POLITEKNIK KOTA BHARU KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
PKB-PK-PS-08
PENGURUSAN PEROLEHAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN
SALINAN TERKAWAL NO:
KELUARAN: 02
PINDAAN: 03
TARIKH KUATKUASA: 05 JUN 2014
PKB-PK-PS-08
1.0
1/12
OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan yang didokumen untuk memastikan proses perolehan bekalan/ perkhidmatan dilakukan mengikut peraturan perolehan, kriteria dan masa yang ditetapkan bagi membantu proses pengajaran dan pembelajaran berjalan dengan sempurna dan sistematik .
2.0
SKOP
Prosedur ini digunapakai untuk menguruskan perolehan bekalan dan perkhidmatan di PKB KPM berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan. Perolehan dibuat mengikuti kaedah-kaedah sama ada pembelian melalui kontrak pusat, pembelian secara sebutharga atau pembelian secara terus.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual Kualiti: 5.6.2, 7.2.1, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8.2.3, 8.2.4
3.2
Arahan Perbendaharaan Kementerian Kewangan yang terkini.
3.3
Arahan Perkhidmatan yang terkini.
3.4
Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan yang terkini.
3.5
Pekeliling Kewangan, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia yang berkaitan dengan perolehan yang terkini.
3.6
Pekeliling dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan terkini.
3.7
Pekeliling-Pekeliling Kontrak Pusat, Kementerian Kewangan yang berkaitan dan terkini.
3.8
Fail Kontrak Pusat.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 01
TARIKH KUATKUASA: 05 JUN 2014
PKB-PK-PS-08
4.0
2/12
DEFINISI Bekalan
Merangkumi bekalan/kelengkapan pejabat, bahan mentah, bahan luak dan peralatan kecil.
Perkhidmatan
Meliputi kerja-kerja keselamatan, kebersihan, pembaikan dan penyenggaraan.
Jawatankuasa
Terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang
Pembuka
pegawai. Salah seorang daripadanya ialah Pegawai
Sebutharga
Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Jawatankuasa ini dilantik oleh Pengarah.
Jawatankuasa
Terdiri daripada tiga (3) orang pegawai yang dilantik
Sebutharga
dan dipengerusikan oleh Pengarah.
KJ/ KU
Ketua Jabatan/ Ketua Unit
KP
Ketua Program
PET
Pegawai Eksekutif Tinggi.
PAK
Penolong Akauntan.
PT(Kew)
Pembantu Tadbir (Kewangan)
Pegawai Stor
Pegawai yang menguruskan stor.
PBMB
Penyelaras Bengkel/ Makmal/ Bilik Kuliah ialah pegawai yang dilantik oleh KJ untuk menyelaras tugas-tugas penyeliaan bengkel/ makmal/ bilik kuliah.
Pegawai
Pegawai Perolehan Jabatan/Unit ialah pegawai yang
Perolehan
dilantik oleh Pengarah/ KJ/ KU untuk menguruskan
Jabatan/Unit
perolehan di jabatan/ unit.
e-SPKB
Elektronik Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 01
TARIKH KUATKUASA: 17 APRIL 2011
PKB-PK-PS-08
5.0
3/12
PROSEDUR KERJA
Tanggungjawab
Tindakan
A. Perancangan Perolehan Bekalan/ Perkhidmatan
KJ/KU
1. Mengenalpasti keperluan bekalan/ perkhidmatan bagi
tahun
berikutnya
selepas
perbincangan
bersama dengan KK, Pegawai Perolehan, PBMB dan pensyarah/pegawai di jabatan/ unit.
Pegawai
2. Menyedia dan menyerahkan senarai keperluan
Perolehan
beserta anggaran kos kepada KJ/ KU pada akhir
Jabatan/ Unit
KJ/KU
tahun semasa.
3. Meneliti dan menyerah senarai keperluan bekalan/ perkhidmatan beserta anggaran kos bagi jabatan/ unit kepada Pengarah.
Pengarah
4.
Mempertimbang keperluan
dan
meluluskan
permohonan
di atas dan seterusnya menyerahkan
kembali permohonan kepada KJ/KU.
KJ/KU / Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit
KJ/KU
5. Meminda senarai keperluan bekalan/ perkhidmatan jabatan/ unit yang dirancang selaras dengan jumlah sebenar yang diluluskan.
