Draaiboek Opvang Vluchtelingen. Versie 1.1 d.d. 2 oktober 2015

Draaiboek Opvang Vluchtelingen Versie 1.1 d.d. 2 oktober 2015

Inhoudsopgave

1

Inleiding

4

2

Crisisnoodopvanglocaties

5

2.1

Scenario‟s

5

1.

Inrichten van crisisnoodopvang ( opvang < 72 uur)

5

2.

Verlenging van de crisisnoodopvangperiode (opvang > 72 uur)

5

3.

Wisseling van populatie in crisisnoodopvang

6

4. Beëindigen van de crisisnoodopvang, (vertrek van de vluchtelingen) 6 2.2

Overige vormen van opvang

6

2.3

COA

7

2.4

Indeling bijlagen per aandachtsgebied

7

3

Organisatie en samenwerking bij de inrichting van een crisisnoodopvanglocatie

8

3.1

Gemeente

8

Processen en ondersteuning

8

Samenleving

8

Regionale ondersteuning

8

Inrichting gemeentelijke organisatie

8

3.2

Loketfunctie VRU

3.3

Politie

10

9

3.4

Bedrijfscontinuïteit gemeentelijke crisisnoodopvangorganisatie

10

3.5

Informatieoverdracht

10

Bijlagen

11

Bijlage 1 Proces rond aanvragen / toewijzen crisisnoodopvanglocatie

13

Bijlage 1a - Veel gestelde vragen COA (Q&A LOCC)

13

Bijlage 1b Proces benaderen gemeenten voor gereedstellen van een crisisnoodopvanglocatie

19

Bijlage 1c Informatie VluchtelingenWerk Nederland

20

Bijlage 2 Gemeenten

21

Bijlage 2a Overzicht gemeentelijke organisatie met aandachtspunten 21 Bijlage 3 Politie - Checklist politie – bestuur (-COA)

25

Bijlage 4 Gezondheidskundige aspecten

27

Bijlage 4a aandachtspunten gezondheid

27

Bijlage 4b LCHV - Checklist Hygiene begeleiding noodopvang (op basis van AZC), september 2015

30

Bijlage 4c Hygiëne advies uitgifte eerder gedragen kleding

31

Bijlage 4d – Handenwas instructie

32

Bijlage 4e Informatie over de verwerking van wasgoed

34

Bijlage 4f Bericht COA over medische kosten

35

Bijlage 4G - Vragen en Antwoorden (Q&A) GGD /GHOR Nederland

35

Bijlage 5 Communicatie

37

Bijlage 5a Algemene checklist communicatie

37

Bijlage 5b Template Vragen en antwoorden over crisisnoodopvang

39

Bijlage 5c Template Vragen en antwoorden over gezondheid gerelateerde vragen in crisisnoodopvanglocaties

43

Bijlage 5d Template open brief crisisnoodopvang voor website

44

Bijlage 5e Template bewonersbrief vooraankondiging omwonenden van crisisnoodopvanglocatie

45

Bijlage 5f Template open brief crisisnoodopvang voor website

46

Bijlage 6 Brandveiligheid

47

Bijlage 6a Handreiking brandveiligheid opvang vluchtelingen

47

Bijlage 6b Uitruk bij brand

50

Bijlage 7 – Draaiboek vertrek (bron VR Rotterdam Rijnmond)

51

Bijlage 8 Voorbeeld rapportage / sitrap

56

Bijlage 9 : Plan van aanpak nafase – concept-

57

Bijlage 10 Instructies voor vrijwilligers

64

Bijlage 10 a:Template brief voor vrijwilligers

64

Bijlage 10b Voorbeeld gedragsregels voor vrijwilligers

66

Bijlage 10c template intekenlijst voor vrijwilligers gemeente

67

Bijlage 11 Informatie voor vluchtelingen

68

Bijlage 12 Handreiking locatiemanager

69

Draaiboek opvang vluchtelingen, versie 1.2 d.d. 2 oktober 2015

1 Inleiding Met de toenemende stroom vluchtelingen die Nederland bereikt en ook binnen de regio Utrecht wordt opgevangen, ontstaat de behoefte aan een draaiboek voor gemeenten. Het draaiboek is bedoeld om gemeenten te helpen bij het opzetten van een crisisnoodopvanglocatie. In dit draaiboek worden dan ook aandachtspunten aangereikt die bij opvang van vluchtelingen binnen een gemeente van belang zijn. Denk hierbij aan het PvE voor brandveiligheid voor de opvanglocatie, gezondheidskundige aspecten (technische hygiënezorg en basis gezondheidszorg voorzieningen), een handreiking voor communicatiedoeleinden en verdere regionale afspraken. In de bijlagen worden praktische checklists en aandachtspunten per deelgebied aangereikt die bij de voorbereiding op – en de inrichting van een crisisnoodopvanglocatie relevant zijn. Het draaiboek bevat ook scenario‟s waarmee de VRU en gemeenten in de regio rekening (moeten) houden. Daarnaast beschrijft het draaiboek suggesties voor de organisatie binnen een gemeente en een weergave van de inrichting van de VRU om de ondersteuning aan gemeenten te kunnen faciliteren. Dit draaiboek is gebaseerd op het draaiboek van VRR zoals in LCMS is opgenomen. De best practices vanuit gemeenten in Utrecht die inmiddels ervaringen hebben opgedaan met het opvangen van vluchtelingen, alsmede ervaringen vanuit politie, brandweer, GHOR/GGD, bevolkingszorg, crisiscommunicatie en overige landelijke ervaringen, hebben bijgedragen aan de totstandkoming van dit draaiboek. Het voorliggende draaiboek (versie 1.2) is een weergave van de kennis zoals die op dit moment (2 oktober 2015) bekend is. Het is een levend document en zal vooralsnog in elk geval wekelijks worden geactualiseerd. Wanneer u bij het lezen van dit draaiboek vragen heeft, neemt u dan contact op met het VIC via telefoonnummer 088-878 1975 of via [email protected].

Pagina

4


2 Crisisnoodopvanglocaties 2.1

Scenario’s

De VRU houdt rekening met de volgende scenario‟s: 1. Inrichting van crisisnoodopvang (<72 uur). 2. Inrichting van crisisnoodopvang met verlenging van de opvangperiode, langer dan 72 uur (mogelijk langdurig). 3. Wisseling van de populatie opgevangen vluchtelingen. 4. Opvang van vluchtelingen in een crisisnoodopvanglocatie eindigt.

1. Inrichten van crisisnoodopvang ( opvang < 72 uur) Onder crisisnoodopvang wordt verstaan: locaties (sporthallen e.d.) die normaal voor incidenten, rampen of crises worden gebruikt door bevolkingszorg. Deze opvang is in beginsel bedoeld voor 72 uur vanaf het moment dat de vluchtelingen arriveren. Na deze 72 uur kunnen de vluchtelingen doorstromen naar andere vormen van opvang waar het COA mee bezig is. Het scenario start vanaf het moment van de toewijzing door het COA van vluchtelingen aan een aangeboden locatie. Het COA gaat ervan uit dat de aangeboden locatie zelfvoorzienend is. Dat betekent dat de gemeente verantwoordelijk is voor de inrichting van de ruimte (slaap- en sanitaire voorzieningen), catering (voedselvoorziening) en toezicht, alsmede voor de borging van medische zorg1 en publieke zorg. Het pand dient ook aan de brandveiligheidseisen en de richtlijnen voor gezondheidsaspecten te voldoen. De gemeente is besluitvormend ten aanzien van de opvanglocaties. De VRU kan hierin ondersteuning leveren en ook de politie en GGD Regio Utrecht hebben een adviserende rol. In de bijlagen zijn checklists met specifieke aandachtspunten per discipline opgenomen.

2. Verlenging van de crisisnoodopvangperiode (opvang > 72 uur) Wanneer de reeds ingerichte crisisnoodopvang langer dan 72 gebruikt zal gaan worden, heeft dit met name consequenties voor de bedrijfscontinuïteit; aflossing en overdracht dient hierbij te worden georganiseerd. Aandachtspunten bij verlenging van de periode van de 72 uur zijn dat binnen de locatie een „mini-samenleving‟ ontstaat waar de opvanglocatie mogelijk niet geschikt voor is. Daarnaast ontstaat mogelijk hechting tussen medewerkers en vluchtelingen. Daarom wordt op basis van ervaringen 1

Vluchtelingen in crisisnoodopvanglocaties kunnen geen gebruik maken van de Praktijklijn van het Gezondheidscentrum Asielzoeker. Dit is uitsluitend beschikbaar voor vluchtelingen in reguliere opvangcentra/asielzoekerscentra.

Pagina

5


geadviseerd af te wegen de populatie in de opvanglocatie na 72 uur te wisselen.

3. Wisseling van populatie in crisisnoodopvang Wanneer wordt besloten tot het vertrek van een opgevangen groep en de komst van een nieuwe groep vluchtelingen, heeft dit consequenties voor alle eerder genoemde aspecten. De aandachtspunten bij een wisseling van populatie moeten nog verder worden uitgewerkt. Als extra aandachtspunt wordt opgemerkt dat rekening moet worden gehouden met de herkomst van de nieuwe groep vluchtelingen. Bedoeld wordt dat bekend moet zijn of de vluchtelingen al eerder 72 uur in een crisisnoodopvanglocatie elders ondergebracht zijn geweest. Als dit het geval is, kunnen mogelijk onrust en spanningen binnen deze groep vluchtelingen ontstaan.

4. Beëindigen van de crisisnoodopvang, (vertrek van de vluchtelingen) Voor het vertrek van vluchtelingen uit een crisisnoodopvanglocatie is in bijlage 7 een draaiboek vertrek opgenomen (bron VRR).

2.2

Overige vormen van opvang

Het COA kent nog andere vormen van opvang van vluchtelingen. Bij deze vormen van opvang is het COA verantwoordelijk voor de inrichting van- en de dagelijkse gang van zaken rondom deze opvanglocaties en niet de gemeente. Hierbij is dit draaiboek dan ook niet van toepassing. De gemeenten blijven echter ook bij deze opvanglocaties verantwoordelijk voor brandveiligheid alsook communicatie over deze locaties. Het draaiboek kan dan als handvat dienen. Noodopvang betreft hallen en locaties voor de duur van zes tot twaalf maanden met een opvangcapaciteit van tussen de 300 en 600+ bewoners. Bij voorkeur in de directe nabijheid van een mogelijke tijdelijke of reguliere opvanglocatie (bron COA). Tijdelijke opvang betreft recreatieparken, migrantenhuisvesting of vergelijkbare accommodaties waarvan de exploitatie deels door de verhurende eigenaar wordt gevoerd. Dit voor de duur van één tot twee jaar met een opvangcapaciteit van 300 – 800+ bewoners. (bron COA)

Pagina

6


Reguliere opvang: een asielzoekerscentrum dat door het COA wordt geëxploiteerd voor een termijn vanaf twee jaar met een opvangcapaciteit van 300 – 1500+ personen. Huisvesting van statushouders Asielzoekers waarvoor besloten is dat zij zich permanent in Nederland mogen vestigen (statushouders) dienen door gemeenten te worden gehuisvest. In afwachting van de toewijzing van een huurwoning, verblijven deze statushouders nog in opvanglocaties van het COA. Het COA wil deze capaciteit gebruiken om de nieuwe instroom van vluchtelingen op te vangen en te begeleiden. De huidige ontwikkeling is dat statushouders versneld een woning krijgen toegewezen.

2.3

COA

In bijlage 1 is een overzicht opgenomen van de veel gestelde vragen rondom de rol van het COA. De meest actuele versie van dit document is terug te vinden in LCMS. In LCMS is een landelijk incident aangemaakt rond de hoge instroom van vluchtelingen. Onder het kopje „informatie‟ is deze Q&A lijst opgenomen. Contact met het COA Aandachtspunt is dat het COA niet beschikt over een crisisorganisatie. Dat betekent dat de bereikbaarheid niet 24/7 gegarandeerd is. Het COA is bereikbaar via telefoonnummer 088-7156789 en email [email protected].

2.4

Indeling bijlagen per aandachtsgebied

In onderstaand overzicht is weergegeven waar specifieke informatie, aandachtspunten, checklisten, templates en Q&A‟s zijn terug te vinden. Bijlage 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Inhoud Proces rond aanvragen/toewijzen (crisisnood)opvang Gemeenten Politie Gezondheidskundige aspecten Communicatie Brandveiligheid Draaiboek vertrek Voorbeeld format rapportage Plan van aanpak nafase Handige instructies voor vrijwilligers op de opvanglocatie Informatie voor vluchtelingen op de opvanglocatie Informatie voor de locatiemanager

Pagina

7


3 Organisatie en samenwerking bij de inrichting van een crisisnoodopvanglocatie Wanneer een gemeente vanuit het COA vluchtelingen krijgt toegewezen voor crisisnoodopvang, is de gemeente verantwoordelijk voor de inrichting van – en de dagelijkse gang van zaken rondom de crisisnoodopvanglocatie. Hierbij is een aantal partijen betrokken. Onderstaand is een overzicht van de betrokken partijen weergegeven, waarbij de samenhang en samenwerking eveneens in kaart is gebracht.

3.1 Gemeente Processen en ondersteuning De gemeente is verantwoordelijk voor de processen opvang en verzorgen en crisiscommunicatie. Binnen de gemeente zal veelal een kern- of beleidsteam en verschillende actiecentra worden ingericht om uitvoering te geven aan deze processen.

Samenleving Om de vluchtelingenopvang goed te laten verlopen is het essentieel dit mét de samenleving te doen en met draagvlak ín de samenleving. Burgers én bedrijfsleven kunnen worden betrokken en gemobiliseerd voor vrijwilligerstaken. Vanuit de samenleving blijken vele initiatieven te komen en worden veel „handjes‟ geboden. Aanbevolen wordt om vanuit de gemeente een coördinator aan te wijzen die deze initiatieven coördineert. Dit draagt bij aan de betrokkenheid en geeft ruimte om de gemeente te ontlasten.

Regionale ondersteuning Voor verschillende processen kan ondersteuning worden ingezet. Het ondersteuningsverzoek kan bij het VIC worden ingediend. Op verzoek van de gemeente kan ter ondersteuning van het gemeentelijk kern-/beleidsteam een accountfunctionaris van de VRU aansluiten.

