Verslag van de 11e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 25 april 2013
Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz) en M. Schoon - van het bestuurskantoor: de heren W. Hendricks, J.D.H.M. Willenborg, Caroline Wigmans (bij agendapunt 4), Peter Mouthaan en Peter Gunneweg Afwezig: - van de Raad van toezicht: Arne Westerhof 1. Opening en mededelingen - Ursie meldt dat zij per april 2013 Bestuursvoorzitter van het Schoolleiders Register Primair Onderwijs (SRPO) is en ontvangt daarvoor van de anderen de felicitaties. Wiely heeft contact gehad met VO Haaglanden over de bespreekpunten voor 30 mei. Er zijn 3 onderwerpen genoemd, t.w. governance (BOOR), de huidige samenwerking tussen DHS en VO Haaglanden en het uitwisselen van informatie (Actie Peter). De RvT van VO Haaglanden sluit op 30 mei om 17.00 uur aan tot ca. 18.30 uur. Daarna afsluiting met een klein hapje en drankje en om 19.00 uur verder met de agenda, waaronder de toelichting van de accountant op de jaarrekening 2012. - Schoolbezoeken kunnen worden afgesproken. De lijst met mogelijkheden is verspreid, maar bezoeken kunnen ook via tussenkomst van de ambtelijk secretaris worden afgesproken (Actie allen) - Jo meldt naar aanleiding van de meegezonden overzichten van de onderwijsopbrengsten, dat deze een volgende vergadering zullen worden besproken. Eerst moeten de landelijke CITO gegevens bekend zijn (Actie Jo, zodra gereed). - Wiely meldt dat hij is gevraagd voor het Algemeen Bestuur van de PO-raad en dat hij na een korte bedenktijd daar ja tegen gezegd heeft. Naar schatting zijn hier 2 dagen per maand mee gemoeid. Benoeming vindt plaats in de ALV van 6 juni a.s. Jo geeft tenslotte aan dat hij tot het Dagelijks Bestuur van SIMEA is toegetreden als vertegenwoordiger van het openbaar onderwijs instelling cluster 2 i.o. Beiden ontvangen hiervoor de felicitaties. - Tot slot meldt Wiely desgevraagd dat nog geen reactie van de gemeenteraad is ontvangen op de uitnodiging voor een overleg. 2. Verslag van 21 februari 2013 + actielijst Tekstueel: het verslag wordt zonder wijzigingen vastgesteld. N.a.v.: Op een vraag van Ursie betreffende de vrijwilligersvergoeding DHS wordt geantwoord dat deze niet aan de belastingdienst hoeft te worden opgegeven. 3. Ingekomen GMR post Geen opmerkingen of aanvullingen. De GMR (een delegatie ervan) wil graag dit schooljaar nog een keer informeel met (een delegatie van) de RvT overleggen over onderwijskwaliteit. De GMR zal worden benaderd of koppeling aan de reguliere RvT vergadering van 11 juli a.s. mogelijk is, bijv. van 17.00 – 18.00 uur (Actie Peter, z.s.m.)
