OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT 1.0
Halaman: 1/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan cara melaksanakan perkhidmatan ICT dengan merujuk Prosedur Perkhidmatan ICT (UPM/OPR/IDEC/P002).
2.0
PERKHIDMATAN SIDANG VIDEO 2.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
2.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Kemaskini Log Permohonan Perkhidmatan ICT
Staf IT
2.
Persediaan sesi sidang video.
Staf IT
a) Pastikan semua peralatan sidang video (unit tetap dan unit mudah alih) berfungsi dengan baik dan boleh digunakan. b) Buat tinjauan ke lokasi sidang video. i)
Periksa kemudahan sedia ada termasuk punca audio video, internet dan elektrik.
ii) Tentukan kedudukan peralatan bagi memastikan kelancaran sesi sidang video yang akan dilaksanakan. 3.
Pasang peralatan sidang video di lokasi dan pastikan semua peralatan dan internet berfungsi dengan baik.
Staf IT
4.
Laksanakan sesi pengujian sidang video untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik sebelum sesi sebenar dijalankan.
Staf IT
5.
Laksanakan sesi sidang video berdasarkan kepada keperluan pemohon.
Staf IT
6.
Sediakan bahan rakaman sidang video (jika perlu).
Staf IT
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT 3.0
Halaman: 2/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
PERKHIDMATAN PEMPROSESAN KERTAS JAWAPAN OMR PEPERIKSAAN PELAJAR 3.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
Tajuk Dokumen
OPR/IDEC/BP02/Proses OMR OPR/IDEC/BP03/Pindah Data OMR
Panduan Operasi Proses OMR Panduan Operasi Pindah Data OMR ke SMP
-
Sistem WINSCORE
OPR/IDEC/SS02/Jwp OMR
3.2
Senarai Semak Proses Kertas Jawapan OMR
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
a) Lengkapkan Borang Permohonan Proses Peperiksaan Pelajar(OMR) (OPR/iDEC/BR04/Proses OMR).
Staf IT
b) Masukkan no rujukan dengan merujuk kepada borang permohonan 2.
Periksa dokumen permohonan mengandungi: a) Borang Permohonan Proses Peperiksaan Pelajar (OMR) (OPR/iDEC/BR04/ Proses OMR).
Staf IT
b) Kertas Jawapan OMR Peperiksaan Pelajar. c) Kertas Jawapan Induk. 3.
Buat semakan dokumen permohonan dengan Senarai Semak Proses Kertas Jawapan OMR (OPR/iDEC/SS02/Jwp OMR).
Staf IT
4.
Proses kertas jawapan OMR menggunakan Sistem Winscore (Panduan Operasi Proses OMR (OPR/iDEC/BP02/Proses OMR)).
Staf IT
5.
Buat Pengesahan: a) Pastikan bilangan kertas jawapan OMR yang dicatat dalam Borang Permohonan Proses Peperiksaan Pelajar sama dengan bilangan kertas yang diproses oleh sistem.
Staf IT
b) Jika BILANGAN SAMA , laksanakan Langkah 6. c) Jika BILANGAN TIDAK SAMA, ulang langkah 4. d) Jika BILANGAN TIDAK SAMA KALI KEDUA, catatkan Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT
BIL.
ARAHAN TERPERINCI
Halaman: 3/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
TANGGUNGJAWAB
bilangan kertas diproses di bahagian masalah/catatan pada borang permohonan dan teruskan Langkah 6. 6.
Cetak laporan dalam tiga bahagian. a) Complete Report – Sort by Matrik No.
Staf IT
b) Summary Report – Sort by Matrik No. c) Item Analysis. 7.
Semak laporan kali pertama a) Buat semakan pada laporan yang dicetak (Rujuk Senarai Semak Proses Kertas jawapan OMR (OPR/iDEC/SS02/Jwp OMR)).