Inrichting gemeentelijke organisatie Voor de inrichting van de gemeentelijke organisatie kan gebruik worden gemaakt van de structuren en processen uit de crisisorganisatie (zonder dat de crisisorganisatie wordt ingericht). Een overzicht van mogelijke en/of gewenste functionarissen binnen de teams en actiecentra is onderstaand weergegeven. De gemeente wijst één contactpersoon VRU aan die in direct contact staat met het VRU-loket.

Pagina

8


Team

Mogelijke/gewenste functionarissen

GBT/gemeentelijk kernteam

Burgemeester, Gemeentesecretaris, ACB-er

– Strategisch

(procesbewaker), GGDrU, notulist, communicatie, politie, beleidsadviseur COA, accountfunctionaris VRU

Team Bevolkingszorg–

Voorzitter, ACB-er (procesbewaker), notulist, Hoofd

tactische aansturing

Communicatie, Hoofd Publieke Zorg, Hoofd

organisatie

Ondersteuning, Hoofd Preparatie Nafase, (indien beschikbaar IM-er), liaison GBT (gemeentesecretaris)

Actiecentrum

Adviseur bij kernteam, aansturing actiecentrum (Hoofd

Crisiscommunicatie

actiecentrum crisiscommunicatie of meewerkend voorman), webredacteur, omgevingsanalist, pers- en publieksvoorlichters, evt persvoorlichter bij opvanglocatie,

Actiecentrum Publieke Zorg

Hoofd Publieke Zorg, medewerker publieke zorg, logistiek manager, assistent logistiek manager

Actiecentrum Preparatie

Hoofd Preparatie Nafase, medewerker preparatie

nafase

nafase (eventueel regionaal inrichten)

Actiecentrum ondersteuning

Hoofd ondersteuning, assistent hoofd ondersteuning, team ondersteuning (planning inzet vrijwilligers) ICT medewerker, facilitair medewerker

3.2

Loketfunctie VRU

Voor de VRU is één loket ingericht als aanspreekpunt voor en vanuit de VRU. Dit betekent dat alle informatie binnen het VeiligheidsInformatieCentrum (VIC) gebundeld wordt. Zie onderstaand voor grafische weergave. Vragen vanuit gemeenten over opvanglocaties, (crisis)communicatie, bevolkingszorg, gezondheidskundige aspecten en brandveiligheid komen binnen bij het VIC en worden vanuit het VIC uitgezet binnen de VRU. Het is VIC is bereikbaar via [email protected] of telefonisch via 088-878 1975.

Pagina

9


Gezondheidskundige vragen worden ook via het VIC uitgezet naar de GGD. De GHOR zal de GGD in veel gevallen vragen uitvoering te geven aan acties. Advisering aan gemeentelijk kern-/beleidsteam wordt ingevuld door de GGD (plv. DPG of diens afgevaardigde).

3.3

Politie

Contactpersoon voor de gemeente/bestuur is de teamchef. Contactgegevens zijn bij gemeenten bekend. Indien nodig kan via 0800-8844 naar de juiste teamchef worden gevraagd.

3.4

Bedrijfscontinuïteit gemeentelijke crisisnoodopvangorganisatie

Wanneer er sprake is van de inrichting van een crisisnoodopvanglocatie kan voor inrichting van de benodigde organisatie gebruik worden gemaakt van de reguliere structuren binnen de gemeente en de crisisorganisatie (zonder het inrichten van de parate crisisorganisatie zelf). Wel dient hierbij aandacht te zijn voor de profielen en de „zwaarte‟ van verschillende functies in relatie tot de mensen die deze (beoogd zijn te) vervullen. Vanuit ervaringen wordt aanbevolen telkens een week vooruit te plannen. In geval van acute situaties gelden de reguliere processen uit het Regionaal Crisisplan Utrecht 2014-2017.

3.5

Informatieoverdracht

Geadviseerd wordt om frequent een rapportage te maken (bijvoorbeeld een sitrap) waarin onder andere de volgende thema‟s aandacht krijgen: 

Wat heeft er gespeeld.



Wat is het huidige beeld



Wat wordt er verwacht



Knelpunten

Thema‟s die ook kunnen worden opgenomen in deze rapportages zijn: 

Financiën



Incidenten



Medische hulpvragen

Een mogelijk te gebruiken format voor deze rapportage is opgenomen in bijlage 8.

Pagina

10


Bijlagen Bijlage

Inhoud

1

Proces rond aanvragen/toewijzen (crisisnood)opvang

2

3

4

5

6

a.

Vragen en antwoorden COA (Q&A LOCC)

b.

Proces benaderen gemeenten voor gereedstellen crisisnoodopvanglocatie

c.

Informatie Vluchtelingenwerk Nederland

Gemeenten a.

Overzicht gemeentelijke organisatie met aandachtspunten

-

Strategisch kernteam

-

Tactisch team

-

Actiecentrum (crisis)communicatie

-

Actiecentrum Publieke zorg

-

Actiecentrum Preparatie nafase

-

Actiecentrum Ondersteuning

Politie – Checklist politie – bestuur (– COA) -

Identificatie

-

Toezicht en handhaving

-

Incidentafhandeling

Gezondheidskundige aspecten a.

Aandachtspunten gezondheid

b.

Checklist Hygiëne begeleiding noodopvang

c.

Hygiëne advies uitgifte eerder gedragen kleding

d.

Handenwas instructie

e.

Informatie over de verwerking van wasgoed

f.

Bericht COA over medische kosten

g.

Vragen en antwoorden (Q&A) GGD/GHOR

Communicatie a.

Checklist communicatie

b.

Template voor Vragen en antwoorden over crisisnoodopvang voor gemeentelijke website

c.

Template voor Vragen en antwoorden over gezondheid gerelateerde vragen

d.

Template open brief crisisnoodopvang voor op website gemeente

e.

Template bewonersbrief vooraankondiging omwonenden van crisisnoodopvanglocatie

f.

Template aankondiging omwonenden van crisisnoodopvanglocatie

Brandveiligheid a.

Handreiking brandveiligheid opvang vluchtelingen

b.

Uitruk bij brand

7

Draaiboek vertrek (bron VR Rotterdam Rijnmond)

8

Template format rapportage

9

Plan van aanpak nafase – concept -

10

Handige instructies voor vrijwilligers op de opvanglocatie

Pagina

11


a.

Template voor brief voor vrijwilligers

b.

Voorbeeld gedragsregels voor vrijwilligers

c.

Template voor Intekenlijst voor vrijwilligers

11

Informatie voor vluchtelingen op de opvanglocatie

12

Informatie voor de lokatiemanager

Pagina

12


Bijlage 1 Proces rond aanvragen / toewijzen crisisnoodopvanglocatie Bijlage 1a - Veel gestelde vragen COA (Q&A LOCC) De meest actuele versie is te vinden in LCMS onder het landelijk aangemaakte incident. Op 2 oktober 2015 is V6.0 de meest recente versie; deze is als bijlage ingevoegd.

Pagina

13


Pagina

14


Pagina

15


Pagina

16


Pagina

17


Pagina

18


Bijlage 1b Proces benaderen gemeenten voor gereedstellen van een crisisnoodopvanglocatie2 1. Gemeenten melden aan het LOCC ( [email protected] ) en het VIC ([email protected]) een crisisnoodopvanglocatie te willen openstellen voor vluchtelingen. 2. Het COA geeft aan het LOCC aan wat de reële opvangbehoefte is voor de volgende dag (bij voorkeur voor langere dagen). 3. Het LOCC inventariseert welke locaties hiervoor in aanmerking komen, aan de hand van de volgende prioritering: a. Duur van de opvang (bij voorkeur voor meer dan 72 uur) b. Capaciteit (bij voorkeur tussen de 200 en 300 i.v.m. vermijden van hoge concentraties vluchtelingen) c. Zelfvoorzienendheid (is bed, bad en brood geregeld) 4. Het LOCC benadert de gemeente met de volgende vragen/boodschap: a. Namens het COA benadert het LOCC gemeenten die in aanmerking komen voor crisisnoodopvang. b. U heeft aangegeven dat wij u hiervoor kunnen benaderen. c. Wij willen u vragen om locatie(s) X stand-by te maken. Dit houdt in dat: i. Bed, brood en bad faciliteiten gaat inrichten, evenals het nemen van medische voorzorgsmaatregelen. Praktisch houdt dit in dat mensen gebruik kunnen maken van een huisartsenpost en ziekenhuis in de nabijheid van de crisisnoodopvanglocatie. Het COA voorziet in de gemaakte kosten. (In LCMS kunt u hiervoor de handreikingen vinden, evenals andere vragen en antwoorden die zijn samengesteld in de QenA). d. Kunt u dit realiseren? e. Als u hiermee akkoord gaat verwachten dat het COA u zeer binnenkort, waarschijnlijk binnen 1-3 dagen, informeert over het openstellen van de locatie. f. Wij zullen alle gemaakte afspraken zo per mail bevestigen. 5. Het LOCC checkt met de gemeente de, door de gemeente, aangereikte gegevens. (Adres, Contactpersoonsgegevens). 6. Het LOCC stuurt de bevestiging naar Gemeente en [email protected] 7. Het COA benadert de gemeenten actief over het openstellen van de crisisnoodopvanglocaties. 8. Zodra het COA een opvanglocatie wil gaan openstellen, wordt het LOCC hier direct over geïnformeerd.

2

Bron: LCMS, aangepast naar situatie regio Utrecht op punt 1.

Pagina

19


Bijlage 1c Informatie VluchtelingenWerk Nederland

3

VluchtelingenWerk Nederland kan in de crisisopvanglocaties ondersteuning bieden met informatie over de asielprocedure en helpen om zorgen van asielzoekers weg te nemen. VluchtelingenWerk is al jaren in alle COA-locaties aanwezig en heeft een vaste rol in de asielprocedure. Deze rol wordt medegefinancierd door het ministerie van VenJ. Het aanbod van ondersteuningdoor VluchtelingenWerk betreft informatie over de asielprocedure en onderscheidt zich van de rol van het Rode Kruis (meer gericht op noodhulp). Asielzoekers hebben na hun vlucht en de reis door Europa veel zorgen en vragen, zoals bijvoorbeeld: - De achterstand in de registratie, angst om weer doorgestuurd te worden, - Wanneer start de asielprocedure en wanneer krijg ik een advocaat? - Kan ik vast informatie krijgen over de asielprocedure? - Welke papieren moet ik overleggen bij een asielprocedure? - Men zoekt kwijtgeraakte familieleden of eerder aangekomen familieleden. VluchtelingenWerk heeft medewerkers (beroepskrachten en vrijwilligers) die in deze materie geschoold zijn en snel inzetbaar zijn. Met voorlichting en spreekuur kunnen zij een bijdrage leveren aan het in goede banen leiden van de (crisis-)opvang . Dit is ook beschikbaar voor de crisisopvang die door de gemeenten/veiligheidsregio’s wordt georganiseerd. Vanuit het Landelijk Bureau van VluchtelingenWerk in Amsterdam wordt voorzien in landelijk uniforme informatie omtrent de asielprocedure. Afspraken omtrent lokale inzet en verzoeken om inzet kunt u het best maken met de regionale kantoren van VluchtelingenWerk. Telefoonnummers van VluchtelingenWerk Nederland: Landelijk Bureau: 020-3467200 Midden Nederland: 030-2764240 Amstel tot Zaan: 020-6277745 Brabant Centraal: 013-5363630 Limburg: 077-4620072 Maasdelta: 010-2827878 Noord Nederland: 050-5757290 NoordWestHolland: 023-5313020 Oost Nederland: 026-3702777 West en Oost Brabant en Bommelerwaard: 0413-269037 Zeeland: 0113-820212 ZuidHollandNoord: 071-5663128 Zuidvleugel: 070-3897001 3

Bron: LCMS

Pagina

20


Bijlage 2 Gemeenten Bijlage 2a Overzicht gemeentelijke organisatie met aandachtspunten Strategisch kernteam Deelnemers: BGM, Gem sec, ACB-er (procesbewaker), GGDrU, notulist, communicatie, beleidsadviseur COA (eventueel polite en accountfuntionaris VRU) Onderwerpen:  Gaan we opvangen in onze gemeente, waar gaan we opvangen (omgeving / locatie)  Deelname participatie witte kolom in de noodopvanglocatie (garantie huisartsen in opvanglocatie)  Communicatie: duiding, beeldvorming naar buiten toe, informeren bevolking  Kosten operatie  Informeren / besluit college B&W, informeren gemeenteraad, fractievoorzitters, intern personeel.  Participatie bevolking  Duur noodopvang  Openbare orde en veiligheid  Bestuurlijke contacten / netwerken  Draagvlak behouden betrokkenen

Tactische aansturing organisatie Deelnemers: Voorzitter, ACB-er (procesbewaker), notulist, Hoofd communicatie, Hoofd publieke zorg, Hoofd ondersteuning, Hoofd preparatie nafase, (Indien beschikbaar IM-er) Liaison strategisch kernteam (gemeentesecretaris). Onderwerpen:  Per proces worden de uitvoerende taken beschreven. In dit team worden die zaken behandeld die als opdracht uit het strategisch kernteam worden gedelegeerd. Deze taken en opdrachten worden dan per proces toegewezen aan de hoofden van het desbetreffende proces. En daar waar de processen elkaar raken zal dit worden gedeeld binnen dit team.  Contact onderhouden COA, inzet rode kruis, afstemming externe partners  Inzet regionale crisisfunctionarissen (kan ook bij voorzitter tactisch team worden weggezet)  Scenario denken 

Opvang substantieel verlengd



Wisseling van Populatie



Opvang stopt

Pagina

21


Actiecentrum / afdeling (crisis)communicatie Deelnemers: Adviseur bij kernteam, aansturing actiecentrum (Hoofd actiecentrum crisiscommunicatie of meewerkend voorman), webredacteur, omgevingsanalist, pers- en publieksvoorlichters, evt persvoorlichter bij opvanglocatie Onderwerpen:  Informatievoorziening richting bevolking, buurt, interne medewerkers, college B&W, gemeenteraad, fractievoorzitters.  Beeldvorming media / social media  Zie ook checklist communicatie, bijlage 5a.