4. Stand van zaken ziekteverzuim Caroline geeft een korte toelichting op de meegeleverde notitie. Er komt steeds meer inzicht in percentages en ontwikkelingen in de verschillende vormen van ziekteverzuim (kort, middellang, lang en zeer lang). Het verzuimpercentage bij DHS is na een stijging in 2011 en op grond daarvan gepleegde interventies in 2012 weer gedaald en ligt onder het landelijk gemiddelde en het gemiddelde PO volgens het Vervangingsfonds (regio West, groot openbaar bestuur). De daling betreft zowel het verzuimpercentage als de meldingsfrequentie. In 2012 is een verzuimenquête onder directeuren uitgezet. De uitkomsten daarvan zijn input voor het ontwikkelen van gerichte opleiding en training voor leidinggevenden, het verder digitaliseren van het administratieve verzuimproces en een actualisering van het verzuimbeleid. Ook het huidige ARBO contract wordt erbij betrokken. In het nieuwe HRM beleidsplan wordt specifiek aandacht geschonken aan het verzuim in de hogere leeftijdscategorieën. In 2012 is DHS breed gekeken naar maatregelen die een dalend verzuim zouden kunnen bewerkstelligen, in 2013 zal meer specifiek gekeken worden naar de “uitschieters”, zowel wat betreft het verzuim als de frequentie. Directeuren van scholen met een opvallend beeld hierin zullen hierop specifiek bevraagd worden in het kader van de DHS gesprekkencyclus. Desgevraagd deelt Wiely mee dat binnenkort een voorstel wordt ontwikkeld voor volledige ontkoppeling van het Vervangingsfonds. Per 1 januari 2012 is DHS al eigen risicodrager wat betreft het kort verzuim (korter dan 1 jaar). 5. Bestuursverslag en Jaarrekening 2012 (1e lezing) Beide documenten zijn uitvoerig besproken in de auditcommissie. Het advies van deze commissie wordt als bijlage bij dit verslag gevoegd. Na een korte mondelinge toelichting van Maarten op het advies van de commissie onderschrijven de overige RvT leden de complimenten die de auditcommissie al heeft gegeven voor de kwaliteit van de financiële planning & control bij DHS. Peter Mouthaan meldt dat over het punt van de vordering op het Rijk van 6 mln. heden overleg met de accountant heeft plaatsgevonden en dat overeenstemming hierover is bereikt. Verder waren er in het overleg met de accountant volgens Maarten geen “lastige” bespreekpunten, de afgesproken vervolgacties worden uitgevoerd. Voor wat betreft het bestuursverslag zal het onderdeel Raad van toezicht als apart verslag worden opgenomen, voorzien van een handtekening van Philip (na 2e lezing 30 mei) en aangevuld met de uitkomsten van de zelfevaluatie (Actie Peter). Aan het verslag wordt nog een verantwoording / verslag Prestatiebox toegevoegd. Charline had de ambities, zoals opgenomen in het voorwoord, graag iets krachtiger geformuleerd gezien. Verder merkt zij n.a.v. pagina 18 op dat de streefcijfers t.a.v. de functiemix niet zijn gehaald. Wiely geeft aan dat er ook een soort publieksversie wordt vervaardigd. Deze krijgt de vorm van een interviewbundel, waarin teruggekeken wordt op vijf jaar DHS.
Naar aanleiding van opmerkingen over het eigen vermogen en het risico dat het beeld zou kunnen ontstaan dat er teveel wordt “opgepot” meldt Wiely dat een buffer moet worden aangelegd om tegenslagen op te kunnen vangen en dat een en ander binnen de norm van de commissie DON blijft. Bovendien zijn de resultaten goed, dus gaat het niet ten koste van de kwaliteit. Het is wel verstandig hierover een opmerking op te nemen in de aanbiedingsbrief aan de gemeente. daarover bijv. vragen worden gesteld door de gemeente Den Haag Charline verzoekt tot slot om toezending van de brochure Financieel Toezicht (Actie Peter). 6. Managementletter KPMG 2012 Ook hierover ligt er een advies van de auditcommissie waaruit o.a. blijkt dat alles “in control is” bij DHS. De accountant heeft stevig gecontroleerd en de organisatie is uitvoerig bevraagd. Het levert weinig bevindingen van gewicht op, er is gewoon niets te vinden. Het is wel goed om op deze manier periodiek de thermometer in de organisatie te houden. De RvT neemt alle adviezen van de auditcommissie wat betreft de interim controle van de accountant over. Ook de adviezen van de auditcommissie voor wat betreft de onderwerpen voor de Onderwijsbarometer, te weten inkoop en beveiliging ICT, met de nadruk op de risico’s van het systeem van single sign on en toegang tot applicaties, worden door de RvT overgenomen. 7. Voorgenomen besluit samenvoeging Startpunt Ferd. Bol en Prinses Marijke Het door het College van bestuur genomen voorlopige besluit tot samenvoeging van Het Startpunt, locatie Ferdinand Bolstraat 33 en de Prinses Marijke, A. van Beijerenstraat 1c, wordt door de raad van toezicht goedgekeurd en zal nu verder richting de gemeente(raad) worden geleid (Actie Peter). 8. Lustrumcongres Wiely licht de toegezonden opzet + begroting van het lustrumcongres van DHS op 4 oktober 2013 toe. Geprobeerd is iets neer te zetten van een goede kwaliteit en daarbij de kosten in de hand te houden. Gekozen is voor een inhoudelijk deel en een feestelijk gedeelte. Door scholen een margemiddag te laten plannen kan in beginsel iedereen van DHS deelnemen. Het thema is talentontwikkeling bij kinderen en daarvoor zijn diverse sprekers uitgenodigd die elk vanuit de eigen achtergrond of expertise dit thema zullen behandelen. De leden van de RvT zijn het erover eens dat het een goede opzet is met een afwisselend programma en dat de kosten, gezien de hoeveelheid deelnemers (uitgegaan wordt van ca. 1500 deelnemers) verantwoord zijn. Op verzoek van de RvT worden de ouderleden van de medezeggenschapsraden toegevoegd aan de lijst van genodigden. De uitnodigingen zullen begin juni worden verzonden, Wiely maakt daarvoor een brief. Op de website van DHS zal een aparte site beschikbaar komen met alle informatie over het evenement en tevens kunnen mensen via deze site inschrijven.