Staf IT
b) Masukkan laporan dan kertas jawapan OMR ke dalam Sampul Surat dan tuliskan nama pensyarah dan kod kursus serta lekatkan salinan Borang Permohonan di luar sampul surat. c) Simpan sampul surat berkenaan dalam almari berkunci pada ruang bertanda BAHAGIAN SEMAKAN untuk tujuan semakan laporan kali kedua. 8.
Semakan laporan kali kedua a) Pastikan semakan dilaksanakan oleh Staf IT yang lain.
Staf IT
b) Buat semakan pada laporan yang dicetak (Rujuk Senarai Semak Proses Kertas Jawapan OMR (OPR/iDEC/SS02/Jwp OMR)). c) Jika ada masalah pada laporan, laksanakan semula langkah 4 sehingga 6. d) Masukkan semula laporan dan kertas jawapan OMR ke dalam Sampul tadi (7b) dan stapler. e) Simpan sampul surat berkenaan dalam almari berkunci pada ruang bertanda SELESAI PROSES. 9.
Data perlu dipindahkan ke SMP? a) Jika YA,laksanakan proses pindah data (Rujuk Panduan Operasi Pindah data OMR Ke SMP. (OPR/iDEC/BP03/Pindah Data OMR)).
Staf IT
b) Jika TIDAK, teruskan ke Langkah 10. 10.
Kemaskini Permohonan Perkhidmatan ICT
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Staf IT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT 4.0
Halaman: 4/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
PERMOHONAN KERTAS JAWAPAN OMR 4.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
Tajuk Dokumen
OUPM/OPR/IDEC/P002
4.2
Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Periksa keperluan permohonan berdasarkan bilangan kertas
Staf IT
2.
Periksa bilangan stok kertas jawapan OMR yang kosong (Rujuk Log Kertas Jawapan OMR (OPR/iDEC/BL10/Khidmat Sokongan)). a) Jika BILANGAN STOK MENCUKUPI, laksanakan Langkah 3.
Staf IT
b) Jika TIDAK MENCUKUPI, laksanakan perolehan stok kertas jawapan OMR. 3.
5.0
Daftarkan pengeluaran kertas jawapan OMR ke dalam Log Kertas Jawapan OMR (OPR/iDEC/BL10/Jawapan OMR).
Staf IT
TEMPAHAN MAKMAL KOMPUTER 5.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
5.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL. 1.
ARAHAN TERPERINCI Kenal pasti maklumat permohonan berdasarkan: a) Bilangan peserta b) Tarikh program/kursus
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
TANGGUNGJAWAB Staf IT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT
Halaman: 5/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
2.
Tentukan makmal yang bersesuaian dengan permohonan (Rujuk Log Tempahan Makmal Komputer (OPR/iDEC/BL11/Makmal Komputer)). a) Pastikan PC makmal berada dalam keadaan baik dan sedia untuk beroperasi.
Staf IT
3.
Kenalpasti maklumat perisian yang diperlukan a) Jika PERLU perisian selain dari yang sedia ada dalam makmal, laksanakan Langkah 4.
Staf IT
b) Jika TIDAK PERLU, laksanakan Langkah 5.
6.0
4.
Maklumkan kepada pemohon untuk menyediakan perisian yang diperlukan seminggu sebelum program/kursus untuk membolehkan kerja-kerja instalasi perisian dilaksanakan.
Staf IT
5.
Daftarkan tempahan makmal ke dalam Log Tempahan Makmal Komputer (OPR/iDEC/BL11/Makmal Komputer).
Staf IT
PERMOHONAN PERISIAN BERLESEN UPM 6.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
6.2
Tajuk Dokumen
UPM/OPR/IDEC/P002
Prosedur Perkhidmatan ICT
OPR/IDEC/SU02/Staf Perisian
Senarai Staf IT PTJ menguruskan perisian)
(bertanggungjawab
dalam
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Periksa dokumen permohonan. Pastikan jenis perisian yang hendak dimohon dinyatakan dengan merujuk kepada Senarai Perisian Berlesen (OPR/iDEC/SU05/ Perisian Berlesen).
