Opzet Draaiboek Symposium 20 Maart 2008 Æ Versie van 19 oktober 2007 Å Datum 11 oktober 2007
Programma TITEL : Overgang VMBO-ROC Ondertitel: ……………….
Locatie Economisch College Maarssen, Pauwenkamp 152, 3607 GK Maarssen. Doelgroep Leerlingen van het Economisch College Maarssen. Communicatiedoelen Door vervolgopleidingen op het ROC vanuit diverse gezichtspunten te belichten, kunnen externe genodigden uit het (vervolg-)onderwijs, alumni en zeker leerlingen van het ECM, over het algemeen extra doordrongen raken van de moeilijkheden van de overgang van VMBO naar ROC. Alumni worden betrokken bij de activiteiten. Zij kunnen vertellen over de moeilijkheden die zij zelf hebben ervaren na hun aanvang van de vervolgstudie op het ROC. Samenwerking tussen alumni, vervolgonderwijsinstellingen en het ECM kan ten goede komen aan de een goede overgang van VMBO naar een vervolgopleiding op een ROC. Begroting Binnen toegekend budget door ECM-Directeur Hans Stollenwerck.
Het bijna voltallig organiserende leerlingorganisatieteam
Taken (met deze kleur aangegeven betekent dat de betreffende taak is afgerond) Hoofdtaak Sub-taken door klaar Oktober Ceremoniemeester Bepalen of Khalid tot Maart c.q. dagvoorzitter ceremoniemeester/dagvoorzitter 2008 nodig/handig is. Zo ja: ∗ Aanstellen ∗ inpraten over zijn/haar rol 20 Maart Dagvoorzitter Khalid 2008
Gastheerschap
Datum Symposium
Afspreken wie gastheerschap op zich neemt en wat dat inhoudt (denk aan zaken als: bij entree verwelkomen gasten, speciaal welkom VIP’s; de hele dag stand by zijn voor iedereen, samen met beveiliging) Ontvangst sprekers e.d.
Khalid
November 2007
Khalid
20 Maart 2008
Vergoeding/reiskosten/attenties voor sprekers & evt. vervoer/verblijf regelen
Khalid
November 2007 tot Maart 2008
Plaatsen reserveren, kaartjes ‘gereserveerd’ maken
Khalid
Maart 2008
Afspreken datum en tijdsduur symposium inclusief ontvangst met koffie en borrel na.
De datum is geworden met goedvinden en goedkeuring van Meneer Stollenwerck, Directeur ECM:
Donderdag 20 maart 2008
Meneer Staring
De datum is:
20 maart 2008
Oktober 2007
Hoofdtaak Thema Symposium
Sub-taken Vaststellen thema, aantal lezingen: Overgang VMBO-ROC..
Voorzet ontwerp middagprogramma
Vaststellen programma
door klaar Organisatieteam November Meneer Bravo 2007 en Meneer Staring
Meneer Bravo en Meneer Staring
November 2007
Organisatieteam December Samen met 2007 Meneer Bravo en Meneer Staring
Hoofdtaak Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring
Sub-taken Projectplan & begroting maken
klaar Vanaf November 2007
Soufyan en Yassine en Meneer Stollenwerck
Januari of Februari 2008
Kosten regelen
Soufyan & Yassine
Vanaf November 2007
Etc.
Soufyan & Yassine
Vanaf November 2007
Begroting definitief goedkeuren
Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring
door Soufyan & Yassine
Inventariseren mogelijke sponsors
NovemberDecember 2007
Contacten leggen en overleg regelen
Brief met globale opzet maken & verzending
NovemberDecember 2007
Bevestigingen sponsoring sturen met alle afspraken op schrift
NovemberDecember 2007
Hoofdtaak
Sub-taken
door
klaar
Chaĭsa
November 2007
Verzendlijst externe genodigden opstellen (bijvoorbeeld oud leerlingen, Roc’s die standjes willen verzorgen, sponsors, ….)
Meneer Bravo
Vanaf November 2007
Verzendlijst interne genodigden opstellen (bijvoorbeeld directeuren van andere NUOVO-scholen, ….)