6. Menyerahkan
senarai
keperluan
bekalan/
perkhidmatan yang diluluskan kepada PAK.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
4/12
Tanggungjawab
Tindakan
B. Permohonan Pengeluaran Bekalan Dari Stor
Pegawai
7. Memohon pengeluaran bekalan untuk jabatan/ unit
Perolehan
dengan mengisi Borang Pemesanan/ Pengeluaran
Jabatan/ Unit
Barang-barang
(BPPB)
dan
mendapatkan
kelulusan daripada pegawai yang diberi kuasa sebelum dikemukakan kepada Pegawai Stor.
Pegawai Stor
8. Menyemak bekalan dalam Kad Kawalan Stok (3). Sekiranya ada, keluarkan bekalan yang diperlukan kepada Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit dalam masa
dua (2) hari bekerja dari tarikh terima
permohonan.
9. Sekiranya tidak ada/ tidak mencukupi, catatkan dalam
BPPB
dan
menyerahkannya
kepada
Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit dalam masa dua (2) hari bekerja dari tarikh terima permohonan.
C. Proses Pembelian Bekalan/ Perkhidmatan
Pegawai Perolehan
10. Mengenalpasti
dan
mencadangkan
kaedah
perolehan yang diperlukan samada:
Jabatan/ Unit
i.
Pembelian melalui Kontrak Pusat
ii. Pembelian melalui Sebutharga iii. Pembelian secara terus
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
5/12
Tanggungjawab
Tindakan
11. Mengisi dan menyerahkan Borang Permohonan Pembelian/ Perkhidmatan Dan Kerja-Kerja (BPPK) beserta spesifikasi kepada KJ/ KU.
KJ/KU
12. Meneliti
BPPK
untuk
memastikan
bekalan/
perkhidmatan yang dipohon memenuhi keperluan jabatan seterusnya menyokong permohonan.
Pegawai Perolehan
13. Menguruskan perolehan mengikut kaedah yang dipersetujui.
Jabatan/ Unit i.
Pembelian Melalui Kontrak Pusat
14. Bagi pembelian melalui kontrak pusat majukan permohonan pembelian kepada PAK dengan mengisi BPPK.
15. Ikuti langkah D atau E hingga H.
ii. Pembelian Secara Sebutharga
16. Membuat pembelian secara sebutharga mengikut arahan pada Lampiran Q berpandukan peraturanperaturan
yang
Perbendaharaan
ditetapkan dan
dalam
semua
Arahan Peraturan
Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
6/12
Tanggungjawab
Tindakan
Jawatankuasa
17. Mengendalikan urusan pembukaan sebutharga
Pembuka Sebutharga
berpandukan Arahan Perbendaharaan
dan
semua Peraturan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.
Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit
18. Mengendalikan urusan memproses sebutharga mengikut Arahan Perbendaharaan dan semua Peraturan
Perbendaharaan
berkuatkuasa Lampiran
dan Analisa
membuat
yang syor
kepada
sedang di
dalam
Jawatankuasa
Sebutharga.
Jawatankuasa Sebutharga
19. Mengendalikan
urusan
pemilihan
pembekal
berpandukan peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam
Arahan
Perbendaharaan
dan
semua
Peraturan Perbendaharaan.
20. Keputusan pemilihan akan dimaklumkan kepada pembekal.
21. Pembekal yang berjaya dan harga yang ditawarkan akan dimaklumkan kepada Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit untuk menguruskan perolehan.
Pegawai Perolehan
22. Mengisi BPPK beserta Lampiran Analisa dan memajukan kepada PAK.
Jabatan/ Unit / Pegawai Stor 23. Ikuti langkah D atau E hingga H.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
7/12
Tanggungjawab
Tindakan
iii. Pembelian Secara Terus
Pegawai
24. Mengenalpasti dan memilih pembekal dengan
Perolehan
merujuk kepada Fail Rekod Pembekal. Kriteria
Jabatan/ Unit
pemilihan pembekal adalah berdasarkan Pekeliling Perbendaharaan terkini.