Actiecentrum publieke zorg Deelnemers: Hoofd publieke zorg, medewerker publieke zorg, logistiek manager, assistent logistiek manager. Opvanglocatie publieke zorg Deelnemers: locatiemanager, assistent locatie manager Externe deelnemers: Rode kruis medewerkers (indien convenant rode kruis), vrijwilligers uit de gemeenschap, locatiebeheerder + personeel, beveiliging, BOA. Onderwerpen:  Inrichting opvanglocatie.  Bedden (zelf regelen) LOCC, Rode kruis (indien convenant), defensie gaan ervan uit dat gemeenten zelf een opvanglocatie voorhanden hebben en die ook met eigen middelen in kunnen richten.  Locatie toegankelijk voor bussen  WIFI verbindingen  Catering (ontbijt, lunch, warm eten) versnaperingen  Dieetwensen (vanwege medische of geloof overwegingen)  Gedragsregels locatie  Schoonmaken en hygiëne protocollen  Afhalen en leegmaken vuilniscontainers  Informatiepunt inrichten / regiehoek  EHBO, BHV  Aansturing vrijwilligers en externen op de locatie  Locatie in sporthal voor locatiemanager, verbindingsmiddelen  Toiletartikelen, handdoeken  Telefoonopladers en stroom  Stilte beleid, tijden lunch, ontbijt en avondeten  Gebedsruimte / stilte ruimte, pastorale zorg  Registratie beleid / in en uitgaande bewoners opvanglocatie / registratiebeleid  Toegangscontrole / beveiliging  Contact locatie beheerder / bereikbaarheid / vast telefoonnummer  Vermaak kinderen / speelruimte kinderen  Vermaak ouderen  Herkenbaarheid personeel  Rust en recreatieruimte  Spreekkamer geneeskundige hulp  Spreekkamer psychosociale hulpverlening (waarschijnlijk niet van

Pagina

22


                  

toepassing) Rust en slaapruimte apart inrichten Gemeenschappelijke ruimte / restaurant terras systeem Brandveiligheid / vluchtwegen / vluchtdeuren / nooddeuren Extra toiletvoorzieningen / aparte toiletvoorzieningen vrijwilligers en personeel? Rook en alcohol, geluidsoverlast beleid, huisregels Kinderbedden , ledikantjes, kolfruimte Vrouwen en mannen gescheiden van bad en douche Aparte ruimten uit het zicht van de leiding dienen te worden voorkomen. Verwarming, dagelijks luchten / ventileren van slaapruimten Televisie beleid (vermaak geen journaals of zenders die van invloed kunnen zijn op de sfeer) Beleid op kleding en spullen die worden gebracht door buurtbewoners, let op mogelijk hamstergedrag) Logboek bijhouden actiecentrum en opvanglocatie Medicatie, tandartsbezoek Medische zorg inrichten, ziekenhuisbezoek verwanten Kleding, dekens, tandpasta en tandenborstel Vrouwen EHBO middelen, toiletartikelen Schoonmaak sporthal, bedden, dekens als er vluchtelingen weggaan en op relatief korte termijn weer nieuwe vluchtelingen komen. Inrichting opvanglocatie per nationaliteit inrichten. Kleine kas beschikbaar met administratie (bv voor kleine uitgaven, taxi naar huisarts, etc; nb vraag altijd een bon!)

Actiecentrum / preparatie nafase Deelnemers: Hoofd preparatie nafase, medewerker preparatie nafase (eventueel regionaal inrichten) Onderwerpen:  Collegiale opvangteams organiseren aan gemeentelijke medewerkers en vrijwilligers. Psychosociale hulpverlening maar ook de medische risico‟s waar mogelijk ongerustheid uit voort kan komen.  Schoonmaak en herstel opvanglocaties  Kosten (betaling aan dienstverleners)  Kosten (mogelijk verhalen van kosten op probleemeigenaren vluchtelingenproblematiek)  Aansturen tijdens de fase dat er sprake is van noodopvanglocaties om logboeken, en verslagen bij te houden.  Ontmantelen opvanglocatie  Dankbetuiging inzet personeel en vrijwilligers  Informatiebijeenkomsten, intranet personeel  Emotionele binding personeel en vrijwilligers met vluchtelingen Actiecentrum ondersteuning Deelnemers: Hoofd ondersteuning, assistent hoofd ondersteuning, team ondersteuning (planning inzet vrijwilligers), ICT medewerker en facilitair medewerker. Onderwerpen:  Continuïteit staande organisatie  Stagnatie reguliere werkzaamheden  Bemensing actiecentra  Continuïteit crisisorganisatie

Pagina

23


      

Rooster bezetting (functionarissen en indeling personeel) AC doet dat zelf. Inzetten vrijwilligers Coördinatie inzet vrijwilligers (dagtaak) Eten en drinken voor medewerkers actiecentra buiten kantooruren Inzet regionale crisisfunctionarissen (kan ook bij voorzitter TBZ weggezet worden) Wifi zenders inrichten opvanglocatie Werkruimte actiecentra

Pagina

24


Bijlage 3 Politie - Checklist politie – bestuur (-COA) Politieprocessen in relatie tot deze thematiek zijn: Registratie / Identificatie Registratie is een proces van het COA. Via registratie ontstaat in- en overzicht in instroom. Registratie bestaat uit het invoeren van personalia (naam, foto e.d.) in het systeem Smartflow. Dit proces wordt verzorgd door de IND. Identificatie is een politieproces. In het systeem BVV wordt nadere informatie vastgelegd over de identiteit van de vluchteling. Ongeïdentificeerden zitten op diverse COA-locaties, deels geregistreerd in Smartflow, deels nog niet. De IND, COA, politie en KMAR hebben afspraken gemaakt om vanaf 21 september van start te gaan met een aangepast registratie- en identificatieproces. Op hoofdlijnen bestaat dit uit de volgende stappen. -

Registratie in Smartflow gebeurt in de gemeenten Ter Apel, Budel, Amsterdam en Rotterdam en in sommige noodopvanglocaties zoals Kockengen.

-

Identificatie door de politie gebeurt onder verantwoordelijkheid van het AVIM in Ter Apel/Veenhuizen, Budel, Amsterdam en Rotterdam. Dit proces bestaat uit de stappen horen, bagagecontrole, onderzoek documenten etc.

-

Een asielprocedure kan alleen worden gestart op die locaties waar een IND aanwezig is, namelijk Budel en Ter Apel.

Half oktober wordt in de eenheid Midden-Nederland, gemeente Leusden, een locatie geopend, waar identificatie van vluchtelingen gaat plaatsvinden. Dit is geen opvanglocatie. Vanaf de diverse opvanglocaties worden vluchtelingen van en naar Leusden vervoerd zodat het identificatieproces kan plaatsvinden. Momenteel wordt nog hard gewerkt om de identificatielocatie operationeel te krijgen. Nadere informatie volgt. De ontwikkelingen in het registratie- en identificatieproces volgens elkaar snel op en kunnen momenteel ook lokaal nog verschillen. Bij vragen over het identificatieproces kan contact worden opgenomen met de teamchef. Toezicht en handhaving Het COA schakelt beveiliging in voor de opvanglocaties. De politie is verantwoordelijk voor toezicht en handhaving in de wijk rondom de locatie. Politieel contact met de locatie loopt via teamchef en/ of de wijkagent.

Pagina

25


De gemeente kan met de politie afspraken maken over eventueel verscherpt toezicht, dit is situationeel afhankelijk. Incidentafhandeling Meldingen worden afgehandeld conform de huidige richtlijnen. Bij incidenten wordt 112 gebeld, waarbij via de gebruikelijk prioritering inzet plaatsvindt. Bij calamiteiten op de opvanglocatie komt altijd een Officier van Dienst Politie (OVDP) ter plaatse. De OVDP informeert bij calamiteiten de Hoofdofficier van Dienst (HOVD) van het betreffende district. In geval van een aanhouding van een vluchteling wordt de Vreemdelingenpolitie hiervan in kennis gesteld. Tussen politie en de beveiligingsorganisatie dienen afspraak gemaakt te worden over toegang tot de locatie bij calamiteiten. Advies is om per locatie een overzicht bij te houden welke incidenten hebben plaatsgevonden in en rond de opvanglocatie. Dit overzicht kan onderdeel uitmaken van een dagelijkse sitrap.

Pagina

26


Bijlage 4 Gezondheidskundige aspecten Bijlage 4a aandachtspunten gezondheid Gezondheidszorg in crisisnoodopvanglocatie: 

Medische zorg voor de mensen die worden opgevangen



Voorlichting en advies aan vrijwilligers en anderen die bij de opvang betrokken zijn, als ook mogelijk de bevolking in algemene zin. Dit in verband met zorgen voor de eigen gezondheid die mogelijk leven.

Medische zorg De gebruikelijke medische zorg voor asielzoekers die normaal loopt via het GezondheidsCentrum Asielzoekers (GCA) is niet beschikbaar op de crisisnoodopvanglocaties. Afgesproken is dat bij medische hulpvragen als volgt kan worden gehandeld: 

Reguliere 1e lijns-geneeskundige zorg door een huisarts in de opvanggemeente.



Avond/Nacht/Weekend zorg door de Huisartsenpost.

Houd rekening met een brede behoefte aan uiteenlopende vragen om medische zorg. Het kan handig zijn om bij een nieuwe groep een zorgverlener (arts/praktijkondersteuner) aanwezig te hebben die een spreekuur onderhoudt op locatie om de eerste 2 dagen de meeste vragen (denk ook aan herhaalrecepten) weg te werken. Aandacht voor: 

Extra zorg en aandacht voor zieke mensen, zwangeren en kinderen.



Houd rekening met mogelijke besmettelijke ziekteverschijnselen: let daarom op algemene ziekteverschijnselen bij de mensen zoals hoesten, niet welbevinden, niet eten en drinken, koorts, diarree enz. Waarschuw de huisarts of de arts infectieziekten van GGD bij zorgen of en vraag om advies of een beoordeling van de gezondheid en situatie.

Medicijnen Overdag is het handig om een apotheek te gebruiken in de opvanggemeente. Avond/Nacht/Weekend zorg is voor de dienstapotheek. Levensbedreigende situaties 112 (Meldkamer Ambulance)

Pagina

27


Tandarts Indien er acute tandheelkundige problemen zijn dan is het advies om een tandartsenpraktijk in de buurt daarvoor in te schakelen. Verloskundige Samenstelling van een groep is vaak onbekend voor aankomst. Indien er in de groep zwangeren zijn, kan er aanvullend een verloskundigepraktijk gezocht worden die de zorg kan verlenen. Vervoer Voor het bezoeken van de huisarts/huisartsenpost en/of het halen van medicijnen moet zelf vervoer door de crisisnoodopvanglocatie worden geregeld. Tolken Om goed het medische probleem boven tafel te krijgen is het zeer belangrijk dat er een tolk beschikbaar is t.b.v. de uitvraag, bezoek/consult en uitleg over aandoening/behandeling.

Identificatie De vreemdelingen in de gemeentelijke (crisis)noodopvang hebben in Ter Apel een tijdelijk registratienummer ontvangen en dragen een tijdelijk identiteitspapier (de zgn. Loopbrief) bij zich. Indien een beroep wordt gedaan op zorg, graag bij de betrokkene aangeven deze papieren mee te brengen. Gegevens Geef bij contact met huisarts en/of huisartsenpost het volgende aan:  duidelijk aangeven: crisisnoodopvang.  minimaal de volgende patiëntgegevens doorgeven: o voorlopig identificatienummer, naam en geboortedatum (te vinden op Loopbrief die iedere vluchteling bij zich heeft)  aangeven dat patiënt naar de huisarts(enpost) kan komen (als dat mogelijk is) met tolkende begeleiding  doorgeven contactgegevens locatiemanager van dienst incl. 06 nummer. Maak gebruik van de bijlage „Handreiking aanmelden vluchteling bij huisarts‟.

Pagina

28


Publieke gezondheidszorg - Voorlichting en advies rond infectieziektebestrijding en hygiënische maatregelen De GGD regio Utrecht is aanspreekpunt voor technische hygiënezorg en infectieziektebestrijding.  



Voor of na opening van crisisnoodopvanglocatie: 1e bezoek aan locatie door GGD-medewerker met infectiepreventie-expertise voor advisering over technische hygiënische maatregelen Dagelijks heeft een medewerker infectieziektebestrijding telefonisch contact met locatiehoofd van dienst. Indien de situatie daartoe aanleiding geeft, bijvoorbeeld bij vragen/zorgen op locatie rond infectieziekten, een infectieziekte-uitbraak, behoefte aan advies over hygiënische maatregelen, wordt in overleg tussen locatiehoofd en medewerker infectieziektebestrijding een locatiebezoek afgelegd door een arts, verpleegkundige of deskundige infectiepreventie. o NB: de GGD-artsen zijn niet gekwalificeerd als huisarts en kunnen dus niet worden geconsulteerd voor individuele medische klachten. Zij zullen daarvoor steeds verwijzen naar de huisarts. o Namen en telefoonnummers van de locatiehoofden dienen bij de GGD bekend te zijn. De afdeling Infectieziektebestrijding is 24*7 bereikbaar via 030 6086086 (volg buiten kantoortijd de instructie op het bandje).

Mocht er behoefte bestaan om de bevolking of groepen daaruit te informeren over mogelijke gezondheidsrisico‟s in verband met de opvang, dan kan de afdeling Infectieziektebestrijding eveneens worden gevraagd daarover inhoudelijk te adviseren. GHOR-GGD De GHOR brengt het zorgsysteem in kaart en gaat via haar netwerk contact leggen met de Huisartsenpost, vertegenwoordiger van de Huisartsenvereniging (om in overleg een dagpraktijk te regelen) en met een apotheek (voor regelen dagzorg). Er wordt t.b.v. de crisisnoodopvanglocatie een infoblad gemaakt waarop zij precies kunnen zien wanneer ze waar terecht kunnen met een hulpvraag. De GGD is aanspreekpunt voor de Technische Hygiënezorg en de infectieziektenbestrijding. Vragen over extra hygiënemaatregelen of voorlichtingsmaterialen kunnen zij beantwoorden/leveren. GHOR-GGD treedt bij alle zaken rondom de crisisopvanglocaties als een „tandem‟ op.

