Gastheerschap
Datum Symposium
Afspreken wie gastheerschap op zich neemt en wat dat inhoudt (denk aan zaken als: bij entree verwelkomen gasten, speciaal welkom VIP’s; de hele dag stand by zijn voor iedereen, samen met beveiliging) Ontvangst sprekers e.d.
Khalid
November 2007
Khalid
20 Maart 2008
Vergoeding/reiskosten/attenties voor sprekers & evt. vervoer/verblijf regelen
Khalid
November 2007 tot Maart 2008
Plaatsen reserveren, kaartjes ‘gereserveerd’ maken
Khalid
Maart 2008
Afspreken datum en tijdsduur symposium inclusief ontvangst met koffie en borrel na.
De datum is geworden met goedvinden en goedkeuring van Meneer Stollenwerck, Directeur ECM:
Donderdag 20 maart 2008
Meneer Staring
De datum is:
20 maart 2008
Oktober 2007
3 Hoofdtaak Thema Symposium
Sub-taken Vaststellen thema, aantal lezingen: Overgang VMBO-ROC..
Voorzet ontwerp dagprogramma
Vaststellen programma
door klaar Organisatieteam November Meneer Bravo 2007 en Meneer Staring
Meneer Bravo en Meneer Staring
November 2007
Organisatieteam December 2007 Samen met Meneer Bravo en Meneer Staring
4 Hoofdtaak
Sub-taken
Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring
Projectplan & begroting maken
Soufyan & Yassine
Vanaf November 2007
Begroting definitief goedkeuren
Soufyan en Yassine en Meneer Stollenwerck
Januari of Februari 2008
Kosten regelen
Soufyan & Yassine
Vanaf November 2007
Etc.
Soufyan & Yassine
Vanaf November 2007
Inventariseren mogelijke sponsors
Soufyan & Yassine
NovemberDecember 2007
Contacten leggen en overleg regelen
Soufyan & Yassine
Brief met globale opzet maken & verzending
Soufyan & Yassine
Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring
door
klaar
NovemberDecember 2007
5 Hoofdtaak
Sub-taken Bevestigingen sponsoring sturen met alle afspraken op schrift
door
Soufyan & Yassine
klaar NovemberDecember 2007
Alumni
= Oud leerlingen ECM Contact opnemen met oud leerlingen op verschillende ROC’s Overleg met oud leerlingen van (de) verschillende ROC’s
Chaĭsa
November 2007
Uitnodigingen
Verzendlijst externe genodigden opstellen (bijvoorbeeld oud leerlingen, Roc’s die standjes willen verzorgen, sponsors, ….)
Meneer Bravo
Vanaf November 2007
Verzendlijst interne genodigden opstellen (bijvoorbeeld directeuren van andere NUOVO-scholen, ….)
Meneer Bravo
Vanaf November 2007
Aankondiging, uitnodiging via…..
Chaïsa en Meneer Staring
December 2007
1e aankondiging/uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen
Chaïsa en Meneer Staring
December 2007
(1e Uitnodiging = Aankondiging)
6 Hoofdtaak
Sub-taken Drukproef 1e uitnodiging, naar drukker
door Chaïsa en Meneer Staring
klaar December 2007
Levering door drukker
Chaïsa en Meneer Staring
December 2007
Enveloppen bestellen
Chaïsa en Meneer Staring
Verzending 1e aankondiging/uitnodiging regelen
Chaïsa en Meneer Staring
December 2007
7 Hoofdtaak Echte Uitnodiging
Sub-taken Uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen
door Chaïsa en Meneer Staring
klaar December 2007
Drukproef uitnodiging, naar drukker
Chaïsa en Meneer Staring
December
Levering door drukker
Chaïsa en Meneer Staring
December 2007
Enveloppen bestellen
Chaïsa en Meneer Staring
8 Hoofdtaak
Sub-taken door Verzending 2e aankondiging/uitnodiging Chaïsa en regelen Meneer Staring
klaar Januari 2008
Website en Publiciteit: Afdeling Website
Bepalen wat erop komt
Stefan & Joey W OktoberNovember 2007
Website ontwerpen tekst & vormgeving
Stefan & Joey W OktoberNovember 2007
Aanmelden via website
Stefan & Joey W OktoberNovember 2007
Website beheer & voortdurende actualisatie informatie
Stefan & Joey W Vanaf Oktober 2007
9 Hoofdtaak
Sub-taken Verslag van symposium + foto’s op website
Inschrijving
Inschrijven deelnemers (~ genodigden)
Meneer Bravo
Vanaf eind december 2007
Regelmatig uitdraai maken deelnemerslijst
Meneer Bravo
Tot Maart 2007