25. Mengisi BPPK dan majukan kepada PAK.
26. Ikuti langkah D atau E hingga H.
D. Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui Modul Pesanan
PAK
27. Menyemak
program
peruntukan
dan
e-SPKB,
mencatat
menandatangani
baki
BPPK.
Seterusnya memajukan kepada Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
28. Meneliti
dan
membuat
keputusan
ke
atas
permohonan dan menyerahkan kepada PAK.
PAK/PT(Kew)
29. Menyediakan dokumen yang berkaitan (Nota Minta dan Pesanan Kerajaan) dan dikemukakan kepada Pengarah untuk ditandatangani.
30. Menghantar Pesanan Kerajaan beserta dokumendokumen sokongan yang lain kepada pembekal.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
8/12
Tanggungjawab
Tindakan E. Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui Modul ePerolehan
PAK
31. Menyemak
program
peruntukan
e-SPKB,
dan
mencatat
menandatangani
baki
BPPK.
Seterusnya memajukan kepada Pengarah untuk kelulusan.
Pengarah
32. Meneliti
dan
membuat
keputusan
ke
atas
permohonan dan menyerahkan kepada PAK.
PAK/PT(Kew)
33. Menyediakan dokumen pesanan tempatan melalui e-Perolehan dan dikemukakan kepada Pengarah untuk ditandatangani.
34. Menghantar
Pesanan
Kerajaan
e-Perolehan
beserta dokumen-dokumen sokongan yang lain kepada pembekal.
F. Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan Pegawai Perolehan Jabatan/ Unit dan Pegawai Stor
35. Memastikan bekalan/ perkhidmatan dibekalkan/ dilaksanakan
oleh
pembekal
memenuhi
dan
menepati spesifikasi serta tempoh masa yang telah ditetapkan.
36. Bekalan/ perkhidmatan yang tidak memenuhi dan menepati
spesifikasi,
dikembalikan/
dilaporkan
kepada pembekal.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
9/12
Tanggungjawab
Tindakan
37. Menerima bekalan/ perkhidmatan yang memenuhi dan
menepati
spesifikasi,
dokumen-dokumen
serahan yang berkaitan dan copkan tarikh terima. Juruteknik/
38. Merekodkan
penerimaan bekalan/ perkhidmatan
Pegawai stor/
ke dalam Kad/ borang berkaitan. (KEW. PA - 2 /
Pegawai yang
KEW. PA - 3 / KEW. PA - 4 / KEW.PA - 5 / KEW
dilantik
300 – J3)
G. Pembayaran Kepada Pembekal PAK
39. Menerima invois dan Pesanan Kerajaan daripada pembekal. Pastikan nama dan nombor akaun bank serta Pesanan Kerajaan telah dilengkapkan.
40. Menguruskan pembayaran dalam tempoh empat belas hari selepas penerimaan Invois.
H. Menilai Keberkesanan Proses. Pegawai Perolehan
41. Melengkapkan
Borang
Soal
Selidik
Prestasi
Pembekal (BSSPP) Rujuk Lampiran 1.
Jabatan/ Unit dan Pegawai Stor 42. Menyerahkan dokumen-dokumen serahan yang berkaitan dan sesalinan BSSPP kepada PAK.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
10/12
Tanggungjawab
PAK
Tindakan
43. Mengisi
peratusan
markah
yang
diperolehi
daripada BSSPP ke dalam Borang Analisa Prestasi Pembekal (BAPP) Rujuk Lampiran 2.
44. Menyenaraihitamkan pembekal sekiranya markah yang diperolehi dalam BAPP kurang daripada 70%, sebanyak 3 kali. 45. Menyediakan Laporan Analisa Prestasi Pembekal dan membentangkannya di dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
46. Menyimpan dan menyelenggara BSSPP dan BAPP dari semasa ke semasa.
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
6.0
Bil.
11/12
REKOD KUALITI Jenis Rekod
Tempoh Simpanan
Lokasi
Lampiran
Bilik Fail di 1.
Waran Peruntukan.
Mengikut Arahan
Pejabat
Perkhidmatan
Pentadbiran
Surat Lantikan Jawatankuasa 2.
Sebutharga dan
Bilik Fail di 2 Tahun
Jawatankuasa
Pejabat Pentadbiran
Pembuka Sebutharga.
3.
4.
Lampiran Analisa.