Pagina

29


Bijlage 4b LCHV - Checklist Hygiene begeleiding noodopvang (op basis van AZC), september 2015 De GGD regio Utrecht kan hygiëneadvies op maat leveren via locatiebezoek. Ook is de GGD bereikbaar voor vragen en advies n.a.v. deze checklist: 030 6086086, vragen naar afdeling Infectieziektebestrijding, zij zorgen dat de vrager door een medewerker met de juiste deskundigheid wordt terug gebeld. Volg buiten kantoortijd de instructie op het bandje. LOS BIJGEVOEGD

Pagina

30


Bijlage 4c Hygiëne advies uitgifte eerder gedragen kleding4 Risico Eerder gedragen kleding zou schurft of luis kunnen bevatten en op die wijze overgedragen kunnen worden. Advies: volg bij uitgifte gedragen kleding het onderstaande stappenplan. Bij passen en terugleggen van kleding zou schurft of luis van de persoon die het gepast heeft, in de gepaste kleding terecht kunnen komen. Advies: kledingstukken niet laten passen, maar kleding op maat sorteren en uitgifte te regelen. Stappenplan: 1. Sorteren eerder gedragen kleding

Advies: draag bij het sorteren van kleding in elk geval disposable handschoenen en eventueel een plastic schort. 2. Wasvoorschriften eerder gedragen kleding 

Kleding wassen op 60ºC OF 40ºC + minimaal 10minuten in droogtrommel op 50 ºC o

Was met standaardwasprogramma en centrifugeren (geen verkort wasprogramma)

o

Was met totaal wasmiddel (dus geen fijnwasmiddel of kleurwasmiddel)

o

Het gebruik van een wasdroger wordt aangeraden.

o

Bewaar gewassen schone kleding in een aparte schone ruimte gescheiden van de vuile ongewassen kleding.



Moeilijk wasbare materialen (zoals jassen en knuffels) i.p.v. wassen 72uur in een dichte zak op kamertemperatuur 18-20°C bewaren óf minimaal 72 uur buiten luchten

3. Uitgifte gewassen kleding

4



Gewassen kleding op maat en soort bewaren



Indien mogelijk kleding per stuk in een plastic zak verpakken



Kleding uitgifte van [verpakte] kleding per stuk op maat.

o.b.v. LCI richtlijn en WIP richtlijn, via GGD Utrecht

Pagina

31


Bijlage 4d – Handenwas instructie Op welke momenten is handen wassen noodzakelijk? Maak uw handen schoon: 

als ze zichtbaar vuil zijn;



na een toiletbezoek;



voor en na het (bereiden van) eten;



na schoonmaakwerkzaamheden;



na contact met lichaamsvocht zoals speeksel, braaksel, ontlasting, wondvocht of bloed;



na het uittrekken van wegwerphandschoenen. Dit is nodig omdat er bij het uittrekken ziekteverwekkers op de handen kunnen komen.



na hoesten, niezen of het snuiten van de neus. Dit is ook belangrijk als u een zakdoek hebt gebruikt. Ziekteverwekkers kunnen namelijk door de zakdoek heen op uw handen komen.

Een voorbeeld instructieblad in het Nederlands is bijgevoegd. Via GGD/GHOR Kennisnet heeft de GGD beschikking over instructiebladen in diverse talen.

Pagina

32


Pagina

33


Bijlage 4e Informatie over de verwerking van wasgoed Onder linnengoed wordt gerekend: lakens, slopen, dekbedovertrekken, molton onderleggers, dekens/slaapzakken, dekbedden, kussens, handdoeken en washandjes. Schoon linnengoed en schone kleding is van belang om een goede persoonlijke hygiëne te kunnen waarborgen. Vuile was kan besmet zijn met ziekteverwekkers. Wordt het wasgoed in uw opvangcentrum gewassen? Let dan op de volgende eisen: 

Verzamel en transporteer vuil wasgoed altijd in een gesloten systeem bv (plastic) zakken.



Draag bij het verzamelen van het vuile wasgoed wegwerphandschoenen. Dit om eventuele besmetting via het wasgoed te voorkomen.



Was volgens wasvoorschrift. Gebruik geen verkorte programma‟s.



Bewaar het schone linnengoed in een schone en stofvrije ruimte tot gebruik.



Was na iedere wisseling van een bewoner de deken/slaapzak (en het kussen).



Verschoon minimaal één keer per week het linnengoed van de bedden.

Wordt het wassen uitbesteed aan een externe partij dan geldt het derde aandachtspunt niet. TIP: Wassen bewoners zelf hun kleding in uw (tijdelijke) opvangcentrum? Hang dan een duidelijke gebruiksinstructie bij de wasmachine.

Pagina

34


Bijlage 4f Bericht COA over medische kosten

Pagina

35


Bijlage 4G - Vragen en Antwoorden (Q&A) GGD /GHOR Nederland LOS BIJGEVOEGD Voor deze Q&A wordt door de GHOR regelmatig ingelogd op het kennisnet GGD/GHOR NL voor een recente versie. http://www.ggdghorkennisnet.nl/thema/publieke-gezondheidszorgasielzoekers-pga/dossiers/203-q-a-hoge-instroom-asielzoekers-envluchtelingen

Pagina

36


Bijlage 5 Communicatie Bijlage 5a Algemene checklist communicatie Bij aanbod crisisnoodopvanglocatie  Artikel op de website over aanbod crisisnoodopvanglocatie met evt daarbij de veelgestelde vragen (bijlage 5b en 5c).  Bij bekendmaken van de locatie al bewonersbrief aan direct omwonenden versturen. (bijlage 5e)  Interne communicatie opstarten: o Politiek: gemeenteraad informeren over besluit o Medewerkers: medewerkers van de eigen gemeente informeren over het besluit en wat daarbij de verwachtingen zijn over de inzet van het eigen personeel. o Gebruikers van de locatie die ingezet wordt Bij verzoek COA voor inzetten crisisnoodopvanglocatie  Schaal de crisiscommunicatie op en zorg voor invulling van ieder geval de volgende functies: o Adviseur bij kernteam o Aansturing actiecentrum (HAC of meewerkend voorman) o pers- en publieksvoorlichters o Webredacteur (voor website en social media) o Omgevingsanalist (deze kan ook samen met andere gemeenten een regionale analyse maken) o Evt persvoorlichter bij opvanglocatie (vooral voor 1e en laatste dag)  Maak een rooster voor de inzet van communicatie. Ga daarbij uit van opvang voor de eerste 72 uur en verlenging van 72 uur. Maak daarbij inzichtelijk waar de tekorten zijn en neem vroegtijdig contact op met VRU voor ondersteuning. Zorg voor tijdige aflossing en denk daarbij aan een goede mix tussen lokale kennis en extra inzet van buiten de gemeente.  Zorg voor een communicatiemix van: o Website informatie met:  Live blog  Veel gestelde vragen voor inwoners (bijlage 5b) o Berichtgeving op social media o Bewonersbrief en bewonersbijeenkomst (bijlagen 5e en 5f) o Interne communicatie:  Informatie naar de gemeenteraad  Informatie naar de eigen medewerkers  Gebruikers van de locatie die ingezet wordt  Maak een actieplan voor actieve bijdrage van inwoners / wat kunnen inwoners doen: o Wel of geen inzet als vrijwilliger. Denk daarbij aan vrijwilligerscoördinator, checklist voor vrijwilligers, briefing voor vrijwilligers, rooster vrijwilligers. o Wel of geen inzameling van spullen. Denk daarbij aan oproep welke spullen er nodig zijn, waar is inleverpunt, wie coördineert de inzameling.  Bij communicatie met vluchtelingen denk aan inzet tolken en inventariseer de talen. Regel deze via Tolkenbureau. Denk aan goede verhouding van mannelijke en vrouwelijke tolken.

Pagina

37




Zorg voor communicatie naar de vrijwilligers toe, gebruik daarbij instructie vrijwilligers uit de bijlagen.

Bij (eerste) verlenging crisisnoodopvanglocatie  Benadruk de verlenging in de communicatiemix en bedien daarbij vooral de volgende doelgroepen: o Omwonenden o Gemeenteraad o Eigen medewerkers en ingezette vrijwilligers o Gebruikers van de locatie die ingezet wordt Bij sluiten crisisnoodopvanglocatie  Bij sluiting denk aan extra communicatie voor vooral de volgende doelgroepen: o Omwonenden o Gemeenteraad o Eigen medewerkers en ingezette vrijwilligers o Gebruikers van de locatie die ingezet wordt  Geef in de communicatie aan waarom de opvanglocatie sluit.  Communiceer wanneer de vluchtelingen vertrekken en organiseer dat medewerkers en vrijwilligers afscheid kunnen nemen.  Zorg voor een gezamenlijk informele afsluiting, direct na vertrek vluchtelingen en opruimen sporthal. Geef de burgemeester daarbij een informele rol.  Communiceer met de gebruikers van de locatie over moment dat locatie weer normaal gebruikt kan worden.  Zie ook plan van aanpak nafase Na sluiting crisisnoodopvanglocatie  Organiseer een formele afsluitbijeenkomst, waarbij iedereen bedankt wordt en waarbij terug gekeken kan worden op de afgelopen periode. De burgemeester en eventueel de gemeentesecretaris hebben hierbij een belangrijke rol.  Stuur een bedankje naar alle medewerkers van de gemeente, extra inzet van andere gemeenten/organisaties, vrijwilligers.  Zie ook plan van aanpak nafase Overige  Onze ervaring is dat gemeenten regelmatig gebeld worden door andere gemeenten binnen of buiten onze regio voor vragen over de aanpak, lessons learned etc. Vraag het KCC om deze vragen af te vangen. Dit kan d.m.v. volgend script: Als iemand van een andere gemeente belt en zij vragen naar communicatie, vraag dan wat de vraag is. Als de vraag is dat zij meer willen weten over de aanpak van crisisnoodopvanglocatie, lessons learned, best practices of adviezen hoe de gemeente dit heeft aangepakt, verwijs dan door naar de VeiligheidsRegioUtrecht: [email protected] of 088 - 878 1971

Pagina

38


Bijlage 5b Template Vragen en antwoorden over crisisnoodopvang Onderstaande template bevat vragen en antwoorden die kunnen worden gebruikt voor publicatie op de gemeentelijke website. Waarom opvang in [plaats] Waarom deze opvang voor vluchtelingen? We bieden graag de helpende hand aan de vluchtelingen en aan de hulpverleners die met hart en ziel zich inspannen om iedereen onderdak te bieden. De vluchtelingen zijn de komende dagen onze gast. De humanitaire nood is zeer hoog. Het is alle hens aan dek. Waarom op de locatie [naam locatie]? Het is een locatie van de gemeente. De locatie is … [kenmerken aangeven, bijvoorbeeld rustig gelegen, daar hebben vluchtelingen behoefte aan; niet dicht bij woonomgevingen etc]. Waarom is eerst de crisisnoodopvang gestart en zijn de inwoners daarna pas geïnformeerd? Dit ging sneller dan we konden communiceren. Het COA zat echt om acute crisisnoodopvang verlegen. Waarom is de gemeente niet eerder in actie gekomen? De urgentie is veranderd. Donderdag 17 september is een noodoproep voor tijdelijke opvangplaatsen gedaan. Opvang van vluchtelingen Komt er nog een extra crisisnoodopvang? Op dit moment komt er geen extra crisisnoodopvang. [Indien er in de gemeente ook nagedacht wordt over noodopvang, dan melden dat noodopvang een ander karakter heeft dan crisisnoodopvang.] Wat is het verschil tussen crisisnoodopvang en noodopvang? Veel vluchtelingen melden zich bij de aanmeldcentra, zoals Ter Apel. Daar moeten ze worden geregistreerd. Maar Ter Apel is kan deze mensen geen slaapplaats meer bieden. Daarom worden groepen voor een aantal dagen elders in het land ondergebracht. Zoals bij ons, in [locatie]. Daarna gaan ze weer terug naar Ter Apel om alsnog geregistreerd te worden en op een goede wijze in de asielprocedure te worden gebracht. Dat betekent dat tijdelijke locatie gezien kan worden als een „wachtkamer‟ voor de aanmeldcentra. De noodopvang is voor asielzoekers die al geregistreerd zijn en in de

Pagina

39


aanvraagprocedure zitten voor een verblijfsvergunning in Nederland. Dit staat dus los van de urgente crisisnoodopvang.

