Opzet Draaiboek Symposium Maart 2008 Æ Versie van 11 oktober 2007 Å Datum 11 oktober 2007 Programma TITEL (Overgang VMBO-ROC) Ondertitel. Locatie Economisch College Maarssen, Pauwenkamp 152, 3607 GK Maarssen. Doelgroep Leerlingen van het Economisch College Maarssen. Communicatiedoelen Door vervolgopleidingen op het ROC vanuit diverse gezichtspunten te belichten, kunnen externe genodigden uit het (vervolg-)onderwijs, alumni en zeker leerlingen van het ECM, over het algemeen extra doordrongen raken van de moeilijkheden van de overgang van VMBO naar ROC. Alumni worden betrokken bij de activiteiten. Zij kunnen vertellen over de moeilijkheden die zij zelf hebben ervaren na hun aanvang van de vervolgstudie op het ROC. Samenwerking tussen alumni, vervolgonderwijsinstellingen en het ECM kan ten goede komen aan de een goede overgang van VMBO naar een vervolgopleiding op een ROC. Begroting Binnen toegekend budget door ECM-Directeur Hans Stollenwerck.
Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
Economisch College Maarssen
Taken (met deze kleur aangegeven betekent dat de betreffende taak is afgerond) Hoofdtaak Sub-taken door klaar Ceremoniemeester Bepalen of Oktober c.q. dagvoorzitter ceremoniemeester/dagvoorzitter tot Maart nodig/handig is. 2007 Zo ja: ∗ Aanstellen ∗ inpraten over zijn/haar rol Dagvoorzitter Gastheerschap
Afspreken wie gastheerschap op zich neemt en wat dat inhoudt (denk aan zaken als: bij entree verwelkomen gasten, speciaal welkom VIP’s; de hele dag stand by zijn voor iedereen, samen met beveiliging) Ontvangst sprekers e.d. Vergoeding/reiskosten/attenties voor sprekers & evt. vervoer/verblijf regelen Plaatsen reserveren, kaartjes ‘gereserveerd’ maken
November 2007
Datum Symposium
Afspreken datum en tijdsduur symposium inclusief ontvangst met koffie en borrel na.
Oktober 2007
Thema Symposium
Vaststellen thema, aantal lezingen: Overgang VMBO-ROC.. Voorzet ontwerp middagprogramma
September 2007 November 2007 December 2007
Vaststellen programma
Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring
Projectplan & begroting maken
Oktober 2007
Begroting definitief goedkeuren
Januari 2008
Kosten regelen Etc. Financiën en Sponsoring: Afdeling Sponsoring
Inventariseren mogelijke sponsors Contacten leggen en overleg regelen Brief met globale opzet maken & verzending Bevestigingen sponsoring sturen met alle afspraken op schrift
Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
NovemberDecember 2007 NovemberDecember 2007 NovemberDecember 2007 Economisch College Maarssen
Doelgroep(en) Alumni
Uitnodigingen
= Oud leerlingen ECM Contact opnemen met oud leerlingen op verschillende ROC’s Overleg met oud leerlingen van (de) verschillende ROC’s Verzendlijst externe genodigden opstellen (bijvoorbeeld oud leerlingen, Roc’s die standjes willen verzorgen, sponsors, ….) Verzendlijst interne genodigden opstellen (bijvoorbeeld directeuren van andere NUOVO-scholen, ….)
(1e Uitnodiging = Aankondiging, uitnodiging via….. Aankondiging) 1e aankondiging/uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef 1e uitnodiging, naar drukker Levering door drukker Enveloppen bestellen Verzending 1e aankondiging/uitnodiging regelen Echte Uitnodiging
Uitnodiging tekst & vormgeving ontwerpen, regelen Drukproef uitnodiging, naar drukker Levering door drukker Enveloppen bestellen Verzending 2e aankondiging/uitnodiging regelen
Website en Publiciteit: Afdeling Website
Bepalen wat erop komt
Website ontwerpen tekst & vormgeving Aanmelden via website Website beheer & voortdurende actualisatie informatie Verslag van symposium + foto’s op website Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
November 2007
Meneer Bravo Meneer Bravo
Vanaf November 2007 Vanaf November 2007
December 2007 December 2007 December 2007 December 2007 December 2007 December 2007 December December 2007 Januari 2008
OktoberNovember 2007 OktoberNovember 2007 OktoberNovember 2007 Vanaf Oktober 2007 Maart 2008 Economisch College Maarssen
Inschrijving
Inschrijven deelnemers (~ genodigden) Regelmatig uitdraai maken deelnemerslijst Bevestiging deelname & plattegrond/routebeschrijving sturen Badges inkopen/maken Uitreiken badges (& evt. opstapplaats vervoer)
Sprekers + Inventariseren sprekers/verhaalvertellers Verhaalvertellers Contact opnemen met sprekers en verzoek om bijdrage te leveren Brieven maken: • brief opstellen met globale opzet symposium • bevestiging deelname • programma meesturen • vragen om samenvatting lezing of hele lezing voor symposiumboekje • vragen welke technische middelen nodig • spreeklocatie aangeven + plattegrond • evt. bevestigen vergoeding • hoe is vervoer geregeld • (overnachting/verblijf) Verzenden brieven Telefonisch contact sprekers voor puntjes op de i Eventueel zorgdragen voor wijzigingen & inpassen binnen programma & rekening houden met verhindering spreker (reserve/alternatieven achter de hand houden) Betaling vergoeding regelen Attenties Vervoer/overnachting/verblijf
Presentaties
November 2007 November 2007 December 2007
December 2007 Februari 2008 Eind januari Begin Februari 2008 Februari 2008 Maart 2008 Maart 2008