Bevestiging deelname & plattegrond/routebeschrijving sturen
Meneer Bravo
Vanaf eind december 2007
Badges inkopen/maken
Meneer Bravo
Februari 2008
Uitreiken badges (& evt. opstapplaats vervoer)
Meneer Bravo
Maart 2008
Sprekers + Verhaalvertellers
door klaar Stefan & Joey W Maart 2008
Inventariseren sprekers/verhaalvertellers
Meneer Staring
November 2007
Contact opnemen met sprekers en verzoek om bijdrage te leveren
Meneer Staring
November 2007
10 Hoofdtaak
Presentaties
Sub-taken Brieven maken: • brief opstellen met globale opzet symposium • bevestiging deelname • programma meesturen • vragen om samenvatting lezing of hele lezing voor symposiumboekje • vragen welke technische middelen nodig • spreeklocatie aangeven + plattegrond • evt. bevestigen vergoeding • hoe is vervoer geregeld Verzenden brieven
door Khalid en Meneer Staring
klaar December 2007
Meneer Staring
December 2007
Telefonisch contact sprekers voor puntjes op de i
Meneer Staring
Februari 2008
Eventueel zorgdragen voor wijzigingen & inpassen binnen programma & rekening houden met verhindering spreker (reserve/alternatieven achter de hand houden)
Meneer Staring
Eind januari Begin Februari 2008
Betaling vergoeding regelen
Meneer Staring
Februari 2008
Attenties
Meneer Staring
Maart 2008
Sheets/PP.
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
11 Hoofdtaak
Entertainment
Sub-taken
door
klaar
Overheadprojectie
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Computerpresentatie (beamer) via eigen of geleverde laptop (Powerpoint)
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Videoprojectie
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Diaprojectie
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Muziek
Stefan
Vanaf November 2007 tot 20 Maart 2008
Theater e.d.
Stefan
Vanaf November 2007 tot 20 Maart 2008 Vanaf
12 Hoofdtaak
Sub-taken Overige nader in te vullen
Catering
door Stefan
klaar November 2007 tot 20 Maart 2008
Overzicht van drank, koek, e.d., borrel Overzicht van gezamenlijk eten ’s middags (brood, beleg, fruit, drank, e.d.)
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
December 2007
Transport van alles + afvoer
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Maart 2008
13 Hoofdtaak
Sub-taken Planning ombouwen ruimte/inrichting ruimte/karaf, glazen sprekers/extra meubilair/aankleding/drank sprekers/bloemen, attenties sprekers
door Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
klaar Januari 2008
Ombouwen ruimte/inrichten
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Ochtend Maart 2008
Karaf/glazen sprekers
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Ochtend Maart 2008
14 Hoofdtaak
Sub-taken
Locatie
Inventariseren locaties & aantal plaatsen per locatie
Meneer Staring
November en December 2007
Locatie bezoeken (met ceremoniemeester)
Meneer Staring en Khalid
December 2007
Reserveren, boeken zaalruimte
Meneer Staring
December 2007
Schriftelijke bevestiging aan locatie (Afstemming inschrijvingen op locaties)
Meneer Staring
December 2007
Techniek op locatie
Organiseren middelen: technisch Inventarisatie technische hulpmiddelen (licht, geluid, presentatieapparatuur, e.d.) Controle kwaliteit en kwantiteit Microfoons (loop/vast) Opnameapparatuur
door
klaar
Jeftah en Miquel Januarifebruari 2008
15 Hoofdtaak Meubilair, aankleding, voorzieningen op locatie
Sub-taken Organiseren middelen: meubilair (evt. extra meubilair) Katheder/podiummeubilair/beamer (Forumtafel)/overige Mededelingenbord Aankleding Belmogelijkheden Gasten/receptieboek etc. & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium
door klaar Jeftah en Miquel Eind januari 2008
Organiseren personele ondersteuning
Jeftah en Miquel
Planning, regelen inrichting locatie & Jeftah en Miquel Januari verdeling uitvoerende taken op dag van 2008 symposium
Organiseren middelen: t.b.v. catering Servies e.d.