Hoeveel vluchtelingen zijn er in [locatie] opgevangen? [Aangeven hoeveel vluchtelingen er op welke datum zijn gekomen of gaan komen en of er nog meer vluchtelingen verwacht worden]. Hoe lang blijven de vluchtelingen in [locatie]? De [locatie] blijft in elk geval tot [datum en tijd] beschikbaar voor de crisisnoodopvang van vluchtelingen. Het COA doet in eerste instantie een verzoek voor 72 uur, daarna kan dit met 72 uur verlengd worden. Na het verblijf in de [locatie] stromen de mensen door naar andere opvanglocaties van het Centraal Opvang Orgaan (COA). Uit welke landen komen de vluchtelingen? Het gaat vooral om vluchtelingen uit Syrië, Irak, Eritrea en Mongolië. Om wat voor groep vluchtelingen gaat het? De vluchtelingen wachten op registratie bij een aanmeldcentrum. De groep bestaat grotendeels uit gezinnen. Er zijn ook enkele kinderen van onder de 2 jaar bij. Hoe is het deurbeleid? Alleen vluchtelingen en medewerkers hebben toegang tot de sporthal. Welke voorzieningen zijn er in de [locatie]? De Veiligheidsregio Utrecht, de gemeente, de jeugdbrandweer en het Rode Kruis hebben de locatie ingericht met bedden en andere nodige zaken. Hoe gaat het op dit moment met de vluchtelingen? Ze zijn vooral moe, toe aan rust. Wat doen de vluchtelingen de gehele dag? Mogen ze naar buiten? Ja, zij zijn vrij om te gaan en staan waar zij willen. De ervaring leert dat zij blij zijn met de opvanglocatie en veelal binnen blijven. Hoe voorkomen het COA en de IND dat er onder de vluchtelingenstroom IS strijders/oorlogsmisdadigers zitten? In eerste instantie is het monitoren van de nationale veiligheid een taak van de NCTV (nationaal coördinator terrorismebestrijding en veiligheid). De NCTV is scherp op allerlei bewegingen. Daarnaast onderzoekt de IND bij een

Pagina

40


asielaanvraag de antecedenten van een vluchteling voordat zij worden toegelaten tot de asielprocedure. Indien een bewoner op een locatie gehuisvest wordt, dan zijn medewerkers getraind in het waarnemen van signalen die de leefbaarheid en veiligheid op het centrum in het geding brengen. Mochten er op de locatie aanwijzingen of vermoedens zijn, dan geven COA medewerkers dit door aan de politie, Vreemdelingenpolitie en het COA meldpunt veiligheid. Veiligheid Hoe is de veiligheid in de buurt geregeld? Er zijn voldoende toezichthouders aanwezig. Mochten er op en om de opvanglocatie signalen zijn van onveiligheid, dan zullen de toezichthouders dat aan de politie doorgeven. Kun je de sporthal binnen lopen? Nee, inwoners mogen niet zomaar de sporthal in. Vluchtelingen hebben een polsbandje, toezichthouders checken deze. Wat wordt er van vluchtelingen in [de locatie] geregistreerd in verband met veiligheid? De vluchtelingen worden geregistreerd bij aankomst en bij vertrek aan de hand van de namenlijst van het COA. Informatievoorziening over crisisnoodopvang Ik heb een vraag over de opvang van de vluchtelingen in [locatie]. Waar kan ik terecht? Kijk voor meer informatie of andere vragen op de liveblog van de gemeente: [url] U kunt ook tijdens kantooruren bellen met de gemeente: [telefoonnr]. Of mail de gemeente: [mailadres]. Is de gemeenteraad hierover geïnformeerd? [vul antwoord in] [Indien de opvanglocatie een sporthal is, dan de vraag: Ik wil sporten in [locatie], waar kan ik terecht] Er is overleg met de gebruikers van de sporthal over alternatieven, ook buiten de gemeente. Daar maken we ons hard voor en we hopen op medewerking. [eventueel meer aanvulling] Is al duidelijk wanneer [locatie] weer beschikbaar is? [locatie] blijft in elk geval tot [datum] beschikbaar voor de crisisnoodopvang.

Pagina

41


Hulp en initiatieven Kan ik me nog aanmelden als vrijwilliger? Veel vrijwilligers hebben zich aangemeld. Dank daarvoor. Op dit moment zijn er voldoende vrijwilligers. Aan welke hulpgoederen is behoefte? Er is op dit moment geen behoefte aan voedsel, kleding, speelgoed en dergelijke. Dank voor alle vrijgevigheid! OF Verschillende inwoners hebben hun hulp aangeboden. Dat is heel fijn. Na een inventarisatie blijkt dat er meer [vul in] nodig is voor de vluchtelingen. Het gaat om: [lijst producten]. U kunt de spullen inleveren bij: [adres].

Pagina

42


Bijlage 5c Template Vragen en antwoorden over gezondheid gerelateerde vragen in crisisnoodopvanglocaties Onderstaande template bevat vragen en antwoorden die kunnen worden gebruikt voor publicatie op de gemeentelijke website.

Hoe is de gezondheidszorg voor vluchtelingen geregeld? Als mensen die in de crisisnoodopvanglocatie verblijven gezondheidsklachten hebben, gaan zij naar de huisarts. Voor iedere crisisnoodopvanglocatie zijn daarover afspraken gemaakt met huisartspraktijken en huisartsenposten. Wat is de kans op infectieziekten? Bij gewoon sociaal contact is de kans op het oplopen van een infectieziekte niet groter dan normaal. De GGD houdt in de gaten of er klachten voorkomen bij vluchtelingen die kunnen wijzen op een infectieziekte en adviseert de medewerkers in de sporthal over het nemen van hygiënemaatregelen om verspreiding van eventuele infectieziekten te voorkomen. Zieke vluchtelingen worden naar de huisarts verwezen. Wat is de rol van de GGD bij de crisisnoodopvang van vluchtelingen? Medewerkers van de GGD hebben dagelijks contact met de locatiehoofden van iedere crisisnoodopvanglocatie in de regio. Regelmatig bezoeken ze de locaties. Bijvoorbeeld als medewerkers of vrijwilligers op locatie vragen hebben of zich zorgen maken over besmettelijke ziekten. Of als er zich een besmettelijke ziekte voordoet. Daarnaast bezoeken GGD-medewerkers de locaties ook om gericht advies te geven over hygiënemaatregelen. Dit doen ze in ieder geval vlak voor of vlak na de opening van de locatie en ook als de gemeente behoefte heeft aan nog meer advies. Hiermee houden we de kans op besmettelijke ziekten zo klein mogelijk. Bij wie moet ik zijn als ik vragen heb over infectieziekten? Alle vragen met betrekking tot infectieziekten kunt u stellen bij de infectieziektebestrijding: 030 608 6086 (werkdagen van 8.30 tot 17 uur) .

Pagina

43


Bijlage 5d Template open brief crisisnoodopvang voor website Onderstaande template kan worden gebruikt als open brief voor op de gemeentelijke website.

[datum]

Beste inwoners van [woonplaats], De gemeente [plaats] heeft [datum] gehoor gegeven aan de noodoproep van het ministerie van Veiligheid en Justitie aan alle gemeenten in Nederland om per direct slaapplaatsen te regelen voor vluchtelingen. Vanaf [datum] worden in [gemeente] [aantal] mensen opgevangen in [locatie crisisnoodopvang]. Het verzoek voor deze crisisopvang is voor [tijdsduur = 72 uur (of anders melden)]. Daarna stromen deze mensen door naar andere opvanglocaties van het Centraal Opvang Orgaan (COA). [Reden aangeven waarom de vluchtelingen in de gemeente worden opgevangen] We bieden graag de helpende hand aan de vluchtelingen en aan de hulpverleners die met hart en ziel zich inspannen om iedereen onderdak te bieden. De vluchtelingen komen uit een oorlogssituatie. De gemeente [gemeente] vindt dat we hen moeten helpen. De vluchtelingen zijn de komende dagen onze gast. [citaat burgemeester, bijvoorbeeld “Ik ben blij dat we in deze nijpende situatie iets kunnen betekenen. Laten we met elkaar zorgen voor een hartelijk welkom.”] De komende uren zijn vele handen aan het werk om de crisisnoodopvang in [locatie crisisnoodopvang] in gereedheid te brengen, met hulp van de Veiligheidsregio Utrecht en vele vrijwilligers. [tijdstip, zoals in de loop van / op] verwachten wij de eerste mensen te verwelkomen. [naam burgemeester] Burgemeester [gemeentenaam]

Pagina

44


Bijlage 5e Template bewonersbrief vooraankondiging omwonenden van crisisnoodopvanglocatie Onderstaande template kan worden gebruikt als brief met vooraankondiging voor de omwonenden van een crisisnoodopvanglocatie Geachte heer, mevrouw, Graag informeren wij u in deze brief over de stand van zaken in onze zoektocht naar locaties voor de opvang van vluchtelingen in [gemeente]. In uw buurt is een locatie die hiervoor verkend wordt. Hoe deze verkenning verder verloopt totdat definitieve locaties worden aangewezen, lichten wij in deze brief toe. De noodzaak voor de opvang van vluchtelingen is groot en ook de stad [gemeente] staat voor de vraag om vluchtelingenopvang mogelijk te maken. Het college van burgemeester en wethouders heeft uitgesproken bereid te zijn tot de opvang van vluchtelingen in onze stad. Locatie De gemeente [gemeentenaam] heeft de volgende locatie(s) aangeboden voor crisisnoodopvang:[lijst met locaties] [Indien de gemeente niet alleen crisisnoodopvanglocatie opent maar ook locaties voor noodopvang, azc of statushouders, geef dan aan wat de plannen van de gemeente zijn, welke locaties in beeld zijn en voor welke periode] Definitieve keuze Het college van B&W is bevoegd om te bepalen welke locaties worden aangewezen voor de opvang van vluchtelingen en doet dit in overleg met de gemeenteraad. Het COA besluit of zij daadwerkelijk van de aangeboden locaties gebruik maakt. [eventueel aanvullen met afstemming gemeenteraad of mening gemeenteraad][mocht de gemeente een peiling onder de bevolking houden, dan hier aangeven] Wanneer een locatie wordt aangewezen voor vluchtelingenopvang, informeren wij de omwonenden hierover. Ook organiseren wij dan samen met het COA een informatiebijeenkomst en stellen een klankbordgroep in, waarbij ook een vertegenwoordiging van omwonenden wordt uitgenodigd hieraan deel te nemen. Meer informatie? Als u vragen heeft of een reactie wilt geven, dan kunt u deze sturen naar [mailadres] of tijdens kantooruren bellen met het [naam en telefoonnummer] of kijk op [website url].

Wij hopen dat we op uw begrip kunnen rekenen bij het voorzien in deze urgente behoefte om vluchtelingen onderdak te bieden in onze stad. Uiteraard houden wij u op de hoogte van de voortgang. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van [gemeentenaam], de secretaris, de burgemeester

Pagina

45


Bijlage 5f Template open brief crisisnoodopvang voor website Onderstaande template kan worden gebruikt als brief voor de aankondiging voor de omwonenden van een crisisnoodopvanglocatie Aan de bewoners van dit pand [datum] Geachte heer/mevrouw, [aanleiding] Zoals u bekend is zijn er momenteel vele honderdduizenden mensen vanuit het MiddenOosten en Noord-Afrika op de vlucht voor oorlog en geweld. We kennen intussen allemaal de schrijnende beelden hiervan uit de media. Een deel van deze vluchtelingen vraagt opvang in Nederland terwijl de reguliere opvangcapaciteit daarvoor op dit moment ontoereikend is. [invulling crisisnoodopvang van de gemeente] Hoewel de gemeente [gemeente] op voorhand geen reguliere opvanglocatie kan aanbieden, heeft het gemeentebestuur wel besloten te willen meewerken aan het bieden van kortdurende oplossingen in de vorm van crisisnoodopvang. Wij zien hierin een humanitaire plicht. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) heeft [datum] de gemeente [gemeente] gevraagd om vanaf [dag en datum] crisisnoodopvang te bieden aan ongeveer [aantal] vluchtelingen in [locatie en evt adres/plaats]. Met deze brief informeer ik u daarover. [locatie] wordt in gereedheid gebracht om op [datum en tijd] vluchtelingen te kunnen ontvangen, vooralsnog voor de duur van [tijdsduur aangeven, meestal 72 uur]. We mogen daarbij rekenen op ondersteuning van onder andere het Rode Kruis, Vluchtelingenwerk, Veiligheidsregio Utrecht, huisartsen en vele vrijwilligers. Nu daadwerkelijk een beroep op onze gemeenschap wordt gedaan, vertrouw ik er op dat wij deze mensen een veilig en rustig thuis kunnen bieden voor de dagen dat ze bij ons zijn. Ik realiseer mij dat deze crisisnoodopvang tijdelijk een forse druk op onze gemeenschap legt, en vooral bij u in de buurt. Medewerkers en vrijwilligers van alle betrokken instanties spannen zich in om deze crisisnoodopvang met grote zorg te bieden. Ik hoop dat u de komende dagen samen met ons wilt optrekken. Op onze website [url gemeentewebsite] kunt u via een liveblog volgen wat er actueel gebeurt. Ook vindt u daar antwoorden op veel gestelde vragen. U kunt ook met de gemeente bellen op telefoonnummer [telefoonnummer], tijdens kantooruren. Met vriendelijke groet, [naam burgemeester] burgemeester

Pagina

46


Bijlage 6 Brandveiligheid Bijlage 6a Handreiking brandveiligheid opvang vluchtelingen Onderstaande voorzieningen moeten altijd ten minste aanwezig zijn en functioneren en/of geregeld, goedgekeurd zijn: 

Voldoende blusmiddelen o

over het algemeen volstaan waarschijnlijk de reeds aanwezige reguliere voorzieningen, is dit niet het geval is moet maatwerk geleverd worden. 

Vuistregel: per 150m2 is tenminste 1 blusmiddelen van 6 kg/l aanwezig.



Voldoende vluchtmogelijkheden welke permanent beschikbaar zijn o

over het algemeen volstaan waarschijnlijk de reeds aanwezige reguliere voorzieningen, is dit niet het geval is moet maatwerk geleverd worden

o

als er sprake is van een complexe situatie, met meerdere bouwlagen en trappenhuizen, dient er door de rechthebbende een doorstroom- en opvangberekening overlegd te worden. Dit om aan te tonen of de aanwezige voorzieningen de verwachte capaciteit aan kunnen. Uitgangsbreedte van de deuren en de loopafstanden hier naar toe zijn maatgevend bij de bepaling van het aantal toe te laten personen 

Vuistregel uitgangsbreedte: maximaal 90 personen per strekkende meter uitgangsbreedte



Vuistregel maximale loopafstand: 30 m via de looppaden naar de uitgang



Nood- en transparantverlichting o

Er moeten voldoende armaturen aanwezig zijn om het veilig vluchten mogelijk maken. De installatie dient te voldoen aan de geldende regelgeving.

Pagina

47




Opstellingsplan (tafels, stoelen, bedden, kasten en overige zaken) o

Er moet een tekening van het object aanwezig zijn met daarin aangegeven

o



Opstelling van meubilair



Vluchtwegen/routes/vrij te houden looppaden, enz.



