OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN 1.0
Halaman: 1/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan kaedah permohonan penggunaan kemudahan prasarana di Dewan Besar dan Panggung Percubaan, Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah, UPM.
2.0
SKOP Skop ini meliputi penggunaaan kemudahan prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan kepada pelanggan.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
4.0
Tajuk Dokumen
Berkaitan
Minit Mesyuarat JKTK
Berkaitan
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kualiti
Berkaitan
Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKK
TERMINOLOGI/SINGKATAN DB
:
Dewan Besar
JKTK
:
Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti
PJ
:
Penolong Jurutera
Pelanggan
:
PGH
:
Pelajar, staf, PTJ UPM, badan kerajaan, badan berkanun, pihak swasta dan individu yang berurusan dengan PKKSSAAS Pengarah
Prasarana
:
PT
:
Semua ruang dalam dan sekitar kompleks Dewan Besar dan Panggung Percubaan serta peralatan didalamnya Pegawai Tadbir
PTJ PKK PJ
: : :
Pusat Tanggungjawab Pusat Kebudayaan dan Kesenian Penolong Jurutera
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN
5.0
Halaman: 2/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
TANGGUNGJAWAB PGH dan PT bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam mengendalikan permohonan penggunaan kemudahan prasarana di Dewan Besar dan Panggung Percubaan perlu mematuhi prosedur ini.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 3/8 No. Semakan: 04
PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN
6.0
No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
CARTA ALIR
Mula
Tidak
7.1
Terima Permohonan
7.2
Lengkap/ Penuhi Syarat ?
7.3
Ya Asingkan Mengikut Kategori Pelanggan
7.4
Semak Kekosongan
7.5
7.7 Tidak Nyatakan Ulasan
Ada Kekosongan ? 7.6 Ya Pengesahan dan Kelulusan
7.8
Tamat
7.9
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN 7.0
No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
Proses
Tanggungjawab
7.2.1 Terima permohonan melalui Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) daripada pemohon
PJ
7.2.2 Pastikan borang permohonan tempahan adalah lengkap dan memenuhi syarat-syarat permohonan Dewan Besar dan Penggung Percubaan seperti yang terdapat di dalam borang tersebut
PJ
7.1
Mula
7.2
Terima Permohonan
7.2.3 Hantar Borang Makluman Penerimaan Permohonan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang permohonan
7.4
No. Semakan: 04
PROSES TERPERINCI
Langkah
7.3
Halaman: 4/8
PJ
Lengkap/ Penuhi Syarat 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4
PJ
7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2
PJ
Asingkan Mengikut Kategori Pelanggan 7.4.1 Buat pengasingan mengikut kategori pelanggan seperti berikut:a) Pelajar UPM b) PTJ UPM c) Agensi Kerajaan d) Badan Luar
PJ
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN 7.5
No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
Semak Kekosongan 7.5.1 Semak sama ada terdapat kekosongan prasarana pada tarikh yang dipohon
7.6
Halaman: 5/8
PJ
Ada Kekosongan 7.6.1 Jika ya, ikut langkah 7.8
PJ
7.6.2 Jika tidak, ikut langkah 7.7 7.7
Nyatakan Ulasan 7.7.1 Jika tiada kekosongan, nyatakan sebab dan alasan pada Borang Kelulusan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penerimaan borang/surat permohonan
PJ
7.7.2 Simpan dan rekodkan borang/surat permohonan di dalam fail dan proses tamat 7.8
Pengesahan dan Kelulusan 7.8.1 Dapatkan pengesahan ulasan daripada PT pada Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01)
PT
7.8.2 Maklumkan kelulusan permohonan kepada pemohon dengan menghantar Borang Kelulusan Permohonan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang tempahan
PGH
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN
7.9
7.8.3 Maklumkan kadar bayaran (mengikut syarat-syarat permohonan) yang akan dikenakan bagi permohonan yang berjaya dan kemukakan salinan borang kelulusan serta salinan sebut harga dan arahan jurnal kepada Bendahari untuk tindakan selanjutnya. Tamat
Halaman: 6/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
PGH
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 7/8
PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN
No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
8.0 REKOD KUALITI
Bil
Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
1.
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh Simpanan
Kuasa dan Cara Melupus
PJ
PJ
Bilik PT
Pendaftar
UPM/PKK/TEMPAHAN Tempahan Dewan Besar & Panggung Percubaan
9.0
Surat permohonan (jika ada) Borang Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 01) yang telah lengkap Borang Makluman Penerimaan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) yang telah lengkap Borang Kelulusan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) yang telah lengkap
3 Tahun
SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD
Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan Disemak
Dilulus/ Diluluskan Semula
Tarikh Kuatkuasa
02
00
-
Keluaran Pertama untuk Satu Persijilan
PGH
WP
03/01/2011
02
01
OPR-PKK :02/2011
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali Ke-13/2011
PGH
WP
12/09/2011
02
02
OPR(PKK)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali Ke-24/2012
PGH
WP
09/05/2012
02
03
OPR(PKK): 1/2013
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke-53 (Bil.3/2013)
PGH
WP
30/04/2013
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH Kod Dokumen: UPM/OPR/PKK/P001 PROSEDUR PERMOHONAN PENGGUNAAN KEMUDAHAN PRASARANA DEWAN BESAR DAN PANGGUNG PERCUBAAN 02
04
OPR(PKK): 2/2013
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKKSSAAS kali ke61 (Bil.11/2013)
PGH
Halaman: 8/8 No. Semakan: 04 No. Isu: 02 Tarikh: 10/09/2013
WP
10/09/2013