Staf IT
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT
7.0
Halaman: 6/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
2.
Pastikan permohonan ditandatangani oleh Pegawai IT yang telah dilantik untuk menguruskan perisian PTJ (Rujuk Senarai Staf IT PTJ (bertanggungjawab dalam menguruskan Perisian) (OPR/iDEC/SU02/Staf Perisian).
Staf IT
3.
Buat salinan perisian.
Staf IT
4.
Proses dokumen Perjanjian Penggunaan Perisian. Isi borang Perjanjian Penggunaan Perisian.
Staf IT
5.
Daftarkan penyerahan salinan perisian ke dalam Log Pengambilan Salinan Perisian (OPR/iDEC/BL09/Salinan Perisian).
Staf IT
6.
Instalasi perisian Lakukan instalasi perisian yang dipohon.
Staf IT
PERUNDINGAN ICT 7.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
7.2
Tajuk Dokumen
UPM/OPR/IDEC/P002
Prosedur Perkhidmatan ICT
OPR/IDEC/SU01/Perunding ICT
Profil Perunding ICT
PROSES TERPERINCI BIL. 1. 2.
ARAHAN TERPERINCI Kemaskini Log Permohonan Perkhidmatan Sediakan perunding: a) Kenalpasti jenis perundingan.
TANGGUNGJAWAB Staf IT Staf IT
b) Kenalpasti perunding (Rujuk Profil Perunding ICT (OPR/iDEC/SU01/Perunding ICT). c) Dapatkan persetujuan daripada perunding yang dikenalpasti 3.
Lantik perunding mengikut keperluan permohonan
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Staf IT
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT 4.
Sediakan sesi perundingan:
Halaman: 7/11 No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
Staf IT
a) Kenalpasti tarikh dan tempat perundingan
5.
6.
8.0
b) Maklumkan tarikh dan tempat perundingan kepada perunding dan pemohon. Laksanakan perundingan mengikut keperluan permohonan Sediakan Laporan Perundingan ICT (OPR/iDEC/LP01/ Perundingan ICT).
Staf IT PTJ Perunding Pemohon Staf IT
BAIK PULIH PANGKALAN DATA ICT 8.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
8.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
1.
Buat analisis masalah pangkalan data
2.
Pilih pita mengikut tarikh backup diperlukan.
3.
Lakukan proses restore backup mengikut keperluan/ kesesuaian merujuk manual berkaitan. Untuk pangkalan data Oracle: a) Jika restore backup data, rujuk Manual Perlaksanaan Backup And Data Recovery (Oracle). b) Jika restore backup pangkalan data, rujuk Manual Perlaksanaan Backup and Recovery Basics.
4.
Untuk pangkalan data MySQL: a) Jika restore backup data, rujuk Manual Perlaksanaan Beginning PHP5 and MySQL5 from Novice to Professional Second Edition W. Jason Gilmore, Chapter26. Maklumkan kepada pengguna
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
TANGGUNGJAWAB Pengurus Projek Ahli Projek Ahli Projek Ahli Projek
Ahli Projek
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT 9.0
No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
PERKHIDMATAN SISTEM APLIKASI 9.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
9.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
1.
Kemaskini Log Permohonan Perkhidmatan
2.
Analisa/Kenalpasti keperluan dipohon. Laksanakan perkhidmatan
3.
10.0
Halaman: 8/11
TANGGUNGJAWAB Staf IT
perkhidmatan
yang
Staf IT Staf IT
4.
Maklumkan kepada pemohon setelah perkhidmatan telah dilaksanakan untuk pengesahan tindakan.
Staf IT
5.
Kemaskini Permohonan Perkhidmatan ICT
Staf IT
PERKHIDMATAN PANGKALAN DATA ICT 10.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
10.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Kemaskini Log Permohonan Perkhidmatan ICT
Staf IT
2.
Analisa/kenalpasti keperluan perkhidmatan yang dipohon
Staf IT
3.