Toegangen en (nood) uitgangen



Aanwezige blusmiddelen

Bij de opstelling van meubilair moet rekening worden gehouden dat er een vrije ruimte beschikbaar blijft 

Vuistregel: tenminste 0,90 m tussen bedden en overig meubilair, gangpaden moeten tenminste 2 m breed zijn.

o

Op basis hiervan kan het totaal aantal toe te laten personen (lees bedden) voor de totale opvang locatie worden berekend. Maatgevend hierbij is de beschikbare (nood)uitgangsbreedte (zie vluchtmogelijkheden) 

Aangeven dat er tenminste 6 m2 pp aan vloeroppervlakte beschikbaar moet zijn en dat dit tevens maatgevend is voor de bepaling van aantal toe te laten/te huisvesten personen

o

Rekening moet worden gehouden met de maximaal toegestane loopafstanden naar (nood-) uitgangen (zie onder vluchtmogelijkheden)

o

Opstellingsplannen mogen alleen gewijzigd worden in overleg met de VRU. Dit om te voorkomen dat de veilige vluchtroutes teniet worden gedaan

o

Het plaatsen van privacy-schermen tussen/rondom bedden is toegestaan, mits wordt voldaan aan de hierboven genoemde vrije ruimte van de looppaden. Het plaatsen van dergelijke voorzieningen in de (hoofd)gangpaden is niet toegestaan (moeten 2 m breed zijn/blijven). Deze schermen moeten voldoen aan de voorwaarden die het Bouwbesluit hieraan stelt m.b.t brandveiligheid.



Elektriciteitskabels o

Om te voorkomen dat er een grote hoeveelheid verlangsnoeren wordt neergelegd door de mensen (GSM is van levensbelang voor hen) wordt geadviseerd om extra verdeelkasten te plaatsen. Dit om overbelasting van de aanwezige installatie en struikelgevaar (tijdens ontruiming) te voorkomen.

Pagina

48




Ontruimingsplan/instructie o

Er is een standaard ontruimingsinstructie beschikbaar in meerdere talen (Nederlands, Engels en Arabisch). De verantwoordelijken wordt geadviseerd hier gebruik van te maken. Genoemde ontruimingsinstructie is bij de VRU verkrijgbaar. Indien deze standaard instructie niet volstaat en er is maatwerk nodig, dan zal deze planvorming door verantwoordelijke zelf moeten worden opgesteld.



Bedrijfshulpverlening o

Per locatie moet bekeken worden hoeveel BHV-ers en Brandwachten noodzakelijk zijn. Er wordt daarbij uitgegaan van de expertise van de COA en VRU. COA doet een voorstel, dat vervolgens beoordeeld wordt door de VRU. 

Vuistregel: minimaal 2 BHV-ers per opvanglocatie/1 BHV-er per 1500 m2 /1BHV-er per zaal

 o

o

Maatwerk hierin is het uitgangspunt

De taak van de BHV-ers/Brandwachten is: 

ontdekken van brand



ontruimen van de aanwezige personen



alarmeren hulpdiensten



indien mogelijk blussen van de brand



enz.

Genoemde BHV-ers/Brandwachten zijn permanent en wakend aanwezig. Ook moeten zij continu controlerondes door de opvanglocatie lopen. Uiteraard dienen zij te beschikken over de benodigde communicatiemiddelen (GSM, portofoons).



Algemeen o

Stel in de slaapzalen een algemeen rook, stook en kookverbod in. Overige ruimten per geval beoordelen i.om. de verantwoordelijke ter plaatse.

o

De VRU kan in overleg met de betreffende gemeente geregeld toezicht uitvoeren op de naleving van de brandveiligheid. 

Vuistregel (indien van toepassing): tijdens het „in bedrijf zijn‟ van een opvanglocatie om de dag een controleronde lopen. De gemeente/verantwoordelijke ontvangt hiervan een rapportage

Pagina

49


Bijlage 6b Uitruk bij brand Binnen de regio Utrecht wordt bij brand in een opvanglocatie direct Middelbrand gealarmeerd. Repressieve diensten inlichten van de afwijkende situatie bij de opvang, communicatie tussen de opvangleider, Brandweer, Politie.

Pagina

50


Bijlage 7 – Draaiboek vertrek (bron VR Rotterdam Rijnmond) Onderstaande „draaiboek‟ is opgenomen als „good practices‟ vanuit Rotterdam voor het begeleiden van het vertrek van de vluchtelingen vanuit een crisisnoodopvang (na 72uur). Dit draaiboek wordt op basis van ervaringen in de regio Utrecht op korte termijn bijgewerkt. Draaiboek Exodus (Ordentelijk Vertrek) vanuit locatie X 

er wordt uitgegaan van 250 voor aantal lunchpakketten (via Leger des Heils)



wie heeft kopie ID-bewijzen van de vluchtelingen (de enveloppen die bij aankomst zijn afgegeven – liggen in actiecentrum)



medicijnen en medisch dossier. Huisartsenpost is bezig met dossiers en beperkte voorraad medicijnen.



Wat als vluchtelingen niet in de bus willen. Huismeester verzoekt persoon te vertrekken en als niet wordt meegewerkt kan politie worden ingeschakeld om te vorderen.

Vragen aan COA: 

Wat als mensen te ziek zijn om met de bus mee te gaan of medische indicatie hebben dat ze niet in grote bus mee mogen?



Voorstel 5 bussen, let op, slechts reguliere bussen hebben toegang (geen dubbeldekkers en verlengde bussen)



Wanneer?



Komen gelijk aan. 5 bussen tegelijk aanwezig, houdt rekening met toegankelijkheid locatie (evt achteruit inparkeren)



Wie is contactpersoon en bereikbaar vanuit COA voor deze verplaatsing?. Algemene informatie via hulplijn COA overdag 0887156789, nr voor eventuele opschaling naar COA



Is er begeleiding politie bij rit naar nieuwe locatie



Gaan er begeleiders mee vanuit COA in de bus



Tijdstip dat locatie leeg moet zijn communiceren



Welke informatie wil COA hebben bv aantal mensen per bus?



Welke locatie gaan ze naartoe?

2 dagen voor vertrek (wat er in Rotterdam is geregeld?): Vervoer:  COA regelt bussen  Regelen en vastleggen inzet politie bij vertrek. o

COA aankomst tijd bussen

Voorzieningen:  Leger des Heils zorgt voor 250 lunchpakketten voor in de bus

Pagina

51




Mensen mogen meenemen wat ze zelf kunnen dragen. Advies / richtlijn 2 sets kleding mee; kinderen 2 knuffels [opgenomen in informatieblad]

Registratie:  Alleen het aantal hoofden per bus Communicatie: 

voorkomen ruchtbaarheid



pers informeren NEE



bgm informeren via reguliere lijnen



werkwijze informeren vluchtelingen mondeling en schriftelijk. o

Er is infoblad gemaakt met instructies en vertaald in arabisch / engels. Er komen 250 A4 per taal en tevens A3 om op te hangen.



inzet Tolken en tijden.

Beveiliging:  Pers weren bij vertrek. Er is persvak. 2 woordvoerders van de gemeente zijn aanwezig.  Beveiliging op locatie ivm buitenhouden ongewenst bezoek.  Tijdens vertrek beveiliging aanwezig 1 dag voor vertrek: Informatie/Communicatie: 

briefing via groepsleiders o o



verzoek geen informatie over vertrek te verspreiden of locatie bekend is en tijdelijke 72 uur opvang

informeren vluchtelingen door hulpverleners Rode Kruis

Er is een informatieblad in Engels en Arabisch opgesteld. Informatieblad kan worden uitgedeeld. Deze wordt op locatie vertaald door vrijwillige tolk in Eritrees o Dat ze naar andere locatie gaan (als locatie en duur opvang bekend dit mondeling meedelen) o wat ze mee mogen mee nemen, is wat ze kunnen dragen. o medisch dossier zelf meenemen (zelf regelen met huisartsenpost) o eigen identiteitspapieren mee o dat ze eten voor onderweg krijgen o beddengoed wat niet meegaat op de bedden achterlaten o overtollige kleding in container deponeren o handdoeken in container deponeren  informatieblad A3 ophangen in de hal

Pagina

52


Dag van vertrek: (afhankelijk van vertrektijd) Na aankomst bussen lunchpakketten verspreiden in de bussen Bussen niet op tijd dan meegeven bij het naar buiten begeleiden, bij voorkeur niet. 

mensen laten klaar maken voor vertrek.



Gezinnen/families eerst verzamelen



politie aanwezig buiten?



Beveiliging houdt de nooduitgangen in de gaten.



beginnen met mensen naar de bussen te begeleiden door Rode Kruis / tolken. Per compartiment uit slaapzaal



Per groepje van ongeveer 10 worden mensen doorlaten en begeleiden naar de bus. [wie staat waar klaar en met hoeveel]



Let op gezinnen samen in een bus.



bussen rijden weg



overdracht COA (tijd vertrek, aantal bussen en aantal mensen per



bus)



Aanwezigheid beveiliging na vertrek om ongewenste inloop te voorkomen.

Pagina

53


Voorbeeld draaiboek vertrek in excell (Bron VR Rotterdam Rijnmond) Dag voor vertrek ACTIE

TIJD

DOOR WIE

INFORMATEBLADEN KLAAR

GEMEENTE

INFO VERTREK VIA GROEPSLEIDERS

GEMEENTE

VERTALEN INFORMATIEBLAD ERITREES

TOLK (VRIJWILLIGER) -

INFO VLUCHTELINGEN GEVEN EN BLIJVEN VOOR VRAGEN

RKN

- OMROEPTEKST OP PAPIER - AFSTEMMEN

GEMEENTE RDAM -

UITDELEN INFORMATIEBLAD

RKN

OPHANGEN INFORMATIEBLAD A4

RKN

MEDISCHE DOSSIERS AFRONDEN

HUISARTSENPOST

HOEVEEL

LOCATIE

HOEVEEL

LOCATIE

COA UITVRAGEN OP AANTAL BUSSEN COA UITVRAGEN OP AANKOMSTTIJD BUSSEN

INFORMEREN WOORDVOERDERS

Vertrek dag ACTIE

TIJD

DOOR WIE

BRIEFING ACTIECENTRUM VLUCHTELINGEN OPROEPEN TOT KLAAR MAKEN

RKN

- NA ONTBIJT MET SPULLEN NAAR ZAAL A VOOR FAMILIES - NA ONTBIJT MET SPULLEN NAAR ZAAL B VOOR OVERIGEN - AANWEZIGHEID IN DE SLAAPZAAL / ZAAL A/B

RKN/ TOLKEN

BEZETTING BIJ 2 SLAAPZAALDEUREN

RKN

- VERWIJZEN NAAR ZAAL 2 of 3 SLAAPZAAL LEEG MET MENSEN - DEUREN SLAAPZAAL DICHT HOUDEN

BEVEILIGING INTERN

TERRAS EN NOODUITGANGEN MONITOREN

BEVEILIGING INTERN Pagina

54

Draaiboek opvang vluchtelingen, versie 1.2 d.d. 2 oktober 2015 - terrasdeuren afsluiten (ivm inzet buiten)

BEVEILIGING INTERN

BUSSEN NAVIGEREN NAAR PARKEERPLEK

BEVEILIGING EXTERN

zie plattegrond

- ZIE PLATTEGROND LUNCHPAKKETTEN IN DE BUS KLAAR LEGGEN

LEGER DES HEILS

50 PER BUS (TOTAAL 250)

- STARTEN IN ACHTERSTE BUS COORDINATIE UITSTROOM

OLV RKN

- PER GROEP VAN 10/12

PARAPLU'S??? MAX 50 PER BUS

- 1 BEGELEIDER GROEP VAN 10/12 MEE

SCHEMA??

- MAX 50 PER BUS 2 TELLERS BIJ ELKE BUS

GEMEENTE

ENVELOPPEN MET PAPIEREN OVERHANDIGEN CHAUFFEUR

LOCATIEMANAGER

KOPPEN TELLEN PER BUS ALS IEDEREEN ZIT

CHAUFFEUR

STARTSEIN VERTREK BUSSEN

LOCATIEMANAGER

COORDINATIE PERS

WOORDVOERDERS GEMEENTE

- BEVEILIGING ZET VAK AF

BEVEILIGING EXTERN

- 1/2 BEVEILIGING AFHANKELIJK AANTAL PERS

BUITEN BIJ BUS

2

1a2

AANWEZIGHEID POLITICI ?? AANWEZIGHEID BEVEILIGING BUITEN

BEVEILIGING EXTERN

- 4 SPORTLAAN EN 4 VOORZIJDE AANWEZIGHEID BEVEILIGING BINNEN

BEVEILIGING INTERN

- LET OP NOODUITGANGEN EN TERRAS AANWEZIGHEID POLITIE BUITEN - 1 KOPPEL BIKERS 1 KOPPEL AUTO 1 WIJKAGENT

ESCALATIE BIJ VERZET - 1E LIJN AANWEZIGE BEGELEIDERS

BEGELEIDERS

- 2E LIJN LOCATIEMANAGER

LOCATIEMANAGER

- 3E LIJN POLITIE

Pagina

55


Bijlage 8 Voorbeeld rapportage / sitrap Overzicht contactpersonen Naam

Instantie

telnr

Wat heeft er gespeeld? Thema

Wat is het huidige beeld Thema

Wat wordt er verwacht?

Knelpunten

Pagina

56


Bijlage 9 : Plan van aanpak nafase – conceptHet plan van aanpak nafase is nog onder constructie en wordt op korte termijn verder uitgewerkt.