Meneer Bravo
Vanaf November 2007
Alumni
= Oud leerlingen ECM Contact opnemen met oud leerlingen op verschillende ROC’s Overleg met oud leerlingen van (de) verschillende ROC’s
Uitnodigingen
(1e Uitnodiging = Aankondiging, uitnodiging via….. Aankondiging) 1e aankondiging/uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef 1e uitnodiging, naar drukker Levering door drukker
December 2007 December 2007 December 2007 December 2007
Enveloppen bestellen
Echte Uitnodiging
Verzending 1e aankondiging/uitnodiging regelen
December 2007
Uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef uitnodiging, naar drukker Levering door drukker
December 2007 December December 2007
Hoofdtaak
Website en Publiciteit: Afdeling Website
Sub-taken Enveloppen bestellen Verzending 2e aankondiging/uitnodiging regelen
door
klaar
Bepalen wat erop komt
Stefan & Joey W OktoberNovember 2007
Website ontwerpen tekst & vormgeving
Stefan & Joey W OktoberNovember 2007
Aanmelden via website
Stefan & Joey W OktoberNovember 2007
Website beheer & voortdurende actualisatie informatie
Stefan & Joey W Vanaf Oktober 2007
Januari 2008
Hoofdtaak
Sub-taken Verslag van symposium + foto’s op website
Inschrijving
Inschrijven deelnemers (~ genodigden)
Meneer Bravo
Vanaf eind december 2007
Regelmatig uitdraai maken deelnemerslijst
Meneer Bravo
Tot Maart 2007
Bevestiging deelname & plattegrond/routebeschrijving sturen
Meneer Bravo
Vanaf eind december 2007
Badges inkopen/maken
Meneer Bravo
Februari 2008
Uitreiken badges (& evt. opstapplaats vervoer)
Meneer Bravo
Maart 2008
Sprekers + Inventariseren sprekers/verhaalvertellers Verhaalvertellers
Contact opnemen met sprekers en verzoek om bijdrage te leveren
door klaar Stefan & Joey W Maart 2008
Meneer Staring
November 2007
Meneer Staring
November 2007
Hoofdtaak
Presentaties
Sub-taken Brieven maken: • brief opstellen met globale opzet symposium • bevestiging deelname • programma meesturen • vragen om samenvatting lezing of hele lezing voor symposiumboekje • vragen welke technische middelen nodig • spreeklocatie aangeven + plattegrond • evt. bevestigen vergoeding • hoe is vervoer geregeld • (overnachting/verblijf) Verzenden brieven
door Khalid
klaar December 2007
Meneer Staring
December 2007
Telefonisch contact sprekers voor puntjes op de i
Meneer Staring
Februari 2008
Eventueel zorgdragen voor wijzigingen & inpassen binnen programma & rekening houden met verhindering spreker (reserve/alternatieven achter de hand houden)
Meneer Staring
Eind januari Begin Februari 2008
Betaling vergoeding regelen
Meneer Staring
Februari 2008
Attenties
Meneer Staring
Maart 2008
Vervoer/overnachting/verblijf
Meneer Staring
Maart 2008
Sheets/PP.
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Hoofdtaak
Entertainment
Sub-taken
door
klaar
Overheadprojectie
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Computerpresentatie (beamer) via eigen of geleverde laptop (Powerpoint)
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Videoprojectie
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Diaprojectie
Jeftah en Miquel Februari tot Maart 2008
Muziek
Stefan
Vanaf November 2007 tot 20 Maart 2008
Catering
Theater e.d.
Stefan
Vanaf November 2007 tot 20 Maart 2008
Overige nader in te vullen
Stefan
Vanaf November 2007 tot 20 Maart 2008
Overzicht van drank, koek, e.d., borrel Overzicht van gezamenlijk eten ’s middags (brood, beleg, fruit, drank, e.d.)
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
December 2007
Transport van alles + afvoer
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Maart 2008
Planning ombouwen ruimte/inrichting ruimte/karaf, glazen sprekers/extra meubilair/aankleding/drank sprekers/bloemen, attenties sprekers
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Januari 2008
Locatie
Ombouwen ruimte/inrichten
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Ochtend Maart 2008
Karaf/glazen sprekers
Liesbeth, Cynthia, Shirleyn, Stacey
Ochtend Maart 2008
Inventariseren locaties & aantal plaatsen per locatie
Meneer Staring
November en December 2007
Techniek op locatie
Locatie bezoeken (met ceremoniemeester)
Meneer Staring en Khalid
December 2007
Reserveren, boeken zaalruimte
Meneer Staring
December 2007
Schriftelijke bevestiging aan locatie (Afstemming inschrijvingen op locaties)
Meneer Staring
December 2007
Organiseren middelen: technisch Inventarisatie technische hulpmiddelen (licht, geluid, presentatieapparatuur, e.d.) Controle kwaliteit en kwantiteit Microfoons (loop/vast) Opnameapparatuur
Meubilair, Organiseren middelen: meubilair (evt. extra aankleding, meubilair) voorzieningen op Katheder/podiummeubilair/beamer locatie (Forumtafel)/overige Mededelingenbord Aankleding Belmogelijkheden Gasten/receptieboek etc. & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Organiseren personele ondersteuning
Jeftah en Miquel Januarifebruari 2008
Jeftah en Miquel Eind januari 2008
Jeftah en Miquel
Planning, regelen inrichting locatie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium
Jeftah en Miquel Januari 2008
Organiseren middelen: t.b.v. catering Servies e.d.