Laksanakan perkhidmatan.
Staf IT
4.
Maklumkan kepada pemohon setelah perkhidmatan telah dilaksanakan.
Staf IT
5.
Kemaskini Permohonan Perkhidmatan
Staf IT
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT 11.0
No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
PERKHIDMATAN INFRASTRUKTUR ICT 11.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen
Tajuk Dokumen
UPM/OPR/IDEC/P002
11.2
12.0
Halaman: 9/11
Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Permohonan yang diterima hendaklah dinilai dan diluluskan. Arahan pelaksanaan perlu dibuat kepada staf IT yang dipertanggungjawabkan.
Ketua Seksyen
2.
Maklumkan keputusan permohonan kepada pemohon
Staf IT
3.
Melaksanakan perkhidmatan yang diperlukan berdasarkan keperluan pemohon dan Garis Panduan Teknologi Komunikasi dan Maklumat UPM.
Staf IT
4.
Dapatkan pengesahan penerimaan perkhidmatan daripada pemohon.
Staf IT
5.
Kemaskini Log Permohonan Perkhidmatan ICT
dan
penilaian
Staf IT
PERKHIDMATAN MULTIMEDIA 12.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
12.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Apabila menerima permohonan, PYB mestilah menentukan skop permohonan perkhidmatan multimedia. PYB perlu meluluskan dan menentukan Staf IT PTJ yang sesuai untuk menyediakan perkhidmatan multimedia tersebut.
Staf IT
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
13.0
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 10/11
PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT
No. Semakan: 01 No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
2.
Kenalpasti keperluan permohonan berdasarkan: a) Tempoh masa perlaksanaan b) Rekabentuk konsep cadangan (jika berkaitan)
Staf IT
3.
Laksanakan proses perkhidmatan multimedia berdasarkan kepada keperluan permohonan.
Staf IT
4.
Sediakan produk multimedia dikehendaki oleh pemohon.
Staf IT
5.
Serah produk multimedia kepada pemohon.
mengikut
format
Staf IT
PERKHIDMATAN RAKAMAN DAN PENYIARAN VIDEO 13.1
DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/OPR/IDEC/P002
13.2
Tajuk Dokumen Prosedur Perkhidmatan ICT
PROSES TERPERINCI BIL.
ARAHAN TERPERINCI
TANGGUNGJAWAB
1.
Buat tinjauan ke lokasi rakaman video. a) Periksa kemudahan sedia ada termasuk punca audio, internet dan elektrik. b) Tentukan kedudukan peralatan bagi memastikan kelancaran kerja-kerja rakaman yang akan dilaksanakan
Staf IT Pemohon
2.
Buat persediaan peralatan rakaman (Rujuk Senarai Peralatan Rakaman) dan memastikan peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
Staf IT
3.
Pasang peralatan di lokasi dan pastikan semua peralatan berfungsi dengan baik.
Staf IT
4.
Laksanakan proses rakaman keperluan permohonan.
Staf IT
berdasarkan
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
kepada
5.
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
Halaman: 11/11
PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI Kod Dokumen: OPR/IDEC/AK31/Perkhidmatan Sokongan ICT ARAHAN KERJA PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT
No. Semakan: 01
Rakaman melibatkan live streaming?
No. Isu: 01 Tarikh: 13/01/2017
Staf IT
a) Jika YA, laksanakan Langkah 7. b) Jika TIDAK, laksanakan Langkah 6. 6.
a) Laksanakan kerja-kerja penyuntingan keatas bahan rakaman bagi memastikan kualiti bahan rakaman menepati kehendak pemohon. b) Sediakan bahan rakaman dikehendaki oleh pemohon.
7.
mengikut
format
a) Tentukan bit rate yang sesuai untuk streaming. b) Pastikan encoder dapat mencapai server streaming. c) Periksa hasil streaming dari server live.upm.edu.my.
Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’
Staf IT
Staf IT