Crisisopvang vluchtelingen Gemeente Inleiding: Op is in gemeente , na een zeer korte voorbereiding, gestart met de crisisopvang van maximaal vluchtelingen, in hoofdzaak <samenstelling groep invullen>, in . De eerste groep vluchtelingen is gearriveerd de tweede groep is op aangekomen. Er was in eerste instantie sprake van crisisopvang voor de duur van 72 uur. In overleg met het COA is de opvang verlengd. De vluchtelingen zijn overgebracht naar

Overdracht: Tijdens de acute fase heeft de gemeente de VRU verzocht om de capaciteit, Hoofd Preparatie Nafase, leveren om te ondersteunen bij het opstellen van een Concept – plan van aanpak Nafase. In dit plan wordt beschreven welke activiteiten de gemeente en haar partners dienen op te pakken in de nafase. Er zijn 7 onderwerpen benoemd. Het gaat om onderstaande onderwerpen. 1. Afbouw van de opvanglocatie 2. Communicatie 3. Nazorg medewerkers gemeente , vrijwilligers etc. 4. Juridische afwikkeling schade 5. Financiën 6. Bestuurlijke aspecten 7. Evaluatie Organisatie Nafase: Het is aan te bevelen om een projectteam Nafase samen te stellen die onder leiding van een projectleider het concept plan van aanpak uitvoert en rapporteert aan het college van B&W. De Opmerking [WFv1]: Aangeven welke organisaties betrokken moeten worden. Nu bepaald de projectleider zelf.

projectleider stelt zelf zijn projectteam samen met de benodigde expertise. Uitwerking onderwerpen:

1. Afbouw van de opvanglocatie a. De voorzieningen (die zijn aangebracht om de opvang van vluchtelingen in de sporthal mogelijk te maken) moeten worden ontmanteld, opgeruimd etc. (temperatuur, aanpassing in het schoonmaakregime, ontmanteling van de WiFi installatie etc). Als iedere instantie/organisatie zijn spullen weer heeft opgehaald dan zullen er ongetwijfeld nog spullen achterblijven. Er moet een besluit worden genomen wat er met de eventueel achtergebleven, bruikbare spullen, moet worden gedaan. Voorstel om het aan de “Weggeefwinkel” (terug) te geven.

Pagina

57


Actie: Coördinator aanwijzen die zorgt dat de weer in oude staat wordt in gericht. Actie: Besluit over de achtergebleven (bruikbare) spullen. b. Verenigingen en gebruikers van de sporthal moeten geïnformeerd worden wanneer zij weer kunnen beschikken over de hal. Actie: communicatie naar vereniging en gebruikers van de sporthal c. Opzeggen contracten van toeleveranciers (externe beveiliging, catering, broodjes, wasserette etc).Als duidelijke is wanneer de crisisopvang ten einde is toeleveranciers informeren over beëindiging van hun diensten. Actie: Informeren leveranciers door hoofd Logistiek 2. Communicatie De communicatie richt zich op: Nafase: 

Communicatie (in de zin van pers,- publieksvoorlichting) direct gerelateerd aan de opvang.



Communicatie over het eventuele politiek bestuurlijke vervolgtraject

Nazorg: 

Nazorgcommunicatie in de zin van communicatie over het nazorg traject en in de zin van communicatie met zorgvragers.

Regulier: 

Het weer oppakken van de reguliere communicatie. Deze moet in afstemming zijn communicatie rond nafase en nazorg.

Doel van de communicatie is informatieverstrekking met als uitgangspunt voor deze communicatie is transparantie en zorgvuldigheid.

Opmerking [WFv2]: Ligt erg dicht bij elkaar. Probeer concreet te beschrijven wat er gecommuniceerd moet worden en door wie!

Doelgroepen van deze communicatie zijn: Intern. 

Medewerkers van de gemeente Zeist



Raads- commissieleden



Gemeentesecretaris en MT leden.

Extern. 

Inwoners van de gemeente



Vrijwilligers en hulpverleners



Ondernemers



Pers



……

Middelen: Er wordt geadviseerd om zoveel mogelijke te werken met de reguliere middelen zoals internet, intranet, plaatselijke media etc.

Pagina

58

Opmerking [WFv3]: Handig is om geen onderscheid te maken tussen medewerkers die actief zijn geweest. Geef alle medewerkers (gemeente/nietgemeente, vrijwilligers etc.) dezelfde informatie.


Budget: PM Tijdpad: Het tijdpad is afhankelijk van de informatie behoefte van de diverse doelgroepen.

2. Nazorg medewerkers gemeente, vrijwilligers etc. Doel van de nazorg aan eigen personeel , vrijwilligers en hulpdiensten is naast het bieden van praktische informatie, ook het bieden van handelingsperspectieven en het beperken van mogelijke psychische en/of gezondheidsklachten. Het is heel belangrijk om waardering uit te spreken voor de getoonde inzet en begrip te vragen voor de collega’s die de komende tijd nog werkzaamheden hebben in de nafase. Doelgroepen:  Medewerkers die direct ingezet zijn bij de opvanglocatie  Medewerkers die ingezet zijn op het gemeentehuis om processen in goede banen te leiden (crisisteam, etc.).  College van B&W en Management  Hulpdiensten  Vrijwilligers Betrokkenen:  Gemeentelijke personeel  Professionele hulpverleners  IZA Bedrijfszorg  Slachterofferhulp Organisatie DOeN (indien noodzakelijk) –NB. Slachtofferhulp Nederland kan hierin niets betekenen-.

Opmerking [WFv4]: Gedeeltelijk. Bepaal zelf ook een tijdspad en doe tegelijk een inventarisatie van de behoefte. Let wel: De mens is van nature erg veerkrachtig. Ga niet te ver in „pamperen‟/bemoeizorg! Opmerking [WFv5]: Dit gaat m.i. al redelijk ver. Is hier aanleiding voor? Betrek dan in ieder geval de GGDrU. Er kan ook een advies gevraagd worden aan het crisisteam van ARQ (via GGDrU)

Opmerking [WFv6]: Let op medicaliseren!

Activiteiten: Voor interne medewerkers: Bijeenkomst voor medewerkers die direct ingezet zijn bij de opvanglocatie en medewerkers die ingezet zijn op het gemeentehuis om processen in goede banen te leiden (crisisteam, KCC etc.).  Oproep voor intern personeel met behoefte aan nazorg  Oproep voor intern personeel om signalen bij andere collega’s ook te melden  Monitoren behoefte aan (professionele) nazorg  Interne communicatie  Evaluatie Voor College/Management:  Interne communicatie: Informeren over proces nazorg  Begeleidingsadvies aan management  Handvatten over herkennen van signalen en benodigde acties  Indien nodig doorverwijsadvies naar professionele hulpverleners

Opmerking [WFv7]: Doe dit voor voor alle medewerkers, dus ook de vrijwilligers. Organiseer ongeveer een week na afloop een afsluitende bijeenkomst. Geef ruimte voor vragen, gedachten en gevoelens. Goed de waardering uispreken aan een ieder. Gezamenlijk afsluiten is heel belangrijk. Opmerking [WFv8]: Geef een handelingsperspectief aan leden van een BOT team hoe ze moeten handelen indien er signalen van psychische decompensatie binnen komen

Voor hulpdiensten: Hulpdiensten zullen in de regel zelf de nazorg van de hulpverleners oppakken. Het verdient de aanbeveling om dit te checken. Pagina

59

Opmerking [WFv9]: Wat ga je dan doen met de uitkomst? Maak hier ook al een plan van aanpak voor


Voor vrijwilligers: 

Indien nodig vrijwilligers faciliteren bij het zoeken van passende hulp. ( NB: Welke verantwoordelijk heeft de gemeente ten aanzien van vrijwilligers. Heeft de gemeente een vrijwilligers verzekering?) Capaciteit:

Opmerking [WFv10]: Wat is passende hulp, waarvoor. Hoe kom je hier achter?

Intern: De afhandeling van dit proces kan worden gecoördineerd door Personeel en Organisatie. Extern: Nazorg voor hulpverleners eigen organisatie Hulporganisatie Extern: Nazorg vrijwilligers Budget: Nazorg eigen medewerkers: < dit kan per gemeente verschillen> Er vanuit gaande dat de gemeente een bedrijfszorgpolis heeft worden de kosten voor inhuur van professionals vergoed door de IZA bedrijfszorg. Nazorgadvies conform de aangeboden dienstverlening via IZA bedrijfszorg wordt vergoed door IZA bedrijfszorg. Eventuele extra aanvullende dienstverlening voor bedrijfs- en maatschappelijke werk en psychologische hulp kunnen via IZA bedrijfszorg lopen. In principe zijn hier geen kosten aan verbonden. Aan dienstverlening die buiten de IZA bedrijfszorg vallen zijn logischer wijs kosten verbonden. Nazorg hulpverleners: Niet van toepassing Nazorg vrijwilligers: PM. Tijdpad: Het verdient de aanbeveling om zo snel mogelijk, nog tijdens de acute fase, te starten met (na) zorg van de medewerkers. 3. Juridische afwikkeling schade Doel: Zorgvuldige afwikkeling van aansprakelijkheidsvraagstukken. Voorbeeld: Een vluchteling van ongeveer 5 jaar heeft schade veroorzaakt aan het voertuig van de cateraar. Bij de opvang in de AZC zijn de vluchtelingen verzekerd via het COA (aanname). Geldt dat ook voor vluchtelingen in de Crisisopvang? Mogelijk: Derving van inkomsten voor de uitbater van de kantine van de opvanglocatie. Eventuele claims van verenigingen/gebruikers van de opvanglocatie vanwege het niet doorgaan van evenementen dan wel extra kosten die gemaakt worden voor huur van alternatieve accommodaties. Betrokkenen:     

Verzekeringsdeskundige/Jurist van de gemeente Verzekeringsmaatschappijen Eigenaar van betrokken voertuig (voorbeeld) Reguliere huurders/gebruikers opvanglocatie(Mogelijk) Uitbater van de sportkantine( Mogelijk)

Activiteit.

Pagina

60

Opmerking [WFv11]: En hoe los je dit dan op?


Nagaan of de vluchtelingen verzekerd zijn en of Witteveen zijn schade kan verhalen op het COA. Aandachtpunt: Houdt vast aan de juridische lijn die normaal gesproken geldt voor dergelijke aansprakelijkheidstelling. Zo kan in het voorbeeld de gemeente de cateraar behulpzaam zijn bij het verhaal richting het COA. Capaciteit: Voor de concrete kwestie wordt inzet gevraagd van de verzekeringsdeskundige/jurist. Budget: Eventueel uit coulance, zonder erkenning van aansprakelijkheid, bv. schadeloos stellen van de cateraar. Tijdpad: Afwachten op eventuele aansprakelijkheid stelling en schadeclaims.

4. Financiën Doel: Verhaal van de gemaakte kosten als gevolg van de crisisopvang van de vluchtelingen. Acties:  Budget beheer  Bestedingsregels vastleggen (bijvoorbeeld accorderen facturen budgethouder, verantwoording van externe kosten en interne kosten)  Openen boekingsnummer voor de gemaakte kosten (is gebeurd)

door

(reguliere)

Betrokkenen:  Financiën  Juridische ondersteuning  COA Activiteiten:  Centraal beheren van de budgetten  Centraal in beeld brengen van alle gemaakte kosten  In kaart brengen van de te verwachten kosten  Kosten exact omschrijven en vastleggen in verband met verhaal.  Per activiteit (zowel interne kosten eigen personeel als externe kosten derden (catering, beveiliging, medisch, schoonmaak) kosten vastleggen.  Nagaan welke kosten al dien kunnen worden verhaald op het COA dan wel andere instanties (RIJK/VRU). Aandachtpunten:  Zorg voor een centraal overzicht van de kosten  Zorg voor een goede registratie van gemaakte kosten  Afschalen is mogelijk als de financiële aspecten in de reguliere P&C cyclus zijn opgenomen, dan wel de kosten zijn verhaald en betaald.

Pagina

61




Let bij de nog te maken van kosten of deze echt noodzakelijk zijn.

Capaciteit: Deze activiteit kan in principe binnen de eigen organisatie worden opgepakt. Maak daarbij gebruik van kennis van andere gemeenten die verder zijn in de proces. Budget: Inzet uren eigen medewerkers 5. Bestuurlijk aspecten Doel: Ondersteunen en informeren van het bestuur om een goede zorgvuldige uitoefening van de politiek – bestuurlijke verantwoordelijkheden als gevolg van de crisisopvang van vluchtelingen. Met bestuur bedoelen we de verschillende bestuursorganen- raad, college, burgemeester- in verschillende rollen. Doelgroepen: College van B&W, burgemeester, gemeentesecretaris en gemeenteraad Betrokkenen:  Inwoners van de gemeente  Medewerkers die betrokken zijn bij opvang van vluchtelingen  Hulpverleners  Vrijwilligers  Communicatie  COA Acties:  Inventariseren en inzichtelijk maken politieke en bestuurlijke componenten van de crisisopvang van de vluchtelingen.  Advisering over bestuurlijke verantwoordelijkheden in de nafase  Advisering over rapportage en verantwoording  In brede zin adviseren over politiek-bestuurlijke aspecten en gevolgen in relatie tot het doel Aandachtspunten:  College en raad moeten geïnformeerd worden over de gemaakte kosten, de dekking van de kosten en het al dan niet verhalen van de kosten  Aandacht voor de rol van het college richting hulpverleners, sponsoren, ondernemers, vrijwilligers, etc. voor hun inzet. (bedanken)  Aandacht voor de rol van het college als werkgever (nazorg en bedanken) Capaciteit: Inzet uren eigen medewerkers Budget: PM. Eventueel kosten voor een attentie en het organiseren van een bedank bijeenkomst.

Pagina

62


6. Evaluatie Doel: Er is hier sprake geweest van een uitzonderlijk “crisis” met inzet van vele instanties, medewerkers, piketfunctionarissen van de VRU. Het is goed met betrokkenen te evalueren met als doel bij eventuele herhaling nog beter in te kunnen springen op de situatie, alle leermomenten te borgen en eventueel vertalen in draaiboeken, taakomschrijvingen, werkomschrijvingen etc. dan wel bestaande draaiboeken aan te passen. Betrokkenen: 

College van B &W



Management van de gemeente



Hulpverleners



Vrijwilligers



Ondernemers



Medewerkers van de gemeente



Piket medewerkers van de VRU



Overige professionals (huisartsen)



Veiligheidsregio Utrecht



Etc.

Acties: 

Voorbereiding van een evaluatie. Veiligheidsregio Utrecht heeft een mogelijk een standaard werkwijze voor evaluatie van incidenten. Mogelijk kan dit gebruikt worden voor de brede evaluatie.

Aandachtpunten: 

De diverse doelgroepen worden op diverse momenten bevraagd in de nafase. Dit varieert van hun welbevinden, bedanken en nu evalueren. Deze momenten moeten zorgvuldig op elkaar worden afgestemd. 

Afstemming van de uitkomsten van de evaluatie met ander communicatie

momenten Capaciteit: Inzet van eigen medewerkers (communicatie) met mogelijk ondersteuning van de VRU. Budget: Pm

Pagina

63


Bijlage 10 Instructies voor vrijwilligers Bijlage 10 a:Template brief voor vrijwilligers Onderstaande template kan worden gebruikt om uit te reiken aan de vrijwilligers.

