Verslag van de 10e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 21 februari 2013
Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz), M. Schoon en A. Westerhof - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J.D.H.M. Willenborg en Peter Gunneweg Tevens aanwezig bij agendapunt 3: de dames K. Striekwold en S.P. Schenning
1. Opening en mededelingen - Jo sluit iets later aan omdat een inspectiebezoek op van zijn scholen iets uit loopt. - Wiely meldt de oprichting van de stichting Playing for Success Den Haag. DHS werkt daarin samen met ADO Den Haag en de Haagse Hogeschool. In april 2013 start een tweede leercentrum in het Circustheater. Op dat moment treedt ook iemand van het Circustheater toe in het bestuur. De hoop is dat door het oprichten van een stichting meer financieringsmogelijkheden kunnen worden gevonden. 2. Verslag van 20 december 2012 + actielijst Tekstueel: het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. N.a.v.: de gedane suggesties voor ondersteuning van de GMR worden door Wiely opgepakt, maar de concrete vraag moet vanuit de GMT komen. Ursie vraagt naar de stand van zaken van het overleg met de raadscommissie. Wiely meldt wel contact te hebben gehad, maar dat de vraag is verbreed naar het gehele onderwijsveld. Er wordt een aparte poging gedaan voor een overleg raadscommissie – DHS gezien de specifieke toezichtrelatie tussen gemeente en DHS / openbaar onderwijs. Contact met VO Haaglanden inzake gezamenlijk overleg van de beide Raden van toezicht loopt. De RvT vergaderdata van DHS zijn doorgegeven als uitgangspunt. Nog geen reactie van VO. (Actie Peter G., z.s.m.) Wiely is namens DHS aanwezig geweest bij de 2e lustrumviering van VO Haaglanden. Over de BTW-verplichting in relatie tot de vrijwilligersvergoeding wordt afgesproken dat de vergoeding voorlopig op het huidige niveau blijft, dus € 1.500,00 per jaar, zijnde het maximum bedrag voor een onbelaste vergoeding. Er zal dus niet worden “gebruteerd” met 21% BTW. De vergoeding zal z.s.m. worden overgemaakt (Actie Peter G., z.s.m.). In het kader van de zelfevaluatie van de RvT zal het onderwerp door de RvT leden worden besproken. 3. Samentienplus Karin Striekwold geeft een korte toelichting op de uitgebreide schriftelijke informatie die bij de vergaderstukken is toegezonden. Het enthousiasme bij de deelnemende scholen (tot nu toe op directieniveau en IB) is groot. Het project zorgt voor beweging in de scholen en het is bijzonder dat heel veel informatie tussen scholen gedeeld wordt. Daar zit m.n. de winst. De grote uitdaging is nu de slag naar de schoolteams. Dat zal nog de nodige aandacht van
de individuele directeuren vragen. Daar ligt op de korte termijn het grootste zorgpunt: hoe krijg je ook op teamniveau iedereen mee? De stuurgroep zal in dat proces zo nodig de directeuren ondersteunen. Het traject richting de teams start op 3 april met een bijeenkomst in de Nieuwe Kerk in Den Haag voor alle medewerkers van de Samentienplus scholen. Daar zal o.a. ook dr. Jay Marino, een Amerikaanse onderwijsexpert, een masterclass geven waarbij centraal staat: hoe maken we de leerling verantwoordelijk voor zijn/haar eigen leerproces? Tegelijkertijd wordt ook een website Samentienplus geïntroduceerd. Arne wijst nog op het Tijdschrift Intern Begeleiders (TIB) als mogelijkheid voor externe communicatie. De directeurenvergadering van eind juni 2013 zal een eerste indicatie kunnen geven of de targets van Samentienplus gehaald worden, maar nu al kan worden gesteld, dat het project veel in beweging zet, het ook heel wat tijd en energie vraagt van directeuren en IB’ers en straks van de teams, maar dat uiteindelijk de kinderen er de rest van hun leven profijt van zullen hebben. De RvT verzoekt Karin alle betrokkenen de complimenten van de RvT door te geven en wordt graag van de voortgang op de hoogte gehouden. Behalve Samentienplus is er binnen DHS nog veel meer in beweging. Op meerdere onderwerpen zijn professionele leergemeenschappen (PLG) actief en werken scholen samen in verbetertrajecten. De bedoeling is dat elke directeur minimaal deelneemt aan 1 PLG. De opbrengsten van de PLG’s zijn in beginsel overdraagbaar. 