Pesanan Kerajaan
Mengikut Arahan Perkhidmatan Mengikut Arahan Perkhidmatan
Borang Soal Selidik 5.
Prestasi Pembekal
Bilik Fail di Pejabat Pentadbiran Bilik PAK Bilik Pegawai
5 Tahun
(BSSPP)
Perolehan/
1
Pegawai Stor
Borang Analisa 6.
Prestasi Pembekal
5 Tahun
Bilik PAK
5 Tahun
Bilik PAK
2
(BAPP) 7.
Fail Kontrak Pusat
8.
Lampiran Q
Mengikut Arahan Perbendaharaan
Bilik PAK
Kad-Kad Stok (KEW. PA - 2 / KEW. PA - 3 / 9.
KEW. PA - 4 / KEW.PA - 5 / KEW
Mengikut Arahan Perbendaharaan
Bilik Pegawai Stor/Lokasi Peralatan
300 – J3)
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
PKB-PK-PS-08
Bil.
12/12
Jenis Rekod
Tempoh Simpanan
Lokasi
Lampiran
Borang Permohonan 10.
Pembelian/
Mengikut Arahan
Perkhidmatan Dan
Perbendaharaan
Bilik PAK
Kerja-Kerja (BPPK)
Borang Pemesanan/ 11
Pengeluaran Barang-
2 Tahun
barang (BPPB)
12
13
14
Fail Rekod Pembekal Laporan Analisa Prestasi Pembekal Senarai Pembekal yang diluluskan
KELUARAN: 02
PINDAAN: 00
Bilik Pegawai Stor
5 tahun
Bilik PAK
5 Tahun
Bilik PAK
Sehingga terdapat pindaan
Bilik PAK
TARIKH KUATKUASA: 01 FEBRUARI 2008
Lampiran 1
POLITEKNIK KOTA BHARU BORANG SOAL SELIDIK PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh Pegawai Perolehan) No. L.O. : ………………………….
Tarikh L.O. : ………………………
Tarikh Penerimaan Bekalan/Perkhidmatan: ……………………….. Syarikat Pembekal :
…………………………………
Alamat:
……………………………….. ……………………………….. ………………………………..
Jenis Bekalan: ……………………………………………………………………. Sila tandakan ( / ) di ruangan yang berkenaan. Pilih samada ruangan bekalan, perkhidmatan atau kedua-duanya sekali.
Bil.
Perkara
BEKALAN 1.
Bekalan yang dihantar memenuhi spesifikasi
2.
Bekalan sampai pada masa yang diperlukan
3.
Kuantiti mencukupi
4.
Bekalan boleh digunakan dengan sempurna
5.
Perkhidmatan sebelum jualan diberikan
6.
Perkhidmatan selepas jualan diberikan
7.
Perkhidmatan latihan yang efektif selepas jualan Jumlah Peratus [ (x /Y1 ) x 100] = ……..% ( x - untuk jawapan ‘ya’ sahaja) **Nota: Y1 ialah bil. item yang berkenaan sahaja.
Ya
Tidak
Bil.
Perkara
Ya
Tidak
PERKHIDMATAN 1.
Khidmat nasihat sebelum perkhidmatan diberikan
2.
Perkhidmatan dibekalkan mengikut masa yang ditetapkan
3.
Perkhidmatan bersesuaian dengan kepakaran
4.
Perkhidmatan memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan Jumlah Peratus [ ( x / Y2 x 100)] = ………% ( x- untuk jawapan ‘ya’ sahaja) **Nota: Y2 ialah bil.item yang berkenaan sahaja.
Komen/Cadangan
Tandatangan Pegawai Perolehan: ……………………….. Nama: …………………………….. Jabatan/ Unit: …………………….. Tarikh: ………………………
Pembekal yang mencapai 70% ke bawah akan disenaraihitamkan
PS-08(1) (P00) (01-02-08)
Lampiran 2
BORANG ANALISA PRESTASI PEMBEKAL (Untuk Diisi Oleh PAK di Politeknik ) Syarikat Pembekal :
…………………………………
Alamat:
……………………………….. ……………………………….. ………………………………..
BIL.
NO. LO
PS-08(2) (P00) (01-02-08)
TARIKH LO
JENIS BEKALAN
MARKAH %
CATATAN