Vrijwilliger, welkom! Je hebt je aangeboden om te helpen bij de opvang van vluchtelingen in [naam opvanglocatie invullen][. De gemeente […….] (en ook de vluchtelingen) stellen je betrokkenheid heel erg op prijs! Dit vrijwilligerswerk gaat wel gecombineerd met een aantal praktische afspraken. Zie daarvoor de „instructie voor vrijwilligers‟ hieronder. Ook is het heel belangrijk een scherp en gedeeld besef te hebben van de achtergrond bij deze opvang. Daarover het volgende. De <sporthal, naam opvanglocatie] als ‘wachtkamer’ Het gaat om „crisisnoodopvang‟. Wat houdt dat in? Veel vluchtelingen melden zich bij de aanmeldcentra, zoals Ter Apel. Daar moeten ze worden geregistreerd. Maar Ter Apel is vol, en ze kunnen deze mensen geen slaapplaats bieden. Daarom worden groepen voor een aantal dagen elders in het land ondergebracht. Zoals bij ons, in […………]. Daarna gaan ze weer terug naar aanmeldcentra (zoals b.v. Ter Apel) om alsnog geregistreerd te worden en op een goede wijze in de asielprocedure te worden gebracht. Dat betekent dat de [sporthal, ……….] gezien kan worden als een „wachtkamer‟ voor de aanmeldcentra. Wat betekent dat concreet? De opvang is sober en toereikend. Vluchtelingen krijgen een bed, voeding, kleding, toilet- en wasgelegenheid. Hoe graag we de mensen ook meer zouden gunnen. Concreet betekent dat bijvoorbeeld ook:  [afspraken over onderstaande aandachtspunten nagaan]  De maaltijden zijn halal, maar we bieden geen maaltijden uit de cultuur van de vluchtelingen. Dat is praktisch moeilijk te organiseren en een stuk kostbaarder.  We bieden tweedehands speelgoed, maar gaan geen uitjes voor de kinderen organiseren.  We maken het wel mogelijk dat vluchtelingen die dat willen, de dag vóór het Offerfeest kunnen vasten (door de tijdstippen van maaltijden aan te passen), maar we organiseren geen Offerfeest. Een aanbod uit de samenleving om iets te doen rond het offerfeest, is wél welkom.  Waarom niet meer dan ‘sober en toereikend’? Er zijn meerdere redenen voor deze „sobere maar toereikende‟ vorm van opvang.  Het is allereerst op dringend advies en verzoek van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA). Het gaat immers om tijdelijke crisisnoodopvang voor vluchtelingen.  Veel inwoners van […….] staan heel positief tegenover deze opvang en willen graag helpen. Maar daarnaast zijn er ook inwoners die er vraagtekens bij plaatsen. Ook daar moeten we rekening mee houden. We willen niet het beeld voeden dat vluchtelingen „in de watten worden gelegd‟ terwijl er geen aandacht is voor kwetsbare plaatsgenoten.  Deze crisisnoodopvang vraagt het nodige van de inzet van velen. Maar het „gewone werk‟ moet ook door kunnen gaan, want ook andere inwoners rekenen op ons. We proberen de werkdruk hanteerbaar te houden. Voorbereiding Wij vragen je ter voorbereiding, om je rol als vrijwilliger zo goed mogelijk te vervullen, [indien beschikbaar in de gemeente] deze link te openen en de vragen en antwoorden te lezen: […………………..](klik op „lijst met vragen en antwoorden‟). Dat geeft je een goed beeld van de achtergronden. Aanvullend is het ook zinvol om de liveblog te volgen op [indien beschikbaar …………………………]

Pagina

64


Instructie voor vrijwilligers noodopvang vluchtelingen Fijn dat je er bent en wilt helpen! De gemeente [………………] waardeert je inzet enorm. Om de noodopvang van vluchtelingen goed te laten verlopen, brengen we een aantal zaken onder je aandacht: 

[Sporthal, naam opvanglocatie invullen……….] biedt crisisnoodopvang. Dit is niet te vergelijken met de voorzieningen in een meer langdurige noodopvang of een asielzoekerscentrum. Op dringend advies van het COA voorzien we alleen in de eerste levensbehoeften.



Dat neemt niet weg dat je je opstelt als ambassadeur van [gemeente ……….]. Geef de mensen het gevoel dat ze welkom zijn.



De Locatiemanager is de baas op de opvanglocatie ([telnr invoegen……]). Overdag wordt de Locatiemanager ontlast door een assistent locatiemanager. Zie de locatiemanager (en assistent) als de spin in het web op de opvanglocatie. Zij sturen het Rode Kruis aan, de beveiliging, de tolken, de catering en zij zijn voor allerhande zaken de vraagbaak; ook voor de vluchtelingen die willen weten wat er nu verder gebeurt. [controleer afspraken rond locatiemanager]



[controleer toegangsregeling] Alleen mensen die zijn aangemeld, mogen de opvanglocatie bezoeken. Deze strenge toegangscontrole en registratie is van belang mocht er iets gebeuren waarvoor dit inzicht nodig is. Denk bijvoorbeeld aan een infectieziekte.



De vluchtelingen zijn vrij om te gaan en te staan waar ze willen. Ze mogen de noodopvang verlaten en een boodschap gaan doen. Ze worden wel geregistreerd.



We houden de noodopvang netjes en verwachten daar ook iets in van de vluchtelingen. Het gebruik van prullenbakken en ook bij de maaltijden zich houden aan de aantallen die we hebben afgesproken. Dan blijft het goed leefbaar en is er voldoende voor iedereen. Spreek de mensen hier op een prettige manier op aan als je denk dat dat nodig is.



De inzet van vrijwilligers uit de gemeentelijke organisatie en vanuit de samenleving, wordt gecoördineerd en ingepland door […………] van de gemeente […………]. Vragen over inzet en roosters kunnen via het tel […….] van de Gemeente [……….] aan [……….] worden gesteld. Hier gaat de Locatiemanager niet over.



[afspraken maken hoe hiermee om dient te worden gegaan] Het is niet de bedoeling dat je zelf initiatieven oppakt. Stel, je hoort dat een vluchteling schoenen nodig heeft, stem af met de locatiemanager of de assistent, hoe hier mee om te gaan. Ook het verstrekken van spullen of het aanbieden van activiteiten vraagt afstemming.



[controleer afspraken] Wij organiseren activiteiten zoveel mogelijk in en bij de [sporthal,……..]. Hooguit om verveling te voorkomen. We vervoeren geen vluchtelingen naar andere locaties. Er zijn met de moskee afspraken, dat als vluchtelingen behoefte hebben aan geestelijke ondersteuning deze door de imam ter plaatse worden geboden.



Maaltijden zijn halal [controleer afspraken]. Vaste voeding als aanvulling op flesvoeding wordt alleen op vraag gericht verstrekt aan baby's tussen 4 en 9 maanden.



[indien beschikbaar in gemeente] Wil je het verloop van de noodopvang blijven volgend, ga dan naar de site ,[…….] en volg de liveblog die we bijhouden. Dan ben je op de hoogte van het laatste nieuws.

Nogmaals bedankt voor je inzet en betrokkenheid. Zonder de inzet van alle vrijwilligers zouden we dit niet op een goede maner kunnen doen. Chapeau!!

Pagina

65


Bijlage 10b Voorbeeld gedragsregels voor vrijwilligers



Wees herkenbaar. Draag je hesje met naamkaartje.



De mensen zijn onze gasten. Wees beleefd en vriendelijk.



Maar gast is niet koning klant. o Vraag mensen ook om te helpen met klusjes en spreek hen ook aan op hun eigen verantwoordelijkheid. o Pas geen voorkeursregelingen toe.



Respecteer de privacy. Maak geen foto‟s. En al helemaal niet voor op de social media



De horeca is open van 7.30 – 21.30 uur. [check afspraken]



Voor de nachtploeg wordt e.e.a. op de tafel in de hal gezet.



Een vertaalapp kan ook helpen in de communicatie.



Heb je niets te doen? Zoek contact met de mensen en zorg voor leven in de brouwerij.



De keuken, opslaghok (werkplaats), etc. zijn in principe alleen toegankelijk voor de organisatie.



Bij vragen: zoek de locatiemanager op.

Pagina

66


Bijlage 10c template intekenlijst voor vrijwilligers gemeente Onderstaande template kan worden gebruikt voor registratie van vrijwilligers. Hulp aan

Uw naam, email adres en telefoonnummer zijn van belang voor:

vluchtelingen[opvanglocatie]



De bewaking. Onbekenden worden niet toegelaten op het terrein



Contact opnemen door de gemeente: u krijgt een bevestiging dat u kunt komen, of een annulering als het niet nodig is.



Intekenlijst vrijwilligers

Uw gegevens worden nergens anders voor gebruikt

Datum

Datum

Datum

Datum

Lijst na invullen in de brievenbus van het gemeentehuis (of foto mailen naar mailadres) Naam

Email

Telefoon

07.30-

15.00-

07.30-

15.00-

07.30-

15.00-

07.30-

15.00-

15.00

22.00

15.00

22.00

15.00

22.00

15.00

22.00

Pagina

67


Bijlage 11 Informatie voor vluchtelingen Om vluchtelingen te verwelkomen en wegwijs te maken is het handig op bij de opvanglocatie informatie in verschillende talen uit te reiken of beschikbaar te hebben. In deze bijlage staan voorbeelden van teksten en producten die worden gebruikt. Bordjes voor op de deuren in het Engels Women's toilet Men's toilet Dormitory Lounge area Dining area Men's changing room/shower Women's changing room/shower Baby changing room

Bordjes voor op de deuren in het Arabisch

Overige aandachtspunten: Aanbevolen wordt om lokale afspraken over bijvoorbeeld het gebruik van handdoeken, in het Arabisch op te hangen in de betreffende ruimten. Praktische voorbeelden zijn: 

Informatie over het gebruik van handdoeken



Informatie over het gebruik van douches



Informatie over wel/niet fietsen

Pagina

68


Bijlage 12 Handreiking locatiemanager Format, per locatie te specificeren door actiecentrum publieke zorg Handreiking locatiemanager Geen zorgen: Elk moment van de dag heb je ondersteuning van: Rode Kruis: eerste medische zorg, EHBO, uitdelen eenvoudige medicatie, etc; Beveiliging: zorgdragen dat binnen en buiten alles rustig blijft; Beheerders [………] zorgen voor het eten/kantine. Als jij er voor zorgt dat de vrijwilligers zich tijdig bij hen melden en enthousiast zijn, dan kan je dit helemaal uit handen geven; Schoonmaakploeg: weten precies wat ze moeten doen. Actiecentrum: zij zorgen er voor dat jij vrijwilligers en tolken hebt. Hier hoef je dus zelf niet achteraan. Waar moet ik wel voor zorgen? Coördineren van de medewerkers en organisaties binnen de locatie. Op orde houden van de voorraden in de gebruiksruimtes en in de algemene voorraad (handdoeken, shampoo, tandpasta, handzeep, handwasmiddel) o Maandverband, toiletpapier, babyvoeding, babydoekjes o Bestellen van zaken die bijna op zijn (bij [Logistiek,……….]) Afvoeren van kleding; (doorgeven aan [Logistiek,………….]) o Alle kleding die wordt ingeleverd wordt in principe direct doorgegeven aan [………….] o Als bewoners specifieke wensen hebben dan verzamelen wij deze en gaan we gericht op zoek naar deze spullen; Aanhouden dagindeling (geprint op prikbord) Vrijwilligers rondleiden en goede introductie geven. ([instructie vrijwilligers, aangeven vindplaats hiervan……..] Afhalen van medicatie bij de apotheek (gegevens zie prikbord) Afvoeren vuile handdoeken (via Logistiek); Afstemming met GGD/huisarts/tandarts volgens de afspraken zoals toegestuurd vanuit de GHOR [vindplaats afspraken/instructie]; Aanwezigheid actueel vrijwilligersoverzicht bij de beveiliging. [aan te leveren door actiecentrum] Verslag maken van jouw dienst (+ printen en in map stoppen) Neem het verslag van je voorgangers vooraf door, zodat je weet of er voor jou nog acties openstaan. Waar kunnen de mensen zelf voor zorgen? Schoonhouden plein voor; Schoonhouden parkeerterrein; Wacht houden bij de deuren bij het luchten van de zaal. Alle documenten die je nodig hebt zijn te vinden op: [ website/map………….] Hier ook je verslag opslaan.

Pagina

69


Dagindeling 

07:00 uur schoonmaak 1e ronde (sanitair) o Wegwijs maken (sleutels prullenbak + sensor douches)



07:30 uur



08:00 uur vrijwilligers komen o 1 als ondersteuning in beheer o 1 voor controleren  douches/prullenbakken/kleding/handdoeken o 1 voor interactie met mensen (actief maken)



09:00 uur o Welke   o Welke

inventarisatie van de nacht besluiten moeten naar Team BZ? Concrete vragen? Risico‟s bij verlengen duur? acties moeten overdag gebeuren?



09:30 uur

licht aan



11.00 uur langer)

Luchten zaal (nooddeuren open, ong. uur, bij mooi weer mag



12.00 uur

schoonmaak 2e ronde (sanitair)



12.00 uur

lunch 1e groep



13.00 uur

opruimen/ordenen kantine voor 2e groep



13.30uur

lunch 2e groep



14.00 uur

luchten zaal (zie 11.00 uur)



17.00 uur

Luchten zaal (zie 11.00 uur)



17.30 uur

avondeten 1e groep



18:00 uur

schoonmaak 3e ronde( komt voor grote schoonmaak)



18.15 uur

opruimen/ordenen kantine voor 2egroep



18.30 uur

avondeten 2e groep



21:30 uur

check of het al handig is om de spots uit te doen



22.30 uur

uiterlijke tijd spots uit

horeca open (ontbijt klaarzetten)

Pagina

70

Draaiboek Opvang Vluchtelingen. Versie 1.1 d.d. 2 oktober 2015

Recommend Documents