Optimize Your World Op de ORTEC Health Care Plandag Donderdag 13 juni, Fort Voordorp www.ortec.nl/plandaghc
Tool of Management
René Ch. Boom Leen Westerhof
19-6-2013
2
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Wat is dienstroosterplanning? Zorgen dat er op het juiste tijdstip iemand met de juiste kwalificaties op de juiste plek is om werkzaamheden uit te voeren. Binnen het budget.
19-6-2013
3
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
• Bezetting • Effectief
• Afwezigheid • Wensen
Medewerkers
Manager • Export verloning • Efficiënt • CAO
Salarisadministratie Roostermaker
• ATW
Organisatie Overheid 19-6-2013
4
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged! Harmony Budget & Control WebAcces Planautomaat Werkplekplanning Zelfroosteren Multiresource planning Serviceplanning LVMS
ECD /EPD
Capaciteitsplanning
Planning
Realisatie
Harmony Flexpool Webacces Shiftbidding Budget & Control Multiresource planning Serviceplanning
Harmony Budget & Control BISupport Reiskosten LVMS
Afhandeling 19-6-2013
Payroll
5
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Overheid
Organisatie
Salarisadministratie
Manager
Medewerkers 19-6-2013
Roostermaker 6
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Tools of management
19-6-2013
• • • • • • • •
Nieuwe roosterprogramma is net ingevoerd Druk met implementatie van (andere) processen Waarom bestaande situatie veranderen? Roosteren gaat nu toch goed!Ja en nee Begrijpelijk toch? Kortom: nu even Reorganisatie binnenkort/loopt nog niet! Roostermakers vinden het niet nodig Management is tevreden met huidige situatie ……………………. 7
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Mogelijk aanwezige situaties inzake roosters: • forse overlap bij dienstovergangen • onvoldoende relatie zorgvraag versus zorgaanbod • geen optimaal gebruik van de JUS • gebruik mogelijkheden Harmony maar:… 30%? • ontevredenheid over de roosters • (te) veel roostermakers • inzet uitzendkrachten (hoog/laag/kwaliteit) • enz. enz. 19-6-2013
8
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Rooster maand geleden vs rooster realisatie: • ca. 30% overeind • ca. 20% meerkosten Door: • • • •
19-6-2013
ziekteverzuim overwerk inzet flexpool/uitzendkrachten onderling ruilen
9
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Bedreigingen en uitdagingen: • • • • • •
krimpende budgetten taakstelling van directie/RvB vergrijzing personeel tekort aan (voldoende gekwalificeerd) personeel stelselwijzigingen veranderingen in samenstelling/verwachtingen patiënten • reorganisaties • satisfactie personeel • …………….. 19-6-2013
10
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Tools: 1) flexmodule:
snelle invoer beschikbaarheid; duidelijkheid niet-beschikbaarheid snel inzicht in status dienstaanvraag en aanvraaghistorie ‘matching’ functionaliteit: juiste medewerker bij dienstaanvraag automatische verloning op basis van contract of inzet (uurloners) automatische toekenning kosten aan juiste afdeling of kostenplaats
19-6-2013
11
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Tools: 1) flexmodule 2) webaccess (intranet/internet)
een snel te leren en makkelijk te gebruiken omgeving het opvragen dienstroosters en aanwezige kaarten het ruilen van een dienst met een collega het inbrengen van de urenverantwoording het indienen van een verlofaanvraag of dienstwens het zoeken op diensten
19-6-2013
12
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Tools: 1) flexmodule 2) webaccess (intranet/internet) 3) servicegericht roosteren door dedicated planners:
conceptroosters; niet meer louter plannen op diensten centraal roosterbureau/-beleid verlagen van basisdienstenpatroon; werken met flexschillen (betere) uitruil personeel tussen units betere afstemming op werkelijke zorgvraag adequaat gebruik van JUS; naleving wet- en cao-regelgeving betere afstemming vakantieroosters teammanager is en blijft verantwoordelijk >>> ondersteunen! 19-6-2013
13
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Schillenmodel
19-6-2013
14
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
Tools: 1) flexmodule 2) webaccess (intranet/internet) 3) servicegericht roosteren door opgeleide planners 4) zelfroosteren; ervaring bedrijven:
gemotiveerd en betrokken (geïnformeerd) personeel hoge kwaliteit van werkuitvoering en dienstverlening jegens klanten laag ziekteverzuim, laag verloop efficiëntieverbetering waardoor hogere productiviteit en/of lagere productiekosten betere balans tussen privé en werk aantrekkelijker werkgeverschap: minder overwerk; kennis- en ervaringsoverdracht tussen werknemers. 19-6-2013
15
Goed geroosterd? Beter gepland? Best gemanaged!
19-6-2013
16