Sheets/PP. Overheadprojectie Computerpresentatie (beamer) via eigen of geleverde laptop (Powerpoint) Videoprojectie Diaprojectie
Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
Meneer Bravo
Vanaf eind december 2007 Tot Maart 2007 Vanaf eind december 2007 Februari 2008 Maart 2008
Economisch College Maarssen
Entertainment
Muziek Theater e.d. Overige nader in te vullen
Catering
Overzicht van drank, koek, e.d., borrel Overzicht van gezamenlijk eten ’s middags (brood, beleg, fruit, drank, e.d.) Transport van alles + afvoer Planning ombouwen ruimte/inrichting ruimte/karaf, glazen sprekers/extra meubilair/aankleding/drank sprekers/bloemen, attenties sprekers Ombouwen ruimte/inrichten Karaf/glazen sprekers
Locatie
Maart 2008 Januari 2008
Ochtend Maart 2008 Ochtend Maart 2008
Inventariseren locaties & aantal plaatsen per locatie Locatie bezoeken (met ceremoniemeester) Reserveren, boeken zaalruimte Schriftelijke bevestiging aan locatie (Afstemming inschrijvingen op locaties)
Techniek op locatie
Organiseren middelen: technisch Inventarisatie technische hulpmiddelen (licht, geluid, presentatieapparatuur, e.d.) Controle kwaliteit en kwantiteit Microfoons (loop/vast) Opnameapparatuur Meubilair, Organiseren middelen: meubilair (evt. extra aankleding, meubilair) voorzieningen op Katheder/podiummeubilair/beamer locatie (Forumtafel)/overige Mededelingenbord Aankleding Belmogelijkheden Gasten/receptieboek etc. & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Organiseren personele ondersteuning Planning, regelen inrichting locatie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Organiseren middelen: t.b.v. catering Servies e.d. Organiseren middelen: t.b.v. sprekers Drank, bloemen, attentie & verdeling uitvoerende taken op dag van symposium Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
December 2007
Januarifebruari 2008
Eind januari 2008
Januari 2008 Januari 2008 Januari 2008
Economisch College Maarssen
Stands op locatie
‘Stands’plan maken
December 2007
Aantal bepalen Standbemensing bepalen Inhoud stands bepalen en laten maken, verband met thema symposium (& mogelijkheid verkoop door vpk(-studenten) ontworpen ansichtkaarten, cd’s e.d.) Opbouw- en afbouwtijden bepalen Aankleding bepalen Attenties standbemensing Bespreking met standbemensing houden Drank e.d. voor standbemensing regelen Website en Publiciteit: Afdeling Publiciteit
Website en Publliciteit: Afdeling Publiciteit - drukwerk
Publiciteitsplan (interne en externe publiciteit) maken
November 2007
Contact opnemen met redactie wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s Persbericht maken+media-advies Persbericht verzenden+uitnodiging Persbalie inrichten/bemensen Persmappen: inhoud bepalen en maken Afstemming woordvoerders regelen Eigen secretariaat/Communicatie/ Informatiecentrum/telefooncentrales informeren Wijkkrantjes Schoolkranten (deelnemende) ROC’s
December 2007
Folders, posters, publicatie inleidingen, etc.
Folder ontwerp tekst & vormgeving Drukproef folder Verspreiding van folders, aankondigingen op diverse locaties Poster ontwerp tekst & vormgeving Drukproef poster Verspreiding posters op diverse locaties
December 2007 December 2007 Vanaf januari 2008 December 2007 December 2007 Vanaf januari 2008
Publicatie inleidingen/lezingen Website en Publliciteit: Afdeling Foto/dvd-
Fotograaf regelen
Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
November 2007
Economisch College Maarssen
reportage Video/dvd-reportage regelen
November 2007 Vanaf November 2007
Foto’s tbv. publicaties leveren aan redacties wijkkrantjes + redacties van ‘schoolkranten’ van de verschillende ROC’s Website en Publliciteit: Weggevers
Congresmappen bestellen Congresboekjes samenstellen Weggevers/aandenken kiezen en bestellen
Bewegwijzering
Bordjes regelen Plattegrond maken
Vervoer
Taxi’s Bussen, etc.
Beveiliging
Bepalen of beveiliging nodig is
Maart 2008 Januari 2008
Meneer Staring
November 2007
Zo ja: Inhuren Vergoeding regelen Inpraten wat men, waar, wanneer moet doen Catering beveiliging regelen Brandpreventie Parkeerbegeleiding Parkeervoorziening regelen EHBO (Vertalingen)
(Schriftelijk materiaal vertalen Tolken inhuren Tolkenhokjes met voorzieningen Catering tolken Betaling tolken)
Schoonmaak
Organisatie schoonmaak Eventueel tussentijdse schoonmaak i.v.m. calamiteiten
Februari 2008 en Symposiumdag Maart 2008
Gehuurde ruimtes schoon Evaluatie Symposium
Schriftelijk evaluatieformulier tbv. deelnemers samenstellen Plan voor verspreiding, inleveren ingevulde formulieren & verwerking gegevens maken & uitvoeren Mondelinge evaluatie medewerkers organisatie, bijeenkomst plannen Verslag bevindingen met conclusies & aanbevelingen naar relevante betrokkenen
Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
Maart 2008 Maart 2008 organisatieteam
Vanaf Maart 2008 April 2008
Economisch College Maarssen
Draaiboek
Regelmatig bijwerken en sturen naar: …………. Projectplan symposium 2008 opstellen & indienen bij directie ECM
Draaiboek Symposium 2007 / 2008 Pauwenkamp 152 3607 GK Maarssen 0346-570028
Meneer Staring Meneer Staring
Vanaf Oktober 2007 Mei 2007
Economisch College Maarssen