4. Formele vaststelling Toezichtkader Raad van toezicht DHS. Het Toezichtkader Raad van toezicht DHS wordt, met inachtneming van 1 redactionele aanvulling op blz. 4 conform vastgesteld: bij onderdeel f. Onderwijskwaliteit is bij het tweede gedachtestreepje het woord “ontvangt” weg gevallen. Afgesproken wordt in maart 2014 de balans op te maken en kijken of het toezichtkader in de praktijk (nog) voldoet. Met dit toezichtkader is de set van RvT documenten nu compleet. 5. Terugblik op GMR-bijeenkomst 8 februari 2013 De RvT leden die bij de GMR-bijeenkomst aanwezig waren blikken terug op een plezierig en zinvol verlopen overleg. De gekozen werkvormen en de inbreng van de externe gespreksleider zijn als positief ervaren. Geconstateerd is o.a. dat de wederzijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. In dat kader is afgesproken elkaars notulen ter informatie uit te wisselen en voor wat betreft de RvT de ingekomen GMR-post vast op de agenda te plaatsen (Actie Peter, vanaf heden). Verder is afgesproken de GMR voor te stellen 2 x per jaar een overleg van de RvT met (een delegatie van) de GMR te plannen, zodat meer helderheid kan ontstaan over wederzijdse rollen en verantwoordelijkheden. Tot slot zal de RvT de GMR schriftelijk enkele suggesties doen ter verbetering van de medezeggenschap binnen DHS in het algemeen (Actie Peter, z.s.m.) 6. Beleidsproces DHS Wiely geeft een korte toelichting op de aanleiding en totstandkoming van deze notitie. Hij benadrukt dat het onderzoek, dat in aanloop naar deze notitie is gehouden, louter gericht is geweest op het beleidsproces en de rol en positie daarin van de schooldirecteuren.
Op het moment van de RvT vergadering loopt de draagvlakpeiling onder directeuren nog, maar naar aanleiding van eerdere besprekingen wordt een groot draagvlak voor de voorstellen verwacht. Meerdere RvT leden geven aan toch wel geschrokken te zijn van de constateringen en de aan deze notitie ten grondslag liggende probleemanalyse. De vraag wordt gesteld of met de nu voorgestelde wijzigingen de situatie werkelijk zal veranderen of dat voor een flink deel sprake is van beeldvorming. Die vraag kan op dit moment echter niet worden beantwoord. In het veld wordt een hoge werkdruk ervaren, is soms sprake van “oververhitting” door steeds weer nieuwe plannen die moeten worden uitgevoerd en heerst het gevoel dat men weinig invloed daarop heeft. Geconcludeerd wordt dat de voorstellen voor herinrichting en samenwerking de tijd moeten krijgen om zich te bewijzen en dat over een jaar een tussenevaluatie zou moeten plaatsvinden. Deze aanbeveling wordt overgenomen (Actie Wiely, mei - juni 2014). 7. Eerste gedachtewisseling over doordecentralisatie onderwijshuisvesting Dit onderwerp krijgt momenteel, in het kader van de totstandkoming van de nieuwe HEA (Haagse Educatieve Agenda), veel aandacht in het overleg van de gemeente en de schoolbesturen. Niet alle schoolbesturen zitten op één lijn. Het VO en de meeste PO-besturen zijn voorstander van een modelwijziging, die er op neer komt dat volledige doordecentralisatie van de onderwijshuisvesting wordt bereikt (het Nijmeegs model). DHS is vooralsnog voorstander van inhoudelijke verbetering van het beleid, met mogelijk een modelwijziging, indien aan een aantal condities wordt voldaan, als uiteindelijk gevolg. Deze condities zijn: - kwaliteit staat centraal in plaats van financieel gestuurd - geen (financiële) risico’s meer bij schoolbesturen - aanmerkelijke vermindering van de administratieve last. Twee ontwikkelingen die daarnaast op het gebied van onderwijshuisvesting spelen zijn een in het regeerakkoord opgenomen korting op het gemeentefonds (onder de noemer onderwijshuisvesting) en de overheveling van het buitenonderhoud naar de schoolbesturen PO per januari 2015. Het algemene gevoel bij de leden van de RvT is dat men de “voorzichtige” insteek van DHS steunt: de risico’s van volledige doordecentralisatie zijn niet te overzien, de kerntaak is het geven van onderwijs en niet die van vastgoedbeheer en je blijft afhankelijk van de middelen die de gemeente bereid is door te geven. Doordecentralisatie kan prachtig zijn, maar dan wel vanuit een ideale startsituatie. Nu die er niet is, is de RvT er geen voorstander van. Wiely krijgt daarom steun voor zijn insteek tot nu toe: kijk of je met onderhandelen een inhoudelijk betere en minder starre verordening kan bewerkstelligen. Vanuit de RvT zal waar mogelijk druk op de gemeente worden uitgeoefend om meer zicht te krijgen op de mate waarin onderwijs huisvestingsmiddelen door de gemeente worden ingezet / besteed. 