OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN TEMPAHAN DEWAN BESAR/PANGGUNG PERCUBAAN DAN PERKHIDMATAN KEBUDAYAAN 1.0
Halaman: 1/6 No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan kaedah permohonan tempahan penggunaan prasarana Dewan Besar/Panggung Percubaan dan khidmat kumpulan kebudayaan yang bersesuaian kepada pelanggan.
2.0
SKOP Skop ini meliputi penggunaaan kemudahan prasarana Dewan Besar/Panggung Percubaan dan khidmat kumpulan kebudayaan yang bersesuaian kepada pelanggan.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
4.0
Tajuk Dokumen
Berkaitan
Minit Mesyuarat JKTK
Berkaitan
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti
Berkaitan
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKK
TERMINOLOGI/SINGKATAN PGH
:
Pengarah
PT
:
Pegawai Tadbir
PJ
:
Penolong Jurutera
PK
:
Pegawai Kebudayaan
AB
:
Artis Budaya
PYB
:
Pegawai Yang Bertanggungjawab mengambil tindakan
Pelanggan
:
JKTK
:
Pelajar, staf, PTJ UPM, badan kerajaan, badan berkanun, pihak swasta dan individu yang berurusan dengan PKKSSAAS Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti
PTJ
:
Pusat Tanggungjawab
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN TEMPAHAN DEWAN BESAR/PANGGUNG PERCUBAAN DAN PERKHIDMATAN KEBUDAYAAN
5.0
Halaman: 2/6 No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
PKK
:
Prasarana
:
DB
:
Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Semua ruang dalam dan sekitar kompleks Dewan Besar dan Panggung Percubaan serta peralatan di dalamnya Dewan Besar
PP
:
Panggung Percubaan
TANGGUNGJAWAB PGH dan PT bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam mengendalikan permohonan penggunaan kemudahan prasarana di Dewan Besar dan Panggung Percubaan serta permohonan tempahan khidmat kumpulan kebudayaan perlu mematuhi prosedur ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN TEMPAHAN DEWAN BESAR/PANGGUNG PERCUBAAN DAN PERKHIDMATAN KEBUDAYAAN 6.0
Halaman: 3/6 No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
PROSES TERPERINCI
Tanggungjawab
Carta alir
Perincian
Rekod/ Dokumen Rujukan
6.1Mula
6.2 Terima dan Semak Permohonan
PJ/AB
6.2
Terima dan Semak Permohonan a) Terima permohonan melalui Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) atau Borang Tempahan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/ Tempahan 02)
PJ/AB
b) Pastikan borang permohonan tempahan adalah lengkap dan memenuhi syarat-syarat permohonan Dewan Besar dan Panggung Percubaan serta Perkhidmatan Kebudayaan seperti yang terdapat di dalam borang tersebut c)
PYB
6.3 PJ/AB PJ/AB
A
Tidak
6.3 Ada Kekosongan ?
Hantar borang Makluman Penerimaan Permohonan Penggunaan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang permohonan
Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHA N 01) Borang Tempahan Perkhidmatan Kebudayaan(OPR/PKK/BR0 1/Tempahan 02)
Borang Makluman Penerimaan Permohonan Penggunaan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUM AN)
Ada Kekosongan? a) Jika ya, ikut langkah 6.4 b) Jika tidak, ikut langkat 6.5
Ya 6.4 Pengesahan dan Kelulusan
6.4
Pengesahan dan Kelulusan
PJ/AB
a)
PJ/AB
b) Dapatkan kelulusan PGH pada Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/ TEMPAHAN 01) atau Borang Tempahan Perkhidamatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 02) B
Dapatkan pengesahan ulasan daripada PT/PK pada Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) atau Borang Tempahan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 02)
Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAH AN 01) Borang Tempahan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAH AN 02)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN TEMPAHAN DEWAN BESAR/PANGGUNG PERCUBAAN DAN PERKHIDMATAN KEBUDAYAAN Tanggungjawab
Carta alir
Halaman: 4/6 No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
Perincian
PJ/AB
c) Maklumkan kelulusan permohonan kepada pemohon dengan menghantar Borang Kelulusan Permohonan Penggunaan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidamatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang tempahan
PJ/AB
d)
6.5
A PJ/AB
Nyatakan Ulasan dan Hubungi Pemohon a)
6.5 Nyatakan Ulasan dan hubungi pemohon
Maklumkan kadar bayaran (mengikut syaratsyarat permohonan) yang akan dikenakan bagi permohonan yang berjaya dan kemukakan salinan borang kelulusan serta salinan sebut harga dan arahan jurnal kepada Bendahari atau pemohon untuk tindakan selanjutnya.
Jika tiada kekosongan, nyatakan sebab dan alasan pada Borang Kelulusan Penggunaan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penerimaan borang/surat permohonan
PJ/AB b) Simpan dan rekodkan borang/surat permohonan di dalam fail dan proses tamat
6.6 Tamat
B
Rekod/ Dokumen Rujukan
Borang Kelulusan Permohonan Penggunaan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidamatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSA N)
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN TEMPAHAN DEWAN BESAR/PANGGUNG PERCUBAAN DAN PERKHIDMATAN KEBUDAYAAN
7.0
No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
REKOD KUALITI
Bil
1.
Halaman: 5/6
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa dan Cara Melupus
PJ
PJ
Bilik PT
Ketua PTJ
UPM/PKK/TEMPAHAN Tempahan Dewan Besar & Panggung Percubaan
2.
Surat permohonan (jika ada) Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) yang telah lengkap Borang Makluman Penerimaan Permohonan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) yang telah lengkap Borang Kelulusan Permohonan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) yang telah lengkap
UPM/PKK/KHIDMAT Perkhidamatan Kebudayaan dan Kesenian
Surat permohonan (jika ada) Borang Tempahan Perkhidmatan Kumpulan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 02) Borang Makluman Penerimaan Permohonan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) Borang Kelulusan Permohonan Dewan Besar/Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) yang telah dilengkapkan.
3 Tahun
PK / AB
PK / AB
Bilik PT 3 Tahun
Ketua PTJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 6/6
PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN TEMPAHAN DEWAN BESAR/PANGGUNG PERCUBAAN DAN PERKHIDMATAN KEBUDAYAAN
8.0
No. Semakan: 05 No. Isu: 02 Tarikh: 18/07/2014
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk Satu Persijilan
PGH
WP
03/01/2011
02
01
OPR-PKK :02/2011
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali Ke-13/2011
PGH
WP
12/09/2011
02
02
OPR(PKK)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali Ke-24/2012
PGH
WP
09/05/2012
02
03
OPR(PKK): 1/2013
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke-53 (Bil.3/2013)
PGH
WP
30/04/2013
02
04
OPR(PKK): 2/2013
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke61 (Bil. 11/2013)
PGH
WP
10/09/2013
02
05
OPR(PKK) : 1/2014
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke71 (Bil. 4/2014)
PGH
WP
18/07/2014