Zodra het programma helemaal rond is en de voorbereidingen wat verder gevorderd zijn komt het onderwerp nog een keer terug op de agenda. Afgesproken wordt dat Wiely als gastheer en spreker zal optreden, mede namens de RvT. De speciale genodigden (VIP’s) zullen apart worden ontvangen, hiervoor zullen nog nadere afspraken worden gemaakt. Uiteraard zal ook de pers worden benaderd. 9. Rondvraag De RvT kiest desgevraagd, evenals afgelopen jaar, voor Diner Thuis als locatie voor de retraite in november (Actie Peter). Er wordt nog nagedacht over de bespreekonderwerpen (Actie allen).
Bijlage: verslag auditcommissie v.w.b. agendapunten 5 en 6
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie 29-9-11 10-11-7
26-4-2 14-6-1
20-9-4 20-9-5 20-9-6 20-12-2 20-12-5 20-12-7 20-12-8 20-12-9 21-02-1
21-02-2 21-02-3 21-02-4
25-04-1 25-04-2 25-04-3 25-04-4 25-04-5 25-04-6 25-04-7
Wat Uitnodigen RvT VO Haaglanden in RvT Aandacht voor communicatie school – ouders en verbetering informatiegehalte website Stand van zaken verzuim, incl. ervaringen pilot e.d. (zie verslag) Reactie CvB op aanbevelingen accountant n.a.v. Jaarrekening 2011 Verbeteracties n.a.v. oudertevredenheid meting (OTP) 2011 Schoolgegevens medewerkertevredenheid (PTP) Verbeteracties n.a.v. PTP 2011 Programma lustrumviering DHS Evaluatie toezichtkader RvT Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT Verslag RvT als onderdeel van Jaarverslag DHS Periodiek overzicht klachten en bezwaren Jaarlijkse vrijwilligersvergoeding RvT leden handhaven op niveau 2012 en betaling in gang zetten Ingekomen GMR-post opnemen als vast RvT agendapunt Brief aan GMR met aantal (verbeter)suggesties Managementletter 2012 KPMG agenderen voor e.v. auditcommissie Plannen schoolbezoeken RvT leden Onderwijsopbrengsten en landelijke benchmark Contact met GMR i.v.m. overleg onderwijskwaliteit Verslaglegging RvT in Bestuursverslag Brochure Financieel toezicht naar Charline Besluit samenvoeging scholen naar gemeente Bespreekpunten retraite 2013
Door wie Wiely
Wanneer Gepland voor 30-5
Wiely / bovenschools directeuren
z.s.m.
Jo
Afgedaan
Wiely / Peter M.
Afgedaan
Wiely / René J.
z.s.m.
Peter G.
m.i.v. meting 2013
Wiely / bov.sch.dir Wiely / Peter Peter Wiely / Peter
z.s.m. Afgedaan 1 x per jaar z.s.m.
Peter
Peter
1e bespreking op 25-4; vervolg 30-5 2 x per jaar (juni – december) Afgedaan
Peter
Vanaf heden
Peter
Afgedaan
Peter / Wiely
Is gebeurd in april 2013, dus afgedaan
Allen
z.s.m.
Jo
Peter
Zodra gegevens er zijn z.s.m., optie is 1107 30 mei 2013
Peter
z.s.m.