8. Managementletter 2012 van KPMG Deze wordt nu niet inhoudelijk behandeld, maar zal eerst worden geagendeerd voor de bijeenkomst van de auditcommissie van 10 april a.s. (Actie Peter, begin april 2013)
9. Rondvraag en sluiting Arne vraagt Wiely naar de commotie rond de nieuwbouwplannen (i.c. uitbreiding van de capaciteit van de school en hechtere samenwerking met Kinderopvang) van de Annie M.G. Schmidtschool, locatie Jacob de Graefflaan. Wiely licht dit kort toe: er zijn door de MR van de school veel vragen gesteld over de voorgenomen nieuwbouw en samenwerking met Kinderopvang. De beantwoording ervan vergt veel tijd. Eerdere overleggen met de MR zijn nogal onprettig verlopen, er is sprake van veel argwaan en onwil bij (een deel van) de MR. Toegegeven wordt dat de communicatie over dit soort plannen een volgende keer anders moet en beter kan. Een laatste MR bijeenkomst afgelopen week is veel rustiger verlopen. De MR bestudeert nu de beantwoording van de vragen door DHS. De verwachting is echter dat het hiermee nog niet gedaan is. Wiely maakt nog melding van een anoniem signaal over mogelijke fraude met de CITOEindtoets opgaven op de Anne Frankschool. De melding is onderzocht door Saskia, maar het verhaal wordt door de directeur niet herkend en (in het team) ook ontkend. De anonieme melder is overigens gevraagd zich bekend te maken, maar heeft dat niet gedaan. Alle voorzorgmaatregelen zijn in acht genomen, de opgaven zijn in de kluis bewaard en alleen de handleiding is (logischerwijs) vooraf geraadpleegd. In het onderzoek zijn vooralsnog niet de leerlingen van de school betrokken. Alleen in geval de uitkomst van de toets significant afwijkt zal vervolgonderzoek worden gedaan. Wiely en Philip melden tot slot de voordracht van Huub van Blijswijk als voorzitter van het college van bestuur van BOOR (openbaar onderwijs Rotterdam). Naar verwachting zal de benoeming in maart in de gemeenteraad van Rotterdam worden bekrachtigd.
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 29-9-11
Wat Uitnodigen RvT VO Haaglanden in RvT
Door wie Wiely
10-11-7
Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Stand van zaken verzuim, incl. ervaringen pilot e.d. (zie verslag) Reactie CvB op aanbevelingen accountant n.a.v. Jaarrekening 2011
Wiely / bovenschools directeuren
Verbeteracties n.a.v. oudertevredenheid meting (OTP) 2011 Schoolgegevens medewerkertevredenheid (PTP) Verbeteracties n.a.v. PTP 2011 Programma lustrumviering DHS
26-4-2 14-6-1
20-9-4 20-9-5 20-9-6 20-12-2
20-12-5 20-12-7 20-12-8
20-12-9 21-02-1
21-02-2 21-02-3 21-02-4
Wanneer Contact gelegd; wachten is op RvT VO 1e kwart. 2013 z.s.m.
Jo
Voorjaar 2013
Wiely / Peter M.
Wiely / René J.
Gereed voor bespreking auditcommissie (april 2013) z.s.m.
Peter G.
m.i.v. meting 2013
Wiely / bov.sch.dir Wiely / Peter
z.s.m. z.s.m.; voorbereidingsgroep is bezig 1 x per jaar z.s.m.
Evaluatie toezichtkader RvT Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Verslag RvT als onderdeel van Jaarverslag DHS
Peter Wiely / Peter
Periodiek overzicht klachten en bezwaren Jaarlijkse vrijwilligersvergoeding RvT leden handhaven op niveau 2012 en betaling in gang zetten Ingekomen GMR-post opnemen als vast RvT agendapunt Brief aan GMR met aantal (verbeter)suggesties Managementletter 2012 KPMG agenderen voor e.v. auditcommissie
Peter Peter
1 kwart. 2013; 1e concept op agenda 21-4 2 x per jaar (juni – december) Maart 2013
Peter
Vanaf heden
Peter
Maart 2013
Peter / Wiely
Begin april 2013
Peter
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 10-11-R5 Retraite 8-11-12 08-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies” Onderwijskwaliteit op RvT agenda
allen
PM
Jo / Peter
periodiek
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