Jeftah en Miquel Januari 2008
Organiseren middelen: t.b.v. sprekers Drank, bloemen, attentie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium
Jeftah en Miquel Januari 2008
‘Stands’plan maken Stands op locatie Aantal bepalen Standbemensing bepalen Inhoud stands bepalen en laten maken, verband met thema symposium (& mogelijkheid verkoop door vpk(-studenten) ontworpen ansichtkaarten, cd’s e.d.) Opbouw- en afbouwtijden bepalen Aankleding bepalen Attenties standbemensing Bespreking met standbemensing houden Drank e.d. voor standbemensing regelen
December 2007
Website en Publiciteit: Afdeling Publiciteit
Publiciteitsplan (interne en externe publiciteit) maken
Stefan & Joey W November 2007
Contact opnemen met redactie wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s
Stefan & Joey W December 2007
Persbericht maken+media-advies
Stefan & Joey W Januari 2008
Persbericht verzenden+uitnodiging
Stefan & Joey W
Persbalie inrichten/bemensen
Stefan & Joey W Onbekend
Persmappen: inhoud bepalen en maken
Stefan & Joey W December 2007 tot Januari 2008
Afstemming woordvoerders regelen
Stefan & Joey W Januari 2008
Eigen secretariaat/Communicatie/ Informatiecentrum/telefooncentrales informeren
Stefan & Joey W Januari 2008
Wijkkrantjes
Stefan & Joey W
Schoolkranten (deelnemende) ROC’s
Stefan & Joey W December 2007
Website en Publliciteit: Afdeling Publiciteit drukwerk
Folders, posters, publicatie inleidingen, etc.
Samantha en Gūrsoy
Novembrer tot December 2007
Folder ontwerp tekst & vormgeving
Samantha en Gūrsoy
December 2007
Drukproef folder
Samantha en Gūrsoy
December 2007
Verspreiding van folders, aankondigingen op Samantha en diverse locaties Gūrsoy
Vanaf januari 2008
Poster ontwerp tekst & vormgeving
December 2007
Samantha en Gūrsoy
Website en Publliciteit: Afdeling Foto/dvdreportage
Drukproef poster
Samantha en Gūrsoy
December 2007
Verspreiding posters op diverse locaties
Samantha en Gūrsoy
Vanaf januari 2008
Publicatie inleidingen/lezingen
Samantha en Gūrsoy
Vanaf Januari 2008
Fotograaf regelen
November 2007
Video/dvd-reportage regelen
November 2007 Vanaf November 2007
Foto’s tbv. publicaties leveren aan redacties wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s
Website en Publliciteit: Weggevers
Congresmappen bestellen
Meneer Staring
Januari 2008 Januari 2008
Congresboekjes samenstellen Weggevers/aandenken kiezen en bestellen
Bewegwijzering
Vervoer
November 2008
Bordjes regelen
Maart 2008
Plattegrond maken
Januari 2008
Taxi’s Bussen, etc.
Beveiliging
November 2007
Bepalen of beveiliging nodig is
Meneer Staring
Zo ja: Inhuren Vergoeding regelen Inpraten wat men, waar, wanneer moet doen Catering beveiliging regelen Brandpreventie
Meneer Staring
Meneer Staring
November 2007 t/m Maart 2008
Parkeerbegeleiding
Meneer Staring
Februari 2008 t/m Maart 2008
Parkeervoorziening regelen
Meneer Staring
Februari 2008 t/m Maart 2008
EHBO
Meneer Staring
November 2007 t/m Maart 2008
(Vertalingen)
(Schriftelijk materiaal vertalen Tolken inhuren Tolkenhokjes met voorzieningen Catering tolken Betaling tolken)
Schoonmaak
Evaluatie Symposium
Draaiboek
Organisatie schoonmaak Eventueel tussentijdse schoonmaak i.v.m. calamiteiten
Meneer Stollenwerck
Februari 2008 en Symposium dag 20 Maart 2008 21 Maart 2008
Gehuurde ruimtes schoon
Meneer Staring
Schriftelijk evaluatieformulier tbv. deelnemers samenstellen
Meneer Staring
Maart 2008
Plan voor verspreiding, inleveren ingevulde formulieren & verwerking gegevens maken & uitvoeren
Meneer Staring
Maart 2008
Mondelinge evaluatie medewerkers organisatie, bijeenkomst plannen
organisatieteam Vanaf Maart 2008
Verslag bevindingen met conclusies & aanbevelingen naar relevante betrokkenen
organisatieteam April 2008
Regelmatig bijwerken en sturen naar Meneer Stollenwerck die het via Meneer Van Vondelen op de website laat zetten
Meneer Staring
Vanaf Oktober 2007
Projectplan symposium 2008 opstellen & indienen bij directie ECM
Meneer Staring
Mei 2007