Jeftah en Miquel Januari 2008
Organiseren middelen: t.b.v. sprekers Drank, bloemen, attentie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium
Jeftah en Miquel Januari 2008
16 Hoofdtaak
Sub-taken ‘Stands’plan maken
door Meneer Bravo en Meneer Staring
klaar December 2007
Aantal bepalen
Meneer Bravo en Meneer Staring
December 2007
Standbemensing bepalen
Meneer Bravo en Meneer Staring
December 2007
Opbouw- en afbouwtijden bepalen
Meneer Bravo en Meneer Staring
Februari 2008
Stands op locatie
17 Hoofdtaak
Sub-taken Aankleding bepalen
door Meneer Bravo en Meneer Staring
klaar Februari 2008
Attenties standbemensing
Meneer Bravo en Meneer Staring
Februari 2008
Drank e.d. voor standbemensing regelen
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Maart 2008
18 Hoofdtaak Website en Publiciteit: Afdeling Publiciteit
Sub-taken Publiciteitsplan (interne en externe publiciteit) maken
door klaar Stefan & Joey W November 2007
Contact opnemen met redactie wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s
Stefan & Joey W December 2007
Persbericht maken+media-advies
Stefan & Joey W Januari 2008
Persbericht verzenden+uitnodiging
Stefan & Joey W Januari, Februari en Maart 2008
Persbalie inrichten/bemensen
Stefan & Joey W Maart 2008
19 Hoofdtaak
Sub-taken Persmappen: inhoud bepalen en maken
door klaar Stefan & Joey W December 2007 tot Januari 2008
Afstemming woordvoerders regelen
Stefan & Joey W Januari 2008
Eigen secretariaat/Communicatie/ Informatiecentrum/telefooncentrales informeren
Stefan & Joey W Januari 2008
Wijkkrantjes
Stefan & Joey W December 2007 t/m Maart 2008
Schoolkranten (deelnemende) ROC’s
Stefan & Joey W December 2007 t/m maart 2008
20 Hoofdtaak Sub-taken Website en Folders, posters, publicatie inleidingen, Publliciteit: Afdeling etc. Publiciteit drukwerk
door Samantha en Gūrsoy
klaar Novembrer tot December 2007
Folder ontwerp tekst & vormgeving
Samantha en Gūrsoy
December 2007
Drukproef folder
Samantha en Gūrsoy
December 2007
Verspreiding van folders, aankondigingen op diverse locaties
Samantha en Gūrsoy
Vanaf januari 2008
Poster ontwerp tekst & vormgeving
Samantha en Gūrsoy
December 2007
21 Hoofdtaak
Website en Publliciteit: Afdeling Foto/dvd-reportage
Sub-taken
door
klaar
Drukproef poster
Samantha en Gūrsoy
December 2007
Verspreiding posters op diverse locaties
Samantha en Gūrsoy
Vanaf januari 2008
Publicatie inleidingen/lezingen
Samantha en Gūrsoy
Vanaf Januari 2008
Fotograaf regelen
Soufyan & Yassine
November 2007
Video/dvd-reportage regelen
Soufyan & Yassine
November 2007
22 Hoofdtaak
Sub-taken Foto’s tbv. publicaties leveren aan redacties wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s
door
Soufyan & Yassine
klaar Vanaf November 2007
Congresmappen bestellen
Meneer Staring
November 2008
Congresboekjes samenstellen
Meneer Staring
Januari 2008
Bewegwijzering
Bordjes regelen
Meneer Staring
Maart 2008
Beveiliging
Bepalen of beveiliging nodig is
Meneer Staring
November 2007
Website en Publliciteit: Weggevers
Brandpreventie
Meneer Staring
November 2007 t/m Maart 2008
Parkeerbegeleiding
Meneer Staring
Februari 2008 t/m Maart 2008
Parkeervoorziening regelen
Meneer Staring
Februari 2008 t/m Maart 2008
EHBO
Meneer Staring
November 2007 t/m Maart 2008
23 Hoofdtaak Schoonmaak
Evaluatie Symposium
Draaiboek
Sub-taken Organisatie schoonmaak Eventueel tussentijdse schoonmaak i.v.m. calamiteiten
door Meneer Stollenwerck
klaar Februari 2008 en Symposium dag 20 Maart 2008 21 Maart 2008
Gehuurde ruimtes schoon
Meneer Staring
Schriftelijk evaluatieformulier tbv. deelnemers samenstellen
Meneer Staring
Maart 2008
Plan voor verspreiding, inleveren ingevulde formulieren & verwerking gegevens maken & uitvoeren
Meneer Staring
Maart 2008
Mondelinge evaluatie medewerkers organisatie, bijeenkomst plannen
organisatieteam Vanaf Maart 2008
Verslag bevindingen met conclusies & aanbevelingen naar relevante betrokkenen
organisatieteam April 2008
Regelmatig bijwerken en sturen naar Meneer Stollenwerck die het via Meneer Van Vondelen op de website laat zetten
Meneer Staring
Vanaf Oktober 2007
Projectplan symposium 2008 opstellen & indienen bij directie ECM
Meneer Staring
Mei 2007