Peter
z.s.m.
Allen
Mei – sept.2013
Peter
Peter
Actie Retraite 10-11-11 10-11-R4 10-11-R5 Retraite 8-11-12 08-11-R4
Wat
Door wie
Wanneer
Mogelijk instellen van een “raad van advies” Onderwijskwaliteit op RvT agenda
allen
PM
Jo / Peter
periodiek
Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV’en
Jo / Peter
Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan
Bijlage, zijnde het advies van de auditcommissie, bij verslag van de 11e vergadering van de Raad van toezicht DHS op 25 april 2013 v.w.b.: - agendapunt 5 (1e lezing Bestuursverslag en Jaarrekening 2012) en - agendapunt 6 (Managementletter KPMG 2012)
5. Bestuursverslag en Jaarrekening 2012 Hoofdaandachtspunten De Auditcommissie heeft met waardering kennisgenomen van het concept Bestuursverslag en de concept Jaarrekening 2012 en adviseert de Raad van Toezicht in te stemmen met de concepten voor het bestuursverslag en de jaarrekening 2012; vanzelfsprekend hangende het accountantsonderzoek dat op dit moment nog niet is afgerond en de tekstuele aanpassingen die in de bespreking van de Auditcommissie zijn besproken. Nadere opmerkingen, vragen en adviezen met betrekking tot het bestuursverslag: Het ziekteverzuimpercentage zal nog worden bijgesteld. Het percentage is in de loop van het jaar 2012 gedaald, maar vervolgens kort geleden negatief beïnvloed als gevolg van een systeemaanpassing in de programmatuur door de leverancier van het personeelssysteem. De leverancier is nog aan het onderzoeken wat er precies aan de hand is, maar men heeft DHS verzekerd dat het percentage voor 2012 6,4 is. De Auditcommissie is er nu nog niet zeker van of de verslaglegging van de werkzaamheden van de Raad van toezicht zoals nu is opgenomen in het bestuursverslag de vorm heeft die bedoeld is in de voorschriften. De commissie adviseert het College van bestuur om dit expliciet na te vragen bij de accountants. Ook adviseert de commissie om het onderdeel Raad van toezicht in het bestuursverslag in een apart hoofdstuk van het bestuursverslag op te nemen en de RvT de resultaten van de zelfevaluatie te doen toevoegen. Er zal nog een toevoeging komen aan het verslag op het onderwerp Prestatiebox, daar is een apart formulier voor beschikbaar gekomen. De commissie neemt met instemming kennis van het voornemen van het CvB om op het punt van de derde geldstroom scholen te faciliteren en het aantal rapportages op te voeren, in plaats van de huidige eenmalige rapportage per jaar, bij de afsluiting van de boeken. De commissie is het eens met de defensieve prognosemethodiek van DHS: er wordt voorzichtig begroot om te vermijden dat tegenvallende inkomsten snel tot problemen leiden. Het CvB geeft aan dat het vet er in het onderwijs nu wel af is, en dat verdere beperkingen van mogelijkheden direct ingrijpen in het onderwijsproces in de groepen en de draagkracht van de onderwijsgevenden. Het CvB constateert dat de actuele meerjarenbegroting een ander beeld zal geven dan de afgelopen jaren. In de periode tot en met de zomervakantie zal de meerjarenbegroting 2014-2017 worden samengesteld. Daarbij is inmiddels al wel duidelijk dat de onzekerheden soms in positieve, soms in negatieve zin steeds talrijker worden. In de meerjarenbegroting zullen deze posten worden gewogen en zal worden toegelicht welke keuzes het College van bestuur daarbij heeft gemaakt. Nadere bespreking volgt in het kader van de behandeling van deze meerjarenbegroting. Naar aanleiding van de tekst op p. 30 van het bestuursverslag met betrekking tot het Treasurystatuut adviseert de Auditcommissie de Raad van toezicht het Treasurystatuut en het aanvullende beleid zoals dat in het bestuursverslag staat op
de agenda van de Auditcommissie te zetten voor een update. Het zou raadzaam zijn geregeld het treasurybeleid onder de loep te nemen. Nadere opmerkingen, vragen en adviezen met betrekking tot de jaarrekening: De Auditcommissie heeft een aantal tekstuele adviezen en controlevragen op opgenomen bedragen. Deze zullen door de controller worden verwerkt. Desgevraagd wordt een toelichting gegeven op het feit dat ondanks het vervallen van de bruidsschat na 2012 in de meerjarenbegroting 2013-2016 de gemeentelijke bijdragen in 2013 nagenoeg gelijk blijven. Aangegeven dat dit het gevolg is van een verwachting dat de gemeentelijke subsidies zullen toenemen als gevolg van het bestuursakkoord G4/G33. De Auditcommissie adviseert het CvB een nadere tekstuele toelichting te maken op de egalisatievoorziening planmatig onderhoud. De Auditcommissie realiseert zich dat er discussie kan ontstaan over het standpunt de vordering op het Rijk van 2,6 miljoen in stand te houden in de boeken. Het adviseert dit standpunt met de accountant te evalueren en opnieuw te bespreken in de Raad van toezicht. Tevens wordt gevraagd het effect door te rekenen van het niet in stand houden van deze vordering op de jaarcijfers en de kengetallen als kapitalisatiegraad en dit als bijlage mee te sturen voor de bespreking van de jaarrekening in de Raad van toezicht. Vervolg In tegenstelling tot de eerdere begroting en prognose is 2012 met een positief resultaat afgesloten. De Auditcommissie vraagt specifiek aandacht voor de communicatie over de cijfers 2012 richting de gemeente Den Haag. De positieve uitkomst in dit jaar kan verwachtingen wekken voor de komende jaren en tot afgeleide discussie leiden. Het CvB wil de verslaglegging en de meerjarenbegroting gelijktijdig voorleggen. Dat geeft de mogelijkheid eventuele beelden te nuanceren. De voorzitter van het CvB geeft aan dat hij reeds een presentatie heeft gegeven in de gemeenteraad met betrekking tot de financiële situatie van het onderwijs. Samen met collega’s uit MBO en VO zijn er verhelderende gesprekken gevoerd. 6. Managementletter KPMG 2012 De Auditcommissie heeft eveneens en in samenhang met het vorige onderwerp kennis genomen van de rapportage van de nieuwe accountact KPMG aan de hand van een door de organisatie uitgevoerde interim controle inclusief een benchmark in de vorm van bevindingen uit de Onderwijsbarometer. De volgende aspecten worden besproken: De Auditcommissie had eigenlijk verwacht dat er misschien wel een zwaardere interim-controle en benchmark voor zou liggen, alleen al omdat een nieuwe accountant meestal tot nieuwe inzichten leidt. Het tekent volgens de auditcommissie de kwaliteit van de financiële planning & control bij DHS. De Auditcommissie acht alle aanbevelingen van de accountant desalniettemin zeer gewenst en adviseert de Raad van toezicht deze over te nemen. Het college geeft aan dat er reeds een plan van aanpak is opgesteld en dat de uitvoering is opgepakt of in voorbereiding is. De commissie zal dit meenemen in de eerdergenoemde bespreking met de accountant.
De Auditcommissie ziet een spanningsveld tussen de opdracht om tot gemeenschappelijke inkoopprocessen te komen en aanbesteding en de zelfstandigheid van scholen om hun eigen keuzes te maken. De commissie neemt kennis van de keuzes die de organisatie hierin heeft gemaakt. Voor schoonmaak, meubilair, energie, afvalverwerking en reinigingsrechten heeft een aanbesteding plaatsgevonden. Voor ict wordt gekeken naar eenzelfde structuur als die voor meubilair is gekozen: aanbesteding leidt tot een mantelcontract met meerdere aanbieders. Scholen hebben een keuze, zij het dat die keuze beperkt is tot de aanbieders met wie een contract is afgesloten. De Auditcommissie adviseert de RvT voor het eerstvolgende onderzoek van KPMG in de Onderwijsbarometer in ieder geval te kiezen voor het onderwerp inkoop en beveiliging ict, met een nadruk op de risico’s van het systeem van single sign on en de toegang tot applicaties. Daarbij is het goed om wachtwoordenbeleid, toegang tot diensten en controle aan de orde te laten komen. De Auditcommissie stelt voor dat RvT en CvB in gezamenlijk overleg de overige keuzeonderwerpen uit de Onderwijsbarometer bepalen.
